Corvina 4

Katalogizálási kézikönyv

Tartalomjegyzék

ÁBRAJEGYZÉK......................................................................................................................................................3

1. BEVEZETÉS.......................................................................................................................................................4

2. BELÉPÉS A RENDSZERBE/BEJELENTKEZÉS/JOGOSULTSÁGOK....................................................4

3. MARC, REKORD, ŰRLAP...............................................................................................................................6

4. A PROGRAM KÜLSŐ MEGJELENÉSE........................................................................................................7

4.1 A MENÜK........................................................................................................................................................74.1.1. Corvina..................................................................................................................................................74.1.2. Rekord....................................................................................................................................................74.1.3. Szerkesztés.............................................................................................................................................84.1.4. Authority (ld. még az Authority ellenőrzés fejezetet!)...........................................................................84.1.5. Beállítások.............................................................................................................................................8

4.2 AZ IKONSOR GOMBJAI.....................................................................................................................................8

5. SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK....................................................................................................................9

6. MŰVELETEK...................................................................................................................................................12

6.1 SABLON LÉTREHOZÁSA.................................................................................................................................126.2 ÚJ REKORD LÉTREHOZÁSA............................................................................................................................146.3 REKORD BETÖLTÉSE.....................................................................................................................................15

6.3.1 Helyi fájlból való betöltés.....................................................................................................................156.3.2 Adatbázis munkafájlból való betöltéskor..............................................................................................15

6.4 PÉLDÁNYADATOK RÖGZÍTÉSE (PÉLDÁNYABLAK).........................................................................................166.5 REKORD ÁTEMELÉSE, MENTÉSE....................................................................................................................19

6.5.1 A helyi fájlba való mentés.....................................................................................................................206.5.2 Az adatbázis munkafájljába való mentés..............................................................................................20

6.6 AUTHORITY ELLENŐRZÉS.............................................................................................................................236.6.1 Authority menü.....................................................................................................................................24

6.7 REKORD TÖRLÉSE AZ ONLINE KATALÓGUSBÓL...........................................................................................296.8 REKORDÖSSZEVONÁS...................................................................................................................................306.9 DIAKRITIKUS JELEK......................................................................................................................................30

7. Konfigurálás........................................................................................................................................................31

2

Ábrajegyzék

1. ábra Bejelentkezés..................................................................................................................42. ábra Új rekord beállításai ablak............................................................................................133. ábra Sablon............................................................................................................................144. ábra Példányablak.................................................................................................................185. ábra Beviteli űrlap konkrét példányadatokkal......................................................................196. ábra Rekord mentése helyi fájlba..........................................................................................207. ábra Rekord mentése munkafájlba........................................................................................218. ábra Exception......................................................................................................................239. ábra Szűrők...........................................................................................................................2510. ábra Authority ellenőrzés....................................................................................................2711. ábra Authority beszúrása.....................................................................................................2812. ábra Authority cseréje.........................................................................................................29

3

1. Bevezetés

Corvina 4 katalogizálási kézikönyv gyakorlati ismereteket nyújt mind a gyakorlott, mind a kezdő felhasználók számára. Igyekeztünk a program működésével kapcsolatos összes fontos információt összegyűjteni a munka megkönnyítése érdekében.

2. Belépés a rendszerbe/Bejelentkezés/Jogosultságok

A katalogizáló modul és az OPAC modul felől is elindulhatunk, rákattintva kétszer gyorsan a bal egérgombbal valamelyik ikonra. A katalogizáló megnyitásakor rögtön kéri az azonosítónkat, jelszavunkat, majd innen a Betöltés Online katalógusból nyithatunk OPAC-ot.

1. ábra Bejelentkezés

4

Az OPAC felől indulva egy konkrét találat esetén a Szerkesztés gombra kattintva tudunk katalogizálót nyitni és oda rekordot betölteni. Az azonosítót és jelszót ilyenkor kéri csak a program (csak egyszer a munka során).Aki több szerkesztő ablakot szeretne egyszerre használni, annak a katalogizáló modul felől kell belépnie, innen indítva az OPAC-ot és a másik szerkesztő-ablakot.Az OPAC modult bárki használhatja, anélkül hogy jogosultságot szereztünk volna bárkitől. A katalogizáló modul használatához kell tehát jogosultság, azonosító és jelszó megadásával lehet használni. Hogy pontosan ki milyen munkát végezhet a modulon belül, azt az adminisztrációs modulban lehet beállítani.A felhasználói felület használata: A programot több eszköz segítségével is működésbe hozhatjuk. Így például használhatjuk a legördülő menüket és egérkattintással választhatunk abból, ill. a gyorsabb munka elérése érdekében az ikonok állnak a rendelkezésünkre. Az egyes helyekre kattintást az egérrel végezhetjük, ill. a klaviatúra fel-le mozgatható nyilaival pozícionálhatunk a programon belül. Lehetőségünk van karaktereket törölni a Del vagy Backspace gombokkal, de vannak olyan pontok (pl. a fejléc vagy a mezők), ahol csak a korábbi szöveg felülírásával dolgozhatunk. (a kívánt hely elé állunk és felülírjuk azt)Az egérrel gyakrabban egyszer (párbeszédablakokban, munkafájlból való betöltésnél), néha kétszer (rekord betöltésekor) kell kattintanunk, hogy a kívánt eredményt elérjük. Van olyan eset, amikor egy párbeszédablakban két különböző helyre történő egyszeri kattintással ugyan azt lehet elérni, mint egy helyre történő kétszeri gyors kattintással. Ilyen pl. az alapértelmezett adatbázis kiválasztásánál vagy a példányablak egy sorának módosításánál fordulhat elő.A használt karakterek nagyságát mind a Beállítások – Szerkesztő menüpontban, mind a jobb oldali két szélső ikon segítségével megváltoztathatjuk.A karakterek típusát a Beállítások – Szerkesztő menüben tudjuk megváltoztatni. Kétféle lehetőség közül választhatunk: 1) Monospaced (vékonyabb karaktereket eredményez) 2) Luxi Mono („kövérebb” karaktereket ad) 3) Free Mono (halványabb karaktereket használ) A Luxi Mono, de különösen a Free Mono esetén nagy előnyt jelent, hogy fontkészletét használva minden diakritikus jel jól látszik a katalogizálóban. Ha egy módosított rekordot nem mentettünk el a szerkesztőlapról, de egy másikat be szeretnénk oda tölteni, a program figyelmeztet, hogy nem mentett dokumentumunk van és tényleg mentés nélkül kívánjuk azt eltüntetni onnan. (Biztos mentés nélkül kívánja eldobni ezt a rekordot?)

