UNIVERSIDAD FRANZ TAMAYODIPLOMADO EN GERENCIA PUBLICACOCHABAMBA BOLIVIAMODULO:

CONTROL INTERNO: ENFOQUE GERENCIAL

RUTH TARCAYA GALLARDO

Objetivo GeneralDescribir en el marco de la Ley N 1178 (modelo de Gestin Pblica) al Sistema de Control Gubernamental (SCG), en su entorno conceptual, importancia, componentes y principales interrelaciones.Transmitir los aspectos tericos y aplicacin prctica de la implantacin del proceso de control interno como herramienta del Gerente Pblico, para garantizar el logro de objetivos institucionales, posibilitar el cumplimiento de leyes y proteger los recursos pblicos.

COMO NACE EL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL?A travs de la promulgacin de la Ley No. 1178, el 20 de julio de 1990.LEY N 1178

COMO NACE EL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL? Cont.Expresa un modelo de administracin para el manejo de los recursos del Estado Establece siete sistemas de administracin, que se interrelacionan entre si y con los sistemas nacionales, y uno de control gubernamental. Establece el rgimen de Responsabilidad por la Funcin Pblica.La Ley N 1178 es una norma que:

SISTEMAS QUE REGULA LA LEY 1178 SISTEMA DE PROGRAMACIONDE OPERACIONES SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA SISTEMA DE PRESUPUESTOSISTEMA DE ADMINISTRACIONDE PERSONAL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADASISTEMA DE TESORERIA YCREDITO PUBLICOSISTEMA DE ADMINISTRACIONDE BIENES Y SERVICIOSa)b)PARA EJECUTAR LAS OPERACIONESPARA PROGRAMAR Y ORGANIZARc)PARA CONTROLARMINISTERIO DE HACIENDACONTRALORIA GRAL. DE LA REPUBLICASISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL

ATRIBUCIONES BASICAS DEL ORGANO RECTORc) Compatibilizar o evaluar las disposiciones especficas que elaborar cada entidad en funcin de su naturaleza y la normatividad bsica.a) Emitir las normas y reglamentos bsicos para cada sistemas. b) Fijar los plazos y condiciones para elaborar las normas secundarias o especializadas. d) Vigilar el funcionamiento adecuado de los sistemas e integrar la informacin generada por los sistemas.

NORMATIVA DEL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTALGUIA PARA APLICACIN PNGBCIP, NG y B de CI PRINCIPOS, NORMAS GENERALES Y BASICAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTALGUIA PARA LA APLICACIN DE LOS PRINCIPIOS, NORMAS GENERALES Y BASICAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTALGUIA PARA LA APLICACIN DE ACTIVIDADES DE CONTROL EN EL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONESGUIA PARA A.C. POA

OBLIGACIN DE LA MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA, DE ACUERDO A LA LEY N 1178, EN RELACION AL CONTROL INTERNOLa maxima autoridad ejecutiva de cada entidad publica, es la responsable de establecer y mantener un adecuado sistema de control interno y la unidad de auditoria interna de informarle oportunamente sobre la ineficacia y deficiencias de dicho sistema. (Art. 22)

CUANDO UNA GESTION ES DEFICIENTE O NEGLIGENTE?Cuando no se ha realizado una continua evaluacin y mejora de los sistemas operativos y de Administracin y control interno.Las estrategias, polticas y programas no han sido ajustados oportunamente o no son concordantes con los lineamientos establecidos por las entidades cabezas de sector.No se ha logrado resultados en trminos de e,e y eLa gestin no ha sido transparente

QUE ES EL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL?Es un conjunto de principios, polticas, normas, procesos y procedimientosRelativosADMINISTRACION DE LOS RECURSOS PUBLICOS

CUALES SON LOS OBJETIVOS DEL SCG?Evaluar el resultado de la gestinLa eficacia y eficiencia en la captacin y uso de los recursos pblicos y en las operaciones del Estado.La confiabilidad de la informacin generada sobre el uso de los recursos pblicosLos procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestin La capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos MEJORAREVALUAR

QUIEN DIRIGE Y SUPERVISA LA IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL?LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICADIRECCIONSUPERVISIONEstableciendo: normas, guas, instructivos y lineamientos relativos al funcionamiento del SCG y ordenando el ejercicio del Control Externo PosteriorVelando que los instrumentos legales y tcnicos se apliquen efectivamente en el Sector Pblico y que se cumplan las previsiones en materia de Control Externo Posteriorfuncinfuncin

