descrizione dei sistemi di gestione e di...

Descrizione deiSistemi di Gestione

e di ControlloAi sensi dell’articolo 21,

Regolamento (CE) n. 1828/2006

PROGRAMMA OPERATIVO REGIONALE 2007-2013FONDO SOCIALE EUROPEO

OBIETTIVO COMPETITIVITÀ REGIONALE E OCCUPAZIONE

12 novembre 2012

Approvato con determinazione dir igenzialen.2855 del 26 marzo 2013

INDICE

1. DATI GENERALI ..................................................................................... 8

1.1. INFORMAZIONI PRESENTATE DA: .......................................................... 8

1.2. LE INFORMAZIONI FORNITE DESCRIVONO LA SITUAZIONE AL: ....................... 8

1.3. STRUTTURA DEL SISTEMA (Informazioni generali e diagramma indicante i rapporti

organizzativi tra gli organismi partecipanti al sistema di gestione e di controllo) ............... 8

1.3.1. Autorità di Gestione (Denominazione, indirizzo e referente

dell'autorità di gestione) ....................................................................... 10

1.3.2. Organismi Intermedi (Denominazione, indirizzo e referente degli

organismi intermedi) ............................................................................ 10

1.3.3. Autorità di Certificazione (Denominazione, indirizzo e referente

dell'autorità di certificazione) ................................................................. 12

1.3.4. Autorità di Audit e organismi di controllo (Denominazione, indirizzo e

referente dell'autorità di audit e degli altri organismi di controllo) ............... 12

1.4. ORIENTAMENTI FORNITI ALLE AUTORITÀ DI GESTIONE E DI CERTIFICAZIONE

NONCHÉ AGLI ORGANISMI INTERMEDI PER GARANTIRE LA SANA GESTIONE FINANZIARIA

DEI FONDI STRUTTURALI (DATA E RIFERIMENTO) ............................................... 12

2. AUTORITÀ DI GESTIONE ....................................................................... 14

2.1. L'AUTORITÀ DI GESTIONE E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI ........................... 14

2.1.1. Data e forma della designazione formale che autorizza

l'Autorità di Gestione a svolgere le proprie funzioni ........................... 14

2.1.2. Indicazione delle funzioni e dei compiti svolti direttamente

dall'Autorità di Gestione .................................................................... 14

2.1.3. Funzioni formalmente delegate dall'autorità di gestione

(funzioni, organismi intermedi, tipo di delega) .................................. 16

2.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI GESTIONE ....................................... 20

2.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità

(compreso il numero approssimativo dei posti assegnati) .................. 20

2.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'Autorità di

Gestione/degli organismi intermedi (data e riferimento) ............................ 24

2.2.3. Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle

operazioni nonché delle procedure destinate a garantirne la conformità alle

norme comunitarie e nazionali applicabili per l'intero periodo di attuazione

(articolo 60, lettera a) del regolamento (CE) n. 1083/2006) ........................ 28

2.2.4. Verifica delle operazioni (Articolo 60, lettera b) del regolamento (CE)

n. 1083/2006 del Consiglio) ................................................................... 31

2.2.5. Trattamento delle domande di rimborso ............................... 42

2.2.6. Descrizione del modo in cui l'autorità di gestione trasmetterà le

informazioni all'autorità di certificazione .................................................. 50

2.2.7. Norme di ammissibilità stabilite dallo Stato membro e applicabili al

programma operativo ............................................................................ 52

2.3. NEL CASO IN CUI LO STESSO ORGANISMO SIA DESIGNATO SIA COME AUTORITÀ

DI GESTIONE CHE COME AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE DESCRIVERE IN CHE MODO

VIENE GARANTITA LA SEPARAZIONE DELLE FUNZIONI .......................................... 53

2.4. APPALTI PUBBLICI, AIUTI DI STATO, PARI OPPORTUNITÀ, NORME AMBIENTALI . 53

2.4.1. Istruzioni e orientamenti sulle norme applicabili .......................... 53

2.4.2. Provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme

applicabili, per esempio, controlli relativi alla gestione, verifiche, audit ......... 56

2.5. PISTA DI CONTROLLO ........................................................................ 58

2.5.1. Descrizione del modo in cui le prescrizioni dell'articolo 15 saranno

applicate al programma e/o a singole priorità ........................................... 59

2.5.2. Istruzioni date riguardo alla conservazione dei documenti

giustificativi da parte dei beneficiari (data e riferimento) ............................ 62

2.6. IRREGOLARITÀ E RECUPERI ............................................................. 63

2.6.1. Istruzioni relative alla segnalazione e alla rettifica delle irregolarità

nonché alla registrazione del debito e ai recuperi dei pagamenti non dovuti

(data e riferimento) .............................................................................. 63

2.6.2. Descrizione della procedura per conformarsi all'obbligo di segnalare le

irregolarità alla Commissione a norma dell'articolo 28 ................................ 64

3. ORGANISMI INTERMEDI ....................................................................... 69

3.1. L'ORGANISMO INTERMEDIO E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI ........................ 71

3.1.1. Indicazione delle funzioni e dei compiti principali svolti dagli

organismi intermedi .............................................................................. 71

3.2. ORGANIZZAZIONE DI CIASCUN ORGANISMO INTERMEDIO ........................... 71


(compreso il numero approssimativo dei posti assegnati) ........................... 71

3.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'organismo intermedio

(data e riferimento) ............................................................................ 116


operazioni (se non già fornita al punto 2.2.3) .......................................... 119

3.2.4. Verifica delle operazioni (Articolo 60, lettera b) del regolamento (CE)

n. 1083/2006 del Consiglio) (se non già descritta al punto 2.2.4) ............... 119

3.2.5. Descrizione delle procedure relative al trattamento delle domande di

rimborso (se non già fornita al punto 2.2.5) ............................................ 120

4. AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE ............................................................ 121

4.1. L'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI ................ 121

4.1.1. Data e forma della designazione formale che autorizza l'autorità di

certificazione a svolgere le proprie funzioni ............................................ 121

4.1.2. Indicazione delle funzioni svolte dall'autorità di certificazione ...... 121

4.1.3. Funzioni formalmente delegate dall'autorità di certificazione

(funzioni, organismi intermedi, tipo di delega) ........................................ 122

4.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE ............................ 124


(compreso il numero approssimativo dei posti assegnati) ......................... 124


Certificazione (data e riferimento) ........................................................ 126

4.3. CERTIFICAZIONE DELLE DICHIARAZIONI DI SPESA ................................... 129

4.3.1. Descrizione delle procedure relative alla redazione, alla certificazione

e alla presentazione delle dichiarazioni di spesa alla Commissione ............. 129

4.3.2. Descrizione dei provvedimenti presi dall'Autorità di Certificazione per

assicurare il rispetto delle prescrizioni di cui all'articolo 61 del regolamento

(CE) n. 1083/2006 del Consiglio ............................................................ 135

4.3.3. Disposizioni riguardanti l'accesso dell'autorità di certificazione alle

informazioni dettagliate sulle operazioni, sulle verifiche e sugli audit effettuati

dall’autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dall'autorità di audit ... 136

4.4. SISTEMA CONTABILE ....................................................................... 137

4.4.1. Descrizione del sistema contabile che va istituito e utilizzato come

base per la certificazione delle spese della Commissione ........................... 137

4.4.2. Grado di dettaglio del sistema contabile .................................... 143

4.5. IMPORTI RECUPERATI ...................................................................... 143

4.5.1. Descrizione del modo per garantire un rapido recupero del sostegno

comunitario ....................................................................................... 143

4.5.2. Disposizioni prese per tenere il registro dei debitori e per detrarre gli

importi recuperati dalla spesa da dichiarare. ........................................... 145

5. AUTORITÀ DI AUDIT E ORGANISMI DI CONTROLLO ................................ 146

5.1. DESCRIZIONE DEI PRINCIPALI COMPITI E DELLE INTERCONNESSIONI

DELL'AUTORITÀ DI AUDIT CON GLI ORGANISMI DI CONTROLLO SOTTO LA SUA

RESPONSABILITÀ ...................................................................................... 146

5.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI AUDIT E DEGLI ORGANISMI DI CONTROLLO

SOTTO LA SUA RESPONSABILITÀ .................................................................. 148

5.2.1. Organigrammi (compreso il numero di posti assegnati) ............... 148

5.2.2. Disposizioni volte a garantire l'indipendenza .............................. 149

5.2.3. Qualifiche o esperienze richieste .............................................. 150

5.2.4. Descrizione delle procedure per controllare l'attuazione delle

raccomandazioni e dei provvedimenti correttivi indicati nei rapporti di audit 151

5.2.5. Descrizione delle procedure relative alla supervisione del lavoro degli

altri organismi di controllo sotto la responsabilità dell'autorità di audit (se

pertinente) ........................................................................................ 152

5.3. RAPPORTO ANNUALE DI CONTROLLO E DICHIARAZIONI DI CHIUSURA ........... 153

5.3.1. Descrizione delle procedure relative alla redazione del rapporto

annuale di controllo e delle dichiarazioni di chiusura ................................ 153

5.4. DESIGNAZIONE DELL'ORGANISMO DI CONTROLLO COORDINATORE ... 157

5.4.1. Descrizione del ruolo dell'organismo di controllo coordinatore, se

pertinente ......................................................................................... 157

5.5. FLOW CHART DESCRIZIONE ADEMPIMENTI ATTIVITÀ PREVISTE DALL’ART. 62 DEL

REGOLAMENTO 1083/2006 .......................................................................... 158

5.6. DEFINIZIONE STRATEGIA DI AUDIT (ALLEGATO 5 DEL REGOLAMENTO 1828/2006)

160

6. SISTEMA INFORMATICO (ARTICOLO 60, LETTERA C) DEL REGOLAMENTO (CE)

N. 1083/2006 DEL CONSIGLIO) .................................................................. 161

6.1. DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO COMPRESO IL DIAGRAMMA (Sistema

centrale o comune di reti o sistema decentrato con collegamenti tra i sistemi) ............. 161

6.1.1. Modalità di accesso agli applicativi ........................................... 176

6.1.2. Rilascio delle credenziali di accesso .......................................... 177

6.1.3. Gestione dei profili autorizzativi ............................................... 178

6.1.4. Policy di backup per il SIF-ER .................................................. 179

1

PREMESSA

Il presente documento rappresenta la descrizione dei sistemi di gestione e controllo ai sensi del

Regolamento 1083/2006 redatto in conformità all’allegato XII del Reg. 1828/2006 “Descrizione

dei sistemi di gestione e di controllo”, aggiornata al 12.11.2012.

Nello specifico, rispetto alla versione trasmessa alla Commissione Europea via SFC in data

24.2.2009 insieme al parere dell’IGRUE (organo designato sulla conformità dei sistemi in base

agli artt.58-62 del Reg. 1083/2006) e successivamente approvata dalla Commissione Europea

con comunicazione Prot. 006086 del 14.04.2009, aggiornato al 19.10.2009, al 30.10.2010 e al

15.11.2011, sono intervenute le seguenti modifiche che riguardano sia l’Autorità di Gestione

(AdG) che gli Organismi Intermedi (OI):

• l’adeguamento dell’organigramma dell’AdG a seguito dei fisiologici processi di turn over e

l’aggiornamento delle denominazione del Servizio “Istruzione e integrazione fra i sistemi

Formativi” in Servizio “Istruzione” a partire dalla data della DGR n. 221 del 27 febbraio

2012. Con determinazione n. 3738 del 22 marzo 2012 si è proceduto alla proroga degli

incarichi di posizione organizzative in scadenza al 31 marzo 2012 e sono state definite

nuove dipendenze funzionali all’interno della AdG . Inoltre, in data 24/5/2012 con determina

n. 6927 è stata assegnata una posizione organizzativa nella direzione generale

cultura, formazione e lavoro;

• la predisposizione della nuova pista di controllo dell’AdG “Incentivi”;

• l’aggiornamento dei riferimenti degli Organismi Intermedi (§ 1.3.2 - nuovo indirizzo della

struttura di Ferrara da maggio 2012) e degli organismi responsabili dell’esecuzione dei

pagamenti (§2.2.5 – nuovo indirizzo di posta elettronica del servizio di Piacenza per nuovo

incarico a decorrere dal 1/3/2012 attribuito con Det. del Direttore Generale n. 347 del

24/2/2012; Reggio Emilia dal 29/03/2012 eroga i contributi attraverso la Ragioneria in

alternativa alla modalità in conto sospeso attraverso il Tesoriere);

• le modifiche di organigramma e/o funzionigramma degli O.I a seguito dell’aggiornamento

delle informazioni (processi di turn over di personale) sulla struttura organizzativa nelle

Province di: Bologna (dal 30/03/2012), Modena (dal 01/01/2012), Piacenza (fisiologici

processi di turn over), Ravenna (dal 28/03/2012), Reggio Emilia (dal 26/09/2012);

• le modifiche di organigramma e/o funzionigramma degli O.I a seguito delle variazioni nella

struttura organizzativa nelle Province di:

- Forlì-Cesena dal 27/09/2012 (fisiologici processi di turn over. La provincia ha deciso

di eliminare dall’organigramma la Posizione Organizzativa Istruzione perché non

partecipa alla gestione delle azioni FSE);

2

- Rimini dal 28/03/2012 (fisiologici processi di turn over - cambiamento della

denominazione degli uffici esistenti e aggiunta di un Ufficio nella PO Gestione

Formazione Professionale e Scuola);

• le nuove revisioni delle piste di controllo (Province di Bologna dal 30/03/2012, Forlì-Cesena

dal 30/3/2012, Modena dal 26/03/2012, Ravenna dal 31/10/2012, Reggio Emilia dal

31/10/2012 e Rimini dal 31/10/2012; Consorzio Spinner dal 8/11/2012) e l’aggiunta di

nuove piste (Voucher e Conferimento incarichi professionali per la provincia di Bologna dal

30/03/2012 , Conferimento incarichi professionali per la provincia Forlì-Cesena e Voucher

per la provincia di Ravenna dal 31/10/2012).

Per quanto riguarda l’Autorità di Certificazione (cap. 4) è stato aggiornato l’organigramma e la

descrizione degli obiettivi della struttura.

Per quanto riguarda l’Autorità di Audit (cap. 5) è stato aggiornato in particolare l’organigramma

e le descrizioni del nuovo contratto di assistenza tecnica e del personale assegnato.

Per quanto riguarda il Sistema Informativo (cap. 6), le modifiche hanno riguardato:

• A Portale SIF-ER

• F.7 Applicativo per la preiscrizione dei ragazzi a percorsi a qualifica

• F.8 Procedura di integrazione con Orienter e con il sito

http://formazionelavoro.regione.emilia-romagna.it/

• 6.1.3 Gestione dei profili autorizzativi

Infine si ricordano le modifiche ed integrazioni regolamentari intervenute nel periodo 2009-2010

(di seguito segnalate solo dalla dicitura s.m.i.):

• Regolamento CE n.396/2009 (per estendere i tipi di costi ammissibili a un contributo del

Fse) che modifica il Regolamento CE n. 1081/2006;

• Regolamento CE n. 539/2010 (per quanto riguarda la semplificazione di taluni requisiti e

talune disposizioni relative alla gestione finanziaria) e Regolamento CE n. 284/2009 (per

quanto riguarda alcune disposizioni relative alla gestione finanziaria) che modificano il

Regolamento CE n. 1083/2006;

• Regolamento CE N. 846/2009 che modifica il Regolamento CE n. 1828/2006.

Si allegano alla presente:

Documentazione/atti:

Autorità di Gestione

3

• DGR n. 1681 del 12 novembre 2007 “Programma Operativo della Regione Emilia -

Romagna FSE Obiettivo 2 “competitività regionale e occupazione” 2007-2013 – Presa

d’atto della decisione di approvazione della Commissione Europea ed individuazione

dell’Autorità di Gestione e delle relative funzioni e degli Organismi Intermedi”; la

decisione della Commissione Europea C(2011)7957 del 10/11/2011, di approvazione

delle modifiche richieste dalla Regione, registrata con PG.2011.0280046 del 17/11/2011;

• Determina n. 196 del 14 gennaio 2008 ”Struttura dell’Autorità di Gestione”;

• Determina n. 2874 del 17 marzo 2008 “Adeguamento della descrizione della struttura e

delle funzioni dell’Autorità di Gestione in coerenza alla delibera della Giunta Regionale n.

1681/07 ed a seguito del riassetto interno delle Direzioni Generali approvato con la

suddetta Delibera della Giunta Regionale n. 99/2008"; Determina n. 1377 del 20

settembre 2010 “Revisione dell'assetto organizzativo di alcune Direzioni Generali”;

• DGR n. 503 del 16 aprile 2007 “Linee di programmazione e indirizzi per il sistema

formativo e per il lavoro 2007/2010”; Deliberazione dell’Assemblea legislativa della

Regione Emilia-Romagna n. 38 del 29/03/2011 “Linee di programmazione e indirizzi per

il sistema formativo e per il lavoro 2011/2013. (Proposta della Giunta regionale in data

07/03/2011, n. 296)”;

• DGR n. 680 del 14 maggio 2007 “Accordo fra Regione e Province dell'Emilia-Romagna

per il coordinamento della programmazione 2007/2009 per il sistema formativo e per il

lavoro (L.R. 12/2003 – L.R. 17/2005)”; DGR n. 532 del 18/04/2011 “Approvazione di un

Accordo fra Regione e Province dell’Emilia-Romagna per il coordinamento della

programmazione 2011/2013 per il sistema formativo e per il Lavoro (L.R. 12/03 – L.R.

17/5) in attuazione della delibera di G.R. 503/07” e ss.mm. e integrazioni (DGR

105/2012 e 622/2012);

• DGR n. 237 del 25 febbraio 2008 “Individuazione dell'Organismo Intermedio per la

gestione della sovvenzione globale, approvazione del progetto esecutivo e assegnazione

del finanziamento” in attuazione della DGR n. 1953/07;

• DGR n. 1646 del 2 novembre 2009 “Approvazione dei principi per il ricorso alle

semplificazioni previste dal Regolamento (CE) 396/2009 e del costo orario standard

dell'indennità di partecipazione alle politiche attive dei lavoratori interessati da

ammortizzatori sociali in deroga”;

• DGR n. 105 dell’1 febbraio 2010 a revisione delle Disposizioni in merito alla

programmazione, gestione e controllo delle attività formative e delle politiche attive del

lavoro, di cui alla DGR 140/2008; successiva integrazione con DGR 1428/2010,

pubblicata sul BUR n. 130 del 05.10.2010, per la realizzazione delle attività finanziate a

costi standard; DGR n.1568/2011 per l’applicazione e sperimentazione a partire dall'anno

4

2012 della standardizzazione dei contributi finanziari di ulteriori tipologie di percorsi

formativi;

• Determina n. 3728/2012 del 22 marzo 2012 per l’approvazione dell'elenco delle principali

irregolarita', di cui alla DGR 105/2010, ai fini della semplificazione e dell'uniformità dei

controlli nelle operazioni finanziate a costi standard (si applica su tutte le attività

formative finanziate a costi standard oggetto di Avviso pubblico emanato a partire dal

giorno successivo alla pubblicazione sul Bollettino Ufficiale Telematico della Regione

Emilia-Romagna - BURERT n. 61 dell’11/4/2012): a seguito dell’introduzione dei costi

standard quale parametro di finanziamento in applicazione dei principi semplificazione

introdotti dai regolamenti europei e in mancanza di costi reali il cui mancato

riconoscimento costituisce già una forma di quantificazione di eventuali irregolarità, con

tale atto si è proceduto ad individuare i criteri per la rideterminazione del contributo che

le fattispecie di irregolarità che comportano una riduzione del finanziamento e/o il

mancato riconoscimento di alcune spese;

• Determina n. 3933/2012 del 27 marzo 2012 per la definizione del processo informativo di

controllo dei dati relativi agli interventi "anticrisi" a supporto della certificazione della

spesa all'UE: Data la complessità del processo di controllo degli interventi anticrisi e

considerato che le informazioni necessarie al presidio sono registrate in diversi sistemi

informativi già in dotazione all’AdG, si è proceduto, con questo atto , alla definizione e

descrizione del processo di controllo che consente il raccordo delle informazioni

contenute nei diversi sistemi informativi ai fini della gestione, del monitoraggio, del

controllo e della certificazione della spesa degli interventi anticrisi;

• DGR n. 384 del 2 aprile 2012 per la mancata riscossione di crediti di importo non

superiore a € 12,00: Per crediti di importo limitato (valore non superiore ai 12,00€) ,

valutati i costi connessi alla riscossione di crediti non correlati in modo proporzionale e

diretto all’importo da rscuotere, l’AdG ha ritenuto opportuno di non procedere alla

riscossione di tali crediti per ragioni di economicità. Si evidenzia che gli importi non

incassati non vengono dichiarati nelle proposte periodiche di certificazione della spesa

presentate dalla Autorità di Gestione alla Autorità di Certificazione garantendo, in tal

modo, la correttezza degli importi certificati in base agli esiti dei controlli e , al

contempo, l’integrità dei conti senza recare danno al Bilancio comunitario;

• Determina 14165 dell’ 08/11/2012 “Catalogo Regionale dell'offerta a qualifica:

disposizioni attuative per l'erogazione degli assegni formativi (voucher) di cui alla dgr n.

1134/2011 - modifica e integrazioni alla determinazione n. 12718/2011” (si applica a

partire dal 8/11/2012): Al fine di dettagliare meglio quanto precedentemente disciplinato

si è proceduto a definire il processo per la gestione, il controllo e l’erogazione degli

assegni formativi (voucher) del catalogo regionale dell’offerta a qualifica. Il sistema di

5

gestione e controllo del modello voucher si articola in 3 fasi e, in ognuna di esse,

vengono dettagliate le attività svolte dagli interlocutori coinvolti : destinatari, soggetti

attuatori e Pubblica Amministrazione;

• Delibera di Giunta Regionale n. 510 del 23 aprile 2012 “Disposizioni per l'attuazione della

misura di agevolazione finanziaria alle imprese per l'assunzione e la stabilizzazione di

giovani. Anno 2012” come modificata dalla successiva Delibera n. 1149/2012 e

Determina n. 9997/2012 “Approvazione pista di controllo incentivi di cui alla DGR n.

510/2012” (pubblicazione sul BURET n. 83 del 23 maggio 2012): dall’analisi

dell’andamento del mercato del lavoro è emerso che, da una parte, i giovani incontrano

molte difficoltà ad entrare in modo qualificato nel mercato del lavoro e dall’altra le

imprese lamentano la mancanza di tecnici qualificati ai diversi livelli. Dalla necessità di

fare incontrare “domanda” e “offerta” di lavoro, l’AdG ha programmato un intervento

straordinario rivolto ai giovani e alle imprese, tenendo ben presente che le modalità di

programmazione, attuazione e valutazione debbano far sì che questo intervento

straordinario rappresenti una occasione per passare da singole esperienze di raccordo tra

formazione e lavoro a “ponti e transizioni codificate“ per un inserimento qualificato nel

mercato del lavoro. Le azioni per l’inserimento e la stabilizzazione si rivolgono a giovani

dai 18 fino a 34 anni appartenenti alle tipologie di “disoccupati e inoccupati ” e

“discontinui”. Il processo di gestione e controllo è stato delineato nella determina n.

9997/2012 dalla quale è scaturita la nuova pista di controllo per l’attuazione delle misure

di agevolazione finanziaria alle imprese nell’ambito degli interventi per l’occupazione e la

stabilizzazione allegata alla nuova revisione della Descrizione;

• Criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza 2007-2013 che si è svolto in

data 31 gennaio 2008;

• Piano dell’attività formativa svolta dal personale dell’AdG;

• Determina n. 17002 del 29/12/2011 di adozione della Descrizione del Sistema di gestione

e Controllo, aggiornata al 2011, e del “Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione”

in revisione 4 quale allegato al suddetto documento.

Autorità di Certificazione

• Delibera della Giunta Regionale n. 99 del 28/01/2008 “Riassetto Interno delle Direzioni

Generali”;

• Determinazione n. 1369 del 14/02/2008 fra il Direttore Generale pro tempore

dell’Autorità di Certificazione ed il Direttore di AGREA;

• Legge regionale 21/2001 istitutiva di Agrea;

• Determina n. 5298 del 12/05/2008 “Individuazione collaboratori regionali per

l'espletamento delle funzioni relative all'Autorità di Certificazione;

6

• Determina n. 4082 del 14/04/2008 “Delega attività di funzioni relative all'Autorità di

Certificazione”;

• Determina del Direttore AGREA del 10/02/2010 n. 119, approvata con Delibera di Giunta

del 21/06/2010 n. 823;

• Delibera di Giunta n. 113 del 31/01/2011 (nomina del Direttore Generale della Direzione

Generale Centrale Risorse Finanziarie e patrimonio) e Determina n.1861 del 21/02/2011

(nomina del dirigente delegato delle funzioni dell'Autorità di certificazione in caso di

assenza o impedimento del titolare);

• Determina della Direzione Generale Risorse Finanziarie e Patrimonio n. 8242 del 11 luglio

2008, Determina della Direzione Generale Centrale Risorse Finanziarie e Patrimonio

n.13011 del 4 dicembre 2009 e Determina della Direzione Generale Centrale Risorse

Finanziarie e Patrimonio n.14162 del 6 dicembre 2010 di approvazione e revisione del

Manuale;

• “Manuale delle procedure dell’Autorità di Certificazione”;

• Pista di controllo per le funzioni dell’Autorità di Certificazione.

Autorità di Audit


Generali”;

• Determina n. 3168 del 25 marzo 2008 “Definizione di funzioni e responsabilità all’interno

del servizio Autorità di Audit;

• Determina del Direttore Generale n. 8401 del 15/07/2008 di approvazione del Manuale

delle procedure dell’AdA e manuale allegato;

• Determina del Direttore Generale n. 7724 del 02/07/2008 di adozione della strategia di

audit;

• Determina del Direttore Generale n. 277 del 27.1.2009 “Presa d'atto delle modifiche

apportate alla strategia di Audit relativa al Fondo Sociale Europeo e alla strategia relativa

al Fondo Europeo di Sviluppo Regionale definite con determina n. 7724/08.

Diagrammi:

• Allegato 1: Organigrammi dei Servizi che compongono l’Autorità di Gestione FSE;

• Allegato 2: Piste di controllo dell’AdG (formazione; acquisizione di beni e servizi;

erogazione di voucher, crisi, cataloghi di offerta, conferimento incarichi professionali,

incentivi);

• Allegato 3: Piste di controllo Provincia di Bologna (formazione; acquisizione di beni e

servizi,erogazione di voucher e conferimento incarichi professionali);

7

• Allegato 4: Piste di controllo Provincia di Ferrara (formazione; acquisizione di beni e

servizi);

• Allegato 5: Piste di controllo Provincia di Forlì-Cesena (formazione; acquisizione di beni e

servizi; erogazione di voucher);

• Allegato 6: Piste di controllo Provincia di Modena (formazione; acquisizione di beni e


• Allegato 7: Piste di controllo Provincia di Parma (formazione; acquisizione di beni e


• Allegato 8: Piste di controllo Provincia di Ravenna (formazione, erogazione voucher);

• Allegato 9: Piste di controllo Provincia di Rimini (formazione; acquisizione di beni e


• Allegato 10: Piste di controllo Provincia di Piacenza (formazione; acquisizione di beni e


• Allegato 11: Piste di controllo Provincia di Reggio Emilia (formazione; acquisizione di beni

e servizi; erogazione di voucher);

• Allegato 12: Piste di controllo Consorzio Spinner (acquisizione di beni e servizi;

erogazione di voucher);

• Allegato 13: Organigrammi degli Organismi Intermedi dell’AdG;

• Allegato 14: Pista di controllo Autorità di Certificazione;

8

1. DATI GENERALI

1.1. INFORMAZIONI PRESENTATE DA:

• Stato membro: ITALIA-REGIONE EMILIA-ROMAGNA

Titolo del programma: Programma Operativo Obiettivo 2 Fondo Sociale Europeo Regione

Emilia Romagna – 2007-2013

CCI: 2007IT052PO002

• Denominazione del referente principale, compresi e-mail e numero di fax:

(organismo responsabile del coordinamento delle descrizioni)

Regione Emilia-Romagna - Assessorato Scuola, Formazione Professionale, Università e

Ricerca, Lavoro- Direzione Generale cultura, formazione e lavoro

Indirizzo: Viale Aldo Moro, 38 – 40127 Bologna

Posta elettronica: [email protected]

N° Fax: 051 5273954

Referente: Dirigente pro-tempore Dott.ssa Cristina Balboni

1.2. LE INFORMAZIONI FORNITE DESCRIVONO LA SITUAZIONE AL:

Il presente documento fornisce informazioni al 12/11/2012.

1.3. STRUTTURA DEL SISTEMA

(Informazioni generali e diagramma indicante i rapporti organizzativi tra gli

organismi partecipanti al sistema di gestione e di controllo)

Nel rispetto del principio della separazione delle funzioni di cui all’art. 58, lettera b), del

Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i., al fine di garantire l’efficace e corretta

attuazione del Programma Operativo e il corretto funzionamento del sistema di gestione e

controllo, sono individuate tre Autorità: l’Autorità di Gestione, l’Autorità di Certificazione e

l’Autorità di Audit.

L’organigramma seguente riporta i rapporti organizzativi tra gli organismi partecipanti al sistema

di gestione e di controllo.

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1.3.1. Autorità di Gestione (Denominazione, indirizzo e referente

dell'autorità di gestione)

L’Autorità di Gestione è responsabile della gestione e attuazione del Programma Operativo

conformemente al principio di buona e sana gestione amministrativa e finanziaria.

Struttura competente: Direzione Generale cultura, formazione e lavoro



Referente: Dirigente pro-tempore Dott.ssa Cristina Balboni

1.3.2. Organismi Intermedi (Denominazione, indirizzo e referente degli

organismi intermedi)

I riferimenti degli Organismi Intermedi sono di seguito riportati:

Organismo intermedio: Provincia di Bologna

Indirizzo: Via A. Zamboni, 13 - 40126 Bologna

Posta elettronica: laura.venturi@ provincia.bologna.it

Referente: Dott.ssa Laura Venturi - Settore Servizi alla Persona e alla Comunità

Organismo intermedio: Provincia di Reggio Emilia

Indirizzo: P.zza San Giovanni, 4 - 42100 Reggio Emilia


Referente: Dott.ssa Loredana Dolci - Servizio Lavoro Formazione Professionale e Risorse

Umane

Organismo intermedio: Provincia di Parma

Indirizzo: Viale Martiri della Libertà 15 (palazzo Giordani) - 43100 Parma

Posta elettronica:[email protected]

Referente: Dott. Gabriele Marzano - Servizio Formazione Professionale e Politiche Attive del

Lavoro

Organismo intermedio: Provincia di Piacenza

Indirizzo: Via Mazzini 62 - 29121 Piacenza


Referente: Dott.ssa Manuela Moreni - Settore Welfare, Lavoro e Formazione Professionale

11

Organismo intermedio: Provincia di Forlì-Cesena

Indirizzo: P.zza G.B. Morgagni, 9 - 47121 Forlì-Cesena


Referente: D.ssa Paola Monica Francesca Franchi - Servizio Istruzione, Formazione e Politiche

del Lavoro

Organismo intermedio: Provincia di Modena

Indirizzo: Via delle Costellazioni, 180 - 41100 Modena


Referente: Dott. Valerio Vignoli - Area Welfare

Organismo intermedio: Provincia di Ferrara

Indirizzo: Via Cairoli n. 30 e Via Madama 35 – 44121 Ferrara


Referente: Dott.ssa Barbara Celati - Servizio Politiche del Lavoro e Formazione Professionale

Organismo intermedio: Provincia di Rimini

Indirizzo: Via Dario Campana, 64 47922 Rimini


Referente: Dott.ssa Annamaria Diterlizzi - Servizio Sistema Educativo, Formativo e Politiche del

Lavoro

Organismo intermedio: Provincia di Ravenna

Indirizzo: P.zza Caduti per la Libertà, 2/4 -48100 Ravenna


Referente: Dott. Andrea Panzavolta - Settore Formazione, Lavoro e Istruzione

Organismo intermedio: Consorzio Spinner

Indirizzo: via Martelli n. 22/24, 40138 Bologna


Referente: Dott. Paolo Bonaretti

12

1.3.3. Autorità di Certificazione (Denominazione, indirizzo e referente

dell'autorità di certificazione)

L’Autorità di Certificazione è responsabile della corretta certificazione delle spese erogate a

valere sui fondi comunitari/statali per l’attuazione del programma operativo.

Questa funzione è attribuita alla struttura sottoindicata:

Struttura competente: Direzione Generale Centrale Risorse Finanziarie e Patrimonio



Referente: Dirigente pro-tempore Dott. Onello Pignatti

1.3.4. Autorità di Audit e organismi di controllo (Denominazione,

indirizzo e referente dell'autorità di audit e degli altri organismi di controllo)

L’Autorità di Audit è responsabile della verifica dell’efficace funzionamento del sistema di

gestione e di controllo.

Questa funzione è attribuita alla struttura sottoindicata:

Struttura competente: Direzione Generale Programmazione territoriale e negoziata, intese.

Relazioni europee e relazioni internazionali- Responsabile della Direzione Generale Programmi e

intese, relazioni europee e cooperazione internazionale



Referente: Dirigente pro-tempore Dott. Enrico Cocchi

1.4. ORIENTAMENTI FORNITI ALLE AUTORITÀ DI GESTIONE E DI

CERTIFICAZIONE NONCHÉ AGLI ORGANISMI INTERMEDI PER GARANTIRE

LA SANA GESTIONE FINANZIARIA DEI FONDI STRUTTURALI (DATA E

RIFERIMENTO)

L’Organismo nazionale di coordinamento delle Autorità di Audit, individuato ai sensi dell’art. 73

del regolamento presso il Dipartimento della Ragioneria dello Stato del Ministero dell’Economia

e delle Finanze, svolge un’azione di orientamento e di impulso diretta a garantire la corretta

applicazione dei sistemi di gestione e di controllo previsti dalla normativa comunitaria, anche

13

attraverso l’emanazione di linee guida e manuali sugli adempimenti e sulle procedure e

metodologie, finalizzate ad assicurare una sana gestione finanziaria.

Di seguito si riportano i dati di identificazione della documentazione elaborata dall’Igrue:

• Ministero dell’Economia e delle Finanze. Ragioneria Generale dello Stato – IGRUE -

“Linee Guida sui sistemi di gestione e controllo per la Programmazione 2007-2013” Roma

19 aprile 2007;

• Ministero dell’Economia e delle Finanze – Manuale di Conformità dei sistemi di gestione e

controllo - Intervento 9 - Roma 27 aprile 2007;

• Circolare n. 34 del 8 novembre 2007 del Ministero dell’Economia e delle Finanze –

Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato – IGRUE.

Inoltre, la Regione Emilia-Romagna ha redatto le “Disposizioni in merito alla programmazione e

gestione delle attività formative e delle politiche attive del lavoro (comprensivo delle disposizioni

di cui al Capo II, sezione III della L.R. 12/03)”, condivise in sede di Commissione

Interistituzionale e Commissione Tripartita in data 24/1/2008, ed approvate con DGR n. 140

dell’11/02/2008. Successivamente le stesse sono state oggetto di revisione mediante la DGR n.

105 dell’1 febbraio 2010: quest’ultima è stata, inoltre, integrata dalla DGR n.1428/2010 per la

realizzazione delle attività finanziate a costi standard.

Tale documento contiene i riferimenti per la programmazione, la gestione fisico-finanziaria delle

operazioni cofinanziate con il Fondo Sociale Europeo e tutti gli aspetti trasversali (informazione

e pubblicità, irregolarità e sanzioni, aiuti di stato, ecc.).

Infine, con DGR n.1568/2011 è stata approvata l’estensione della standardizzazione dei

contributi finanziari a nuove tipologie di percorsi formativi.

Il documento è stato diffuso a tutti gli attori del sistema attraverso la pubblicazione sul

Bollettino Ufficiale, sul sito regionale della formazione http://formazionelavoro.regione.emilia-

romagna.it/ e tramite specifici incontri.

14

2. AUTORITÀ DI GESTIONE

2.1. L'AUTORITÀ DI GESTIONE E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI

2.1.1. Data e forma della designazione formale che autorizza

l'Autorità di Gestione a svolgere le proprie funzioni

La designazione dell’Autorità di Gestione è avvenuta con le seguenti deliberazioni:

• Delibera dell’Assemblea Legislativa della Regione Emilia-Romagna n. 101 del 1° marzo

2007 che approva la proposta del Programma Operativo regionale (in seguito POR FSE

2007-2013), formulata dalla Giunta regionale con deliberazione n. 159 del 12 febbraio

2007;

• Delibera di Giunta Regionale n. 1681 del 12/11/2007 “Programma Operativo della

Regione Emilia-Romagna FSE Obiettivo 2 “competitività regionale e occupazione” 2007-

2013 – Presa d’atto della decisione di approvazione della Commissione Europea ed

individuazione dell’Autorità di Gestione e delle relative funzioni e degli Organismi

Intermedi”.

2.1.2. Indicazione delle funzioni e dei compiti svolti direttamente

dall'Autorità di Gestione

L’Autorità di Gestione adempie a tutte le funzioni corrispondenti a quanto definito dal

Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i., secondo le modalità attuative definite dal

Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006 e s.m.i..

In particolare, come previsto al paragrafo 5.1.1 del POR, essa è tenuta a:

a) garantire che le operazioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate

conformemente ai criteri applicabili al Programma Operativo e rispettino la vigente

normativa comunitaria e nazionale per l’intero periodo di attuazione;

b) informare il Comitato di Sorveglianza sui risultati della verifica di cui al par. 5.3.1. del

POR FSE 2007-2013;

c) accertarsi, se del caso, anche mediante verifiche in loco su base campionaria,

dell'effettiva fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, dell'esecuzione delle spese

dichiarate dai beneficiari e della conformità delle stesse alle norme comunitarie e

nazionali;

15

d) garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei

dati contabili relativi a ciascuna operazione attuata nell'ambito del Programma Operativo,

e assicurare la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria,

la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione;

e) garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni

adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per

tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali;

f) garantire che le valutazioni del Programma Operativo siano svolte conformemente all’art.

47 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i.;

g) stabilire procedure tali per far sì che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit

necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di

originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90, per i tre anni

successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni

soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la

chiusura parziale;

h) garantire che l’Autorità di Certificazione riceva tutte le informazioni necessarie in merito

alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione;

i) guidare i lavori del Comitato di Sorveglianza e trasmettergli i documenti per consentire

una sorveglianza qualitativa dell'attuazione del Programma Operativo;

j) elaborare e presentare alla Commissione, previa approvazione del Comitato di

Sorveglianza, i Rapporti annuali e finale di esecuzione, nei termini previsti e in accordo

con le richieste della Commissione;

k) garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti

all'articolo 69 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i.;

l) nel quadro dell’iniziativa “Regions for economic change”:

○ prevedere, i necessari dispositivi per integrare nel processo di programmazione i

progetti innovativi derivanti dai risultati delle reti nelle quali la Regione è coinvolta;

○ consentire la presenza, nel Comitato di Sorveglianza, di un rappresentante (in

qualità di osservatore) di tali reti per riferire sullo stato delle attività della rete;

○ prevedere almeno una volta l’anno un punto all’OdG del Comitato di Sorveglianza

nel quale si illustrano le attività della rete e si discutono i suggerimenti pertinenti per

il Programma.

L'Autorità di Gestione assicura altresì l'impiego di sistemi e procedure per garantire l'adozione di

un'adeguata pista di controllo, nonché di procedure di informazione e di sorveglianza per le

irregolarità e il recupero degli importi indebitamente versati.

16

L’Autorità di Gestione, per esercitare le proprie funzioni di gestione e attuazione del Programma

Operativo compreso il coordinamento delle attività delle strutture implicate nell’attuazione, si

avvale del supporto dell'assistenza tecnica e di adeguate risorse umane e materiali.

2.1.3. Funzioni formalmente delegate dall'autorità di gestione

(funzioni, organismi intermedi, tipo di delega)

Nel POR FSE “Obiettivo competitività regionale ed occupazione” 2007-2013, la Regione Emilia-

Romagna ha esplicitato di attribuire la qualifica di Organismo Intermedio alle nove

Amministrazioni Provinciali.

Successivamente con DGR n. 503 del 16 aprile 2007 “Linee di programmazione e indirizzi per il

sistema formativo e per il lavoro 2007/2010” e con DGR n. 680 del 13/5/2007 “Accordo fra

Regione e Province dell'Emilia-Romagna per il coordinamento della programmazione 2007/2009

per il sistema formativo e per il lavoro (L.R. 12/2003 – L.R. 17/2005)”, sono state definite le

azioni di competenza di Regione e Amministrazioni Provinciali in qualità di Organismi Intermedi.

Per il coordinamento della programmazione 2011/2013 tali provvedimenti sono stati

rispettivamente aggiornati con Deliberazione dell’Assemblea legislativa n. 38 del 29/03/2011 e

con DGR n. 532 del 18/04/2011.

Con le “Linee di programmazione” è stato delineato il sistema di governance regionale per la

nuova programmazione comunitaria, indicando le funzioni di programmazione territoriale delle

province e riservando alla Regione Emilia-Romagna le funzioni di monitoraggio, valutazione e

assistenza tecnica seppur in partenariato con le Amministrazioni Provinciali.

Al capitolo 2 dell’“Accordo” è riaffermato il ruolo di programmazione territoriale delle Province,

ma sono indicate anche le competenze di attuazione sulla rispettiva programmazione; queste

funzioni riguardano gli Assi di intervento del POR FSE 2007-2013 Adattabilità, Occupabilità e

Inclusione Sociale.

Con il termine “attuazione” indichiamo la gestione fisico-finanziaria delle attività, ad esclusione

delle azioni di controllo in itinere in loco e rendicontuale che la Regione attua anche per gli OI.

Il dettaglio delle funzioni di competenza delle Amministrazioni Provinciali, in quanto Organismi

Intermedi, di seguito riportate, sono contenute nel capitolo 3 dell’Accordo “Ruoli e funzioni

delegate dall’autorità di gestione agli organismi intermedi per l’attuazione del Programma

Operativo Fondo Sociale Europeo”:

• garantire che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate

conformemente ai criteri, approvati in sede di Comitato di Sorveglianza, applicabili al

17

Programma Operativo e siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per

l’intero periodo di attuazione;

• garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle azioni



• stabilire procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per

garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di

copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90 del Regolamento generale n.

1083/2006 e s.m.i., per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o,

qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi

all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale;

• garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti

all'articolo 69 del Regolamento generale n. 1083/2006 e s.m.i. attenendosi a quanto

previsto dalla Delibera di Giunta Regionale n. 1263/2004 e successive modificazioni e

integrazioni;

• sorvegliare l’attuazione degli interventi di propria competenza al fine di garantire

un’evoluzione della spesa in linea con l’esigenza di evitare il disimpegno automatico delle

risorse comunitarie previsto alla Sezione 7 del Regolamento generale n. 1083/2006 e

s.m.i.;

• adottare un sistema di gestione e controllo coerente con quanto previsto nel

Regolamento generale n. 1083/2006 e s.m.i. e nel Regolamento di applicazione n.

1828/2006 e s.m.i.;

• garantire l’applicazione della normativa comunitaria sugli aiuti di Stato, secondo le

disposizioni adottate al riguardo dalla Regione;

• procedere alla programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie secondo il

quadro delle competenze e risorse assegnate e nel rispetto della normativa comunitaria

e nazionale in materia di appalti. In particolare gli Organismi intermedi, in linea con il

sistema di accreditamento, ricorrono sempre a procedure ad evidenza pubblica per

l’attribuzione di finanziamenti relativi ad attività formative, nel rispetto della normativa

comunitaria, nazionale e regionale relativa alla concorrenza. Per le attività diverse dalla

formazione, si applicano le norme in materia di concorrenza e appalti pubblici richiamate

nel paragrafo 5.5 del POR FSE 2007-2013, nel rispetto delle direttive comunitarie e

nazionali in materia di appalti;

• programmare gli interventi e le risorse di propria competenza nel rispetto degli ambiti di

intervento disciplinati dall’Accordo, e tenendo conto delle priorità indicate nel POR FSE

2007-2013;

18

• operare, quando necessario, la revoca totale o parziale dell’impegno e/o della

liquidazione del pagamento, e, se pertinente, il recupero degli importi indebitamente

versati ai soggetti attuatori informando tempestivamente l’Autorità di Gestione per gli

adempimenti di sua competenza;

• garantire la stabilità delle operazioni di cui all’art. 57 del Regolamento (CE) n. 1083/2006

così come modificato dal Regolamento CE n. 539/2010, cioè il mantenimento per cinque

anni ovvero tre laddove lo Stato membro eserciti l’opzione di ridurre il termine, dal

completamento delle operazioni finanziate dal Programma Operativo del vincolo di

destinazione, per consentire all’Autorità di gestione di svolgere i controlli di cui al par.

5.5 del POR FSE 2007-2013;

• adoperarsi per collaborare ai controlli documentali, in loco e di altro tipo che saranno

disposti dalle competenti autorità comunitarie e nazionali;

• garantire l’implementazione del sistema informatizzato di registrazione dei dati contabili

relativi a ciascuna operazione attuata nell’ambito del Programma Operativo, e assicurare

la raccolta dei dati relativi all’attuazione necessari per la gestione finanziaria, la

sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione.

Inoltre, alla fine del 2007, come previsto dal POR FSE 2007-2013, la Regione Emilia-Romagna

ha deciso di affidare parte della gestione del POR ad un Organismo Intermediario della

Sovvenzione Globale.

Con DGR n. 1953 del 06/12/2007 è stato emanato un avviso pubblico per la selezione

dell’Organismo Intermediario della Sovvenzione Globale “Interventi per la qualificazione delle

risorse umane nel settore della ricerca e della innovazione tecnologica”.

Successivamente, con DGR n. 237 del 25/02/2008 (allegata alla presente) si è proceduto

all’individuazione dell'Organismo Intermedio per la gestione della sovvenzione globale, il

Consorzio Spinner, all’approvazione del progetto esecutivo e all’assegnazione del finanziamento

in attuazione della DGR n. 1953/07.

Con lo stesso atto è stato approvato anche lo schema di convenzione che esplicita gli obblighi

dell'Organismo Intermedio per la gestione della Sovvenzione Globale – il Consorzio Spinner - in

quanto tale (con DGR n. 79 del 24/01/2011 è stata rinnovata per il triennio 2011-2013 la

convenzione sottoscritta in data 10 marzo 2008). Nello specifico all’art. 4 della suddetta

convenzione sono precisati i seguenti obblighi e responsabilità dell’Organismo Intermedio che

corrispondono alle funzioni delegate alle Amministrazioni provinciali nell’Accordo (DGR 680/2007

successivamente aggiornata dalla DGR n. 532/2011 per il periodo 2011/2013):

19

• garantire che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate

conformemente ai criteri, approvati in sede di Comitato di Sorveglianza, applicabili al

Programma Operativo e siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per

l’intero periodo di attuazione;

• garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle azioni



• stabilire procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per

garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di

copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90 del Regolamento generale n.

1083/2006 e s.m.i., per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o,

qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi

all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale;

• garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti

all’articolo 69 del Regolamento generale n. 1083/2006 e s.m.i. attenendosi a quanto

previsto dalla Delibera di Giunta Regionale n. 105/2010 e successive modificazioni e

integrazioni;

• sorvegliare l’attuazione degli interventi di propria competenza al fine di garantire

un’evoluzione della spesa in linea con l’esigenza di evitare il disimpegno automatico delle

risorse comunitarie previsto alla Sezione 7 del Regolamento generale n. 1083/2006 e

s.m.i., e nel rispetto dei target di spesa che saranno successivamente individuati;

• adottare un sistema di gestione e controllo coerente con quello Regionale a norma del

Regolamento generale n. 1083/2006 e s.m.i. e nel Regolamento di applicazione n.

1828/2006 e s.m.i.;

• procedere alla programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie secondo il

quadro delle competenze e risorse assegnate e nel rispetto della normativa comunitaria

e nazionale in materia di appalti. In particolare gli Organismi intermedi, in linea con il

sistema di accreditamento, ricorrono sempre a procedure ad evidenza pubblica per

l’attribuzione di finanziamenti relativi ad attività formative, nel rispetto della normativa

comunitaria, nazionale e regionale relativa alla concorrenza. Per le attività diverse dalla

formazione, si applicano le norme in materia di concorrenza e appalti pubblici richiamate

nel paragrafo 5.5 del POR FSE 2007-2013, nel rispetto delle direttive comunitarie e

nazionali in materia di appalti;

• operare, quando necessario, la revoca totale o parziale dell’impegno e/o della

liquidazione del pagamento, e, se pertinente, il recupero degli importi indebitamente

versati informando tempestivamente l’Autorità di Gestione per gli adempimenti di sua

competenza;

20

• adoperarsi per collaborare ai controlli documentali, in loco e di altro tipo che saranno

disposti dalle competenti autorità comunitarie e nazionali;

• garantire un sistema per la raccolta dei dati relativi all’attuazione necessari per la

gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione; nonché

l’implementazione del sistema informatizzato di registrazione dei dati contabili relativi a

ciascuna operazione attuata nell’ambito della Sovvenzione Globale.

