CONTENIDO
Manual de Procedimientos del
Departamento de Inventarios Almacén y Seguros
No. Procedimiento Código
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Para la Recepción, Registro y Resguardo de Bienes Consumibles en el Almacén. Para la Salida de Bienes Consumibles del Almacén Para la Toma del Inventario Físico de Consumibles, Accesorios y Refacciones en el Almacén Institucional. Para la Disposición Final y Baja de Bienes Muebles Para la Venta de Bienes Muebles por Adjudicación Directa. Para la Donación de Bienes Muebles Para el Aseguramiento de Bienes Para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles en Oficinas Centrales. Para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles en las Unidades Operativas de zona Metropolitana y Foránea.
PR-DEIAYS-001-A3
PR-DEIAYS-002-A1
PR-DEIAYS-003-A2
PR-DEIAYS-004-A1
PR-DEIAYS-005-A1
PR-DEIAYS-006-A1
PR-DEIAYS-007-A2
PR-DEIAYS-008-A2
PR-DEIAYS-009-A1
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
CODIGO: PR-DEIAYS-001-A3
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
INDICADORES
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
2
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
4
MATERIALES
5
REFERENCIAS
6
PROCEDIMIENTO
7
DIAGRAMA DE FLUJO 11
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Abril 2017 Mayo 2017 U:/001 INVENTARIOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL
ALMACÉN
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OBJETIVO
Recibir, registrar custodiar y controlar los bienes de consumo adquiridos por Centros de
Integración Juvenil, A.C., a través del Sistema de Inventarios y Almacén y de la realización
de inventarios físicos, así como llevar a cabo el aprovechamiento de los espacios físicos
destinados al almacenamiento de consumibles, con la finalidad de agilizar las acciones que
permitan un control confiable del ingreso, acomodo, ubicación y registro de los bienes que
se reciben hasta su utilización.
ALCANCE
Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Dirección General, Direcciones
Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Órgano Interno de Control, Coordinaciones
Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Departamentos.
INDICADORES
1. Rotación de Inventarios
Objetivo Identificar que la rotación de inventarios sea la adecuada.
Responsable de Obtenerlo: Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Periodicidad: Semestral
Unidad de Medición: Total de unidades de salidas de un mismo producto, sobre la
suma del total de unidades en el inventario inicial y total de entradas del mismo
producto.
Fuentes de Información: Se establecerá como muestra, los 20 principales artículos
cuyo consumo sea representativo en unidades y en importes; comprendiendo en la
muestra, 10 para unidades y 10 para importes.
2. Tiempos de Reposición de Inventario
Objetivo: Conocer el punto de re-orden de cada bien.
Responsable de Obtenerlo: Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Periodicidad: Trimestral
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL
ALMACÉN
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Unidad de Medición: Tiempo de reposición para un producto (TRI) = Al tiempo final
(TF, tiempo de entrega de material por el proveedor) menos el Tiempo Inicial (TI,
tiempo de solicitud del producto al proveedor).
Fuentes de Información: Se establecerá como muestra, el 100% de los artículos de
cada grupo en el Almacén.
3. Confiabilidad en el Registro de Movimientos del Inventario
Objetivo: Determinar la confiabilidad de los registros.
Responsable de Obtenerlo: Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Periodicidad: Trimestral
Unidad de Medición: Reportes de existencias por bien o insumo del sistema
informático del inventario inicial y las entradas, menos las salidas del insumo tomadas
de los documentos fuente (facturas, solicitudes, bajas).
Fuentes de Información: Lo reportado e ingresado al sistema de control, así como los
documentos fuente (facturas, solicitudes, bajas).
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Almacén: Es la unidad de servicio y el espacio físico en Centros de Integración Juvenil,
A.C., que bajo la normatividad establecida, recibe, resguarda, controla y entrega los bienes
que son adquiridos para facilitar el cumplimiento de las funciones de las áreas que integran
la Entidad.
Alta de Bienes: Es el registro de los bienes consumibles en el Sistema de Inventarios y
Almacén (SIA) que ingresan al almacén al momento de ser adquiridos.
Áreas Requirentes: Se refiere a la Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios
de Heroína y Departamentos.
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL
ALMACÉN
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Consumibles: Son los bienes de uso que por su utilidad en el desarrollo de las actividades
institucionales, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro
global dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Son cuatro tipos: consumibles:
papelería, consumibles informáticos, consumibles de formatería y limpieza.
Inventario: Es el inventario anual, realizado a todos los bienes que se encuentran en
resguardo del almacén a fin de verificar la existencia arrojada por el sistema.
Inventario Selectivo: Es el inventario periódico y parcial, realizado mediante un muestreo
selectivo de los bienes que se encuentran en resguardo del almacén, a fin de detectar errores,
pérdidas o desviaciones, con respecto a la existencia arrojada por el sistema.
SIA: Es el Sistema de Inventarios y Almacén para el registro y control informático de los
bienes consumibles.
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL
ALMACÉN
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
Recibirá, controlará y resguardará los materiales y bienes ingresados al Almacén,
cuidando que los procesos de suministro y distribución se realicen con eficiencia, para
que los materiales y bienes lleguen oportuna y confiablemente a los usuarios,
optimizando la administración y la operación centralizada de los almacenes.
Informará a las áreas requirentes, en tiempo y forma, que el material ha ingresado al
Almacén, para que se proceda a su revisión, validación y retiro, en su caso, el área
requirente procederá con los trámites necesarios ante el Departamento de Adquisiciones
para su cambio o reposición.
Establecerá y promoverá las políticas y lineamientos para el manejo de almacenes a
través de contratos abiertos para adquirir bienes (máximos y mínimos) de acuerdo al
artículo 43 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público,
y la elaboración de los requerimientos anuales de compra.
Proporcionará a las áreas que concentran su material en el almacén, los reportes de
existencias mensuales, para que tomen las medidas pertinentes para evitar material
rezagado y obsoleto.
Verificará que el acomodo del material y bienes dentro del Almacén se realice de
acuerdo a los lugares previamente establecidos, así como el correcto marbeteo de los
mismos.
Personal de Almacén
Recibirá el material y los bienes que ingresan al Almacén en los horarios establecidos y
los notificará a los proveedores y personal de la Institución.
Realizará la recepción de materiales en los Almacenes Institucionales de la siguiente
manera:
Miércoles, de 09:00 a 15:00 horas, en el Almacén ubicado en Mier y Pesado, No.
141, Col. Del Valle.
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL
ALMACÉN
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Jueves, de 10:00 a 15:00 horas, en el Almacén ubicado en Chimalpopoca N.119,
Barrio la Asunción, Delegación Iztacalco.
Se podrá recibir material en los almacenes institucionales el resto de los días
laborales de la semana, siempre y cuando sea por necesidades institucionales y se
solicite por oficio y/o correo electrónico al Jefe/a del Departamento y/o Subjefe/a de
Departamento.
Realizará la verificación física del material y los bienes tanto en cantidad como en los
siguientes aspectos:
1.- Que se encuentren en buen estado;
2.- Que la vigencia de caducidad no este próxima a vencerse; o
3.- Que tenga una mala presentación.
Trasladará y acomodará el material y bienes que ingresan al Almacén de acuerdo al
espacio destinado para cada uno.
Vigilará que el acceso al Almacén sea restringido para personal ajeno a la Institución.
Mantendrá acomodados y ordenados los materiales y bienes en el lugar correspondiente
para su fácil ubicación y retiro.
Mantendrá todas las áreas del Almacén en buen estado de acomodo, orden y limpieza.
Áreas Requirentes
Revisarán y validarán el material solicitado una vez que haya ingresado al Almacén
conjuntamente con el encargado éste, asimismo; notificará mediante oficio al
Departamento de Adquisiciones en caso de que el material no cumpla con lo
especificado en la requisición.
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL
ALMACÉN
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Departamento de Adquisiciones
Entregará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, la información necesaria
para la recepción de los materiales y bienes que ingresarán al Almacén, tales como los
contratos establecidos con los Proveedores, y en su caso, los modificatorios de los
mismos para que al momento de realizar la recepción del material, se tenga
conocimiento de las modificaciones al Contrato original.
Dará seguimiento conjuntamente con las áreas requirentes y los proveedores, al
incumplimiento en las características solicitadas por las áreas requirentes, para lo cual
informará mediante copia de oficio enviado al proveedor, al Departamento de
Inventarios, Almacén y Seguros, para su conocimiento.
MATERIALES
Sistema de Inventarios y Almacén (SIA)
Contratos de bienes y Formato de Requisición de Bienes (copia), únicamente de los
bienes que ingresan físicamente al Almacén.
Facturas (copia)
Reportes mensuales de Existencias
Minuta de realización del Inventario Selectivo
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL
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REFERENCIAS
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Ley Federal de las Entidades Paraestatales
Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales
Decreto que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los
recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto
público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal, de fecha
10 de diciembre de 2012 y su modificación publicada en el DOF el 30 de diciembre de
2013.
Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de julio de
2010.
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales. Vigente
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
ANEXOS
No aplica.
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Encargado/a de
Almacén
Almacenista
Almacenista y/o
Encargado/a del
Almacén
1. Recibe del Departamento de Adquisiciones, copia de
los Contratos de bienes, modificatorios y formato de
Requisición de bienes, únicamente de los bienes que
ingresarán físicamente al Almacén, los registra para
su control y turna al/la Almacenista para la
integración del expediente.
2. Recibe copia de los Contratos de bienes,
modificatorios y formato de Requisición de bienes,
únicamente de los bienes que ingresarán físicamente
al Almacén e integra el expediente que corresponda.
3. Recibe al proveedor en la fecha y hora de entrega
pactada en el contrato, le solicita copia de la factura
para cotejar descripciones, cantidades y precios;
pudiéndose presentar dos casos:
3.1 Que los datos no coincidan y/o que los bienes no
cumplan las especificaciones solicitadas o
presenten algún defecto, en este caso anota las
observaciones correspondientes en la copia de la
factura e informa al proveedor el motivo por el
cual los bienes no pueden ser recibidos.
3.1.1 Solicita al proveedor indique una nueva
fecha y hora para realizar la entrega de los
bienes y notifica al Departamento de
Adquisiciones para que determine el
monto de la pena convencional que será
aplicada al Proveedor por incumplimiento
en la fecha de entrega, según sea el caso.
Termina procedimiento.
Copia de
Contratos y
formato de
Requisición de
Bienes
Copia de
Contratos y
formato de
Requisición de
Bienes
Copia de
Factura
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Almacenista y/o
Encargado/a del
Almacén
Almacenista y/o
Encargado/a del
Almacén
Encargado/a del
Almacén
Área Requirente
3.2 Que los datos si coincidan y que los bienes si
cumplan con las especificaciones solicitadas y no
presentan ningún defecto, alteración o
adulteración, en este caso, recibe los bienes y
procede a ingresarlos al área de acomodo.
4. Sella y firma de recibido en la factura por los
artículos recibidos, entrega original de la factura al
proveedor.
5. Asigna el número consecutivo de alta y la clave del
bien de acuerdo al Catálogo de Productos
establecido en el Sistema de Inventarios y Almacén
(SIA).
6. Elabora oficio dirigido al Departamento de
Adquisiciones, notificando que los bienes han
ingresado al Almacén indicando fecha de recepción,
No. de contrato, No. de factura y nombre del
Proveedor, por semana.
7. Notifica mediante oficio a las áreas requirentes que
los bienes han ingresado al Almacén, y que cuentan
con tres días para su revisión y validación.
8. Acude al almacén para revisar el material solicitado
pudiéndose presentar dos casos:
8.1 Que los bienes presenten algún defecto o no
cumplan con lo solicitado, en este caso, solicita
al Departamento de Adquisiciones mediante
oficio el cambio o reposición de los mismos.
Continúa procedimiento en el punto No.10.
Copia de
Factura
Sello
correspondien-
te a cada
almacén
Copia de
Factura
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Encargado/a del
Almacén
Almacenista
8.2 Que los bienes no presenten ningún defecto y
cumplan con lo solicitado, en este caso continúa
procedimiento.
9. Elabora oficio dirigido al Departamento de
Contabilidad notificando dentro de los 5 primeros
días hábiles de cada mes las altas y bajas generadas
en el almacén. Anexa el reporte de existencias y
marca copia del oficio a la Subdirección de
Adquisiciones y Servicios, así como el reporte de
artículos consumidos por Centro de Costo y el
reporte para Contabilidad.
10. Recibe del Departamento de Contabilidad y de la
Subdirección de Adquisiciones y Servicios los
acuses de los oficios del reporte de existencias y el
reporte de artículos consumidos por Centro de Costo,
y archiva donde corresponda.
11. Una vez que los bienes han sido revisados y
validados, procede al acomodo de acuerdo al espacio
destinado para cada uno; verificando que los
espacios destinados para éstos sean los necesarios
para su almacenamiento.
12. Informa en caso de requerir cambios de espacios al
encargado del almacén.
13. En caso de la necesidad de modificar los espacios en
el almacén, realizará los cambios en el croquis del
mismo para facilitar la localización de los bienes.
Oficio de altas
y bajas en el
Almacén
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Encargado de
Almacén
Almacenista
Encargado de
Almacén
Encargado del
Almacén
14. Una vez reasignados los espacios en el almacén,
procede a almacenar los bienes, clasificándolos para
que, en caso de haber existencias anteriores de salida
a los bienes antiguos para su término y resguarde los
bienes recién ingresados. (PEPS)
15. Realiza los inventarios selectivos (cada tres meses)
de los bienes consumibles conjuntamente con el
almacenista y con las personas designadas por el
Departamento de Inventarios Almacén y Seguros,
para verificar el correcto registro y resguardo de los
bienes y en su caso los faltantes de bienes.
16. Apoya al encargado del almacén y al personal
designado en la realización de los inventarios
selectivos.
17. Elabora acta sobre la realización del inventario
selectivo y turna al Subjefe/a del Depto. de
Inventarios, Almacén y Seguros para su
conocimiento y a su vez reporta al Jefe/a de Depto.
para su validación.
18. Recibe del Subjefe/a del Depto. de Inventarios,
Almacén y Seguros la minuta validada y firmada por
el Jefe/a del Depto. y archiva en el expediente que
corresponda.
19. Elabora los reportes mensuales de cada una de las
áreas que resguardan material en el Almacén, los
envía junto con oficio a las Áreas Requirentes
indicando las existencias del mismo y verificando
que hayan tenido movimiento al menos en los
últimos tres meses.
PEPS
Minuta de
Inventario
Minuta de
Inventario
Reportes
Mensuales
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Área Requirente
Encargado del
Almacén
20. Recibe el reporte de existencias para su control, sella
copia como acuse y devuelve al encargado de
almacén; y en caso de tener bienes sin movimiento
toma las medidas pertinentes, para evitar que los
bienes en cuestión caduquen o se vuelvan obsoletos.
21. Recibe acuse, archiva donde corresponda.
22. Lleva a cabo supervisiones constantes de las
condiciones de almacenaje y limpieza de los bienes
consumibles y de las actividades realizadas por el
Almacenista, para asegurar la eficiencia en el
resguardo y custodia de los bienes consumibles.
23. Termina procedimiento.
Acuse del
reporte
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
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Encargado/a del Almacén AlmacenistaAlmacenista y/o Encargado/a del
AlmacénÁrea Requirente
Factura C.
Factura C.
Contratos y
Requisiciones C.
Contratos y
Requisiciones C.
INICIA
Recibe del Departamento de Adquisiciones, copia de los Contratos de bienes, modificatorios y formato de Requisición de bienes, únicamente de los bienes que ingresarán físicamente al Almacén, los registra para su control y turna al/la Almacenista para la integración del expediente.
1
Recibe copia de los
Contratos de bienes,
modificatorios y formato de
Requisición de bienes,
únicamente de los bienes
que ingresarán físicamente
al Almacén e integra el
expediente que
corresponda.
2
Recibe al proveedor en la fecha y hora pactada en el contrato, le solicita copia de la factura para cotejar descripciones, cantidades y precios; pudiéndose presentar dos casos:
3
Que los datos no coincidan y/o que los bienes no cumplan las especificaciones solicitadas o presenten algún defecto, en este caso anota las observaciones correspondientes en la copia de la factura e informa al proveedor el motivo por el cual los bienes no pueden ser recibidos. Termina procedimiento.
3.1
Solicita al proveedor indique una nueva fecha y hora para realizar la entrega de los bienes y notifica al Departamento de Adquisiciones para que determine el monto de la pena convencional que será aplicada al Proveedor por incumplimiento en la fecha de entrega, según sea el caso.
Coinciden los datos,
descripciones, cantidades
o precios?
TERMINA
3.1.1
A
SINO
1
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
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Encargado/a del Almacén AlmacenistaAlmacenista y/o Encargado/a del
AlmacénÁrea Requirente
Oficio
Factura C.
Factura C.
Sella y firma de recibido en la factura por los artículos recibidos, entrega original de la factura al proveedor.
4
Asigna el número consecutivo de alta y la clave del bien de acuerdo al Catálogo de Productos establecido en el Sistema de Inventarios y Almacén (SIA).
5
Elabora oficio dirigido al Departamento de Adquisiciones, notificando que los bienes han ingresado al Almacén indicando fecha de recepción, No. de contrato, No. de factura y nombre del Proveedor, por semana.
A
6
Notifica mediante oficio a las áreas requirentes que los bienes han ingresado al Almacén, y que cuentan con tres días para su revisión y validación.
7
Acude al almacén para revisar el material solicitado pudiéndose presentar dos casos:
8
B
Factura C.
Que los datos si coincidan y que los bienes si cumplan con las especificaciones solicitadas y no presentan ningún defecto, alteración o adulteración, en este caso, recibe los bienes y procede a ingresarlos al área de acomodo.
3.2
1
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-001-A3
Vigencia Mayo 2017 a Mayo 2019
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
15 de 18
Encargado/a del Almacén AlmacenistaAlmacenista y/o Encargado/a del
AlmacénÁrea Requirente
Acuses
Oficio
Oficio de a ltas y
bajas
Que los bienes presenten algún defecto o no cumplan con lo solicitado, en este caso, solicita al Departamento de Adquisiciones mediante oficio el cambio o reposición de los mismos. Continúa procedimiento en el punto No.10.
8.1
Que los bienes no presenten ningún defecto y cumplan con lo solicitado, en este caso continúa procedimiento.
8.2
Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes las altas y bajas generadas en el almacén. Anexa el reporte de existencias y marca copia del oficio a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios, así como el reporte de artículos consumidos por Centro de Costo y el reporte para Contabilidad.
9
Recibe del Departamento de Contabilidad y de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios los acuses de los oficios del reporte de existencias y el reporte de artículos consumidos por Centro de Costo, y archiva donde corresponda.
10
Una vez que los bienes han sido revisados y validados, procede al acomodo de acuerdo al espacio destinado para cada uno; verificando que los espacios destinados para éstos sean los necesarios para su almacenamiento.
11
B
Lo bienes cumplen con lo solicitado?
NOSI
2
C
2
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
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Encargado/a del Almacén AlmacenistaAlmacenista y/o Encargado/a del
AlmacénÁrea Requirente
Informa en caso de requerir cambios de espacios al encargado del almacén.
12
En caso de la necesidad de modificar los espacios en el almacén, realizará los cambios en el croquis del mismo para facilitar la localización de los bienes.
13
Una vez reasignados los espacios en el almacén, procede a almacenar los bienes, clasificándolos para que, en caso de haber existencias anteriores de salida a los bienes antiguos para su término y resguarde los bienes recién ingresados. (PEPS)
14
C
D
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
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Encargado/a del Almacén AlmacenistaAlmacenista y/o Encargado/a del
AlmacénÁrea Requirente
Minuta
Minuta
Realiza los inventarios selectivos (cada tres meses) de los bienes consumibles conjuntamente con el almacenista y con las personas designadas por el Departamento de Inventarios Almacén y Seguros, para verificar el correcto registro y resguardo de los bienes y en su caso los faltantes de bienes.
15
Apoya al encargado del almacén y al personal designado en la realización de los inventarios selectivos.
16
Elabora acta sobre la realización del inventario selectivo y turna al Subjefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros para su conocimiento y a su vez reporta al Jefe/a de Depto. para su validación.
17
D
Recibe del Subjefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros la minuta validada y firmada por el Jefe/a del Depto. y archiva en el expediente que corresponda.
18
E
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Vigencia Mayo 2017 a Mayo 2019
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE BIENES CONSUMIBLES EN EL ALMACÉN
18 de 18
Encargado/a del Almacén AlmacenistaAlmacenista y/o Encargado/a del
AlmacénÁrea Requirente
Acuse
Oficio
Reportes
Acuse
Elabora los reportes mensuales de cada una de las áreas que resguardan material en el Almacén, los envía junto con oficio a las Áreas Requirentes indicando las existencias del mismo y verificando que hayan tenido movimiento al menos en los últimos tres meses.
19
Recibe el reporte de existencias para su control, sella copia como acuse y devuelve al encargado de almacén; y en caso de tener bienes sin movimiento toma las medidas pertinentes, para evitar que los bienes en cuestión caduquen o se vuelvan obsoletos.
20
Recibe acuse, archiva donde corresponda.
21
Lleva a cabo supervisiones constantes de las condiciones de almacenaje y limpieza de los bienes consumibles y de las actividades realizadas por el Almacenista, para asegurar la eficiencia en el resguardo y custodia de los bienes consumibles.
22
E
TERMINA
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
CODIGO: PR-DEIAYS-002-A2
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
INDICADORES
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
2
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
MATERIALES
3
REFERENCIAS
4
PROCEDIMIENTO
5
DIAGRAMA DE FLUJO
8
ANEXOS 11
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Abril 2016 Mayo 2016 U:/002 INVENTARIOS
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-002-A2
Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
1 de 14
OBJETIVO
Llevar a cabo el registro y control de la salida de bienes consumibles del almacén a través
del Sistema de Inventarios y Almacén (SIA), así como abastecer de dichos bienes a las áreas
requirentes de acuerdo al calendario establecido; con la finalidad de contribuir al desarrollo
de sus actividades.
ALCANCE
Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Dirección General, Direcciones
Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Órgano Interno de Control, Coordinaciones
Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de
Heroína y Departamentos.
INDICADORES
1. Determinación óptima de existencias por producto.
Objetivo del Indicador: Determinar la existencia óptima por cada bien, a partir de los
requerimientos de las áreas para programar su adquisición.
Responsable de Obtenerlo: Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Periodicidad: Semestral.
Unidad de Medición: Suma de todas las solicitudes hechas al almacén por bien, sobre
suma de las entregas hechas por almacén por bien.
Fuentes de Información: Lo reportado e ingresado en el sistema de control.
2. Confiabilidad en el Inventario
Objetivo del Indicador: Determinar la confiabilidad de los registros del inventario.
Responsable de Obtenerlo: Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Periodicidad: Trimestral.
Unidad de Medición: Saldo de las cuentas de cada artículo reportado por el sistema
informático (SIA), utilizado en el almacén contra el resultado de su conteo físico
(existencias reales).
Fuentes de Información: Se establecerá como muestra, 20 principales artículos cuyo
consumo sea representativo en unidades y en importes. Comprendiendo la muestra 10
para unidades y 10 para importes.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
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NOTACIONES Y DEFINICIONES
Áreas Requirentes: Se refiere a la Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con
Problemas del Consumo de Heroína y Departamentos.
Consumibles: Son los bienes de uso que por su utilidad en el desarrollo de las actividades
institucionales, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro
global dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Son cuatro tipos: consumibles de
papelería, consumibles informáticos, consumibles de formateria y limpieza.
Salida de Almacén: Es la acción de llevar el control de las salidas de bienes consumibles a
resguardo del almacén mediante la Solicitud de Artículos al Almacén.
SIA: Es el Sistema de Inventarios y Almacén para el registro y control informático de los
bienes consumibles.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
Recibirá, controlará y resguardará los materiales y bienes ingresados al Almacén,
cuidando que los procesos de suministro y distribución se realicen con calidad,
eficiencia y rentabilidad, para que los materiales y bienes lleguen oportuna y
confiablemente a los usuarios, optimizando la administración y la operación
centralizada de los almacenes.
Proporcionará en tiempo y forma el material solicitado por las áreas requirentes a través
de la “Solicitud de Artículos al Almacén”, brindando un servicio confiable y oportuno.
Áreas Requirentes
Solicitará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros los materiales necesarios
para el desarrollo de sus actividades mediante la “Solicitud de Artículos al Almacén” y
de acuerdo al calendario establecido.
MATERIALES
Sistema de Inventarios y Almacén (SIA)
Reporte de entradas y salidas del Almacén
Hoja de entrega de Bienes Consumibles
Solicitud de Artículos al Almacén
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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
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REFERENCIAS
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Ley Federal de las Entidades Paraestatales
Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales
Decreto que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los
recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto
público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal, de fecha
10 de diciembre de 2012 y su modificación publicada en el DOF el 30 de diciembre de
2013.
Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de julio de
2010.
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
ANEXOS
Solicitud de Artículos al Almacén
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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Encargado/a del
Almacén
Almacenista
Encargado/a del
Almacén
Almacenista
Encargado/a del
Almacén
1. Recibe de las áreas requirentes y de acuerdo al
calendario establecido, las Solicitudes de Artículos
al Almacén solicitando los bienes consumibles;
revisa, valida, autoriza y turna al almacenista.
Nota: En caso de que las Solicitudes de Artículos al
Almacén sean recibidas en fecha posterior a la
establecida en el calendario, éstas deberán contar con
la firma de autorización del Jefe/a de Depto. y/o
Subjefe/a de Inventarios, Almacén y Seguros, de lo
contrario quedarán canceladas.
2. Recibe las Solicitudes de Artículos al Almacén, arma
los paquetes respetando las fechas de entregas del
calendario para cada una de las áreas y
posteriormente turna las solicitudes al Encargado/a
de Almacén.
3. Actualiza el SIA mediante la captura de las
Solicitudes de Artículos al Almacén, y solicita por
buzón al Depto. de Servicios Generales el servicio
para la entrega de los bienes consumibles a las áreas
requirentes.
4. Elabora la hoja de entrega de bienes consumibles en
original y copia para recabar la firma de la persona
de Servicios Generales que entrega los bienes, de
quién los recibe y del oficial en turno.
5. Una vez que los bienes consumibles han sido
entregados a las áreas requirentes, recibe en 2 días
posteriores la hoja de entrega de los bienes firmada
por las áreas y por el responsable del envío de valija
a los centros.
Solicitudes de
Artículos al
Almacén
Solicitud de
Artículos al
Almacén
SIA
Hoja de
Entrega de
Bienes
Consumibles
Hoja de
Entrega de
Bienes
Consumibles
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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 14
Almacenista
Encargado/a del
Almacén
Almacenista
Encargado/a del
Almacén
6. Recibe de las áreas requirentes en días posteriores los
vales azules firmados de recibido y turna al
almacenista junto con la hoja de entrega de los
bienes.
7. Recibe documentos, registra, coteja los vales azules,
verifica que no falte ningún número de folio con la
firma de recibido y archiva donde corresponda.
8. Si es el caso, notifica al encargado de almacén el
faltante de algún número de folio en los vales azules,
para que realice las gestiones correspondientes para
su recuperación.
9. En caso de faltar algún número de folio, se pone en
contacto con el área correspondiente para solicitarle
que a la brevedad posible envíe el vale azul al
almacén.
Nota: En caso de no recibir el vale azul, enviará
oficio dirigido al área correspondiente solicitándolo
nuevamente para poder cumplir con las fechas
posteriores de surtido, de lo contrario no se podrá
surtir el material en la siguiente fecha.
10. Recibe, en su caso, el vale azul faltante y turna al
almacenista.
11. Recibe el vale azul faltante, registra y actualiza los
controles correspondientes. Archiva los vales donde
corresponda.
12. Elabora oficio en original y copia, dirigido al Depto.
de Contabilidad, notificando dentro de los primeros
5 días hábiles las altas y bajas de bienes generados
en el almacén. Anexa reporte de existencias y marca
copia a la Subdirección de Adquisiciones y
Servicios.
Vales azules
Vale azul
Vales azul
Oficio de altas
y bajas en el
almacén y
Reporte de
existencias
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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
7 de 14
13. Recibe acuses de los reportes del Departamento de
Contabilidad y Depto. de Adquisiciones, y archiva
donde corresponda.
14. Termina procedimiento.
Acuses de
reportes
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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
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Encargado/a del Almacén Almacenista
Hoja de Entrega de
Bienes Consumibles
Hoja de Entrega de
Bienes Consumibles
Solicitud de Artículos
al Almacén
Solicitud de Artículos
al Almacén
INICIA
Recibe de las áreas requirentes y de acuerdo al calendario establecido, las Solicitudes de Artículos al Almacén solicitando los bienes consumibles; revisa, valida, autoriza y turna al almacenista.
1
Nota: En caso de que las Solicitudes de Artículos al Almacén sean recibidas en fecha posterior a la establecida en el calendario, éstas deberán contar con la firma de autorización del Jefe/a de Depto. y/o Subjefe/a de Inventarios, Almacén y Seguros, de lo contrario quedarán canceladas.
Recibe las Solicitudes de Artículos al Almacén, arma los paquetes respetando las fechas de entregas del calendario para cada una de las áreas y posteriormente turna las solicitudes al Encargado/a de Almacén.
2
Actualiza el SIA mediante la captura de las Solicitudes de Artículos al Almacén, y solicita por buzón al Depto. de Servicios Generales el servicio para la entrega de los bienes consumibles a las áreas requirentes.
3
Elabora la hoja de entrega de bienes consumibles en original y copia para recabar la firma de la persona de Servicios Generales que entrega los bienes, de quién los recibe y del oficial en turno.
4
Una vez que los bienes consumibles han sido entregados a las áreas requirentes, recibe en 2 días posteriores la hoja de entrega de los bienes firmada por las áreas y por el responsable del envío de valija a los centros.
5
A
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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
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Encargado/a del Almacén Almacenista
Vale Azul
Vales Azules
Vale Azul
Vales AzulesVales Azules
Recibe de las áreas requirentes en días posteriores los vales azules firmados de recibido y turna al almacenista junto con la hoja de entrega de los bienes.
6
Recibe documentos, registra, coteja los vales azules, verifica que no falte ningún número de folio con la firma de recibido y archiva donde corresponda.
7
En caso de faltar algún número de folio, se pone en contacto con el área correspondiente para solicitarle que a la brevedad posible envíe el vale azul al almacén.
9
Si es el caso, notifica al encargado de almacén el faltante de algún número de folio en los vales azules, para que realice las gestiones correspondientes para su recuperación.
8
Recibe, en su caso, el vale azul faltante y turna al almacenista.
