dashboard modelos i

7/22/2019 Dashboard Modelos I

1/34

w w w . j g g o m e z . e u P g i n a | 1

Modelos y Ejemplos deDashboard - CMI(I)Ideas, ejemplos y casos de elaboracin de cuadros de

mando con Excel.

Jose Ignacio Gonzlez GmezDepartamento de Economa Financiera y Contabilidad - Universidad de La Laguna

www.jggomez.eu

INDICE

1 Introduccin a Excel como herramienta para la elaboracin de Cuadros de Mando

Tablero de Comandos o Dashboard. ............................................................................................................. 32 Generalidades sobre los grficos en Excel ......................... ..................... ........................ .................. 4

2.1 Un caso y consejo sobre los grficos en Excel........................................................................... 4

2.1.1 Introduccin ........................ ........................ ......................... ......................... ......................... .... 4

2.1.2 Qu deseamos mostrar? ........................ ..................... ..................... ......................... ........... 4

2.1.3 Qu tipo de grfica utilizar? ........................ ..................... ......................... ......................... 4

2.1.4 Graficando con Excel ........................ ..................... ..................... ......................... ................... 5

2.1.5 Retira adornos distractores de tu mensaje ..................... ..................... ......................... 5

2.1.6 Enfatiza en el eje X ...................... ......................... ......................... ........................ ................... 5

2.1.7 Colocar las etiquetas directamente en las curvas para reducir la

interpretacin ............................................................................................................................................... 5

2.1.8 Enfocamos la atencin de la audiencia donde nosotros queremos .................... 6

2.1.9 Aadimos texto para explicar la historia ...................... ......................... ........................ 6

2.2 Qu tipo de grafico debera escoger? ........................................................................................ 6

3 Recomendaciones generales en el diseo de un Dashboard ...................... ........................ ....... 8

3.1 Consideraciones previas, concepto base de Dashborad......................... ..................... .......... 8

3.2 Cmo empezar?, planificando 70%-30%................................................................................. 8

3.3 Identificaciones bsicas.................................................................................................................... 9

3.3.1 Definir el objetivo general ...................... ........................ ......................... ......................... .... 9

3.3.2 Definir los destinatarios ...................... ......................... ......................... ......................... ....... 9

3.3.3 Definir los KPI's ........................ ..................... ......................... ........................ ......................... . 9

3.3.4 Definir las fuentes de datos ....................... .................... .......................... ........................ .. 11

3.3.5 Definir las dimensiones y los filtros ..................... ..................... ......................... ............ 12

3.4 Los cuatro principios bsicos del diseo de un Dashboard....................................... ........ 13

3.4.1 Simplicidad ..................... ......................... ......................... ......................... ......................... ...... 13
http://www.jggomez.eu/http://www.jggomez.eu/http://www.jggomez.eu/http://www.jggomez.eu/http://www.jggomez.eu/


2/34


3.4.2 Uso adecuado del espacio en la pgina ....................... ..................... .................... ......... 13

3.4.3 Intuitivo ........................ ..................... .................... ......................... ..................... ...................... 14

3.4.4 Interactivo y configurable ...................... .................... ......................... ......................... ...... 14

3.4.5 Navegable ......................... ......................... ........................ ......................... ......................... ...... 15

4 Ejemplos de tcnicas Dashboard en Excel ........................ ..................... ......................... ................ 17

4.1 Modelos de Informes y Grficos Simples.................................................................................. 17

4.2 Modelos de Informes y Grficos Dinmicos..................... ......................... ......................... ...... 24

5 Bibliografa y casos propuestos ......................... .................... ..................... ......................... ............... 34
http://www.jggomez.eu/http://www.jggomez.eu/


3/34


1 Introduccin a Excel como herramienta para la elaboracin de

Cuadros de Mando Tablero de Comandos o Dashboard.

En este apartado vamos a ver las posibilidades y tcnicas a desarrollar para disear

cuadros de mandos en Excel. A continuacin presentamos algunas ilustraciones referidas a

esta tcnica.

Ilustracin 1

Pero la mejor forma de entender y analizar el potencial de Excel para el disear cuadros de

mandos o dashboard es ver ejemplos relacionados con esta tcnica. Por tanto vamos aexponer un conjunto de casos que hemos encontrado y que nos han resultado de mximo

inters y orientativos sobre esta tcnica.


4/34


2 Generalidades sobre los grficos en Excel

2.1 Un caso y consejo sobre los grficos en ExcelExtrado y adaptado de: http://vicente1064.blogspot.com/2011/12/como-presentar-graficas-excelentes-en.html

Titulo original:Cmo presentar grficas excelentes en Excel (si es que tienes que usarlo)

2.1.1Introduccin

Utilizar grficas estticas y efectivas para transmitir un mensaje es esencial para cualquierpresentacin, artculo u otra actividad de comunicacin acadmica o divulgativa.

Ciertamente, muchos estudiantes y profesionales conocen a profundidad que botones

utilizar para hacer tales grficas. Sin embargo, desconocen la relacin esttica y decomunicacin. Mi intencin es dar un poco de ayuda para obtener grficas con ms

impacto en el receptor del mensaje.