Inoltre, all’articolo 8 “Sorveglianza, valutazione e controllo” è specificato che “all’Organismo

Intermedio sono attribuiti i controlli di primo livello limitatamente alle attività selezionate dallo

stesso tramite avviso a supporto dei controlli che saranno operati dall’Autorità di Gestione”.

Come previsto dal POR FSE 2007-2013, la Regione Emilia-Romagna durante il prossimo

Comitato di Sorveglianza darà l’informativa in merito all’individuazione di questo nuovo

Organismo Intermedio e lo espliciterà anche nel Rapporto Annuale di Esecuzione.

Una più chiara descrizione dei rapporti tra l’Autorità di Gestione e gli organismi a cui sono

delegate le funzioni, in particolare relativamente al sistema di reporting e di monitoraggio, è

contenuto nelle “Disposizioni attuative” che, al capitolo 19, disciplina il “Sistema di relazione tra

Regione e Organismi Intermedi”.

2.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI GESTIONE

2.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle

unità (compreso il numero approssimativo dei posti assegnati)

Le funzioni dei singoli Servizi di cui si avvale l’Autorità di Gestione per lo svolgimento dei propri

compiti sono riportate nella Determina del dirigente n. 2874 del 17/03/2008.

Al fine di chiarire con un maggior grado di dettaglio le responsabilità affidate a ciascuna unità

allocata nei Servizi, si riporta l’elencazione delle posizioni organizzative poste al loro interno

(formalizzate con le seguenti Determine dirigenziali: DGR 99/2008 “Riassetto interno delle

Direzioni Generali” e con DGR n. 2488 del 30/3/2009).

Le posizioni organizzative poste all’interno dei servizi sono state successivamente modificate con

le Determine dirigenziali n. 3313 del 31/03/2010, n. 4500 del 30/04/2010, n. 3738 del

22/03/2012 e n. 6927 del 24/05/2012 per il Servizio Programmazione, n. 3738 del 22/03/2012

per il Servizio Gestione e Controllo delle attività realizzate nell’ambito delle politiche della

formazione e del lavoro, n. 7313 del 17/06/2010 e n. 3738 del 22/03/2012 per il Servizio

Monitoraggio, n. 3738 del 22/03/2012 per il Servizio Istruzione.

21

Con la DGR n. 1377/2010 “Revisione dell'assetto organizzativo di alcune Direzioni Generali”

sono state modificate le denominazioni ed aggiornate le declaratorie di alcuni Servizi (la

declaratoria del Servizio “Gestione e controllo delle attività realizzate nell’ambito delle politiche

della formazione e del lavoro” è stata successivamente integrata nella DGR 1950/2010). Con

DGR n. 221/2012 sono state modificate denominazione e declaratoria del Servizio “Istruzione”.

SERV. PROGRAMMAZIONE, VALUTAZIONE E INTERVENTI REGIONALI NELL’AMBITO

DELLE POLITICHE DELLA FORMAZIONE E DEL LAVORO

• PO: presidio dei processi di programmazione, attuazione e valutazione di politiche

educative e formative

• PO: presidio dei processi di programmazione e di pianificazione delle risorse

• PO: Sostegno all’internazionalizzazione del sistema educativo formativo

• PO: coordinamento interistituzionale per la programmazione del FSE

SERV.GESTIONE E CONTROLLO DELLE ATTIVITÀ REALIZZATE NELL’AMBITO DELLE

POLITICHE DELLA FORMAZIONE E DEL LAVORO

• PO: attività di controllo amministrativo e di regolarità dell'esecuzione dei progetti

finanziati

• PO: struttura di controllo di I livello

• PO: coordinamento delle procedure dell’Autorità di gestione e controlli di sistema

Organismi Intermedi

• PO: coordinamento delle “Irregolarità comunitarie”: sezione raccolta dati di controllo

• PO: coordinamento e monitoraggio della gestione delle attività finanziate

• PO: coordinamento tecnico e amministrativo degli atti, dei pagamenti, delle fideiussioni e

delle restituzioni

• PO: coordinamento, monitoraggio e gestione degli interventi relativi alle politiche

integrate di istruzione e formazione superiore

SERV. MONITORAGGIO E COORDINAMENTO DEI SISTEMI INFORMATIVI

DELL'ISTRUZIONE, DELLA FORMAZIONE E DEL LAVORO

• PO: sviluppo analisi sistema informativo lavoro

• PO: sviluppo informativo a supporto del Programma Operativo FSE

• PO: sistema informativo istruzione

SERV. LAVORO

• PO: osservatorio regionale del mercato del lavoro

• PO: il sistema dell'apprendistato

22

• PO: sviluppo e implementazione delle statistiche del lavoro

• PO: presidio e qualificazione del sistema regionale dei servizi per il lavoro

• PO: il sistema degli ammortizzatori sociali e le politiche attive del lavoro

• PO: incentivi per il lavoro e vouchers conciliativi

• PO: integrazione lavorativa dei migranti

SERV. FORMAZIONE PROFESSIONALE

• PO: accreditamento e autorizzazione degli organismi gestori di attività formative

• PO: qualifiche, standard professionali e standard formativi

• PO: Certificazione di competenze e sistemi di supporto alle decisioni

SERV. ISTRUZIONE

• PO: diritto allo studio scolastico

• PO: diritto allo studio universitario

• PO: istruzione

L’organigramma dell’Autorità di Gestione con l’elencazione degli Organismi Intermedi è di

seguito rappresentato.

In Allegato 1 sono presentati gli organigrammi dei singoli servizi che compongono l’Autorità di

Gestione.

Pagi

na n

. 23

Pagina n. 24


Gestione/degli organismi intermedi (data e riferimento)

Come anticipato al punto 1.4, la Regione Emilia-Romagna ha redatto le “Disposizioni in merito

alla programmazione e gestione delle attività formative e delle politiche attive del lavoro

(comprensivo delle disposizioni di cui al Capo II, sezione III della L.R. 12/03)” condivise con le

Amministrazioni Provinciali, le parti sociali e gli enti del sistema, approvate con DGR n.

140/2008 e successivamente oggetto di revisione mediante la DGR 105/2010 e s.m.i.

Tale documento rappresenta la base di riferimento per l’ attuazione del Programma Operativo

Regionale FSE 2007-2013 sia per la Regione, in qualità di Autorità di gestione, sia per gli

Organismi Intermedi.

Le “Disposizioni”, allegate alla presente, sono articolate secondo il seguente indice:

TITOLO I - INTRODUZIONE 1. PREMESSA 2. FINANZIAMENTO DELLE ATTIVITÀ 2.1. Descrizione delle attività oggetto di avviso pubblico 2.2. Descrizione delle attività e servizi oggetto di appalto pubblico di servizio TITOLO II - PROCEDURE DI AFFIDAMENTO E SELEZIONE 3. OPERAZIONI FINANZIABILI 3.1. Operazioni e progetti 3.2. Appalti di servizio 3.2.1. Contenuti minimi degli appalti 3.2.2. Selezione delle operazioni 3.3. Avvisi di diritto pubblico per la selezione delle operazioni 3.3.1. Contenuti minimi degli avvisi 3.3.2. Selezione delle operazioni 3.4. Avvisi di diritto pubblico per la selezione di soggetti attuatori 4. SOSTEGNO ALLA DOMANDA INDIVIDUALE 4.1. Assegni formativi 4.1.1. Contenuti minimi degli avvisi 4.1.2. Selezione delle candidature 4.2. Voucher di servizio 5. ATTIVITÀ E SERVIZI AUTORIZZATI 5.1. Avvisi di diritto pubblico per l’autorizzazione di attività formative non finanziate e finalizzate al conseguimento di un certificato di qualifica o certificato di competenze 5.1.1. Contenuti minimi degli avvisi 5.1.2. Individuazione delle operazioni autorizzate 5.2. Interventi formativi identificati come "Formazione Regolamentata” 5.2.1. Contenuti minimi degli avvisi 5.2.2. Individuazione delle operazioni autorizzate 5.3. Autorizzazione del Servizio di formalizzazione e certificazione TITOLO III - PROCEDURE DI ATTUAZIONE 6. OPERAZIONI SELEZIONATE CON APPALTI DI SERVIZIO 6.1. Norme per l’attuazione 6.2. Modalità di erogazione dei finanziamenti 6.3. Flussi informativi e documentali 6.4. Sistema dei controlli

Pagina n. 25

7. OPERAZIONI SELEZIONATE E FINANZIATE TRAMITE AVVISI 7.1. Norme generali per l’attuazione 7.1.1. Requisiti di accesso alle attività formative e selezione dei partecipanti 7.1.2. Durata dei corsi ed orari di svolgimento 7.1.3. Frequenza alle attività 7.1.4. Modalità didattiche 7.1.5. Coordinamento didattico organizzativo e tutoraggio 7.1.6. Materiale didattico prodotto nell’ambito di progetti finanziati 7.1.7. Valutazione degli apprendimenti 7.2. Norme finanziarie 7.2.1. Regole di finanziamento di un’operazione 7.2.2. Parametri di costo 7.2.3. Voci di costo e articolazione dei preventivi 7.2.4. Regole di ammissibilità rendicontuale dei costi 7.2.4.1.Principi generali 7.2.4.2.Costi diretti 7.2.4.3.Costi indiretti 7.2.4.4.Costi indiretti su base forfettaria 7.2.4.5.Tipologie di costi non ammissibili 7.2.4.6.Documentazione dei costi 7.2.4.7.Massimali di costo 7.2.4.8.Ricavato delle vendite dei prodotti realizzati 7.2.5. Modalità di erogazione dei finanziamenti 7.3. Flussi informativi e documentali: avanzamento fisico e finanziario 7.3.1. Fase di avvio e gestione delle operazioni 7.3.2. Fase di realizzazione dell’attività 7.3.3. Conclusione delle attività 7.3.4. Diffusione dei risultati 7.4. Variazioni progettuali 7.4.1. Variazioni finanziarie 7.5. Sistema dei controlli 7.5.1. Tipologie di controllo 7.5.2. Metodologia campionaria e analisi del rischio 8. ASSEGNI INDIVIDUALI 8.1. Norme per l’attuazione 8.2. Modalità di erogazione 8.3. Flussi informativi e documentali 8.4. Sistema dei controlli 9. OPERAZIONI NON FINANZIATE AUTORIZZATE TRAMITE AVVISI 9.1. Norme generali per l’attuazione 9.1.1. Requisiti di accesso alle attività formative 9.1.2. Specifiche relative alla durata 9.1.3. Frequenza alle attività 9.1.4. Coordinamento didattico organizzativo e tutoraggio 9.1.5. Valutazione degli apprendimenti 9.2. Flussi informativi e documentali 9.2.1. Fase di avvio e gestione delle operazioni 9.2.2. Fase di realizzazione dell’attività 9.2.3. Conclusione dell’operazione 9.3. Variazioni in corso d’opera 9.4. Sistema dei controlli sulle operazioni autorizzate 9.4.1. Tipologie di controllo 9.5. Sistema dei Controlli sui soggetti autorizzati TITOLO IV - DISPOSIZIONI GENERALI 10. TIPOLOGIE D’AZIONE: DEFINIZIONE E STANDARD

Pagina n. 26

11. ACCREDITAMENTO E AUTORIZZAZIONI 11.1. Accreditamento 11.2. Autorizzazione soggetti attuatori 12. STANDARD PROFESSIONALI, DI CERTIFICAZIONE E FORMATIVI 12.1. Il Sistema Regionale delle Qualifiche (SRQ) 12.1.1.Progettazione ed attuazione di attività formative finalizzate all’acquisizione di un certificato di qualifica professionale e di competenze 12.1.2.Riconoscimento crediti 12.2. Il Sistema Regionale di Formalizzazione e Certificazione 12.2.1.Principi per la copertura dei ruoli previsti dal SRFC da parte delle persone inserite negli elenchi regionali 12.2.2.Progettazione ed attuazione dell’SRFC 12.3. I percorsi afferenti i profili regolamentati 13. INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ DEGLI INTERVENTI 14. AIUTI DI STATO 15. DIRITTI E RESPONSABILITÀ DEI SOGGETTI ATTUATORI 15.1. Definizione di Partenariato 15.2. Definizione di delega 15.3. Mera fornitura di beni e servizi non caratteristici 15.4. Procedure di affidamento di beni e servizi a soggetti terzi 16. STANDARD INFORMATIVI ED INFORMATICI 17. SISTEMI DI GESTIONE E CONTROLLO 18. IRREGOLARITÀ E SANZIONI 18.1. Sospensione cautelativa dell’erogazione del finanziamento 18.2. Procedure di recupero 18.3. Soppressioni 18.4. Obblighi di comunicazione delle irregolarità 19. SISTEMA DI RELAZIONE TRA REGIONE E ORGANISMI INTERMEDI 19.1. Gli organismi intermedi per l’attuazione del Programma Operativo Fondo Sociale Europeo 20. NORME TRANSITORIE E FINALI

In particolare si precisa che con DGR 1428 del 27 settembre 2010 le Disposizioni attuative di cui

alla DGR 105/2010 sono state così integrate:

• TITOLO II – “Procedure di affidamento e selezione” - Capitolo 3 - “Operazioni finanziabili”,

parte del paragrafo 3.3. Avvisi di diritto pubblico per la selezione delle operazioni;

• TITOLO III – “Procedure di Attuazione” – Capitolo 7 – “Operazioni selezionate e finanziate

tramite avvisi”, parte dei seguenti paragrafi: 7.2. Norme finanziarie; 7.3. Flussi informativi e

documentali: avanzamento fisico e finanziario e 7.5. Sistema dei controlli;

• TITOLO IV - “Disposizioni generali”, - Capitolo 10 - “Tipologie di azione: definizione e

standard” e Capitolo 15 - “Diritti e responsabilità dei soggetti attuatori”, relativamente a

quest’ultimo capitolo parte dei seguente paragrafi: 15.1. Definizione di partenariato e 15.2.

Definizione di delega.

Tali procedure sono ulteriormente approfondite nel “Manuale delle procedure dell’Autorità di

Gestione”, allegato al presente documento, che costituisce un aggiornamento del “Manuale di

Qualità della Direzione Generale Cultura Formazione Lavoro della Regione Emilia-Romagna” che

Pagina n. 27

costituiva la base di riferimento dei sistema di gestione e controllo della Programmazione FSE

2000-2006.

Tale manuale è stato adottato in revisione 4 con determinazione dirigenziale n. 17002 del 29

dicembre 2011 nella quale è altresì specificato:

• che il suddetto manuale costituirà riferimento operativo, anche per gli Organismi

Intermedi, i quali potranno adottare propri Manuali procedurali non in contrasto con il

richiamato Manuale dell’Autorità di Gestione al fine di declinare con un maggior grado di

dettaglio e specificità le proprie procedure interne;

• che il Manuale potrà essere revisionato, di norma, annualmente, in funzione di particolari

esigenze operative o per finalità indirizzate all’efficienza e alla semplificazione.

Il manuale comprende le seguenti procedure:

1. Procedure di affidamento e selezione

2. Valutazione della domanda di Accreditamento e gestione dell’Accreditamento

3. Controlli amministrativi di gestione

4. Controlli di I° livello

5. Liquidazione finanziamenti

6. Monitoraggio

7. Circuito finanziario

8. Analisi del rischio e campionamento

9. Gestione delle irregolarità e recuperi

10. Comunicazioni con AdC e AdA

11. Rapporti con O.I.

12. Verifiche nel caso in cui la PA e’ soggetto beneficiario

13. Gestione e controllo delle politiche anticrisi

Ogni procedura descrive modalità, tempi, responsabilità e luoghi di conservazione della

documentazione.

Si sottolinea come nel capitolo 17 “Sistemi di Gestione e controllo” delle Disposizioni attuative di

cui alla DGR 105/2010 e s.m.i. siano già indicate le finalità del Manuale, la periodicità del suo

aggiornamento, nonché le modalità di relazione con gli OI. Questo aspetto è ribadito nella

procedura 11 del suddetto Manuale, che individua i flussi informativi tra AdG e OI, oltre agli

obblighi della delega e le modalità di controllo dell’AdG sugli OO.II.

Pagina n. 28

Un ulteriore elemento qualificante le modalità di lavoro e le competenze del personale

dell’Autorità di Gestione è rappresentato dall’attenzione posta dalla Regione alle attività

formative del personale della Direzione Cultura, Formazione e lavoro.

In particolare si allega il programma del percorso formativo svolto sulla nuova programmazione

comunitaria 2007-2013 dai funzionari regionali con l’obiettivo di trasmettere loro:

• il nuovo quadro di riferimento normativo e del contesto comunitario;

• capacità di interpretazione e applicazione della normativa in un’ottica di applicazione

snella e semplificata dei processi di gestione e di controllo delle risorse comunitarie.


operazioni nonché delle procedure destinate a garantirne la conformità alle

norme comunitarie e nazionali applicabili per l'intero periodo di attuazione

(articolo 60, lettera a) del regolamento (CE) n. 1083/2006)

L’Autorità di Gestione ricorre sempre a procedure aperte per la selezione dei progetti relativi ad

attività formative da finanziare. Al fine di garantire la qualità delle azioni finanziate agli utenti,

l'accesso ai finanziamenti per le attività formative - fermo restando il rispetto delle norme in

materia di concorrenza - è in linea con il sistema di accreditamento, secondo la normativa

comunitaria, nazionale e regionale vigente.

Nella misura in cui le azioni finanziate danno luogo all’affidamento di appalti pubblici, si

applicano le norme in materia di appalti pubblici richiamate nel paragrafo 5.5 del POR FSE

2007-2013, nel rispetto delle direttive comunitarie e nazionali in materia di appalti, ivi compresa

la giurisprudenza europea in materia.

Nel rispetto delle norme e dei principi nazionali e comunitari in materia di appalti pubblici e di

concessioni, eventuali situazioni specifiche di rilevanza generale sono preventivamente

esaminate e sottoposte all'approvazione del Comitato nazionale del QSN dedicato alle risorse

umane, d’intesa con la Commissione Europea. Laddove abbiano una dimensione solo regionale,

sono preventivamente esaminate e sottoposte all’approvazione del Comitato di Sorveglianza del

Programma Operativo, d'intesa con la Commissione Europea.

L’Autorità di Gestione del FSE, nelle “Disposizioni” di cui alla DGR 105/2010 e s.m.i., ha

disciplinato lo svolgimento delle attività di selezione ed approvazione dei progetti a seconda

Pagina n. 29

della tipologia delle iniziative (appalti, avvisi, voucher)1, definendo, per ciascuna, le rispettive

procedure di selezione e criteri assicurando il rispetto delle norme comunitarie e nazionali in

materia di appalti pubblici2 e in materia di informazione e pubblicità.

In particolare per quanto concerne l’Autorità di Gestione, i capitolati tecnici e la gestione degli

appalti sono attribuiti ai servizi secondo le specifiche competenze; il servizi “Gestione e controllo

delle attività” effettua esclusivamente le attività di verifica e controllo.

Conseguentemente la separazione di cui all’art. 13.5 del Reg. di applicazione 1828/2006 e s.m.i.

è attuata a livello di servizio, quindi a livello dirigenziale.

Nelle “Disposizioni” sono riportati i criteri di selezione approvati in via provvisoria nel Comitato

di Sorveglianza 2000-2006 del 24 maggio e in via definitiva nel corso del Comitato di

Sorveglianza 2007-2013 del 31/01/2008 (vedi allegato), a garanzia dell’utilizzo degli stessi sia

dall’AdG sia da parte degli Organismi Intermedi.

Nello specifico il processo di selezione prevede le seguenti fasi:

A) Verifica di ammissibilità: prevede l’analisi dei requisiti di ammissibilità posseduti dagli

organismi che partecipano alla procedura rispetto al bando e al D.Lgs. 163/2006 (codice dei

contratti pubblici), ed in particolare al Capo II Requisiti dei partecipanti alle procedure di

affidamento, per quanto concerne gli appalti; alle indicazioni dell’avviso pubblico e comunque

dalla normative regionali per quanto non specificato;

B) Istruttoria tecnica e definizione delle graduatorie: ogni operazione in possesso dei requisiti

formali di ammissibilità viene sottoposta alla fase successiva di istruttoria tecnica sulla base di

specifici criteri di valutazione.

1 Nella procedura 01 del manuale sono presenti ulteriori specifiche di dettaglio relative all’affidamento e selezione di soggetti per la costruzione di cataloghi, per la realizzazione di attività formative nell’ambito di percorsi a qualifica, e per l’affidamento di incarichi (incarichi professionali a collaboratori esterni e/o interni secondo quanto previsto dall’art. 9 comma 2 del DPR 196/2008). 2 Per la Regione Emilia-Romagna gli appalti di beni e servizi sono gestiti tramite l’Agenzia Regionale Intercent – ER, Agenzia regionale di sviluppo dei mercati telematici – che costituisce una nuova modalità per gestire gli acquisti di beni e servizi attraverso strumenti telematici innovativi. Intercent-ER, oltre a sviluppare iniziative indirizzate a tutte le Amministrazioni della Regione Emilia-Romagna, ha il compito di espletare gare in nome e per conto dell'Ente Regione Emilia-Romagna e di altri enti che abbiano stipulato accordi di servizio. I diversi Assessorati/Direzioni/Servizi della Regione, mantengono il ruolo di definizione dei contenuti delle gare sulle base dei loro fabbisogni, ma delegano ad Intercent-ER le procedure di gestione delle gare.

Pagina n. 30

Nel caso degli appalti, il riferimento è:

§ il Decreto Legislativo 163/2006 (Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e

forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE), che alla sez. V “Criteri

di selezione delle offerte e verifica delle offerte anormalmente basse” e, più nello

specifico, agli artt. 82 e 83 descrive le due metodologie possibili di assegnazione di

appalti: “Criterio del prezzo più basso” (art. 82) e “Criterio dell’offerta economicamente

più vantaggiosa” (art. 83);

§ la Circolare del Dipartimento delle Politiche Comunitarie della Presidenza del Consiglio

dei Ministri dell’1 marzo 2007, riguardante i principi da applicare, da parte delle stazioni

appaltanti, nella scelta dei criteri di selezione e di aggiudicazione di un appalto pubblico

di servizi.

Nel caso degli avvisi in concessione si rimanda ai criteri di selezione delle operazione di cui

sopra. Si sottolinea la partecipazione al processo di istruttoria di nuclei di valutazione,

formalizzati con atto dell’Amministrazione competente.

C) Presentazione degli esiti della selezione: gli esiti della selezione sono sottoposti

all’approvazione degli organi competenti, entro 60 giorni dalla scadenza dei termini per la

presentazione delle candidature e comunque, se il numero e la complessità delle operazioni

pervenute richieda tempi più lunghi, non oltre i 120 giorni. Gli esiti dell’istruttoria verranno

pubblicati sul siti della formazione della Regione e degli Organismi Intermedi, sul Bollettino

Ufficiale della Regione e/o Albi pretori delle Amministrazioni provinciali.

Si ricorda, inoltre, che la valutazione e le procedure di approvazione sono gestite dai funzionari

regionali e degli Organismi Intermedi con il supporto del Sistema Informativo, che prevede una

specifica sezione relativamente a queste fasi, in cui sono registrate le schede di valutazione e gli

esiti della selezione e dell’approvazione (vedi successivo capitolo 6).

Nell’“Accordo” di cui alla DGR n. 680/2007 (aggiornato con DGR n. 532/2011 per il

coordinamento della programmazione 2011/2013) è specificato che, “nell’ambito dell’assistenza

tecnica, è attivato un servizio specifico di supporto a Regione e Province sulle procedure di

accesso finalizzato alla verifica del rispetto delle condizioni di finanziabilità poste dai nuovi

Regolamenti Comunitari”.

Il Servizio Programmazione e Valutazione progetti ha redatto e diffuso a tutti gli OI un bando

standard contenente gli elementi minimi presenti nelle “Disposizioni” ma descritti in modo più

dettagliato.

Pagina n. 31

Inoltre, svolge la verifica tecnica degli avvisi sia degli OI sia degli altri servizi dell’AdG che

attuano la programmazione per le azioni di competenza (Servizio “Formazione Professionale”,

Servizio “Istruzione e integrazione fra i sistemi formativi” e Servizio “ Lavoro”), al fine di

valutarne la coerenza con i regolamenti comunitari, l’ammissibilità delle azioni e il rispetto dei

criteri di selezione delle operazioni.

Per tale attività il Servizio Programmazione e Valutazione progetti si avvarrà di una struttura di

Assistenza tecnica.

RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:

• Disposizioni: Titolo II rispetto alle procedure di affidamento e selezione delle operazioni;

capitolo 13 rispetto all’”Informazione e pubblicità”; capitolo 14 rispetto agli “Aiuti di

stato”.

• Pista di controllo: Macroprocessi “Formazione”, “Acquisizione di beni e servizi”,

“Erogazione di voucher” - Processo “Selezione ed approvazione”;

• Manuale Procedure dell’AdG: Procedura 1 “Selezione e approvazione delle operazioni “ e

relativi allegati.

2.2.4. Verifica delle operazioni (Articolo 60, lettera b) del regolamento

(CE) n. 1083/2006 del Consiglio)

L’Autorità di Gestione, ai sensi dell’art. 60 del Reg. Generale 1083/2006 e s.m.i., nell’ambito del

sistema dei controlli integrato, esegue verifiche sulle operazioni e sui beneficiari per tutto il

periodo di attuazione del Programma.

All’interno della struttura dell’AdG, gli organismi deputati allo svolgimento delle verifiche di cui

all’art. 60 lett. b) del regolamento generale sono tre Posizioni Organizzative del Servizio

“Gestione e Controllo delle attività realizzate nell’ambito delle politiche della formazione e del

lavoro”, nello specifico:

• la PO “Attività di controllo amministrativo e di regolarità dell’esecuzioni dei progetti

finanziati”;

• la PO “Struttura controllo di I° livello ;

• la PO “Coordinamento delle procedure dell’Autorità di Gestione e Controlli di Sistema

Organismi Intermedi;

La separazione delle funzioni di gestione e controllo è garantita dalla struttura organizzativa

come da determina n. 2874/2008 in allegato.

Le nuove declaratorie delle Posizioni organizzative risultano dalla determina n.1528/2009 del

Pagina n. 32

4.03.2009 ed integrate dalla determina n. 3738 del 22/3/2012.

Nello svolgimento delle proprie attività, l’Autorità di Gestione si avvale del supporto di specifiche

strutture di assistenza tecnica.

Per tutte le operazioni aggiudicate tramite appalto, si prevedono controlli volti a verificare che i

servizi acquisiti siano forniti conformemente al capitolato di gara e con il pieno rispetto delle

normative nazionali e comunitarie.

Si sottolinea come, all’interno dell’AdG, il Servizio “Gestione, controllo delle attività realizzate

nell’ambito delle politiche della formazione e del lavoro” non ha funzioni programmatorie

rispetto agli appalti, ma si occupa della verifica della corretta applicazione dell’iter

amministrativo e contabile di gestione degli appalti programmati dagli altri Servizi dell’AdG,

come sotto specificato.

In fase di realizzazione/esecuzione degli appalti, il Servizio beneficiario dell’attività oggetto

dell’appalto prima di procedere all’erogazione dei pagamenti effettua verifiche amministrative

sulle relazioni di stato di avanzamento dei lavori, sulla corrispondenza delle

attività/prodotti/servizi rispetto al capitolato e su eventuali materiali intermedi consegnati. In

particolare accerta:

• il rispetto dei tempi richiesti dal capitolato di gara per l’erogazione del servizio;

• la corretta esecuzione delle attività previste;

• la conformità degli elaborati/prodotti/servizi consegnati alle previsioni del capitolato di

gara;

• nel caso di progetti a corpo, la realizzazione delle fasi previste dal progetto o operazione

e le giornate uomo impiegate.

Il Servizio dell’AdG beneficiario dell’attività oggetto dell’appalto procede con la liquidazione della

fattura e comunica al Servizio Gestione, Controllo delle attività realizzate nell’ambito delle

politiche della formazione e del lavoro la conformità delle attività/prodotti/servizi e la regolarità

del pagamento effettuato tramite il sistema informativo.

Nei casi di operazioni assegnate con procedura d’appalto che abbiano come beneficiari gli OI o

un Servizio dell’AdG, l’AdG attraverso la PO “Coordinamento delle procedure dell’Autorità di

Gestione e Controlli di Sistema Organismi Intermedi” e secondo le PO.12_”Verifiche nel caso in

cui la PA è soggetto beneficiario” e la PO.7_ Circuito finanziario procederà alla validazione dei

dati derivanti dai controlli effettuati dagli uffici competenti per ciascun O.I. e per ciascun

Servizio dell’AdG.

Nel caso in cui l’operazione preveda l’erogazione di servizi ad utenti dovranno essere condotte

verifiche di conformità in loco.

Pagina n. 33

Per le operazioni che si configurano come assegni individuali, il destinatario del voucher e

l’erogatore del servizio devono garantire una corretta ed efficace gestione dei voucher. A tal

fine, l’Amministrazione potrà effettuare visite e verifiche nelle diverse fasi di svolgimento delle

attività (ex ante, in itinere) o successive al termine delle attività stesse (ex post). Nel dettaglio:

§ Controllo di gestione degli adempimenti amministrativi e finanziari riguardanti l’attività

Si tratta del controllo di conformità in itinere degli adempimenti di comunicazione relativi al

monitoraggio fisico di avanzamento dei lavori all’avvio, in itinere ed al termine delle attività,

finalizzato all’esame di conforme esecuzione delle attività previste.

§ Verifiche ispettive di conformità di esecuzione

Sono effettuate senza preavviso, su un campione del 5% dei progetti presso le sedi

operative/formative e sono finalizzate al riscontro dell’effettivo e regolare svolgimento delle

attività. Durante il controllo viene somministrato un questionario di gradimento ai frequentanti

la cui elaborazione statistica viene effettuata al raggiungimento della percentuale di controlli

prevista.

§ Verifica di corrispondenza standard formativi

Su un campione dei voucher erogati è effettuata la verifica di conformità di esecuzione circa il

rispetto degli standard operativi/formativi di realizzazione delle attività, definiti nell’operazione

formativa approvata. Ciò in particolare per quanto concerne professionalità e risorse strumentali

impiegate. La verifica viene realizzata attraverso la somministrazione di un questionario

all’utente (anche attraverso modalità informatica a mezzo posta elettronica) e l’eventuale

confronto degli esiti negativi con l’ente erogatore responsabile del servizio. Tale verifica è

effettuata in stretto collegamento con gli uffici di programmazione dell’Amministrazione

responsabile del sistema di gestione del catalogo di riferimento.

§ Verifica finale

La verifica avviene su base campionaria (almeno per il 5%) ed è finalizzata al controllo

rendicontuale della effettiva frequenza alle attività formative erogate attraverso voucher e delle

eventuali spese vive sostenute dai destinatari. Tale verifica è effettuata su tutti i voucher

conclusi per i quali l’AdG ha erogato il saldo. Il controllo consiste in una verifica in loco presso i

soggetti attuatori volta a verificare attraverso l’esame documentale dei registri e/o delle schede

individuali di presenza, l’effettiva erogazione del servizio formativo dichiarato. Il controllo dei

voucher prosegue poi con la verifica dell’ammissibilità delle eventuali spese vive, se previste,

presentate a rimborso.

Per ogni voucher campionato e controllato viene redatto apposito Verbale del controllo.

Pagina n. 34

Per le operazioni approvate tramite avvisi in concessione, con riferimento ai beneficiari, l’AdG

si assicura che questi dispongano di un sistema di contabilità separata o di una codificazione

contabile adeguata per le transazioni relative alle singole operazioni. Per le attività formative,

conformemente ai dispositivi regionali in materia di accreditamento ed in attuazione del D.M.

166/2001, verifica anche l’esistenza degli standard specifici di riferimento.

Riguardo alle operazioni, si illustrano in dettaglio le modalità di verifica previste per tutto il

periodo di attuazione del programma. Si precisa che, così come disposto dall’art. 13 del

Regolamento (CE) n. 1828/2006 e s.m.i., l’Autorità di Gestione è tenuta ad effettuare verifiche

che consentono di accertare che: le spese dichiarate siano reali, i prodotti e i servizi siano stati

forniti conformemente alla decisione di approvazione, le domande di rimborso del beneficiario

siano corrette; le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali; le

spese non siano state finanziate anche da altri programmi nazionali o comunitari o da altri

periodi di programmazione.

Fase/momento

Sede di realizzazione dei controlli

In ufficio In loco

Fase di avvio

1a) Controlli di conformità amministrativa: controlli di correttezza, completezza e

conformità rispetto all’operazione approvata di quanto contenuto

nelle comunicazioni di avvio

In corso di esecuzione

1b) Controlli di conformità amministrativa: controlli di conformità/correttezza nella

realizzazione rispetto all’attività approvata e ai relativi adempimenti previsti

2) Controllo di conformità e regolarità di esecuzione

Al ricevimento delle domande di rimborso

3) Verifica contabile amministrativa sul 100% delle

domande di rimborso

4) Verifica campionaria in itinere sulle domande di

rimborso

100%

DELLE OPERAZIONI

Al termine dell'attività 5) Controllo della documentazione

probante l’attività realizzata e Definizione del Valore Maturato

6) Verifica delle domande di rimborso su operazioni non campionate in itinere

Alla fine dell'esercizio contabile in cui termina

l'operazione

7) Validazione contabile di fine esercizio mediante

verifica di conformità degli allegati al bilancio di

esercizio

Pagina n. 35

Fase/momento

Sede di realizzazione dei controlli

In ufficio In loco

Alla chiusura amministrativa dell'operazione

8) Controllo del rendiconto

e definizione del saldo finanziario

Nello schema che precede i controlli sono suddivisi a seconda:

• della fase o momento di realizzazione dell’operazione in cui avviene il controllo;

• della sede in cui avviene il controllo (uffici regionali o in loco presso il beneficiario).

Le tipologie di verifiche attuate dall’Adg (da 1 a 8) sono di seguito esplicitate:

Controlli Amministrativi di Gestione: hanno come obiettivo verificare il rispetto della

realizzazione dell’operazione con la previsione progettuale e garantire il corretto impiego dei

finanziamenti lungo tutto l’arco di svolgimento dell’operazione. Tali controlli si suddividono in:

1) Controlli di conformità amministrativa effettuati sul 100% delle operazioni attraverso

riscontri e verifiche di merito sull’avanzamento fisico-tecnico delle operazioni e relativo esame

degli adempimenti amministrativi richiesti al beneficiario. In caso di operazioni finanziate a costi

unitari standard, i controlli del presente punto non hanno a riferimento i preventivi economici di

dettaglio in quanto non previsti;

2) Controlli di conformità e regolarità di esecuzione svolti in loco su un campione di

operazioni (controlli effettuati sul 15% delle operazioni campionate su bandi provinciali, e sul

30% delle operazioni totali approvate con bandi regionali per operazioni a costi reali e il 15%

del totale della spesa richiesta a titolo di rimborso per le operazioni a costi standard) hanno

l’obiettivo di accertare in loco che l’attività venga svolta correttamente e che vi sia piena

corrispondenza fra l’operazione approvata e quella effettivamente realizzata, sia con riferimento

ai parametri fisico tecnici descrittivi del progetto, sia con riferimento ai requisiti di ammissibilità.

In caso di operazioni finanziate a costi unitari standard, tali controlli sono ulteriormente

finalizzati ad assicurare la corrispondenza dell’avanzamento fisico dichiarato nell’ultima

domanda di rimborso presentata rispettivamente con i calendari inviati e con le registrazioni

ufficiali. Nel caso in cui l’avanzamento dichiarato risulti superiore a quello effettivo sarà attuata

una rettifica finanziaria ai fini della certificazione di spesa e verrà decurtata la quota finanziaria

eccedente rispetto all’effettiva realizzazione a titolo definitivo.

Pagina n. 36

Controlli Amministrativo Contabili: hanno per oggetto la verifica in itinere e finale della

regolarità delle richieste di rimborso e la verifica di conformità economico-finanziaria relativa

alla realizzazione dell’operazione:

3) Verifica contabile amministrativa sulle domande di rimborso:

Nel caso di operazioni finanziate a costi reali, è effettuato sul 100% delle domande di rimborso

inviate telematicamente sotto forma di elenchi estratti dalle contabilità analitiche separate del

soggetto attuatore e documenti in formato digitale di un 15% delle spese giustificate da fatture.

Il controllo a campione delle fatture mediante acquisizione di copia del 15% delle spese è

giustificato da un controllo in loco al 100% delle operazioni e dal controllo finale mediante gli

allegati al bilancio d’esercizio per la validazione del rendiconto effettuato sul 100% delle

operazioni.

In caso di operazioni finanziate a costi unitari standard, il controllo è effettuato sul 100% delle

domande di rimborso periodiche inviate telematicamente dal beneficiario. Tali domande di

rimborso sono presentate in forma di valorizzazione progressiva degli indicatori di

servizio/prodotto realizzate nell’ambito di ciascun progetto interessato, alla data della

presentazione, effettuata ai valori di costo standard per le stesse previste.

L’esito positivo di questo controllo è condizione necessaria per il pagamento del contributo al

beneficiario. Il controllo ha l’obiettivo di verificare l’ammissibilità contabile amministrativa delle

spese elencate nelle domande di pagamento, comunicate periodicamente per via telematica

all’Amministrazione dall’ente beneficiario con riferimento alle singole operazioni. Il controllo di

avanzamento economico delle spese certificate è esaminato anche con riferimento al preventivo

approvato ed agli scostamenti massimi ammissibili.

Il dettaglio di tale verifica è riportato nel paragrafo seguente 2.2.5 relativo al “Trattamento delle

domande di rimborso”.

4) Verifica campionaria in itinere sulle domande di rimborso: si tratta di un controllo in

loco a carattere documentale e contabile effettuato sui giustificativi probanti delle spese

elencate nelle domande di pagamento presentate dei beneficiari. La verifica è effettuata per un

campione di operazioni estratto sulla base della metodologia statistica elaborata in base

all’analisi del rischio associata a ciascun beneficiario e risultante dagli esiti delle diverse forme di

controllo intervenute sulle operazioni di sua titolarità. Le operazioni sono campionate su base

bimestrale, vale dire prendendo a riferimento l’universo delle domande di rimborso presentate e

controllate nel bimestre di riferimento.

Il controllo ha per oggetto le spese dell’operazione ricomprese nella domanda di pagamento

campionata (dai documenti di spesa con data di pagamento più recente fino a concorrenza di

Pagina n. 37

un importo di imputazioni complessive almeno pari alla differenza tra totale del progressivo di

spese della domanda di rimborso ed il totale di spese già certificato) ed è effettuato sulla base

della documentazione probante presentata in originale o in forma equivalente.

La verifica comprende anche l’accertamento dell'esistenza di un sistema di contabilità separata

o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione.

In caso di operazioni finanziate a costi unitari standard, il controllo verrà effettuato

contestualmente alla realizzazione dei controlli campionari di Conformità e regolarità

dell’esecuzione.

5) Controllo della documentazione probante l’attività realizzata e Definizione del

Valore Maturato:

Nel caso di operazioni finanziate a costi reali, il controllo ha per oggetto le registrazioni ufficiali

relative all’attività svolta ed è finalizzato a definire il valore maturato e cioè l’importo massimo

riconoscibile in sede di rendiconto finale della spesa ed è effettuato sul 100% delle operazioni.

Per le operazioni finanziate a costi standard, il controllo ha per oggetto le registrazioni ufficiali

relative all’attività svolta ed è finalizzato a definire il valore maturato e cioè il valore economico

corrispondente alle unità di servizio/prodotto rese misurate a costi standard come risultante in

sede di verifica finale di conforme realizzazione dell’attività finanziata.

6) Verifica delle domande di rimborso su operazioni non campionate in itinere: si

tratta di un controllo documentale e contabile effettuato sui giustificativi originali relativi alle

spese elencate nella domanda di pagamento presentata dai beneficiari al termine dell’attività.

La verifica è effettuata con riferimento a tutte le operazioni non ancora controllate in itinere ed

è di norma realizzata attraverso verifiche in loco organizzate in modo da ridurre al minimo gli

incontri (accorpando i controlli di più operazioni nell’ambito della medesima sessione di

controllo).

La verifica comprende anche l’accertamento dell'esistenza di un sistema di contabilità separata

o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione.

Il controllo ha per oggetto giustificativi di spesa in originale od in forma equivalente relativi a

costi diretti per almeno il 20% del progressivo al termine dell’attività, escludendo di norma le

spese già esaminate in copia o pdf in verifica amministrativa di cui al punto 4) ed è effettuato

sul 100% delle operazioni non campionate in itinere.

A seguito di tale controllo si definisce il saldo finanziario da erogare.

Si sottolinea, che con i controlli in itinere e al termine dell’attività di cui ai punti 4) e

6), si garantisce il controllo in loco del 100% delle operazioni.

Pagina n. 38

7) Validazione contabile di fine esercizio: l’obiettivo di tale controllo è quello di verificare

le risultanze rendicontuali delle spese elencate nelle domande di rimborso dai soggetti gestori

accreditati con riferimento all’esercizio amministrativo-contabile.

Tale verifica consiste dell’esame contabile e documentale di conformità degli allegati di

rendicontazione al bilancio d’esercizio ed in particolare con riferimento alla corrispondenza della

situazione contabile derivante dal bilancio riclassificato e la contabilità analitica delle operazioni.

I principali oggetti della verifica riguardano:

• la corretta determinazione ed aggiornamento a consuntivo del costo del personale e dei

costi riferiti ai centri di servizio e relativa verifica documentale (ricostruzione

documentale del costo di almeno due dipendenti e almeno 50% dei costi di un centro di

servizio);

• la conformità del criterio di ripartizione utilizzato per l’attribuzione dei costi indiretti alle

diverse attività, nel caso in cui non sia stata effettuata la scelta “a forfait” dei costi

indiretti.

8) Controllo del rendiconto e definizione del saldo finanziario: il controllo del rendiconto

consiste nell’esame generale di ammissibilità delle spese e di conformità delle fonti di

cofinanziamento dell’operazione.

La verifica prende inizio dall’esame di conformità del consuntivo dell’operazione riguardo agli

scostamenti massimi ammissibili rispetto al preventivo ed al rispetto dei massimali unitari di

costo. Segue l’esame della conformità delle fonti di cofinanziamento con particolare riguardo

alla quota privata in denaro o figurativa (mancato reddito).

Tale controllo è pertanto effettuato sul 100% delle operazioni.

In caso di operazioni finanziate a costi unitari standard, il rendiconto deve essere presentato in

forma di relazione finale sui processi e gli esiti dell’attività realizzata. Non è dovuta la

presentazione della documentazione attestante l’effettivo sostenimento dei costi. Inoltre,

l’organismo accreditato (soggetto alla presentazione degli allegati previsti in quadratura tra

contabilità generale ed analitica) non è tenuto alla distinta presentazione di centri di costo

relativo alle operazioni finanziate a costi standard.

Per tali operazioni, il controllo ha per oggetto il riepilogo fisico/finanziario complessivo

dell’operazione e l’articolazione delle fonti finanziarie a loro copertura.

L’obiettivo della verifica è quello di determinare il valore finanziario massimo maturato

dell’operazione, quale risultante degli indicatori di esito riferibili alla: durata di effettivo

svolgimento, al successo formativo riferibile all’utenza coinvolta ed alla conformità tecnico-

didattica di erogazione della formazione.

Pagina n. 39

Il sistema informativo consente la registrazione degli esiti dei controlli eseguiti sulle operazioni e

fornisce informazioni circa le verifiche eseguite (data, luogo, nominativo del controllore, ecc.).

La modulistica rispetto a tali tipologie di controllo è in corso di revisione e aggiornamento ed è

contenuta all’interno del “Manuale delle procedure dell’AdG”.

Per completezza si esplicano di seguito i criteri adottati per il campionamento delle domande di

rimborso e delle verifiche in itinere e la correlata analisi del rischio. Un maggior dettaglio è

contenuto nella specifica procedura 8 del “Manuale delle procedure dell’AdG”.

A) METODO DI CAMPIONAMENTO PER I CONTROLLI IN LOCO DELLE DOMANDE DI RIMBORSO

Operazioni finanziate a costi reali – Verifiche Contabili

L’universo di riferimento è dato dall’insieme delle domande di rimborso pervenute relative alle

operazioni assegnate tramite avvisi in concessione; il campionamento viene effettuato con

cadenza bimestrale con riferimento alle domande pervenute in ogni bimestre dell’esercizio.

Le domande di rimborso vengono stratificate per piano di riferimento (Autorità di Gestione e 9

Province).

L’estrazione del campione viene effettuata mediante software statistico, utilizzando il metodo

MUS. Tale metodo di campionamento che associa a ciascuna unità monetaria (ciascun Euro), in

un universo di transazioni monetarie, uguale probabilità di essere selezionata, garantisce che le

transazioni con un valore elevato abbiano maggiore possibilità di essere selezionate rispetto a

quelle di basso valore monetario; ogni transazione ha, infatti, una probabilità di essere

selezionata proporzionale al proprio valore monetario.

L’importo totale dei pagamenti delle operazioni presenti nel campione estratto sarà pari ad

almeno il 7% del valore complessivo degli stessi. Tale percentuale sarà garantita annualmente

anche all’interno di ogni strato.

Si precisa inoltre quanto segue:

• saranno sempre esclusi dall’universo di riferimento di campionamento le domande di

rimborso degli enti già campionati nelle precedenti due sessioni bimestrali il cui

coefficiente di rischio non sia nel medesimo periodo incrementato;

• negli ultimi due campionamenti bimestrali (31/10 e 31/12) saranno estratte,

prioritariamente, le domande di rimborso facenti capo a operazioni di enti non ancora

estratti nelle precedenti sessioni (con l’obiettivo di assicurare che ogni ente sia verificato,

in loco, almeno una volta l’anno);

• la Sovvenzione Globale sarà controllata una volta all’anno;

• saranno escluse le domande di rimborso presentate su operazioni finanziate a costi

standard.

Pagina n. 40

Operazioni finanziate a costi standard - Verifiche in loco di regolarità di esecuzione

L’universo di riferimento è dato dall’insieme delle domande di rimborso pervenute relative alle

operazioni assegnate tramite avvisi in concessione, finanziate a costi standard.

Il campionamento viene effettuato con cadenza trimestrale con riferimento alle domande

pervenute nel periodo, controllate e validate dalla P.A..

Il metodo utilizzato è quello relativo al campionamento casuale semplice.

Tutte le domande di rimborso pervenute saranno stratificate per piano di riferimento (9

province e piano regionale) e per riferimento dell’operazione cui si riferiscono fino alla

concorrenza del 15 % del totale della spesa richiesta a titolo di rimborso. Poiché ogni

operazione è costituita da più progetti, il controllo in loco sarà effettuato sul progetto in

svolgimento al momento della programmazione e / o su quello al quale risultano associate le

domande di rimborso di quota più elevata.

Saranno comunque verificati tutti gli enti almeno una volta all’anno.

B) VERIFICHE ISPETTIVE IN LOCO SU OPERAZIONI A COSTI REALI

L’universo di riferimento è dato dalle operazioni approvate ed avviate. L’estrazione viene

effettuata con cadenza trimestrale. Le operazioni vengono stratificate per piano di riferimento

(Autorità di Gestione e 9 Province). All’interno di ciascuno strato viene effettuata l’estrazione del

campione delle operazioni, mediante software statistico, utilizzando il campionamento casuale

semplice. La percentuale annua dei controlli deve attestarsi sul 15% delle operazioni approvate

con finanziamento FSE su bandi provinciali mentre su quelli regionali in percentuale pari al 30%

sulle operazioni approvate con tutte le tipologie di finanziamento.

C) ANALISI DEL RISCHIO

L’analisi del rischio è collegata ai controlli effettuati sulle operazioni.

Le tipologie di controllo previste sono le seguenti:

1. Controlli di conformità amministrativa di gestione;

2. Controlli di conformità e regolarità dell’esecuzione;

3. Controlli amministrativo contabili.

Ciascuna tipologia è descritta nel Manuale delle procedure dell’AdG e si sviluppa in più check-

list, vale a dire elenchi ordinati di singoli controlli elementari.

Di seguito vengono riportati i criteri individuati per la valutazione della coerenza e correttezza

della realizzazione dell’operazione. Sono validi sia per operazioni affidate mediante avviso

pubblico che nel caso di appalto.

A. Corrispondenza dei requisiti degli utenti/destinatari

Pagina n. 41

B. Correttezza degli adempimenti pubblicitari

C. Correttezza degli adempimenti amministrativi

D. Conformità /correttezza della realizzazione

E. Conformità/ammissibilità della spesa

F. Accessibilità alla documentazione

Di seguito si riportano le diverse forme di controllo associate ad una singola operazione.

RIF. PA. Operazione MAPPA DEGLI INDICATORI DI ESITO

CRITERI

Controlli di conformità

amministrativa di gestione

Controlli di conformità e

regolarità dell’esecuzione

Controlli amministrativo

contabili

Corrispondenza dei requisiti A1 A2

Correttezza adempimenti pubblicitari B1 B2 B3

Correttezza adempimenti amministrativi C1 C2 C3

Conformità correttezza della realizzazione D1 D2

Conformità ammissibilità della spesa E3

Accessibilità alla documentazione di controllo F1 F2 F3

Ogni controllo elementare previsto nelle diverse check-list implica un esito di conformità o non

conformità.

Gli esiti di non conformità possono dare luogo a diversi possibili effetti, elencati in ordine

crescente di rilevanza:

• Prescrizione;

• Decurtazione finanziaria;

• Sospensione;

• Revoca del finanziamento.