5

3. MARC, rekord, űrlap

Az adatokat a Corvina rendszer rekordokban, MARC (Machine-Readable Cataloging) formátumban tárolja. Kétféle rekordtípust különböztetnünk meg: bibliográfiait rekordot és authority rekordot. Bibliográfiai rekordokba a dokumentumok különböző adatai kerülnek: pl. szerző, cím, kiadó neve stb. Authority rekordokban az egységesített alakokat tárolja a program: pl. személyneveket, testületi neveket, eredeti címeket, tárgyszavakat stb. Az OPAC-ban való keresés kapcsán bibliográfiai rekordokat kaphatunk eredményül, a böngészés során pedig authority rekordok között kereshetünk.Minden MARC rekord egy fejlécből, mezőkből, almezőkből és indikátorokból áll. A fejléc más és más adatokat tartalmaz aszerint, hogy milyen dokumentumtípust (könyvet, kottát, térképet stb.) írunk le. Alapvetően a Type mezőben bevitt karakter határozza meg a rekord fejlécének szerkezetét. Könyv leírása esetén ez „a”, egy elektronikus könyvnél pedig „m”. Ha egy meglévő rekordnál átírjuk ezt a karaktert egy másik létezőre, akkor mentés után átalakítja a program a rekord fejlécét és az újabb lekeresést követően már az „új” típusnak megfelelő fejlécet fogjuk visszakapni.A rekord fő része mezőkből áll, a mezők pedig almezőkre tagolhatók. Szabvány alapján más és más mezőket és almezőket használunk a különböző dokumentumtípusok leírásánál, de vannak kötelezőek, minden rekordban megtalálhatóak. (Pl. ilyen a 245-ös, cím, szerzőségi közlés számára használatos mező stb.)A mezőket egy három számjegyből álló azonosítóval különböztetjük meg egymástól (000-999), ezek a szerkesztőfelület bal oldalán helyezkednek el. Utánuk következik két karakternyi hely (két pont), az indikátorok helye. Indikátor csak számjegy lehet, kitöltésüket szintén a szabvány határozza meg. Csak bizonyos mezők esetén használjuk őket, s nem feltétlenül töltjük ki minden esetben mindkét indikátorhelyet.Az indikátorok után a piros színnel kiemelt dollárjel ($) által bevezetett almezők helyezkednek el. Minden almező egy betűből vagy számjegyből álló almező-kóddal indul. Egy mező minimum egy almezőt kell, hogy tartalmazzon. Az almező kód után következik a mező tartalma, majd a következő almezőnek megfelelő egyezményes jel. (/ , ; +)A bibliográfiai és az authority rekordok belső szerkezete azonos, azonos módon kezelhetjük az authority és bibliográfiai adatokat.Az OPAC-ban történő visszakeresést követően egy felhasználó természetesen nem a MARC-formátumban leírtakat fogja nézni, hanem a Hosszú, Cédula vagy Státusz megjelenítési formátumokat. (Erről bővebben lásd az OPAC-kézikönyvet!) A MARC-formátum ismerete viszont minden könyvtáros számára elengedhetetlenül fontos.

6

4. A program külső megjelenése

Alapvetően a program működtetéséhez az egér segítségével menüket és ikonokat hozzuk működésbe. A menüket kinyitva különböző lehetőségek tárulnak elénk, az alábbiakban ezeket az tekintjük röviden át.

4.1 A menük

4.1.1. Corvina

1. Kapcsolódás adatbázishoz – táblázatból választhatunk adatbázist, a választás eredménye az ablak felső szegélyén megjelenik

2. Új szerkesztő: szükség szerint párhuzamosan több szerkesztőablakkal dolgozhatunk. Így lehetőség nyílik, hogy az egyik rekordból átmásoljunk a másikba mezőket, almezőket vagy akár a teljes rekordot.

3. Kilépés: a szerkesztőablak bezárása, ill. – ha ez az utolsó nyitott Corvina-felület – kilépés a Corvinából, megerősítéssel

4.1.2. Rekord

1. Új rekord: a nyitott szerkesztőablakban kérhetünk egy új rekord űrlapot – abban az esetben, ha a szerkesztőablakban van már egy rekord, amelyet előtte már szerkesztettünk, akkor annak mentés nélküli elvetéséhez megerősítést kér a rendszer.

2. Betöltés: rekord betöltés

a számítógépen tárolt helyi fájlból az adatbázis munkafájljából online katalógusból vagyis adatbázisból

3. Konverzió: a nem USMARC-ban betöltött rekord átalakítása HUNMARC formátumra és fordítva.

4. Átemelés: a mentés helyének megadása nem saját adatbázisból betöltött rekord mentése előtt:

adatbázisból az adatbázis munkafájljából a számítógépen tárolt helyi fájlból

5. Mentés sablonként: űrlap-sablonok létrehozása6. Mentés7. Törlés8. Elvetés

7

4.1.3. Szerkesztés

1. Példányok szerkesztése: példányadatok megadásához szükséges ablak előhívása

2. Új egyedi azonosító: rekordazonosító adása ill. cseréje (megerősítéssel)3. Szövegszerkesztő funkciók: kivágás, másolás, törlés (szöveg, almező,

mező, rekord)

4.1.4. Authority (ld. még az Authority ellenőrzés fejezetet!)

1. Authority rekordok kezelése2. Authority ellenőrzés3. Authority beszúrása4. Authority cseréje

4.1.5. Beállítások

1. Szerkesztő: a szerkesztőablak színeinek és betűméretének beállítása2. Adatbázisok: adatbázis bejegyzések részleteinek megtekintése

4.2 Az ikonsor gombjai

A szerkesztési feladatok elvégzését nagyban megkönnyíti az ikonok használata. A leggyakoribb parancsokat találjuk az ikonsorban, melyek a következők:

1. Új rekord nyitása2. Mentés3. Törlés4. „Elvet” (rekord eltüntetése a szerkesztőfelületünkről, mentés nélkül )5. A kijelölt szövegrész kivágása6. A kijelölt szövegrész másolása7. Beillesztés vágólapról8. Visszavonás: az előző parancs visszavonása (egyenként visszavonható

minden, az adott rekordon eddig tett változtatás)9. „Újra”: az előzőleg visszavont parancs újbóli kiadása10. A szerkesztőablak karaktereinek nagyítása11. A szerkesztőablak karaktereinek kicsinyítése

Az éppen nem aktív ikonok szürkék, az aktív ikonok fölé állva megtudhatjuk, mire használhatóak. Két ikon, a Törlés és a Mentés gomb fölé állva az

8

egérrel igen hasznos információkhoz juthatunk.pl. az adott rekord miért nem menthető a rekord, miért nem törölhető.

