Download - BAB III Revisi Sidang 22-02-2012
27
BAB III ANALISIS DAN PEMECAHAN MASALAH
Analisis permasalahan adalah hal pertama yang harus dilakukan setelah mendapatkan spesifikasi pengguna. Analisis kebutuhan bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang dibuat berdasarkan masukan dari calon pengguna dalam hal ini adalah pihak manajemen. Analisis kebutuhan dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam beberapa bagian, dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatanhambatan yang terjadi pada sistem yang lama, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis sistem meliputi survey dan analisis terhadap sistem informasi yang sedang berjalan. Tahap ini akan menentukan informasi yang diperlukan oleh para pengguna dari sistem yang baru, disamping juga persyaratan teknis dari sistem itu sendiri.
3.1.
Analisis Sistem Sistem yang akan dikembangkan oleh penulis adalah sistem Pengarsipan
Surat Masuk dan Surat Keluar, dimana pengarsipan surat selama ini dilakukan secara manual dan sulit dalam pencarian data surat masuk dan surat keluar pada saat dibutuhkan.
28
3.1.1. Prosedur Kerja Sistem Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh penulis prosedur pengarsipan dibagi menjadi dua proses, antara lain : A. 1. 2. 3. 4. Prosedur Pengarsipan Surat Masuk Kesatuan luar mengirimkan surat ke Setumdam III/Siliwangi Bagian MINU mengagendakan surat masuk Setelah diagendakan surat masuk diserahkan ke pimpinan Pimpinan membaca surat masuk dan memberikan perintah disposisi, lalu memberikan surat masuk kebagian MINU untuk dibuatkan disposisi. Untuk memperjelas prosedur Pengarsipan Surat Masuk dapat dilihat pada gambar 3.1. Flowmap Surat Masuk
29
FLOWMAP SURAT MASUK FLOWMAP SURAT MASUKBAG.MINU BAG.MINU PIMPINAN PIMPINAN KESATUAN KESATUAN
START
1
SURAT MASUK PERINTAH DISPOSISI
DATA JENIS SURAT
SURAT MASUK
INPUT SURAT MASUK
DATA SURAT MASUK BACA DAN BUAT PERINTAH DISPOSISI
BUAT DISPOSISI
PERINTAH DISPOSISI
1
Gambar 3.1 Flowmap Surat Masuk
30
B.
Prosedur Pengarsipan Surat Keluar 1. Pimpinan memberikan perintah untuk membuat surat keluar 2. Bagian SUS membuat surat keluar sesuai dengan perintah pimpinan 3. Setelah surat dibuat dan ditanda tanggan, surat dikirimkan
Untuk memperjelas prosedur Pengarsipan Surat Keluar dapat dilihat pada gambar 3.2. Flowmap Surat KeluarFLOWMAP SURAT KELUAR FLOWMAP SURAT KELUARPIMPINAN PIMPINAN BAG. SUS BAG. SUS
START BUAT SURAT PERINTAH BUAT SURAT
BACA DAN TTD
SURAT KELUAR
SURAT KELUAR
INPUT SURAT KELUAR
KIRIM SURAT
Gambar 3.2. Flowmap Surat Keluar
DATA JENIS SURAT
31
3.1.2. Spesifikasi Kebutuhan Sistem (System Requirement Spesification) Sebelum membuat suatu sistem informasi kita harus mampu menangkap apa yang diinginkan dari sistem yang akan dikembangkan, atas dasar itu penulis akan menjelaskan beberapa hal yang dibutuhkan dari Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Adapun spesifikasi kebutuhan yang dimaksud dapat dilihat pada table 3.1. Spesifikasi Kebutuhan Sistem. Tabel 3.1 Spesifikasi Kebutuhan SistemNo 1. Aktor Bagian MINU Melakukan Login Mengagendakan Surat Masuk Membuat Disposisi Surat Masuk Cari Data Surat Masuk 2 Bagian SUS Melakukan Login Membuat Surat Keluar Mengagendakan Surat Keluar Cari Data Surat Keluar Kebutuhan
3.1.3. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Agar perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar dapat berjalan dengan baik, maka dibutuhkan beberapa perangkat lunak (software) pendukung dalam pengembangan sebuah sistem supaya dapat berjalan dengan baik, adapun kebutuhan perangkat lunaknya yaitu : 1. 2. 3. 4. Sistem Operasi Microsoft Windows XP SP 2 Borland Delphi 7 Microsoft Access 2007 Photoshop 7
32
3.1.4. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Sistem baru yang dibuat tidak akan berfungi dengan baik tanpa dukungan perangkat keras yang memadai. Agar Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar dapat berjalan dengan harapan yang diinginkan, maka dibutuhkan spesifikasi perangkat keras seperti berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Prosesor Intel Core 2 Dou CPU 2.00 GHz Memory Visipro 2 GB dengan tipe DDR 2 Harddisk Seageate 250 GB dengan tipe SATA Monitor LG ukuran 17 Printer Epson dengan tipe T-13 Scaner Mouse Keyboard
3.2.