CUALES SON LOS COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL?SISTEMA DE CONTROL INTERNOSISTEMA DE CONTROL EXTERNOPREVIOPOSTERIORPOSTERIORSISPLANSNIPSPOSOAS PSAPSABSSTCPSCGI

EL SISTEMA DE CONTROL INTERNOInvolucra a todo el personal de una entidad y se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la MAEProteger el patrimonio y la informacin de la entidadEl mximo ejecutivo y la direccin colegiada Los responsables superiores Todos los servidores pblicos Unidad de Auditoria InternaLograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos institucionales, con e,e y e.Asegurar la rendicin de cuenta oportuna y transparente por los objetivos forma y resultados.A QUIENES INVOLUCRA?PROPOSITOS?QUIENES EJERCEN?

COMO SE EXPRESA EL CONTROL INTERNO EN LA ENTIDAD?AMBIENTE DE CONTROLANALISIS DE RIESGOSACTIVIDADES DE CONTROLINFORMACION Y COMUNICACIONSUPERVISIONMarca el accionar de una entidadRiesgos que pueden afectar el logro de objetivosOrientadas a la previsin y neutralizacin de los riesgosPara que orienten sus acciones al logro de objetivosEvaluacin de las actividades de control

COMO ESTA COMPUESTO EL CONTROL INTERNO?PREVIOPOSTERIORProceso que involucra a los responsables superiores y a la unidad de auditoria interna.Se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la MAE y se aplica sobre los resultados de las operaciones ya ejecutadasDebe disearse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos con e,e,e, confiabilidad de la informacin, rendicin de cuentas y proteccin del patrimonioProceso que involucra a todo el personal y se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la MAESe aplica antes de la ejecucin de las operaciones o antes de que sus actos causen efecto Debe disearse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos con e,e, e, confiabi-lidad de la informacin, rendicin de cuentas y proteccin del patrimonio..

CONTROL INTERNO PREVIOQuienes deben aplicar el Control Interno Previo?Todas las unidades y servidores pblicos de la entidadQu procedimientos comprende el Control Interno Previo?LegalidadObjetividadConvenienciaSe pueden realizar controles externos previos?NOLa responsabilidad se diluiraLa toma de Decisiones se demoraraSe dara lugar a unidades o personas con mucho poder Los responsables del control externo previo seran corresponsables OportunidadPor qu?

CONTROL INTERNO POSTERIORQuienes deben realizar el Control Interno Posterior?La MAE y los Responsables SuperioresQu labor debe cumplir un responsable Superior?Qu labor debe cumplir la unidad de Auditora Interna?Evaluar la eficacia de los SAYCOS Determinar la confiabilidad de los registros y Estados FinancierosUnidad de Auditora InternaVerificar que los resultados correspondan a los que se programaron, tanto en cantidad como en calidad (Area de competencia) Analizar los resultados y la eficiencia de las operacionesDe qu autoridad depende la unidad de Auditoria Interna?MAEA quienes debe remitir sus informes? A la MAEA la MAE del ente que ejerce tuicinA la CGR

CONTROL EXTERNO POSTERIORCules son los propsitos del Control Externo Posterior?Credibilidad de la rendicin de cuentas Quienes ejercen el Control Externo Posterior?La consecucin de los objetivos institucionalesLa Contralora General de la RepblicaLas entidades que ejercen tuicin a travs de sus unidades de Auditora Interna.Profesionales Independientes y firmas de auditora. Califica la eficacia de los sistemasDictamina sobre la razonabilidad de los Est.Fin.Evala los resultados de e,e y e. Opina sobre la confiabilidad de los registrosPara estos propsitos el control externo posterior:

Cmo se aplica el sistema de control externo posterior?Se aplica por medio de la auditora de las operaciones ya ejecutadas.CONTROL EXTERNO POSTERIORQu es una auditora?Es la acumulacin y evaluacin objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin examinada y criterios establecidosAuditora Financiera Auditora ambientalAuditora especialAuditora OperacionalTIPOSLas recomendaciones de auditora externa son de cumplimiento obligatorio

FALTA DE INFORMACIN

ALTA ROTACIN DE PERSONAL

Qu aspectos afectan al Control Gubernamental?

