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5. 撰寫時注意事項 (1) 稱謂語: ●教育部:鈞部 ●其他中央機關:大院、大部 ●其他機關:貴 ●校長或副校長:鈞長 (2) 數字: ●百分比、金額、人數: 80% 、 3.59% 、 6 億 3,944 萬 2,789 元、 639,442,789人 ●代號、日期: M123456789 、 本 (96) 年 11 月 30 日
(4) 期望(目的)語●一般公文 ◆ 對上級機關或首長: 請 鑒核(函報部、會) 請 核示(校內簽稿)。 ◆ 對平行機關: 請 查照、請查核辦理、 請 惠予辦理。 ◆ 對下行機關: 希 查照、希 照辦。「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」一律改為「請」
( 二 )簽核 1. 資料齊全再簽出。 2. 類別要註明:公文或一般表單 ? 校內簽核或校外發文 ? 3. 主檔格式:校內以 Pdf 或 Word 為主 發文以 ods ( 捷成 ) 為主 4. 佐證資料作為附件 5. 重要會簽節點要設置 (1) 請假、聘任或敘獎:人事室 (2) 錢:會計室 (3) 調課:課務組 (4) 請購:總務處
6. 除請假及須歸檔外,餘儘量設至「秘書室 辦公桌」節點。 7. 及早簽出:除非特殊急件,否則至少五天 前 (不含週六、日 )應簽出。 8. 會簽單位很多者: (1)先設「簽核」節點,再設「會簽」節 點。 (2)同時進行 (1) 之電子簽核與 e-mail的 通知。 9. 簽出後隨時掌握與追蹤。 10. 依分層負責明細表設節點。