digitalisering til grøn velfærd 2013-2015 3 version...
TRANSCRIPT
Rebild Kommunes digitaliseringsstrategi 2013-2015
Digitalisering til grøn velfærd 2013-2015
Side 2 af 14
Indhold
Indledning ................................................................................................................................. 3
Digitalisering sætter rammer og retning ......................................................................................... 4
Indsatsområder .......................................................................................................................... 6
Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi ................................................................................ 7
Beslutningsstruktur og digital ledelse (governance) ...................................................................... 8
Rådhusbyggeri– sikker drift med minimalt tab af produktivitet ....................................................... 9
De umiddelbare gevinster skal høstes ....................................................................................... 10
It-sikkerhed .......................................................................................................................... 12
Drift og servicering ................................................................................................................ 13
Evaluering af strategiske indsatsområder .................................................................................. 14
Side 3 af 14
Indledning Nærværende it-strategi, ”Digitalisering til grøn velfærd” bygger på Rebild Kommunes generelle strategier og politikker og er et væsentligt element til at håndtere de generelle digitaliseringsudfordringer, Rebild Kommune står over for. Strategien er en ramme for de kommende års arbejde med IT- og digitaliseringsindsatsen i Rebild kommune. ”Digitalisering til grøn velfærd” afløser Rebild Kommunes it-strategi 2010-2012.
Udfordringerne: Det digitale krydspres udfordrer kommunens budgetter Der er økonomiske udfordringer i forbindelse med omlægningen af det kommunale it-leverandørmarked med opbrud af monopoler og betaling for services, der håndteres andetsteds (f.eks. Udbetaling Danmark, hvor vi skal betale for systemanvendelse). Vi kan imødese stigende priser i kraft af fortsat betaling til eksisterende leverandør(er), samtidig med at vi forventeligt vil skulle investere i medudvikling og medfinansiering af nye løsninger, typisk udviklet via KOMBIT.
Der er økonomiske udfordringer i forbindelse med gennemførelsen af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, hvor strategiens 6 spor medfører investeringer og efterfølgende omlægninger af såvel administrative opgaver som serviceydelser. Det vurderede effektiviseringspotentiale vil blive gjort til genstand for drøftelse i de årlige kommuneforhandlinger, og derfor kendes det fulde besparelses-potentiale ikke.
Ifølge Finansministeriet kan den fælleskommunale digitaliseringsstrategi medføre et fald i udligning på lidt under 15 mio. kr. pr år, når strategien er fuldt indfaset i 2015.
Nye systemer til nye opgaver øger risikoen Omlægning af administrative opgaver og serviceydelser sammenholdt med tilførelse af nye opgaver bl.a. inden for det nære sundhedsvæsen øger kompleksiteten og dermed risikoen i den kommunale anvendelse af it og digitalisering. Vi skal indføre nye rutiner, løse nye opgaver og indføre nye systemer og nyt udstyr til at løse disse opgaver. It skal integreres i et stadig stigende antal arbejdsprocesser – hvor som helst, når som helst og med hvilken som helst enhed.
Prioritering af digitalisering skal være i ledelsens fokus Når digitalisering skal gøre os bedre til at løse flere opgaver mere effektivt og med høj kvalitet, stiller det krav om en handlekraftig og sammenhængende it-ledelse. Omstillingsprocesser og innovering af tværgående forretningsgange med it og digitalisering stiller krav om koordinerende processer mellem forretningen og it. På den måde fokuseres der bedst muligt på, at forretningen profiterer af investeringer i it og digitalisering og kan prioritere derudfra.
Metode Arbejdet med digitaliseringsstrategien påbegyndtes primo november 2012 og forventes politisk godkendt inden udgangen af 1. kvartal 2013. Grundlaget for udarbejdelse af strategien hviler på interviews af direktion, chefer og af disse udpegede nøglepersoner (projektledere, ansvarlige for fagsystemer, funktions- og teamledere).
Strategien realiseres gennem konkrete projekter. Disse besluttes i strategisk ledergruppe efter vor projektmodel og håndteres via vore tværgående projektrapporteringsværktøjer.
Side 4 af 14
Digitalisering sætter rammer og retning Digitalisering er med til at skabe rammer og sætte retning for vores arbejde i Rebild Kommune.
