det framgångsrika styrelsearbetet

©2019 Grant Thornton Sweden AB. All rights reserved.

Stockholm 17 november 2019

Det framgångsrika styrelsearbetet

- Vilka är de grundläggande förutsättningarna

för styrelsearbete i en ideell förening?


Stefan Norell

Föreläsare

2


Lagar reglerar styrelsens roll och uppgift

• Aktiebolagslagen

• Lag om ekonomiska föreningar

• Stiftelselagen

• Bostadsrättslagen

• Samfällighetslagen

• Ideella föreningar saknar särskild lagstiftning

• Bokföringslagen viktig att följa

• Lagar och regler som berör verksamheten;

– Skollagen

– Arbetsmiljölagen osv.

3

3


De fyra bolagsorganen i aktiebolagslagen- översatt till ideella föreningar

4

RevisorStyrelse

Verksamhetschef

Föreningsstämma

Tillsätter

Tillsätter

Tillsätter

Granskar

Granskar

→ Högsta beslutande

organ där medlemmarna

beslutar om föreningens

angelägenheter

→ Ansvarar för

föreningens förvaltning

enligt stadgar och

medlemmarnas beslut.

→ Ansvarar för föreningens

löpande förvaltning enligt

styrelsens anvisningar

→ Granskar föreningens årsredovisning och bokföring,

samt styrelsens och verksamhetschefens

förvaltning

Valberedning


Föreningsstämman är högsta beslutande

organ

• Medlemmarnas rätt att besluta i föreningens

angelägenheter utövas vid föreningsstämman

• Utser styrelse, (ordförande) och revisor (ev. valberedning)

• Beslutar om stadgar och beslutsordning

• Fastställer årsredovisning, disposition av resultat

• Beslutar om ansvarsfrihet för styrelse (verksamhetschef)

• Formulerar riktlinjer till styrelsen avseende förvaltningen av

verksamheten – utöver stadgarna

5


Styrelsearbetet måste anpassas till

verksamhetens behov om styrelsen ska tillföra

nytta

• Antal möten – när det behövs

• Kompetenser – sök de kompetenser som saknas och

behövs för framtida utmaningar

• Krissituationer – agera omedelbart!

• Snabb tillväxt – kräver mycket tid av styrelsen

• Alltid fokus på verksamheten och företagets/föreningens

bästa!

6

integritet


Vem företräder jag som styrelseledamot?

• Strikt lojalitetskrav mot verksamheten föreligger!

• Företräder helheten och kollektivet

• Styrelseuppdrag är ett förtroendeuppdrag – viktigt att verka

för att uppfylla stadgarnas och stämmans målsättningar

• Sekretessfrågor viktiga för att inte skada föreningen/bolaget

• Lojalitet, respekt och integritet är viktiga grundläggande

förutsättningar i styrelsearbetet

• Fokus på verksamheten och föreningens/bolaget bästa när

medlems- eller ägarviljorna är splittrade

8


Ansvarsfördelningen viktig att hantera

• En medlem eller ägare kan ha många roller – medlem,

styrelse, verksamhetschef och funktionär

• Viktigt att renodla rollerna för att styrelsearbetet ska kunna

fungera

• Bra vattendelare

– Handlar om medlemmarnas bästa – föreningsstämma

– Handlar om vad/vad inte föreningen ska göra – styrelsemöte

– Handlar om hur föreningen ska göra det – verksamhetschef/kansli

9


Viktigt om valberedningens arbete

• Ta del av instruktionen från stämman

• Arbetsordning för valberedning beslutas på stämma

• Konkretisera medlemmarnas förväntningar på styrelsen

• Måste veta vart verksamheten är på väg

• Måste ha kunskap om kvaliteten på det nuvarande

styrelsearbetet – aktiv i styrelseutvärderingen

• Offentliggöra sitt förslag i god tid före stämman

10


Vanliga problem med styrelsemöten

Genomförd enkät visar att styrelsearbetet i många organisationer fungerar relativt väl!

•Mötena drar ut på tiden

•Svårt att hålla isär operativa frågor, medlemsfrågor och styrelsefrågor

•Ledamöter som driver sina egna sakfrågor

•Ledamöter kommer oförberedda

•Sent utsända agendor och handlingar

•Bristfälliga beslutsunderlag

•Oklara beslut - vad har vi beslutat?