Le non conformità vengono valorizzate rispetto alla gravità dell’effetto scaturito come

evidenziato nella tabella seguente.

Pagina n. 42

Esito controllo effetto valore conforme nullo 0 non conforme prescrizione 1-14 non conforme decurtazione finanziaria 15-59 non conforme sospensione 60-239 non conforme revoca 240

Il coefficiente sarà dato dalla somma delle non conformità riscontrate sul totale delle non

conformità riscontrabili.

I controlli effettuati sulle operazioni concorrono all’individuazione di un coefficiente di rischio

dell’Ente titolare dell’operazione; il coefficiente di rischio di ogni ente sarà dato dalla media di

tutti i coefficienti di rischio calcolati per ogni operazione.

Affinché tale tasso influenzi la probabilità dell’Ente di essere estratto in un campione di

domande di rimborso si procede in questo modo:

• si assegna il peso 1 (neutrale) alla domanda di rimborso di una operazione;

• ad esso si somma il coefficiente di rischio che ha un valore da 0 a 1;

• il peso delle domande di rimborso sarà proporzionalmente crescente rispetto alla gravità

delle non conformità, fino ad arrivare a 2, che implica il raddoppiamento della propria

probabilità di essere estratto.

Come indicato all’interno della procedura 8, saranno archiviati i verbali contenenti l’esito del

campionamenti effettuati.


• Disposizioni: Paragrafi 6.4, 7.5 e 8.4;

• Pista di controllo: Macroprocesso “Formazione”, Acquisizione di beni e servizi”,

“Erogazione di voucher” - Processo “Attuazione fisica e finanziaria”;

• Manuale Procedure dell’AdG e relativi allegati: procedure 3. “Controlli amministrativi di

gestione”; 4. “Controlli di I° livello”; 5. “Liquidazione finanziamenti”; 7 “Circuito

finanziario”; 8. “Analisi del rischio e campionamento”; 11 “Rapporti con OI”; 12

“Verifiche nel caso in cui la PA e’ soggetto beneficiario ”.

2.2.5. Trattamento delle domande di rimborso

I beneficiari trasmettono all’Autorità di Gestione le richiesta di acconto ad avvio, le domande di

rimborso in itinere e di saldo, di norma per via telematica.

Pagina n. 43

Operazioni finanziate a costi reali

La verifica contabile amministrativa sulle domande di rimborso è effettuata sul 100% delle

domande di rimborso inviate telematicamente sotto forma di elenchi estratti dalle contabilità

analitiche separate del soggetto attuatore e documenti in formato digitale di un 15% delle

spese giustificate da fatture3. L’esito positivo di questo controllo è condizione necessaria per il

pagamento del contributo al beneficiario.

Il controllo ha l’obiettivo di verificare l’ammissibilità contabile amministrativa delle spese

elencate nelle domande di pagamento, comunicate periodicamente per via telematica

all’Amministrazione dall’ente beneficiario con riferimento alle singole operazioni. Il controllo di

avanzamento economico delle spese certificate è esaminato anche con riferimento al preventivo

approvato ed agli scostamenti massimi ammissibili.

Il Controllo amministrativo contabile sul 100% degli elenchi estratti dalle contabilità degli enti

accreditati, consiste nei passaggi di seguito elencati:

• esame automatico di completezza dei campi informativi di certificazione;

• esame automatico di conformità dei campi a contenuto standard codificato a

prevenzione di errori materiali o di conversione informatica (codici fiscali, partite IVA del

fornitore, campi data, codifica-voce del formulario associate alle spese elencate);

• esame automatico di conformità del totale delle spese certificate rispetto al valore

finanziario approvato (in corso d’opera) ed al valore finanziario maturato (al termine

dell’operazione, a seguito di verifica dei registri dell’attività)

• esame automatico di segnalazione casi di doppia imputazione o, più in generale, di

registrazioni multiple associate al medesimo documento di spesa per importi superiori al

relativo pagato (ricerca su identificativo documento-fornitore effettuata nell'ambito di

tutte le certificazioni del soggetto gestore disponibili a sistema);

• esame automatico di conformità delle spese relative a fornitori diversi da persone fisiche

che risultano essere in regime di delega o partenariato, come indicato in fase

progettuale o in itinere (casi di autorizzazioni); controllo che le relative spese rientrino

nei valori di affidamento previsti;

• segnalazione di spese relative a fornitori, diversi da persone fisiche, che non risultano in

regime di partnership o delega per un immediato approfondimento a fini di prevenzione

casi di spesa non ammissibile in quanto non autorizzata;

3 Si procede all’acquisizione di un campione del 15% di giustificativi di spesa in considerazione del controllo in loco sul 100% delle operazioni e del riscontro formale del rendiconto con la verifica da bilancio.

Pagina n. 44

• controllo di avanzamento economico delle spese rispetto alle previsioni

progettuali per macrovoci ed alle regole di scostamento massimo rispetto al

preventivo (compreso il rispetto del massimale percentuale dei costi indiretti,

economie di spesa previste per alcune voci di costo protette, etc.);

Al termine della verifica sopra indicata, il sistema seleziona a campione giustificativi di spesa

per un importo pari ad almeno il 15% della spesa secondo la seguente metodologia:

• fatture di soggetti in delega e/o altre fatture = Priorità alto;

• giustificativi di spesa collaboratori (note e giustificativi derivanti da collaborazioni a

progetto, occasionali) = Priorità media;

• altri giustificativi (prospetti di contabilità analitica per l’imputazione dei costi personale,

giustificativi rimborsi spese, ecc) = Priorità bassa.

Il sistema seleziona automaticamente un campione del 15% della spesa secondo le variabili

sopra definite e selezionando i giustificativi di spesa dall’importo più elevato a quello meno

elevato secondo un ordine di priorità decrescente (dal giustificativo con importo più alto al

giustificativo con importo più basso).

Tali giustificativi sono acquisiti in formato pdf o copia conforme.

Effetto finale della verifica consiste nella validazione delle singole spese elencate nella domanda

di rimborso che abbiano superato gli esami effettuati. In caso di rilevazione di non conformità in

uno o più dei passaggi di controllo sopra elencati è necessario istruire un successivo

approfondimento attraverso richiesta di ulteriore documentazione probante e verbalizzazione

specifica degli esiti. Più in generale l’esigenza di maggiori chiarimenti in tale sede può essere

soddisfatta attraverso l’attivazione di una verifica in loco.

Tutte le forme di controllo sopra indicate sono effettuate nell’ambito dell’applicativo informatico

gestionale regionale registrandone gli esiti sia in caso di conformità che di non conformità.

Il medesimo processo di controllo è applicato anche sul rendiconto analitico aggiornato con

spese quietanzate al 100% che l’ente beneficiario è tenuto a presentare a 60 gg dalla

liquidazione del saldo finanziario.

Inoltre, su un campione di domande di rimborso vengono effettuate le verifiche in loco di

carattere documentale e contabile sui giustificativi probanti le spese presentate (come descritto

al precedente punto 2.2.4).

A seguito delle verifiche effettuate, gli importi rimborsati vengono validati dall’Autorità di

Gestione per la certificazione.

Pagina n. 45

In continuità con le metodologia di controllo contabile già attuate nel periodo di

programmazione FSE 2000-2006, la Regione Emilia-Romagna continuerà a richiedere ai

beneficiari dei finanziamenti, precisi standard di contabilità separata che possono essere

riconducibili alla tenuta di una contabilità analitica rendicontuale:

• finalizzata alla determinazione di una configurazione di costo pieno di

commessa/operazione (costi diretti e costi indiretti);

• in grado di assicurare la riconducibilità o tracciabilità dei costi imputati alle operazioni

finanziate con le registrazioni della contabilità civilistico-fiscale;

• tenuta sulla base di regole contabili definite dall’Amministrazione Regionale nell’ambito

della normativa di gestione e controllo in grado di indirizzare/limitare le imputazioni in

modo da ridurre e prevenire le non conformità riguardanti il mancato riconoscimento di

spesa dichiarata e richiesta a rimborso.

Pagina n. 46

Il diagramma relativo al trattamento delle domande di rimborso è di seguito riportato.

Pagina n. 47

Operazioni finanziate a costi unitari standard

Il controllo è effettuato sul 100% delle domande di rimborso inviate telematicamente dal

beneficiario a valere per le operazioni che contengono progetti finanziati a costi standard.

Tali domande di rimborso sono presentate in forma di valorizzazione progressiva degli indicatori

di servizio/prodotto realizzate nell’ambito di ciascun progetto interessato, alla data della

presentazione, effettuata ai valori di costo standard per le stesse previste. Le domande di

rimborso sono parzialmente precompilate dall’applicativo informatico regionale sulla base degli

indicatori di avanzamento attività/risultato già consuntivati dall’ente attuatore (questo è per

esempio quanto accade per le ore corso ricavate dai calendari già consuntivati). Qualora

l’operazione preveda progetti o componenti progettuali valorizzati a costi reali gli stessi non

entrano mai nella domanda di rimborso e sono destinati ad essere riconosciuti solo nella

domanda di saldo, a seguito del rendiconto conclusivo dell’operazione.

Le domande di rimborso finalizzate al riconoscimento dell’intero finanziamento di progetti

annuali relativi ad operazioni pluriennali devono essere precedute dal controllo della

documentazione probante in originale dei progetti dell’annualità terminata.

Nella domanda di rimborso devono essere allegati a cura dell’ente gestore documentazioni

probanti in formato digitale a supporto degli avanzamenti indicati secondo quanto di seguito

indicato:

• per l’avanzamento delle ore corso: scansioni digitali di pagina/pagine del registro sulla base

di campionamento di data effettuato dall’applicativo informatico. In caso di assenza del

periodo di riferimento di ore corso di aula l’applicativo non richiede di allegare giustificativi

ed in sede di controllo della domanda (nella fase di controllo è necessario richiedere almeno

una convenzione di stage/tirocinio di un partecipante da cui sia possibile controllare il

periodo di svolgimento).

• per quanto riguarda il conseguimento del successo formativo l’applicativo subordina la

presentazione a rimborso di questa componente di indicatore solo all’avanzamento minima

del 70% del percorso d’aula ed è richiesto di allegare un prospetto riepilogativo delle

informazioni relative ai partecipanti che risultano aver conseguito la qualifica di partecipanti

effettivi. (nella fase di controllo è possibile richiedere altra documentazione, ma evitando

sempre di richiedere documentazione che non può essere conservata su supporti informativi

in quanto riguardanti la sfera della privacy dei partecipanti).

• per il supporto alla disabilità è necessario allegare i diari di bordo / time sheet degli

operatori incaricati da cui siano desumibili le ore di servizio erogate relativi a tutto il

Pagina n. 48

progressivo consuntivato o solo al periodo intercorrente con la precedente domanda di

rimborso presentata, ma allegando in tale caso anche prospetti riepilogativi del totale ore

erogate nel progetto fino alla presentazione della domanda.

• per le convittualità l’applicativo subordina la presentazione a rimborso di questa

componente di indicatore solo all’avanzamento minima del 70% del percorso d’aula e deve

essere allegato in formato digitale un prospetto di riepilogo contenente i nominativi dei

convittori effettivi.

Il controllo amministrativo della domanda di rimborso comporta l’esame degli stati di

avanzamento dei progetti o delle componenti progettuali e la validazione delle quantità indicate

in domanda di rimborso attraverso l’esame degli allegati presentati e delle risultanze disponibili

nel sistema informativo. Possono essere richieste documentazione aggiuntive da conservarsi in

formato digitale nell’applicativo informatico limitatamente a quanto non risultante conforme

rispetto agli standard sopra indicati.

Qualsiasi non conformità rispetto ad uno degli indicatori di avanzamento presentati nella

domanda di rimborso deve dare luogo al respingimento della domanda.

A seguito della realizzazione della verifica consuntiva del valore maturato successiva al termine

dell’operazione, l’ente è abilitato alla presentazione di una domanda di rimborso finale,

denominata anche “domanda di saldo” che si differenzia rispetto alle precedenti dal momento

che l’applicativo informatico non richiede all’ente di presentare ulteriore documentazione

scansionata e che è esaminata con riferimento alla corrispondenza degli indicatori di

realizzazione dichiarati con le risultanze del verbale di controllo finale del valore maturato

dell’intera operazione.

Relativamente ai flussi finanziari verso i beneficiari, l’AdG opera al fine di favorire:

• il funzionamento del circuito finanziario del POR, l’efficienza delle procedure di

trasferimento delle risorse finanziarie a tutti i livelli, al fine di rendere le risorse stesse più

rapidamente disponibili per i beneficiari finali;

• l’efficienza del sistema contabile a livello regionale, per quanto riguarda in particolare le

relazioni fra l’Amministrazione regionale e gli organismi coinvolti a vario titolo

nell'attuazione finanziaria degli interventi.

L’AdG, infine, assicura che gli interessi generati dai pagamenti eseguiti a favore del PO siano ad

esso imputati, poiché sono considerati risorse per lo Stato membro in quanto contributo

Pagina n. 49

pubblico nazionale, e sono dichiarati alla Commissione al momento della chiusura definitiva del

PO (art. 83).

Le certificazioni di spesa da parte dell’Autorità di certificazione risultano dalla somma delle

dichiarazioni prodotte dai beneficiari, per le quali il corrispondente contributo pubblico può

essere stato versato oppure ancora da versare, ed attestanti spese da essi già sostenute e

giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di equivalente valore probatorio.

Gli organismi responsabili dell’esecuzione dei pagamenti sono di seguito riportati:

Struttura competente: Direzione Generale Centrale Risorse Finanziarie e Patrimonio

– Regione Emilia-Romagna -

Indirizzo: Viale Aldo Moro, 18 – 40127 BOLOGNA


Struttura competente: Settore Bilancio e Provveditorato - Provincia di Bologna –

Indirizzo: Via A. Zamboni, 13 – 40126 BOLOGNA


Struttura competente: Settore Bilancio ed Economia – Provincia di Ferrara

Indirizzo: Castello Estense - 44100 Ferrara


Struttura competente: Servizio Bilancio, Finanze e Provveditorato – Provincia di

Forlì-Cesena

Indirizzo: P.zza G.B. Morgagni, 9 – 47121 FORLI’


Struttura competente: Servizio Ragioneria e Patrimonio – Provincia di Modena

Indirizzo: Viale Martiri della Libertà 34 – 41100 MODENA


Struttura competente: Servizio Bilancio programmazione finanziaria ed economica –

Provincia di Parma

Indirizzo: Viale Martiri della Libertà, 15 – 43100 PARMA


Pagina n. 50

Struttura competente: Settore Risorse Economiche, Finanziarie e Patrimoniali – PO

Bilancio e Contabilità – Provincia di Piacenza

Indirizzo: Via G. Garibaldi, 50 – 29121 PIACENZA


Struttura competente: Settore Bilancio, programmazione e controllo economico-

finanziario, risorse umane e politiche sociali – Provincia di

Ravenna

Indirizzo: P.zza Caduti per la Libertà, 2/4 – 48100 RAVENNA


Struttura competente: Servizio Bilancio – Provincia di Reggio Emilia

Indirizzo: P.zza Gioberti, 4 – 42100 REGGIO EMILIA


Struttura competente: Servizio Risorse Finanziarie – Provincia di Rimini

Indirizzo: Corso d’Augusto, 231 – 47922 RIMINI


L’Ufficio competente provvede alla gestione delle risorse finanziarie assegnate al Programma

Operativo sulla base della legislazione amministrativa e contabile comunitaria, nazionale e

regionale e dei criteri di buona gestione finanziaria.


• Disposizioni: Paragrafi 6.2, 7.2.5 e 8.2;


“Erogazione di voucher” - Processo “Attuazione fisica e finanziaria”;

• Manuale Procedure dell’AdG: 4. “Controlli amministrativi-contabili”, procedura 5.

“Liquidazione finanziamenti” e allegati e 7. “Circuito finanziario”.

2.2.6. Descrizione del modo in cui l'autorità di gestione trasmetterà le

informazioni all'autorità di certificazione

In riferimento alle modalità di trasmissione dei dati relativi alle spese dei beneficiari da

certificare alla CE, l’Autorità di Gestione trasmetterà all’Autorità di Certificazione, nel rispetto

Pagina n. 51

delle tempistiche previste dal POR, i dati analitici per operazione delle spese sostenute dai

beneficiari e i dati aggregati per asse prioritario, su supporto informatico e con firma digitale.

Nello specifico l’Autorità di Gestione effettua la chiusura provvisoria dei conti di norma ogni

quadrimestre e invia la certificazione la proposta di certificazione all’Autorità di Certificazione

corredata di:

§ l’elenco delle domande di rimborso oggetto di certificazione, sulle quali sono già stati

effettuati al 100% i controlli di conformità amministrativa;

§ l’elenco dei pagamenti relativi alle operazioni (appalti e assegni individuali) per le quali il

beneficiario corrisponde alla Pubblica Amministrazione sui quali sono già stati effettuati i

controlli finalizzati alla loro certificazione;

§ Esiti da verifiche in loco concluse alla data della chiusura dei conti.



“Erogazione di voucher” - Processo “certificazione e flussi finanziari”;

• Manuale Procedure dell’AdG: procedura 10. “Comunicazioni tra Adg e AdC”.

Pagina n. 52

2.2.7. Norme di ammissibilità stabilite dallo Stato membro e applicabili al

programma operativo

Ai sensi dell’art. 56 c. 4 del regolamento generale, e nel rispetto dell’art. 11 del regolamento

1081/2006 e s.m.i. e dell’art. 7 del regolamento 1080/2006, è in corso di approvazione la norma

generale sui costi ammissibili ai fondi strutturali.

Per la definizione della stessa, in conformità con la struttura programmatoria del Quadro

Strategico Nazionale (approvato con Decisione n. CCI 2007 IT 16 1 UNS 001 del 13 luglio

2007), è stato istituito un gruppo di lavoro sull’ammissibilità dei costi, composto da

rappresentanti delle Amministrazioni regionali e nazionali del FESR e del FSE, coordinato dal

Ministero per lo Sviluppo Economico e dal Ministero del Lavoro, che ha portato all’elaborazione

congiunta della “Norma generale per l’ammissibilità della spesa” approvata con Decreto del

Presidente della Repubblica n. 196 del 3 ottobre 2008 “Regolamento di esecuzione del

Regolamento 1083/2006 recante disposizioni generali sul FESR, sul FSE e sul Fondo di coesione,

recante norme in materia di ammissibilità delle spese per il periodo 2007/2013”, pubblicato sulla

Gazzetta Ufficiale n. 294 del 17.12.2008.

Inoltre, in considerazione del carattere generale della norma in materia di ammissibilità della

spesa, le Amministrazioni responsabili del Fondo Sociale Europeo hanno convenuto

sull’importanza di definire congiuntamente gli aspetti rilevanti connessi alla regolarità e

all’ammissibilità della spesa delle operazioni finanziate con risorse pubbliche e rientranti

nell’ambito di intervento del FSE.

Le Regioni, pertanto, hanno definito un Vademecum per l’ammissibilità della spesa al FSE”

approvato nella IX Commissione Politica “Istruzione, Lavoro, Ricerca e Innovazione”, presentato

ed approvato in Conferenza delle Regioni in data 7 luglio 2011.

Obiettivo principale del Vademecum è quello di offrire alle Amministrazioni responsabili dei PO

uno strumento pratico di ausilio e di accompagnamento nell’amministrazione degli interventi

FSE, in maniera complementare con le altre disposizioni a carattere trasversale.

Il Vademecum, da intendersi come un contenitore di definizioni, principi e criteri generali,

nonché come riferimento per l’individuazione di disposizioni e di soluzioni comuni a questioni e

problematiche trasversali che possono emergere nel corso della programmazione, costituisce un

riferimento per tutti gli attori diversamente coinvolti della programmazione FSE 2007-2013.

Pagina n. 53

La Regione Emilia-Romagna, inoltre, ha disciplinato l’ammissibilità dei costi all’interno delle

“Disposizioni” (di cui alle già citate DGR 140/2008, 105/2010 e 1428/2010 e 1568/2011) che

definiscono quanto segue:

• Regole di finanziamento di un’operazione - compreso il forfait - a costi reali e a costi

standard;

• Parametri di costo;

• Voci di costo;

• Regole di ammissibilità rendicontuale;

• Delega, fornitura, affidamenti a terzi.


• Disposizioni: paragrafi 7.2 e 7.5.1 e capitolo 15;

• Manuale delle procedure dell’AdG: Procedura 4 check list allegata 04

2.3. NEL CASO IN CUI LO STESSO ORGANISMO SIA DESIGNATO SIA COME

AUTORITÀ DI GESTIONE CHE COME AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE

DESCRIVERE IN CHE MODO VIENE GARANTITA LA SEPARAZIONE DELLE

FUNZIONI

Non applicabile, in quanto l’Autorità di Gestione e l’Autorità di Certificazione sono organismi

distinti.

2.4. APPALTI PUBBLICI, AIUTI DI STATO, PARI OPPORTUNITÀ, NORME

AMBIENTALI

2.4.1. Istruzioni e orientamenti sulle norme applicabili

Aiuti di Stato

Regolamenti comunitari e norme nazionali:

• Regolamento (CE) n. 1998/2006, relativo all’applicazione degli articoli 87 e 88 del

trattato agli aiuti d’importanza minore («de minimis»);

• Orientamenti in materia di aiuti di stato a finalità regionale 2007-2013 (2006/C 54/08);

• Regolamento (CE) n. 1628/2006 relativo all’applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato

agli aiuti di Stato per investimenti a finalità regionale;

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• Regolamento (CE) n. 1627/2006 che modifica il regolamento (CE) n. 794/2004

relativamente ai moduli standard per la notifica degli aiuti;

• Regolamento (CE) n. 1857/2006 relativo all'applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato

agli aiuti di Stato a favore delle piccole e medie imprese attive nella produzione di

prodotti agricoli e recante modifica del regolamento (CE) n. 70/2001;

• Regolamento (CE) n. 794/2004 Disposizioni di esecuzione del Regolamento (CE) n.

659/99 del Consiglio recante modalità di applicazione dell'art.93 del Trattato CE;

• Regolamento (CE) n. 659/1999 del Consiglio, Modalità di applicazione dell’art. 93 del

Trattato CE;

• le Linee interpretative per i nuovi regolamenti CE in materia di aiuti di stato, predisposte

dal Coordinamento delle Regioni e condivise con il Ministero del Lavoro (Coord. 449/01,

Protocollo 109/01 inviato in data 07.05.01);

• le Linee interpretative del Regolamento (CE) n. 1998/2006 relativo agli aiuti di

importanza minore, condivise dal Coordinamento della IX Commissione. (inviato in data

19.04.07, allegato al prot. 1300/07/coord);

• Mappa degli aiuti di stato a finalità regionale 2007-2013 approvata dalla Commissione

europea con decisione C (2007)5618 del 28 novembre 2007;

• la Comunicazione della Commissione Europea “Quadro di riferimento temporaneo

comunitario per le misure di aiuto di Stato a sostegno dell’accesso al finanziamento

nell’attuale situazione di crisi finanziaria ed economica” del 22 gennaio 2009 e

conseguente modifica del 25 febbraio 2009 (di seguito ‘Comunicazione’);

• il decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri (di seguito ‘DPCM’o ‘direttiva’)

contenente la Direttiva che recepisce il quadro comunitario temporaneo di compatibilità

degli aiuti destinati a porre rimedio alle difficoltà provocate all’economia reale della crisi

finanziaria mondiale, basato sull’articolo 87, paragrafo 3, lettera b) del Trattato CE,

contenuto nella Comunicazione di cui al trattino precedente;

• le “Linee Guida per l’applicazione del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del

3 giugno 2009” relativi alla direttiva di cui al trattino precedente (di seguito le “Linee

Guida”);

• la Decisione della Commissione Europea del 28 maggio 2009 C(2009)4277 sull’aiuto n. N

248/2009 sugli aiuti temporanei di importo limitato e compatibile (art. 3 del DPCM) (di

seguito la “decisione di approvazione della Commissione Europea”).

Atti regionali:

• DGR n. 332/2007 con la quale la regione ha disciplinato gli aiuti di Stato di importanza

minore (de minimis) in attuazione del Regolamento CE 1998/2006;

Pagina n. 55

• Delibera di Giunta Regionale n. 1915/2009 “Modifiche alla DGR n.1968/2008 -

Approvazione nuovo regime di aiuti alla formazione a seguito del Regolamento (CE) N.

800/2008”;

• Delibera di Giunta Regionale n. 1916/2009 “Approvazione regime di aiuti all’occupazione

a seguito del Regolamento (CE) N. 800/2008”;

• Delibera di Giunta Regionale n. 1033/2009 che ha definito le condizioni di compatibilità

degli aiuti temporanei di importo limitato.


• Disposizioni: capitolo 14.

Appalti

• Decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, Codice dei contratti pubblici di lavori, forniture

e servizi e successive integrazioni e modifiche;

• Direttiva 2004/18/CE del 31 marzo 2004 relativa al coordinamento delle procedure di

aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi;

• Decreto-Legge 4 luglio 2006, n.223 (Decreto Bersani) – articolo 13.


• Disposizioni: paragrafo 2.2.

Pari opportunità

• le Indicazioni operative del Dipartimento pari opportunità per l’integrazione della

dimensione di genere nella valutazione ex ante dei programmi operativi programmazione

2007-2013 (luglio 2006);

• le Linee guida - Attuazione del principio di pari opportunità per uomini e donne e

valutazione dell’impatto equitativo di genere nella programmazione operativa. fondi

strutturali 2000-2006, elaborate dal Dipartimento per le pari opportunità (giugno 1999);

• il documento ufficiale del Workshop "Pari Opportunità", definito dal Dipartimento per le

pari opportunità in collaborazione con le Amministrazioni Centrali capofila (Ministero

Economia e Finanze – Dipartimento per le Politiche di Sviluppo e Coesione e Ministero

del Welfare e delle Politiche Sociali, 3 novembre 2005);

• priorità regionali sulle Pari Opportunità declinate nelle “Linee di programmazione e

indirizzi, per il sistema formativo e per il lavoro 2007-2010”, approvate con D.G.R. n. 503

del 16 aprile 2007 e nell’Accordo tra Regione e Province dell’Emilia Romagna per il

Pagina n. 56

coordinamento della programmazione 2007-2009 per il Sistema formativo e per il

Lavoro” (D.G.R. n. 680/07). Tali provvedimenti sono stati aggiornati per il coordinamento

della programmazione 2011/2013 (Deliberazione dell’Assemblea legislativa n. 38 del

29/03/2011 e DGR n. 532 del 18/04/2011).

Norme ambientali

• le Linee guida per la valutazione ambientale strategica (Vas) Fondi strutturali 2000-2006.

2.4.2. Provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme

applicabili, per esempio, controlli relativi alla gestione, verifiche, audit

Rispetto ai provvedimenti adottati per garantire il rispetto della normativa, si indica quanto

segue:

Aiuti di Stato

Per tutte le operazioni che si configurano come aiuti di Stato vengono richieste informazioni ad

hoc fin dalla fase di presentazione da parte del Servizio Programmazione e valutazione progetti.

In particolare, nella fase di presentazione si richiede l’autocertificazione attestante il rispetto del

de minimis per le aziende già individuate, oltre alle autodichiarazioni previste dal DPCM 23

maggio 2007, che attestano la situazione dell’impresa nei confronti di certi aiuti dichiarati

illegittimi dalla Commissione Europea. Inoltre, vengono richieste alle imprese tutte le

informazioni necessarie – nel caso degli aiuti alla formazione – per verificare la corretta

individuazione della quota di contributo concedibile, tenendo conto del tipo di formazione

impartita, della natura dell’impresa (grande o PMI), del tipo di destinatari (svantaggiati o

meno).

Ad avvio delle attività sono richiesti, da parte del Servizio Gestione, i dati di dettaglio delle

aziende coinvolte, che vengono inserite all’interno del Sistema Informativo regionale, oltre alle

autocertificazioni se non già presentate.


• Disposizioni: paragrafi 7.3.1 e 7.3.2.

• Manuale dell’AdG: Procedura 3 “Controlli amministrativi di gestione”

Normativa sugli appalti

Pagina n. 57

Come anticipato al punto sui criteri di selezione 2.2.3, la Regione disciplina le modalità di

affidamento delle attività tramite appalto nelle Disposizioni attuative, indicando i riferimenti

normativi da seguire.

Nel caso in cui l’appalto non venga direttamente gestito dalla AdG, ma dagli Organismi

Intermedi, la prassi prevede l’invio dei bandi da parte degli Organismi Intermedi all’Autorità di

Gestione, al fine di consentire la verifica da parte di quest’ultima della congruenza e conformità

alle normative. A tal fine, inoltre, all’interno delle disposizioni attuative l’Autorità di Gestione ha

disciplinato le modalità per il rispetto delle indicazioni fornite in materia dall’Autorità per la

vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, oltre che fornire standard di bandi e

avvisi pubblici coerenti con la normativa vigente.


• Disposizioni: paragrafo 3.2.

• Manuale dell’AdG: Procedura 5 “Liquidazione finanziamenti”+check list allegata,

Procedura 12 “Verifiche nel caso in cui la PA e’ soggetto beneficiario”

Pari opportunità

Come indicato nel POR, l'Autorità di gestione, ai sensi dell'articolo 16 del Reg. (CE) 1083/2006 e

s.m.i., assicura la parità di genere e le pari opportunità in tutte le fasi della programmazione,

attuazione, sorveglianza e valutazione del Programma, anche attraverso l'autorità regionale

preposta in materia di pari opportunità.

L’Amministrazione regionale adotta le misure necessarie per prevenire ogni discriminazione

fondata sul sesso, la razza o l’origine etnica, la religione o le convinzioni personali, la disabilità,

l’età o l’orientamento sessuale durante le varie fasi di attuazione dei Fondi, ed in particolare

nell’accesso agli stessi.

La Regione, nella sorveglianza dell’attuazione e nel sistema di monitoraggio, definisce gli

indicatori rilevabili e i criteri/modalità di verifica del rispetto del principio della pari opportunità.

Il Comitato di Sorveglianza ne sarà informato periodicamente, con cadenza almeno annuale.

A garanzia dell’impegno all’integrazione della prospettiva di genere e del principio di non

discriminazione, la Regione, fra l’altro, promuove la consultazione degli organismi di parità

presenti nelle sede istituzionali di confronto, nonché la partecipazione di rappresentanti delle

politiche di genere nel Comitato di Sorveglianza del PO, oltre ad avvalersi degli strumenti

sperimentati ed attuati anche nella precedente programmazione.

Inoltre, le operazioni presentate dai soggetti attuatori a seguito di avviso pubblico dovranno

esplicitare il loro impatto potenziale rispetto al genere e la ricaduta attesa sull’universo

femminile in termini di miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro delle donne, e saranno

Pagina n. 58

valutati anche in base alla presenza di elementi che assicurino la parità di genere, quali la

presenza femminile che orientativamente deve riflettere la situazione del mercato del lavoro, la

presenza di un obiettivo quantificato della presenza di destinatari per genere, modalità attuative

tali da favorire e consentire l’accesso e la fruizione da parte delle donne, l’eventuale

collegamento con azioni di sensibilizzazione, informazione, promozione e accordi tra le parti

sociali realizzate da altri soggetti già esistenti, il collegamento con servizi finalizzati a conciliare

la vita familiare con l’inserimento in misure attive (per tutte le misure), l’attivazione di servizi

finalizzati a rimuovere le condizioni di disagio e/o conciliare la vita familiare con l’inserimento in

misure attive.

Relativamente ai portatori di disabilità, l’accessibilità agli interventi del FSE sarà garantita

tramite l’applicazione della normativa regionale in materia e – in analogia a quanto attuato nella

programmazione FSE 2000-2006 – mediante la realizzazione di adeguate azioni di

accompagnamento che rimuovano le cause di marginalità di tale segmento di popolazione e

garantiscano pari condizioni di accesso agli interventi di politica attiva del lavoro di cui è

previsto il cofinanziamento tramite il FSE.

Norme ambientali

Data la natura del Fondo Sociale Europeo, che si concentra su operazioni di natura immateriale

legate allo sviluppo delle risorse umane, il Programma Operativo non costituisce un quadro per

la realizzazione di operazioni suscettibili di produrre effetti ambientali significativi, come progetti

infrastrutturali, in particolare quelli elencati negli allegati I e II della Direttiva 85/337/EEC come

modificata. Qualora nel seguito fossero previsti progetti infrastrutturali, in particolare nell’ambito

della clausola di flessibilità dell’articolo 34.2 del Regolamento (CE) 1083/2006 e s.m.i., la

necessità di una Valutazione Ambientale Strategica sarebbe rivista. Di conseguenza, l’Autorità di

Gestione considera – e le autorità nazionali concordano – che, al momento, non vi è necessità

di una Valutazione Ambientale Strategica per il Programma Operativo. Tale circostanza non

pregiudica eventuali determinazioni di screening che fossero considerate necessarie in base alle

leggi nazionali o ad altre misure per l’attuazione della Direttiva 2001/42/CE.

L’effettività dei provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme applicabili in materia

di aiuti di stato, appalti pubblici e pari opportunità è garantita dalla presenza di check list di

controlli di gestione/controlli di I livello/audit adeguatamente predisposte al fine di verificarne,

laddove risulti pertinente, il rispetto da parte dei beneficiari/soggetti attuatori.

2.5. PISTA DI CONTROLLO

Pagina n. 59

2.5.1. Descrizione del modo in cui le prescrizioni dell'articolo 15 saranno

applicate al programma e/o a singole priorità

L’AdG, conformemente a quanto previsto dall’art. 15 del Reg. (CE) 1828/2006 e s.m.i., assicura

un'adeguata pista di controllo mediante il rispetto dei seguenti criteri:

a) confrontare gli importi certificati alla CE con i documenti contabili e i documenti giustificativi

conservati dall'AdC, dall'AdG, dagli OO.II. e dai beneficiari;

b) verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario;

c) verificare l'applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal Comitato di Sorveglianza;

d) assicurare la conservazione, se pertinente, delle specifiche tecniche e del piano di

finanziamento, dei documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, della

documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, delle

relazioni sui progressi compiuti e delle relazioni sulle verifiche e gli audit effettuati.

La Regione Emilia – Romagna ha redatto le seguenti piste di controllo:

• Formazione a titolarità;

• Acquisizione di beni e servizi a titolarità;

• Erogazione di voucher a titolarità;

• Cataloghi di offerta;

• Conferimento incarico professionale;

• Politiche anticrisi;

• Incentivi.

La formazione riguarda le iniziative rivolte alle persone, che sono programmate con avvisi in

concessione.

L’acquisizione di beni e servizi riguarda i servizi di cui la PA è beneficiario.

L’erogazione di voucher riguarda l’assegnazione di assegni individuali per la formazione.

I cataloghi, costituiti da un elenco di soggetti attuatori e relativa offerta, permettono l’accesso

individuale attraverso assegni formativi o di servizio (voucher).

Il conferimento di incarichi professionali riguarda servizi erogati da persone fisiche esterne

all’Amministrazione.

Nell’ambito delle politiche per attraversare la crisi, è stata predisposta una pista ad hoc relativa

sia alla politica attiva che all’indennità di partecipazione INPS.

A partire dalle attività previste dal Piano Giovani di cui alla DGR n. 510/2012 e in base a quanto

stabilito dalla successiva Delibera n. 1149/2012 (modifiche alla DGR N. 510/2012 – Disposizioni

per l'attuazione della misura di agevolazione finanziaria alle imprese per l'assunzione e la

stabilizzazione di giovani. Anno 2012) e dalla Determina n. 9997/2012 (approvazione pista di

controllo incentivi di cui alla DGR n. 510/2012), è stata predisposta una pista di controllo per

Pagina n. 60

l’attuazione delle misure di agevolazione finanziaria alle imprese nell’ambito degli interventi per

l’occupazione e la stabilizzazione.

Si allega copia delle piste di controllo afferente i Macroprocessi “Formazione a titolarità”,

“Acquisizione di beni e servizi” a titolarità, “Erogazione di voucher” a titolarità, “Cataloghi di

offerta” a titolarità e “Conferimento di incarichi” a titolarità, redatte secondo lo standard

predisposto dall’Igrue, compilata sulla base delle procedure descritte nel ”Manuale delle

procedure dell’AdG”.

Le piste prevedono la fase di “programmazione”, che contiene l’iter di approvazione del POR

FSE Obiettivo “Competitività regionale ed Occupazione” 2007-2013; “istruttoria e approvazione”,

in cui è esplicitato il riferimento all’uso dei criteri di selezione approvati in Comitato di

Sorveglianza; “gestione fisica e finanziaria”, che definisce i flussi documentali durante

l’attuazione delle operazioni, le modalità di erogazione dei finanziamenti e di controllo attuate al

fine di verificare la correttezza della domande di rimborso; “certificazione e flussi finanziari”, che

descrive i flussi tra Commissione e Regione Emilia-Romagna e le relazioni tra AdG e AdC per

assicurare la correttezza delle certificazioni di spesa.

Si sottolinea che i processi di “programmazione” e “certificazione e flussi finanziari” sono uguali

per tutti i macroprocessi.

Le piste “Cataloghi di offerta” e “Conferimento di incarichi” hanno come riferimento la sola fase

di istruttoria.

Nel sistema informativo SIF –ER sono registrate per ciascuna operazione tutte le informazioni a

partire dalla fase di presentazione delle proposte e, a seguire, rispetto alle fasi di selezione e

approvazione, gestione, controllo, pagamenti e certificazione.

Pertanto le informazioni contenute nella sezione 4 della pista di controllo – Dossier di

operazione - come suggerito dalle Linee Guida sui sistemi di gestione e controllo per la

programmazione 2007 – 2013 del MEF – IGRUE, sono archiviate informaticamente nel Sistema

Informativo Regionale.

In particolare:

§ gli importi dei documenti giustificativi di spesa, i corrispettivi importi ritenuti ammissibili

dopo il controllo di I livello, il corrispondente contributo versato, gli importi rendicontati

dall’AdG e dall’AdC e certificati da quest’ultima alla CE;

§ i riferimenti della documentazione e degli atti attestanti l’applicazione dei criteri di selezione

approvati dal CdS;

§ altre informazioni rilevanti, quali, se pertinente, specifiche tecniche, piani di finanziamento,

la documentazione relativa alle verifiche e agli audit.

Pagina n. 61

In sintesi le modalità attraverso le quali l’AdG assicura il rispetto dei criteri dell’art. 15 del Reg.

1828/2006 e s.m.i. sopra enunciati, sono di seguito riportati.

a) Confrontare gli importi certificati alla CE con i documenti contabili e i documenti giustificativi

conservati dall'AdC, dall'AdG, dagli OO.II. e dai beneficiari

L’AdG ha descritto nelle procedure 3, 4 e 7 del proprio Manuale ed in sintesi nella pista di

controllo, le modalità di controllo delle domande di rimborso e di predisposizione dei dati di

certificazione.

Tutte le informazioni sui controlli e sui dati finanziari e di spesa, per ogni operazione, sono

contenute nel Sistema Informativo Regionale SIF- ER, alimentato sia dall’Autorità di Gestione e

Organismi Intermedi sia dai soggetti beneficiari per i dati di competenza, e condiviso con le

Autorità di Certificazione e Audit.

La procedura assicura la tracciabilità della spesa, ricostruendo l’intero flusso finanziario che,

secondo una logica bottom up, ha origine con la comunicazione delle spese sostenute dai

beneficiari/soggetti attuatori all’ADG e agli O.I.

Successivamente l’AdG provvede a selezionare, sulla base dei controlli descritti ai punti 2.2.4 e

2.2.5, le spese oggetto di certificazione che invia all’AdC secondo le modalità di cui al paragrafo

2.2.6 e dalla quale riceve le informazioni sugli esiti dei controlli di propria competenza che

alimentano il SIFE-ER.

Una volta predisposta la domanda di pagamento e la dichiarazione di certificazione delle spese,

l’AdC provvede alla loro trasmissione alla Commissione Europea per il tramite

dell’Amministrazione capofila del FSE (Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale –

Direzione Generale per le Politiche per l’Orientamento e la Formazione).

b) Verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario

Questa verifica è garantita mediante l’adozione da parte dell’AdG di una procedura di

pagamento che prevede controlli sulle domande di rimborso, come descritta nel paragrafo 2.2.5

del presente documento.

c) Verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal CdS

L’AdG verifica l’applicazione dei criteri di selezione approvati, come riportato nel POR paragrafo

2.2.3 del presente documento.

d) Assicurare la conservazione, se pertinente, delle specifiche tecniche e del piano di

finanziamento, dei documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, della

Pagina n. 62

documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, delle relazioni

sui progressi compiuti e delle relazioni sulle verifiche e gli audit effettuati.

L’AdG e gli OI, come scritto al capitolo 17 delle Disposizioni, di cui alla DGR 105/2010 e s.m.i.,

assicurano la corretta conservazione della documentazione relativa a ciascuna operazione sulla

base di quanto disposto dall’art.90 del Reg.1083/2006 e s.m.i..

Tali adempimenti risultano anche tra le funzioni delegate agli OI, elencate al precedente punto

2.1.3.

Le piste di controllo dell’Autorità di Gestione sono riportate in allegato 2. Nel dettaglio:

• Formazione a titolarità;

• Acquisizione di beni e servizi a titolarità;

• Erogazione di voucher a titolarità;

• Cataloghi di offerta;

• Conferimento incarico professionale;

• Politiche anticrisi;

• Incentivi.

Sulla base delle piste di controllo predisposte dalla Regione Emilia-Romagna, gli Organismi

Intermedi hanno predisposto le proprie piste (allegati da 3 a 12) sulla base delle tipologie di

attività che si prevede di programmare4; sostanzialmente i processi degli OI sono analoghi a

quelli dell’Autorità di Gestione ad eccezione delle modalità di pagamento.

2.5.2. Istruzioni date riguardo alla conservazione dei documenti

giustificativi da parte dei beneficiari (data e riferimento)

Nelle “Disposizioni” è indicato che “in riferimento alla conservazione dei documenti, l’Adg e gli

OI assicurano la conservazione dei documenti relativi alle spese e agli audit necessari per

garantire una pista di controllo adeguata, sotto forma di originali o di copie autenticate,

secondo quanto disposto dall’art. 90 del Regolamento generale n. 1083/2006 e s.m.i., per i tre

anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette

a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale”.

Conseguentemente sono soddisfatte anche le condizioni di cui all’art. 19. paragrafo 2 del

Regolamento 1828/2006 e s.m.i.

4 Per alcuni OI non sono presenti le piste relative all’ acquisizione di beni e servizi e all’erogazione voucher, in quanto si prevede al momento di non attuare tali tipologie di interventi.

Pagina n. 63

La Regione Emilia-Romagna, nel 2005 ha inoltre attivato un progetto di archivio e

protocollazione informatica, basato su un software denominato E-grammata; dal 2006 questa

modalità è stata utilizzata anche in tutte le Direzioni Generali quindi anche nella Direzione

Cultura, Formazione, Lavoro.

Tal sistema permette di archiviare elettronicamente documenti assegnando un identificativo,

una classificazione in base alla materia e una fascicolazione (argomento all’interno della

materia); un insieme di documenti aventi la stessa classificazione compone un fascicolo.

E’ organizzato un sistema protetto di abilitazioni e accessi con livello di lettura e di “gestione”

della documentazione.


• Disposizioni: capitolo 17.

• Manuale Procedure: indicazione per ogni procedura; nella procedura 11 “Rapporti con

OI” è indicata come funzione delegata il rispetto degli obblighi di conservazione dei

documenti.

• Piste di controllo: sezione “Controlli”

2.6. IRREGOLARITÀ E RECUPERI

2.6.1. Istruzioni relative alla segnalazione e alla rettifica delle

irregolarità nonché alla registrazione del debito e ai recuperi dei pagamenti

non dovuti (data e riferimento)

Per la segnalazione e rettifica delle irregolarità, nonché alla registrazione del debito e ai recuperi

dei pagamenti non dovuti, si sono considerati i seguenti documenti:

• Regolamento (CE) n. 1681/1994, come modificato dal Regolamento (CE) n. 2035/05,

relativo alle irregolarità ed al recupero delle somme indebitamente pagate nell’ambito del

finanziamento delle politiche strutturali nonché all’organizzazione di un sistema

d’informazione in questo settore;

• Regolamento (CE) n. 1083/2006, art. 2, comma 7, e s.m.i., che definisce l’irregolarità

come “qualsiasi violazione di una disposizione del diritto comunitario, derivante da

un’azione o un’omissione di un operatore economico, che abbia o possa avere come

conseguenza un pregiudizio al bilancio generale delle Comunità europee mediante

l’imputazione di spese indebite al bilancio generale”;

• Regolamenti (CE) n. 1083/2006 e s.m.i. e n. 1828/2006 e s.m.i. che dispongono che è

competenza degli stati membri prevenire, individuare e correggere le irregolarità, con

Pagina n. 64

l’obbligo di recuperare gli importi indebitamente versati, ivi compresi eventuali interessi

di mora, e notificarli alla Commissione informandola sistematicamente sull’andamento

dei pertinenti procedimenti amministrativi e giudiziari;

• Regolamento (CE) n. 2988/1995, in particolare gli art. 4-5-6;

• Accordo tra Governo, Regioni, Province autonome, Province, Comuni e Comunità

montane sulle modalità di comunicazione alla Commissione europea delle irregolarità e

frodi comunitarie, siglato in Conferenza Unificata del 20 settembre 2007;

• Circolare del 12 ottobre 2007 della Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento per

le politiche europee, pubblicata nella GU n. 240 del 15 ottobre 2007;

• CDRR/05/0012/01: Orientamenti in materia di deduzione degli importi recuperati dalla

successiva dichiarazione delle spese e domanda di pagamento e di compilazione della

relativa appendice ai sensi dell’Art.8 del Reg.438/01 (Appendice 3 Orientamenti per la

chiusura degli interventi 2000-2006);

• Documento condiviso dal Coordinamento Tecnico delle Regioni nel 2006 “Gestione delle

somme soggette a procedure di recupero”;

• Vademecum per la spesa del FSE.

Si sottolinea, inoltre, la presenza di un Protocollo d’intesa tra la Regione Emilia-Romagna e la

Guardia di Finanza del 17/06/2002, “Modalità operative ed interscambio informativo con la RER

per l’attività di vigilanza nel settore dei fondi strutturali comunitari”.

2.6.2. Descrizione della procedura per conformarsi all'obbligo di

segnalare le irregolarità alla Commissione a norma dell'articolo 28

Nel POR FSE 2007-2013 della Regione Emilia-Romagna al paragrafo 5.3.5 è indicato che “La

Regione, attraverso le proprie strutture coinvolte ai diversi livelli nell’attività di implementazione

del POR, opera per prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli importi

indebitamente versati, in applicazione dell’art. 70 del regolamento generale e delle modalità di

applicazione adottate dalla Commissione.

In particolare la Regione, ogni qualvolta attraverso le proprie azioni di controllo individua una

violazione del diritto comunitario che possa arrecare pregiudizio al bilancio generale dell’Unione

europea, avendone fatto oggetto di un primo atto di accertamento amministrativo o giudiziario,

provvede ad informare la Commissione entro i due mesi successivi al termine di ogni trimestre

con una apposita scheda. La comunicazione trimestrale sulle irregolarità viene effettuata anche

se di contenuto negativo.

Pagina n. 65

La struttura regionale incaricata di raccogliere le informazioni da tutti gli uffici e di comunicarla

alla Commissione attraverso la competente amministrazione centrale dello Stato è l’Autorità di

Certificazione del POR” .

Nell’espletamento delle sue prerogative di gestione e controllo del Programma Operativo FSE

2007-2013, l’Autorità di gestione individua e corregge le irregolarità del processo di attuazione

degli interventi.

Il processo di avvio della procedura di accertamento dell’irregolarità può verificarsi anche a

seguito di reclami e querele da parte di soggetti terzi e segnalazioni da parte di un’autorità

giudiziaria.

La normativa comunitaria impone agli Stati membri di effettuare in via elettronica una

comunicazione periodica alla Commissione europea di tutte le "irregolarità che sono state

oggetto di un primo verbale amministrativo o giudiziario" (si veda, ex plurimis, art. 3,

Regolamento (CE) n. 1681/1994, art. 28 Regolamento (CE) n. 1828/2006 così come modificato

con Reg. 846/2009, e art. 3, Regolamento (CE) n. 1848/2006), utilizzando il sistema

informatizzato (IMS).

Inoltre, ai sensi del nuovo art. 30 Reg (CE) 1828/06 modificato dal Reg (CE) 846/09, entro due

mesi dal termine di ogni trimestre, occorrerà fornire informazioni dettagliate concernenti

l’apertura, la conclusione o l’abbandono di procedimenti sanzionatori amministrativi o penali in

relazione alle irregolarità segnalate nonché l’esito di tali procedimenti.

In proposito, i regolamenti comunitari (art. 1-bis Regolamento (CE) n. 1681/94; art. 27

Regolamento (CE) n. 1828/2006 e s.m.i.; art. 2 Regolamento (CE) n. 1848/2006) stabiliscono

che il primo verbale amministrativo o giudiziario è inteso come la prima valutazione scritta

stilata da un'autorità competente, amministrativa o giudiziaria, che, in base a fatti concreti o

specifici, accerta l'esistenza di un'irregolarità, ferma restando la possibilità di rivedere o

revocare tale accertamento alla luce degli sviluppi del procedimento amministrativo o

giudiziario.

