des e-start po draft3

AIM

MEGOLDÁSI JAVASLAT

Oracle Applications e-Start

Beszerzési Modul

Készítő: Oracle Hungary Kft.

Utolsó módosítás: 2001. 05. 08.

Referencia szám: OHUCONS/INTERN-e-Start/DES-PO/1

Verzió: ISSUE 1

1

Megoldási Javaslat

Tartalom

Bevezetés...............................................................................................................................

Funkcionális felépítés.............................................................................................................

Funkciók.........................................................................................................................Oracle Munkafolyamatok................................................................................................

Beszerzési folyamatok............................................................................................................

Igénylés...........................................................................................................................Beszerzési rendelések készítése.......................................................................................Beszerzési megrendelések bevételezése...........................................................................Bevételezések módosítása, visszáruzás............................................................................Jóváhagyás......................................................................................................................

Adathozzáférés, dokumentumok ellenõrzése...........................................................................

Adathozzáférés................................................................................................................Dokumentumok ellenõrzése.............................................................................................

Általános funkciók.................................................................................................................

Beszerzési beállítások......................................................................................................Bevételezési beállítások...................................................................................................

Inetegráció.............................................................................................................................

Fõkönyvi kapcsolat..........................................................................................................Kapcsolat a Kötelezettség rendszerrel..............................................................................Kapcsolat a Rendelés-nyilvántartás rendszerrel................................................................Kapcsolat az Emberi Erõforrás rendszerrel......................................................................Kapcsolat a Készletgazdálkodási rendszerrel...................................................................Kapcsolat a Tárgyi Eszköz rendszerrel.............................................................................Idõszak zárás...................................................................................................................

Lekérdezési lehetõségek és Kimutatások................................................................................

Lekérdezési lehetõségek a Beszerzés modulban...............................................................Kimutatások a Beszerzés modulban.................................................................................

Felhasználói jogosultságok.....................................................................................................

Felhasználó típusok, jogosultsági profilok........................................................................

Beszerzési Modul File Ref: document.doc (v. ISSUE 1 )

Oracle bizalmas dokumentum / Csak belső használatra

Felhasználói jogosultságok

Ref: OHUCONS/INTERN-e-Start/DES-PO/1 2001. 05. 08.

Megoldási Javaslat

Bevezetés





Megoldási Javaslat

Funkcionális felépítés

Funkciók

A Beszerzési modul lehetővé teszi mind a raktári készletek, mind a szolgáltatások beszerzési folyamatainak támogatását.

Az e-start Beszerzés modul a beszerzési igények kezelésével, a megrendelések kiadásával, a bevételezéssel, visszáruk kezelésével és a számlaegyeztetéssel kapcsolatos funkciókat biztosítja.

A Beszerzési modul biztosítja a Vállalatnál felmerülő beszerzési igények egységes, áttekinthető kezelését.

A szállítói megrendelések létrehozása alapulhat a beszerzési igényeken, illetve a Vállalat folyamatainak megfelelően egyéb a Beszerzési modulon kívüli bizonylaton. A megrendelés a jóváhagyás után kinyomtatható és elküldhető a szállítónak.

A megrendelt áruk, szolgáltatások teljesítésének rögzítése a megrendeléshez kapcsoltan rögzíthetők (bevételezhetők).

A számlák rögzítése és a megrendelésekhez, szállítmányokhoz történő hozzárendelése (az ún. egyeztetés) a Kötelezettségek modulban történik.

A Beszerzési rendszerben létrehozott dokumentumok sorszámozása automatikusan történik.

Kiterjesztési lehetőség

Az e-Start csomag keretén kívül lehetőség van az alábbi funkciók bevezetésére:

· Árajánlatkérések, árajánlatok kezelése (automatikus készítés igénylések alapján, ajánlatok összevetése, elfogadott ajánlatok felhasználása igényléskor)

·

Oracle Munkafolyamatok

A Munkafolyamatok komponens lehetővé teszi, hogy egyes üzleti folyamatok automatizálását a vállalati igényekhez legjobban illeszkedő szabályokkal valósítsuk meg. Az Oracle Beszerzés modul több helyen támaszkodik az Oracle Munkafolyamatok komponens szolgáltatásaira:

· Jóváhagyási folyamatok

· Értesítések küldése

· Megrendelések megváltoztatása

· Kontírozási számlák alapértelmezéseinek előállítása

Egyes munkafolyamatok működése módosítható a Beszerzési modul beállításaival, például a megrendelések jóváhagyása céljára megadhatóak szabályok, amelyek alapján a munkafolyamat eldönti, hogy ki jogosult az adott megrendelés jóváhagyására. Más munkafolyamatok működése (pl. kontírozási számlák előállítása) csak a munkafolyamat módosításával befolyásolható.


A Beszerzés modul minden esetben tartalmaz egy alapértelmezett munkafolyamatot, amelyek – az e-Start csomag keretén kívül – a vállalat speciális igényeihez igazíthatóak.





Megoldási Javaslat





Megoldási Javaslat

Beszerzési folyamatok

Igénylés

Üzleti igény

A vállalatnál felmerülő beszerzési igények online módon történő bevitele az arra jogosult személyek által vagy a rendszerben definiált beszerzési szabályok alapján. Az így keletkezett igény jóváhagyás utáni megjelenítése a beszerzési osztály feladatai között.

Javasolt megoldás

Az Online igénylések alkalmazásával lehetőség nyílik a különböző területeken jelentkező beszerzési igények centralizálására, jóváhagyására és továbbítására a Beszerzési Szervezet felé.

A folyamat a beszerzési igény rögzítésével kezdődik a rendszerben. Ez történhet manuálisan az igénylő személy által, illetve automatikusan valamely a rendszerben definiált beszerzési szabály alapján.

Manuális igény bevitelkor a következő adatok bevitelére nyílik lehetőségünk:

· Az igénylés sor típusa (termék vagy szolgáltatás)

Termék típusú igénylés tárgya raktári cikk, illetve egyedi cikk lehet.

Raktári cikk alatt egyedi cikkszámmal azonosított, készletezhető terméket értünk. Lehetőségünk van egyedi cikkszámmal azonosítani olyan termékeket is, melyeket nem kívánunk raktározni - közvetlenül költségre kerülnek -, későbbi azonosíthatóságuk azonban valamilyen okból fontos számunkra.

Egyedi cikk alatt a cikktörzsben nem regisztrált, nem készletezhető terméket értünk.

Szolgáltatás típusú igénylés tárgya előre definiált cikk (szolgáltatás), illetve egyedi cikk (szolgáltatás) lehet. Az ilyen típusú cikkek nem készletezhetők

· Az igényelt termék vagy szolgáltatás neve, leírása (igény szerint műszaki dokumentáció csatolható), mennyisége. A teljesítés kért határideje.

· Szállítási hely, költséghely információk

· Beszállító, beszerzési ár (opcionális)

· Beszerző (opcionális)

Az így elkészített igény rögzítés után egyedi azonosítószámot kap, melyet későbbi hivatkozások során használhatunk.

A jóváhagyási szabályoknak megfelelően az igény a jóváhagyás után megjelenik a Beszerzési Szervezet feladatai között. A jóváhagyási szintek definiálásával a Jóváhagyások témakör foglalkozik részletesen.

Az automatikus igénylések a rendszerben előre definiált készletgazdálkodási szabályok alapján keletkeznek. Részletesen a Cikktörzs / Tervezési beállítások témakör foglalkozik a témával.





Megoldási Javaslat


Manuális igény bevitelkor lehetőség van előre definiált igénysablonok használatára, melyek segítségével az adatbevitel gyorsítható és csökkenthető az adminisztrációs tévedés lehetősége.

Lehetőségünk van igények nem Oracle alkalmazásból történő online átvételére megfelelő interface segítségével.

Kapcsolódó riportok

Lehetőségünk van a rendszerben található igények különféle szempontok szerinti lekérdezésére online módon a képernyőn illetve nyomtatott módon előre definiált riportok segítségével.

Kapcsolódó előre definiált riportok:

· Érvénytelenített igénylések kimutatás

· Nyomtatott igényléskimutatás

· Egyszerű igénylések mintáinak listája

Beszerzési rendelések készítése

Üzleti igény

A vállalatnál felmerülő beszerzési igények gyors, áttekinthető, költséghatékony kielégítése.

A gyors adatbevitel érdekében egységes szállítói- és cikktörzs használata. A különféle beszerzési megrendelések és megállapodások rendszerben történő rögzítése, jóváhagyása és szállítóknak kiküldhető formában történő nyomtatása.

A beszerzési tevékenység ellenőrizhetősége, döntéstámogató riportok készítése.

Javasolt megoldás

Beszerzési dokumentumok típusai

A beszerzési megrendelések elkészítésekor öt beszerzési megrendelés típus közöl választhatunk.

· Standard beszerzési megrendelés : általában ezt a megrendelés típust használjuk egyszeri megrendelések készítésekor. Ebben az esetben birtokunkban van az összes információ az adott megrendeléssel kapcsolatban (cikk vagy szolgáltatás neve, ár, mennyiség, határidő, stb.)

· Beszállítói keretmegállapodás: ez a megrendelés típus szolgál a keretmegállapodások bevitelére a rendszerbe. Ebben az esetben rögzíthetjük a beszállító által szállított cikkeket, ármegállapodásokat, szállítási feltételeket, a szerződés érvényességi idejét, és egyéb általános feltételeket.

· Lehívás keretmegállapodásból: ez a megrendelés típus szolgál a keretmegállapodásokból történő ütemezett lehívások bevitelére.

· Tervezett beszerzési megrendelés: ez a megrendelés típus hosszú távú megállapodás alapján fix időközönként ismétlődő beszerzési megrendelések előre definiálására ad lehetőséget. Az így definiált megrendeléseket a rendszer nyilvántartja, számol velük és aktuálissá válásukkor automatikusan felajánlja jóváhagyásra ill. kibocsátásra őket.





Megoldási Javaslat

· Tervezett Lehívás : ez a megrendelés típus szolgál a tervezett beszerzési megrendelésekből történő ütemezett lehívások bevitelére.

