doculive frokostseminar 11.12.2009

Målet med frokostseminaret

Software Innovation har mange kunder som benytter DocuLive i det daglige arbeidet.

Vi vil gjerne presentere for dere hvordan vi nå organiserer og støtter

opp omkring DocuLive.

På dette forkostseminaret vil vi gå igjennom en del av de nye løsningene som har kommet, samt fortelle om erfaringer fra andre kundeinstallasjoner.

Frokostseminar DocuLive 11. desember 2009

08.30 - 09.00

Frokost

09.00 - 09.10

Software Innovation som selskap og vårt fokus på DocuLive kunder

Halvor Walla, Konserndirektør Software Innovation

09.10 - 09.40

Planer for nye versjoner samt ny funksjonalitet i DocuLive

Ola Jacobsen, Kundeutvikling Software Innovation

09.40 - 10.00

Eksempel på helautomatisk integrasjon mellom DocuLive og fagsystemer

Nina Aasly, avd. handel og industri, Statens Landbruksforvaltning

10.00 - 10.10

Kundestøtte: Service Manager funksjon og nytt supportsystem

Erik Tørresby, Software Support Software Innovation

10.10 - 10.30

Ny DocuLive interessegruppe og tilbakemeldinger fra kundeundersøkelsen på DocuLive

Norun Arnestad, Politidirektoratet og leder av Brukerforeningen

Software Innovation som selskap og vårt fokus på DocuLive kunder

Halvor Walla, Konserndirektør Software Innovation

Software Innovation og DocuLive

• Software Innovation er et rendyrket programvareselskap med fokus på sak- og dokumentbehandling gjennom produktene ProArc , 360° og Doculive.

• Mange og viktige kunder benytter DocuLive – DocuLive er viktig for SI

• Neste produktgenerasjon er Public 360° - et produkt vi bruker store ressurser på videreutviklingen av – ingen satser så mye på produktutvikling som Software Innovation

• Flere kunder har gjennomført oppgradering – hva er planene ?

Financial Report and Status Q4 / February 13th 2008

Har du planer om å oppgradere DocuLive til siste versjon – 360 ?

Hva vil Software Innovation med Doculive ?

• Neste produktgenerasjon er Public 360° men vi skal benytte gulrot og ikke pisk i overgangen fra DocuLive til Public 360°.

• Ingen planer for stans i vedlikeholdet av DocuLive

• Fortsatt investere i vedlikehold og videreutvikling av DocuLive med aktuelle tilleggsløsninger

• Styrke tjenestetilbudet mot kunder og brukere av DocuLive

• Vi ønsker tett samarbeid med kunder og brukerforeningen


Ola Jacobsen, Kundeutvikling Software Innovation


Nye versjoner/planerAndre viktige produktmodulerIntegrasjonDeponering

Ola Jacobsen, Kundeutvikling

Plan for ny versjon av DocuLive

Endringer• Tilknytte flere filer samtidig, både fra Noark-Plus og WWW Sak.• Mulighet for flere DocuLive Administrator-brukere

– med færre rettigheter og med logging på brukernivå (ikke opprette brukere/dbo).

• Valg av hvilke vedlegg som skal tas med ved lagring av e-post, – med mulighet til å endre beskrivelser, både fra Noark-Plus og WWW Sak.

• OEP: Mulighet for å avskjerme personnavn for søking– – benyttes i forbindelse med overføring til OEP (Offentlig elektronisk postjournal).

• Mulighet for å se hvem som er medlem av tilgangsgrupper. – Funksjonaliteten finnes nå i WWW Sak. Den skal også legges inn i Noark-Plus.

• Se saks- og dokumentinformasjonen som er offentlig – Ved å søke fram et saks- eller dokumentnr. skal dette være mulig å få se den delen av saks- og dokumentinformasjonen som er offentlig selv om man ikke har tilgang til saken/dokumentet. Endringen gjøres i WWW Sak.