Ai fini dell’assolvimento di tale obbligo di comunicazione, gli Organismi intermedi sono tenuti a

darne tempestiva notizia all’Autorità di Gestione entro un termine massimo di 20 gg dal

momento in cui tale accertamento è stato tradotto in un “un primo verbale amministrativo o

giudiziario”.

L’Autorità di Gestione eseguirà congiuntamente all’Organismo intermedio una successiva

istruttoria sui documenti trasmessi da parte dell’Organismo intermedio e sulle informazioni dallo

stesso ricevute.

Se la natura e l’importo del contributo indebitamente versato rientrano nelle fattispecie e nei

limiti previsti dai regolamenti per la compilazione e trasmissione della scheda OLAF, l’Organismo

Pagina n. 66

intermedio fornirà l’Autorità di Gestione di tutte le informazioni al fine della compilazione della

scheda OLAF e la invierà all’Autorità di Gestione compilerà la scheda OLAF e la invierà

all’Autorità di Gestione, entro i tempi dalla stessa stabiliti, per il controllo e la successiva

trasmissione alla Commissione, per il tramite dell’Autorità di Certificazione.

Parimenti, entro i due mesi successivi alla 1° comunicazione OLAF, l’Organismo intermedio

dovrà dare comunicazione del seguito del procedimento amministrativo e/o giudiziario tramite

scheda OLAF all’Autorità di Gestione che le integrerà alle sue eventuali comunicazioni di

“mancato seguito” e le invierà all’Autorità di Certificazione per l’inoltro formale.

Ai fini di una gestione ottimale delle informazioni relative ai processi di verifica e controllo e per

poterne seguire adeguatamente l’andamento e registrarne continuativamente gli esiti, anche

sotto il profilo della gestione dei recuperi di somme indebitamente erogate, l’Autorità di gestione

si è dotata di un presidio organizzativo dedicato denominato Unità di raccolta dati di controllo e

gestione delle irregolarità (UGIR).

La registrazione e l’aggiornamento delle informazioni relative ai processi di segnalazione,

accertamento e trattamento delle irregolarità sono effettuate attraverso una sezione del sistema

informativo che ricade sotto la responsabilità della sopracitata posizione organizzativa UGIR ed

è alimentata dai dati forniti dall’AdC, dall’AdA e dalla Posizione Organizzativa preposta ai

controlli di 1° livello, nonché dalle informazioni provenienti da organi esterni


La registrazione informatica è coperta da password autorizzata fornita agli operatori preposti

alle attività.

Attraverso un allegato, la PO inserisce a sistema tutte le informazioni previste dai Reg. (CE) n.

1828/06 art. 28 e successive modifiche apportate dal Reg. (CE) n. 846/09.

Tale sistema informativo sarà accessibile in modalità di scrittura all’UGIR ed in lettura

all’Autorità di Certificazione, all’Autorità di Audit e agli Organismi Intermedi, previo rilascio di

password di autorizzazione.

Il sistema informativo archivierà e gestirà tutte le informazioni relative alle visite ispettive sulle

attività finanziate, a semplici segnalazioni di irregolarità o sospetto di frode cui dar seguito con

un processo di accertamento e permetterà la preparazione dei dati anche ai fini della

comunicazione “Olaf” delle irregolarità alla Commissione come previsto dall’art. 28 del Reg. (CE)

n. 1828/06 (cfr. paragrafo 1.6) e successive modifiche apportate dal Reg (CE) 846/2009.

L’UGIR assicura le informazioni relative alle irregolarità all’ Autorità di Certificazione, all’Autorità

di Audit, agli Organismi intermedi e, quando di competenza, alle Autorità esterna


Pagina n. 67


• Disposizioni: capitolo 18 e Determina 3728/2012 (Approvazione dell’elenco delle

principali irregolarità di cui alla DGR 105/2010).

• Manuale Procedure dell’AdG: procedura 9 “Gestione delle irregolarità e recuperi”.

Il diagramma dei flussi è descritto nella pagina seguente.

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Pagina n. 69

3. ORGANISMI INTERMEDI

Le Amministrazioni Provinciali in quanto Enti locali dotati di propria autonomia sono strutturate

in modo organizzativo per rispondere ai diversi compiti a loro attribuiti dalla legge.

Ai fini della funzione di Organismi Intermedi FSE, esercitata su delega regionale, occorre

leggere i funzionigrammi avendo a riferimento non solo la denominazione dei settori, servizi ed

unità operative, ma anche i compiti operativi ad essi attribuiti per le attività cofinanziate.

A tal fine si sintetizza nello schema seguente il processo di controllo di primo livello degli O.I. .

SCHEMA RIEPILOGATIVO CONTROLLI I LIVELLO

Art.13, 2 comma lett. a): delegato agli O.I. con Deliberazione di Giunta Regionale del 14

maggio 2007, n. 680 “Approvazione di un Accordo fra Regione e Province dell'Emilia-Romagna

per il coordinamento della programmazione 2007/2009 per il sistema formativo e per il lavoro

(L.R. 12/03 - L.R. 17/05) in attuazione della delibera di G.R. 503/07” (per la programmazione

2011/2013 l’Accordo è stato approvato con DGR n. 532 del 18/04/2011). Il controllo viene

eseguito sulla base di un software fornito dalla AdG, completo di Manuale delle procedure ed

help-desk.

Gli O.I. eseguono i controlli amministrativi di gestione e le attività amministrative di

approvazione del rendiconto, la determinazione del saldo e la liquidazione del pagamento.

Art.13, 2 comma lett. b): eseguito dall’ AdG con il supporto dell’Assistenza tecnica sia sulle

domande di rimborso controllate come sopra indicato, sia sulle attività in corso anche degli O.I..

La rendicontazione delle attività è effettuata dall’AdG mediante un’unica Assistenza per le

attività degli O.I. e dell’AdG stessa mediante manuali e check controlli predisposte dall’AdG

medesima.

Art.13, 5 comma): gli appalti ed i voucher vengono validati dall’AdG prima della certificazione.

Pagina n. 70

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Pagina n. 71

3.1. L'ORGANISMO INTERMEDIO E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI

3.1.1. Indicazione delle funzioni e dei compiti principali svolti dagli

organismi intermedi

La denominazione e le funzioni dell’ Organismo Intermedio dell’Autorità di Certificazione sono

descritte al successivo punto 4.1.3.

La denominazione degli Organismi intermedi dell’Autorità di Gestione e relativi referenti sono

riportati al punto 1.3.2 mentre rispetto alle funzioni si rimanda al precedente punto 2.1.3.

3.2. ORGANIZZAZIONE DI CIASCUN ORGANISMO INTERMEDIO


(compreso il numero approssimativo dei posti assegnati)

L’organigramma e le funzioni delle unità dell’ Organismo Intermedio dell’Autorità di

Certificazione è riportato al punto 4.2.1.

Gli organigrammi dei singoli Organismi Intermedi dell’Autorità di Gestione sono allegati alla

presente (allegato 13).

Di seguito per ciascun OI dell’Autorità di Gestione (le nove Amministrazioni provinciali e il

Consorzio Spinner – OI della Sovvenzione Globale) si illustrano le specificità della struttura

organizzativa con le relative funzioni.

Organismo intermedio: Provincia di Bologna

La struttura organizzativa è stata formalizzata con i seguenti atti:

• Delibera di Giunta Provinciale n. 562 del 22/12/2011 di “Approvazione del Piano

Esecutivo di Gestione 2012. Attribuzione ai Dirigenti degli obiettivi, delle risorse e delle

responsabilità gestionali”;

• Determinazione senza impegno di spesa n. 4/2010 del Direttore del Settore Servizi alla

Persona e alla Comunità “Modifica denominazione della U.O. certificazione e gestione

delle attività formative in U.O. programmazione, gestione e controllo e della U.O.

Pagina n. 72

inserimento lavorativo disabili e utenze svantaggiate” in U.O. inserimento lavorativo

disabili”– Prot. N. 36584 del 03/03/2010.

Per quanto riguarda l’ambito di attività finanziate tramite Fondo Sociale Europeo, si riporta

l’elencazione degli atti di conferimento di incarichi dirigenziali e relativi alle Posizioni

Organizzative (P.O.):

• Dirigenza: Atto della Presidente della Provincia di Bologna PG n. 376739 del 30/10/2009

(conferimento incarichi dirigenziali a seguito della revisione dell’assetto organizzativo

dell’Ente);

• P.O. Responsabile U.O. Programmazione, Gestione e Controllo – Settore Servizi alla

persona e alla comunità: Atto dirigenziale del Direttore del Settore Servizi alla persona e

alla Comunità PG n. 196431 del 28/12/2011;

• P.O. Responsabile U.O. Contabilita’ – Settore Servizi alla persona e alla comunità: Atto

dirigenziale del Direttore del Settore Servizi alla Persona e alla Comunità PG n. 196435

del 28/12/2011;

• P.O. Responsabile U.O. Programmazione offerta formativa integrata e servizi di supporto

al sistema scolastico e formativo - Servizio Scuola e formazione: Atto dirigenziale del

Direttore del Settore Servizi alla Persona e alla Comunità PG n. 196459 del 28/12/2011;

• P.O. Responsabili U.O. Centri per l’Impiego – Servizio Politiche attive del lavoro e

formazione:

- Imola: Atto dirigenziale del Direttore del Settore Servizi alla persona e

alla comunità PG n. 196387 del 28/12/2011 ;

- San Lazzaro di Savena: Atto dirigenziale del Direttore del Settore Servizi

alla persona e alla comunità PG n. 196461 del 28/12/2011.

Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni delle strutture che compongono

l’organigramma.

Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività

Settore Servizi alla Persona e alla Comunità

UO Amministrativa e segreteria di direzione

Amministrazione

§ Formalizzazione Atti di competenza del Settore e protocollazione della corrispondenza in entrata/uscita;

§ Comunicazione esiti valutazione; § Sottoscrizione Atto di impegno con Soggetti

attuatori. Attività svolte per Servizi: § Inserimento nel sistema informatizzato

dedicato delle Determinazioni Dirigenziali per approvazione variazioni di gestione comportanti una modifica dell’impegno o una economia.

Pagina n. 73



UO Programmazione, Gestione e Controllo (PO)

UO Gestione Tecnica, Ricerca e sviluppo

Programmazione

§ Supporto alla predisposizione dei documenti di programmazione delle azioni e delle risorse di Settore/Servizi;

§ Supporto e coordinamento nella predisposizione di documenti procedurali (“Manuale delle procedure POR FSE” e ulteriore documentazione attinente, procedure di dettaglio interne) per Settore/Servizi;

§ Programmazione attività sperimentali e/o relative a tematiche di settore, tramite Appalti e/o Avvisi di diritto pubblico.

Gestione

Attività svolte per Settore/Servizi: § Verifica della conformità e regolarità

dell’esecuzione delle operazioni e analisi di compatibilità con le disposizioni vigenti in materia.

§ Attribuzione delle Non Conformità tramite Check List.

In particolare: § Verifica delle richieste di variazione in itinere

delle attività rispetto all’approvato; § verifica preventivi di dettaglio, autorizzazioni

variazioni finanziarie, autorizzazioni spese e servizi non previsti in fase progettuale.

L’U.O. Gestione Tecnica provvede ad acquisire il parere delle U.O. Programmazione/Istruttoria attività formative dei Servizi competenti, in merito ai primi preventivi di dettaglio, agli stati di avanzamento e alla relazione finale per attività non corsuali ed a richieste di variazione in itinere che costituiscano una modifica di sostanza rispetto all’approvato. § Gestione delle comunicazioni da/per i

Soggetti attuatori. N.° persone coinvolte*: 2 + 1**



UO Monitoraggio

Gestione

Attività svolte per Settore/Servizi: § Implementazioni dati sul sistema

informativo, monitoraggio fisico delle attività e verifica dello stato di avanzamento;

§ Attivazione/disattivazione accesso al finanziamento (“semaforo verde pagamenti”);

§ Controllo fidejussione, se prevista. N.° persone coinvolte*: 2



UO Sistema Informativo e Osservatorio offerta

formativa

Programmazione

Attività svolte per Settore/Servizi: § Supervisione e controllo budget complessivo

(anche in itinere); § Elaborazione dati a supporto della

programmazione; § Supporto informatico/informativo per la

valutazione e approvazione attività.

Gestione

Attività svolte per Settore/Servizi: § Implementazione ed aggiornamento del

sistema informativo regionale; § Monitoraggio andamento budget specifici; § Supporto informativo alle variazioni di

bilancio; § Elaborazione dati per la gestione delle

attività; § Rilevazione periodica tramite SIFER dello

stato di avanzamento della spesa sostenuta, per la liquidazione del rimborso alla Provincia da parte della Regione;

Pagina n. 74


§ Tenuta del sito dell’Osservatorio sull’Offerta Formativa della Provincia di Bologna per la pubblicizzazione delle attività e del Sito tematico provinciale della “Formazione Professionale”;

§ Programmazione e gestione software specifici per Settore/Servizi, funzionali a diversi ambiti di attività (gestione, autorizzazione attività autofinanziate, esami, certificazioni).

N.° persone coinvolte*: 3**



UO Attività autofinanziate

Programmazione

§ Istruttoria amministrativa attività autorizzate (regolamentate e a qualifica);

§ Approvazione ; § Controllo sovrapposizione attività finanziate e

attività regolamentate da autorizzare § Supporto controllo standard formativi attività

a qualifica finanziate (fase istruttoria).

Gestione § Gestione in itinere attività autorizzate. N.° persone coinvolte*: 1**


UO Programmazione, Gestione e Controllo

(PO)

UO Certificazioni

Gestione

Attività svolte per Settore/Servizi: § Controlli e valutazioni di merito riguardanti i

requisiti sostanziali di accesso degli utenti alle attività formative;

§ Sessioni d’esame (nomina presidente di commissione, controllo documentazione d’esame e tenuta repertorio ufficiale informatizzato degli attestati), ex L. 845/1978;

§ Verifica, per le attività con SRFC, della predisposizione della documentazione d’esame (allegata dai Soggetti attuatori in SIFER) e della repertoriazione degli attestati finali nel Repertorio informatizzato regionale (ex L.R. 12/03);

§ Rilascio certificato sostitutivo degli attestati ufficiali, in caso di smarrimento, su richiesta dell’utenza.




UO Controlli Esterni

Controllo

Attività svolte per Settore/Servizi: § Verifiche in itinere ed ispezioni in loco sullo

svolgimento dell’attività realizzata, a campione e su richiesta degli uffici interessati;

§ Controllo pubblicità, su richiesta dei soggetti attuatori e degli uffici tecnici;

§ Verifiche e risposte relative a reclami/esposti degli utenti delle attività formative.


Pagina n. 75



UO Contabilità (PO)

UO Erogazioni

Erogazione

Attività svolte per Settore/Servizi: § Monitoraggio dei pagamenti; § Liquidazione dei contributi; § Gestione contabile economie e restituzioni; § Implementazioni dati su sistema informativo

per la parte relativa ai pagamenti; § Protocollo pagamenti; § Verifica variazioni finanziarie rispetto al

bilancio provinciale; § Verifica budget rispetto al bilancio

provinciale. N.° persone coinvolte*: 2**


UO Contabilità (PO)

UO Rendiconti

Rendicontazione

Attività svolte per Settore/Servizi: § Verifiche amministrativa sul 100% delle

domande di rimborso; § Definizione Valore Maturato; § Determinazione degli importi da riconoscere

a saldo ai soggetti attuatori; § Approvazione Rendiconto finale/consuntivo; § Implementazioni dati su sistema informativo

per la parte relativa ai rendiconti/consuntivi; § Protocollo rendiconti/consuntivi; § Svincolo fideiussione, se prevista N.° persone coinvolte*: 4


Servizio Scuola e Formazione

UO Amministrativa

Amministrazione

§ Formalizzazione Atti di competenza del Servizio e protocollazione della corrispondenza in entrata e in uscita.

§ Redazione di Avvisi di diritto pubblico e Appalti pubblici per la parte di competenza;

§ Controllo del budget per la parte di competenza;

§ Istruttoria amministrativa; § Elaborazione di atti di approvazione e di

impegno finanziario; § Comunicazione esiti valutazione; § Sottoscrizione atto di impegno con soggetti

attuatori. Attività svolte per Settore/Servizi: Vidimazione registri e schede.


Servizio Scuola e Formazione

UO Programmazione offerta formativa integrata e

servizi di supporto al sistema scolastico e

formativo (PO)

UO Diritto/Dovere all’Istruzione e Formazione,

disabilità e svantaggio

+

U.O. Orientamento, transizione, supporto alla

programmazione

Programmazione

Promozione, programmazione, progettazione e finanziamento delle attività. In particolare:

§ Predisposizione contenuti tecnici di Avvisi di diritto pubblico e capitolati;

§ Valutazione tecnica di progetti; § Coordinamento del Nucleo di valutazione e

raccolta pareri; § Approvazione e impegno finanziario; § Inserimento nel sistema informativo dei dati

di modifica/integrazione in sede di istruttoria tecnica;

§ Supporto tecnico ai soggetti attuatori. § Pareri su primi preventivi di dettaglio, stati di

avanzamento e relazioni finali di attività non corsuali e su richieste di variazioni in itinere che costituiscano una modifica di sostanza rispetto all’approvato.

Pagina n. 76



Servizio Politiche Attive del Lavoro e Formazione

UO Gestione e amministrazione, segreteria di

direzione

Amministrazione

§ Formalizzazione/predisposizione Avvisi di diritto pubblico e Appalti pubblici;

§ Controllo del budget per la parte di competenza;

§ Istruttoria amministrativa. § Elaborazione di atti di approvazione e di

impegno finanziario; § Verifica della congruità delle dichiarazioni

effettuate dalle aziende relative a “de minimis”, aiuti di stato alla formazione, aiuti di importo limitato;

§ Sottoscrizione Atto di impegno con soggetti attuatori.

Attività svolte per Settore/Servizi: Vidimazione registri e schede.



UO Istruttoria attività formative

Programmazione

§ Predisposizione Avvisi pubblici di chiamata di progetti;

§ Istruttoria tecnica delle operazioni/progetti e Coordinamento del Nucleo di valutazione e raccolta pareri;

§ Approvazione graduatorie e attribuzione dei finanziamenti;

§ Comunicazione esiti valutazione; § Inserimento nel sistema informativo dei dati

di modifica/integrazione in sede di istruttoria tecnica;

§ Gestione delle comunicazioni da/per i soggetti attuatori;

§ Pareri su primi preventivi di dettaglio, stati di avanzamento e relazioni finali di attività non corsuali e richieste di variazioni in itinere che costituiscano una modifica di sostanza rispetto all’approvato.

La fase di programmazione relativa al Nuovo Circondario Imolese è svolta in collaborazione con quest’ultimo.



UO Progettazione e acquisizione risorse

Controllo

Controllo periodico e finale delle attività appaltate dal Servizio, relativamente ai servizi provinciali per l’impiego, al fine della verifica di conformità quanti-qualitativa. N.° persone coinvolte: 1



Centri per l’Impiego

Attuazione politiche anti-crisi

Azioni di politica attiva del lavoro erogate direttamente all’utenza (lavoratori beneficiari di strumenti di sostegno al reddito in deroga) nell’ambito delle politiche anticrisi previste dalla D.G.R. n. 1124 del 27/07/2009: azioni di orientamento e accompagnamento all’inserimento professionale e alla formazione; avvio dell’utente verso percorsi di aggiornamento, specializzazione e formazione a qualifica.

* Al numero delle persone indicate va aggiunto il responsabile PO dell’UO complessiva. ** Le persone indicate, con contratto a tempo parziale o a tempo pieno, svolgono le mansioni descritte solo per una parte del proprio tempo.

Pagina n. 77

Organismo intermedio: Provincia di Ferrara


• Delibera G.P. nn. 141/35617 del 03/5/2011 (approvazione organigramma);

• Determina dirigente nomina PO – FORMAZIONE PROFESSIONALE n. 10619 del

09/02/2012;

• Determina dirigente nomina PO – CENTRO PER L’IMPIEGO DI FERRARA E

COORDINAMENTO POLITICHE ATTIVE DEL LAVORO n. 10619 del 09/02/2012;

• Determina dirigente nomina Responsabile Unità Operativa Complessa CPI Alto Ferrarese

n.4004 del 16/01/2012;

• Determina dirigente nomina Responsabile Unità Operativa Complessa –CPI Medio

Ferrarese n.4008 del 16/01/2012;

• Determina dirigente nomina Responsabile Unità Operativa Complessa –CPI Basso

Ferrarese n.4007 del 16/01/2012;

• Determina dirigente nomina Responsabile Unità Operativa Complessa –Inserimento

lavorativo disabili n.4010 del 16/01/2012.


l’organigramma.


Servizio Politiche del Lavoro e Formazione

Professionale

UOS Programmazione, Selezione,

Approvazione progetti

Programmazione

n. persone coinvolte: 4

§ predisposizione Programma provinciale della formazione professionale;

§ predisposizione indicazioni attuative del Programma provinciale di f.p.;

§ predisposizione avvisi pubblici per la candidature delle operazioni ammesse al contributo del FSE e relativi atti amministrativi;

§ partecipazione ai nuclei di valutazione per le istruttorie delle operazioni candidate;

§ comunicazioni per i supplementi delle istruttorie;

§ predisposizione atti di approvazione delle graduatorie e del piano annuale di f.p.;

§ comunicazione ai Soggetti gestori degli esiti della valutazione.

§ comunicazione estremi atto di approvazione e relativa documentazione delle operazioni approvate all’UOS Gestione Controllo Rendicontazione, Pagamenti.


Professionale

UOS Gestione, Controllo Rendicontazione

Pagamenti

Gestione, Controllo, Rendicontazione e

Pagamenti


Gestione § gestione telematica di tutti i dati relativi ad

allievi, calendari, preventivo di dettaglio mediante implementazioni dati su Sistema Informativo;

§ gestione dati finanziari corsi approvati; § gestione di tutti i rapporti con gli Enti gestori

(es. vidima registri e schede, comunicazioni da/per gli enti, repertorio attestati, modifiche

Pagina n. 78


preventivi e progettuali); L’attività di gestione viene svolta da n. 1 funzionario. Controllo § Verifiche amministrative sul 100%

delle domande di rimborso; § Verifica amministrativa contabile e verifica

documentale contabile sulle domande di rimborso (acconti, rimborsi e saldi);

§ Inserimento esiti controlli sistema informativo SIFER; Controllo dichiarazioni de minims aziende;

§ Controllo ottemperanza legge 68/99 degli enti di formazione e delle aziende beneficiarie della formazione.

L’attività di controllo viene svolta da n. 1 funzionario. Rendicontazione § controllo dei registri schede individuali time

sheet ecc. e corrispondenza allievi con dati comunicati da ente gestore in SIFER per determinazione del massimo rendicontabile sia per attività a costi standard che a costi reali;

§ inserimento del verbale nel Sistema Informativo e prima validazione telematica della proposta di rendiconto;

§ dopo il controllo in loco dell’assistenza tecnica regionale e valida dei controllori regionali valida definitiva del rendiconto con definizione del saldo eventuale;

§ approvazione con atto dirigenziale delle risultanze rendicontuali.

§ Inserimento in SIFER dei riferimenti degli atti di approvazione delle risultanze rendicontali;

§ Inserimento in SIFER delle lettere di richieste di restituzioni agli enti gestori.

L’attività di controllo rendicontuale viene svolta da n. 1 funzionario. Pagamenti § regolarizzazione delle fatture pagate dal

Tesoriere Provinciale in conto sospeso mediante liquidazione tecnica utilizzando la procedura informatica della Provincia;

§ registrazione dei mandati di pagamento nel Sistema Informativo;

§ verifiche contabili delle restituzioni degli enti di formazione ed inserimento in SIFER delle note di accredito e riversali di incasso;

§ comunicazioni al dirigente degli enti inadempienti entro i termini concessi.

L’attività viene svolta da n. 1 funzionario


Professionale

P.O. Formazione Professionale

Coordinamento Uffici

FORMAZIONE PROFESSIONALE

persone coinvolte: n.1

Alla P.O. fanno capo gli Uffici: Programmazione Selezione, Approvazione progetti; Gestione, Controllo, Rendicontazione e Pagamenti, presso i quali si svolgono gli adempimenti di programmazione, approvazione, gestione controllo rendicontazione e pagamenti delle attività formative realizzate dalla Provincia con le risorse finanziarie trasferite dalla Regione FSE e altre risorse. In particolare sono assegnate le seguenti linee di attività e tutti gli atti conseguenti di:

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§ Coordinamento delle attività degli Uffici in concerto con la Responsabile del Servizio;

§ Supporto alla stesura dei documenti programmatici della Formazione Professionale;

§ Supporto alla redazione degli atti pubblici per le attività formative e gli appalti di servizi;

§ Supporto alla valutazione dei progetti formativi;

§ Supporto alla dirigenza per la redazione delle azioni del bilancio annuale e pluriennali;

§ Referente per il monitoraggio e la rendicontazione delle spese delle attività formative;

§ Referente per il monitoraggio dei dati finanziari e fisici attività formative;

§ Referente per le verifiche in itinere delle attività formative;

§ Referente per le verifiche di efficacia occupazionale delle attività formative;

§ Referente Sistema Qualità per gli UOS F.P.; § Supervisione alla regolarizzazione delle

fatture pagate dal Tesoriere Provinciale in conto sospeso;

§ Referente per i controlli presso gli Enti di Formazione della veridicità dei pagamenti dichiarati dai medesimi;

E’ di competenza della PO l’elaborazione di eventuali bandi di appalto con risorse FSE. In particolare: § Valutazione delle offerte; § Atto di aggiudicazione dell’appalto e di

impegno di spesa § Comunicazione degli esiti dell’appalto.


Professionale

PO - Centro per l’Impiego di Ferrara e

coord.Politiche Attive del lavoro;

Programmazione

n. persone coinvolte:13

(PO, UOC, Orientatori)

Alla P.O. fanno capo gli Uffici: UOC CPI ALTO FERRARESE UOC CPI BASSO FERRARESE UOC CPI MEDIOFERRARESE E’ di competenza della PO l’elaborazione di eventuali bandi di appalto con risorse FSE. In particolare: § Valutazione delle offerte; § Atto di aggiudicazione dell’appalto e di

impegno di spesa § Comunicazione degli esiti dell’appalto. Erogazione delle politiche attive a sostegno dei percettori degli ammortizzatori sociali § Predisposizione delle attività di politiche

attive da attuare modalità e termini; § Presa in carico dei lavoratori; § Colloquio di orientamento e definizione

personalizzata del percorso di politica attiva, § Monitoraggio dell’attività proposta; § Eventuale segnalazione alla RER di non

presentazione presso il CI. Tutte le politiche attive sopra descritte risultano essere erogate in tutti CI Alto, Medio, Basso e Ferrara L’attività viene svolta da n. 1 PO, n. 3 Uoc responsabili dei Centri e n.9 Orientatori


Professionale

UOC – Inserimento lavorativo disabili

Programmazione

n. persone coinvolte 1

E’ di competenza dell’ UOC INSERIMENTO LAVORATIVO DISABILI l’elaborazione di eventuali bandi di appalto con risorse FSE asse Inclusione Sociale. In particolare § Valutazione delle offerte;

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§ Atto di aggiudicazione dell’appalto e di impegno di spesa

§ Comunicazione degli esiti dell’appalto. § Supporto all’Ufficio Programmazione della

Formazione Professionale nella stesura dei documenti di programmazione e dei bandi per la chiamata delle attività formative.

§ Supporto agli uff. Formazione Professionale per la stesura dei bandi asse Inclusione Sociale

§ Sottoscrizione del contratto d’appalto § Gestione dell’esecuzione dell’appalto; § Implementazione dati su SIFER; § Liquidazione delle fatture § Rilevazione e comunicazione dati per

monitoraggi. § Supporto all’ufficio gestione della

Formazione Professionale per il controllo in SILER dei dati autocertificati dagli allievi dei corsi;

L’attività è svolta da n.1 funzionario

Organismo intermedio: Provincia di Forlì-Cesena


• Delibera della Giunta Provinciale n. 100970/539 del 27.11.07, avente ad oggetto

”Riorganizzazione Uffici e Servizi Provinciali”;

• Delibera della Giunta Provinciale n. 65302/304 del 06/07/2010 ha approvato il nuovo

“Regolamento sull'ordinamento generale degli uffici e dei servizi” che disciplina le

competenze degli Organi di Direzione e Coordinamento delle strutture amministrative

(Servizi, Uffici, ecc...);

• Decreto del Presidente n. 117095/2010, che conferisce l'incarico di Dirigente del Servizio

Istruzione, Formazione e Politiche del Lavoro alla Dr.ssa Paola Monica Francesca Franchi;

• Delibera della G.P. n. 122357/580 del 28/12/2011, che approva per l'anno 2012 il Piano

Esecutivo di Gestione (PEG) e il Piano Dettagliato degli Obiettivi (PDO), che definiscono gli

obiettivi e le risorse assegnate ai Servizi e agli Uffici;

• Determina Dirigenziale n. 15415/02 e successive modificazioni e integrazioni che adottano

l’articolazione organizzativa del Servizio, di cui all’organigramma di seguito precisato;

• Deliberazione della Giunta Provinciale n. 116100/536 del 06/12/2011 che contiene l'elenco

dei titolari di posizione organizzativa/alta professionalità conferiti/confermati dal 01/01/2012

fino alla scadenza del mandato del Presidente (Giugno 2014).

Per completezza di informazione si riporta di seguito l’elencazione degli atti di conferimento dei

relativi incarichi di responsabilità:

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• P.O. "Formazione", con Determina Dirigenziale 4874/139 del 19/01/2012 è stato conferito

l’incarico alla dott.ssa Milena Garavini;

• P.O. "Verifiche in itinere", Gestione fondi e controlli rendicontali", con Determina

Dirigenziale n. 4872/140 del 19/01/2012, è stato conferito l’incarico al dr. Giulio

Bergamaschi;

• P.O. “Politiche del Lavoro e Servizi provinciali per l’Impiego”, con Determina Dirigenziale n.

4869/141 del 19/01/2012, è stata riconfermata la dr.ssa Paola Santini.


l’organigramma.


SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E

POLITICHE DEL LAVORO

P.O. Formazione

Ufficio Programmazione pluriennale-

Pianificazione di azioni di formazione

Programmazione

• Partecipazione e contributo ai processi di definizione delle linee di indirizzo e di direttive regionali relative alla formazione professionale;

• Predisposizione di documenti di programmazione pluriennale e di documenti di attuazione annuale, previo recepimento delle istanze politico-sociali espresse, sia a livello istituzionale, che di organismi di concertazione;

• Coordinamento dei contributi degli Uffici interessati e stesura degli Avvisi di diritto pubblico multiasse per la selezione delle operazioni relative alle attività formative finanziate col FSE.

Pagina n. 82


• Selezione dei soggetti attuatori (nell’ambito delle attività formative a qualifica per i giovani mediante Avvisi di diritto pubblico);

• Verifica dei requisiti formali dei Soggetti proponenti;

• Istruttoria e valutazione tecnica delle operazioni presentate dai Soggetti attuatori;

• Selezione delle operazioni in sede di Nucleo ai fini della elaborazione delle graduatorie e delle ipotesi di piano per gli ambiti di competenza;

• Approvazione delle graduatorie e degli stralci di piano, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse assegnate per gli ambiti di competenza;

• Comunicazione degli esiti; • Parere istruttorio a P.O “Verifiche in

itinere, gestione fondi e controlli rendicontuali” su eventuali revoche/modifiche finanziarie con variazione dell’articolazione progettuale delle attività formative rientranti negli ambiti di competenza;

• Verifiche di merito e di qualità afferenti le attività formative di competenza;

• Consulenza ai soggetti attuatori. • Attività finalizzate ad assicurare la corretta

implementazione del Sistema Informativo della Formazione Professionale (SIFER) all’interno del Servizio;

• Attività di raccordo con la RER. L'attività è svolta da n. 3 collaboratori di cui n. 2 a tempo parziale.



P.O. Formazione

Ufficio Gestione dati Sistema integrato

Anagrafe studenti Pianifcaz. attività di f.c.

O.S.S. e stabilizzazione lavoro

Programmazione

• Raccolta, elaborazione dati informativi relativi ai sistemi locali e stesura di report finalizzati alla predisposizione dei documenti di programmazione;

• Gestione per la parte di competenza provinciale della SEZIONE banca dati SIFER per il monitoraggio delle iscrizioni ai percorsi di formazione professionale a qualifica per i giovani.

• Gestione della Banca Dati Anagrafe regionale degli studenti per la parte di competenza provinciale ai sensi della L.R.12/03

Programmazione delle attività formative per la stabilizzazione dei lavoratori precari, qualificazione e riqualificazione Operatori Socio Sanitari: • Verifica dei requisiti formali dei Soggetti

proponenti; • Istruttoria e valutazione tecnica delle

operazioni presentate dai Soggetti attuatori;


• Approvazione delle graduatorie e degli stralci di piano, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse assegnate per gli ambiti di competenza;

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Comunicazione degli esiti; • Parere istruttorio a P.O “Verifiche in

itinere, gestione fondi e controlli rendicontuali” su eventuali revoche/modifiche finanziarie con variazione dell'articolazione progettuale delle attività formative rientranti negli ambiti di competenza;

• Verifiche di merito e di qualità afferenti le attività formative di competenza;

• Consulenza ai soggetti attuatori. L'attività è svolta da n. 2 collaboratori a tempo parziale.



P.O. Formazione

Ufficio Formazione individuale e incentivi

per l'occupazione

Programmazione Assegnazione voucher formativi e incentivi

all'occupazione

• Predisposizione e pubblicizzazione dell'Invito pubblico rivolto ai soggetti attuatori presenti nel Catalogo Regionale dell'offerta formativa a qualifica;

• Ricezione dichiarazioni d'impegno; • Verifica e nucleo di valutazione; • Predisposizione determina dirigenziale di

approvazione del Catalogo provinciale, validazione e comunicazione esiti.

• Predisposizione e pubblicazione avviso

pubblico per assegnazione voucher formativi;

• Istruttoria sulle domande pervenute; • predisposizione atti di approvazione; • comunicazione esiti. • Procedure amministrative connesse alla

assegnazione e erogazione degli incentivi all'assunzione (fondo nazionale disabili e altri fondi nazionali);

• Comunicazione alla RER per gli

adempimenti di competenza L'attività è svolta da n. 4 collaboratori, di cui n. 2 a tempo pieno e n. 2 a tempo parziale.

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Ufficio Pianificazione di azioni di sistema,

formazione per utenze femminili e

svantaggiate

Programmazione

Acquisizione di servizi attraverso procedura di Appalto ai sensi D.lgs 163/06 (in particolare per la gestione di servizi specialistici di politica attiva del lavoro) • Progettazione del servizio, elaborazione

dei documenti di gara e divulgazione degli stessi secondo le norme di legge;

• Espletamento delle procedure amministrative (gare aperte, ristrette, negoziate, in economia); comuni all’affidamento dell’appalto, stesura schema di contratto ed impegno delle risorse anche in collaborazione con il sevizio Contratti della Provincia;

• Divulgazione esiti gara secondo le norme di legge e trasmissione al Servizio provinciale competente per la stipula del contratto;

• Svincolo parziale della polizza fidejussoria per stati di avanzamento;

• Svincolo finale a stesura del verbale di chiusura dell’attività;

• Presidio delle relazioni con Autorità esterne deputate alla vigilanza sui contratti pubblici;

• Implementazione per la parte di gestione del SIFER.

• Controllo amministrativo "in itinere" sul rispetto delle norme contrattuali da parte dei soggetti incaricati; istruttoria per eventuali applicazioni di penali;

• Rilascio di attestazione di regolarità di esecuzione del servizio;

• Raccordo con la P.O. “Politiche del Lavoro” per la progettazione e le verifiche sullo stato di realizzazione;

• Verifiche amministrative sul 100% delle domande di rimborso (SAL).

Acquisizione di professionalità esterne, tramite l'emanazione di apposito Avviso Pubblico, (in particolare per la gestione di servizi specialistici di politica attiva del lavoro) D.lgs 165/01 • Elaborazione ed emanazione dell’avviso

Pubblico e relativi allegati; divulgazione dell’avviso e recepimento domande;

• Nomina Commissione e istruttoria delle domande, stesura graduatoria e divulgazione secondo le norme di legge;

• Conferimento incarichi e impegno delle risorse finanziarie;

• Predisposizione schede per funzione pubblica e Corte dei Conti e trasmissione delle stesse al Servizio Bilancio finanze e provveditorato;

• Pubblicazione dei nominativi degli esperti incaricati, ragione dell’incarico e relativi compensi, al fine di garantire l’efficacia del contratto;

• Espletamento dei controlli preventivi sui soggetti da incaricare.

• Presidio sullo stato di avanzamento tramite l’acquisizione e il controllo delle relazioni delle attività espletate controfirmate dal referente di merito P.O. “Politiche del Lavoro e Servizi per

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l'Impiego” e della documentazione allegata.

Progettazione ed approvazione progetti da realizzarsi tramite l'assunzione di personale Controllo stato avanzamento della spesa delle persone assunte con il F.S.E.. L'attività è svolta da n. 2 collaboratori a tempo pieno.



P.O. Formazione

Ufficio Pianificazioni di azioni di

formazione continua

Programmazione

Programmazione delle attività formative rivolte ai lavoratori occupati e alle imprese, ai sensi LR. 12/03 • Collaborazione alla stesura degli Avvisi

Pubblici per le attività di competenza; • Verifica dei requisiti formali dei Soggetti

proponenti; • Istruttoria e valutazione tecnica delle

operazioni presentate dai Soggetti attuatori;


• Elaborazione atti di approvazione delle graduatorie e degli stralci di piano, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse assegnate per gli ambiti di competenza;

• Comunicazione degli esiti; • Verifiche di merito e di qualità afferenti le

attività formative di competenza; • Parere istruttorio a P.O “Verifiche in

itinere, gestione fondi e controlli rendicontuali” su eventuali revoche/modifiche finanziarie e/o con variazione dell'articolazione progettuale delle attività formative rientranti negli ambiti di competenza

• Consulenza ai soggetti attuatori. L'attività è svolta da n. 2 collaboratori a tempo parziale.



P.O. Verifiche in itinere, gestione fondi e

controlli rendicontali

Ufficio Verifiche in itinere gestione fondi e

controlli rendicontuali

Gestione

Gestione del bilancio relativamente agli ambiti funzionali Formazione e Politiche del lavoro e certificazione spesa a RER • Predisposizione bozza di bilancio di

previsione e relative variazioni/assestamento;

• Accertamento delle entrate; • Verifica impegnato e pagato sui capitoli di

bilancio e predisposizione delle variazioni di bilancio;

• Certificazione spesa alla RER; • Verifica copertura partite pendenti in

Entrata. • Verifica degli atti di impegno sottoscritti

dai Soggetti attuatori; • Vidimazione dei registri presenza allievi,

schede individuali e diari di bordo (anche per attività approvate da altri enti);

• Verifica della correttezza e completezza degli adempimenti pubblicitari (eventuale);

• Implementazione dati di gestione nel SIF-

Pagina n. 86


ER e relativa validazione; • Valutazione dei preventivi di dettaglio e

istruttoria per l'autorizzazione a variazioni; • Autorizzazione alla delega e al

partenariato; • Verifiche di conformità amministrativa

nelle fasi di avvio, in itinere e di termine delle attività formative, mediante il controllo della documentazione cartacea/telematica obbligatoria trasmessa dai soggetti attuatori;

• Istruttoria ed eventuale autorizzazione delle proposte di modifiche di gestione delle attività pianificate presentate dai soggetti attuatori;

• Eventuali revoche/modifiche finanziarie con variazione dell'articolazione progettuale delle attività formative;

• Compilazione check list, controllo finale su documentazione pervenuta e archiviazione fascicoli;

• Elaborazione di report annuali da trasmettere alla Regione relativi alla gestione fisica delle operazioni approvate.

• Verifiche ispettive a campione ed in loco sulle attività approvate nei Piani Provinciali e in raccordo con la P.O. regionale, responsabile delle verifiche regionali;

• Nomina commissioni d'Esame finale e rilascio delle attestazioni ufficiali ai sensi della LR 12/03

• Individuazione del presidente e nomina della commissione d’esame (L. 845/78);

• Rilascio degli attestati ufficiali e tenuta del relativo repertorio (L. 845/78).

L'attività è svolta da n. 4 collaboratori di cui n. 1 a tempo parziale.

Pagamenti

• Predisposizione buoni d'ordine; • Ricevimento fatture da Soggetti attuatori,

società e aziende; • Atti amministrativi di liquidazione e/o

regolarizzazione contabile. Per pagamento esternalizzato: • Verifiche amministrative sul 100% delle

domande di rimborso; • Richieste di Durc e verifiche Equitalia; • Controllo del giornale di cassa con

quietanza del Tesoriere; Per pagamento non esternalizzato: • Verifiche amministrative sul 100% delle

domande di rimborso; • Verifica documentazione inerente

l'attestazione del referente di merito ed amministrativo per attività approvate in regime di appalto;

• Certificazione antimafia comune alle due

tipologie di pagamento per i Soggetti non accreditati

L'attività è svolta da n. 2 collaboratori di cui n. 1 a tempo parziale

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Rendicontazione

• Controllo documentale contabile sul 100% delle domande di rimborso;

• Monitoraggio dei progetti terminati; • Esecuzione controlli sui registri e schede di

presenza; • Predisposizione del verbale del valore

maturato; • Gestione di eventuali contenziosi sugli esiti

delle verifiche rendicontuali; • Atti di approvazione dei rendiconti delle

operazioni; • Istruttoria sulla garanzia fidejussoria ed

estinzione della stessa effettuata a seguito della dichiarazione finale dei pagamenti e delle verifica rendicontuale conclusiva;

• Accertamento delle economie e predisposizione dei relativi atti;

• Eventuale restituzione delle economie alla RER.

L’attività di rendicontazione è svolta da n. 2 collaboratori

SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E POLITICHE DEL LAVORO

P.O. Politiche del Lavoro e Servizi per l'Impiego

Ufficio coordinamento linee di servizio

Gestione e controllo di merito su appalti

• coordinamento delle attività dei professionisti esterni incaricati;

• Controllo di merito e di qualità in itinere sui progetti affidati mediante procedura d’appalto riguardanti il sistema delle politiche del lavoro e conseguente attività di coordinamento dei servizi specialistici appaltati e rilascio dichiarazione di regolare esecuzione del servizio (ruolo di DEC).

L'attività è svolta da n. 3 collaboratori a tempo parziale.



P.O. Politiche del Lavoro e Servizi per l'Impiego*

Centro per l'impiego di Forlì

Ufficio aziende ***

Centro per l'impiego di Cesena Ufficio aziende

Gestione Erogazione servizi alle aziende

• Gestione delle attività di presa in carico dei lavoratori percettori di ammortizzatori sociali in deroga;

• garantire il servizio di incrocio domanda/offerta di lavoro;

• Promozione dei tirocini formativi come strumento di transizione e politica attiva del lavoro;

• Espletamento colloqui con aziende e candidati tirocinanti;

• Verifica progetto formativo del tirocinio; • Approvazione proposta di convenzione dei

tirocini e conseguente comunicazione ai soggetti previsti per legge;

L'attività è svolta da n. 22 collaboratori di cui 20 a tempo pieno e n. 2 a tempo parziale.


P.O. Politiche del Lavoro e Servizi per

l'Impiego*

Ufficio adempimenti amministrativi relativi al collocamento ordinario

Gestione Erogazione dei servizi ai lavoratori

• coordinamento attività in capo ai CPI relative alla raccolta disponibilità a percorsi formativi, approvati nei piani provinciali, riservati agli utenti dei CPI e successiva segnalazione agli enti di formazione.

• Coordinamento delle attività relative alla

presa in carico dei soggetti percettori di ammortizzatori sociali in deroga

L'attività è svolta da n. 2 collaboratori a tempo pieno.

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l'Impiego* Centro per l'impiego di Forlì

Ufficio lavoratori ***

Centro per l'impiego di Cesena Ufficio lavoratori

• Gestione dei colloqui di primo orientamento ai sensi del D. Lgs. 297/02;

• Organizzazione e coordinamento delle attività relative ai servizi specialistici gestiti con personale reperito attraverso procedura d'appalto.

L'attività è svolta da n. 19 collaboratori.

Ufficio centro per l'impiego di Savignano Gestione

Erogazione dei servizi ai lavoratori ed alle aziende

Per la descrizione vedi sopra. L'attività è svolta da n. 8 collaboratori di cui n. 7 a tempo pieno e n. 1 a tempo parziale.



l'Impiego*

Ufficio Diritto al Lavoro dei disabili

Gestione Collocamento mirato L. 68/99 e LR. 17/05

• Attività amministrative connesse alla gestione degli elenchi di cui alla L. 68/99 (iscrizioni, trasferimenti,cancellazioni, rilascio certificazioni);

• attività amministrative connesse agli obblighi in capo alle aziende e enti pubblici (rilascio nulla osta, certificazioni di ottemperanza, …);

Gestione servizi per il collocamento mirato degli iscritti L. 68/99: • segreteria, istruttoria pratiche e

presidenza Comitato Tecnico L. 68/99; • convenzioni art. 11 L. 68/99 e art. 22 LR.

17/05; • orientamento e tirocini per iscritti

collocamento mirato; • raccordo e collaborazione con gli enti di

formazione professionale sui progetti approvati e finanziati, rivolti a utenti del collocamento mirato.

L'attività è svolta da n. 5 collaboratori di cui n. 3 a tempo pieno e n. 2 a tempo parziale.

* Per quanto riguarda il personale delle politiche del lavoro n. 6 unità sono impegnate a pieno su FSE; si stima che il restante personale è impegnato in attività FSE per il 10% del proprio tempo di lavoro. Non tutti i collaboratori indicati nell’organigramma si occupano di attività FSE.

Organismo intermedio: Provincia di Modena

La struttura organizzativa è stata formalizzata con Deliberazione della Giunta provinciale n. 270

del 11/07/2007.

Con Atto del Presidente n. 39 del 24/10/2007 si è provveduto alla nomina del Responsabile del

Fondo Sociale Europeo per la Provincia di Modena.

Con Deliberazione della Giunta provinciale n. 314 del 05/06/2009 è stata approvata la

“Riorganizzazione dell’Area Lavori Pubblici e altri Servizi” dell’Amministrazione Provinciale di

Modena.

Con Atto del Direttore dell’Area Welfare Locale della Provincia di Modena n. 129 del 26/10/2009

rettificato con le determinazioni n. 143 del 05/11/2009 e n. 239 del 13/10/2011 è stato

Pagina n. 89

approvato lo schema dell’organigramma dell’Organismo intermedio Provincia di Modena relativo

alle procedure di attuazione del POR Fondo Sociale Europeo 2007-2013.

Con Determinazione del Direttore dell’Area Welfare Locale della Provincia di Modena n. 59 del

26/03/2012 sono state approvate alcune modifiche allo schema dell’organigramma.

Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni della strutture legate al POR FSE che

compongono l’organigramma.


AREA WELFARE

Servizio Formazione Professionale

U.O. Programmazione, formazione socio-sanitaria

e Referente SIFP

Programmazione

§ Elaborazione bandi; § Recepimento della valutazione tecnica dei

progetti; § Approvazione graduatorie; § Attribuzione dei finanziamenti; § Comunicazione esiti valutazione. L’attività viene svolta da n. 1 funzionario e 1 operatore.

AREA WELFARE

Servizio Formazione Professionale

U.O. Gestione Fisica Attività

e vouchers

Gestione Fisica delle attività n. persone coinvolte: 4

§ Sottoscrizione atto di impegno con gli Enti attuatori;


§ Verifica dell’esecuzione del progetto; § Alimentazione del sistema informativo; § Gestione delle comunicazioni sulle spese

sostenute dei soggetti attuatori. L’attività viene svolta da n. 1 funzionario e 3 operatori.

AREA WELFARE

Erogazione finanziamenti, controlli e segreteria d’area

U.O. Monitoraggio e Controlli

Gestione Finanziaria e controllo delle attività


Attività svolte: § Verifica Preventivi di dettaglio; § Monitoraggio dei pagamenti; § Liquidazione dei contributi; § Gestione economie e restituzioni; § Alimentazione del sistema informativo per

la parte relativa ai pagamenti; § Variazioni finanziarie rispetto al bilancio

provinciale; § Verifiche amministrative contabili a

campione sul 100% delle domande di rimborso;

§ Definizione Valore Maturato; § Protocollo rendiconti § Validazione Rendiconto finale; § Determinazione degli importi da

riconoscere a saldo ai soggetti attuatori; § Alimentazione del sistema informativo per

la parte relativa ai rendiconti L’attività viene svolta da n. 2 funzionari e 4 operatori.

AREA WELFARE

Servizio Istruzione, Orientamento e

Programmazione socio assistenziale

U.O. Programmazione

Programmazione n. persone coinvolte: 1


progetti; § Approvazione graduatorie; § Attribuzione dei finanziamenti; § Comunicazione esiti valutazione. L’attività di programmazione viene svolta da n.1 funzionario a tempo parziale.