Beszerzési dokumentum általános felépítése

Beszerzési dokumentum felépítése

Megrendelésfej Sor Szállítmány Elosztás

Szállítmány

Elosztás

Főbb adatok:Megrendelés száma

SzállítóSzállító telephelye

Számlázási címBeszerző

Sor

Főbb adatok:Cikkszám

LeírásMennyiség

Ár

Szállítmány

Főbb adatok:Mennyiség

Szállítási helySzállítási határidő

Elosztás

Főbb adatok:Igénylő

Igénylés számaKontírozási számla

A megrendelés készítésekor nem kell az ábrán feltüntetett összes adatot begépelnünk, ha a rendszer által felkínált alapértelmezések megfelelőek. Az alapértelmezett értékek számos helyről származhatnak; a rendszer mindig először a legspecifikusabbat próbálja meg előkeresni, és csak ha az nem létezik, akkor használja az általánosabbakat. Például a megrendelés pénznemét először a szállító telephelye alapján próbálja kitölteni, ha ott nincs megadva érték akkor a szállító általános adatai alapján, ha ott sincs érték, akkor pedig a főkönyv pénznemét írja be. Hasonlóképpen adnak alapértelmezést a felsőbb szintek az alsóknak; például a sorszinten megadott szállítási határidő alapértelmezésként megjelenik a sorhoz tartozó szállítmányoknál. A kontírozási adatok (főkönyvi számlák) előállítását az Oracle Munkafolyamatok komponens végzi.

Fejszintű adatok: A fizetési feltételeket a Kötelezettségek modulban kell beállítani, a megrendelés készítésekor értéklistából választható ki a megfelelő feltétel. A paritáskódok szabadon definiálhatóak; az Incoterms kódokat tartalmazza az e-Start csomag. A beszerző neve alapértelmezésben az alkalmazás felhasználójához rendelt alkalmazott lesz. A megrendelést kiküldés előtt általában legalább egy felelős személynek alá kell írnia. Alapértelmezésben az egyik ilyen személy a beszerző, aki a megrendelést készítette, a másik pedig az aktuális beszerzési dokumentumhoz tartozó legmagasabb jóváhagyó személy (pl. beszerzésvezető). A kinyomtatott megrendelésen ezen kívül megjelenhet egy rendelésszintű megjegyzés a szállító számára.

Sorszintű adatok: A megrendelt áru a cikktörzsben szereplő cikkek közül választható ki. Amennyiben a cikk definíciója lehetővé teszi, a kinyomtatott megrendelésen megjelenő cikkleírás módosítható. Lehetőség van ezen kívül a szállító cikk-kódjának megjelenítésére, és sorszintű megjegyzés megjelenítésére is.

Szállítmányszintű adatok: Szállítmányszinten adható meg a szállítási hely, illetve a határidő. A bevételezési szabályok, illetve a számlaegyeztetési folyamathoz szükséges adatok alapértékekkel töltődnek ki, amelyek igény szerint módosíthatóak.

Elosztásszintű adatok: A főkönyvi költségszámlát a számlagenerátor munkafolyamat határozza meg (a cikktörzsben megadott számlát másolja be). További opcionális adatként az alkalmazottak listájából kiválasztható az igénylő neve, és rögzíthető az igénylés száma.





Megoldási Javaslat

Beszerzési dokumentumok készítésének folyamata

A jóváhagyott beszerzési igények a beszerzési szervezethez kerülnek.

A beszerzési igények szétosztása a beszerzők között történhet automatikusan (az igénylő címezheti beszerzőnek a manuálisan bevitt igényét, illetve a rendszer által generált igényeknél előre definiálhatjuk a cikk beszerzőjét) vagy manuálisan.

A beszerzők az így nekik címzett beszerzési igények alapján készíthetik el a megrendeléseket az AutoCreate funkció alkalmazásával. Az AutoCreate funkcióval az igénylés sorokból létrehozható, standard beszerzési megrendelés, tervezett beszerzési megrendelés, Lehívás keretmegállapodásból.

Az AutoCreate menüpontban különböző szempontok szerint lekérdezhetjük az összes jóváhagyott, még nem teljesített beszerzési igényt és automatikus vagy manuális beviteli módszerrel megrendelést készíthetünk belőlük.

Az automatikus módszerrel minimalizálhatjuk a rendelés készítésének adminisztratív idejét, de meg kell jegyezni, hogy ennek előfeltétele a megfelelően feladott beszerzési igény.

A manuális módszerrel tetszőlegesen válogathatunk a jóváhagyott beszerzési igények soraiból és a kívánt módon szerkeszthetjük azokat. Lehetőség van több igényből egy megrendelést készíteni, illetve egy többsoros igényből több megrendelést készíteni. Az így elkészült megrendelés száma összekötődik az igény számával és a későbbiekben bármikor kölcsönösen lekérdezhetőek (igény alapján megrendelés – megrendelés alapján igény). Mivel a kapcsolat megrendelési sor szinten jön létre, ezért több beszerzési igényből készült megrendelés esetén is azonosíthatóak a megrendelési sorok az igénysorokkal.

Természetesen lehetőség van beszerzési megrendelés készítésére beszerzési igény nélkül is. Ebben az esetben meg kell adnunk mindazon információkat, amelyek egyébként a beszerzési igény beviteléhez kötelezően hozzátartoznak (cikk, költséghely, stb.)

A jóváhagyott beszerzési megrendelés kinyomtatható és elküldhető a beszállítónak.

Amennyiben a kinyomtatott beszerzési megrendelést csak megerősítési szándékkal küldjük el a beszállítónak (a megrendelés teljesítése már megtörtént vagy pl. telefonon történt megállapodás alapján már korábban regisztrálva lett a szállítónál) lehetőségünk van egy úgynevezett “Rendelés megerősítés” típusú megrendelést készíteni. Ebben az esetben a rendszer egy speciális nyomtatási formátummal jelzi, hogy rendelés megerősítésről van szó, ezzel elkerülve a rendelésduplikálást.

A beszállító rendelésvisszaigazolásának megfelelően a megrendelést visszaigazolhatjuk a rendszerben.

A beszerzési megrendelés bevitelekor rendelkezhetünk a szállítói visszaigazolás szükségességéről (időpontot is definiálva) és egy külön menüpontban regisztrálhatjuk a visszaigazolás aktuális állapotát. Lehetőségünk van előre definiált visszaigazolási állapotkodókat rendelnünk a dokumentumhoz, illetve tetszőleges szöveges üzenet rögzítéséhez. A rendszerben nem visszaigazolt szállítás is bevételezhető, ha a megrendelés státusza “Jóváhagyott”. Amennyiben a visszaigazolás során bármely szállítási kondíciót megváltoztatjuk, a megrendelés újbóli jóváhagyása szükséges. Ebben az esetben minden egyes új jóváhagyáskor egy új változatszámot kap a megrendelésünk. A változások megtekinthetőek képernyőn, illetve kimutatáson.

A jóváhagyott beszerzési megrendelések további követéséhez a rendszer a következő standard segítséget adja (a megfelelő beállítások után):

· Figyelmeztet, ha a rendelés visszaigazolás nem érkezett meg a kívánt időre

· Keretmegrendelések estén figyelmeztet:





Megoldási Javaslat

- a megállapodás érvényességi idejének lejártára,

- a megállapodott mennyiség túllépésére,

- a megállapodott mennyiség időarányosan lassúbb lehívására.


· A bevezetett beszerzési megrendelés típusokon túl lehetőségünk van keretszerződések definiálására.

· Veszélyes anyagok kezelése a veszélyes anyagok csoportosítására vonatkozó ENSZ kódok szerint.

· Szállítói statisztikák készítése országok közötti tranzakciók követésére.

· Beszerzések készítése jóváhagyott szállítói listák alapján.


· Rendelések nyomtatása

· Rendelésváltozások nyomtatása

· Részletes rendelési kimutatás

· Részletes rendeléskontírozási kimutatás

· Szükséges beszerzői igénylési teendők kimutatása

· Szerződésállapot kimutatás

· Egyezőség hiánya miatti várakoztatások a beszerző szerint kimutatás

· Nyitott megrendelések listája (szállító szerint)

· Szállító lejárt szállítmányai kimutatás

· Beszerzésiár-különbözet kimutatás

· Megtakarításelemzés kimutatás (beszerző szerint)

· Beszerzés igénylési állapota kimutatás

Beszerzési megrendelések bevételezése

Üzleti igény

A Beszerzési Szervezet által rendelt cikkek, költségcikkek és szolgáltatások bevételezésének illetve teljesítésének rögzítése.

Javasolt megoldás

A Beszerzési rendszer a bevételezési útvonal szerint alapvetően 3 fajta bevételezési módot különböztetünk meg:

1. Szokásos: a beérkezett cikkek egy úgynevezett bevételezési pontra kerülnek, ahol a végső rendeltetési helyre történő átadás előtt átmenetileg tárolhatjuk őket.

2. Minőségellenőrzéses: ha az útvonalra minőség-ellenőrzést írtunk elő, a célállomásra történő átadás előtt egy minőség-ellenőrzési helyre küldhetjük a cikkeket.

3. Közvetlen: a beérkezett cikkek közvetlenül az előre definiált raktári helyre kerülnek. Azaz a bevételezés során a tételek nem kerülnek külön bevételezési pontra, illetve minőség ellenőrzésre.





Megoldási Javaslat

Az e-Start programcsomag Beszerzési modulja alapértelmezésként a közvetlen bevételezési eljárást támogatja. Ennek értelmében nincs szükségünk bevételezési helyre, a beérkezett cikk közvetlenül az előre definiált raktári helyre, a költségcikk és az elvégzett szolgáltatás az előre definiált költséghelyre könyvelődik.

Bevételezéshez kapcsolódó műveletek

A Beszerzési rendszer a következő műveletek végrehajtását teszi lehetővé bevételezéshez kapcsolódóan:

· Bevételezési tűréshatárok definiálása szervezeti, szállítói, cikk és rendelés szinten, ahol a legalacsonyabb szint felülírja az előző szinteket. Tűréshatárokat definiálhatunk a bevételezési mennyiséghez, az időben történő átadáshoz és a bevételezési helyhez.

· Expressz bevételezés használata a teljes rendelések néhány billentyű megnyomásával történő bevételezéséhez.

· A szükséges bevételezési dokumentációk kinyomtatása.

· Bevételezési adatok megtekintése. Lehetőségünk van a bevételezések összes adatának megtekintésére, beleértve a rendelési és szállítmányadatok egyeztetését is.