Perancangan Sistem Aliran data secara lojik pada Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat
Keluar dapat dilihat pada gambar 3.3. Diagram Kontek.
Sekretariat (MINU & SUS)
Input Surat Informasi Surat
Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar
Laporan Pimpinan Lihat Data Surat Masuk dan Keluar, Hasil Update Data
Gambar. 3.3. Diagram Kontek
33
3.2.1
Perancangan Data Dalam perancangan data akan dijelaskan bagaimana mengenai Data Flow
Diagram, Entity Relational Database, dan Kamus Data. Tujuan dari perancangan data adalah memudahkan dalam proses pembangunan sistem.
3.2.1.1. Data Flow Diagram DFD (Data Flow Diagram) sistem pendukung keputusan ini merupakan penjabaran secara luas dari diagram konteks diatas. Yang mana proses-proses yang terjadi di dalam Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar tadi diuraikan menjadi beberapa proses yang lebih spesifik. Seperti pada gambar 3.4. Data Flow Diagram Level 1, sedangkan turunannya dapat dilihat pada gambar 3.5. Data Flow Diagram Level 2 Proses 2.0 (Proses Pencatatan Surat Keluar)Jenis SuratAmbil
Ambil Surat Masuk Update Surat Masuk
4.0 Disposisi Surat Masuk
Surat Masuk/Keluar
Ambil
Surat Masuk
Disposisi Surat Masuk
5.0 Update Data Surat Masuk atau Keluar
Simpan Hasil Update
Update Data
Surat Masuk/Keluar 2.0 Catat Surat Keluar
Ambil Penerima
1.0 Catat Surat Masuk
Baca Hasil Update Data
Catatat
Sekretariat (MINU & SUS)
Catatat
Ambil Jenis Surat
Laporan
Buat Laporan
Jenis SuratMembaca
Ambil Jenis Surat
Data Penerima
Jenis SuratAmbil Surat Masuk
3.0 Proses Pembuatan Laporan
Laporan
Pimpinan
Lihat data surat masuk dan keluar hasil update
Surat MasukAmbil Surat Keluar
Surat Keluar
Gambar 3.4. Data Flow Diagram Level 1
34
Pimpinan
Memberikan Perintah untuk Membuat Surat Keluar
Jenis SuratAmbil Jenis Surat
Surat Keluar 2.1 Buat Surat Keluar
Simpan Surat Keluar
Surat Keluar di TTD
Gambar 3.5. Data Flow Diagram Level 2 Proses 2.0 (Proses Pencatatan Surat Keluar)
3.2.1.2. Model Data Konseptual (Diagram ER) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD dapat memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Untuk diagram ERnya dapat dilihat pada gambar 3.6. Model Data Konseptual.
35
User
N
Input
N
Surat Masuk
N Input N Surat Keluar
Jenis Surat
N
Dipunyai
N
Surat Masuk & Surat Keluar
Surat Masuk
I
Punya
I
Disposisi
Kesatuan (Penerima Disposisi)
N
Terima
I
Disposisi
Gambar 3.6. Model Data Konseptual
3.3.
Perancangan Basis Data Perancangan basis data merupakan bagian yang sangat penting dalam
membuat sebuah sistem informasi khususnya Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar, dimana data-data surat akan disimpan kedalam database dan kemudian dipergunakan sebagai informasi bagi organisasi sebagai bahan pengambilan keputusan.
3.3.1. Skema Relasi Basis Data Skema relasi basisdata merupakan suatu metoda untuk mengambarkan struktur dan hubungan dari setiap tabel. Karena keterbatasan ruangan skema relasi basisdata bagi ke dalam beberapa bagian seperti terlihat pada gambar 3.7.