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AREA WELFARE

Servizio Istruzione, Orientamento e

Programmazione socio assistenziale

U.O. Gestione fisica attività

Gestione n. persone coinvolte: 1

§ Sottoscrizione atto di impegno con gli Enti

attuatori; § Gestione delle comunicazioni da/per i

soggetti attuatori; § Verifica dell’esecuzione del progetto § Alimentazione del sistema informativo; L’attività viene svolta da n.1 funzionario a tempo parziale.

AREA WELFARE

Servizio Politiche del Lavoro

U.O. Programmazione

Programmazione



progetti; § Approvazione graduatorie; § Attribuzione dei finanziamenti; § Comunicazione esiti valutazione. L’attività di programmazione viene svolta da n. 1 funzionario.

AREA WELFARE


U.O. Gestione fisica attività

Gestione


§ Sottoscrizione atto di impegno con gli Enti attuatori;


§ Verifica dell’esecuzione del progetto; § Alimentazione del sistema informativo; L’attività di gestione viene svolta da n. 1 funzionario.


U.O. Centri per l’impiego

politiche anti-crisi

n.persone coinvolte: 61

§ Azioni di politica attiva del lavoro erogate direttamente all’utenza (lavoratori beneficiari di strumenti di sostegno al reddito in deroga) nell’ambito delle politiche anticrisi previste dalla D.G.R. n. 1124 del 27/07/2009: Erogazione di informazioni e accesso ai servizi, azioni di orientamento e accompagnamento all’inserimento professionale e alla formazione; avvio dell’utente verso percorsi di aggiornamento, specializzazione e formazione a qualifica, servizi di preselezione e incontro domanda offerta di lavoro.

L’attività viene svolta da 61 operatori.

Organismo intermedio: Provincia di Parma


• Delibera della Giunta Provinciale 811 dell’11 ottobre 2007 “Organizzazione -

approvazione della nuova macrostruttura dell'ente e del metodo per la pesatura delle

posizioni dirigenziali”;

• Delibera delle Giunta Provinciale n. 1051 del 13 dicembre 2007 “Piano esecutivo di

gestione (PEG) 2007 - modifica responsabilità centri di costo in base a disposizioni

presidenziali, a modifiche organizzative e di organigramma”;

• Delibera delle Giunta Provinciale N. 1142 del 20 dicembre 2007 “Sviluppo organizzativo -

approvazione individuazione delle nuove posizioni organizzative, della metodologia e

della relativa pesatura”;

Pagina n. 91

• Delibera delle Giunta Provinciale N. 7 del 10 gennaio 2008 “Organigramma generale e

nuovo organigramma di dettaglio – approvazione”;

• Delibera delle Giunta Provinciale N. 886 del 5 novembre 2009 “Sviluppo org.vo -

Approvazione della riorganizzazione dell'ente, della nuova macrostruttura e dei criteri di

valutazione delle posizioni dirigenziali”.

• Delibera delle Giunta Provinciale N. 899 del 12 novembre 2009 “Personale -

rideterminazione della dotazione organica a seguito dell'approvazione della nuova

macrostruttura dell'ente”.

La Provincia di Parma è organizzata per aree, servizi, uffici:

• le Aree si configurano come articolazioni organizzative di primo livello, con forti compiti

di coordinamento delle politiche strategiche dell’Ente, tese a garantire un costante

presidio sulla correlazione tra l’indirizzo politico indicato dell’Amministrazione e le azioni

messe in atto dalla struttura, nonché l’integrazione tra i Servizi appartenenti all’Area ma

anche quella tra materie che sono attribuite ad altre Aree. Alle Aree è preposto un

coordinatore d’Area, avente qualifica dirigenziale;

• la configurazione dei Servizi è, invece, di natura più gestionale. I Servizi sono

un’articolazione organizzativa di secondo livello e ad essi compete una missione

strettamente vocata alla materia che il servizio presidia e la buona ed efficace/efficiente

gestione. I Servizi possono essere autonomi o inseriti nell’ambito di un’Area o collegati al

Direttore Generale o al Segretario Generale. A capo dei Servizi di norma vi è una

posizione dirigenziale, che può coincidere o meno con quella a capo dell’Area;

• gli Uffici sono le articolazioni di base dei Servizi; possono essere semplici e complessi,

con o senza un responsabile diretto a seconda del grado di complessità e di

responsabilità delle procedure/attività gestite.

Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni della strutture legate al POR FSE che

compongono l’organigramma. Si rileva che il responsabile Fse nominato dal Presidente della

Provincia riveste il ruolo di dirigente del Servizio Formazione Professionale e Politiche attive del

lavoro, e che il Servizio è inserito nell’Area pianificazione territoriale sviluppo economico e

servizi alla comunità. L’Area aggrega i seguenti Servizi:

- Servizio Programmazione e Pianificazione Territoriale, Sviluppo Economico e Attività Produttive

- Servizio Scuola

- Servizio Formazione Professionale, Politiche Attive del Lavoro

- Servizio Turismo, Cultura, Sport e Tempo Libero, Europa

- Servizio Coordinamento Politiche Sociali

Pagina n. 92

Struttura dell’organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività

Servizio Formazione Professionale e Politiche attive del

lavoro

Ufficio Bilancio e Amministrazione

(staff al Dirigente)

Amministrazione

§ Predisposizione bozza bilancio preventivo e variazioni;

§ Gestione e controllo capitoli di bilancio (in collaborazione con la funzione segreteria);

§ Gestione residui anni precedenti bilancio (in collaborazione con la funzione segreteria);

§ Aggiornamento prospetti contabili; § Gestione Fondi per SPI– tranne formazione –

con redazione di tutti gli atti relativi (delibere, determine, redazione contratti, atti conseguenti alle chiamate di curricula, ecc.);

§ Gare per acquisti – compresa redazione capitolati (mobili, PC, ecc.);

§ Gestione pratiche Collaboratori esterni (co.co.co., partita IVA, occasionali, ecc.);

§ compresa redazione convenzioni (prestito di personale da Enti Formativi);

§ Gestione fondi derivanti da economie di esercizi pregressi per l’impiego di personale esterno nell’attività di assistenza tecnica e rendicontazione (in collaborazione con FR area Rendicontazione);

§ Commissioni d’esame L.845/78: ricerca e nomina presidenti (in collaborazione con la funzione segreteria).

Programmazione appalti di

servizio

§ Redazione atti di indizione gare con uff. contratti;

§ Espletamento gare con uff. contratti; procedure amministrative di affidamento degli appalti di servizio

Pagina n. 93



lavoro

P.O. Programmazione formazione professionale

Ufficio Programmazione formazione al lavoro

Ufficio Programmazione Formazione sul lavoro

Ufficio Programmazione interventi per fasce deboli

Ufficio Programmazione Progetti speciali: Azioni

innovative per il sistema FP e Azioni di sistemi

integrati

Programmazione

§ Predisposizione documenti di programmazione annuale e poliennale;

§ Predisposizione documenti di sintesi; § Predisposizione avvisi di diritto pubblico per

la selezione delle operazioni; § Valutazione operazioni; § Predisposizione stralci di approvazione e

relative schede di approvazione; § Supporto tecnico specifico ai Soggetti

Attuatori.


lavoro

P.O. Gestione, controllo e rendicontazione e sistemi

informativi FP e Lavoro

Ufficio amministrazione sistemi informativi FP e Lavoro

Informatica

§ interfaccia con gli Uffici Regionali competenti e le strutture di Assistenza Tecnica SIFER e SILER;

§ raccolta/elaborazione di dati finanziari e statistici affidabili su tutte le iniziative attuate direttamente o delegate, che consentono di rilevare gli indicatori per la sorveglianza del POR.


lavoro



Ufficio Gestione e pagamenti interventi finanziati

Gestione e pagamenti


Gestione § Gestione delle attività approvate con avvisi di

diritto pubblico per la selezione delle operazioni;

§ Analisi normativa; § Informativa agli utenti e ai Soggetti

Attuatori; § Raccolta dati; § Inserimento dati; § Archiviazione dati; § Stesura ed emanazione circolari di gestione; § Supporto tecnico specifico ai Soggetti

Attuatori; § Applicazione eventuali azioni correttive e

sanzioni; § Vidimazione dei documenti (registri, schede,

diari di bordo ecc.). L’attività di gestione viene svolta da n. 3 collaboratori. Pagamenti § Determinazione degli impegni finanziari al

Tesoriere Provinciale per i pagamenti esternalizzati e documenti di sintesi per gli Enti Gestori

§ Predisposizione di banche dati informatizzate e determinazione di budget per singolo corso, per Ente Gestore, per Esercizio Finanziario

§ Attivazione e gestione dei pagamenti esternalizzati e pagamenti metodo tradizionale

§ Determinazione degli impegni finanziari al Tesoriere Provinciale per i pagamenti esternalizzati e documenti di sintesi per gli Enti Gestori;

§ controllo dei pagamenti esternalizzati e pagamenti metodo tradizionale.

Pagina n. 94


L’attività legata ai pagamenti viene svolta da n. 1 collaboratore.


lavoro



Ufficio Rendicontazione e controllo interventi finanziati

Rendicontazione e controllo


Controllo § Controllo delle attività approvate con avvisi

di diritto pubblico per la selezione delle operazioni;

§ Attività di controllo in itinere sull’attività approvata;

§ Verifiche amministrative sul 100% delle domande di rimborso;

§ Controllo dell’andamento degli appalti di servizio (la Gestione degli appalti è demandato a Referenti di merito identificati formalmente dal Dirigente, nell’ambito dell’intero Servizio e in coerenza con i contenuti specifici dei servizi oggetto di appalto. L’ufficio svolge controlli formali e dispone i pagamenti);

Rendicontazione § Analisi normativa; § Raccolta ed organizzazione dei dati finanziari

e contabili e documentazione specifica di Legge;

§ Organizzazione di tutto il materiale utile per il controllo rendicontuale;

§ Inserimento dati finanziari e contabili in SIFER;

§ Controllo dei rendiconti, determinazione dei saldi dei tagli rendicontuali e delle eventuali economie finanziarie;

§ Archiviazione dati rendicontuali in SIFER; § Redazione ed emanazione ai Soggetti

Attuatori di circolari esplicative sulla gestione finanziaria e contabile;

§ Riporto dati di sintesi alla RER; § Supporto tecnico specifico ai Soggetti

Attuatori.

Servizio Formazione Professionale e Politiche attive del lavoro

Centri per l’impiego

(Dirigente)

Politiche anticrisi

Contatto con i lavoratori beneficiari di aziende in crisi Convocazione dei lavoratori Presa in carico del lavoratore Erogazione di politiche attive § informazioni (accoglienza, informazione sui

servizi disponibili, sulle opportunità formative e lavorative, rinvio ad altri servizi territoriali)

§ accesso ai servizi (rilevazione e verifica dati personali, presa in carico,iscrizione all‘elenco anagrafico, rilascio della dichiarazione di immediata disponibilità, sottoscrizione del patto di servizio)

§ Colloquio orientativo individuale (acquisizione/erogazione di informazioni, valutazione del "caso“ individuale, formalizzazione del patto di servizio se non già realizzato)

§ Colloquio orientativo di "gruppo" (acquisizione/erogazione di informazioni, formalizzazione del patto di servizio se non già realizzato). A gruppi da 6/15 lavoratori

§ Consulenza orientativa (attività di orientamento e autopromozione).

§ Seminari-laboratori per la ricerca attiva del lavoro (attività di orientamento e autopromozione realizzate in gruppi)

Pagina n. 95


§ Attivazione di tirocini formativi/di orientamento professionale/ di inserimento lavorativo (azioni di accompagnamento all'inserimento professionale e alla formazione).

§ Percorsi personalizzati di accompagnamento al lavoro/ricollocazione (azioni di accompagnamento all'inserimento professionale e alla formazione).

§ Accesso all'intermediazione (colloquio di preselezione per la raccolta delle esperienze professionali pregresse, identificazione delle candidature ai fini della segnalazione ai datori di lavoro).

§ Incontro domanda-offerta (selezione di candidature coerenti con le richieste di personale, la verifica di disponibilità dei candidati, segnalazione della "rosa" di candidati ai datori di lavoro richiedenti)

§ Iscrizione alle liste di mobilità. (iscrizione alle liste di mobilità previste dalla normativa vigente per usufruire di misure di sostegno all‘inserimento lavorativo e formativo).

§ Colloquio di verifica (valutazione del percorso di consulenza orientativa o del piano di azione individuale).

Affidamento dei lavoratori al soggetto attuatore del percorso di politica attiva

Organismo intermedio: Provincia di Piacenza

La struttura organizzativa è stata formalizzata con l’Ordine di Servizio n.1 del 28/2/2008,

afferente l’assetto funzionale per l’espletamento delle funzioni di OI (Servizio Mercato del

Lavoro e Formazione – Provincia di Piacenza). Una fase di revisione dell’articolazione strutturale

della Provincia di Piacenza è stata formalizzata con i seguenti atti:

• Atto di G.P. n. 150 del 8/07/2011 "Atto G.P. 23/04/2010 n. 265 ad oggetto -

Regolamento di organizzazione. Articolazione strutturale organigramma funzionale.

Assegnazione del personale - Ulteriori modifiche";

• D.D. n. 1495 del 21/07/2011 "Atto G.P. 08/07/2011 ad oggetto - Atto G.P. 23/04/2010

n. 265 ad oggetto - Regolamento organizzazione. Articolazione strutturale e

organigramma funzionale. Assegnazione del personale. Ulteriori modifiche -

Determinazioni conseguenti”.


l’organigramma.

Pagina n. 96


Settore Welfare, lavoro e formazione professionale

Dirigente del Settore

Programmazione Pluriennale connessa

al nuovo POR-FSE Emilia-Romagna ai

sensi della L.R. 12/03

§ Partecipazione e contributo ai processi di definizione delle linee di indirizzo relative alla formazione professionale;

§ Predisposizione di documenti di programmazione pluriennale e di documenti di attuazione annuale;

§ Coordinamento dei contributi degli uffici interessati per la stesura dei documenti di programmazione;

§ Approvazione degli atti relativi all'emanazione degli avvisi pubblici.

Coinvolta n. 1 persona a t.p.


Ufficio di supporto alla programmazione,

pianificazione, gestione e controllo delle attività

formative

Programmazione delle attività formative

finanziate con FSE, L. 236/93, L.53/00 e

altri fondi

Istruttoria delle operazioni presentate

sugli avvisi pubblici

Programmazione dell’offerta provinciale

di istruzione e formazione professionale

(IeFP)

§ Stesura degli Avvisi di diritto pubblico per la selezione delle operazioni relative alle attività formative finanziate col FSE, L.236/93, L.53/00 e altri fondi ;

§ Stesura degli Avvisi di diritto pubblico per la selezione delle operazioni relative alle attività afferenti la formazione regolamentata e in autofinanziamento;

§ Redazione dei relativi atti amministrativi;

******

§ Verifica dei requisiti formali dei Soggetti proponenti;

§ Istruttoria e valutazione tecnica delle operazioni presentate dai Soggetti attuatori;

§ Selezione delle operazioni in sede di Nucleo ai fini della elaborazione delle graduatorie;

§ Elaborazione atti di approvazione delle graduatorie e degli stralci di piano, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse assegnate per gli ambiti di competenza;

§ Comunicazione degli esiti; § Eventuali revoche/modifiche finanziarie

con variazione dell’articolazione progettuale delle attività formative rientranti negli ambiti di competenza;

§ Verifiche di merito e di qualità afferenti le attività formative di competenza;

§ Consulenza ai soggetti attuatori.

******

§ Predisposizione degli indirizzi per l’emanazione dell’avviso per la selezione dei soggetti attuatori per la realizzazione dei percorsi di istruzione e formazione professionale;

§ Stesura dell’avviso pubblico volto all’individuazione degli Enti di Formazione Professionale e degli Istituti Professionali che gestiscono i percorsi triennali a qualifica;

§ Verifica dei requisiti formali dei Soggetti proponenti;

§ Istruttoria tecnica delle candidature dei Soggetti della I e FP e definizione delle graduatorie degli Enti di Formazione Professionale;

Pagina n. 97

Gestione, per la parte di competenza

provinciale del Sistema Informativo

della Formazione Professionale

(SIFER)

Monitoraggio dei dati relativi alla

formazione e interventi attuati nella

formazione professionale

Gestione

Programmazione delle attività di

formazione individuale (voucher)

mediante finanziamenti L. 236/93 e L.

53/00

§ Approvazione dell’offerta provinciale di IeFP;

§ Selezione delle operazioni, elaborazione degli atti di approvazione e dello stralcio, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse assegnate

§ Comunicazione degli esiti; § Eventuali revoche/modifiche finanziarie; § Verifiche di merito e di qualità afferenti

le attività formative di competenza; § Consulenza ai Soggetti attuatori § Istituzione e presidenza del Comitato

Territoriale per il coordinamento e la gestione del sistema regionale di IeFP;

******

§ Attività finalizzate ad assicurare la corretta implementazione del sistema all’interno del Servizio;

§ Attività di raccordo con la RER.

****** § Raccolta, elaborazione dati informativi

relativi alla formazione e stesura di report finalizzati alla predisposizione dei documenti di programmazione;

******

§ Controlli di conformità amministrativa; § Controlli di conformità e regolarità

dell’esecuzione del progetto; § Verifiche di conformità amministrativa

nelle fasi di avvio, in itinere e di termine delle attività formative, mediante il controllo della documentazione cartacea/telematica obbligatoria trasmessa dai soggetti attuatori;

§ Customer satisfaction

§ Predisposizione e pubblicizzazione dell'avviso di diritto pubblico per la presentazione delle candidature;

§ attività di informazione e consulenza; § Accoglimento e inserimento delle

domande sul SIFER; § Istruttoria dei requisiti formali di

ammissibilità e di valutazione tecnica delle candidature;

§ Selezione candidature ai fini dell'elaborazione delle graduatorie;

§ Predisposizione atti amministrativi per l'assegnazione dei voucher mediante l'approvazione delle graduatorie;

§ Comunicazione esiti istruttoria; § Monitoraggio/controllo sullo stato di

avanzamento dei voucher assegnati e revoca dei non fruiti;

§ liquidazione ai soggetti beneficiari; § registrazione dei dati sul SIFER.

Coinvolte n. 2 persone a t.p


Ufficio appalti e di supporto alle attività trasversali

Acquisizione dei servizi attraverso

procedura di appalto

§ Supporto nella progettazione del servizio, all'elaborazione dei documenti di gara e all'attivazione delle procedure di gara con supporto delle altre strutture Prov.li

Pagina n. 98

competenti; § espletamento delle procedure

amministrative ; § Predisposizione atti di appalto; § Supporto alle procedure di affidamento

sempre tenendo conto delle strutture prov.li competenti;

§ Divulgazione esiti di gara secondo le norme di legge e trasmissione al Servizio provinciale competente per la stipula del contratto;

§ Implementazione dei dati sul SIFER; § Controlli amministrativi; § Ricevimento fatture da parte dei soggetti

attuatori, società e aziende; § verifica documentazione e comunicazioni

con soggetti attuatori; § predisposizione buoni d'ordine e atti

amministrativi di liquidazione. Coinvolte n. 2 persone a t.p


Ufficio contabilità, rendicontazione, liquidazione

delle attività formative

Gestione attività Formative Legge

Regionale 12 2003

Coinvolte n. 3 persone a t.p

§ Verifica degli atti di impegno sottoscritti dai Soggetti attuatori;

§ Verifica preventivi di dettaglio; § Vidimazione dei registri presenza allievi,

delle schede stage, project work e diari di bordo (anche per attività regionali);

§ Implementazione dati di gestione finanziaria nel SIF-ER e relativa validazione;

§ Istruttoria ed eventuale autorizzazione delle proposte di modifiche di gestione finanziaria e di spesa delle attività formative approvate;

§ Pratica richiesta codice CUP per ogni attività approvata;

§ Pratica richiesta controllo DURC (validità mensile) per ciascun Ente Gestore di FP;

§ Pratica richiesta controllo Equitalia per pagamenti superiori ai € 10.000,00;

§ Monitoraggio/controllo sullo stato di avanzamento della spesa – comunicazione mensile, alla RER, dei dati di pagamento e di certificazione;

§ Raccordo informazioni con Ufficio Gestione e Controllo dati formativi;

Nomina Commissioni d'Esame finale e rilascio delle attestazioni ufficiali ai sensi della LR 12/03 REPERTORIO.




Ufficio coordinamento: contabilità

Gestione documentazione e controllo

contabile e finanziario

§ Attività finalizzate all’organizzazione gestionale degli Uffici competenti ed attività di raccordo con la RER;

§ Normativa Regionale – contatti con Responsabili Regionali;

§ Consulenza ai soggetti attuatori. Coinvolte n. 1 persone a t.p




Liquidazioni Attività Formative

Per pagamento esternalizzato: § verifiche amministrative sul 100% delle

domande di rimborso; § verifiche contabili, su estratto a

campione, della documentazione riferita alla spesa, delle domande di rimborso;

§ Validazione al Tesoriere per l’attuazione del pagamento esternalizzato;

§ ricevimento fatture protocollate dalla

Pagina n. 99

Liquidazioni del sistema esternalizzato al tesoriere

Prov.le ed implementazione dei dati nel SIFER

Ragioneria ed inserimento n° conto sospeso del Tesoriere;

§ atti amministrativi di regolarizzazione contabile, richiesta emissione Mandato di Pagamento;

§ Monitoraggio stato di pagamento (performance).

Per pagamento non esternalizzato: § ricevimento fatture da Soggetti attuatori,

società e aziende su stati di avanzamento della spesa;

§ comunicazioni con Soggetti attuatori in caso di fatture errate;

§ verifica documentazione inerente l’attestazione del referente di merito ed amministrativo per attività approvate in regime di appalto;

§ Gestione dati SIFER per le attività specifiche;

§ Liquidazione dei voucher. Coinvolta n. 1 persona a t.p




Rendicontazione Attività formative ed

implementazione dei dati nel Sifer

Controllo Valore Maturato e controllo

documentale delle attività formative

§ Valutazione dei preventivi di dettaglio e istruttoria per l’autorizzazione a variazioni;

§ Monitoraggio dei progetti terminati; § Esecuzione controlli sui registri e schede

di presenza; § determinazione del massimo

rendicontabile e realizzazione Verbale del Valore Maturato;

§ Gestione di eventuali contenziosi sugli esiti delle verifiche rendicontuali;

§ Atti di approvazione dei rendiconti delle operazioni e rilevazione delle economie rendicontuali da riutilizzarsi in programmazione;

§ Controllo ed accertamento restituzioni finanziarie dagli Enti Gestori;

§ Attività di sollecito per scadenze termini di presentazione dei rendiconti e scadenze per le restituzioni finanziarie, conteggi interessi di mora;

§ Eventuali revoche/modifiche finanziarie con variazione dell’articolazione progettuale delle attività formative;

§ Elaborazione dati riferiti ai rendiconti definiti (verbali) regionali;

§ Gestione dati SIFER per le attività specifiche.

Coinvolta n. 1 persona a t.p


P.O. di Struttura - Centri per l’impiego

Supporto alla rpogrammazione e allo sviluppo delle

misure anticrisi

Servizi alle persone in cerca di lavoro, ai

lavoratori e alle imprese

§ Supporto alla programmazione e allo sviluppo di welfare to work;

§ servizi di accoglienza e informazione; § orientamento; § tirocini formativi e di orientamento; § seminari informativi; § servizi amministrativi legati alla gestione

dei rapporti di lavoro. Coinvolte n. 5 persone a t.p


P.O. di Struttura - Politiche del lavoro

Gestione crisi aziendali e collocazione di

persone in situazione di svantaggio

§ Supporto alla programmazione e allo sviluppo di welfare to work;

§ gestione delle controversie collettive di lavoro;

§ procedure di mobilità;

Pagina n. 100

Supporto alla programmazione e allo sviluppo del

welfare to work

§ procedure di CIGS; § gestione crisi aziendali e politiche attive

del lavoro finalizzate alla ricollocazione; § Collocamento e ricollocazione di persone

in situazione di svantaggio; § Gestione degli incentivi all’occupazione. Coinvolte n. 3 persone a t.p. e n. 1 welfare to work (Italia Lavoro)

Organismo intermedio: Provincia di Ravenna


• Deliberazione della Giunta Provinciale n. 660 del 28 dicembre 2007;

• Deliberazione della Giunta Provinciale n. 688 del 31/12/2008 - istituzione del settore

Formazione, Lavoro e Istruzione (a seguito dell’accorpamento del servizio Istruzione al

vecchio settore Formazione, Orientamento e Lavoro);

• Determina del Presidente della Provincia n. 116 del 31/12/2008 - attribuzione della

dirigenza del suddetto settore;

• Determina del dirigente del settore Formazione, Lavoro e Istruzione n. 8 del 16/01/2009

– nomina del responsabile della P.O. “Formazione Professionale”, con compiti di

coordinamento delle quattro U.O. descritte nell’organigramma;

• Provvedimenti del dirigente del Settore Processi di supporto – Servizio Personale n. 330

del 29/09/2009 e n. 366 del 29/10/2009 - collocamento a riposo rispettivamente delle

responsabili dell’Ufficio “Orientamento ed integrazione sistemi informativi” e dell’Ufficio

“Interventi formativi in ambito socio-assistenziale”;

• Deliberazioni della Giunta Provinciale n. 143 del 31/03/2010 e n. 416 del 15/09/2010 –

approvazione rispettivamente del 1° e del 2° stralcio della dotazione organica

2010/2012, programmazione triennale del fabbisogno di personale della Provincia di

Ravenna ed assegnazione Al Settore Formazione Professionale di nove unità di personale

a tempo indeterminato;

• Delibera G.P. 344 del 07/09/2011: “Approvazione struttura organizzativa e relativi

trasferimenti di funzioni”;

• Provvedimento del presidente n. 76 del 01/06/2011: “Attribuzioni delle funzioni di

responsabile del Settore Formazione Lavoro e Istruzione al dott. Panzavolta Andrea,

qualifica unica dirigenziale”;

• Provvedimento del dirigente n. 2541 del 20/07/2011: “Proroga al dipendente Trolli

Andrea categoria D6, profilo professionale funzionario economico contabile

amministrativo, dell’incarico di posizione organizzativa conferito con provvedimento n. 8

del 16/01/2009;

Pagina n. 101

• Provvedimento del dirigente n. 2547 del 20/07/2011: “Proroga alla dipendente Fabbri

Grazia categoria D6, profilo professionale funzionario economico contabile

amministrativo, dell’incarico di posizione organizzativa conferito con provvedimento n. 7

del 16/01/2009”;

• provvedimenti del dirigente del settore n. 2179 e n. 2182 del 28/06/2012,

immediatamente esecutivi dalla rispettiva data di adozione (riguardanti la proroga per il

secondo semestre delle P.O.);

• delibera della Giunta Provinciale n. 204 del 07/04/2012, con decorrenza 01/06/2012

(riguardante la dotazione organica e la programmazione triennale del fabbisogno di

personale).


l’organigramma.


Settore Formazione, Lavoro e Istruzione


Coordinamento Uffici del Servizio Formazione Professionale

§ Coordinamento delle attività di Programmazione, Gestione e Rendicontazione in affiancamento al Responsabile del Servizio;

§ Supporto alla predisposizione dei documenti programmatici pluriennali della Formazione Professionale;

§ Supporto alla redazione degli avvisi pubblici per la selezione delle attività formative;

§ Supporto alla valutazione e selezione dei progetti formativi in sede di Nucleo;

§ Supporto al dirigente nella gestione del bilancio annuale e degli impegni di spesa delle risorse assegnate;

§ Referente per il monitoraggio e la rendicontazione delle attività formative;

§ Referente per il monitoraggio dei dati fisici delle attività formative;

§ Referente per le verifiche in itinere delle attività formative;

§ Referente del SIF-ER; § Referente e supporto alla Ragioneria per la

regolarizzazione delle fatture pagate dal Tesoriere Provinciale in conto sospeso;

§ Responsabile del repertorio provinciale degli attestati ufficiali;



Programmazione formativa

Programmazione


§ elaborazione bandi in materia di formazione al lavoro e sul lavoro, formazione iniziale e integrata con la scuola, formazione in ambito socio-assistenziale, individuale, auto-finanziata, normata da particolari leggi;

§ valutazione dei progetti; § comunicazione degli esiti della valutazione; § elaborazione atti di approvazione delle

graduatorie, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse regionali assegnate;

§ monitoraggi trimestrali richiesti dalla RER; § consulenza ai soggetti gestori.

Pagina n. 102




Gestione rendicontazione attività formativa

Gestione, rendicontazione e

controllo


Gestione § verifica della corretta esecuzione dei

progetti; § lavorazione delle comunicazioni da/per i

soggetti gestori; § implementazione del sistema informativo

regionale (SIFP) e coordinamento con la ditta che si occupa del data entry;

§ visite di conformità in itinere presso i soggetti gestori e coordinamento con la P.O. Verifiche regionale;

§ valutazione delle richieste di modifiche fisiche e finanziarie ed elaborazione dei relativi atti di approvazione;

§ valutazione delle richieste di slittamento delle attività e di modifica dei preventivi di dettaglio;

§ nomina delle commissioni d’esame; § tenuta del repertorio provinciale degli

attestati ufficiali rilasciati; § liquidazione dei pagamenti in c/sospeso

effettuati dalla Tesoreria e predisposizione degli atti di regolarizzazione periodici (di norma mensili);

§ monitoraggi trimestrali richiesti dalla RER; § consulenza ai soggetti gestori. L’attività è svolta da n. 3 funzionari. Rendicontazione § monitoraggio dei progetti terminati e

sollecito dei rendiconti non pervenuti; § controllo di ammissibilità delle spese; § determinazione del massimo rendicontabile

per ogni progetto; § approvazione dei rendiconti definitivi; § gestione delle economie e delle restituzioni. L’attività è svolta da n. 2 funzionari. Controllo § controllo amministrativo e contabile sul

100% delle domande di rimborso nonché sugli stati di avanzamento delle attività svolto da funzionario dell’Ufficio Rendicontazione.

L’attività è svolta da n. 1 funzionario.


P.O. Coordinamento attività

amministrative dei Servizi per

l'impiego

Coordinamento Uffici e Centri per

l'impiego del Servizio Lavoro

§ consulenza ai datori di lavoro, ai lavoratori e alle parti sociali coinvolte nella crisi;

§ gestione degli incontri informativi rivolti alle parti sociali e agli enti di formazione;

§ definizione delle procedure condivise in sede di coordinamento delle attività dei CpI;

§ supporto al dirigente di settore nella gestione delle attività connesse alla crisi;

§ gestione dei rapporti con la Regione Emilia-Romagna e partecipazione alle riunioni di coordinamento con le altre Province;

§ monitoraggio costante dell'andamento della crisi;

§ gestione dei rapporti con gli istituti bancari coinvolti nell'Accordo provinciale per l'erogazione del credito agevolato e dell'anticipazione dei trattamenti di sostegno al reddito.

Pagina n. 103



Gestione delle politiche anticrisi

CpI Ravenna, Faenza, Lugo

Erogazione misure di politica attiva

del lavoro


Misure di politica attiva erogate direttamente dai CpI § erogazione di informazioni ai lavoratori

(accoglienza e informazione sui servizi disponibili - 30 min.);

§ accesso ai servizi (presa in carico e sottoscrizione del patto di servizio - 30 min.);

§ colloquio orientativo individuale (60 min.); § colloquio orientativo di gruppo (240 min. x

6/15 lavoratori); § consulenza orientativa (90 min.); § seminari-laboratori per la ricerca attiva del

lavoro (300 min. x 6/15 lavoratori); § attivazione di tirocini formativi/di

orientamento professionale/di inserimento lavorativo (720 min.)

§ percorsi personalizzati di accompagnamento al lavoro/ricollocazione (1200 min.);

§ accesso alla intermediazione (segnalazione ai datori di lavoro - 60 min.);

§ incontro domanda / offerta (selezione candidature coerenti con le richieste dei datori di lavoro - 300 min.);

§ iscrizione alle liste di mobilità (30 min.); § colloquio di verifica (60 min.).

Misure di politica attiva erogate dai Soggetti attuatori i lavoratori sono indirizzati dai CpI presso i soggetti attuatori, che definiscono insieme ai lavoratori stessi il percorso più adatto a scelta fra i seguenti: § azioni di aggiornamento e specializzazione di

40 ore; § percorsi individuali per la qualificazione, la

riqualificazione e la riconversione professionale, collegati al SRQ, di durata compresa tra 50 e 300 ore.

Organismo intermedio: Provincia di Reggio Emilia


• Delibera della Giunta Provinciale n. 201 del 24/7/2007 (modifica della struttura

organizzativa dell’ente);

• Delibera della Giunta Provinciale n. 233 del 23/7/2009 (modifica della struttura

organizzativa dell’Ente);

• Delibera della Giunta Provinciale n. 232 del 23/7/2009 (Regolamento sull’ordinamento

degli Uffici e dei Servizi);

• Decreto del Presidente n. 54 del 16/10/2009 di nomina del responsabile del Fondo

Sociale Europeo per la Provincia di Reggio Emilia;

Pagina n. 104

• Determinazione Dirigenziale n. 57 del 29/1/2010 e n. 1244 del 31/12/2010 e n. 76

del 10/02/2012;

• Delibera della Giunta Provinciale n. 4 del 20/1/2010, n. 368 del 21/12/2010 e n. 14 del

1/2/2011 di modifica della struttura organizzativa dell’Ente;

• deliberazione di Giunta Provinciale è la n. 258 del 26/09/2012 "Adeguamento delle

declaratorie contenute nella struttura organizzativa e proroga incarichi delle posizioni

organizzative (PROT.N.48552/2/2012)".


l’organigramma.


Servizio Lavoro, Formazione Professionale e

Risorse Umane

U.O. Programmazione e valutazione progetti di

Formazione professionale

Programmazione


Programmazione § predisposizione avvisi pubblici per la

candidatura delle operazioni ammesse al contributo del FSE e relativi atti amministrativi;

§ istruttoria delle operazioni pervenute e conseguente predisposizione graduatorie;

§ predisposizione atti di approvazione delle graduatorie ;

§ predisposizione degli atti di finanziamento delle attività approvate dalla Giunta;



Risorse Umane

U.O. Programmazione offerta formativa

integrata e gestione amministrativa del

personale

Programmazione

Gestione finanziaria



candidatura delle operazioni ammesse al contributo del FSE e relativi atti amministrativi per i percorsi legati all’Obbligo Formativo e all’Obbligo Formativo Integrato;


§ predisposizione atti di approvazione delle graduatorie;



L’attività di programmazione viene svolta da 1 funzionario, in raccordo con le UU.OO. del Servizio coinvolte con il supporto di un’ulteriore operatore/risorsa a tempo pieno. Gestione finanziaria § gestione finanziario-contabile delle attività

approvate § registrazione dei mandati di pagamento nel

Sistema Informativo; L’attività di gestione finanziaria viene svolta da 1 funzionario, in raccordo con le UU.OO. del Servizio coinvolte.


Risorse Umane

Gestione e Controllo


Gestione § Analisi normativa sul 100% delle operazioni

presentate; § Gestione delle attività approvate tramite

avvisi pubblici per la selezione delle

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U.O. Controllo della Gestione dei corsi di

Formazione

operazioni e delle domande individuali (voucher);

§ Informativa agli utenti e ai Soggetti attuatori;

§ gestione telematica e manuale delle comunicazioni da/per i Soggetti attuatori di tutti i dati relativi ad allievi, calendari, e comunicazioni varie con gli Enti gestori mediante alimentazione del Sistema Informativo;

§ gestione dati fisici/finanziari corsi approvati; § gestione di tutti i rapporti con gli

Enti/Aziende gestori (es. vidima registri e schede, comunicazioni da/per gli enti, nomina Presidenti commissioni d'esame, repertorio attestati, modifiche preventivi e progettuali);

§ Raccolta e inserimento dati; § Stesura ed emanazione circolari/note di

gestione; § Attivazione dei pagamenti esternalizzati e

pagamenti metodo tradizionale; § nomina dei Presidenti e delle Commissione

d’esame e rilascio degli attestati di qualifica/specializzazione;

§ conservazione dati e Archivistica. L’attività di gestione viene svolta di 1 funzionario.

Controllo § Controllo di conformità amministrativa; § Controllo di conformità e regolarità

dell’esecuzione del progetto; § Attività di controllo in itinere sull’attività

approvata per verifica di coerenza della realizzazione con la previsione progettuale e garantire il corretto impiego dei finanziamenti; raccordo e analisi degli items con P.O. Regione Emilia-Romagna per i controlli in oggetto.

L’attività di controllo viene svolta da 1 funzionario, in raccordo con le UU. OO. del Servizio coinvolte.


Risorse Umane

U.O. Contabile

Controllo


Controllo § Verifiche amministrative sul 100%

delle domande di rimborso mediante utilizzo del SIFER e registrazione dei mandati di pagamento nel Sistema Informativo;

§ monitoraggio finanziario e gestione delle risorse.


Risorse Umane

U.O. Rendicontazione

Rendicontazione


Controllo § controllo finale delle presenze dei docenti e

degli allievi mediante la verifica dei registri per determinazione del valore maturato;

§ inserimento del verbale definitivo Nel Sistema Informativo e approvazione con atto del rendiconto.

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Risorse Umane

U.O. Sistema informativo lavoro – formazione e

Pari Opportunità

Acquisizione di servizi attraverso procedura

di appalto ai sensi del D.Lgs. 163/06

(In particolare per la gestione di servizi

specialistici di politica attiva del lavoro)


§ Progettazione del servizio, elaborazione dei documenti di gara (divulgazione secondo le norme di legge: Servizio Appalti e Contratti);

§ Espletamento delle procedure amministrative (procedure aperte, ristrette, negoziate, in economia);

§ Affidamento dell’appalto ed impegno delle risorse (stesura del contratto: l Servizio Appalti e Contratti);

§ Divulgazione degli esiti di gara secondo le norme di legge;

§ Svincolo della polizza per stati di avanzamento o per conclusione servizio;

Svincolo finale e stesura verbale di chiusura dell’attività. § Espletamento dei controlli; § Controllo amministrativo “in itinere” sul

rispetto delle norme contrattuali da parte dei soggetti incaricati, eventuali applicazioni penali;

§ Rilascio di attestazioni e di regolarità dell’esecuzione del servizio sotto il profilo tecnico e amministrativo/contabile, in raccordo con l’U.O. Amministrativo Contabile.

Servizio Programmazione scolastica, educativa e

Interventi per la sicurezza sociale

U.O. Programmazione scolastica e attività

amministrative

Gestione finanziaria


Gestione finanziaria § gestione finanziario-contabile delle attività

approvate

Servizio Programmazione scolastica, educativa e

Interventi per la sicurezza sociale

U.O. Programmazione educativa, diritto allo

studio, orientamento e Giovani

Programmazione



candidatura delle operazioni ammesse al contributo del FSE e relativi atti amministrativi;


§ predisposizione atti di approvazione delle graduatorie;




Risorse Umane

n. 6 UUO. Centri per l’impiego della Provincia di

Reggio Emilia e Collocamento mirato


§ Collocamento Mirato: rivolto a utenti disabili ai sensi della L.68/99

§ Accoglienza: primo colloquio informativo con l’utente

§ Iscrizioni: rilascio dichiarazioni immediata disponibilità ai sensi del d.lgs 181/00

§ Orientamento: colloquio specialistico sia a livello individuale che di gruppo

§ Preselezione: attività incrocio domada/offerta di lavoro

§ Servizi Gestionali/amm.vi: servizi di supporto e consulenza ai datori di lavoro

Organismo intermedio: Provincia di Rimini

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• Decreto del Presidente n. 29 del 17/09/2010 di definizione degli assetti organizzativi e

funzionali dell’Ente e incarichi dirigenziali;

• Decreto del Presidente n. 36 del 24/09/2010 con cui si conferisce l’incarico di dirigente

del Servizio Sistema educativo, Formativo e Politiche del Lavoro alla dott.ssa Annamaria

Diterlizzi fino al 30/06/2014;

• Nota Prot. N.9113/04.03.05/04 del 02/03/2012 con la quale sono state assegnate le

attività e gli obiettivi per l’anno 2012 ai titolari di area di posizione organizzativa (nota

prot. N. 20035 del 28/04/2011);

• Provvedimento n. 52 del 28/03/2012 che approva l’organigramma e la descrizione della

struttura organizzativa dell’OI.


l’organigramma.


Servizio “Sistema Educativo Formativo e

Politiche del Lavoro”

Ufficio Programmazione

Programmazione


Operazioni da approvare a seguito di avvisi di diritto pubblico § Elaborazione bandi; § Valutazione dei progetti; § Atto di approvazione delle graduatorie e di

attribuzione dei finanziamenti; § Comunicazione degli esiti della valutazione. Appalti pubblici di servizio § Elaborazione bandi di appalto per il Lavoro; § Valutazione delle offerte; § Atto di aggiudicazione dell’appalto e di

impegno di spesa § Comunicazione degli esiti dell’appalto. § Sottoscrizione del contratto d’appalto L’attività di programmazione viene svolta da n.4 funzionari di cui 1 a tempo pieno e 3 part-time.



PO Gestione F.P. e Scuola

Ufficio Gestione

Gestione


Gestione § Sottoscrizione atto di impegno con gli enti

attuatori; § Gestione delle comunicazioni da/per i

soggetti attuatori; § Implementazione dati sul sistema

informativo; Controllo § Verifica dell’esecuzione del progetto;

L’attività di controllo viene svolta da n. 2 funzionari di cui 1 part-time.




Pagamenti


Pagamenti § Gestione delle comunicazioni sulle spese

sostenute dai soggetti attuatori; § Liquidazione dei contributi. Controllo § Controlli in itinere, in loco ed in ufficio, sui

progetti e controlli sulle spese.

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Ufficio Pagamenti L’attività di controllo viene svolta da n. 3 funzionari part-time.




Ufficio Controlli Rendicontuali

Rendicontazione


Operazioni approvate a seguito di avvisi di diritto pubblico § Controllo dell’ammissibilità delle spese; § Determinazione degli importi da riconoscere

a saldo ai soggetti attuatori; § Approvazione del rendiconto.

L’attività viene svolta da n. 1 funzionario.



Ufficio Appalti

Gestione e controllo


Appalti pubblici di servizio § Gestione e verifica dell’esecuzione

dell’appalto; § Alimentazione del sistema informativo; § Liquidazione delle fatture; § Rilevazione e comunicazione dati per

monitoraggi.

L’attività è svolta da n. 2 persone di cui 1 part-time



PO Politiche del Lavoro

Servizi all’utenza


Centri per l’impiego § anagrafe del lavoro e presa in carico: rilascio

DID e colloquio di orientamento ai sensi del Dlgs 181/2000 e ss.mm.ii e attività amministrativa correlata (imprese e lavoratori);

§ centro studi e di documentazione: azioni di monitoraggio, analisi mercato del lavoro, indagine di customer satisfaction;

§ servizi alle imprese e ai lavoratori: accesso al sistema di intermediazione, attività di incrocio domanda/offerta di lavoro;

§ informazione: produzione e aggiornamento di materiale informativo;

§ colloqui informativi individuali e di gruppo. L’attività è svolta da n. 7 persone a tempo pieno.

OI Consorzio Spinner

Il Consorzio Spinner (Servizi per la Promozione dell’INNovazione e della Ricerca) è stato

costituito nel 2000 ed ha come soci fondatori Aster Cons.pa, Fondazione Alma Mater e Sviluppo

Italia Spa (ora Agenzia Nazionale per l’attrazione degli Investimenti e lo Sviluppo d’impresa

Spa).


l’organigramma.

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CONSIGLIO DIRETTIVO Programmazione Strategica

§ Assume tutte le decisioni di carattere strategico, operativo e gestionale, sia di ordinaria che straordinaria amministrazione, afferenti alla gestione della Sovvenzione Globale (SG) ed alla conduzione del Consorzio Spinner, ad esclusione di quanto riservato dalla legge e dallo Statuto all’Assemblea

§ Garantisce la programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie, che verrà effettuata secondo il quadro delle competenze e delle risorse assegnate e nel rispetto della normativa comunitaria e nazionale in materia di appalti. Garantisce che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento saranno selezionate conformemente ai criteri, applicabili al Programma Operativo e che saranno conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l’intero periodo di attuazione.

CONSIGLIO DIRETTIVO

Programmazione e Integrazione

Comitato per l’integrazione delle azioni

Programmazione

(Raccordo con il

Consiglio Direttivo,

supervisione ed

integrazione delle varie

azioni)

§ Condivide periodicamente lo stato di attuazione del progetto esecutivo rispetto alle diverse azioni, predisponendo, in accordo con l’Area Monitoraggio, eventuali appositi report al Consiglio Direttivo (CD).

§ Recepisce gli orientamenti e le direttive strategiche deliberate dal CD supervisionandone la corretta e coerente applicazione

§ Recepisce le direttive del Consiglio Direttivo (CD) sulla gestione ordinaria delle attività progettuali e ne assicura la coerente applicazione.

§ Recepisce le richieste delle unità funzionali che necessitino di interpretazioni del mansionario e, fatte le dovute verifiche, fornisce risposte e indicazioni.

§ Esamina le evoluzioni e le problematiche attuative che coinvolgono più unità e propone al CD eventuali azioni correttive.

§ Supervisiona le linee strategiche delle attività della funzione Azioni di Sistema condividendone poi le metodologie attuative

§ Propone al CD ed articola nuove azioni di sviluppo delle attività

§ Si interfaccia con gli organismi operativi regionali preposti alla supervisione degli indirizzi gestionali della Sovvenzione globale

§ in collaborazione con la funzione Monitoraggio, che fornisce gli appositi dati, effettua un’analisi dei risultati e degli impatti delle azioni Spinner sul contesto regionale

§ Garantisce l’integrazione delle attività svolte dalle singole funzioni per assicurare il conseguimento degli obiettivi qualitativi previsti dalla progettazione esecutiva della SG.

§ Cura la predisposizione di proposte al CD rispetto a possibili azioni correttive e di approfondimento necessarie alla attuazione della SG.

CONSIGLIO DIRETTIVO

Azioni di sistema

Gestione

(Sviluppo di progettualità specifiche di valenza trasversale)

§ Definisce gli obiettivi specifici e le linee di azione principali relativamente agli ambiti di intervento identificati in fase di prima progettazione ovvero: ‘mobilità internazionale e internazionalizzazione’; ‘sostenibilità e radicamento nel territorio’; ‘innovazione nei servizi’

§ Definisce i piani di lavoro di dettaglio e le relative risorse necessarie

§ Attiva le relazioni interne al Consorzio ed esterne funzionali allo sviluppo delle azioni previste, da definire a seguito dell’attività di progettazione di dettaglio

§ Attiva le relazioni interne per la realizzazione degli study visit previsti e ne gestisce la procedura

§ Imposta un sistema di verifica dello stato di avanzamento dei lavori e di verifica in itinere del grado di raggiungimento degli

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obiettivi previsti

§ Redige report e documenti di sintesi delle attività realizzate

CONSIGLIO DIRETTIVO

Comunicazione

Gestione

(Gestione delle azioni volte a favorire la

visibilità, trasparenza e diffusione delle opportunità)

§ Predispone un piano di informazione e sensibilizzazione basato su metodologie e strumenti finalizzati ad informare i diversi target individuati, in accordo con la funzione Programmazione e Integrazione, e lo sottopone all’approvazione del CD e della Regione Emilia-Romagna.

§ Pianifica il format degli eventi e dei materiali di informazione concordandoli con la funzione Programmazione e Integrazione e con il CD e, ove opportuno, con la Regione.

§ Supporta l’attività di promozione territoriale, coordinandosi permanentemente con l’Area Azioni sul Territorio e la Rete degli Spinner Point e con i responsabili delle unità funzionali, curando la predisposizione degli strumenti di diffusione, la pianificazione l’organizzazione delle diverse tipologie di eventi (eventi di diffusione territoriale, seminari, conferenze, fiere altre iniziative di interesse).

§ Identifica modalità condivise con la Rete territoriale e con le unità funzionali per la raccolta e la diffusione delle informazioni sugli eventi previsti.

§ Supporta i Referenti delle Aree Territoriali nel curare il rapporto con enti e organizzazioni a livello locale per l’organizzazione di iniziative di interesse per i beneficiari Spinner.

§ Cura il rapporto con enti e organizzazioni a livello nazionale per l’organizzazione di iniziative di interesse per Spinner.

§ Cura il rapporto con i beneficiari relativamente al loro coinvolgimento nelle iniziative previste e alla promozione dei risultati.

§ Elabora e realizza i materiali di informazione e sensibilizzazione su supporto cartaceo e multimediale e predispone gli strumenti utili agli Spinner Point e alle unità funzionali per la diffusione/presentazione del programma sul territorio.

§ Progetta e cura i contenuti e l’aggiornamento della parte pubblica del sito web e coordina l’aggiornamento della parte privata, in raccordo con il fornitore prescelto.

§ Realizza e gestisce una piattaforma on-line per la condivisione di materiale multimediale (Youtube, Slide share, Flickr, Calaméo).

§ Promuove le iniziative attraverso il sito e altri canali (siti di terzi, newsletter, media, ecc.).

§ Redige settimanalmente la rassegna stampa su tematiche di interesse Spinner da divulgare presso la rete degli Spinner Point e da caricare sul sito, con il supporto dell’ufficio stampa preposto.

§ Cura, attraverso l’ufficio dedicato, i rapporti con la stampa.

§ Realizza, attraverso l’ufficio stampa preposto, la comunicazione stampa per singolo evento ove opportuno e la raccolta e diffusione di casi di successo.