• Utskrift av adresselapper (Noark-Plus)• Nye felt i adresseregisteret for å registrere organisasjonsnr, fødselsnr, epost og forsendelsesmåte.

– Avkrysning for om adressat er kopimottaker (Noark-Plus).

• Forenklet registrering av innkomne dokumenter – hvor standard beskrivelse kan velges fra eget hjelperegister og adressater velges fra register over alle adressater i saken (saksparter). (Noark-Plus).

• Funksjon for å vise alle filer i saken i en liste og kunne åpne mange filer eller kopiere mange filer i en operasjon. – (Noark-Plus)

• Mulighet for enkle arbeidslister i Noark-Plus – – Ufordelte saker, Saker klare for arkivering, Dokumenter i arbeid, Dokumenter klar til journalføring, Dokumenter klar til utsendelse.

Plan for ny versjon av DocuLive

Sertifiseringer for følgende nye plattformer: Windows Server 2008 R2 Windows 7 klienter (32 bits og 64 bits) Databasesystemer: MS SQL Server 2008 Internet Explorer 8 Oppgradering av vårt utviklingsverktøy QBE Vision som

benyttes i Noark-Plus (fra versjon QBE7 til versjon QBE10)

Office 2010

Utvidet OneNote funksjonalitet

DocuLiveElektronisk

arkiv

Import

Export• Automatisk

• Manuelt

Modul for konvertering• Adobe Destiller

• PixEdit

Formatkonvertering: Office dokumenter til PDF/A og PDF til PDF/A

Prosessen• søker fram Office dokumenter som

skal konverteres• resultatliste over alle elektroniske

dokumenter som ikke allerede finnes i arkivformat, og med journalstatus A eller J.

• PDF/A

Ny løsning med PixEdit for konvertering PDF til PDF/A

• Mål: Robust/Fleksibel• Filer: Kvalitet og størrelse, beste

praksis

Tillitsvalgte og styremedlemmer:Elektroniske møtedokumenter – miljøvennlig og moderne!

• Møte dokumenter distribuert som elektroniske ”bøker”

• PDF dokumenter via Portal eller e-post

• ELLER som OneNote ”bøker”:• Hva Bergen Kommune sier:

”Løsningen vi har utviklet i Bergen er så enkel og intuitiv at Byrådet kunne benytte løsningen fra dag 1.”!

Christine Meyer, Finansbyråd Brgen Kommune

”Beste grønn-IT løsning 2009” Microsoft Local and Regional

Government Conference Bilbao Spania 2009

• Møtedokumenter og egne notater tilgjengelig i et ”personlig arkiv”

• Alltid tilgang til nye og gamle dokumenter• ..som om det var en papirbunke..

• Synkronisert oppdatering fra 360 Møte/Utvalg• Fritekstsøking i alt – også egne notater• Elektronisk penn for notater og navigasjon• Mulig å dele notater og dokumenter med

andre• Sparer både penger og miljø

Oppfølgningsmodulen:Følge opp gjennomføring av vedtak, planer og prosjekter

Politiker ” Dette er akkurat den type rapportering vi ønsker fra fylkesrådmannen når det gjelder oppfølging av politiske vedtak”.

Fylkesrådmann ” Vi har implementert en løsning som: a. Gir bedre informasjon til politisk nivå, og b. Har forenklet alle prosesser knyttet til oppfølging av vedtak. Konklusjon: Et prosjekt med høyt nytte/ kost forhold"

Sekretariat ” Alle rutiner knyttet til innmelding, oppsplitting og fordeling av vedtak, samt produksjon av statusrapporter til politisk nivå er forenklet."

Faggruppeleder ” Fra avdelingslederes side er dette en enkel og oversiktlig løsning. Vi har god oversikt over status på de vedtak vi er ansvarlig for å fremskaffe rapportering på."

Saksbehandler ” Dette er en enkel og ryddig måte å gi informasjon rundt status og fremdrift på de enkelte vedtakspunkter.”