Incorporacin del Control Interno en los sistemasNormas Bsicas: Considerar controles internos, Art.18 D.S. 23215Reglamentos especficos: Incorporar CI, Art. 21 D.S. 23215 inc. a) INCORPORAN CONTROLESINTERNOS

CONTROL INTERNO GERENCIAL Comprende en un sentido amplio, el plan de organizacin, polticas y procedimientos y prcticas utilizadas para administrar las operaciones en una entidad y asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. Incluye tambin actividades de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones de la entidad, as como el sistema para presentar informes, medir y monitorear el desarrollo de las actividades.

En el sector pblico el control interno gerencial, se extiende ms all de las operaciones debido a que el sistema de control interno forma parte de los sistemas financieros, presupuestarios, contables, administrativos y operativos de la entidad y no puede vrsele como un rea independiente, individual o especializada.

CONTROL INTERNO GERENCIAL (cont.)

IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO PARA EL NIVEL GERENCIALConfiabilidad en la solidez de las operaciones y actividades realizadas en distintos niveles y lugares.Sustituye en parte la observacin y examen personal de los funcionarios de entidades grandes, a travs de un sistema de informacin gerencial compuesto de informes internosPosibilidad de asegurar que se cumplan diversos requisitos legales y reglamentarios y proteger mejor los recursos pblicos y el cumplimiento de metas y objetivos institucionales y gubernamentales; polticas establecidas y fomentar la eficiencia, eficacia y economa.

PASOS PARA UN CONTROL GERENCIAL EFECTIVODeterminacin de objetivos y metas mensurables, polticas y normasMonitoreo del progreso y avance de las actividadesEvaluacin de los resultados logradosAccin correctiva, en los casos que sean requeridos.

Es necesario implantar el control interno?Si, porque es un medio para asistir al Gerente y a todala organizacin en el empeo decumplir plenamente losobjetivos institucionales

HERRAMIENTA PARA LA IMPLANTACIN DEL CONTROL INTERNO Sobre la base del Informe COSO, la Contralora General de la Repblica ha emitido los Principios, normas generales y bsicas de control interno gubernamental y la Gua para la aplicacin de los PNGBCIG.

CUAL ES LA DEFINICIN DEL INFORME COSO?(Comit Of Sponsoring Organizations)-PROCESO

-LLEVADO A CABO PORC.ADM.,DIR., PERSONAS

-OBJETO PROPORCIONARSEGURIDAD RAZONABLE

-CONSECUCION DE OBJETIVOSEFICACIA Y EFICIENCIADE LAS OPERACIONES

CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION

CUMPLIMIENTO LEYESY NORMAS APLICABLESENTORNO DE CONTROLANALISIS DE RIESGOSACTIVIDADES DE CONTROLINFORMACION COMUNICACINSUPERVISIONCONCEPTOCATEGORIASCOMPONENTESCONTROL I NTERNO

INFORMACINCOMUNICACINAMBIENTE DE CONTROLEVALUACIN DE RIESGOSACTIVIDADESDE CONTROLSUPERVISINCOMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

EVALUACINDE RIESGOS AMBIENTEDE CONTROLACTIVIDADESDE CONTROLSUPERVISININFORMACINY COMUNICACININTERRELACION DE COMPONENTES

Qu es? Un complemento de los sistemas administracin y operativos.

Un medio para alcanzar objetivos institucionales.

Una herramienta para disuadir conductas fraudulentas.

Un requisito para el aseguramiento de la calidad de los procesos.

Un proceso implantado bajo la responsabilidad de la MAE.ALGUNAS CONSIDERACIONES SOBRE CONTROL INTERNOQu no es? Una carga burocrtica para la entidad.

La solucin a todos los problemas de la entidad.

Una actividad exclusiva del auditor interno.

Un proceso fcil de implantar.

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNODiseo e implantacinDe su ejercicioMxima Autoridad EjecutivaTodos los integrantes de la organizacin implcita y explcitamente

COMO IMPLANTAR EL CONTROL INTERNO? Comprender la urgencia y la necesidad Formar un grupo orientador e influyente Desarrollar una visin realista Disminuir la resistencia al cambio Comunicar, difundir y determinar agentes participantes Reconocer y difundir metas alcanzadas Arraigar el control interno

Existen limitaciones al control interno? Si!Por Decisiones errneasRelacin Costo-beneficioColusin entre funcionariosAplicacin inadecuada de controlUso inadecuado de autoridad Para eludir el control

QUE ES EL AMBIENTE DE CONTROLCONJUNTO DE REGLAS Y VALORES COMPARTIDOS QUE GUIAN EL COMPORTAMIENTO DE LOS FUNCIONARIOS DE UNA ENTIDAD.