Este ejemplo es en base a Excel, que no es el programa (software) adecuado para hacer

grficas acadmicas, pero si es de los ms populares, hasta ahora, entre la poblacin.

La informacin que present es totalmente un invento, nicamente sirve con este fin

didctico. La historia es que tengo 4 amigos: Galilei, Newton, Einstein y Hawking. Entre elao 2000-2011 les he contado el nmero de cervezas tamao jumbo (ms de 2 litros) que

se han tomado cada uno. ;) . Esta es la tabla de datos obtenidos:

Tabla de datos de nuestro ejercicio grfico

Para tener una comparacin adecuada, pondremos todos estos datos en una sola imagen,pues usaremos varias grficas. Es decir obtendremos 4 curvas en la misma imagen (ms

de 7 curvas causa que el observado se pierda entre los trazos, evita usar ms de 7 curvas

en una misma imagen) Ahora debemos responder unos cuantos puntos esenciales:

2.1.2Qu deseamos mostrar?

Pues bien, de estos datos deseamos enfatizar que Einsteines quien ha aumentado ms suconsumo de cerveza en los ltimos aos.

2.1.3Qu tipo de grfica utilizar?

En anteriores posts, hemos mostrado la imagen del algoritmo para decidir qu tipo de

grafica es ms adecuado usar. En este caso, tiene mucho sentido hacer una grfica de lneacontinua suavizada. El cual es agradable de ver para la gente pues produce la sensacin de

contar con ms puntos medidos que en realidad se tienen. Por supuesto, aconsejo que enun documento acadmico se utilicen tanto los "puntos experimentales" junto con la curva,

pues deja claro que se midi y que se calcul.
http://www.jggomez.eu/http://vicente1064.blogspot.com/2011/12/como-presentar-graficas-excelentes-en.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2011/12/como-presentar-graficas-excelentes-en.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2011/12/como-presentar-graficas-excelentes-en.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2011/12/como-presentar-graficas-excelentes-en.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.htmlhttp://2.bp.blogspot.com/-9ADHFDew-X0/TvpDqZziIjI/AAAAAAAABKw/pDYEu3yoH_A/s1600/tabla_datos_ejemplo_excel.pnghttp://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2011/12/como-presentar-graficas-excelentes-en.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2011/12/como-presentar-graficas-excelentes-en.htmlhttp://www.jggomez.eu/


5/34


2.1.4Graficando con Excel

La gente que aspira a realizar una carrera acadmica debe utilizar programas comoOrigin

para presentar sus datos, pero todos podemos utilizar Excel para hacer las primeras

grficas o para una presentacin general. Pues bien, despus de seleccionar los datos, darclic en insertar escogemos la opcin dispersin con lnea suavizada. Este es mi resultado.

Para este ejemplo no es necesario realizarlneas de tendencia,de las que hemos platicado

ya en otros posts.

Primera etapa de nuestro ejercicio de mejora de grficos

2.1.5Retira adornos distractores de tu mensaje

Selecciona las lneas gua y brralas. Por qu las borramos? Pues tramos de enfatizar

retirando lneas que pueden ser distractores de un slo mensaje: Einstein estadominando la carrera de tomar cervezas.

De la mismaforma debes retirar las lneas del marco de la grfica, la sombras de lospuntos. Por otro lado, los puntos marcados slo son tiles cuando deseamos poneratencin en puntos especficos, en grficas de pocos puntos debera de ser

obligatorio colocarlos. Sin embargo, nuestro deseo es mostrar una mayorcontinuidad en los datos (tramposo?, dmelo t). Como esta grfica es con fines dedivulgacin, y no se presenta como un trabajo acadmico formal, retirar los

puntos experimentales es vlido. En este caso, mantendremos los puntos.

2.1.6Enfatiza en el eje X

Reduciremos el nmero de etiquetas en el eje X y nos limitaremos a comenzar y terminar

la grfica con los datos de la tabla. Efectivamente, es confuso ver nmeros grandes (ms detres cifras) en el eje. Adems, aumentamos su tamao, pues deben ser claros de observardesde lejos. Este punto es esencial para presentar bien cualquier grfico.

2.1.7Colocar las etiquetas directamente en las curvas para reducir lainterpretacin

Removemos la leyenda y utilizamos cajas de texto para etiquetar directamente cada curva.

Por qu lo hacemos? Utilizamos un principio de Gelstal, porque de este modo logramos

que las curvas se identifiquen ms rpidamente con una explicacin. Sin ella, el
http://www.jggomez.eu/http://www.originlab.com/http://vicente1064.blogspot.com/2011/03/5-ejemplos-sencillos-sobre-la.htmlhttp://4.bp.blogspot.com/-ST9cXwiqwkY/TvpDrFWqgII/AAAAAAAABK4/SwP9k2naQPw/s1600/grafica1_ejemplo_excel.pnghttp://vicente1064.blogspot.com/2011/03/5-ejemplos-sencillos-sobre-la.htmlhttp://www.originlab.com/http://www.jggomez.eu/


6/34


observador se pierde en los trazos y su atencin se nos escapar. Deseamos, atrapar laatencin del observador, recuerda eso siempre.