Hva brukerne sier:

Skannekonsept - Barkodeskanning

Utskrift av Barkodeark

|||||||| |||| ||| | |||| |||

Skanning

Import

Klargjøring av mottatt post. Innlegging av Barkodeark . 1.Hoveddokument2.Underskilleark - dokumentkategorier

Batch-import

Document Exchange - Skjematisk oversikt

Statistikker/Rapporter- Ledelsesinformasjon

• For oppfølging, rapportering finnes en rapporteringsmodul med – predefinerte standard rapporter etter NOARK-4 standard– sakstype-spesifikke rapporter med statistikk og oversiktsinformasjon fra

saksbehandlingen– Konseptet inkluderer her også muligheten for å benytte et mer generelt verktøy

for analyse og rapportering basert på "datavarehus" istedet for predefinerte rapporter ( opsjon)

PUBLISERINGSLØSNINGER

Offentlig journal med søkemuligheter og ”Be om innsyn”

PubliseringMøteplaner, saksdokumenter og protokoller til tilgjengelig på intra/ekstranett

• Ferdige publiserings løsninger som kan legges på intra og ekstranett

• Agenda og møtedokumenter (Kfi))

Politikerregister på internett- Informasjon om utvalgsmedlemmer og tillitsvalgte

Innsynsløsning for Plan- og byggesaker

OEP – Offentlig elektronisk postjournal – DocuLive (testkunder)

• Arbeids- og inkluderingsdepartementet• Barne- og likestillingsdepartementet• Departementenes servicesenter• Fiskeri- og kystdepartementet• Fornyings- og administrasjonsdepartementet• Forsvarsdepartementet• Helse- og omsorgsdepartementet (HOD)• Justis- og politidepartementet• Kultur- og kirkedepartementet• Kunnskapsdepartementet• Nærings- og handelsdepartementet• Landbruks- og matdepartementet• Statsministerens kontor• Statsbygg• Politidirektoratet• Norges vassdrags- og energidirektorat OEP skritt

• Produser rapport i XML, avskjermingsregler følges• Tagging av personnavn : avsender mottaker, i beskrivelse• OpplastingsfunksjonTilgjengelig på OEP hjemmeside• Be om innsynsbegjæring• E-post med fast meldingstekst

Integrasjon – overordnet (eksempel Kristiansand kommune)

Løsingsmodell for automatisk integrasjon og prosessautomatisering baserer seg således på tre hovedkomponenter:

•Et meldingsnav som er en integrasjonsplattform som orkestrerer alle prosessene •Adaptere pr skjema/prosess som automatisk overfør data og utfører definerte oppgaver iht. til prosessens krav. •Noark 4 KS Webservices.

• PutNoarkSak• PutJournPost• GetNoarkSak• GetJournPost

Internett tjenester via portalen

WebCruiterStillingsøknader

ByggsøkByggesøknader

XML skjemaSem & Stenersen

FRI/ IdavallFrivillige organis

”Fagsystemer”arkiveringsbehov

Spm oghenvendelser

Arkiv

NOARK-4 WebService

Process adapters

(for eksempel BizTalk,

OracleBPEL eller Spinner)

webserviceFileMSMQ

XML + PDF

eSkjema

Integrasjonsmotor

Integrasjon WebCruiter/Rekrutteringsprosessen integrert med DocuLive

• Ca. 5-6 dokumenter i snitt pr. søker er det vanlig å overføre til sak-/arkivløsningen

• Dette utgjør ca. 30 minutters arbeid pr. søker om man gjør jobben manuelt.

• 10 stillinger X 30 søknader X 0,5 timer = 150 timer

EasyCruiter

Integrasjoner med fagsystemer og DocuLive – kundeeksempler (1)

Statens LandbruksforvaltningIntegrert to systemer med Noark WebserviceLagrer søknader og vedtak i DocuLive. Webservice utvidet med funksjonalitet slik at Fagsystem kan avskrive dokumenter i DocuLive.

