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Plan de continuité

de l’activité (P.C.A.) v2

EN CAS DE PANDEMIE DE COVID19

Ce plan vise à anticiper les réponses que le service peut apporter pour poursuivre, même de façon dégradée, son activité tout en assurant la protection de ses salariés en cas de pandémie de CORONAVIRUS Ce plan est activé depuis le 17 mars 2020, sur décision de l’employeur en raison de circonstances empêchant le fonctionnement normal du service et mettant en danger le personnel des services, et sur consignes de l’autorité administrative. Ce plan répond aujourd’hui à la prévention des conséquences du risque de pandémie de covid 19; il pourra être amélioré et/ou complété pour être transposable à tout autre période de crise. L’ASFA est en charge de 2400 familles ou personnes sur l’ensemble du Béarn et Soule. Les professionnels de l’ASFA interviennent directement à leur domicile ou au sein de l’établissement où ils sont accueillis. Par ailleurs ils rencontrent de nombreux professionnels travaillant avec ces personnes ou familles. Dans ce contexte les risques pour que l’un de nos professionnels contracte le virus sont à priori certains et la propagation au sein de l’ASFA et à l’ensemble de nos bénéficiaires et de nos partenaires est toute aussi certaine. Nous avons donc modifié notre organisation pour ne pas mettre en danger nos salariés, nos bénéficiaires et nos partenaires

1. PRESENTATION DU PLAN DE CONTINUITE DE L’ACTIVITE (P.C.A.) EN CAS DE

PANDEMIE:

1.1 – LES PRIORITES :

Les travaux prioritaires à assurer par ordre d’importance sont les suivantes :

la sécurité des salariés et des usagers

la maintenance informatique

les envois de fonds aux familles et aux adultes

le maintien d’un lien téléphonique avec l’Asfa

le paiement des factures pour les familles et adultes

les règlements sociaux (salaires, charges)

le nettoyage des locaux 1.2. LES PREALABLES :

Une information dans les locaux doit être assurée concernant :

Le possible fonctionnement dégradé

La fermeture de l’accueil au public

La limitation des visites des délégué(e)s mandataires, délégué(e)s aux prestations familiales, travailleurs sociaux et personnel administratif habilité à aller au domicile ou dans les lieux de vie des usagers

La limitation de toutes les rencontres avec les partenaires, prescripteurs et financeurs

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Les mesures de prévention à prendre sont les suivantes :

Diffuser les mesures de prévention, de protection et d’hygiène à respecter par mail, affichage interne et sur l’intranet, Limiter voire suspendre les contacts physiques avec le public, les usagers, les salariés

Informer les salariés : en cas de fièvre ou de sensation de fièvre, de toux, de difficultés à respirer ils ne doivent pas venir sur le lieu de travail. Diffuser les consignes spécifiques suivant les recommandations de l’ARS.

1.3. SCHEMA D’ORGANISATION DEGRADEE PHASE 1 & 2 CHEMA D’ORGANISATION DEGRADEE PHASE 3

L’organisation sanitaire mise en œuvre par chaque ARS repose sur des actions graduées en fonction de la situation. Sur cette base, nous retenons les phases 1 et 2 comme des étapes de prévention renforcée Trois hypothèses sont envisagées :

1ère hypothèse : taux d’absentéisme lié à la maladie très important 2ème hypothèse : impossibilité de se rendre au bureau car quarantaine 3ème hypothèse : mesure administrative (arrêté Préfectoral ou autre) de fermeture de l’accueil des usagers, de nos locaux, des locaux des Etablissements partenaires, de mise en quarantaine.

Dans le cas où les locaux de l’Asfa sont sinistrés, le centre opérationnel est le domicile du directeur. Les cadres et un membre du CSSCT ou du CSE constituent le Comité de Crise et travailleront en visio conférence et/ou téléphone. En phase 3 le Comité de Crise fait un point de situation chaque matin, car il faut envisager d’adapter en permanence le PCA à la configuration rencontrée.

Modification de l’organisation du travail : le personnel aura au préalable été informé notamment de cette possibilité par le biais de la consultation du CSE sur le PCA.

