ANÁLISE DA GESTÃO DE ESTOQUES NA EMPRESA PRO-ESTAMP
Danilo Teixeira Alves
Tiago de Souza
Orientadora: Fernanda Kempner Moreira
RESUMO
Este artigo aborda a gestão de estoques na empresa Pro-Estamp Ferramentas Industriais,
especificamente no setor de almoxarifado. Destaca-se a necessidade de buscar a redução
de custos desnecessários e desperdícios nesse setor da organização, promovendo a
eficácia dos processos. O objetivo deste estudo consiste em analisar a gestão de estoque
da organização, procurando apresentar propostas de melhoria que evidenciem o controle
de estoques. A metodologia aplicada neste estudo de caso foi a pesquisa documental do
tipo descritiva com abordagem qualitativa, com a coleta de dados realizada através de
entrevistas, observações e aplicação de um questionário aos responsáveis pelo setor de
estoques. Constatou-se que a gestão de estoques da organização não é realizada de uma
forma eficiente, de modo que foram sugeridas propostas viáveis e aplicáveis de acordo
com a realidade da organização para um bom funcionamento do controle de estoque
como: definir o lote econômico de compras, ponto de pedido, implantação da
ferramenta para classificação curva ABC de todos os itens do estoque e a substituição
do software. Os problemas observados são de fácil correção e adaptação, e as soluções
apresentadas possuem um custo relativamente baixo em comparação aos padrões da
organização.
Palavras-chave: Gestão de estoque. Ferramentas de controle de estoque.
Propostas de melhoria.
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1 INTRODUÇÃO
Atualmente a caracterização do cenário empresarial consiste basicamente na alta
competitividade e a crescente exigência do mercado consumidor. Diante desta realidade,
um número cada vez maior de empresas corre no sentido de buscar ferramentas e
técnicas que as auxiliem no processo gerencial, dentre estas ferramentas destaca se a
gestão de estoques.
A gestão de estoques é um assunto importante e com frequência absorve uma
parte substancial do orçamento operacional de uma organização. As empresas procuram
a obtenção de uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes e manter um
alto nível dos estoques, na grande maioria dos casos, significa assumir um custo que
não retorna como uma vantagem. Observando-se pela ótica de que o estoque não agrega
valor ao produto final pode se dizer que, quanto menor for o nível de estoque de um
sistema produtivo maior será sua eficiência.
Uma eficiente gestão de estoques possibilita à organização a obter melhorias
significativas na sua administração, uma vez que repercute em uma melhora na
eficiência da realização da produção planejada, traz maior segurança nas tomadas de
decisões, além de prevenir possíveis atrasos na entrega de pedidos (MONTANHEIRO;
FERNANDES, 2008).
Os resultados positivos de uma empresa estão relacionados à gestão de estoque
eficiente. Essa eficiência tem como consequência o aumento da qualidade, redução de
custos, redução dos tempos dos processos em geral, entre outros fatores que poderão
resultar em um diferencial entre a concorrência oferecendo, assim, uma vantagem
competitiva para a própria organização.
Diante deste contexto apresenta-se como problema de pesquisa a questão: Como
a empresa Pro-Estamp gerencia seus estoques? Para responder a este questionamento
foi traçado como objetivo geral: Analisar a Gestão de Estoques da empresa Pro-Estamp
Ferramentas Industriais.
No transcorrer deste artigo evidenciam-se algumas ferramentas que otimizam o
processo de gerenciamento de estoque que apresentam inegáveis contribuições para um
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melhor desempenho geral da organização. Pois, além de manter o nível de atendimento
dos consumidores, conservar o estoque de produtos nas quantidades mais próximas das
necessidades reais do mercado, faz com que os custos com manutenção dos estoques
sejam menores, proporcionando a organização um maior fluxo financeiro.
Assim sendo, justifica-se a importância do presente artigo devido a suas
contribuições tanto para a organização quanto para agregar todas as experiências e
conhecimento adquirido no desenvolvimento acadêmico e profissional dos
pesquisadores. Para o meio acadêmico, torna-se importante, pois trata-se de mais uma
fonte de conhecimento para os estudiosos do tema.
O artigo está estruturado em cinco capítulos, sendo o primeiro esta Introdução
com a questão, o objetivo e a justificativa da pesquisa; no segundo apresenta-se a
Fundamentação Teórica com a conceituação de gestão de estoques; no terceiro a
Metodologia da Pesquisa, informando as técnicas utilizada para coleta e análise de
dados; no quarto a Análise e Discussão dos Resultados com a caracterização da
empresa, a apresentação dos dados e as análises e discussões resultantes do estudo de
caso e, por fim, as Considerações Finais.
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 Gestão de estoques
A gestão de estoques é um composto de atividades que tem como objetivo
primordial amparar as insuficiências de gestão de materiais da organização,
maximizando sua eficiência e obtendo o menor custo possível. Buscando com propósito
primordial sempre a busca frequente entre o equilíbrio entre os níveis de estoque ideal e
reduzir custos e/ou gastos de estoque (VIANA, 2000).