Forsvarsbygg, Luftfartsverket, Jernbaneverket, Sandnes kommune, DepartementeneIntegrert med WebCruiter eller EasyCruit.Saker og Dokumenter importeres til DocuLive fra XML filer som kommer inn til arkivet.Webcruiter/Easycruit sender filer via webservice eller ftp til en postkasse på en server hos etaten.Arkivarene har et menyvalg i Plus som leser postkassen og importerer saker, journalposter og dokumenter.

Sandnes, Kristiansand, Oslo og BergenImport av Byggesøknader som kommer på XML format via mail fra Byggsøk.

Bergen kommune• Elektroniske skjema rett inn i BKsak via Noark Webservice.• Boliginfo og systemer for Vann og avløp arkiverer via Webservice.

Bruker URL er for å vise saker, dokumenter og filer.• Extense / Dexter (skole og Barnehage fra IST).

Importprogram som leser data på XML format via databaselink.• Skjenkesaker, importprogram som leser xml utvekslet via filsystem.

Integrasjoner med fagsystemer og DocuLive – kundeeksempler (2)

Min side - følge mine saker på nett.Får melding når det kommer nye dokumenter....Bruker wbi-tabellene og henter ut endrede data en gang om dagen og sender meldingmin side.

Bergen har en innsynsløsning for kommunens innbyggere:Hver natt eksporteres saker, journalposter og dokumenter til en innsynsdatabase. Eget webgrensesnitt på kommunens hjemmesider for innsyn.Hver natt sjekker forskjellige fagsystemer mot innsynsdatabasen, blant annet program for integrasjon mot MinSide. Programmet finner alle saker hvor det har skjedd endringer og sender melding til min side slik at brukerne får automatisk tekstmelding om at nå har det skjedd endring i saken og at du bør sjekke min side.På MinSide ligger det linker til Saksinsyn.

Archview og kartsystemer fra Norkart

bruker URL’er og utveksler data via url og innsyn på samme måte.Jobber som henter data fra DocuLive og bygger opp interne tabeller i archview.

Deponering av DocuLive databasen

Hvem gjør hva1. Arkivet klargjør databasen, periodiserer, avslutter, lager arkivformat osv2. SI kontrollerer databasen, klargjør for uttrekk i samarbeid med arkivet3. SI tar uttrekk av databasen til XML filer, SI kontrollerer uttrekk, bruker bl.a Riksarkivets

testverktøy Arkn44. Arkivet lager info fil, all info om arkivperioden som kan være nyttig for RA og for

ettertiden5. SI oversender uttrekk og info fil til RA på gyldig format, f.eks CD6. RA kontrollerer uttrekkene nøye, bl.a ved hjelp av et verktøy som kalles arkn47. RA godkjenner eller sender testrapport og ber om forklaring8. SI forklarer og/eller sender nytt uttrekk9. RA bevarer og vedlikeholder deponeringen

Hva kan arkivet gjøre1. Forberede periodisering, overlappingsperiode eller skarpt periodeskille2. Rydde, avskrive, avslutte osv3. Bestille ”helsesjekk” ved mistanke om Noark feil i databasen, SI har medisiner4. Igangsette konvertering av el-filer til arkivformat hvis fullelektronisk arkiv, SI har

opplegg for formatkonvertering fra Microsoft Office til Adobe pdf

Financial Report and Status Q4 / February 13th 2008

Takk for oppmerksomheten!

Eksempel på helautomatisk integrasjon mellom DocuLive og fagsystemer

Nina Aasly, avd. handel og industri, Statens Landbruks- forvaltning

Avdelingen bidrar til å sikre en godt fungerende næringsmiddelindustri og et stabilt marked gjennom ordninger som gir avsetning for norske jordbruksråvarer til stabile priser. Et viktig element er et importvern som er i tråd med internasjonale rettigheter og

plikter (WTO/EØS-avtalen).