2.1.8Enfocamos la atencin de la audiencia donde nosotros queremos

Omitimos el eje-y, llevamos la atencin a los puntos iniciales y finales con marcadores y las

etiquetas numricas. Adems, le damos color a las curvas, enfatizando a la que

corresponde a los datos de Einstein, por lo cual debe tener el color ms vivo y el grosor delnea ms grande. He dramatizado mucho este punto, pues el color rojo es muy agresivo,muchos prefieren el azul (parece que el azul es adecuado para trabajos formales,acadmicos y profesionales). Adicionalmente, he puesto el resto de informacin en escala

de grises, de modo que representa solo una referencia para el observador.

2.1.9Aadimos texto para explicar la historia

Las figuras deben ser auto-explicativas, siempre. Por ello deben contar con un titulo, un

pequeo texto explicativo y la referencia de donde se obtuvieron los datos. Para trabajos

acadmicos basta colocar adecuadamente el pie de figura, con lo que se puede retirar eltitulo y la explicacin de la imagen. Sin embargo, siempre hay que recordar que la imagen

puede ser una pieza de informacin independiente.

Finalmente, el resultado de este proceso de maquillaje para la imagen de las curvas es:

Resultado final de nuestro ejercicio para mejorar la presentacin de una imagen con grficas.

El resultado es mucho mejor que la etapa inicial, con lo que espero que el observador seaatrapado por la imagen. La idea es que mientras ms cuidado tengas con la presentacin

de imgenes, ms fcilmente haces llegar tu mensaje. T tienes que trabajar para que elobservador se quede con una buena impresin, con la informacin adecuada y tu mensaje.

Espero que les sirva este ejercicio en sus futuros trabajos y visualizaciones de datos.

2.2 Qu tipo de grafico debera escoger?Extrado y adaptado de:http://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.html

Este esquema muestra varias posibilidades para mostrar de mejor manera una grfica. Es

una buena forma de introducir las muchas posibilidades (y el porqu) de emplear algunotipo de grfica para diferentes exposiciones
http://www.jggomez.eu/http://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.htmlhttp://3.bp.blogspot.com/-xJkVtzMmfEI/TvpDsKIXWEI/AAAAAAAABLA/Rt4EYAQx8ZI/s1600/grafica2_ejemplo_excel.pnghttp://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.htmlhttp://www.jggomez.eu/


7/34

http://www.jggomez.eu/http://1.bp.blogspot.com/_ya8226kAZGQ/SxSVaPcuAAI/AAAAAAAAAt8/S4TmxbTISI4/s1600/graficadegraficas.jpghttp://www.jggomez.eu/


8/34


3 Recomendaciones generales en el diseo de un DashboardExtrado y adaptado de:http://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/como-hacer-un-dashboard-economico.html

3.1 Consideraciones previas, concepto base de DashboradEn el mbito empresarial, un "Dashboard"

(traducido de forma literal sera "Tablerode a bordo" por su parecido a unsalpicadero con velocmetros y otros

indicadores grficos) es un informe que

proporciona indicadores de ciertos

procesos de negocio y que cumple lassiguientes condiciones:

1. Muestra grficamente los datos, ayudando al destinatario del informe a enfocarsu atencin en posibles desviaciones, tendencias, comparaciones y otros

comportamientos de algunas mtricas de carcter econmico y financiero (por

ejemplo).

2. Muestra slo los datos relevantescon respecto a un objetivo general establecidoen un Plan de Empresa o en un Plan Estratgico.

3. Muestra conclusiones objetivas para inferir en el lector la construccin de supropio anlisis ponderado por matices y factores que van ms all de la frialdad de

los nmeros.

Hay que tener en cuenta que el Dashboard es la cara visible, tenemos que sealar que

detrs debe haber toda una organizacin o estructura de hojas con distintas funciones.

Por tanto se supone que contamos con una adecuada estructura de datos que soporta estecuadro de mando y y no slo la pgina que contiene los KPI's.

3.2 Cmo empezar?, planificando 70%-30%Se dice que lo ideal cuando nos disponemos a desarrollar una aplicacin en Excel esintentar aplicar el principio de Pareto de la siguiente forma:

80% del tiempo planificando bolgrafo en mano

20% del tiempo desarrollando en Excel

Quizs sea esto demasiado exagerado, pero se podra ajustar a una relacin A 60% - 40% o

incluso de 70%-30%.

Vamos a ocuparnos de esa planificacin que debera ocuparnos entre el 60% y el 80%.