Conforme Vendrame (2008), a gestão de estoque é basicamente o ato de gerir
recursos ociosos possuidores de valor econômico e destinado ao suprimento das
necessidades futuras de material, numa organização.
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Com base nos autores pode-se observar que a gestão do estoque se faz
estritamente necessária em uma organização, pois, através da racionalização dos
estoques é possível reduzir custos e garantir a máxima disponibilidade dos produtos,
com menor quantidade de estoque possível.
Dias (1993) relata que a gestão de estoque tem como propósito fundamental
minimizar ao máximo o capital investido em estoque. É de suma importância haver o
equilíbrio no estoque, ou seja, não faltem materiais, porém não deve haver materiais em
excesso e com isso ocorrer um impacto direto no lucro líquido da organização.
Chopra e Meindl (2003) compartilham da mesma opinião, para os autores o
estoque é uma ferramenta estratégica, ou seja, havendo o equilíbrio no estoque desta
maneira irá torná-la uma organização mais competitiva. Outra forma de analisar é se o
plano estratégico for manter níveis de estoques mais altos, consequentemente exigirá
um maior grau de responsabilidade dos gerentes. Já o oposto a organização poderá usar
níveis de estoque mínimos e torná-los mais eficientes, ocasionando assim um
investimento reduzido e consequentemente diminuindo seus custos com estoque.
De acordo com Martins e Alt (2009) a gestão de estoque, caracteriza-se por
ações que facilitam aos gestores realizar análises da produtividade da utilização do
estoque, isto é, se estão sendo bem manuseados, localizados e controlados. A gestão de
estoque tem como função valorizar o estoque e disseminar a ideia que este é dinheiro
parado e quanto menor, mais baixo será seu custo. Dessa forma, é preciso que haja uma
gestão de estoque adequada que seja capaz de atender a demanda sem haver excesso de
materiais possibilitando assim, realocar o investimento realizado em estoque, para
outras áreas da organização.
2.2.1 Sistema de classificação ABC
De acordo com Slack et al (2009 a Curva ABC, e/ou regra de 80/20, como é
assim também conhecida, por aproximadamente 80% das operações de vendas de uma
empresa, são refletidos por apenas 20% de todos os tipos de materiais estocados. De
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modo que apenas uma pequena proporção de itens caracteriza uma grande parcela do
valor total dos produtos armazenados em estoque.
Segundo Slack et al (2009), essa ferramenta pode ser usada para classificar
diferentes tipos de itens mantidos em estoque por sua movimentação de valor. A
obtenção da curva ABC é realizada através da ordenação dos itens conforme a sua
relativa importância.
Pozo (2010) nos diz que a curva ABC é um instrumento simples e efetivo
utilizado na gestão de estoque com o objetivo de diferenciação dos itens quanto ao seu
controle e seus custos. Pozo (2010) ainda ressalta a importância desse procedimento em
relação a redução de imobilizações em estoque.
Pozo (2010) classifica a curva ABC da seguinte forma:
• Itens de primeira classe representam 80% do valor monetário do estoque
que correspondem a 20% dos produtos estocados em média.
• Itens de segunda classe representam 15% do valor monetário do estoque que
correspondem a 30% dos produtos estocados em média.
• Itens de segunda classe representam 5% do valor monetário do estoque que
correspondem a 50% dos produtos estocados em média.
Segundo Gonçalves (2010) a curva ABC possibilita os gestores determinarem
prioridades para o controle de materiais, viabilizando o acompanhamento de forma
eficaz para cada classe, identificando itens de acordo com o perfil de consumo e o grau
de utilidade que apresenta para a organização. Dessa forma utiliza-se uma política
diversificada e conveniente obtendo um controle mais rígido de primeira classe e
consequentemente de importância aos de segunda e terceira classe.
Balou (2006) acredita na importância de empregar uma política de estoque
diversificada, tendo como fundamento o ciclo de vida dos itens que determinam o lucro
e volume de vendas, obtendo uma considerável redução de estoque e atendimento
adequado para a demanda e consequentemente atingindo níveis mais altos de serviços.
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2.2.2 MRP - Material Requirements Planning
Segundo Corrêa e Gianesi (1996), o MRP (material requirements planning, ou
cálculo das necessidades dos materiais) é um Sistema de Administração da Produção
(SAP) de grande porte que mais têm sido implantado pelas empresas, ao redor do
mundo, desde os anos 70”.
Segundo Slack, Chambers e Johnston (2007), para que a gestão de estoque seja
eficaz é preciso analisar as necessidades materiais e uma das formas utilizadas para isso
é o Planejamento de necessidades materiais.
Slack et al (2009), afirmam que o MRP I (Planejamento de Recursos Materiais)
consiste em minimizar o investimento em inventário, obtendo o material certo e na
quantidade certa e no momento certo.
Segundo Dias (1995) esse sistema permite que a empresa visualize o impacto do
seu replanejamento, caso ocorra, sendo capaz de replanejar a necessidades de materiais
e registros de inventários. Para que dessa forma, seja possível enxergar as faltas e tomar
medidas corretivas em tempo hábil, para alcançar um ótimo nível de estoque e reduzir o
custo. O início do processo ocorre quando se obtém a informação de “quando” e
“quanto” o cliente deseja consumir, ele explode essas informações para cada item
componente do produto final.
