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Marzo 2015

Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas

Introducción

E6.1

El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente al

Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas , adscrito a la División de

Contabilidad Fiscal de la Dirección de Administración y Finanzas de la Gobernación del

Estado Táchira, son de observancia general, sirve como instrumento de información y

consulta.

Es elaborado y revisado por el Departamento de Organización y Métodos en coordinación

con el personal adscrito a la Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas , bajo

la supervisión del Jefe del área.

El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es

proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y funcionamiento

de la unidad responsable como referencia para lograr el aprovechamiento de los recursos y

el desarrollo de las funciones encomendadas. Sirve como instrumento de consulta y de

adiestramiento de personal, así como apoyo a los niveles directivos para la delegación de

funciones de autoridad, lo que les permite disponer de mayor tiempo para desarrollar sus

actividades gerenciales tales como: planificación, coordinación, supervisión y control de las

responsabilidades a su cargo, y aspectos importantes para el progreso de la organización.

Es primordial que toda la organización conozca y esté consciente de la importancia de los

Manuales de Organización, Normas y Procedimientos de su utilidad y de las ventajas que

ofrecen, por lo que es precisa la cooperación de todos en la difusión de estos conceptos,

para así lograr el objetivo para el cual los Manuales fueron creados.

Marzo 2015

Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Índice

E6.1

Contenido Código

Introducción.

Conceptos.

Estructura del manual.

Uso del manual.

Manual de Organización. E6.1

Base Legal del Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas

Base Legal de la Sección de Compromisos de Responsabilidad Social

NORMAS:

Generales del Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas E6.1-01N

Generales de la Sección de Compromisos de Responsabilidad Social E6.1.1-01N

PROCEDIMIENTOS:

Recepción de rendición de cuentas. E6.1-01P

Verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas.

E6.1-02P

Verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas de Caja Chica.

E6.1-03P

Realizar el cobro y sustanciación de expediente del compromiso de Responsabilidad Social

E6.1.1-01P

Para ejecutar los compromisos de Responsabilidad Social E6.1.1-02P

Para realizar el cierre del compromiso de Responsabilidad Social E6.1.1-03P

Para realizar la entrega de Bienes y/o Servicios por el Cumplimiento de Responsabilidad Social.

E6.1.1-04P

Para la entrega de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de responsabilidad Social

E6.1.1-05P

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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Índice

E6.1

Contenido Código

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

Solicitud de Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas E6.1-01F

Verificación de documentos del informe de rendición de cuenta E6.1-02F

Cuadro para la Relación de Gastos de la Rendición de Cuenta E6.1-03F

Relación de Gastos de Caja Chica E6.1-04F

Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas (Fondos en Anticipo)

E6.1-05F

Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas E6.1-06F

Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas (Caja Chica) E6.1-07F

Acta de Entrega E6.1.1-03F

Acta Final E6.1.1-04F

Constancia de entrega y cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social

E6.1.1-05F

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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Conceptos

E6.1

PROPÓSITO DEL MANUAL:

El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es

mantener en forma ordenada, sistemática y al alcance de los trabajadores, toda la

información concerniente a las funciones y objetivos del Departamento de Recepción de

Rendición de Cuentas.

IMPORTANCIA:

Los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos son instrumentos muy útiles de

comunicación escrita que ayudan al personal a desarrollar mejor su tarea, facilitándole una

visión de conjunto de sus funciones y permitiéndole considerar sus propias

responsabilidades, como parte integrante de las principales funciones de la organización,

estructura jerárquica y objetivos de cada unidad organizativa.

ALCANCE:

Este Manual de Organización Norma y Procedimientos involucra todas las unidades

organizativas del Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas.

PRESENTACIÓN:

Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la

información necesaria referente a Objetivos, Constitución de cada unidad organizativa,

Funciones, Políticas, Normas y Procedimientos de una manera uniforme se estableció una

estructura bajo la cual se conforman cada uno de ellos.

POLÍTICAS:

Son las guías de orientación que presentan los criterios generales a considerar para la

realización de las actividades que se ejecutan en la organización, fijando los límites dentro

de los cuales se deben desarrollar.

Estas políticas establecidas por la Departamento de Recepción de Rendición de

Cuentas , están dirigidas al logro de los objetivos principales de la misma.

Marzo 2015


E6.1

NORMAS:

Son todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las cuales se deben efectuar

las actividades en cada una de las entidades organizativas, con el fin de lograr un mejor

desarrollo de las mismas.

Estas reglas, generadas por cada unidad, están dirigidas al cumplimiento de las políticas y

por ende al logro de los objetivos.

PROCEDIMIENTO:

Es el conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor, los cuales

especifican en forma detallada, operaciones, materiales, controles, personal involucrado,

relación entre áreas, entre otros, con el fin de efectuar cada uno de los procesos que se

llevan a cabo en la organización de manera lógica, secuencial y coordinada.

MÉTODO:

Es la forma o modo de efectuar una actividad considerando la disponibilidad de recursos

materiales técnicas, económicas y humanos; que utilizados eficientemente conlleva al logro

de los objetivos.

ACTIVIDADES:

Es el conjunto de tareas propias que deben realizar en un campo determinado, dirigidas al

logro de un objetivo específico; Determinan el grado de responsabilidad y autoridad del

cargo.

TAREAS:

Son las operaciones que ejecuta un individuo para el desarrollo de sus actividades, forman

la base de los procedimientos, ya que representan cada etapa o paso de los mismos.

DIAGRAMA ESTRUCTURAL:

Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se específica la

división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes

unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco

administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.

Marzo 2015


E6.1

DIAGRAMA DE POSICIÓN:

Es la organización formal en la que se establecen los cargos que existen en las diferentes

unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco

administrativo de referencia.

NIVEL JERÁRQUICO:

Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a

las unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad.

ORGANIGRAMA:

Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa en forma resumida la

estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones entre las

unidades que la componen.

UNIDAD ORGANIZATIVA:

Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias

funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.

FUNCIÓN:

Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los

objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es responsable un

área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.

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Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Estructura del Manual

E6.1

PRESENTACIÓN:

Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la

información necesaria referente a Objeto, Funciones y cargos que conforman la institución;

de una manera uniforme se estableció una estructura bajo la cual se conforman cada uno de

ellos.

Se presentan en carpetas de tres (3) anillos, tamaño carta, lomo ancho, de color blanco y

con una etiqueta en su lomo rotulada con la denominación del tipo del Manual (Ver figura Nº

1)

Fig. Nº. 1

EJEMPLO:

DEPARTAMENTO DE

RECEPCIÓN DE RENDICIÓN DE CUENTAS

(DENOMINACIÓN

DE LA UNIDAD

ORGANIZATIVA )

Logotipo

Marzo 2015


E6.1

ESTRUCTURA INTERNA:

Toda la información estará contenida en la forma “Organización”, lo que permitirá mantenerla

bajo una misma forma de presentación.

Cada vez que se analice y/o genere un objetivo, función o política, será revisada por la

División de Organización y Métodos, quien elaborará en original y (n) número de copias, las

cuales dependerán de las unidades involucradas con la información, y permanecerán en el

Manual hasta que se realice alguna modificación.

La información del Manual de Organización se presenta en un formato como el que se

muestra a continuación:

GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA MANUAL DE ORGANIZACIÓN

ÁREA:

ASUNTO:

CÓDIGO

FECHA DE VIGENCIA 1

2

3

4

5

Marzo 2015


E6.1

CÓDIGO DE

CAMPO TÍTULO DESCRIPCIÓN

1 Área Identifica a la unidad responsable de la información presentada en el formato.

2 Asunto Título de la información presentada.

3 Código Código del Área

4 Fecha de Vigencia

Codificación asignada, por La División de Organización y Métodos para identificar la información que contiene al formato.

5 (Espacio Blanco)

Área destinada para la impresión o vaciado de la información.

CÓDIGO:

Todas las normas, procedimientos y formulario presentan un código asignado por la División

de Organización y Métodos y registrado en el campo Nº.4 de la forma “Manual de Normas y

Procedimientos” con el fin de facilitar su identificación, cuantificación y control.