•För lite tid åt framtidsfrågor

•Dålig gruppdynamik under mötet

11 11


80/20 regeln gäller

"80 % av ett framgångsrikt styrelsearbete sitter i

förberedelserna"

• Känna till och skapa rätt förutsättningar

• Föreningens behov kända/förankrade

• Rätt sammansättning av styrelsen

12


Styrelsearbetets inriktning och omfattning

13

Stadgar samt lagar, regler och god sed

Ansvarsfördelning

Organisation,

arbetssätt och struktur

Rätt agenda

Framtid

verksamhetsidéViktigt med en tydlig medlemsvilja om verksamhetens inriktning som grund för styrelsearbetet!


Hur tiden används i styrelsearbetet när det

fungerar

14

Stadgar samt

lagar, regler och

god sed

Ansvarsfördelning

Organisation, arbetssätt

och struktur

Rätt agenda

Framtid/verksamhetsidé

75/2525/75


Styrelsens huvuduppgifter bör prägla

agendan

• Säkerställa att medlemmarna är med på tåget

• Framtid – verksamhetsidé

• Riskhantering

• Information och transparens

• Kontroll och formalia

• Tillsätta/avsätta verksamhetschef

15 15

När styrelsen endast fokuserar på att följa lagar och regler blir verksamheten sällan framgångsrik

HANTERA


Kontroll och formalia – även om syftet är ideellt

måste styrelsen hantera ekonomiska frågor

• Styrelsen måste fortlöpande bedöma föreningens

ekonomiska situation

• Detta kräver löpande rapporter om verksamhetens

utveckling och prognoser för framtiden

• Speciellt viktigt med kunskap om skatter och avgifter

• Har kassören den kompetens som krävs? – och har

styrelsen den kontroll av kassan som behövs?

Hur kan man fatta beslut om en större investering, om man

inte vet hur verksamheten går?

16


Styrelsen måste säkerställa att det som

beslutats också blir gjort

• Styrelsen ska arbeta genom verksamhetschefen/utsedda funktionärer!

• Följa upp att beslutade åtgärder också genomförs

• Säkerställa att beslutade underlag tas fram och distribueras

• Att skatt, moms, sociala avgifter mm. betalas in

• Om verksamhetschef saknas – vem och hur genomförs besluten?

• Säkerställa realismen i besluten – finns de resurser som krävs för genomförandet?

Rekommenderas: beslutslogg

17 17


Medlemmarna / Ägarna (stämman) ansvarar

för:• Att det finns en dokumenterad ambition (verksamhetsidé)

med föreningen och att den finns tydligt uttryckt i stadgarna

eller i separat dokument – kan göras i samråd med

styrelsen eller styrelsens ordförande

• Att ledamöterna får tillgång till all relevant och korrekt

information för att kunna göra sitt jobb

• Att medlemmarna arbetar med och genom styrelsen – inte

kringgår styrelsen

18


Styrelseledamoten ansvarar för att:

• Sätta föreningens mål och bästa framför den egna agendan

• Sätta sig in i de förutsättningar som gäller för verksamheten

och det område som föreningen verkar på

• Läsa in sig på materialet före mötet

• Aktivt delta i diskussioner på mötet

• Agera lojalt med de beslut styrelsen fattar samt stå för

besluten

• Lojalitetsplikt till verksamhetens bästa!

Ordförandens viktiga roll!

19


Lagar reglerar styrelsens roll och uppgift

• Aktiebolagslagen

• Lag om ekonomiska föreningar

• Stiftelselagen

• Bostadsrättslagen

• Samfällighetslagen

• Ideella föreningar saknar särskild lagstiftning

20 2020


Andra lagar och regler som påverkar

styrelsen

• Bokföringslagen

• Skattelagar

- 59 kap 12-14 §§ skatteförfarandelagen- Skattebrottslagen

• Konkurslagen

• Lagen om anställningsskydd

• Arbetsmiljölagen

• Jämställdhetslagen

• Personuppgiftslagen

• Medbestämmandelagen

• Brottsbalken

• Skadeståndslagen

• Eventuell tillsynsmyndighet

21 21


Förutsättningar ideella föreningar

• I praktiken ganska klart vad som gäller- lagar och regler för andra organisationsformer, t ex ekonomiskaföreningar och aktiebolag