§ Si occupa dell’organizzazione e della realizzazione delle conferenze stampa Spinner, ove richiesto e in accordo con la Regione.

CONSIGLIO DIRETTIVO

Gestione Amministrazione

§ Cura la tenuta della contabilità generale del Consorzio

§ Redige la bozza di Bilancio di esercizio, da sottoporre al Consiglio

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Amministrazione, Controllo di Gestione e Rendicontazione

Direttivo ed all’Assemblea del Consorzio; cura i rapporti con il Collegio dei Revisori

§ Redige la Dichiarazione dei Redditi, la Dichiarazione dei sostituti di imposta e la Dichiarazione IVA

§ Attua la gestione finanziaria delle attività proprie del Consorzio

§ Gestisce l’erogazione delle risorse finanziarie ai beneficiari, in collegamento con le attività della Segreteria tecnica

§ Garantisce la gestione amministrativa degli atti di assegnazione delle agevolazioni concesse

§ Garantisce il controllo amministrativo/formale delle agevolazioni finanziarie (borse di ricerca, incentivi economici e servizi di consulenza ad alta specializzazione)

§ Cura l’iter procedurale concernente la revoca totale o parziale dell’impegno e/o della liquidazione del pagamento, quando necessario, e se pertinente il recupero degli importi indebitamente versati informando tempestivamente l’Autorità di Gestione per gli adempimenti di sua competenza

Controllo di Gestione- Rendicontazione

§ Predispone del budget iniziale della SG e di ogni revisione utile

§ Effettua un monitoraggio costante del rispetto delle previsioni dei budget approvati, acquisendo tutti i dati contabili ed amministrativi ritenuti indispensabili, verificandone la correttezza e gli eventuali scostamenti

§ Coordina la redazione della parte finanziaria dei rendiconti periodici da inoltrare alla Regione Emilia-Romagna, contenente sia la quota interna dell’OI che di tutte le attività finanziate

§ Gestisce, controlla ed implementa il sistema di rendicontazione

§ Garantisce il permanente monitoraggio finanziario delle attività e delle azioni afferenti alla SG riportando periodicamente al Consiglio Direttivo le risultanze e le eventuali problematiche

§ Stabilisce procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90 del Regolamento generale n. 1083/2006, per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale

§ Coordina le attività di verifica e controllo documentale in loco o di altro tipo che saranno disposte dalle competenti autorità comunitarie e nazionali, garantendo le verifiche con tutti i supporti necessari.

CONSIGLIO DIRETTIVO

Valutazione

Valutazione

(Definizione dei processi valutativi e il

coordinamento dei processi istruttori)

§ Definisce criteri, metodi e processi valutativi in accordo con i componenti di nuclei di valutazione;

§ Si raccorda con l’Area Monitoraggio per la definizione degli strumenti informatici di supporto al processo valutativo

§ Coordina i lavori Istruttori dei Nuclei

§ Comunica/Presenta gli esiti pre-istruttori al CD ed elabora la nota di accompagnamento dei progetti sospesi

§ Comunica gli esiti istruttori alla Rete e ai non ammessi

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CONSIGLIO DIRETTIVO

Progetti Innovazione Capitale Umano

Gestione

§ Elabora, coordinandosi con la Segreteria Tecnica i contenuti dei bandi relativi alle azioni di competenza dell’Area

§ Supporta le attività della rete territoriale degli Spinner Point, con particolare riferimento alla gestione generale delle attività correlate alle azioni di competenza dell’Area favorendo la loro integrazione, l’individuazione delle criticità rispetto agli obiettivi di progetto e proponendo eventuali azioni correttive

§ Raccoglie e sistematizza fabbisogni formativi ed organizzativi della rete afferenti alle azioni di competenza dell’Area e ne cura - ove possibile - in autonomia la soddisfazione, trasmettendo ai livelli superiori i fabbisogni residui

§ Elabora linee guida generali per la predisposizione dei progetti di cui alle azioni di competenza dell’Area supportando la rete - in accordo con la segreteria tecnica - nella definizione dei fabbisogni di servizi dei proponenti le domande di agevolazione

§ Supervisione l’omogeneità qualitativa delle attività di tutoraggio erogata ai beneficiari dell’Azione Creazione di Impresa e attua eventuali azioni positive

§ Supporta la rete nella verifica qualitativa dei servizi reali erogati ai beneficiari delle azioni di competenza dell’Area (Servizi specialistici, Tutoraggio dell’innovazione)

§ Supporta la Segreteria Tecnica nelle verifiche di II livello dei risultati individuali finali raggiunti dai beneficiari

§ Effettua un monitoraggio costante sulle evoluzioni correlabili agli ambiti di intervento della S.G., elabora e redige studi di approfondimento e paper specifici, ingegnerizza i modelli di intervento con particolare riferimento alla tematica della creazione di impresa

CONSIGLIO DIRETTIVO

Azioni a favore dei beneficiari

Azioni Rafforzamento Competenze

Gestione

§ Elabora, coordinandosi con la Segreteria Tecnica, i contenuti dei bandi e delle gare relativi alle azioni di competenza dell’Area

§ Cura le relazioni con gli uffici preposti dei singoli Atenei dell’Emilia-Romagna ai fini dell’individuazione dei beneficiari dell’Azione 6- Piani di inserimento lavorativo e delle modalità di gestione dei voucher dell’Azione 7 –Master Inter-Universitario

§ Collabora con l’area Percorsi Accompagnamento all’Accrescimento delle Competenze per definire l’offerta PAAC a catalogo relativamente alle azioni di competenza dell’Area

§ Raccoglie e sistematizza i fabbisogni di accrescimento delle competenze dei beneficiari dell’Azione 8-Sviluppo Piano di Riprogrammazione Professionale raccordandosi con l’Area Percorsi Accompagnamento Accrescimento Competenze al fine di organizzarne l’erogazione e l’integrazione con i servizi facenti parte dello stesso pacchetto agevolativo

§ Elabora e gestisce la metodologia per l’assegnazione delle sedi di stage e delle eventuali opportunità di lavoro temporaneo contrattualizzato ai beneficiari dell’Azione 6- Piani di Inserimento Lavorativo

§ Collabora con la Segreteria Tecnica per l’elaborazione dei documenti che regolamentano i rapporti con gli organismi ospitanti in stage i beneficiari dell’azione 6

§ Elabora in accordo con la Segreteria Tecnica, la documentazione per la tracciabilità/rendicontabilità delle attività svolte dai beneficiari dei servizi relativi alle azioni di competenza dell’Area e ne garantisce la distribuzione e la raccolta

§ Individua all’interno dell’Albo fornitori di Spinner 2013, gli esperti a cui assegnare lo svolgimento dei contenuti previsti dalle diverse

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azioni

§ Garantisce il coordinamento e la supervisione delle attività dei soggetti titolari dell’erogazione dei servizi interni ed esterni ai beneficiari delle azioni di competenza dell’Area

§ Definisce e indica i parametri qualitativi dell’erogazione dei servizi inerenti le azioni di competenza dell’Area e ne verifica periodicamente l’andamento al fine di implementare interventi correttive laddove se ne rilevasse l’opportunità.

CONSIGLIO DIRETTIVO

Azioni trasversali

Dottorati di Ricerca

Gestione

(Gestione generale delle attività di

progettazione ed implementazione della Azione 5-Dottorati di

Ricerca)

§ Progetta nel dettaglio l’azione con gli Atenei con particolare riferimento a tempi e modalità di attuazione

§ Attiva e coordina i tavoli con le università per l’individuazione delle macrotematiche di ricerca oggetto dei bandi

§ Seleziona le tematiche ritenute strategiche per il territorio regionale tenendo conto di quelli che sono i fabbisogni di competenze qualificate delle imprese e del sistema economico territoriale

§ Supervisiona la valutazione delle proposte inerenti i bandi dell'azione sul dottorato

§ Sviluppa delle azioni di raccordo con gli Atenei per il monitoraggio della potenziale ricaduta nel territorio delle attività oggetto dei dottorati

§ Cura la promozione specifica sullo strumento del dottorato coordinandosi con i servizi regionali, in particolare per la tipologia in alto apprendistato

CONSIGLIO DIRETTIVO

Azioni trasversali

Azioni sul territorio con istituzioni e forze sociali

Gestione

(Gestione delle relazioni con gli attori locali dello sviluppo sul territorio

regionale)

• Cura lo sviluppo, la gestione ed il consolidamento delle relazioni a livello locale con le istituzioni, le imprese, gli enti formativi e di ricerca, le associazioni datoriali e sindacali ed eventuali altri soggetti affini e complementari alle azioni della SG

• Sviluppa e coordina i piani operativi di intervento degli operatori degli SP per quanto attiene l’animazione territoriale e i piani di promozione e comunicazione della SG.

• Sviluppa e coordina il piano strategico di coinvolgimento delle imprese in tutte le azioni previste dalla SG

• Contribuisce alla predisposizione e all’attuazione dei piani di comunicazione e promozione della SG segnalando eventi organizzati da terzi di interesse per il Consorzio e recependo le istanze del territorio di interesse per la funzione di comunicazione

• Sviluppa strumenti informativi per la gestione condivisa delle informazioni sulle reti di relazioni e i contatti attivati a livello locale

• Effettua analisi di contesto e raccolta di dati, informazioni e proposte scaturenti dal territorio rispetto alle evoluzioni della SG

CONSIGLIO DIRETTIVO

Azioni trasversali

Gestione

(Gestione operativa delle agevolazioni

relative ai percorsi di accrescimento delle

§ Definisce in collaborazione con l’Area Azioni Rafforzamento Competenze e l’Area Progetti Innovazione le tematiche utili allo sviluppo dei progetti dei beneficiari e identifica percorsi di accrescimento delle competenze su tali tematiche definendone caratteristiche e modalità organizzative

§ Raccoglie e sistematizza i fabbisogni di accrescimento delle competenze dei beneficiari delle azioni di competenza dell’Aree per organizzarne l’erogazione e l’integrazione con i servizi facenti parte dello stesso pacchetto di agevolazioni

§ Costruisce, sulla base dei Piani di Intervento dei progetti approvati la programmazione dei Percorsi di Accompagnamento (PAAC) e di tutte le relative fasi di realizzazione

§ Individua all’interno dell’Albo Fornitori di SPINNER 2013, gli esperti

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Percorsi Accompagnamento Accrescimento Competenze- PAAC

competenze) a cui assegnare lo svolgimento dei contenuti previsti dai diversi percorsi

§ Individua le sedi per la realizzazione delle attività, stabilisce i calendari e formalizza e su indicazione degli uffici della RER e in accordo con la Segreteria Tecnica, la modulistica per la registrazione delle attività; comunica a ciascun beneficiario i calendari dei percorsi di sua competenza, con indicazione di orari e sedi

§ Rilascia al termine dell’attività ad ogni beneficiario l’ Attestato di partecipazione ai percorsi di accrescimento delle competenze, con l’indicazione dei titoli dei percorsi, la durata ed i principali contenuti trattati

§ Trasmette periodicamente i dati relativi alle attività dei percorsi (presenze dei beneficiari, ore svolte, esperti coinvolti) alla funzione Monitoraggio, alla Segreteria Tecnica ed agli Spinner Point per le verifiche degli stati di avanzamento

§ Definisce e indica i parametri qualitativi dell’erogazione dei servizi inerenti ai Percorsi e ne verifica periodicamente l’andamento al fine di implementare azioni correttive laddove se ne rilevasse l’opportunità

§ Collabora con l’Area Rafforzamento Competenze e l’Area Monitoraggio alla definizione degli strumenti per la rilevazione della customersatisfaction per ciò che attiene le attività dell’Area

§ Elabora gli esiti delle attività di customersatisfaction ed invia i dati alla Segreteria Tecnica ed alla funzione Monitoraggio per cio’ che attiene le attività dell’Area

§ Fornisce alla Comunicazione eventuali elaborati utili all’aggiornamento della sezione dedicata ai PAAC presente sul sito Spinner 2013;

§ Garantisce il coordinamento e la supervisione di tutte le attività legate all’erogazione dei Percorsi

CONSIGLIO DIRETTIVO

Azioni trasversali

Monitoraggio

Gestione

(Gestione dei processi di acquisizione dei dati dalla rete territoriale ed

elaborazione della reportistica interna ed

esterna)

§ Progetta, elabora e fornisce gli strumenti di raccolta dati e garantisce l’implementazione e la gestione del sistema di monitoraggio delle Azioni 1-Creazione di Impresa; 2- Ricerca, Sviluppo, Trasferimento tecnologico e mobilità ricercatori; 3- Innovazione Organizzativa e Manageriale e 4- Borse di Ricerca Paola Manzini e 8-Sviluppo Piani di Riprogrammazione Professionale.

§ Definisce in accordo con i rispettivi responsabili le modalità di reperimento delle informazioni relative alle Azioni Dottorati di Ricerca, 6- Piani di Inserimento Lavorativo, 7-Master interuniversitario e ne raccoglie e sistematizza i risultati.

§ Svolge la supervisione delle attività di monitoraggio svolte dalla Rete degli Spinner Point per le Azioni 1, 2 e 3 per le diverse azioni Spinner.

§ Collabora con la Comunicazione rispetto degli utenti del sito Spinner 2013.

§ Cura la formazione interna sul tema.

§ Fornisce gli indicatori fisici di avanzamento.

§ Fornisce una valutazione di efficacia del progetto.

§ Fornisce dati ed elaborazioni quantitative e qualitative sullo stato di avanzamento della azioni in maniera periodica al Comitato per l’integrazioni delle azioni, alla Comunicazione ed alla funzione azioni sul territorio, nonché su specifica richiesta delle singole funzioni.

§ Cura la redazione delle relazioni periodiche di monitoraggio per la

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Regione Emilia-Romagna.

§ Progetta e realizza, in collaborazione con l’Area Rafforzamento Competenze e l’Area PAAC, indagini di customer satisfaction sui beneficiari delle azioni e presso gli stakeholder della Sovvenzione.

Segreteria Tecnica e Coordinamento

Operativo

Gestione

(Gestione operativa del processo documentale

di accesso, di assegnazione e verifica

delle agevolazioni)

§ Gestisce il protocollo e l’invio delle comunicazioni interne ed esterne, gli ordini di cancelleria, il libro firma.

§ Gestisce ed organizza l’archivio documenti.

§ Cura l’attivazione della consulenza legale per tutte le funzioni della SG e garantisce l’archiviazione e diffusione dei pareri legali acquisiti.

§ Cura, in accordo con l’Area Progetti Innovazione e l’Area Azioni rafforzamento competenze l’elaborazione e la pubblicazione dei bandi per l’attuazione della SG Spinner 2013.

§ Cura il controllo dei requisiti formali delle domande di agevolazioni.

§ Coordina l’operatività della rete degli Spinner Point nella gestione organizzativa e documentale del processo di presentazione e valutazione delle domande di agevolazioni.

§ Cura e gestisce gli atti di assegnazione delle agevolazioni concesse.

§ Cura, con il supporto tecnico dell’Area Valutazione, la pubblicizzazione interna ed esterna degli esiti delle sedute di valutazione.

§ Effettua, coordinando l’operatività della rete degli Spinner Point e in collaborazione con l’Area Monitoraggio, una verifica di secondo livello sulle relazioni finali di monitoraggio dei risultati individuali raggiunti dai beneficiari.

§ Cura tutti i servizi di segreteria richiesti dalle unità e funzioni della SG.

§ Gestisce in accordo con la rete degli Spinner Point, le richieste di proroga e di variazione incentivi finanziari

§ Fornisce il servizio di organizzazione dell’organo sociale “Assemblea” e “Consiglio Direttivo”.

§ Assicura la trasmissione delle decisioni del Consiglio Direttivo a tutta la struttura operativa del Consorzio Spinner.

§ Gestisce gli account di posta elettronica e garantisce il backup giornaliero dei dati contenuti nel server

§ Gestisce l’assistenza informatica per la sede centrale e quelle degli Spinner Point

§ Cura la gestione degli affari di sede del Consorzio

Spinner Point

Gestione operativa delle attività di animazione, promozione,

accompagnamento, assistenza, tutoraggio e verifica delle domande agevolative

Spinner

Gestione

§ Collabora con l’Area Azioni sul Territorio nella gestione del rapporto con i referenti istituzionali e forze sociali del territorio di riferimento (quali imprese, università e enti di ricerca, scuole, , enti locali)

§ Collabora alle attività promozionali e di animazione territoriale, di concerto con l’Area Azioni sul Territorio e con la Area Comunicazione, garantendo la raccolta dei dati sui partecipanti attraverso la documentazione concordata (scheda di registrazione e foglio presenze)

§ Comunica periodicamente. alla funzione Comunicazione, secondo modalità condivise, i dati sui partecipanti agli eventi di diffusione

Pagina n. 116


, per l’aggiornamento delle mailing list e dei data base;

§ Contribuisce in accordo con l’Area Azioni sul Territorio, all’aggiornamento dei contenuti del sito fornendo proposte e indicazioni alla Comunicazione

§ Contribuisce in accordo e su indicazioni dell’Area Azione sul Territorio alla realizzazione delle analisi di contesto, svolgendo visite, incontri, raccolta ed analisi di dati e documenti di supporto

§ Contribuisce in accordo e su indicazioni dell’Area Azioni sul Territorio, alla predisposizione periodica del piano di lavoro per la realizzazione delle attività operative afferenti alle attività promozionali e di animazione territoriale

§ Garantisce lo svolgimento delle attività di accoglienza e di primo orientamento per i potenziali beneficiari finali

§ Garantisce la funzione di accompagnamento e assistenza iniziale ai potenziali beneficiari nella redazione della domanda di accesso alle agevolazioni e nella realizzazione dei piani individuali per tutte le azioni

§ Si coordina con il tutor di creazione di impresa che opera all’interno dello Spinner Point con la funzione di referente per tutte le attività dedicate allo sviluppo delle idee imprenditoriali innovative

§ Garantisce l’organizzazione della documentazione necessaria per la valutazione dei piani individuali afferenti all’area territoriale dello Spinner Point

§ Garantisce il monitoraggio delle attività complessive afferenti lo Spinner Point secondo le procedure indicate dal Consorzio

§ Contribuisce a tutta l’attività di reporting richiesta;

§ Supporta l’organizzazione e l’erogazione della fornitura del sistema dell’offerta

§ Garantisce l’inserimento dei dati necessari all’implementazione del sistema di monitoraggio e di rendicontazione

§ Verifica ed implementa il processo di monitoraggio delle milestone previste dai Piani individuali

§ Contribuisce all’identificazione di azioni correttive e di approfondimenti necessari alla corretta realizzazione dei lavori

3.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'organismo

intermedio (data e riferimento)

In riferimento all’OI dell’AdC si rimanda al punto 4.2.2.

Rispetto agli OI dell’AdG, le “Disposizioni”, di cui alla DGR 105/2010 e s.m.i., contengono norme

e procedure che riguardano sia l’Amministrazione Regionale sia gli Organismi Intermedi, come

anticipato al punto 2.2.2.

Inoltre anche il “Manuale delle procedure dell’AdG” approvato con Determina n. 17002 del

29/12/2011 in revisione 4 costituisce il riferimento operativo anche per gli OI, e contiene gli

Pagina n. 117

indirizzi precisi relativi alle procedure specifiche degli OI direttamente collegate con il sistema

integrato dei controlli, il circuito finanziario e la certificazione di spesa. Il Manuale è stato

condiviso con gli OI e l’applicazione delle procedure è supportata dal SIFER.

Si ricorda che la procedura 11 del manuale definisce la modalità di relazione tra AdG e gli OI.

La Provincia di Bologna, in conformità con quanto previsto dal Cap. 17 “Sistemi di gestione e

controllo” delle Disposizioni Attuative regionali vigenti, ha approvato il proprio Manuale delle

procedure (revisione 0) per l’attuazione del POR FSE 2007-2013 (Determinazione senza

impegno di spesa N. 22/2009 del Direttore del Settore Servizi e alla Persona e alla Comunità -

Prot. n° 337930/2009 del 30/09/2009). Con Determinazione n. 675 del 30/03/2012 ha

approvato il "Manuale delle Procedure della Provincia di Bologna (revisione 1)”.

La Provincia di Ferrara ha adottato il “Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione”, con i

seguenti atti:

-‐ Determina del dirigente del settore Politiche del Lavoro e Formazione Professionale del

28/10/2008 P.G. 91156/2008 - versione 0;


06/11/2009 P.G. 88957/2008 - versione 1;


02/04/2012 P.G. 26871/2012 - versione 4.

La Provincia di Forlì-Cesena ha adottato con Determina del dirigente del servizio Istruzione,

Formazione e Politiche del Lavoro n. 169 del 16/10/2009, il “Manuale delle procedure

dell’Autorità di Gestione”, come modificato con determina del Direttore Generale Cultura,

Formazione e Lavoro della Regione Emilia Romagna n. 578 del 06/02/2009 (versione approvata

dalla Commissione Europea con comunicazione n. 006086 del 14.04.2009). Successivamente la

Provincia ha adottato con Determina del dirigente del servizio Istruzione, Formazione e Politiche

del Lavoro n. 729 del 30/03/2012 il “Manuale delle procedure dell’Organismo Intermedio

Provincia di Forlì-Cesena – Procedure PO.1 – PO.3 – PO.4 – PO.5” e per le restanti procedure il

“Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione in revisione 4 del 29/12/2011”.

La Provincia di Modena ha adottato le revisioni del “Manuale delle procedure dell’Autorità di

Gestione” e con Determina del Direttore dell’Area Welfare n. 59 del del 26/03/2012 la Provincia

ha adottato il “Manuale delle Procedure dell’Autorità di Gestione in revisione 4 del 29/12/2011”.

La Provincia di Parma con Determina n. 421 del 23/02/2012 e successive integrazioni ha

adottato il “Manuale delle Procedure dell’Organismo Intermedio Provincia di Parma”.

Pagina n. 118

La Provincia di Piacenza con Determina n. 613 del 30/03/2012 ha adottato il “Manuale delle

Procedure dell’Autorità di Gestione in revisione 4 del 29/12/2011”.

La Provincia di Ravenna, con Provvedimento del dirigente del settore Formazione, Orientamento

e Lavoro n. 256 del 09/10/2009, ha adottato il “Manuale delle procedure dell’Autorità di

Gestione” in revisione 1 del 05/02/2009” predisposto dalla Regione Emilia-Romagna,

contenente la revisione di alcune procedure incluse nel manuale approvato con Provvedimento

del dirigente del settore Formazione, Orientamento e Lavoro n. 343 del 11/12/2008. Con

Provvedimento del dirigente del settore Formazione, Lavoro e Istruzione n. 3185 del

21/09/2011 la Provincia ha adottato il “Manuale delle Procedure dell’Autorità di Gestione in

revisione 3 del 23 dicembre 2010”. Con Provvedimento del dirigente del settore Formazione,

Lavoro e Istruzione n. 1057 del 28/03/2012 la Provincia ha adottato il “Manuale delle Procedure

dell’Autorità di Gestione in revisione 4 del 29/12/2011”.

La Provincia di Rimini ha approvato, con provvedimento n. 66 del 31/12/2008 del responsabile

del Servizio Sistema Educativo, Formativo e Universitario, l’adozione del “Manuale delle

Procedure dell’Autorità di Gestione”. Con provvedimento n. 52 del 28/03/2012 la Provincia ha

adottato il “Manuale delle procedure della Provincia di Rimini” relativamente alle procedure PO1,

PO3, PO4 e PO5 e il “Manuale delle Procedure dell’Autorità di Gestione in revisione 4 del

29/12/2011” per le restanti procedure.

Con Determinazione dirigenziale n. 670 del 17/08/2011 la Provincia di Reggio Emilia ha adottato

il “Manuale delle Procedure dell’Autorità di Gestione in revisione 3 del 23 dicembre 2010” e con

Determinazione dirigenziale n. 216 del 29/03/2012 (successivamente modificata dalla

Determinazione n. 684 del 09/08/2012) ha adottato il Manuale delle Procedure dell’Autorità di

Gestione in revisione 4 del 29/12/2011”.

L’Organismo Intermedio Consorzio Spinner ha approvato, nell’ambito del Consiglio Direttivo del

5 giugno 2009, il proprio Manuale di gestione/rendicontazione. Il processo di revisione del

Manuale che dovrebbe concludersi entro la fine del 2011 si è concluso con l’autorizzazione delle

integrazioni nella seduta del Consiglio Direttivo del 1 ottobre 2012, a ratifica approvato il

8/11/2012.

Si sottolinea, inoltre, che le Province di Parma, Piacenza e Ferrara sono certificate Qualità e

quindi dispongono di specifiche procedure formalizzate.

In particolare:

Pagina n. 119

- Il Servizio Formazione Professionale e Politiche Attive del Lavoro della Provincia di

Parma applica un sistema di gestione Qualità ISO 9001-2000 certificato CisqCert-IQNet

04.927 (la certificazione è scaduta il 30/4/2012);

- La Provincia di Piacenza ha un sistema di gestione della qualità, UNI EN ISO 9001:2000

(certificato n° 02.610) per il Servizio Mercato del Lavoro e Formazione della Provincia di

Piacenza In data 25/06/2012 il Settore Welfare, lavoro e formazione professionale ha

sostenuto con esito positivo l'audit di mantenimento relativo alla certificazione.

- Dal 23/07/2003 la Provincia di Ferrara ha ottenuto la certificazione qualità per tutti i

servizi provinciali. Nel 2009, a sei anni dal primo certificato, il sistema ha superato le

verifiche per il secondo rinnovo triennale della certificazione. Negli anni di attivazione del

SGQ la Provincia di Ferrara si è impegnata a:

○ mettere sotto controllo i vari processi lavorativi facendo leva sull’informatizzazione;

○ dematerializzare i documenti cartacei;

○ ridurre dei tempi di erogazione dei servizi;

○ migliorare la qualità dei servizi percepita dai clienti.

Il Sistema di Gestione per la Qualità è stato integrato nel corso del 2007 con riferimento

alla gestione degli aspetti ambientali, come previsto dalla normativa UNI EN ISO

14001:2004 e dal Reg. CE.1221:2009 (EMAS). Inoltre il 20/10/2008 la Provincia di

Ferrara è stata registrata EMAS da parte del comitato per l’Ecolabel e per l’Ecoaudit

sezione Emas Italia. La certificazione ISO 9001, 14001 e EMAS è stata convalidata per

l'anno 2011.


operazioni (se non già fornita al punto 2.2.3)

Per questo punto si veda il paragrafo 2.2.3, in quanto le procedure sono le stesse per

l’Amministrazione Regionale e per gli Organismi Intermedi.

3.2.4. Verifica delle operazioni (Articolo 60, lettera b) del regolamento

(CE) n. 1083/2006 del Consiglio) (se non già descritta al punto 2.2.4)

Agli Organismi Intermedi competono le funzioni di controllo amministrativo e contabile sul

100% delle domande di rimborso nonché sugli stati d’avanzamento delle attività per le

operazioni dagli stessi approvate.

Pagina n. 120

Al fine di uniformare le attività di controllo a garanzia del Sistema, l’Autorità di Gestione effettua

i controlli in loco sulle domande di rimborso ed i controlli ispettivi in loco sulle attività in corso

d’esecuzione anche con riferimento alle operazioni approvate dagli Organismi Intermedi.

Inoltre, in riferimento ai controlli di rendicontazione, l’Autorità di Gestione si avvale di un'unica

struttura di Assistenza Tecnica che supporla la stessa AdG ed anche gli Organismi Intermedi.

Relativamente al dettaglio delle procedure si rimanda al precedente paragrafo 2.2.4 sulle

verifiche delle operazioni.

3.2.5. Descrizione delle procedure relative al trattamento delle domande

di rimborso (se non già fornita al punto 2.2.5)

Rispetto al trattamento delle domande di rimborso, le procedure sono le stesse

dell’Amministrazione Regionale di cui al punto 2.2.5.

• Disposizioni: Paragrafi 6.2, 7.2.5 e 8.2;

• Manuale Procedure dell’AdG: procedura 5 “Liquidazione finanziamenti”.

Pagina n. 121

4. AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE

4.1. L'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI

4.1.1. Data e forma della designazione formale che autorizza l'autorità di

certificazione a svolgere le proprie funzioni

• Delibera dell’Assemblea Legislativa della Regione Emilia-Romagna n. 101 del 1/03/2007

che approva la proposta del Programma Operativo regionale (in seguito POR FSE 2007-

2013), formulata dalla Giunta regionale con deliberazione n. 159 del 12/02/2007;

• Delibera della Giunta regionale n. 1681 del 12/11/2007 “Programma Operativo della

Regione Emilia-Romagna FSE Obiettivo 2 “Competitività regionale e occupazione” 2007-

2013 – Presa d’atto della decisione di approvazione della Commissione Europea ed

individuazione dell’Autorità di Gestione e delle relative funzioni e degli Organismi

Intermedi”;


Generali”.

4.1.2. Indicazione delle funzioni svolte dall'autorità di certificazione

L’Autorità di Certificazione adempie a tutte le funzioni corrispondenti a quanto definito dal

Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i., secondo le modalità attuative definite dal

Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006 e s.m.i..

In particolare, essa è incaricata dei compiti seguenti:

a) elaborare e trasmettere alla Commissione, per il tramite dell’Organismo responsabile per

l’esecuzione dei pagamenti, le dichiarazioni certificate delle spese e le domande di

pagamento;

b) certificare che:

i) la dichiarazione delle spese è corretta, proviene da sistemi di contabilità affidabili ed

è basata su documenti giustificativi verificabili;

ii) le spese dichiarate sono conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e

sono state sostenute in rapporto alle operazioni selezionate per il finanziamento

conformemente ai criteri applicabili al programma e alle norme comunitarie e

nazionali;

Pagina n. 122

c) garantire di aver ricevuto dall'Autorità di Gestione informazioni adeguate in merito alle

procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese figuranti nelle

dichiarazioni di spesa;

d) operare conseguentemente ai risultati di tutte le attività di audit svolte dall'Autorità di

Audit o sotto la sua responsabilità;

e) mantenere una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione;

f) tenere una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della

soppressione totale o parziale della partecipazione a un'operazione. Gli importi recuperati

sono restituiti al bilancio generale dell'Unione europea prima della chiusura del

Programma Operativo detraendoli dalla dichiarazione di spesa successiva.

L’Autorità di Certificazione predispone le proprie attività in modo che le domande di pagamento

siano inoltrate, per il tramite dell’Amministrazione capofila di Fondo, alla Commissione Europea

con cadenza periodica, nella misura possibile di almeno tre volte all’anno. Perché la

Commissione possa procedere a un pagamento entro l’anno in corso, la domanda di pagamento

è presentata al più tardi entro il 31 ottobre, con la possibilità di presentare una ulteriore

domanda di pagamento, solo ove necessaria, entro il 31 dicembre di ogni anno, per evitare il

disimpegno automatico delle risorse.

Inoltre, l’Autorità di Certificazione trasmette alla Commissione europea, per il tramite

dell’Organismo nazionale di coordinamento per la trasmissione delle domande di pagamento,

entro il 30 aprile di ogni anno, una previsione estimativa degli importi inerenti le domande di

pagamento per l’esercizio finanziario in corso e per quello successivo.

4.1.3. Funzioni formalmente delegate dall'autorità di certificazione

(funzioni, organismi intermedi, tipo di delega)

Con la Delibera n. 99/2008 la Giunta Regionale ha individuato AGREA come Organismo

Intermedio dell’Autorità di Certificazione.

La convenzione stipulata in data 19 febbraio 2008 in attuazione della determinazione

dirigenziale n. 1369 del 14/02/2008 fra il Direttore Generale pro tempore dell’Autorità di

Certificazione ed il Direttore di AGREA ha definito puntualmente le funzioni delegate (che in

ogni caso non contemplano lo svolgimento di compiti di gestione delle risorse del FSE) e

l’esercizio di controllo da parte dell’ADC.

L’avvalimento dell’Agenzia Regionale per le Erogazioni in Agricoltura (AGREA), agenzia

interamente pubblica della Regione Emilia-Romagna, da parte dell’Autorità di certificazione

Pagina n. 123

viene effettuato ponendo a base di riferimento il dettato normativo previsto dalla L.R. 23 luglio

2001 n. 21 istitutiva dell’Organismo.

Il riferimento della tecno-struttura di AGREA è il seguente:

Agenzia Regionale “AGREA”

Largo Caduti del Lavoro 6 – 40122 BOLOGNA

Responsabile: Direttore Dott. Nicodemo Spatari

Numero telefono: 051-284921

Numero fax: 051-284910


Le funzioni che verranno svolte da AGREA sono le seguenti:

a) elabora e trasmette alla Autorità di Certificazione le dichiarazioni certificate delle spese e

le domande di pagamento;

b) verifica che:

i) la dichiarazione delle spese sia corretta, provenga da sistemi di contabilità affidabili

e sia basata su documenti verificabili;

ii) le spese dichiarate siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e

siano state sostenute in rapporto alle operazioni selezionate per il finanziamento

conformemente ai criteri applicabili al programma e alle norme comunitarie e

nazionali;

c) verifica che l'Autorità di Gestione abbia fornito informazioni adeguate in merito alle

procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese figuranti nelle

dichiarazioni di spesa;

d) tiene conto per l’elaborazione delle domande di pagamento e per i controlli dei risultati di

tutte le attività di audit svolte dall'Autorità di Audit o sotto la sua responsabilità

trasmesse dall’Autorità di Certificazione;

e) cura il mantenimento di una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla

Commissione;

f) supporta dal punto di vista tecnico-operativo il mantenimento di una contabilità degli

importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale

della partecipazione a un'operazione.

La convenzione stipulata da Regione Emilia-Romagna ed Agrea, allegata al presente

documento, definisce all’art.5 i documenti e i report che l’Organismo Intermedio deve

Pagina n. 124

consegnare all’autorità di certificazione. Le date e le modalità di consegna di questi rapporti

sono definiti dalle procedure di cui al presente documento e nel manuale dell’ADC.

In particolare si prevede che l’Organismo Intermedio fornisca:

• una relazione a conclusione del lavoro istruttorio da cui si evincano:

• le somme previste dalle Dichiarazioni di Spesa per Programma operativo e asse prioritario

consegnate dalle Autorità di Gestione;

• le spese non ritenute ammissibili;

• le somme che si propone di certificare;

• l’elenco delle operazioni su cui si è effettuato il controllo a campione documentale;

• l’elenco degli importi ritirati e recuperati.

• la proposta di Dichiarazione delle spese certificate e la domanda di pagamento;

• la proposta di Dichiarazione annuale relativa agli importi ritirati e recuperati.

4.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE


(compreso il numero approssimativo dei posti assegnati)

L’articolazione organizzativa dell’Autorità di Certificazione risulta formalizzata a partire da

quanto stabilito dalla Delibera di Giunta Regionale n. 99/2008 citata precedentemente.

Relativamente alla composizione dell’Autorità di Certificazione, vengono riportati i collaboratori

assegnati con funzioni di sostituzione del Direttore Generale preposto ed i collaboratori inseriti

in staff a supporto delle funzioni attribuite in attuazione delle determinazioni dirigenziali n. 4082

del 14/04/2008 e n. 5298 del 12/05/2008 (allegate alla presente). Relativamente all’Organismo

Intermedio, con Determina del Direttore Generale di Agrea n. 3364 del 28/03/2008 (anch’essa

allegata) recepita con Delibera di Giunta n. 1183 del 28/07/2008 si è provveduto a modificare

l’organizzazione attraverso apposita variazione del proprio regolamento interno.

Successivamente con Determina del Direttore Generale n. 119 del 10/02/2010 recepita dalla

Delibera di Giunta n. 823 del 21/06/2010 è stata approvata la versione vigente del regolamento

interno di Agrea.

L’organigramma dell’Autorità di Certificazione è quello rappresentato nella figura seguente.

Pagina n. 125

L’Autorità di Certificazione svolge direttamente:

a) l’attività di certificazione della spesa e di previsione estimativa degli importi per l’esercizio

in corso e quello successivo;

b) la comunicazione delle irregolarità, così come previsto dal Programma Operativo al punto

5.3.5;

c) l’attività di verifica della corretta esecuzione delle attività delegate all’Organismo

Intermedio.

La struttura dell’Autorità di Certificazione è dotata, oltre al responsabile, Direttore Generale

Risorse Finanziarie e Patrimonio, da 17 collaboratori, di cui 2 collaboratori (Annarosa Brini

Responsabile della P.O. “Controllo, gestione dei titoli di pagamento e contabilità speciale”;

Dott.ssa Barresi Stefania “Funzionario esperto in sviluppo risorse e servizi di integrazione”)

collocati nel servizio “Gestione della spesa regionale“ della Direzione generale, assegnati per

l’espletamento delle attività di diretta responsabilità. La struttura prevede altresì l’inserimento,

Supporto alla certificazione

Michela Scanavacca (resp. PO contabilizzazione)

Autorità di Certificazione Onelio Pignatti Direttore Gen. Direzione Generale Centrale Risorse Fin. e Patrimonio Marcello Bonaccurso (sostituto) Responsabile Servizio Gestione della Spesa Regionale Annarosa Brini (resp. PO Controllo, gestione dei titoli di pagamento e contabilità speciali) Servizio Gestione della Spesa Regionale (Staff Direz. Gen. Ris. Fin. e Patrim) Stefania Barresi (funzionario) Servizio Gestione della Spesa Regionale (Staff Dir. Gen. Ris.

Fin. e Patrim)

DIRETTORE Spatari Nicodemo

Coordinamento

Donato Metta (Dirigente responsabile del servizio

controllo interno)

Controllo interno

Ilario Nascetti (resp. PO controllo interno)

Controlli FSE

Laura Ferrari (resp. PO attività di controllo FSE/FESR)

Maria Antonietta De Luca

Davide Cuppini (anche controlli FESR)

Giorgia Poli

Controlli FESR

Laura Ferrari (resp. PO attività di controllo FSE/FESR)

Mario Bugiani

Davide Cuppini (anche controlli FSE)

Organismo Intermedio AGREA

Pagina n. 126

in qualità di sostituto del Direttore Generale Risorse Finanziarie e Patrimonio, del Responsabile

del Servizio Gestione della Spesa Regionale, Marcello Bonaccurso.

Le strutture individuate all’interno di Agrea hanno il compito di fornire, a partire dai dati

trasmessi dall’Autorità di Gestione, supporto tecnico-specialistico sui due tipi principali di

verifica:

a) verifica della correttezza e della fondatezza della spesa;

b) verifica a campione delle operazioni su base documentale.

L’articolazione della struttura secondo quanto sopra raffigurato si pone l’obiettivo di una chiara

definizione delle diverse responsabilità e la separazione delle funzioni a supporto della

certificazione da quelle di controllo all’interno dell’Organismo Intermedio.

La struttura dell’Organismo Intermedio dedicata a queste attività è composta, così come si

evince dalla modifica apportata al Regolamento Interno, oltre che dal Direttore, da 7

collaboratori. In particolare, alla P.O. Controllo Interno compete una funzione di supporto

tecnico-operativo ad integrazione e completamento delle unità organizzative individuate per

l’espletamento dei controlli sui fondi. Il personale che verrà utilizzato per svolgere le funzioni di

cui sopra ha una esperienza consolidata sui fondi strutturali e sulle procedure che portano

all’erogazione di fondi ed ai controlli relativi.

A integrazione di quanto già indicato e con riferimento alle responsabilità delle diverse unità di

Agrea, si vedano i flow-chart presentati nel Manuale delle procedure di cui al punto 4.2.2,

accluso al presente documento.


Certificazione (data e riferimento)

L’Autorità di Certificazione ha predisposto il manuale sulle procedure da seguire per il personale

della certificazione.

Il processo di redazione del manuale è stato il seguente:

a) definizione della struttura del manuale

b) prima descrizione delle procedure da parte dei relativi responsabili

c) valutazione e validazione finale da parte dell’Autorità di Certificazione

d) approvazione con Determina del Dirigente Responsabile

Pagina n. 127

e) trasmissione del manuale a tutti gli operatori dell’ADC, all’Organismo Intermedio, all’Autorità

di gestione e all’Autorità di Audit

Il manuale è stato sottoposto a revisione in dicembre 2009 e la nuova versione è stata

approvata con determina del Direttore Generale n. 13011 del 04/12/2009. Un’ulteriore revisione

è stata approvata con determina n. 14162 del 06/12/2010. La versione definitiva del manuale

viene allegata al presente documento.

Il manuale ha il seguente indice:

1. Inquadramento generale e richiami normativi

1.1. Introduzione

1.2. Soggetti

1.3. Riferimenti normativi e regolamentari

1.4. Approvazione e modifiche del Manuale

2. Linee generali delle procedure

2.1. Le funzioni dell’Autorità di Certificazione

2.2. Individuazione processi ex art. 61 del Reg. (CE) n. 1083/06 e rapporti tra

Autorità

2.2.1. Certificazione della spesa e domanda di pagamento

2.2.2. Controlli sulle dichiarazioni di spesa e su completezza delle informazioni ricevute

2.2.3. Produzione della dichiarazione annuale sugli importi ritirati, recuperati e recuperabili

2.2.4. Produzione delle previsioni di spesa annuali

2.2.5. Primo invio schede OLAF e trasmissione aggiornamenti

2.2.6. Rapporti tra le Autorità e dell’AdC con l’organismo intermedio di certificazione

3. Linee generali dei controlli

3.1. Classificazione dei controlli

3.1.1. Controllo delle richieste di rimborso e della loro completezza

3.1.2. Controllo del contenuto delle informazioni fornite

3.2. Requisiti minimi dell’attività di controllo

4. Procedure operative

PO ADC 01. Predisposizione della certificazione delle spese e domande di

pagamento

Allegato PO_01.A. Check List relativa alla Proposta di certificazione delle spese

PO ADC 02. Gestione delle informazioni relative a importi ritirati, recuperati e

recuperi pendenti

Allegato PO_02.A. Check List Comunicazione delle irregolarità

Pagina n. 128

Allegato PO_02.B. Comunicazione trimestrale sulle irregolarità

PO ADC 03. Controlli documentali di certificazione FSE

Allegato PO_03.A. Check List FSE – Controlli generali

Allegato PO_03.B. Check List FSE – Stato delle informazioni a sistema

Allegato PO_03.C. Check List FSE – Controllo domande di rimborso

Allegato PO_03.D. Check List FSE – Controllo domande giustificativi

Allegato PO_03.E. Check List FSE – Controlli periodici sulle informazioni ricevute

Allegato PO_03.F. FSE – Modello di relazione sulla metodologia e sugli esiti dei controlli

effettuati

Allegato PO_03.G. FSE – Note metodologiche ed operative per l’estrazione del campione

PO ADC 04. Controlli documentali di certificazione FESR

Allegato PO_04.A. Check List FESR – Controlli generali

Allegato PO_04.B. Check List FESR – Controlli operazioni/progetti

Allegato PO_04.C. Check List FESR – Controllo documenti giustificativi

Allegato PO_04.D. Check List FESR – Controlli periodici sulle informazioni ricevute

Allegato PO_04.E. FESR – Modello di relazione sugli esiti dei controlli effettuati

Allegato PO_04.F. FESR – Note metodologiche per il campionamento dei progetti

PO ADC 05. Previsioni relative alle domande di pagamento probabili

Allegato PO_05.A. Modello dell’allegato XVII al Reg. (CE) n. 1828/06

Allegato PO_05.B. Check list Previsione delle domande di pagamento probabili

Allegato PO_05.C.Check list Previsione delle domande di pagamento probabili (FESR)

PO ADC 06. Rapporti fra Autorità di Certificazione e Autorità di Gestione (FSE)

Allegato PO_06.A. Timing della procedura di certificazione

PO ADC 07. Rapporti fra Autorità di Certificazione e Autorità di Gestione (FESR)

Allegato PO_07.A. Timing per la trasmissione dei dati fra AdG ed AdC

PO ADC 08. Rapporto fra Autorità di Certificazione ed Organismo Intermedio

Allegato PO_08.A. Check list per Sorveglianza e controllo sull’OI

PO ADC 09. Certificazione della spesa e domanda di pagamento

Allegato PO_09.A.Check list di trasmissione della proposta di certificazione all’OI (FSE)

Allegato PO_09.B.Check list di trasmissione della proposta di certificazione all’OI (FESR)

Allegato PO_09.C.Check list per Proposta di Certificazione (FSE)

Allegato PO_09.D.Check list per Proposta di Certificazione (FESR)

Allegato PO_09.E.Check list per Certificazione della spesa (FSE)

Allegato PO_09.F.Check list per Certificazione della spesa (FESR)

PO ADC 10. Redazione ed invio dell’Allegato XI e trasmissione schede OLAF

Allegato PO_10.A.Check List per Trasmissione delle irregolarità (FSE)

Allegato PO_10.B.Check List per Trasmissione delle irregolarità (FESR)

Pagina n. 129

Allegato PO_10.C.Check List Elenco importi ritirati e recuperati all.to XI (FSE)

Allegato PO_10.D.Check List Elenco importi ritirati e recuperati all.to XI (FESR)

Allegato PO_10.E.Check list per Dichiarazione annuale importi ritirati e recuperati (FSE)

Allegato PO_10.F.Check list per Dichiarazione annuale importi ritirati e recuperati (FESR)

5. Allegati: Piste di controllo

Nella determina di approvazione del manuale e in quelle successive di revisione (Det. DG

Risorse Finanziarie e Patrimonio n° 8242 del 11/07/2008) sono state definite le modalità per il

controllo della modifica, dell’introduzione o dell’abbandono di procedure. Questa procedura è

riportata anche al punto 1.4 del Manuale allegato.

La copertina del manuale riporta gli estremi dell’atto di approvazione del manuale, la data di

approvazione ed il numero della versione. La procedura riporta la data dell’ultima revisione.

Il manuale, qualora richieda modifiche, viene revisionato annualmente tramite medesimo atto di

approvazione. Variazioni urgenti o integrazioni, in ragione di modifiche legislative o di precise

indicazioni da parte del Comitato di Sorveglianza o di altri soggetti coinvolti nel processo, sono

comunicate tempestivamente agli operatori dall’Autorità di Certificazione. La procedura

revisionata viene inviata nel suo complesso con indicate le variazioni rispetto alla versione

precedente ed i tempi e modi per la sua attuazione, secondo le modalità di cui al punto 1.4 del

Manuale allegato.

Il manuale è trasmesso (preferibilmente per e-mail) ai Responsabili e collaboratori dell’ADC, ai

responsabili e collaboratori dell’Organismo Intermedio (AGREA) ed alle altre Autorità (Gestione,

Audit).

L’Autorità di Certificazione riceve e trasmette all’Organismo Intermedio (AGREA) ed agli

operatori della propria struttura anche le manualistiche redatte dall’ Autorità di Gestione e

dall’Autorità di Audit.

4.3. CERTIFICAZIONE DELLE DICHIARAZIONI DI SPESA

4.3.1. Descrizione delle procedure relative alla redazione, alla

certificazione e alla presentazione delle dichiarazioni di spesa alla

Commissione

Il processo di invio delle domande di rimborso da parte dei beneficiari e i successivi controlli

dell’Autorità di Gestione rispetto alle stesse è stato descritto nei precedenti punti 2.2.4 e 2.2.5.

Pagina n. 130

Le informazioni relative ai dati di spesa per la certificazione vengono trasmesse dall’Autorità di

Gestione all’Autorità di Certificazione e successivamente verificati come al successivo punto

4.3.2.

La modalità adottata dall’Autorità di Certificazione per la compilazione, e presentazione delle

dichiarazioni di spesa alla Commissione europea, già contenute al par.5.3.6 del Programma

Operativo, è la seguente:

“L’Autorità di Certificazione predispone le domande di pagamento (utilizzando i modelli di cui al

Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006 e s.m.i. di applicazione dei Regolamenti

(CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i. e 1080/2006), le firma digitalmente e provvede all’invio

per il tramite dell’Amministrazione centrale capofila di Fondo ed il supporto del Sistema

Informativo Nazionale, alla Commissione Europea e al Ministero dell’Economie e delle Finanze –

IGRUE, specificando sia la quota comunitaria che la quota nazionale.

Il diagramma delle procedure di redazione, certificazione e presentazione delle dichiarazioni di

spesa e delle domande di pagamento è il seguente:

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Pagina n. 132

Un’ulteriore esplicitazione del diagramma di flusso indicato sopra per quanto riguarda le

modalità operative dell’Autorità di certificazione e dell’Organismo intermedio nel processo di

certificazione della spesa è riportato nel manuale delle procedure è riprodotto nella seguente

figura.

Il work-flow evidenzia:

a) la presenza di un processo specifico volto a garantire che le spese ritenute non

ammissibili in base alle verifiche effettuate e completate non siano inserite nella

dichiarazione certificata della spesa e nella domanda di pagamento;

b) il processo attraverso cui vengono gestite le rettifiche di importi già precedentemente

inseriti nelle certificazioni della spesa.

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Pagina n. 135

4.3.2. Descrizione dei provvedimenti presi dall'Autorità di Certificazione

per assicurare il rispetto delle prescrizioni di cui all'articolo 61 del

regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio

Le principali funzioni dell’Autorità di Certificazione, in relazione a quanto stabilito dall’articolo 61,

sono relative alla certificazione della spesa del Programma Operativo ed alla contabilizzazione

degli importi recuperabili o ritirati a seguito della soppressione totale o parziale della

partecipazione ad un’operazione.

