Download - การระบุความรู้จากผัง ...audit.dld.go.th/01_workflow _ข้อตรวจพบ... · Web viewลำด บ ผ งกระบวนงาน
การระบความรจากผงกระบวนงาน (Work Flow Process) ของ กระบวนการ การสรปขอตรวจพบและขอเสนอแนะจากการตรวจสอบภายใน ประจำาปงบประมาณ 2556
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
1.
1.1
1. การเบก - จายเงน - นำาคาใชจายของปกอนมาเบกจายใน
ปปจจบนซงเปนรายการท ไมถอเปนคาใชจายเมอไดรบใบแจงหนตามทกระทรวงการคลงกำาหนด
- ระเบยบการเบกจายเงนการเกบรกษาเงนและการนำาเงนสงคลง พ.ศ. 2551 ขอ 17 “คาใชจายทเกดขนในปงบประมาณใหเบกจายจากเงนงบประมาณของปนนไปจาย ในกรณทมเหตจำาเปนไมสามารถเบกจายในปงบประมาณนนไดทน ใหเบกจายจากเงนงบประมาณของปถดไปได แตคาใชจายนนตองไมเปนการกอหนผพนเกนกวางบประมาณทไดรบอนมต และใหปฏบตตามวธการทกระทรวงการคลงกำาหนด ”
ผตรวจสอบภายในทไดรบมอบหมายและหวหนาทมตรวจสอบภายใน
2 วน กระดาษทำาการตรวจสอบ
- แนวการตรวจสอบ- ระเบยบการเบกจายเงนการเกบรกษาเงนและการนำาเงนสงคลง พ.ศ. 2551 - พระราชกฤษฎกาเงนสวสดการเกยวกบการศกษาของบตร- พระราชกฤษฎกาเกยวกบการรกษาพยาบาล - พระราชกฤษฎกาคาใชจายในการเดนทางไปราชการ- พระราชกฤษฎกาคาเชาบานขาราชการ- ระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยคาใชจายในการฝก
สรปขอตรวจพบและ
ขอเสนอแนะประจำาป 2556ดานการเบก - จาย
เงน
รายการทถอเปนคาใชจายเมอไดรบใบแจงหน
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
อบรม การจดงาน และการประชมระหวางประเทศ - ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยการเบกคาใชจายในการเดนทางไปราชการ- ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยการเบกจายสวสดการเกยวกบการศกษาของบตร- ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยการเบกจายสวสดการเกยวกบการรกษาพยาบาล- ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม- ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสดดวยวธการทางอเลกทรอนกส พ.ศ. 2549- หลกการจำาแนกประเภท
1.2 - นำาคาใชจายทไมเกยวของกบการปฏบตงานราชการมาเบกจากทางราชการ หรอเปนรายการทไมถอเปนคาใชจายทกระทรวงการคลงอนญาตใหเบกได
- เปนคาใชจายเกยวของกบบานพกขาราชการทมผพกอาศยซงตองเปนรบผดชอบเอง มาเบกจากทางราชการไมได
1.3
- เบกคาใชจายผดประเภท นำาคาใชจายงบลงทนมาเบกจากงบดำาเนนงาน คาวสด
- การจดซอ เครองมออปกรณ ทมอายการใชงานนาน มลกษณะคงทน แตมราคาตอหนวยหรอตอชด เกน 5,000 บาท (งบดำาเนนงาน คาวสด )
- การจดซอ เครองมออปกรณ ทมอายการใชงานนาน มลกษณะคงทน แตมราคาตอหนวยหรอตอชด เกน 5,000 บาท ( งบลงทน คาครภณฑ )
- รายการประกอบ ดดแปลง ตอเตม หรอปรบปรง ครภณฑ ทมวงเกน 5,000 บาท ( งบลงทนคาครภณฑ )
- การเพมประสทธภาพ (up grade)
เบกคาใชจายทไม
เกยวของกบ
ราชการ
เบกคาใชจายผดประเภท
