dokÜman kontrol sİstemlerİ

7/31/2019 DOKMAN KONTROL SSTEMLER

1/40

Dokman

Kontrol

yi Dokmantasyonun TemelleriveDokman Kontrol Sistemleri


2/40

Hayatn gerekleri... Hikayemiz,Herkes, Biri, Herhangibiri ve

Hikimse adndaki drt kii hakknda.Yaplmas gereken ok nemli bir i vard veHerkes,

Birininbunu yapacandan emindi.

Aslnda bu iiHerhangibiri de yapabilirdi.FakatHikimse yapmad. Bunun zerineBiri ok kzd,nk buHerkesin iiydi.

Herkes, Herhangibirininbu ii yapacan dnmt,fakatHikimse, Herkesin yapmayacan bilmiyordu.SonutaHerhangibirinin yapaca bir iiHikimse

yapmad iinHerkes, Birini sulad.


3/40

ISOnun 2000 Yl Kalite RaporuDokman kontrol;

Uygulanmas ve

Srdrlmesi en g olan maddedir.


4/40

Etkin Bir SistemOluturmann lk Basama:

yi bir

dokmantasyonasahip olmaktr!


5/40

yi bir dokmantasyon:

Ak

Ksa

Anlalr


6/40

Detaylara Boulmaktan

Kann.. Bu prosedrn amac yaplacak tm

faaliyetlerin dokmantasyon esaslarn

belirlemektir. Dokmantasyon faaliyetinaksaksz yaplmasn salayacak ayrntdaolmaldr. Burada gz nne alnacak iki

temel faktr faaliyetingl ve faaliyetiicra eden kiinin bilgi dzeyidir.


7/40


8/40

Basamak ki: Doru MiktardaDokmantasyona Sahip Olun

Fakat ne kadar

dokmantasyonaihtiyacm var?


9/40

ok fazla dokmantasyon:

Her ey iin mutlaka bir talimat oluturmaalkanl...

Tekrar ve uyumsuzluk Bir ilemin birdenfazla talimat ierisinde farkl ekillerde yeralmas.


10/40

Ya da ok az:

Prosesin rn kalitesini etkilediidurumlarda i talimatlarnn bulunmamas.

alanlarn ileri kendi yntemlerine greyapmalar.

yi dokmante edilmedikleri iin

proseslerde deikenlik olmas.


11/40


12/40

Basamak 3: Dokman KontrolSisteminizi Oluturun

El Kitab

Prosedrler

Talimatlar


13/40

Terminolojinizi akla

kavuturun: Prosedr

Talimat

Formlar

Ekler

Prosedr: Prosesleritanmlar.

Talimatlar: Proseslerin

nasl uygulanacananlatr.

Formlar: Kaytlarntutulmasn kolaylatran

dokmanlar.

Ekler: Prosedrlereanlalmay kolaylatrmakiin eklenen bilgiler.


14/40

Neleri Kontrol Edeceksiniz?

Prosedrler

Talimatlar Formlar

Ekler

D Dokmanlar

Mteri artlar Szlemeler

izimler


15/40


16/40

Dokmantasyon Yapnz

Planlayn ISObu konuda gereken esneklii salamtr

Dokmantasyon yaps ve eklinin seimi

tamamen kurulua braklmtr Bunun iin:

Basit bir ilem programn. rnek, Word.

Mevcut bir veri taban programn ya da

Bir dokman kontrol yazlm paketini

kullanabilirsiniz.


17/40

irketiniz in En yisi Nedir?

Aadakilere dayal olarak irketinizinsistemini belirleyin.

irket bykl Bilgisayar kurulumu ve elverililii

Uygulanan farkl proseslerin says

Proses ve dokmanlarn deiim skl


18/40

irketiniz tek tip sistemden daha

fazlasna ihtiya duyabilir rnek:

Kalite sistem dokmanlar ile

Mhendislik dokmanlarn ayr sistemlerkullanarak muhafaza etmeniz gerekebilir.

Bu dokmanlar iki ayr sistemi gerekli klacakkadar farkl olabilirler.


19/40

rnek Sistemler


20/40

Basl Sistem

Mastr elektronik dokmanlar Wordformunda muhafaza edilir.

Master liste Excel de hazrlanr vemuhafaza edilir.

Basl kopyalar revizyonlar kolaylatrmakiin halkal ya da vidal ciltlerde muhafazaedilir ve her bir sayfaya KONTROLLDOKMAN damgas vurulur.


21/40

Basl dokmanlar datlr.

Mastr liste her bir kitapta bulunmas gerekenprosedr ve i talimatlarn belirtir.

Datm her bir alanda sadece o alanla ilgilidokmanlarn bulunmasn salayacak ekilde

yaplr.