Segundo Dias (1995), os objetivos do MRP podem ser: Garantir a
disponibilidade de materiais, componentes e produtos para garantir ao planejamento da
produção e às entregas dos clientes; manter os inventários no nível mais baixo possível;
planejar atividade de manufatura, de suprimentos e de programação de entregas.
2.2.4 Inventário e Acurácia dos Estoques
De acordo com Viana (2002) os estoques representam um dos ativos mais
importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das companhias
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industriais e comerciais. A sua correta determinação no início e no fim do período
contábil é essencial para uma apuração adequada do lucro líquido do exercício. O autor
ainda ressalta que o seu objetivo consiste essencialmente na busca pelo equilíbrio entre
estoque e consumo. Os estoques estão intimamente ligados às principais áreas de
operação dessas companhias e envolvem problemas de administração, controle,
contabilização e principalmente de avaliação.
Martins e Alt (2009) afirmam que o inventário físico é uma prática muito
utilizada na gestão de estoque que consiste na contagem física dos itens estocados, onde
as informações obtidas são atualizadas e confrontadas com os registros de controle de
estoque e maximizando a produtividade com informações precisas.
De acordo com Pozo (2010) a contagem física é de extrema importância para
eliminar erros entre o estoque físico e sistêmico, além de ajudar a obter o valor total do
estoque para fins de balanço fiscal e imposto de renda.
Já Castiglioni (2009) refere-se ao inventário como a contagem total dos itens em
estoque ou até mesmo de forma parcial de um determinado grupo de materiais para
confronto com a contabilidade, a fim de mensurar o estoque diante do balanço da
organização ou para futuras auditorias para análises adotadas pela empresa. A visão de
Castiglioni (2009) sobre os inventários apresenta-se da seguinte forma:
a) Periódico: Varia de acordo com a política interna de controle de estoque
adotada pela organização podendo ocorrer em períodos trimestrais, semestrais ou
anuais.
b) Rotativo ou cíclico: São inventários realizados dentro de um período de
tempo já estabelecido pela organização, ou seja, dessa forma é feita a contagem de
conjuntos de itens de maneira aleatória. De modo que ao final do período pré-
estabelecidos todos os itens sejam contados.
Bertaglia (2009) nos diz que a maneira mais eficiente de identificar erros no
controle de estoque é através da contagem rotativa ou cíclica, por exemplo,
conseguimos detectar sistemas inadequados de entrada e saída, através do inventário
podemos observar métodos de armazenagens mal elaborados, inversão de produtos e
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layout de armazenagem, assim como os outros métodos esse possibilita a exatidão do
estoque.
Bertaglia (2009) ainda nos ensina que a exatidão do estoque pode ser definida
como a relação dos saldos sistêmicos e o saldo físico real dos produtos em estoque.
Abaixo podemos verificar e mensurar a exatidão dos dados com a seguinte equação:
Acurácia (%) = quantidade física/ quantidade sistêmica x 100
As possíveis divergências entre o controle documentado e o inventário, são
analisadas e os procedimentos cabíveis são aplicados de acordo com a política interna
praticada pela organização.
Bertaglia (2003), afirma que, manter a acurácia dos estoques em nível elevado,
proporciona à empresa vantagens significativas como o nível de serviço adequado ao
cliente e a garantia da disponibilidade de material para a produção.
2.2.5 Estoque de segurança
Chopra e Meindl (2003) mostram que o estoque de segurança serve para
amenizar os efeitos da variabilidade da demanda. Quanto maior a variabilidade, mais
difícil é a sua previsão. Quando se trata de demandas previsíveis e com pouca
variabilidade não geram necessidade de estoques de segurança, pois são atendidas pelo
estoque cíclico (diferença entre o lote de produção e a demanda).
O estoque de segurança determina a quantidade mínima que deve existir no
estoque, destinada a cobrir eventuais atrasos no suprimento e objetivando a garantia do
funcionamento eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas (GARCIA;
LACERDA; AROZO, 2001). Na prática, o estoque de segurança significa aumentar o
ponto de ressuprimento, antecipando a colocação do pedido, para evitar falta de
estoques no futuro.
Dias (2010) enfatiza que a determinação do estoque mínimo é uma das mais
importantes informações para a administração do estoque, pois o estoque mínimo,
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também chamado de estoque de segurança, é a quantidade mínima que deve existir em
estoque cobrindo eventuais atrasos e garantindo o funcionamento ininterrupto e
eficiente dos processos produtivos, sem riscos de faltas. Para o mesmo autor, as faltas
podem ser ocasionadas por oscilação de consumo, oscilação nas épocas de aquisição,
variação na qualidade, remessas por parte do fornecedor divergentes do solicitado ou
ainda diferença no inventário.
2.2.6 Lote econômico de compra (LEC)
O lote econômico de compra, conforme Assaf Neto e Silva (2007) é um modelo
que procura determinar a quantidade que deve haver no estoque e o período que serão
feitos novos pedidos, sempre analisando os custos de pedido e de estocagem para que os
custos totais sejam os menores possíveis.