36
User PK User_Id Pass_id Level
Surat Keluar PK Nomor_SK Tanggal_SK Kode_Kesatuan Penerima Alamat_Penerima Perihal Ringkasan_Surat Kode_Surat User_Id Berkas
Disposisi PK Nomor_SM Tanggal_Disposisi Penerima Perintah
Surat_Masuk PK Nomor_SM Tanggal_SM Tanggal_Terima Kode_Kesatuan Pengirim Alamat_Pengirim Perihal Ringkasan_Surat Kode_Surat User_Id Berkas Disposisi
User PK User_Id Pass_id Level
Kesatuan (Penerima Disposisi) PK Kode_Kesatuan Nama_Kesatuan Telepon Fax Jenis Surat PK Kode_Surat Keterangan
Gambar 3.7 Skema Relasi Basis Data
3.3.1.1. Kamus Data (Data Dictionary) Sebelum penulis merancang sebuah database, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah mengumpul data-data yang dibutuhkan untuk merancang sebuah sistem yang akan dikembangkan, metode ini dilakukan untuk mempermudah dalam menentukan file apa saja yang akan digunakan sebagai acuan untuk menentukan tabel-tabel untuk sistem, adapun hasil pengumpulan data-data dapat dilihat pada tabel 3.8. sampai dengan tabel 3.13.
3.3.1.2 Deskripsi Tabel Pada tahap ini akan dijelaskan fungsi-fungsi dan struktur dari table-tabel yang dirancang berdasarkan analisis system yang telah dilakukan. 1. Tabel Disposisi Nama Tabel Fungsi Jenis Kunci Utama : Disposisi : Menyimpan data hasil disposisi surat masuk : Tabel Transaksi : Nomor_SM, Tanggal_Disposisi, Kode_Satuan
37
Kunci Tamu Struktur Tabel
:: Table 3.8 Tabel Disposisi
No. 1. 2. 3. 4. 5. 2.
Field Name Nomor_SM Tanggal_Disposisi Kode_Kesatuan Perintah User_Id
Type Text Date Text Memo Text
Size 30 30 5 10
Keterangan Primary Key
Tabel Jenis Surat Nama Tabel Fungsi Jenis Kunci Utama Kunci Tamu Struktur Tabel : Jenis_Surat : Menyimpan data jenis surat masuk dan surat keluar : Tabel Master : Kode_Surat :: Table 3.9 Tabel Jenis Surat No. Field Name 1. Kode_Surat 2. Keterangan Type Text Text Size 5 50 Keterangan Primary Key
3.
Tabel Penerima Disposisi (Kesatuan) Nama Tabel Fungsi Jenis Kunci Utama Kunci Tamu : Penerima_Disposisi : Menyimpan data kesatuan yang ada di SETUMDAM : Tabel Master : Kode_Kesatuan :-
38
Struktur Tabel
:
Table 3.10 Tabel Penerima Disposisi (Kesatuan) No. 1. 2. 3. 4. Field Name Kode_Kesatuan Nama_Kesatuan Telepon Fax Type Text Text Text Text Size 5 20 15 15 Keterangan Primary Key
4.
Tabel Surat Keluar Nama Tabel Fungsi Jenis Kunci Utama Kunci Tamu Struktur Tabel : Surat_Keluar : Menyimpan data surat keluar : Tabel Transaksi : Nomor_SK : Kode_Surat, User_Id : Table 3.11 Tabel Surat Keluar No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Field Name Nomor_SK Tanggal_SK Penerima Alamat_Penerima Perihal Ringkasan_Surat Kode_Surat User_Id Berkas Type Text Date Text Memo Text Memo Text Text Text Size 30 50 50 5 10 255 Keterangan Primery Key
5.
Tabel Surat Masuk Nama Tabel Fungsi : Surat_Masuk : Menyimpan data surat masuk
39
Jenis Kunci Utama Kunci Tamu Struktur Tabel
: Tabel Transaksi : Nomor_SM : Kode_Surat, User_Id : Table 3.12 Tabel Surat Masuk
No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Field Name Nomor_SM Tanggal_SM Tanggal_Terima Id_Penerima Pengirim Alamat_Pengirim Perihal Ringkasan_Surat Kode_Surat User_Id Berkas Disposisi Penerima_Surat
Type Text Date Date Text Text Memo Text Memo Text Text Text Yes/No Text
Size 30
Keterangan Primery Key
6.