10
A
Nota: En caso de no recibir el vale azul, enviará oficio dirigido al área correspondiente solicitándolo nuevamente para poder cumplir con las fechas posteriores de surtido, de lo contrario no se podrá surtir el material en la siguiente fecha.
Recibe el vale azul faltante, registra y actualiza los controles correspondientes. Archiva los vales donde corresponda.
11
B
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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES CONSUMIBLES DEL ALMACÉN
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Encargado/a del Almacén Almacenista
Acuses de reportes
Ofic altas y bajas/
reporte
Elabora oficio en original y copia, dirigido al Depto. de Contabilidad, notificando dentro de los primeros 5 días hábiles las altas y bajas de bienes generados en el almacén. Anexa reporte de existencias y marca copia a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
12
Recibe acuses de los reportes del Departamento de Contabilidad y Depto. de Adquisiciones, y archiva donde corresponda.
13
B
TERMINA
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
11 de 14
I. Nombre del Formato:
SOLICITUD DE ARTÍCULOS AL ALMACÉN
II. Clave:
8792-01
III. Objetivo:
Solicitar al Almacén la papelería y/o consumibles
necesarios para el desempeño y buen funcionamiento del
área
IV. Responsable de su Formulación:
Área Requirente
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se requiera papelería y/o consumibles
conforme a las fechas establecidas en el calendario.
VI. Integración del Formato:
Original y 3 copias
VII. Distribución:
Original: Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros
Copia azul: Almacén
Copia rosa: Área Requirente
Copia amarilla: Vigilancia
VIII. Forma de Llenado:
IX. Observaciones:
Llenar a máquina mecanográfica o imprimir
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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ENCABEZADO
1
Siglas y logotipo de la Entidad
2 Unidad Solicitante: Anotar el Nombre del Área que solicita los
consumibles
3 Nombre del Formato:
4 Fecha: Anotar la fecha en que se elabora la Solicitud.
5 Centro de Costo Anotar el número de centro de costo asignado
al área.
COLUMNAS
6
Clave:
Anotar la clave del artículo que señala el
Catálogo de Artículos al Almacén.
7
Descripción del Artículo
Anotar la descripción del artículo que solicita
la cual señala el Catálogo de Artículos al
Almacén.
8
Unidad:
Anotar la unidad de medida del artículo que
señala el Catálogo de Artículos al Almacén.
9
Cantidad Solicitada:
La unidad de medida del artículo que señala el
Catálogo de Artículos al Almacén.
10
Cantidad Entregada:
Anotar la cantidad en número de artículos
solicitados
11 Observaciones:
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Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
13 de 14
12
AUTORIZA:
NOMBRE Y FIRMA
Anotar el nombre, firma y cargo del
Responsable del área de adscripción solicitante.
13 RECIBE DE CONFORMIDAD:
NOMBRE Y FIRMA
Anotar el nombre y la firma de la persona que
recibe los artículos entregados en la Unidad.
14 Vo.Bo.
NOMBRE Y FIRMA
Anotar el nombre y firma del Encargado del
Almacén.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
14 de 14
1 4
3
2 5
6 7 8 9 10 11
12 13 14
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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL
CODIGO: PR-DEIAYS-003-A3
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
7
REFERENCIAS
8
PROCEDIMIENTO
9
DIAGRAMA DE FLUJO
17
ANEXOS 26
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Abril 2016 Mayo 2016 U:/003 INVENTARIOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y
REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL
1 de 32
OBJETIVO
Llevar a cabo cuando menos una vez al año la verificación física de los bienes almacenados
respecto a su acomodo, ubicación, estado físico y saldos existentes, así como la verificación
por muestreo físico cuando menos una vez cada tres meses, validando la congruencia entre
la asociación de la descripción técnica, clave de identificación y sus controles; con el fin de
proporcionar información confiable que apoye la toma de decisiones respecto a la compra
de consumibles para cada ejercicio.
ALCANCE
A los Almacenes Institucionales ubicados en: Mier y Pesado 141 Col. del Valle y
Chimalpopoca 119, Barrio la Asunción, Delegación Iztacalco en donde se resguardan los
bienes consumibles necesarios para el desarrollo de las actividades realizadas por el
personal de Centros de Integración Juvenil, A.C.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Accesorio: Componente, herramienta o utensilio auxiliar que forma parte de un bien mueble
(gabinetes para armar CPU’s, tarjetas madres, mouse, teclado).
Bien consumible: Son los bienes de uso que por su utilidad en el desarrollo de las
actividades institucionales, tiene un desgaste parcial o total y son controlados a través de un
registro global dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Marbete: Tarjeta para levantar el inventario físico, en la cual se registran los datos de los
artículos existentes en los Almacenes.
Mesa de Control: Grupo responsable de supervisar y realizar actividades relacionadas con
el inventario, integrada por el Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros,
el Subjefe/a de Inventarios, Almacén y Seguros y un Representante del Órgano Interno de
Control.
OIC: Órgano Interno de Control
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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y
REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL
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Refacción: Repuesto para reparar un bien material.
SIA: Sistema de Inventarios de Almacén.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Encargado/a del Almacén Institucional
Llevará el control de las entradas y salidas de artículos del Almacén.
Realizará un inventario físico total de los bienes que se encuentran en el Almacén
Institucional cuando menos una vez al año en el mes de diciembre y los 15 primeros
días hábiles del mes de enero, así como un muestreo físico cuando menos cada tres
meses conforme al programa de trabajo establecido y en las siguientes fechas:
Primer trimestre: durante el mes Abril.
Segundo trimestre durante el mes de Julio.
Tercer trimestre: durante el mes de Octubre.
Elaborará anualmente el Calendario de Surtimiento de Artículos y solicitará el Vo.Bo.
del Jefe/a de Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Enviará el Calendario de Surtimiento de Artículos a todas las Áreas de Oficinas
Centrales y Centros Metropolitanos que integran la Institución.
Deberá notificar por escrito al Departamento de Adquisiciones y a las Áreas de la
Institución, que el Almacén permanecerá cerrado por inventario para que estas prevean
sus necesidades de bienes consumibles y lo soliciten en la fecha inmediata anterior de
acuerdo al calendario establecido.
Determinará y revisará periódicamente (de acuerdo al stock que se debe mantener en el
Almacén) y en su caso hará los ajustes correspondientes de los bienes, tomando en
consideración los bienes que presentaron lento movimiento y los que se consideran
obsoletos.
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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y
REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL
3 de 32
Será el responsable de aclarar las diferencias y realizar las actividades propias del
almacén.
Elaborará el informe del resultado del levantamiento del Inventario Físico Anual de
Consumibles, Accesorios y Refacciones y entregará al Jefe del Departamento de
Inventarios, Almacén y Seguros.
En caso de tener diferencias en el levantamiento físico contra el reportado en el SIA,
elaborará la hoja de trabajo de ajustes y la presentará para su autorización a la
Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
Realizará los ajustes autorizados por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios en el
SIA para que coincidan las cifras obtenidas en el levantamiento físico del inventario
contra el reportado por el Sistema.
Será responsable, junto con el/la almacenista, de las diferencias resultantes por el
levantamiento del inventario, cuando estás sean mayores al .25% o su equivalente sea
superior a $5,000.00 y deberá aclarar el motivo por el cual se tienen diferencias entre el
levantamiento físico y el SIA.
Elaborará los marbetes para cada uno de los artículos resguardados en el Almacén.
Cerrará el Almacén durante el acomodo y previo al conteo de los bienes a inventariar,
periodo (45 días) en el que no se tendrá movimiento de entradas y salidas a partir del
primero de diciembre de cada ejercicio.
Dirección General Adjunta Administrativa
Autorizará los ajustes de menos derivados de las diferencias que resulten del inventario
físico practicado al Almacén con lo reportado en el SIA, para que sean ajustadas de más
y/o menos al Sistema a costo promedio, siempre y cuando la diferencia global anual
obtenida no rebase el .25% o su equivalente no sea superior a $5,000.00.
Autorizará los ajustes correspondientes a los sobrantes de bienes derivados de las
diferencias que resulten del inventario físico practicado al almacén, para que sean
reingresadas al Sistema a costo promedio.
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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y
REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL
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Subdirección de Adquisiciones y Servicios
Validará lo hoja de trabajo de ajustes correspondientes a los sobrantes de bienes
derivados de las diferencias que resulten del inventario físico practicado al almacén,
contra lo reportado en el SIA, para que sean reingresadas al Sistema a costo promedio.
Llevará a cabo los trámites correspondientes para realizar las investigaciones necesarias
en caso de resultar faltantes de consumibles, accesorios y refacciones en el Almacén
Institucional, y las autoridades determinarán la responsabilidad, si resultase la
diferencia mayor al 0.25%.
Órgano Interno de Control
Recibirá y verificará que los Números de Folio de los Marbetes recolectados sean los
mismos que fueron abiertos, que estén completos y la numeración este en orden
progresivo, que el Control de Entradas, contenga las copias de las Facturas (entradas)
archivadas en orden consecutivo por fecha, y que el Control de Salidas, contenga las
hojas azules y/o copia de las Solicitudes de Artículos al Almacén (salidas) foliadas y
archivadas en orden consecutivo por fechas, da su Visto Bueno y devuelve los
expedientes al Jefe/a de Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.
Encargado del Almacén y Almacenista
Llevarán a cabo las actividades para el levantamiento del inventario, en las fechas y
tiempos establecidos en el programa de trabajo que el responsable del área elabore,
tomando en cuenta que para este efecto deberá contar con disponibilidad de tiempo
fuera de su jornada de trabajo.
Apoyarán y aclarará dudas al personal encargado de levantar el inventario, en la
ubicación y unidades de medida en que se deben contar los artículos.
Personal de Apoyo del área de Inventarios
Llevará a cabo las actividades para el levantamiento del inventario, en las fechas y
tiempos establecidos en el programa de trabajo que el responsable del área elabore,
tomando en cuenta que para este efecto deberá contar con disponibilidad de tiempo
fuera de su jornada de trabajo.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-003-A3
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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y
REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL
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Realizará el primer o el segundo conteo de artículos resguardados en el Almacén, pero
no podrá efectuar más de un conteo a los mismos artículos.
Contará los artículos resguardados en los Almacenes Institucionales, de acuerdo a la
unidad de medida indicada en el marbete.
Realizará las operaciones relacionadas con el conteo en las hojas que serán
proporcionadas por la Mesa de Control.
Deberá solicitar a la Mesa de Control un flexómetro, en caso de que la unidad de
medida de los artículos a contar sea en metros.
Solventará las dudas originadas por el levantamiento del inventario con el Encargado
del Almacén o con el Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Registrará en los marbetes las cantidades contadas de los artículos existentes en los
Almacenes, y deberá poner nombre firmar.
Subjefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
Formará parte de la Mesa de Control en el levantamiento del inventario.
Capturará los datos obtenidos del levantamiento del inventario, registrados en los
marbetes.
Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
Elaborará y autorizará un Programa de Trabajo llevar a cabo el inventario físico en los
Almacenes y solicitará Vo. Bo. de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
Realizará el corte de los folios utilizados hasta la fecha del inventario de:
Las entradas (copias de facturas, contratos de adquisiciones de bienes y contratos
modificatorios).
Las salidas (originales de las Solicitudes de Artículos al Almacén).
Será el responsable de la Mesa de Control en el levantamiento del inventario.
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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y
REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL
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Elaborará el informe correspondiente originado por la realización del inventario y lo
enviará a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
Integrantes de la Mesa de Control
Iniciará las actividades para el levantamiento del inventario a las 10:00 horas con un
receso de 20 minutos a las 11:30 horas y 90 minutos de comida a las 14:00 horas.
Deberá usar ropa cómoda por seguridad, no podrá comer fuera del horario establecido y
el término de su horario de trabajo será mínimo a las 18:00 horas.
Autorizará el inicio del segundo conteo siempre y cuando el primer conteo haya
terminado.
Verificará que los marbetes recibidos de los conteos realizados, contengan nombre,
rubrica y fecha de quien realizo el conteo.
Comparará ambos conteos, y solicitará un tercer conteo en caso de que existan
diferencias, el cual deberá ser realizado por una tercera persona, en caso de que el tercer
conteo no coincida con alguno de los anteriores, el personal del OIC determinará cuál
de los tres conteos se capturará en la Mesa de Control.
Supervisará que el personal de los Almacenes no participe en los conteos, y que
únicamente presten apoyo para el levantamiento del inventario, en cuanto a ubicación
de artículos y unidades de medida para el conteo.
Personal Participante de los Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y
Telecomunicaciones, Servicios Generales o Contabilidad.
Iniciará las actividades para el levantamiento del inventario a las 10:00 horas, con un
receso de 20 minutos a las 11:30 horas y 90 minutos de comida a las 14:00 horas.
Deberá usar ropa cómoda por seguridad, no podrá comer fuera del horario establecido y
el término de su horario de trabajo será mínimo a las 18:00 horas.
Podrá realizar el primer o segundo conteo de los artículos resguardados en los
Almacenes pero no podrá efectuar más de un conteo a un mismo artículo.
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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y
REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL
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Realizará las operaciones relacionadas con el conteo en las hojas que serán
proporcionadas por la Mesa de Control.
Deberá solicitar a la Mesa de Control un flexómetro, en caso, de que la unidad de
medida de los artículos a contar sea en metros.
Solventará las dudas originadas por el levantamiento del inventario con el Encargado/a
del Almacén, Almacenista y/o el Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros.
Departamento de Adquisiciones
No programará entregas de bienes en el periodo en que el Almacén permanezca cerrado
por inventario.
Notificará a los proveedores que el Almacén permanecerá cerrado por inventario y por
lo tanto, no podrán ser aceptadas las entregas de bienes, durante ese periodo.
MATERIALES
Folios de entrada asignados a las Facturas, Contratos de Adquisiciones de Bienes y
Modificatorios.
Folios de salida asignados a las Solicitudes de Artículos al Almacén recibidas.
Folios correspondientes a los marbetes.
Marbetes
Expediente de los Reportes de Movimientos de Salidas del Almacén.
Expediente de los Reportes de Movimientos de Entradas al Almacén.
Expediente de los Reportes de Inventario (existencias).
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REFERENCIAS
Bases generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes
muebles de Centros de Integración Juvenil, A.C.
Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales, DOF 16 de Julio de 2010.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
ANEXOS
Tabla de Zonificación.
Tarjeta para Inventario Físico o Marbete
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RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Jefe/a del Depto.
de Inventarios, y
Encargado del
Almacén
Subdirección de
Adquisiciones y
Servicios
Jefe/a del Depto.
de Inv. Alm. y
Seguros
Encargado/a del
Almacén
Jefe/a del Depto.
de Inv. Alm. y
Seguros
1. Elaboran el Programa de Trabajo para la Toma del
Inventario Físico de Bienes Consumibles, Accesorios
y Refacciones en los Almacenes y lo turnan a la
Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
2. Recibe, revisa, valida el Programa de Trabajo para la
toma del inventario físico y lo devuelve al Jefe/a del
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
3. Recibe Programa de Trabajo para la toma del
Inventario Físico validado y lo turna al Encargado
del Almacén.
4. Recibe, el Programa de Trabajo para la Toma del
Inventario Físico y lo comunica a los integrantes del
Área.
5. Elabora oficio en original y 5 copias informando las
fechas para la Toma del Inventario Físico
establecidas en el Programa de Trabajo y lo turna al
Jefe/a del Depto. de Inventarios Almacén y Seguros.
6. Recibe, revisa, firma e instruye en la distribución del
oficio en original y 5 copias de la siguiente forma:
Original: Almacén Institucional, para su archivo.
Copia: Órgano Interno de Control, solicitando su
asistencia.
Copia: Departamento de Contabilidad.
Copia: Área Involucrada (Dirección de Tratamiento y
Rehabilitación, Departamento de Servicios Generales,
Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones
para que acuda a levantar su inventario.
Copia: Departamento de Adquisiciones, para su
conocimiento y programación de actividades.
Copia: Despacho de Auditores externos (si fuese el
caso).
Programa de
Trabajo
Programa de
Trabajo
Programa de
Trabajo
Oficio de
fechas de
inventario
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RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
10 de 32
Encargado/a del
Almacén
Jefe/a del Depto.
de Inv. Alm. y
Seguros
Encargado/a del
Almacén
Encargado/a del
Almacén y
Almacenista
7. Elabora circular dirigida a las Áreas de la Institución,
informando y notificando por escrito al
Departamento de Adquisiciones, el período (45 días)
en el que permanecerá cerrado el Almacén
especificando el motivo, con la finalidad de que
prevengan sus necesidades de bienes consumibles y
lo soliciten al Almacén en la fecha inmediata anterior
de acuerdo al calendario establecido. Turna circular
y oficio al Departamento de Adquisiciones y al
Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros para su revisión.
8. Recibe circular, revisa, y turna al Subdirector/a de
Adquisiciones y Servicios para su autorización. Una
vez autorizada, instruye para su envío a las áreas de
la Institución.
9. Realiza el corte de números de folio de entradas
(Copias de Facturas, Contratos de Adquisición de
Bienes, en su caso Modificatorios) y salidas
(originales de las Solicitudes de Artículos al
Almacén) utilizados a la fecha de la toma del
Inventario Físico.
10. Designa al Almacenista las actividades a realizar
para el levantamiento del inventario físico.
11. Preparan el Almacén acomodando los artículos como
se indica a continuación: enfrente los primeros que
se recibieron y atrás los últimos (UEPS), procurando
no seccionar los mismos; y recaban información de
los artículos obsoletos (maltratados, rotos, caducos y
defectuosos) y de los que presentan lento
movimiento.
12. Separan y señalizan las mercancías obsoletas y/o de
lento movimiento.
Circular
Circular
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RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
11 de 32
Encargado/a del
Almacén
Encargado/a del
Almacén y
Almacenista
Depto. de Soporte
Técnico y
Mantto., Depto.
de Serv.Grales. y
OIC
13. Efectúan la zonificación de los artículos
resguardados en el Almacén (A, B, C, D, E, etc.).
14. Elabora los marbetes para cada uno de los artículos, y
revisa y actualiza los expedientes de:
- Control de Entradas, revisando que la carpeta que
contiene las copias de las Facturas (entradas), se
encuentren archivadas en orden consecutivo.
- Reportes de Movimientos de Entradas al Almacén
emitidos por el SIA, validados mensualmente.
- Corte de Números de Folio de Entradas al Almacén.
- Control de Existencias.
- Control de Salidas, revisando que la carpeta que
contiene los originales de las Solicitudes de Artículos
al Almacén (salidas), se encuentren foliadas y
archivadas en orden consecutivo.
- Reportes de Movimientos de Salidas del Almacén
emitidos por el SIA, validados mensualmente por el
Encargado del Almacén.
- Corte de Números de Folio de Salidas del Almacén.
- Reportes de Inventario emitidos por el SIA, validados
mensualmente por el Encargado del Almacén.
- Control de Contratos de Adquisición de Bienes.
15. Colocan los marbetes a cada uno de los bienes
resguardados en el Almacén.
16. Elabora una Tabla de Zonificación
17. Acuden al Almacén en la fecha indicada (primer día
del inventario a las 10:00 horas) en el oficio enviado
por el Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros
Marbetes
Marbetes
Tabla de
zonificación
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RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
12 de 32
Mesa de Control
Jefe/a del Depto.
de Inv. Alm. y
Seguros
Depto. de Serv.
Grales.,Soporte
Técnico y
Mantto. y
Personal del
Depto. de
Inventarios
Mesa de Control
18. Integra los equipos de trabajo, con base en la Tabla
de Zonificación, con los representantes de los
Departamentos de: Evaluación, Consulta Externa,
Servicios Generales, Soporte Técnico y
Mantenimiento y Personal del Depto. de Inventarios,
Almacén y Seguros, designa a cada persona los
anaqueles y artículos que deberá contar y aclara
dudas planteadas.
19. Levanta y lee el acta correspondiente de las
actividades que se desarrollarán durante el
inventario, y da inicio al conteo físico del inventario.
20. Notifica al personal que participa en el conteo que las
actividades para el levantamiento del inventario
inician a las 10:00 horas, con un receso de 20
minutos a las 11:30 horas y otro receso de 90
minutos a las 14:00 horas.
21. Localizan los bienes, realizan el conteo de acuerdo a
la unidad de medida, conforme a las cantidades
contadas, requisitan en el marbete los apartados
correspondientes a “cantidad” y “contado” y anota
en este la fecha, separa la sección del marbete
correspondiente al conteo y la entrega a la Mesa de
Control.
Nota: El personal del Almacén, no participa en el
conteo físico, sólo apoya a los integrantes de los
equipos de trabajo en la ubicación de los bienes.
22. Recibe la parte del marbete con los datos del conteo,
revisa los datos correspondientes, captura y registra
los siguientes datos en el Concentrado de Marbetes
Utilizados:
Folio del marbete
Acta
Marbete
Marbete
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DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
13 de 32
Depto. de Serv.
Grales., Soporte
Técnico y
Mantto. y
Personal del
Depto. de
Inventarios
Mesa de Control
Localización del bien
Clave del bien
Descripción del bien
Cantidad
Unidad de medida
Contado por
Anotaciones
23. Compara ambos conteos, pudiéndose presentar dos
casos:
23.1 Que el primer y segundo conteo coincidan, en
este caso, continúa procedimiento en el punto
No. 25
23.2 Que el primero y segundo conteo no
coincidan, en este caso, designa a una persona
distinta a la que efectúo los conteos anteriores
del bien, para que realice un tercer conteo.
23.2.1 Localiza los bienes, realiza el “tercer
conteo” de acuerdo a la unidad de medida,
presenta el resultado en una tarjeta adicional
con sus datos, cantidad en existencia y
entrega a la Mesa de Control.
23.2.2 Coteja los tres conteos y da por bueno el que
coincida con el primer o segundo conteo.
Continúa procedimiento.
Nota: En caso de que el tercer conteo no
coincida con alguno de los anteriores, el personal
del OIC determinará cuál de los tres conteos se
capturará en la Mesa de Control.
Marbetes
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RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
14 de 32
Jefe/a del Depto.
de Inv. Alm. y
Seguros
Encargado/a del
Almacén
Jefe/a del Depto.
de Inv. Alm. y
Seguros
Encargado/a del
Almacén
24. Solicita al Encargado/a del Almacén que muestre los
Números de Folio de los Marbetes recolectados, que
el Control de Entradas contenga las copias de las
Facturas (entradas) foliadas y archivadas en orden
consecutivo, y que el Control de Salidas, contenga
los originales de las Solicitudes de Artículos al
Almacén (salidas) archivadas en orden consecutivo.
25. Entrega los expedientes con los datos solicitados al
Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros.
26. Recibe y turna al Órgano Interno de Control los
expedientes con los Números de Folio utilizados
para su revisión.
27. Recibe del Órgano Interno de Control los
expedientes con el Visto Bueno y los turna al
Encargado del Almacén.
28. Recibe los expedientes y los archiva para cualquier
aclaración.
29. Imprime el Listado del Inventario y anexa el Listado
emitido del SIA que contiene las existencias al cierre
del año inventariado.
30. Compara las existencias, y en caso de existir
diferencias las analiza y aclara.
Nota: En caso de que las diferencias mayores o
menores sean de .25% se procederá a realizar
movimientos de entradas y/o salidas según sea el
caso, previa autorización de la Subdirección de
Adquisiciones y Servicios.
Expedientes
Expedientes
Expedientes
Listados
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DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Encargado/a del
Almacén
Jefe/a del Depto.
de Inventarios,
Almacén y
Seguros
Subdirector/a de
Adquisiciones y
Servicios
Jefe/a del Depto.
de Inventarios,
Almacén y
Seguros
31. Elabora la Relación de los Artículos Obsoletos
(maltratados, rotos, caducos y defectuosos) y
Relación de los Artículos de lento Movimiento y las
turna al Jefe/a del Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros.
32. Recibe listado de existencias, resultado de la toma
del inventario, Relación de los Artículos Obsoletos
(maltratados, rotos, caducos y defectuosos) y
Relación de los Artículos de Lento Movimiento,
elabora Informe del Inventario Físico de
Consumibles, Accesorios y Refacciones en el
Almacén Institucional y lo turna al Subdirector/a de
Adquisiciones y Servicios, junto con un oficio en
original y copia.
33. Recibe, revisa y valida el Informe del Inventario
Físico de Consumibles, Accesorios y Refacciones en
el Almacén Institucional, la Relación de los
Artículos Obsoletos (maltratados, rotos, caducos y
defectuosos) y la Relación de los Artículos de Lento
Movimiento, junto con oficio en original y copia,
sella copia como acuse y devuelve.
34. Recibe del Subdirector/a de Adquisiciones y
Servicios el Informe del Inventario validado junto
con las Relaciones y turna.
35. Recibe documentos y captura en el SIA los ajustes
autorizados.
Relación de
artículos
obsoletos y de
lento
movimiento
Listado y
Relaciones
Informe de
Inventario y
Relaciones
Informe de
Inventario
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DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
16 de 32
Encargado/a del
Almacén
Subdirector/a de
Adquisiciones y
Servicios
36. Solicita al Jefe/a del Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros el envío de las existencias
después de ajustes autorizados de la toma del
inventario físico a la Dirección de Tratamiento y
Rehabilitación y Deptos. de Soporte Técnico,
Mantenimiento y Telecomunicaciones y Servicios
Generales para que lo consideren en su Presupuesto
de Adquisiciones del ejercicio siguiente.
37. Notifica y solicita la presencia del Órgano Interno de
Control en la fecha en que se dan de baja los bienes
por obsolescencia, caducidad o en mal estado, para
que levante el acta correspondiente.
38. Termina procedimiento.
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Jefe/a del Depto. de
Inventarios, y Encargado
del Almacén
Subdirección de
Adquisiciones y ServiciosEncargado/a del Almacén
Encargado/a del Almacén
y Almacenista
Depto. de Soporte Técnico y
Mantto., Depto. de
Serv.Grales. y OIC
Mesa de Control
Depto. de Serv. Grales.,Soporte
Técnico y Mantto. y Personal del
Depto. de Inventarios
Jefe/a del Depto. de Inv.
Alm. y Seguros
5 C
Oficio Oficio
Programa de Trabajo
Programa de TrabajoPrograma de Trabajo
INICIA
Elaboran el Programa de Trabajo para la Toma del Inventario Físico de Bienes Consumibles, Accesorios y Refacciones en los Almacenes y lo turnan a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
1
Recibe, revisa, valida el Programa de Trabajo para la toma del inventario físico y lo devuelve al Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
2
Recibe Programa de Trabajo para la toma del Inventario Físico validado y lo turna al Encargado del Almacén.
3
Recibe, el Programa de Trabajo para la Toma del Inventario Físico y lo comunica a los integrantes del Área.
4
Elabora oficio en original y 5 copias informando las fechas para la Toma del Inventario Físico establecidas en el Programa de Trabajo y lo turna al Jefe/a del Depto. de Inventarios Almacén y Seguros.
5
Recibe, revisa, firma e instruye en la distribución del oficio en original y 5 copias
6
A
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Jefe/a del Depto. de
Inventarios, y Encargado
del Almacén
Subdirección de
Adquisiciones y ServiciosEncargado/a del Almacén
Encargado/a del Almacén
y Almacenista
Depto. de Soporte Técnico y
Mantto., Depto. de
Serv.Grales. y OIC
Mesa de Control
Depto. de Serv. Grales.,Soporte
Técnico y Mantto. y Personal del
Depto. de Inventarios
Jefe/a del Depto. de Inv.
Alm. y Seguros
CircularCircular
Elabora circular dirigida a las
Áreas de la Institución,
informando y notificando por
escrito al Departamento de
Adquisiciones, el período en el
que permanecerá cerrado el
Almacén A fin de que prevengan
sus necesidades de bienes
consumibles y lo soliciten al
Almacén. Turna circular y oficio
al Departamento de
Adquisiciones y al Jefe/a del
Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros para su
revisión.
7
Recibe circular, revisa, y turna al Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios para su autorización. Una vez autorizada, instruye para su envío a las áreas de la Institución.
8
Realiza el corte de números de folio de entradas (Copias de Facturas, Contratos de Adquisición de Bienes, en su caso Modificatorios) y salidas (originales de las Solicitudes de Artículos al Almacén) utilizados a la fecha de la toma del Inventario Físico.
9
Designa al Almacenista las actividades a realizar para el levantamiento del inventario físico.
10
A
B
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Jefe/a del Depto. de
Inventarios, y Encargado
del Almacén
Subdirección de
Adquisiciones y ServiciosEncargado/a del Almacén
Encargado/a del Almacén
y Almacenista
Depto. de Soporte Técnico y
Mantto., Depto. de
Serv.Grales. y OIC
Mesa de Control
Depto. de Serv. Grales.,Soporte
Técnico y Mantto. y Personal del
Depto. de Inventarios
Jefe/a del Depto. de Inv.
Alm. y Seguros
Marbetes
Preparan el Almacén acomodando los artículos como se indica a continuación: enfrente los primeros que se recibieron y atrás los últimos (UEPS), procurando no seccionar los mismos; y recaban información de los artículos obsoletos (maltratados, rotos, caducos y defectuosos) y de los que presentan lento movimiento.
11
Separan y señalizan las mercancías obsoletas y/o de lento movimiento.
Efectúan la zonificación de los artículos resguardados en el Almacén (A, B, C, D, E, etc.).
12
Elabora los marbetes para cada uno de los artículos, y revisa y actualiza los expedientes
14
B
13
C
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Jefe/a del Depto. de
Inventarios, y Encargado
del Almacén
Subdirección de
Adquisiciones y ServiciosEncargado/a del Almacén
Encargado/a del Almacén
y Almacenista
Depto. de Soporte Técnico y
Mantto., Depto. de
Serv.Grales. y OIC
Mesa de Control
Depto. de Serv.
Grales.,Soporte Técnico y
Mantto. y Personal del
Depto. de Inventarios
Jefe/a del Depto. de Inv.
Alm. y Seguros
Marbete
Acta
Marbetes
Tabla de Zonificación
Colocan los marbetes a cada uno de los bienes resguardados en el Almacén.
15
Elabora una Tabla de Zonificación
Acuden al Almacén en la fecha indicada (primer día del inventario a las 10:00 horas) en el oficio enviado por el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
16
Integra los equipos de trabajo, con base en la Tabla de Zonificación, con los representantes de los Departamentos de: Evaluación, Consulta Externa, Servicios Generales, Soporte Técnico y Mantenimiento y Personal del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros, designa a cada persona los anaqueles y artículos que deberá contar y aclara dudas planteadas.
1817
C
Levanta y lee el acta correspondiente de las actividades que se desarrollarán durante el inventario, y da inicio al conteo físico del inventario.
19
Notifica al personal que participa en el conteo que las actividades para el levantamiento del inventario inician a las 10:00 horas, con un receso de 20 minutos a las 11:30 horas y otro receso de 90 minutos a las 14:00 horas.