Segundo Wanke (2008), o lote econômico de compra é determinado utilizando
normalmente o critério da minimização dos custos totais, pois quando se considera a
demanda constante, os únicos custos relevantes são os que ocorrem na liberação das
ordens de compra e os custos de oportunidade para manter estoques.
Segundo os autores, pode se dizer que o lote econômico de compra é a
quantidade ideal de material a ser adquirida em cada operação de reposição de estoque,
onde o custo total de aquisição, bem como os custos de armazenamento são
considerados mínimos para a necessidade do período.
Conforme Dias (2010), a decisão de estocar ou não um determinado produto é
básica para o volume de estoque em qualquer momento. Mas para tal decisão é
necessário analisar a viabilidade de se estocar ou não um determinado item sempre que
necessário, desde que, o prazo de recebimento seja menor que a necessidade do cliente.
De acordo com Correia (1998) o LEC (lote econômico de compra) gira em torno
de um ponto ideal, onde a compra será mais econômica para a organização, ou seja, é
uma ferramenta de controle de estoque que propõe uma maneira de controlar o que entra
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e o que sai do estoque da empresa, bem como o registro dos valores agregados. Por isso
é fundamental que a empresa mantenha um controle eficiente de seus estoques, para que
assim o gestor saiba tomar a decisão certa do número de lotes a serem comprados, bem
como o custo unitário para o estoque desses lotes, pois terá por benefício à minimização
dos custos de estocagem e de aquisição.
2.2.1 Indicadores de Desempenho de Estoques
De acordo com Martins e Alt (2009) as medidas de desempenho (ou indicadores
de desempenho) são uma maneira de medir o desempenho em uma determinada área e
agir sobre os desvios em relação aos objetivos traçados. Segundo Caixeta-Filho e
Martins (2001) as empresas não conseguem administrar o que por sua vez não consegue
ser mensurado.
Segundo autores Caixeta Filho e Martins (2001) os indicadores de desempenho
são considerados um instrumento de gestão de estoque de suma importância e seu
principal propósito é registrar uma determinada tarefa de forma geral ou parcial dentro
da organização e apresentar de forma clara e objetiva.
Como nos descreve Caixeta Filho e Martins (2001, p.141) “os indicadores de
desempenho possibilitam que as avaliações sejam feitas com base em fatos, dados e
informações quantitativas, o que dá maior confiabilidade às conclusões”. A ferramenta
de indicadores de desempenho é muito utilizada para ações imediatas, como ações
corretivas e preventivas, sendo por sua vez utilizadas para apontar o caminho que a
organização deve seguir, tendo como sustentação dados e fatos reais com números
quantitativos que mostram o desempenho de cada processo observado. Com essas
informações concretas a organização pode desenvolver soluções em nível tático e
estratégico ou mesmo ações de efeito imediato conforme sua necessidade.
Já para Furquim (2009), os indicadores de desempenho são ferramentas
essenciais para as organizações, pois as empresas conseguem orientar os colaboradores
em metas e objetivos comuns. Processos de desenvolvimento e melhorias contínuas
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devem ser práticas constantes em empresas que almejam destacar-se no mercado cada
vez mais competitivo.
Para Bertaglia (2003), a relevância da utilização de indicadores para medir o
desempenho dos estoques, com base em dois aspectos fundamentais: a administração
moderna enfatiza a redução de estoques e as alterações em seus níveis geram forte
impacto nas finanças das empresas.
2.2.1 Giro de Estoque
Na visão de Martins e Alt (2009), o giro de estoque é um indicador de
desempenho que pode ser utilizado para avaliar a eficiência da gestão de estoque.
Caracteriza-se, também, como uma ferramenta fundamental na elaboração do balanço
patrimonial de uma empresa, porque os estoques fazem parte do ativo circulante da
organização, correspondem a recursos que ainda não se transformaram em caixa e
refletem o risco de obsolescência. O estoque também deve funcionar como regulador
do fluxo de materiais nas empresas, pois a velocidade com que chegam é diferente da
velocidade que saem ou são consumidos na empresa.
De acordo com Bertaglia (2009, p. 333), “o giro de estoque corresponde ao
número de vezes em que o estoque é totalmente consumido durante um determinado
período”. Porém Pozo (2010, p.35), entende que o giro de estoque ou rotatividade “é a
avaliação do capital investido em estoques comparado com o custo das vendas anuais,
ou da quantidade média de materiais em estoque dividido pelo custo anual das vendas”.
Pozo (2010) ainda completa que para efetuar o cálculo da rotatividade é realizado a
divisão do valor em estoque pelo custo anual de venda, lembrando ainda que tendo
como base os valores do estoque em razão monetária ou de quantidades de peças. Para
calcular o custo anual de vendas é mensurado a diferença entre mão de obra e despesas
gerais, obtendo-se os custos dos materiais comprados anualmente, conforme a equação:
Rotatividade = Custo das vendas anuais / Estoque
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Pozo (2010) salienta a importância da rotatividade dos estoques, com isso
podemos ter a ciência de quanto tempo o estoque será suficiente para atender à
solicitação dos clientes, podendo ser mensurado em (dias, semanas ou meses). O cálculo
é feito da seguinte forma, por exemplo, para saber se o estoque é suficiente ou capaz de
abastecer a demanda atual anual basta dividir 12 meses (meses total no ano) pelo valor
da rotatividade obtida. Para efetuar o cálculo para semanas ou dias, podemos dividir a
variável desejada (dias ou semanas) pelo valor da rotatividade obtida.