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
คอมพวเตอรในเครองเดยว ถารวมกนทกรายการเกน 5,000 บาท ตองเบกจายจากงบลงทน (งบลงทน คาครภณฑ )
- รายการประกอบ ดดแปลง ตอเตม หรอปรบปรง ครภณฑ ทมวงเกน 5,000 บาท ( งบลงทน คาครภณฑ )
- รายการประกอบ ดดแปลง ตอเตม หรอปรบปรง ทดนและหรอสงกอสราง ทมราคาเกน 50,000 บาท ( งบลงทน คาท ดนหรอสงกอสราง )
รายจายตามงบประมาณ - ระบบการควบคมภายใน- นโยบาย ระเบยบ ขอบงคบ หนงสอซกซอมความเขาใจทเกยวของ
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
1.4 การเดนทางไปราชการและเขารบการฝกอบรม
- มการเบกคาใชจายในการเดนทางไปราชการไมถกตองตามขอเทจจรง ไมเหมาะสม ใชระยะเวลามากเกนความจำาเปน
- เปนการเดนทางทกระทรวงการคลงไมถอเปนการเดนทางไปราชการชวคราว ทกระทรวงการคลงกำาหนดใหเบกคาใชจายในการเดนทางไปราชการได
- การเบกคาใชจายในการเดนทางเขารบการฝกอบรมสมมนา ทผจดออกคาใชจายให แตนำามาเบกเกนสทธ โดยขาดการสอบทาน
- มการแกไขใบขออนญาตเดนทาง เพมเตม หลงจากไดรบอนมตแลว เชนเปลยนแปลง วนทเดนทาง ผรวมเดนทาง
- ระยะเวลาในการเดนทางทขอเบกเงนไมสอดคลองกบความเปนจรง เพอใหสามารถเบกคาใชจายได
- การขออนญาตใชรถในการเดนทางไมตรงกบการเดนทางไปราชการจรง
1.5 คาเลาเรยนบตร
การเดนทางไปราชการ
และเขารบการฝกอบรม
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
- การเบกคาเลาเรยนบตร ของมหาวทยาลยเอกชน ไมถกตอง
- ปรญญาตร ปวส.เอกชน ซงระเบยบกำาหนดใหเบกครงของทจายจรงแตไมเกนอตราทกระทรวงการคลง กำาหนด แตนำามาเบกทงหมด โดยไมหารครงกอน
1.6 คารกษาพยาบาล- การเบกคารกษาพยาบาล เกนสทธ- ไมไดทำาการตรวจสอบ สทธการเบก
จายคารกษาพยาบาล ตามรหสคาบรการสาธารณสข ทกระทรวงการคลงกำาหนด ทำาใหมการเบกเงนเกนกวาทกำาหนดใหเบกจายได
1.7 - การจดซอจดจางทมวงเงน ตงแต 5,000 บาทขนไป ไมจดทำาการออกใบสงซอในระบบ GFMIS (PO) เพอวางฎกาจายตรงใหแกผขาย ตามระเบยบการเบกจายเงน การเกบรกษาเงนและการนำาเงนสงคลง ของสวนราชการ
1.8 - เบกผดศนยตนทน
คาเลาเรยนบตร
คารกษาพยาบาล
การออกใบสงซอใน
ระบบ GFMIS (PO)
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
- เจาหนเรยกเกบเงนเกนกวาบรการทไดรบ หนวยงานขาดการสอบทานเอกสารหลกฐานกอนเบกจายเงน
- การเสนอเซนเชคไมไดแนบใบสำาคญประกอบรายการทกครง มความเสยงตอจายเงนทไมมรายการคาใชจายจรง
- จายเงนแลว เจาหนาทไมตดตามใบเสรจรบเงนจากผขายแนบประกอบใบสำาคญคจายใหครบถวน
- ไมไดประทบตรา จายเงน“แลว รบรองการจายเงนตามทระเบยบ”กำาหนด เสยงตอการนำามาเบกซำาได
1.9
หลกฐานการจายเงน- การจดเกบเอกสารหลกฐานใบสำาคญ
คจายลาชา ไมเรยบรอย เสยงตอการสญหาย หลกฐานการเบกจาย ไมครบถวน ซงหนวยงาน จะตองสงเงนคนคลงเทากบจำานวนเงนตามใบสำาคญทสญหาย
หลกฐานการจาย
เงน
การเบกจายเงน
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
