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DIRECCIÓN DE ARTICULACIÓN Y GESTIÓN PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD

© Derechos Reservados

Bogotá, D.C., agosto de 2008

DOCUMENTO DE TRABAJO Pág. 2 de 33

Diagnósticos de Gobierno En Línea del Sector Planeación

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Título: Documento de Diagnóst ico de la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea del Sector Planeación

Fecha elaboración aaaa-mm-dd:

2008-08-11

Sumario: Documento que presenta el diagnóstico de Gobierno en Línea realizado en el Sector Planeación

Palabras Claves: Diagnóstico de Gobierno en Línea, Planeación

Formato: .doc Lenguaje: Español

Dependencia: Área de Articulación y Gestión Programa Agenda de Conectividad

Código: Versión: 1.0 Estado:

Categoría:

Autor (es): Área de Articulación y Gestión Programa Gobierno en línea

Revisó: Francisco Camargo

Aprobó: Francisco Camargo

Información Adicional:

Ubicación: El archivo magnético asociado al documento esta localizado en: \\Perseo\publico\Área Articulación y Gestión\Diagnóstico\Diagnóstico Planeación



CCOONNTTRROOLL DDEE CCAAMMBBIIOOSS

VERSIÓN FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.0 Agosto de 2008 NA Área de Articulación y

gestión

Creación del documento



TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 5

1. MARCO POLÍTICO, NORMATIVO Y CONCEPTUAL 7

MARCO POLÍTICO 7

MARCO NORMATIVO 7

MARCO CONCEPTUAL 9

2. LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN 12 MAPA ESTRATÉGICO 12 Objeto general 12 Organigrama 12 Finalidad de las entidades 12 Políticas públicas y/o líneas estratégicas, principales decisiones de política y planes y/o programas 13 MAPA DE LAS ENTIDADES 14 Flujos y sistemas de información 14

3. DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD 32



INTRODUCCIÓN La Estrategia de Gobierno En Línea, en la cual concentra sus esfuerzos el Programa Agenda de Conectividad, contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. La Directiva Presidencial No. 2 de 2000, la Ley 812 de 2003 y la Ley 1151 de 2007 fortalecen la Estrategia de Gobierno En Línea. Así mismo, la Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003 introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso estructural de la renovación y modernización de la administración pública. En el Documento CONPES 3292 de 2004 y la Ley 962 de 2005 se precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administración pública. Y el Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto 2434 de 2006 y la Ley 1150 de 2007, fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC. Finalmente, el Decreto 1151 de 2008 define claramente el accionar en materia de Gobierno En Línea por parte de la Administración Pública colombiana. Los principios que rigen a la Estrategia de Gobierno En Línea son seis: Gobierno centrado en el ciudadano; visión unificada del Estado; acceso equitativo y multi-canal; Gobierno En Línea es más que tecnología; protección de la información del individuo y; credibilidad y confianza en el Gobierno En Línea. Para su desarrollo, se han establecido tres ejes de acción, los cuales se deben impulsar en las tres ramas del poder público (ejecutivo, legislativo y judicial) y en los tres niveles territoriales (nacional, departamental y municipal): mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas; fortalecer la transparencia del Estado y la participación ciudadana y; mejorar la eficiencia del Estado. Estos ejes de acción son el norte de trabajo de las entidades públicas para la construcción colectiva del Gobierno En Línea mediante un proceso gradual y evolutivo para la implementación de la Estrategia, que consta de cinco fases de desarrollo: información, interacción, transacción, transformación y democracia en línea. Para el desarrollo del Gobierno En Línea, los siguientes son los roles que deben ejecutar cada uno de los actores que se interrelacionan en ésta: Programa Agenda de Conectividad. Su rol es el de promover el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación en la administración pública para mejorar el acceso, costos y calidad de los servicios que presta el Estado al ciudadano. Sus principales acciones son: � Establecer los lineamientos y los tiempos que deben seguir las entidades públicas para ofrecer

información, trámites y servicios a través de medios electrónicos. � Establecer el apoyo que permita implementar de manera adecuada la Estrategia de Gobierno En Línea. � Coordinar y acompañar a las entidades públicas que implementan la Estrategia de Gobierno En Línea. � Definir el seguimiento y el grado de avance de las entidades públicas con respecto a la implementación de

la Estrategia de Gobierno En Línea. � Administrar conocimiento, para compartirlo entre las entidades que implementan la Estrategia de Gobierno

En Línea. Entidades. Las entidades juegan un papel muy importante dentro del Gobierno en Línea, ya que son ellas las que permitirán que éste progrese, en la medida en que implementen las iniciativas planteadas. Las principales acciones que deben llevar a cabo son: � Atender a los ciudadanos, las empresas y el mismo Estado. � Ejecutar los proyectos relacionados con la Estrategia de Gobierno En Línea y reportar su avance. � Utilizar los recursos que provee la Estrategia de Gobierno En Línea para su implementación. � Compartir experiencias, mejores prácticas y lecciones aprendidas. En el marco de la Estrategia de Gobierno En Línea, el Programa Agenda de Conectividad, en coordinación con las entidades, ha realizado de diagnósticos de Gobierno En Línea que tendrán el propósito de alimentar planes de acción, necesarios para la implementación de la Estrategia. El presente documento, estructurado y consolidado por la Dirección de Articulación y Gestión del Programa Agenda de Conectividad con el apoyo de funcionarios del sector, establece el diagnóstico para determinar el estado en que se encuentra el sector en cuanto a la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea, corresponde a la actualización del diagnostico elaborado en el año 2007, incluyendo todas las entidades del sector y se ajusta de acuerdo con lo establecido por el decreto 1151 y el manual de Gobierno En Línea. Se espera que este documento se constituya en un insumo para mejorar los procesos al interior del sector de Seguridad. La estructura del diagnóstico es la siguiente: Una primera parte, en la cual se realiza una descripción política, normativa y conceptual que da sustento a la implementación de la Estrategia por parte de las instituciones.



Una segunda parte, en la cual se presenta la información recopilada que ha servido como base para la evaluación de la situación actual. En una tercera parte se realiza el diagnóstico de las entidades que conforman el sector, tomando como insumo la información previamente levantada, en cuanto al cumplimiento de los criterios establecidos para cada una de las fases de Gobierno En Línea. Por último, se presentan los resultados consolidados del diagnóstico los cuales permitirán definir acciones o proyectos encaminados a profundizar en el desarrollo de la Estrategia y cumplir con los criterios exigidos para todas las fases de Gobierno En Línea. Vale la pena resaltar que los resultados de este diagnóstico se constituyen en la base para la elaboración del Plan de Acción de Gobierno En Línea, que es el paso siguiente en el marco del trabajo conjunto con el Programa Agenda de Conectividad



1. MARCO POLÍTICO, NORMATIVO Y CONCEPTUAL

MARCO POLÍTICO

Las declaraciones normativas y de política que sirven de soporte para la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea y para la elaboración de los diagnósticos sectoriales, pueden ser abordadas a partir de disposiciones surgidas en el ámbito internacional pero también considerando el ámbito legal interno. En el primer caso, se puede mencionar que en Diciembre de 2003, se reunieron en Suiza los representantes de diversos estados y organizaciones internacionales, con motivo de la primera fase de la Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Información y en dicho espacio se reconoció que “…la construcción de una Sociedad de la Información integradora requiere nuevas modalidades de solidaridad, asociación y cooperación entre los gobiernos y demás partes interesadas, es decir, el sector privado, la sociedad civil y las organizaciones internacionales1”. Dentro de los principios fundamentales de la declaración que surgió a partir de esta cumbre, se estableció que los gobiernos y todas las partes interesadas en la promoción de las TIC para el desarrollo, tienen como función importante la construcción de una Sociedad de la Información centrada en la persona. Para ello, se definieron unas líneas de acción, dentro de las cuales se señala que las aplicaciones de las TIC pueden apoyar el desarrollo sostenible en la administración pública, los negocios, la educación y capacitación, la salud, el empleo, el medio ambiente, la agricultura y la ciencia, en el marco de ciberestrategias nacionales. Específicamente, en cuanto a Gobierno Electrónico, la cumbre estableció que se habían de tomar medidas en los siguientes ámbitos:

� Implementar estrategias de gobierno electrónico centradas en aplicaciones encaminadas a la innovación y a promover la transparencia en las administraciones públicas y los procesos democráticos, mejorando la eficiencia y fortaleciendo las relaciones con los ciudadanos.