5. Szerkesztési tudnivalók

A katalogizáló modul egy szövegszerkesztőhöz igen hasonló felületet kínál arra, hogy rekordokat szerkesszünk. A szerkesztés során meg kell különböztetnünk a mondatot (egy karakterlánc egy almezőn belül), az almezőt ($jel+almezőkód+karakterlánc), a mezőt (három karakterből álló azonosító számmal indul, $-jellel elválasztott almezőkből épül fel) és a rekordot (mezőkből, almezőkből és indikátorokból áll).Ugyan azt a tevékenységet (kijelölés, másolás, beillesztés, törlés) többféle módon elvégezhetjük, ezeknek a következő lehetőségei vannak:

Mondat másolása : bal egérrel történő kijelölést követően Ctrl+C vagy Mentés ikonMondat beillesztése: Ctrl+V vagy Beillesztés ikonMondat kivágása: bal egérrel történő kijelölést követően Ctrl+X vagy Kivágás ikon

Új mező létrehozása:

-menüből (Szerkesztés-Új mező),-F3 leütésével,-Ctrl + mező három karakterből álló számának leütésével, (az első helyen előforduló almező betűjelét is kitölti automatikusan pl. 583 esetén a gyakran elírt x almezőt)-ha a beszúrni kívánt helyet közvetlenül megelőző mezőbe pozícionálunk a kurzorral, egy ENTER leütésével megismétli az előző mezőt (indikátorok nélkül)

Mező másolása:      

-menüből (Szerkesztés-Mező másolása),-F5 leütésével,-egy mező kijelölését követően Ctrl+C.

Mező beszúrása:      

-menüből (Szerkesztés-Mező beszúrása),-F6 leütésével,-odaállva a beszúrás helyére Ctrl+V.

9

Mező törlése:      

-menüből (Szerkesztés-Mező kivágása),-F8 leütésével,-a mező kijelölését követően Del,-egy mezőt kijelölve Ctrl+X.

Új almező létrehozása:

-menüből (Szerkesztés-Új almező),-Shift+F3,-bal Shift + almező betűjelének/számának leütésével.

Almező másolása:  

-menüből (Szerkesztés-Almező másolása),-kijelölve Shift+F5 leütésével,-kijelölve Ctrl+C.

Almező beszúrása:    

-menüből (Szerkesztés-Almező beszúrása),-Shift+F6 leütésével,-odaállva a beszúrás helyére Ctrl+V-vel.

Almező törlése:      

-menüből (Szerkesztés-Almező kivágása),-Shift+F8 leütésével,-az almező kijelölését követően Del vagy Ctrl+X-a Backspace billentyűvel visszatörlöm egyszerűen (ilyenkor vigyázni kell, hogy nehogy egy törölni nem kívánt almezőt is eltüntessünk - de ott a Visszavonás gomb!)

Rekord másolása      

-menüből (Szerkesztés-Rekord másolása) , -Ctrl+F5,

-a rekord kijelölését követően Ctrl+C.

10

Rekord beszúrása    

-menüből (Szerkesztés-Rekord beszúrása),-Ctrl+F6,

-Ctrl+V.

A jobb egérgombbal történő másolás/beillesztés működik, de a Másolás/Beillesztés/Kivágás ikonokkal vagy a Ctrl+C, Ctrl+V parancsok kiadásával is tudunk dolgozni. A program lehetőséget ad arra, hogy ezzel a másolástechnikával bárhonnan - pl. világhálóról, bármely katalógusból - át tudjunk hozni adatsorokat, melyeket utána tetszőlegesen almezőkre tudunk bontani.A mezők automatikusan számsorrendbe rendeződnek, bárhol is hoztuk létre őket.Mező létrehozásánál a megfelelő első lehetséges almező-kódot (betűt vagy számot) magától beírja a program, ezáltal kizárva a tévedési lehetőséget.

Egy-két hasznos apróság:

-ha egyszer kattintunk valahová, a kurzor beleáll egy almezőbe,-ha kétszer kattintunk, akkor kijelöl egy almezőt,-ha háromszor, akkor egy mezőt,-ha négyszer, akkor pedig az egész rekordot jelöli ki.

Felhasználóbarát környezet

Az ablakok szabadon méretezhetőek (érdemes nagyobbra venni egy-egy többkötetes, nagyobb rekord kapcsán), jól láthatóak. Az ikonok segítségével gyorsabb a munka, például a Nagyító ikonnal a szerkesztő ablak karakterei tetszőlegesen nagyíthatóak-kicsinyíthetőek. Az almezőkódok pirosak, jól áttekinthetőek. Az ikonok fölé állva mindig megtudhatjuk, minek mi a funkciója, mert feliratok jelzik ezt.Hibaüzeneteket többnyire magyar nyelven, a képernyők alsó vagy középső részén kapunk.Biztonságos használatot tesz lehetővé, hogy bizonyos esetekben kérdéseket tesz fel a program. Ilyenek: új egyedi azonosító kérése ; rekord törlése ; rekordok összevonása stb. Tovább csökkenti a tévedés kockázatát, hogy egy párbeszédablakban közvetlenül nem adható meg egy ENTER leütésével az igenlő válasz, hanem ki kell választani az IGEN-t (mindig piros színű, a NEM pedig zöld).Fontos apróság, ha a CAPS LOCK billentyű be van kapcsolva, akkor a vonalkód beolvasásnál ez kisbetűket eredményez, mely a dokumentum

11

kikölcsönözhetőségét gátolhatja. Tehát érdemes kikapcsolva hagyni, a Num Lock billentyűvel ellentétben, amelynek kikapcsolásával nem tudunk számokat leütni (a munka során ajánlott Num Lock gomb bekapcsolásával a numerikus karakterek leütéséhez a klaviatúra jobb oldali részéknek a használata).A képernyő bal alsó részén olvashatjuk a mezőmagyarázatokat, tehát mindig annak a mezőnek a nevét olvashatjuk, amelyikben éppen állunk.

6. Műveletek

6.1 Sablon létrehozása

Új bibliográfiai és authority rekord létrehozásánál a munkánk megkönnyítése érdekében minden esetben célszerű sablont használni. Ehhez a következő lépéseket kell végigjárni:

1) Először a Rekord – Új rekord menüpontra kattintva egy felugró ablakot kapunk, melyben négy különböző dolgot állíthatunk be:

a leírandó dokumentum MARC típusát, ez vagy a USMARC vagy HUNMARC

a dokumentum típusát (a leggyakrabban használtak): könyv, folyóirat, tanulmány, kotta, térkép, film, zene, elektronikus könyv, cikk, authority. (Lásd a 2. ábrát!) Ha bővebb listát szeretnénk kapni a lehetséges rekordtípusokról, akkor kattintsunk a rekordtípus jobb szélén található kis ikonra. Itt további 94 féle lehetőség jelenik meg, táblázatos formában. A táblázat egy sorszámot és egy kódot is tartalmaz. A kód a rekord fejlécében található Type és Bib lvl részekre beírt adatokból áll össze (pl. könyv esetén ez am). Dokumentumtípust a bal egérgombra való kattintással tudunk kijelölni, majd az OK gombra kattintsunk. (a dokumentum típusának nevére történő dupla kattintással is ugyan azt érhetjük el.) A dokumentum típusa megőrződik, ha legközelebb új dokumentumot szeretnénk leírni, akkor is az előzőleg kiválasztott típus fog megjelenni (természetesen ezen akkor változtathatunk).

12

2. ábra Új rekord beállításai ablak

beállítható, hogy az újonnan létrehozott rekordot automatikusan adatbázisba mentsük -e. (az alapértelmezett adatbázist a Corvina-Kapcsolódás adatbázishoz opciót választva állíthatjuk be)

el kell itt dönteni, hogy kérünk –e az új rekordnak új egyedi azonosítót.