Debido al gran volumen de formularios que se manejan en la Organización se considera

necesario estructurar un código que permitiera en forma detallada diferenciarlos en cada

área específica. Dicho código presenta la siguiente estructura:

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E6.1

Z X X X X - Z

Un carácter alfabético que indica la Dependencia a la cual pertenece la Dirección a la cual pertenece el Manual

Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia



Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia (Nivel IV)

Un carácter alfabético que indica la naturaleza del Manual: O: Organización N: Normas y Procedimientos

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Uso del Manual de Normas y Procedimientos

E6.1

Búsqueda de Información

El diseño de una estructura Standard para la conformación y presentación de los Manuales

de Organización permite unificar su utilización y lograr un lenguaje común dentro de la

Organización, con el fin de agilizar y facilitar la búsqueda y obtención de información

relacionada con las actividades que se realizan, contribuyendo así, al incremento de la

productividad en las mismas.

Todos los Manuales de Organización, Normas y procedimientos tienen la misma estructura y

una de las principales herramientas con que cuenta el usuario para su manejo es el índice,

ordenado por unidad organizativa que permite la localización de cualquier información

referente a objeto, funciones y constitución de cada área, con su respectivo código -

parámetro fundamental para la ubicación - elaborados o utilizados por una unidad

organizativa especifica.

El código, extraído del índice y que identificará dicha información, se busca en los campos

denominados “CÓDIGOS”, de la forma incluidas en el manual, ubicando así los instructivos

con la información requerida. Cada instructivo muestra la información por renglones

especificando:

a.- Para Políticas y Normas:

I. Objetivo

II. Contenido

b.- Para Procedimientos:

I. Objetivo

II. Extensión

III. Formularios utilizados

IV. Explicación detallada del Procedimiento, descrito en dos columnas.

Marzo 2015



E6.1

La primera denominación “ RESPONSABLE ”, en el cual se indica la unidad organizacional

o cargo responsable de la ejecución de cada uno de los pasos del procedimiento, segunda

denominada “ ACCIÓN” en el cual se describe la secuencia de pasos a seguir por cada

responsable involucrado en la ejecución del procedimiento; los documentos que hace

mención el procedimiento inician en letra mayúscula, los instructivos o formularios se

encierran entre comillas, los originales tanto para los documentos como para los instructivos

se representan con el Cero (0), las copias con el número uno en la adelante (1).

Ejemplo : Oficio de solicitud (0), “Memorándum” (0,1,2)

c.- Para instructivos de formularios:

I. Título

II. Objetivos

III. Frecuencia de preparación

IV. Elaboración

V. Distribución

VI. Período de archivo

VII. Características

VIII. Descripción e instrucciones de llenado de los campos que

contienen, bajo la Referencia numérica.

Marzo 2015



E6.1

2. Diagramas de Flujo o Flujo gramas:

NOMBRE SÍMBOLO FUNCIÓN

Operación

Representa la ejecución de una operación o tarea. Ejemplo: Firma formulario “Solicitud de Permiso”

Decisión

Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir

Conector de Proceso

1

Indica la continuación en otra parte del mismo; puede ser en la misma página o en otra. En el espacio interno de la figura, lleva escrito un número que sirve como referencia para ubicar la etapa en la cual continua el proceso. Ejemplo: Va de 1 a 1

Indicador de dirección o línea

de flujo

Señala la secuencia continua de cada etapa del proceso.

Documento Forma

Formulario

Representa un documento, formulario, tarjeta, carnét o cualquier otro material impreso.

Documentos

2

1

0

Representa original y copias de documentos, formularios, tarjetas, carnét o cualquier material impreso.

Marzo 2015



E6.1

NOMBRE SÍMBOLO FUNCIÓN

Documentos

Representa dos (2) o más documentos del mismo tipo.

Archivo Temporal T

Cuando los documentos permanecen en archivo durante un corto período de tiempo y regresan al proceso.

Archivo Permanente P

Cuando los documentos permanecen en archivo un largo período de tiempo (mayor de un (1) año), considerándose archivo muerto.

Conector de Página

A

Indica la continuación del proceso en otra página. En el espacio interno de la figura, lleva escrito una letra que sirve como referencia para ubicar la página en la cual sigue el proceso.

Final de un Documento

Representa la destrucción de un documento.

Procesamiento electrónico de

Datos

Operaciones mecanizadas o realizadas en equipos de computación.

Marzo 2015



E6.1

La interpretación de esta simbología en los flujogramas es sencilla. Una vez que se ha

ubicado la página en la que se encuentra el procedimiento, se localiza el flujograma

correspondiente seguidamente de éste.

Comenzando en la parte superior de la primera página, se sigue en forma secuencial los

pasos de procedimiento, guiándose por las flechas.

Los conectores indicarán en que página o parte del diagrama deberá continuar la secuencia

del procedimiento.

Todas esta información, procesada e impresa por el Departamento de Organización y

Métodos, será distribuida a cada uno de los usuarios, quienes recibirán, la información de la

cual sean responsables directos, así como la de otras áreas en la cual se encuentren

involucradas.

Las secciones en cada Manual se conformarán a medida que cada una de las Unidades

Organizativas reciba la información correspondiente; nueva o modificada.

El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos siguientes

son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía solo se

utiliza para codificar cada unidad organizativa.

E6.1

Marzo 2015


Codificación

El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos siguientes

son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía solo se utiliza

para codificar cada unidad organizativa.

Código Dependencia Código Dependencia

E

Dirección de

Administración y

Finanzas

E1

División de Bienes Públicos del Ejecutivo

Regional

E2

División de Adquisición de Bienes, Servicios y

Obras

E2.1 Departamento de Proveeduría

E3 División de Contabilidad Fiscal

E4 División de Recaudación Tributaria

E5 División de Tesorería

E6 División de Contabilidad Fiscal

E6.1

Departamento de Recepción de Rendición de

Cuentas.

E.6.1.1

Sección de Compromisos de Responsabilidad

Social

E6.1

Marzo 2015


Base Legal

CONTENIDO:

1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Gaceta Oficial N° 5.908 Extraordinario de fecha 19- 02-2009.

2. Ley Orgánica de la Contraloría General de la Repúbl ica y del Sistema Nacional de

Control Fiscal.

Gaceta Oficial N° 37.347 de fecha 17 de diciembre d e 2001

3. Ley de Reforma Parcial, con Rango Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la

Administración Financiera del Sector Publico.

Gaceta Oficial Nº 39.892 de fecha 27 de Marzo de 2012

4. Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administra ción Financiera Del Sector

Público Sobre El Sistema Presupuestario.

Gaceta Oficial Nº 5.781(Extraordinaria) de fecha 12 de Agosto de 2005

5. Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos Públicos de l Estado Táchira.

Gaceta Oficial Nº 5518 (Extraordinaria) de fecha 19 de diciembre de 2014

6. Providencia Administrativa N° 00071, Norma Generale s de Emisión de Facturas y

Otros Documentos .

Gaceta Oficial 39.795 del 8 Noviembre 2011

7. Reglamento Parcial Nº 3 de la Ley de Administración del Sector público del

Estado Táchira sobre el manejo de los fondos en ava nce, fondos en anticipo y

cajas chicas.

Decreto N° 555 de fecha 30/12/2014 publicado en Gac eta Oficial Extraordinaria 5558

de fecha 3012/2014.

E6.1.1

Marzo 2015

Sección de Compromisos de Responsabilidad Social

Base Legal

CONTENIDO:

1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

Gaceta Oficial N° 5.908 Extraordinario de fecha 19/ 02/2009

2. Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley Contrat aciones Públicas

Gaceta Oficial N° 6154 Extraordinario de fecha 19/1 1/2014

3. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas

Gaceta Oficial Nro. 39.181 de fecha 19/05/2009

4. Normas Generales de Control Interno

Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17/06/1997

5. Decreto Nro. 486 de fecha 02/07/2012

Gaceta Oficial del Estado Táchira, Nro. Extraordinario 5452 de fecha 02/12/2014

6. Oficio de la Contraloría General de la República

Número 647 de fecha 02/11/2012

E6.1

Marzo 2015


Organización

CREACIÓN:

El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas, fue creado según Decreto número

486 de fecha 02/12/2014, publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira Nro. Extraordinario

5452.