20
Localizan los bienes, realizan el conteo de acuerdo a la unidad de medida, conforme a las cantidades contadas, requisitan en el marbete los apartados correspondientes a “cantidad” y “contado” y anota en este la fecha, separa la sección del marbete correspondiente al conteo y la entrega a la Mesa de Control.
21
Nota: El personal del Almacén, no participa en el conteo físico, sólo apoya a los integrantes de los equipos de trabajo en la ubicación de los bienes.
D
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Jefe/a del Depto. de
Inventarios, y Encargado
del Almacén
Subdirección de
Adquisiciones y ServiciosEncargado/a del Almacén
Encargado/a del Almacén
y Almacenista
Depto. de Soporte Técnico y
Mantto., Depto. de
Serv.Grales. y OIC
Mesa de Control
Depto. de Serv.
Grales.,Soporte Técnico y
Mantto. y Personal del
Depto. de Inventarios
Jefe/a del Depto. de Inv.
Alm. y Seguros
Recibe la parte del marbete con los datos del conteo, revisa los datos correspondientes, captura y registra los datos en el Concentrado de Marbetes Utilizados
22
Compara ambos conteos, pudiéndose presentar dos casos:
23
continúa procedimiento en el punto No. 25
23.1
D
Los conteos coinciden?
SI NO
1
E
2
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22 de 32
Jefe/a del Depto. de
Inventarios, y Encargado
del Almacén
Subdirección de
Adquisiciones y ServiciosEncargado/a del Almacén
Encargado/a del Almacén
y Almacenista
Depto. de Soporte Técnico y
Mantto., Depto. de
Serv.Grales. y OIC
Mesa de Control
Depto. de Serv.
Grales.,Soporte Técnico y
Mantto. y Personal del
Depto. de Inventarios
Jefe/a del Depto. de Inv.
Alm. y Seguros
Expedientes
Marbete
Designa a una persona distinta a la que efectúo los conteos anteriores del bien, para que realice un tercer conteo
23.2
Coteja los tres conteos y da por bueno el que coincida con el primer o segundo conteo. Continúa procedimiento.
23.2.2
Solicita al Encargado/a del Almacén que muestre los Números de Folio de los Marbetes recolectados, que el Control de Entradas contenga las copias de las Facturas (entradas) foliadas y archivadas en orden consecutivo, y que el Control de Salidas, contenga los originales de las Solicitudes de Artículos al Almacén (salidas) archivadas en orden consecutivo.
24
2
E
1
Localiza los bienes, realiza el “tercer conteo” de acuerdo a la unidad de medida, presenta el resultado en una tarjeta adicional con sus datos, cantidad en existencia y entrega a la Mesa de Control.
23.2.1
Nota: En caso de que el tercer conteo no coincida con alguno de los anteriores, el personal del OIC determinará cuál de los tres conteos se capturará en la Mesa de Control.
Entrega los expedientes con los datos solicitados al Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
25
F
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Jefe/a del Depto. de
Inventarios, y Encargado
del Almacén
Subdirección de
Adquisiciones y ServiciosEncargado/a del Almacén
Encargado/a del Almacén
y Almacenista
Depto. de Soporte Técnico y
Mantto., Depto. de
Serv.Grales. y OIC
Mesa de Control
Depto. de Serv.
Grales.,Soporte Técnico y
Mantto. y Personal del
Depto. de Inventarios
Jefe/a del Depto. de Inv.
Alm. y Seguros
Expedientes
Expedientes
Listado
Recibe y turna al Órgano Interno de Control los expedientes con los Números de Folio utilizados para su revisión.
26
Recibe los expedientes y los archiva para cualquier aclaración.
28 27
Recibe del Órgano Interno de Control los expedientes con el Visto Bueno y los turna al Encargado del Almacén.
Imprime el Listado del Inventario y anexa el Listado emitido del SIA que contiene las existencias al cierre del año inventariado.
29
F
G
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-003-A3
Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y
REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL
24 de 32
Jefe/a del Depto. de
Inventarios, y Encargado
del Almacén
Subdirección de
Adquisiciones y ServiciosEncargado/a del Almacén
Encargado/a del Almacén
y Almacenista
Depto. de Soporte Técnico y
Mantto., Depto. de
Serv.Grales. y OIC
Mesa de Control
Depto. de Serv.
Grales.,Soporte Técnico y
Mantto. y Personal del
Depto. de Inventarios
Jefe/a del Depto. de Inv.
Alm. y Seguros
Inventario
Listado
Relación de artículos
ListadoRelación de artículos
Oficio C.
Compara las existencias, y en caso de existir diferencias las analiza y aclara.
30
Recibe listado de existencias,
resultado de la toma del
inventario, Relación de los
Artículos Obsoletos
(maltratados, rotos, caducos y
defectuosos) y Relación de los
Artículos de Lento Movimiento,
elabora Informe del Inventario
Físico de Consumibles,
Accesorios y Refacciones en el
Almacén Institucional y lo turna
al Subdirector/a de
Adquisiciones y Servicios, junto
con un oficio en original y copia.
31
Elabora la Relación de los Artículos Obsoletos (maltratados, rotos, caducos y defectuosos) y Relación de los Artículos de lento Movimiento y las turna al Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Recibe, revisa y valida el Informe del Inventario Físico de Consumibles, Accesorios y Refacciones en el Almacén Institucional, la Relación de los Artículos Obsoletos (maltratados, rotos, caducos y defectuosos) y la Relación de los Artículos de Lento Movimiento, junto con oficio en original y copia, sella copia como acuse y devuelve.
33
G
Nota: En caso de que las diferencias
mayores o menores sean de .25%
se procederá a realizar movimientos
de entradas y/o salidas según sea el
caso, previa autorización de la
Subdirección de Adquisiciones y
Servicios.
32
H
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-003-A3
Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA ANUAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES, ACCESORIOS Y
REFACCIONES EN EL ALMACÉN INSTITUCIONAL
25 de 32
Jefe/a del Depto. de
Inventarios, y Encargado
del Almacén
Subdirección de
Adquisiciones y ServiciosEncargado/a del Almacén
Encargado/a del Almacén
y Almacenista
Depto. de Soporte Técnico y
Mantto., Depto. de
Serv.Grales. y OIC
Mesa de Control
Depto. de Serv.
Grales.,Soporte Técnico y
Mantto. y Personal del
Depto. de Inventarios
Jefe/a del Depto. de Inv.
Alm. y Seguros
Informe Informe
Recibe del Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios el Informe del Inventario validado junto con las Relaciones y turna.
34
Notifica y solicita la presencia del Órgano Interno de Control en la fecha en que se dan de baja los bienes por obsolescencia, caducidad o en mal estado, para que levante el acta correspondiente.
35
Recibe documentos y captura en el SIA los ajustes autorizados.
Solic ita al Jefe/a del
Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros el envío de
las existencias después de
ajustes autorizados de la toma
del inventario físico a la
Dirección de Tratamiento y
Rehabilitación y Deptos. de
Soporte Técnico, Mantenimiento
y Telecomunicaciones y
Servicios Generales para que Lo
consideren en su Presupuesto
de Adquisiciones del ejercicio
siguiente.
36
H
37
TERMINA
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-003-A3
Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
26 de 32
I. Nombre del Formato:
TABLA DE ZONIFICACIÓN
II. Clave:
S/C
III. Objetivo:
Mostrar los la ubicación de los artículos a contar y el
nombre de la persona que fue asignada a una zona
específica.
IV. Responsable de su Formulación: Mesa de Control
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se levanta el inventario.
VI. Integración del Formato: Original.
VII. Distribución: Original: Mesa de Control
VIII. Forma de Llenado:
Mecanografía
IX. Observaciones: Deberá pegarse en un lugar visible para que el personal
que efectúe el conteo este informado en cualquier
momento de la tarea que le fue asignada.
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Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
27 de 32
1
ZONIFICACIÓN
La letra, clave o número con el cual se
identifica la zona.
2
CONTEO 1
El nombre completo de la persona que fue
asignada para contar la zona que se indica.
3
CONTEO 2
El nombre completo de la persona que fue
asignada para contar la zona que se indica.
Nota: Una misma persona no podrá realizar
más de un conteo a la misma zona.
16
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-003-A3
Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
EJEMPLAR DEL FORMATO
28 de 32
TABLA DE ZONIFICACIÓN
ZONIFICACIÓN
CONTEO 1
CONTEO 2
A
B
C
D
E
F
G
H
.
.
.
.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-003-A3
Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
29 de 32
I. Nombre del Formato:
TARJETA PARA INVENTARIO FÍSICO O MARBETE
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Recabar los datos necesarios para levantar el inventario de
los consumibles, accesorios y refacciones que se
resguardan en el Almacén.
IV. Responsable de su Formulación: Encargado/a del Almacén, Personal del Depto. de
Inventarios, Personal del Depto. de Soporte Técnico y
Personal del Depto Servicios Generales.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se levanta el inventario
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Original: Mesa de Control
VIII. Forma de Llenado:
Mecanografía y Letra de Molde
IX. Observaciones: El formato está integrado por tres secciones
desprendibles, por lo que se deberá tener cuidado al
momento de llenarlo y colocarlo en los artículos del
Almacén.
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Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
30 de 32
1
PARTE NUM.
Anotar la clave del artículo correspondiente
2 LOCALIZACIÓN Anotar la ubicación física del artículo dentro
del Almacén.
3 DESCRIPCION Descripción breve de las características del
artículo.
RECUENTO FISICO
4 CANTIDAD Anotar el total de artículos contados de acuerdo
a la unidad de medida.
5 UNIDAD Anotar la unidad de medida del artículo que se
contará: metro, pieza, millar, ciento, etc.
6 CONTADO POR Anotar el nombre y firma de la persona que
realizó el conteo
7 ANOTACIONES Anotar la fecha en que se realizó el conteo y
alguna observación si se considera necesario.
Para uso Exclusivo de Contabilidad
8 CTA. DE MAYOR La cuenta a la cual se afecta con el artículo
contado.
9 SUB-CUENTA La subcuenta a la cual se afecta con el artículo
contado
10
EXISTENCIAS
11 INVENTARIO FÍSICO Anotar la cantidad de artículos que se contaron
en el Almacén.
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Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
31 de 32
12
TARJETA
Anotar la cantidad de artículos que se deben
tener en el Almacén.
VALUACIÓN DEL INVENTARIO
FÍSICO
13 UNIDAD
Anotar la unidad de medida del artículo que se
contará: metro, pieza, millar, ciento, etc.
14
COSTO UNITARIO
Anotar el costo por pieza, metro, millar, etc.,
del artículo a valuar.
15
TOTAL
Anotar el costo total del los artículos.
DIFERENCIAS
16
SOBRANTE
Anotar el costo de los artículos sobrantes como
resultado del inventario.
17
FALTANTE
Anotar el costo de los artículos faltantes como
resultado del inventario.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-003-A3
Vigencia Mayo 2016 a Mayo 2018
EJEMPLAR DEL FORMATO
32 de 32
TARJETA PARA INVENTARIO FÍSICO O MARBETE
1 2
3
6 4
7
11 12
13 14 15
16 17
6 4 5
1 2
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
CODIGO: PR-DEIAYS-004-A1
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
4
MATERIALES
9
REFERENCIAS
9
PROCEDIMIENTO
11
FLUJOGRAMA
16
ANEXOS 19
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Octubre 2015 Octubre 2015 U:/004 INVENTARIOS
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
1 de 33
OBJETIVO
Establecer las actividades a través de las cuales se desincorporarán del Patrimonio
Institucional aquellos bienes que por su estado físico o nivel de uso ya no son de utilidad
para el servicio e integrarlos al Programa Anual de Disposición Final de los Bienes Muebles
del ejercicio fiscal que corresponda, con el fin de determinar su Disposición Final y Baja del
Inventario de acuerdo a las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables en la
materia.
ALCANCE
Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Dirección General, Direcciones
Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Coordinaciones
Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de
Heroína y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Áreas: Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área,
Subdirecciones de Área y Departamentos.
Avalúo: Es el resultado del proceso de estimar el valor de un bien, determinando la medida
de su poder de cambio en unidades monetarias y a una fecha determinada. Es asimismo un
dictamen técnico en el que se indica el valor de un bien a partir de sus características físicas,
ubicación, uso y de una investigación y análisis de mercado.
Baja: Es la cancelación del registro de un Bien del inventario del Patrimonio de Centros de
Integración Juvenil, A.C., una vez consumada su disposición final o cuando el Bien se haya
extraviado, robado o siniestrado.
Bienes Muebles: Instrumental tangible considerado como implemento o medio para el
desarrollo de las actividades que realiza el personal de CIJ, siendo susceptible de la
asignación de número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y
finalidad en el servicio.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
2 de 33
Bienes no útiles: Son aquellos:
a) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilite su aprovechamiento en el
servicio;
b) Aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio;
c) Que se encuentren descompuestos y no son susceptibles de reparación;
d) Que se encuentren descompuestos y su reparación no resulte rentable;
e) Que sean desechos y no sea posible su reaprovechamiento
Comité: Se refiere al Comité de Bienes Muebles de Centros de Integración Juvenil, A.C.
Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los bienes.
Desincorporación patrimonial: la separación de un bien del patrimonio de CIJ.
Dictamen de no Utilidad: Es el documento en el que se describe el Bien y se acreditan las
causas de no utilidad.
Disposición Final: Es el acto a través del cual se realiza la desincorporación patrimonial
(enajenación, donación, destrucción, etc.).
Enajenación: Es la transmisión de la propiedad de un bien, como es el caso de la venta,
donación, permuta y dación en pago.
Procedimientos de Venta: Licitación Pública, Subasta, Invitación a cuando menos Tres
Personas y Adjudicación Directa.
Resguardo: Es el documento que describe todos los datos correspondientes a un Bien y
mediante el cual éste es puesto a resguardo de una persona específica, a través de la
formalización, vía firma autógrafa.
Responsable de los Recursos Materiales: Se refiere al Subdirector de Adquisiciones y
Servicios.
SISACFI: Sistema de Activo Fijo.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
3 de 33
Solicitud de Baja de Bienes Muebles: Es el documento en el que se describe el Bien del
cual se solicita su desincorporación.
Unidades Operativas: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de
Heroína de zona metropolitana y foránea.
Valor Mínimo de Venta: Es el valor general o específico que fije la Secretaría o para el
cual ésta establezca una metodología que lo determine, es también el valor obtenido a través
de un avalúo.
Valor para Venta: Es el valor específico asignado por el Responsable de los Recursos
Materiales, para instrumentar la venta de bienes con base al valor mínimo de venta.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
4 de 33
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Unidad Administrativa y/o Director de la Unidad Operativa de zona metropolitana
Realizará anualmente una revisión física de los Bienes Muebles con los que cuenta, para
determinar cuáles son susceptibles de desincorporarse por inutilidad, para evitar su
acumulación, así como el desecho de los mismos.
Elaborará un oficio para el Departamento de Servicios Generales, en el que solicitará el
Dictamen de no Utilidad de los Bienes que considere no útiles para el servicio, el cual
deberá ser autorizado por el Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios; en el caso de
bienes informáticos, lo solicitará al Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento
y Telecomunicaciones, quien solicitará la autorización del Subdirector/a de Desarrollo
de Sistemas y Procesos Administrativos.
Una vez que cuente con el Dictamen de No Utilidad, elaborará una Solicitud de Baja de
Bienes Muebles, en la que relacionará los Bienes Muebles a desincorporar por la Causa
de Bienes No Útiles (incisos a, c, d y e). y enviará al Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros en forma anual.
Elaborará oficio para el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, en el que
solicitará sean retirados los Bienes Muebles de los cuales haya solicitado su
desincorporación por inutilidad.
Director de la Unidad Operativa de zona foránea
Realizará anualmente una revisión física de los Bienes Muebles con los que cuenta, para
determinar cuáles son susceptibles de desincorporarse por inutilidad, para evitar su
acumulación y se generen desechos de los mismos.
Elaborará el Dictamen de no Utilidad de los Bienes Muebles susceptibles a
desincorporarse por inutilidad, con apoyo de los proveedores de su localidad siempre y
cuando la valoración que realice (presupuesto de reparación), no represente ningún
costo para la Institución, y una vez elaborado el Dictamen de no Utilidad, lo enviará al
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
5 de 33
Elaborará el Dictamen del equipo e instrumental médico, para lo cual podrá apoyarse en
la opinión del médico que utilice el equipo, siempre y cuando la valoración que realice
(presupuesto de reparación), no represente ningún costo para la Institución.
Una vez que cuente con el Dictamen de no Utilidad, elaborará una Solicitud de Baja de
Bienes Muebles, en la que relacionará los Bienes Muebles a desincorporar por la Causa
de Bienes No Útiles (incisos a, c, d y e). y lo enviará al Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros en forma anual.
En el caso de bienes informáticos, para la elaboración del Dictamen de no Utilidad,
podrá solicitar apoyo de los proveedores de su localidad siempre y cuando la valoración
que realice (presupuesto de reparación), no represente ningún costo para la Institución.
Enviará el Dictamen de No Utilidad al Departamento de Soporte Técnico,
Mantenimiento y Telecomunicaciones, (anexando la valoración del proveedor) quien
solicitará el Vo. Bo. de la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos
Administrativos.
Elaborará y enviará la Solicitud de Baja de Bienes Muebles al Departamento de
Inventarios, Almacén y Seguros, una vez obtenido el Vo. Bo. de la Subdirección de
Desarrollo de Sistemas y Procesos Administrativos; de lo contrario dichos bienes no
podrán ser considerados para su baja.
Remitirá al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, una vez concluido el
trámite de disposición final de los Bienes, los documentos que amparen su realización,
los cuales, dependiendo de cada caso, pueden variar entre uno o todos los siguientes:
ENAJENACIÓN DONACIÓN
a) Acta por venta de
Bienes (original)
b) Recibo de Ingresos
(copia)
c) Ficha de Depósito
(copia)
d) Identificación
oficial del
comprador (copia)
e) Contrato de
Donación de Bienes
(original)
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
6 de 33
Dirección General Adjunta Administrativa
Validará la circular elaborada por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios en la
que solicita a las Área de la Institución y Unidades Operativas de zona metropolitana y
foránea el reporte de los Bienes Muebles No Útiles para su baja.
Presentará al Órgano de Gobierno, el Programa Anual de Disposición Final de Bienes
Muebles para su aprobación.
Integrará la carpeta con los asuntos a tratar que se presentará a la Comisión de
Vigilancia y Órgano de Gobierno.
Comité de Bienes Muebles
Revisará, autorizará y dará seguimiento al Programa Anual de Disposición Final de
Bienes Muebles presentado por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
Determinará la disposición final de los bienes no útiles para su seguimiento, mismos
que deberán ser contemplados en el Programa Anual de Disposición Final de Bienes
Muebles.
Responsable de los Recursos Materiales
Presentará al Comité de Bienes Muebles el Programa Anual de Disposición Final de
Bienes de cada ejercicio para su revisión y autorización.
Revisará, validará y presentará en forma anual a la Dirección General Adjunta
Administrativa, el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles, a fin de
que éste sea formalizado y entregado para su autorización a la Comisión de Vigilancia
y Consejo Directivo de la Entidad.
Solicitará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la publicación del
Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles, en la página Web
Institucional.
Revisará y validará el Dictamen de no Utilidad elaborado por el Departamento de
Servicios Generales.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
7 de 33
Propondrá la Disposición Final de los Bienes Muebles de las Áreas y Unidades
Operativas de zona metropolitana y foránea al Comité.
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
Elaborará el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles, con la
documentación reportada, el cual será presentado para su autorización al Órgano de
Gobierno, en la IV Reunión Ordinaria de cada ejercicio.
Dará seguimiento al cumplimiento del Programa Anual de Disposición Final de Bienes
Muebles.
Actualizará y proporcionará a las Áreas y Unidades Operativas a través de Intranet, los
formatos necesarios para los trámites de Baja de Bienes Muebles (Solicitud de Baja y
Dictamen de no Utilidad).
Concentrará y revisará que las Solicitudes de Baja de Bienes Muebles, enviadas por las
Áreas y Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea, estén correctamente
requisitadas con los datos de los Bienes propuestos y que concuerden con la
documentación soporte (Dictamen de No Utilidad) e integrará el expediente con las
Solicitudes de Baja y Dictámenes de No Utilidad.
Asesorará a las áreas de zona foránea para que éstas lleven a cabo la Desincorporación
de Bienes.
Notificará por escrito a las Unidades Operativas de zona foránea del destino final
autorizado de los Bienes propuestos a desincorporar.
Deberá realizar las acciones pertinentes para la disposición final de los Bienes, ya sea
por enajenación ó donación, en apego a la normatividad aplicable y a lo autorizado por
el Órgano de Gobierno.
Informará a los Departamentos de Contabilidad y Soporte Técnico, Mantenimiento y
Telecomunicaciones (únicamente en caso de Bienes Informáticos) los Bienes que hayan
sido dados de baja, anexando la documentación soporte correspondiente.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
8 de 33
Departamento de Servicios Generales
Elaborará el Dictamen de no Utilidad a las Áreas y Unidades Operativas de zona
metropolitana, de los Bienes Muebles solicitados para su desincorporación del
Patrimonio Institucional y en el caso que se requiera, solicitará apoyo al proveedor
contratado para realizar el mantenimiento institucional. Una vez elaborado, se solicitará
la autorización de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
Enviará a las Áreas y Unidades Operativas, el Dictamen de no Utilidad, autorizado por
la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos Administrativos
Revisará y validará el Dictamen de No Utilidad elaborado por el Departamento de
Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones a petición del Área o Unidad
Operativa solicitante.
Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones
Valorará los Bienes Informáticos que las Áreas y Unidades Operativas de zona
metropolitana le requieran para dictaminar una posible baja, y solicitará en caso
necesario, el apoyo del proveedor contratado para los mantenimientos de equipo de
cómputo institucional.
Elaborará el Dictamen de no Utilidad de los Bienes Informáticos, de acuerdo a lo
verificado en la revisión de los mismos.
Hará del conocimiento al Responsable de la Unidad Operativa de zona foránea, que
para la elaboración del Dictamen Técnico de no Utilidad, deberá solicitar apoyo de los
proveedores de su localidad siempre y cuando la valoración que realice (presupuesto de
reparación), no represente ningún costo para la Institución.
Retirará los bienes propuestos para su desincorporación por inutilidad, de las Áreas y
Unidades Operativas de zona metropolitana, a fin de concentrarlos en un solo lugar y
los entregará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, para el trámite
correspondiente.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
9 de 33
Unidades Operativas de zona metropolitana:
Solicitarán el Dictamen de No Utilidad al Departamento de Servicios Generales.
únicamente para el equipo eléctrico (máquinas de escribir, sumadoras, teléfonos, fax).
Unidades Operativas de zona foránea:
Elaborarán el dictamen técnico con el apoyo de algún proveedor de la localidad;
siempre y cuando la valoración que se realice (presupuesto de reparación), no
represente ningún costo para la Institución.
Para bienes informáticos solicitará el Visto Bueno del Departamento de Soporte
Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones, previa valoración del proveedor de la
localidad.
Concentrarán los Bienes en el lugar destinado para este fin, mientras es autorizada su
desincorporación y se determine cuál será la disposición final de los mismos
MATERIALES
Solicitud de Servicios
Resguardo (original)
SISACFI
REFERENCIAS
Artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Ley General de Bienes Nacionales, Título Quinto de los Bienes Muebles de la
Administración Pública Federal Capítulo Único.
Ley Federal de Entidades Paraestatales
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
10 de 33
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la
Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de
Diciembre de 2006.
Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes
Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, publicadas en el Diario
Oficial de la Federación el 30 de Diciembre de 2004.
Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de Julio de
2010.
Lista de Valores Mínimos que es publicada bimestralmente la Secretaría de la Función
Pública en el Diario Oficial de la Federación.
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C.
ANEXOS
Dictamen de No Utilidad (original)
Solicitudes de Baja de Bienes Muebles (original)
Resguardo (original)
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
11 de 33
Jefe/a del Depto.
de Inv., Almacén
y Seguros
Responsable de
los Recursos
Materiales
Jefe/a del Depto.
de Inv., Almacén
y Seguros
Subjefe/a de
Inventarios
Profesional
Ejecutivo/a
Control de Bienes
Unidad
Administrativa
y/o Director/a de
la Unidad
Operativa
1. Elabora anualmente una circular solicitando a las
áreas administrativas y unidades operativas de zona
metropolitana y foránea, que reporten sus bienes no
útiles. Turna circular al/la Responsable de Recursos
Materiales para su revisión.
2. Recibe circular, revisa, rubrica, y turna a la Dirección
General Adjunta Administrativa para su
autorización; y una vez firmada la devuelve al Jefe/a
del Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros.
3. Recibe del/la Responsable de los Recursos
Materiales la circular autorizada, y turna al Subjefe/a
de Inventarios.
4. Recibe circular y turna al/la Profesional Ejecutivo
Control de Bienes para su envío.
5. Recibe circular y solicita su envío por correo
electrónico a las áreas de la Institución y Unidades
Operativas de zona metropolitana y foránea
mediante el buzón al Depto. de Soporte Técnico
Mantenimiento y Telecomunicaciones.
6. Recibe circular mediante correo electrónico, revisa
los bienes muebles con los que cuenta, para
determinar la necesidad de solicitar su
desincorporación de acuerdo con lo establecido en el
presente procedimiento.
7. Elabora oficio en el que solicita Dictamen de No
Utilidad de los Bienes, al Departamento de Soporte
Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones; en
caso de bienes informáticos y al Departamento de
Servicios Generales si es mobiliario, equipo y
vehículos.
Circular
Circular
Circular
Circular
Circular
Circular
Oficio
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
12 de 33
Unidad
Administrativa
y/o Director/a de
la Unidad
Operativa
Jefe/a del Depto.
de Inv., Almacén
y Seguros
Subjefe/a de
Inventarios
Profesional
Ejecutivo/a
Control de Bienes
Subjefe/a de
Inventarios
8. Recibe Dictamen de No Utilidad de los bienes
reportados por parte de las áreas responsables,
elabora la Solicitud de Baja de Bienes Muebles y
envía ambos documentos junto con oficio al
Departamento de Inventarios Almacén y Seguros.
9. Recibe oficio, Solicitud de Baja de Bienes Muebles
y Dictamen de No Utilidad, revisa y turna al
Subjefe/a de Inventarios.
10. Recibe oficio y Solicitud de Baja de Bienes
Muebles y turna al/la Profesional Ejecutivo-Control
de Bienes para la verificación de los datos en el
Inventario.
11. Recibe oficio, Solicitud de Baja de Bienes Muebles
y Dictamen de no Utilidad, revisa y verifica que los
datos correspondan a los registros que se tienen en el
Inventario.
12. Captura en el SISACFI, en cada uno de los registros
de los Bienes, en los que se solicita su baja, la
leyenda “PROPUESTO PARA BAJA”, así como el
número de sesión de Órgano de Gobierno en que se
presentará la propuesta para su autorización.
13. Notifica al Subjefe/a de Inventarios que los bienes
propuestos para baja han sido capturados.
14. Recibe del/la Profesional Ejecutivo/a el Dictamen de
No Utilidad, Solicitud de Baja y resguardos; solicita
mediante el Buzón DGAA solicitando al
Departamento de Servicios Generales sean retirados
los Bienes a desincorporar de Oficinas Centrales y
Unidades Operativas de zona metropolitana, a fin de
que se concentren en el lugar destinado para este fin.
Dictamen de
No Utilidad y
Solicitud de
Baja de Bienes
Muebles
Oficio y
Solicitud de
Baja de Bienes
Muebles
SISACFI
Dictamen de
No Utilidad,
Solicitud de
Baja
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
13 de 33
Subjefe/a de
Inventarios
Jefe/a del Depto.
de Inv., Almacén
y Seguros
Profesional
Ejecutivo/a
Control de Bienes
Subjefe/a de
Inventarios
Jefe/a del Depto.
de Inv., Almacén
y Seguros
15. Informa al Jefe/a del Depto. de Inventarios que los
bienes propuestos para baja han sido capturados en
el SISACFI.
16. Gira instrucciones al/la Profesional Ejecutivo/a-
Control de Bienes para que realice el trámite de
desincorporación.
17. Acude al Área o Unidad el día en que está
programado el servicio de retiro de Bienes, junto con
el personal del Departamento de Servicios Generales
para proceder a retirarlos.
18. Concentra los Bienes en el lugar destinado para este
fin, mientras es autorizada su desincorporación y se
determine cuál será la disposición final de los
mismos.
19. Elabora el resumen de los bienes propuestos a
desincorporar, el Programa Anual de Disposición
Final de Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo
turna al Subjefe/a de Inventarios para su revisión.
20. Recibe el Programa Anual de Disposición Final de
Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa si
es el caso solicita correcciones y turna al Jefe/a de
Depto.
21. Recibe el Programa Anual de Disposición Final de
Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa la
propuesta de disposición final, coteja el resumen
contra la documentación soporte del mismo, en su
caso realiza correcciones, firma el programa, rubrica
la Solicitud y envía a la Subdirección de
Adquisiciones y Servicios.
Resumen de
Bienes,
Programa y
Solicitud
Resumen de
Bienes,
Programa y
Solicitud
Resumen de
Bienes,
Programa y
Solicitud
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
14 de 33
Responsable de
Recursos
Materiales
Jefe/a del Depto.
de Inv., Almacén
y Seguros
Subjefe/a de
Inventarios
Profesional
Ejecutivo/a
Control de Bienes
Jefe/a del Depto.
de Inv., Almacén
y Seguros
22. Recibe el Programa Anual de Disposición Final de
Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa,
firma el programa, rúbrica la Solicitud de Acuerdo y
recaba la firma de la Dirección General Adjunta
Administrativa en ambos documentos. Turna copia
del Programa y de la Solicitud al Jefe/a del
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
23. Recibe copia del Programa Anual de Disposición
Final de Bienes Muebles y de la Solicitud de
Acuerdo ambos rubricados por la Dirección General
Adjunta Administrativa y turna al Subjefe/a de
Inventarios.
24. Recibe copia de los documentos y turna al/la
Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes para el
trámite de difusión.
25. Recibe copia de los documentos y solicita al
Departamento de Sistemas la publicación del
Programa Anual de Disposición Final de Bienes
Muebles en la página WEB Institucional.
26. Integra el expediente de baja de los bienes no útiles
con los documentos que se mencionan a
continuación y turna al Subjefe/a de Inventarios.
