Download - Alfresco как система для СЭД
как платформа для Системы электронного документооборота
02.09.2015
www.integrity.com.ua
3 года на рынке
>50заказчиков
Когда возникает ощущение, что что-то нужно делать?
Закопались в бумажках? Не можете точно сказать, кто сейчас работает с
документом? Сотрудники заняты рутиной? Слишком много версий важных документов? Нужных документов нет под рукой и их постоянно
приходится искать? Документы теряются?
www.integrity.com.ua
3 года на рынке
Решение есть – внедрение СЭД !СЭД – система электронного документооборота. ПО, призванное автоматизировать рутинные операции документооборота и процессов делопроизводства.
В отличие от «бумажного» документооборота, СЭД имеют дело с электронными документами (ЭД). В самом первом приближении, электронный документ это форма с рядом полей (реквизитов документа) и возможностью вложения одного или нескольких фалов.
Ввод и регистрация документов; Совместная работа по подготовке
документов; Согласования документов; Маршрутизация по исполнителям; Поддержка статусов (состояний); Поддержка версий; Поддержка ЭЦП; Разграничение доступа; Поиск по реквизитам и содержанию
документов Хранение документов
Служебные записки; Согласования и ознакомления с документами; Управление договорами; Контроль поручений и исполнительской
дисциплины; Нормативно-распорядительные документы
(приказы, положения, распоряжения и т.д.); Регистрация входящей/исходящей внешней
корреспонденции; Обращения в службу персонала (HR)
Что умеет СЭД? Распространенные модули СЭД
www.integrity.com.ua
СЭД – это часть ECM
Реализация СЭД непосредственно на ECM платформе – дальновидный выбор, поскольку обеспечивает возможность эволюционного и безстрессового развития компании на годы вперед.
СЭД - практическое решение конкретных задачECM (Enterprise Content Management) – комплексное управление неструктурированной информацией компании
ECM – это не только автоматизация процессов, но и методология + стратегия управления информацией предприятия.
Все компании, у которых есть СЭД, рано или поздно приходят к пониманию необходимости выхода на уровень ECM. И чем успешнее компания и активнее бизнес – тем быстрее приходит это понимание.
Замена СЭД на ECM систему – это сложно и дорогоФактическая автоматизация процессов, уже существующих в СЭД средствами новой платформы -
нет эффекта для бизнесаИзменения в большом кол-ве внутренних процессов в сжатые сроки – риск сбоев в работе
компанииПереучивание сотрудников на работу в новой системе – привычные операции нужно делать иначе
– подсознательное сопротивление персонала новшествам
www.integrity.com.ua
Существующие ECM платформы
…
Проприетарное ПО (требуется лицензии на использование)
ПО с открытым кодом (свободно распространяемое)
Краткий обзор перечисленных платформ см. например, здесь:http://itvesti.com.ua/analitica/ecm-review-2013
Jahia ECM Suite
Лидер среди ECM платформ с открытым кодом
Компания основана в 2005 году по инициативе Джона Ньютона, основателя Documentum и Джоном Пауэллом, экс-топ-менеджера Business Objects. Первоначальный технический персонал состоял из ведущих инженеров из Documentum и Oracle.
Изначально задумывалась как альтернатива Microsoft Sharepoint с открытым исходным кодом В октябре 2009 в отчете Open Source CMS Market Share Alfresco названа ведущей open source
системой управления контентом. Разработана на Java-технологиях с использованием современных стандартов (Spring Surf,
Hibernate, Lucene/SOLR, JavaServer Faces) Поддерживает международные стандарты в области ECM/BPM (CMIS, U.S. DOD 5015.02, BPMN 2.0) Кроссплатформенная (Windows/LINUX/MacOs X) Распространенность:
50 000+ работающих сайтов 74 000 Членов сообщества Только «официальных» клиентов:
1 800 в 195 странах мира
https://www.alfresco.com/customers
http://www.alfresco.com
Что такое
• ECM платформа для реализации СЭД любой сложности с открытым кодом
• Электронный репозиторий с поддержкой жизненного цикла управления документами
• Интегрированный BPMN 2.0 дизайнер бизнес-процессов
• Легкость реализации мультиязычного интерфейса решений
• Высокая степень вертикальной и горизонтальной масштабируемости
• Отсутствие ограничений на количество рабочих мест
• Обеспечение всех современных политик безопасности
Система Alfresco одна из самых распространенных в мире платформ для построения систем электронного документооборота и автоматизации процессов. Во многом это объясняется открытым кодом(Open Source), стабильностью работы и возможностью масштабирования под задачи бизнеса любого размера• Низкая стоимость — благодаря
отсутствию отчислений за стоимость лицензий
• Простота — быстрое развёртывание и богатый функционал «с коробки»
• Свобода выбора — открытый код позволяет легко выбирать подрядчиков для внедрения и сопровождения
• Широкая функциональность, высокая степень кастомизации под нужды заказчика
• Современный web и мобильный интерфейс
• Доступ к Системе непосредственно из офисных приложений, в т.ч. Microsoft Office и Windows проводника
• Настройка сложных правил работы с содержимым и документами
• Множество успешных внедрений в компаниях по всему миру
?