A gyakorlatban mindkettőt célszerű kiválasztani, mert szinte mindig a saját online katalógusunkba mentünk, ill. az online katalógusba való mentés előfeltétele a rekordazonosító. A beállítások elfogadásához az OK gombra kell kattintani.

2) Ezután a szerkesztő felületet láthatjuk üresen. Megszerkeszthetjük az űrlapot/sablont az adott dokumentum típusának megfelelő rekord fejlécének adatait kitöltve, ill. a legfontosabb, leggyakrabban használt mezők, almezők megadásával. (Lásd. a 3. ábrát!)

3) Rekord – Mentés sablonként pontra kattintva rákérdez a program, tényleg menteni kívánjuk –e sablonként az adott rekordot. Hasznos –ez a kérdés, mert ha egy kész betöltött rekordnál kattintunk véletlenül a Mentés sablonként lehetőségre, s a kérdésre is igent mondunk, akkor a adott rekordot tekinti ettől kezdve sablonnak, a korábbi felülírásával. Így

13

ezzel a kérdésfelvetéssel és annak helyes megválaszolásával ez a probléma kikerülhető.

A sablont elvileg egyszer kell csak beállítani, célszerű a munka legelején, s ettől kezdve, ha a Rekord – Új rekord menüpontra kattintunk, akkor a már elkészített sablonunkat fogjuk visszakapni.Új authority rekordok létrehozása esetén különösen megkönnyíti a munkát a sablon használata. Mentés során, amikor új authority rekordot hozunk létre, a feldolgozónak csak ellenőrizni kell, semmit sem kell beírnia sem magába a rekordba (040, 690-es mezők), sem a korábbi gyakorlattól eltérően a fejlécbe, mivel a program a Head tartalmát (aab, bba, bab) automatikusan kitölti.Egy lehetséges módja a leggyakrabban használt sablonnak – a könyvsablonnak:

3. ábra Sablon

6.2 Új rekord létrehozása

Ha egy adott dokumentumról még egy könyvtár sem készített rekordot, amit átvehetnénk, akkor ezt nekünk kell létrehozni. Elvileg két lehetőség van: az egyik, hogy sablon nélkül dolgozunk és minden rekordnál mi töltjük ki a rekord

14

összes részletét, ez a módszer lassítja a munkát. A másik lehetőség a sablon segítségével történő munka, melyet mindenkinek ajánlunk (Lásd a 6.1. fejezetet!)Új rekord létrehozásánál mindig figyelni kell arra, hogy a fejlécben szerepeljen egy nyelvi kód, egy ország kód és egy dátum, ha ezek nincsenek kitöltve, akkor nem tudjuk elmenteni a rekordot (figyelmeztető üzenetet kapunk). Szintén célszerű az indikátorokat is beírni a megfelelő helyre, ill. hibás almezőket (pl. almezőkód nélkülieket) nem létrehozni.

6.3 Rekord betöltése

Bibliográfiai rekordot három helyről tudunk a szerkesztőlapra betölteni: a Rekord menü Betöltés menüpontjából 1) helyi fájlból, 2) adatbázis munkafájljából 3) online katalógusból. Az utóbbi két esetben előfordulhat, hogy egy rekord betöltésénél azt írja ki a program, hogy a rekord zárolt, valaki más szerkeszti, s fel akarjuk –e oldani a zárolást, célszerű Nem-et mondani, mert ilyenkor már valahol egy kolléga szerkeszti a rekordot, s ez problémát jelenthet. Inkább érdemes később visszatérni az adott rekordhoz, amikor ez a zárolás már nem áll fenn. Ha mégis igennel válaszolunk s feloldjuk a zárolást, nem fogjuk tudni elmenteni a rekordot.6.3.1 Helyi fájlból való betöltés esetén a saját számítógépünkön korábban már létrehozott, tárolt és más felhasználók számára nem elérhető rekordot (marc kiterjesztéssel) lehet betölteni. Tehát ha a Rekord-Betöltés-Helyi fájlból lehetőséget választjuk ki, akkor egy felugró ablak segítségével meg kell határoznunk a jobb oldalon található menüt legördítve a helyi fálj nevét, középen beazonosíthatjuk a rekordazonosító, szerző és a cím alapján tényleg azt kívánjuk –e betölteni, majd kijelöljük és a Betöltés gombra kattintunk (ha a betölteni kívánt rekordra 2x rákattintunk, akkor ugyan ezt érhetjük el). Ha több helyi fájlban tárolt rekordunk van, akkor ezeket index (sorszám), rekord-azonosító, szerző, cím és dátum szerint rendezhetjük.6.3.2 Adatbázis munkafájlból való betöltéskor egy korábban létrehozott munkafáljunkban tárolt rekordot szeretnénk betölteni. A munkafájlok a szerveren helyezkednek el, aki be van jelentkezve a rendszerbe, láthatja, elvileg módosíthat rajta. A fejlécben mindig annak az adatbázisnak a nevét láthatjuk, ahová be vagyunk jelentkezve. Olyan esetekben használjuk a munkafájlt, ha egy rekodot nem szeretnénk még elmenteni az online-katalógusba, mert még nincs teljesen kész, később szeretnénk rá visszatérni. A munkafájl nagyon sok rekordot képes magába fogadni, de az átláthatóság miatt célszerű minél hamarabb online-katalógusba menteni. A helyi fájlba való mentéshez hasonlóan itt is egy felugró ablakban kell kiválasztanunk, melyik munkafájlból kívánunk rekordot betölteni (legördíthető menü). A munkafájlok rekordjai közül kijelöljük egy egérkattintással a betölteni kívánt rekordot, majd a Betöltés gombot