A bevételezés folyamata

A bevételezés a várható beérkezések keresésével kezdődik. Ez történhet megrendelésszám, szállító, cikk, dátumok stb. alapján. A keresési feltételeknek megfelelő összes szállítmánysor adatai megjelennek, és ezek alapján kiválasztható, hogy az éppen végrehajtandó bevételezés melyikhez kötődik. A bevételezendő mennyiséget felül lehet írni, de csak előre megadott korlátozásokkal térhet el a megrendelt mennyiségtől. Sok cikket tartalmazó megrendelések esetén az adatbevitelt gyorsíthatja az expressz bevételezés.

Az alkalmazott bevételezési útvonalnak megfelelően a bevételezési folyamat eltérhet.

Szokásos bevételezési útvonal alkalmazása esetén a rendelést első lépésként a bevételezési pontra vételezzük, majd második lépésként átadjuk a végső tárolási helyre.

Minőségellenőrzéses bevételezési útvonal alkalmazása esetén első lépésként a rendelést a bevételezési pontra vételezzük, majd a minőségellenőrzés elvégzése kerül rögzítésre. Az minőségellenőrzésen megfelelt tételeket átadjuk a végső tárolási helyre.

Közvetlen bevételezés esetén az adott rendelés egy lépésben kerül a végső tárolási helyre.

Minden bevételezést azonosítóval lát el a rendszer, amely alapján lekérdezések valósíthatóak meg. A bevételezések rögzítése módosítja a kapcsolódó megrendelés állapotát.

Lehetőségünk van olyan cikkek bevételezésére is, amelyekre a bevételezés pillanatában nincs érvényes megrendelés (vagy valamilyen okból nem tudjuk azonosítani azt). Ebben az esetben először nem megrendeltként bevételezzük a cikkeket a Bevételezések ablakban (kitöltve a bevételezésfej- és soradatokat), majd a Beszerzési Szervezet által készített és jóváhagyott megrendeléssel a későbbiekben egyeztetjük a bevételezést. Amíg az egyeztetés nem történik meg, a cikken semmifajta tranzakció nem végezhető.


· A bevételezési útvonalak szervezeti, szállítói, cikk vagy rendelés szinten történő ellenőrzése, ami elősegíti az anyagmozgatást a bevételezésen keresztül. Például minőség-ellenőrzést kérhetünk néhány cikkre.

· Nem rendelt tételek bevételezésének rögzítése.





Megoldási Javaslat

· Vak bevételezés használata a bevételezési folyamat pontosságának javítása érdekében.

· Előre definiált helyettesítő cikkek bevételezésének rögzítése.

· A szokásos és minőségellenőrzéses bevételezési módok alkalmazása.

· Rendelések bevételezése a Készletgazdálkodási rendszerben készült kanban feltöltési igényekhez.


· Bevételezési jegyzék

· Bevételezési számlakontírozások kimutatása

· Késedelmes szállítások kimutatása

· Várható beérkezések kimutatása

· Nem megrendelt bevételezések

Bevételezések módosítása, visszáruzás

Üzleti igény

A már bevételezett tételek visszaküldése a beszállítónak, illetve a hibásan elvégzett bevételezési tranzakciók módosítása a rendszerben.

Javasolt megoldás

Visszáru

A Beszerzési rendszer lehetőséget ad a már bevételezett rendelési tételek szállítóhoz, illetve a bevételezési pontra történő visszaküldésére.

Cikkek a szállítónak való visszaküldéséhez meg kell adnunk a megrendelés számot, a visszaküldendő mennyiséget és egy ok kódot egy előre definiált listából. A Beszerzési rendszer a cikkekhez megadja a küldő szállítót.

Ha az adott megrendelés már lezárt állapotú, akkor a visszáruzás a visszaküldött mennyiséggel automatikusan újra megnyitja azt, hogy a helyettesítő szállítmány bevételezhető legyen

A nem egyeztetett, nem megrendelt küldeményeket is ezzel a funkcióval küldhetjük vissza a szállítónak.

Természetesen cikkeket küldhetünk vissza a vevőknek is, ekkor az Vevői Rendelések Kezelése modulban rögzített megrendelés számra vagy visszáru-felhatalmazás számra kell hivatkoznunk.

Módosítás

A Beszerzési rendszerben lehetőség van a bevételezési tranzakciók módosítására. A módosító tranzakciók az eredeti művelethez kapcsolva, de önálló tranzakcióként jelennek meg, ezáltal egyszerűen követhető a bevételezési folyamat. Valamennyi bevételezési tranzakció módosítható, kivéve magukat a javító tranzakciókat és a bevételezésnek történő visszaküldéseket.

Módosítás beírásakor az első lépés a javítani kívánt tranzakció azonosítása. Az elvégzendő módosítás lehet pozitív vagy negatív.





Megoldási Javaslat







· Eltérések bevételezése kimutatás

· Nem megrendelt bevételezések kimutatás

Jóváhagyás

Üzleti igény

Az elkészített beszerzési dokumentumok csak pénzügyi és szakmai jóváhagyás után küldhetők ki a szállítóknak. Különböző alkalmazottaknak különböző értékhatárig illetve különböző szakmai területen van jóváhagyási jogosultságuk.

Megoldási javaslat

Az Oracle Beszerzési rendszer a jóváhagyási szabályokat az úgynevezett jóváhagyási csoportok és beosztáshierarchiák segítségével valósítja meg.

A jóváhagyási csoportokban rögzített szabályok határozzák meg, hogy az adott beszerzési dokumentumot jogosult-e jóváhagyni a csoportba tartozó személy. Ez azt jelenti, hogy egy jóváhagyási csoporton belül más-más szabály lehet érvényes a különféle beszerzési dokumentumokra.

Szabályok alkalmazásával korlátozhatjuk,

· a jóváhagyás értékét,

· a jóváhagyható cikkek, cikk kategóriák körét,

· a jóváhagyható főkönyvi számla kombinációk körét,

· a jóváhagyható szállítási helyek körét.

Az Beszerzési rendszerben beszerző, illetve jóváhagyó csak az Oracle Emberi Erőforrás rendszerben rögzített alkalmazott lehet. Minden alkalmazott rendelkezik a munkakörét és pozícióját jelölő flexmező értékkel.

Az alkalmazottak beosztásuk alapján hierarchiába rendezhetőek, amely meghatározza, hogy kihez jut el az adott megrendelés. A hierarchiában szereplő beosztásokhoz hozzá kell rendelnünk az előzetesen definiált jóváhagyási csoportokat, így meghatározható, hogy a hierarchia egy - egy szintje milyen jóváhagyási szabályokat gyakorolhat. A beszerzési dokumentumok továbbítása jóváhagyásra két módon is történhet: vagy mindig hierarchiában soron következő jóváhagyóhoz, vagy közvetlenül az első olyan jóváhagyóhoz, akinek elegendő a jogosultsága a jóváhagyáshoz.

Az e-Start rendszerben a beszerzési igénylések, valamint a lehívások és a standard megrendelések jóváhagyásának folyamata kerül kialakításra.

Az e-Start rendszer jóváhagyási folyamatában minden esetben két szerepkör kerül meghatározásra. Az első szerepkör a beszerzési dokumentum (beszerzési igénylés, a





Megoldási Javaslat

lehívás, standard megrendelés) készítőit jelöli, második szerepkör a beszerzési dokumentum jóváhagyóit jelöli.

A dokumentum készítői számára olyan szabály kerül beállításra, mellyel nem lesz jogosult az általa elkészített dokumentum jóváhagyására.

A második szerepkörbe tartozó alkalmazottak minden beszerzési dokumentumot jóvá tudnak hagyni.

A beszerzési dokumentum készítője az elkészített dokumentumot elküldi jóváhagyásra. A jóváhagyók a Beszerzés modul “Riasztások összegzése képernyőn” kapnak értesítést a jóváhagyásra váró dokumentum érkezéséről.

A jóváhagyó által végezhető műveletek:

· Jóváhagyás, beszerzési dokumentum elfogadható

· Továbbítás, a jóváhagyó továbbítja a dokumentumot más jóváhagyónak, vagy készítőnek

· Jóváhagyás és továbbítás a jóváhagyó elfogadja a dokumentumot, de továbbítja egy másik jóváhagyónak

· Elutasítás, a dokumentum nem elfogadható.

A jóváhagyási folyamat végén a beszerzési dokumentum készítője szintén a Beszerzés modul “Riasztások összegzése” képernyőn kap értesítést a dokumentumok jóváhagyásáról, vagy elutasításáról.


A vállalat belső szabályainak megfelelő jóváhagyási szabályok és hierarchia kiépítése. A jóváhagyásra váró dokumentumok automatikus továbbítása más jóváhagyóhoz, amennyiben adott idő alatt nem érkezik válasz. Az Oracle Emberi Erőforrás rendszer bevezetése esetén a tényleges munkakör és beosztásoknak megfelelő jóváhagyási szabály rendszer kialakítása.


· Alkalmazotti hierarchia kitöltése





Megoldási Javaslat

Adathozzáférés, dokumentumok ellenőrzése

Adathozzáférés

Üzleti igény

Megrendeléseket csak a vállalat arra kijelölt dolgozói hozhatnak létre és módosíthatnak. Az ellenőrzést végző személyek (lekérdezők) nem módosíthatják a megrendeléseket.

Megoldási javaslat

Az Oracle Alkalmazások beszerzési moduljában az általánosan alkalmazott, menürendszeren alapuló adat- és funkcióhozzáférési korlátozáson kívül további eszközök is rendelkezésre állnak.

A Beszerzés rendszer számos adatbeviteli illetve lekérdezőképernyőjét csak olyan felhasználók tudják megnyitni, akik alkalmazottként szerepelnek a rendszerben. Szabályozható, hogy egy-egy adott megrendeléshez kik férjenek hozzá (mindenki , a beszerzők, csak a megrendelés készítője, a hierarchiában a készítő felett állók), illetve, hogy mit tehessenek vele (módosítás, megtekintés, teljes funkcionalitás).

Az e-Start csomagban az dokumentumok elérése nem kerül korlátozásra (biztonsági szint: közös), a dokumentumot elérő felhasználók csak megtekinthetik a dokumentumot ( hozzáférési szint: megtekintés). A jóváhagyás során a jóváhagyók sem módosíthatják az adott beszerzési bizonylatot.


A Vállalat igényei szerint dokumentum típusonként (szokásos rendelés, igénylés stb.) az adathozzáférés és a végezhető tevékenységek korlátozása a beszerzési rendszer keretein belül.


· Beszerzők listája

· Alkalmazottak listája

Dokumentumok ellenőrzése

Üzleti igény

A megrendelések állapotának követése a teljes beszerzési folyamat során.