Para ello y, de forma contraria a lo que muchos usuarios hacen, DEBEMOS EMPEZAR POR

EL FINAL. Es decir, lo primero que debemos decidir al abordar el desarrollo de un cuadrode mando, son todas aquellas cosas que tienen que ver con el final. Estas cosas son:

Planificacin

1. Definir elobjetivo generalque a final queremos conseguir.2. Definir quienes sern los destinatariosfinales de nuestro trabajo, cmo lo utilizarn,

el nivel de detalle requerido, etc.3. Definir los indicadores que al final son los que nos guiarn en la toma de decisiones.4. Definir las fuentes de datosque "alimentarn" a nuestro Dashboard cuando ya est

terminado.5. Definir las dimensiones(criterios por los que la informacin se mostrar) y los filtros

(formas de segmentar o acotar los datos y la informacin.

Es absolutamente necesario tener TODOS estos puntos bien definidos y expresados porescrito, puesto que en el proceso de desarrollo del Dashboard vamos a necesitar una

visin de conjunto.
http://www.jggomez.eu/http://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/como-hacer-un-dashboard-economico.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/como-hacer-un-dashboard-economico.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/como-hacer-un-dashboard-economico.htmlhttp://3.bp.blogspot.com/-sUR5TipYZj0/UIh6w6v291I/AAAAAAAAECM/PjiQNu0OJ9M/s1600/Gr%C3%A1ficos,+an%C3%A1lisis,+costes,+cuadro+de+mando,+veloc%C3%ADmetros.PNGhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/como-hacer-un-dashboard-economico.htmlhttp://www.jggomez.eu/


9/34


3.3 Identificaciones bsicas3.3.1Definir el objetivo general

Es necesario pedir al que ser lector final del dashboard, cul es el problema que haconsiderado suficiente para pensar en necesitar informacin econmico-financiera

para la toma de decisiones. Podra ser la necesidad de controlar una nueva unidad denegocio, o quiz la necesidad de controlar la evolucin de las ventas en distintas lneas o

gamas de productos para guiar la poltica de ventas, o tal vez cualquier otra razn similar.

En definitiva: El objetivo final debe ser nuestra primera ocupacin

3.3.2Definir los destinatariosEs necesario prestar atencin a algunos aspectos sobre los destinatarios o "consumidores"

finales de un dashboard. El dashboard...

...Ser ledo e interpretado por personal interno de la empresa o ser presentado

a entidades financieras, proveedores u otros agentes? Los contenidos debern

adaptarse a las necesidades y el objetivo, la confidencialidad requerida, etc.

...Qu lugar ocupan los destinatarios en la organizacin de la empresa y que

formacin tienen? No es lo mimso un dashboard dirigido a un responsable de

rea, que a un gerente con formacin en Ciencias Empresariales, que al Director

General de la compaa (sin formacin especfica en materia de empresa y

finanzas, pero con conocimientos generales), que a los socios accionistas. Cuanto

ms alto sea el nivel jerrquico la informacin debe ser ms grfica e intuitiva y

con ausencia de tablas y terminologa econmica. Tan slo en el caso de cuadros de

mando o informes para responsables de rea, deben incluirse tablas en

combinacin con grficos y trminos tcnicos.

...Ser necesario interactuar con el dashboard? Si va a ser interpretado deforma esttica (incluido en un Power Point, en un PDF, etc.) no podremos

interactuar para acotar fechas, seleccionar lneas de negocio, formato de los datos,

etc. Esto nos obligar a afinar mucho con el contenido, puesto que deber ser

exactamente lo que el destinatario necesite. Sin embargo, si es posible interactuar,

habr que utilizar controles especiales como listas desplegables, botones de

opcin, etc., y deber ser tenido en cuenta a la hora de definir los KPI's y su

distribucin en la pgina.

3.3.3Definir los KPI's

Un KPI es un indicador del nivel de cumplimiento de un objetivo relevante en uno o variosprocesos de negocio. Por lo tanto, un KPI nos debe reclamar atencin e intervencin ante

algo que se est desviando de lo establecido como objetivo. Los KPI's que debemos elegirpara nuestro dashboard deben dar soporte a nuestro objetivo general. No debemos incluir un

dato slo porque lo tenemos disponible.

Un truco para ayudarnos a configurar nuestros KPI's es formular las preguntas que deben

ser contestadas por stos (basadas en el objetivo general que se comentaba en el puntoanterior) y disponerlas en una pgina como si fuera nuestro futuro dashboard.


10/34


..Despus, podremos variar este boceto y adecuarlo a ciertos criterios de uso ptimo delespacio en la pgina. En el ejemplo de arriba, al final del proceso de desarrollo del

dashboard, el "boceto" anterior termin siendo as:

Este es un Dashboard totalmente temtico, puesto que analiza slo la produccin de una

empresa (las ventas o facturacin, regularizadas con la variacin de existencias deproductos en curso y terminados), pero podra ser un dashboard que en una sla pgina

aportara la informacin mas relevante de varios aspectos de una compaa, como puedenser los costes fijos, variables, de la produccin, etc., as como el beneficio, cash flow u otros.


11/34


3.3.4Definir las fuentes de datos

Uno de los sentidos de tener explcito el anterior punto (definicin de KPI's) es

precisamente, saber de dnde tenemos que extraer los datos.

