Business to BusinessAfsluttende projekt i Det

uddannelsesspecifikke Fagfor

Kontoruddannelsen med specialerog

Handelsuddannelsen med specialer

IndholdsfortegnelseIndholdsfortegnelse.............................................................................................2Forord..................................................................................................................3Etableringsopgaven.............................................................................................5

Daglige møder:.................................................................................................6Opgaver i etableringsfasen..............................................................................7

Kommunikation i en handelsvirksomhed.............................................................9Virksomheder i projektet...................................................................................10Handelsopgaven................................................................................................11

Opgaver i handelsfasen..................................................................................12Bedømmelse......................................................................................................14Grundforløbsprøven...........................................................................................14

Sådan forbereder du dig til grundforløbsprøven............................................14Eksaminationsgrundlaget...............................................................................15Bedømmelsesgrundlaget...............................................................................15Grundforløbsprøven.......................................................................................16

Skema...............................................................................................................17

Side 2

Forord

Formålet med projektforløbet Business to Business er at give dig de grundlæggende kompetencer, der kræves for at bestå grundforløbsprøven. Business to Business bygger videre på de færdigheder og kompetencer, du allerede har opnået i Det uddannelsesspecifikke Fag.

Helt konkret vil projektet give dig en forståelse for de overordnede arbejdsgange/ forretningsgange i forbindelse med start og drift af en engros-virksomhed.Målet med undervisningen er også at give dig forståelse for administrationens betydning i en virksomhed, herunder et grundlæggende kendskab til virksomheders generelle funktioner.

Hvis du har kontor med specialer som branchevalg, vil du vil opnå relevant viden om:

skriftlig og mundtlig sagsbehandling valg og tilrettelæggelse af arbejdsgange/ forretningsgange sagsstyring organisation arbejdsplanlægning og samarbejde ledelse

Hvis du har handel med specialer som branchevalg, vil du opnå relevant viden om:

skriftlig og mundtlig sagsbehandling valg og tilrettelæggelse af arbejdsgange/ forretningsgange udføre salg og serviceopgaver indkøb og lagerstyring kalkulationer arbejdsplanlægning og samarbejde

Side 3

Det er vigtigt, at du bruger den teori, du har lært i de øvrige timer i Det uddannelsesspecifikke Fag. Men der vil også gennemføres kurser, som skal fremme dit kendskab til relevante emner.

Kurser gennem forløbet (I lokale F1):

Tidspunkt: Emne:

Onsdag, d. 19. august kl. 09.15

Ledelse og personprofil (FVE)

Onsdag, d. 19. august kl. 10.30

Skabeloner i Word (FVE)

Onsdag, d. 19. august kl. 14.10

Målgruppe og promotion (VDN)

Torsdag, d. 20. august kl. 8.00

Priskalkulation (FVE)

Torsdag d. 20. august kl. 9.15 Lagerstyring (FVE)Fredag, d. 21. august kl. 8.30 Økonomi og bogføring (VDN)

Frivillige kurser gennem forløbet:Når og hvis vi skønner, at der bliver behov for minikurser, så tilbydes disse løbende. Det kan fx være kursus i Publisher eller Excel.

Alle udarbejdede materialer kan bruges ved grundforløbseksamen torsdag, den 3. september eller fredag, den 4. september 2015

Side 4

Etableringsopgaven

Den første opgave i Business to Business forløbet bliver, at I skal etablere jeres egen handelsvirksomhed. Jeres virksomhed indkøber og sælger sportstøj og -udstyr både til andre handelsvirksomheder, men også til detailforretninger. Jeres virksomhed har netop modtaget en forespørgsel fra Sport A/S, som er en detailforretning, der skal åbne d. 18. september. De forventer, at jeres handelsvirksomhed kan levere deres totale sortiment til åbningen.

Jeres handelsvirksomhed skal etableres under et af følgende navne:

Firma nr.