� Concebir a todos los niveles iniciativas y servicios nacionales de gobierno electrónico que se adapten a las necesidades de los ciudadanos y empresarios, con el fin de lograr una distribución más eficaz de los recursos y los bienes públicos.

� Apoyar las iniciativas de cooperación internacional en la esfera del gobierno electrónico, con el fin de mejorar la transparencia, responsabilidad y eficacia en todos los niveles de gobierno2.

Estas declaraciones han servido de fundamento para la definición y puesta en marcha de numerosas estrategias a nivel global y al interior de cada una de las naciones. En el caso colombiano, sin embargo, hay que decir que el marco normativo del uso de las herramientas tecnológicas que se ponen al servicio de los ciudadanos y su implementación en la administración pública, parte de la Constitución Política en donde se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial (art. 20), y además en el derecho de que todas las personas pueden acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley (art. 74), es decir, que existe un derecho a la información en el ámbito privado y con mayor razón si se trata de las actuaciones públicas. Adicionalmente, el Gobierno En Línea ha sido un tema tratado en el país incluso al nivel del Consejo de Ministros. Y hace parte integral del Plan nacional de TIC que impulsa el Gobierno Nacional.

MARCO NORMATIVO La Ley 489 de 1998 que define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública, en su artículo 36 creó el Sistema General de Información Administrativa, integrado, entre otros, por los subsistemas de organización institucional, de gestión de recursos humanos, materiales y físicos, y el de desarrollo administrativo. También en el artículo 37 se establece que los sistemas de información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general. Paralelamente, se ha venido fomentando el uso de las tecnologías de información y la comunicación en el Estado. Por ejemplo, el CONPES 2739 de 1994 en donde se expidió la política nacional de ciencia y tecnología3, reconoce que la capacidad de generar y aplicar conocimiento pasa por la capacidad de tener acceso a información, poder procesarla y utilizarla eficientemente, y por tanto se fijan como metas: desarrollar en el país una capacidad para utilizar la informática y los computadores en la educación y la ciencia; facilitar el

1 Cumbre Mundial sobre el Sociedad de la Información: Declaración de Principios 2 Cumbre Mundial sobre el Sociedad de la Información: Plan de Acción

3 En desarrollo de la Ley 29 de 1990, Ley de fomento de la investigación científica y el desarrollo tecnológico.



acceso a la información, tanto a través de redes nacionales, como de redes internacionales y promover el desarrollo de estándares que faciliten la integración en informática. En 1997, se creó el Consejo Nacional de Informática que presentó algunos lineamientos en este tema. En el Plan de Desarrollo “Cambio para Construir la Paz 1998 – 2002” se definió como prioridad el desarrollo de la infraestructura colombiana de la información como apoyo a los gobiernos departamentales y locales y para incentivar el aumento de la competitividad del sector productivo. De otra parte, en el año 1999 se expidió la Ley 527, mejor conocida como Ley de Comercio Electrónico, mediante la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico, las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación, entre otras disposiciones. Los objetivos planteados con esta norma fueron los de eliminar los obstáculos mercantiles, procurar un marco legal seguro donde las transacciones se den en un ámbito confiable, contribuir con la armonización jurídica, y promover la economía y la eficiencia del comercio internacional. En resumen, se perseguía dotar de seguridad jurídica las transacciones y operaciones realizadas a través de mensajes de datos. Así mismo, atendiendo los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo 1998-2002, se adoptó como política de Estado la Agenda de Conectividad mediante el CONPES 3072 del 9 de febrero de 2000, y se estableció como objetivo el fomento del uso de las tecnologías de la información y de la comunicación o TIC. Igualmente, en la directiva presidencial No. 2 de agosto de 2000 se definió la estrategia de Gobierno En Línea del Programa Agenda de Conectividad que establece, como uno de sus objetivos, el proveer al Estado la conectividad que facilite la gestión en línea de los organismos gubernamentales y apoye su función de servicio al ciudadano. Para materializar los proyectos del Programa Agenda de Conectividad se estableció, a través del Decreto 127 de 2001, un programa Presidencial para el Desarrollo de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones que se le denominó también Agenda de Conectividad, asignándole, entre otras, las funciones de: formular y proponer políticas, planes y programas que garanticen el acceso y la implantación de nuevas tecnologías de la información y de la comunicación, con el fin de fomentar su uso, como soporte del crecimiento y aumento de la competitividad; apoyar al Estado en el desarrollo de la conectividad a las redes de comunicaciones, para facilitar y optimizar la gestión de los organismos gubernamentales y la contratación administrativa; elaborar el diagnóstico de necesidades y de sistemas y redes de comunicación para la definición, coordinación y difusión de planes y programas del Gobierno Nacional; y evaluar de manera permanente la forma como se suministra la información sobre la gestión del gobierno, con el fin de lograr que ésta sea transparente, oportuna y confiable. La implementación de este programa se asignó posteriormente al Ministerio de Comunicaciones, mediante el Decreto 3107 de 2003. De igual manera, en el Decreto 1620 de 2003 que modificó la estructura del Ministerio de Comunicaciones se incluyeron dentro de las funciones: desarrollar las políticas, planes y programas adoptados por el Gobierno Nacional, tendientes al mejoramiento del sector y a la difusión y acceso de los colombianos a las tecnologías de la información y la comunicación; y promover la adopción y uso de la tecnología de la información y la comunicación en las entidades públicas, particularmente para su relación con los ciudadanos. Los lineamientos establecidos en el CONPES 3072 fueron igualmente recogidos en la Ley 812 de 2003 Plan de Desarrollo “Hacia un Estado Comunitario” que en su artículo 4 define la Agenda de Conectividad como una política de Estado que busca masificar el uso de las tecnologías de la información y telecomunicaciones, con el propósito de lograr que el país aproveche las tecnologías para su desarrollo económico, social y político, buscando insertar a Colombia en la sociedad del conocimiento a través de la democratización del acceso a la información, aumentando la competitividad del sector productivo, y liderando el proceso de modernización del Estado. Para lograr estos objetivos, la Agenda de Conectividad debía desarrollar seis estrategias, una de las cuales era la de Gobierno En Línea. En este mismo sentido, en el documento CONPES 3248 de 2003 “Programa de Renovación de la Administración Pública” se establece que el objetivo del Gobierno electrónico es “definir una política y un conjunto de instrumentos adecuados para el manejo de la información en el sector público de modo que se garantice plena transparencia de la gestión, alta eficiencia en los servicios prestados a los ciudadanos y en las relaciones con el sector productivo y condiciones adecuadas para promover el desarrollo interno y la inserción internacional. Esta política confiere sentido a la incorporación y al uso de la tecnología informática en el desarrollo de las operaciones de las entidades estatales, tanto en sus actividades internas como en sus relaciones con otras entidades públicas y privadas, con los ciudadanos y con el sector productivo. El propósito último es facilitar las relaciones del ciudadano con la administración, e incrementar la eficiencia, la transparencia y el desarrollo territorialmente equilibrado del Estado.” En el año 2003 también se expidió el Decreto 3816 mediante el cual se creó la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública-COINFO, que tiene como funciones proponer las políticas sobre tecnologías de información y telecomunicaciones, establecer los criterios que



