STRUKTUR FÜR DEIN CONTENT-MANAGEMENTWorkflow-Template: Schritt-für-Schritt-Anleitung

@BaZaKom

FEHLT DIR BEI DEINEM CONTENT-MANAGEMENT EIN TOOL, WAS DEINEN WORKFLOW STRUKTURIERT?

@BaZaKom

DIESES TEMPLATE HILFT DIR, DEN ÜBERBLICK

ÜBER DEN FORTSCHRITT DEINER ARBEIT ZU

BEHALTEN.@BaZaKom

WARUM DIESES TEMPLATE?

➤ „Content-Management“ ist ein weiter Oberbegriff und meint die generelle Verwaltung von bestehenden Inhalten.

➤ Unter diesem Oberbegriff fallen viele unterschiedliche Aufgaben.

➤ Was diese Aufgaben vereint, ist die strukturelle Vorgehensweise bei der Verwaltung dieser Inhalte, unabhängig von des jeweiligen Tasks.

➤ Kurz gesagt - irgendwann packst Du jeden Inhalt nochmal an, überprüfst den Inhalt auf Grundlage bestimmter Kriterien und triffst dann eine Entscheidung, was mit diesem Inhalt weiter geschehen soll.

➤ Das Template soll Dir dabei helfen, diese Schritte strukturiert anzugehen und den Überblick über deinen Workflow zu behalten.

➤ Diese Slideshare-Präsentation führt Dich Schritt-für-Schritt durch die einzelnen Aufgaben, um ein Basis-Template für Deine Arbeit zu erstellen.

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FÜR WEN UND FÜR WELCHE AUFGABE IST DIESES TEMPLATE GEEIGNET?

➤ Das Template ist für jeden geeignet, der ein kleines bis mittelgroßes Online-Projekt (bis zu 200 Seiten oder Artikel) betreut.

➤ Über diese Anzahl hinaus macht es mehr Sinn, mit einem automatisiertes Tool oder einer anderen Lösung zu arbeiten, weil es sonst zu unübersichtlich wird.

➤ Das Template lässt sich für alle Aufgaben nutzen, bei dem Du (oder in Kooperation mit mehreren anderen Personen) Inhalte strukturiert anhand vorgefertigter Kriterien überprüfen willst.

➤ Dieses Template hilft Dir, einen Überblick über den Fortschritt der Arbeit zu erhalten. Du kannst jedoch nicht die Ergebnisse der Arbeit in diesem Template festhalten.

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IN 7 SCHRITTEN ZUM FERTIGEN TEMPLATE

➤ Diese Präsentation führt Dich durch 7 Schritte:

1. Content-Inventory erstellen

2. Datenmaterial aufbereiten

3. Formationsregeln in Excel einbauen

4. Datenüberprüfung einfügen

5. Funktionsüberprüfungen und Korrekturen einarbeiten

6. Funktionen auf weitere Zellen übertragen

7. Kommentare einfügen

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SCHRITT 1: CONTENT INVENTORY ERSTELLEN

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SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN

➤ Zunächst musst Du ein Content-Inventory erstellen, also eine Auflistung aller verfügbarer URLs Deines Online-Projektes.

➤ Dazu empfehle ich Dir das Tool „SEO Spider“ von Screaming Frog, das Du hier kostenlos herunterladen kannst.

➤ Die kostenlose Funktion reicht in der Regel aus, ist aber auf 500 URLs begrenzt.

➤ Erstelle das Content-Inventory. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.

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SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN

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➤ „Screaming Frog SEO“ öffnen und Deine URL eingeben. ➤ „Start“ drücken.

SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN

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➤ Liste exportieren

SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN

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➤ Liste als Vorlage abspeichern

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN

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SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN

➤ SEO Spider hat alle verfügbaren URLs aufgelistet. Dazu gehören auch eine Menge URLs, die Du erstmal nicht brauchst. Dieser Schritt ist dafür da, diese unnötigen URLs zu entfernen.

➤ Entferne alle URLs, die nicht direkt zu einem Post oder zu einer Seite führen. Bilder, Tag-Seiten oder externe Verlinkungen kannst Du entfernen, es sei denn, Du möchtest diese gesondert betrachten.