OBJETIVO: Unidad Organizativa de carácter operativo que tiene como finalidad Coordinar todo el

proceso de presentación de la Rendiciones de Cuenta, que consignen las diferentes

personas jurídicas públicas y privadas que reciban aportes, subsidios, transferencias, fondos

en calidad de avance, en anticipo y caja chica por parte del Ejecutivo del Estado Táchira,

con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para su presentación,

permitir la autorización de nuevas entregas de recursos, mantener actualizados los registros

contables que permitan determinar el estado de las cuentas de la Contabilidad Fiscal y

presentar la Rendición anual ante la Contraloría del Estado como Órgano competente para

el examen y declaratoria de fenecimiento de la cuenta.

CONSTITUCIÓN:

(Según Funcionamiento Actual)

El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas está conformada por: un (01)

Contabilista II cumpliendo funciones de Jefe de Departamento (E), el cual reporta a la

División de Contabilidad Fiscal.

Reportan a esta Oficina:

Tres (03) Receptores de Rendición.

Nota: Todo el recurso humano a excepción del Jefe del Departamento, es Contratado.

E6.1

Marzo 2015


Organización

FUNCIONES:

1. Evaluar los documentos contenidos en los informes presentados por las personas

Jurídicas, para la Rendición de Cuentas de cada Orden de Pago de Transferencia de

los recursos recibidos, por parte órgano que entrego los mismos.

2. Evaluar el contenido de los informes, para verificar los requisitos, y de esta forma

poder emitir la Constancia de Notificación de Rendición de Cuenta.

3. Establecer la normativa necesaria que permita verificar y establecer un control interno

y eficaz, sobre la Rendición de Cuentas, debido a que esta es requisito para la

aprobación de nuevas transferencias o proyectos.

4. Cooperar con la Contraloría del Estado Táchira en el Proceso de Rendición de

Cuentas.

5. Servir de apoyo a la División de Contabilidad Fiscal, para mantener actualizadas, el

estado de las cuentas del Ejecutivo Regional.

El Departamento de Recepción de Rendición de Cuenta s tiene a su cargo las

siguientes áreas:

1. Sección de Compromisos de Responsabilidad Social.

E6.1

Marzo 2015


Organización

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (Según o Decreto 486 de fecha 02/12/2014

Publicado en Gaceta Oficial Extraordinaria Nro. 545 2)

E6.1

Marzo 2015


Organización

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (Según o Decreto 486 de fecha 02/12/2014

Publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira Nro. Extraordinario 5452)

E6.1

Marzo 2015


Organización

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (SEGÚN FUNCIONAMIENTO ACTUAL)

E6.1

Marzo 2015


Organización

Organigrama de Posición

(Según Funcionamiento Actual)

E6.1.1

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Organización

OBJETIVO:

Unidad organizativa de carácter operativo que tiene por objeto velar por el seguimiento,

control de ejecución y cumplimiento de los compromisos de responsabilidad social

presentados en las diferentes modalidades de selección de contratistas, así como en los

procedimientos excluidos de la aplicación de estas, siempre y cuando superen las Dos Mil

Quinientas Unidades Tributarias.

CONSTITUCIÓN:

(Según funcionamiento actual)

Reportan a esta Unidad: una (01) Secretaria Ejecutiva II.

FUNCIONES:

1. Realizar el control de los compromisos de responsabilidad social establecidos en los

Contratos, Orden de Compra y Orden de Servicio, producto de los procesos de

contratación.

2. Revisar que el compromiso de responsabilidad social establecido en los Contratos,

Orden de Compra y Orden de Servicio cumpla con los montos o valores determinados

por Ley y normas aplicables.

3. Velar que el cumplimiento del compromiso de responsabilidad social se ejecute en los

plazos establecidos en la clausula del contrato, en concordancia con las disposiciones

legales.

4. Emitir Constancia de Entrega y Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad

Social a la empresa obligada para tal fin.

5. Remitir a través de oficio a la División de Tesorería los cheques de gerencia a los fines

de ser depositados en el Fideicomiso de administración financiera constituido para tal fin.

6. Realizar un control para que los contratistas cumplan con el Compromiso de

Responsabilidad Social.

E6.1.1

Marzo 2015


Organización

7. Solicitar a la División de Tesorería mediante oficio el desembolso que corresponda

cancelar a la empresa que despache los requerimientos que se autoricen mediante

punto de Cuenta firmado por el ciudadano Gobernador.

8. Solicitar a la Comisión de Contrataciones y a la Unidad contratante, listado de los

procesos los cuales generen Compromiso de Responsabilidad Social.

9. Solicitar a la Oficina de Consultoría Legal, Unidad usuaria y/o Unidad Contratante el

contrato orden de compra y/o servicio para verificar el monto del Compromiso de


10. Elaborar informes de los montos cobrados y por cobrar del Compromiso de

Responsabilidad Social de cada ejercicio fiscal.

11. Las demás que las atribuyan los instrumentos legales sobre las materias inherentes a su

competencia.

E6.1.1

Marzo 2015


Organización

Organigrama de Posición (Según Funcionamiento Actual)

E6.1-01N

Marzo 2015


Normas Generales

CONTENIDO:

1. El Departamento de Recepción de Rendición de Cuenta s; adscrito a la Dirección de

Administración y Finanzas, se regirá por el presente instrumento de control interno y el

Manual de Normas y Procedimientos Comunes de la Adm inistración Pública

Centralizada del Ejecutivo Regional, aprobado según Resolución Nro. 83 de fecha

09/08/2010 Emanada de la Secretaría General de Gobierno.

2. Están obligados a consignar ante el Departamento de Recepción de Rendición de

Cuentas, según lo establecido en el Decreto Nº 486 publicado en Gaceta Oficial del

Estado Táchira número extraordinario 5452 del 02 Diciembre 2014 y de conformidad en

los 5 y 6 de la Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos Públicos del Estado Táchira

para el Ejercicio Fiscal 2015, Todas la personas Jurídicas, Pública o Privadas que

reciban aportes, subsidios y/o fondos en calidad de avance, anticipo, caja chica, por esta

Ley deben consignar su Rendición de Cuenta dentro los cuarenta y cinco días (45)

siguientes al Cobro de la misma.

3. La evaluación de los Procesos Administrativos de las Dependencias Centralizadas y

Entes Descentralizados que recibieron recursos económicos, por parte del Ejecutivo

Regional, será ejecutada por el Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas.

4. El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas, ayudará en la labor de

mantener actualizadas las cuentas contables del ejercicio fiscal, para cooperar con el

desarrollo económico a través de la Dirección de Administración y Finanzas del Ejecutivo

Regional.

5. La Rendición de Cuenta se presentará a través de un Informe de Rendición que se

consignará ante el Departamento de Recepción de Rendición de Cuenta mediante el

cual se verificará que el Cuentadante este cumpliendo con la obligación de la Rendición

de Cuenta, en los lapsos establecidos y cumpliendo los requisitos exigidos para su

presentación.

6. En el Informe de Rendición solo se presentará copias de los soporte que se soliciten

como anexo ya que todos los Cuentadantes según el artículo 5 de la Resolución Nº 067

E6.1-01N

Marzo 2015


Normas Generales

de fecha 16 de febrero del 2009 emitida por Contraloría del Estado Táchira establece

“Los libros, registros, comprobantes y demás documentos que sustente la cuenta objeto

de examen y quedaran a disposición de la Contraloría del Estado Táchira, la cual los

podrá solicitar, examinar, evaluar o consultar en cualquier momento”.

7. El Informe de Rendición para tramitar la Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas, deberán ser consignados en copia, quedando entendido que el original quedará

en manos del ente u organismo solicitante, para posteriormente presentarlos ante la

dependencia que realizará el control fiscal cuando la cuenta se encuentre lista para su

verificación.

8. Para la solicitud de la Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas, es necesario

llenar la Planilla de Solicitud de la misma, al momento de hacer entrega del Informe de


9. El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas, emitirá la Constancia de

Notificación de Rendición de Cuenta, en la brevedad posible, en un periodo de ocho (08)

días hábiles, para facilitar el proceso de aprobación de nuevos recursos.

10. Los Consejos Comunales previamente a la Rendición de Cuentas ante el Departamento,

deberá rendir cuentas en el presente orden; primero ante la Asamblea de Ciudadanos

donde deberán obtener el Acta de Aprobación, luego ante la Contraloría Social para

obtener el Acta de Aprobación de la Rendición y Cumplimiento del proyecto, y por último

ante el Organismo Público que les otorgo los recursos.