Tâches à effectuer qui ne relèvent pas des attributions contractuelles, à partir de directives et de modes opératoires qui seront communiqués.

Installation temporaire en Télétravail. Si le poste de travail le permet, le télétravail est la solution à privilégier. Cette modalité d’organisation du travail requiert habituellement l’accord du salarié et de l’employeur, ce qui est la solution préférable. Toutefois, l’article L. 1222-11 du code du travail mentionne le risque épidémique comme pouvant justifier le recours au télétravail sans l’accord du salarié. L’employeur doit consulter le comité social et économique en cas de modification importante de l’organisation du travail (article L. 2312-8 du code du travail).

Nous avons actuellement à disposition un nombre suffisant de matériel afin d’équiper chaque salarié en télétravail (ordinateurs wyse, ordinateurs portable), la liste nominative sera communiquée par le service logistique

1.4- LES PRIORITES

Nettoyage et désinfection des postes de travail par la société SEROU selon protocole mis en place par leurs soins. Une prestation complémentaire sera demandée lors du changement d’équipe. Si l’entreprise est également sinistrée, une personne du service logistique distribue les produits de nettoyages aux salariés présents pour auto-désinfection de leur poste.

S’assurer de l’application des procédures définies pour les opérations bancaires

S’assurer que tous les portables des cadres peuvent permettre la validation des paiements à distance et la visioconférence,

Vérifier que les paiements soient possibles par les comptables tutélaires et secrétaires comptables AGBF par la disponibilité d’un équipement en télétravail et/ou la possibilité d’avoir un portable à disposition en priorité sur les autres professionnels,

Echange de données de contact par le biais des téléphones portables professionnels ou à défaut des moyens de contacts personnels (entre la Direction, l’Encadrement et les personnes Ressources),

Mobilisation des télétravailleurs à leur domicile pour assurer les relais et le suivi des usagers,

Déploiement d’un nombre plus important de télétravailleurs, à l’aide des matériels à disposition,

Traitement des appels téléphoniques et courriers entrants par le personnel du SAG mobilisé dans les locaux et le personnel en possession de téléphones portables,

Les personnes ayant un ordinateur portable personnel doivent l’avoir en continuité avec eux à leur domicile afin d’éviter tous déplacements si besoin ou mise en quarantaine,

En phase 2 prévoir que les véhicules de service soient équipés de produits pour désinfection (volant, frein à main,

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Information des usagers : Prévoir une information aux usagers en cas de fermeture de l’accueil et de suspension des visites. Rappeler la continuité du service avec le numéro du standard, les mesures de préventions, rassurer les usagers sur la continuité des opérations bancaires. Courrier à préparer et à afficher dès la phase 2. Prévoir la liste des envois (publipostage) pour une mise en œuvre effective, le moment venu.

Information des absences de salariés : Les salariés doivent continuer à prévenir en contactant leurs cadres et le service RH à l’adresse asfacomptagenerale@asfa64.fr Numéro de téléphone DAF TRIDON Virginie -Téléphone : 05 59 82 48 53 Portable : 06 79 44 41 59 Numéro de téléphone Service RH Téléphone : 05 59 82 48 69 ou / et 05 59 82 38 50

Envoi de fonds pour les usagers (PJM et AGBF)

Les comptables préparent les fichiers et les transmettent selon les procédures habituelles. Ces fichiers de virement sont ensuite validés par un cadres PJM ou AGBF ou des fonctions transversales en dernier recours. Les membres de ces équipes peuvent être sollicités pour traiter l’ensemble des opérations pour les 2 services du fait des circonstances exceptionnelles.

Les contacts extérieurs

Une communication auprès des partenaires sur le site INTERNET, un affichage à l’attention des usagers, un message spécifique sur le répondeur du standard et des boites individuelles, est préparé en amont pour être activé à défaut de renvoi d’appel possible. Le Comité de Crise donne les consignes pour déclencher cet envoi.

Le service comptabilité & RH L’objectif est d’assurer nos engagements (salaires, charges sociales…), tous ces travaux peuvent être assurés à distance, l’équipe étant équipé intégralement en ordinateur portable personnel.