Firma navn Speciale

1 Sporting Fodbold2 Boxsport Håndbold3 Insportan Gymnastik4 SIMsport Volleyball og basketball5 Golfsport Golf6 Fitnesssport Fitness7 Racketsport Badminton, tennis og

squasch8 Spinnsport Spinning/cykling9 Runsport Løb10 Skisport Ski

I jeres virksomhed vil I få administrative opgaver indenfor forskellige funktioner:

Salgsfunktion Indkøbsfunktion Økonomifunktion Lagerfunktion Marketingfunktion

Side 5

Ledelsesfunktion

Det er vigtigt, at disse funktioner samarbejder. Alle skal vide, hvad der foregår i virksomheden, men også at I hjælper hinanden og undgår sårbarhed ved evt. fravær.

Daglige møder:

Gennem hele forløbet skal der afholdes møder dagligt. I afgør selv, hvad der er relevant at drøfte på møderne, men det kan være emner såsom:

Opfølgning på opgaver Planlægning af dagen, og de næste dage Fordeling af arbejdsopgaver Økonomi

Referat af mødet nedskrives, arkiveres og sendes dagligt senest kl. 14 som vedhæftet fil til: Vibeke (vdn@ucholstebro.dk)

I referatet noteres bl.a.: referent de tilstedeværende hvilke arbejdsopgaver, der er blevet færdiggjort – gennemgang af disse hvilke igangværende opgaver, der løses – og af hvem hvilke nye opgaver, der skal løses – og af hvem evt. konflikter, der skal løses

Her under kommer et skema med alle de opgaver, der skal løses i etableringsfasen – altså inden I begynder at handle med andre virksomheder. De beslutninger, I træffer i denne fase, får stor indflydelse på, hvordan I kan løse opgaverne senere i forløbet, så diskuter grundigt løsningsmulighederne, før I beslutter noget.

Side 6

Side 7

Opgaver i etableringsfasen

Opgave: Ansvarlig:

Udført:

Udarbejdelse af organisationsdiagram med beskrivelse af de ansattes funktioner og ansvarsområder (se de forskellige funktioner på side 5)Indretning af mappe(r) til alle virksomhedens papirer. Det kan være fysiske mapper og/eller elektroniske mapper. Alle i gruppen skal have adgang til mapperne. Brug fx T-drevet, OneDrive eller et USB-stikOprettelse af et funktionelt mailsystem (I kan vælge at bruge egne private mail adr./skolemail eller oprette nye)Valg og oprettelse af andre kommunikationsværktøjer, fx Skype-konto, telefonnummer, facebookprofil el. a., så det er muligt at kommunikere med de andre virksomheder (medbring jeres egne høretelefoner med mikrofon, hvis I opretter et telefonnummer)Udarbejdelse af arbejdsprocedurer ved fx sygdom i virksomheden, back-up af filer, datasikkerhed mv.Valg af målgruppe og formulering af virksomhedens idéUdvælgelse af de varer, virksomheden ønsker at sælge. Varerne vælges fra kataloger, I selv fremskaffer eller finder på InternettetKalkulation af realistiske salgspriser – indenfor engroshandelFremstilling af skabeloner til:

Forespørgsler Tilbud Ordrer Ordrebekræftelser Følgesedler Fakturaer Evt. kreditnotaer Evt. rykkere Bankoverførselsbilag Mødereferater(Eksempler på skabeloner kan ses hos din lærer)

Side 8

Betalingsbetingelse er fastsat til: 1 dag nettoLeveringsbetingelse er fastsat til: Frit leveretLave logo og evt. slogan for virksomhedenUdarbejdelse af salgskatalog med mellem 20 og 30 varer (Hvis varer i forskellige størrelser og farver: maks. 100 varenumre).Salgskatalog sendes til de andre virksomheder. (Godkendes af lærer)Evt. anden markedsføring, som I finder relevant.Indkøb af varer til lageret hos Producenten A/S

Disse opgaver skal som minimum være løst og afsluttet fredag, den 21. august 2015 ved fyraften.

Side 9

Kommunikation i en handelsvirksomhed

1) En forespørgsel er et brev, hvori man beder om at få et tilbud på nogle udvalgte varer. Dette er helt uforpligtende, og man binder sig ikke til at skulle købe noget.

2) Et tilbud er et brev, hvori man afgiver et tilbud med priser på udvalgte varer. Dette tilbud er som udgangspunkt bindende.

3) En ordre er et brev, hvori man bestiller nogle udvalgte varer til levering. En ordre er bindende, og man skal som udgangspunkt modtage og betale varerne. Hvis en køber sender en ordre til en sælger, så er køber forpligtet til at gennemføre pkt. 3-7.