Per quanto riguarda la certificazione delle spese, l’attività dell’Autorità può essere così

sintetizzata:

a) verifica della correttezza delle certificazioni ricevute: si tratta di verificare la coerenza fra

i dati analitici a livello di operazione e la certificazione aggregata per asse prioritario;

b) verifica a campione su base documentale:

b.1) verifica della “tracciabilità” della spesa: si tratta di verificare attraverso l’accesso al

sistema informativo dell’Autorità di Gestione, per un campione di operazioni, che

l’importo di spesa dichiarato corrisponda:

1. alla somma degli importi delle singole domande di rimborso;

2. all’importo di spesa ammissibile risultante dal processo di controllo del 100%

delle domande di rimborso;

3. al valore del contributo ammissibile erogato.

Si tratta inoltre di controllare se l’operazione rientri fra quelle approvate da un atto

dell’Autorità di Gestione;

b.2) verifica documentale. Questa attività è volta ad accertare: la completezza dei

documenti presentati dal beneficiario e la loro correttezza rispetto alla normativa;

l’ammissibilità della spesa; che il contributo erogato sia coerente con le previsioni

della procedura di selezione e rispetto all’importo della spesa considerata

ammissibile; che siano presenti le check-list del controllo di primo livello e sia

corretto l’inserimento dei dati e di eventuali irregolarità; la corretta rilevazione dei

dati di spesa e la loro imputazione nel sistema informatizzato dell’Autorità di

gestione; accerta le modalità di archiviazione dei documenti contabili;

c) tiene conto dei risultati di tutte le attività di audit svolte dall’Autorità di Audit o sotto la

sua responsabilità;

d) a conclusione del processo descritto, l’Autorità di Certificazione elabora e certifica la

dichiarazione di spesa.

Pagina n. 136

L’Autorità di Certificazione provvederà a trasmettere all’Autorità di Gestione (che ne darà

comunicazione ai relativi Responsabili) la spesa certificata e le spese non ritenute certificabili,

indicandone le motivazioni. Il medesimo report viene inviato anche all’Autorità di Audit, in una

logica di integrazione e non duplicazione delle attività di controllo.

Le spese certificate vengono conservate all’interno del sistema informatizzato dell’Autorità di

Certificazione. Le spese non certificabili vengono mantenute in una apposita sezione del

medesimo sistema. Nelle fasi di certificazione successiva, qualora venga presentata una spesa

afferibile all’operazione non certificata, l’Autorità di Certificazione inserisce questa spesa fra

quelle da verificare da parte della struttura di controllo.

Le attività di supporto tecnico operativo relative ai punti precedenti sono svolte dall’Organismo

Intermedio che assicura, come evidenziato nell’organigramma presentato, la separazione

funzionale fra supporti alla certificazione e controllo.

Con riferimento invece alla contabilità degli importi recuperabili o ritirati, l’Autorità di Gestione

dà comunicazione delle rettifiche all’Autorità di certificazione, la quale:

• se la spesa oggetto di rettifica è stata già inserita in una domanda di pagamento,

decurta l’importo rettificato nella prima domanda di pagamento successiva al ricevimento

della comunicazione di rettifica;

• se la spesa oggetto di verifica non è stata ancora inserita in una domanda di pagamento,

procederà a inserire nella domanda solo l’importo al netto della rettifica.

L’Autorità di Certificazione tiene all’interno del proprio sistema informativo la contabilità degli

importi da considerare recuperabili o ritirati e compila l’apposita scheda di comunicazione per la

Commissione, accompagnata dall’attestazione degli importi in attesa di recupero. Il supporto

tecnico-operativo a questa procedura è svolto dall’Organismo Intermedio.

4.3.3. Disposizioni riguardanti l'accesso dell'autorità di certificazione alle

informazioni dettagliate sulle operazioni, sulle verifiche e sugli audit

effettuati dall’autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dall'autorità

di audit

L’Adc potrà accedere al sistema informativo regionale, descritto nel dettaglio al successivo

capitolo 6, attraverso una specifica password di accesso in sola lettura che permetterà di

Pagina n. 137

visualizzare tutte le informazioni fisico-finanziari e procedurali, nonché le visite svolte in itinere,

relative alle operazioni.

4.4. SISTEMA CONTABILE

4.4.1. Descrizione del sistema contabile che va istituito e utilizzato come

base per la certificazione delle spese della Commissione

L’Autorità di Certificazione gestirà con l’ausilio ed il supporto tecnico-operativo delle procedure e

transazioni impiegate a livello di controllo contabile interno all’Ente Regione, un sistema di

contabilità centralizzato delle dichiarazioni di spesa e sulle irregolarità e recuperi. Il sistema farà

tesoro delle esperienze realizzate nel periodo precedente (pur apportando le modifiche

necessarie conseguenti all’approvazione dei nuovi regolamenti) e consentirà di elaborare i dati

di cui al punto 4.4.2 dell’indice previsto dall’allegato XII del Regolamento (CE) n. 1828/2006 e

s.m.i.. L’Autorità di Certificazione disporrà inoltre dell’accesso al sistema informativo dell’AdG e

dell’Organismo di Pagamento della Regione (Servizio Gestione della Spesa regionale).

Il sistema di contabilità dell’Autorità di Certificazione consente di gestire i dati relativi:

a. alle dichiarazioni di spesa totali e disaggregate per operazione, presentate dall’Autorità di

Gestione;

b. alle diverse dichiarazioni certificate delle spese e domande di pagamento;

c. al piano finanziario dei singoli fondi, con gli avanzamenti collegati alla certificazione della

spesa;

d. alla sezione finanziaria dei rapporti di esecuzione;

e. alle previsioni contabili, di cui all’allegato XVII del Reg (CE) n. 1828/2006 e s.m.i.;

f. agli importi recuperati, di cui alla dichiarazione annuale relativa agli importi ritirati e

recuperati (Allegato XI del Reg (CE) n. 1828/2006 e s.m.i.);

g. al sistema di gestione e comunicazione delle irregolarità.

Il sistema contabile utilizzato dall’Autorità di Certificazione poggia le sue basi operativo-

gestionali sul complesso delle transazioni contabili eseguite nelle diverse fasi in cui si articola il

processo di spesa, a livello centrale della struttura regionale deputata al controllo contabile

interno, nonché sul complesso delle operazioni contabili effettivamente eseguite dall’Autorità di

Gestione che danno origine alla certificabilità della spesa sostenuta dai beneficiari finali.

Va peraltro detto che il ciclo passivo che porta alla definizione del rimborso (sistema informativo

dell’AdG) e quello che porta al pagamento (sistema informativo dell’Ente) sono perfettamente

allineati ed interconnessi e consentono in ogni fase in cui si articola il processo di gestione della

Pagina n. 138

spesa la tracciabilità delle transazioni contabili eseguite quale base di riferimento per le

operazioni realizzate.

L’Autorità di Gestione dispone di un sistema di reportistica contabile che consente già oggi, ma

in misura ancora più efficace con gli upgrade sistema informativo, di arricchire i contenuti

amministrativo-contabili per la perfetta identificazione delle singole operazioni e delle

movimentazioni finanziarie ad essa associate, nonché degli estremi degli atti previsti dalla

procedura. Si è previsto che l’Autorità di Gestione fornisca all’Autorità di Certificazione non solo i

dati contabili aggregati per asse prioritario ma anche i dati contabili disaggregati per operazione

e la loro composizione per tipologia, priorità, fondo. Il sistema consente inoltre di ripartire i

pagamenti effettuati dai beneficiari secondo l’anno interessato. Attraverso i controlli di cui al

punto 4.3.1, l’Autorità di Certificazione è in grado di verificare ogni singola operazione nel

sistema di reportistica contabile e di accertarsi che il dato trasmesso corrisponda a quello

presente sul sistema dei report contabili dell’AdG. In questo modo è possibile gestire inoltre

all’interno del processo di certificazione di cui sopra, casi in cui si ritenga, a seguito di controlli,

di non certificare domande di rimborso o le revoche ed i rimborsi. La trasmissione dei dati

all’Autorità di certificazione avverrà attraverso la costituzione di una copia dell’Archivio

dell’Autorità di gestione alla data di riferimento sul sistema informativo dell’ADG ma utilizzabile

dall’ADC. Questa modalità consente di costruire una sola banca dati da cui vengono derivati i

dati della certificazione, che risulta perfettamente allineata a quella presente sul sistema

gestionale dell’ADG alla data di riferimento.

Il sistema contabile impiegato viene integrato attraverso l’implementazione della reportistica dei

dati contabili ottenuti dal complesso delle operazioni eseguite che danno origine a

movimentazioni contabili sul sistema gestionale della procedura di pagamento dell’Ente

Regione. Invero, per quanto concerne il sistema di contabilità dell’ente Regione, gli obblighi

discendenti dalle disposizioni ministeriali (Art. 28, comma 5, L. 27/12/2002 n.289; Art. 1,

comma 79, L. 30/12/2004 n. 311) hanno infatti reso necessaria la rivisitazione complessiva del

meccanismo di iscrizione delle risorse finanziarie nel bilancio regionale allo scopo di ottenere già

nella procedura di controllo contabile sul ciclo ordinario della spesa (controllo interno) una

perfetta tracciabilità delle diverse spese che vengono sostenute per dare applicazione ai

Programmi Operativi Regionali.

La gestione delle risorse finanziarie ascrivili al POR FSE 2007-2013 già in fase di predisposizione

del bilancio di previsione regionale riceve una collocazione sistemica che tiene conto:

a) all’interno della sezione relativa alla parte delle entrate del bilancio regionale, le risorse

comunitarie e nazionali relative al POR vengono iscritte, per competenza e cassa, in due

differenti capitoli riservati alle quote di cofinanziamento rispettivamente comunitario e

nazionale. Tale iscrizione viene effettuata dal Servizio regionale Bilancio e Finanze su

Pagina n. 139

segnalazione dell’AdG e sulla base del piano finanziario approvato dalla Commissione

europea e dallo Stato per le rispettive competenze;

b) all’interno della parte relativa alle spese del bilancio di previsione regionale, il

finanziamento delle operazioni previste dal POR viene attivato con lo stanziamento per

competenza e cassa in favore dell’AdG dell’intero fabbisogno annuale e triennale ad

esso relativo, con applicazione del principio dello scorrimento, cui seguono le

autorizzazioni di impegno disposte con l’adozione, in fase di gestione, di delibere della

Giunta regionale o determine dirigenziali ai sensi delle prescrizioni indicate dall’art. 49

della L.R. n. 40/2001, nonché i provvedimenti di liquidazione (determinazioni

dirigenziali) ai fini dell’emissione dei titoli di pagamento da parte della stessa AdG per le

operazioni eseguite a favore dei beneficiari.

La gestione dei residui e la registrazione contabile delle economie di stanziamento e di spesa sui

diversi capitoli di bilancio impiegate per la gestione delle risorse finanziarie destinate al POR FSE

2007-2013 viene assoggettata alle regole di contabilità previste dall’ordinamento regionale e,

nello specifico, dalla L.R. n. 40/2001.

In particolare, l’azione di gestione amministrativa della parte spesa del bilancio regionale, in

base alle prescrizioni dettate dalle normative statali, ha reso necessario operare specifiche

distinzioni in grado di individuare, già in fase di costruzione del bilancio, uno strumento di

lettura contabile che tenga conto:

a. dei soggetti (pubblici/privati) che verranno coinvolti nelle diverse operazioni di spesa;

b. delle diverse modalità di utilizzo dei fondi (spese dirette della Regione per acquisizione di

beni e servizi o assegnate in funzione delegata ad Organismi Intermedi);

c. della fonte finanziaria utilizzata a copertura delle spese (articolazione per fondo;

cofinanziamento nazionale);

d. dell’arco temporale preso a base di riferimento.

L’identificazione operata in sede di predisposizione del bilancio costituisce pertanto per la

programmazione finanziaria delle risorse 2007-2013 il primo tassello giuridico-contabile in grado

di offrire, in forma specifica per le operazioni contabili direttamente eseguite a titolarità della

Regione, la massima trasparenza e rintracciabilità sull’utilizzo dei fondi accreditati essendo per

codifica precedentemente strutturati con precisione gli elementi connotativi che sorreggono

l’intero processo di spesa. A ciò si aggiunga che, in riferimento al contesto normativo non è

possibile l’autorizzazione all’utilizzo improprio e indistinto delle risorse finanziarie né sotto il

profilo della tipologia di spesa che si intende realizzare, né sotto l’aspetto dei soggetti coinvolti

nel percorso amministrativo-contabile.

Pagina n. 140

In termini più specifici, il sistema contabile informatizzato regionale, operante dal 2001, si basa

sul Bilancio annuale e pluriennale delle entrate e delle spese, di cui alla Legge Regionale n.

40/2001 “Ordinamento contabile della Regione Emilia-Romagna, abrogazione delle L.R. 6 luglio

1977, n. 31 e 27 marzo 1972, n. 4”; a tale sistema per la strutturazione delle reportistiche in

grado di tracciare le transazioni per la legittima rendicontazione della spesa nel sistema

contabile hanno accesso le Autorità di Gestione, Certificazione e Audit.

Tramite il sistema contabile di Bilancio, utilizzato a livello centrale per la gestione delle

movimentazioni contabili dell’Ente Regione, si possono consultare tra l’altro i seguenti dati con

riferimento ad ogni capitolo di entrata: previsione di competenza e di cassa articolate in unità

previsionali di base (U.P.B.); accertamenti di competenza e in conto residui, con indicazione dei

relativi estremi; riscossioni di competenza e in conto residui, con indicazione degli estremi di

ogni relativa reversale d’incasso; reversali di incasso, con indicazione del relativo debitore, della

causale e delle relative date di emissione e di riscossione; somme da riportare a nuovo esercizio

e residui attivi derivanti da esercizi precedenti; eventuali variazioni intervenute sul capitolo, con

relativa indicazione degli estremi dell’atto amministrativo.

Con riferimento ai capitoli di spesa, invece, le informazioni accessibili sul sistema sono le

seguenti: previsione di competenza e di cassa articolate in unità previsionali di base (U.P.B.);

impegni di competenza ed in conto residui, con indicazione degli estremi di ogni relativa

liquidazione emessa con riferimento ad essi; liquidazioni di competenza ed in conto residui, con

indicazione degli estremi di ogni relativo mandato di pagamento; mandati di pagamento, con

indicazione del relativo beneficiario, della causale e delle relative date di emissione e di

quietanza; somme da riportare a nuovo esercizio e residui passivi derivanti da esercizi

precedenti; eventuali variazioni intervenute sul capitolo, con relativa indicazione degli estremi

dell’atto amministrativo.

Il sistema contabile informatizzato di bilancio permette di ottenere tutte le informazioni

riguardanti i “movimenti finanziari” relativamente ai singoli capitoli di spesa o di entrata,

riconducendoli ai relativi centri di responsabilità. Ai sensi dell’art. 19 della L.R. n. 25 del 21

dicembre 2007, “Al bilancio è allegato un apposito documento che disaggrega per ogni unità

previsionale di base i capitoli, ai fini della gestione e della rendicontazione”. Per il

raggiungimento degli obiettivi individuati per gli interventi, i programmi e i progetti finanziati

nell'ambito dello stato di previsione delle spese, è disposta l'assegnazione delle risorse ai

dirigenti responsabili di direzione generale. Le risorse possono essere integrate e/o modificate

sulla base sia dei provvedimenti di variazione di bilancio, sia dei provvedimenti di attribuzione

delle competenze adottati nel corso dell'esercizio.

In fase di attuazione, qualsiasi sia la forma assunta dal provvedimento amministrativo quando

sussistono i presupposti che comportano una creazione di una legittima obbligazione contabile a

favore di soggetti terzi, le proposte di atti, prima della loro adozione formale, sono trasmesse

Pagina n. 141

alla struttura organizzativa competenze in materia di controllo contabile (Servizio Gestione della

Spesa regionale). Il controllo effettuato in questa fase intende garantire, partendo dal riscontro

amministrativo del percorso giuridico che legittima l’azione amministrativa dell’Autorità di

Gestione (verifica degli adempimenti amministrativi richiesti dal POR e dai provvedimenti

approvati dagli organi competenti dell’Ente sulle diverse azioni): l’esatta imputazione della spesa

sul bilancio regionale; la disponibilità finanziaria sul relativo capitolo di spesa relativamente

all’arco temporale nel quale si articola il bilancio regionale; la copertura finanziaria; la

conformità alle norme generali della contabilità pubblica (controllo che abbraccia l’intero

panorama dei profili di legittimità giuridica, dal rispetto dei procedimenti che identificano la

spesa, alle normative comunitarie); la coerenza dell’impegno alle codifiche utilizzate dal bilancio

(nel caso dei POR fondo, tipologia del beneficiario, fonte finanziaria, natura della spesa). Una

volta approvato l’atto di impegno e disponendo delle domande di rimborso, si attiva la

procedura di liquidazione (a partire da atti formali dell’ADG) che porterà, in termini specifici per

le operazioni a titolarità diretta della Regione, all’effettivo pagamento del beneficiario finale. I

controlli riferiti a questa fase permettono, per questa fattispecie, una perfetta tracciabilità della

spesa disponendo infatti l’accertamento della sussistenza dei presupposti necessari alla

liquidazione (atto di impegno, eventuali contratti, ecc.), della corretta applicazione della

normativa, alla completezza della documentazione richiesta, alla corretta individuazione del

destinatario.

La richiesta di emissione del titolo su supporto cartaceo viene effettuata dall’ADG sulla base del

provvedimento di liquidazione ed inoltrata alla struttura del Servizio Gestione della Spesa

Regionale con a corredo la documentazione che giustifichi la spesa sostenuta e l’identificazione

del trattamento fiscale/contributivo. Si tratta dell’esecuzione di un ulteriore controllo preventivo

interno operato da una struttura autonoma al processo di spesa teso ad assicurare che nella

fase di ordinazione e pagamento:

a. sia intervenuta la liquidazione della spesa secondo la predisposizione della determina

dirigenziale;

b. sia riscontrato che la somma da pagare risulti contenuta nei limiti dello stanziamento

generale di cassa dell’Ente autorizzato con la Legge di Bilancio annuale e dell’impegno di

spesa cui si riferisce;

c. sia correttamente ascritta al conto della competenza o al conto dei residui distintamente

per ciascun esercizio di provenienza.

Attraverso l’emissione del titolo di spesa (mandato di pagamento informatico a firma digitale) si

determina la chiusura del “ciclo passivo” della procedura contabile. La Regione, con

l’approvazione della Delibera di Giunta Regionale n. 1493 del 19 settembre 2005, ha introdotto

nel sistema di registrazione dei dati contabili interni ed al fine di meglio monitorare le

transazioni delle operazioni finanziarie con il Tesoriere dell’Ente l’adozione del mandato

Pagina n. 142

informatico a partire dal 1° ottobre 2005. Lo strumento consente agli operatori (con particolare

riferimento agli attori istituzionali presenti nel processo di spesa sopra indicato) una immediata

visione di tutte le transazioni finanziarie eseguite con perfetta tracciabilità e percorribilità delle

diverse operazioni contabili realizzate attraverso l’individuazione dei riferimenti contabili quali:

Esercizio finanziario; Bilancio (Capitolo di imputazione della spesa); Voce economica;

Descrizione Bilancio (sintetica ed estesa; in quest’ultima voce viene riportata la motivazione al

pagamento, cioè la causale che legittima l’ammissione al titolo); Titolo di spesa (emissione

mandato); Mandato (numero e data di emissione); Anno di imputazione della spesa al Bilancio;

Importo oggetto di pagamento (lordo e netto); Gestione (competenza/residuo); Stanziamento

di Cassa; Disponibilità residua di Cassa; Mandati emessi su stanziamenti di Cassa; Tipo di

contabilità (ordinaria o speciale); Destinazione (fruttifera/infruttifera).

Il mandato informatico consente inoltre di rintracciare elementi prettamente amministrativi quali

il provvedimento di liquidazione adottato per consentire il pagamento con indicazione del

numero e della data di adozione. Nel mandato di pagamento informatico risultano altresì

inseriti, in apposita sezione di riferimento, tutti i dati relativi al soggetto beneficiario in termini di

identificazione anagrafica: numero progressivo; denominazione; codice fiscale / partita iva;

indirizzo (CAP/Località); impegno/sub impegno a favore del beneficiario; codice SIOPE; importo;

motivazione del pagamento; coordinate per l’esecuzione del pagamento (bonifico, accredito c/c,

etc.).

L’adozione dello strumento consente altresì una identificazione e visualizzazione della quietanza

di avvenuto pagamento registrata in termini di data / numero mandato / importo e le modalità

di avvenuto pagamento con gli estremi della valuta sia per il beneficiario che per l’Ente.

La transazione finanziaria a favore del soggetto beneficiario viene registrata con le codifiche di

bilancio che garantiscono attraverso ricerche informatiche l’ottenimento di report e riscontri sul

complesso delle operazioni finanziate.

Il sistema di reportistica dei dati contabili (sistema contabile) dell’AdG, strutturato ponendo a

base di riferimento quanto sopra illustrato ed in termini specifici per i progetti / azioni a titolarità

diretta, e quello dell’Ente Regione consentono quindi (tramite l’utilizzo delle codifiche standard

di bilancio, il codice unico di progetto, la registrazione dell’impegno di spesa sul bilancio

regionale, la registrazione delle visualizzazioni delle partite contabili di spesa per beneficiario, la

visualizzazione del provvedimento di liquidazione con specifico collegamento all’impegno di

spesa, la registrazione del titolo di spesa individuale o cumulativo) di ricostruire in forma

immediata e diretta il “ciclo dei pagamenti” appositamente registrati dalla presentazione della

domanda di rimborso al pagamento eseguito. L’autorità di certificazione, con l’ausilio dei report

del sistema contabile utilizzato è in grado di verificare l’intero flusso dei dati disponendo

dell’accesso ad entrambi i sistemi contabili. A completezza del sistema è fatto obbligo di

Pagina n. 143

procedere alla registrazione sistematica dei pagamenti eseguiti, essendo elemento cardine della

tracciabilità del sistema di gestione contabile delle risorse iscritte a bilancio. La registrazione dei

dati nel sistema contabile dell’ADG per i progetti / azioni a titolarità indiretta della Regione ai fini

della certificazione delle spese è strutturato con l’ausilio dei report informatici in grado di

addivenire ad una procedura di riconciliazione tra le poste registrate in termini di spesa nel

bilancio regionale e le risultanze contabili da sottoporre a certificazione. Si ricorda inoltre che è

in corso di definizione un sistema di registrazione che consenta il passaggio informatizzato di

dati dai sistemi informativi dell’AdG a quello dell’Ente, in modo da evitare errori materiali di

trascrizione dei dati utilizzabili come parametro di riferimento delle Autorità coinvolte.

4.4.2. Grado di dettaglio del sistema contabile

Il sistema di registrazione contabile dell’Autorità di certificazione, basandosi sui dati a livello di

singola operazione forniti dall’Autorità di gestione, consente di elaborare la spesa totale per

fondo e per asse prioritario, di verificare l’assegnazione e i trasferimenti delle risorse pubbliche

nazionali e comunitarie, distingue i pagamenti effettuati ai beneficiari per anno. Potenzialmente

consente di elaborare la spesa per ogni variabile connotativa il progetto.

4.5. IMPORTI RECUPERATI

4.5.1. Descrizione del modo per garantire un rapido recupero del

sostegno comunitario

La procedura che viene utilizzata per la revoca ed il recupero di contributi è quella riportata al

punto 5.3.5 del Programma Operativo. Una ulteriore specificazione delle procedure è contenuta

nel Manuale dell’Autorità di gestione allegato al presente documento.

Il dirigente responsabile procede al recupero delle risorse indebitamente erogate emanando gli

atti di sospensione e revoca del finanziamento indebitamente corrisposto al beneficiario.

Successivamente l’Autorità di Gestione provvede a fornire l’elenco delle operazioni per cui sono

stati attivati provvedimenti di recupero all’Autorità di Certificazione, la quale procederà

all’iscrizione delle somme nel registro dei recuperi ed alla detrazione della somma recuperata

dalla prima certificazione delle spese utile computando gli eventuali interessi di mora maturati.

I rimedi previsti nel caso di inerzia ed omissione della procedura amministrativo-contabile di

recupero vengono mantenuti, per disposizione normativa regionale (LR 26 novembre 2001,

n.43) in capo ai dirigenti responsabili. La disciplina normativa attribuisce la competenza ad

Pagina n. 144

adottare gli atti prevedendo le modalità per la sostituzione del dirigente inerte o inadempiente

in presenza di determinati presupposti.

La relativa disciplina è contenuta nell’art. 42, comma 2, relativo al controllo sostitutivo con

riferimento agli atti di competenza dei Direttori Generali, mentre per quanto riguarda gli atti

degli altri dirigenti, occorre rinviare alle previsioni della lett. c) del comma 1 dell’art. 39 sulle

funzioni dei dirigenti e della lett. h) del comma 1 dell’art. 40 sulle funzioni del direttore

generale.

L’obbligo imposto dalla Commissione Europea nella procedura di separazione tra le diverse

Autorità coinvolte nella gestione e controllo delle risorse finanziarie legate ai fondi strutturali

deve essere contestualizzato in rapporto alle prescrizioni inter-organizzativa indicata nella

Deliberazione della Giunta regionale n. 450/2007.

In primo luogo in caso di inerzia o ritardo, la Giunta può fissare con apposita deliberazione, su

proposta dell’Assessore competente in materia di Organizzazione e acquisito il parere del

Direttore generale competente in materia di organizzazione (ovvero del capo di gabinetto del

presidente nel caso in cui il Direttore competente in materia di organizzazione sia quello

interessato), un termine perentorio al Direttore generale competente ad adottare gli atti. Il

termine deve essere congruo in relazione alla complessità dell’atto da adottare ed alle ragioni di

interesse pubblico che motivano la necessità della sua adozione. Qualora l’inerzia permanga

scaduto il termine assegnato, la Giunta, su proposta dell’Assessore competente in materia di

Organizzazione e acquisito il parere del Direttore generale competente in materia di

organizzazione (ovvero del capo di gabinetto del presidente nel caso in cui il Direttore

competente in materia di organizzazione sia quello interessato), può attribuire ad altro Direttore

Generale, previa contestazione, il compito di adottare gli atti.

In secondo luogo, in caso di grave inosservanza delle direttive generali da parte del Direttore

Generale, la Giunta, con apposita motivata deliberazione su proposta dell’Assessore competente

in materia di Organizzazione ed acquisito il parere del Direttore generale competente in materia

di organizzazione (ovvero del capo di gabinetto del presidente nel caso in cui il Direttore

competente in materia di organizzazione sia quello interessato), può attribuire ad altro Direttore

Generale, previa contestazione, il compito di adottare gli atti.

In entrambe le ipotesi previste dal comma 2 dell’art. 42 della L.R. n. 43/2001 ed in casi di

particolare urgenza, la Giunta può procedere, su proposta dell’Assessore competente in materia

di Organizzazione ed acquisito il parere del Direttore generale competente in materia di

organizzazione (ovvero del capo di gabinetto del presidente nel caso in cui il Direttore

competente in materia di organizzazione sia quello interessato), senza previa contestazione,

all’attribuzione ad altro Direttore generale della competenza ad adottare gli atti; nella

deliberazione che provvede alla sostituzione dovranno essere indicati i motivi che giustificano

l’urgenza a provvedere.

Pagina n. 145

4.5.2. Disposizioni prese per tenere il registro dei debitori e per detrarre

gli importi recuperati dalla spesa da dichiarare.

Il registro dei debitori si alimenta dei dati sulle singole operazioni per cui è stata attivata una

procedura di recupero integrate dalle informazioni che identificano la procedura utilizzata (data

atto di revoca, data ordinativo di incasso, scadenza, data di eventuali segnalazioni ad altri

soggetti), tenuto conto che i verbali che hanno prodotto questi atti sono comunque disponibili

presso il sistema informativo dell’Autorità di Gestione.

Il registro, accessibile al personale dell’Organismo Intermedio che si occupa del FSE ed al

personale dell’Autorità di Certificazione che certifica le spese, consente la distinzione tra gli

importi revocati, recuperati o ancora da recuperare, principalmente al fine di compilare la

dichiarazione annuale relativa agli importi ritirati, recuperati e ai recuperi pendenti (Allegato XI

del Regolamento 1828/2006 e s.m.i.).

Il registro è distribuito cronologicamente e conservato nel sistema informativo dell’Autorità di

Certificazione e tiene al proprio interno anche la colonna destinata ad evidenziare gli interessi

richiesti.

Pagina n. 146

5. AUTORITÀ DI AUDIT E ORGANISMI DI CONTROLLO

5.1. DESCRIZIONE DEI PRINCIPALI COMPITI E DELLE

INTERCONNESSIONI DELL'AUTORITÀ DI AUDIT CON GLI ORGANISMI DI

CONTROLLO SOTTO LA SUA RESPONSABILITÀ

Come indicato nel POR FSE 2007-2013, l’Autorità di Audit adempie a tutte le funzioni

corrispondenti a quanto definito dal Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i.,

secondo le modalità attuative definite dal Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006 e

s.m.i.. In particolare, essa è incaricata dei compiti seguenti:

a) garantire che le attività di audit siano svolte per accertare l'efficace funzionamento del

sistema di gestione e di controllo del programma operativo;

b) garantire che le attività di audit siano svolte su un campione di operazioni adeguato per

la verifica delle spese dichiarate;

c) presentare alla Commissione, entro nove mesi dall'approvazione del programma

operativo, una strategia di audit riguardante gli organismi preposti alle attività di audit di

cui alle lettere a) e b), la metodologia utilizzata, il metodo di campionamento per le

attività di audit sulle operazioni e la pianificazione indicativa delle attività di audit al fine

di garantire che i principali organismi siano soggetti ad audit e che tali attività siano

ripartite uniformemente sull'intero periodo di programmazione;

d) entro il 31 dicembre di ogni anno, dal 2008 al 2015:

i) presentare alla Commissione un rapporto annuale di controllo che evidenzi le

risultanze delle attività di audit effettuate nel corso del periodo precedente di 12

mesi che termina il 30 giugno dell'anno in questione conformemente alla strategia di

audit del Programma Operativo e le carenze riscontrate nei sistemi di gestione e di

controllo del Programma;

ii) formulare un parere, in base ai controlli ed alle attività di audit effettuati sotto la

propria responsabilità, in merito all'efficace funzionamento del sistema di gestione e

di controllo, indicando se questo fornisce ragionevoli garanzie circa la correttezza

delle dichiarazioni di spesa presentate alla Commissione e circa la legittimità e

regolarità delle transazioni soggiacenti,

iii) presentare, nei casi previsti dall'articolo 88 del Regolamento (CE) del Consiglio n.

1083/2006 così come modificato dal Regolamento CE n. 539/2010, una

dichiarazione di chiusura parziale in cui si attesti la legittimità e la regolarità della

spesa in questione;

Pagina n. 147

e) presentare alla Commissione, entro il 31 marzo 2017, una dichiarazione di chiusura che

attesti la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la legittimità e la

regolarità delle transazioni soggiacenti coperte dalla dichiarazione finale delle spese,

accompagnata da un rapporto di controllo finale.

L’Autorità di Audit assicura che gli audit siano eseguiti tenendo conto degli standard

internazionalmente riconosciuti, e garantisce che le componenti che li effettuano siano

funzionalmente indipendenti ed esenti da qualsiasi rischio di conflitto di interessi.

Le funzioni dell’Autorità di Audit sono svolte da un Servizio interno alla regione, denominato

“Servizio Autorità di Audit”, che si avvale del supporto di assistenza tecnica per il quale si è

conclusa a metà ottobre 2008 apposita procedura di gara. La gara è stata aggiudicata alla

società Lattanzio & Associati con atto n. 12166 del 13 ottobre 2008.

Con determina n. 14089 del 10/11/2011 si è proceduto ad affidare alla ditta risultata

aggiudicataria della gara, così come previsto dal contratto e ai sensi dell’art.57, comma 5, lett.

B) del D.Lgs 163/2006 (codice degli appalti ) e s.m., la ripetizione dei servizi analoghi a quelli

previsti dal contratto rep. 3887/2008 per ulteriori 36 mesi.

Il nuovo contratto che ha decorrenza 11/11/2011, prevede:

a) Supporto all’audit di sistema (valutazione affidabilità del sistema) attraverso interviste e test

di conformità sui requisiti chiave del sistema di gestione e controllo, da svolgere al fine di

accertare l’efficacia del funzionamento del sistema di gestione e controllo del programma

operativo regionale FSE obiettivo competitività regionale e occupazione. Progettazione del

modulo per la registrazione esiti audit di sistema su apposito S.I. ;

b) estrazione del campione di operazioni certificate nell’anno n-1 da sottoporre ad audit sulle

operazioni nell’anno n;

c) svolgimento attività di audit sul campione di operazioni estratto per la verifica delle spese

dichiarate. Determinazione del tasso di errore e sua proiezione sull’universo; registrazione esiti

su apposito modulo informatico all’interno del S.I. Sifer (anche fornendo in alcuni mesi dell’anno

ai consulenti della società una postazione pc presso gli uffici dell’amministrazione regionale). I

controlli avranno per oggetto la verifica di tutti gli aspetti elencati all’art.16 del Reg.

1828/2006;

d) assistenza tecnica alla Regione per l’applicazione dei predetti regolamenti: aggiornamento

manualistica e reportistica relativa all’attività di audit e assistenza nella predisposizione e

caricamento dati di monitoraggio controlli da fornire ad IGRUE.

Il soggetto aggiudicatario predispone, in accordo con l'Autorità di Audit della Regione, un elenco

e calendario delle attività da svolgere e dei controlli da effettuare (piano di audit) che verrà

Pagina n. 148

costantemente monitorato dal Servizio Autorità di Audit al fine di garantire la supervisione del

lavoro dell'organismo di controllo esterno alla Regione.

5.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI AUDIT E DEGLI ORGANISMI DI

CONTROLLO SOTTO LA SUA RESPONSABILITÀ

5.2.1. Organigrammi (compreso il numero di posti assegnati)

L’autorità di Audit della Regione Emilia Romagna come indicato nei POR FSE e FESR 2007-2013

è collocata nella Direzione Generale Programmazione Territoriale e Negoziata, Intese. Relazioni

europee e relazioni internazionali.

E’ stata infatti istituita in data 28 gennaio 2008 a seguito di un processo complesso di

riorganizzazione dell’Ente, con Delibera di Giunta n. 99, un’apposita struttura operativa

attraverso la quale la Direzione svolge il ruolo di autorità di audit previsto dal Reg. (CE) n. 1083

del 2006.

Il numero di persone assegnate al Servizio A.d.A. con determina dirigenziale n. 3168/08 e

successiva documentazione integrativa è di sei unità. Si riporta di seguito l’organigramma del

servizio:

Pagina n. 149

5.2.2. Disposizioni volte a garantire l'indipendenza

L’autorità di Audit è funzionalmente indipendente sia dall’Autorità di Gestione che dall’Autorità di

Certificazione nel rispetto dell’art.59, punto 1 lett. C) del Reg. (CE) 1083/2006 e s.m.i..

Infatti le Autorità dipendono da tre Direzioni Generali differenti e nello specifico:

• l’Autorità di Gestione FSE dalla Direzione Generale Cultura, Formazione e Lavoro;

• l’Autorità di Certificazione dalla Direzione Generale Risorse Finanziarie e Patrimonio;

• l’Autorità di Audit dalla Direzione Generale Programmazione Territoriale e Negoziata,

Intese. Relazioni europee e relazioni internazionali.

La medesima separazione è prevista per il programma operativo relativo al FESR, la cui autorità

di gestione è collocata presso la Direzione generale Attività produttive, Commercio e Turismo.

Per quanto concerne il rispetto dell'art. 62, paragrafo 3 del Reg. (CE) n. 1083/2006 e s.m.i.,

relativamente alla struttura esterna di supporto, all'interno del capitolato e del disciplinare di

gara era stato indicato che l'aggiudicatario non potesse svolgere attività di consulenza o

supporto specialistico alle autorità di Gestione, di Certificazione, agli Organismi Intermedi e

beneficiari relativi ai P.O. FSE e FESR della Regione Emilia Romagna relativamente alle

operazioni e compiti connessi all'attuale periodo di programmazione 2007-2013. L'indipendenza

Pagina n. 150

funzionale doveva essere garantita anche da tutti coloro che avrebbero composto il gruppo di

lavoro di supporto al Servizio Autorità di Audit nei controlli (eventuali consulenti esterni al

soggetto aggiudicatario). Tutti i soggetti concorrenti hanno fornito dichiarazione in tal senso.

5.2.3. Qualifiche o esperienze richieste

In relazione al personale assegnato il Servizio Autorità di Audit, si avvale di risorse che sono

state prevalentemente individuate all’interno dell’organico regionale in possesso di

professionalità e profili il più possibile attinenti alle attività gestionali del servizio. Si riportano di

seguito i nominativi delle persone che svolgono la propria attività nel Servizio AdA e i requisiti

formativi posseduti:

La responsabilità della struttura è affidata a Marisa Canu laureata in sociologia, conta

pluriennale esperienza nell’ambito dei Fondi Strutturali.

Barbara Parma (posizione organizzativa) è laureata in Scienze politiche indirizzo politico-

economico oltre che in Lingue e letterature straniere.

Marina Bernardi possiede il diploma di Analista Contabile e Programmatrice.

Maria Francesca Caniato è laureata in Economia e Commercio, con specializzazione post laurea

in Economia della Cooperazione. Ha conseguito la maturità linguistica.

Fabio Fornasini è laureato in Economia e Commercio.

Antonella Gianfelice è laureata in Economia e Commercio.

Per quanto concerne la formazione del personale, nel corso del 2007 e 2008, alcuni funzionari

preposti all’attività di audit hanno partecipato a tutti gli incontri di coordinamento interregionale

e alle riunioni organizzate dal FORMEZ nell’ambito del progetto SINTESI, finalizzate alla

descrizione e alla condivisione delle procedure relative alla strategia di audit e alla

predisposizione del manuale operativo; in particolare sono state approfondite le tematiche

relative al campionamento e alla valutazione dei rischi. Il confronto permanente tra le Autorità

di audit è un obiettivo che le Regioni si sono date e rappresenta, tra l’altro, un’importante

occasione di formazione.

Inoltre, il piano di formazione del personale, al momento della stesura della presente

descrizione, ha riguardato la partecipazione ad incontri periodici di coordinamento delle Autorità

di Audit delle regioni ed ai seguenti seminari e corsi:

- Perugia ottobre 2008, a cura della Regione Umbria: ”Procedure di gestione, verifica e

controllo nella programmazione comunitaria 2007-2013;

- Milano ottobre 2008, corso a cura dell’ A.I.I.A. “Strumenti di Internal audit”

Pagina n. 151

- Bologna novembre 2008, a cura dell’Autorità di Gestione del FSE e di Tecnostruttura

delle Regioni: “Ammissibilità dei costi” ;

- Bologna febbraio 2009, corso a cura dell’Associazione Italiana Internal Auditors:

“Internal audit e i fondi strutturali”;

- Bologna marzo 2009, a cura dell’Autorità di Gestione FSE “Adempimenti semplificati per

la rendicontazione da bilancio”;

- Roma marzo 2009, a cura di Tecnostruttura delle Regioni: “Semplificazione dei costi”

- Roma maggio 2009, a cura di Tecnostruttura delle Regioni: “Il ruolo dell’Autorità di

Audit”;

- Roma marzo 2010, a cura di Tecnostruttura “Semplificazione dei costi”;

- Roma aprile 2010, a cura di Transparency International Italia: “Gestione

trasparente di fondi comunitari”;

- Roma gennaio 2011, a cura di Tecnostruttura delle Regioni: “Il ruolo dell’Autorità di

Certificazione”;

- Bologna settembre 2011, a cura di Alma Graduate School: “Corso di aggiornamento sui

contratti pubblici”;

- Bologna marzo 2012 a cura della Regione Emilia Romagna su specifica richiesta

dell’AdA e rivolto esclusivamente al personale del Servizio: “corso su diritto societario e

procedure fiscali”.

Alla struttura tecnica di supporto, è stato richiesto, in sede di offerta tecnica, di presentare i

curricula del personale che compone il gruppo di lavoro che supporta l'Autorità di Audit della

Regione Emilia Romagna. Nel capitolato era altresì richiesto che il personale disponesse di

un'esperienza pluriennale in attività di controllo di secondo livello. Dai curricula presentati è

emerso che il personale della società Lattanzio Associati ha un’esperienza pluriennale

nell’ambito dell’audit.

5.2.4. Descrizione delle procedure per controllare l'attuazione delle

raccomandazioni e dei provvedimenti correttivi indicati nei rapporti di audit

Le procedure di sorveglianza in opera presso l’AdA sono finalizzate a controllare l’attuazione

delle misure raccomandate dalla stessa ed emerse dall’audit di sistema e da quelli delle

operazioni.

Le procedure, allo stesso modo, debbono garantire l’adeguatezza, l’efficacia e la tempestività

delle azioni intraprese dai soggetti sottoposti ad audit a seguito di tutte le rilevazioni e le

raccomandazioni effettuate.

Pagina n. 152

Rispetto all’audit di sistema i destinatari delle relazioni e documenti prodotti a valle

dell’aggiornamento annuale dello stesso sono l’Autorità di Gestione, l’Autorità di certificazione, e

gli OO.I.I.. Per questo motivo le raccomandazioni prodotte in esito all’aggiornamento annuale

dell’audit di sistema avranno come destinatari i soggetti già indicati e saranno caratterizzate da

una durata temporale di implementazione non eccedente, in genere, un anno (arco di tempo

preso a riferimento per la redazione del rapporto annuale di controllo).

L’esito dell’audit di sistema potrebbe portare alla rilevazione di errori o problemi di sistema e, in

alternativa, di errori o problemi relativi a componenti “non essenziali” del sistema (ovvero tali da

non inficiare il funzionamento essenziale del sistema di gestione e controllo). Per ognuno dei

primi verrà formulato e concordato con il destinatario una sorta di “piano d’azione” che evidenzi

l’obiettivo di miglioramento da raggiungere, il timing relativo, i ruoli, i mezzi necessari, le

risorse, ecc. Di questi errori, così come del relativo piano di azione, verrà data contezza nel

rapporto annuale di controllo (in quello dell’anno a cui si riferisce l’audit di sistema che ha

evidenziato l’errore verrà segnalato il problema e indicato il relativo piano di azione; in quello

dell’anno successivo si darà contezza dello stato di attuazione della soluzione di miglioramento

correlata, che sarà oggetto di specifica rilevazione in occasione del relativo audit di sistema).

Per quanto riguarda gli errori – problemi a componenti non essenziali del sistema si prevede di

concordare con il destinatario un “piano d’azione” equiparabile a quello per errori di sistema,

anche se in tal caso nel rapporto annuale di controllo verranno evidenziate solo le linee

essenziali (dell’errore rilevato e del successivo intervento). Il sistema di monitoraggio

dell’attuazione della soluzione sarà il medesimo sopra evidenziato.

Nello specifico, la procedura volta a monitorare l’attuazione delle azioni correttive che

risulteranno dai rapporti di audit, è definita al cap. 9 del manuale. Il riferimento alla procedura

viene anche dettagliato nella strategia di audit.

5.2.5. Descrizione delle procedure relative alla supervisione del lavoro

degli altri organismi di controllo sotto la responsabilità dell'autorità di audit

(se pertinente)

La supervisione del lavoro dell’organismo di controllo è dettagliato nel contratto con particolare

riguardo alle condizioni e termini per l’espletamento delle attività che la società deve seguire per

la realizzazione dei compiti affidati dall’Autorità di Audit, nonché all’osservanza di

leggi/regolamenti e riservatezza; inoltre, la supervisione viene effettuata mediante un’apposita

check list creata dall’AdA.

L’organismo di controllo deve rispettare per le attività di audit le modalità dettagliate nel

manuale delle procedure. A seguito dei controlli in loco, la cui tempistica verrà concordata con

l’autorità di audit, tenuto anche conto del calendario degli stessi previsto nella strategia,

Pagina n. 153

l’organismo di controllo dovrà riferire rapidamente all’AA circa l’esito del controllo producendo

verbali/relazioni ed eventuale documentazione a supporto, dai quali emergano tutti gli estremi

dei documenti giustificativi soggetti a verifica, le eventuali criticità ed errori riscontrati ecc. Uno

o più collaboratori regionali assegnati al Servizio Autorità di Audit potranno affiancare ed

accompagnare l’organismo di controllo in parte dei controlli in loco. Ciascuna azione di controllo

sarà accompagnata da un verbale/relazione descrittivo dei criteri seguiti e dei risultati

conseguiti.

In sintesi, l’organismo di controllo dovrà effettuare i controlli sul campione selezionato in base

alla metodologia individuata nella strategia di audit dell’autorità, nel rispetto delle procedure di

controllo che verranno dettagliate nel manuale.

Nello specifico, per quanto attiene il manuale, così come per la strategia, questo è messo a

disposizione della struttura tecnica di supporto. Sulla base dell’esperienza acquisita e/o di

eventuali modifiche che potranno intervenire, il manuale potrà essere rivisto o potranno essere

previste indicazioni di maggiore dettaglio. Tali revisioni o perfezionamenti potranno essere

decisi anche alla luce del confronto tra Regioni a cui s’intende dare carattere permanente. In

particolare, nel manuale di audit, all'interno degli allegati, sono forniti gli strumenti di lavoro

quali check list, bozze di verbali da utilizzare da parte dei controllori.

5.3. RAPPORTO ANNUALE DI CONTROLLO E DICHIARAZIONI DI

CHIUSURA

5.3.1. Descrizione delle procedure relative alla redazione del rapporto

annuale di controllo e delle dichiarazioni di chiusura

Il Rapporto di controllo annuale dal 2008 al 2015 è da presentare entro il 31/12 di ciascun

anno. Contiene i risultati degli audit (sistema e operazioni) effettuati nel periodo precedente di

12 mesi (dal 1/07 dell’anno N al 30/06 dell’anno N+1) su operazioni per le quali la spesa è stata

certificata alla CE nell’anno N (operazioni dell’anno N).

La procedura relativa alla preparazione del rapporto annuale di controllo, del parere relativo

all'efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo e della dichiarazione di chiusura,

viene descritta nella strategia di audit.

Procedure relative alla redazione del rapporto annuale di controllo:

AUDIT DEI SISTEMI

AUDIT DELLE OPERAZIONI

Aggiornamento del system audit dell’anno precedente:

Pagina n. 154

AUDIT DEI SISTEMI


analisi dei rischi che tiene conto delle risultanze dell’anno precedente e si pone come fase preliminare all’Audit di Sistema Descrizione provvisoria dei fenomeni rilevati e relativa descrizione delle aree di criticità Verifica dei requisiti chiave attraverso apposita check list e svolgimento di test di conformità Controllo eventuale difformità dal modello di gestione e controllo rappresentato nella descrizione iniziale dei sistemi per la valutazione di conformità Controllo eventuale difformità da quanto rilevato l’anno precedente in occasione del system audit e Rapporto Annuale di Controllo; interviste sulle modifiche che si intendono apportare alla descrizione dei sistemi approvata Verifica del seguito dato alle osservazioni formulate dall’AdA in occasione del system audit precedente A monte dell’Audit dellle Operazioni, viene

predisposto il RAC con gli esiti dell’Audit di Sistema precedente e degli Audit delle Operazioni. Gli esiti combinati dell’Audit di Sistema con gli Audit delle Operazioni del precedente anno consentono di determinare il livello di certezza, parametro fondamentale per il campionamento delle operazioni (le tecniche di campionamento adottate dalla Regione sono dettagliatamente descritte nella strategia di audit e nel manuale)

Acquisizione della lista delle spese certificate nell’anno precedente e campionamento delle operazioni su cui si svolgerà l’audit

Da quest’analisi scaturiscono: aree di criticità e ipotesi provvisorie di miglioramento che vengono descritte in una relazione provvisoria che viene inviata agli organismi controllati per l’avvio del contraddittorio e che può essere redatta nel periodo in cui sono in corso gli audit delle operazioni. A conclusione del contraddittorio, predisposizione d’un rapporto definitivo d’Audit di Sistema che viene inviato agli organismi controllati e alla Commissione Europea con giudizi sintetici per ciascun requisito-chiave. A seguito della predisposizione del rapporto definitivo, il system audit s’arresta temporaneamente

L’Autorità’ di Audit invia l’estrazione del campione all’Autorità’ di Gestione chiedendo che vengano messi a disposizione dell’A.T. e dell’AdA i fascicoli relativi alla documentazione non presente sul S.I. SIFER Comunicazione ai beneficiari interessati (e per conoscenza ad AdG e AdC) d’essere rientrati nel campionamento dei controlli, che verranno contattati e saranno sottoposti al controllo da parte dell’A.T. Formulazione del calendario di Audit delle Operazioni da parte dell’A.T., in accordo con AdA Trasmissione dello stesso da parte di AdA ad AdG e AdC prima dell’inizio dei controlli e comunicazione ai beneficiari rientrati nel campione, con opportuno anticipo, da parte dell’A.T.

Per ogni operazione, verifica amministrativo – contabile: acquisizione documentazione amm.va e di spesa e relativa analisi, interviste, eventuale richiesta di

Pagina n. 155

AUDIT DEI SISTEMI


integrazioni

Per ogni operazione, a seguito della verifica amministrativo – contabile, verifica in loco: verifica dei beni e servizi, acquisizione di eventuali integrazioni alla documentazione di spesa, ecc.