permitan integrar los sistemas de información e impulsar la estrategia de Gobierno En Línea del Programa Agenda de Conectividad4. Desde otra perspectiva, en desarrollo del Programa de Renovación Pública, en el año 2004 se expidió el CONPES 3292 que impulsa la simplificación, racionalización, estandarización y automatización de trámites, con el fin de evitar exigencias injustificadas a los ciudadanos, así como ahorros en costos y tiempo, y propender por la utilización de las herramientas tecnológicas. Con fundamento en dicho documento se expidió la Ley 962 de 2005 más conocida como la Ley Antitrámites, que establece unos criterios para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean más transparentes, directas y eficientes. Complementario a lo anterior, a través del Decreto 4110 de 2004, el Gobierno Nacional adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, mediante la cual se determinan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad. Está norma es de obligatoria aplicación y cumplimiento por parte de las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder y de otras entidades prestadoras de servicios y tiene como propósito mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. Posteriormente, en el año 2005, mediante el Decreto 4669 se crea el Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites -GRAT-, como instancia consultiva del Departamento Administrativo de la Función Pública en esta materia. Además se constituye como instancia orientadora y debe brindar apoyo al COINFO. También tiene dentro de sus funciones velar por la operabilidad de los sistemas de información y por el uso de medios electrónicos integrados5. Con la Ley 1151 de 2007, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, se volvió a reconocer e institucionalizar la política de Gobierno En Línea, pues dicha Ley, en el numeral 6.2.2 establece que “...el Gobierno Nacional promoverá la formulación de una política de Gobierno electrónico que comprenda entre otros aspectos, la modernización de los esquemas de rendición de cuentas de las entidades del orden nacional; la difusión de información relevante de cada una, su gestión y sus resultados. Se avanzará en la automatización de trámites, para lo cual cada sector/rama/organismo desarrollará los sistemas de información requeridos haciendo uso de la Intranet Gubernamental que fue diseñada por la Agenda de Conectividad, y se adoptará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública como instrumento obligatorio para adelantar las compras públicas, diseñado en el marco del Programa de Renovación de la Administración Pública”. Finalmente, y como el mayor respaldo político al Gobierno En Línea, el Presidente de la República expidió el Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, mediante el cual se establecen los lineamientos generales que la Administración Pública debe adelantar en la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea, considerado a la fecha la norma más importante en materia de Gobierno En Línea en Colombia.

MARCO CONCEPTUAL Hacia fines de los años noventa se comenzó a trabajar sobre el concepto de Gobierno En Línea como una manera de identificar aquellas actividades del gobierno realizadas y/o apoyadas a través del uso de las TIC. Desde ese entonces, muchas iniciativas han sido agrupadas bajo este concepto, en especial aquellas que tienen que ver con las relaciones gobierno-ciudadanos, aquellas que fortalecen o mejoran las capacidades democratizadoras y proyectos en los cuales el foco es el incremento de la eficiencia, calidad y efectividad de las funciones estatales. De acuerdo con los lineamientos del Programa Agenda de Conectividad, la Estrategia de Gobierno En Línea concentra sus esfuerzos en tres ejes fundamentales: � Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas: Este eje considera el establecimiento de

nuevas formas de relación gobierno-ciudadano que permitan al Estado brindar sus servicios en forma eficiente, eficaz, con calidad y con independencia de las variables de tiempo y espacio.

� Promover la implementación de mecanismos que faciliten la transparencia del Estado y la participación ciudadana: Este eje se concentra en el fomento y la creación de mecanismos que permitan al ciudadano jugar un rol activo en el quehacer del país, abriendo nuevos espacios y formas de participación ciudadana sustentado en gran parte por la publicidad de información.

� Mejorar la eficiencia del Estado: Este eje busca la concepción y el establecimiento de procesos al interior de las entidades del Estado que permitan la integración de los sistemas de los diferentes servicios,

4 El COINFO está integrado por los siguientes funcionarios: Vicepresidente de la República, Ministro de Hacienda y Crédito Público, Ministro de Comunicaciones, Director del Departamento Nacional de Planeación, Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística y Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. Un delegado del Presidente de la República y el Director del Programa Agenda de Conectividad serán invitados permanentes de la Comisión. 5 El GRAT está conformado por dos delegados de cada una de las siguientes entidades: Presidencia de la República, Vicepresidencia de la República, Ministerio del Interior y de Justicia, Ministerio de Comunicaciones a través del Programa Agenda de Conectividad, Departamento Nacional de Planeación y Departamento Administrativo de la Función Pública.



compartir recursos y mejorar la gestión interna en las instituciones públicas y por consiguiente la eficiencia del Estado.

El desarrollo del Gobierno En Línea debe asumirse como un proceso evolutivo, que comprende cinco fases: Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia en Línea. Estas fases no son dependientes una de la otra, ni tampoco necesitan que termine una para comenzar la otra. Cada una de ellas tiene distintos objetivos y exigencias en términos de costos, necesidades de conocimiento, decisión política y nivel de uso de las tecnologías de la información y la comunicación. Una explicación detallada de cada una de ellas es la siguiente:

Fase Definición

Información en Línea

Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus sitios Web para proveer en línea información, junto con esquemas de búsqueda básica. La información, en su mayoría, se mantiene estática y no existe interacción en línea sino una relación unidireccional. Adicionalmente, se crea un portal de Gobierno que ofrece el acceso a través de un solo punto a la información que publican las entidades en sus sitios Web.

Interacción en Línea

Es la fase en la cual los sitios Web son actualizados con mayor regularidad y se habilita la comunicación de dos vías de entidades con ciudadanos y empresas, con las consultas en línea e interacción con servidores públicos. Se ofrecen mecanismos que acercan al ciudadano con la administración, le posibilitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades en sus sitios Web.

Transacción en Línea

Es la fase en la que se proveen transacciones electrónicas para la obtención de productos y servicios, mediante canales seguros, cumpliendo con los estándares internacionales de acceso y ofreciendo la posibilidad de navegar el sitio en cualquier otro idioma diferente al español.

Transformación en Línea

Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar del Estado, de forma que se eliminan los límites entre entidades y se organizan los servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, quienes pueden acceder a estos servicios por múltiples canales y/o ventanillas únicas virtuales. Para esto, las instituciones deben estar interconectadas y sus sistemas de información misionales integrados, aprovechando la Intranet Gubernamental. Adicionalmente, se habilitan herramientas de personalización para que los usuarios adapten los sitios Web a sus preferencias.

Democracia en Línea

Es la fase en la cual el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en línea, que ha interiorizado en sus prácticas el Gobierno en Línea, siendo éstas de uso cotidiano para el ciudadano. El Gobierno incentiva a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas y temas legislativos, así como a participar en la toma de decisiones y, en general, está dispuesto a involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. En esta fase las entidades ofrecen específicamente información, servicios y trámites en línea para incluir a las poblaciones más vulnerables.