Conforme Ballou (2001) a análise da gestão de estoque, por meio da
rotatividade, configura-se como um benefício que a empresa pode utilizar porém deve
disponibilizar os materiais, no lugar certo, no tempo certo e nas condições e quantidades
desejadas pelo cliente, podendo agregar assim facilidades para os setores que estão
interligados, e garantir a disponibilidade do produto.
2.2.1 Cobertura de Estoque
De acordo com Bertaglia (2003), a cobertura de estoque é um indicador de
desempenho, obtido normalmente em número de semanas ou meses, que está
relacionado com a taxa de uso do item e baseado no cálculo do tempo de duração do
estoque, caso não haja um ressuprimento.
Segundo Martins e Alt (2009), a cobertura de estoques indica o número de
unidades de tempo (dias, meses, etc) em que o estoque médio irá cobrir a demanda
média, sendo que, para esses autores, a cobertura de estoques é igual ao número de
unidades de tempo dividido pelo giro de estoques conforme a fórmula abaixo:
CE = Estoque atual / Consumo médio no período
Martins e Alt (2009) ainda afirma que a cobertura de estoques é gerada através
da divisão da quantidade do estoque médio pela quantidade da demanda. Este indicador
é utilizado para materiais fundamentais para processo produtivo das empresas, pois
fornecem o dado de quanto o estoque vai resistir ao consumo.
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2.9.3 Nível de Serviço ou Nível de Atendimento
Segundo Martins (2009) o nível de atendimento é o indicador que mede quão
eficaz foi o estoque para atender as solicitações dos usuários. Sendo assim, quanto
maior o número de requisições atendidas, nas quantidades, especificações e prazos
solicitados, maior será nível de atendimento. Por meio desse indicador é possível saber
o quão próximo o nível de estoque se aproxima do ideal. Seu resultado é dado em
porcentagem e pela seguinte equação:
Nível de Atendimento = Número de requisições atendidas / Número de
requisições efetuadas.
Pozo (2008, p. 44) afirma, o objetivo do nível de serviço está em atender às
“necessidades do cliente em relação a datas e à presteza de entrega dos pedidos”. Assim,
este método analisa os estoques com foco no atendimento das solicitações do mercado e
assim definindo o percentual de grau de atendimento.
Ainda conforme Pozo (2008) é necessário enfatizar que quanto maior for o nível
de serviço, maior serão os investimentos necessários para a manutenção do estoque. “O
aumento do custo de estoque tende a ser exponencial em relação à proximidade de
100%, levando os custos a valores insuportáveis para a empresa. ”
3 METODOLOGIA DA PESQUISA
A pesquisa é do tipo descritiva, que tem como característica a descrição do que
foi observado. Segundo Heerdt (2007, p. 92) “As pesquisas descritivas têm por objetivo
a descrição de características de determinada população ou fenômeno, pois trabalham
com a relação entre variáveis sem manipulá-las”.
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Segundo Roesch (1999), a pesquisa qualitativa é apropriada para a avaliação
formativa, quando se trata de melhorar a efetividade de um programa, ou plano de ação,
ou mesmo quando é o caso da proposição de planos, ou seja, quando se trata de
selecionar as metas de um programa e construir uma intervenção, mas não é adequada
para avaliar resultados de programas ou planos.
Para este estudo, foi utilizada pesquisa bibliográfica e estudo de caso que,
segundo Vergara (2000), é caracterizada por ser constituída por materiais já elaborados,
tais como, livros e artigos científicos. Permite ao investigador pesquisar uma gama
enorme de fatos que não poderiam ser pesquisados diretamente
A pesquisa documental, conforme Vergara (2000) assemelha-se a pesquisa
bibliográfica, entretanto refere-se a materiais que não foram analisados cientificamente,
ou que ainda podem ser reelaborados e o estudo de caso caracteriza por ser um estudo
profundo e detalhado de um ou poucos objetos permitindo o seu conhecimento amplo e
detalhado.
Segundo Roesch (1999), um trabalho pode combinar técnicas desenvolvidas em
um ou outro paradigma. Assim, a coleta de dados pode ser feita através de entrevistas,
questionários, observação ou testes, além de documentos da própria empresa.
Este artigo começou a ser desenvolvido através de pesquisas documentais que
iniciaram no 1º semestre de 2016 por meio da realização de diagnósticos
organizacionais solicitados pelas disciplinas do curso de Administração da FUCAP.
O levantamento de dados para o objetivo deste artigo ocorreu através de 3 visitas
a organização, realizadas durante o mês de setembro. No decorrer dessas visitas foram
feitas entrevistas com gerente geral e com os 2 funcionários responsáveis pelo setor de
estoques. Além do setor de estoques foram visitados todos os demais setores da empresa
e seus processos.