Med it og digitalisering skal Rebild Kommune
Skabe værdi
Indfri mål
Løse problemer
Grundlaget og fundamentet for al it-udvikling, -investering, -drift og support hviler på, at betjeningen af borgere og virksomheder skal være i fokus. Det vil sige, at vi skal stræbe mod det højst mulige udbytte ved at anvende eksisterende såvel som nye løsninger optimalt.
For at imødekomme ønsket om det størst mulige udbytte kan det blive nødvendigt med prioriteringer og investeringer, hvorfor digitaliseringsindsatsen skal være en del af strategiske ledelses beslutningsprocesser.
Der skal træffes strategiske valg for at sikre, at det økonomiske råderum til investeringer i digitalisering og en vedligeholdelse af eksisterende løsningsportefølje.
Grundlæggende skal der være fokus på et sammenhængende og driftsstabilt it-miljø. Dette hviler på målsætninger om effektiv udnyttelse af it og prioritering af systemers vigtighed ud fra at kunne servicere borgeren bedst muligt.
Der skal være fokus på, at effektiv udnyttelse af it og realisering af gevinster skal skabe det økonomiske grundlag for at kunne tænke nyt – og gerne ”grønt”.
Der skal være fokus på, at vi er i stand til at skabe de rette rammer og udfylde dem med de prioriteringer vi foretager, og de ressourcer vi har til rådighed.
Det giver det bedste grundlag for at skabe en professionel og ledelsesmæssig prioriteret it- og digitaliseringsindsats i de kommende år, hvor digitalisering vil stå højt på den nationale dagsorden (godt 12 % af alle lovforslag i 2013 tager udgangspunkt i digitalisering).
Fra borgerens perspektiv kan it og digitalisering give mere
ensrettet og homogen sagsbehandling – udnytter vi
systemer og løsninger godt nok på den ene side og bruger vi
de rigtige systemer i markedet?
Ledergruppen, Center Sundhed
Borgerne mødes af lovkrav om at betjene sig selv via nettet,
fx at ansøge om en offentlig ydelse. Det stiller krav til os om
at ændre alle de administrative arbejdsgange, sådan at
digitalisering omfatter alle processer, ikke kun den
borgerrettede ansøgningsproces.
Claus Holm, Centerchef Borgerservice
”
Måske bruger vi for meget tid på at forfølge projekter, som
vi ikke kan nå eller har økonomisk mulighed for at
gennemføre.
Nanna Linnemann, Ellen Kragh og
Louise Gammelholm Poulsen, Center Kultur og Fritid
”
Vi skal have ryddet op i systemerne og vurdere, hvilke der er
”must have” og hvilke der kan undværes.
Jesper Dahlgaard, Centerchef Arbejdsmarked
Der skal findes en løsning, der støtter den samlede
organisation, prioriteringer skal være kendt.
Anne Marie Holm, Centerchef Sundhed
Gevinsterne skal opgøres på om manuelle arbejdsgange kan
realiseres. Der skal være fokus på business cases og hele
tiden vurderes om gevinsterne hentes.
Lars Peter Schou, direktør
”
Side 5 af 14
I den forbindelse skal vi konstant stille os selv spørgsmålet om, hvordan vi får vore egne kompetencer til at følge med.
Set i relation til skoleområdet, som totalt set rummer langt de fleste brugere, er det krydsningen mellem viden og infrastruktur der er i højsædet – der skal skabes sammenhæng mellem processer og kompetencer på skolerne for at sikre, at eleverne kan opnå optimal digital læring.
Vi har behov for opkvalificering ift. at lede digitaliserings-
projekter og -opgaver, så medarbejderne kan udnytte
mulighederne.
Maja Torp, Fællescenter HR og Udvikling
Generelt er der brug for kompetencer i forandringsledelse,
digital modenhed hos topledelsen og digitale kompetencer i
ledergruppe og byråd.
Claus Holm, Centerchef Borgerservice
”
Side 6 af 14
Indsatsområder De nationale initiativer og vore egne ønsker til it og digitalisering lægger op til følgende indsatsområder:
Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi – placering af det forretningsmæssige og praktiske ansvar for udførelse og resultatskabelse.