➤ Da dieses Tool aber darauf basiert, dass Du später händisch durch alle Seiten gehst, um Dir diese anzuschauen, ist die Auflistung der Post- und Seiten-URLs ausreichend.

➤ Bereinige nun das vorliegende Datenmaterial aus dem Content-Inventory. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.

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SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN

@BaZaKom➤ So sieht Deine Urliste im Excel-Format aus.

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN

@BaZaKom➤ Lösche alle Spalten ausser „Adress“ - das sind die URLs.

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN

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➤ Lösche alle Daten, die nicht zu einem Post oder zu einer Seite führen.

➤ Du kannst natürlich auch mit allen Daten arbeiten, beispielsweise Bildmaterial.

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN

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➤ Bereinigte Urliste.

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN

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➤ Bring die Liste in Form, in dem Du die Zellen markierst und „Zeilenumbruch“ klickst.

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN

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➤ Füge nun Prüfkategorien ein (hier „Corporate Wording Check“) und ergänze diese um weitere Prüfkriterien.

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

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SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

➤ Die Formatierungsregeln helfen Dir, deinen Fortschritt bei der Arbeit visuell darstellen zu können.

➤ In meinem Beispiel habe ich vier Statusanzeigen, welche ich farbig markieren will.

➤ Status: Ungeprüft = Rot

➤ Status: In Bearbeitung = Orange

➤ Status: Prüfung abgeschlossen = Grün

➤ Status: Wiedervorlage = Blau

➤ Baue nun die Formatierungsregel ein. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.

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SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

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➤ Markiere den Spaltenbereich, den Du formatieren willst.

➤ Aus anschaulichen Gründen habe ich erstmal nur diesen Bereich markiert.

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

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➤ „Start“ ➤ „Bedingte

Formatierung“ ➤ „Regeln zum

Hervorheben von Zellen“

➤ „Textinhalte“

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

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➤ Lege die erste Regel fest, beispielsweise: ➤ Wenn >> „Ungeprüft“ ➤ Dann >> „Hellrote Füllung mit dunkelrotem Text“ ➤ Klicke >> „OK“

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

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➤ Gleicher Formatierungsbereich ➤ Lege die zweite Regel fest, beispielsweise: ➤ Wenn >> „In Bearbeitung“ ➤ Dann >> „Gelbe Füllung mit dunkelgelbem Text“ ➤ Klicke >> „OK“

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

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➤ Gleicher Formatierungsbereich ➤ Lege die dritte Regel fest, beispielsweise: ➤ Wenn >> „Prüfung abgeschlossen“ ➤ Dann >> „Grüne Füllung mit dunkelgrünem Text“ ➤ Klicke >> „OK“

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

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➤ Gleicher Formatierungsbereich ➤ Lege die vierte Regel fest, beispielsweise: ➤ Wenn >> „Wiedervorlage“ ➤ Wenn Du eigene Farbkombinationen wählen willst,

dann: ➤ Klick auf >> „Benutzerdefiniertes Format“.

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

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➤ Lege zuerst den Hintergrund fest.

➤ Klicke >> „Ausfüllen“

➤ Wähle eine Farbe, beispielsweise Blau

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

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➤ Lege dann die Schriftfarbe fest.

➤ Klicke >> „Schriftart“

➤ Wähle eine Farbe, beispielsweise „Weiß“

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN

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➤ Anschließend gleicher Formatierungsbereich ➤ Lege die vierte Regel fest, beispielsweise: ➤ Wenn >> „Wiedervorlage“ ➤ Dann >> Dein zuvor eingegebene Schriftfarbe ➤ Klicke >> „OK“

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN

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SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN

➤ Dein Dokument müsste nun so eingestellt sein, dass - je nach Texteingabe - eine farbige Statusanzeige vorhanden ist.

➤ Sicher willst Du nicht jedesmal den Status mit der Hand eingeben. Darum erstellen wir jetzt eine Drop-Down-Auswahl-Liste, mit der Du die einzelnen Statusanzeigen leicht auswählen kannst.

➤ Diese Daten kommen aus einem anderen Blatt. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.

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SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN

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➤ Lege ein neues Datenblatt an. Ich habe es hier einfach „Datenblatt“ genannt.