Tabel User Nama Tabel Fungsi Jenis Kunci Utama Kunci Tamu Struktur Tabel : Tb_User : Menyimpan data user pengguna aplikasi : Master : User_Id :: Table 3.13 Tabel User No. Field Name 1. User_Id 2. Pass_Id Type Text Text Size 10 10 Keterangan Primery Key
40
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Level_User D1 D2 D3 D4 P1 P2 P3 L1
Text Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No
20
3.4.
Perancangan Perangkat Lunak Perancangan perangkat lunak (software) merupakan program yang dibuat
secara khusus dan digunakan untuk keperluan tertentu dalam pengolahan data. Secara umum perancangan perangkat lunak Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar dapat digambarkan dalam struktur navigasi dan antar muka pemakai.
3.4.1. Desain Tampilan Aplikasi (User Interface) Pada bagian ini akan digambarkan bagaimana desain tampilan yang digunakan penulis dalam merancang Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar, desain tampilan sangat penting dalam pengembangan sebuah sistem informasi karena tampilan ini yang akan berinteraksi secara langsung dengan pengguna system (user). Tampilan yang menarik akan mengundang minat para pengguna untuk terus mengunakan sistem yang akan dikembangkan.
3.4.2. Struktur Chart Pada bagian ini akan dijelaskan suatu struktur navigasi yang
mengambarkan aliran informasi dalam Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat
41
Keluar yang penulis kembangkan, tujuan dalam dibentuknya struktur ini adalah untuk memudahkan user dalam mengakses setiap menu yang ada aplikasi. Struktur navigasi dapat dilihat pada gambar 3.8. Struktur Chart.MENU UTAMA PROGRAM
USER
DATA MASTER
PENGARSIPAN
LAPORAN
ABOUT
LOGIN
LOGOUT
KELUAR
SURAT MASUK
SURAT KELUAR
DISPOSISI
PENCARIAN SM
PENCARIAN SK
CETAK
PROGRAM
SURAT MASUK
SURAT KELUAR
KESATUAN
JENIS SURAT
JENIS SURAT
KESATUAN
USER
LIHAT DATA
JENIS SURAT
KESATUAN
USER
Gambar 3.8. Struktur Chart 3.4.3. Desain Tampilan Form (User Interface) Setelah tahap analis sistem selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya mendesain rancangan form merupakan hal yang sangat penting untuk memudahkan langkah-langkah selanjutnya dalam membangun sebuah website, untuk itu penulis akan gambarkan rancangan form untuk user dan administrator. 1. Desain Form Seperti yang telah dijelaskan diatas, pada bagian ini penulis akan gambarkan perancangan form yang akan digunakan sebagai tampilan atau user
42
interface bagi pengguna. Adapun tampilannya dapat dilihat pada gambar 3.9 sampai dengan gambar 3.16.
DATA JENIS SURATKode Keterangan Cari Jenis Surat
Tambah
Ubah
Batal
Hapus
Keluar
Gambar 3.9. Form Jenis Surat
DATA KESATUANKode Keterangan Telepon Cari Kesatuan
Fax
Tambah
Ubah
Batal
Hapus
Keluar
Gambar 3.10. Form Data Kesatuan
43
DATA USERUser ID Password Level Cari Kesatuan
Data Master Jenis Surat Kesatuan (Penerima Disposisi) User Lihat DataTambah Ubah
Pengarsipan Surat Masuk Surat Keluar Disposisi Surat
Laporan Cetak
Batal
Hapus
Keluar
Gambar 3.11. Form Data User
PENGARSIPAN SURAT MASUKNomor Tgl. Surat Tgl. Terima Cari Surat Masuk
Penerima
Nama
Pengirim Alamat Pengirim
Perihal
Ringkasan Surat
Browse
Lihat
Jenis Surat
Tambah
Ubah
Batal
Hapus
Keluar
Gambar 3.12. Form Pengarsipan Surat Masuk
44
PENGARSIPAN SURAT KELUARNomor Tgl. Surat Cari Surat Keluar
Penerima
Alamat Penerima
Perihal
Ringkasan Surat
Jenis Surat
Browse
Lihat
Tambah
Ubah
Batal
Hapus
Keluar
Gambar 3.13. Form Pengarsipan Surat Keluar
DISPOSISI SURAT MASUKNomor Tanggal
Kepada Perintah
Yth. Satuan IRDAM
Kepada Perintah
Yth. Satuan ASOPS
Kepada Perintah
Yth. Satuan SRENDAM
Kepada Perintah
Yth. Satuan STER
Kepada Perintah
Yth. Satuan ASPERS
Kepada Perintah
Yth. Satuan SLOG
Kepada Perintah
Yth. Satuan SINTEL
Kepada Perintah
Yth. Satuan DENMA
Tambah
Ubah
Batal
Hapus
Keluar
Gambar 3.14. Form Disposisi Surat Masuk
45
Tanggal Awal Tanggal Akhir
Cetak
Batal
Gambar 3.15. Form Laporan Surat Masuk
Tanggal Awal Tanggal Akhir
Cetak
Batal
Gambar 3.16. Form Laporan Surat Keluar
3.5.