Imaginemos que vamos a desarrollar un dashboard para un responsable del departamento

comercial y, a requerimiento suyo, debemos incluir un KPI con el perodo medio de cobro

a clientes en un perodo determinado. Para ello y, segn la frmula del PMC (Perodomedio de cobro), necesitaremos saber:

La facturacin neta realizada en el perodo al cliente El saldo medio de deuda que ese cliente ha mantenido con la empresa en el

perodo

El motivo es que el PMC=365 / (Ventas / Saldo medio deuda cliente). O lo que es

lo mismo, para un cliente al que se le haya facturado 600.000 en un ao y haya

mantenido una deuda de 100.000 como promedio, el PMC habra sido de 61das (2 meses aprox).

Conclusin: debe ser posible encontrar en algn sitio de nuestro sistema de informacin

los datos enumerados anteriormente. Por ejemplo, si tuviramos acceso al "Libro Diario"del programa de contabilidad o al "Libro mayor" de la cuenta 430xxxxxx, podramosimportarlo a formato Excel y a partir de ah slo tendramos que filtrar los movimientos en

un perodo determinado y aadir una columna que genere un acumulado. Posteriormente,para saber la deuda media, calculamos el promedio del acumulado.

De forma similar, la facturacin neta sera fcil obtenerla de ese "Libro Diario" filtrandopor la cuenta 70xxxxxx y totalizando los registros obtenidos en un perodo determinado.

Este podra ser un ejemplo, pero debemos reflexionar sobre todos los KPI's quepretendemos incluir y sobre sus orgenes de datos.
http://www.jggomez.eu/http://4.bp.blogspot.com/-0-8xlHPftTU/UJGILwtugFI/AAAAAAAAEJY/BIqpRrO0EQs/s1600/Captura.JPGhttp://www.jggomez.eu/


12/34


3.3.5Definir las dimensiones y los filtros

Dimensiones

Las dimensiones son todos aquellos campos que NO son el valor en euros. Dicho de otra

forma, son aquellos campos por los que podramos consultar cosas sobre el campo

protagonista que es el valor en euros. Si nos fijamos en la tabla del punto anterior, vemos

que hay 3 campos de dimensin: La fecha El cdigo de cuenta

El nombre de la cuenta

El cuarto campo es el propio valor en euros y NO es una dimensin. El quinto campo es

aadido despus de importar los datos del ERP o del programa de contabilidad y suutilidad es reflejar el acumulado.

Por ejemplo, si en nuestro dashboard quisiramos introducir un grfico de tarta para verla distribucin por lneas de negocio, deberamos conseguir un campo adicional con la

dimensin "Lnea de negocio".

Filtros

Antes hemos definido y entendido lo que son las dimensiones. Pero lo ms frecuente es

que no necesitemos todos los registros que tenemos de nuestra base de datos original. Aveces, necesitaremos extraer de ella una tabla ya filtrada mediante frmulas o funciones

de forma continua y como origen de datos de un KPI determinado. Otras veces

necesitaremos que los filtros los aplique el usuario de forma interactiva mediante listasdesplegables, botones de opcin, cuadros de lista, etc. Debemos planificar adecuadamente

todo ello.

Ej em p l o d e f i l t r o s e n lo s q u e e l u s u a r i o d e c i d e i n t e r a c t u a n d o
http://www.jggomez.eu/http://2.bp.blogspot.com/-XIt2oCKzwAE/T0fPWHq3ZII/AAAAAAAAA5k/Xk6TtSxOAk8/s1600/Nuevo+informe+4.JPGhttp://3.bp.blogspot.com/-IFw4C3ofG7g/UJGxtAC1k0I/AAAAAAAAEK0/ry-xExA0pmk/s1600/Filtro+Cuadro+de+mando.JPGhttp://www.jggomez.eu/


13/34


3.4 Los cuatro principios bsicos del diseo de un DashboardA continuacin trataremos de los 4 principios en el diseo de un dashboard o cuadro de

mando econmico-financiero.

3.4.1Simplicidad

Un dashboard debe ocupar una sla pginay preferentemente con orientacinhorizontal o apaisada. No debe ser necesario hacer scroll en nuestra pantalla de

ordenador , ni tampoco pasar de una pgina a otra en caso de leerlo en papel. Sinecesitamos tantos indicadores que no podemos "encajarlos" en una sla pgina,

tenemos que considerar dividirlos en dos temas distintos y realizar dosdashboards. Por ejemplo, si no hay espacio suficiente en una pgina para todos los

KPI's de costes de una empresa, podemos separarlos por tipo de coste (Coste fijo /

Coste variable o bien Costes generales / Costes de la produccin, etc.) en variosdashboards.

No incluir demasiadas tablas y listas. Hablamos de disear un dashboard, no uninforme ni unscorecard. Un dashboard debe incluir KPI's que comparen de forma

visual lo conseguido respecto de las metas a conseguir. Sin embargo, unscorecardofrece una informacin principalmente numrica en forma de tablas (y a veces

indicadores grficos que casi siempre muestran la evolucin y tendencia), peroorientado a la toma de decisiones ms operativa y menos estratgica. Adems, los

scorecard (a diferencia de los dashboard) se actualizan y son consultados con msfrecuencia y estn dirigidos a mandos intermedios.