11. El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas, sólo se entregará un informe

(sin copias de facturas, recibos), ya que los mismos pertenecen a los Entes y

Organismos que otorgaron los recursos; los recursos otorgados por la Dirección de

Administración y Finanzas (Asociaciones Civiles, Fundaciones), y la Caja Chica, deberán

anexar copia de los soportes del Gasto Ejecutado.

12. El Funcionario encargado de la recepción de los informes para la evaluación, deberá

verificar su contenido, dentro de una carpeta debidamente identificada, legible y

organizado, para su mejor evaluación.

E6.1-01N

Marzo 2015


Normas Generales

13. En el proceso de recepción deberá hacerse conocer el hecho del mismo, en el cual se

sellará como recibido el Informe de Rendición de Cuenta, además de la Solicitud de la

Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas, (si requiere).

14. La Oficina, guardará en su archivo, copia del Informe, copia de la Constancia y/o formato

de Verificación, emitida de la revisión realizada del mismo.

15. El Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas, remitirá mensualmente a la

División de Contabilidad Fiscal, relación contentiva del estado de las rendiciones de

cuentas de los Fondos en Avance y Fondos en Anticipo, con la finalidad de ajustar los

registros de la Contabilidad Fiscal.

REQUISITOS PARA LA RECEPCIÓN DE CUENTAS :

Los siguientes requisitos se deberán presentar en una carpeta marrón con gancho,

Identificada con el Nombre del Organismo, Ente, Asociación Civil y/o Fundación, Consejo

Comunal, Fondos de Avance, Anticipo y Caja Chica, Orden de Pago, Fecha de la

Transferencia, y sólo en ese estricto orden serán revisadas por la Oficina de Recepción de

Rendición de Cuentas:

1. Para la Rendición de Cuenta de Asociaciones Civ iles o Fundaciones:

1.1 Acta Constitutiva de la Asociación Civil o Fundación.

1.2 Comunicación : Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) de Administración y

Finanzas, atención al Jefe de la División de Contabilidad Fiscal y el Jefe del

Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas; donde el Presidente o

Director y el Administrador, dan Fe de que la información que están suministrando

en el informe, son datos veraces y exactos a los originales que reposan en sus

archivos para la posterior revisión por parte del Órgano Contralor del Estado.

1.3 Copia fotostática de la Orden de Pago emitida por la Gobernación.

1.4 Copia fotostática del Cheque de los Recursos otorgados.

E6.1-01N

Marzo 2015


Normas Generales

1.5 Copia fotostática del Bauche de depósito a la Cuenta Bancaria de la Asociación

Civil y/o Fundación.

1.6 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por la

entidad financiera firmado y sellado.

1.7 Relación de Gastos: Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde

indique Fecha, número de Orden de Pago, monto de la misma, monto rendido,

monto por rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación

Presupuestaria, además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de

los mismos: Fecha, Monto, número de Cheque, el beneficiario o empresa, datos

fiscales, concepto según formato anexo.

1.8 Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los

recursos otorgados, presentada al momento de solicitar los recursos.

1.9 Anexar copia del reintegro en los casos que existan.

2. Requisitos para la Rendición de Cuenta de los Co nsejos Comunales:

2.1 Comunicación: Consta de un Oficio, dirigido al Director(a) de Administración y








2.4 Copia fotostática del Bauche de Depósito a la Cuenta Bancaria del Consejo

Comunal.

2.5 Acta de Aprobación de la Rendición : Acta de Asamblea de Ciudadanos(as)

donde afirman estar conforme con la rendición presentada.

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Normas Generales

2.6 Acta de Contraloría Social: Acta donde se muestre la rendición ante la

Contraloría Social del Consejo Comunal.

2.7 Convenio: Convenio firmado entre el consejo comunal y la Gobernación.

2.8 Proyecto: Anexar copia del Proyecto.

2.9 Acta de Inicio : Anexar acta de inicio elaborada por el Ing. Inspector.

2.10 Prorroga : En caso de existir una prorroga.

2.11 Acta de Terminación : Presentar el acta una vez culminada la Obra.

2.12 Informe de Inspección del Ente: Se deberá anexar el Informe de Inspección

notificando el avance físico, financiero, y el avance actual de la obra.

2.13 Informe técnico: sobre el avance de la obra (si requiere)

2.14 Estado de Cuentas : Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por el

banco firmado y sellado.


indique Fecha, número de Orden de Pago, Monto de la Misma, Monto Rendido,

Monto por Rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación

Presupuestaria, además se detallaran los movimientos ejecutados identificando

de los mismos: Fecha, Monto, Nº de Cheque, el beneficiario o empresa, datos


2.16 Documento del Consejo Comunal : anexar documentos como Acta Constitutiva

del Consejo Comunal, Inscripción en SUNACOOP.

3. Requisitos para la Rendición de Cuenta de Los Fo ndos en Calidad de Avance

Anticipo y Caja Chica:





E6.1-01N

Marzo 2015


Normas Generales





4. Fondo en Avance y/o Anticipo:

4.1 Copia fotostática del Bauche de Depósito a la Cuenta del Ente y/o Organismo.

4.2 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por la

entidad financiera, firmado y sellado.

4.3 Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde indique Fecha, número de

Orden de Pago, monto de la misma, monto rendido, Monto por Rendir (según

caso de Rendiciones Parciales), Asignación Presupuestaria, además se detallaran

los movimientos ejecutados identificando de los mismos: Fecha, Monto, Nº de

Cheque, el beneficiario o empresa, datos fiscales, concepto según formato anexo.


4.5 Anexar Copia del Decreto de creación del Fondo.

4.6 Anexar copia de la Fianza del Administrador y del Custodio.

5. Caja Chica:

5.1 Se deben presentar dos (02) carpetas, una (01) original y una (01) copia, para ser

revisadas por el Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas.


indique Fecha, monto de la misma, monto rendido, monto por rendir (según caso

de gastos realizados), además se detallarán los números de factura identificando

en los mismos: Monto, el beneficiario o empresa, según formato anexo.

5.3 Para la primera rendición , debe anexar copia de la Fianza y Cedula de Identidad

del Administrador y Custodio, Copia de la Resolución de creación de la caja chica.

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Normas Generales

5.4 El gasto debe realizarse con fecha posterior al retiro del cheque emitido por la

Tesorería del Estado.

6. Requisitos para la Rendición de Cuenta Transfere ncias de Capital:




Director y el Administrador dan Fe de que la información que están suministrando

en el informe son datos veraces y exactos a los originales que reposan en sus


6.2 Copia de la Orden de Pago de la emitida por la Gobernación.

6.3 Copia del Cheque de los Recursos otorgados.

6.4 Copia del Bauche de Depósito a la Cuenta Bancaria.

6.5 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por el


Anexar además según sea el caso:

Consejo Comunal:

1. Acta de Aprobación de la Rendición: Acta de Asamblea de. Ciudadanos(as)

donde afirman estar conforme con la rendición presentada.

2. Acta de Contraloría Social: Acta donde se muestre la rendición ante la Contraloría

Social del Consejo Comunal.

3. Proyecto: Anexar copia del Proyecto.

4. Acta de Inicio: Anexar acta de inicio elaborada por el Ing. Inspector.

5. Prorroga: En caso de existir una prorroga.

6. Acta de Terminación: Presentar el acta una vez culminada la Obra.

7. Informe de Inspección del Ente: anexar Informe de Inspección notificando, el

avance físico, financiero, y el avance actual de la obra.

8. Informe técnico: sobre el avance de la obra (si requiere)

E6.1-01N

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Normas Generales

9. Relación de Gastos: Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde

indique Fecha, Nº de Orden de Pago, Monto de la Misma, Monto Rendido, Monto

por Rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación Presupuestaria,

además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de los mismos:

Fecha, Monto, Nº de Cheque, el beneficiario o empresa, datos fiscales, concepto

según formato anexo.

10. Documento del Consejo Comunal: Anexar documentos como Acta Constitutiva

del Consejo Comunal, Inscripción en SUNACOOP.

11. Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los

recursos otorgados.

12. Anexar copia del reintegro en los casos que existan.

Alcaldía – Constructoras:

1. Acta de Aprobación de la Rendición: Constancia de Rendición Emitida por la

Contraloría Municipal.

