รหสวชา ง32202 ชอวชา การสรางฐานขอมลเบองตน ระดบชนมธยมศกษาปท 5

หนวยการเรยนรท 8 เรอง การสรางรายงาน (Report) จานวน 6 คาบเรยน

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. ความรพนฐานเกยวกบรายงาน (Report) การสรางรายงานนนจะใชวธการสรางคลายกบการสรางฟอรม ดงนน จงสามารถนา ความรเกยวกบ

การสรางฟอรมมาใชในการสรางรายงานได นอกจากนใน Access 2007 นน ยงมตว ชวยในการสรางรายงาน

อยางรวดเรว โดยจะถามขอมลทจาเปนในการสรางรายงาน และรายงานท เราสรางขนมาสามารถนาไปใชใน

อนเทอรเนต และอนทราเนตไดเหมอนกบการสงออกไฟลทวไป

1.1 ความหมายของรายงาน (Report)

รายงาน คอ ขอมลทจะใชแสดงผลสรปจากฐานขอมลออกมาทางสงพมพทเราสามารถนาไปใช

งานตอไปได ตวอยางของการนารายงานไปใชงานในฐานขอมลการสงซอของเรา เชน

• การออกใบสงซอใหกบลกคาในการสงซอแตละครง

• การสรางฉลากตดซองจดหมายเพอสงขอมลตาง ๆ ไปใหลกคา

• การแสดงขอมลรายละเอยดของสนคาทกอยางทมอย

นอกจากน เพอเพมความสวยงามใหกบรายงาน เรายงสามารถใสออบเจกตตาง ๆ ลง ไปในรายงาน

ของเราได เชน รปภาพ เสยง เปนตน และรายงานทเราสรางขนมายงสามารถ นาไปใชอนเทอรเนตและ

อนทราเนตไดเชนเดยวกบฟอรม

1.2 ประโยชนของรายงาน

รายงานมประโยชนมากมาย ดงตอไปน

• รายงานสามารถนาไปใชในงานตาง ๆ โดยรายงานสามารถจดกลมของระเบยน หา

ผลรวมระเบยนในกลม รวมทงสามารถสรางกลมยอยขนมาใหมได เชน ตองการจดกลม

ใบสง ซอสนคาตามลกคา จดกลมสนคาตามชนดสนคา เปนตน

• รายงานสามารถใชสรางเอกสารตาง ๆ ไดเปนอยางด เชน การทาใบรายการสง สนคา

การสรปยอดขายในแตละไตรมาส เปนตน

1.3 ความแตกตางระหวางฟอรมกบรายงาน

เราจะสงเกตไดวาฟอรมนนสามารถพมพงานออกมาไดเชนเดยวกน แตทเราไมใช ฟอรมเปน

รายงานสรป เนองจากฟอรมมขอแตกตางกบรายงาน ดงตอไปน

ใบความรท 8

• ฟอรมถกออกแบบมาเพอใชแสดงผลขอมลในหนาจอ และรายงานถกออกแบบมาเพอใช

สรางสงพมพตาง ๆ

• ขอมลตางๆ ทแสดงอยบนรายงานจะใชแสดงผลอยางเดยวไมสามารถแกไขไดเหมอนกบ

ฟอรม

• ในการกาหนดความกวางและความยาวของรายงาน เราสามารถกาหนดในไดอะลอกซ

Printer Setup ซงไมเกยวกบคณสมบตทกาหนดในมมมอง Report Design (ทใช สราง

รายงาน) ทาใหผทไมทราบรายละเอยดในการสรางรายงานสามารถพมพรายงานในแบบท

ตองการได

2. การสรางรายงาน (Report)

จากแทบเครองมอสราง จะมกลมชดคาสงรายงานทมปมคาสงอย 5 ปมคาสง คอ รายงาน ปายชอ

รายงานเปลา ตวชวยสรางรายงาน และออกแบบรายงาน

แทบเครองมอสรางกบกลมชดคาสงรายงาน

2.1 การสรางรายงานจากคาสงรายงาน

จากฟอรมรายการลงทะเบยนเรยนระยะสน เลอกคาสงรายงาน จากชดคาสงรายงาน

เลอกคาสงรายงาน จากฟอรมรายการลงทะเบยนเรยนระยะสน

ผลลพธรายงานรายการลงทะเบยนเรยนระยะสน จากมมมองออกแบบ

ผลลพธรายงานรายการลงทะเบยนเรยนระยะสนจากมมมองรายงาน

ผลลพธรายงาน

รายการลงทะเบยน

เรยนระยะสน จาก

มมมองเคาโครง

ผลลพธรายงานรายการลงทะเบยนเรยนระยะสน จากมมมองแสดงตวอยางกอนพมพ

2.2 การสรางรายงานดวยคาสงรายงานเปลา

เมอคลกปมคาสงรายงานเปลาจากชดคาสงรายงานจะเปดรายงานเปลาในมมมองเคาโครงและ

รายการเขตขอมลทมอยในตารางทางดานขวามอ เพอลากไปปลอยในรายงานเปลานน

รายงานเปลา และรายการ

เขตขอมลทมอยในตาราง

ทางดานขวามอ

ลากรายการเขตขอมลทมอย

ในตารางทางดานขวามอมา

ปลอยในรายงานเปลา

ลากรายการเขตขอมลท

ตองการสรางรายงาน

มาปลอยในรายงาน

เปลาเสรจสนแลว

ผลลพธจากการสรางรายงานดวย

คาสงรายงานเปลา ในมมมองรายงาน

บนทกชอรายงานเกบไว

ผลลพธรายงานดวยคาสงตวชวย

สรางรายงาน ในมมมอง

ออกแบบ

ผลลพธรายงานดวยคาสงตว

ชวยสรางรายงาน ในมมมอง

รายงาน

ผลลพธรายงานดวยคาสงตว

ชวยสรางรายงาน ในมมมอง

เคาโครง

ออกแบบโลโกรายงานในมมมองออกแบบ

เปลยนชอรายงานใน

มมมองเคาโครง

ไปทแฟมรปภาพตนฉบบโลโก สอศ. เพอ

แทรกรปภาพในชอรายงาน

โลโก สอศ. ไดถกแทรก

เขามาในชอรายงาน

ยายตาแหนงรปภาพโลโก สอศ. ไวดานหนาและขอความถดมาในชอรายงาน

ผลลพธรายงานสดทายเมอแทรกโลโกแลว ในมมมองรายงาน

ผลลพธรายงาน ใน

มมมองเคาโครง

ผลลพธรายงาน ในมมมอง

แสดงตวอยางกอนพมพ

การสรางรายงานในมมมอง

ออกแบบ คลกปมบนทก

ทแผนงานบนทกเปนตงชอรายงาน