Para a coleta de dados foi aplicado um questionário elaborado pelos autores do
artigo com base em algumas proposições da gestão de estoques, e aplicados aos 2
colaboradores responsáveis pelo setor de estoque durante o mês de setembro de 2017.
Os dados disponibilizados pela empresa foram analisados com base na literatura e com
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as informações levantadas e analisadas, foi possível realizar o desenvolvimento das
propostas de melhoria direcionadas ao gerenciamento do estoque, com intuito de
aumentar sua eficiência sem deixar de respeitar a capacidade da organização.
4. ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
4.1 Caracterização do Objeto de Estudo
A empresa Pro-Estamp Ferramentas Industriais objeto de pesquisa deste artigo é
uma empresa com mais de 25 anos de experiência no desenvolvimento e fabricação de
máquinas pneumáticas, elétricas e manuais visando proporcionar maior agilidade nos
processos e aumento da capacidade produtiva de seus clientes, que tenham como
matéria prima, perfis de alumínio, aço e pvc. Sendo que seus produtos são largamente
utilizados em diversos mercados, como indústria de esquadrias de alumínios e PVC e
indústria de móveis em geral. Atualmente a empresa dispõe de uma linha de mais de
400 produtos atendendo às principais linhas de perfis existentes na indústria.
Com fábrica em Tubarão SC e showroom, logística e assistência técnica em São
Paulo a Pro-Estamp atende seus clientes através da sua equipe de televendas,
atendimento on-line e rede de representantes em todo Brasil. Atualmente são cerca 36
funcionários sendo que 10 deles fazem parte do departamento comercial em São Paulo.
A Pro Estamp tem como propósito a fabricação de máquinas e ferramentas em
geral, comprometida com o atendimento dos requisitos, com a melhoria continua da
eficácia do sistema de gestão e com a satisfação dos clientes através dos seguintes
objetivos: Comprometimento, Competência, Qualidade dos produtos, Motivação do
trabalho em equipe, Responsabilidade Social.
4.2 Apresentação dos Resultados
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Atualmente o setor de almoxarifado da empresa é composto por dois
colaboradores, um contratado e outro estagiário, que dividem suas tarefas de acordo
com a necessidade da empresa. São eles os responsáveis pela conferência dos produtos,
armazenamento, entrada de notas fiscais, baixa dos materiais, distribuição interna,
controles dos níveis de estoques e solicitações de compra de material.
Os estoques na empresa Pro-Estamp são organizados exclusivamente através de
corredores e prateleiras cada uma medindo aproximadamente 6x1 metros. No total são 7
prateleiras, dispostas da seguinte forma: 2 prateleiras para as barras de aço e 5
prateleiras para o restante dos materiais conforme apresentação do quadro abaixo:
Quadro 1 – Disposição da armazenagem dos componentes
PRATELEIRA 01 PRATELEIRA 02 PRATELEIRA 03 PRATELEIRA 04 PRATELEIRA 05
Produtos fabricados
internamente Fixadores
Componentes
elétricos
Componentes
hidráulicos,
mecânicos e
pneumáticos
Insumos de
Produção
Matrizes Parafusos Motores Vedações Brocas
Punções Porcas Botões Rolamentos Tintas
Calços Pinos Fios Mangueiras de ar Arame de solda
Buchas Abraçadeiras Cabos Conexões Óleos e fluidos
Guias Chumbadores Contatores Correias Serras fita
Batentes Arruelas Bornes Cilindros Discos de lixa
Fonte: elaborado pelos autores (2017)
Segundo os colaboradores a estrutura dos estoques é considerada boa, mesmo o
espaço físico sendo avaliado como pequeno eles reconhecem que ele é muito bem
classificado e organizado. Todos os produtos com exceção das barras de aço e insumos
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de produção são armazenados em caixas plásticas e organizados nas prateleiras,
conforme seus códigos internos que são gerados pelo setor de projetos. No entanto, eles
concordam que a forma utilizada para a localização das peças não é eficiente pois, as
vezes perde-se um certo tempo procurando determinados produtos, geralmente aqueles
que possuem apenas sua descrição nominal.
O estoque é composto por aproximadamente 5000 itens entre aços, peças e
componentes. O produto final não fica armazenado na fábrica, assim que o processo de
fabricação é concluído as máquinas são enviadas diretamente para o cliente ou para o
departamento comercial da empresa que fica em São Paulo.
Todos os processos da empresa são realizados e controlados através de um ERP
inclusive a gestão de estoques. Esse software foi avaliado de forma negativa pelos
entrevistados, pois segundo eles na parte de controle e gestão de estoques deixa muito a
desejar, devido a certas complexidades em processos relativamente simples. Fato esse,
que foi confirmado por com um dos diretores em uma de nossas conversas segundo ele
esse software atende todas as necessidades da organização, no entanto sua eficiência
não se aplica na parte de gestão de estoques.