Beslutningsstruktur, digital ledelse og governance – implementering af værktøjer, metoder og modeller der sikrer tværgående ledelsesfokus.
Rådhusbyggeri – vi skal inden for strategiperioden bygge og flytte ind i nyt byggeri
De umiddelbare gevinster skal høstes – hvis der er oplagte muligheder for digitalisering, skal de på baggrund af nærmere beskrivelse (business cases) prioriteres og evt. implementeres.
It-sikkerhed – set ud fra den kompleksitetsgrad der er ift. anvendelse af it-systemer og bl.a. lagring af dokumentation, skal it-sikkerhedspolitikken revideres og indstilles til politisk godkendelse inden udgangen af juni måned 2013.
Drift og servicering – ift. fastlæggelse af servicekrav og dokumentation for overholdelse skal servicebeskrivelse for såvel administrativ IT såvel som skole IT revideres og indstilles til administrativ godkendelse inden udgangen af juni måned 2013.
Side 7 af 14
Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Fokus for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi er ovenstå-ende 3 områder. Disse 3 områder er udmøntet i seks spor med i alt 36 initiativer. Som en del af at forankre forandringsprocesser med it og digitalisering i forretningen, er der placeret et overord-net forretningsansvar. Det vil sige initiering, projektering, implementering rapportering med indfrielse af de givne mål.
Arbejdet med at indfri digitaliseringsstrategiens mål og potentiale vil være afhængig af tværgående og handlekraftigt lederskab. De enkelte projekters forretningsmæssige placering i organisationen betyder ikke nødvendigvis, at den organisatoriske ramme er inden for ét enkelt center. ”Obligatorisk digital service” som ”fælleskommunal standardi-sering af geodataområdet” jf. nedenfor er blandt nogle af de projekter, der har tværgående karakter.
Prioritering og rapportering af projekter (fremdrift, risici m.m.) sker i strategisk ledergruppe, jf. beslutning om at forankre digitaliseringsforum i strategisk ledergruppe (85.00.00-P20-43-12).
Det er vigtigt, at der bliver taget ansvar for opgaven i de
berørte centre og vigtigt med ledelsesfokus herpå.
Derudover bør projekterne implementeres jf. den aftalte
projektmodel og de involverede projektledere, styregrupper
og projektdeltagere bør kende deres roller og opgaver.
Charles Lydersen, Fællescenter It og Digitalisering
”
Side 8 af 14
Beslutningsstruktur og digital ledelse (governance) Formålet er at styrke Rebild Kommunes muligheder for at gennemføre digitaliseringsprojekter med de forventede krav til effektivisering og reduktion af omkostninger, jf. løbende kommuneforhandlinger, samt sikkerhed (jf. Rebild Kommunes sikkerhedspolitik).
Succeskriterierne er at ledelsen af Rebild Kommune oplever, at:
der skabes overblik over kommunens digitaliseringsprojekter og gruppen deltager aktivt i at træffe beslutninger om projekters videre forløb
der skabes overblik over, hvilke projekter der tilfører værdi og hvordan denne værdi kan kvantificeres
der vil kunne tilføres relevante projektledelseskompetencer til de projekter, Rebild Kommune pålægges at gennemføre
der ud fra kvalificering vil kunne gennemføres digitaliseringsprojekter, som er strategisk funderet og dokumenteret skriftligt i Rebild Kommunes digitaliseringsstrategier.
Digital ledelse implementeres i løbet af 2013, bl.a. med:
uddannelsestilbud til ledere og tværgående uddannelsesforløb for udvalgte projektledere og konsulenter (inden udgangen af 3. kvartal 2013)
indførelse af fælles værktøjskasse, projektstyringsværktøj og projektrapporteringsmodel (til udgangen af 1. kvartal 2013)
Med digital ledelse sættes fornyet fokus på den governancestruktur, som er udarbejdet i 2011, og som skal indarbejdes i digital ledelse i Rebild Kommune.
Det vil sige, at alle beslutninger der vedrører fælleskommunal digitali-seringsstrategi, Rebild Kommunes digitaliseringsfond og anskaffelsen af nye forretningssystemer besluttes i og rappor-teres til strategisk ledergruppe til evt. direkte igangsætning eller til videre politisk godkendelse.