Per ogni controllo effettuato, redazione di un rapporto di verifica con formulazione di una Valutazione conclusiva del controllo da parte del verificatore A.T.. Se non vengono ammesse una o più voci di spesa, queste vengono descritte dettagliatamente e documentate, indicandone la motivazione Controllo del rapporto di verifica e documentazione relativa attraverso apposita check list da parte dell’AdA. Di seguito validazione del parere (che, in alcuni casi, potrebbe anche discostarsi da quello del verificatore) dettagliato e motivato, con l’indicazione di prescrizioni obbligatorie/ facoltative e di azioni correttive da segnalare al beneficiario e ad AdG e AdC Invio del rapporto di verifica, da parte dell’ADA ad AdG e AdC Raccolta ed esame di eventuali controdeduzioni da parte dell’ AdG, dell’OI interessato e del beneficiario per il tramite dell’AdG Se si sono riscontrate anomalie, AdG procede con la revoca totale o parziale del finanziamento

Predisposizione e svolgimento nuovo audit di sistema che può realizzarsi contestualmente alla fase finale del percorso riguardante gli Audit delle Operazioni (stesura del report/fase del contraddittorio). Nella preparazione dell’Audit di Sistema si terrà conto del system audit precedente e degli esiti degli Audit delle Operazioni, soprattutto se questi hanno evidenziato criticità riguardanti il sistema

Verifica in sede di follow up delle misure intraprese per correggere le irregolarità

Esame comparato dell’esito dell’audit di sistema svolto nell’ultimo semestre dell’anno precedente, di quello delle Operazioni e delle eventuali indicazioni derivanti dall’Audit di Sistema in corso e formulazione della bozza di Rapporto Annuale di Controllo, sulla base del modello di cui all’allegato VI del Reg. CE 1828_2006. Il rapporto annuale di controllo è redatto dall’Autorità di Audit con eventuale supporto della struttura tecnica di appoggio Redazione del Rapporto Annuale di Controllo e del Parere Annuale

La dichiarazione di chiusura da presentare da parte di AdA consiste in:

• rapporto di controllo finale per le attività di audit effettuate dall’1/7/2015 in poi e fino al

31/12/2016, da spedire alla CE entro il 31/03/2017 (secondo il modello di cui all’allegato

VIII Reg. 1828/06 e s.m.i., parte A);

Pagina n. 156

• dichiarazione di chiusura finale (secondo il modello di cui all’allegato VIII Reg. 1828/06 e

s.m.i., parte B) che attesti la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la

legittimità e regolarità delle transazioni coperte dalla dichiarazione finale delle spese.

Il rapporto di controllo finale documenterà, così come avviene per le altre annualità, l’esito

dell’audit di sistema e di quello delle operazioni, secondo le metodologie e modalità operative

che sono descritte nelle varie sezioni della strategia di audit.

Relativamente ai suoi contenuti il rapporto di controllo finale si configurerà, quindi, al tempo

stesso come:

• rappresentazione degli esiti dell’audit di sistema e delle operazioni nell’arco di tempo

preso a riferimento (così come avverrà per i rapporti periodici di controllo in fase di

attuazione del PO, redatti con cadenza annuale), a consuntivo del periodo di

programmazione considerato, attraverso la rappresentazione del lavoro “supplementare”

svolto da AdA e dagli altri attori coinvolti nella gestione e controllo del PO per la chiusura

del PO stesso (es. audit delle procedure di chiusura di AdG, AdC; esame del lavoro

supplementare svolto da AdG e AdC per rendere possibile un parere senza riserve;

modalità di utilizzo dell’esito dei rapporti di altri organismi di controllo nazionali o

comunitari, ecc.);

• sintesi finale relativamente ai fattori che, nell’arco di tempo di attuazione del PO,

avranno limitato la portata dell’esame effettuato da AdA (es. problemi rilevanti a livello di

sistema, carenze organizzative o procedurali del sistema di gestione e controllo, ecc.)

con indicazione dei relativi importi stimati delle spese;

• descrizione e certificazione della conformità alla normativa delle procedure adottate per

la segnalazione delle irregolarità.

Le informazioni relative alle attività di audit effettuate dopo l’1/7/2015 vanno incluse nel

rapporto finale di controllo (a supporto della dichiarazione di chiusura, che va presentata entro

il 31/3/2017 e attesta la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la legittimità e

regolarità delle transazioni soggiacenti coperte dalla dichiarazione finale delle spese).

Rispetto alle procedure per la redazione delle dichiarazioni di chiusura si prevede di utilizzare:

• la procedura esposta nella tabella sopra riportata (relativa alla redazione del rapporto

annuale) relativamente all’audit di sistema, solo fino alla fase dell’effettuazione di stime

quantitative sull’affidabilità dei sistemi, che alimentano la numerosità del campione di

operazioni da controllare con l’ultimo audit delle operazioni;

Pagina n. 157

• la procedura esposta nella tabella sopra riportata (relativa alla redazione del rapporto

annuale) relativamente all’audit delle operazioni, solo fino alla fase di redazione di un

rapporto di controllo che sintetizzi quanto esaminato nel corso dell’audit delle operazioni

e i risultati generali.

Il lavoro di analisi organizzativa e procedurale che, per gli anni precedenti, avrà contraddistinto

l’audit di sistema (usualmente finalizzato, nel corso del periodo di attuazione del PO a verificare

l’esito delle precedenti raccomandazioni espresse dall’AdA, a verificare l’assetto e il

funzionamento del sistema di gestione e controllo e a formulare nuove raccomandazioni per il

suo ottimale funzionamento) sarà, in occasione dell’analisi per l’emissione delle dichiarazioni di

chiusura del PO, finalizzato principalmente a:

1. descrivere a consuntivo il periodo di programmazione mediante la rappresentazione e il

controllo del lavoro svolto da AdA e dagli altri attori coinvolti nella gestione del PO per

la chiusura del PO stesso (audit delle procedure di chiusura di AdG, AdC e degli OI;

controllo del lavoro svolto da AdG e AdC per rendere possibile un parere senza riserve);

2. rappresentare a consuntivo i fattori organizzativi e di contesto che avranno limitato o,

viceversa, agevolato, il lavoro svolto dall’AdA. A tal proposito verrà fornita una

descrizione dei problemi - errori di sistema evidenziati, le relative spese, i correttivi

apportati per la loro risoluzione o riduzione;

3. descrivere le procedure adottate per la segnalazione delle irregolarità.

Per questo motivo la redazione delle dichiarazioni di chiusura, relativamente ai contenuti di cui

ai punti 1, 2 e 3 sarà effettuata in stretto raccordo e mediante coordinamento tra AdA, AdG e

AdC, senza ricorrere al meccanismo usualmente utilizzato per la redazione dei rapporti annuali,

basato sulla scansione logica:

• analisi del sistema da parte di AdA;

• formulazione di possibili correttivi da parte di AdA a AdG e AdC;

• raccolta di controdeduzioni e pareri da parte di AdG e AdC;

• successiva emissione, da parte di AdA, di raccomandazioni da applicare.

5.4. DESIGNAZIONE DELL'ORGANISMO DI CONTROLLO COORDINATORE

5.4.1. Descrizione del ruolo dell'organismo di controllo coordinatore, se

pertinente

Pagina n. 158

Il MEF-IGRUE, Organismo nazionale di coordinamento delle Autorità di Audit, eserciterà il

proprio ruolo attraverso un’azione di orientamento e di impulso finalizzata ad assicurare la

corretta attivazione dei sistemi di gestione e controllo previsti dalla normativa comunitaria

anche attraverso l’emanazione di linee guida e manuali sugli adempimenti e sulle procedure e

metodologie, finalizzate ad assicurare una sana gestione finanziaria. Nell’ambito della funzione

di coordinamento, di cui al comma precedente, l’IGRUE esprime il parere in merito alla

conformità, con il disposto degli articoli da 58 a 62 del Regolamento (CE) n. 1083/2006 e s.m.i.,

dei sistemi di gestione e di controllo istituiti presso le amministrazioni titolari dei programmi

operativi, ai sensi dell’art. 71, paragrafo 2, dello stesso Regolamento.

5.5. FLOW CHART DESCRIZIONE ADEMPIMENTI ATTIVITÀ PREVISTE

DALL’ART. 62 DEL REGOLAMENTO 1083/2006

In generale, la procedura su come si intende adempiere a tutte le attività previste dall'art. 62

del Reg. CE 1083/2006 e s.m.i. viene descritta in parte nel sistema di gestione e controllo

fornita, in parte nella strategia di audit e nel manuale delle procedure; nello specifico, al fine di

una sintetica rappresentazione, si riporta di seguito il relativo flow chart.

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Pagina n. 160

5.6. DEFINIZIONE STRATEGIA DI AUDIT (ALLEGATO 5 DEL REGOLAMENTO

1828/2006)

La strategia e il manuale delle procedure sono stati completati e adottati rispettivamente con

determina n.7724 del 02/07/2008, successivamente modificata (determina presa d’atto modifiche n.

277 del 27/01/2009) a seguito delle osservazioni della Commissione Europea che l’ha approvata in

data 9/12/2008 con nota n. 22514, e con determina 8401 del 15/07/2008.

Pagina n. 161

6. SISTEMA INFORMATICO

(ARTICOLO 60, LETTERA C) DEL REGOLAMENTO (CE) N. 1083/2006 DEL

CONSIGLIO)

6.1. DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO COMPRESO IL DIAGRAMMA

(Sistema centrale o comune di reti o sistema decentrato con collegamenti tra i

sistemi)

Il sistema informativo della Regione Emilia-Romagna per la programmazione FSE 2007-2013 (SIF-

ER) è centralizzato presso l’amministrazione regionale e fruibile in tutte le sue funzionalità dalle

amministrazioni provinciali, in qualità di Organismi Intermedi5

Si tratta di un sistema unico con struttura modulare, costituito da sezioni già realizzate e in uso nel

precedente periodo di programmazione6 ed aggiornate alle nuove esigenze e modalità

organizzative, nonché da nuove procedure già realizzate, in corso di realizzazione o da realizzare. Il

sistema informativo è stato completato al 31.12.2008.

Gli Organismi Intermedi hanno accesso alle banche dati, per le informazioni di loro competenza

riferite alle proprie attività, per alimentare il sistema con i dati di gestione e contabili di pagamento.

L’Autorità di Audit e l’Autorità di Certificazione hanno accesso, in sola visualizzazione, a tutte le

informazioni presenti nel Sistema Informativo, per le attività di competenza.

Inoltre sono state realizzate due apposite sezioni per l’inserimento dei controlli di competenza delle

due Autorità come illustrato ai successivi punti D ed E.

Il sistema informativo raccoglie tutte le informazioni fisiche e finanziarie previste dai regolamenti

comunitari e nazionali, e rappresenta, quindi, la sola fonte informativa per l’elaborazione di tutti i

rapporti di valutazione e di monitoraggio, compresi i rapporti annuali di esecuzione.

Il sistema consente di rilevare tutte le informazioni ex allegato III del Reg. (CE) 1828/2006 e s.m.i.,

nonché le variabili contenute nella sezione 4 “Dossier operazione” dello standard di pista di controllo

presenti nelle Linee guida IGRUE, come specificato al precedente punto 2.5.

5 Per quanto concerne la Sovvenzione Globale, approvata con DGR n. 237 del 25/2/2008,

sono in corso di definizione le modalità accesso al Sistema informativo e/o scambio

informatizzato dei dati fisico-finanziari di attuazione. 6 Il sistema informativo a supporto della programmazione comunitaria FSE 2000-2006 è

stato verificato dalla Commissione Europea senza rilievi in occasione della visita di audit tenutasi

nell’ottobre 2004.

Pagina n. 162

Il SIF-ER è realizzato in ottica web based ed è sviluppato in aderenza alle politiche della Regione

Emilia-Romagna per la governance dei sistemi informativi regionali7.

In particolare, le Linee Guida regionali perseguono l’obiettivo di assicurare:

§ l’ integrità, la confidenzialità e la disponibilità dei sistemi, dei dati e delle risorse;

§ il rispetto della normativa vigente in tema di autenticazione, privacy, sicurezza e accessibilità8.

Il SIF-ER è strutturato in due aree, Pubblica Amministrazione (PA) e Soggetti Attuatori (SA),

contenenti le applicazioni a supporto delle attività rispettivamente delle Amministrazioni regionale e

provinciali e dei Soggetti Attuatori. Si accede alle aree riservate attraverso un portale web; tali aree

comunicano attraverso un “Gestore comunicazioni web” (GECO on line) che consente:

§ alle Amministrazioni Provinciali e Regionale di visualizzare, valutare e validare le comunicazioni

provenienti dai soggetti attuatori;

§ ai soggetti attuatori di ricevere notifica degli esiti delle comunicazioni inviate alle

Amministrazioni.

GECO on line consente di storicizzare le comunicazioni scambiate tra la Pubblica Amministrazione ed

i soggetti attuatori, generate a partire dagli applicativi descritti ai punti B) e C).

Nello specifico, il sistema informatico è costituito da due parti integrate tra loro:

1. Un sistema di raccolta dati via web destinato ai soggetti attuatori;

2. Un sistema gestionale e di monitoraggio per la Pubblica Amministrazione (Regione e Organismi

Intermedi).

I rispettivi moduli applicativi realizzati prevedono l’impiego delle seguenti tecnologie:

Moduli applicativi Web Application server Php 5

Web service Apache

Database Filemaker 9

Moduli applicativi Lan Application server Filemaker Server 9

Web service non previsto

Database Filemaker 9

In base alle caratteristiche dei singoli moduli è previsto l’impiego di tecnologie addizionali (es. Java)

per la realizzazione di particolari funzionalità.

7 “LINEE GUIDA PER LA GOVERNANCE DEL SISTEMA INFORMATICO REGIONALE”,

approvate con D.D. n. 451 del 23/01/2008. 8 Per la descrizione delle modalità di accesso, gestione dei privilegi autorizzativi e policy di

backup si rinvia ai paragrafi successivi.

Pagina n. 163

L’architettura a regime sarà la seguente:

A. Portale SIF-ER

Il portale ad accesso pubblico, disponibile all'indirizzo: http://formazionelavoro.regione.emilia-

romagna.it/sifer/sistema-informativo è dedicato a tutti gli operatori della formazione, in particolare

ai soggetti attuatori e ai funzionari delle Pubbliche Amministrazioni, regionale e provinciali; offre

l’accesso alle rispettive aree riservate contenenti ciascuna le applicazioni descritte ai punti B e C.

Il portale tematico distribuisce informazioni tecnico-operative agli utenti tramite avvisi programmati

e integrati nelle suindicate applicazioni per mezzo di feed RSS.

Dal punto di vista tecnologico il portale risiede su server del CED regionale ed è Integrato nel

sistema di Content Management System (CMS) PLONE.

Pagina n. 164

B. Prodotti e servizi di supporto alle attività dei soggetti attuatori (moduli

applicativi web)

B.1 MODULO WEB DI REGISTRAZIONE DEI NUOVI SOGGETTI ATTUATORI

Si tratta di un’applicazione finalizzata alla raccolta delle principali informazioni anagrafiche (codice

fiscale, ragione sociale, localizzazione della sede legale, anagrafica del legale rappresentante,

classificazione del soggetto) dell’ente/azienda che intende registrarsi presso la Regione Emilia-

Romagna. Il modulo, previa verifica dei controlli impostati (campi obbligatori, liste valori, …),

registra una comunicazione informatizzata della prima registrazione del soggetto. Contestualmente,

allo stesso viene assegnato un codice identificativo numerico (codice soggetto attuatore) e viene

creato, sul dominio regionale EXTRARER, l’account di livello amministratore associato al legale

rappresentante, al quale sono automaticamente inoltrate, all’indirizzo di posta elettronica indicato a

sistema, le credenziali per l’accesso all’area riservata soggetti attuatori. L’interazione con il dominio

regionale avviene tramite i web services appositamente predisposti dalla Regione Emilia-Romagna.

B.2 PROCEDURA DI GESTIONE UTENTI SOGGETTI ATTUATORI

Si tratta del pannello autorizzativo ad uso dei soggetti attuatori che consente all’administrator di

creare, gestire e autorizzare i propri utenti per l’accesso alle varie applicazioni secondo un

meccanismo di grant. Tutti gli utenti generati con questa modalità vengono automaticamente creati

nel sistema centralizzato di autenticazione regionale sul dominio EXTRARER.

B.3 APPLICATIVO SIF-ER S.A.

B.3.1 Modulo web anagrafica soggetti attuatori

Il modulo, finalizzato al costante aggiornamento delle informazioni anagrafiche dei soggetti attuatori

negli archivi regionali, prevede l’articolazione in due procedure integrate ma distinte: la prima per la

raccolta delle informazioni anagrafiche e la successiva comunicazione alla PA da parte del soggetto

attuatore; la seconda per la ricezione delle comunicazioni da parte della PA, con possibilità di

definizione dell’esito dell’operazione (recepimento/rifiuto), il contestuale aggiornamento degli archivi

interessati, la storicizzazione delle comunicazioni ricevute. L’esito dell’operazione sarà inoltre

immediatamente visibile al SA mittente.

B.3.2 Modulo web Progettazione

Il modulo permette, per ogni scadenza di bando regionale e provinciale, la creazione e

compilazione, da parte del SA, delle richieste di finanziamento e delle operazioni da presentare,

secondo la modulistica definita dalla Regione Emilia-Romagna. Vengono informatizzati tutti i livelli

delle informazioni (operazione, progetto, modulo, aziende), relativamente agli elementi oggetto di

Pagina n. 165

controllo e/o monitoraggio fisico finanziario. La descrizione delle attività viene raccolta in allegati

formato pdf.

B.3.3 Modulo web Presentazione

Il modulo di presentazione permette ai soggetti attuatori di inviare alla Pubblica Amministrazione,

attraverso GECO ON LINE, le richieste di finanziamento delle operazioni progettate e dei relativi

allegati previsti dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale. Consente inoltre la stampa dei

documenti inviati elettronicamente alla pubblica amministrazione.

Sono previsti i controlli di coerenza e completezza delle informazioni, i controlli applicativi e la

storicizzazione delle informazioni relative alle operazioni inserite.

La procedura di presentazione rilascia un identificativo univoco (Rif_PA) per ogni operazione e

prevede una funzionalità di notifica via posta elettronica al Legale Rappresentante del S.A.

B.3.4 Modulo Gestione S.A.

Il modulo di gestione permette ai soggetti attuatori di inviare alle pubbliche amministrazioni,

attraverso GECO ON LINE, tutte le comunicazioni relative alle fasi di avvio, gestione e conclusione

delle attività approvate (data avvio attività, schede anagrafiche partecipanti, ore di frequenza svolte

al termine, calendari delle attività formative, preventivo di dettaglio, data termine attività ecc.).

B.3.5 Modulo pagamenti 4 S.A.

La procedura permette l’invio di una richiesta di pagamento a partire da un’operazione e consente

di allegare una fattura (nel caso di unico titolare dell’operazione) o più fatture (in caso di RTI) in

formato .pdf. corredata dei documenti definiti dalla pubblica amministrazione rispettivamente per le

richieste di anticipo/rimborso/saldo. In linea generale, nel caso di domande di rimborso, l’applicativo

prevede che venga allegata la lista delle spese pagate dal beneficiario in formato CSV, sulla base di

un tracciato record contenente le informazioni identificative del documento di spesa, dei relativi

pagamenti e delle imputazioni alle voci di spesa del preventivo dell’operazione. Al momento del

caricamento del file della lista delle spese, la procedura esegue una serie di controlli sulla

correttezza dei formati utilizzati, congruenza dei nomi di file, presenza di campi obbligatori. Il

mancato esito positivo di tali controlli comporta il rifiuto del caricamento della lista e, quindi,

dell’invio della richiesta di rimborso. Una volta caricata con successo la lista delle spese, il sistema

estrae il campione del 15% delle spese pagate e consente al soggetto attuatore di allegare e quindi

trasmettere la scansione dei documenti giustificativi relativi.

Per quanto concerne invece le operazioni approvate a costi standard, le domande di rimborso sono

presentate sulla base dell’avanzamento incrementale degli indicatori fisici di realizzazione

dell’operazione ed il sistema, a seguito di opportuno campionamento, consente al soggetto

Pagina n. 166

attuatore di allegare e quindi trasmettere la scansione dei documenti giustificativi relativi

all’avanzamento fisico.

L’invio formale all’Amministrazione avviene via web previa apposizione di firma digitale da parte del

Legale Rappresentante o suo delegato.

All’interno della medesima procedura il soggetto attuatore può verificare lo stato delle richieste di

pagamento inoltrate alla Pubblica Amministrazione.

C. Prodotti e servizi di supporto alle attività delle Amministrazioni regionale e

provinciali (moduli applicativi lan)

C.1 PROCEDURA DI GESTIONE UTENTI

Si tratta di una “porta unica di accesso” agli applicativi in uso nella Direzione Generale Cultura,

Formazione e Lavoro per gli utenti regionali e provinciali. La procedura consente agli amministratori

di sistema la gestione dei privilegi autorizzativi degli utenti (per i quali viene creata la tabella di

riferimento) e, per il database administrator, la gestione della chiusura degli archivi e messaggistica

per gli utenti.

La creazione/gestione degli account utenti della Regione e delle Amministrazioni provinciali avviene

sui due domini Active Directory RERSDM e EXTRARER, a cura dei funzionari della Regione Emilia-

Romagna.

C.2 SIF-ER P.A. 2007-2013

C.2.1 Modulo anagrafica soggetti attuatori

Il modulo contiene tutte le informazioni anagrafiche relative ai soggetti attuatori sia provenienti dal

data base degli organismi di formazione riferiti alla programmazione 2000-2006, sia provenienti

dalla registrazione web dei nuovi soggetti attuatori (v. modulo descritto al punto B.1)

Il modulo consente inoltre la gestione delle cariche sociali e delle informazioni relative alle

procedure di controllo dell’antimafia. Le variazioni dei dati anagrafici, comunicate dai soggetti

attuatori attraverso GECO ON-LINE, vengono validate dagli operatori autorizzati e sono storicizzate,

così come descritto al punto B.3.1.

C.2.2 Modulo Anagrafica Destinatari

Si tratta di un modulo software per la raccolta delle schede anagrafiche dei partecipanti come

comunicate dai S.A. in fase di attuazione delle operazioni finanziate dalle Amministrazioni Provinciali

e Regionale per tutta la programmazione 2007-2013, contenenti tutte le informazioni necessarie ai

fini del monitoraggio e dei controlli dei requisiti dei destinatari previsti dai bandi. Sono previsti

opportuni controlli di univocità dei soggetti presenti nel database e, per ognuno, di completezza e

coerenza delle informazioni.

Pagina n. 167

Si prevede la possibilità di ricomporre in capo a ciascun partecipante tutte le informazioni connesse

alla formalizzazione e certificazione delle sue competenze.

C.2.3 Modulo Anagrafica Aziende

Si tratta di un modulo software per la raccolta delle schede anagrafiche delle aziende come

comunicate dai S.A. in fase di attuazione delle operazioni finanziate relative a destinatari occupati,

contenenti tutte le informazioni necessarie ai fini del monitoraggio, dei controlli amministrativi sul

rispetto del “de minimis” e per la stesura delle relazioni alla UE sugli aiuti di stato.

I dati vengono raccolti in fase di presentazione delle operazioni e si sta procedendo all’analisi di

dettaglio per l’integrazione con le procedure di gestione.

C.2.4 Modulo Gestione bando

E’ un modulo software per l’inserimento delle informazioni relative agli avvisi di diritto pubblico per

la selezione delle operazioni. Per ogni bando le Amministrazioni Provinciali e Regionale indicano

alcune informazioni di dettaglio (es. numero di atto, data di scadenza, assi, obiettivi operativi, azioni

specifiche, link ai documenti ufficiali pubblicati dalle Amministrazioni Provinciali e Regionale, ecc.),

che sono utili per la corretta progettazione e presentazione delle operazioni da parte dei soggetti

attuatori.

Una volta convalidati i dati, i soggetti attuatori potranno visualizzare e selezionare i bandi attraverso

il modulo di progettazione descritto al punto B.3.2.

C.2.5 Modulo per la ricezione on-line delle operazioni

Il modulo permette il monitoraggio in tempo reale dell’andamento della presentazione sulle

scadenze di bando pubblicate: la PA ha la possibilità di verificare immediatamente le richieste di

finanziamento presentate dai soggetti attuatori, effettuare elaborazioni sull’andamento delle risorse

richieste, produrre reportistiche. Le richieste di finanziamento così presentate sono storicizzate

all’interno del modulo applicativo, permettendone la consultazione in qualsiasi momento successivo.

C.2.6 Modulo Operazioni presentate

Si tratta di un modulo destinato a contenere le operazioni presentate alle Amministrazioni Provinciali

e Regionali.

Sono previste due distinte modalità di inserimento delle operazioni: per quanto riguarda gli avvisi

pubblicati via web nell’area SA (presentazione on line), l’inserimento delle operazioni avviene

attraverso apposita funzionalità di importazione dei dati; in alternativa, per quelle particolari

tipologie di avvisi per i quali non sia prevista la modalità di presentazione via web, è possibile

effettuare l’inserimento manuale delle operazioni.

Pagina n. 168

C.2.7 Modulo Istruttoria Operazioni

Si tratta di un modulo finalizzato a supportare la valutazione delle operazioni presentate e consente

l’attribuzione dei punteggi sulla base dei criteri di volta in volta definiti nei bandi, nonché la

predisposizione delle graduatorie.

Sono disponibili procedure per la definizione delle griglie di valutazione e dei gruppi di valutazione,

nonché la definizione e registrazione delle ri-parametrazioni delle operazioni rispetto al presentato.

C.2.8 Modulo Approvazione Operazioni

Il modulo consente di visualizzare per tutte le operazioni gli esiti dell’istruttoria e di registrare le

eventuali modifiche apportate dalle amministrazioni provinciali e regionali a seguito della

valutazione. La procedura prevede funzionalità di reportistica a supporto dell’attività amministrativa.

C.2.9 Modulo Attuazione delle Operazioni

Il modulo di attuazione contiene le informazioni e le funzionalità descritte nelle sezioni che seguono:

C.2.9.a Gestione fisica e finanziaria delle operazioni

Gli operatori autorizzati, in questa sezione, valutano e validano le informazioni provenienti dal

modulo Gestione S.A. (descritto al punto B.3.4): data di avvio dell’attività, preventivi di dettaglio,

schede anagrafiche dei partecipanti, calendari delle attività formative, data di conclusione delle

attività ecc. Vengono pertanto raccolte tutte le informazioni per il monitoraggio fisico delle attività. Il

modulo è integrato con un’interfaccia software di raccordo con il modulo applicativo web per i

soggetti attuatori, attraverso la quale la PA può verificare le comunicazioni inviate dai SA, con

possibilità di definizione dell’esito dell’operazione (recepimento/rifiuto), il contestuale aggiornamento

degli archivi interessati, la storicizzazione delle comunicazioni ricevute.

C.2.9.b Erogazioni

Gli operatori, sulla base dei parametri finanziari approvati e realizzati per ogni operazione,

gestiscono i pagamenti e tengono sotto controllo i flussi informativi relativi alle erogazioni secondo

quanto previsto dalle disposizioni attuative regionali. Di norma il set dei dati proviene dalla

procedura Pagamenti 4 P.A. sotto descritta, alla quale è possibile accedere tramite un apposito link;

è contemplata inoltre la possibilità di inserimento manuale delle informazioni.

Sono previste funzionalità di ricerca e reportistica di supporto all’attività amministrativa, opportuni

controlli applicativi in aderenza alle disposizioni attuative regionali (ad es. step di pagamento,

fideiussione ecc.), funzionalità per la registrazione e gestione dei recuperi dei pagamenti irregolari.

C.2.9.c Controllo domande di rimborso

Pagina n. 169

La procedura consente alle Amministrazioni di visualizzare le richieste di pagamento pervenute, di

controllare i documenti allegati e di attivare i controlli automatici descritti al paragrafo 2.2.5., oltre a

supportare ulteriori controlli sulle registrazioni contabili degli enti accreditati attivabili da parte del

funzionario addetto alla validazione della domanda di rimborso. La procedura di controllo genera un

report dettagliato degli esiti; l’esito positivo dei controlli automatici permette la validazione della

richiesta di pagamento.

Analogamente, con riferimento alle operazioni finanziate a costi standard, è previsto il controllo

documentale di ogni giustificativo relativo all’avanzamento fisico associato alla domanda di rimborso

e, a fronte di esito positivo, l’operatore potrà procedere alla validazione della richiesta di

pagamento.

La procedura consente inoltre:

§ agli operatori delle Amministrazioni Provinciali di inviare telematicamente al Tesoriere le

richieste di pagamento validate, il quale, tramite un opportuno accesso, può visualizzarle per

procedere alla liquidazione;

§ agli operatori dell’Amministrazione Regionale di procedere alla liquidazione tramite la ragioneria.

Sono previste funzionalità di ricerca e reportistica di supporto all’attività amministrativa, opportuni

controlli applicativi in aderenza alle disposizioni attuative regionali (ad es. step di pagamento,

fideiussione ecc.).

C.2.9.d Controlli

Nella sezione vengono registrati gli esiti dei controlli di conformità amministrativa di gestione, di

conformità e regolarità dell’esecuzione e dei controlli amministrativo contabili previsti dai

regolamenti comunitari e dalle norme nazionali e regionali, sulla base di check-list informatizzate

come esplicitato al precedente punto 2.2.4 del presente documento.

Sono previste modalità di inserimento automatico di controlli a seguito dell’esecuzione di altre

funzionalità (per esempio, a seguito della validazione di una comunicazione effettuata dal SA e

relativa ai partecipanti, può essere registrato il controllo relativo ai requisiti dei partecipanti).

In riferimento ai controlli di competenza dell’Autorità di Audit e dell’Autorità di Certificazione si

rimanda ai successivi punti D. ed E. che illustrano il contenuto e le procedure delle due Autorità

implementate nel SIFER.

C.2.9.e Irregolarità

In tale sezione è prevista la registrazione sia degli importi indebitamente versati sia delle irregolarità

sulla base di quanto previsto dalla normativa comunitaria e nazionale in materia, secondo quanto

indicato nel precedente punto 2.6.2.

C.2.10 Modulo Rendicontazione

Pagina n. 170

Il modulo consente la gestione fisico-finanziaria dei rendiconti delle operazioni, finalizzata al

riconoscimento degli importi dovuti ai soggetti attuatori e all’erogazione dei saldi. Tale applicativo

consente la predisposizione di documenti e di verbali, nonché la registrazione degli esiti della

rendicontazione.

C.3 APPLICATIVO PER IL MONITORAGGIO (MONITER 2007-2013)

E’ un applicativo che consente la gestione informatizzata dei monitoraggi fisici, finanziari e

procedurali delle operazioni afferenti il Programma Operativo Regionale FSE 2007-2013, secondo il

Protocollo di colloquio MonitWeb del Ministero del Tesoro.

C.4 APPLICATIVO AR.PA.C (Archivio Pagamenti Certificabili)

E’ un applicativo che contiene tutte le informazioni di dettaglio relative ai pagamenti e consente di

determinare le spese certificabili da inviare all’Autorità di Certificazione.

D. Interfaccia Autorità di Audit

Il SIF-ER consente all’Autorità di Audit di osservare gli aspetti della gestione oggetto dell’auditing e

di registrare i risultati dell’attività di auditing di interesse per l’AdG secondo quanto stabilito dai

regolamenti UE.

Infatti l’AdA può accedere in sola lettura a tutte le sezioni del SIF-ER ed è stata creata un’apposita

sezione in cui vengono raccolte le informazioni relative all’attività di controllo sulle operazioni e ai

relativi esiti.

Sinteticamente, le funzionalità garantite sono:

• L’identificazione delle operazioni oggetto di campionamento annuale

• La registrazione, per ogni operazione campionata, degli esiti dei controlli sul campo, delle

eventuali proposte di tagli ai finanziamenti

• La produzione del verbale di controllo

• La tracciabilità dell’esito delle raccomandazioni fatte a valle dei controlli (esito del

contraddittorio, recupero delle spese)

In particolare il processo è strutturato come segue:

1. Creazione anagrafica campioni estratti

Viene creata selezionando dall’anagrafica delle operazioni quelle selezionate per le singole

campagne attuali e contiene le seguenti informazioni:

• Anno di riferimento della campagna controlli

• Codice dell’operazione (Rif PA)

• I dati di progetto (soggetto attuatore, titolo, valore, stato alla data, ecc…)

Pagina n. 171

• campione riserva (SI/NO)

2. Gestione esito controlli sul campo

Consente di registrare l’esito dei controlli fatti sulle operazioni campionate, e in particolare

di associare ad ogni operazione le seguenti informazioni:

• data completamento audit

• verbale auditing

• esito finale (OK, KO)

• note

• eventuali riprese proposte da AdA

3. Gestione contraddittorio

Consente di registrare l’esito del contraddittorio con AdG/AdC relativamente alle operazioni

di cui si propongono delle riprese economiche e di associare ad ogni operazione le seguenti

informazioni:

• data contraddittorio con AdG/AdC

• eventuali riprese concordate

• note

• data ripresa effettuata

Il modulo consente di raccogliere le informazioni previste dal protocollo di colloquio di IGRUE.

E. Interfaccia Autorità di Certificazione

L’AdC svolge i controlli sulle certificazioni ricevute dall’Autorità di Gestione, secondo quanto stabilito

dai regolamenti UE, tramite l’accesso in sola lettura a tutte le sezioni del SIF-ER.

Gli esiti di tali controlli vengono inseriti in un’apposita sezione che registra:

• L’identificazione della certificazione

• La registrazione degli esiti dei controlli documentali a campione e delle eventuali proposte di

tagli ai finanziamenti

• La raccolta dei verbali scansionati

• La tracciabilità dell’esito delle raccomandazioni fatte a valle dei controlli

Il diagramma seguente evidenzia le relazioni tra i diversi attori che partecipano alla fase di

attuazione delle operazioni nell’ambito del Sistema Informativo Pubblica Amministrazione.

Pagina n. 172

A corredo del SIF-ER, sono stati realizzati ulteriori moduli o applicazioni, di seguito descritti.

F. Moduli trasversali

F.1 Modulo Accreditamento

Si tratta di un modulo Web costituito da due procedure integrate ma distinte:

- per i soggetti attuatori: il modulo consente l’inserimento dei dati utili per la domanda di

accreditamento, per le integrazioni e per il mantenimento dello stesso, nonché per tutte le attività di

aggiornamento delle informazioni presenti nel database. Si prevede l’utilizzo della firma digitale e

della PEC per la raccolta dei dati;

- per la Pubblica Amministrazione: il modulo consente la gestione e valutazione delle informazioni,

inviate tramite GECO ON-LINE. Sono previste funzioni di reportistica per la redazione degli atti e per

la gestione del mantenimento dell’accreditamento dei soggetti attuatori, oltre che una attività di

recupero nel nuovo modulo dello storico dei dati presenti nel precedente database. Sono previste

inoltre funzioni per la gestione degli audit effettuati in loco presso le sedi dei soggetti attuatori e per

la produzione della relativa reportistica necessaria a supporto della visita.

F.2 Applicativo per la presentazione candidature per i ruoli di responsabile del sistema

di formalizzazione e certificazione (RFC) e di esperto dei processi valutativi (EPV)

Pagina n. 173

L’applicativo prevede funzionalità per i Soggetti Attuatori e per la Pubblica Amministrazione:

- per i Soggetti Attuatori: il modulo consente la raccolta informatizzata delle candidature, in

attuazione di procedure di evidenza pubblica che ne approvano modalità e requisiti per il

reclutamento dei ruoli previsti. La presentazione delle candidature avviene attraverso la

compilazione di un form web ad accesso riservato e la successiva convalida; a chiusura della

procedura è prevista la stampa del file .pdf generato, che viene firmata dal Legale Rappresentante

del soggetto attuatore ed inviata all’Amministrazione Regionale a convalida dei dati on line;

- per le amministrazioni provinciali e regionale: i funzionari della pubblica amministrazione

registrano la presa in carico della candidatura informatizzata a seguito della convalida cartacea ed

effettuano la valutazione delle informazioni on line, proponendo alla commissione un esito tecnico.

La commissione valida le candidature che entreranno a far parte dell’albo dei potenziali

membri/responsabili delle commissioni d’esame.

Il modulo si integra con il Modulo Servizio Regionale di Formalizzazione e Certificazione sotto

descritto e con il Modulo Attuazione delle operazioni di cui al punto C.2.9.

F.3 Applicativo sistema regionale di formalizzazione e certificazione (SRFC)

L’applicativo prevede funzionalità per i Soggetti Attuatori e per la Pubblica Amministrazione:

- per i Soggetti Attuatori: l’applicativo consente: la compilazione del Dossier delle evidenze,

la composizione della commissione d’esame, la registrazione e gestione della documentazione

dell’esame, l’inserimento e controllo dei dati utili per generare l’attestato, la produzione di

Certificati e/o schede di Capacità o altri documenti afferenti al servizio SRFC.

- per le amministrazioni provinciali e regionale: visualizzazione, reportistica, statistiche e

monitoraggi.

Sono previste integrazioni con i seguenti moduli del SIF-ER: Modulo Attuazione Operazioni, Modulo

Anagrafica Destinatari e con il Repertorio delle Qualifiche regionali e con il Repertorio unico

regionale dei certificati sotto descritto.

F.4 Applicativo per il repertorio unico regionale dei certificati S.A.

Si tratta di un modulo Web per la repertoriazione e la gestione degli attestati rilasciati in esito alle

attività di formalizzazione e certificazione, con riferimento a tutte le tipologie di attestazione previste

dalla Regione Emilia-Romagna. Il modulo consente l’abbinamento di un numero di repertorio al

documento elettronico, corrispondente alla scansione del certificato finale ed è prevista la

tracciabilità degli attestati effettivamente rilasciati agli interessati.

Il modulo si integra con il Modulo Anagrafica Destinatari e con l’Applicativo Sistema Regionale di

Formalizzazione e Certificazione di cui al punto D.4.

F.5 Applicativo per la rilevazione degli esiti occupazionali

Pagina n. 174

La procedura web attualmente viene utilizzata dai soggetti attuatori per la registrazione e la

gestione delle interviste somministrate ai partecipanti dei corsi di formazione a valere sul POR 2000-

2006. I dati registrati nel sistema costituiscono la base informativa per valutare l’efficacia della

formazione. Il sistema consente di importare nel database i dati relativi ai percorsi formativi e agli

allievi provenienti dal sistema informativo 2000-2006 nel formato CSV.

Si prevedono gli adeguamenti applicativi necessari per l’utilizzo dello strumento anche nella

programmazione 2007-2013, prevedendo anche un automatismo per il caricamento delle

informazioni di partenza (es. Titolo dell’operazione, titolo del progetto, anagrafica partecipante,

ecc.).

F.6 Applicativo per i controlli di II livello sull’efficacia e l’occupazione pertinente

L’applicativo consente la raccolta informatizzata, con questionario on-line, delle interviste

somministrate ad un campione di partecipanti dei corsi di formazione; la gestione informatizzata

delle medesime interviste; la produzione di reportistica e/o di visualizzazione delle informazioni alle

amministrazioni regionale e provinciali.

E’ prevista l’integrazione con il modulo F.6 Applicativo per la rilevazione degli esiti occupazionali e

con il Modulo Anagrafica Destinatari quali basi informative per il campionamento delle unità da

verificare.

F.7 Applicativo per la preiscrizione dei ragazzi a percorsi a qualifica

La procedura consente ai soggetti attuatori di registrare le schede dei ragazzi che intendono

iscriversi ai corsi di formazione in assolvimento del diritto e dovere all’istruzione e alla formazione,

nonché di gestire le scelte effettuate rispetto alle qualifiche autorizzate dalla Regione. L’applicativo

consente la composizione dei gruppi classe da validare da parte dell’Amministrazione Provinciale

(applicativo web). La procedura prevede funzionalità di controllo, monitoraggio e reportistica per i

Soggetti attuatori, per le Amministrazioni provinciali e regionale.

Il sistema di autorizzazione risiede all’interno dell’applicativo e consente all’amministratore (Legale

Rappresentante) dell’ente di creare, gestire e autorizzare i propri utenti per l’accesso all’applicazione

stessa (v. punto B.2). Il sistema di autenticazione prevede l’integrazione con il sistema centralizzato

regionale.

L’applicativo è stato integrato con il SIF-ER per evitare ogni duplicazione delle informazioni raccolte.

F.8 Procedura di integrazione con Orienter e con il sito

http://formazionelavoro.regione.emilia-romagna.it

Si tratta di una procedura web per:

Pagina n. 175

- l’estrazione delle informazioni relative alle operazioni approvate dalle Amministrazioni Provinciali e

Regionale, per la pubblicazione nell’apposita sezione Orienter accessibile all’indirizzo

http://formazionelavoro.regione.emilia-romagna.it/;

- l’estrazione relativa ai dati dei Soggetti Attuatori accreditati, completi di ambiti e sedi operative,

per la pubblicazione nell’apposita sezione accessibile all’indirizzo

http://formazionelavoro.regione.emilia-romagna.it/;

- l’estrazione relativa ai dati delle qualifiche presenti nel repertorio regionale per la pubblicazione

nell’apposita sezione accessibile all’indirizzo http://formazionelavoro.regione.emilia-romagna.it/.

F.9 Integrazione tra il SIF-ER e il repertorio delle qualifiche regionali

Attualmente è disponibile una procedura web utilizzata dall’amministrazione regionale per la

registrazione e l’aggiornamento di tutte le informazioni utili per la connotazione e descrizione delle

Qualifiche regionali presenti nel repertorio approvato. E’ stata prevista una realizzazione applicativa

che consenta l’integrazione di tale repertorio con tutti i moduli/applicazioni del SIF-ER che utilizzano

fra i propri dati di dettaglio riferimenti alle qualifiche regionali.

Rispetto alle modalità di trasmissione dei dati di spesa alla Commissione europea, si ricorda che,

come indicato nel Quadro nazionale di riferimento, già nel periodo di programmazione 2000-2006 le

Autorità di pagamento utilizzavano un sistema di elaborazione e trasmissione delle domande

predisposto dall’Ispettorato Generale per i Rapporti finanziari con l’Unione Europea della Ragioneria

Generale dello Stato. Tale sistema è operativo al livello nazionale e prevede la partecipazione al

processo di tutti soggetti interessati. La domanda viene immessa nel sistema dall’Autorità di

certificazione, ottiene per via informatica la validazione dell’Autorità nazionale capofila del fondo

strutturale pertinente e avvia la procedura per il pagamento della quota nazionale da parte

dell’Ispettorato Generale per i Rapporti finanziari con l’Unione Europea della Ragioneria Generale

dello Stato.

Il sistema, integrato con il sistema di monitoraggio, è ormai entrato a regime e, opportunamente

adeguato per tener conto delle novità introdotte dalla normativa comunitaria, continua ad essere

utilizzato anche per il periodo di programmazione 2007/2013, nel corso del quale è prevista

l’introduzione della firma digitale. L’inoltro della domanda di pagamento alla Commissione europea

sarà effettuato, attraverso il descritto sistema informatizzato, dall’ Organismo nazionale di

coordinamento per la trasmissione delle domande di pagamento, individuato nell’Autorità nazionale

capofila del fondo strutturale pertinente.

La rappresentazione grafica della struttura del Sistema Informativo e della relazione con gli attori è

di seguito riportata.

Pagina n. 176

6.1.1. Modalità di accesso agli applicativi

L’accesso agli applicativi viene effettuato attraverso il sistema di autenticazione centralizzato

regionale che si basa su due domini “Active Directory”: uno contiene gli account degli utenti

regionali (Dominio intranet-RERSDM), uno contiene gli account degli utenti esterni alla regione

(Dominio extranet-EXTRARER). L’autenticazione consiste nella verifica dell’esistenza dell’utente (che

utilizza credenziali di autenticazione composte da Username+password) nei domini “Active

Directory” e nella verifica dell’appartenenza ad un gruppo di dominio definito a priori.

Il sistema di accesso agli applicativi rispetta le misure minime di sicurezza previste dal “Codice in

materia di protezione dei dati personali” - D.Lgs. 196/2003:

§ La procedura di autenticazione permette l’identificazione univoca dell’utente attraverso

opportune credenziali di autenticazione (username+password);

§ Viene utilizzata la password, composta da almeno otto caratteri;

Pagina n. 177

§ E’ prevista l’obbligatorietà della modifica della parola chiave (password) da parte dell’utente al

primo accesso e, successivamente entro 90 giorni;

§ Esistono meccanismi di disattivazione delle credenziali di autenticazione non utilizzate da

almeno sei mesi;

§ I codici di identificazione già impiegati non sono riutilizzati nel tempo assegnandoli ad altri

utenti;

§ Esistono meccanismi di autorizzazione per la separazione dei privilegi degli utenti in base a

diversi privilegi autorizzativi.

6.1.2. Rilascio delle credenziali di accesso

Applicativi SIF-ER S.A.

Se il Soggetto Attuatore è presente nella banca dati regionale, l’utente attraverso l’applicazione web

procede alla validazione telematica dei dati del Soggetto medesimo e dei dati anagrafici completi del

Legale Rappresentante; la procedura applicativa, dopo la verifica dei dati, consente il rilascio delle

credenziali di autenticazione che vengono inviate all’indirizzo e-mail del Legale Rappresentante.

Se il Soggetto Attuatore non è presente nella banca dati regionale, l’utente attraverso l’applicazione

web registra i dati del Soggetto Attuatore ed i dati anagrafici del Legale Rappresentante. Al termine

della registrazione, il soggetto attuatore otterrà, oltre al Codice Organismo (codice univoco per il

riconoscimento del Soggetto Attuatore), anche le credenziali di accesso del Legale Rappresentante.

Le credenziali di autenticazione vengono, anche in questo caso inviate all’indirizzo e-mail del Legale

Rappresentante.

In entrambi i casi, le informazioni validate devono essere inviate via fax alla Regione Emilia-

Romagna, con timbro e firma del Legale Rappresentante.

Le credenziali di autenticazione sono composte da una username (Cognome.Nome) e da una

password generata dal sistema che l’utente dovrà obbligatoriamente cambiare al primo accesso.

Il Legale Rappresentate del Soggetto Attuatore è anche l’amministratore della procedura e,

pertanto, ha la possibilità di creare gli utenti (sempre con il meccanismo di autenticazione

centralizzato) e di profilare le autorizzazioni.

Applicativi SIF-ER P.A.

Agli applicativi SIF-ER P.A. accedono i funzionari della Regione Emilia-Romagna e delle

Amministrazioni Provinciali ed i collaboratori delle Società di assistenza tecnica.

Per ottenere le credenziali di autenticazione occorre una richiesta via e-mail ai funzionari regionali

amministratori della procedura.

Pagina n. 178

6.1.3. Gestione dei profili autorizzativi

Con riferimento al SIF-ER S.A., l’applicazione prevede la gestione dei profili autorizzativi in base ai

ruoli: relativamente a ciascun modulo del sistema è possibile scegliere tra nessun privilegio e

lettura/scrittura.

Il ruolo di amministratore della procedura è affidato al legale rappresentante che ha anche il ruolo

di assegnazione dei privilegi autorizzativi per i collaboratori del Soggetto attuatore che lui

rappresenta come indicato dalla D.G.R. n. 140 del 2008 e ss.mm..

Con riferimento al SIF-ER P.A., l’applicazione prevede la gestione dei profili autorizzativi in base ai

ruoli. Le sezioni su cui è possibile definire il privilegio autorizzativo sono:

§ Sezioni trasversali ai piani (Regione Emilia-Romagna e tutte le Amministrazioni provinciali):

o Organismi

o Antimafia

o Amministrazione tabelle

o Organismi utenti web

o Candidature esperti

o Accreditamento

o Percorsi di qualificazione

o Accordi crisi

o ADC

o Certificazione Crisi

o Catalogo voucher regionale

o Percorsi di qualificazione (accesso ADA)

§ Sezioni per ogni singolo piano (Regione Emilia-Romagna e tutte le Amministrazioni provinciali):

o Progettazione

o Approvazione

o Gestione

o Rendicontazione

o Erogazioni

o verifiche

o Istruttoria

o Gestione Utenti tesorieri

o Bandi

o Voucher Presentazione e istruttoria

o Voucher attuazione e rendicontazione

Pagina n. 179

o Sanzioni

Relativamente ad ognuna delle sezioni sopraindicate è possibile scegliere tra: nessun privilegio,

lettura, lettura/scrittura.

Il ruolo di amministratore della procedura è affidato ai funzionari del Servizio Monitoraggio e

Coordinamento dei Sistemi Informativi dell’Istruzione, della Formazione e del Lavoro della Regione

Emilia-Romagna. Il ruolo di assegnazione dei privilegi autorizzativi è affidato alla rete dei referenti

regionali e provinciali per il Sistema informativo, come indicato nell’atto n. 5556/2008.

6.1.4. Policy di backup per il SIF-ER

Nel corso del 2010, tutti gli apparati server di supporto al sistema informativo SIF-ER sono stati

ubicati presso il CED regionale al fine di migliorare il sistema di sicurezza fisica; di conseguenza

vengono applicate, anche per questi apparati, le policy di backup centralizzato dei server regionali,

come previsto dal Documento Programmatico sulla Sicurezza della Regione Emilia-Romagna.

descrizione dei sistemi di gestione e di...

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