Outro ponto do questionário relacionado ao gerenciamento de estoques é a falta
de materiais que ocorre várias vezes por semana, porém não é sempre o mesmo produto,
há uma variação dos itens faltantes. Essa falta frequente ocasiona um transtorno não
apenas para o departamento de compras, que precisa refazer o pedido de material
urgente, mas também, para a produção de uma forma geral que precisa aguardar a
chegada do material para finalizar sua fabricação. A reincidência costuma ser
responsável pelo atraso na entrega dos produtos aos clientes no prazo acordado. Uma
das causas apontadas pelo entrevistado, é que a empresa tem um problema de longa data
com seu software de gestão onde, ela não consegue obter a acurácia de estoques, ou
seja, o estoque virtual encontra-se constantemente em divergência com o estoque físico,
o que acaba prejudicando o gerenciamento de estoques.
Por conta dessa falta de acurácia, a empresa tem dificuldades em utilizar
algumas ferramentas de gestão estoque aliadas ao ERP como: o lote econômico de
compra (LEC) que até chega a ser utilizado, mas sua aplicação não é eficaz. Apesar de
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possuírem as quantidades definidas, seu cálculo já está defasado já que não foram mais
realizados estudos com base nos moldes do atual planejamento da produção, e como
tudo depende da projeção de faturamento mensal da empresa para saber o quanto poderá
ser utilizado para efetuar as compras. Em alguns casos, os produtos são comprados apenas
para a necessidade mensal da produção, mesmo que o custo de seu valor unitário acabe
sendo mais elevado. Da mesma forma, o ponto de pedido não apresenta um resultado
satisfatório, pois, como esse controle é feito por meio do ERP as divergências entre o
estoque físico e o virtual acabam contribuindo para a frequente falta de material. Por outro
lado, em algumas situações podem ocorrer a compra desnecessária de um determinado
produto.
O planejamento de compras é definido semanalmente conforme a necessidade da
produção e análise dos estoques. Devido à falta de confiança nas quantidades em
estoque, os responsáveis pela gestão do estoque fazem uma análise e pré-separação dos
itens em estoque e verificam a real necessidade de efetuar a compra dos produtos
necessários para a fabricação das máquinas.
A empresa não utiliza o método de classificação ABC, portanto não se sabe qual
importância dar aos itens que estão esgotados ou acabando no estoque, ou seja, qual deles
precisará ser comprado primeiro e quais deles, mesmo tendo esgotado ainda podem esperar
para serem comprados. A definição dos itens classificados como mais importantes foram
baseadas mais no empirismo do que apoiados em métodos científicos. Os entrevistados
relatam que para fazer a reposição de alguns itens, utiliza de sua experiência que foi
adquirida no decorrer dos anos, ao acompanhar o consumo de cada item e foi se baseando
na necessidade de aumento ou diminuição de compra de cada produto, para que dessa
forma, conseguisse detectar quais produtos tem mais ou menos giro.
Além disso, é frequente ocorrer o extravio de materiais, pois a empresa trabalha
com uma gama muito grande de produtos e alguns deles são pequenos e similares por
isso acabam sendo armazenados em locais incorretos. Segundo o responsável pelo setor
esse é um problema que existe já há algum tempo, pois, apesar da grande maioria dos
itens armazenados possuírem um código de identificação ainda existem produtos que
possuem apenas descrição nominal, o que abre margem para falhas já que sem um
código, a armazenagem fica por conta da interpretação. A respeito desse fato, conforme
19
relatado em uma das conversas com um dos diretores da organização, esse é um
problema de longa data e já tem uma solução para esse problema, no entanto, é um
processo que demanda tempo e mão de obra, e como estão trabalhando com quadro de
funcionários reduzidos ainda não tem um prazo iniciar essa reestruturação dos códigos.
Outro ponto abordado no questionário foi o inventário que é realizado
semestralmente, onde, são montadas equipes com funcionários de outras áreas para o
auxílio na contagem. Já a conferência e alimentação dos dados no sistema ficam por
conta somente dos responsáveis pelo setor de estoques. Todos esses processos de
contagem, conferência e realimentação no sistema levam em torno de dois a três dias.
4.3 Propostas de Melhoria
Diante dos pontos apresentados através da aplicação do questionário,
evidenciou-se a necessidade de sugerir algumas propostas com a finalidade de aumentar
a eficiência na gestão de estoques e trazer resultados positivos para organização.
Com relação ao problema de falta de acurácia dos níveis de estoques
mencionados anteriormente que acabam gerando um transtorno para todos os demais
setores da empresa e prejudicando a eficiência de seus processos, recomenda-se a
utilização do método de inventário rotativo. Por meio da utilização desse sistema é
possível visualizar os problemas de uma forma mais rápida e direta, com isso, as
soluções cabíveis podem ser aplicadas, adaptadas, acompanhadas e avaliadas dentro de
um mesmo período. Dessa forma, é possível aumentar exatidão no momento de
mensuração dos níveis de produtos armazenados e o controle dos mesmos de modo que
o estoque físico e o virtual estejam nas mesmas proporções.
Conforme relatado durante a entrevista a divergência entre o estoque físico e o
virtual ocasiona certa insegurança com relação ao software utilizado pela empresa.