Digitalisering skal hjælpe til at nå de mål, der er for
organisationen … således der skabes værdi, følges op på
gevinsterne og evalueres.
Anne Marie Holm, Centerchef Sundhed
”
Når det er vist, at systemerne kan fungere skal processerne
prioriteres, så effektivisering kan høstes. Der er brug for
flere kontante og konsekvente beslutninger ift. effektivise-
ring af processer.
Allan Hübertz, Centerchef Sekretariat
”
Side 9 af 14
Rådhusbyggeri– sikker drift med minimalt tab af produktivitet I foråret 2014, er det planen at rådhuset i Støvring flytter i nyt byggeri.
Det er Fællescenter it og digitaliserings mål, at der fokuseres på sikker drift med minimalt tab af produktivitet før, under og efter bygning af og indflytning i byggeriet.
Med etablering af et it center i rådhusbyggeriet skabes den vigtigste tekniske grundforudsætning for, at der i det hele taget kan arbejdes med digitalisering. Etableringen i rådhusbyggeriet med ny it infrastruktur vil derfor være et altoverskyggende nøgleprojekt for Fællescenter it og digitalisering i strategiperioden.
Der vil derfor såvel i forbindelse med planlægning og gennemførelse af byggeriet være interaktiv deltagelse fra it og digitalisering, således at den første medarbejder der sætter sig på sin nye arbejdsplads kan arbejde it-mæssigt fra første dag.
Side 10 af 14
De umiddelbare gevinster skal høstes Generelt skal it- og digitalisering i sidste ende forbedre muligheder for at støtte medarbejderne i at levere effektive serviceydelser til borgerne. Langt den overvejende del af disse områder, er der også fokus på i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Derudover har Rebild Kommune selv peget på en række muligheder, der skal vurderes. Mulighederne skal vurderes ud fra en nærmere angivet beskrivelse, der redegør for:
potentiale, succeskriterier og mål
omkostninger
risici
involvering af interessenter og organisation og
evaluering
I den dialog der har været med organisationen, bliver der peget på en lang række områder, som er nævnt nedenfor. Områderne afklares i den proces, der er fastlagt for etablering af projekter i organisationen.
Kommunikation med borgeren Én hjemmeside som indgang for borgere og virksomheder
(dette projekt er etableret, og målet er at have første version af hjemmesiden klar i 2. kvartal 2013).
SMS-tjenester
Borgernes egen adgang til sagsdata
Anvendelse af sociale medier
Digital reception
De fire sidstnævnte projektområder skal nærmere afklares i strategiperioden.
Fleksibilitet i arbejdsdagen for administrativt ansatte Anvendelse af tablet-udstyr
Anvendelse af systemer – fokus på mere integration og tværgående systemsammenhæng
Videokonference
Kompetencer til at udnytte nuværende og fremtidige muligheder
Anvendelse af geografiske informationssystemer i sagsbehandling
Automatiseret indberetning af ferie og kørselsgodtgørelse
Print med kode
Skolernes anvendelse af it-udstyr Individualisering af udstyr – ”bring your own device” (BYOD) og opgradering af
netværkskapacitet Projektet er delvist en udløber af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi ”Den digitale skole” og har tilknytning til Rebild Kommunes egen strategi for ”Fremtidens folkeskole.” Netværkskapacitet tilpasses løbende og der er fokus på mulighederne for BYOD.
Digitalisering betyder, at vi skal væk fra papirerne, vi skal
håndtere dokumenter digitalt, så hverdagen bliver lettere.
Peter Mikael Andreasen, Centerchef Familie og Handicap ”
Side 11 af 14
Teknologi til at styrke grøn velfærd – hos borgerne og i eget hus Det er den gennemgående vurdering på besvarelserne fra organisationen, at der er perspektiv i at styrke indsatsen med teknologi, som giver effektivisering af levering af en række af Rebild Kommunes kerneydelser – servicen til borgerne.
Velfærdsteknologi hos visiterede borgerne – selvskyllende toiletter, telemedicin, videochat med borgerne, hjemmetræning med kendt teknologi, vurdering af elektronisk udstyr – f.eks. vendeseng m.fl.