ES LA BASE DE LOS DEMS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO APORTANDO DISCIPLINA Y ESTRUCTURA.ES EL TONO DE UNA ORGANIZACIN PARA INFLUENCIAR EN LA CONCIENCIA DE CONTROL DE SU GENTE

SISTEMAORGANIZATIVOFUNCIONES YRESPONSABILIDADESFILOSOFA DELA DIRECCIONCOMPETENCIAPROFESIONALPOLTICASDE RRHHFACTORES DEL AMBIENTE DE CONTROLINTEGRIDADVALORES TICOS

ADMINISTRACINESTRATGICAAUDITORA INTERNACONFIANZA

Integridad y valores ticosIntegridad es condicin moral que ayuda a los valores ticos

Valores ticos = normas de conducta

Compromiso de adhesin a principios y valores ticos

Debe ser parte de la cultura organizacional

AMBIENTE DE CONTROLCdigos de tica escritos Comportamiento moral de la Alta Administracin Expectativas realistas de desempeo Evaluaciones de desempeo que consideran medios al igual que los fines Reconocimiento visible para los que demuestran un comportamiento moral Sanciones visibles para aquellos que actan sin ticaCmo estimular el comportamiento tico

ESTABLECER UN ADECUADO CDIGO DE TICA CREAR UN COMIT DE TICA FORMALMENTE CONSTITUDO IMPLANTAR PROGRAMAS DE CAPACITACION SOBRE LA TICADIFUSION DE VALORES TICOS

QUE ES UN CDIGO DE TICA?Conjunto de principios y valores que se originan en la mxima autoridad de una entidad con el propsito de guiar el comportamiento de sus integrantes hacia los objetivos previstos, y que suelen estar respaldados por alguna forma de sancin.

La manera ms efectiva de transmitir un mensaje de comportamiento tico es el ejemplo.

Filosofa y estilo de la direccinPensamiento de la Direccin

Comunicacin a toda la entidad

Acciones gerenciales

EXTERIORIZACIN DE LA FILOSOFA DE LA DIRECCIN Diseo de la estructura organizativa de acuerdo con los objetivos y la misin. Responsabilidad por el cumplimiento de los objetivos. Formalizacin de reglamentos y manuales organizativos. Exigencia para la aplicacin de los controles. Proceso de identificacin y seguimiento peridico de riesgos. Respeto por la independencia y los resultados de la funcin de la UAI.

EXTERIORIZACIN DE LA FILOSOFA DE LA DIRECCIN (cont.) Respeto por la transparencia de las operaciones. Motivacin del personal para mejorar la confianza mutua. Incorporacin de funcionarios con el perfil requerido. Promociones verticales en funcin a convocatorias y concursos.

COMPETENCIA PROFESIONAL

Todos los servidores pblicos deben ser IDONEOS

Se debe especificar las caractersticas de la COMPETENCIA

Atmsfera de confianzaES LA CONFIANZA MUTUA

Difusin informacin necesaria Delegacin apropiada de funciones

Adecuada comunicacin

Trabajo participativo y cooperativo

MEDIOS GENERADORES DE UNA ATMSFERA DE CONFIANZA Eliminar barreras comunicacionales entre los distintos niveles organizativos Evitar falsas promesas y reconocer esfuerzos Incentivar la participacin y el compromiso de todos los nivelesConfianzaComunicacin bidireccional CoordinacinSeguridadPertenenciaIntranquilidadSospechasPotenciales conflictosRumoresDesmotivacin

Sistema organizativo= Estructura organizacional

Adecuarse al tamao de la organizacin, tipo de actividad y objetivos esperados

AMBIENTE DE CONTROL Simplificar los procedimientos administrativos y operativos Disear la estructura considerando las reas estratgicas Ampliar autonoma y medios de las unidades estratgicas Potenciar la calidad y eficacia en la prestacin de servicios Aplicar procedimientos adaptados a las circunstancias Potenciar canales de comunicacinQu aspectos contribuyen al sistema organizativo?