Megoldási javaslat

Az Oracle Beszerzés kétféle típusú állapotjellemzőt különböztet meg. Az első az elkészítési-jóváhagyási, a második a bevételezési-számlázási folyamat követésére szolgál (az utóbbit lezárási állapotnak nevezik). Egy megrendeléshez egyetlen jóváhagyási állapot tartozik, a lezárási állapot azonban fej, sor és szállítmányszinten is megjelenik.

A jóváhagyási állapotot a megrendelés adatainak módosítása és a jóváhagyási műveletek automatikusan beállítják, így megkülönböztethetünk „Hiányos”, „Elutasított”, „Jóváhagyott”, „Feldolgozás alatti”, „Újbóli jóváhagyásra váró” állapotokat.

A lezárási állapotot a bevételezési és számlázási műveletek automatikusan módosítják, de szükség szerint manuálisan is beállíthatóak. Ha egy szállítmány teljes egészében (előre beállított a toleranciánál kisebb eltéréssel) bevételezésre került, akkor a szállítmány állapota





Megoldási Javaslat

automatikusan bevételezésre lezárt lesz. Ezután a szállítmánysor automatikusan nem jelenik meg a bevételezésre váró szállítmányok listáján. Ennek ellenére rögzíthetők a további bevételezések is. Ha egy sorhoz tartozó összes szállítmány bevételezésre lezárt, akkor a sor is automatikusan lezáródik, és ha minden sor is lezárt, akkor a fej is lezárásra kerül. Hasonlóképpen működik a számlázásra történő lezárás: a Kötelezettségek modulban történő számlaegyeztetés módosítja a megrendelés állapotát.

A beszerzési bizonylatok állapota manuálisan is változtatható. A következő állapotokat lehet rendelni egy adott dokumentumhoz:

· Végleges lezárás - Végleges lezárást a fej és szállítmány szintjén hajtható végre. A rendszer automatikusan lezárja a teljesen számlázott és bevételezett rendeléseket. Bármilyen további művelet megakadályozásához azonban véglegesen le kell zárni a rendelést. A Végleges lezárás megakadályozza a rendelések módosítását.

· Befagyasztás - Befagyasztást csak fej- és lehívásszinten hajthat végre. Rendelést befagyasztásával megakadályozható az adott dokumentum további módosítása. A befagyasztás ellenére a korábban megrendelt tétel bevételezhető és kifizethető.

· Várakoztatott - Rendelést csak fejszinten várakoztathat. A várakoztatás semmissé teszi a rendelés jóváhagyását, és ezzel megakadályozza a nyomtatást, a bevételezést, a számlázást és az újbóli jóváhagyást mindaddig, amíg a várakoztatást fel nem oldják.

· Érvénytelenítés - A Beszerzési rendszer lehetővé teszi, hogy egy beszerzési dokumentumot fejrekordjainak, sorainak, szállítmányainak vagy lehívásainak érvénytelenítésével töröljön. Ha egy rendelési egységet érvénytelenít, akkor az érvénytelenített cikkekre és szolgáltatásokra nem bevételezhet és nem fizethet, de minden előzőleg bevételezett rendelésre fizethet. Érvénytelenített egységet és összetevőit sem módosíthatja.





Megoldási Javaslat

Általános funkciók

Beszerzési beállítások

Üzleti igény

A beszerzési folyamatok hatékonyságának támogatása előre beállított ellenőrzési, alapértelmezési szabályokkal.

Javasolt megoldás

A Beszerzési rendszerben lehetőséget biztosít bizonyos szabályok, alapértelmezett értékek alkalmazására.

Az e-Start csomagban beállított alapértelmezések,

· Árfolyam típusa: Napi, azaz az idegen pénznemben készítendő bizonylatok alapértelmezett árfolyam típusa napi.

· Ártörés típusa: Összegzett, azaz egy keretrendelés lehívása során az árkedvezmény megállapítása során a Beszerzési rendszer figyelembe veszi a korábban elkészített lehívások adatait.

· Ár típusa: rögzített, az a beszerzési bizonylatokon az ár típusa rögzített. Az ár típusa kód a beszerzési bizonylatokon feltüntetett ár típusát jelöli.

· Bevételezés lezárás: 0%, azaz a Beszerzési rendszer a teljes rendelt mennyiség bevételezését követően tekinti az adott bizonylatot lezártnak.

· Számla lezárás: 0%, azaz a Beszerzési rendszer a teljes bevételezet mennyiség számlázását követően tekinti az adott bizonylatot számlázás szempontjából lezártnak.

· Sor típusa: Termék, a létrehozandó bizonylatok alapértelmezett sortípusa termék.

· Számla egyeztetés: Hármas egyeztetés, az a Kötelezettségek rendszer a szállítói számla rögzítése során a számlázott mennyiséget és a bevételezett mennyiséget egyezteti.

Az alapértelmezett adatok felülírhatók a dokumentumok készítése során.

Az e-Start csomagban beállított szabályok,

· Bevételezés lezárási pont: Átadás, az a rendelés teljesítése a rendszerben akkor történik meg, ha a rendelt tétel átadásra került a végső rendeltetési helyére (készletre, vagy költségként elszámolásra kerül)

· Jelzés, ha van keretrendelés: Igen. A Beszerzési rendszer figyelmezteti a beszerzési bizonylat készítőjét, hogy az adott tételre létezik a rendszerben keret szerződés.

· Igénylések érvénytelenítése: Igény szerint, ha az igényléshez kapcsolódó megrendelés érvénytelenítésre kerül, akkor a Beszerzési rendszerben az igénylést szükség szerint érvényteleníthető.

· Cikkleírás módosítható: Nem. A Beszerzési rendszerben létrehozott bizonylatokon a cikkek leírása nem módosítható. Ezt a beállítást az egyedi cikkek definiálásakor is megadhatjuk. Ha cikkszinten a cikkleírást modosíthatóra állítjuk, akkor ennél a cikknél a beszerzési bizonylatokon módosítható a leírás.





Megoldási Javaslat

· Beszerzőnév ellenőrzése: Igen. A Beszerzési rendszerben minden felhasználó csak a saját nevében készíthet megrendelést.

· Szállítóvárakoztatás ellenőrzése: Igen. Amennyiben az adott szállító felé beszerzési szempontból várakoztatás lett elrendelve, a létrehozott rendelések nem jóváhagyhatók.


További alapértelmezések beállítás a vállalat igényének megfelelően. A beállítások az igénylés importálás összegzésére, minimális lehívás összegére, valamint az ajánlatkérés szükségességének elrendelésére vonatkozhatnak.

Ellenőrzési szabály beállítása az igénylésen feltüntetett ár és a megrendelési ár viszonyára, az igényelhető sorozat nagyságok ellenőrzésére, intézkedési üzenetek kiírására.

Bevételezési beállítások

Üzleti igény

A bevételezési folyamat szabályozását támogató beállítások lehetősége.

Javasolt megoldás

A Beszerzési rendszerben a bevételezési folyamat végrehajtásához alapértelmezett ellenőrzési pontok kapcsolhatók. A beállított szabályok felülírhatók szállítói, cikk vagy dokumentum szinten, például a rendszer szinten beállított értéket a szállítónál beállított érték felülírja.

A beállított szabályok megsértése esetén a a Beszerzési rendszer figyelmeztetést küldhet, illetve elutasíthatja a tranzakció végrehajtását. Amennyiben nem szükséges az ellenőrzési funkciók kikapcsolhatók.

Az e-Start csomagban beállított értékek:

Bevételezés dátumát ellenőrző szabályok

· Előszállítási napok száma: 3

· Késedelmes napok száma: 5

· Művelet: Figyelmeztetés, a Beszerzési rendszer figyelmeztető üzenetet küld a beállított szabály megsértéséről.

Túlszállítás ellenőrzése

· Túllépés: 10%

· Művelet: Figyelmeztetés, a Beszerzési rendszer figyelmeztető üzenetet küld a beállított szabály megsértéséről.

Egyéb ellenőrzés

· Rendeltetési hely ellenőrzése: Figyelmeztetés


A Vállalat igényeihez kapcsolódó ellenőrzési szabályok beállítása.





Megoldási Javaslat

Inetegráció

Főkönyvi kapcsolat

Üzleti igény

A Beszerzési rendszerben végzett tranzakciók főkönyvi könyvelésben történő rögzítése. A teljesített, de nem számlázott, költségként elszámolt tételek elhatárolásának biztosítása.

Javasolt megoldás

Az e-Start csomagban a eltérő könyvelési elv érvényesül a költség tételek, illetve a készletezett termékek beszerzése esetén.

Készletek könyvelése

Készletcikkek esetén beszerzési rendszer úgynevezett folyamatos könyvelést végez, azaz a Beszerzés modulból nem kell a feladásokat küldeni a Főkönyv modul felé, mivel ezen tételek a tranzakció rögzítését követő költségfeldolgozás után (Beszerzés napló forrással) azonnal átkerülnek az importálandó adatok állományába. A költségfeldolgozás automatikusan történik előre meghatározott időszakonként (pl.: 5 percenként).

Az e-Start csomagban a bevételezés módja közvetlen átadás. A bevételezési tranzakciók értékelése a megrendelésen, vagy lehíváson szereplő ár alkalmazásával történik.

Készlet bevételezés főkönyvi könyvelésének áttekintése

Az e-Start csomagban a bevételezés módja közvetlen átadás. A bevételezési tranzakciók értékelése a megrendelésen, vagy lehíváson szereplő ár alkalmazásával történik.

Modul Tartozik / Követel

Számla Érték

Beszerzés T Bevételezési készletszámla (készletszervezetenként)

Bevételezett mennyiség x megrendelési ár

Beszerzés K Beérkezett nem számlázott (készletszervezetenként)


Készlet T Készlet érték számla (készletszervezetenként)


Készlet K Bevételezési készletszámla (készletszervezetenként)


Amennyiben a készletek értékelése elszámolóár alkalmazásával történik a bevételezés könyvelése.


Számla Érték

Beszerzés T Bevételezési készletszámla (készletszervezetenként)


Beszerzés K Beérkezett nem számlázott (készletszervezetenként)


Készlet T Készlet érték számla (készletszervezetenként)

Bevételezett mennyiség x elszámoló ár

Készlet K Bevételezési készletszámla (készletszervezetenként)


Készlet T/K Beszerzésiár-különbözeti számla (készletszervezetenként)

Bevételezett mennyiség x árkülönbözet

A Bevételezési készletszámla: A Beszerzés modul Bevételezés ablakában tudunk szállítótól bevételezőhelyre anyagot bevételezni. Amikor anyagot vagy külső feldolgozású cikket vételezünk be szállítótól bevétel-ellenőrzésre, terheljük a bevétel-ellenőrzés számlát és





Megoldási Javaslat

jóváírunk a Beérkezett, nem számlázott számlán, a bevételezett mennyiség és a rendelési ár alapján.