Formatos austeros. NO a la fantasa. Sobre esto, recomendamos encarecidamenteque el lector revise el articulo "20 consejos sobre grficos y una norma

desesperada". En definitiva, se trata de maximizar el "data-ink ratio" o "ratioinformacin / tinta"por centmetro cuadrado. Concepto este introducido por elexperto en visualizacin de datos,Edward Tufte.

3.4.2Uso adecuado del espacio en la pginaSi bien en un dashboard slo debe aparecer informacin relevante y que aporteconocimiento para la toma de decisiones, dentro de la coleccin de KPI's que decidimos

incluir, no todos tienen la misma importancia y eso es motivo de plantearse la preguntaQu lugar debe ocupar cada KPI? La respuesta la tenemos en el siguiente esquema:

La numeracin de los cuadros anteriores, representa el orden de importancia decada zona y el orden en el que la mayora de lectores focalizan su mirada en cada

espacio (segn elproyecto "Eyetrack III" del "Pointer Institute", del cual se pueden obtenerinteresantsimas conclusiones).
http://www.jggomez.eu/http://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/05/20-consejos-sobre-graficos-y-una-norma.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/05/20-consejos-sobre-graficos-y-una-norma.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/05/20-consejos-sobre-graficos-y-una-norma.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/05/20-consejos-sobre-graficos-y-una-norma.htmlhttp://en.wikipedia.org/wiki/Edward_Tuftehttp://en.wikipedia.org/wiki/Edward_Tuftehttp://en.wikipedia.org/wiki/Edward_Tuftehttp://www.poynter.org/uncategorized/24963/eyetrack-iii-what-news-websites-look-like-through-readers-eyes/http://www.poynter.org/uncategorized/24963/eyetrack-iii-what-news-websites-look-like-through-readers-eyes/http://www.poynter.org/uncategorized/24963/eyetrack-iii-what-news-websites-look-like-through-readers-eyes/http://3.bp.blogspot.com/-WzWwnSSn8A0/UJJ2leqmkYI/AAAAAAAAEPY/oWQQwhi05Co/s1600/Uso+espacio+dashboard.JPGhttp://www.poynter.org/uncategorized/24963/eyetrack-iii-what-news-websites-look-like-through-readers-eyes/http://en.wikipedia.org/wiki/Edward_Tuftehttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/05/20-consejos-sobre-graficos-y-una-norma.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/05/20-consejos-sobre-graficos-y-una-norma.htmlhttp://www.jggomez.eu/


14/34


3.4.3Intuitivo

Cualquier persona debera poder entender qu tipo de informacin ofrece el dashboard y

su contexto. Sera una buena idea poner esto en prctica con algn conocido que no haya

intervenido en el desarrollo. Si esa persona necesita preguntar repetidas veces sobre elsignificado de las distintas partes del dashboard, es que algo no va bien.

Quiz son necesarios algunos ttulos ms... o quiz menos. Quiz los grficos no sonadecuados o quiz falta o sobra informacin numrica de apoyo. Tambin es posible que

algunos KPI's o ttulos no estn suficientemente resaltados o en el lugar adecuado. Otrascausas de confusin pueden ser los formatos aplicados a los nmeros.

Ttulos Ineludiblemente, el dashboard debe incluir un ttulo haciendoreferencia al rango

de fechas al que se refiere la informacin econmica. Debe quedar muy claro cul es la fecha ltima de actualizacin de los datosque

nutren al dashboard

Los ttulos han de ser descriptivos, evitando las siglas o smbolos que produzcanconfusin.

Una tcnica que se puede aplicar a los ttulos, es aplicarle unos colores muysuaves, precisamente para realzar la importancia de los datos.

Formatos Es conveniente usar el punto de los millares, porque facilita la lectura:

NO: 2354890 SI: 2.354.890

Usar decimales slo si el contexto de los datos lo requiere. Por ejemplo, si las cifras

que se manejan son muy pequeas. Sin embargo, si representamos cifras"millonarias", no es necesaria la utilizacin de decimales en un dashboard que va a

ser interpretado para la toma de grandes decisiones. Usar el smbolo del o de la moneda correspondiente, slo cuando sea

estrictamente necesario. Si el dashboard est desarrollado en espaol, va a ser

ledo por personas de nacionalidad espaola y adems referido a las ventas de unaempresa espaola qu necesidad hay de reflejar el tipo de moneda? Si las cifras representan varios millones, se pueden mostrar en "miles".