Solicitud de Baja de Bienes Muebles
Dictamen de No Utilidad
Resguardo
Programa y
Solicitud
Programa y
Solicitud
Expediente de
baja
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
15 de 33
Subjefe/a de
Inventarios
27. Recibe y revisa la integración del expediente de los
bienes propuestos para baja, y conjuntamente con el
Jefe/a de Depto. coordinan las acciones necesarias a
fin de que se lleve a cabo la disposición final de los
Bienes, de conformidad con lo autorizado por la
Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
28. Termina Procedimiento.
Expediente de
baja
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
16 de 33
Jefe/a del Depto. de
Inventarios, Almacén y
Seguros
Responsable de los Recursos
MaterialesSubjefe/a de Inventarios
Profesional Ejecutivo/a
Control de Bienes
Unidad Administrativa y/o
Director/a de la Unidad
Operativa
Oficio
Circular CircularCircularCircular
CircularCircular
INICIA
Elabora anualmente una circular solicitando a las áreas administrativas y unidades operativas de zona metropolitana y foránea, que reporten sus bienes no útiles. Turna circular al/la Responsable de Recursos Materiales para su revisión.
1
Recibe circular, revisa, rubrica, y turna a la Dirección General Adjunta Administrativa para su autorización; y una vez firmada la devuelve al Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
2
Recibe del/la Responsable de los Recursos Materiales la circular autorizada, y turna al Subjefe/a de Inventarios.
3
Recibe circular y turna al/la Profesional Ejecutivo Control de Bienes para su envío.
4
Recibe circular y solicita su envío por correo electrónico a las áreas de la Institución y Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea mediante el buzón al Depto. de Soporte Técnico Mantenimiento y Telecomunicaciones.
5
Recibe circular mediante correo electrónico, revisa los bienes muebles con los que cuenta, para determinar la necesidad de solicitar su desincorporación de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.
6
Elabora oficio en el que solicita Dictamen de No Utilidad de los Bienes, al Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones; en caso de bienes informáticos y al Departamento de Servicios Generales si es mobiliario, equipo y vehículos.
A
7
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
17 de 33
Jefe/a del Depto. de
Inventarios, Almacén y
Seguros
Responsable de los Recursos
MaterialesSubjefe/a de Inventarios
Profesional Ejecutivo/a
Control de Bienes
Unidad Administrativa y/o
Director/a de la Unidad
Operativa
Dictamen
Dictamen
Solicitud de baja de bienes
Solicitud de baja de bienes
Oficio
Oficio
Dictamen
Oficio
Recibe Dictamen de No Utilidad de los bienes reportados por parte de las áreas responsables, elabora la Solicitud de Baja de Bienes Muebles y envía ambos documentos junto con oficio al Departamento de Inventarios Almacén y Seguros.
8
Recibe oficio, Solicitud de Baja de Bienes Muebles y Dictamen de No Utilidad, revisa y turna al Subjefe/a de Inventarios.
Recibe oficio, Solicitud de Baja de Bienes Muebles y Dictamen de no Utilidad, revisa y verifica que los datos correspondan a los registros que se tienen en el Inventario.
9
Recibe oficio y Solicitud de Baja de Bienes Muebles y turna al/la Profesional Ejecutivo-Control de Bienes para la verificación de los datos en el Inventario.
A
10 11
B
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
18 de 33
Jefe/a del Depto. de
Inventarios, Almacén y
Seguros
Responsable de los Recursos
MaterialesSubjefe/a de Inventarios
Profesional Ejecutivo/a
Control de Bienes
Unidad Administrativa y/o
Director/a de la Unidad
Operativa
Dictamen
Captura en el SISACFI, en cada uno de los registros de los Bienes, en los que se solicita su baja, la leyenda “PROPUESTO PARA BAJA”, así como el número de sesión de Órgano de Gobierno en que se presentará la propuesta para su autorización.
12
Notifica al Subjefe/a de Inventarios que los bienes propuestos para baja han sido capturados.
Recibe del/la Profesional Ejecutivo/a el Dictamen de No Utilidad, Solicitud de Baja y resguardos; solicita mediante el Buzón DGAA solicitando al Departamento de Servicios Generales sean retirados los Bienes a desincorporar de Oficinas Centrales y Unidades Operativas de zona metropolitana, a fin de que se concentren en el lugar destinado para este fin.
14
Gira instrucciones al/la Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes para que realice el trámite de desincorporación.
13
Informa al Jefe/a del Depto. de Inventarios que los bienes propuestos para baja han sido capturados en el SISACFI.
1516
B
C
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
19 de 33
Jefe/a del Depto. de
Inventarios, Almacén y
Seguros
Responsable de los Recursos
MaterialesSubjefe/a de Inventarios
Profesional Ejecutivo/a
Control de Bienes
Unidad Administrativa y/o
Director/a de la Unidad
Operativa
Solicitud
Programa
Recibe el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa la propuesta de disposición final, coteja el resumen contra la documentación soporte del mismo, en su caso realiza correcciones, firma el programa, rubrica la Solicitud y envía a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
Solicitud
Programa
Solicitud
Programa
Resumen de bienes
Acude al Área o Unidad el día en que está programado el servicio de retiro de Bienes, junto con el personal del Departamento de Servicios Generales para proceder a retirarlos.
17
Concentra los Bienes en el lugar destinado para este fin, mientras es autorizada su desincorporación y se determine cuál será la disposición final de los mismos.
Elabora el resumen de los bienes propuestos a desincorporar, el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo turna al Subjefe/a de Inventarios para su revisión.
19
18
Recibe el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa si es el caso solicita correcciones y turna al Jefe/a de Depto.
2021
C
D
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES
20 de 33
Jefe/a del Depto. de
Inventarios, Almacén y
Seguros
Responsable de los Recursos
MaterialesSubjefe/a de Inventarios
Profesional Ejecutivo/a
Control de Bienes
Unidad Administrativa y/o
Director/a de la Unidad
Operativa
Expediente de ba ja
Solicitud
Programa
Solicitud
Programa
Recibe copia de los documentos y turna al/la Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes para el trámite de difusión.
Expediente de baja
Recibe el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles y la Solicitud de Acuerdo, revisa, firma el programa, rúbrica la Solicitud de Acuerdo y recaba la firma de la Dirección General Adjunta Administrativa en ambos documentos. Turna copia del Programa y de la Solicitud al Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
22
Recibe copia del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles y de la Solicitud de Acuerdo ambos rubricados por la Dirección General Adjunta Administrativa y turna al Subjefe/a de Inventarios.
Integra el expediente de baja de los bienes no útiles con los documentos Correspondientes y turna al Subjefe/a de Inventarios.
26
24
Recibe copia de los documentos y solicita al Departamento de Sistemas la publicación del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles en la página WEB Institucional.
25
23
D
Recibe y revisa la integración del expediente de los bienes propuestos para baja, y conjuntamente con el Jefe/a de Depto. coordinan las acciones necesarias a fin de que se lleve a cabo la disposición final de los Bienes, de conformidad con lo autorizado por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
27
TERMINA
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
21 de 33
I. Nombre del Formato:
DICTAMEN DE NO UTILIDAD
II. Clave: Sin Clave
III. Objetivo: Contar con un documento regulatorio que se emita con el
objeto de garantizar la clara transparencia para acreditar
las causas de no utilidad de los Bienes Muebles como no
útiles.
IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Servicios Generales, para Bienes
resguardados a Oficinas Centrales y Unidades Operativas
de zona metropolitana.
Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y
Telecomunicaciones, para Bienes Informáticos
resguardados a Oficinas Centrales y Unidades Operativas
de zona metropolitana y foránea.
El Director de las Unidades Operativas de zona foránea, si
son Bienes Muebles, en caso de ser Bienes Informáticos,
se deberán reportar al Departamento de Soporte Técnico,
Mantenimiento y Telecomunicaciones para su
elaboración.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se solicite la dictaminación de un Bien
VI. Integración del Formato: Original y copia
VII. Distribución: Original: Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros
Copia: Archivo del Área o de la Unidad Operativa
VIII. Forma de Llenado:
Máquina de escribir o computadora
IX. Observaciones:
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
22 de 33
1
FECHA:
Día, mes y año en que se elabora el Formato.
2 ADSCRIPCIÓN: El nombre del Área (en caso de Oficinas
Centrales) o de la Unidad Operativa de zona
metropolitana o foránea que elabora el formato.
3 HOJA: DE: Número de Solicitudes que se elaboran.
4 CENTRO DE COSTO: Centro de Costo del Área o Unidad Operativa
que corresponda.
5
No. DE INVENTARIO
CVE. CABM
Anotar el número de inventario que se
encuentra en la Tarjeta de Resguardo CB02.
Ejemplo: I450400314
6 PROG Anotar el número progresivo que se encuentra
en la Tarjeta de Resguardo CB02. Ejemplo:
510.
7 DESCRIPCIÓN DEL BIEN El nombre del Bien registrado en la Tarjeta de
Resguardo CB02. Ejemplo: Silla Fija Apilable.
8 MARCA
Marca del Bien, el cual se encuentra en la
Tarjeta de Resguardo CB02.
9 MODELO Modelo del Bien, el cual se encuentra en la
Tarjeta de Resguardo CB02.
10 SERIE Serie del Bien, el cual se encuentra en la
Tarjeta de Resguardo CB02.
11 DIAGNÓSTICO Anotar el estado físico del Bien, condiciones,
costo de rehabilitación, etc.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
23 de 33
12
BIENES NO ÚTILES
Marcar con una “X” el inciso que corresponda
a los Bienes no Útiles
A) Cuya obsolescencia o grado de deterioro
imposibilita su aprovechamiento en el
servicio.
B) Aún funcionales pero que ya no se
requieren para la prestación del servicio.
C) Que se han descompuesto y no son
susceptibles de reparación.
D) Que se han descompuesto y su
reparación no resulta rentable.
E) Que son desechos y no es posible su
reaprovechamiento.
F) Que no son susceptibles de
aprovechamiento en el servicio por una
causa distinta de las señaladas.
13 NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN
ELABORA Y AUTORIZA EL
DICTAMEN DE NO UTILIDAD
Nombre, cargo y firma del responsable de la
Valoración Técnica:
Para las Áreas y Unidades Operativas de zona
metropolitana, el Subdirector de Adquisiciones
y Servicios.
Para Bienes Informáticos de las Áreas y
Unidades Operativas de zona metropolitana y
foránea el Subdirector de Desarrollo de
Sistemas y Procesos Administrativos.
Para Unidades Operativas de zona foránea,
nombre y firma del Director, como responsable
únicamente para Bienes Muebles.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
24 de 33
FECHA:
ADSCRIPCIÓN: HOJA: _______ DE: _______
CENTRO DE COSTO: ______________
DIAGNÓSTICO
CVE.CABM PROG(Estado físico, condiciones, costo de rehabilitación,
etc.)A) B) C) D) E) F)
A) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio;B) Aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio;C) Que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación;D) Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable;E) Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento.
F) Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las señaladas.
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS
DICTAMEN DE NO UTILIDAD
No. DE INVENTARIO
DESCRIPCIÓN DEL BIEN MARCA MODELO SERIE
BIENES NO UTILES
BIENES NO UTILES, AQUELLOS:
Nota: Declaro bajo protesta de decir verdad que los bienes reportados en este Dictamen cumplen con los requisitos normativos, para que sean dados de baja.
NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN ELABORÁ Y AUTORIZA
EL DICTAMEN DE NO UTILIDAD
2
3
4
1
65 7 8 9 10 11 12
13
12
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
25 de 33
I. Nombre del Formato:
SOLICITUD DE BAJA DE BIENES MUEBLES
II. Clave: Sin Clave
III. Objetivo: Contar con un documento regulatorio que se emita con el
objeto de garantizar clara transparencia para la baja de
Bienes Muebles.
IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se soliciten Bienes para su baja
VI. Integración del Formato: Original y copia
VII. Distribución: Original: Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros
Copia: Archivo del Área o de la Unidad Operativa
VIII. Forma de Llenado:
Máquina de escribir o computadora
IX. Observaciones:
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
26 de 33
1
FECHA:
Día, mes y año en que se elabora el Formato.
2 ADSCRIPCIÓN: El nombre del Área (en caso de Oficinas
Centrales) o de la Unidad Operativa de zona
metropolitana o foránea que elabora el formato.
3 HOJA: DE: Número de Solicitudes que se elaboran.
4 CENTRO DE COSTO: Centro de Costo del Área o Unidad Operativa
que corresponda.
5
No. DE INVENTARIO
CVE. CABM
Anotar el número de inventario que se
encuentra en la Tarjeta de Resguardo CB02.
Ejemplo: I450400314
6 PROG Anotar el número progresivo que le
corresponde al Bien para su identificación, el
cual se encuentra en la Tarjeta de Resguardo
CB02 ó Listado de Inventario. Ejemplo: 510.
7 DESCRIPCIÓN DEL BIEN El nombre del Bien registrado en la Tarjeta de
Resguardo CB02. Ejemplo: Silla Fija Apilable.
8 MARCA
Marca del Bien, el cual se encuentra en la
Tarjeta de Resguardo CB02 ó Listado de
Inventario. Ejemplo: PM STEELE
9 MODELO Modelo del Bien, el cual se encuentra en la
Tarjeta de Resguardo CB02 ó Listado de
Inventario.
10 SERIE Serie del Bien, el cual se encuentra en la
Tarjeta de Resguardo CB02.
11
COSTO UNITARIO (C.U.):
Costo del Bien, el cual se encuentra en la
Tarjeta de Resguardo CB02 ó Listado de
Inventario. Ejemplo: $200.00
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
27 de 33
12
CAUSA DE LA BAJA
INUTILIDAD
13 NOMBRE Y FIRMA DEL
RESPONSABLE DE LA ADSCRIPCIÓN
Firma del/la Responsable del Área y/o Unidad
Operativa
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
28 de 33
FECHA: 16- OCTUBRE- 2009
ADSCRIPCIÓN: DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS HOJA: 1 DE: 1
CENTRO DE COSTO: 8792
CVE.CABM PROG
I450400314 540 SILLA FIJA APILABLE PM STEELE S16 200.00$ INUTILIDAD
NOTA: ESTA SOLICITUD DEBERÁ VENIR ACOMPAÑADA DEL DICTAMEN DE NO UTILIDAD.
MARCA MODELO SERIE C.U. CAUSA DE LA BAJA
LIC. EDUARDO G. VALENCIA CRUZ
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE
DE LA ADSCRIPCIÓN
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS
SOLICITUD DE BAJA DE BIENES MUEBLES
No. DE INVENTARIODESCRIPCIÓN DEL BIEN
11
2
1
3
4
5 6 7 8 9 10 12
13
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
29 de 33
I. Nombre del Formato:
RESGUARDO
II. Clave:
III. Objetivo: Contar con un documento regulatorio que se emita de
manera individual para cada bien, con el objeto de crear
un compromiso de responsabilidad del usuario
(resguardatairo) para con la institución, acerca del buen
uso y cuidado de cada bien a su cargo y en el que se
detallan todas y cada una de las características del mismo.
IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Inventarios y Almacén.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se designe un responsable para el resguardo
de un bien mueble.
VI. Integración del Formato: Original y copia
VII. Distribución: Original: Departamento de Inventarios y Almacén.
Copia: Archivo del CIJ
VIII. Forma de Llenado: Por computadora
IX. Observaciones:
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
30 de 33
1
09
Clave correspondiente a la unidad conformada
de nueve dígitos.
2 DESCRIPCIÓN COMPLEMENTARIA Características o especificaciones del bien
mueble a resguardar.
3 ADSCRIPCION DEL BIEN MUEBLE: El nombre de la Unidad en donde se resguarda
el bien mueble.
4 CENTRO DE COSTO: Número del centro de costo correspondiente a
la Unidad donde se resguarda el bien,
conformado de cuatro dígitos.
5 RAMO: Ramo Presupuestal
6 UNIDAD: Clave de identidad asignada para la
identificación de la institución ante la S.S.
7 CLASIFICADOR POR OBJETO: Clave de la partida presupuestal por la cual se
adquiere el bien de acuerdo a sus
características.
8 CLAVE CABMS: Clave de diez dígitos, asignada al bien en base
al catalogo de adquisiciones de bienes muebles
(CABMS).
9 No. PROG.: Número consecutivo correspondiente al bien de
acuerdo a la clave CABMS
10 CAUSA: Clave asignada para el recurso
11 RECURSO: Recurso utilizado en la adquisición del bien.
RF Recurso Fiscal, RP Recurso Propio y RD
Recurso Donado.
12 ALTA
DÍA-MES-AÑO:
La fecha de expedición de la factura o
documento que ampare la adquisición del bien
mueble a resguardar.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-004-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
31 de 33
13
FACTURA:
El número de folio correspondiente a la factura
o documento que ampara la adquisición del
bien.
14 COSTO: Valor del bien de acuerdo a la factura o
documento que ampare su adquisición.
15 MES: Mes del año en que se registra el bien.
16 AÑO: Año en que se registra el bien.
17 MARCA: La marca del bien.
18 MOD.: Modelo del bien
19 SERIE: El número de serie correspondiente al bien.
20 MOTOR: En el caso de vehículos el número de serie del
motor.
21 AÑO: Fecha de fabricación en caso de vehículos.
22 APELLIDO PATERNO: Apellido paterno del resguardatario.
23 APELLIDO MATERNO: Apellido materno del resguardatario.
24 NOMBRE (S): Nombre (s) del resguardatario.
25 R.F.C. Registro federal de contribuyentes del
resguardatario.
26 FIRMA: Firma autógrafa del resguardatario.
27 FECHA: El día, mes y año en el que se firma el
resguardo la partir del cual éste queda como
responsable de la custodia y buen uso del bien.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
32 de 33
28
RESPONSABLE DE LOS RECURSOS
MATERIALES DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
Apellidos, nombre (s) y firma del/la
responsable de los recursos materiales en la
entidad.
29 ENCARGADO DE INVENTARIOS DE
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Apellidos, nombre (s) y firma del responsable
de los inventarios de los bienes muebles de la
entidad.
30 RESPONSABLE DE LA SUB-UNIDAD: Apellidos, nombre (s) y firma del/la titular de
la unidad donde se resguarda el bien mueble.
31 FECHA DE IMPRESIÓN: El día, mes y año en que se imprime el formato.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
33 de 33
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
CODIGO: PR-DEIAYS-005-A1
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
MATERIALES
4
REFERENCIAS
5
PROCEDIMIENTO
6
FLUJOGRAMA
12
ANEXOS 16
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Octubre 2015 Octubre 2015 U:/005 INVENTARIOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
1 de 21
OBJETIVO
Llevar a cabo las actividades necesarias para que se realice la enajenación de los Bienes
Muebles No Útiles a través de su venta por adjudicación directa, de acuerdo a la
normatividad aplicable con objeto de dar cumplimiento a lo establecido en el Programa
Anual de Disposición Final de Bienes Muebles.
ALCANCE
Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Dirección General, Direcciones
Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Coordinaciones
Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de
Heroína y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Baja: Es la cancelación del registro de un Bien del inventario del Patrimonio de CIJ, una
vez consumada su disposición final o cuando el Bien se haya extraviado, robado o
siniestrado.
Bienes Muebles: Instrumental tangible considerado como implemento o medio para el
desarrollo de las actividades que realiza el personal de Centros de Integración Juvenil, AC.,
siendo susceptible de la asignación de número de inventario y resguardo de manera
individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los Bienes.
Disposición Final: Es el acto a través del cual se realiza la desincorporación patrimonial
(enajenación, donación, destrucción, etc.).
Enajenación: Es la transmisión de la propiedad de un Bien, como es el caso de la venta y
donación, en Centros de Integración Juvenil, A.C.
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PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
2 de 21
Guía EBC: Es el Libro Azul del Mercado Automovilístico Mexicano, e instrumento
administrativo que sirve de orientación y apoyo para obtener valores de compra y venta de
vehículos usados.
Procedimiento de Venta: Son los procesos de Licitación Pública, Invitación a cuando
menos tres Personas, Adjudicación Directa y Subasta.
Responsable de los Recursos Materiales: Se refiere al Subdirector/a de Adquisiciones y
Servicios.
SISACFI: Sistema de Activo Fijo.
Valor Mínimo de Venta: Es el valor específico, derivado del avalúo realizado por una
institución o persona capacitada para ello, o en el caso de Bienes de desecho, el asignado
por el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, calculado con base en la Lista de
Valores Mínimos para desechos de Bienes Muebles que generen las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal, publicada bimestralmente por la Secretaría
de la Función Pública.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
3 de 21
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Comité de Bienes Muebles
Determinará el procedimiento por el cual se deberá llevar a cabo la Enajenación de
Bienes Muebles No Útiles, ya sea por Licitación Pública, Invitación a cuando menos 3
Personas ó Adjudicación Directa.
Dará seguimiento al del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles
Autorizará los actos para la desincorporación patrimonial de desechos, con vigencia
mayor a un año.
Analizará los informes trimestrales de conclusión o trámite de los asuntos sometidos al
comité, así como de todas las enajenaciones efectuadas en el periodo por CIJ, a fin de,
en su caso, disponer las medidas de mejora o correctivas necesarias.
En ningún caso podrán los comités emitir las autorizaciones o aprobaciones, cuando
falte el cumplimiento de algún requisito o no se cuente con los documentos esenciales
exigidos por las disposiciones aplicables. En consecuencia, no producirán efecto alguno
los acuerdos condicionados en cualquier sentido.
Responsable de los Recursos Materiales
Determinará la Disposición final de bienes muebles por adjudicación directa, siempre y
cuando su valor mínimo de venta de éstos en su conjunto no excedan del equivalente a
1000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.
Determinará el valor de los Bienes Muebles No Útiles propuestos y presentará al
Comité de Bienes Muebles, para su autorización.
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PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
4 de 21
Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios y Jefe/a del Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros
Presentarán al Comité de Bienes Muebles el Programa Anual de Disposición de Bienes
Muebles para determinar el Proceso de Enajenación de los mismos.
Firmarán en calidad de testigos el Acta de Adjudicación Directa correspondiente a la
Venta de Bienes.
Director/a o Responsable de la Unidad Operativa de Zona Foránea
Designará a los colaboradores que firmarán en calidad de testigos el Acta de
Adjudicación Directa correspondiente a la venta de bienes.
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
Llevará a cabo las actividades correspondientes a la Enajenación de Bienes Muebles de
Oficinas Centrales y Unidades Operativas de Zona Metropolitana que determine el
Comité de Bienes Muebles.
Determinará el Proceso para la Enajenación de Bienes Muebles de las Unidades
Operativas de Zona Foránea.
MATERIALES
Guía EBC
Recibo de Ingresos
SISACFI
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PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
5 de 21
REFERENCIAS
Artículo 134 Constitucional
Ley General de Bienes Nacionales
Ley Federal de Entidades Paraestatales
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la
Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de
Diciembre de 2006.
Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes
Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.
Lista de Valores Mínimos que es publicada bimestralmente la Secretaría de la Función
Pública en el Diario Oficial de la Federación.
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C.
ANEXOS
Acta de Adjudicación
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PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
6 de 21
Profesional
Ejecutivo/a-
Control de Bienes
Oficinas Centrales y Unidades Operativas de
zona metropolitana
1. Una vez que el Programa Anual de Disposición Final de
Bienes Muebles es Autorizado por el Órgano de
Gobierno, determina el valor de venta de los bienes
muebles no útiles autorizados para su baja,
contemplados en el Programa pudiéndose presentar dos
casos:
1.1 Que se trate de Bienes Muebles No Útiles, en
este caso, determina el valor mínimo de venta de
acuerdo a la Lista de Valores Mínimos, publicada
bimestralmente por la Secretaría de la Función
Pública e informa telefónicamente a posibles
compradores interesados en adquirir los bienes,
proporcionándoles características y el valor
mínimo de venta de los mismos.
1.1.1 A petición de los interesados muestra los
bienes a enajenar.
1.1.2 , Una vez asegurada la compra de los
bienes por alguno de los interesados,
elabora el Acta de Adjudicación Directa
con los datos de los mismos, recaba la
firma del comprador, de la Dirección
General Adjunta Administrativa y de 2
testigos.
1.1.3 Acude a la Caja (Depto. de Tesorería)
acompañado del comprador para
depositar el pago por concepto de la venta
de los bienes.
Acta de
Adjudicación
Directa
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
7 de 21
Profesional
Ejecutivo/a-
Control de Bienes
1.1.4 Recibe el recibo de ingresos, y entrega al
comprador los bienes junto con el recibo
y copia del Acta de Adjudicación.
Captura en el SISACFI la baja de los
bienes enajenados.
1.1.5 Notifica mediante oficio a los
Departamentos de Contabilidad, Soporte
Técnico, Mantenimiento y
Telecomunicaciones, (solo en caso de
bienes informáticos) y Departamento de
Servicios Generales (solo en caso de
bienes eléctricos y electrónicos) los
Bienes autorizados que fueron dados de
baja en el inventario para su seguimiento.
Termina procedimiento.
1.2 Que se trate de Vehículos, en este caso, solicita
al Depto. de Tesorería las facturas originales y al
Depto. de Contabilidad el pago de derechos de
los últimos 5 años.
1.2.1 Determina el valor mínimo de venta de
acuerdo a la Guía EBC.
1.2.2 Realiza la verificación física de cada
vehículo conjuntamente con la persona
designada por el Responsable de Recursos
Materiales, y llena el formato
“Determinación del Valor Mínimo de
Vehículos” para obtener el factor de vida
útil y determinar su valor mínimo de venta.
1.2.3 En caso de que los vehículos por su estado
físico se consideren como desecho ferroso,
obtendrá el valor mínimo de venta con
base en la Lista de Valores Mínimos.
Recibo de
ingresos y
copia del
acta/SISACFI/
Oficio/
Facturas y
pago de
derechos
Formato
“Determina-
ción del Valor
Mínimo de
Vehículos”
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
8 de 21
Profesional
Ejecutivo/a-
Control de Bienes
Nota: En caso de que los vehículos se
encuentren con los motores desvielados y
sus reparaciones sean mayores, el valor de
estos se determinará a través de avalúo.
1.2.4 Informa telefónicamente a posibles
compradores interesados en adquirir los
vehículos proporcionándoles las
características de los mismos.
1.2.5 A petición de los interesados, muestra los
vehículos a enajenar. Continúa
procedimiento.
2. Una vez asegurada la compra de los vehículos
enajenados por alguno de los interesados, elabora el
Acta de Adjudicación Directa con los datos de los
vehículos, recaba la firma del comprador, de la
Dirección General Adjunta Administrativa y de 2
testigos.
3. Acude a la Caja (Depto. de Tesorería) acompañado del
comprador para depositar el pago por concepto de la
venta de los vehículos.
4. Recibe el recibo de ingresos, y entrega al comprador los
vehículos junto con el recibo y copia del Acta de
Adjudicación. Conserva original del Acta para su
archivo.
5. Captura en el SISACFI la baja de los bienes enajenados
e informa al Jefe/a de Depto. que éstos han sido dados
de baja del Sistema.
Recibo de
ingresos y
copia del
acta/SISACFI/
Oficio
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PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
9 de 21
Profesional
Ejecutivo/a-
Control de Bienes
Director/a o
responsable de la
Unidad
Operativa de
zona foránea
6. Notifica mediante oficio a los Departamentos de
Contabilidad, Servicios Generales y área de Seguros los
Bienes autorizados que fueron dados de baja en el
inventario, para su seguimiento.
7. Reporta en el informe de Seguimiento al Programa de
Enajenación de Bienes Muebles, los bienes enajenados
trimestralmente y envía a la Comisión de Vigilancia y
Órgano de Gobierno.
8. Integra y archiva el expediente con todos los
documentos generados durante el proceso.
Unidades Operativas de zona foránea
9. Una vez que el Depto. de Inv., Almacén y Seguros
determina el valor de venta de los bienes muebles no
útiles autorizados para su baja, informa telefónicamente
a posibles compradores interesados en adquirir los
bienes, proporcionándoles las características y el valor
mínimo de venta de los mismos; pudiéndose presentar
dos casos:
9.1. Que se trate de Bienes Muebles No Útiles, en este
caso; y a petición de los interesados muestra los
bienes a enajenar.
9.1.1. Una vez asegurada la compra de los bienes por
alguno de los interesados, elabora el Acta de
Adjudicación con los datos de los mismos,
firma, recaba la firma del comprador, y de 2
testigos.
Acta de
Adjudicación
Recibo de
Ingresos
Recibo de
ingresos y
copia del acta
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-005-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
10 de 21
Director/a o
responsable de la
Unidad
Operativa de
zona foránea
9.1.2. Proporciona al comprador el No. de Cuenta
Bancaria al que deberá realizar el depósito por
concepto de la venta de bienes muebles no
útiles.
9.1.3. Solicita a la Secretaria/o elabore el Recibo de
Ingresos una vez que recibe del comprador la
ficha de depósito bancario por concepto de la
venta de bienes muebles no útiles.
9.1.4. Entrega los bienes al comprador, el Recibo de
Ingresos y copia del Acta de Adjudicación
Directa.
9.1.5. Envía al Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros original del Acta de
Adjudicación Directa y al Departamento de
Tesorería copia del Recibo de Ingresos;
conserva copia de ambos documentos para su
archivo. Continúa procedimiento en punto
No.10.
9.2. Que se trate de vehículos, en este caso, informa
telefónicamente a posibles compradores interesados
en adquirir los vehículos, proporcionándoles las
características y el valor mínimo de venta de los
mismos.
9.2.1. A petición de los interesados, muestra los
vehículos a enajenar.
9.2.2. Una vez asegurada la compra de los vehículos
enajenados por alguno de los interesados,
elabora el Acta de Adjudicación con los datos
de los vehículos, la firma, recaba la firma del
comprador y de 2 testigos.
Original del
acta y copia
del recibo de
ingresos
Acta de
Adjudicación/
Recibo de
Ingresos
Recibo de
ingresos y
copia del acta
Acta original y
copia del
recibo/SISCAF
I
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-005-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
11 de 21
Director/a o
responsable de la
Unidad
Operativa de
zona foránea
Profesional
Ejecutivo/a-
Control de Bienes
9.2.3. Proporciona al comprador el No. de Cuenta
Bancaria al que deberá realizar el depósito por
concepto de la venta de vehículos.
9.2.4. Solicita a la Secretaria/o elabore el Recibo de
Ingresos una vez que recibe del comprador la
ficha de depósito bancario por concepto de la
venta de vehículos.
9.2.5. Entrega los vehículos al comprador, el Recibo
de Ingresos y copia del Acta de Adjudicación
Directa.
9.2.6. Envía al Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros original del Acta de
Adjudicación Directa y al Departamento de
Tesorería copia del Recibo de Ingresos;
conserva copia de ambos documentos para su
archivo. Continúa procedimiento.
10. Recibe de las Unidades Operativas de zona foránea
el original del Acta de Adjudicación Directa de
bienes muebles no útiles o vehículos según
corresponda, y captura en el SISACFI la baja de los
bienes enajenados e informa al Jefe/a de Depto. que
éstos han sido dados de baja del Sistema.