2. Convenio: Convenio firmado entre el consejo comunal y la Gobernación.

3. Proyecto: Anexar copia del Proyecto.

4. Acta de Inicio: Anexar acta de inicio elaborada por el Ing. Inspector.

5. Prorroga: En caso de existir una prorroga.

6. Acta de Terminación : Presentar el acta una vez culminada la Obra.

7. Informe de Inspección : Se deberá anexar el Informe de Inspección notificando el

avance físico, financiero, y el avance actual de la obra.

8. Relación de Gastos : Cuadro detallado de la ejecución de los recursos donde

indique Fecha, Nº de Orden de Pago, Monto de la Misma, Monto Rendido, Monto

por Rendir (según caso de Rendiciones Parciales), Asignación Presupuestaria,

además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de los mismos:

Fecha, Monto, Nº de Cheque, el beneficiario o empresa, datos fiscales, concepto

según formato anexo.

E6.1-01N

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Normas Generales

9. Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los

recursos otorgados.

10. Anexar copia del reintegro en los casos que existan.

11. Informe técnico: sobre el avance de la obra (si requiere)

7. Requisitos para la Rendición de Cuenta de las Tran sferencias Corrientes/Capital

(activos reales):




Director y el Administrador dan Fe de que la información que están suministrando

en el informe son datos veraces y exactos a los originales que reposan en sus


7.2 Copia de la Orden de Pago de emanada por la Gobernación.

7.3 Copia del Cheque de los Recursos otorgados.

7.4 Copia del Bauche de Depósito a la Cuenta Bancaria.

7.5 Estado de Cuentas: Deben anexar copia del estado de cuenta emitido por el



indique Fecha, número de Orden de Pago, monto de la misma, monto rendido,

monto por rendir (según caso de Rendiciones Parciales), asignación

presupuestaria, además se detallaran los movimientos ejecutados identificando de

los mismos: Fecha, Monto, número de Cheque, el beneficiario o empresa, datos


7.7 Anexar Presupuesto por Partida para la Transferencia otorgada.

7.8 Distribución de la Transferencia: Se debe anexar copia de la distribución de los

recursos otorgados, presentados al momento de la solicitud de la Transferencia.


E6.1-01N

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Normas Generales

7.10 Para transferencias de capital (Activos reales) anexar copia de los soportes del

gasto.

NORMAS PARA EL MANEJO DE FONDO DE CAJA CHICA

1. Para la creación y pago de los gastos de la caja chica se tomara en cuenta el valor de la

unidad tributaria vigente para el inicio del ejercicio económico y financiero y el mismo

se mantendrá durante todo el año, según lo establece el Artículo 34 del Decreto Nº 555

del Reglamento Parcial Nº 3 de la Ley de Administración del Sector público del Estado

Táchira sobre el manejo de los fondos en anticipo y cajas chicas.

2. Los gastos que se realicen por Caja Chica deberán corresponder a las partidas

presupuestarias contempladas en la Resolución de Creación.

3. Las facturas de compra deben cumplir los siguientes requisitos:

• Deben ser originales.

• Deberán elaborarse a nombre de la Gobernación del Estado Táchira, indicando el

número de RIF: G-20000160-7.

• Contener el Número de Registro de Información Fiscal (RIF) de la empresa

proveedora y el número de control en caso de facturas no elaboradas por máquina

fiscal.

• Deben reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en caso de bienes y servicios

gravados.

• No debe presentar borrones ni enmendaduras.

• No podrán ser de números consecutivos, a menos que sean de partidas diferentes

y el monto cancelado por ellos no supere el establecido en la resolución.

• Las Facturas en forma libre, deberán tener nº de factura y nº de control.

4. Las facturas de compra deben ser clasificadas por partidas presupuestarias, no

pudiendo existir en una factura, más de dos partidas ( la del gasto y la del IVA)

5. La Rendición de Cuentas de la Caja Chica se hará mediante formulario “Relación de

Gastos de Caja Chica” en dos originales (0,0).

E6.1-01N

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Normas Generales

6. Las Dependencias que requieren hacer uso de la Caja Chica, deberán remitir la

correspondiente solicitud a la Secretaría General de Gobierno, e indicar en ésta, los

nombres, apellidos, cédula de identidad y cargos del Administrador y Custodio.

7. El Administrador de la Caja chica será el Director o Jefe de Oficina, quien designará,

entre sus funcionarios, al Custodio de la misma.

8. Los pagos deberán ser únicamente en efectivo.

9. Las Facturas correspondientes a repuesto y mantenimiento de vehículos y/o motos,

deberán contener los siguientes datos: Modelo, marca, placa del vehículo y/o Motos,

los mismos deberán ser reflejados en el formato establecido para tal fin.

El monto de la factura en forma libre debe ser exacto, siendo correcto la base imponible

y la suma de los mismos.

10. No se permitirán facturas fuera del periodo de Rendición, cuando la misma sea por el

saldo total del monto de creación de la caja chica.

11. Cuando existan saldos en depósito, se permitirán facturas por dicho monto en la

rendición siguiente a los recursos otorgados

12. El Administrador y el Custodio de Caja Chica antes de entrar en ejercicio de dicha

función, deberán poseer una caución por una suma, equivalente a 150 unidades

Tributarias, contemplada en el artículo 161 de la Ley Orgánica de Administración

Financiera del Sector Público y su reglamento N° 1 en su artículo número 52.

13. El Custodio de Caja Chica deberá retirar en la División de Tesorería, el Cheque

correspondiente a la apertura de la Caja chica, previa presentación de la “Solicitud de

Pago Directo” original y la cédula de Identidad.

E6.1-01N

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Normas Generales

CONTENIDO:

1. Corresponde al Ciudadano Gobernador del Estado, autorizar el destino de los

recursos provenientes de los compromisos de responsabilidad social; tal autorización

es presentada para su aprobación por la Dirección de Administración y Finanzas.

2. Cuando el compromiso de responsabilidad social se pacte en cantidades de dinero se

utilizará la figura del contrato de fideicomiso, el cual será empleado con la finalidad de

ofrecer seguridad y ventajas en el manejo de los recursos de forma separada del

presupuesto y de los órganos y entes, en pro del financiamiento de las necesidades,

donaciones y proyectos sociales autorizados por el ciudadano Gobernador para el

beneficio de la colectividad Tachirense.

3. El plazo establecido para que el contratista cumpla con el compromiso de

responsabilidad social será mientras se ejecuta la obra o proyecto antes de realizar el

último pago, para garantizar el cobro del mismo; en los casos de Órdenes de Compra

/ Servicio se procurará el cobro, en el menor tiempo posible.

4. En los casos de rehabilitaciones y obras, en el Acta Final de cumplimiento de los

compromisos de responsabilidad social, se debe dejar constancia del cumplimiento

definitivo del referido compromiso, tanto para la ejecución de obras, el suministro de

bienes y prestación de servicios, que no sean profesionales ni laborales; esta acta

debe ser suscrita por el Director (a) de Administración y Finanzas, el Jefe de la

División de Contabilidad Fiscal, el Beneficiario y el Proveedor.

5. Una vez cumplido totalmente el compromiso de responsabilidad social, se procede a

consignar a cada contratista, la Constancia de Entrega y Cumplimiento de los

Compromisos de Responsabilidad Social.

6. Cuando se trate de suministros de bienes y servicios, la empresa deberá entregarlos

con la respectiva garantía, preferiblemente instalados, operativos, dejando constancia

mediante un Acta de Entrega, la cual debe ser anexada al expediente.

7. La solicitud del uso de los recursos del Compromiso de Responsabilidad Social, a

través del Fideicomiso o la Entrega de Bienes y Servicios, se realizaran mediante la

E6.1-01N

Marzo 2015


Normas Generales

autorización de un Punto de Cuenta presentado por la Dirección de Administración y

Finanzas al Ciudadano Gobernador, el control de estos será llevado por la Sección de

Compromisos de Responsabilidad Social.

8. Requisitos para los diferentes trámites relacionados con Responsabilidad Social.

8.1 Requisitos para el cobro del compromiso de responsabilidad social

� Oficio dirigido a la empresa suscrito por el (la) Director(a) de Administración y

Finanzas y el Jefe de la División de Contabilidad Fiscal, solicitando el pago.

� Copia del contrato, orden de compra y/o servicio.

8.2 Requisito para la emisión de la constancia del cumplimiento del compromiso de

responsabilidad social efectivo.

� Copia del cheque de gerencia emitido por la entidad bancaria.