Como ya se mencionó, las entidades estatales avanzan por cada una de estas fases y se espera que haya un proceso evolutivo que las lleve hacia una transformación y una democracia soportada en el uso de herramientas tecnológicas; aunque este no es un proceso lineal, ya que una entidad puede encontrarse en una etapa superior sin que necesariamente haya cumplido con todos los criterios de una o varias de las anteriores. El esquema que resume las fases es el siguiente:

Adicionalmente, algunos conceptos que resulta importantes considerar son los siguientes: � Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios

para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como



trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud. (DAFP).

� Servicio: Conjunto de actividades que buscan proporcionar valor agregado a los usuarios, al ofrecer un

beneficio o satisfacer sus necesidades. � Trámite En Línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una

entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido.

� Servicio En Línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una

entidad. � Cadena de Trámites: Asociación que se establece entre trámites -sectoriales e intra-sectoriales- comunes

y/o complementarios, en función de facilitar a los usuarios la adquisición de derechos o el cumplimiento de obligaciones.

� Ventanilla Única Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realización de

trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solución completa al interesado. � Intranet Gubernamental: Conjunto de soluciones tecnológicas a través de las cuales se interconectan las

entidades para el intercambio de información estandarizada y con adecuados niveles de servicio.



2. LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN Para realizar el diagnóstico de Gobierno En Línea, es necesario iniciar con un levantamiento de información que servirá de base para el análisis de la situación que posteriormente se definirá. La información recopilada en esta etapa se constituye en insumo fundamental para la evaluación de las entidades.

MAPA ESTRATÉGICO Este mapa permite conocer las generalidades de las entidades del sector, con el fin de identificar las características comunes en términos de objetos, políticas y programas.

Objeto general

El sector de planeación es multidisciplinario y las tareas que cumplen sus entidades son transversales a la administración pública en materia de: formulación de políticas y programas de desarrollo, vigilancia y control de la prestación de los servicios públicos y la generación de conocimiento científico y tecnológico nacionales, financiación de programas de desarrollo

Organigrama

Finalidad de las entidades

De acuerdo con el levantamiento realizado en el diagnóstico de Gobierno En Línea, las entidades del Sector Planeación tienen cada una las siguientes finalidades:

Departamento Nacional de Planeación: El Departamento Nacional de Planeación –DNP– tiene como objetivos fundamentales la preparación, el seguimiento de la ejecución y la evaluación de resultados de las políticas, planes generales, programas y proyectos del sector público.

El DNP debe realizar de forma permanente el seguimiento de la economía nacional e internacional y proponer los planes y programas para el desarrollo económico, social y ambiental del país. Adicionalmente, junto con el Consejo Nacional de Política Económica y Social –CONPES–, constituyen el conducto por medio del cual el Presidente de la República ejerce su función de máximo orientador de la planeación nacional.

Superintendencia de Servicios Públicos: Vigilar y Controlar la prestación de los servicios públicos, proteger la competencia y los derechos de los usuarios.



Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia - COLCIENCIAS: Promover el avance científico y tecnológico, incorporar la ciencia y la tecnología a los planes y programas de desarrollo económico y social del país y formular planes de ciencia y tecnología para el mediano y largo plazo. También establece los mecanismos de relación entre las distintas actividades de desarrollo científico y tecnológico y las que, en los mismos campos, realicen la universidad, la comunidad científica y el sector privado colombiano y el mismo Colciencias.

Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE: Empresa Industrial y comercial del estado, de carácter financiero, dotada de personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y vinculada el Departamento Nacional de Planeación. Presta los siguiente servicios: Gerencia de Proyectos (negociación, planeación y ejecución y liquidación); Estructuración de Proyectos (asesoría y estructuración financiera de proyectos, asesoría técnica); Evaluación de Proyectos (evaluación, diseño de metodología y optimización de recursos, evaluación financiera de proyectos); Gerencia de Proyectos con Recursos Internacionales (negociación, planeación y ejecución y liquidación, metodología de selección Banco Mundial)

Políticas públicas y/o líneas estratégicas, principales decisiones de política y planes y/o programas Para cumplir con dicho objetivo y de acuerdo con los documentos de planeación a nivel nacional, se han definido unos objetivos de política que se resumen de la siguiente manera:

Objetivo de Política

Política Planes/Programas

Plan Visión Colombia 2019

Agenda Interna para la Productividad y la Competitividad

Sisben Programa Visión Colombia 2019 Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional La Mojana CONPES Plan Integral para los afrocolombianos Consolidar la capacidad institucional de Colciencias como entidad

orientadora del SNCTI Programa Nacional de Desarrollo Humano-PNDH

Generar alianzas entre actores académicos y empresariales alrededor de infraestructura de investigación y desarrollo tecnológico y Garantizar calidad, confiabilidad y oportunidad en la información relacionada con ciencia, tecnología e innovación

Reforma del Estado-PRAP

Dar respuesta a problemas y necesidades del país a través del apoyo a la investigación

Regalías

Asegurar que la sociedad cuenta con información oportuna y confiable en materia de servicios públicos

Sistema Nacional de Evaluación de Resultados de la Gestión Pública

Fortalecer la vigilancia y el Control para asegurar altos estándares de cumplimiento en la provisión de servicios públicos

Agenda Interna para la Productividad y la Competitividad

Diversificar los negocios de FONADE y ampliar la base de clientes de la entidad

Programa Visión Colombia 2019

Definir e implementar una política social para beneficiar los sectores más vulnerables, de acuerdo con lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo

La Mojana

Definir e implementar una política de remuneración (comisiones y honorarios) acorde con la estructura de costos de los productos y servicios de la entidad

MAPA DE LAS ENTIDADES Flujos y sistemas de información A continuación se presenta la relación de flujos de información que lidera el sector:

ORDEN NACIONAL Enti dad Lider Entidades

Participantes Flujo Descripción Sólo si usa un sistema de informaciòn

Nombre del S.I. Sólo si lidera el S.I.

Descripción Estándar Interop

DNP Entidades del orden nacionales

Banco de Proyectos exitosos

Reporte de información sobre proyectos exitosos de inversión pública

Banco de Proyectos exitosos

Portal Web DNP - Sistema de información Banco de Proyectos Exitosos El Banco de proyectos exitosos –BPE– es una iniciativa liderada por el Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social –Ilpes– y el Departamento Nacional de Planeación –DNP–, a través de la cual se espera generar un sistema de proyectos y experiencias exitosas (así como de experiencias "fracasadas" con el fin de aprender del error).

Entidades del orden nacional

Consulta Bpin Portal Web DNP - Consulta de Proyectos de Inversión Nacional Consulta de Proyectos en el BPIN

BPIN No tiene

Entidades del orden nacional y territorial

Sisben (www.sisben.gov.co)

Portal Web SISBEN - Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales Portal Sisben y Consultas de Puntaje del índice calidad de vida.

Sisben No tiene


Sigob (www.sigob.gov.co)

Sistema de Información para la Gestión y Seguimiento a las Metas de Gobierno Permite monitorear, gestionar y hacer seguimiento a las metas presidenciales expuestas en el Plan Nacional de Desarrollo, tareas formuladas en los Consejos Comunales de Gobierno, instrucciones dadas por el señor Presidente en las sesiones de Consejo de Ministros y Monitoreo a los distintos medios de comunicación por parte de la Oficina de Prensa de la Presidencia (Sistema de Noticias en Línea - SNOL).

Sigob No tiene




NBPIN Sistema de Bancos de Programas y Proyectos de Inversión Nacional -Nuevo- La función general del sistema es el registro de proyectos de inversión pública que solicitan recursos del presupuesto general de la nación, además, Permite el intercambio de información en medio magnético entre instancias que tienen responsabilidades en la programación y la gestión de la inversión pública en las entidades nacionales o entre bancos de los diferentes niveles de la administración pública nacional (ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos).