4) En ordrebekræftelse er et brev, hvori man bekræfter, at man har modtaget ordren, derudover bekræfter man antal, priser, detaljer om varerne, betalings- og leveringsbetingelse og leveringsdato. Hvis en sælger sender en ordrebekræftelse til en køber, så er sælger forpligtet til at gennemføre pkt. 4-7.

5) En følgeseddel er et brev, der vedlægges varerne. Brevet angiver antal og informationer om varerne. Den bruges til kontrol af varerne.

6) En faktura er det samme som en regning. Her angives, hvilke varer der er leveret, prisen, og det samlede beløb (angivet både ekskl. moms og inkl. moms), der skal betales for varerne. Derudover angives, hvornår og hvordan beløbet skal betales. Evt. angivelse af konto nr.

7) Nu gennemføres betalingen, og i nogle tilfælde fremsendes bankoverførselsbilag for at informere om, at nu er betalingen gennemført.

8) Hvis der forekommer fejl eller mangler, laver man en kreditnota, som angiver en rabat eller tilbagebetaling. Kreditnota er faktisk det samme som en faktura, bare at beløbet står i minus i stedet for plus.

Side 10

9) Hvis man ikke modtager betaling rettidigt kan man udsende en rykker, som er en påmindelse om betaling af fakturaen.

Side 11

Virksomheder i projektet

Jeres bankforbindelse er: UCH-BankenDøesvej 76

7500 HolstebroAtt: Vibeke Nielsen vdn@ucholstebro.dk

Jeres startkapital er på 200.000 kr., hvilket er det beløb, I tilsammen har indskudt i virksomheden. Hvis I får behov for yderligere kapital undervejs, skal banken kontaktes skriftligt pr. mail, og ønsket om kapital skal udførligt begrundes.

Når en faktura skal betales, skal I gøre følgende:1. Bruge jeres oprettede skabelon til bankoverførsler. 2. Dette bankoverførselsbilag skal bogføres i jeres eget økonomiregnskab,

samt 3. Sendes som vedhæftet fil til jeres leverandør, som dokumentation for

jeres betaling.Husk at give bilag et forløbende bilagsnummer, når I bogfører i regnskabet.

Jeres leverandør er: Producenten A/S

Døesvej 767500 Holstebro

Att: Finn Vendelboe fve@ucholstebro.dk

Når I som firma indkøber jeres eget sortiment fra Producenten A/S (find varer i kataloger og på Internettet), skal I sende en mail med en vedhæftet ordre til Producenten A/S. Ordren skal være lavet i et tekstbehandlingsprogram ved brug af relevante værktøjer som f.eks. tabulatorstop og/eller tabeller. Producenten A/S vil herefter levere varerne til jer, og I skal bruge fakturaen fra

Side 12

Producenten A/S til bogholderiet. I må maksimalt bestille en gang dagligt hos Producenten A/S. Bemærk: I får ingen tilbud, ordrebekræftelse og følgeseddel fra Producenten A/S!

Handelsopgaven

Når etableringsfasen er ovre, og jeres engrosvirksomhed er klar til at købe/sælge varer, skal I nu til at handle med de andre firmaer. Al handel foregår i perioden fra mandag d. 24. august til og med mandag d. 31. august (6 arbejdsdage).I starten skal al korrespondance foregå skriftligt med de øvrige firmaer, men på et tidspunkt kan der gives lov til at lave telefonsalg (hvis I søger om det).Der kommer også løbende andre opgaver fra eksterne virksomheder og organisationer. Disse opgaver løses, når og hvis der er tid.

Hele projektet tager udgangspunkt i, at I har fået en henvendelse fra: Sport A/S

Sportsvej 58787 Sportsby

Att: Vibeke Nielsen vdn@ucholstebro.dk

Sport A/S vil gerne have jeres engrosvirksomhed til at levere alt, hvad de har brug for af sportstøj og sportsartikler til en nystartet sportsforretning, der åbner fredag d. 18. september 2015. Butikken skal dække en bred målgruppe, og butikken skal derfor have et bredt sortiment. Da I kun råder over et specifikt sortiment inden for en enkelt sportsgren, skal der indkøbes fra alle de etablerede engrosvirksomheder.