Desta forma, recomenda-se o desenvolvimento de um software próprio que atenda às
necessidades da fábrica de uma forma geral e seja capaz de agregar todas as
informações relevantes para suprir a demanda da empresa e auxiliar na gestão e controle
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dos estoques, de modo que, por intermédio do cruzamento desses dados seja possível
obter informações confiáveis que tragam maior eficiência e segurança aos gestores na
tomada de decisões.
Ainda buscando obter um controle de estoques eficiente é proposta a
implantação da Curva ABC, através da classificação e identificação dos produtos é
possível saber quais deles merecem uma atenção maior e um tratamento diferenciado
por sua ordem de valor e influencia na produção. Porém, conforme relatado
anteriormente o estoque da organização é composto por aproximadamente 5000 itens, o
que torna inviável sugerir a aplicação de uma mudança tão radical na gestão de todos os
itens de uma única vez. Assim sendo, faz se necessário priorizar a atuação e
implantação dessa melhoria dando ênfase aos itens com maior rotatividade, uma vez
que seja estabelecida essa mudança, se tornara mais fácil adaptar e estender
gradativamente sua aplicação para os demais itens que compõem o estoque.
Como proposta ao problema da frequente falta de materiais relatado anteriormente,
recomenda-se a aplicação de uma pesquisa buscando determinar a atual necessidade de
demanda de produção da fábrica a fim de analisar e estipular as quantidades do lote
econômico de compra e ponto de pedido de cada item. Com a utilização correta do LEC e
trabalhando com seus níveis mais próximos da realidade, a empresa poderá otimizar seu
processo de compras. Desta forma, será possível reduzir o número de pedidos, custos
desnecessários com fretes, além da possibilidade de negociar um prazo maior para
pagamento. Da mesma forma, com um estoque de segurança bem definido o risco de falhas
é minimizado, pois, ele atua como protetor das oscilações de demanda e do lead time de
ressuprimento e assim se faz possível garantir a continuidade da produção enquanto aguarda
a chegada do lote de compra.
Conforme apresentado anteriormente, a empresa não utiliza um sistema de
localização de materiais eficiente, o que ocasiona lentidão no processo de separação das
peças. Por isso, sugere-se como proposta de melhoria a implantação de um sistema de
endereçamento de materiais, para auxiliar e trazer maior eficiência não somente ao
processo de separação, mas também, de gestão e controle de uma forma geral, além de,
reduzir as chances de uma armazenagem incorreta e o extravio de materiais, eleva o
nível de credibilidade dos estoques trazendo maior segurança e confiança para o setor.
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5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este artigo buscou analisar o processo de gestão de estoques dentro da empresa
Pro-Estamp. Neste sentido foram destacados alguns aspectos, positivos e negativos,
bem como, foram apresentadas algumas propostas de melhoria consideradas relevantes
para o aprimoramento da gestão. Estas propostas permeiam os problemas
diagnosticados com a aplicação do questionário e tem como principal objetivo sanar as
falhas e os pontos mais críticos encontrados no que tange a gestão de estoques e afetam
de forma direta e indiretamente o andamento da produção de modo geral. O aspecto
positivo encontrado, relaciona-se com a organização do layout do setor de estoques e
sua estruturação. No entanto, a mesma não utiliza de uma forma eficaz algumas
ferramentas consideradas de extrema importância na gestão e controle de estoques, que
se aplicados de forma correta possibilitam a redução dos índices de variação dos níveis
de estoque aumentando sua efetividade.
Dessa forma, pode ser percebido que o maior problema enfrentado pela
organização com relação a gestão de estoques encontra-se nos níveis de estoque, mais
especificamente em sua dificuldade de alcançar um equilíbrio entre o estoque físico e o
virtual. Assim, destaca se a importância da utilização correta das ferramentas de gestão,
dentre elas, enfatiza-se a realização de inventários rotativos, pois eles não demandam
investimentos para sua aplicação e contribuem significativamente no aumento do
controle e exatidão dos níveis de estoque.
A gestão de estoques sem dúvida é um grande desafio para a administração de
qualquer organização. Por isso, se faz necessário a utilização de estratégias capazes de
garantir uma boa gestão, para tanto, a utilização das ferramentas mencionadas neste
artigo, são consideradas vitais para a efetivação da gestão de estoque. Através dessas
ferramentas é possível reduzir custos com o estoque e assim direcionar o valor desses
custos desnecessários para outras áreas da organização, aumentando a obtenção de
resultados satisfatórios e possibilitando sua permanência de forma competitiva no
mercado.
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Por fim, a expectativa construída ao término deste artigo é que as propostas de
melhoria apresentadas possam ser aplicadas, pois, além de proporcionar diversos
benefícios para organização, ainda contribui para o aumento da efetividade dos
processos e de seu potencial de uma forma geral. Salienta-se ainda que é imprescindível
uma mudança cultural e engajamento por parte dos gestores e responsáveis pelo setor,
para que haja sucesso na implantação dos métodos de gestão propostos por este artigo e,
até mesmo, outros processos que possam vir a ser melhorados por meio dessas
ferramentas e análises dispostas na bibliografia. Dentro dessa perspectiva sugere-se
como proposta de estudos futuros a aplicação de indicadores de desempenho de
estoques como método para medir sua efetividade.
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