15

választjuk (kétszer a rekordra kattintva ugyan azt érhetjük el). Ha több rekordot tárolunk a munkafáljban, akkor a köztük való eligazodásban segít a sorszám, rekordazonosító, szerző, cím és dátum szerinti rendezés. Táblázatba vannak rendezve az adatok, a fejlécre kattintva egyszerre több szempont szerint is rendezhetünk. (első szempont kijelölése - bal egér gomb, második szempont kijelölése Ctrl+bal egér gomb) Ha egyszer kattintunk egy rendezési szempontra, növekvő sorrendbe teszi a lista tagjait, ha másodszor kattintunk, csökkenőbe, ha harmadszor – nem rendez, visszaáll az eredeti állapot. A Frissítés gomb azt a célt szolgálja, hogy ha módosítottunk a munkafájlban található rekordokon, akkor ez az feljövő ablak az aktuális állapotot mutassa. A Fájl törlése gomb egy munkafájlt képes törölni. 6.3.3 A közös katalógusok (pl. Vocal, MOKKA) létrejöttével nem kell minden könyvtárnak külön-külön leírni ugyan azt a dokumentumot, mert lehetőség nyílik más könyvtárak által létrehozott rekordok átvételére. A Corvina OPAC moduljának megnyitása után (Rekord/Betöltés/online katalógusból) az átvenni kívánt rekordot kijelölve a Szerkesztő gombra való kattintásal tudjuk ezt végrehajtani. (Részletesebb leírás a Corvina OPAC kézikönyvben!) Tehát leggyakrabban más adatbázisból hozunk át rekordokat. Több könyvtárban az a gyakorlat, hogy az ilyen módon átvett rekordok bibliográfiai azonosítóját átvételkor rögtön lecserélik. (Szerkesztés-Új egyedi azonosító) Ilyenkor egy teljesen új rekord jön létre és a közös katalógusokban is megtöbbszöröződnek a leírásról ugyan azon dokumentumról. Az új egyedi azonosító adását más könyvtárak csak akkor használják, ha egy korábbi, jelenlegihez nagyon hasonló dokumentum felhasználásával új dokumentumot szeretnének leírni, felhasználva annak adatait. (Pl. ha már leírtuk korábban egy kiadvány első kiadását és most a második kiadásról szeretnénk leírást készíteni, akkor megkeressük az első kiadásról készült rekordot az OPAC-ban és betöltés után új bibliográfiai azonosítót kérünk rá. Ily módon az eredeti dokumentum is megmarad, de kapunk egy könnyen átszerkeszthető rekordot az új leírásához. A tartalmi feltárás mezőihez nem is kell hozzányúlnunk ilyen esetekben.)

6.4 Példányadatok rögzítése (Példányablak)

A rekord példányadatait általában nem a 949-es mező kitöltésével, hanem a Példányablak segítségével visszük fel. Kivétel ez alól az új rekord létrehozása és az új bibliográfiai azonosító adása lehet, amikor megengedett 949-es mezőt szerkeszteni. Ebben az esetben, ha a vonalkódot vonalkódleolvasóval beolvassuk a kész 949-es mező „z” almezőjébe, akkor egy újabb 949-es mezőt ad a program. Ez a mentést nem befolyásolja, mentéskor nem veszi figyelembe a program.

16

Egy másik adatbázisból való átemelés után a példányadatokat nem tudjuk azonnal felvinni a 949-es mezőben, hanem a Példányablakot kell használnunk. Ezekben az esetekben csak a bibliográfiai rekordot szerkesztjük meg, utána az OPAC-ba mentjük a rekordot és onnan visszahozva a Szerkesztés – Példányok szerkesztése pontot választva visszük fel a példányadatokat. A Példányablak három fő részből áll. A legfelső harmada mutatja, mely dokumentumról van szó (cím, szerző stb.). Fontos változás, hogy szerkeszthető a Bibliográfiai azonosító (bibID) mező. Ezt rekordösszevonáskor használhatja az, akinek jogosultsága van hozzá. (Lásd a Rekordösszevonás c. fejezetet!)A Példányablak középső része egy fejléces listában az adatbevitelt szolgálja. Ahány sort látunk, annyi példánnyal rendelkezünk az adott dokumentumból. A jobb oldalon látható ikonok közül alaphelyzetben csak az első az aktív, ezzel új példányt tudunk létrehozni üres űrlap segítségével. Az űrlap az összes lehetséges almezőt tartalmazza, a leggyakrabban használtak főleg a felsőbb részen találhatók (a megszokottak: z,a,d,v,l,t,n,b, az újak: r,h,s). Mindegyik almező kód mellett ott a magyarázat. A Példánytípust legördülő menüből választhatjuk, a hozzá tartozó Kölcsönzési típust a program automatikusan adja. Az Állandó lelőhely kitöltésével szintén automatikusan kitöltődik az Ideiglenes lelőhely. Ha a kettő nem egyezik, utóbbi átírható. A lelőhelyet vagy direkt beírjuk vagy legördülő listából választhatjuk ki. Ha kész, s máshová kattintunk, akkor beírt lelőhely mellé (pl. R1) kiírja a program annak magyarázatát is. (raktár, első emeleti) Akinek van hozzá jogosultsága, az adhat egy példánynak új helyrajzi, ill. leltári számot az adott almező (a, n) beviteli felületén jobb oldalon lévő kis legördülő menüből választva. (Lásd a 4. ábrát!)Ha a példányablakban található egyik példányra egyszer kattintunk (kijelöljük, kék színű lesz), akkor jobb oldalt mindhárom ikon aktívvá válik. Ebben a helyzetben az első jobb oldali ikon funkciója átalakul: Másolat-ként funkcionál. Ha rákattintunk, a kijelölt 949-es mező példányadatait hozza fel, de vonalkód nélkül. Többes, igen hasonló példányok 949-es mezőinek egyszerűbb s gyorsabb bevitelére szolgál. A vonalkódot feltétlenül ki kell tölteni: vagy beolvasni, vagy generálni a vonalkód mező jobb szélén látható kis ikon segítségével. Ha a beolvasott vonalkód már létezik, akkor az OK gombra kattintva alul hibaüzenetet kapunk. A már meglévő 949-es mezőt kétféleképpen tudjuk szerkesztésre behozni: vagy kétszer gyorsan rákattintunk, vagy egyszeres egérkattintással kijelöljük és a második jobb oldali ikonra kattintunk. Ilyenkor módosíthatjuk az adatokat és az OK gombra való kattintással kiléphetünk innen.Ha törölni szeretnénk egy példányt, kijelöljük azt és a jobb oldalon látható legalsó ikonra kattintunk. A rendszer csak megerősítés után törli a példány adatait. A törlés megerősítését kérő ablakban legördülő sorokból a piros „Igen”-t kell kiválasztani, ennek az ablaknak az alapbeállítása a „Nem” válasz.A Példányablak változásait csak akkor mentjük el véglegesen, ha az alsó Mentés gombra kattintunk. Ha ezt elmulasztjuk - a rendszer figyelmeztet rá! -,

17

akkor elvesznek a módosításaink. Ha rákattintottunk a Mentés gombra, akkor magának a bibliográfiai rekordnak a mentése nélkül azonnal megjelennek a példányadatok az OPAC-ban.Amíg a Példányablakban szerkesztünk egy példányt, az OPAC-ban nem tudunk keresni.

4. ábra Példányablak

A Példányablak legalsó harmadában fontos információkat láthatunk: a bal oldali, Letiltások ablakrész akkor van kitöltve, ha egy adott példányhoz valamilyen letiltás tartozik. (raktárból kikérve, törölve stb.) Aki rendelkezik jogosultsággal, az létrehozhatja, ill. leveheti a letiltó kódokat a megfelelő kis ikonra történő kattintással. A jobb oldali, Előjegyzések ablakrész mutatja az esetleges példányon található előjegyzéseket (név, kezdő dátum stb.)