- praxis och god föreningssed, FRII mm- medlemmarnas bästa genom att uppfylla syfte och ändamål enligtstadgarna

• Medlemmarna är huvudmän och väljer styrelsen på föreningsstämma (årsmöte)

• Även ordföranden väljs normalt vid föreningsstämman

• Verksamhetschef utses normalt av styrelsen

22 22


Styrelsens roll och ansvar – översikt

• Styrelsen är den verkställande ledningen och företräder verksamheten och tecknar dess firma

• Ansvarar för att organisation och förvaltning av verksamhetens angelägenheter sker på ett bra sätt

• Säkerställa att nödvändiga rutiner och kontroller införs

• Styrelsen kallar till föreningsstämma och förbereder ärendena

• Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter

• Utser och entledigar verksamhetschef

23 23


Stadgarna har en mycket central betydelse

• Lagstiftning gäller dock alltid framför stadgarnas regler

• Stadgarna fritar inte styrelsen från sitt ställföreträdaransvar

enligt lagar och regler

• Problem när stadgarna inte stämmer med verkligheten –

verksamheten utvecklas och förändras utan att stadgarna

uppdateras

• Ändring av stadgar kräver framförhållning – kräver ofta

beslut vid minst två stämmor

24 24


Förutsättningarna för personligt ansvar

• Uppsåt

• Oaktsamhet

• Gäller både styrelseledamot och revisor

• Omfattar alla handlingar inom ramen för styrelseuppdraget

25 25


Företrädaransvar

59 kap 12-14 §§ skatteförfarandelagen

Om en företrädare för en juridisk person uppsåtligen eller av grov

oaktsamhet inte har:

a) gjort skatteavdrag med rätt belopp eller anmälan om F-skatt,

b) betalat skatt eller avgift,

c) eller har lämnat oriktiga uppgifter som har lett till att den juridiska

personen har tillgodoräknats överskjutande ingående moms eller

överskjutande punktskatt med ett för stort belopp, är företrädaren

tillsammans med den juridiska personen skyldig att betala beloppet/skatten

eller avgiften

26 2626


Hur utövar styrelsen kontroll?

• Kontrollera löpande att formalia enligt stadgar och lagar

och regler följs – utbildning/skriftlig information vid 1:a möte

• Löpande ekonomisk rapportering från verksamheten –

verksamhetens utveckling och prognoser för framtiden

• Tydliga instruktioner för ansvar och befogenheter –

arbetsordning samt instruktion till verksamhetschefen

• Attest och delegeringsinstruktion viktig i större

organisationer

• Revision

27 27


Hur kan jag bevisa att jag varit ansvarstagande i

mitt uppdrag som styrelseledamot?• Var inte passiv – se till att alltid vara väl påläst och förberedd

• Deltagande i beslut – om avvikande uppfattning eller dålig kvalitet på beslutsunderlag, se till att det noteras i protokollet

• Vid viktiga större beslut, t ex om verksamhetens inriktning eller vid en större investering – medverka till att inhämta riktlinjer från årsmötet

• Underskrift av Årsredovisningen när osäkerhet föreligger – involvera eller rådfråga en specialist

• Dålig kvalitet på ekonomisk rapportering – måste åtgärdas snarast, t ex genom byte av kassör eller verksamhetschef

• Vid svag likviditet bör månatligen bevakas att skatter och avgifter inbetalas under föreskriven tid

• När majoriteten inte är intresserade av att lösa problemen – ställ krav och om det inte hjälper – avgå!

• Styrelseförsäkring täcker vissa ansvarssituationer

28 28


Minska risken för personligt ansvar

• Kontrollera löpande att formalia enligt bolagsordning och lagar och regler följs

• Säkerställa att nödvändiga instruktioner upprättas

• Säkerställ att styrelsens mötesplan för planerade möten och innehåll beaktar verksamhetens situation och behov

• Medverka ej till att fatta beslut på basis av bristfälliga underlag – reservera dig om nödvändigt!

• Svag likviditet? – bevaka att skatter och avgifter inbetalas

29 29

det framgångsrika styrelsearbetet

Documents