3.4.4Interactivo y configurable

InteractivoNuestro "Tablero de a bordo" debe ofrecer la posibilidad de que el usuario modifique

algunos parmetros o "dimensiones" mediante ciertos controles. Es decir, debemos

proveer a nuestro dashborad de listas desplegables, botones de opcin, casillas de

verificacin, etc. que sean capaces de: Seleccionar rangos de fechas (podemos ver como ejemplo de vanguardia, los

nuevoscontroles de escala de tiempo de Excel 2013) Seleccionar formatos de presentacin (euros, porcentajes, unidades, etc.) Seleccionar el tipo de presentacin (alternar entre grficos de un tipo u otro)

Seleccionar lo que se quiere ver (podemos aprovechar un mismo espacio de nuestro

dashboard para alternar entre presentar un grfico de tarta con la distribucin de

ventas por lneas de negocio, o bien presentar una lnea de tendencia de laproduccin del perodo)

etc.
http://www.jggomez.eu/http://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/con-excel-2013-el-nuevo-control-de.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/con-excel-2013-el-nuevo-control-de.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/con-excel-2013-el-nuevo-control-de.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/con-excel-2013-el-nuevo-control-de.htmlhttp://www.jggomez.eu/


15/34


Configurable

En casi cualquier aplicacin de Excel, hay ciertos parmetros que no son inamovibles a lo

largo del tiempo y tampoco vlidos para cualquier empresa. Por ejemplo: Podramos incluir en determinados ttulos el nombre comercial de la empresa,

pero, qu ocurrir si algn da cambia dicho nombre? Podramos incluir en las formulas que lo requieran el tipo de IVA vigente, pero,

qu ocurrir si hay un cambio al respecto? Podramos imputar los costes de alquiler segn un porcentaje de ocupacin

determinado, a las distintas reas funcionales de la empresa, pero, qu pasara sialgn da la empresa hace reformas y redistribuye el espacio debido a nuevas

necesidades?

Por lo tanto y segn estos ejemplos, nos damos cuenta de que es necesario que el usuario

tenga acceso a estos parmetros mediante una hoja que permita su edicin cuando sea

necesario.

3.4.5Navegable

Ya hemos dicho en otros artculos que para desarrollar un dashboard en un libro de Excel,

es necesaria unaestructura con varias hojas de distinto tipo y funcionalidad.Por lo tanto, lo

ideal es dotar a la aplicacin de un sistema de navegacin mediante links y/o botones. Estetema lo podemos ver desarrollado en el artculo "Buenas prcticas: Navegar por un libro de

Excel".

En el siguiente artculo de esta serie y despus de haber planificado y tomadomultiples decisiones sobre los KPI's necesarios y la forma en la que serepresentarn estos, entramos en la recta final de la planificacin. Se trata de
http://www.jggomez.eu/http://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/buenas-practicas-estructura-y-tipos-de.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/buenas-practicas-estructura-y-tipos-de.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/buenas-practicas-estructura-y-tipos-de.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com/2012/10/buenas-practicas-navegar-por-un-libro.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com/2012/10/buenas-practicas-navegar-por-un-libro.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com/2012/10/buenas-practicas-navegar-por-un-libro.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com/2012/10/buenas-practicas-navegar-por-un-libro.htmlhttp://3.bp.blogspot.com/-DTK_ck9tpbk/UJK9yR2otpI/AAAAAAAAEQ0/ywOIgSPcxvg/s1600/Filtros+beneficios.JPGhttp://temporaexcel.blogspot.com/2012/10/buenas-practicas-navegar-por-un-libro.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com/2012/10/buenas-practicas-navegar-por-un-libro.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/buenas-practicas-estructura-y-tipos-de.htmlhttp://www.jggomez.eu/


16/34


establecer la forma de organizar los datos en distintas hojas, desde el principio,hasta que estos estn representados en un dashboard. Es decir, conoceremos las 3

capas o fases de la informacin: desde que el dato se genera o importa de otraaplicacin, hasta que est presentado en forma de KPI, pasando por procesos yclculos intermedios mediante frmulas, funciones y tablas.


17/34


4 Ejemplos de tcnicas Dashboard en Excel

4.1 Modelos de Informes y Grficos Simples

Ilustracin 2Destacar de este modelo la simplicidad y las columnas ocultas.Origen: 001.xlsFuente: 2005 by Charles W. Kyd [email protected]

Ilustracin 3Origen: 002.xls

Fuente: 2005 by Charles W. Kyd [email protected]

Ilustracin 4Destacar de este modelo la simplicidad y las columnas ocultas.Origen: 003.xlsFuente: 2005 by Charles W. Kyd [email protected]

Ilustracin 5Origen: 004.xlsFuente: 2005 by Charles W. Kyd [email protected]

Ilustracin 6Origen: 005.xls

Fuente: 2005 by Charles W. Kyd [email protected] 7

Origen: 006.xlsFuente: 2005 by Charles W. Kyd [email protected]


18/34


Ilustracin 8Origen: 007.xlsFuente: Datavision -http://databison.com/

Ilustracin 9Origen: 008.xlsFuente: 2005 by Charles W. [email protected]
http://www.jggomez.eu/http://databison.com/http://databison.com/http://databison.com/mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]://databison.com/http://www.jggomez.eu/


19/34


Ilustracin 10Origen: 009.xlsFuente: 2005 by Charles W. [email protected]

Ilustracin 11

Origen: 010.xlsFuente: www.Vertex42.com

Ilustracin 12

Origen: 011.xls

Fuente: www.Vertex42.com
http://www.jggomez.eu/mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.jggomez.eu/


20/34


21/34


22/34


Ilustracin 17

Origen: 015.xlsFuente: ??