Incluye la asignacin de autoridad y responsabilidad para actividades de operacin y el establecimiento de relaciones de informacin y de protocolos de autorizacin.

Involucra el grado en el cual los funcionarios son motivados a utilizar su iniciativa en la orientacin y solucin de problemas, as como los lmites de autoridad.FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

AMBIENTE DE CONTROLNivel JerrquicoPosibilidad dedelegacinResponsabilidadasumida Motivacin

ConfianzaCompromisoidealAcumulacin de funciones

Incapacidades: Subordinado Asumir nuevos compromisos

Gerentes Supervisar adecuadamente Ineficacia eIneficienciaEjecutivo tipo A:Ejecutivo tipo B:FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES (cont.)

Administracin estratgicaFormular: Objetivos estratgicos (Plan Estratgico) Objetivos de gestin (POA) Planes, polticas del SNP y SNIP

Seguimiento y evaluacin

AMBIENTE DE CONTROLGenerales Los servidores pblicos deben ser tratados con respeto en las relaciones interpersonales y justicia en las decisiones que los involucren. El xito de una entidad depende fundamen- talmente de la calidad de su personal.

Los Rec. Humanos son el activo ms importante para la entidad.POLITICAS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

Unidad de Auditora InternaPersonal calificado profesionalmente

Depende de la MAE

Contribuye a mejorar los procesos del CI

Contribuye al logro de los objetivosNo es de creacin obligatoria, pero perfecciona el CI.

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA La conciencia de control de una entidad, est influenciada en forma importante, por la Unidad de Auditora Interna, cuyo atributo de independencia de la gerencia, es fundamental.

EVALUACION DE RIESGOSCONCEPTO:Es un proceso conformado por la identificacin y el anlisis de los factores que podran afectar ellogro de los objetivos.PROPOSITO: Es el conocimiento y consideracin de los riesgos para poder administrarlos procurando laminimizacin de sus efectos.

RiesgoPosibilidad de ocurrencia de un hecho desfavorableque puede perjudicar el logro de objetivos.Materializacin Informacin financiera no confiable

Ineficacia e ineficiencia operativa

Incumplimiento de leyes y normasQUE ES RIESGO?Mayores costos operativos

Menor calidad de productos

Retrasos en la ejecucinPrdida econmicaPELIGRO

Cul es el requisito para la Evaluacin de Riesgos?

EL ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS DE LA ENTIDAD

(Cuya formulacin permite identificar criterios de medicin)

Qu factores de riesgo pueden afectar el logro de objetivos institucionales?INTERNOS

Cambio de objetivos o estrategias institucionalesImpactos por cambios en la direccin superiorReorganizacin o reestructuracinModificaciones frecuentes de la estructura organizativaLimitaciones en personalimplantacin o modificacin en sistemas informticos

Qu factores de riesgo pueden afectar el logro de objetivos institucionales?EXTERNOSNueva legislacin

Acciones de la naturaleza

Innovaciones tecnolgicas

Cambios en mercado de proveedores

Qu actividades implica el proceso de Evaluacin de Riesgos? Identificacin del riesgo: Comprensin de factores que amenazan la consecucin de objetivos

Estimacin de su importancia: Valoracin de potenciales efectos

Probabilidad de ocurrencia: Posibilidad de materializacin del riesgo

TIPOS DE RIESGOS A IDENTIFICAR

PREVENCIONDETECCIONINDICADORESEVITAR LA MATERIALIZACIONEVITAR LA PERDIDASCAUSASEFECTOSMATERIALIZACIONES - DEBILIDADESALERTAS - CAMBIOSINDICADORESRIESGOS QUE SE DEBEN IDENTIFICARPARA MINIMIZAR LOS IMPACTOSRIESGOS FUTUROS (POTENCIALES)RIESGOS PRESENTES (CORRIENTES)

- PROCESOSOBJETOOPORTUNIDADHERRAMIENTAOBJETIVOS CRITICOS DE CONTROLDISEOREDISEOMONITOREORIESGOS CORRIENTES TECNICASAUTOEVALUACION: Directa (encuestas) Indirecta (Workshops)ANALISIS DEL DISEO: MappingRELEVAMIENTO: Observacin CuestionariosSUPERVISION:Puntual, Contnua

