direccion de proyectos ti parte 2

Sistemas de InformaciónSistemas de Información

DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI –– Parte 2Parte 2

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TISistemas de InformaciónSistemas de Información

A. Influencias de la OrganizaciónA.1. Sistemas de organización

A.2. Estructura de la organización

B. Áreas a GestionarB.1. Procesos de gestión

B.2. Mapa de procesos

B.3. Personas

B.4. Tecnología

C. Elementos de la Gestión C.1. Identificación de factores de riesgo

C.2. Factores de exito

INDICE

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIINFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN


Sistemas de Organización

Organizaciones basadas en proyectos

• Facilitan la dirección de proyectos

• Las que obtienen sus ingresos de la ejecución de proyectos

• Las que han adoptado la dirección de proyectos

Organizaciones no basadas en proyectos

• Pueden dificultar la dirección de proyectos

Estructura de la organización • Funcional

• Matricial (Débil , Equilibrada y Fuerte)

• Por proyectos

Director Ejecutivo

Director Funcional

Col.

Col.

Col.

Director Funcional

Col.

Col.

Col.

Director Funcional

Col.

Col.

Col.

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN – Organización Funcional


Coordinación del Proyecto

Director Ejecutivo

Director Funcional

Col.

Col.

Col.

Director Funcional

Col.

Col.

Col.

Director Funcional

Col.

Col.

Col.

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN – Organización Matricial Débil



Director Ejecutivo

Director de Proyecto

Col.

Col.

Col.


Col.

Col.

Col.


Col.

Col.

Col.

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN – Organización por Proyecto



Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIAREAS A GESTIONAR: ¿Como?


PROCESOSPROCESOS

PERSONASPERSONAS TECNOLOGÍATECNOLOGÍA

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIAREAS A GESTIONAR - Procesos


Evitar siempre el "reinventar la rueda", tanto en métodos como en herramientas sino

tenemos experiencia o conocimiento será necesario asesorarse, pero no es recomendable

"la improvisación". Analizadas las características del proyecto, los principales procesos a

considerar son casi siempre:

• Como se va a gestionar el cambio organizativo

• Como validamos el cumplimiento de expectativas de nuestro "cliente"

• Como vamos a gestionar los riesgos del proyecto

• Como vamos a planificar (definición y seguimiento semanal)

• Cual será el EDT (WBS) del proyecto.

• Como se van a gestionar los costos, no sólo directos, sino también los indirectos (puesto de

trabajo, recursos administrativos, bonus/malus proveedor, garantías, formación,)

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIPROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS


Para que un proyecto tenga éxito, el equipo de proyecto debe:

• Seleccionar los procesos apropiados

• Para cumplir con los objetivos del proyecto

• Usar un enfoque definido

• Para adaptar las especificaciones del producto y los planes

• Para que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto

• Cumplir con los requisitos

• Para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados

• Equilibrar las demandas concurrentes

• De alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos

• Para producir un producto de calidad

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIPROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS II


El Director del Proyecto siempre es responsable • en colaboración con el equipo de proyecto,

• de determinar qué procesos son apropiados,

• y el grado de rigor apropiado para cada proceso,

• para cualquier proyecto dado

Los procesos de la Dirección del Proyecto se organizan en cinco grandes grupos:• Iniciación

• Planificación

• Ejecución

• Control

• Cierre

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIPROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS III


Procesos de Iniciación

Procesos de Planificació

n

Procesos de Control

Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre

Las flechas representan flujos de información

Los Grupos de Procesos no son fases del proyecto • Para cada fase o subproyecto se repiten todos los grupos de procesos

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIMAPA DE PROCESOS GESTIÓN – Interrelación Grupo Procesos


Fuente: PMBOK-2003 página 68

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIAREAS A GESTIONAR - Personas


La ambigua definición de roles y responsabilidades, tanto a nivel interno del equipo de

trabajo, como del equipo de usuarios/clientes finales, es una de las principales causas de

proyectos fracasados, aunque aflora de manera indirecta (mala valoración, pruebas

defectuosas, expectativas no cumplidas, )

Una buena gestión del proyecto ha de permitir definir, y mantener:

• Responsabilidades a nivel de cliente/usuario final: •¿Van a haber resistencias al cambio, o simplemente boicoteadores?