A Beérkezett nem számlázott számla: Forrásszámla, amelyen azok a megrendelésen alapuló készlet-bevételezések szerepelnek, amelyeket nem lehet a Kötelezettségek modulban kipontozni, tehát pl. a számlázatlan bevételezések számla. A Beszerzés modul ezen a számlán határolja el a fizetési kötelezettséget a cikk bevételezésekor. Ezen a számlán szerepelnek a számlázatlan bevétek, amelyek ezáltal általában részét képezik a mérleg forrásoldalának. A Kötelezettségek modul a számla egyeztetése és engedélyezése után leveszi a számláról az adott összeget.

A Készlet érték számla: Az alapértelmezés szerinti készletértékelési számlákat akkor választjuk ki, amikor a szervezeti paramétereket meghatározzuk. Elszámolóáras készletértékelés esetén ezeket a számlákat készletcsoportok definiálása során felülírjuk (alábontjuk), ha szükséges. Az átlagáras módszer esetén ezeket a számlákat (a költségszámla kivételével) a készletcsoport tranzakcióinál használjuk, és nem írhatjuk felül.

A Beszerzési ár különbözet nem más mint az elszámolóár és a konkrét rendelési ár közötti különbözet. Ezt a számlát átlagárszámítás esetén nem használjuk.

Külföldi pénznemben készített rendelés értékelése a bevételezéskor rögzített árfolyamon történik.

Készletek szállítónak történő visszaküldésének főkönyvi könyvelése

A Beszerzési rendszer a visszáru tranzakciók esetén a bevételezéssel ellentétes könyvelést végzi el.

Készlet visszaküldés a bevételezési pontra (rámpa).


Számla Érték

Készlet T Bevételezési készletszámla (készletszervezetenként)


Készlet K Készlet érték számla (készletszervezetenként)


Készlet visszaküldés a bevételezési pontról a szállítónak.


Számla Érték

Beszerzés T Beérkezett nem számlázott (készletszervezetenként)


Beszerzés K Bevételezési készletszámla (készletszervezetenként)


A elszámolóáras készletnyilvántartás esetén a visszáruzás főkönyvi vonzata a következő:

Visszaküldés a bevételezési pontra:


Számla Érték

Készlet T Bevételezési készletszámla (készletszervezetenként)


Készlet K Készlet érték számla (készletszervezetenként)

Bevételezett mennyiség x elszámoló ár

Készlet T/K Beszerzésiár-különbözeti számla (készletszervezetenként)

Bevételezett mennyiség x árkülönbözet

Készlet visszaküldés a bevételezési pontról a szállítónak.





Megoldási Javaslat


Számla Érték

Beszerzés T Beérkezett nem számlázott (készletszervezetenként)


Beszerzés K Bevételezési készletszámla (készletszervezetenként)


Szolgáltatások és költségként elszámolt tételek könyvelése

Az e-Start csomagban a Beszerzési rendszer a szolgáltatásokra, valamint a költségként elszámolt tételekre az úgynevezett időszak végi könyvelést alkalmazza. Az időszak végi könyvelés a bevételezés nem jelent automatikus könyvelést, minden könyvelési információ a Kötelzettségek modulból származik.

A teljesített, de nem számlázott tételek azonban igény szerint ekkor is megjeleníthetőek a főkönyvben. Hónap végén az időszakzárási folyamat részeként meg kell határozni, hogy mely nem számlázott teljesítéseket szeretnénk megjeleníteni a főkönyvben is. Ezeket feladjuk a Beszerzés modulból, majd az adott időszakot követő időszak nyitása során az ebből származó naplókat sztornózzuk. Azaz a teljesített, de nem számlázott tételek a tárgyidőszakban, mint elhatárolt tételek jelennek meg, míg a következő időszakban az elhatárolás megszüntetésre kerül, így amikor megérkezik a számla és a Kötelezettség modul feladja a számlaértéket, nem történik duplikált könyvelés. A Beszerzés rendszerben az elhatárolt tételeket az időszak nyitás során nem kell módosítani.

Az elhatárolások készítésének lépéseit az időszak zárást bemutató fejezetben kerülnek bemutatásra.

Költség cikkek, szolgáltatások időszak végi főkönyvi könyvelésének áttekintése:


Számla Érték

Beszerzés T Megrendelésen szereplő költség számla

Nem számlázott mennyiség x megrendelési ár

Beszerzés K Rendszer szintű elhatárolás számla Nem számlázott mennyiség x megrendelési ár

Külföldi pénznemben készített rendelés értékelése a bevételezéskor rögzített árfolyamon történik.

Kapcsolat a Kötelezettség rendszerrel

Üzleti igény

A megrendelések készítése során egységes szállítói törzsadatok alkalmazása. A szállítói számlák feldolgozása során legyen lehetőség a számlákat adott megrendelések teljesítéséhez kapcsolni. Legyen lehetőség adott szállítóktól történő beszerzések megakadályozására.

Javasolt megoldás

A Beszerzés modul teljesen integrált az Oracle Pénzügyi modulokkal, így a Szállítótörzs megegyezik a Kötelezettségek modul szállítótörzsével. A szállítótörzs karbantartásának folyamata a Kötelezettségek modul megoldási javaslatában kerül ismertetésre.

A szállítói számlák rögzítésének folyamata a Kötelezettségek modul megoldási javaslatában kerül részletesen ismertetésre. A szállítói számlák összerendelhetők a Beszerzési rendszerben rögzített szállítói megrendelésekkel. Az egyeztetés során a Kötelezettség rendszer a számlázott mennyiséget egyezteti a megrendelt, valamint a bevételezett mennyiséggel. Eltérés esetén a szállítói számla további feldolgozása korlátozásra kerül.

A kötelezettség rendszer még várakoztathat egy szállítói számlát, amennyiben





Megoldási Javaslat

· Az áreltérés (számlázott ár - megrendelés szerinti ár) nagyobb mint a meghatározott tolerancia.

· Az árfolyameltérés nagyobb mint a meghatározott tolerancia.

Az ellenőrzés végrehajtása után válik a számla feladathatóvá, illetve kifizethetővé.

A szállítói számlák kontírozási sorai, a megrendeléssel történő egyeztetés alapján automatikusan kerül létrehozásra.

Készletbeszerzés esetén alkalmazott könyvelés:


Számla Érték

Kötelezettség T Beérkezett nem számlázott (készletszervezetenként)

Számlázott mennyiség x megrendelési ár x megrendelés szerinti árfolyam

Kötelezettség K Kötelezettségek modul szerinti szállító

Számlázott mennyiség x számla ár x számla szerinti árfolyam

Kötelezettség T/K Számlaár-különbözeti számla (készletszervezetenként)

Számlázott mennyiség x ár különbözet x számla szerinti árfolyam

Ár különbözet = Számlázott ár - Megrendelésen szereplő ár

Szolgáltatás beszerzés esetén alkalmazott könyvelés:


Számla Érték

Kötelezettség T Megrendelésen szereplő számla

Számlázott mennyiség x megrendelési ár

Kötelezettség K Kötelezettségek modul szerinti szállító

Számlázott mennyiség x számla ár

Kötelezettség T/K Megrendelésen szereplő számla

Számlázott mennyiség x ár különbözet


Más ellenőrzési szabályok alkalmazása szállítói számlák egyeztetése során. Lehetőség van a számlázott mennyiség és a rendelt mennyiség egyeztetésére, illetve minőség ellenőrzés esetén a számlázott mennyiség, rendelt mennyiség, bevételezett mennyiség, minőség ellenőrzött mennyiség egyeztetésére.


· Beszerzésiár-különbözeti kimutatás

· Bevételezési eltérések kimutatása


· Számlaár-különbözeti kimutatás

· Nem számlázott bevételezések kimutatása

Kapcsolat a Rendelés-nyilvántartás rendszerrel

Üzleti igény

A Vevők által visszaküldött termékek bevételezése.

Javasolt megoldás

Vevői visszáruk bevételezése

Hasonlóan a szállítók által küldött cikkek bevételezéséhez lehetőségünk van a vevőink által visszaküldött termékek bevételezésének rögzítésére is.





Megoldási Javaslat

A bevételezés előfeltétele az Vevői Rendelések Kezelése modulban teljesült vevői megrendelés és az ehhez a megrendeléshez tartozó visszáru-felhatalmazás (tulajdonképpen egy negatív előjelű vevői rendelés).

A Bevételezések menüpont Vevők régiójában a vevői visszárut erre az visszáru-felhatalmazásra vételezzük be. A szállítói cikkek bevételezési módjával teljesen megegyezően különböző bevételezési útvonalakat definiálhatunk, minőség ellenőrizhetjük a cikkeket, újra visszaküldhetjük a vevőnek (pl. javítás után) illetve módosító tranzakciókat végezhetünk.

A szállítói bevételezésekhez hasonlóan az e-Start csomagban alapértelmezésként a közvetlen bevételezési mód van definiálva.

Amennyiben a vevői visszáru bevételezésének pillanatában nincs érvényes visszáru-felhatalmazás (vagy valamilyen okból nem tudjuk azonosítani azt), lehetőségünk van “nem megrendelt bevételezésként” végrehajtanunk. Ebben az esetben a szállítói cikkek bevételezéséhez hasonlóan az utólag elkészített visszáru-felhatalmazással egyeztetve vételezhetjük be a végső tárolási helyére a cikkeket.


· Nem rendelt vevői visszáru bevételezése

· A bevételezési útvonal definiálása szokásos és minőségellenőrzéses bevételezési módhoz.






Üzleti igény

Vevői megrendelések alapján szállítói rendelések készítése, amennyiben az értékesített termékeket a Vállalat egyáltalán nem tart készleten, vagy jelenleg nincs elegendő a raktáron, illetve azért, mert a szállítónak ez a szállítási forma gazdaságosabb. Közvetlen szállítás vonatkozhat szolgáltatásra is.

Javasolt megoldás

Közvetlen szállítások

A Rendelés-nyilvántartási és a Beszerzési rendszer összekapcsolásával valósíthatók meg a közvetlen szállítások kezelése.