Los Objetivos Crticos de Control (OCC) son los aspectos claves o ms significativos que en materia de control deben satisfacerse para que un proceso o procedimiento pueda alcanzar un producto o servicio de calidad. AUTORIZACION, EXACTITUD, INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD Y SALVAGUARDA. OBJETIVOS CRITICOS DE CONTROLRIESGOS PRESENTES

Las operaciones de ingreso y salida de bienes; como tambin, la recepcin y prestacin de servicios deben estar previamente autorizadas evidenciando el cumplimiento de la normatividad vigente. Las operaciones de ingreso y salida de bienes; como tambin, la recepcin y prestacin de servicios deben estar posteriormente aprobadas evidenciando el cumplimiento de las condiciones previamente establecidas y autorizadas.

Los comprobantes internos deben estar diseados con numeracin correlativa y con todos los datos necesarios que permitan identificar, entre otros; fechas de emisin y operacin, responsable del movimiento, bienes o servicios relacionados y cantidad y costos, precios o tarifas, segn corresponda.

1

2

3

OCC AUTORIZACION

El registro de los comprobantes debe estar previamente autorizado y posteriormente aprobado como constancia de su conformidad sobre la base de la documentacin de respaldo pertinente.

Los funcionarios que autoricen y aprueben documentacin debe tener la jerarqua suficiente y su ejercicio debe responder a una asignacin de funciones formalizada.4

5OCC AUTORIZACION

Todos los movimientos de bienes y todas las prestaciones y recepciones de servicios deben estar evidenciados en los comprobantes internos y/o documentos externos correspondientes.Todos los comprobantes internos y documentos externos que evidencien movimientos de bienes o prestacin de servicios deben registrarse en los registros correspondientes.Todas las operaciones de los procesos y todas las tareas de los procedimientos administrativos y operativos rutinarios deben cumplirse segn instrucciones previamente establecidas.1

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3

OCC INTEGRIDAD

Las operaciones deben realizarse conforme al proceso y los procedimientos que se hayan diseado y aprobado.Los procedimientos deben incluir instrucciones claras para evitar discrecionalidades o interpretaciones subjetivas.Los procedimientos administrativos y operativos deben ser consistentes con las Normas emitidas en la entidad. La captura de datos debe ser nica evitando el mltiple registro de cada una de las operaciones que desarrolle la entidad.1

2

3

4

OCC EXACTITUD

La ejecucin de cada procedimiento debe desarrollarse en el tiempo pretendido segn procedimientos aprobados.El registro de comprobantes y documentos debe imputarse al perodo en que se origina la operacin.1234Los comprobantes y documentos deben registrarse inmediatamente de emitidos. La emisin de los comprobantes y documentos debe realizarse en el momento en que se origin la operacin que la ha originado. OCC OPORTUNIDAD

Los bienes y documentos de la entidad deben tener acceso restringido y protegerse con medidas de seguridad adecuadas.Los documentos recibidos y los comprobantes emitidos por la entidad deben resguardarse bajo medidas de seguridad suficientes antes y despus de su procesamiento.Los bienes y documentos de la entidad deben estar bajo la custodia de funcionarios especficamente designados que no presenten incompatibilidades funcionales permitiendo un adecuado control por oposicin.1

2

3

OCC SALVAGUARDA

- CAMBIOS DEL ENTORNOOBJETOOPORTUNIDADHERRAMIENTAFACTORES CRITICOS DE EXITOPERIODICAMENTETIEMPO REALRIESGOS POTENCIALES TECNICASSIMULACIONES:SISTEMAS DE ALERTAS TEMPRANOS

UsuariosProveedoresCondiciones naturalesrganos tutoresMarco legalEconmicosTecnolgicosAdministrativosHumanosPlanes y habilidadesAMENAZASDEBILIDADESINTERRELACIONESRECURSOSCONDICIONESCAUSAS FACTORES CRITICOS DEL XITOEXTERNOSINTERNOS

Conjunto de indicadores cuyos medidores son verificables por un monitoreo oportuno que presenta los valores obtenidos y permite advertir la existencia de distintos niveles de riesgo en los Factores Crticos del xito. QUE SON LOS SISTEMAS DE ALERTAS TEMPRANOS?