Le nettoyage des postes de travail

Les agents d’entretien de la société SEROU seront chargés d’effectuer sous protection de gants, masques et avec les produits prévus à cet effet le nettoyage des postes de travail du personnel contaminé (bureau, siège, poste téléphonique, poste informatique), des bureaux d’accueil, des portes et poignées, des interrupteurs, des boutons de chasse d’eau et distributeurs de papier. En cas de besoin, une procédure spécifique de nettoyage est déclenchée sur demande du Comité de Crise.

Traitement des appels téléphoniques entrants

En cas de besoin un message spécifique est mis sur le répondeur du standard.

Consultation des messages sur boites vocales des téléphones portables La liste des numéros interne est mise à jour et consultable sur INTRANET. L’adresse du site est accessible depuis n’importe quelle connexion INERNET à l’adresse suivante : www.asfa64.service-intranet.com En cas de transfert du N° professionnel vers le N° personnel, il faudra veiller à masquer le N° de téléphone au cas où vous devriez faire un appel vers l’extérieur. La procédure est à récupérer auprès de chaque opérateur dont vous dépendez

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2. MODALITES PARTICULIERES D’APPLICATION DU PCA EN CAS DE CRISE

MAJEURE

2.1. SCHEMA D’ORGANISATION PHASE 3 – MISE EN ŒUVRE EFFECTIVE DU PLAN DE CONTINUITÉ

L’ensemble des professionnels de l’ASFA est en télétravail jusqu’à la fin du confinement. Notre dispositif technologique et nos procédures le permettent sans aucune difficulté, 46% des professionnels pratiquaient déjà le télétravail. Une veille informatique avec un prestataire externe et le service logistique est assurée toute la semaine. Mme BORGES est la personne référente. Seuls le service scannage des courriers, un agent du standard sous contrat du GLE au besoin et une personne du service logistique restent dans les locaux. Ces professionnels ont l’obligation d’utiliser des gants pour travailler, ils doivent être installés dans des bureaux différents. Ils ont l’obligation de respecter les gestes barrières et d’éviter toutes interactions inutiles ; 2.2- LES MESURES ORGANISATIONNELLES

L’accueil téléphonique :

- Le standard de l’Asfa reste ouvert, les travailleurs sociaux, les mandataires sont disponibles pour les familles et les

personnes protégées sur leur ligne directe ou sur leur portable de 9h à 12h et de 14h à 17h. - Pour les professionnels, une permanence de l’encadrement est en place pour être joignable de 8H à 18H du lundi au

vendredi. - Pour nos partenaires, les cadres sont disponibles sur leur ligne directe ou leur portable de 8H à 18h. En cas de congés ou

d’absence, des consignes sont laissées sur le répondeur pour joindre un autre cadre.

Le travail avec les familles ou les personnes protégées :

- Les travailleurs sociaux, les mandataires et les assistants mandataires ne sont plus autorisés à rendre visite aux personnes protégées et les familles dont ils ont la responsabilité.

- Continuent leur mission de protection par le biais des outils de communication téléphonique, mail et réseau sociaux avec

les parents, les enfants, les personnes protégées et leur entourage. Comme d’habitude ils tracent l’ensemble de leurs interventions.

- Avertissent immédiatement leur cadre s’ils ne peuvent travailler avec la famille ou la personne protégée par le biais des

outils de communication. Après étude de la situation le magistrat est informé de la situation.

- Concernant les interventions en AMEO, l’encadrement du service établit, en collaboration avec les travailleurs sociaux, la liste des enfants devant faire l’objet d’un suivi prioritaire et nécessitant un contact présentiel. Cette liste est adressée pour validation aux magistrats des Tribunaux pour Enfants concernés ainsi qu’aux services de l’ASE (via Gestionnaire Protection). Les Actions Collectives organisées et menées par le service Enfants de l’ASFA sont suspendues.

Les travailleurs sociaux et les mandataires ont l’obligation d’aller chez la personne protégée ou les familles quand :

- Elles ne répondent pas à leurs sollicitations par le biais des outils de communication et qu’il n’y pas de contact avec

l’entourage.