Közvetlen szállítások létrehozása a Rendelés-nyilvántartási rendszerben vevőmegrendelés rögzítésével kezdődik. A Rendelés-nyilvántartási rendszerben egy program sorokat hoz létre a Beszerzési rendszer Igénylésimportálási táblájában. Ezután a Beszerzési rendszer Igénylésimportálási feldolgozása létrehozza a beszerzési igényléseket. A közvetlen szállítások a Rendelés-nyilvántartási rendszerben Külső forrástípussal, a Beszerzési rendszerben Szállító forrástípussal szerepelnek.

Amikor a szállító a közvetlenül szállítandó árut elküldte a vevőnek a teljesítés tényét közli a Vállalattal, ezt követően, a szállítást bevételezésként kell rögzíteni. A bevételezés bejövő és kimenő anyagtranzakciókat hoz létre automatikusan a Készletgazdálkodási rendszerben könyvelési célokra.





Megoldási Javaslat

Közvetlen szállítmányok visszaküldése

A közvetlen szállítmányok visszaküldését a Rendelés-nyilvántartási rendszerben vagy a Beszerzési rendszerben a szokásos módon kezelhetjük. A visszaküldéseket eltérő módon kezelhetjük attól függően, hogy a vevő a cikket Nekünk vagy közvetlenül a szállítónak küldte-e vissza.

Kapcsolat az Emberi Erőforrás rendszerrel

Az alkalmazottakat, illetve az emberi erőforrások rendszerrel kapcsolatos összes adatot (munkakörök, beosztások) az e-Start Emberi Erőforrások rendszer megoldási javaslatában szereplő módon kerülnek beállításra, annak érdekében, hogy az esetleges későbbi bevezetés lehetséges maradjon. A következő fejezetben a Beszerzési modul számára a jóváhagyás funkcióhoz kapcsolódó beállítások kerülnek bemutatásra.

Üzleti igény

A Vállalaton belüli általános szerepkörök, valamint a szerepkörök konkrét megjelenésének leképzése.

Javasolt megoldás

Az e-Start csomagban az Oracle Emberi Erőforrás rendszer kulcsflexmező struktúráját használjuk, alakítjuk ki. Az Oracle Beszerzési rendszer által a jóváhagyás során alkalmazott kulcsflexmezők:

1. Munkakör: a munkakör egy általános szerepkör a Vállalaton belül, amely nem kapcsolódik konkrét szervezeti egységhez. Például, a “Menedzser” vagy a “Tanácsadó” több szervezeti egységben is létező munkakörök lehetnek.

2. Beosztás: a beosztás egy munkakör megjelenése egy adott szervezetben. Például, a “Pénzügyi menedzser” beosztás a “Menedzser” munkakör megjelenése lehet a “Pénzügy” szervezetben.

Az e-Start csomagban a felsorolt kulcsflexmezők a következőképpen kerülnek kialakításra:

1. Munkakörflexmező: az első szegmens az állománycsoportba való besorolást rögzíti, a második szegmens a munkakör törvényi előírás szerinti besorolási kategóriáját tartalmazza, míg a harmadik a Vállalatnál használatos munkakörnév tárolását teszi lehetővé. Ezen információk bármilyen kombinációja létrehozható. Célszerű a vállalatnál használt munkakörök kódolása.

· Állománycsoport

· Besorolási kategória

· Munkakör megnevezése (kód+név)

· 2 tartalékszegmens

1. Beosztásflexmező: a pozíciók definiálásakor a beosztást előre definiált munkakörhöz és szervezeti egységhez kell rendelni. A flexmező ennek megfelelően a szervezeti egységek és a munkakörök kombinációját tartalmazza. Mivel egy beosztás csak egy szervezeti egységhez illetőleg munkakörhöz rendelhető, az egyediséget a következő struktúra kialakítása teszi lehetővé:

· FEOR szám

· Munkakör megnevezése (kód+név)

· Szervezet





Megoldási Javaslat

· 2 tartalékszegmens

Kapcsolat a Készletgazdálkodási rendszerrel

Üzleti igény

A készletgazdálkodási rendszer által alkalmazott cikktörzs használata a beszerzési rendelések készítése során. A megrendelésen szereplő, hasonló jellemzővel rendelkező tételek csoportosítása beszerzési szempontból.

Megoldási javaslat

A Beszerzési modul közös cikktörzset használ a Készletgazdálkodási modullal. A cikkek karbantartásának folyamatának leírása a Készletgazdálkodási modul megoldási javaslatban található.

Az Oracle Alkalmazások lehetővé teszik, hogy a cikkeket több szempont szerint is kategóriákba sorolhassuk. Minden funkcionális terület számára más csoportosítást (kategóriacsoportot) határozhatunk meg, azaz a beszerzés számára más csoportosítást definiálhatunk, mint a készletgazdálkodás számára és minden egyes kategóriacsoportban egyedi flexmezőstruktúrát definiálhatunk.

Az e-Start rendszerben a beszerzéshez a következő kategória struktúra kerül meghatározásra:

Szegmens Leírás Értékek

1. Főcsoport A beszerzési tétel jellegét jelöli · Termék· Szolgáltatás

2. Csoport A főcsoporton belüli további csoportosítást tesz lehetővé, a Vállalat tevékenységéhez való kapcsolat szerint.

· Üzleti - alaptevékenységgel kapcsolatos

· Üzemi - a Vállalat működését szolgáló beszerzések.

3. Alcsoport A beszerzési tételek további bontását teszi lehetővé.

Például:· Karbantartás· Irodaszer· Karbantartási anyagok


A Vállalat igényeinek megfelelő beszerzési kategória struktúrák létrehozása, feltöltése. Az e-Start csomag részét képző beszerzési kategória struktúra feltöltése a Vállalat igényei szerint meghatározott értékekkel.

Kapcsolat a Tárgyi Eszköz rendszerrel

Üzleti igény

A Vállalat tárgyi eszköz beszerzéseinek támogatása.

Javasolt megoldás

A Beszerzési rendszerben lehetőség van cikkszám alkalmazása nélkül rendelés sorokat felvinni. Eszközbeszerzés esetén az adott rendelés terhelési számlájaként a Tárgyi eszköz rendszerben alkalmazott elszámolási számlát kell megadni, mivel az elszámolási számla biztosítja a kapcsolatot a Kötelezettségek rendszer és a tárgyi eszköz rendszer között. A megrendelés szállítói számlával történő egyeztetése során a Kötelezettség rendszerben a rendelésen megadott terhelési számla kerül alkalmazásra.





Megoldási Javaslat

A tárgyi eszközök beszerzésének támogatása megvalósítható cikkszámok alkalmazásával. A cikkszámokat a Tárgyi Eszköz rendszerben alkalmazott eszközkategóriánként kell létrehozni. A létrehozott cikkek beszerezhetők, azonban mennyiségi és értékbeni nyilvántartásuk nem engedélyezett. A cikkszámokhoz beállításra kerül az eszközkategória és a kategória elszámolási számlája, így biztosított a Kötelezettség rendszer és a Tárgyi eszköz rendszer közötti kapcsolat. Amennyiben a cikkszám beállítása során engedélyezésre kerül a leírás felülírhatósága a beszerző a megrendelésen a megrendelt eszköz pontos leí rását adhatja meg.

Időszak zárás

Üzleti igény

Időszakzáráskor az analitikán belül el kell végezni az ellenőrzéseket, az analitika adatait fel kell adni a Főkönyvnek, ellenőrizni a feladott adatokat, egyeztetni a főkönyvi és analitikai adatokat, az eltéréseket ki kell szűrni és meg kell szüntetni.

Javasolt megoldás

A Beszerzés modulban az időszakzárás főbb lépései:

Valamennyi tranzakció befejezése az időszakzárás kezdete előtt

Az időszakzárás előtt valamennyi nyitott, a Beszerzés modult érintő tranzakciót le kell zárni (bevételezések). Ellenőrizni kell, hogy hibás bevételezési tranzakciók vagy visszáruzás miatt nem maradt-e a „rámpán”, azaz bevételezve, de a rendeltetési helyre nem továbbítva.

Valamennyi számla rögzítése a Kötelezettségek modulban

Az összes beérkezett számlát rögzíteni kell, és egyeztetni a megrendelésekkel.

A Kötelezettségek modullal kapcsolatos összes zárási feladat elvégzése

Lásd a Kötelezettség modul leírását.

Bevételezett, nem számlázott tételek főkönyvi feladása

A Készletek könyvelését a Beszerzési rendszer folyamatosan készíti el bevételezéskor, visszáru rögzítésekor (a Bevételezési készletszámla és a bevételezés elhatárolás (Beérkezett nem számlázott) számla alkalmazásával hoz létre könyvelési tételeket) a könyvelés részletes bemutatása a Főkönyvi kapcsolat fejezetben található. Időszak végén a nem számlázott tételek a “Beérkezett nem számlázott” főkönyvi számlán képeznek egyenleget. Mivel a könyvelés folyamatosan történik időszak végén nincs szükség külön feladat elvégzésre.

Bevételezési tranzakciók felülvizsgálatával meggyőződhetünk arról, hogy a tárgyhónapra eső minden bevételezés rögzítésre került a rendszerben. A “Könyvelési egyeztetési kimutatás előkészítése” (az aktuális időszak végén az elhatárolási információ kigyűjtésére alkalmas, átmeneti táblában tárolódik el) és a “Könyvelési egyeztetési kimutatás”-ból (időközi kimutatásként futtatható és azt az átmeneti tábla információt használja, mely az előbbi előkészítő riport futtatásával készült) megtudjuk, hogy mely megrendeléseknél vannak esedékes szállítások. Ezen ellenőrző tevékenységek elvégzése (az esedékes szállítmányok bevételezése) időszak közben folyamatosan történhet, de időszak zárás előtt elmaradhatatlan tevékenység.

Az adott időszakra vonatkozó szállítói számlák rögzítésének befejezését követően elkészített, “Nem számlázott bevételezések kimutatás” segítségével, pedig felül lehet vizsgálni az összes vagy egyes, elhatárolható nem számlázott bevételezéseket.