18

5. ábra Beviteli űrlap konkrét példányadatokkal

6.5 Rekord átemelése, mentése

A szerkesztő lapról a Rekord–Mentés opció választásával vagy az ikonsor balról 2. ikonjával lehet egy rekordot elmenteni. Mentéskor be lehet állítani, mentsük –e a rekodot a Vocal nevű katalógusba vagy sem.Fontos tudni, hogy a program online katalógusba való mentéskor automatikusan abba az adatbázisba tudja visszamenteni a rekordot, amely meg van jelölve a Corvina–Adatbázis kiválasztása ablakban (alapértelmezett adatbázis beállítható).Módosítható ez az adatbázis, de a legtöbb felhasználónak ennek a változtatására nincs szüksége. Ha egy munkafájlból vagy egy helyi fájlból hoztunk egy rekordot, akkor - ha erről másképp nem rendelkezünk - automatikusan ugyan oda fogja azt vissza-menteni.A szerkesztőablak alsó részén fekete-piros felirat jelzi mindig, hogy mentés után hová kerül az adott rekord. Egy rekordot három helyre menthetünk: 1. helyi fájlba, 2. munkafájlba, 3. online katalógusba.

19

6.5.1 A helyi fájlba való mentést választva a rekord a saját számítógépünkön az általunk kijelölt helyére kerül. Meg kell adnunk a mentés helyét (fájl kiválasztása), a helyi fálj nevét (fájl mező), majd menthetjük a rekordot. (Mentés gomb)A helyi fájlok mindig marc kiterjesztésűek lesznek.

6. ábra Rekord mentése helyi fájlba

6.5.2 Az adatbázis munkafájljába való mentéskor az általunk létrehozott munkafájlba menthetünk. Minden felhasználónak, aki jogosult a katalogizáló modulban munkafájl létrehozására, lehetősége van azt létrehozni. (munkafájlok felsorolásánál felső kicsi ikon) Munkafájlt törölni azonban egy átlagos felhasználó nem tud. A munkafájlok a szerveren tárolódnak, más bejelentkezett felhasználók is láthatják, a teljes tartalmukkal együtt. A bal oldali ablakban a már létrehozott munkafájlok listájából a legördülő menü segítségével választhatjuk ki a sajátunkat, majd rákattintva láthatjuk a jobb felső ablakban annak tartalmát. (Lehetőségünk van rendezni Sorszám, Rekordazonosító, Szerző, Cím és Dátum szerint, az egyes rekordokra kattintva pedig a jobb alsó ablakban jeleníthetjük meg azok tartalmát, anélkül, hogy betöltenénk.) Egy rekord betöltéséhez az adott rekordra egyszer kell kattintani,

20

majd az Betöltés gombra szintén egyszer (vagy kétszer gyorsan kattintani magára a rekordra). Egy adott munkafájlban rekordot csak akkor tudunk törölni, ha a munkafájl neve megegyezik a bejelentkezési azonosítónkkal (login), tehát „idegen”, más munkafájljából nem tudunk rekordot törölni.

7. ábra Rekord mentése munkafájlba

6.5.3 A leggyakrabban használt mentési mód a rekord mentése online katalógusba.Ebben az esetben mentéskor egy kis feljövő ablakban választhatunk, hogy mentjük –e az adott rekordot a Vocal-ba vagy sem. Ennek a kérdésnek csak az online-katalógusba való mentéskor van értelme, munkafájlba és helyi fájlba történő mentésnél nem mentünk Vocalba.

Rekordot nem lehet menteni a következő esetekben (a mentés előtt figyelmeztet ezekre a hibákra a program): -ha hiányzik a fejlécből az országkód, nyelvi kód (Ctry, Lang), ill. a kiadási év. (Dates)-ha egy felesleges almezőt hoztunk létre (csak a dollárjel látszik) és nem adtunk neki almezőkódot (betűt, esetleg számot)

21

-ha egy mezőből hiányzik egy indikátor, pl. 245-ös mező (figyelmeztet a program, s odaáll ahhoz a mezőhöz, ahol a probléma felmerült!)-ha már létező vonalkódot szeretnénk elmenteni-ha elírunk egy indikátort a 130-240-es mező esetén.

Egyéb, az adatbázisba való mentést kizáró hibák esetén az ún. Exception-munkafájlok egyikébe kerül a rekord. Ezek a munkafájlokkal azonos helyen találhatók, tehát a „Rekord – Betöltés – Adatbázis munkafájljából” parancsorral, a megfelelő Exception-fájlból nyithatók meg. Különböző hibák előfordulása esetén különböző fájlokba kerül a rekord, ezek a következők:

Exception10 - a rekord, amit menteni próbáltunk, régebbi dátumú, mint ami az online katalógusban van (azaz ha régebbi rekorddal próbálunk újabbat felülírni)

Exception11 - formailag hibás bibliográfiai rekordok (a fent felsorolt és a mentéskor ellenőrzött hibák kivételével)

Exception12 - formailag hibás authority rekordok

Exception14 - Vocal-ba/Mokka-ba küldés sikertelen

Exception17 – példányhibák:-nincs, vagy hibás a példánytípus ($t)-nincs, vagy hibás a lelőhely ($l)

Ha egy rekordot vissza szeretnénk menteni helyi fájlból, munkafájlból, vagy egy másik adatbázisból az online katalógusba, ahol az a rekord már korábban létezett, akkor a program figyelmeztet, ha az adott bibliográfiai azonosító létezik már az online katalógusban. Rákérdez, megtartjuk –e a rekord bibliográfiai azonosítóját vagy sem. Akkor van értelme új bibliográfiai azonosító kérésének, ha egy új rekordot szeretnénk létrehozni, a korábbi felhasználásával. Az esetek többségében – ha csak módosítottunk egy online katalógusból származó rekordon – célszerű az „eredeti” azonosítót megtartani. Ilyenkor az eredeti rekord felül fog íródni a módosított adatainkkal.

22

8. ábra Exception

6.6 Authority ellenőrzés

Mentéskor a bibliográfiai rekord besorolási adatait - ezek meghatározott mezőkben (100, 110, 111, 130, 240, 600, 650, 700, 710, 711, 730, 740, 830) vannak - a program átvizsgálja, létezik–e már az authority fájlokban tárolt egységesített alakok között ezeknek megfelelő. Ha igen, akkor automatikusan helyettesíti a már meglévővel, ha nem, akkor visszaadja, mint nem egységesített névalakot. Az ebben az esetben megjelenő munkaablakban először a Jelölt keresés, létrehozás és feloldás választásával megnézhetjük egy betűrendes listában, hogy az adott névalak biztos nem létezik –e. Ha létezik, kiválasztjuk egy egérkattintással és a Feloldás gombra kattintunk. Ha meggyőződtünk arról, hogy az adott névalak még nem létezik, akkor a Létrehozás és feloldás gomb választásával meg kell szerkesztenünk az egységesíteni kívánt alak authority rekordját. (Ezt a műveletet a szerkesztő felületen végezzük. Ha készítettünk authority rekord sablont, akkor egyszerűen elmentjük az egységesített névalakkal és kitöltött fejléccel, mezőkkel (040, 690) megjelenő rekordot.)