� Copia del contrato, orden de compra y/o servicio.

8.3 Requisito para la emisión de la constancia del cumplimiento del compromiso de

responsabilidad social bienes y/o servicios

� Original y Copia de la factura legal donde se evidencie el monto de la compra,

preferiblemente de un establecimiento comercial que no este vinculado a la

Gobernación del Estado Táchira.

� Acta de entrega suscrita por los funcionarios que reciben el bien por parte del

Dirección de Administración y Finanzas, Contabilidad Fiscal (Sección de

Responsabilidad Social) y el Departamento de Proveeduría.

� Memoria fotográfica del bien.

8.4 Requisitos para la cancelación de bienes y/o servicios con los fondos del

fideicomiso.

� Carta de solicitud por parte de la comunidad.

� Punto de cuenta de aprobación por parte del Gobernador.

� Dos (02) presupuestos, en caso que aplique.

� Oficio de solicitud de cancelación de los recursos dirigido a la División de

Tesorería para el pago.

E6.1-01N

Marzo 2015


Normas Generales

� Factura original de la compra.

� Certificación de cuenta de la empresa para la transferencia de los recursos.

� Registro de información fiscal de la empresa.

� Ficha de identificación del beneficiario.

� Copia de la cédula de identidad del representante legal de la empresa.

8.5 Requisitos para la entrega del compromiso de responsabilidad social a través de

bienes y/o servicios

� Carta de solicitud por parte de la comunidad

� Punto de cuenta de aprobación por parte del gobernador

� Acta de entrega a la comunidad

� Memoria fotográfica.

E6.1-01P

Marzo 2015

Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para la recepción del Informe de Rendición de cuentas.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la recepción del informe de Rendición de

Cuentas.

FORMULARIOS UTILIZADOS : “Solicitud de Constancias de Notificación de Rendición

de Cuenta”

RESPONSABLE ACCIÓN

Receptor de Rendición

1. Recibe de los diferentes Ente/Organismo Informe (1),

sujeto a rendición de cuenta.

2. Verifica la conformidad de los requisitos exigidos para

efectuar la evaluación, sella como recibido.

Si requiere Constancia :

2.1 Solicita llenar la planilla de Solicitud de la Constancia

de Notificación de Rendición de Cuenta (0).

2.2 Sella la Solicitud de Constancia de Notificación de

Rendición de Cuenta (0) como recibida, indicando

fecha, hora y Funcionario receptor.

2.3 Asienta en el Libro de Control de Rendiciones

Recibidas.

En caso contrario:

3. Asienta en el Libro de Control de Rendiciones Recibidas.

E6.1-02P

Marzo 2015

Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para la realizar la Verificación de Documentos y Evaluación del Informe de Rendición de Cuentas.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la verificación de documentos y

Evaluación del Informe de Rendición de cuentas.

FORMULARIOSUTILIZADOS : “Verificación de documentos del informe rendición de cuenta”

“Cuadro para la relación de gasto de la rendición de cuenta”

“Constancia de Notificación de Rendición de Cuenta”

RESPONSABLE ACCIÓN Receptor de Rendición

1. Recibe del Ente/Organismo Informe de Rendición de Cuenta

(1), y Solicitud de Constancia de Notificación de Rendición

(1), revisa.

2. Evalúa el contenido del Informe de Rendición de Cuenta (1),

con uso del Cuadro para la Relación de Gasto de la

Rendición de Cuenta.

3. verifica que el contenido cumpla con los requisitos de

aprobación.

Si requiere Constancia:

3.1 Elabora Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0), revisa, sella y entrega al Jefe del

Departamento de recepción de rendición de cuentas.

Jefe del

Departamento de

recepción de

rendición de cuentas

3.2 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0), revisa, firma y entrega al Jefe de la


Jefe de la División de Contabilidad Fiscal.


Cuentas (0), revisa, firma y entrega a la Secretaria

División de Contabilidad Fiscal

Secretaria


Cuentas (0), revisa, sella y entrega al Receptor de

Rendición.

E6.1-02P

Marzo 2015




Cuentas (0), revisa y entrega en el Despacho de la

Dirección de Administración y Finanzas.

Despacho de la Dirección de

Administración y Finanzas

(Secretaria)


Cuentas (0), revisa y entrega al Director (a).

Director (a) de Administración y

Finanzas


Cuentas (0), revisa, firma y devuelve.



(Secretaria)


Cuentas (0), revisa, sella y devuelve al Departamento

de Recepción de Rendición de Cuentas.



Cuentas (0), revisa.

3.10 Enumera Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0), asienta en Libro de Constancias para el

Control Interno del Departamento.

3.11 Saca copia fotostática a Constancia de Notificación de

Rendición de Cuentas (0).

3.12 Entrega Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0,1) al Ente/Organismo.

Ente/Organismo 3.13 Recibe Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0,1), revisa, firma Constancia de Notificación

de Rendición de Cuentas (1), como acuse de recibo.



Cuentas (1), revisa.

E6.1-02P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN


3.15 Ubica Informe de Rendición de Cuenta (1), anexa

Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(1) y entrega al Archivista.

Archivista 3.16 Informe de Rendición de Cuenta (1), anexa Constancia

de Notificación de Rendición de Cuentas (1), revisa y

archiva.


En caso contrario:

4. Elabora Verificación del Informe en el Formato de

“Verificación de Documentos del Informe de Rendición” (0).


5. Transcribe las observaciones existentes en el Informe, para

tener resumida la evaluación realizada.

6. Verifica “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0), firma y sella.

7. Entrega al Jefe del Departamento de Recepción de Redición

de Cuentas “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0).

Jefe del Departamento de Recepción de

Redición de Cuentas

8. Recibe Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0), revisa, firma y entrega al Jefe de la División

de Contabilidad Fiscal.

Jefe de División de Contabilidad Fiscal

9. Recibe Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0), revisa, firma y entrega a la Secretaria


(Secretaria)

10.Recibe Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0), revisa, sella y entrega al Receptor de

Rendición.


11.Recibe “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0), revisa.

E6.1-02P

Marzo 2015



12.Saca copia fotostática de “Verificación de Documentos del

Informe de Rendición”(0).

13.Entrega al Ente/Organismo “Verificación de Documentos del

Informe de Rendición”(0,1).

Ente/Organismo 14. Recibe “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición”(0,1), revisa, firma “Verificación de Documentos

del Informe de Rendición”(1), como acuse de recibo.


15.Recibe “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición” (1), revisa.

16.Ubica Informe (1), anexa “Verificación de Documentos del

Informe de Rendición” (1) y entrega al Archivista.

Archivista 17.Recibe “Verificación de Documentos del Informe de

Rendición” (1), revisa y archiva.

E6.1-03P

Marzo 2015

Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas Procedimiento para tramitar la verificación de documentos y evaluación del Informe de Rendición de Cuentas de Caja Chica.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la Verificación de Documentos y

Evaluación del Informe de Rendición de Cuenta de Caja Chica.

FORMULARIOS UTILIZADOS :“Verificación de documentos del Informe Rendición de Cuenta”.

“Cuadro para la Relación de Gasto de la Rendición de

Cuenta”.

“Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas”.

RESPONSABLE ACCIÓN

Receptor de Rendiciones

1. Recibe de la Dependencia Informe de Rendición de Cuenta

(0,1) y Solicitud de Constancia de Notificación de Rendición

(1).

2. Revisa contenido del informe de Rendición de Cuenta, con

uso del Cuadro para la Relación de Gasto de la Rendición de

Cuenta.

3. Comprueba que el contenido cumpla con los requisitos de

aprobación, verifica soportes, sella los mismos como

rendidos.

4. Revisa las facturas, verificando los requisitos que deben

cumplir para el manejo de Caja Chica.

5. Verifica las partidas presupuestarias que fueron usadas.

6. Sella las facturas usadas como rendidas.

7. Elabora Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(0), según formato establecido, revisa, sella y entrega al Jefe

del Departamento de Recepción de Rendición de Cuentas.

Jefe del Departamento de

Recepción de Rendición de

Cuentas

8. Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(0), revisa, coloca media firma y entrega al Jefe de la


E6.1-03P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN

Jefe de la División de Contabilidad

Fiscal

9. Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(0), revisa, firma y entrega a la Secretaria


(Secretaria)

10.Recibe Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(0), revisa, sella y entrega al Receptor de Rendiciones.



