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DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI –– AnexosAnexos

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TISistemas de InformaciónSistemas de Información

A. Gestión de Alcance

B. Gestión del Tiempo

C. Gestión de los Costos

D. Gestión de Riesgos

E. Gestión de Comunicación

INDICE

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO


Comprende los procesos necesarios para asegurar que

• El proyecto incluya todo el trabajo requerido,

• y sólo el trabajo requerido,

• para completar el proyecto satisfactoriamente

La Gestión del Alcance del Proyecto se relaciona principalmente con la

definición y el control

• De lo que está incluido en el proyecto

• Y lo que no está incluido en el proyecto

Constituyen la línea base del Alcance del Proyecto:

• El Enunciado del Alcance Detallado y aprobado

• Su Estructura de Desglose del Trabajo

• El Diccionario de la EDT

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO - Procesos


• Planificación del Alcance (Planificación)

• Definición del Alcance (Planificación)

• Crear el EDT (Planificación)

• Es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del trabajo que

será ejecutado por el equipo de proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear

los productos entregables requeridos.

• Verificación del Alcance (Seguimiento y Control)

• Control del Alcance (Seguimiento y Control)

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO


Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a

tiempo

• Definir las actividades del cronograma implica identificar y documentar el trabajo

que se planifica realizar

• Identifica los productos entregables al nivel más bajo de la EDT, que se denominan

paquetes de trabajo

• Los paquetes de trabajo están planificados (descompuestos) en componentes más

pequeños denominados actividades del cronograma,

• Para proporcionar una base con el fin de

• Estimar,

• Establecer el cronograma,

• Ejecutar,

• Supervisar y controlar el trabajo del proyecto

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO - Procesos


• Definición de las Actividades (Planificación)

• Establecimiento de la Secuencia de Actividades (Planificación)

• Estimación de Recursos de las Actividades (Planificación)

• Estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del

cronograma ,Qué recursos (Personas, equipos o material ),Qué cantidad (De cada

recurso ),Cuándo estará disponible (se determina en el proceso de Desarrollo del

Cronograma )

• Estimación de la Duración de las Actividades (Planificación)

• Estima la cantidad de períodos laborables que serán necesarios par completar cada

actividad del cronograma

• Desarrollo del Cronograma (Planificación)

• Determina las fechas de inicio y fin planificadas para cada tarea

• Control del Cronograma (Seguimiento y Control)

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO – Desarrollo del Cronograma


Técnicas y Herramientas • Análisis de la Red del Cronograma

• Método del Camino Crítico (Es un método de análisis de red )• Calcula las fechas de inicio y finalización tempranas y tardías para todas las actividades

• Sin limitaciones de recursos

• Las fechas resultantes indican los períodos dentro de los cuales debería programarse la actividad

• Compresión del Cronograma

• Análisis del Escenario "qué pasa si"

• Nivelación de Recursos

• Método de la Cadena Crítica

• Aplicación de Calendarios

• Ajuste de Adelantos y Retrasos

• Modelo de Cronograma

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO – Control del Cronograma


Técnicas y Herramientas • Informe del Avance

• Sistema de Control de Cambios del Cronograma

• Medición del Rendimiento

• Software de Gestión de Proyectos

• Análisis de Variación

• Diagramas de Barras de Comparación del Cronograma

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO


Incluye los procesos involucrados en la • Planificación

• Estimación

• Preparación del presupuesto

• Control de costes de forma que el proyecto pueda completarse dentro del presupuesto aprobado

La predicción y análisis del rendimiento financiero del producto del proyecto suele realizarse fuera del ámbito del proyecto .Pero en algunas áreas de aplicación está incluido en el proyecto

• En estos casos se incluyen procesos adicionales

• Retorno sobre la inversión

• Flujo de caja descontado

• Análisis de recuperación de la inversión

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO


En los procesos de Gestión de Costes del Proyecto debe contemplarse: • Las necesidades de información por parte de los interesados en el proyecto

• Los interesados pueden medir los costes en diferentes momentos y de

diferentes maneras

• Al tomar la decisión, al hacer el pedido, al recibirlo, ...

