domare le email
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Domare l’emailDomare l’emailAndrea Dallan
PresentiamociPresentiamoci
Domare l’email
Struttura dell’incontroStruttura dell’incontroI mezzi di comunicazione e loro utilizzoComunicazioni Esterne all’azienda e
possibilità di controllo◦Netiquette
Comunicazioni Interne all’azienda e possibilità di controllo◦Classificazione dei Media secondo matrice
Importanza – Urgenza◦Netiquette interna
Domare l’email
Alcuni mezzi di comunicazioneAlcuni mezzi di comunicazione
Domare l’email
Incontro
IM
Fax
Telefonoportatile
Telefono fisso
Informazioni centralizzate lato Server
Riunione
Bacheca
Post It
Appunti
Caffè
Comunicare in azienda per:Comunicare in azienda per:Pianificare/Organizzare
Decidere/Risolvere/Analizzare
Richiedere un’azione
Richiedere/inviare un’informazione
Saluti, chat
…
Domare l’email
La matrice Importanza/UrgenzaLa matrice Importanza/Urgenzadi Coveydi Covey
Una comunicazione/attività può essere:
Domare l’email
+ importante
- importante
+ urgente- urgente
Importante ed urgente
Non importante ed urgente
Importante e non urgente
Non importante e non urgente
Collocare (idealmente) gli obiettivi Collocare (idealmente) gli obiettivi della comunicazionedella comunicazione
Domare l’email
+ urgente
+ importante
- importante
- urgente
Organizzare
Decidere Risolvere
Analizzare
Richiedere azione
Richiedere Info
Salutare
Salutare
Collocare (idealmente) i mezzi di Collocare (idealmente) i mezzi di comunicazionecomunicazione
Domare l’email
+ urgente
+ importante
- importante
- urgente
Incontro
Telefono
IM
email !
Riunione
Bacheca
Post it
Caffè
Le comunicazioni esterne Le comunicazioni esterne all’aziendaall’aziendaBassa possibilità di controllo
Alcuni suggerimenti◦Spam: attivare filtro antispam
◦Newsletter/Feed: disattivarli o cestinarli automaticamente
◦Aprire Outlook nella pagina calendario (non alla posta in arrivo)
◦Autodisciplina: dedicare momenti definiti della giornata al controllo delle email.
Domare l’email
L’email che vorremmo L’email che vorremmo riceverericevere
NecessariaChiaraRisolutivaConcisa1 sola informazione
Domare l’email
La Netiquette (Wikipedia)La Netiquette (Wikipedia)La Netiquette è un insieme di regole che
disciplinano il comportamento di un utente di Internet
Il rispetto della netiquette non è imposto da alcuna legge, ma si fonda su una convenzione di generale condivisione.
http://it.wikipedia.org/wiki/Netiquette
Domare l’email
La Netiquette per le email/1La Netiquette per le email/11. Non usare l’e-mail per alcun
proposito illegale o non etico.
2. Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.
3. Includi sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico.
4. Alla fine del messaggio firma sempre col tuo nome.
Domare l’email
La Netiquette per le email/2La Netiquette per le email/2
5. Mantieni la privacy degli eventuali mittenti/destinatari
6. Fai molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del tuo messaggio
7. Non insultare e non fare uso indiscriminato di lettere maiuscole.
Domare l’email
La Netiquette per le email/3La Netiquette per le email/3
8. Rifletti bene su come il destinatario possa reagire al tuo messaggio.
9. La dimensione del messaggio non deve essere troppo grande.
10. Cita il testo a cui rispondi il più brevemente possibile
Domare l’email
Suggerimenti:Suggerimenti:La regola d’oro dell’email: non inviare
ad altri ciò che non vorresti ricevere
Al lavoro, non inviare messaggi di contenuto personale: se necessario, meglio una telefonata
Se sei in dubbio se inviare o no un messaggio, dormici sopra e rileggilo il giorno dopo.
Inviamo noi per primi l’email che vorremmo ricevereDiamo l’esempio.
Domare l’email
Le comunicazioni interne Le comunicazioni interne all’aziendaall’azienda
Alta possibilità di controllo:
Condividere l’uso degli strumenti di comunicazionematrice di Covey
Condividere la Netiquette interna
Domare l’email
Collocare i mezzi di comunicazione Collocare i mezzi di comunicazione disponibili in aziendadisponibili in azienda
Domare l’email
+ urgente
+ importante
- importante
- urgente
Incontro
Telefono
IM
email !
Riunione
Caffè
Post it
Bacheca
Netiquette interna Netiquette interna condivisa - file condivisa - file word
Serve a condividere le regole interne per l’utilizzo dell’email. Ad esempio:
◦Utilizzare l’email per richiedere azioni o informazioni
◦Utilizzo del campo A: persona a cui è richiesta l’azione/informazione
◦Utilizzo del campo CC: solo per informazione – non è richiesta azione o informazione
Domare l’email
Netiquette interna/2Netiquette interna/2Curare l’oggetto dell’email
◦Aiuta il ricevente a comprendere velocemente il significato dell’email
◦Meglio un solo argomento per ciascuna email◦Se l’email riguarda un protocollo o una pratica,
inseriamo il numero identificativo in oggetto
Risposta entro 24/48 ore
Domare l’email
Netiquette interna/3Netiquette interna/3Come utilizzare il simbolo
priorità alta◦Trasforma il messaggio da importante – non
urgente a importante ed urgente = emergenza: da utilizzare con consapevolezza
Se necessario, dare scadenze per le azioni richieste◦Aiutiamo chi riceve l’email ad organizzare il
proprio lavoro
Domare l’email
Le Pillole di FormazioneLe Pillole di Formazionehttp://wikiformazione.blogspot.com
Il prossimo incontro:
Leadership motivazionaleRelatore: Luigi Mistruzzi
Il 30/06/2009 alle 17.00Presso la Delegazione OVEST COLLI, Via Bernardi,
1 - Centro direzionale "La Quercia" - Z.I. Rubano