Testing Aplikasi Setelah dilakukan perancangan sistem tiba saatnya untuk melakukan
implementasi terhadap sistem yang telah dibuat. 1. Testing pada from login Tabel 3.14. Testing Form LoginNo 1 Skenario Berhasil melakukan login Operasi User Name : elisabet Password : 12345 Tombol : Masuk Hasil yang diharapkan User berhasil masuk ke sistem dan menu aktif Hasil yang diharapkan Sesuai
2
Gagal melakukan login
User Name : sabetheli Password : 123 Tombol : Masuk
Sistem tidak merespon dan tetap menampilkan form login
Sesuai
46
2.
Test pada form jenis surat Tabel 3.15. Testing Form Jenis Surat
No 1
Skenario Tambah data jenis surat baru, dan data disi semua
Operasi Kode : Otomatis Keterangan : Test Tombol : Tambah dan berubah jadi tombol Simpan Kode : Otomatis Keterangan : tidak diisi Tombol : Tambah dan berubah jadi tombol Simpan
Hasil yang diharapkan Data jenis surat masuk berhasil dimasukan ke dalam database
Hasil yang diharapkan Sesuai
2
Tambah data jenis surat baru, dan data tidak diisi semua
Muncul pesan error yang menerangkan bahwa keterangan masih kosong
Sesuai
3
Ubah data jenis surat
Kode : J0008 Keterangan : Test, menjadi Keterangan : Test Ubah Tombol : Ubah dan berubah menjadi Update
Data dengan kode J0008 berhasil diubah, dengan keterangan yang awalnya Test menjadi Test Ubah
Sesuai
4
Hapus data jenis surat masuk
Menghapus jenis surat masuk dengan kode J0008 dan keterangan Test Ubah Tombol : Hapus
Jenis surat masuk dengan kode J0008 berhasil dihapus
Sesuai
5
Berhasil mencari data jenis surat masuk
Beri tanda cek pada Cari Jenis Surat, masukan pada bagian Kode : J0008 lalu tekan enter
Data berhasil di tampilkan, dan tombol Ubah, Hapus, dan Batal menjadi aktif
sesuai
6
Menutup form jenis surat
Klik tombol Keluar
Form jenis surat akan hilang
Sesuai
47
3.
Testing pada form kesatuan Tabel 3.16. Testing Form Kesatuan
No 1
Skenario Tambah data kesatuan baru, dan data disi semua
Operasi Kode : Otomatis Nama Kesatuan : 330 Telepon : 022-789765 Fax : 022-7301695 Tombol : Tambah dan berubah jadi tombol Simpan
Hasil yang diharapkan Data kesatuan berhasil dimasukan ke dalam database
Hasil yang diharapkan Sesuai
2
Tambah data kesatuan baru, dan data tidak diisi semua
Kode : Otomatis Nama Kesatuan : tidak diisi Telepon : 022-7300818 Fax : tidak diisi Tombol : Tambah dan berubah jadi tombol Simpan
Muncul pesan error yang menerangkan bahwa nama kesatuan masih kosong, dan nomor fax masih kosong
Sesuai
3
Ubah data kesatuan
Kode : K0008 Nama Kesatuan : 330, Menjadi Nama Kesatuan : 330 Test Telepon : 022-789765 Fax : 022-7301695 Tombol : Ubah dan berubah menjadi Update
Data dengan kode K0008 berhasil diubah, dengan Nama Kesatuan yang awalnya 330 menjadi 330 Test
Sesuai
4
Hapus data kesatuan masuk
Menghapus data kesatuan dengan kode K0008 Tombol : Hapus
Kesatuan dengan kode K0008 berhasil dihapus Data berhasil di tampilkan, dan tombol Ubah, Hapus, dan
Sesuai
5
Berhasil mencari data Kesatuan
Beri tanda cek pada Cari Kesatuan, masukan pada bagian Kode : K0007 lalu tekan enter
Sesuai
48
Batal menjadi aktif 6 Gagal mencari data kesatuan karena kode tidak sesuai Menutup form Kesatuan Beri tanda cek pada Cari Kesatuan, masukan pada bagian Kode : K0017 lalu tekan enter Klik tombol Keluar Tampil peringatan bahwa data yang di cari tidak ada Form kesatuan akan hilang Sesuai
7
Sesuai
4.
