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Ein Vortrag des BITKOM-Arbeitskreises "ECM Compliance" Referenten: Gerhard Schmidt, Mitglied des BITKOM AK ECM-Compliance, Inhaber, Compario Media-Edition-Consult und Stefan Groß, Vorsitzender des BITKOM AK ECM-Compliance, Partner, Peters, Schönberger & Partner GbR Weitere Informationen unter: http://ecm-navigator.de/termine/der-nationale-rechnungsdatenstandard-zugferd-im-lichte-steuerlicher-compliance-0TRANSCRIPT
Der nationale Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD im Lichte steuerlicher Compliance
Hannover, 12.03.2014
Inhalt
1. Elektronische Rechnungen: Die Vorteile liegen auf der Hand!
2. Impuls für den elektronischen Rechnungsaustausch: steuerliche Erleichterungen
3. Nationaler Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD
4. Compliancefragen bei ZUGFeRD
5. Ausblick
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1. Elektronische Rechnungen: Die Vorteile liegen auf der Hand!
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Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses
Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge
Kosteneinsparungspotenzial
Abschaffung Papierarchiv
Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche
Elektronische Rechnung als Mehrwert
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Kosteneinsparung
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*Quelle: Handlungsempfehlung zur Umsetzung des elektronischen
Rechnungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung
Akzeptanzprobleme
Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten)
Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen
Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwändig
Elektronische Rechnung - Die Hürden
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2. Impuls für den elektronischen Rechnungsaustausch: steuerliche Erleichterungen
Ablauf Rechnungsstellung früher …
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„Elektronische Rechnung“
Rechnungs- aussteller
Rechnungs- empfänger
EDI
Elektronische Signatur
Papier
Ablauf Rechnungsstellung heute …
9
Rechnungs- aussteller
Rechnungs- empfänger
Papier
§ 14 UStG gibt den Takt vor …
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Rechnung (Papier + Digital)
Integrität Authentizität
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
setzt voraus
Ist aufzubewahren
Papier Digital
Papier EDV
QES / EDI
alternativ
Für JEDE Rechnung gilt …
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AUTHENTIZITÄT
Echtheit der Herkunft
(Eindeutige Identifizierung
des Rechnungsausstellers)
INTEGRITÄT
Unversehrtheit des Inhalts
(keine Veränderung der Daten)
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
mit Prüfpfad
Alternativ: QES oder EDI
gewährleistet durch
3. Nationaler Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD
Medienbruch(freiheit) beim Rechnungsaustausch
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ERP Sender
R-Nr.: 345678
R-Empf.: Fa. Müller
R-Betrag: 100,-
ERP Empfänger
R-Nr.: 345678
R-Empf.: Fa. Müller
R-Betrag: 100,-
Rechnung
R-Nr.: 345678
R-Empf.: Fa. Müller
R-Betrag: 100,-
Bilateraler und systemischer Rechnungsaustausch
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Ziel: Systemischer Austausch strukturierter Rechnungsdaten
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Papier
Bild-
Datei
(PDF)
! ? EDI
Nationales Forum für elektronische Rechnungen nach EU-Empfehlung
Aktive Förderung der Akzeptanz der elektronischen Rechnung
Nationale Konsensbildung insbesondere b-to-b und b-to-g
Bündelung und Austausch nationaler Erfahrung und Initiativen
Querschnitt aller Initiativen und Aktivitäten
Unterstützung europäischer und internationaler Initiativen
Federführung: Forum elektronische Rechnung Deutschland
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FeRD: Kooperationspartner ZUGFeRD-Standard
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Quelle: FeRD
Einbindung aller Beteiligten und Betroffenen
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Bund
Kommunen
Service Provider
SW- Hersteller
Länder
Bürger/
Verbraucher
Großunter-nehmen
KMU
Sozialbereich Gesundheits-
sektor
Korporativ
Evolutionär
Unstrukturierte Daten (Bild) strukturierte Daten
Manuelle Verarbeitung automatisierte Verarbeitung
Kerndaten (muss) differenziertere Daten (kann)
National international
Prinzipien
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Nur Rechnung: keine weiteren Dokumente im Geschäftsprozess
Komplette Rechnung: ggf. freie Textfelder für (noch) nicht strukturierte Daten
Taxonomie: basierend auf Core Invoice (EU) und Cross Industry Invoice (UN)
XML-Datensatz eingebettet in PDF/A-3 Datei
Absender muss XML mitschicken
Empfänger kann XML verarbeiten – oder auch nicht
Versand per E- Mail
Nicht: De-Mail, E-Postbrief, …
Governance: DIN-Norm
Grundzüge ZUGFeRD-Standard
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„Hybride“ Rechnung: XML + PDF
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Quelle: FeRD
Wo und wie werden die Rechnungsdaten genutzt?