Side 13

Opgaver i handelsfasen

Opgave: Ansvarlig:

Udført:

Indkøbsfunktionen: Der skal udarbejdes min. 3 forespørgsler til hver af de

andre engrosvirksomheder. Der skal gennemføres min. 1 handel med hver af de

andre engrosvirksomheder. Ved ”modtagelse” af varer tilrettes

lagerbeholdningen. Fakturaer fra leverandører videregives til økonomi

afd., som gennemfører betaling og bogfører. Salgsfunktionen:

Ved modtagelse af en forespørgsel sendes hurtigst muligt et tilbud retur.

Ved modtagelse af en ordre sendes hurtigst muligt en ordrebekræftelse retur.

Ordren ”leveres” til tiden sammen med en følgeseddel. Samtidig nedskrives lagerbeholdningen.

Der sendes en faktura til kunden. Ved evt. fejl eller mangler laves der en kreditnota. Der gives information til økonomi afd., som

afventer betaling og bogfører når betaling er sket.Marketingfunktionen:

Opfølgning på alt markedsføring. Evt. flere eller nye tiltag

Økonomifunktionen: Opretter de konti der er nødvendige, enten på

papir eller elektronisk Modtagelse af betaling fra kunder Betaling af fakturaer til leverandører

Side 14

Bogføring af alle økonomiske bevægelser Konstant overblik over likviditeten, idet fakturaer

ikke kan betales, hvis der ikke er penge på kontoen Kontakt til banken Tydelige bilagsnumre på alle bogførte bilag

Side 15

Lagerfunktionen: Konstant opfølgning på lagerbeholdning Hvis beholdningen på en vare nærmer sig 0, skal

virksomheden overveje, om der skal købes flere stk. af den pågældende vare hjem fra Producenten A/S.

Der kan aldrig leveres en vare til kunden, hvis den pågældende vare ikke er på lager. I dette tilfælde går varen i restordre, hvorefter den skaffes hjem og derefter leveres til kunden.

Tidssvarende overblik over varelagerets værdiLedelsesfunktionen:

Gennemførelse af mødeledelse ved alle afholdte møder.

Fortsat forståelse for og synliggørelse af de ansattes roller udfra personprofilerne.

Senest tirsdag, den 1. september 2015 leverer I sportstøjet og sportsartiklerne (hele jeres lagerbeholdning) til Sport A/S. Der skal selvfølgelig medsendes følgeseddel og faktura.(Hvis I har likviditetsproblemer er det tilladt at lave en enkelt dellevering til Sport A/S før den 1. september, for derved at få nogle penge i kassen).

Bemærk: Al korrespondance med de øvrige firmaer foregår på mail, via Skype eller ved at poste breve i postkassen på lærerens skrivebord. På et tidspunkt i forløbet gives tilladelse til telefonsalg. Personlig henvendelse til de øvrige virksomheder er ikke tilladt.

Husk at bruge banken og bemærk, at handelsopgaven skal være afsluttet ved fyraften mandag, den 31. august 2015.

Side 16

Bedømmelse

Projektet Business to Business er en del af Det uddannelsesspecifikke Fag, som strækker sig over 5 ugers undervisning. Efter alle 5 uger gives der en individuel afsluttende standpunktskarakter efter 7-trins skalaen. Standpunktskarakteren udtrykker din opfyldelse af fagets mål.

Du bedømmes på følgende kriterier: Løsning af opgaver i de to forløb: På arbejde i virksomheden og Business

to Business Engagement Samarbejde Arbejdsindsats Initiativ Tilstedeværelse Fremlæggelser i forløbet Opfyldelse af de faglige mål for faget (Se filen Grundforløbsprøve på

Elevplan)

Grundforløbsprøven

Onsdag, den 2. september 2015 er helliget forberedelse af den mundtlige præsentation til grundforløbsprøven.

Sådan forbereder du dig til grundforløbsprøvenNår Business to Business forløbet er færdigt, får du en til to arbejdsdage, hvor du kan forberede dig til eksamen. Din forberedelse kan med fordel tilrettelægges på følgende måde:

Udvælg de opgaver, du vil beskrive, analysere og vurdere Forklar, hvordan du og evt. din gruppe har planlagt og løst opgaverne Vis, hvordan du gør (praktiske færdigheder) Reflekter og vurder, om opgaverne og problemstillingerne er løst

tilfredsstillende Kom med forslag til eventuelle andre måder at løse opgaven på Konklusion.