NBPIN No tiene


MGA Metodología General Ajustada Metodología para la Formulación, Preparación, Evaluación y Programación de Proyectos de Inversión Pública.

MGA No tiene


SIGA Sistema de Información para Gestión de Activos Gestión inmobiliaria en las entidades del nivel central del gobierno, con el fin de disminuir la tenencia de activos improductivos en poder de entidades, promover un uso racional desde el punto de vista de los activos que permanezcan en poder de la administración pública.

SIGA No tiene


SIFA (hasta 1999) Sistema de Información para la Interventoría Financiera y Administrativa de Proyectos Financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalías Gestión, Seguimiento y Control de Proyectos.

Sifa No tiene


INFOProject (desde 2000)

Sistema de Información para la Interventoría Financiera y Administrativa de Proyectos Financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalías Gestión, Seguimiento y Control de Proyectos.

Infoproyect No tiene


SELAR Sistema Auditor de Regalías Directas Interventoría Administrativa y Financiera a la gestión de los Entes Territoriales con recursos de Regalías.

SELAR No tiene




SPI Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión Seguimiento a proyectos de inversión nacional, permitir atender las necesidades de autogestión, apoyar el seguimiento, revisión y evaluación de los proyectos y presentar a la comunidad en general un sistema de información en línea para consultar las características y el estado de avance de dichos proyectos. Seguimiento a la inversión del nivel central del Gobierno (ministerios, departamentos administrativos, establecimientos públicos) y del nivel descentralizado (Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Economía mixta).

SPI No tiene


SiCompito Sistema de Indicadores de la Competitividad Regional (En desarrollo y pruebas) Sistema de Indicadores para promover la rendición de cuentas de las Comisiones Regionales de Competitividad a la ciudadanía y agentes interesados, Generar un esquema de seguimiento a los Planes de competitividad de cada departamento y comparar a nivel nacional, y de ser posible internacional, aquellos indicadores de impacto que muestran los principales avances en la competitividad departamental y subregional.

SiCompito No tiene

DNP Departamentos Municipios y distritos

SSEPI Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión Territorial. Aplicativo que utilizan los bancos de programas y proyectos de las Entidades Territoriales (Departamentos, Distritos y Municipios) para la identificación, programación y seguimiento a los programas y proyectos de inversión pública territorial. Actualmente, se tiene la versión 5.0.

SSEPI Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión Territorial. Aplicativo que utilizan los bancos de programas y proyectos de las Entidades Territoriales (Departamentos, Distritos y Municipios) para la identificación, programación y seguimiento a los programas y proyectos de inversión pública territorial. Actualmente, se tiene la versión 5.0.

No tiene



DNP Autoridades indígenas

Recepción de Información sobre la Ejecución presupuestal de Municipios y Resguardos Indígenas

Reporte de información que deben realizar las autoridades indígenas a los municipios y departamento y al DNP

SICEP Sistema de Información para la Captura de la Ejecución presupuestal de Municipios y Resguardos Indígenas Esta herramienta está orientada a mejorar la eficiencia en la consolidación de la información que los municipios deben presentar al Departamento Nacional de Planeación y a las Secretarias de Planeación Departamental

No tiene

Superservicios Reporte de la información de las ESP

El SUI es un sistema suprainstitucional que busca eliminar asimetrías de información, y la duplicidad de esfuerzos. asi mosmo, garantizar la consecución de datos completos, confiables y oportunos permitiendo el cumplimiento de las funciones misionales, en beneficio de la comunidad.

SUI Sistema Unico de Información XML

Colciencias Registro/Actualización de información relacionada con investigadores, grupos de investigación, producción

El registro/actualización se realiza durante todo el año, con énfasis en convocatorias

Sistema de Información de la Red ScienTI

La plataforma ScienTI (Red Internacional de fuentes de información y conocimiento para la gestión de ciencia, tecnología e innovación) está compuesto por los siguientes módulos: oCVLAC (hoja de vidas de investigadores) o GrupLAC (Grupos de Investigación) o ProducCOL (Productos de los grupos e investigadores) o ProyecCOL (Base de Información de Proyectos Nacionales) o InstituLAC (herramienta para el aval institucional) o Sistema Estadístico (consultas estadísticas de grupos de investigación y hojas de vida de investigadores) o Medición de grupos de investigación o Índice ScientiCol, el cual realiza simulaciones basadas en el estado de las bases de datos de GrupLAC, revistas nacionales e internacionales, libros, patentes y registros de producción tecnológica y realizando validaciones con el estado de las bases de datos en línea. o Pares evaluadores y de medición para selección de pares evaluadores o Oferta Elite, el cual permite a personas altamente especializadas solicitar y ofrecer servicios profesionales.

XML



Colciencias Registro/Actualización de información de publicaciones científicas

Publindex Sistema Nacional de Indexación y Homologacón de revistas especializadas de CT+I

XML

Colciencias Registro/Actualización de información para aspirar a financiación para formación de alto nivel

Sistema Información de Recursos Humanos

La comunidad científica dispone de los siguientes aplicativos para realizar el registro de información correspondiente a cada uno de los programas coordinados por la División: DocLAC, Créditos Condonables, Jóvenes Investigadores.

XML

Colciencias Información acerca de la entidad, servicios y trámites, descarga de formularios

Portal Institucional Sitio de Información y centro transaccional de Colciencias

Colciencias Registro/Actualización de anteproyectos, proyectos de investigación, estímulos tributarios

Sistema Integrado de Gestión de Proyectos

El Sistema Integral de Gestión de Proyectos SIGP cuenta con los siguientes módulos: Registro, seguimiento y evaluación de anteproyectos; Formulario Digital para el registro de proyectos y Seguimiento y Evaluación de Proyectos, Estímulos Tributarios, y Certificación de Centros de Investigación, a través de los cuales se brinda la oportunidad a grupos y centros de investigación, investigadores y empresas acceder a financiación de proyectos en ciencia, tecnología, innovación y desarrollo empresarial.

XML



Las entidades del sector Planeación participan en diversos flujos de información:

ORDEN NACIONAL - PARTICIPA DEL FLUJO

Sector Entidad Flujo Descripción Sólo si usa un sistema de informaciòn

Nombre del S.I.

Planeación

Departamento Nacional de Planeación

Registro de Compras e Inventario de Tecnologías de Información

Sistema de Información de Tecnología de Información y Comunicación SITI


Solicitud de Vigencias Futuras

Justificación para solicitar llevar a cabo ejecución de recursos de proyectos de inversión con cargo a vigencias futuras

Presidencia Comisión Nacional del Servicio Civil Concurso de Méritos Cargos que se ofrecen por la entidad Portal de la Comisión Nacional de Servicio Civil

Presidencia

Departamento Administrativo Función Pública

Hojas de Vida Funcionarios y Contratista Novedades de personal vinculado por Colciencias Sistema Único de Información de Personal - SUIP

Min MAVDT Fondo Nacional del Ahorro Cesantías Aportes de cesantías Reportes de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro

Privado Colsubsidio

Aportes Parafiscales Aportes Salud, Pensión, Caja de Compensación, SENA, ICBF Pago Simple - Planilla Unica de Liquidación de Aportes

Organismos de Control

Contraloría General de la República

Reporte trimestral de sueldos y prestaciones sociales por niveles de funcionarios de Colciencias

Reporte Estadístico de Sueldos y Prestaciones (número de funcionarios y valor por nivel). Sistema de Rendición de Estadísticas Fiscales


Contraloría General de la República Trimestral - Archivo Plano Reporte Presupuestal Contable de Ingresos y Personal SIDEF - Correo Electrónico