ANALISIS DE RIESGOSIMPORTANCIA DEL RIESGO

X

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

NIVEL DEL RIESGO ECUACION PARA LA TOMA DE DECISIONES(Administracin de riesgos)

IMPORTANCIA DEL RIESGOSignificativoMuy significativoAfecta pero no impide el logroImpide el logro

FRECUENCIA DE OCURRENCIAProbableFrecuente o podr ocurrirMuy frecuente o seguro que ocurrirPoco frecuente o no ocurrir

NIVEL DE RIESGOS: RESULTADOSFOIRB: X 2M: 2 X 5A: 5 X 9

NIVEL DE RIESGOS: REPRESENTACION GRAFICA1230123IRFO

COMO SE VINCULA LA VALORACION DEL RIESGO CON LAS ACTIVIDADES DE CONTROLProcuraneliminar riesgosControles PreventivosControlesPrev/DetectControlesDetectivosProcuraneliminar efectosProcuranamortiguar efectosMaterializacinEVENTOSNEGATIVOSCAUSASEFECTOSRIESGOS

Qu son las Actividades de Control? SON ACCIONES REALIZADAS POR TODO EL PERSONAL ORIENTADAS POR LA MAE PARA ASEGURAR LA VIGENCIA DE LOS PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

Se ejecutan a travs de polticas y procedimientos para administrar los riesgos

Es el seguimiento oportuno del diseo, implantacin y mantenimiento del ambiente de control.

Qu son las Actividades de Control? (cont.)Deben realizarse con criterio y juicio profesional

Se debe optimizar la relacin Costo Beneficio

Su diseo debe procurar la desburocratizacin y modernizacin del ESTADO

Su combinacin debe ser evaluada por la MAE permanentemente

Algunos ejemplos de actividades de Control

Revisin del desempeo real por la Direccin

Revisin gerencial por funciones y actividad

Controles independientes: arqueos, recuentos fsicos y otros

Inspeccin de documentacin

Algunos ejemplos de actividades de Control (cont.)Constatacin de propiedad

Confirmaciones, conciliaciones

Indagaciones

Observaciones in situ de hechos

LAS ACTIVIDADES DE CONTROL ASEGURAN: La existencia de polticas apropiadas y

Los procedimientos necesarios con respecto a cada uno de las actividades de la entidad.

Qu aspectos deben considerarse para identificar, disear y ejecutar Actividades de Control?Identificar de Controles clave

Las actividades de control tienen un enfoque sistmico en los insumos, procesos y productos

Deben asegurar la integridad de la informacin procesada

Pueden afectar a varios objetivos al mismo tiempo

AUTORIZARVERIFICAR(Probar)CONCILIAR(Analizar dif)REVISAR(Verif post)APROBARSALVAGUARDARSEGREGARINSPECCIONAR(afirm existencia)CUALES SON LAS ACCIONES TIPICAS DE CONTROLANALIZAROBSERVAR(Detectar)COMPROBAR(Demostrar)RECONTAR(Volver a contar)CONFIRMAR(Fte ext)COMPARAR(Ftes dist)EXAMINAR(Aud)(Rev evidencias)

JERARQUIA DE LOS CONTROLESGENERALESPREVENTIVOS

SEGREGACION DE FUNCIONESOP1OP2OP3OP4OP5EjecucinAprobacinRegistroProductoControles de ProcesamientoControlesGerencialesControlesIndependientesSegregacin de funcionesAutorizacinCustodiaPROPOSITO: Prevenir para minimizar riesgos sobre las operaciones permitiendo el control por oposicinControl por oposicinOPERACIONES

SALVAGUARDA DE ACTIVOSPROPOSITO: Prevenir para minimizar riesgos sobre los bienes de la entidadRiesgos PresentesRiesgos PotencialesPrevencinCausasEfectosDeteccinAcceso restringidoMantenimiento Sistemas de alarmaIng y salidasLmites de autorizacinInventarios peridicosExtravosDaosAlteracionesRobosHurtosIncendiosInundacionesControles IndependientesAccin correctivaSegurosAjustesEmergencias

CONTROLES GERENCIALESEJECUTORNivel Superior de la EntidadPARTICIPACINLos ejecutores del control no participan en la operacin

CONTROLES PRESUPUESTARIOS

CONTROLES POR EXCEPCIN

CONTROLES ESTRATGICOSACTIVIDADES DE CONTROLPROPOSITO: Detectar los efectos generados por las operaciones significativas que no fueron controladas durante el proceso o que han sido mal controladas.