23

Ha az új authority rekordot visszamentettük, akkor automatikusan elmentődik maga a bibliográfiai rekord is a szerkesztő lapunkról. (Vagy a Háttér kiválasztásával megkereshetjük a még nem érvényesített névalakok között a miénket és azzal feloldhatjuk.)Előfordulhat, hogy egy adott egységesített alak már létezik, csak nem pont abban a formában, ahogy mi szeretnénk. Ebben az esetben az Authority feloldása ablakban a középső, Jelöltek listája ablak nem üres, hanem a keresett authority alakhoz legközelebb álló névalakokat mutatja meg. Az authority rekordok eltérhetnek központozásban, diakritikus jelekben, mezőkódokban stb., az adott eltérésre mindig figyelmeztet a program. (Eltérések)Ha két alak azonos, csak a mezőkódjuk tér el egymástól, akkor a program rákérdez, hogy milyen mezőkódot írjon a rekordba. (legördíthető lista)Ha egy már korábban létező alak megfelelő nekünk, akkor azt két gyors egérkattintással kijelölhetjük és azzal feloldhatjuk. (háttérben lévő ez alól névalakok kivételek, velük nem lehet helyettesíteni!) Nagyon kell azonban figyelnünk arra, hogy a felkínált névalakok közül tényleg a nekünk megfelelőt válasszuk ki, pl. ha egy személynevet egységesítünk, akkor tényleg a személynevet, mint szerzőt válasszuk ki és ne pl. ugyan annak a személynek a tárgyszavas authority alakját (indikátorokat figyelve nem hibázhatunk).A másodikként feljövő Authority feloldása ablakban találunk még egy fontos gombot, a Szerkesztés gombot. Itt már meglévő authority rekordokat tudjuk átszerkeszteni.

6.6.1 Authority menü

Az Authority menü segítségével lehet a meglévő authority rekordokkal műveleteket végezni. A leggyakrabban használt menüpont az Authority rekordok kezelése. Ide kattintva tudunk authority rekordokat szerkeszteni, összevonni, törölni. A keresés menete a következő: a keresett alakot a fenti üres mezőbe kell beírni, majd ENTER-t ütni. (nincs Kereső gomb) Ekkor megkapjuk a keresett kifejezés mellett annak környezetét is, a korábbiaktól eltérő módon a keresett alakhoz legközelebb álló alakot rögtön megpillanthatjuk, kijelölt állapotban. Ha a listában korábbi vagy további alakokra vagyunk kíváncsiak, akkor az Előző 10 és a Következő 10 gombokra kell kattintani. Ha módosítunk a keresés tartalmán, akkor a Frissítés gombbal tudunk ismételten keresni. A korábbi keresések listája a fenti kereső mező alatt legördíthető, így szükség esetén vissza tudunk térni azokhoz. A Szűrő gomb a különböző típusú authority rekordok közti keresés leszűkítésére alkalmas, személynév, testületi és közigazgatási név, rendezvénynév, egységesített és sorozati cím, tematikus tárgyszó, földrajzi név és ETO-jelzet szerint. Alaphelyzetben minden keresési feltétel be van jelölve, de ki lehet jelölni egy-két leszűkítési feltételt is. (Lásd a 8. ábrát!)

24

9. ábra Szűrők

Kereshetünk mind a Helyi, mind a Háttér opciók beállításával. Ha a Helyi van beállítva, akkor azok közt az authority névalakok közt keresünk, melyek bibliográfiai rekordokhoz kapcsolódnak. Ha a Háttérben keresünk, akkor bibliográfiai rekordokhoz nem kapcsolódók közt böngészhetünk. Mindkét esetben lehet szerkeszteni a névalakokat.A Létrehozás gombbal egy teljesen új authority rekordot tudunk létrehozni, míg a Szerkesztés választásával egy meglévőt szerkeszthetünk. A Helyettesítés gomb arra szolgál, hogy két vagy több authority rekordot összevonjunk oly módon (authority rekord helyettesítő törlése), hogy az egyiket helyettesítjük a másikkal, a „rosszat” a „jóval”, a törölni kívántat a meghagyni kívánttal. Akkor van erre szükség, ha pld. egy adott személyről korábban véletlenül két esetleg több authority rekord született (egy évszám nélküli, ill. egy évszámos vagy a konvertálás során keletkezett több névalak). Ilyenkor össze szoktuk vonni a felesleges alakot a „meghagyni kívánttal”. Először beírjuk a felugró ablakba (felső mezőbe) a keresett alakot, majd lekeresve azt az indexben kijelöljük és rákattintunk a Helyettesítés gombra. Ekkor egy újabb ablak jön fel (az előzőhöz teljesen azonos külsejű, de mégis különböző) Itt meg kell adnunk a törlendő/helyettesítendő névalakot, majd a Lecserél? gombra kattintunk. A program ebben az esetben felteszi a kérdést,

25

hogy tényleg helyettesíteni szeretnék –e az először kijelölt névalakot a másodszorra megjelölttel. (Biztos, hogy lecseréli a(z) … hivatkozásait a … hivatkozásra?) Ha igennel válaszolunk, végrehajtja az utasításunkat és a „törlendő alakot” többé nem fogjuk látni a „Helyi” alakok között. Viszont ez az alak bekerül a „Háttér”-be, ahonnan a Törlés gombra való kattintással törölhetjük ki végleg. A Bezárást választva lehet kilépni ebből a menüpontból.Az Authority ellenőrzés a szerkesztőlapon aktuálisan ott lévő rekordot vizsgálja meg mentés előtt authority szempontból, hibás –e vagy sem. Ha hibátlan, akkor „Az authority ellenőrzés sikeresen lezárult” felirat jelenik meg. (Lásd az alábbi 8. ábrát!) Ha hibás, akkor vagy formai vagy tartalmi hiba van a rekordunkban. (minden hiba kiszűrésére nem alkalmas, a feldolgozó könyvtáros odafigyelését nem tudja pótolni)- Formai hiba kapcsán a rekordot a MARC-szabványban előírt mezők és almezők szerint nézi végig, odaugrik a kurzorral pl., ha egy almezőből hiányzik az almezőkód/ vagy egy felugró ablakban felkínálja a hiányos alakot egységesítésre (csak egy dollárjelet írtunk). Ha a fejlécből kifelejtettük az országkódot, nyelvi kódot vagy a kiadási évet, hibaüzenetet kapunk és nem tudjuk elmenteni a rekordot, amíg nem pótoltuk azt. (Korábban több ilyen rekord is keletkezett, a korábbi verzió nem volt érzékeny erre)Ha a címből vagy az egységesített címből (130, 240, 245) kifelejtjük az indikátort, szintén jelzi a rendszer. Hasznos még, hogy 490-es mező mellett nem készítettünk 830-as mezőt, akkor is szól a program. (Authority ellenőrzést lásd előbb!)