A költségként elszámolandó tételek könyvelését a Beszerzési rendszer időszak végén készíti el. A “Nem számlázott bevételezések” kimutatása segítségével kilistázhatjuk a bevételezett nem számlázott tételeket. Az ellenőrzést követően a számlázatlan tételeket a “Bevételezés könyvelés időszak végén” feldolgozás elindításával, a Beszerzési rendszer,





Megoldási Javaslat

átadja a könyvelési sorokat a Főkönyv modulnak. A feldolgozást annyiszor indíthatjuk, ahányszor szükséges, mivel a Beszerzési rendszer nem határolja el kétszer ugyanazt a számlázatlan bevételezést. A keresési kritériumok használatával pontosan meghatározhatjuk azokat a bevételezéseket, melyeket el szeretnénk határolni és lépésről, lépésre is elvégezhetjük azokat.

Időszak végi elhatárolások esetében a Beszerzési rendszer, az új időszak megnyitásával automatikusan törli a könyvelési bejegyzést minden korábban elhatárolt költség bevételezésről, és ezáltal biztosítja, hogy ezeket a bevételezéseket az új időszak végén újra el lehessen határolni, ha az új időszakban sem történt meg a szállítói számlával való egyeztetésük.

A Kötelezettségek átvezetőszámlájának egyeztetése

A Kötelezettségek átvezetőszámlájának egyenlegét az alábbi tételek adják (azonnali könyvelés esetén nincs teendő):

· Nem számlázott bevételek (azonnali könyvelés esetén az összes, hóvégi könyvelés esetén a feladottak)

· Túlszámlázások mennyiségben

· Hibás könyvelések

A Könyvelési egyeztetési kimutatás segítségével felderíthetőek a hibás könyvelések, illetve a bevételezések és számlázások különbségei. A hiba jellegétől függő korrekciót kell végezni (pl. javítani a hibás bevételezéseket, vagy a Sztornózott elhatárolások kimutatása segítségével manuális főkönyvi naplókat rögzíteni).

A Beszerzési rendszer adott könyvelési időszakának lezárása

A Beszerzés modulban hóvégi könyvelés esetén az időszak lezárásakor az összes bevételezett, nem számlázott tétel állapota ismét feladható lesz. lgy amennyiben a következő hónapban sem érkezik meg a számla, a Beszerzés modul ismét fel tudja adni számlázatlan tételként.

A Beszerzési rendszer lezárt időszakjaira tranzakció nem vihető fel, bár az időszak újra visszanyitható.

A Főkönyv modul lezárása

Lásd a Főkönyv modul megoldási javaslatát

A bevételezett nem számlázott tételek naplóinak sztornózása

Készletekkel kapcsolatban nincs teendő.

A költség tételekkel kapcsolatosan a Főkönyvi modulban a Beszerzés modulból érkező naplókat manuálisan sztornózzuk.

Számviteli időszakok a Beszerzési rendszerben

A beszerzési számviteli időszakok naptári szempontból megegyeznek a főkönyvi számviteli időszakokkal, külön definiálásukra nincs szükség. A beszerzési számviteli időszakok állapota lehet:

· jövőbeli (beszerzési rendelést lehet rá felvenni),

· nyitott,

· lezárt,

· véglegesen lezárt (vissza nem nyitható).





Megoldási Javaslat

A beszerzési könyvelési időszakok állapota minden készletszervezetben azonos (modul szintű beállítás).

A Beszerzés modul időszak zárása az egész modulra vonatkozik. Az időszak zárás nem indít el semmiféle feldolgozást, csak az időszak állapota változik meg.


Költségtételek folyamatos könyvelésének beállítása.


· Könyvelési egyeztetési kimutatás előkészítése

· Könyvelési egyeztetési kimutatás

· Nem számlázott bevételezések kimutatás

· Bevételezés könyvelés időszak végén





Megoldási Javaslat

Lekérdezési lehetőségek és Kimutatások

Lekérdezési lehetőségek a Beszerzés modulban

Üzleti igény

A Beszerzési modulnak a vállalat számára a lehető legtágabb lekérdezési lehetőségeket kell biztosítania. A szállítók, megrendelések és a hozzájuk Kkapcsolódó tranzakciók adatait könnyen, gyorsan és megbízhatóan kell elérni a rendszerben. A részletes megrendelési adatoknak - mint például a bevételezett, számlázott menyiségek, várható beérkezések – on-line módon kell, hogy rendelkezésre álljanak.

Javasolt megoldás

AAz Oracle Beszerzés modulbanrendszerben rögzített tranzakciók on-line módon lekérdezhetők. A lekérdezés történhet az eredeti adatbeviteli képernyőn, vagy a kifejezetten ezt a célt szolgáló lekérdező képernyőkön.

Szállítókkal kapcsolatos lekérdezések

A felhasználók a Szállítok lekérdezése képernyőn megtekinthetik a szállítókkal kapcsolatos általános adatokat, mint például a szállító száma, banki adatai, fizetési feltételek, valamint az adott szállítóval kapcsolatos könyvelési beállításokat, telephelyek, kapcsolat tartók, stb. A szállító kiválasztását több megadható feltétel is segíti: szállító név, szám, típus, fizetési csoport, stb.

Megrendelésekkel kapcsolatos lekérdezések

A megrendelések lekérdezőképernyőjén megtekinthetőek a rendelésfejek, -sorok, szállítmányok és elosztások adatai. A megrendelések előkereshetők megrendelésszámok, szállító, beszerző, szállítási hely, cikk, leírás, dátumtartományok, számviteli adatok alapján. A mappatechnika segítségével elérhető, hogy csak adott mezők jelenjenek meg. Az összesítőképernyőről a megrendelések meg is nyithatók módosítás céljából.

Tranzakciókkal kapcsolatos lekérdezések

A bevételezési tranzakciók lekérdezőképernyőjén az adott bevételezéshez tartozó öszes tranzakciót megtekinthetjük, beleértve a módosításokat és visszáruzásokat is. A szállítmányok lekérdezhetőek bevételezésszám, rendelésszám, szállító, bevételezési hely, dátumtartomány, cikk, cikkleírás szerint.

Kimutatások a Beszerzés modulban

Megnevezés Rövid tartalom, használat Paraméterek

Alkalmazottak listája E kimutatás segítségével készíthető lista az alkalmazottakról a megadott feltételek alapján. A lista négy különböző módon rendezhető.

· Alkalmazottak rendezése. (1. Felelős vezető, név; 2. Munkahely, név; 3.Szám, név; 4. vezetéknév, keresztnév)

· Érvényes/Érvénytelen csoportok bevétele

· Közvetlen vezető neve· Hely

· Alkalmazotti hierarchia kitöltése feldolgozás

A létrehozott alkalmazotti hierarchia feltöltés alkalmazotti adatokkal a pozíciók alapján.

Igénylések állapotkimutatása A beszerzési igénylések jóváhagyási állapotának áttekintését biztosító kimutatás. A

· Megnevezés· Igénylés szám tartomány· Létrehozás dátum tartomány





Megoldási Javaslat


jóváhagyási állapotok segítséget nyújtanak a beszerzési tevékenység szervezéséhez.

· Igénylő· Hely· Tizedesjegyek száma

· Beszerzésiár-különbözet kimutatás

Megmutatja a beszerzési ár és az elszámoló ár közötti különbözeteket minden készletcsoportba (készlet számlára) bevételezett cikk esetén.

· Megnevezés· Kategória tartomány· Tranzakció dátum tartomány· Szállító tartomány· Szervezet neve· Tizedesjegyek száma

· Beszerzők listája Felsorolja a beszerzők nevét, alapbeállítású beszerzési kategória nevét, szállítási helyet, és a beszerző vagy beszerző-csoport érvénybe lépési dátumát.Használható a riport még bizonyos kategóriákhoz rendelt beszerzők kilistázására is.

· Megnevezés· Érvényes / Nem érvényes

Beszerzők· Kategória tartomány· Szállítási hely· Rendezés (beszerző neve,

kategória vagy szállítási hely szerint)

· Bevételezés könyvelés időszak végén feldolgozás

Bevételezések könyvelése - Időszak végi feldolgozást időszak végi könyvelések létrehozását végzi el, nem számlázott költségtételek bevételezésére.

· Minimális könyvelési összeg· Szállító· Kategória· Időszak

· Bevételezési eltérések kimutatása

A kimutatás megjeleníti azon bevételezéseket, ahol bevételezési eltérést jelöltünk be. Az ilyen bevételezéseknél nem lehetséges az automatikus lezárás.

· Átvevő hely· Átvevő neve· Átvétel időintervalluma· Szállítói szám tartomány· Szállítói telephely· Szervezet· Rendezési elv (megrendelés

szám vagy beszállító szerint)

· Bevételezési jegyzék A bevételezési jegyzék a bevételezett tételeket nyomtatja elosztási soronként; feltünteti a forrást és a célhelyet is. A bevételezési jegyzék nyomtatása történhet automatikusan a tranzakciók elvégzéséhez kötötten is.

· Megnevezés· Szervezet· Átadási hely· Bevételezés szám tartomány· Cikk szám tartomány· Cikk kategória tartomány· Bevételezési időintervallum· Szállítási hely· Tizedesjegyek száma


A kimutatás listázza a bevételezések kontírozási adatait, figyelembe véve e korrekciókat és visszáruzásokat is. A segítségével egyeztethető a bevételezési számla a főkönyvvel

· Megnevezés· Rendezési szempont· Szervezet neve· Dátumtartomány· Cikkszám tartomány· Cikk kategória tartomány· Bevételezésszám intervallum· Kezdő/Záró számla· Tizedesjegyek száma

· Egyezőség hiánya miatti várakoztatások a beszerző szerint kimutatás

A kimutatás listát készít a könyvelési modulban várakoztatásra állított megrendelésekről és kinyomtatja annak okát

· Megnevezés· Beszerző neve, alkalmazott

száma· Szállítói tartomány· Számla kiállításának

időintervalluma· Cikk kategória tartomány· Cikkszám tartomány· Áreltérés miatti várakoztatás· Rendelt mennyiség miatti

várakoztatás· Bevételezett mennyiség miatti

várakoztatás· Minőségi eltérés miatti

várakoztatás· Tizedesjegyek száma

· Egyszerű igénylések mintáinak listája

Gyakran ismétlődő beszerzési igények bevitelére készített igénysablonok kimutatására szolgáló riport

· Megnevezés· Igénysablon neve

· Bevételezés módosítások kimutatása

A kimutatás listázza azokat a szállítmányokat amelyekhez javított, illetve visszáruzott bevételezés tartozik

· Megnevezés· Bevételezési hely· Bevételező· Bevételezés dátum

intervallum· Szállító tartomány· Telephely· Szervezet neve· Rendezés (rendelés szám,

szállító)· Tizedesjegyek száma





Megoldási Javaslat


· Érvénytelenített igénylések kimutatás

Az érvénytelenített igénylések áttekintésére szolgáló riport

· Megnevezés· Kezdő előkészítő· Záró előkészítő· Igénylés létrehozásának

időintervalluma· Kezdő/ Záró igénylő· Rendezés (készítő vagy

igénylés szám szerint)· Tizedesjegyek száma


Segítségével azonosíthatók azok a szállítmányok, amelyek a megrendelésen megadott szállítási határidőnél vagy igényelt határidőnél később érkeztek. A lista megmutatja a beszállító kapcsolattartóját és telefonszámát, illetve a még nyitott mennyiséget százalékosan és az esedékesség időpontját.