11. Notifica mediante oficio a los Departamentos de
Contabilidad, Servicios Generales y área de Seguros
los Bienes autorizados que fueron dados de baja en
el inventario, para su seguimiento.
12. Reporta en el Informe de Seguimiento al Programa
de Enajenación de Bienes Muebles, los bienes
enajenados trimestralmente y envía a la Comisión de
Vigilancia y Órgano de Gobierno.
Oficio
Expediente/Ac
ta
Acta Original
Oficio
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-005-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
12 de 21
13. Integra y archiva el expediente con todos los
documentos generados durante el proceso.
14. Termina procedimiento.
Expediente
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
13 de 21
Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes Director/a o Responsable de la Unidad
Operativa de zona foránea
Oficio
Acta de Adjudicación c.
Recibo de Ingresos
Acta de Adjudicación
INICIA
Una vez que el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles es Autorizado por el Órgano de Gobierno, determina el valor de venta de los bienes muebles no útiles autorizados para su baja, contemplados en el Programa pudiéndose presentar dos casos:
1
Oficinas Centrales y Unidades Operativas de la zona metropolitana
Se trata de Bienes Muebles No Útiles?
SI NO
Determina el valor mínimo de venta de acuerdo a la Lista de
Valores Mínimos, publicada bimestralmente por la Secretaría de
la Función Pública e informa telefónicamente a posibles
compradores interesados en adquirir los bienes,
proporcionándoles características y el valor mínimo de venta de
los mismos.
A petición de los interesados muestra los bienes a enajenar.
11.1
1.1.1
A
1.1.2
Una vez asegurada la compra de los bienes por alguno de los interesados, elabora el Acta de Adjudicación Directa con los datos de los mismos, recaba la firma del comprador, de la Dirección General Adjunta Administrativa y de 2 testigos.
1.1.3
Acude a la Caja (Depto. de Tesorería) acompañado del comprador para depositar el pago por concepto de la venta de los bienes.
1.1.4
Recibe el recibo de ingresos, y entrega al comprador los bienes junto con el recibo y copia del Acta de Adjudicación. Captura en el SISACFI la baja de los bienes enajenados.
1.1.5
Notifica mediante oficio a los Departamentos de Contabilidad ,
Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones, (solo
en caso de bienes informáticos) y Departamento de Servicios
Generales (solo en caso de bienes eléctricos y electrónicos) los
Bienes autorizados que fueron dados de baja en el inventario
para su seguimiento. Termina procedimiento.
TERMINA
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-005-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
14 de 21
Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes Director/a o Responsable de la Unidad
Operativa de zona foránea
Acta de Adjudicación c.
Recibo de Ingresos
A
B
Formato Determinación del Valor Mínimo
Solicita al Depto. de Tesorería las facturas originales y al Depto. de Contabilidad el pago de derechos de los últimos 5 años.
Determina el valor mínimo de venta de acuerdo a la Guía EBC.
1.2
1.2.1
1
Realiza la verificación física de cada vehículo conjuntamente con la persona designada por el Responsable de Recursos Materiales, y llena el formato “Determinación del Valor Mínimo de Vehículos” para obtener el factor de vida útil y determinar su valor mínimo de venta.
1.2.2
En caso de que los vehículos por su estado físico se consideren como desecho ferroso, obtendrá el valor mínimo de venta con base en la Lista de Valores Mínimos.
1.2.3
Nota: En caso de que los vehículos se encuentren con los motores desvielados y sus reparaciones sean mayores, el valor de estos se determinará a través de avalúo.
Informa telefónicamente a posibles compradores interesados en adquirir los vehículos proporcionándoles las características de los mismos.
1.2.4
A petición de los interesados, muestra los vehículos a enajenar. Continúa procedimiento.
Una vez asegurada la compra de los vehículos enajenados por alguno de los interesados, elabora el Acta de Adjudicación Directa con los datos de los vehículos, recaba la firma del comprador, de la Dirección General Adjunta Administrativa y de 2 testigos.
1.2.5
2
Acude a la Caja (Depto. de Tesorería) acompañado del comprador para depositar el pago por concepto de la venta de los vehículos.
3
Recibe el recibo de ingresos, y entrega al comprador los vehículos junto con el recibo y copia del Acta de Adjudicación. Conserva original del Acta para su archivo.
4
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-005-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
15 de 21
Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes Director/a o Responsable de la Unidad
Operativa de zona foránea
B
Captura en el SISACFI la baja de los bienes enajenados e informa al Jefe/a de Depto. que éstos han sido dados de baja del Sistema.
5
Notifica mediante oficio a los Departamentos de Contabilidad, Servicios Generales y área de Seguros los Bienes autorizados que fueron dados de baja en el inventario, para su seguimiento.
6
Reporta en el informe de Seguimiento al Programa de Enajenación de Bienes Muebles, los bienes enajenados trimestralmente y envía a la Comisión de Vigilancia y Órgano de Gobierno.
Integra y archiva el expediente con todos los documentos generados durante el proceso.
7
8
Recibo de ingresos
Una vez que el Depto. de Inv., Almacén y Seguros determina el
valor de venta de los bienes muebles no útiles autorizados para
su baja, informa telefónicamente a posibles compradores
interesados en adquirir los bienes, proporcionándoles las
características y el valor mínimo de venta de los mismos;
pudiéndose presentar dos casos:
9
Que se trate de Bienes Muebles No Útiles, en este caso; y a petición de los interesados muestra los bienes a enajenar.
9.1
Unidades Operativas de zona foránea
Se trata de Bienes Muebles No Útiles?
SI NO
2
Recibo de ingresos
Acta de Adjudicación c.
Una vez asegurada la compra de los bienes por alguno de los interesados, elabora el Acta de Adjudicación con los datos de los mismos, firma, recaba la firma del comprador, y de 2 testigos.
9.1.1
ReciboActa O.
Proporciona al comprador el No. de Cuenta Bancaria al que deberá realizar el depósito por concepto de la venta de bienes muebles no útiles.
9.1.2
Solicita a la Secretaria/o elabore el Recibo de Ingresos una vez que recibe del comprador la ficha de depósito bancario por concepto de la venta de bienes muebles no útiles.
9.1.3
C
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-005-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
16 de 21
Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes Director/a o Responsable de la Unidad
Operativa de zona foránea
D
Entrega los bienes al comprador, el Recibo de Ingresos y copia del Acta de Adjudicación Directa.
9.1.4
C
Recibo de ingresos
Acta de Adjudicación c.
Recibo de ingresos
Acta de Adjudicación O.
Envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros original del Acta de Adjudicación Directa y al Departamento de Tesorería copia del Recibo de Ingresos; conserva copia de ambos documentos para su archivo. Continúa procedimiento en punto No.10.
9.1.5
Que se trate de vehículos, en este caso, informa telefónicamente a posibles compradores interesados en adquirir los vehículos, proporcionándoles las características y el valor mínimo de venta de los mismos.
A petición de los interesados, muestra los vehículos a enajenar.
9.2
9.2.1
2
3
Recibo de ingresos c.
Acta de Adjudicación O.
Una vez asegurada la compra de los vehículos enajenados por alguno de los interesados, elabora el Acta de Adjudicación con los datos de los vehículos, la firma, recaba la firma del comprador y de 2 testigos.
9.2.2
Proporciona al comprador el No. de Cuenta Bancaria al que deberá realizar el depósito por concepto de la venta de vehículos.
9.2.3
Solicita a la Secretaria/o elabore el Recibo de Ingresos una vez que recibe del comprador la ficha de depósito bancario por concepto de la venta de vehículos.
9.2.4
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-005-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
17 de 21
Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes Director/a o Responsable de la Unidad
Operativa de zona foránea
D
Oficio
Acta de Adjudicación O.
Acta de Adjudicación O.
Acta de Adjudicación c.
Exoediente
Entrega los vehículos al comprador, el Recibo de Ingresos y copia del Acta de Adjudicación Directa.
9.2.5
Envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros original del Acta de Adjudicación Directa y al Departamento de Tesorería copia del Recibo de Ingresos; conserva copia de ambos documentos para su archivo. Continúa procedimiento.
Recibe de las Unidades Operativas de zona foránea el original del Acta de Adjudicación Directa de bienes muebles no útiles o vehículos según corresponda, y captura en el SISACFI la baja de los bienes enajenados e informa al Jefe/a de Depto. que éstos han sido dados de baja del Sistema.
9.2.610
3
Notifica mediante oficio a los Departamentos de Contabilidad, Servicios Generales y área de Seguros los Bienes autorizados que fueron dados de baja en el inventario, para su seguimiento.
11
Expediente
Reporta en el Informe de Seguimiento al Programa de Enajenación de Bienes Muebles, los bienes enajenados trimestralmente y envía a la Comisión de Vigilancia y Órgano de Gobierno.
12
Integra y archiva el expediente con todos los documentos generados durante el proceso.
13
TERMINA
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
18 de 21
I. Nombre del Formato:
ACTA DE ADJUDICACIÓN
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Realizar la enajenación de los bienes muebles no útiles a
través de su venta, con apego a la normativa aplicable.
IV. Responsable de su Formulación: El Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros para
la venta de bienes no útiles de Oficinas Centrales y
Unidades Operativas del área metropolitana.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que sea autorizada la venta mediante oficio, por
la Dirección General Adjunta Administrativa.
VI. Integración del Formato: Original y copia.
VII. Distribución: Original para el Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros.
Copia para el expediente de la Unidad Operativa que lleva
a cabo la venta de bienes no útiles.
VIII. Forma de Llenado: Por computadora
IX. Observaciones: Los Directores de las Unidades Operativas del área
foránea, serán los responsables de llevar a cabo la venta
de bienes no útiles.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
19 de 21
1
En la Cd. de:________________________
Lugar donde se lleva a cabo la Adjudicación de
Bienes.
2 Siendo las: _________ Hora en que se lleva a cabo la Adjudicación de
Bienes.
3 Fecha:_____________________________ Día, Mes y Año en que se lleva a cabo la
Adjudicación de Bienes.
4 En las Instalaciones que ocupa
la:_________
El nombre del Área o Unidad Operativa (CIJ,
UH, o UTPPCH) en donde se lleva a cabo la
Adjudicación de Bienes.
5 Ubicada en: ________________________ Dirección y/o Ubicación del Área o Unidad
Operativa en donde se lleva a cabo la
Adjudicación de Bienes.
6 Las personas: _______________________ Nombre de las personas que se reúnen para
llevar a cabo la Adjudicación de Bienes
7 El o la C.:__________________________ Nombre y dirección de la persona a quién se
adjudican los bienes, así como el número de su
credencial de elector.
8 Con el objeto de formalizar la venta de:___ La cantidad con número de los bienes muebles
adjudicados.
9 Los cuales se describen en: ____________ El nombre del formato en el que se relacionan
los bienes adjudicados (Solicitud de Donación).
10 Fecha: _____________________________ Día, mes y año en que se lleva a cabo la
adjudicación de bienes.
11 En la cantidad de:
$__________________________________
___________________________________
El valor monetario de los bienes adjudicados
con letra y número.
12 D.O.F.:_____________________________ Fecha de publicación de la Lista de Valores
Mínimos para Desechos de Bienes Muebles
que generan las Dependencias y Entidades de
la Administración Pública Federal.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
20 de 21
13
Comprador (a): ______________________
Nombre completo de la persona adjudicada.
14 Se cierra la presente acta a las: __________ Hora en la que se da por cerrada el Acta de
Adjudicación.
15 Entregó:____________________________
Nombre y Firma
Nombre completo y firma de la persona que
lleva a cabo la Adjudicación y Entrega de
Bienes.
16 Recibió:____________________________
Nombre y Firma
Nombre completo y firma de la persona a la
que se le adjudican los bienes.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
21 de 21
ACTA DE ADJUDICACIÓN
En la Ciudad de ___________(1)____________, siendo las ____(2)______horas del día _(3)___ de ___(3)______ de __(3)__, se reunieron en las Instalaciones que ocupa la ________(4)___________, ubicada en _________(5)____________, las personas que a continuación se mencionan: _________________________________(6)________________________________________________________________(6)__________________________________, en funciones como Director (a) de la unidad operativa antes mencionada y de la o el C. ______________(7)_________________en su carácter de comprador (a), quien se identifica con credencial de elector número _____(7)________, con domicilio en _______________________________(7)_________________________________ Con el objeto de formalizar la venta de __(8)__bienes muebles dictaminados como no útiles o inaplicables al servicio de esta unidad operativa, los cuales se describen en ____________________(9)________________________Anexo 1 Los bienes muebles referidos fueron vendidos mediante el procedimiento de Adjudicación Directa el ___________(10)____________, en la cantidad de $____(11)____( 00/100 M.N.) cantidad mayor, al valor mínimo de venta determinado mediante la lista de valores mínimos para desechos de bienes muebles que generen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Publicada en D.O.F. ____________(12)______________, y son recibidos de conformidad por el comprador (a)________(13)_____________, en el estado en que se encuentran los bienes antes mencionados.--------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Previa lectura de la presente, las partes manifiestan su absoluta conformidad, consentimiento y buena fé con el contenido y no habiendo más que hacer constar, se cierra la presente acta a las____(14)____ horas del día de su inicio, procediendo a firmar al margen y al calce quienes intervinieron, ratificando lo manifestado entregando un tanto original a las personas que intervinieron.
Entregó
(15)
Nombre y Firma
Recibió
(16)
Nombre y Firma
Nota: Anexar copia de la identificación de quien recibe y, en caso de no ser el comprador, copia de la carta poder con que se autoriza a recibir los bienes.
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PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
CODIGO: PR-DEIAYS-006-A1
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
MATERIALES
4
REFERENCIAS
5
PROCEDIMIENTO
6
FLUJOGRAMA
10
ANEXOS 13
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Octubre 2015 Octubre 2015 U:/006 INVENTARIOS
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
1 de 23
OBJETIVO
Llevar a cabo las acciones necesarias en tiempo y forma para realizar la Disposición Final
(baja definitiva) en la modalidad de “Donación” de aquellos bienes muebles propiedad de
Centros de Integración Juvenil, A.C., que por su estado físico o nivel de uso, ya no son de
utilidad, vigilando la aplicación estricta de las disposiciones jurídicas y administrativas
aplicables en materia de Bienes Muebles.
ALCANCE
Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Dirección General, Direcciones
Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Coordinaciones
Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de
Heroína y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Baja: Es la cancelación del registro de un Bien del inventario del Patrimonio de CIJ, una
vez consumada su disposición final o cuando el Bien se haya extraviado, robado o
siniestrado.
Bienes Muebles: Instrumental tangible considerado como implemento o medio para el
desarrollo de las actividades que realiza el personal de Centros de Integración Juvenil, AC.,
siendo susceptible de la asignación de número de inventario y resguardo de manera
individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Disposición Final: Es el acto a través del cual se realiza la desincorporación patrimonial
(enajenación, donación, destrucción, etc.).
Enajenación: Es la transmisión de la propiedad de un Bien, como es el caso de la venta y
donación, en Centros de Integración Juvenil, A.C.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
2 de 23
Personas Morales autorizadas para solicitar Donación de Bienes Muebles No Útiles:
Estados, Distrito Federal, Municipios, Instituciones de Salud, Beneficencia o Asistencia,
Educativas o Culturales, Beneficiarios de algún servicio asistencial público a las
comunidades agrarias, ejidos y entidades que lo necesiten para sus fines; siempre que el
valor de los bienes objeto de donación no exceda el equivalente a diez mil días de salario
mínimo vigente en el Distrito Federal.
Responsable de los Recursos Materiales: Se refiere al Subdirector de Adquisiciones y
Servicios.
SISACFI: Sistema de Activo Fijo.
Unidad Administrativa: Se refiere a Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,
Direcciones de Área, Subdirecciones de Área y Departamentos.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
3 de 23
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Órgano de Gobierno
Ratificará la autorización de la Solicitud de Donación de Bienes Muebles y/o Vehículos
No Útiles emitida por el Comité de Bienes Muebles.
Comité de Bienes Muebles
Autorizará la propuesta de Donación de Bienes Muebles No ´Útiles cuyo valor no
exceda del equivalente a quinientos días de salario mínimo general vigente en el
Distrito Federal.
Emitirá el Dictamen de aprobación a la Solicitud de Donación de Bienes Muebles No
Útiles.
Dirección General Adjunta Administrativa
Autorizará mediante firma autógrafa el Contrato de Donación.
Responsable de los Recursos Materiales
Verificará que la Solicitud de Donación de Bienes Muebles No Útiles cumpla con los
términos señalados en la Ley General de Bienes Nacionales y en las Normas Generales
para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la
Administración Pública Federal Centralizada.
Presentará al Comité de Bienes Muebles para su autorización la Solicitud de Donación
de Bienes Muebles No Útiles y la inclusión de estos en el Programa Anual de
Disposición Final de Bienes Muebles.
Tendrá bajo su responsabilidad el revisar e identificar que aquellos bienes muebles y
vehículos susceptibles a donación, estén integrados en el Programa Anual de
Disposición Final de Bienes Muebles.
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PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
4 de 23
Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios y Jefe/a del Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros
Firmarán en calidad de testigos el Contrato de Donación, siempre y cuando la donación
se lleve a cabo en el área metropolitana.
Director/a de la Unidad Operativa de Zona Foránea
Designará a los colaboradores que firmarán en calidad de testigos el Contrato de
Donación.
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
Elaborará el Contrato de Donación de Bienes Muebles No Útiles.
MATERIALES
Solicitud de Donación
Dictamen de aprobación a la Solicitud de Donación
Aprobación de la Solicitud de Donación
SISACFI
Hardware, Software y consumibles
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PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
5 de 23
REFERENCIAS
Artículo 134 Constitucional
Ley General de Bienes Nacionales
Ley Federal de Entidades Paraestatales
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público
Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la
Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de
Diciembre de 2006.
Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes
Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.
Lista de Valores Mínimos que es publicada bimestralmente la Secretaría de la Función
Pública en el Diario Oficial de la Federación.
Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de Julio de
2010.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C.
ANEXOS
Solicitud de Donación
Dictamen de aprobación a la Solicitud de Donación
Autorización a la Solicitud de Donación
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
6 de 23
Unidad
Administrativa
y/o Director/a o
de la
Unidad
Operativa
Responsable de
los Recursos
Materiales
Unidad
Administrativa
y/o Director/a o
de la
Unidad
Operativa
1. Recibe oficio de la propuesta de donación de bienes
muebles no útiles de la persona moral autorizada de
acuerdo con el Art. 133 de la Ley General de Bienes
Nacionales.
2. Envía oficio de propuesta de donación y los datos del
o los bienes a la Dirección General Adjunta
Administrativa para su conocimiento.
3. Recibe de la Dirección General Adjunta
Administrativa el oficio de propuesta de Donación
de Bienes No Útiles, y verifica que los bienes
muebles en conjunto no excedan del equivalente a
1,000 días de salario mínimo general vigente en el
Distrito Federal.
4. Presenta al Comité de Bienes Muebles la propuesta
de donación de bienes muebles no útiles, para su
revisión y/o autorización.
5. Recibe del Comité de Bienes Muebles el dictamen de
la propuesta de donación de bienes muebles no
útiles, pudiéndose presentar dos casos:
5.1 Que el Comité no apruebe la propuesta, en este
caso, notifica mediante oficio al área
administrativa o al Director/a de la Unidad
Operativa.
5.1.1. Recibe oficio de no aprobación a la propuesta
de donación por parte del Responsable de
Recursos Materiales e informa a la Persona
Moral de esta decisión. Termina
procedimiento.
Oficio
Propuesta de
donación
Dictamen
Oficio
Oficio
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PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
7 de 23
Responsable de
los Recursos
Materiales
Jefe/a del Depto.
de Inventarios,
Almacén y
Seguros
Subjefe/a de
Inventarios
Jefe/a del Depto.
de Inventarios,
Almacén y
Seguros
Responsable de
los Recursos
Materiales
5.2 Que el Comité apruebe la propuesta, en este caso,
la envía al Jefe/a del Depto. de Inventarios,
Almacén y Seguros, para que sea contemplada en
el Programa Anual de Disposición Final de
Bienes Muebles
6 Presenta al Órgano de Gobierno la Solicitud de
Donación de Bienes No Útiles junto con el Dictamen
emitido por el Comité de Bienes Muebles, para su
aprobación.
7 Una vez aprobada la propuesta de Donación por el
Órgano de Gobierno, turna al Jefe/a del Depto. de
Inventarios, Almacén y Seguros.
8 Recibe la propuesta de Donación de Bienes Muebles No
Útiles aprobada, y solicita al Subjefe/a de Inventarios
integre el expediente con los documentos de los bienes
muebles ó vehículos no útiles según sea el caso.
9 Integra el expediente con los documentos
correspondientes, elabora el Contrato de Donación y
turna al Jefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y
Seguros para su revisión.
10 Recibe el Contrato de Donación, revisa, si es el caso
realiza correcciones; firma en calidad de testigo y turna
al Responsable de Recursos Materiales para su revisión.
11 Recibe el Contrato de Donación revisa, firma en calidad
de testigo, recaba la firma de autorización de la
Dirección General Adjunta Administrativa y envía al
Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.
Dictamen
Solicitud de
Donación y
Dictamen
Solicitud de
Donación y
Dictamen
Expediente
Contrato de
Donación
Contrato de
Donación
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
8 de 23
Jefe/a del Depto.
de Inventarios,
Almacén y
Seguros
Subjefe/a de
Inventarios
Profesional
Ejecutivo/a-
Control de Bienes
Director/a de la
Unidad
Operativa
foránea
12 Recibe el Contrato de Donación autorizado, y turna al
Subjefe/a de Inventarios.
13 Recibe el Contrato de Donación, y turna al/la
Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes para que
lleve a cabo la entrega de los bienes que fueron
donados.
14 Recibe el Contrato de Donación firmado pudiéndose
presentar dos casos:
14.1 Que se trate de Oficinas Centrales y Unidades
Operativas de zona metropolitana, en este caso,
realiza la entrega de los bienes proporcionando
facturas y pago de derechos en caso de vehículos.
Continúa procedimiento en el punto No.15.
14.2 Que se trate de Unidades Operativas de zona
foránea, en este caso, envía al Director/a de la
Unidad el Contrato de Donación y en caso de
vehículos las facturas originales y el pago de
derechos de los mismos.
14.2.1 Recibe Contrato de Donación, facturas y el
pago de derechos en caso de vehículos, recaba
las firmas faltantes y lleva a cabo la entrega de
los bienes muebles no útiles.
14.2.2 Una vez realizada la entrega, envía mediante
oficio al Depto. de Inventarios, Almacén y
Seguros el original del Contrato de Donación;
conserva copia del mismo y de las facturas y
pago de derechos en caso de vehículos para su
archivo. Continúa procedimiento.
Contrato de
Donación
Contrato de
Donación
Contrato,
facturas y pago
de derechos
Oficio
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
9 de 23
Profesional
Ejecutivo/a-
Control de Bienes
15 Recibe de la Unidad Operativa de zona foránea copia
del Contrato de Donación y captura en el SISACFI los
bienes enajenados para su baja e informa al Jefe/a de
Depto. que éstos han sido dados de baja del Inventario.
16 Notifica mediante oficio al Depto. de Contabilidad y
Depto. de Soporte Técnico, Mantenimiento y
Telecomunicaciones (sólo en caso de bienes
informáticos) los bienes que fueron donados, anexa
copia del Contrato de Donación.
17 Elabora Informe de Seguimiento al Programa Anual de
Disposición Final de Bienes Muebles del ejercicio que
corresponda, y lo envía al Consejo Directivo para su
conocimiento.
18 Integra el expediente con todos los documentos
generados durante el proceso y archiva.
19 Termina procedimiento.
SISACFI
Oficio
Informe de
Seguimiento
Expediente
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-006-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
10 de 23
Oficio
Unidad Administrativa y/o Director/
a o de la
Unidad Operativa
Responsable de los Recursos
Materiales
Jefe/a del Depto. de Inventarios,
Almacén y SegurosSubjefe/a de Inventarios
Profesional Ejecutivo/a-Control de
Bienes
Director/a de la Unidad Operativa
foránea
Dictamen
Oficio
Oficio
OficioOficio
Oficio
INICIA
Recibe oficio de la propuesta de donación de bienes muebles no útiles de la persona moral autorizada de acuerdo con el Art. 133 de la Ley General de Bienes Nacionales.
1
2 3
4
5
5.1.1
Envía oficio de propuesta de donación y los datos del o los bienes a la Dirección General Adjunta Administrativa para su conocimiento.
Recibe de la Dirección General Adjunta Administrativa el oficio de propuesta de Donación de Bienes No Útiles, y verifica que los bienes muebles en conjunto no excedan del equivalente a 1,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.
Presenta al Comité de Bienes Muebles la propuesta de donación de bienes muebles no útiles, para su revisión y/o autorización.
Recibe del Comité de Bienes Muebles el dictamen de la propuesta de donación de bienes muebles no útiles, pudiéndose presentar dos casos:
Se aprueba la propuesta?
Notifica mediante oficio al área administrativa o al Director/a de la Unidad Operativa.
SINO
5.1
Recibe oficio de no aprobación a la propuesta de donación por parte del Responsable de Recursos Materiales e informa a la Persona Moral de esta decisión. Termina procedimiento.
Que el Comité apruebe la propuesta, en este caso, la envía al Jefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros, para que sea contemplada en el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles
5.2
A
TERMINA
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-006-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
11 de 23
Unidad Administrativa y/o Director/
a o de la
Unidad Operativa
Responsable de los Recursos
Materiales
Jefe/a del Depto. de Inventarios,
Almacén y SegurosSubjefe/a de Inventarios
Profesional Ejecutivo/a-Control de
Bienes
Director/a de la Unidad Operativa
foránea
Contrato de Donación
Contrato de Donación Contrato de Donación
Expediente
Dictamen
Solicitud de Donación
Dictamen
Solicitud de Donación
Presenta al Órgano de Gobierno la Solicitud de Donación de Bienes No Útiles junto con el Dictamen emitido por el Comité de Bienes Muebles, para su aprobación.
6
87 9
10
12
Recibe la propuesta de Donación de Bienes Muebles No Útiles aprobada, y solicita al Subjefe/a de Inventarios integre el expediente con los documentos de los bienes muebles ó vehículos no útiles según sea el caso.
Una vez aprobada la propuesta de Donación por el Órgano de Gobierno, turna al Jefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.
Integra el expediente con los documentos correspondientes, elabora el Contrato de Donación y turna al Jefe/a del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros para su revisión.
Recibe el Contrato de Donación, revisa, si es el caso realiza correcciones; firma en calidad de testigo y turna al Responsable de Recursos Materiales para su revisión.
Recibe el Contrato de Donación revisa, firma en calidad de testigo, recaba la firma de autorización de la Dirección General Adjunta Administrativa y envía al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.
11
Recibe el Contrato de Donación autorizado, y turna al Subjefe/a de Inventarios.
A
Recibe el Contrato de Donación, y turna al/la Profesional Ejecutivo/a-Control de Bienes para que lleve a cabo la entrega de los bienes que fueron donados.
13
Recibe el Contrato de Donación firmado pudiéndose presentar dos casos:
14
Realiza la entrega de los bienes proporcionando facturas y pago de derechos en caso de vehículos. Continúa procedimiento en el punto No.15.
Entrega de Bienes para…?
Unidad Operativa foránea
Oficinas Centrales
1
14.1
Envía al Director/a de la Unidad el Contrato de Donación y en caso de vehículos las facturas originales y el pago de derechos de los mismos.
14.2
B
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-006-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES MUEBLES
12 de 23
Pago de derechos
Unidad Administrativa y/o Director/
a o de la
Unidad Operativa
Responsable de los Recursos
Materiales
Jefe/a del Depto. de Inventarios,
Almacén y SegurosSubjefe/a de Inventarios
Profesional Ejecutivo/a-Control de
Bienes
Director/a de la Unidad Operativa
foránea
Expediente
Informe de seguimiento
Oficio
Oficio
Facturas
Contrato de Donación
Recibe Contrato de Donación, facturas y el pago de derechos en caso de vehículos, recaba las firmas faltantes y lleva a cabo la entrega de los bienes muebles no útiles.
14.2.1
15 14.2.2
16
Recibe de la Unidad Operativa de zona foránea copia del Contrato de Donación y captura en el SISACFI los bienes enajenados para su baja e informa al Jefe/a de Depto. que éstos han sido dados de baja del Inventario.
Una vez realizada la entrega, envía mediante oficio al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros el original del Contrato de Donación; conserva copia del mismo y de las facturas y pago de derechos en caso de vehículos para su archivo. Continúa procedimiento.
Notifica mediante oficio al Depto. de Contabilidad y Depto. de Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones (sólo en caso de bienes informáticos) los bienes que fueron donados, anexa copia del Contrato de Donación.
Elabora Informe de Seguimiento al Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles del ejercicio que corresponda, y lo envía al Consejo Directivo para su conocimiento.
17
Integra el expediente con todos los documentos generados durante el proceso y archiva.
18
B
1
TERMINA
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-006-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
13 de 23
I. Nombre del Formato:
SOLICITUD DE DONACIÓN
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Realizar la enajenación de los bienes muebles no útiles a
través de donación con apego a la normativa aplicable
IV. Responsable de su Formulación: La Dependencia o Entidad, Institución, Organización o
Asociación u otros, que solicitan la donación de los
Bienes Muebles a Centros de Integración Juvenil, A.C.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que sea autorizada la Donación por el Comité de
Bienes Muebles de CIJ, A.C. hasta 500 salarios mínimos
vigentes en el Distrito Federal y por la Dirección General
hasta 10,000 salarios mínimos vigentes en el Distrito
Federal.
VI. Integración del Formato: Original y copia.
VII. Distribución: Original para la Dirección General de CIJ, A.C. y copia
para el expediente de la Dependencia o Entidad,
Institución, Organización o Asociación entre otros.
VIII. Forma de Llenado: Por computadora.
IX. Observaciones:
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-006-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
14 de 23
1
Fecha:
Día, mes y año en que se elabora la solicitud.
2 Titular de la Institución (CIJ): Nombre completo del (la) Titular de Centros de
Integración Juvenil, A.C.
3 Justificación de la Solicitud: Especificar claramente la necesidad de
formular la Solicitud de Donación.
4 Descripción del o los Bienes Muebles: Descripción completa del o los bienes muebles.
5 Cantidad: La cantidad con número del o los bienes
muebles.