Test pada form user Tabel 3.17. Testing Form User
No 1
Skenario Tambah user baru
Operasi Klik tombol Tambah User Name : Joko Password : 12345 Level : Admin Beri cek list untuk semua hak akses data master Beri cek list untuk semua hak akses pengarsipan Beri cek list untuk semua hak akses laporan Lalu tekan tombol Simpan Klik tombol Ubah User Name : Joko Password : 12345 Level : User Hilangkan cek list untuk semua hak akses data master Beri cek list untuk semua hak akses pengarsipan Beri cek list untuk semua hak akses laporan
Hasil yang diharapkan User baru berhasil disimpan kedalam database dengan level administrator
Hasil yang diharapkan Sesuai
2
Ubah user dan hak aksesnya
User dengan user name Joko diubah levelnya menjadi User dan hak akses untuk data master tidak diberikan
Sesuai
49
Lalu tekan tombol Update
3
Hapus User
Hapus user dengan user name Joko
Berhasil menghapus user dengan user name Joko User yang dicari berhasil ditampilkan beserta hak aksesnya Akan ditampilkan bahwa user masih kosong Form user akan tertutup
Sesuai
4
Berhasil mencari user
Beri tanda cek pada Cari User, masukan pada bagian User Name : Joko lalu tekan enter Beri tanda cek pada Cari User, masukan pada bagian User Name : Joko1 lalu tekan enter Klik tombol Keluar
Sesuai
5
Gagal mencari user karena user name tidak sesuai Menutup form User
Sesuai
6
Sesuai
5.
Testing pada form surat masuk Tabel 3.18. Testing Form Surat Masuk
No 1
Skenario Memasukan pencatatan surat masuk
Operasi Klik tombol Tambah Nomor : 123/JK/2011 Tgl. Surat : 03/01/2012 Tgl. Terima : 05/01/2012 Penerima : Pimpinan Pengirim : Yonif 330 Alamat Pengirim : Nagreg Perihal : Permintaan AT Ringkasan Surat : Mengenai permintaan AT Jenis Surat : Surat Biasa Klik tombol browse untuk pilih surat hasil scan dengan format pdf Lalu tekan tombol
Hasil yang diharapkan Pencatatan surat masuk baru berhasil dimasukan
Hasil yang diharapkan Sesuai
50
Simpan 2 Ubah pencatatan surat masuk Klik tombol Ubah Nomor : 123/JK/2011 Tgl. Surat : 03/01/2012 Tgl. Terima : 05/01/2012 Penerima : Pimpinan Pengirim : Yonif 220 Alamat Pengirim : Nagreg Perihal : Permintaan AT Ringkasan Surat : Mengenai permintaan AT Jenis Surat : Surat Biasa Lalu tekan tombol Update Pencatatan surat masuk berhasil diubah yang awalnya pengirim Yonif 330 menjadi Yonif 220 Sesuai
3
Hapus pencatatan surat masuk
Hapus surat masuk dengan nomor : 123/JK/2011
Berhasil menghapus surat masuk
Sesuai
4
Berhasil mencari pencatatan surat masuk
Masukan nomor surat masuk pada bagian nomor sebagai contoh : 001/JK/2011
Pencatatan surat masuk berhasil dicari, dan Tombol Ubah, Batal, Hapus akan aktif
Sesuai
5
Gagal mencari pencatatan surat masuk
Masukan nomor surat masuk pada bagian nomor sebagai contoh : 021/JK/2013
Akan ditampilkan bahwa surat masuk tidak ditemukan
Sesuai
6
Menutup form pencatatan surat masuk
Klik tombol Keluar
Form pencatatan surat masuk akan ditutup
Sesuai
51
6.