1.10
อนๆ - บนทกรายการกอหนผกพน/ขอเบก
เงนในทะเบยนคมเงนประจำางวดตอนสนเดอน ทำาใหไมทราบยอดวงเงนทสามารถใชจายไดทแทจรง
- การเบกจายเงนไมสอดคลองกบการปฏบตงานตามภารกจของกจกรรมนนๆ
- คาไฟฟา คาประปา คาโทรศพท คาบรการไปรษณยโทรเลข ไมไดจายตรงเขาบญชผมสทธรบเงนโดยตรง ตามทระเบยบฯกำาหนด เวนแตกรณมการจายเงนสมทบกใหสามรถจายเปนเชคได
1.11
สาเหตการปฏบตไมเปนไปตามระเบยบ ทเกยวของ
- การตรวจสอบความถกตอง และครบถวนของเอกสารหลกฐานการเบกจายวา เปนไปตามระเบยบฯทกำาหนดไมเครงครด ทำาใหมการเบกจายไมเปนไปตามทระเบยบกำาหนด มเอกสารหลกฐานไมครบถวน
- เจาหนาท ไมตดตาม ศกษาและทำาความเขาใจในระเบยบและวธปฏบตท
สาเหตการปฏบตไม
เปนไปตามระเบยบ
อนๆ
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
เกยวของซงมการเปลยนแปลง - เบกจายเงนตามระเบยบทยกเลกไป
แลว- การเบกจายเงนงบประมาณ ขาดการ
ควบคม อยางเพยงพอ- ไมไดจดทำาทะเบยนคมเงนงบ
ประมาณ /เงนประจำางวดสวนจงหวด เพอใชในการควบคมการเบกจายเงนงบประมาณทไดรบ ตามตนทนกจกรรม ทำาใหไมทราบวาในแตขณะมเงนงบประมาณแตละกจกรรมคงเหลอสามารถเบกจายไดอยเทาไหร เสยงตอการเบกจายเงนเกนกวางบประมาณทไดรบ เบกคาใชจายไมสอดคลองกบภารกจและไมสามารถบรหารงบประมาณไดอยางมประสทธภาพ
2
2.1
2. การรบเงน การเกบรกษาเงนและการนำาเงนสงคลงการใชใบเสรจรบเงน
- ยกเลกใบเสรจรบเงน แตไมมใบเสรจรบเงนฉบบสขาว ซงเปนฉบบทตองใหผ
ผตรวจสอบภายในทไดรบมอบหมายและหวหนาทม
2 วน กระดาษทำาการตรวจสอบ
- แนวการตรวจสอบการรบ-นำาสงเงนรายได- ระเบยบการเบกจายเงนจากคลง การเกบรกษาเงนและนำาเงนสงคลง
การรบเงน การเกบรกษาเงนและการนำา
เงนสงคลงการใชใบเสรจรบ
เงน
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
ชำาระเงน แนบประกอบ- ใบเสรจรบเงนฉบบทยกเลกตองให
ตดคงไวในเลมใหครบชด ทงตนฉบบและสำาเนาทกฉบบ)
- ใบเสรจรบเงนกรมปศสตว (กปศ.๑๔) สญหาย
ตรวจสอบภายใน
พ.ศ.2551- ระเบยบ/ประกาศแจงราคาขาย ของกรมปศสตว- ระบบการควบคมภายใน- นโยบาย ระเบยบ ขอบงคบ หนงสอซกซอมความเขาใจทเกยวของ
2.2
2.3
- ไมไดบนทกรายการรบจายเงน ในระบบ GFMIS ภายในทเกดรายการ ทำาใหรายงานทางการเงนในระบบ ไมตรงกบเอกสารหลกฐานทเกดขนจรง
- รายงานเงนคงเหลอประจำาวน ทสงคณะกรรมการเกบรกษาเงน ไมตรงกบเงนคงเหลอในระบบ GFMIS
- ทกสนวนไมไดตรวจสอบความถกตอง ครบถวนของเงนรายไดทจดเกบวาครบถวนถกตอง กบเอกสารหลกฐานและรายงานในระบบ และลงลายมอชอกำากบไวในใบเสรจรบเงนฉบบสดทาย ทำาใหมความเสยง ตอเงนของทางราชการ สญหาย ขาดบญช
- รายไดแผนดน นำาสงเงนลาชา ไมเปนไประยะเวลาตามระเบยบ กำาหนด
การบนทกรายการ
การสอบทานความถกตอง
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
- ขาดการสอบทานความถกตองของรายงาน การจดเกบและนำาสงเงนรายไดแผนดนจากระบบ GFMIS เปนประจำาทกสนเดอน กบรายการรบและนำาสงเงนทหนวยงานดำาเนนการ.