Contaduría General de la Nación Trimestral - Archivo Plano

Información Contable - Balance General y Cuentas Recíprocas SHIP


Contaduría General de la Nación Semestral - Archivo Plano Informe de Estados Financieros Detallados y Notas SHIP


Contaduría General de la Nación

Rendición de Cuentas - Impreso Rendición de Cuentas




Contaduría General de la Nación Anual - Impreso Informe de Propiedades de la entidad


DIAN Mensuales - Carga de Información

Presentación de Información Tributaria - Retención en la Fuente - ICA - IVA - Timbre y Convenios Internacionales MUISCA


DIAN Anual - Carga de Información

Presentación de Información Exógena - Abonos en Cuenta y los Cargos por Impuesto MUISCA

Organismos de Control DIAN Anual - Carga de

Información Presentación de la Declaración de Renta MUISCA Organismos de Control

Ministerio de Hacienda

Mensuales - Carga de Información Informe de Ejecución Presupuestal - Gastos e Ingresos SIIF - Internet vía VPN


Ministerio de Hacienda Mensuales - Impreso Informe de Ejecución Presupuestal - Gastos e Ingresos


Ministerio de Hacienda

Mensuales - Carga de Información Pac Mensualizado SIIF - Internet vía VPN



Rendición de Cuentas

Se rinden dos informes, uno intermedio y uno final denominados: Cuenta Consolidada de la Entidad. Entre la información que se presenta, se encuentran: estados contables, revisoría fiscal, ingresos, ejecución del plan de compras, ejecución de planes de acción, información contractual, indicadores de gestión, operativos, procesos judiciales, gestión ambiental, proyectos de empréstitos internacionales y proyectos de cooperación internacional



Plan de Mejoramiento

Presenta las acciones correctivas correspondientes a cada uno de los hallazgos y observaciones producto de un proceso de auditoria gubernamental con enfoque integral a la que haya sido sometida la entidad

Presidencia

Alta Consejería Presidencial

Control de Gestión a la entidad

Los controles de gestión se llevan a cabo bajo el liderazgo de la Alta Consejería Presidencial y por solicitud del Señor Presidente de la República, con el fin de tener información de primera mano sobre la situación de cada una de las principales entidades del estado y las gestiones adelantadas por estas para el cumplimiento de los objetivos trazados en la campaña presidencial (para ambos cuatrienios) y plasmados en los Planes Nacionales de Desarrollo (de ambos cuatrienios).

Planeación

Departamento Nacional de Planeación Marco de Gasto de Mediano

Plazo

De acuerdo con los techos preliminares de gasto y los lineamientos de política y priorización sectorial, establecidos anualmente por DNP y MinHacienda, se estiman los ingresos y gastos realizados por la entidad para los próximos cuatro años.



Planeación

Departamento Nacional de Planeación Indicadores SIGOB

Seguimiento trimestral a la programación, gestión y resultados de los principales programas de acción de gobierno, establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo a través de indicadores SIGOB, Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno

Planeación


Informe al Congreso

Documento que da cuenta de los resultados mas importantes de la institución en el ultimo año (junio a junio) y que forma parte del informe sobre la ejecución del Plan Nacional de Desarrollo que realiza el señor Presidente de la República al Congreso.

Planeación


Actualización de proyectos y justificación de las modificaciones presupuestales

Ejercicio que actualiza los proyectos de inversión de Colciencias en la Vigencia actual BPIN (Banco de Proyectos de Inversión Pública)

Planeación


Seguimiento a Proyectos de Inversión Pública

Ejercicio que hace seguimiento a los proyectos de inversión actuales de Colciencias SPI (Seguimiento de Proyectos de Inversión)

Planeación


Formulacion de anteproyectos de inversión

Ejercicio que formula los nuevos proyectos de inversión de Colciencias BPIN, MGA (Metodología General Ajustada)

Planeación


Actualización de proyectos en la regionalización del recurso de inversión una vez ha sido asignado y ejecutado

Ejercicio que hace informa de los proyectos de inversión actuales de Colciencias la distribución regional

BPIN (Banco de Proyectos de Inversión Pública), SPI (Seguimiento de Proyectos de Inversión)

Planeación


Plan de Desarrollo Administrativo

Diagnosticar y proponer la simplificación de procedimientos, la supresión de trámites innecesarios

Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnología

Cálculo del Gasto de Inversión en CTI

Documento que presenta la inversión del gasto de CyT en Colciencias


Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno Informe Ejecutivo Anual

Informe de Avance del Sistema de control interno de cada vigencia Sistema de Control Interno


Contraloría General de la República Informe Mensual Informe Mensual de Austeridad en el Gasto



Presidencia

Alta Consejería Presidencial

Informe de Seguimiento trimestral al Gasto de Funcionamiento en el marco del fortalecimiento de la lucha contra la corrupción

Informe de Seguimiento al Gasto de Funcionamiento en el marco del fortalecimiento de la lucha contra la corrupción Aplicativo en Excel enviado por correo electrónico



Informe Anual de Control Interno Contable (presentación eventual)

Informe de control interno contable realizado eventualmente cuando se detecten desviaciones significativas

Presidencia

Presidencia de la República - Programa Presidencial de Lucha contra la corrupción

Informe bimensual de hallazgos

Informe de Hallazgos detectados por la Oficina de Control Interno Enviado por correo electrónico

Planeación

Plan de Desarrollo Administrativo - PDA

Informes periódicos según plan de trabajo previsto para cada año

Se envían los avances y/o entregas de los planes de trabajo definidos en los diferentes grupos de trabajo del PDA en sector Planeación Enviado por correo electrónico

Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derechos de Autor

Informe Anual de Seguimiento Derechos de Autor - Software

Verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de la normas en materia de derechos de autor referente al software


DIAN - Subdirección de Fiscalización Tributaria

Informe de Seguimiento a Convenios de Cooperación

La entidad debe suministrar a la DIAN una relación mensual de todos los contratos vigentes con cargo a Convenios de Cooperación y Asistencia Técnica para el apoyo y ejecución de sus programas y proyectos


Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto

Informe de seguimiento a contratos o convenios vigentes para la administración de recursos

La información debe ser reportada por el Secretario General o quien haga sus veces, y corresponde a los contratos o convenios para la administración de recursos, debe incluir los convenios suscritos con entidades de derecho internacional y la información sobre el empleo de los recursos de tales convenios



Informe de seguimiento y consolidación del Plan de Mejoramiento para la CGR

Informe de seguimiento y consolidación del Plan de Mejoramiento para la CGR

Presidencia Departamento Administrativo Función Pública

Informe reportado bimensualmente Supresión de empleos vacantes de la entidad



Trámites y/o servicios prestados TRÁMITES PRIORIZADOS

Nombre del trámite Dirigido a C y/o E y/o AP

Etapa del trámite

Sólo si requiere comprobar circunstancia con otra entidad La etapa:

¿Se puede realizar por medios e-?

¿Lo hace por medios electrónicos?

Sólo si lo hace por e-

Entidad y requisito

Lo hace por medios e-?