•Eksempel på helautomatisk integrasjon mellom SLFs nettløsning Import av landbruksvarer,

Doculive og fagsystemer

Importvernet for landbruksvarer

• Ca 1500 brukere• Ca 12 000 søknader per år

Kundestøtte: Service Manager funksjon

og nytt supportsystem

Erik Tørresby, Software Support - Software Innovation

Fokus

• DocuLive siste halvår….• Hvem er vi• Tilbakemelding fra kundeundersøkelsen

– Hvilke tjenester efterspør dere– Hva ønsker dere vi skal legge vekt på i forvaltningen fremover

• Support – nytt system og nye arbeidsprosesser

DocuLive siste halvår….

• Samlet kjerneressurser i en enhet – S&V• Rekruttert egen Service Manager for DocuLive – Stein Frode• Økt kapasitet Systemteknisk – Tore• Økt kapasitet på utviklere – Geir Are• Økt antall ressurser for deponering – Elin og Bjørn Olav• Jobber med ytterligere rekruttering av utviklere

Hvem er vi….

DocuLive kjerneteamet består av• Avd leder: Erik Tørresby• Prosjektledelse: Arild Hofland• Service Manager: Stein Frode Bech • 1linje: Kari Rustad• Utviklere : Sivert Kalvik, Ingrid Hodne, Kaj Werner Thommesen og Geir Are Bjørnsrud• Systemteknisk: Tore Jordhøy, Trygve Waack, Dag Moholt• Avlevering: Bjørn Olav Nyberg

Ressurser i organisasjonen for øvrig som jobber med DocuLive• Rådgivere/Opplæring: Turid Thangstad, Ken Robin Utvik, Bjørg Skogås, Gunnar Gustavsen, Torleif Lothe,

Grethe Medalen• Arkitekt: Anders Rokne• Avlevering og konvertering Elin Larsen, Rune Lysbakken• Release Management: Thor Stange• Kundeutvikling: Per Håvard, Ola, Tore, Jan Inge, Shirley, Knut Andreas……..

Hvilke områder trenger dere bistand på DocuLive fremover

Jeg ønsker at SI legger vekt på følgende i sin forvaltning av DocuLive produktene fremover

• Ivareta kompetanse, raskere tilgang på ressurser, flere tilgjengelige konsulenter

• Økt kompetanse rundt deponering• Raskere Brukerstøtte, Support & Kundeservice • Kompatibilitet ifht nye OS og Office versjoner herunder Office 2010• Integrasjoner mot fagsystemer/Web Services• Utvikle løsninger ifht kommunikasjon med Altinn og MinSide• Utveksling av Dokumenter/saker med andre Noark løsninger –

(BEST)• Vi er fornøyd med dagens løsning og trenger ingen videreutvikling

Jeg ønsker at SI legger vekt på følgende i sin forvaltning av DocuLive produktene fremover… forts

• Byggesakshåndtering• Elektronisk arkiv, elektronisk godkjenning• Scanning formater/Pdf A• Bedre funksjonalitet for E-post håndtering• ………

Support – system og prosesser

• Profesjonelle Service Tjenester – prosjekt PROST – igangsatt i vår• Mål :Økt kundetilfredshet gjennom gode arbeidsprosesser, effektivt saks- behandlingssystem og en god 0-linje• Nytt System anskaffet i sommer • Arbeidet med arbeidsprosesser i perioden mai til oktober• Idriftsatt ny løsning medio oktober

• Jeg mottar gjerne tilbakemeldinger ifht den nye løsningen - send via support- kundeportalen

Hvilke tjenester kan vi tilby gjennom kundeportalen

• Innrapportering av saker fra drift og prosjekter• Bestillinger • Automatisk oppslag i relaterte saker ved innrapportering• Søk Status på organisasjonens saker • Søk i Kunnskapsdatabasen - herunder for eksempel. release informasjon• Kundeundersøkelse• Oversikt over lisenser• Oversikt over kontaktpersoner

Ny DocuLive interessegruppe og tilbakemeldinger fra kundeundersøkelsen på DocuLive

Norunn Arnestad, Politiets data- og materielltjeneste

og leder av Brukerforeningen

Politiets data- og materielltjeneste

Ny DocuLive interessegruppeog tilbakemeldinger fra DocuLive kundeundersøkelse

Produktleder Norunn Arnestad/Leder av Brukerforeningen

Hva er Brukerforeningen?