3
3. การจดซอจดจาง- ขาดการวางแผนการจดซอจดจาง
พบการจดซอบอยครงมาก ทำาใหเปนภาระของเจาหนาทในการจดทำาเอกสารการจดซอจดจาง เอกสารการขอเบกจายเงนใบสำาคญคจาย และตองบนทกรายการควบคมพสด หรออนๆทเกยวของเปนจำานวนมาก จนไมมเวลาพฒนาตวเองไมมเวลาศกษาทำาความเขาใจในระเบยบทแกไขเปลยนแปลง
- ขาด Spec ไมระบราคาจดซอครงกอนหรอราคาทจดซอครงสดทายใน ระยะเวลา ๒ ป ตามรายการทกำาหนดไวรายงานขอซอขอจางขอ ๒๗ ขอระเบยบพสด และขาดคเทยบราคา
- เขาลกษณะการแบงซอแบงจาง โดยเฉพาะ ยาและเวชภณฑ วสดวทยาและการ
ผตรวจสอบภายในทไดรบมอบหมายและหวหนาทมตรวจสอบภายใน
2 วน กระดาษทำาการตรวจสอบ
- ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม- ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสดดวยวธการทางอเลกทรอนกส พ.ศ. 2549- ระบบการควบคมภายใน- นโยบาย ระเบยบ ขอบงคบ หนงสอซกซอมความเขาใจทเกยวของ
การจดซอจดจาง
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
แพทย
3.1 การสอบราคา - ไมมสงเอกสารไปยงผประกอบอาชพ
โดยตรง ตามระเบยบพสด - กำาหนดวนเปดซองสอบราคา ทบ
ซอนกบวนทกำาหนดใหยนซองวนสดทาย- กรณหลกประกนซอง/หลกประกน
สญญาเปนหนงสอคำาประกนธนาคาร ไมไดสงสำาเนาหนงสอคำาประกนใหธนาคารสาขาผออกหนงสอคำาประกนรบทราบและยนยนมาทางไปรษณยลงทะเบยน
- การจางไมตดอากร ตามทประมวลรษฎากรกำาหนด
- แตงตงกรรมการตรวจรบพสดไมครบตามระเบยบ ตงคนทไมเหมาะสม ไมมความรในเรองนน ๆ เปนกรรมการตรวจรบ
- แตงตงกรรมการตรวจรบพสด/งานจาง แบบถาวร (ตองแตงตงเปนครง ๆไป)
3.2 การรบประกนความชำารดบกพรอง- การรบประกนความชำารดบกพรอง การรบ
ประกนความชำารดบกพรอง
การสอบราคา
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
.