Basl Sistem


22/40

Basl Sistem

Bir personel Dokman KontrolKoordinatr olarak grevlendirilir.

Bu personel Mastr listenin gncel olmasn salar

Dokmanlarda revizyonlar yapar

Revize edilmi dokmanlar datr Gncelliini yitiren dokmanlar toplar


23/40

Basl Sistem

Dokmanlarda revizyon yapmak iinkullanlabilecek Deiiklik Talep Formlar

tm alanlarn kullanmna sunulur. Deiiklikler hayata geirilmeden nceonaylanmaldr.

Revizyonlarn tarihi ve kapsam kitaplarn

bandaki listelere ilenmelidir. Tm ilgili personel revizyonlardan haberdar

edilmelidir.


24/40

Online Sistem

Veritaban prosedr ve i talimatlarntutacak ekilde kurulur.

LotusNotlarPaket Sistem

Bu her biri standardn bir maddesini ieren

Blm Sistemi eklinde tasarlanabilir.


25/40

Online System

Prosedr ve Talimatlar sisteme girilir ya daeer mevcutsa basl sistemin elektronikkopyasndan yklenebilir.

Yetkiler Sistem yneticisi - Admin

Editr- Edit

Temsilci - Rep

Onay - App

Yalnz okuma Read only

eklinde datlabilir.


26/40

Online System

Editrler prosedr ya da i talimatlarnyazarlar.

Dokmanlar a zerinden ynetimtemsilcisi ve onay makamna onay iingnderilir.

Onaylanan dokmanlar otomatik olarakKalite Dokmanlar iinde yerini alr vetm personelin kullanmna sunulur.


27/40

Online System

Dokmanlar ekranda grlebilir ya da ktlaralnabilir

kts alnan dokmanlar Gn Maddesi ilekontrol edilirler.

kts alnan tm dokmanlara o gnn tarihi

baslr. Dokmanlar sadece kt alndklar gnboyunca geerlidir.


28/40

Online Sistem

Baz basl kopyalarn datm gerekliolabilir.

Datm yaplan dokmanlar iin bir mastrliste muhafaza edilmelidir.

Kontroll kopyalar tanmlanmaldr.


29/40

Online Sistem

Revizyonlar editr tarafndan yaplmal veynetim temsilcisi ve/ya da onay makam

tarafndan onaylanmaldr. Editr yaplan deiikliklerin etkin hale gelip

gelmediini kontrol etmelidir.


30/40

Mhendislik ktlar

Her bir ktnn gncel revizyon durumunubelirten mastr liste oluturulmaldr.

Bu genellikle bir imalat yazlmnda yer alr.


31/40

Mhendislik ktlar

Gncel kt revizyonlarnn mastr dosyasmuhafaza edilmelidir.

Basit dosya muhafaza klasr, raf sistemiElektronik CAD sistemi


32/40

Mhendislik ktlar

Eer ktlar belirli alanlara datlyorsakontrol edilmelidir.

Operatrler elektronik mastr listelere gredorulama yapmaldrlar.

ktlar i numaras ile etiketlenmelidir.


33/40

D Kaynakl Dokmanlar

Bu dokmanlar dokman kontrolsisteminize dahil edilmelidir. rnein:

Mteriye Ait Dokmanlar Endstri Mevzuatlar

ISO 9000 Standartlar

Dokmantasyonunuz iin kullanlanreferanslar.


34/40

D Kaynakl Dokmanlar

Bunlar mastr listede d kaynakldokmanlar iin bir blm oluturarak

kontrol edebilirisiniz. Bunlar: Dokman Ad

Revizyon Durumu

Dokmann Bulunduu Yer/Yerler Dokuman Numaras

irketiniz tarafndan verilen.


35/40

Dokman Kontrol ile lgili

Genel Problemler


36/40

Genel Problemler

Dokmanlar yazan personel Prosedr ve Talimat arasndaki fark bilmemektedir.

Terminoloji tanmlanmam olup, tutarl birekilde kullanlmamaktadr.

Revizyonlar ok fazla zaman almakta,

dokmanlar gncel olarak muhafazaedilmemektedir.


37/40

Genel Problemler

Deiiklikleri ve deiikliklerle ilgilieitimleri takip etmek iin bir proses

bulunmamaktadr. Dokmanlarn tutarsz kullanm:formlar

ekler

izimler

d kaynakl dokmanlar


38/40

Genel Problemler

Onay

Datm

Dokmanlarn gncelliinin srdrlmesi


39/40

Genel Problemler

ok fazla dokman datlmakta, sistemsrdrlememektedir.

D kaynakl dokmanlarn kontrolndeeksiklik

yi bir planlama yapamama...


40/40

Ve tm talar yerineoturacaktr.

dokÜman kontrol sİstemlerİ

Documents