Derudover er der fokus på, at digital overvågning, elektronisk styring og grøn energi – i det omfang det er muligt og vurderes effektfuldt – kan nedbringe Rebild Kommunes omkostninger til en række områder.
Naturpleje herunder kontrol af vandstand
Digital rapportering af tilstand for bygningsmasse
Digital rapportering af tilstand for (udvalgte) vejstrækninger
Transformatorer i gulvene, hvor der kommer mange borgere.
Vi bør samle organisationen i ét hus, der mangler synergi.
Der kan ikke effektiviseres mere ift. drift, al den stund der
også skal prioriteres ressourcer til projekter.
Peter Jensen, Centerchef Økonomi
”
Side 12 af 14
It-sikkerhed Generelt er der en høj tilfredshed med it-sikkerheden og de procedurer der er etableret for at sikre it-sikkerheden.
I forbindelse med lagring af data er det dog organisationens opfattelse, at der skal nærmere beskrivelse til af procedurer for dataopbevaring ledsaget af stikprøvevise kontroller.
Der er et ønske om, at it-sikkerhed formuleres ind som en del af de enkelte organisatoriske enheders administrative retningslinjer, og indgår som en del af ledelsestilsynet.
Derudover er der et behov for, at politikken for it-sikkerhed revideres og implementeres som en del af organisationens digitale ledelse.
Strategien indebærer ikke ændringer i forhold til styring af kontraktforhold på it-systemer, som vurderes at være tilfredsstillende.
I forhold til det aktuelle trusselbillede er it-sikkerheden
tilstrækkelig. Men hvis nogen havde onde hensigter, så ville
de sikkert nemt kunne få adgang…
Peter Buksti, Center Børn og Unge
”
Side 13 af 14
Drift og servicering Der håndteres årligt mellem 7 og 10.000 supporthenvendelser af forskellig karakter.
Der er gennemgående tilfredshed med håndteringen af henvendelserne, på baggrund af den serviceaftale, der er i organisationen i forhold til anvendelse af it og om support af it. Det er et ønske fra de døgnbemandede områder, at en bredere supportdækning ud over administrationens åbningstid kunne være hensigtsmæssig.
Der er generelt fokus på, at der skal være et smalt sortiment i udstyr for at optimere supportmuligheder-ne mest muligt. Men omvendt er der også et enkelt ønske om at kunne individualisere yderligere. Der er således gennemgående tilfredshed med de fællesordninger, der er rammen for levering af pc’er og telefo-ni.
Der er også et generelt fokus på, at det er nødvendigt at prioritere, således henvendelser til support der handler om udbedring af service til borgere har forrang. Internt betyder det, at der er en overordnet prioritering af følgende:
Kommunikation
o Aktivt udstyr og internetforbindelse
Egne systemer
o Exchange
o SBSYS
o TM TAND
o NOVAX
o TABULEX
o MAP INFO
o Intranet
o Hjemmeside
Eksternt servicerede systemer
o KMD OPUS
o KMD CARE
o KMDs fagsystemer iøvrigt
o DUBU
o WORKBASE
o UU-VEJLEDNING
Der er fra Fællescenter it og digitaliserings side et ønske om at fastholde og om muligt forbedre supporten og optimere organisationens it-anvendelse.
Kan support og service leveres mere effektivt sammenlignet med andre kommuner?
Er der behov for at øge kompetencer og viden i organisationen om optimal anvendelse af it?
Hvor omfattende er spildtiden i forbindelse med anvendelse af Rebild Kommunes it-løsninger.
Dette er blot nogle af de spørgsmål, der skal besvares i den kommende strategiperiode for at kunne analysere om vi kan og skal ændre adfærd ift. it-anvendelse.
Side 14 af 14
Evaluering af strategiske indsatsområder Nærværende strategis indsatsområder skal besluttes ud fra Rebild Kommunes governancemodeller og vil ud fra positiv kvalificering indgå i Rebild Kommunes projektprogram og efterfølgende evalueres i Rebild Kommunes ledelsessystem.
Interessenter, der vurderes til at have part i de projekter, der etableres i forlængelse af nærværende strategi, vil få mulighed for at give udtryk for synspunkter gennem høringsperioder.