•¿Quien define los requisitos es quien va a usar el producto?

•¿Existen recursos humanos de parte del cliente/organización para abordar el proyecto?

• Responsabilidades y funciones del equipo de trabajo: •Saber determinar el nivel de compromiso con el proyecto con relación a la criticidad del rol de

cada persona

•Fijar diferencial capacidades (técnicas y de gestión) con relación a las necesidades del proyecto

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIAREAS A GESTIONAR - Tecnología


Tal vez los aspectos tecnológicos sean los más directamente gestionables por parte del

Jefe de Proyectos. De todas maneras, no perder de vista el impacto en:

• Procesos: Riesgos tecnológicos, impacto en ciclo de vida del software, costes/ahorros,…

• Personas: Formación usuarios finales / no disponibilidad de técnicos capacitados

La tecnología no sólo debe contemplarse como un elemento a aplicar en el producto

objeto del proyecto, sino sobre todo, en la mejora de la productividad del propio

proyecto, tanto a corto como a medio plazo:• Gestión documental ??? • Herramientas CASE ??? • Planificadores/Simuladores ??? • Herramientas gestión configuración ??? • eLearning ??? • Teleworking ???

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIELEMENTOS DE LA GESTIÓN : Identificación Factores de Éxito


Razones para el éxito de los Proyectos Importancia para el Éxito

Buena Planificación

Claridad de las especificaciones técnicas

Uso de un sistema de comunicaciones formal, comunicaciones internas efectivas, comunicaciones externas efectivas

Claras responsabilidades de los miembros del equipo

Control de la Planificación

Utilización de Consultores

Control Presupuestario

Claridad de los objetivos del proyecto

Personal bien cualificado

Toma de decisiones sin dilación

Estrategia de contrato bien desarrollada

Trabajo en equipo efectivo

Adecuada integración de hardware, software y personas

Viabilidad Económica

Liderazgo Efectivo

Apoyo de la Alta Dirección

Efectiva Gestión de los Conflictos

PARA CADA PROYECTO SE IDENTIFICARAN LOS 4 O 5 FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO DE PROYECTO, Y CENTRAR LA EXCELENCIA DE LA GESTIÓN EN LOS

MISMOS

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIELEMENTOS DE LA GESTIÓN : Identificación Factores de Éxito


Razones para el Éxito de los Proyectos

Obtener la involucración del Cliente

Seguir metodologías definidas como Métrica (Son OBLIGADOS unos requerimientos y criterios de aceptación claros y bien definidos)

Tener un enfoque hacia el equipo, buenas comunicaciones y continuidad en el personal

Utilizar asesores expertos

Utilizar un sistema de control de proyectos

Determinar un enfoque para el proyecto (Orientado a Fechas o a Entregables)

Utilizar un mecanismo de revisión de proyectos establecido y Disciplinado

Utilizar una gestión de proyecto con dedicación 'full time’

En el siguiente cuadro se presentan aquellos factores más habituales que bien gestionados facilitan el éxito del proyecto:

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIMAPA DE PROCESOS GESTIÓN


Fuente: Resumen extracto Pmbook 2000 utilizado en proyectos T-Systems

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIPERFIL PROFECIONAL : Director o Jefe de Proyecto


Un Director o Jefe de Proyectos, ¿Nace o se Hace?

• No puede iniciarse un Proyecto sin la asignación formal, y la cesión de

autorizaciones correspondientes, de un Director o Jefe de Proyecto, y sin la

comunicación a todos los "stakeholders“ (interesados) de dicha asignación. Este es

un elemento clave del Project Charter

• A de ser un profesional con la experiencia y conocimientos suficientes

relacionados con el resultado esperado del proyecto, con la experiencia y los

conocimientos de gestión de proyectos necesarios para el proyecto al que se le

asigna, y sobre todo, con una alta capacidad de comunicación/persuasión tanto

oral como escrita y siempre ajustada al mensaje y al receptor del mismo

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MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS

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