6 Nombre y firma del Representante Legal: Nombre completo y firma del Representante
Legal de la Dependencia, Entidad, Institución,
Organización y/o Asociación.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-006-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
15 de 23
Fecha: Día/Mes/Año
SOLICITUD DE DONACIÓN
TITULAR DE LA INSTITUCIÓN (CIJ) P R E S E N T E
(JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD)
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
DESCRIPCIÓN DEL O LOS BIENES MUEBLES CANTIDAD
_______________________________________
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL
1
2
3
4 5
6
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-006-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
16 de 23
I. Nombre del Formato:
DICTAMEN DE APROBACIÓN A LA SOLICITUD
DE DONACIÓN
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Presentar al Comité de Bienes Muebles de CIJ, A.C. el
diagnostico o motivo, así como la propuesta de
disposición final de los bienes muebles de la Institución.
IV. Responsable de su Formulación: La Subdirección de Adquisiciones y Servicios por
conducto del Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se incluya en los listados del caso que se
presentan al Comité de Bienes Muebles de CIJ, A.C.
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Se integra a la Carpeta que se presenta al Comité de
Bienes Muebles de CIJ, A.C.
VIII. Forma de Llenado: Por computadora
IX. Observaciones:
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
17 de 23
1
México D.F. a:
Día, mes y año de elaboración de la solicitud de
desincorporación de bienes muebles.
2 Solicitud No.: Número progresivo que asigna la unidad
administrativa a la solicitud de
desincorporación de bienes muebles.
3 Expediente No.: El número de expediente con el cual la unidad
administrativa controla internamente sus
asuntos.
4 Unidad Administrativa: Nombre de la unidad administrativa.
5 Centro de Costo: El número de centro de costo que corresponde
a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
6 Tipo: Indicar que tipo de bienes son los que se
solicita su desincorporación del activo fijo
(instrumentales o de consumo).
7 Grupo: Deberá indicar el GRUPO según catálogo
CABM.
8 Subgrupo: Deberá indicar el SUBGRUPO según catálogo
CABM:
Ejemplo: I480400124
Grupo: I Instrumentales.
Subgrupo: 45 Mobiliario y equipo.
Clase: 04 Mobiliario y equipo de oficina.
Subclase 00 (No la detalla el catálogo).
Variable: 124 Escritorio de metal.
9 Total bienes: La cantidad total de bienes de la relación de
bienes muebles (anexa).
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
18 de 23
10
Valor total de adquisición o inventario:
El valor total de adquisición registrado en el
sistema de control de inventarios CIJ, A.C. con
letra y número.
11 Ubicación física: El domicilio de la ubicación física donde se
encuentran los bienes muebles.
DIAGNÓSTICO (DICTAMEN DE NO UTILIDAD) O MOTIVO:
12
a) Cuya obsolescencia o ( )
b) Aún funcionales pero ( )
c) Que se han descompuesto y ( )
d) Que se han descompuesto y ( )
e) Que son desechos y ( )
f) Que no son susceptibles de ( )
En caso de seleccionar a o b señalar si son
reaprovechables en otras U.A.,
Dependencias o Instituciones, especificar:
Reaprovechables en otras Unidades
Administrativas de la Región:
Total ( ) Parcial ( )
Especificar:
Reaprovechables en otras
Dependencias o Instituciones:
Total ( ) Parcial ( )
Especificar:
Robo ( ) Extravío ( )
Siniestro ( ) Otros ( )
Marcar con una “X” en los paréntesis
correspondientes para acreditar las causas que
motivan la no utilidad de los bienes y poder
determinar la propuesta de disposición final.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
19 de 23
PROPUESTA DE DISPOSICIÓN FINAL
13
Enajenación (venta) ( ) L.P o Subasta
( ) Invitación….
( ) Adjudicación
Destrucción ( )
Donación ( ) Destinatario:
Transferencia ( ) Destinatario:
Permuta ( ) Destinatario:
Dación en pago ( ) Destinatario:
Marcar con una “X” en los paréntesis
correspondientes a la propuesta de disposición
final.
En caso de seleccionar donación, transferencia,
permuta o dación en pago, deberá indicar el
nombre o razón social del destinatario que
recibirá los bienes y los antecedentes de
solicitud del mismo.
14 Fundamento Legal: La descripción de la normatividad relacionada
con el tipo de operación.
15 Justificación: Descripción de la solicitud al Comité de Bienes
Muebles de CIJ, A.C.
16 Formuló: Nombre, cargo y firma del Subdirector (a) de
Adquisiciones y Servicios, quien elabora la
solicitud de desincorporación de bienes
muebles
17 Vo.Bo.: Nombre, cargo y firma de visto bueno del
Director (a) General Adjunto (a)
Administrativo (a).
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EJEMPLAR DEL FORMATO
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DICTAMEN DE APROBACIÓN
A LA SOLICITUD DE DONACIÓN
DE BIENES MUEBLES
México, D.F., a ( 1 )
Solicitud No.: ( 2 ) Exp. No.: ( 3 )
Unidad Administrativa: ( 4 )
Tipo: ( 6 ) Grupo: ( 7 ) Subcgrupo: ( 8 )
Total bienes: ( 9 ) Valor total de adquisición o inventario: $ ( 10 )
(se anexa relación de bienes) ( ( 10 ) )
Ubicación física: ( 11 )
a). Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio. ( ) b). Aún funcionales pero ya no se requieren para la prestación del servicio. ( ) c). Que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación. ( ) d). Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable: ( ) e). Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento: ( ) f). Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las señaladas: ( ) En caso de seleccionar a ó b señalar si son reaprovechables en otras U.A., en otras Dependencias o Instituciones, especificar:
- Reaprovechables en otras unidades administrativas de la región:
Total ( ), Parcial ( ), especificar: - Reaprovechables en otras dependencias o instituciones:
Total ( ), Parcial ( ), especificar:
Enajenación (venta): ( ) Licitación pública, en su caso Subasta.( ) Invitación a cuando menos tres personas.( ) Adjuidcación directa.
Destrucción ( )Donación ( ) Destinatario: Transferencia ( ) Destinatario: Permuta ( ) Destinatario:Dación en pago ( ) Destinatario:
(16) ( 17 )
Centro de Costo: ( 5 )
D I A G N O S T I C O (DICTAMEN DE NO UTILIDAD) O MOTIVO: ( 12 )
Robo ( ) Extravío ( ) Siniestro ( ) Otros ( )
Subdirector de Adquisiciones y Servicios Director General Adjunto Administrativo
(Nombre, firma y cargo) (Nombre, firma y cargo)
PROPUESTA DE DISPOSICIÓN FINAL ( 13 )
FUNDAMENTO LEGAL: ( 14 )
Formuló Vo. Bo.
JUSTIFICACIÓN: ( 15 )
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
21 de 23
I. Nombre del Formato:
AUTORIZACIÓN A LA SOLICITUD DE
DONACIÓN
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Regular la dictaminación, autorización, documentación,
otorgamiento y seguimiento a la aplicación de donativos y
donaciones que efectúe Centros de Integración Juvenil,
A.C. a los Estados, Distrito Federal, Municipios,
Instituciones de Salud, Beneficencia o Asistencia,
Educativas o Culturales, entre otras, por el Comité de
Bienes Muebles de CIJ, A.C.
IV. Responsable de su Formulación: La Subdirección de Adquisiciones y Servicios por
conducto del Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se incluya en los listados del caso que se
presentan al Comité de Bienes Muebles de CIJ, A.C.
VI. Integración del Formato: Original.
VII. Distribución: Se integra a la Carpeta que se presenta al Comité de
Bienes Muebles de CIJ, A.C.
VIII. Forma de Llenado: Por computadora
IX. Observaciones:
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
22 de 23
1
Listado del caso:
El tipo de operación (donación, venta, etc.)
autorizada por el Comité de Bienes Muebles.
2 Solicitante: Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
3 Sesión: El tipo de sesión (ordinaria o extraordinaria)
4 Número: El número consecutivo de la sesión (ordinaria o
extraordinaria).
5 Fecha: La fecha de celebración de la sesión, indicando
el día, mes y año.
6 Hoja de: El número de hoja, así como el total de las
mismas utilizadas para el caso.
7 Descripción de la Operación: Tipo de evento, cantidad e importe.
8 Fundamento Legal: La descripción de la normatividad relacionada
con el tipo de operación.
9 Solicita: El requerimiento al pleno del comité para su
aprobación.
10 Dictamen: La sanción del pleno del comité.
11 Presidente
Secretario Ejecutivo
Vocales:
La firma de los funcionarios asistentes que
integran el Comité de Bienes Muebles de
Centros de Integración Juvenil, A.C.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
23 de 23
AUTORIZACIÓN A LA SOLICITUD DE DONACIÓN
COMITÉ DE BIENES MUEBLES DE CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
LISTADO DEL CASO DE: ____________(1)________________
SOLICITANTE: ____________________(2)________________
SESIÓN: ______(3)________ No. _____(4)______ FECHA: _________(5)________HOJA ____(6)____ DE _____(6)
DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN FUNDAMENTO LEGAL SOLICITA DICTAMEN
(7)
(8)
(9)
(10)
PRESIDENTE
Director (a) General
Adjunto
Administrativo
(11)
SECRETARIO
EJECUTIVO
Subdirector de
Adquisiciones y
Servicios
(11)
VOCAL TITULAR
Dirección General
Adjunto de
Operación y
Patronato
(11)
VOCAL
TITULAR
Dirección de
Planeación
(11)
VOCAL TITULAR
Dirección de
Tratamiento y
Rehabilitación
(11)
VOCAL TITULAR
Dirección de
Prevención
(11)
VOCAL
TITULAR
Subdirección
de Recursos
Financieros
(11)
VOCAL
TITULAR
Subdirección de
Recursos
Humanos
(11)
VOCAL TITULAR
Depto. de Servicios
Generales (11)
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
CODIGO: PR-DEIAYS-007-A2
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
MATERIALES
5
REFERENCIAS
5
PROCEDIMIENTO
6
FLUJOGRAMA
13
ANEXOS 20
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Octubre 2015 Octubre 2015 U:/007 INVENTARIOS
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PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
1 de 21
OBJETIVO
Asegurar todos los bienes patrimonio de la Institución a través de un Programa de
Aseguramiento Integral, que permita salvaguardar dicho patrimonio en caso de siniestro.
ALCANCE
Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Dirección, General, Direcciones
Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Subdirecciones de
Área, Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de
Heroína de zona metropolitana y foránea y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Aseguradora: Es la empresa que mediante un contrato de seguros y el pago de una prima se
obliga a resarcir el daño o a pagar una suma de dinero al verificarse la eventualidad prevista
en dicho contrato.
Bienes susceptibles de Aseguramiento: Edificios propios, en comodato, mobiliario y
equipo de oficina, equipo e instrumental médico equipo electrónico, subestaciones, plantas
de energía eléctrica, cristales, dinero, valores y el parque vehicular propiedad de la Entidad.
Cobertura: Es el compromiso aceptado por una aseguradora en virtud del cual se hace
cargo hasta el límite de la suma asegurada de las consecuencias económicas que se deriven
de un siniestro.
Convenio de Indemnización: Es el documento que indica los bienes afectados, la
valorización de las pérdidas (montos) del evento ocurrido y la forma en que la aseguradora
llevará a cabo el resarcimiento de los bienes.
Cuadro de Valoración de Pérdida: Es el documento técnico emitido por la aseguradora en
donde se informa que derivado de un siniestro, el bien afectado guarda cierto estatus debido
a los daños sufridos.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
2 de 21
Deducible: Es la cantidad que queda a cargo del asegurado, a partir de la cual la
aseguradora empezará a resarcir al asegurado la cantidad que se descontará de la
indemnización que deba pagar la aseguradora; según las condiciones establecidas en la
póliza.
Programa de Aseguramiento Integral: Es el conjunto de acciones que inicia con el
entendimiento de los riesgos que pueden afectar a los bienes o personas de la Entidad, y que
culmina con la adquisición de pólizas de seguros.
Reporte de Siniestro: Es el aviso del asegurado a la aseguradora de la ocurrencia de un
siniestro.
Seguro: Es el contrato por el cual la compañía aseguradora se obliga mediante una prima, a
resarcir un daño o pagar una suma de dinero, al verificarse la eventualidad prevista en el
contrato.
Suma Asegurada: Es el valor monetario establecido en la póliza como la responsabilidad
máxima que debe pagar la aseguradora a los beneficiarios en caso de siniestro.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
3 de 21
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Coordinador/a Ejecutivo de Seguros y Arrendamientos
Participará en los diferentes actos del proceso de Licitación Pública Nacional para la
contratación del Servicio de Aseguramiento de Bienes Patrimoniales.
Solicitará anualmente a la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos
Administrativos la información por cada uno de los inmuebles, relativa a bienes
informáticos tales como: computadoras, impresoras, nobrakes, etc. señalando el monto
de cada uno de ellos, así como el total por inmueble.
Requerirá por escrito al Departamento de Servicios Generales, información por cada
uno de los inmuebles, relativa a equipamientos que fueron integrados a los inmuebles a
nivel nacional, tales como: elevadores, plantas de energía eléctrica, subestaciones,
transformadores, aires acondicionados, etc., junto con la “Ficha Técnica Descriptiva”
correspondiente, señalando el monto por cada uno de ellos, así como el total por
inmueble.
Solicitará anualmente al Departamento de Tesorería, información relativa al monto
máximo por el flujo de efectivo que se maneja en el área de caja.
Solicitará anualmente al Área de Inventarios la siguiente información:
Relación de inmuebles propios, en comodato y rentados, con la siguiente
información: Nombre o denominación del inmueble, ubicación (señalando el
domicilio completo) y características legales del inmueble.
Monto total actualizado del mobiliario, equipo de oficina, instrumental médico
y equipo electrónico por cada uno de los inmuebles propios, en comodato y
rentados con que cuenta la Entidad.
Relación actualizada del total del parque vehicular separando y señalando
centro de costo y/o área de asignación, marca, submarca, modelo, número de
motor y número de serie.
Solicitará a la Aseguradora el alta de bienes (muebles, inmuebles, vehículos, valores y
dinero en efectivo) a la póliza de seguro que corresponda, para lo cual deberá presentar
los documentos que avalen dicha solicitud.
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PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
4 de 21
Solicitará mediante oficio a la Aseguradora la baja de los bienes (muebles, inmuebles,
vehículos, valores y dinero en efectivo) de la póliza correspondiente.
Director/a de la Unidad Operativa, Departamentos de Capacitación, Soporte Técnico,
Mantenimiento y Telecomunicaciones, Servicios Generales, Difusión y Ediciones e
Información e Intercambio.
Solicitarán al Depto. de Inv., Almacén y Seguros cuando así lo requieran y con 24 hrs.
de anticipación el aseguramiento de bienes a través del formato “Mobiliario y Equipo
sujeto a Traslado” y lo enviarán a la siguiente dirección: [email protected].
Director/a o Responsable de la Unidad Operativa
Levantará el acta correspondiente ante el ministerio público en caso de robo de bienes,
asimismo; acreditará la propiedad de los mismos y atenderá las diligencias solicitadas
por la autoridad correspondiente.
Departamento de Adquisiciones
Notificará al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros el total de la suma asegurada en
M/N de los bienes adquiridos (Mobiliario, Equipo de Oficina y Eléctrico), centro de
costo y ubicación para que sean dados de alta en la póliza de seguros.
En coordinación con el Depto. de Servicios Generales, proporcionará al Depto. de
Inventarios, Almacén y Seguros copia de las facturas de los vehículos adquiridos,
indicando la asignación de los mismos por centro de costo para que sean dados de alta a
la póliza correspondiente.
Departamento de Servicios Generales
Solicitará mediante dictamen técnico la obsolescencia de los vehículos, para notificar al
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la baja de éstos de la póliza
correspondiente.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
5 de 21
Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones
Solicitará mediante dictamen técnico la obsolescencia de los bienes informáticos, para
solicitar al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la baja de éstos de la
póliza correspondiente.
MATERIALES
Formato “Mobiliario y Equipo sujeto a Traslado”
Listado señalando el monto total en M/N del equipo de cómputo por inmueble.
Listado del Parque Vehicular señalando centro de costo, marca, submarca, modelo, No.
de motor y No. de serie.
Oficio señalando el total de la suma asegurada en M/N del equipo bajo responsabilidad
del Depto. de Difusión y Ediciones. (Equipo de Audio, Video, Fotográfico étc).
REFERENCIAS
Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales a cargo de las
dependencias y entidades de la administración pública federal (D.O.F. 02-05-94).
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
Ley General de Sociedades Mutualistas de Seguros
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
ANEXOS
Formato “Control de Mobiliario y Equipo Sujeto a Traslado”
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PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 21
Jefe/a del Depto.
de Inv., Almacén
y Seguros
Áreas
Involucradas
Jefe/a del Depto.
de Inv., Almacén
y Seguros
Coordinador/a
Ejecutivo/a de
Seguros y
Arrendamientos
1. Solicita anualmente mediante oficio en original y
copia a las Áreas involucradas la relación de los
bienes a asegurar propios o al servicio de la
Institución (mobiliario y equipo, equipo de cómputo,
inmuebles y parque vehicular).
2. Reciben oficio en original y copia, sellan copia como
acuse y devuelven. Archivan original.
3. Envían mediante oficio la información solicitada por
el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
4. Recibe oficio en original y copia con la información
solicitada. Sella copia como acuse y devuelve, turna
original al Coordinador/a Ejecutivo de Seguros y
Arrendamientos.
5. Recibe información, revisa y actualiza el contenido
del Anexo Técnico para dar soporte a las bases de la
Licitación Pública Nacional, para la contratación del
servicio de Aseguramiento de Bienes Patrimoniales.
6. Una vez que las pólizas han sido contratadas, verifica
que cubran los requerimientos solicitados por la
Institución.
7. Envía las pólizas a las áreas involucradas.
8. Si es el caso, da seguimiento a los siniestros
ocurridos de acuerdo a lo siguiente:
Oficio
Oficio
Oficio
Pólizas
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
7 de 21
Resguardante y/o
Conductor
Coordinador/a
Ejecutivo/a de
Seguros y
Arrendamientos
Resguardante y/o
Conductor
Coordinador/a
Ejecutivo de
Seguros y
Arrendamientos
ATENCIÓN A SINIESTROS DE VEHÍCULOS
9. Reporta a la Aseguradora y al Depto. de Inv.,
Almacén y Seguros fecha, hora y lugar del siniestro
pudiéndose presentar dos casos:
9.1 Que el siniestro sea por colisión (choque), en
este caso, la aseguradora analiza la situación
pudiéndose presentar tres situaciones:
9.1.1 Que ningún vehículo haya sufrido daños
considerables, en este caso, levanta el acta
administrativa de hechos y termina
procedimiento.
9.1.2 Que el vehículo institucional haya
causado daños a terceros o ambos vehículos
hayan sido afectados, en este caso, espera el
“Volante de Admisión” proporcionado por el o
los Ajustadores para la reparación del o los
vehículos y si es el caso el monto del deducible
conforme a los términos de la póliza.
9.1.2.1 Tramita en su caso el pago del
deducible conforme a la póliza. Termina
procedimiento.
Nota: En caso de no llegar a un acuerdo con el
tercero, ambas partes deberán acudir ante el Juzgado
Cívico con el propósito de deslindar
responsabilidades.
9.1.3 Que el vehículo institucional haya sido
pérdida total, en este caso, entrega a la
Aseguradora la documentación completa que
acredita la propiedad del mismo:
Acta
Administrativa
Volante de
Admisión
Documentos
del vehículo
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
8 de 21
Coordinador/a
Ejecutivo/a de
Seguros y
Arrendamientos
Resguardante y/o
Conductor
Factura original endosada por el Responsable
de CIJ, A.C. facultado para ello, a favor de la
Aseguradora.
Comprobante original del pago de tenencia de
los últimos 5 años.
Comprobante de verificación original
correspondiente al último periodo en el que el
vehículo cumplió con dicha obligación.
Original de la Baja de Placas tramitada ante la
autoridad correspondiente.
Juego de llaves de la Unidad.
9.1.3.1 Tramita el pago de la
indemnización correspondiente ante la
Aseguradora.
9.1.3.2 Notifica a la Subjefatura de
Inventarios que el vehículo fue pérdida
total para que proceda a la baja del mismo
en el inventario.
9.1.3.3 Realizar la solicitud de baja de
bienes. Termina Procedimiento.
9.2 Que el siniestro sea por robo, en este caso, y una
vez confirmado el hecho acude ante el Ministerio
Público a levantar el acta correspondiente.
9.2.1 Notifica el hecho al Depto. de Inventarios,
Almacén y Seguros, a la Aseguradora y atiende los
requerimientos de ésta.
9.2.2 Acude nuevamente al Ministerio Público para
acreditar la propiedad del vehículo y solicita copia
certificada del Acta, para documentar el siniestro
ante la Aseguradora. Envía el acta al coordinador de
seguros.
Documenta-
ción
Nota
Informativa
Formato
Acta
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
9 de 21
Coordinador/a
Ejecutivo de
Seguros y
Arrendamientos
Coordinador/a
Ejecutivo de
Seguros y
Arrendamientos
9.2.3 Entrega a la Aseguradora los siguientes
documentos:
Copia certificada del Acta que avala el hecho
Factura original endosada por el Responsable
de CIJ, A.C. facultado para ello, a favor de la
Aseguradora.
Comprobante original del pago de tenencia de
los últimos 5 años.
Comprobante de verificación original
correspondiente al último periodo en el que el
vehículo cumplió con dicha obligación.
Original de la Baja de Placas tramitada ante la
autoridad correspondiente.
Nota: En caso de que el vehículo fuera encontrado
dentro del período establecido, se procederá de
acuerdo a lo siguiente:
Cuando el monto por daños y/o faltantes no
rebase el 50% + 1 del valor comercial del
vehículo, y a criterio de la Institución; éste
podrá ser rehabilitado para que continúe en
servicio.
Cuando el monto por daños y/o faltantes
rebase el 50% + 1 del valor comercial del
vehículo, éste será declarado “PERDIDA
TOTAL”; y se solicitará la indemnización
correspondiente a la Aseguradora.
9.2.4 Tramita el pago de la indemnización
correspondiente ante la Aseguradora.
9.2.5 Notifica a la Subjefatura de Inventarios que el
vehículo fue pérdida total para que proceda a la baja
del mismo en el inventario. Termina procedimiento.
Documentos
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PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
10 de 21
Unidad
Administrativa o
Director/a de la
Unidad
Operativa
Coordinador
Ejecutivo de
Seguros y
Arrendamientos
Unidad
Administrativa o
Director de la
Unidad
Operativa
Coordinador/a
Ejecutivo/a de
Seguros y
Arrendamientos
ATENCIÓN A SINIESTROS DE INMUEBLES,
BIENES MUEBLES (EXCEPTO VEHÍCULOS),
VALORES Y DINERO EN EFECTIVO
10. Reporta el siniestro al Depto. de Inventarios,
Almacén y Seguros y Depto. de Servicios Generales
pudiéndose presentar tres casos:
10.1 Que se trate de Inmuebles, en este caso, reporta
el Siniestro a Protección Civil, Ministerio
Público y Bomberos de la localidad.
10.1.1 Acude en su caso a levantar el Acta ante
el Ministerio Público, solicita copia
certificada y la envía al Depto. de
Inventarios, Almacén y Seguros.
10.1.2 Recibe reporte del siniestro y notifica a la
Aseguradora.
10.1.3 Cuantifica el monto de los daños del
inmueble acompañado, en su caso de un
perito de protección civil, y envía la
información al Depto. de Inventarios,
Almacén y Seguros.
10.1.4 Recibe la información referente al monto
de los daños del inmueble, e integra el
expediente con la documentación soporte
del siniestro y solicita a la Aseguradora la
indemnización correspondiente.
10.1.5 Tramita en su caso el pago del deducible
de acuerdo a lo estipulado en la póliza.
Termina procedimiento.
Acta
Copia
certificada
Copia
certificada
Copia
certificada
Expediente
Relación de
bienes
siniestradas
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
11 de 21
Unidad
Administrativa o
Director/a de la
Unidad
Operativa
Coordinador/a
Ejecutivo/a de
Seguros y
Arrendamientos
Unidad
Administrativa o
Director/a de la
Unidad
Operativa
10.2 Que se trate de Bienes Muebles (excepto
vehículos), en este caso, lo reporta a la
Aseguradora.
10.2.1 Elabora una relación de los bienes
siniestrados valorada conforme a las
cifras proporcionadas por el
Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros.
10.2.2 Levanta el acta administrativa de hechos
y ante el Ministerio Público si es el caso;
solicita copia certificada y la envía al
Depto. de Inventarios, Almacén y
Seguros.
10.2.3 Integra el expediente con la
documentación soporte del siniestro y
solicita a la Aseguradora la
indemnización correspondiente.
10.2.4 Tramita en su caso el pago del deducible
de acuerdo a lo estipulado en la póliza.
10.2.5 Notifica al Depto. de Inventarios,
Almacén y Seguros de los bienes
siniestrados una vez que la aseguradora
haya cubierto el pago, para que procedan
a la baja de los mismos en el inventario.
Termina procedimiento.
10.3 Que se trate de Valores y Dinero en Efectivo,
en este caso, lo reporta a la Aseguradora.
Acta
Administrativa
Expediente
Acta
Administrativa
y copia
certificada
Expediente
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-007-A2
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
12 de 21
Coordinador/a
Ejecutivo/a de
Seguros y
arrendamientos
10.3.1 Levanta el acta administrativa de
hechos y ante el Ministerio Público.
Solicita copia certificada del acta y
envía al Depto. de Inventarios,
Almacén y Seguros.
10.3.2 Integra el expediente con la
documentación soporte del siniestro y
solicita a la Aseguradora la
indemnización correspondiente.
10.3.3 Tramita en su caso el pago del
deducible de acuerdo a lo estipulado en
la póliza. Termina procedimiento.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-007-A2
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
13 de 21
Oficio
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
SegurosÁreas Involucradas
Coordinador/a Ejecutivo/a de
Seguros y ArrendamientosResguardante y/o Conductor
Unidad Administrativa o Director/a
de la Unidad Operativa
Acta Administrativa
Pólizas
Oficio
OficioOficio
INICIA
Solicita anualmente mediante oficio en original y copia a las Áreas involucradas la relación de los bienes a asegurar propios o al servicio de la Institución (mobiliario y equipo, equipo de cómputo, inmuebles y parque vehicular).
1 2
34
5
7
Reciben oficio en original y copia, sellan copia como acuse y devuelven. Archivan original.
Recibe de la Dirección General Adjunta Administrativa el oficio de propuesta de Donación de Bienes No Útiles, y verifica que los bienes muebles en conjunto no excedan del equivalente a 1,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.
Recibe oficio en original y copia con la información solicitada. Sella copia como acuse y devuelve, turna original al Coordinador/a Ejecutivo de Seguros y Arrendamientos.
Recibe información, revisa y actualiza el contenido del Anexo Técnico para dar soporte a las bases de la Licitación Pública Nacional, para la contratación del servicio de Aseguramiento de Bienes Patrimoniales.
Una vez que las pólizas han sido contratadas, verifica que cubran los requerimientos solicitados por la Institución.
6
Envía las pólizas a las áreas involucradas.
Si es el caso, da seguimiento a los siniestros ocurridos de acuerdo a lo siguiente:
8
Reporta a la Aseguradora y al Depto. de Inv., Almacén y Seguros fecha, hora y lugar del siniestro pudiéndose presentar dos casos:
9
ATENCIÓN A SINIESTROS DE VEHÍCULOS
A
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
14 de 21
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
SegurosÁreas Involucradas
Coordinador/a Ejecutivo/a de
Seguros y ArrendamientosResguardante y/o Conductor
Unidad Administrativa o Director/a
de la Unidad Operativa
Documentos del vehículo
Volante de Admisión
La aseguradora analiza la situación pudiéndose presentar tres situaciones:
9.1
9.1.1
9.1.2
Que el vehículo institucional haya causado daños a terceros o ambos vehículos hayan sido afectados, en este caso, espera el “Volante de Admisión” proporcionado por el o los Ajustadores para la reparación del o los vehículos y si es el caso el monto del deducible conforme a los términos de la póliza.
Que ningún vehículo haya sufrido daños considerables, en este caso, levanta el acta administrativa de hechos y termina procedimiento.
Tramita en su caso el pago del deducible conforme a la póliza. Termina procedimiento.
Que el vehículo institucional haya sido pérdida total, en este caso, entrega a la Aseguradora la documentación completa que acredita la propiedad del mismo.
9.1.3
A
Tipo de siniestro?
Colisión (choque)
Robo
Tipo de daño?
1
TERMINA
9.1.2.1
Nota: En caso de no llegar a un acuerdo con el tercero, ambas partes deberán acudir ante el Juzgado Cívico con el propósito de deslindar responsabilidades.
2
B
TERMINA
2
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
15 de 21
Acta
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
SegurosÁreas Involucradas
Coordinador/a Ejecutivo/a de
Seguros y ArrendamientosResguardante y/o Conductor
Unidad Administrativa o Director/a
de la Unidad Operativa
Tramita el pago de la indemnización correspondiente ante la Aseguradora.
9.1.3.2
9.2
Que el siniestro sea por robo, en este caso, y una vez confirmado el hecho acude ante el Ministerio Público a levantar el acta correspondiente.
Notifica a la Subjefatura de Inventarios que el vehículo fue pérdida total para que proceda a la baja del mismo en el inventario.
Realizar la solicitud de baja de bienes. Termina Procedimiento.
Notifica el hecho al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros, a la Aseguradora y atiende los requerimientos de ésta.
9.2.1
Acude nuevamente al Ministerio Público para acreditar la propiedad del vehículo y solicita copia certificada del Acta, para documentar el siniestro ante la Aseguradora. Envía el acta al coordinador de seguros.
9.2.2
1
TERMINA
9.1.3.3
Entrega a la Aseguradora documentos correspodientes.
9.2.3
B
9.1.3.1
Nota: En caso de que el vehículo fuera encontrado dentro del período establecido, se procederá de acuerdo a lo siguiente:
Cuando el monto por daños y/o
faltantes no rebase el 50% + 1 del valor comercial del vehículo, y a criterio de la Institución; éste podrá ser rehabilitado para que continúe en servicio.
Cuando el monto por daños y/o
faltantes rebase el 50% + 1 del valor comercial del vehículo, éste será declarado “PERDIDA TOTAL”; y se solicitará la indemnización correspondiente a la Aseguradora.
Tramita el pago de la indemnización correspondiente ante la Aseguradora.
9.2.4
C
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-007-A2
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
16 de 21
Acta copia certificada
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
SegurosÁreas Involucradas
Coordinador/a Ejecutivo/a de
Seguros y ArrendamientosResguardante y/o Conductor
Unidad Administrativa o Director/a
de la Unidad Operativa
Relación de bienes
Expediente
copia certi ficada
Notifica a la Subjefatura de Inventarios que el vehículo fue pérdida total para que proceda a la baja del mismo en el inventario. Termina procedimiento.