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Quelle: AWV e.V.
Beim Buchen
Beim Zahlen
Beim Prüfen vor
Buchung und
Zahlung
Profile des ZUGFeRD-Datenmodells
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Quelle: FeRD
Cross Industry
Invoice
ZUGFeRD
Extended
ZUGFeRD
Comfort
ZUGFeRD
Basic
Basic: Stellt die für die Buchung sowie die Einleitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen erforderlichen Daten in strukturierter Form zur Verfügung
Comfort: Möglichst vollautomatisierte Verarbeitung in Bezug auf die Prozesse Buchen, Zahlen und Rechnungsprüfung
Extended: Möglichst vollständige Abdeckung branchenübergreifender Anforderungen an den strukturierten Rechnungsdatenaustausch
___________________________________________________________________
Branchen: Flexible Erweiterbarkeit branchenspezifischer Anforderungen, ohne dabei die allgemeine Verarbeitbarkeit der drei definierten Profile einzuschränken
Ziele der ZUGFeRD-Profile
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4. Compliancefragen bei ZUGFeRD
1. Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten
2. Aufbewahrung
3. Lesbarkeit
4. Inhaltliche Übereinstimmung von PDF und XML
Compliancefragen
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Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF)
Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde
Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast
Im Rahmen von Außenprüfungen wird vermehrt auf die Wirksamkeit des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens geachtet werden
Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten
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evtl. Konvertierungen
„Originäres Format“
Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig
Papieraufbewahrung
Aufbewahrung über 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG)
Unveränderbarkeit
ist gefordert, zu gewährleisten durch Zusammenspiel von
Organisation, Prozessen, Kontrollen, Hardware,
Software
Original Papier- rechnung
elektronische Rechnung
kann digitalisiert werden GoBS
elektronische Aufbewahrung
optional, wenn digitalisiert
Aufbewahrung
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Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen müssen jederzeit lesbar gemacht werden können
Für jedes Format geeignete Hilfsmittel zur Lesbarmachung („Viewer“)
PDF: z.B. Adobe Reader
XML: z.B. Browser + Stylesheet
Lesbarkeit
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BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012: Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Absatz 1 UStG (vgl. Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische (s. § 14 Absatz 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden.
Rechnungsaussteller: Risiko, falls keine inhaltliche Identität
Sollte eine rechnungserstellende Software nicht identische XML und PDF-Rechnungen erzeugen, wird dies in der Praxis sehr schnell erkannt und abgestellt.
Sehr hohe Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger inhaltlich identische Mehrstücke erhält.
Inhaltliche Übereinstimmung von PDF und XML?
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Was ist die Originalrechnung – das Rechnungsbild (PDF) oder die Rechnungsdaten (XML)? Welcher Teil hat die Belegfunktion?
Maßgeblich ist u.E. die Rechnung, die Eingang in die Buchhaltung gefunden hat und Grundlage für die Buchung und die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs ist.
Besteht eine Verpflichtung, einen Abgleich des Rechnungsbildes mit dem übermittelten Rechnungsdatensatz durchzuführen?
Nein, keine neuen Kontrollpflichten.
Es entfallen allerdings auch keine alten: beispielsweise Prüfung durch Stichproben, ob Rechnungen korrekt verbucht werden.
Perspektive des Rechnungsempfängers
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5. Ausblick
CeBIT 2013: Pilot-Anwendungen
Juni 2013: Vorstellung ZUGFeRD Release Candidate (Profile Basic und Comfort)
CeBIT 2014: Erste Anwendungen für Profil Basic, ZUGFeRD-Rally
Juni 2013: Vollständige ZUGFeRD Spezifikation (mit Profil Extended)
Mehrmonatige Konsultationsphase
Ab sofort: Konsequenter Versand elektronsicher Rechnungen durch Unternehmen
Rechnungen elektronisch als PDF
Immer neueste Version der Faktura-Software benutzen
Dann irgendwann: Rechnungsdatensatz wird unmerklich mitgeschickt
ZUGFeRD: Der Weg in die Wirtschaft
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Ihr Ansprechpartner in der BITKOM-Geschäftsstelle
Willi Engel
Bereichsleiter ECM
030.27576 201 [email protected]