Ilustracin 18

Origen: 016.xlsFuente: Charley Kydhttp://support.microsoft.com/kb/q173738/
http://www.jggomez.eu/http://support.microsoft.com/kb/q173738/http://support.microsoft.com/kb/q173738/http://support.microsoft.com/kb/q173738/http://support.microsoft.com/kb/q173738/http://www.jggomez.eu/


23/34


Ilustracin 19

Origen: 018.xlsFuente: Databison

Ilustracin 20

Origen: 019.xlsmFuente: ???


24/34


4.2 Modelos de Informes y Grficos Dinmicos

Ilustracin 21

Origen: D001.xlsFuente: Pointy haired dilbert -http://chandoo.org/wp/

Ilustracin 22Origen: D002.xlsFuente: ???

Ilustracin 23Origen: D003.xlsFuente: ???

Ilustracin 24

Origen: D004.xls

Fuente: ???
http://www.jggomez.eu/http://chandoo.org/wp/http://chandoo.org/wp/http://chandoo.org/wp/http://chandoo.org/wp/http://www.jggomez.eu/


25/34


Ilustracin 25

Origen: D005.xlsFuente: ???

Ilustracin 26



26/34


Ilustracin 27

Ejemplo de Modelo de Eficiencia de Ocupacin HoteleraOrigen: D007.xls Fuente:http://www.spreadsheetweb.com/demos.htm

Ilustracin 28

Ejemplo de Modelo para HotelesOrigen: D008.xls Fuente:http://www.spreadsheetweb.com/demos.htm
http://www.jggomez.eu/http://www.spreadsheetweb.com/demos.htmhttp://www.spreadsheetweb.com/demos.htmhttp://www.spreadsheetweb.com/demos.htmhttp://www.spreadsheetweb.com/demos.htmhttp://www.spreadsheetweb.com/demos.htmhttp://www.spreadsheetweb.com/demos.htmhttp://www.spreadsheetweb.com/demos.htmhttp://www.spreadsheetweb.com/demos.htmhttp://www.jggomez.eu/


27/34


Ilustracin 29


Ilustracin 30

Origen: D010.xlsFuente:Databison - http://www.nydailynews.com/news/politics/2009/04/27/2009-04-

27_100_events_that_helped_shape_obama.html
http://www.jggomez.eu/http://www.nydailynews.com/news/politics/2009/04/27/2009-04-27_100_events_that_helped_shape_obama.htmlhttp://www.nydailynews.com/news/politics/2009/04/27/2009-04-27_100_events_that_helped_shape_obama.htmlhttp://www.nydailynews.com/news/politics/2009/04/27/2009-04-27_100_events_that_helped_shape_obama.htmlhttp://www.nydailynews.com/news/politics/2009/04/27/2009-04-27_100_events_that_helped_shape_obama.htmlhttp://www.nydailynews.com/news/politics/2009/04/27/2009-04-27_100_events_that_helped_shape_obama.htmlhttp://www.nydailynews.com/news/politics/2009/04/27/2009-04-27_100_events_that_helped_shape_obama.htmlhttp://www.jggomez.eu/


28/34


Ilustracin 31


Ilustracin 32

Origen: D012.xlsFuente: JaxWorks


29/34


Ilustracin 33

Origen: D013.xls Trabajando con Tablas DinmicasFuente: ????

Ilustracin 34

Origen: D014.xlsFuente: Jaxworks


30/34


Ilustracin 35


Ilustracin 36



31/34


Ilustracin 37

Origen: D017.xls Muy interesanteFuente: ??????

Ilustracin 38

Origen: D018.xlsFuente:Databison


32/34


Ilustracin 39

Origen: D019.xlsFuente:????

Ilustracin 40



33/34


Ilustracin 41



34/34


5 Bibliografa y casos propuestos

Bibliografa

Enlaceshttp://vicente1064.blogspot.com/2011/12/como-presentar-graficas-excelentes-en.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.html

http://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/como-hacer-un-dashboard-economico.html

Casos del libro_ Analisis de datos y modelos de negocios

Ejercicios propuestos

Casos jggomez
http://www.jggomez.eu/http://vicente1064.blogspot.com/2011/12/como-presentar-graficas-excelentes-en.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/como-hacer-un-dashboard-economico.htmlhttp://temporaexcel.blogspot.com.es/2012/10/como-hacer-un-dashboard-economico.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2009/12/que-tipo-grafica-deberia-escoger.htmlhttp://vicente1064.blogspot.com/2011/12/como-presentar-graficas-excelentes-en.htmlhttp://www.jggomez.eu/

dashboard modelos i

Documents