INTERNOS

EXTERNOSLos ejecutores del control no participan en la operacin

CONCILIACIONES, RECONCILIACIONES Y COMPARACIONES

RECUENTOS FISICOS Y COMPARACION CON REGISTROS

VERIFICACION DE SECUENCIAS Y ORDEN CRONOLGICO

REVISIONES SELECTIVAS REALIZADAS POR AUD INT O EXTACTIVIDADESDE CONTROLCONTROLES INDEPENDIENTESEJECUTORESPARTICIPACIONPROPOSITO: Detectar efectos de operaciones terminadas mal controladas y deficiencias en los controles segn objetivos de auditora.

CONTROLES DE PROCESAMIENTONivel Operativo y Ejecutivo de la EntidadLos ejecutores del control son funcionarios que participan en la operacinACTIVIDADES DE CONTROLAutorizacin

Observacin e inspeccin

Comprobacin

Aprobacin

VerificacinEJECUTORESPARTICIPACIONPROPOSITO: Detectar deficiencias durante el desarrollo de las operaciones y antes de que sus actos causen efecto.

Consiste en mtodos y registros establecidos para la contabilizacin, proceso, resumen e informe de las operaciones de la entidad (as como de eventos y condiciones)INFORMACION Y COMUNICACION

Qu es la Informacin?La informacin: es un conjunto de datos organizados y procesados de determinada manera

Es til cuando sirve para reducir la incertidumbre

Qu es la Informacin?Debe ser: oportuna, pertinente, comprensible, confiable, verificable, preservada y accesible

Es requerida en todos los niveles de la entidad

Los controles deben asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin obtenida, mantenida y revelada

Qu es un Sistema de Informacin?Es un conjunto de procesos para procesar la informacin obtenida, permitiendo la generacin de informacin necesaria para el desarrollo de las funciones

Qu tipos de informes generan los diferentes niveles jerrquicos?Informes de transacciones

Informes sintticos

Informes de evolucin

Informes de proyeccin

Informes multidireccionales

Qu es Comunicacin?

Es el proceso mediante el cual se transmite un mensaje o informacin desde un emisor hacia el receptor utilizando un canal o medio adecuado.

Qu tipos de Comunicacin existen?

COMUNICACIN INTERNAMultidireccional

COMUNICACIN EXTERNArecibida y proporcionada por los usuarios de los servicios de la entidad

Cul es la funcin de los canales de Comunicacin?

Su funcin es permitir que la informacin llegue a los usuarios con la oportunidad, cantidad y calidad requerida

Cules son canales de Comunicacin?Comunicacin oral: cara a cara, telfono, discurso, videoconferencia

Comunicacin escrita: cartas, salidas de computadora, correo electrnico, memo, tableros

Comunicacin no verbal: Tacto, seales oculares, lenguaje corporal, silencio.

Qu es la Supervisin? Es un proceso sistemtico y permanente de revisin de los controles

Su objeto son las actividades de control

Su rol, es asegurar razonablemente que los controles se aplican adecuadamente

Cmo se relaciona la eficacia y eficiencia del CI con la Supervisin?

La Supervisin debe detectar oportunamente las deficiencias de los CI

La eficacia y eficiencia de los CI son la inexistencia de deficiencias

La supervisin adecuada procura eliminar los errores e irregularidades

Qu implica el proceso de la Supervisin?

Verificar continuamente los procedimientos de control vigentes y los resultados de su aplicacin

Cules son las caractersticas del Supervisor?Debe ser competente e idneo

Deben asumir un compromiso con los objetivos del CI.

Debe aplicar su criterio y juicio profesional respetando las reglas vigentes

Quines pueden desarrollar auditoras del Proceso de Control Interno?Internamente son realizadas por la UAI.

Externamente por las firmas privadas de auditora, la UAI del ente tutor y la CGR

Estas auditoras son mas importantes cuando no existe en la entidad una supervisin continua adecuada y delegada a los distintos niveles jerrquicos.

Modalidades de supervisinAntesActividades regularesRespuestas dinmicas DespusFuncionamiento real del C.I.C.I.apto para los fines perseguidos.

Relacin con la ley 1178Control interno previoControl posteriorEjecutoresServidoresResponsables del reaUAIs y Aud.Ext.

Muchas gracias por su gentil atencin