Alfresco – система управления контентом
Популярные области применения Alfresco
Электронный архив документов
Организация документооборота и совместной работы с документами
Управление знаниями
Создание корпоративных порталов
Архитектура Alfresco
Первый уровеньФизическое размещение данных
Второй уровеньСервер управления контентом
Третий уровеньКлиенты, подключенные к серверу управления контентом через различные протоколы и интерфейсы API
Alfresco полностью отвечает за реализацию первых двух уровней и предоставляет разработчикам возможность подключать свои приложения на третьем уровне
Alfresco Share
Web Портал, ориентированный на управление контентом в Alfresco и поддержку совместной деятельности
Изначальное проектировалось как максимально кастомизируемое и расширяемое приложение Имеет модульную структуру, поддерживает настройку интерфейса через дашлеты
(аналоги портлетов в других решениях) Некоторые предустановленные модули:
Библиотека документов, изображений Списки данных (вопросы, задачи, мероприятия, события и пр.) Wiki Обсуждения, блоги Календарь
Некоторые возможности «с коробки» Организация сайтов для групповой работы Структурированное хранение документов и другого вида контента Категоризация, управление тегами, социальные инструменты (отметки «нравится», фавориты) Комментирование контента Назначение задач, связанных с контентом (5 предустановленных БП - согласования) Подписки и получения уведомлений о событиях (изменение документов, публикации в папках, отчеты об активности за период) Предпросмотр файлов распространенных форматов (в т.ч. MS Office и PDF) Управление версиями (извлечение, блокировка и возврат после редактирования) Поиск (полнотекстовый и атрибутивный). Дополнительная фильтрация результатов поиска. Управление правами доступа к сайту и контенту
Существует множество дополнений (addons), расширяющих базовый функционалhttp://addons.alfresco.com
Alfresco распространяется в двух редакциях
EnterpriseCommunity Полностью бесплатная Отсутствие каких-либо гарантий.
Поддержка сообщества. В качестве СУБД использует
PostgreeSQL или MySQL
Соответствующий мировым стандартам репозиторий контента Интерфейс «с коробки» для взаимодействия с репозиторием с богатым
функционалом Тесная интеграция с офисными приложениями, включая Google Docs и
Microsoft Office Поддержка сторонних Add-ons – практическое безграничное
расширение базового функционала Мобильные приложения для iOS и Android
Протестирована и сертифицирована для использования с различными ОС и СУБД, включая Oracle и MS SQL
Поддержка кластеризации Поддержка гибридного хранения данных – как в сети
компании, так и в облаках Политики хранения контента в зависимости от его
жизненного цикла Шифрование контента Интегрированная система аналитических отчетов Microsoft Outlook add-in – прямой доступ, поиск и
сохранение писем в репозиторий Поддержка 24/7 Консультационная поддержка партнеров
Подробнее об отличиях редакций – см. на сайте Alfresco
Alfresco в Интернет
Официальный сайтhttp://alfresco.com
Alfresco WikiТехническая информация по конфигурации, администрированию и настройке
http://wiki.alfresco.com
Alfresco форумыПосты сообщества, общение с командой разработчиков
http://forums.alfresco.com
Расширения/дополнения AlfrescoДополнения, реализованные как в сообществе, так и на платной основе
http://addons.alfresco.com
Другие презентации Alfrescohttp://www.slideshare.net/murali_quanticate/alfresco-50-features
Официальный документация Alfrescohttp://docs.alfresco.com
http://www.slideshare.net/MaratMulku/alfresco-ecm