ในงานกอสราง เพยง 1 ป- มต ครม.กำาหนด ใหงานจางกอสราง
ตองรบประกนความชำารดบกพรอง ไมนอยกวา 2 ป
- การจางกอสราง หมายรวมถง งานเคลอนยายอาคาร งานดดแปลง งานตอเตม งานรอถอน งานซอมแซม ซงสวนราชการเหนวามความสำาคญจำาเปนตองมการแตงตงผควบคมงาน
4 4 การควบคม วสด / ครภณฑ - การบนทกรายการวสด ครภณฑไม
เรยบรอย - วสดรบมาจายหมด ในบญชคมวสด
ไมมของคงเหลอ แตของจรงเหลอจำานวนมาก ทำาใหขาดการควบคม เสยงตอการสญหาย เสยหาย
- ระบบการจดเกบวสด ไมใชระบบ เขากอน ออกกอน หรอหมดอายกอนเบกจาย เพอปองกนวสด เกาเกบเสอมคณภาพ กอนเบกใช โดยเฉพาะยาและเวชภณฑ หมดอาย เสอมสภาพ ใชไมทน
- ขาดการตรวจความถกตองของ
ผตรวจสอบภายในทไดรบมอบหมายและหวหนาทมตรวจสอบภายใน
2 วน กระดาษทำาการตรวจสอบ
- แนวการตรวจสอบภายในดานครภณฑ และสงปลกสราง- ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม- ระบบการควบคมภายใน- นโยบาย ระเบยบ ขอบงคบ หนงสอซกซอมความเขาใจทเกยวของ
การควบคม วสด/ครภณฑ
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
บญชหรอทะเบยนคมวสด กบของจรงเปนครงคราว
- ตอนสนปงบประมาณ ไมมการปรบปรงยอดวสดคงเหลอในระบบ GFMIS ตามจำานวน/รายการ วสดคงเหลอจรง
4.1
ครภณฑ- รหสครภณฑ ไมไดตด/เขยนตดตว
ครภณฑไวถกตองครบถวน ทำาใหทรพยสนขาดการควบคม เสยงตอการสญหาย
- ขาดการตรวจสอบความถกตองของทะเบยนคม กบของจรงเปนครงคราว
- คณะกรรมการตรวจสอบพสดคงเหลอประจำาป ไมไดดำาเนนการตรวจสอบจรง
- ไมไดขอขนทะเบยนรายการครภณฑทตำากวาเกณฑ (เครองมออปกรณ ทมอายการใชงานงาน สภาพคงทนถาวร แตราคาไมเกน 5,000 บาท) ขนทะเบยนไมหมด (ดงนนหนวยงานจะเบกคาวสดสนเปลอง ทตองใชกบเครองนนไมได)
- มครภณฑชำารดรอจำาหนายเปน
ครภณฑ
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
จำานวนมาก แตไมดำาเนนการขออนมตจำาหนาย บางสวนหาซากไมเจอ เปนภาระของหนวยงาน
- ขาดการบนทกควบคมการซอมแซมบำารงสนทรพยนนๆ ทกครง และไมไดแนบประวตการซอมแซมประกอบการพจารณาสงซอมบำารงทกครง
- การรบโอน/การโอนครภณฑจากหนวยงานอน ไมมเอกสารหลกฐาน และไมไดดำาเนนการโอนรายการ ในระบบ GFMIS ใหครบถวน ถกตอง
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
5 5 รถราชการ / นำามนเชอเพลง การใชรถราชการ และการเบกจายนำามนเชอเพลง
- ไมขออนญาตใชรถ/ ขออนญาตเฉพาะไปตางจงหวด แตมการใชรถและเตมนำามนเปนจำานวนมาก โดยไมมเนองานทเปนภารกจราชการอยางชดเจน
- การบกทกการใชรถ ไมเรยบรอย ไมครบถวน ระยะทางไมสอดคลองกบพนทเดนทาง และการเดนทางจรง พบวามการใชรถเปนจำานวนมากทไมสามารถหาภารกจการปฏบตงานมาชแจงได
- ไมบนทกประวตการซอมแซมรถราชการ ลงบาง ไมลงบาง ใชประโยชนไมได
- สงซอมรถโดยไมเคยตรวจสอบประวตการซอมครงกอน
- ไมไดจดทำาสมดบนทกการเบก-จายนำามนเชอเพลง
- ไมมการสำารวจและกำาหนดเกณฑการใชสนเปลองเชอเพลงของรถทกคน เพอเปนเกณฑในการควบคมการเบกจายเชอ
ผตรวจสอบภายในทไดรบมอบหมายและหวหนาทมตรวจสอบภายใน
2 วน กระดาษทำาการตรวจสอบ
- แนวทางการตรวจสอบภายใน- ระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม- ระเบยบกรมปศสตว วาดวยการใช การเกบรกษา และการซอมบำารงรถราชการ- ระบบการควบคมภายใน- นโยบาย ระเบยบ ขอบงคบ หนงสอซกซอมความเขาใจทเกยวของ
รถราชการ/นำามนเชอเพลง
สนสดกระบวนการ
การใชรถ
ลำาดบ
ผงกระบวนงาน รายละเอยด ผรบผดชอบ
ระยะเวลา
แบบฟอรม
เอกสารอางอง
เพลง