Side 17

EksaminationsgrundlagetSlutresultatet skal være 1-2 fysiske arkivmapper eller et antal elektroniske mapper, som indeholder alt, hvad virksomheden har lavet i løbet af projektet:

Alle skabeloner Alle forespørgsler, tilbud, ordrer, ordrebekræftelser, følgesedler,

fakturaer, betalingsbilag, og evt. kreditnotaer og betalingsrykkere. 10 stk. mødereferater Personprofil-analyser på alle ansatte Organisationsdiagram med beskrivelse af de ansattes funktioner og

ansvarsområder Målgruppebeskrivelse og idé Priskalkulationer Salgskatalog med minimum 20 varenumre og maksimum 100 varenumre Oversigt, som viser jeres lagerstyring Oversigt med relevante konti og alt bogføring foretaget i perioden. Evt.

en balance eller resultatopgørelse Løsning af ekstra opgaver fra eksterne virksomheder Andet, du finder relevant

Bedømmelsesgrundlaget Dine refleksioner over de valgte metoder og løste arbejdsopgaver i

udvalgte funktioner i virksomheden Dine refleksioner over samarbejdet og kommunikationen, både internt og

eksternt Vurderinger af kvaliteten af de løste opgaver Din evne til at forklare brugen af anvendte IT-værktøjer Din evne til at forklare anvendt teori Din evne til at forstå helheden i virksomheden Din evne til at sælge dig selv og dit budskab Din evne til at kalkulere og vurdere rentabilitet Løsningsforslag til digitalisering af løste arbejdsopgaver

Side 18

GrundforløbsprøvenEksaminationstiden er 30 minutter inkl. votering. Vi anbefaler, at du medbringer en disposition over de emner, du vil gennemgå til prøven.For elever med kontor som speciale: Du skal forvente at kunne blive spurgt til alle typer af administrative opgaver i Business to Business projektet.For elever med handel som speciale: Du skal forvente at kunne blive spurgt til alle typer af handelsopgaver i Business to Business projektet.Karakteren er bestået/ikke bestået. Prøven skal være bestået, for at du kan påbegynde skoleundervisningen i hovedforløbet. Består du ikke grundforløbsprøven, tilbydes du reeksamination.

Side 19

Skema

Business to Business – august-september 2015

Uge 34 Onsdag19. august

Torsdag20. august

Fredag21. august

7.50-8.50 FVE, VDN, GJ, LFR FVE VDN

9.00-10.00 FVE, GJ FVE VDN

10.10-11.10 FVE, GJ VDN FVE

Frokostpause Frokostpause Frokostpause Frokostpause

11.40-12.40 FVE, GJ GJ FVE

12.50-13.50 FVE, LFR VDN FVE

14.00-15.00 FVE, LFR, VDN VDN

Etablering Etablering Etablering

Uge 35 Mandag24. august

Tirsdag25. august

Onsdag26. august

Torsdag27. august

Fredag28. august

7.50-8.50 FVE GJ, VDN FVE VDN

9.00-10.00 FVE GJ, FVE FVE VDN

10.10-11.10 FVE FVE, LFR FVE VDN FVE

Frokostpause Frokostpause Frokostpause Frokostpause Frokostpause Frokostpause

11.40-12.40 FVE FVE, LFR VDN GJ FVE

12.50-13.50 VDN, LFR VDN VDN FVE

14.00-15.00 VDN, LFR VDN VDN

Handel Handel Handel Handel Handel

Uge 36 Mandag31. august

Tirsdag1. september

Onsdag2. september

Torsdag3. september

Fredag4. september

7.50-8.50 LFR, VDN

9.00-10.00 LFR, VDN

10.10-11.10 FVE, GJ VDN

Frokostpause Frokostpause Frokostpause Frokostpause

11.40-12.40 FVE, GJ VDN

12.50-13.50 FVE, GJ

14.00-15.00 FVE, GJ

Handel Afslutning Forberedelse Eksamen Eksamen

God arbejdslyst!

Side 20