(0), revisa y entrega en el Despacho de la Dirección de

Administración y Finanzas.



(Secretaria)


(0), revisa y entrega al Director (a).

Director (a) de Administración y

Finanzas


(0), revisa, firma y devuelve.



(Secretaria)


(0), revisa, sella y devuelve a la Oficina de Recepción de




(0), revisa.

16.Enumera Constancia de Notificación de Rendición de

Cuentas (0), asienta en Libro de Constancias para el Control

Interno de la Oficina.

17.Saca copia fotostática a Constancia de Notificación de

Rendición de Cuentas (0).


18.Entrega Constancia de Notificación de Rendición de Cuentas

(0,1) a la Dependencia.

E6.1-03P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN

Ente / Organismo


(0,1), revisa, firma Constancia de Notificación de Rendición

de Cuentas (1) como acuse de recibo.



(1), revisa.

21.Ubica Informe (1), anexa Constancia de Notificación de

Rendición de Cuentas (1) y entrega al Archivista.

Archivista 22.Recibe Informe (1), revisa y archiva.

E6.1.1-01P

Marzo 2015

Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para realizar el cobro y la sustanciación de expedientes del compromiso de Responsabilidad Social.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar el cobro y la sustanciación de

expedientes del compromiso de Responsabilidad Social.

RESPONSABLE ACCIÓN

Secretaria Ejecutiva II

1. Elabora Oficio dirigido a la empresa solicitando el

cumplimiento del pago del compromiso de

responsabilidad social (0,1), coloca media firma y

entrega al Jefe Departamento de Rendición de

Cuentas.

Jefe Departamento de Rendición de Cuentas

2. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el


responsabilidad social (0,1), coloca media firma y

entrega al Jefe de División de Contabilidad Fiscal.

Jefe de División de Contabilidad Fiscal.



responsabilidad social (0,1), revisa, firma y entrega a

la Secretaria.


(Secretaria)



responsabilidad social (0,1), revisa, sella y entrega al

Secretaria Ejecutiva II.

Secretaria Ejecutiva II 5. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el


responsabilidad social (0,1), revisa y entrega en el

Despacho de la Dirección de Administración y

Finanzas.

Director(a) de Administración y Finanzas



responsabilidad social (0,1), revisa, firma, sella y

entrega al Auxiliar por necesidad de servicio. (viejo

aquí hay que meter a la secretaria de la directora para

q selle la directora no sella).

E6.1.1-01P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN

Secretaria Ejecutiva II 7. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el


responsabilidad social (0,1), revisa y entrega al

Mensajero. Mensajero 8. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el


responsabilidad social (0,1), revisa y distribuye. Empresa 9. Recibe Oficio dirigido a la empresa solicitando el


responsabilidad social (0,1), firma y sella copia como

acuse de recibo.

10. Entrega en la Sección de Compromisos de

Responsabilidad Social Cheque de Gerencia (0).

Secretaria Ejecutiva II 11. Recibe Cheque de Gerencia (0), devuelve copia

firmada a la empresa que cancela el Compromiso de


12. Verifica que el monto del Cheque Gerencia

Corresponda con lo establecido en el Contrato, sino

corresponde no lo recibe.


13. Saca copia Fotostática del Cheque de Gerencia (0), y

procede a elaborar la Constancia de Entrega del

Cumplimiento Compromiso de Responsabilidad

Social.

14. Elabora Constancia de Entrega y Cumplimiento del

Compromiso de Responsabilidad Social (0,0,0),

anexando Cheque de Gerencia (1) y Contrato, Orden

de Contra y/o Servicio (1) para conformar expediente

y entrega:

- Empresa que cumple con el compromiso

- Comisión de Contrataciones y/o Unidad

Contratante.

E6.1.1-01P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN Secretaria Ejecutiva II - Expediente de la Sección

15. Elabora Oficio (0,1) dirigido a la División de Tesorería

remitiéndole los Cheques de Gerencia (0) recibidos.

16. Recibe acuse de recibo de la División de Tesorería,

revisa y archiva.

E6.1.1-02P

Marzo 2015

Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento a seguir para ejecutar los compromisos de Responsabilidad Social.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para ejecutar los compromisos de

Responsabilidad Social, a través del fideicomiso.

. RESPONSABLE ACCIÓN

Secretaria Ejecutiva II 1. Entrega al Director (a) de Administración y Finanzas

Expediente (0) conformado por:

� Oficio indicando el requerimiento (0), solicitud de

la comunidad

� Punto de Cuenta para el ciudadano

Gobernador(0) autorizando el destino de los

recursos para determinada Necesidad, Donación

y/o Proyecto

� Presupuestos presentados por los Proveedores

(si aplica)

� Análisis de Precios(0) (si aplica)


2. Recibe Expediente (0), continúa procedimiento

específico.

3. Entrega Expediente (0), a la Secretaria Ejecutiva II.

Secretaria Ejecutiva II 4. Recibe Expediente (0), revisa.

5. Solicita, según el análisis de precios al Proveedor

que menor cotizo los bienes y/o servicios, el

despacho de los mismos.

Proveedor 6. Entrega en la Dirección de Administración y

Finanzas y en el sitio solicitado por la Dirección de

Administración y Finanzas los bienes y/o servicios

solicitados.

7. Entrega Factura (0) al Auxiliar por necesidad de

servicio.

Secretaria Ejecutiva II 8. Recibe Factura (0)

9. Verifica que se haya realizado la donación.

E6.1.1-02P

Marzo 2015

Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento a seguir para ejecutar los compromisos de Responsabilidad Social.

RESPONSABLE ACCIÓN Secretaria Ejecutiva II 10. Una vez realizada la donación elabora Oficio a

Tesorería solicitando el Pago Correspondiente (0,1)

y entrega al Jefe de la División de Contabilidad

Fiscal

Jefe de la División de Contabilidad Fiscal

11. Recibe Oficio a Tesorería solicitando el Pago

Correspondiente (0,1), revisa, firma y entrega a la

Secretaria Secretaria


Correspondiente (0,1), coloca sello húmedo y

entrega a la Secretaria Ejecutiva II

Secretaria Ejecutiva II 13. Recibe Oficio a Tesorería solicitando el Pago

Correspondiente (0,1), revisa y entrega al

Director(a) de Administración y Finanzas.

Director(a) de Administración y Finanzas.


Correspondiente (0,1), revisa, firma, sella y

devuelve.


Correspondiente (0,1), revisa y entrega en la

División de Tesorería

División de Tesorería 16. Recibe Oficio a Tesorería solicitando el Pago

Correspondiente (0,1), revisa, firma y sella copia

como acuse de recibo. Continua procedimiento

especifico.


Correspondiente (1), revisa e incorpora al

Expediente(0)

18. Archiva Expediente (0)

E6.1.1-03P

Marzo 2015

Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para realizar el cierre del compromiso de


OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar el cierre del compromiso de


RESPONSABLE ACCIÓN


1. Entrega en la Sección de Responsabilidad Social

Constancia de Entrega y cumplimiento de los

Compromisos de responsabilidad social (0,0)

Empresa que cumple con el compromiso

2. Recibe Constancia de Entrega y cumplimiento de los

Compromisos de responsabilidad social (0,0) revisa

que esté debidamente firmada por la empresa.

3. Firma y sella Constancia de Entrega y cumplimiento

de los Compromisos de responsabilidad social (0)

como acuse de recibo y entrega.

Secretaria Ejecutiva II 4. Elabora Oficio de Remisión a la Comisión de

Contrataciones o unidad contratante (0,1)

5. Entrega Oficio de Remisión a la Comisión de

Contrataciones o unidad contratante (0,1) y


Compromisos de responsabilidad social (0) al Jefe del

Departamento de Recepción de Rendición de

Cuentas.

Jefe del Departamento de Recepción de Rendición de

Cuentas

6. Recibe Oficio de Remisión a la Comisión de



Compromisos de responsabilidad social (0), revisa,

coloca media firma y entrega al Jefe de la División de

Contabilidad Fiscal.

Jefe de División de Contabilidad Fiscal





firma y entrega a la Secretaria.