• La posibilidad de que los interesados puedan influir en los costes es mayor en

las primeras etapas del proyecto

• Por esto es crítica la definición temprana del alcance del proyecto

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO - Procesos


• Estimación de Costes (Planificación)

• Desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para

completar el proyecto

• Preparación del Presupuesto de Costes (Planificación)

• Sumar los costes estimados de las actividades individuales o paquetes de

trabajo a fin de establecer una línea base de costes

• Control de Costes (Seguimiento y Control)

• Influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los

cambios en el presupuesto del proyecto

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIESTIMACIÓN DE COSTES


• Implica desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para

completar las actividades del proyecto

• El estimador debe considerar las posibles causas de variación de las estimaciones de

costes, incluyendo los riesgos

• La exactitud de la estimación de coste aumenta a medida que avanza el

proyecto

• En la iniciación se realizan estimaciones de orden de magnitud en el rango del -50 al

+100%

• En etapas posteriores puede reducirse el rango de -10 a +15%

En la estimación de costes deben incluirse todos los imputables al proyecto

• Mano de obra, materiales, equipos, servicios, instalaciones,

• así como categorías especiales tales como partidas por inflación o por contingencias

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIPREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE COSTES Y CONTROL DE COSTES


Preparación del Presupuesto de Costes

• Implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo

individuales

• Para establecer una línea base de coste total,a fin de medir el rendimiento del proyecto

Control de Costes

• Busca las causas de las variaciones positivas y negativas

• Para influir sobre los factores que crean variaciones de coste y controlar los cambios en el

presupuesto del proyecto

• Forma parte del Control Integrado de Cambios

• Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados

• Asegurar que los sobrecostes no excedan la financiación periódica y total autorizada

• Realizar el seguimiento del rendimiento del coste para detectar y entender las variaciones con

relación a la línea base

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO


Un riesgo de un proyecto es un evento o condición incierta que, si se produce,

tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto

• Como tiempo, coste, alcance o calidad

• Un riesgo puede tener una o más causas ,y si se produce, uno o más impactos

Los objetivos de la Gestión de Riesgos son:

• Aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos para el proyecto

• Disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto

Los riesgos tienen su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos • Las personas y las organizaciones tienen actitudes hacia el riesgo que afectan tanto a

la percepción del riesgo como a la forma en que responden a ellos

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO – Procesos I


• Planificación de la Gestión de Riesgos (Planificación)

• Decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos

para un proyecto

• Identificación de los Riesgos (Planificación)

• Determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus

características

• Análisis Cualitativo de Riesgos (Planificación)

• Priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando

y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO – Procesos II


• Análisis Cuantitativo de Riesgos (Planificación)

• Analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos

generales del proyecto

• Planificación de la Respuesta a los Riesgos (Planificación)

• Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las

amenazas a los objetivos del proyecto

• Seguimiento y Control de Riesgos (Seguimiento y Control)

• Realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisar los riesgos

residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos

y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO


• Incluye los procesos necesarios para asegurar • La generación, • Recogida, • Distribución, • Almacenamiento,

• Recuperación • Y destino final • de la información del proyecto, en tiempo y forma

Está relacionada con las Habilidades de Comunicación que pueda tener el Director

de Proyecto, pero no es lo mismo

• La Gestión de las Comunicaciones engloba las habilidades de comunicación

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO – Procesos


• Planificación de las Comunicaciones (Planificación)• Determinar las necesidades de información y comunicaciones de los interesados

en el proyecto

• Distribución de la Información (Ejecución) • Poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto,

cuando corresponda

• Informar el Rendimiento (Seguimiento y Control) • Recopilar y distribuir información sobre el rendimiento Incluye:

• Informes de estado • Medición del progreso • Proyecciones

• Gestionar a los Interesados (Seguimiento y Control) • Gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer los requisitos de los interesados

en el proyecto y resolver polémicas con ellos



• Planificación de las Comunicaciones • Determina las necesidades de información y comunicación de los interesados

• Quién necesita• Qué información • Cuándo la necesita • Cómo se le suministrará • Quién la suministrará

• Suele estar estrechamente vinculada con: • Los factores ambientales de la empresa • Las influencias de la organización

• Distribución de la Información• Implica

• Poner la información necesaria a disposición de los interesados de manera oportuna

• Incluye: • Implementar el plan de gestión de las comunicaciones • Responder a las solicitudes inesperadas de información



• Informar el Rendimiento • Implica

• Poner la información necesaria a disposición de los interesados de manera oportuna

• La recogida de todos los datos de la línea base y la distribución de la información sobre el rendimiento a los interesados

• Incluye: • La forma en que se están utilizando los recursos para lograr los objetivos

del proyecto

• Gestionar a los Interesados • Aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso debido a

polémicas sin resolver• Mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las

interrupciones durante el procesoEl DP suele ser el responsable directo de la gestión de los interesados

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MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS

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