· Megnevezés· Késedelem· Beszerző· Szállítótartomány· Szállítási hely· Kategóriatartomány· Szervezet neve· Tizedesjegyek száma

· Könyvelési egyeztetési kimutatás

A kimutatás a Kötelezettség rendszer elhatárolás számláinak egyeztetését támogatja.

· Megnevezés· Rendezés (Cikk, Szállító)· Főkönyvi dátum intervallum· Cikk intervallum· Szállító intervallum· Összes tranzakció

beszámítása (Igen, Nem)

· Tranzakció összeg tűréshatára· Tranzakció mennyiség

tűréshatára· Sztornózott tranzakciók

bevétele· Besorolási napok száma

· Könyvelési egyeztetési kimutatás előkészítése

A könyvelés egyeztetési kimutatás elkészítéséhez szükséges feldolgozás.

· Megnevezés· Rendezés (Cikk, Szállító)· Főkönyvi dátum intervallum· Cikk intervallum· Szállító intervallum· Összes tranzakció

beszámítása (Igen, Nem)

· Tranzakció összeg tűréshatára· Tranzakció mennyiség

tűréshatára· Sztornózott tranzakciók

bevétele· Besorolási napok száma

· Megtakarításelemzés kimutatás (beszerző szerint)

Ez a kimutatás a beszerzők teljesítményének kimutatására szolgál megrendelésekként.Segítségével összegyűjthetjük, hogy a tényleges megrendelés ár hogyan viszonyul az alábbi árak valamelyikéhez (árajánlat, piaci ár, lista ár)

· Megnevezés· Létrehozás időintervalluma· Beszerző neve, alkalmazott

száma· Rendezési elv (megrendelés

típus vagy megrendelés szám szerint)

· Tizedesjegyek száma· Nem megrendelt

bevételezésekA kimutatás listázza azokat a szállítmányokat, amelyek bevételezése megrendelés szám nélkül történt a rendszerben

· Megnevezés· Szervezet neve· Tranzakció dátumának

időintervalluma· Tizedesjegyek száma

· Nem számlázott bevételezések kimutatás

A kimutatás kilistázza az összes bevételezett, de ki nem számlázott megrendelést a megadott kritériumok alapján

· Megnevezés· Könyvelt bevételezések (Igen

/ Nem)· Közvetlen könyvelések

beszámítása (Igen / Nem)

· Kezdő-Záró kategória· Minimális számított érték· Időszak neve (HónapÉv)· Kezdő-Záró szállító· Rendezés: kategória vagy

szállító szerint· Tizedesjegyek száma

· Nyitott megrendelések listája (beszerző szerint)

A kimutatás listázza a rendszerben található összes nyitott megrendelést beszerző szerint.

· Megnevezés· Beszerző neve· Beszállítói szám tartomány· Tizedesjegyek száma

· Nyomtatott igényléskimutatás Az összes olyan igény áttekintésére szolgáló kimutatás, amelynek státusza nem “Érvénytelenített”

· Igénylés szám tartomány · Tizedesjegyek száma





Megoldási Javaslat


vagy “Készítés alatt”. A kinyomtatott igények továbbküldhetők jóváhagyásra vagy véleményezésre.

· Rendelések nyomtatása A Rendelések nyomtatása kimutatás segítségével nyomtathatjuk ki a megrendeléseket a szállítóknak elküldhető formában

· Lista típusa:“Mind” (minden “Módosított” “Új”

· Beszerző neve· Kezdő – Záró rendelés szám· Kezdő – Záró lehívási szám· Kezdő – Záró lehívási dátum· Jóváhagyva (Igen / Nem)· Teszt (Igen / Nem)· Lehívások nyomtatása:

Igen /Nem (keretrendelések és ütemezett rendelések esetén)

· Rendezés:beszerző neve vagyrendelés száma szerint

· Tizedesjegyek száma (hány tizedes jegy pontossággal legyen a mennyiség megjelenítve a riporton)

· Rendelésváltozások nyomtatása

Módosított megrendelések álló/fekvő formátumú nyomtatására alkalmas

· Beszerző neve, alkalmazott száma

· Kezdő – Záró rendelés szám· Kezdő – Záró lehívás szám· Kezdő – Záró lehívási dátum· Jóváhagyva (Igen / Nem)· Teszt (Igen / Nem)· Lehívások nyomtatása:

Igen /Nem (keretrendelések és ütemezett rendelések esetén)

· Rendezés:beszerző neve vagyrendelés száma szerint

· Dinamikus pontosság (hány tizedes jegy pontossággal legyen a mennyiség megjelenítve a riporton)

· Részletes rendelési kimutatás Minden standard vagy ütemezett megrendelés kilistázására alkalmas

· Megnevezés· Beszerző neve, alkalmazott

száma· Kezdő/Záró kategória· Kezdő/Záró cikkszám· Kezdő/Záró szállító· Kezdő/Záró rendelés szám

· Részletes rendeléskontírozási kimutatás

A kiválasztott rendelések kontírozási információit tudhatjuk meg a kimutatásból.

· Megnevezés· Kezdő/Záró rendelésszám· Kezdő/Záró létrehozási dátum· Kezdő/Záró szállító· Beszerző neve, alkalmazott

száma· Csak sikertelen keretek

(Igen / nem)· Rendezés (Rendelés száma /

Szállító)· Szállítói szolgáltatások

analitikai kimutatásaA riport a szállítók teljesítményének követésére szolgál és kilistázza az összes késedelmes, ill. korábban érkezett, visszautasított és rossz helyre érkezett szállítmányt.

· Lekérdezési időintervallum· Beszerző neve· Szállítási cím· Beszállítói szám tartomány· Beszerző neve· Cikk kategória tartomány· Szervezet

· Számlaár-különbözeti kimutatás

A számlaárkülönbözeti kimutatás kilistázza a megrendelés és a Kötelezettség modulban rögzített számla közötti eltéréseket. Az eltérés az egységárak különbözete és a kiszámlázott mennyiség szorzata

· Megnevezés· Cikk kategória tartomány· Kezdő/Záró szállító· Időszak neve· Tizedesjegyek száma

· Szerződések állapotkimutatása

Megmutatja a rendszerben található szerződések státuszát és a hozzájuk

· Megnevezés· Rendelésszám tartomány





Megoldási Javaslat


kapcsolódó megrendeléseket. · Kezdő/Záró szállító· Szükséges beszerzői igénylési

teendők kimutatásaMegmutatja az összes olyan jóváhagyott beszerzési igényt, amelyből még nem készült megrendelés.

· Javasolt beszerző neve· Cikk kategória· Igény teljesítésének

időintervalluma· Igénylő neve· Igény szám tartomány· Hely


A Várható beérkezések kimutatása segítségével listázható az adott vagy az összes szállítótól a megadott dátumhatárokon belül tervezett szállítmány. A riport nem jeleníti meg a lezárt vagy törölt megrendelésekhez vagy megrendeléssorokhoz tartozó szállítmányokat

· Szervezet· Szállítási cím· Beszállítói szám tartomány· Beszerzési megrendelés szám

tartomány· Igény szám tartomány· Cikk szám tartomány· Cikk kategóriája· Beérkezés várható

időintervalluma





Megoldási Javaslat


Felhasználó típusok, jogosultsági profilok

Üzleti igény

Az ügyviteli rendszer egyes funkcióinak használata, valamint lekérdezések és riportok futtatása is korlátozható legyen felhasználói típusonként, esetleg adott felhasználó szintjén.

Megoldási javaslat

Az Oracle Alkalmazásokban a fenti igény kielégítésére ún. felhasználói jogosultságok definiálhatók. AzA adott jogosultság meghatározza, hogy használatával melyik modul érhető el, abban milyen menüpontok (funkciók) állnak rendelkezésre, az egyes képernyőkön milyen jellegű tevékenységet lehet végezni (adatbevitel vagy csak lekérdezés) és milyen riportok futtathatók.

A rendszerben definiált felhasználókhoz igény szerint több jogosultság is rendelhető, így biztosítható például, hogy egy adott felhasználó beléphessen pl. a FőkönyvFőkönyvi, a Kötelezettségek és a Beszerzés modulba is.

Az e-Start csomag Beszerzés moduljához kapcsolódóan négy jogosultság kerül kialakításra:

· e-Start Beszerzés Főfelhasználó (e-Start)

· e-Start Beszerzés Felhasználó (e-Start)

· Beszerzés Felhasználó Igénylő (e-Start)

· e-Start Beszerzés Lekérdező (e-Start)

A Beszerzés Főfelhasználó jogosultsággal az e-Start csomag Beszerzés moduljának összes menüpontja elérhető. Ez azt jelenti, hogy az a felhasználó, aki ezzel a jogosultsággal lép be a rendszerbe, képes teljes körű tranzakció rögzítésre és kimutatások futtatásra, valamint az alapbeállításokat is módosíthatja.

A Beszerzés Felhasználó szűkebb jogokkal rendelkezik, mivel számára nem elérhető a modul "Beállítás" menüpontja, ezért a rendszer működését vezérlő paramétereket nem állíthatja.

A Beszerzés Felhasználó Igénylő csak a beszerzési igények kezeléséhez kapcsolódó menüpontokat éri el.

A Beszerzés Lekérdező jogosultsággal csak lekérdező képernyők érhetők el, amelyeken a tranzakciók visszakereshetők, megtekinthetők, de nem módosíthatók. A jogosultsággal természetesen lehetőség van kimutatások futtatására is.


Az e-Start csomag keretén kívül, lehetőség van a fent említett jogosultságokon kívül a Vállalat igényeihez igazodva további egyedi jogosultságok kialakítására.





des e-start po draft3

Documents