10
Reporta el siniestro al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros y Depto. de Servicios Generales pudiéndose presentar tres casos:
Que se trate de Inmuebles, en este caso, reporta el Siniestro a Protección Civil, Ministerio Público y Bomberos de la localidad.
10.1
Acude en su caso a levantar el Acta ante el Ministerio Público, solicita copia certificada y la envía al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.
10.1.1
TERMINA
Recibe reporte del siniestro y notifica a la Aseguradora.
10.1.2
9.2.5
Cuantifica el monto de los daños del inmueble acompañado, en su caso de un perito de protección civil, y envía la información al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.
C
ATENCIÓN A SINIESTROS DE INMUEBLES, BIENES MUEBLES (EXCEPTO
VEHÍCULOS), VALORES Y DINERO EN EFECTIVO
Tipo de siniestro?
3 4Inmuebles
Bienes Muebles Valores y Dinero en Efectivo
10.1.3
Recibe la información referente al monto de los daños del inmueble, e integra el expediente con la documentación soporte del siniestro y solicita a la Aseguradora la indemnización correspondiente.
10.1.4
Tramita en su caso el pago del deducible de acuerdo a lo estipulado en la póliza. Termina procedimiento.
10.1.5
TERMINA
D
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-007-A2
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE BIENES
17 de 21
Acta
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
SegurosÁreas Involucradas
Coordinador/a Ejecutivo/a de
Seguros y ArrendamientosResguardante y/o Conductor
Unidad Administrativa o Director/a
de la Unidad Operativa
Copia certificada
Expediente
Expediente
Acta
Que se trate de Bienes Muebles (excepto vehículos), en este caso, lo reporta a la Aseguradora.
10.2.1
Elabora una relación de los bienes siniestrados valorada conforme a las cifras proporcionadas por el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Levanta el acta administrativa de hechos y ante el Ministerio Público si es el caso; solicita copia certificada y la envía al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.
10.2.2
Integra el expediente con la documentación soporte del siniestro y solicita a la Aseguradora la indemnización correspondiente.
10.2.3
Tramita en su caso el pago del deducible de acuerdo a lo estipulado en la póliza.
10.2.4
10.2
Notifica al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros de los bienes siniestrados una vez que la aseguradora haya cubierto el pago, para que procedan a la baja de los mismos en el inventario. Termina procedimiento.
4
10.2.5
Que se trate de Valores y Dinero en Efectivo, en este caso, lo reporta a la Aseguradora.
10.3
Levanta el acta administrativa de hechos y ante el Ministerio Público. Solicita copia certificada del acta y envía al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros.
10.3.1
TERMINA
D
3
Tramita en su caso el pago del deducible de acuerdo a lo estipulado en la póliza. Termina procedimiento.
10.3.3
TERMINA
Integra el expediente con la documentación soporte del siniestro y solicita a la Aseguradora la indemnización correspondiente.
10.3.2
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-007-A2
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
18 de 21
I. Nombre del Formato:
CONTROL DE MOBILIARIO Y EQUIPO SUJETO A
TRASLADO
II. Clave:
S/C
III. Objetivo:
IV. Responsable de su Formulación: Unidad Solicitante
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que la Unidad Solicitante requiera el traslado de
mobiliario y equipo.
VI. Integración del Formato:
Original
VII. Distribución:
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
VIII. Forma de Llenado:
Por computadora
IX. Observaciones:
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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1 UNIDAD SOLICITANTE: Anotar el nombre de la Unidad que solicita el
aseguramiento de los bienes.
2
C.C.
Anotar el centro de costo de la Unidad.
3
FECHA:
DÍA MES AÑO
Anotar del día, mes y año en que llena el
formato.
4 CANTIDAD: Anotar la cantidad con número de los bienes.
5 DESCRIPCIÓN DEL MOBILIARIO Y/O
EQUIPO:
Anotar el nombre de los bienes a asegurar.
6 MARCA: Anotar la marca del bien.
7 MODELO: Anotar el modelo del bien.
8 SERIE: Anotar el No. de Serie del bien.
9 NUMERO DE INVENTARIO: Anotar el número de inventario de la placa
metálica colocada en el bien.
10
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS,
ALMACÉN Y SEGUROS
NÚMERO DE FACTURA*:
11
VALOR UNITARIO*
12
FECHA**
Anotar la fecha en que se van a trasladar los
bienes.
13 RUTA:
ORIGEN***
Anotar el domicilio completo del lugar en
donde los bienes permanecen comúnmente.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-007-A2
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
20 de 21
DESTINO***
Anotar el domicilio completo del lugar a donde
los bienes serán trasladados.
14
MEDIO DE TRANSPORTACIÓN:
Anotar el medio de transporte que se va a
utilizar para el traslado de los bienes.
15
OBSERVACIONES:
16
NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL
RESPONSABLE DE LA UNIDAD
SOLICITANTE:
Anotar el nombre, cargo y firma del
Responsable.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
21 de 21
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS CENTRALES
CODIGO: PR-DEIAYS-008-A2
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
4
REFERENCIAS
4
PROCEDIMIENTO
5
FLUJOGRAMA
13
ANEXOS 22
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Octubre 2015 Octubre 2015 U:/008 INVENTARIOS
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-008-A2
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
1 de 23
OBJETIVO
Realizar el levantamiento físico del inventario de bienes muebles de forma anual,
verificando la existencia física, ubicación, estado físico y resguardos de los mismos; con la
finalidad de mantener el inventario actualizado.
ALCANCE
Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Dirección General, Direcciones
Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Coordinación
Regional “D”, Coordinación Regional “E”, Subdirecciones de Área y Departamentos.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Clave CABMS: Clave que identifica el tipo de bien asignado de acuerdo al catalogo de
adquisiciones bienes muebles y servicios emitidos por la Secretaria de la Función Pública.
Placa: Etiqueta metálica en la cual se graba el número de inventario y descripción del bien
en cuestión para su mayor identificación.
Progresivo: Número consecutivo asignado al bien de acuerdo a la clave CABMS.
Resguardatario: Persona responsable del uso, guarda y custodia de un bien.
SISACFI: Sistema de Activo Fijo.
Tarjeta de resguardo: Documento regulatorio emitido de manera individual para cada
bien, que tiene por objeto crear un compromiso de responsabilidad del usuario
(resguardatario) para con la institución, acerca del buen uso y cuidado de cada bien a su
cargo y en el que se detallan todas y cada una de las características del mismo.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
2 de 23
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
Será la única Área facultada para asignar números de inventario a cada bien que ingrese
a la Institución y que sea dado de alta como parte del Patrimonio Institucional.
Emitirá cuando menos una vez al año, los listados para la verificación del inventario
físico de bienes muebles de Oficinas Centrales.
Titular del Área
Comprobará al Departamento de Inventarios, Almacén, la ausencia de los bienes
resguardados al área, por medio de recibos de préstamo, formato de salida de bienes
muebles, hoja de servicio etc.
Entregará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la documentación
requerida para la inclusión de nuevos bienes muebles al Patrimonio Institucional.
Firmará el Acta en la cual se haga constar la ausencia o sobrante de bienes durante la
verificación del inventario.
Gestionará y dará seguimiento a las reposición, pago o baja de aquellos bienes no
localizados durante la verificación del inventario en su área, de conformidad con la
normatividad vigente.
Notificará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, de cualquier
cambio o movimiento que se realice respecto de los bienes asignados a su área, como
cambios de resguardatario por reubicación física de la persona, o del bien, separación
del empleado de la Institución etc.
Notificará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la falta de
placa de identificación de los bienes, y solicitará su reposición.
Levantará acta administrativa y/o ante Ministerio Público en caso de robo, extravío o
destrucción accidental de algún bien de acuerdo a los procedimientos establecidos para
tal efecto, y notificará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
3 de 23
Tendrá a su resguardo el mobiliario y equipo que utilice el personal eventual,
estudiantes en servicio social, prácticas y/o voluntariado.
Tendrá bajo su responsabilidad el resguardo del mobiliario y equipo que se encuentre en
áreas comunes dentro de las instalaciones y que correspondan a su área.
Determinará bajo la responsabilidad de que persona quedará el resguardo del mobiliario
y equipo utilizado por más de dos personas.
Informará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, cada vez que
recibe bienes en donación o comodato.
Se apegará al Procedimiento para la Disposición Final y de Baja de Bienes Muebles, en
caso de que algún bien sea considerado para darse de baja por estos mismos conceptos.
Subdirección de Adquisiciones y Servicios
Firmará en su calidad de responsable de los Recursos Materiales de la Institución, todas
las tarjetas de resguardo y listados de inventario que sean emitidos para su
actualización.
Dirección General Adjunta Administrativa
Firmará la circular en la cual se notifica a los titulares de las áreas, las fechas
programadas para el levantamiento físico del inventario.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
4 de 23
MATERIALES
Programa Anual de Trabajo
Circular con fechas del levantamiento físico del inventario
Plantilla de Personal actualizada
Listados de Inventarios
Formato de Mobiliario y Equipo no relacionado
Hardware, software, consumibles e Internet
REFERENCIAS
Ley General de Bienes Nacionales Titulo Quinto
Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes
Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C.
ANEXOS
Tarjeta de Resguardo CB02
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
5 de 23
Jefe/a del Depto.
de Inventarios,
Almacén y
Seguros
Responsable del
Control de
Inventarios
Titular del Área
Responsable del
Control de
Inventarios
1. Elabora conjuntamente con el Subjefe/a de
Inventarios el Programa Anual para realizar el
levantamiento físico del inventario de bienes muebles
en Oficinas Centrales y turna al Subdirector de
Adquisiciones y Servicios para su revisión y
aprobación de la Dirección General Adjunta
Administrativa.
2. Una vez aprobado el Programa Anual elaboran
circular y turna al Subdirector de Adquisiciones para
su revisión y autorización de la Dirección General
Adjunta Administrativa.
3. Recibe circular autorizada y turna al Subjefe/a de
Inventarios para su envío a las áreas de la Institución.
4. Recibe circular del Subjefe/a de Inventarios y envía
mediante correo electrónico a todas las áreas de la
Institución notificándoles las fechas programadas para
el levantamiento físico del inventario de los bienes a
su resguardo.
5. Recibe circular e informa a su personal de las fechas
en que se presentará personal del Depto. de
Inventarios, Almacén y Seguros para realizar el
levantamiento físico del inventario.
6. Imprime listado en original y copia de los bienes
integrados al patrimonio institucional y de ser el caso,
listado de “mobiliario reportado sin número de
inventario por carecer de documentación soporte”,
correspondientes a cada área.
7. Acude al Área, se identifica con el/la Titular de la
misma para realizar el levantamiento físico del
inventario, de acuerdo a las fechas programadas en la
circular.
Programa
Anual
Circular
Circular
Circular
Listado de
bienes
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
6 de 23
Responsable del
Control de
Inventarios
8. Inicia la verificación de los bienes, identificando cada
uno de estos por el número grabado en la placa
metálica que tiene adherida, la cual contiene el
número de inventario asignado, pudiéndose presentar
2 casos:
8.1 Que el bien se encuentre correctamente
identificado con su placa de inventario y que las
características de los bienes (marca, modelo,
número de serie, descripción y resguardatario)
coincidan con los que se encuentran registrados;
en este caso, marca dentro del listado que el bien
se encuentra físicamente y que los datos
registrados son correctos. Continúa procedimiento
en el punto No.9.
8.2 Que el bien no se encuentre correctamente
identificado, pudiéndose presentar a su vez 3
casos:
8.2.1 Que el bien no cuente con su placa de
inventario, en este caso, coteja contra los
listados la marca, modelo, número de serie,
resguardatario actual y/o datos que aporten
los usuarios, a fin de identificar el bien,
pudiéndose presentar a su vez 2 casos:
8.2.1.1 Que el bien sea identificado por completo, en
este caso marca el número de inventario
directamente en el bien, con marcador
permanente, en un lugar donde no se afecte la
imagen del mismo y anota en el listado la
falta de la placa. Continúa en el punto No. 9.
Listado de
bienes
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-008-A2
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
7 de 23
Responsable del
Control de
Inventarios
Titular del Área
Resguardatario/a
8.2.1.2 Que el bien no sea identificado en el listado
del inventario, en este caso lo lista como
mobiliario sobrante, anotando el lugar donde
se localiza, persona que lo tiene a su
resguardo y demás datos que indiquen su
procedencia. Continúa en el punto No. 9.
8.2.2 Que el resguardatario actual no coincida con el
que se encuentra registrado en el listado, en
este caso, toma nota del resguardatario actual.
Continúa en el punto No. 9.
8.2.3. Que se encuentre físicamente un bien,
identificado con placa de inventario, pero que
no esté registrado en el listado, en este caso,
lo registra directamente en el listado o en una
relación anexa, anotando todas las
observaciones que considere pertinentes.
Continúa procedimiento.
9. Al terminar la verificación de los bienes, informa
al/la Titular del Área de las diferencias que se
detectaron durante la verificación del inventario, y le
entrega el listado, pudiéndose presentar 2 casos:
9.1 Que no haya faltantes ni diferencias en los
bienes respecto a los registros contenidos en el
listado, en este caso, recibe, revisa el listado y
recaba la firma de los resguardatarios en el
mismo.
9.1.1 Recibe listado, revisa y valida mediante
firma autógrafa y fecha, la existencia de
cada uno de los bienes que tenga a su
resguardo. Devuelve listado al/la Titular
del Área.
Listado de
bienes
Listado de
Bienes
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
8 de 23
Titular del Área
Responsable del
Control de
Inventarios
Responsable del
Control de
Inventarios
9.1.2 Recibe listado, revisa y firma en cada una
de las hojas, como responsable de todo el
mobiliario a resguardo de su área.
Continúa en el punto No. 10.
9.2 Que no se haya localizado algún bien durante la
verificación del inventario, en este caso, recaba
la documentación soporte que avale la ausencia
del bien, pudiéndose presentar 3 casos:
9.2.1 Que el bien haya sido prestado a otra Área,
en este caso, obtiene copia del
documento que avale el préstamo, y da
seguimiento para que el bien regrese al
Área, en el tiempo estipulado. Continúa
procedimiento en el punto No. 10
9.2.2 Que el bien haya salido a reparación, en
este caso, obtiene copia de la orden de
servicio entregada por el proveedor.
Continúa procedimiento en el punto No.
10.
9.2.3 Que el bien haya desaparecido, en este
caso, obtiene copia de la documentación
que avale el suceso, (acta administrativa o
del ministerio público, según sea el caso).
Continúa procedimiento.
10. Levanta acta circunstanciada en original y copia en
caso de haber faltantes y/o sobrantes, de bienes y
turna al Titular del Área para su firma. Conserva
orinal y entrega copia al Titular.
11. Con base en la información recabada actualiza los
datos registrados en el SISACFI, y emite la tarjeta de
resguardo actualizada en los siguientes casos:
Listado de
bienes
Acta
ciscunstan-
ciada
SISACFI
Tarjeta de
resguardo
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-008-A2
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
9 de 23
Cuando El nombre del resguardatario no sea el
mismo que se tiene registrado en el SISACFI
Cuando Existan diferencias o no están completos los
datos correspondientes al bien.
Cuando proceda la inclusión de algún bien en el
listado del Área.
Cuando la falta del bien se deba a que haya sido
transferido a otra Área de manera definitiva.
12. Elabora las placas metálicas de inventario de los
bienes encontrados y listados como carentes de éstas,
grabando los datos correspondientes con lápiz
eléctrico.
13. Acude al Área a colocar las placas metálicas,
marcadas con el número de inventario de los bienes
que se enlistaron durante la verificación.
14. Identifica el bien de acuerdo a sus anotaciones, coteja
el número de inventario que fue marcado con tinta
indeleble y procede a pegar la placa metálica de
identificación.
15. Imprime las tarjetas de resguardo en original y copia
correspondientes a los registros de los bienes que
sufrieron modificaciones y recaba la firma del Jefe/a
del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
y del Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios.
16. Imprime listado de inventario actualizado
correspondiente al Área y elabora oficio en original y
copia, para el envío de las tarjetas de resguardo y el
listado de inventario actualizado al Titular del Área,
turna al Jefe/a de Departamento para su firma.
Placas
metálicas
Tarjetas de
resguardo
Listado de
inventario
actualizado
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
10 de 23
Jefe/a del Depto.
de Inventarios,
Almacén y
Seguros
Titular del Área
Resguardatario/a
Titular del Área
Resguardatario/a
17. Recibe oficio en original y copia, revisa, firma y
solicita al Subjefe/a de Inventarios envíe al área
correspondiente anexando listado y tarjetas de
resguardo actualizadas.
18. Recibe del Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros oficio en original y copia, tarjetas de
resguardo en original y copia. Sella copia del oficio
como acuse y devuelve al Departamento de
Inventarios y Almacén, conserva original para su
archivo.
19. Entrega tarjetas de resguardo y/o listado de inventario
al resguardatario, pudiéndose presentar 2 casos:
19.1 Que se trate de tarjetas de resguardo
actualizadas, en este caso, revisa y valida
mediante fecha y firma autógrafa, la existencia
del bien que está a su resguardo. Devuelve al/la
Titular del Área.
19.1.1 Recibe las tarjetas de resguardo firmadas
por el Resguardatario, y firma en el espacio
correspondiente al Responsable del Área.
19.1.2 Separa copia de la tarjeta de resguardo para
su archivo, sella original como acuse de
recibo y envía al Departamento de
Inventarios, Almacén y Seguros. Continúa
procedimiento en el punto No.20.
19.2 Que se trate del listado de inventario
actualizado en este caso, revisa y valida mediante
firma autógrafa la existencia de cada uno de los
bienes que están a su resguardo, y devuelve al/la
Titular del Área.
Tarjetas de
resguardo
Listado de
inventario
actualizado
Tarjetas de
resguardo
Listado de
inventario
actualizado
Listado de
inventario
actualizado
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PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
11 de 23
Titular del Área
Jefe/a del Depto.
de Inventarios,
Almacén y
Seguros
Responsable del
Control de
Inventarios
Jefe/a del Depto.
de Inventarios,
Almacén y
Seguros
Responsable del
Control de
Inventarios
19.2.1 Recibe, revisa y firma el listado en cada una de
las hojas como responsable de todo el mobiliario
a resguardo del área.
19.2.2 Envía mediante oficio al Departamento de
Inventarios, Almacén y Seguros el listado de los
bienes debidamente requisitado.
20. Recibe oficio junto con el listado y/o los originales de
las tarjetas de resguardo y turna al Subjefe/a de
Inventarios.
21. Recibe del Subjefe/a de Inventarios el oficio y los
originales de las tarjetas de resguardo, archiva en el
expediente correspondiente al Área, y recaba las
firmas del Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios
y del Jefe/a del Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros en el listado del Inventario.
22. Una vez firmado el listado del inventario elabora
oficio en original y copia para la entrega de la copia
del listado debidamente firmado y validado al área
correspondiente. Turna al Jefe/a de Departamento
para su revisión y firma.
23. Recibe oficio en original y copia, lo firma y solicita
al Subjefe/a de Inventarios lo envíe al Área que
corresponda, junto con el listado.
24. Recibe del Subjefe/a de Inventarios oficio en original
y copia junto el listado del Inventario y envía al área
correspondiente.
Tarjetas de
resguardo
Listado de
inventario
actualizado
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PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
RESPONSABLE DESCRIPCION
12 de 23
Titular del Área
Responsable del
Control de
Inventarios
25. Recibe oficio junto con el listado del inventario sella
copia como acuse y devuelve original del listado al
Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros. Conserva
la copia.
26. Archiva original del oficio y copia del listado del
inventario en el expediente que corresponda; da
seguimiento a los bienes faltantes y/o sobrantes
detectados en el plazo estipulado en el acta
administrativa.
27. Archiva original del listado del inventario en el
expediente que corresponda.
28. Termina procedimiento.
Listado
original de
inventario
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PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
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Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
InventariosTitular del Área Resguardatario/a
Listado de bienes
Listado de bienes
CircularCircular
Circular
Programa Anual
INICIA
Elabora conjuntamente con el Subjefe/a de Inventarios el Programa Anual para realizar el levantamiento físico del inventario de bienes muebles en Oficinas Centrales y turna al Subdirector de Adquisiciones y Servicios para su revisión y aprobación de la Dirección General Adjunta Administrativa.
1
2
3 4 5
7
Una vez aprobado el Programa Anual elaboran circular y turna al Subdirector de Adquisiciones para su revisión y autorización de la Dirección General Adjunta Administrativa.
Recibe circular autorizada y turna al Subjefe/a de Inventarios para su envío a las áreas de la Institución.
Recibe circular del Subjefe/a de Inventarios y envía mediante correo electrónico a todas las áreas de la Institución notificándoles las fechas programadas para el levantamiento físico del inventario de los bienes a su resguardo.
Recibe circular e informa a su personal de las fechas en que se presentará personal del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros para realizar el levantamiento físico del inventario.
Imprime listado en original y copia de los bienes integrados al patrimonio institucional y de ser el caso, listado de “mobiliario reportado sin número de inventario por carecer de documentación soporte”, correspondientes a cada área.
6
Acude al Área, se identifica con el/la Titular de la misma para realizar el levantamiento físico del inventario, de acuerdo a las fechas programadas en la circular.
Inicia la verificación de los bienes, identificando cada uno de estos por el número grabado en la placa metálica que tiene adherida, la cual contiene el número de inventario asignado, pudiéndose presentar 2 casos:
8
A
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PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
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Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
InventariosTitular del Área Resguardatario/a
Marca dentro del listado que el bien se encuentra físicamente y que los datos registrados son correctos. Continúa procedimiento en el punto No.9.
8.1
8.2
8.2.1
El bien no se encuentra correctamente identificado, pudiéndose presentar a su vez 3 casos:
Que el bien no cuente con su placa de inventario, en este caso, coteja contra los listados la marca, modelo, número de serie, resguardatario actual y/o datos que aporten los usuarios, a fin de identificar el bien, pudiéndose presentar a su vez 2 casos:
Que el bien sea identificado por completo, en este caso marca el número de inventario directamente en el bien, con marcador permanente, en un lugar donde no se afecte la imagen del mismo y anota en el listado la falta de la placa. Continúa en el punto No. 9.
8.2.1.1
Que el bien no sea identificado en el listado del inventario, en este caso lo lista como mobiliario sobrante, anotando el lugar donde se localiza, persona que lo tiene a su resguardo y demás datos que indiquen su procedencia. Continúa en el punto No. 9.
A
El bien se encuentra identificado?
SI NO
1
Situación del bien?
23
El resguardatario/a actual no coincide
Está físicamente pero no en el listado
No cuenta con placa
Situación del bien?
El bien es identificado por completo
El bien no está identificado en el
listado
1
8.2.1.2
1
B
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CENTRALES
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Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
InventariosTitular del Área Resguardatario/a
Listado de bienes
Listado de bienes
Que el resguardatario actual no coincida con el que se encuentra registrado en el listado, en este caso, toma nota del resguardatario actual. Continúa en el punto No. 9.
8.2.2
8.2.3
9
Que se encuentre físicamente un bien, identificado con placa de inventario, pero que no esté registrado en el listado, en este caso, lo registra directamente en el listado o en una relación anexa, anotando todas las observaciones que considere pertinentes. Continúa procedimiento.
Al terminar la verificación de los bienes, informa al/la Titular del Área de las diferencias que se detectaron durante la verificación del inventario, y le entrega el listado, pudiéndose presentar 2 casos:
Recibe listado, revisa y valida mediante firma autógrafa y fecha, la existencia de cada uno de los bienes que tenga a su resguardo. Devuelve listado al/la Titular del Área.
9.1.1
Que no haya faltantes ni diferencias en los bienes respecto a los registros contenidos en el listado, en este caso, recibe, revisa el listado y recaba la firma de los resguardatarios en el mismo.
1
2
Situación del inventario?
No se localizó ningún bien
No hay faltantes ni diferencias
6
9.1
B
3
1
Recibe listado, revisa y firma en cada una de las hojas, como responsable de todo el mobiliario a resguardo de su área. Continúa en el punto No. 10.
9.1.2
Que no se haya localizado algún bien durante la verificación del inventario, en este caso, recaba la documentación soporte que avale la ausencia del bien, pudiéndose presentar 3 casos:
9.2
Situación del bien?
Que el bien haya sido prestado a otra Área, en este caso, obtiene copia del documento que avale el préstamo, y da seguimiento para que el bien regrese al Área, en el tiempo estipulado. Continúa procedimiento en el punto No. 10
45
9.2.1
C
6
Se encuentra en reparación
Ha desaparecido
Se prestó a otra Área
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PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
16 de 23
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
InventariosTitular del Área Resguardatario/a
Tarjeta de resguardo
Acta circunstanciada
Que el bien haya salido a reparación, en este caso, obtiene copia de la orden de servicio entregada por el proveedor. Continúa procedimiento en el punto No. 10.
9.2.2
9.2.3
10
Que el bien haya desaparecido, en este caso, obtiene copia de la documentación que avale el suceso, (acta administrativa o del ministerio público, según sea el caso). Continúa procedimiento.
Levanta acta circunstanciada en original y copia en caso de haber faltantes y/o sobrantes, de bienes y turna al Titular del Área para su firma. Conserva orinal y entrega copia al Titular.
6
5
4
6
Con base en la información recabada actualiza los datos registrados en el SISACFI, y emite la tarjeta de resguardo actualizada.
11
Elabora las placas metálicas de inventario de los bienes encontrados y listados como carentes de éstas, grabando los datos correspondientes con lápiz eléctrico.
12
C
Acude al Área a colocar las placas metálicas, marcadas con el número de inventario de los bienes que se enlistaron durante la verificación.
13
D
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
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Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
InventariosTitular del Área Resguardatario/a
Tarjeta de resguardo
Oficio
Tarjeta de resguardo
Tarjeta de resguardoListado de inventario
actualizado
Tarjeta de resguardo
Identifica el bien de acuerdo a sus anotaciones, coteja el número de inventario que fue marcado con tinta indeleble y procede a pegar la placa metálica de identificación.
14
15
16
Imprime las tarjetas de resguardo en original y copia correspondientes a los registros de los bienes que sufrieron modificaciones y recaba la firma del Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros y del Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios.
Imprime listado de inventario actualizado correspondiente al Área y elabora oficio en original y copia, para el envío de las tarjetas de resguardo y el listado de inventario actualizado al Titular del Área, turna al Jefe/a de Departamento para su firma.
Entrega tarjetas de resguardo y/o listado de inventario al resguardatario, pudiéndose presentar 2 casos:
19
Recibe del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros oficio en original y copia, tarjetas de resguardo en original y copia. Sella copia del oficio como acuse y devuelve al Departamento de Inventarios y Almacén, conserva original para su archivo.
18
Recibe oficio en original y copia, revisa, firma y solicita al Subjefe/a de Inventarios envíe al área correspondiente anexando listado y tarjetas de resguardo actualizadas.
Que se trate de tarjetas de resguardo actualizadas, en este caso, revisa y valida mediante fecha y firma autógrafa, la existencia del bien que está a su resguardo. Devuelve al/la Titular del Área.
19.1
D
17
Tipo de documento?
7
Recibe las tarjetas de resguardo firmadas por el Resguardatario, y firma en el espacio correspondiente al Responsable del Área.
19.1.1
E
Tarjeta de resguardo
Listado de inventario
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PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN OFICINAS
CENTRALES
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Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
InventariosTitular del Área Resguardatario/a
Listado original de inventar io Listado original de inventar io
Tarjeta de resguardo
Listado de inventario
actualizado
Listado de inventario
actualizado
Listado de inventario
actualizado
Separa copia de la tarjeta de resguardo para su archivo, sella original como acuse de recibo y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros. Continúa procedimiento en el punto No.20.
19.1.2
19.2.1
19.2.2
Recibe, revisa y firma el listado en cada una de las hojas como responsable de todo el mobiliario a resguardo del área.
Envía mediante oficio al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros el listado de los bienes debidamente requisitado.
Recibe del Subjefe/a de Inventarios el oficio y los originales de las tarjetas de resguardo, archiva en el expediente correspondiente al Área, y recaba las firmas del Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios y del Jefe/a del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros en el listado del Inventario.
21
Recibe oficio junto con el listado y/o los originales de las tarjetas de resguardo y turna al Subjefe/a de Inventarios.
Una vez firmado el listado del inventario elabora oficio en original y copia para la entrega de la copia del listado debidamente firmado y validado al área correspondiente. Turna al Jefe/a de Departamento para su revisión y firma.
23
20
Recibe oficio en original y copia, lo firma y solicita al Subjefe/a de Inventarios lo envíe al Área que corresponda, junto con el listado.
22
E
8
7
Que se trate del listado de inventario actualizado en este caso, revisa y valida mediante firma autógrafa la existencia de cada uno de los bienes que están a su resguardo, y devuelve al/la Titular del Área.
19.2
Recibe del Subjefe/a de Inventarios oficio en original y copia junto el listado del Inventario y envía al área correspondiente.
24
Recibe oficio junto con el listado del inventario sella copia como acuse y devuelve original del listado al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros. Conserva la copia.
25
Archiva original del oficio y copia del listado del inventario en el expediente que corresponda; da seguimiento a los bienes faltantes y/o sobrantes detectados en el plazo estipulado en el acta administrativa.
26
Archiva original del listado del inventario en el expediente que corresponda.
27
TERMINA
8
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
19 de 23
I. Nombre del Formato:
TARJETA DE RESGUARDO
II. Clave:
III. Objetivo: Contar con un documento regulatorio que se emita de
manera individual para cada bien, con el objeto de crear
un compromiso de responsabilidad del usuario
(resguardatairo) para con la institución, acerca del buen
uso y cuidado de cada bien a su cargo y en el que se
detallan todas y cada una de las características del mismo.
IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Inventarios y Almacén.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se designe un responsable para el resguardo
de un bien mueble.
VI. Integración del Formato: Original y copia
VII. Distribución: Original: Departamento de Inventarios y Almacén.
Copia: Archivo del CIJ
VIII. Forma de Llenado: Por computadora
IX. Observaciones:
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
20 de 23
1
09
Clave correspondiente a la unidad conformada
de nueve dígitos.
2 DESCRIPCIÓN COMPLEMENTARIA Características o especificaciones del bien
mueble a resguardar.
3 ADSCRIPCION DEL BIEN MUEBLE: El nombre de la Unidad en donde se resguarda
el bien mueble.
4 CENTRO DE COSTO: Número del centro de costo correspondiente a
la Unidad donde se resguarda el bien,
conformado de cuatro dígitos.
5 RAMO: Ramo Presupuestal
6 UNIDAD: Clave de identidad asignada para la
identificación de la institución ante la S.S.