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN

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➤ Trage nun in die erste Spalte die vier Begriffe ein, die Du zukünftig auswählen willst. Jeder Begriff kommt in eine eigene Zelle innerhalb dieser Spalte.

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN

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➤ Markiere nun wieder den Spaltenbereich, den Du bereits zuvor markiert hattest.

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN

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➤ Klicke auf >> „Daten“ ➤ Klicke auf >> „Überprüfen“ ➤ Klicke dann auf >> „Datenüberprüfung“

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN

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➤ Klicke auf >> „Einstellungen“ ➤ Wähle aus >> „Liste“

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN

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➤ Jetzt musst Du die Datenquelle angeben.

➤ Klicke dazu auf den Button neben der Suchleiste „Quelle“

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN

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➤ Klicke nun auf das zweite Datenblatt (in diesem Beispiel: „Datenblatt“.

➤ Markiere die vier Zellen in der Spalte, in denen die verschiedenen Status-Updates angezeigt werden.

➤ Drücke >> Enter

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN

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➤ Jetzt kann in jeder Zelle in dem vorher markierten Bereich auf dem ersten Blatt die Textbausteine aus dem „Datenblatt“ ausgewählt werden.

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN

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SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN

➤ Der Großteil ist geschafft, jetzt kontrollierst Du, ob die ganzen Funktionen auch so funktionieren, wie Du Dir das vorgestellt hast.

➤ Funktioniert alles, dann kannst Du diesen Schritt überspringen.

➤ Wird etwas nicht so dargestellt, wie gewünscht, dann führe eine Korrektur durch. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.

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SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN

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➤ Nun müsste für jede Auswahlmöglichkeit auch die Darstellung in die vorher festgelegte Farbe sichtbar sein.

➤ Manchmal ist das nicht der Fall, wenn der Textbaustein aus dem „Datenblatt“ nicht mit dem hinterlegten Textbaustein in der „Formatierungsregel“ übereinstimmt.

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN

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➤ Siehe dieses Beispiel

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN

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➤ Ist dies der Fall, dann: ➤ Klick >> Start ➤ Klick >> „Bedingte Formatierung“ ➤ Klick >> „Regeln verwalten“

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN

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➤ Doppelklick auf die zu ändernden Regel

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN

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➤ Genaue Schreibweise aus dem Datenblatt in dieses Feld reinschreiben

➤ Bestätigen

SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN

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SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN

➤ Wenn Du nicht schon direkt alle Felder markierst und bearbeitest hast, kannst Du nun weitere Zellen in den Markierungsbereich einarbeiten.

➤ Das kann auch interessant sein, wenn Du später weitere Workflows, Prüfverfahren oder Prüfkriterien einfügen willst.

➤ Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.

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SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN

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➤ Markiere den gesamten Bereich, für den die Formatierungsregel gelten soll.

SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN

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➤ Klick auf >> „Start“ ➤ Klick auf >> „Bedingte Formatierung“ ➤ Klick auf >> „Regeln verwalten“ ➤ Bestätigen

SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN

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➤ „Formatierungsregeln anzeigen für: „Dieses Blatt“ ➤ Alle Regeln anklicken als „Wahr“ ➤ Pro Regel Klick auf den Button >> „Angewendet auf“ ➤ Bereich auswählen (Der markierte Bereich; siehe

nächste Folie)

SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN

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➤ Pro Regel den gleichen Bereich auswählen

SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN

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SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN

➤ Jede Zelle kannst Du mir Kommentaren ergänzen. Dazu gehören u.a.

➤ Rollen- und Verantwortlichkeiten

➤ Zeitdaten

➤ Inhaltliche Ergänzungen

➤ Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.

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SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN

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➤ Gewünschte Zelle anklicken, hier am Beispiel „Wiedervorlage“.

➤ Rechtsklick auf die Zelle

➤ „Kommentar einfügen“

SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN

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➤ Füge deinen Kommentar ein, beispielsweise Daten, wann der Prozess noch einmal überprüft werden soll.

➤ Übertrage diese Termine auch in einen Kalender mit Erinnerungsfunktion, sodass Du diesen nicht vergisst.

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©Luisa Bell