26

10. ábra Authority ellenőrzés

Authority beszúrása lehetőség választásával egy általunk listából lekeresett authority rekordot tudunk beszúrni egy megfelelő helyre a bibliográfiai rekordunkba (ahol a kurzorral állunk), pl. egy névalakot vagy egy tárgyszót. A feljövő ablakba beírjuk a kereső mezőbe a kívánt alakot, majd ENTER-t ütve lekeressük azt. Ha megfelel, akkor kijelöljük egérrel és rákattintunk a Beszúr gombra. Ebben az esetben az ablakunk becsukódik és a szerkesztő lapra térünk vissza, a beszúrt mezővel.

27

11. ábra Authority beszúrása

Authority cseréje segítségével egy a rekordunkban meglévő authority ellenőrzés alá eső mezőt cserélhetünk le egy lekeresett és kiválasztott authority rekordra. Ennek a menete az authority beszúrásához igen hasonlóan történik: beírjuk a kereső mezőbe a kívánt alakot, majd ENTER-t ütve lekeressük azt. Ha megfelel, akkor kijelöljük egérrel és rákattintunk a Cserél gombra. Ebben az esetben az ablakunk becsukódik és a szerkesztő lapra térünk vissza, a lecserélt mezővel.

28

12. ábra Authority cseréje

6.7 Rekord törlése az online katalógusból

Ha egy rekordot törölni szeretnénk, továbbra is két lépésben tudjuk azt megtenni. Először a példányadatokat kell törölnünk, mivel az a rekord, amelyik rendelkezik ezekkel, nem törölhető. Első lépésként a Példányablakban a kijelölést követően tudunk „949-es mező(ke)t” törölni. (jobb oldalt legalsó Törlés ikon) Ha teljesen üres a példányablak középső része, második lépésként tudjuk a bibliográfiai rekordot törölni vagy a Rekord – Törlés vagy a Törlés-ikonra történő kattintással (balról a harmadik). A rekordok törlése nagy odafigyelést és gyakorlatot igényel, csak megfelelő gyakorlattal szabad végezni.Az OPAC felől is van lehetőségünk a rekordok törlésére abban az esetben, ha nincs az adott rekordnak példányadata. Ilyenkor a Törlés gombra való kattintással egy mozdulattal törölhető egy rekord. (Természetesen itt is rákérdez, tényleg törölni szeretnénk –e a rekordot)

29

6.8 Rekordösszevonás

Bizonyos esetekben szükséges lehet, hogy azonos dokumentumról keletkezett több rekordot összevonjunk. Ebben az esetben a rekordok alapos szemügyre vétele után kiválasztjuk azt, amelyhez szeretnénk hozzáírni a többi rekordban szereplő példányadatokat. A többi rekordot kitöröljük, miután a példányadataikat áttettük a „jó”, meghagyni kívánt rekordba. Ennek a menete a következő:

1) a kiválasztott (=meghagyni kívánt) rekord bibliográfiai azonosítóját lemásoljuk (Ctrl+C)

2) a törlésre kiválasztott rekordot betöltjük szerkesztő lapra3) a Szerkesztés – Példányok szerkesztése pontra kattintunk4) a szerkeszthető bibID mezőből kijelöljük a korábban ott lévő adatot5) bemásoljuk a vágólapon lévő bibliográfiai azonosítót (Ctrl+V) (azét a

rekordét, melyhez hozzáírunk)6) Mentés gombra kattintunk7) Az ellenőrző kérdésre - tényleg át szeretnénk-e mozgatni az egyik rekord

összes példányát a másik rekordba? – az „igen” kiválasztásával válaszolunk, majd ez az ablak becsukódik magától

8) töröljük a törlésre kiválasztott rekordot (nincs 949-ese)

Minden egyes törlendő rekord esetén végigcsináljuk ezt a műveletsort. Egy rekord egy bizonyos példányát ezzel a módszerrel nem lehet átmásolni egy másikba, csak az összes példányt egyszerre. Az esetek többségében ez utóbbira van csak szükség, ebben az esetben sokat könnyít a munkánkon ez a módszer.

6.9 Diakritikus jelek

A rekordok szerkesztése kapcsán szükségünk lehet bizonyos speciális karakterek bevitelére, melyeket a billentyűzetről direkt módon nem tudunk előállítani. A diakritikus jeleket a következő lépésekben állíthatjuk elő:1) Leütjük azt a karaktert (pl. egy ’e’ betűt), mely fölé speciális jelet szeretnénk beszúrni és mögé állunk a kurzorral.2) A Ctrl gombot nyomva tartva és a 0-la vagy aposztrof (’) karaktert leütve egy felugró ablakban lehet speciális karaktert választani egy listából. (egérrel vagy fel-le nyilakkal + ENTER-rel) Itt kiválasztjuk a megfelelő, beszúrandó alakot és rákattintunk. Ebben az esetben a kiinduló karakter felülíródik a kívánt diakritikus jelre.3) Ha egészen speciális karaktert szeretnénk beszúrni a rekordba (pl. az Euro jelét), akkor a Ctrl gomb mellett a Space-t kell leütnünk és ebből a listából választanunk.

30

Megjegyzés: a billentyűzetről begépelt dollár jel almezőjelként (piros dollár jel) jelenik meg. Ha sima dollár jelet szeretnénk beírni, akkor a Ctrl+Space gombokat kell leütni.

7. Konfigurálás

Az OPAC és a Catalog modulok konfigurációja UTF-8 karakterkódolású XML fájlokban van tárolva. A konfigurációs fájlok elhelyezhetők a kliens gépen vagy egy webszerveren. Ha több kliens gépen szeretnénk ugyanolyan konfigurációval futtatni az OPAC vagy a Catalog modult (és általában ez a helyzet), akkor célszerű a konfigurációs fájlokat egy webszerverre rakni.A konfigurációs fájlok között van egy kitüntetett "fő" konfigurációs fájl, amely összefogja a többit és amelyben megadható az alapértelmezett adatbázis és nyelv. A fő konfigurációs XML fájl egyetlen CorvinaConfig elemet tartalmaz, melynek attribútumai a következők:

Attribútum neve Leírásdatabases Az adatbázis kapcsolatokat leíró konfigurációs XML fájl URL-je.opac Az OPAC modul paramétereit tartalmazó konfigurációs XML fájl

URL-je.catalog A Catalog modul paramétereit tartalmazó konfigurációs XML fájl

URL-je.storage A Storage modul paramétereit tartalmazó konfigurációs XML fájl

URL-je.hostDatabase Az alapértelmezett adatbázis neve.language Az alapértelmezett nyelv. Lehetséges értékek: a MARC

rekordokban is használt hárombetűs nyelvi kódok. Pl. "hun", "eng", stb.

URL-ként relatív elérési út is megadható. A relatív elérési út mindig a fő konfigurációs fájl helyéhez képest relatív.

31

Példa a fő konfigurációs fájl tartalmára:<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><CorvinaConfig databases="../databases.xml" opac="http://www.library.hu/corvina/libdb/opac.xml" catalog="file:///c:/corvia/Catalog/catalog.xml" storage="storage.xml" hostDatabase="libdb" language="hun"/>

2006 Szeged Körmöczy Rita

32