- Un danger est signalé par le magistrat correspondant au mission de l’ASFA et nécessitant la présence d’un professionnel.

- Dans le cadre d’une première visite si nous ne possédons pas les coordonnées téléphoniques de la famille ou de la personne protégée.

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Conditions d’intervention :

- Le professionnel intervient chez la personne protégée ou la famille avec l’autorisation expresse de l’encadrement de l’ASFA.

- Sous condition de ne pas avoir de fièvre et des symptômes liés au virus CO>VID19 (toux, difficultés à respirer, diarrhée, perte d’appétit, d’odorat), chacun devant être attentif à vérifier ces points.

- En mettant en œuvre les mesures de protection visant à la protection mutuelle de l’intervenant et de la famille ou de la personne protégée :

o En respectant obligatoirement une distance d’un mètre avec ses interlocuteurs, tout contact physique est interdit. o En ne touchant pas (autant que possible) les meubles, poignées de porte et autres objets du domicile utilisés par

la famille ou la personne protégée. o Au regard des réactions parfois difficiles à contrôler de la famille ou de la personne protégée, l’intervenant doit

porter obligatoirement un masque et des gants. Les masques et les gants sont mis dans un sac plastiques ouvert dans le coffre de la voiture de service. L’intervenant passe du gel hydro-alcoolique sur ses mains. Il est interdit d’utiliser deux fois le même équipement. A chaque fois le professionnel devra utiliser un nouveau jeu de gants et de masque. L’ensemble de ces protections doit être récupéré avant de partir au domicile de la personne au service logistique de l’ASFA et ramené ensuite au service logistique de l’ASFA. Le service logistique met directement le sac plastique dans un sac poubelle qui sera fermé hermétiquement et évacué comme les autres déchets.

Attention : les salariés qui ont des enfants de moins de 16 ans et/ou les salariés ayant des pathologies chroniques déclarées au service RH ne sont pas autorisés à faire des visites à domicile. Les personnes protégées sont informées de ces dispositions par les travailleurs sociaux et les mandataires.

Le travail avec les magistrats et les partenaires :

- Essentiellement en utilisant les outils de communication : téléphone, mail et visioconférence.

- Par des rencontres exceptionnellement quand cela est justifié et dans un cadre protégé dans le respect strict des gestes barrières. Le travailleur social ou le mandataire n’a pas le droit d’aller à des réunions où les distances de sécurité ne sont pas respectées.

Le travail à maintenir les droits des personnes et familles :

- Mise en œuvre de l’ensemble des actions préservant ou actionnant les différents droits de la personne ou de la famille,

notamment celles concernant leur patrimoine, leurs revenus et/ou leur sécurité. Attention : Les personnes ayant eu un déplacement dans les zones à risque doivent le signaler à son supérieur hiérarchique et ne seront pas autorisées à quitter leur domicile pendant les 15 jours ouvrés suivant leur retour. Elles ne devront pas utiliser l’autorisation de déplacement à titre professionnel, et recevront à ce titre un mail indiquant les instructions à suivre de la part du service RH ou du directeur. Pour les déplacements répondant à des urgences pour les personnes accompagnées, elles devront en référer immédiatement auprès de leur supérieur hiérarchique afin qu’il prenne les mesures pour assurer une réponse à l’usager. L’encadrement veille à la mise en place de ce Plan de Continuité de l’Activité. Chaque cadre obligatoirement en télétravail s’assure de la continuité des missions de protection de ses équipes en veillant à la sécurité de chaque salarié. Un contrôle et un contact régulier est maintenu avec chaque salariés. Une cellule de crise pas visioconférence est organisée par le directeur chaque jour à 11H.

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2.3 JE SUIS SALARIE : COMMENT DOIS JE FAIRE VIS-A-VIS DE MON EMPLOYEUR ?

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3. MODALITES DE CONSULTATION ET DE COMMUNICATION DES DISPOSITIONS DU PCA

Consultation du CSSCT et CSE

Information individuelle des salariés

Information et communication aux partenaires

Information des usagers et du public