Sólo si lo hace e- Cómo lo hace

(Códigos B) Cómo lo hace (Códigos A)

DNP

Solicitud de cargue o actualización de proyectos en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional - BPIN

Persona Jurídica: derecho público

1. Presentar a la Dirección Técnica respectiva la solicitud y Ficha de Estadísticas básicas de Inversión -EBI- de los proyectos en medio físico y archivo magnético

si no

2. Recibir comunicación donde se informa que el proyecto fue registrado o actualizado

si no

Superservicios

Inscripción RUPS

C y/o E

Solicitar la clave y usuario para ingresar al Sistema Único de Información -SUI si si 2

Ingresar al SUI y cargar los datos solicitados en el link Registro Único de Prestadores -RUPS- si si 2 Radicar e imprimir la solicitud de inscripción en el Registro Único de Prestadores -RUPS- El prestador ingresa al SUI y carga los datos solicitados en el link Registro Único de Prestadores si si 2



Enviar por cualquier medio, los documentos soportes de la solicitud, junto con la solicitud de cancelación si si 2

Pago de la Contribución Especial

C y/o E

Recibir la liquidación de la contribución especial enviada por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y verificar contra la Resolución que establece la tarifa de la contribución. si no Pagar el valor de la Contribución especial, haciendo uso del formato de liquidación enviado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios si no

Remitir copia de la consignación o de la constancia de pago de la contribución especial a la Dirección Financiera de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios si no

Solicitud de Actualización del Registro Unico de Prestadores - RUPS-

C y/o E

Cargar los datos respecto de los cuales se reporte la novedad en el link Registro Único de Prestadores -RUPS- si si 1

Radicar los datos cargados e imprimir la respectiva certificación del trámite RUPS

Reporte de información que deben realizar las autoridades indígenas a los municipios y departamento y al DNP si si 2

Enviar vía correo, los documentos soporte de la solicitud, conjuntamente con el certificado de trámite firmado por el Representante Legal

Reporte de la información de las ESP si si XML



Colciencias

Solicitud de calificación de proyectos de investigación científica o de innovación tecnológica, para solicitar Exención de IVA en la importación de equipos y elementos que serán destinados a su desarrollo

C y E

Recibir en correspondencia y registrar en el sistema la información mínima del documento

si si

2

Verificar los requisitos mínimos previstos por Colciencias en la guía de presentación de solicitudes para Incentivos fiscales

si si

2

Registrar y codificar la solicitud en el Sistema de Información

si si

2

Remitir a Evaluación: De acuerdo con la temática del proyecto se seleccionan evaluadores y se les envían las propuestas para su evaluación

si si

2

Emitir concepto de la evaluación: El programa o área temática respectiva elabora un concepto técnico sobre la viabilidad de la propuesta (calidad, pertinencia y eficiencia).

si si

2

Remitir a la respectiva Subdirección de Programas para ser avalada y presentada al comité de dirección

si si

2

Decidir: El Comité de Dirección decidirá que solicitudes se califican positiva o negativamente con base en las evaluaciones presentadas.

si si

2

Elaborar y notificar la resolución y/o certificación:

si si

2

Elaborar y remitir el Convenio Marco a las entidades que se les ha aprobado beneficios tributarios

si si

2

Hacer seguimiento a los proyectos aprobados por el Consejo nacional de ciencia y tecnología a través de los informes y visitas realizadas

si si

2

Generar Estadísticas periódicamente si si 2



Remitir a la DIAN los reportes de las entidades a las cuales se les han aprobado beneficios tributarios

si si

2

Hacer devolución de las solicitudes que no cumplen con los requisitos mínimos

si si 2

Solicitud para el Reconocimiento expreso a los Centros de Investigación, Centros de Desarrollo Tecnológico y Centros y Grupos de Investigación de Instituciones de Educación Superior

C y E

Solicitar la remisión de la guía de presentación de solicitudes a la oficina de Registro y Seguimiento de Proyectos.

si si

2

Remitir por correo certificado, la solicitud del tramite anexando todos los requisitos de la guía suministrada

si si

2

Consultar la correcta radicación de la solicitud

si si 2

Recibida la carta de Notificación debe presentarse el Representante legal o su apoderado a notificarse de la resolución, o enviar carta de Renuncia a términos, según modelo.

si si

2

Publicar edictos en dos (2) diarios de Circulación Nacional impresos en Bogotá por tres (3) días consecutivos y remitir a la Secretaría del Grupo Evaluador de Proyectos Aerocomerciales un ejemplar de cada uno de los periódicos en donde conste dicha publicación.

si si

2

Si quien presenta la petición de constitución ante la Entidad, no la sustentará ante el Grupo Evaluador de Proyectos Aerocomerciales, debe otorgar poder a quien lo vaya a representar en la Audiencia Pública. Así mismo, quienes se encuentren interesados en participar bien apoyando u oponiéndose, deberá inscribirse por escrito ante la Oficina de Transporte Aéreo.

si si

2



Dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Grupo Evaluador de Proyectos Aerocomerciales recibiría respuesta a la decisión tomada.

si si

2

Si fue autorizada la petición, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se le comunique esta decisión, el interesado deberá constituir una caución a favor de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil , que ampare la obligación.

si si

2

Una vez notificado de la respectiva autorización, el interesado deberá acreditar los requisitos técnicos, administrativos y financieros, dentro del término de un (1) año, contados a partir del día siguiente del recibo de la comunicación del Grupo Evaluador de Proyectos Aerocomerciales y este término puede ser prorrogado por lapso igual, siempre y cuando medien causas justificadas no imputables a la empresa.

si si

2

Solicitud de calificación de proyectos para deducción en renta por inversiones o donaciones en Ciencia y Tecnología

C y E

Recibir la solicitud de tramite si si

2

Verificar requisitos si si 2

Registrar información en la Base de Datos de Estímulos Tributarios

si si

2

Devolver la solicitud a la entidad solicitante si no cumple con los requisitos de la guía

si si

2

Iniciar el proceso de evaluación de las solicitudes que cumplen con los requisitos establecidos por el Consejo Nacional de ciencia y Tecnología

si si

2

Remitir a la secretaria general para ser presentados ante el Consejo nacional de ciencia y tecnología.

si si

2



Elaborar el informe resumen para CNCyT

si si 2

Presentar en el CNCyT si si 2 Evaluar y Decidir si si 2 Elaborar y remitir la certificación con la decisión tomada por el Consejo nacional de Ciencia y Tecnología

si si

2

Elaborar y remitir el Convenio Marco a las entidades que se les ha aprobado beneficios tributarios

si si

2

Hacer seguimiento a los proyectos aprobados por el Consejo nacional de ciencia y tecnología a través de los informes y visitas realizadas

si si

2

Generar Estadísticas periódicamente si si

2

Remitir a la DIAN los reportes de las entidades a las cuales se les han aprobado beneficios tributarios

si si

2

Solicitud de calificación de proyectos para Exención de renta para nuevo software

C y E

Recibir la solicitud de tramite si si 2 Verificar requisitos si si 2

Registrar información en la Base de Datos de Estímulos tributarios

si si

2

Iniciar proceso de evaluación de las solicitudes que cumplen con los requisitos exigidos

si si

2

Decidir: Las solicitudes evaluadas por el comité de expertos se Presentan ante Comité de Dirección de Colciencias para ser aprobadas o negadas.

si si

2

Actualizar la Base de Estímulos si si 2 Elaborar y enviar la Resolución con la decisión del comité de dirección de Colciencias

si si

2

Generar Estadísticas periódicamente si si 2

Remitir los listados que informan a la DIAN los software nuevos calificados

si si

2



Hacer la devolución al solicitante de los proyectos que no cumplen con los requisitos de la guía

si si

2

Solicitud de calificación de proyectos para Exención de renta para nuevos productos medicinales

C y E

Recibir la solicitud de trámite si si 2 Verificar requisitos si si 2

Registrar información en la Base de datos de Estímulos Tributarios

si si

2

Iniciar proceso de evaluación de las solicitudes que cumplen con los requisitos exigidos.

si si

2

Presentar ante Comité de Dirección de Colciencias

si si

2

Actualizar la Base de Estímulos si si 2 Elaborar y enviar la Resolución si si 2

Generar periódicamente las estadísticas del tramite

si si

2

Informar a la DIAN si si 2

SERVICIOS PRIORIZADOS

Nombre del servicio Dirigido a

C y/o E y/o AP

Etapa del servicio

Sólo si requiere comprobar circuntancia con otra

entidad La

etapa: ¿Se

puede realizar

por medios

e-?