E6.1.1-03P

Marzo 2015

Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para realizar el cierre del compromiso de


RESPONSABLE ACCIÓN

Secretaria 8. Recibe Oficio de Remisión a la Comisión de



Compromisos de responsabilidad social (0), sella y

entrega al Auxiliar por necesidad de servicio





Compromisos de responsabilidad social (0), revisa y

entrega en la Comisión de Contrataciones Públicas

y/o Unidad Contratante

Comisión de Contrataciones Públicas





firma acuse de recibo.



Contrataciones o unidad contratante (1), revisa y

archiva.

E6.1.1-04P

Marzo 2015

Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para la recepción de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de Responsabilidad Social

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la recepción de Bienes y/o

Servicios por el Cumplimiento de Responsabilidad Social.

RESPONSABLE ACCIÓN


1. Recibe Oficio por parte de la Empresa (0,1), donde

indica los Bienes y/o Servicio a entregar, revisa firma

y sella como acuse de recibo

2. Elabora acta de Entrega de Bienes y/o Servicios

indicando las Características del mismo a través del

formato del Control Perceptivo (0,0),

3. Toma fotografías de los bienes recibidos,´

4. Llena Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios

(0,0),coloca media firma y entrega al Jefe

Departamento de Rendición de Cuentas.


5. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios

(0,0), coloca media firma y entrega al Jefe de la




(0,0), revisa, firma y entrega a la Secretaria.


(Secretaria)


(0,0), revisa, sella y entrega a la Secretaria Ejecutiva

II.



(0,0), anexa en expediente.

9. Elabora Constancia de Cumplimiento y Entrega del

Compromiso de Responsabilidad Social(0,0,0)

10. Elabora Oficio de Remisión al Departamento de

Proveeduría (0,1).

E6.1.1-04P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN


11. Entrega Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios

(0,0), Constancia de Cumplimiento y Entrega del

Compromiso de Responsabilidad Social (0,0,0) y

Oficio de Remisión al Departamento de Proveeduría

(0,1) al Jefe del Departamento de Recepción de


Jefe del Departamento de Recepción de Rendición de

Cuentas





(0,1), revisa, coloca media firma a Oficio de Remisión

al Departamento de Proveeduría y entrega al Jefe de

la División de Contabilidad Fiscal






(0,1), revisa, firma a Oficio de Remisión al

Departamento de Proveeduría y entrega a la

Secretaria

Secretaria 14. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios




(0,1), revisa, coloca sello húmedo y entrega al Auxiliar

por necesidad de servicio.

E6.1.1-04P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN






(0,1), revisa y entrega en el Departamento de

Proveeduría.

Departamento de Proveeduría.


(0,0), y Oficio de Remisión al Departamento de

Proveeduría (0,1), firma y sella copia como acuse de

recibo.


17. Recibe Control Perceptivo de Bienes y/o Servicios (0),

Constancia de Cumplimiento y Entrega del



(1), firma y sella copia como acuse de recibo.

E6.1.1-05P

Marzo 2015

Sección de Compromisos de Responsabilidad Social Procedimiento para la entrega de Bienes y/o Servicios recibidos por el Compromiso de Responsabilidad Social

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la entrega de Bienes y/o

Servicios por el Cumplimiento de Responsabilidad Social.

RESPONSABLE ACCIÓN


1. Recibe de la Dirección de Secretaría del Despacho

del Gobernador Oficio (0) indicando la Cantidad, Tipo

de Bien Requerido y Oficio de Solicitud por parte de la

Comunidad (0).

2. Organiza Expediente de Donación (0,1) con los

siguiente recaudos:

� Punto de Cuenta para el ciudadano Gobernador

autorizando la entrega del Bien y/o Servicio para

determinada Necesidad, Donación y/o Proyecto.

� Oficio Dirección de Secretaría del Despacho del

Gobernador (0)

� Oficio de Solicitud por parte de la Comunidad (0).

3. Entrega al Director (a) de Administración y Finanzas

Expediente de Donación (0,1)

Director (a) de Administración y Finanzas

4. Recibe Expediente de Donación (0,1), revisa,

continua procedimiento especifico.

5. Entrega Expediente de Donación (0,1) al Secretaria

Ejecutiva II.


6. Recibe Expediente de Donación (0,1) verifica que el

Punto de Cuenta este debidamente suscrito por el

Gobernador.

7. Elaborara Acta de Entrega de los Bienes y/o Servicios

(0,1)

8. Incorpora al Expediente de Donación(0,1) el Acta de

Entrega de los Bienes y/o Servicios (0,1)

E6.1.1-05P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN


9. Entrega al Jefe de Departamento de Recepción de

Rendición de Cuentas Expediente de Donación(0,1)


10. Recibe Expediente de Donación(0,1), revisa

11. Coloca media firmaActa de Entrega de los Bienes y/o

Servicios (0,1)

12. Entrega Expediente de Donación (0,1) al Jefe de



13. Recibe Expediente de Donación (0,1)revisa, firma y

entrega a la Secretaria.


(Secretaria)

14. Recibe Expediente de Donación (0,1) revisa, sella y

entrega al Secretaria Ejecutiva II.


15. Recibe Expediente de Donación (0,1) revisa y entrega

en el Despacho de la Dirección de Administración y

Finanzas.

Despacho de la Dirección de Administración y Finanzas

(Secretaria)

16. Recibe Expediente de Donación (0,1) y entrega al

Director(a) de Administración de Finanzas


17. Recibe Expediente de Donación (0,1)

18. Firma Expediente de Donación (0,1)

19. Devuelve Expediente de Donación (0,1)

Despacho de la Dirección de Administración y Finanzas

(Secretaria)

20. Recibe Expediente de Donación (0,1) revisa, sella y

entrega al Secretaria Ejecutiva II.


21. Recibe Expediente de Donación (0,1), revisa

22. Elabora Oficio a Proveeduría y Almacén, para la

preparación de Bien y/o Servicio a entregar(0,1)y

entrega al Jefe del Departamento de Recepción de


E6.1.1-05P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN


23. Recibe Oficio a Proveeduría y Almacén, para la

preparación de Bien y/o Servicio a entregar(0,1),

revisa, coloca media firma y entrega al Jefe de la





revisa, firma y entrega a la Secretaria

Secretaria 25. Recibe Oficio a Proveeduría y Almacén, para la


revisa, coloca sello húmedo y entrega al Auxiliar por

necesidad de servicio




revisa y entrega al Mensajero

Mensajero 27. Recibe Oficio a Proveeduría y Almacén, para la


revisa y distribuye

Departamento de Proveeduría


preparación de Bien y/o Servicio a entregar(0,1), firma

y sella copia como acuse de recibo.



preparación de Bien y/o Servicio a entregar (1), revisa

y archiva.

30. Elabora Oficio a la Dirección de la Secretaría

Despacho del Gobernador(0,1) y entrega al Jefe de la



31. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría

Despacho del Gobernador (0,1), firma y entrega a la

Secretaria.

E6.1.1-05P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN

Secretaria 32. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría

Despacho del Gobernador(0,1), coloca sello húmedo

entrega al Secretaria Ejecutiva II



Despacho del Gobernador(0,1), revisa y entrega en el

Despacho del Director (a) de Administración y

Finanzas


Finanzas (Secretaria)


Despacho del Gobernador(0,1), revisa y entrega al

Director(a)



Despacho del Gobernador (0,1), firma y devuelve


Finanzas (Secretaria)


Despacho del Gobernador(0,1), revisa, sella y entrega

al Secretaria Ejecutiva II



Despacho del Gobernador(0,1), incorpora Expediente

de Donación (0,1) y entrega al Mensajero

Mensajero 38. Recibe Oficio a la Dirección de la Secretaría

Despacho del Gobernador(0,1) y Expediente de

Donación (0,1), revisa y distribuye

Dirección de la Secretaría del Despacho del

Gobernador


Despacho del Gobernador (0,1) y Expediente de

Donación (0,1), firma y sella copia de Oficio como

acuse de recibo.

40. Una vez realizada la entrega devuelve Expediente (0),

firmado y sellado por la Directora(a) de la Secretaría

del Despacho y el Beneficiario, con memoria

fotográfica de la entrega.

E6.1.1-05P

Marzo 2015


RESPONSABLE ACCIÓN

Auxiliar por necesidad de Servicio

41. Recibe Expediente (0) y memoria fotográfica de la

entrega, revisa y archiva.

departamento de recepción de rendición de cuentas … · 2015-05-29 · contabilidad fiscal de la...

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