• Brukerforeningen er en brukerdrevet organisasjon for brukere av Software Innovations løsninger innen DocuLive, Public 360 og Corporate 360.

• Foreningen er organisert med et styre som øverste organ og med egne interessegrupper for de ulike virksomhetsområdene.

• Styret vurderer fortløpende interessegruppenes sammensetning og organisering

Brukerforeningen har som mål å

• Utveksle brukererfaringer• Kommunisere brukerbehov og ønsker med Software Innovation• Bidra til et utviklende og strukturert samarbeid mellom Software

Innovation og brukerne• Påvirke til en målrettet utvikling av Software Innovations løsninger

DocuLive interessegruppe

• Opprettet ved årsmøte høsten 2009• Kontaktperson i styret: Norunn Arnestad• Oppstart på møtevirksomhet og aktivitet i gruppa i 2010

Temaer jeg ønsker interessegruppen skal ha fokus på (1)

• Viktig at SI har nok ressurser til DocuLive. Vi har i 2009 og vil i 2010 bruke en god del konsulenttimer fra SI. Nå opplever vi manko på ressurser - alle er opptatt!

• Ivareta tilpasninger og funksjonalitet i DocuLive for å håndtere lovpålagte krav.

• Felles forum for DL-kunder, som er 100% fritt for 360-selgere.

• Overgang til nytt system

• eAktør med ekspedering av dokumenter til Altinn, MinSide, e-post, vanlig post.

• BEST-løsningen

• Fornuftig viderutvikling og retting av feil.

• Endringer som gjøres hos enkeltkunder må også komme andre kunder til gode.

Temaer jeg ønsker interessegruppen skal ha fokus på (2)

• At Doculive skal være levende og aktiv - Det ser ut som DL er mindre prioritert hos Software-innovation!!

• Helelektronisk arkiv. Rutiner

• Fortsatt tillbud om et oppegeånde system

• Integrasjon

• Håper å kunne oppgradere i løpet av 2010, men usikkert pga stram økonomi

• hjelp til selvhjelp. alt av informasjon om hvordan pleie databasen er av interesse.

Velkommen til frokostseminar 17. desember 2009 om "Anbudsprosessen og det gode innkjøp".

Blir offentlige anskaffelser bedre gjennom regjeringens handlingsplan?

Elektroniske løsninger er stikkordet når det gjelder effektive og gode anskaffelser. Regjeringen har i neste års statsbudsjett foreslått 19 millioner i friske midler til økt satsing på elektroniske anbudsprosesser.

NHO og DIFI vil gjennom sine foredrag redegjøre for sine synspunkter og tiltak innenfor dette satsningsområdet.

Vi forteller om hvordan Statsbygg har oppnådd suksess gjennom sin anvendelse av Software Innovations Anbudsrom med evaluering.

Annual Conference 2010!

Helgen 19.-22. mars avholder Software Innovation sin internasjonale kundekonferanse – denne gang i vakre Barcelona.

Rabatt ved tidlig påmeldingVed påmelding innen 14. desember reduseres konferansegebyret fra NOK 6.300,- til NOK 5.800,-

Årets program

Programmet vil ta for seg ulike bransjer og perspektiver og inneholder kjente navn som Social Networking-guruen Hans Peter Brøndmo, Skandinavias ledende talkshowvert, Fredrik Skavlan, og flere kjente internasjonale Microsoft-profiler.

Her er noen flere smakebiter fra programmet:Gordon McKenzie, MicrosoftSteinar Årdal, CapGeminiRitse Klink, MicrosoftJohnny Berg, BERAS

Brukerforum 2010

• Primo september 2010

doculive frokostseminar 11.12.2009

Technology