¿Lo hace por medios

electrónicos?

Sólo si lo hace por e-

Entidad y

requisito

Lo hace por

medios e-?

Sólo si lo hace

e- Cómo lo hace

(Códigos B)

Cómo lo hace

(Códigos A)

DNP

Consulta y seguimiento documentos Conpes

C/E/AP

Permite hacer seguimiento en línea a los documentos Conpes si no



Consulta puntaje clasificatorio SISBEN Ciudadano

Consultar el puntaje obtenido ingresando el número de identificación si no

Colciencias

Solicitud de Indexación de Publicaciones

Especializadas de Ciencia, tecnología e Innovación -

El Índice Bibliográfico Nacional - Publindex

E

Solicitud/Registro del servicio de indexación por parte de la Institución/organización

si si

2

Verificación de información básica si si

2

Asignación de nombre y contraseña para ingresar información en la Base Bibliográfica Nacional PUBLINDEX si si 2

Registro de información de la publicación por parte del Editor si si 2

Envío de la publicación en forma física para verificar cumplimiento de condiciones no no 9

Evaluación del cumplimiento de condiciones y requisitos si si 2 Publicación de Resultados si si 2

Solicitud de homologación de Revistas

Especializadas de Ciencia, Tecnología e Innovación

Extranjeras

E Asignación de nombre de usuario y contraseña

si si 2

E

Elaboración de listado de solicitudes recibidas en el trimestre.

si si 2

E Verificación e indagación de información.

si si 6

E Listado de revistas verificadas.

si si 2

E Actualización listas de revistas homologadas.

si si 2

E Informes para las entidades solicitantes.

si si 2

E Acceso a herramientas electrónicas.

si si 2



E

Revisar acto administrativo y entregar al Director con soportes

no no 9

E

Aprobar proyecto del Acto Administrativo y colocar Vo.Bo. no no 9

E

Enviar al Despacho del Superintendente Acto Administrativo con soportes

no no 9

E Firmar Acto Administrativo no no 9

E Entregar resolución firmada a notificador Dirección

no no 9

E Procedimiento Notificación de actos administrativos

no no 9

E

Recibir copia de la resolución y archivar en la carpeta respectiva no no 9

Servicio de registro de hojas de vida de investigadores C

Registro de Información de hojas de vida de profesionales e investigadores, con su producción si si 2

A continuación se presentan los códigos para identificar los medios a través de los cuales se realizan las etapas de los trámites y de los servicios:

CÓDIGOS A CÓDIGOS B 1 Correo electrónico 1 Consulta a bases de datos 2 Sistema de información (Mencione el SI) 2 Aplicación (software descargable, simulador, cotizador, etc.) 3 Consulta en línea a base de datos (especifique cuál) 3 Descarga o diligenciamiento en línea de formulario 4 Servicio del enrutador transaccional 4 Pago electrónico 5 Otro (especifique cuál junto al código) 5 Envío en línea de información

6 Verificación de cumplimiento de requisitos 7 Notificación del resultado del trámite/servicio 8 Recepción en línea del resultado del trámite/servicio 9 Ventanilla Única (Nombre de la ventanilla única) 10 Otro (especifique cuál junto al código)

3. DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD

Teniendo como guía las fases de Gobierno En Línea, a continuación se presenta el resultado del diagnóstico sectorial a partir de los criterios que permiten determinar la evolución de las entidades por cada una de las fases de Gobierno En Línea. La valoración de cada uno de los criterios ha sido definida por la Agenda de Conectividad dependiendo de la importancia dentro de los propósitos de Gobierno En Línea, y la complejidad de implementación de cada uno. El siguiente cuadro resume el estado del Sector Planeación en cada una de las fases de Gobierno En Línea. FASES

Información Interacción Transacción Transformación Democracia Departamento Nacional de Planeación 95% 46% 18% 61% 52%

Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

91% 86% 54% 87% 64%

Colciencias 90% 96% 67% 76% 0%

Fonade 97% 94% 84% 95% 0%

Balance Sector (Agosto 2008) 93% 80% 56% 80% 29%

Rojo: Si el cumplimiento de los criterios está entre 0% y 50%. BAJO Amarillo: Si el cumplimiento de los criterios está entre 51% y 80%. MEDIO Verde: Si el cumplimiento de los criterios está entre 81% y 100%.ALTO

El balance del sector corresponde al promedio simple del puntaje obtenido por las entidades del sector en cada una de las fases. Adicionalmente, con el fin de tener un indicador integral sectorial que aglutina todas las fases de Gobierno En Línea, se ha definido el indicador sectorial de Gobierno En Línea, para lo cual se utiliza la siguiente formula:

%20

%30

%25

%15

%10

:.%

sec

:

%*1 1

Democracia

ciónTransforma

nTransacció

nInteracció

nInformació

siguienteslossonesporcentualpesosDichosFasecadaaasignadoporcentualPesoPeso

FasecadaenobtenidototalPuntajeTF

LíneaEnGobiernodefasesdeNúmeroF

torelconformanqueentidadesdeNúmeroN

DondeN

PesoTF

GELIS

N

n

F

f

==

==

=−∑∑

= =

Al aplicar esta fórmula, el indicador para el Sector Planeación resultado es de 65%, lo que significa que la el sector aún no aprovecha totalmente las herramientas del Gobierno en Línea como un instrumento para prestar mejores servicios a los ciudadanos y a los otros usuarios de la gestión de la entidad. Aunque se aprecia que las entidades cumplen en su mayoría con los criterios para la fase de información e interacción, aun le resta por hacer bastante trabajo en las fases siguientes, que son las que tiene un mayor peso relativo. A partir de la realización de este diagnóstico, es necesario determinar la realización de un plan de acción que permita un mayor desarrollo de los diferentes componentes del Gobierno en Línea en el Sector de manera que se mejore la prestación de los servicios a cargo de las entidad, en términos de efectividad, costos y beneficios para los ciudadanos y las empresas. El sector ha implementado acciones de Gobierno En Línea como se muestra para la fase de información en la cual tiene un cumplimiento superior al 90% de los criterios, pero debe capitalizar esa experiencia para cubrir de una mejor manera sus servicios y los flujos de información a través de los cuáles se relaciona con la Administración Pública. Finalmente, se debe estructurar un plan en donde se definan acciones entorno al cumplimiento de los criterios de las fases de Gobierno En Línea, que generen un alto impacto, automatización de trámites y servicios,



vinculación de la entidad a la Intranet Gubernamental y acciones de seguimiento para medir en avance en el cumplimiento de las metas definidas en el plan. Además de adelantar las gestiones que permitan el cumplimiento puntual de los diferentes criterios para las fases de transacción y transformación, las entidades deben enfocar esfuerzos importantes en la automatización de los flujos de información que lidera la entidad y que se encuentran relacionados con la recolección de información para el ejercicio de sus funciones.

De igual manera, dado el carácter e importancia de las entidades que conforman el sector, sería también importante estructurar proyectos que permita implementar herramientas que abran la posibilidad de que los ciudadanos puedan participar a través de canales electrónicos con una estrategia clara de e-participación y de e-democracia.

diagnÓstico de gobierno en lÍnea del sector de … · 2004 y la ley 962 de 2005 se precisan...

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