7 CLASIFICADOR POR OBJETO: Clave de la partida presupuestal por la cual se
adquiere el bien de acuerdo a sus
características.
8 CLAVE CABMS: Clave de diez dígitos, asignada al bien en base
al catalogo de adquisiciones de bienes muebles
(CABMS).
9 No. PROG.: Número consecutivo correspondiente al bien de
acuerdo a la clave CABMS
10 CAUSA: Clave asignada para el recurso
11 RECURSO: Recurso utilizado en la adquisición del bien.
RF Recurso Fiscal, RP Recurso Propio y RD
Recurso Donado.
12 ALTA
DÍA-MES-AÑO:
La fecha de expedición de la factura o
documento que ampare la adquisición del bien
mueble a resguardar.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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13
FACTURA:
El número de folio correspondiente a la factura
o documento que ampara la adquisición del
bien.
14 COSTO: Valor del bien de acuerdo a la factura o
documento que ampare su adquisición.
15 MES: Mes del año en que se registra el bien.
16 AÑO: Año en que se registra el bien.
17 MARCA: La marca del bien.
18 MOD.: Modelo del bien
19 SERIE: El número de serie correspondiente al bien.
20 MOTOR: En el caso de vehículos el número de serie del
motor.
21 AÑO: Fecha de fabricación en caso de vehículos.
22 APELLIDO PATERNO: Apellido paterno del resguardatario.
23 APELLIDO MATERNO: Apellido materno del resguardatario.
24 NOMBRE (S): Nombre (s) del resguardatario.
25 R.F.C. Registro federal de contribuyentes del
resguardatario.
26 FIRMA: Firma autógrafa del resguardatario.
27 FECHA: El día, mes y año en el que se firma el
resguardo la partir del cual éste queda como
responsable de la custodia y buen uso del bien.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-008-A2
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
22 de 23
28
RESPONSABLE DE LOS RECURSOS
MATERIALES DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
Apellidos, nombre (s) y firma del/la
responsable de los recursos materiales en la
entidad.
29 ENCARGADO DE INVENTARIOS DE
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Apellidos, nombre (s) y firma del/la
responsable de los inventarios de los bienes
muebles de la entidad.
30 RESPONSABLE DE LA SUB-UNIDAD: Apellidos, nombre (s) y firma del/la titular de
la unidad donde se resguarda el bien mueble.
31 FECHA DE IMPRESIÓN: El día, mes y año en que se imprime el formato.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
23 de 23
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
CODIGO: PR-DEIAYS-009-A1
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2
MATERIALES
4
REFERENCIAS
4
PROCEDIMIENTO
5
FLUJOGRAMA
12
ANEXOS 20
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Octubre 2015 Octubre 2015 U:/009 INVENTARIOS
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-009-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
1 de 22
OBJETIVO
Realizar el levantamiento físico del inventario de bienes muebles de forma anual, verificando
la existencia física, ubicación, estado físico y resguardos de los mismos; con la finalidad de
mantener el inventario actualizado.
ALCANCE
Al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, Coordinaciones Regionales, Centros
de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, y Unidades de Tratamiento a Personas
con Problemas del Consumo de Heroína de zona metropolitana y foránea.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Bienes Instrumentales: los considerados como implementos o medios para el desarrollo
de las actividades que realiza CIJ, siendo susceptibles de la asignación de un número de
inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Clave CABMS: Clave que identifica el tipo de bien asignado de acuerdo al catalogo de
adquisiciones bienes muebles y servicios emitidos por la Secretaria de la Función Pública.
Unidades Operativas: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil y Unidades de
Hospitalización de zona metropolitana y foránea
Placa: Etiqueta metálica en la cual se graba el número de inventario y descripción del bien
en cuestión para su mayor identificación.
Progresivo: Número consecutivo asignado al bien de acuerdo a la clave CABMS.
Resguardatario: Persona responsable del uso, guarda y custodia de un bien
SISACFI: Sistema de Activo Fijo.
Tarjeta de resguardo: Documento regulatorio emitido de manera individual para cada
bien, que tiene por objeto crear un compromiso de responsabilidad del usuario
(resguardatario) para con la institución, acerca del buen uso y cuidado de cada bien a su
cargo y en el que se detallan todas y cada una de las características del mismo.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-009-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
2 de 22
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros
Será la única Área facultada para asignar números de inventario a cada bien que ingrese
a la Institución y que sea dado de alta como parte del Patrimonio Institucional.
Levantará acta en la cual se hará constar de la ausencia o sobrante de bienes dentro de la
Unidad y solicitará firma de conformidad del titular.
Director/a de la Unidad Operativa
Coordinará los trabajos de verificación del inventario dentro de la Unidad, para lo cual
nombrará a la persona que realizará la verificación del inventario.
Comprobará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, la ausencia de los
bienes resguardados de la Unidad, por medio de recibos de préstamo, formato de salida
de bienes muebles, hoja de servicio, etc.
Entregará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la documentación
requerida para la inclusión de nuevos bienes muebles al Patrimonio Institucional.
Firmará el acta en la cual se haga constar la ausencia o sobrante de bienes durante la
verificación del inventario.
Gestionará y dará seguimiento a la reposición o baja de aquellos bienes no localizados
durante la verificación del inventario en su Unidad, de conformidad con la
normatividad vigente.
Notificará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, de cualquier
cambio o movimiento que se realice respecto de los bienes asignados a su Unidad,
como cambios de resguardatario por reubicación física de la persona, o del bien dentro
de una misma área, separación del empleado de la Institución, etc.
Pondrá a disposición por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros,
los bienes que ya no requiera para sus actividades, a fin de que sean reubicados.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-009-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
3 de 22
Notificará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la falta de
placa de identificación de los bienes, y solicitando su reposición.
Levantará acta administrativa y ante el ministerio público en caso de robo, extravío o
destrucción accidental de algún bien, de acuerdo a los procedimientos establecidos para
tal efecto, y notificará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
Tendrá a su resguardo el mobiliario y equipo que utilice el personal eventual,
estudiantes en servicio social, prácticas y/o voluntariado.
Tendrá bajo su responsabilidad el resguardo del mobiliario y equipo que se encuentre en
áreas comunes dentro de las instalaciones de la Unidad.
Determinará bajo la responsabilidad de que persona quedará el resguardo del mobiliario
y equipo utilizado por más de dos personas.
Informará por escrito al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, cada vez que
reciba bienes en donación o comodato, de lo contrario será su responsabilidad en caso
de que dichos bienes sean robados o sufran algún siniestro. Para la donación se apegará
al Procedimiento para la Recepción de Donativos en Efectivo, Especie y Servicios de
Centros de Integración Juvenil, A.C. en el apartado de Donativo en Especie.
Se apegará al Procedimiento para la Disposición Final y Baja de Bienes Muebles, en
caso de que algún bien sea considerado para darse de baja por inutilidad.
Subdirección de Adquisiciones y Servicios
Firmará en su calidad de Responsable de los Recursos Materiales de la Institución,
todas las tarjetas de resguardo y listados de inventario que sean emitidos para su
actualización.
Dirección General Adjunta Administrativa
Firmará la circular en la cual se solicitará a los Directores de las Unidades Operativas,
realizar la verificación física de su inventario.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
4 de 22
MATERIALES
Programa de Trabajo.
Circular que contiene fechas de Verificación del Inventario Físico.
Plantilla de Personal Actualizada.
Listados de Inventarios.
Formato de Mobiliario y Equipo no relacionado.
Placas Metálicas.
SISACFI.
Lápiz Eléctrico.
Tarjetas de Resguardo
Hardware, software, consumibles e Internet.
REFERENCIAS
Ley General de Bienes Nacionales Titulo Quinto
Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes
Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C.
ANEXOS
Tarjeta de Resguardo.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-009-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 22
Jefe/a del Depto.
Inventarios,
Almacén y
Seguros
Responsable del
Control del
Inventario
(Depto. de
Inventarios)
Director/a de la
Unidad
1. Elabora conjuntamente con el Subjefe/a de Inventarios
el Programa Anual para realizar el levantamiento físico
de bienes muebles en las Unidades Operativas y turna al
Subdirector de Adquisiciones y Servicios para su
revisión y aprobación de la Dirección General Adjunta
Administrativa.
2. Una vez aprobado el Programa Anual elaboran y envían
circular mediante correo electrónico a los Directores de
las Unidades Operativas notificándoles las fechas
programadas para el levantamiento del inventario de los
bienes a resguardo de su Unidad.
3. Recibe notificación e imprime listado en original y
copia de los bienes integrados al patrimonio
institucional y de ser el caso, listado de “mobiliario
reportado sin número de inventario por carecer de
documentación soporte”, correspondientes a las
Unidades Operativas.
4. Elabora oficio para el envío de los listados del
inventario y turna al Subjefe/a de Inventarios para su
revisión y firma del Jefe/a de Depto.
5. Recibe del Subjefe/a de Inventarios el oficio firmado y
envía a los Directores de las Unidades junto con el
listado de inventario.
6. Recibe oficio y listados de inventario correspondientes a
su Unidad en original y copia, firma copia del oficio y
listado como acuse, y devuelve al Departamento de
Inventarios y Almacén. Archiva original del oficio.
7. Designa a un miembro de su equipo para que realice la
verificación física del inventario de su Unidad, le
entrega listado y lo instruye como se indica en el oficio.
Programa
Circular
Listado de
bienes
Oficio y
listado de
bienes
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 22
Persona
designada para la
verificación del
inventario en la
Unidad
Operativa
8. Recibe listado e inicia la verificación de los bienes
conjuntamente con el resguardatario, identificando cada
uno de éstos, por el número grabado en la placa metálica
que tienen adherida, la cual contiene el número de
inventario asignado, pudiéndose presentar 2 casos:
8.1 Que el bien se encuentre correctamente identificado,
con su placa de inventario y que las características
de los bienes (marca, modelo, número de serie,
descripción y resguardatario) coincidan con los que
se encuentran registrados, en este caso, marca dentro
del listado que el bien se encuentra físicamente y que
los datos registrados son correctos. Continúa
procedimiento en el punto No. 9
8.2 Que el bien no se encuentre correctamente
identificado, pudiéndose presentar 3 casos:
8.2.1 Que el bien no cuente con su placa de
inventario, en este caso, coteja contra los
listados la marca, modelo, número de serie,
resguardante actual y/o datos que aporten los
usuarios, a fin de identificar el bien,
pudiéndose presentar a su vez 2 casos:
8.2.1.1 Que el bien sea identificado por completo,
en este caso marca el número de
inventario directamente en el bien, con
marcador permanente, en un lugar donde
no se afecte la imagen del mismo y anota
en el listado la falta de la placa. Continúa
en el punto No. 9.
Listado de
bienes
Listado de
Bienes
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
7 de 22
Persona
designada para la
verificación del
inventario en la
Unidad
Operativa
Director/a de la
Unidad
8.2.1.2 Que el bien no sea identificado, en este
caso, lo lista como mobiliario sobrante,
anotando el lugar donde se localiza,
persona que lo tiene a su resguardo y
demás datos que indiquen su procedencia.
Continúa en el punto No. 9.
8.2.2 Que el resguardatario actual no coincida con el
que se encuentra registrado en el listado, en
este caso, anota en el listado el nombre del
resguardatario actual. Continúa en el punto
No. 9.
8.2.3 Que se encuentre físicamente un bien,
identificado con placa de inventario, pero que
no esté registrado en el listado, en este caso,
lo registra directamente en el listado o en una
relación anexa, anotando todas las
observaciones. Continúa procedimiento.
9. Al terminar la revisión de los bienes, informa al
Director/a de la Unidad de las diferencias que se
detectaron durante la verificación del inventario, y le
entrega el listado, pudiéndose presentar 2 casos:
9.1 Que no haya faltantes ni diferencias en los bienes
respecto a los registros contenidos en el listado, en
este caso, recaba la firma de los resguardatarios en el
mismo.
9.1.1 Recibe del resguardatario el listado
debidamente firmado, revisa y firma en cada
hoja, como responsable de todo el mobiliario
a resguardo de la Unidad. Continúa
procedimiento en el punto No.10.
Listado de
bienes
Listado de
bienes
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
8 de 22
Director/a de la
Unidad
9.2 Que no se haya localizado algún bien durante la
verificación del inventario, en este caso, recaba la
documentación soporte que avale la ausencia del
bien, pudiéndose presentar 3 casos:
9.2.1 Que el bien haya sido prestado a otra Unidad
Operativa, en este caso, obtiene copia
fotostática del documento que avale el
préstamo, y da seguimiento para que el bien
regrese a la Unidad, en el tiempo estipulado.
Continúa en el punto No.10
9.2.2 Que el bien haya salido a reparación, en este
caso, obtiene copia fotostática de la orden de
servicio entregada por el proveedor. Continúa
en el punto No.10.
9.2.3 Que el bien haya desaparecido, en este caso,
obtiene copia fotostática de la documentación
que avale el suceso, (acta administrativa o del
ministerio público, según sea el caso).
Continúa procedimiento.
10. Elabora oficio solicitando las placas metálicas de
identificación de los bienes que no cuentan con ella,
cambios de resguardatario, datos complementarios del
bien y cambios de adscripción del algún bien.
11. Anexa al oficio, la documentación que avale la ausencia
de algún bien o documentación requerida para la
inclusión de bienes muebles al patrimonio institucional
y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y
Seguros.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
9 de 22
Jef/a del Depto.
Inventarios,
Almacén y
Seguros
Responsable del
Control del
Inventario
(Depto. de
Inventarios)
12. Recibe oficio y listados de inventarios con las
observaciones realizadas por el Director/a de la Unidad
Operativa, y la documentación soporte para realizar los
trámites requeridos; revisa y turna al personal
responsable de la verificación del inventario.
13. Recibe listados y documentación soporte, revisa, y con
base en ellos, procede a la actualización o
complementación de los datos registrados en el
SISACFI, e imprime las tarjetas de resguardo en
original y copia en los siguientes casos:
Cuando el nombre del resguardatario no es el mismo
que se tiene registrado en el listado
Cuando Existen diferencias o no están completos los
datos correspondientes al bien.
Cuando procede la inclusión de algún bien en el
listado de la Unidad Operativa
Cuando la falta del bien se debe a que fue transferido
a otra Unidad Operativa de manera definitiva.
14. Se pone en contacto con el Director/a de la Unidad
Operativa, en caso de extravío o robo del bien, para
asesorarlo en cuanto a los trámites correspondientes, de
acuerdo a la normatividad vigente, para la reposición,
pago o baja del bien, y le da seguimiento.
15. Recaba las firmas del Jefe/a del Departamento y del
Subdirector de Adquisiciones y Servicios en las tarjetas
de resguardo.
16. Una vez firmados los resguardos, elabora las placas
metálicas de inventario de los bienes reportados como
carentes de éstas, grabando los datos mediante lápiz
eléctrico e imprime listado de inventario actualizado
correspondiente a la Unidad.
SISACFI/Tarje
tas de
Resguardo
Placas
metálicas/Lista
dos de
inventario
actualizado
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
10 de 22
Jefe/a del Depto.
Inventarios,
Almacén y
Seguros
Director/a de la
Unidad
Persona
designada para la
verificación del
inventario en la
Unidad
Operativa
17. Elabora oficio en original y copia, para el envío de
tarjetas de resguardo actualizadas, placas metálicas y
listado de inventario al Director/a de la Unidad recaba la
firma del Jefe/a de Departamento y envía a las
Unidades.
18. Recibe oficio en original y copia, tarjetas de resguardo,
placas metálicas y listado de inventario, revisa, firma y
gira instrucciones para su envío a las Unidades.
19. Recibe oficio, tarjetas de resguardo en original y copia
y/o placas metálicas y listado de inventario, sella acuse
del oficio y devuelve al Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros. Entrega tarjetas de resguardo y/o
placas metálicas a la Persona designada para la
verificación del Inventario, pudiéndose presentar 2
casos:
19.1 Que se trate de tarjetas de resguardo actualizadas
o listado de inventario, en este caso, las revisa y
recaba la firma del resguardatario. Devuelve al
Director/a de la Unidad.
19.1.1 Recibe las tarjetas de resguardo y/o listado
firmado por el Resguardatario, y firma en el
espacio correspondiente al responsable del
mobiliario a resguardo de la Unidad.
19.1.2 Separa copia de la tarjeta de resguardo y/o
listado para su archivo, sella original como
acuse de recibo y envía al Departamento de
Inventarios, Almacén y Seguros. Continúa
procedimiento en el punto No.20.
Placas
metálicas/Tarje
tas de
resguardo
Listados de
inventario
actualizado
Tarjetas de
resguardo
Listados de
inventario
actualizado
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
11 de 22
Jefe/a del Depto.
Inventarios,
Almacén y
Seguros
Responsable del
Control del
Inventario
(Depto. de
Inventarios)
19.2 Que se trate de placas metálicas, en este caso, y
conjuntamente con el resguardatario revisa los datos
grabados y adhiere la placa de identificación en el
bien correspondiente. Continúa procedimiento
20 Recibe del Director/a de la Unidad Operativa las tarjetas
de resguardo en original debidamente firmadas, listado
de inventario y oficio. Turna al/la Responsable del
control del inventario.
21 Recibe tarjetas de Resguardo originales, listado del
inventario y oficio, archiva en el expediente que
corresponda.
22 Termina procedimiento.
Tarjetas de
resguardo/
Listado de
inventario
actualizado
Tarjetas de
resguardo/
Listado de
inventario
actualizado
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
12 de 22
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
Inventarios (Depto. de Inventarios)Director/a de la Unidad
Persona designada para la
verificación del inventario en la
Unidad Operativa
Listado de bienes
Listado de bienes
Listado de bienes
Oficio
Circular
Programa
INICIA
Elabora conjuntamente con el Subjefe/a de Inventarios el Programa Anual para realizar el levantamiento físico de bienes muebles en las Unidades Operativas y turna al Subdirector de Adquisiciones y Servicios para su revisión y aprobación de la Dirección General Adjunta Administrativa.
1
2 3
4
6
7
Una vez aprobado el Programa Anual elaboran y envían circular mediante correo electrónico a los Directores de las Unidades Operativas notificándoles las fechas programadas para el levantamiento del inventario de los bienes a resguardo de su Unidad.
Recibe notificación e imprime listado en original y copia de los bienes integrados al patrimonio institucional y de ser el caso, listado de “mobiliario reportado sin número de inventario por carecer de documentación soporte”, correspondientes a las Unidades Operativas.
Elabora oficio para el envío de los listados del inventario y turna al Subjefe/a de Inventarios para su revisión y firma del Jefe/a de Depto.
Recibe oficio y listados de inventario correspondientes a su Unidad en original y copia, firma copia del oficio y listado como acuse, y devuelve al Departamento de Inventarios y Almacén. Archiva original del oficio.
Recibe del Subjefe/a de Inventarios el oficio firmado y envía a los Directores de las Unidades junto con el listado de inventario.
5
Designa a un miembro de su equipo para que realice la verificación física del inventario de su Unidad, le entrega listado y lo instruye como se indica en el oficio.
Recibe listado e inicia la verificación de los bienes conjuntamente con el resguardatario, identificando cada uno de éstos, por el número grabado en la placa metálica que tienen adherida, la cual contiene el número de inventario asignado, pudiéndose presentar 2 casos:
8
Se encuentra identificado el bien?
Que el bien se encuentre correctamente
identificado, con su placa de inventario y que las
características de los bienes (marca, modelo,
número de serie, descripción y resguardatario)
coincidan con los que se encuentran
registrados, en este caso, marca dentro del
listado que el bien se encuentra físicamente y
que los datos registrados son correctos.
Continúa procedimiento en el punto No. 9
8.1
SI NO
1
A
2
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13 de 22
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
Inventarios (Depto. de Inventarios)Director/a de la Unidad
Persona designada para la
verificación del inventario en la
Unidad Operativa
Listado de bienes
Que el bien sea identificado por completo, en este caso marca el número de inventario directamente en el bien, con marcador permanente, en un lugar donde no se afecte la imagen del mismo y anota en el listado la falta de la placa. Continúa en el punto No. 9
8.2.1.1
A
1
Que el bien no se encuentre correctamente identificado, pudiéndose presentar 3 casos:
8.2
Situación del bien?
Que el bien no cuente con su placa de inventario, en este caso, coteja contra los listados la marca, modelo, número de serie, resguardante actual y/o datos que aporten los usuarios, a fin de identificar el bien, pudiéndose presentar a su vez 2 casos:
32
8.2.1
Situación del bien?
4
El bien es identificado
por completo
Que el bien no sea identificado, en este caso, lo lista como mobiliario sobrante, anotando el lugar donde se localiza, persona que lo tiene a su resguardo y demás datos que indiquen su procedencia. Continúa en el punto No. 9.
El bien no está
identificado en el
listado
4
8.2.1.2
2
Que el resguardatario actual no coincida con el que se encuentra registrado en el listado, en este caso, anota en el listado el nombre del resguardatario actual. Continúa en el punto No. 9.
8.2.2
B
El resguardatario
actual no coincide
Está fís icamente pero
no en el listado
No cuenta con placa
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
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OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
14 de 22
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
Inventarios (Depto. de Inventarios)Director/a de la Unidad
Persona designada para la
verificación del inventario en la
Unidad Operativa
Que no haya faltantes ni diferencias en los bienes respecto a los registros contenidos en el listado, en este caso, recaba la firma de los resguardatarios en el mismo.
9.1
3
Que se encuentre físicamente un bien, identificado con placa de inventario, pero que no esté registrado en el listado, en este caso, lo registra directamente en el listado o en una relación anexa, anotando todas las observaciones. Continúa procedimiento.
8.2.3
Al terminar la revisión de los bienes, informa al Director/a de la Unidad de las diferencias que se detectaron durante la verificación del inventario, y le entrega el listado, pudiéndose presentar 2 casos:
9
Situación del inventario?
No hay faltantes ni
diferencias
Que no se haya localizado algún bien durante la verificación del inventario, en este caso, recaba la documentación soporte que avale la ausencia del bien, pudiéndose presentar 3 casos:
No se localizó el bien
9.2
B
4
Recibe del resguardatario el listado debidamente firmado, revisa y firma en cada hoja, como responsable de todo el mobiliario a resguardo de la Unidad. Continúa procedimiento en el punto No.10.
9.1.1
6
5
5
C
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
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15 de 22
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
Inventarios (Depto. de Inventarios)Director/a de la Unidad
Persona designada para la
verificación del inventario en la
Unidad Operativa
Oficio
Oficio
Elabora oficio solicitando las placas metálicas de identificación de los bienes que no cuentan con ella, cambios de resguardatario, datos complementarios del bien y cambios de adscripción del algún bien.
10
Que el bien haya desaparecido, en este caso, obtiene copia fotostática de la documentación que avale el suceso, (acta administrativa o del ministerio público, según sea el caso). Continúa procedimiento.
9.2.3
6
C
Que el bien haya sido prestado a otra Unidad Operativa, en este caso, obtiene copia fotostática del documento que avale el préstamo, y da seguimiento para que el bien regrese a la Unidad, en el tiempo estipulado. Continúa en el punto No.10
9.2.1
Situación del bien?
Se prestó a otra Área
Ha desaparecido
8
Se encuentra en
reparación
7
6
Que el bien haya salido a reparación, en este caso, obtiene copia fotostática de la orden de servicio entregada por el proveedor. Continúa en el punto No.10.
8
9.2.2
6
7
Anexa al oficio, la documentación que avale la ausencia de algún bien o documentación requerida para la inclusión de bienes muebles al patrimonio institucional y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
11
D
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-009-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
16 de 22
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
Inventarios (Depto. de Inventarios)Director/a de la Unidad
Persona designada para la
verificación del inventario en la
Unidad Operativa
Tarjetas de resguardo
Tarjetas de resguardo
Listado de inventario
Tarjetas de resguardo
Oficio
Tarjetas de resguardo
Listado de inventario
Tarjetas de resguardo
Recaba las firmas del Jefe/a del Departamento y del Subdirector de Adquisiciones y Servicios en las tarjetas de resguardo.
Se pone en contacto con el Director/a de la Unidad Operativa, en caso de extravío o robo del bien, para asesorarlo en cuanto a los trámites correspondientes, de acuerdo a la normatividad vigente, para la reposición, pago o baja del bien, y le da seguimiento.
14
Recibe oficio y listados de inventarios con las observaciones realizadas por el Director/a de la Unidad Operativa, y la documentación soporte para realizar los trámites requeridos; revisa y turna al personal responsable de la verificación del inventario.
12
Recibe listados y documentación soporte, revisa, y con base en ellos, procede a la actualización o complementación de los datos registrados en el SISACFI, e imprime las tarjetas de resguardo en original y copia.
13
Una vez firmados los resguardos, elabora las placas metálicas de inventario de los bienes reportados como carentes de éstas, grabando los datos mediante lápiz eléctrico e imprime listado de inventario actualizado correspondiente a la Unidad.
16
D
15
Elabora oficio en original y copia, para el envío de tarjetas de resguardo actualizadas, placas metálicas y listado de inventario al Director/a de la Unidad recaba la firma del Jefe/a de Departamento y envía a las Unidades.
17
Recibe oficio en original y copia, tarjetas de resguardo, placas metálicas y listado de inventario, revisa, firma y gira instrucciones para su envío a las Unidades.
18
Recibe oficio, tarjetas de resguardo en original y copia y/o placas metálicas y listado de inventario, sella acuse del oficio y devuelve al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros. Entrega tarjetas de resguardo y/o placas metálicas a la Persona designada para la verificación del Inventario, pudiéndose presentar 2 casos:
19.1
Tipo de documento?
Placas metálicasTarjetas de resguardo
9
Que se trate de tarjetas de resguardo actualizadas o listado de inventario, en este caso, las revisa y recaba la firma del resguardatario. Devuelve al Director/a de la Unidad.
E
19
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-009-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
17 de 22
Jefe/a del Depto. de Inv., Almacén y
Seguros
Responsable del Control de
Inventarios (Depto. de Inventarios)Director/a de la Unidad
Persona designada para la
verificación del inventario en la
Unidad Operativa
Listado de inventario
Tarjetas de resguardo
Listado de inventario
Tarjetas de resguardo
Separa copia de la tarjeta de resguardo y/o listado para su archivo, sella original como acuse de recibo y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros. Continúa procedimiento en el punto No.20.
Listado de inventario
actualizado
Recibe las tarjetas de resguardo y/o listado firmado por el Resguardatario, y firma en el espacio correspondiente al responsable del mobiliario a resguardo de la Unidad.
19.1.1
Recibe del Director/a de la Unidad Operativa las tarjetas de resguardo en original debidamente firmadas, listado de inventario y oficio. Turna al/la Responsable del control del inventario.
20
Recibe tarjetas de Resguardo originales, listado del inventario y oficio, archiva en el expediente que corresponda
21
E
19.1.2
10
9
Que se trate de placas metálicas, en este caso, y conjuntamente con el resguardatario revisa los datos grabados y adhiere la placa de identificación en el bien correspondiente. Continúa procedimiento
19.2
10
TERMINA
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
18 de 22
I. Nombre del Formato:
TARJETA DE RESGUARDO
II. Clave:
III. Objetivo: Contar con un documento regulatorio que se emita de
manera individual para cada bien, con el objeto de crear
un compromiso de responsabilidad del usuario
(resguardatairo) para con la institución, acerca del buen
uso y cuidado de cada bien a su cargo y en el que se
detallan todas y cada una de las características del mismo.
IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Inventarios y Almacén.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se designe un responsable para el resguardo
de un bien mueble.
VI. Integración del Formato: Original y copia
VII. Distribución: Original: Departamento de Inventarios y Almacén.
Copia: Archivo del CIJ
VIII. Forma de Llenado: Por computadora
IX. Observaciones:
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
19 de 22
1
09
Clave correspondiente a la unidad conformada
de nueve dígitos.
2 DESCRIPCIÓN COMPLEMENTARIA Características o especificaciones del bien
mueble a resguardar.
3 ADSCRIPCION DEL BIEN MUEBLE: El nombre de la Unidad en donde se resguarda
el bien mueble.
4 CENTRO DE COSTO: Número del centro de costo correspondiente a
la Unidad donde se resguarda el bien,
conformado de cuatro dígitos.
5 RAMO: Ramo Presupuestal
6 UNIDAD: Clave de identidad asignada para la
identificación de la institución ante la S.S.
7 CLASIFICADOR POR OBJETO: Clave de la partida presupuestal por la cual se
adquiere el bien de acuerdo a sus
características.
8 CLAVE CABMS: Clave de diez dígitos, asignada al bien en base
al catalogo de adquisiciones de bienes muebles
(CABMS).
9 No. PROG.: Número consecutivo correspondiente al bien de
acuerdo a la clave CABMS
10 CAUSA: Clave asignada para el recurso
11 RECURSO: Recurso utilizado en la adquisición del bien.
RF Recurso Fiscal, RP Recurso Propio y RD
Recurso Donado.
12 ALTA
DÍA-MES-AÑO:
La fecha de expedición de la factura o
documento que ampare la adquisición del bien
mueble a resguardar.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-009-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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13
FACTURA:
El número de folio correspondiente a la factura
o documento que ampara la adquisición del
bien.
14 COSTO: Valor del bien de acuerdo a la factura o
documento que ampare su adquisición.
15 MES: Mes del año en que se registra el bien.
16 AÑO: Año en que se registra el bien.
17 MARCA: La marca del bien.
18 MOD.: Modelo del bien
19 SERIE: El número de serie correspondiente al bien.
20 MOTOR: En el caso de vehículos el número de serie del
motor.
21 AÑO: Fecha de fabricación en caso de vehículos.
22 APELLIDO PATERNO: Apellido paterno del resguardatario.
23 APELLIDO MATERNO: Apellido materno del resguardatario.
24 NOMBRE (S): Nombre (s) del resguardatario.
25 R.F.C. Registro federal de contribuyentes del
resguardatario.
26 FIRMA: Firma autógrafa del resguardatario.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEIAYS-009-A1
Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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FECHA:
El día, mes y año en el que se firma el
resguardo la partir del cual éste queda como
responsable de la custodia y buen uso del bien.
28 RESPONSABLE DE LOS RECURSOS
MATERIALES DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
Apellidos, nombre (s) y firma del/la
responsable de los recursos materiales en la
entidad.
29 ENCARGADO DE INVENTARIOS DE
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Apellidos, nombre (s) y firma del/la
responsable de los inventarios de los bienes
muebles de la entidad.
30 RESPONSABLE DE LA SUB-UNIDAD: Apellidos, nombre (s) y firma del/la titular de
la unidad donde se resguarda el bien mueble.
31 FECHA DE IMPRESIÓN: El día, mes y año en que se imprime el formato.
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Vigencia Oct. 2015 a Oct. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
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