Testing pada form pencatatan surat keluar Tabel 3.19. Testing Form Surat Keluar
No 1
Skenario Memasukan pencatatan surat keluar
Operasi Klik tombol Tambah Nomor : 004/JK/2011 Tgl. Surat : 03/01/2012 Penerima : PT. Ponek Alamat Penerima : Nagreg Perihal : Permintaan AT Ringkasan Surat : Mengenai permintaan AT Jenis Surat : Surat Biasa Klik tombol browse untuk memilih surat hasil scan dengan format pdf Lalu tekan tombol Simpan Klik tombol Ubah Nomor : 004/JK/2011 Tgl. Surat : 03/01/2012 Penerima : PT. Ponek Alamat Penerima : Nagreg Perihal : Permintaan AT Ringkasan Surat : Mengenai permintaan AT Jenis Surat : Surat Biasa Pilih surat hasil scan dengan format pdf Lalu tekan tombol Update
Hasil yang diharapkan Pencatatan surat keluar baru berhasil dimasukan
Hasil yang diharapkan Sesuai
2
Ubah pencatatan surat keluar
Pencatatan surat masuk berhasil diubah yang awalnya perihal Permintaan AT menjadi Permintaan
Sesuai
3
Hapus pencatatan surat keluar Berhasil
Hapus pencatatan surat keluar dengan nomor : 004/JK/2011 Masukan nomor surat
Berhasil menghapus surat keluar Pencatatan
Sesuai
4
Sesuai
52
mencari pencatatan surat keluar
keluar pada bagian nomor sebagai contoh : 004/JK/2011
surat keluar berhasil dicari, dan data ditampilkan, serta tombol Ubah, Hapus, Batal akan aktif Form pencatatan surat keluar akan ditutup Sesuai
5
Menutup form pencatatan surat keluar
Klik tombol Keluar
7.
Testing pada form disposisi Tabel 3.20. Testing Form Disposisi
No 1
Skenario Buat disposisi surat masuk
Operasi Klik tombol Tambah Tanggal : 06/02/2012 Isi semua 8 (delapan) penerima disposisi Klik tombol Simpan
Hasil yang diharapkan Form ambil surat masuk akan ditampilkan dan disposisi berhasil disimpan
Hasil yang diharapkan Sesuai
2
Cari disposisi surat masuk
Masukan nomor surat pada bagian nomor, lalu tekan tombol buku
Disposisi surat masuk berhasil dicari dan data ditampilkan, dan tombol Hapus, Batal, dan Cetak akan aktif
Sesuai
3
Hapus disposisi surat masuk
Klik tombol Hapus dengan syarat tombol Hapus aktif Klik tombol Keluar
Disposisi surat masuk berhasil dihapus
Sesuai
4
Tutup form disposisi surat masuk
Form disposisi surat masuk akan menghilang
Sesuai
53
8.
Testing pada form laporan surat masuk dan surat keluar Tabel 3.21. Testing Form Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
No 1
Skenario Buat laporan surat masuk dan surat keluar
Operasi Masukan Tanggal awal : 12/01/2012 Tanggal Akhir : 15/01/2012 Tombol : Cetak
Hasil yang diharapkan Laporan surat masuk dan surat keluar akan ditampilkan pada layar
Hasil yang diharapkan Sesuai
2
Gagal membuat laporan surat masuk dan surat keluar
Masukan Tanggal awal : 12/01/2014 Tanggal Akhir : 15/01/2014 Tombol : Cetak
Laporan surat masuk dan surat keluar gagal ditampilkan karena tanggal tidak sesuai, dan sistem akan menampilkan pesan kalau data tidak ada Form laporan surat masuk akan menghilang
Sesuai
3
Menutup laporan surat masuk
Klik tombol Keluar
Sesuai
9.
Testing pada form pencarian data surat masuk dan data surat keluar Tabel 3.22. Testing Form Pencarian Surat Masuk dan Surat Keluar
No 1
Skenario Pencarian data surat masuk dan data surat keluar untuk melihat surat masuk atau surat keluar hasil scan yang tersimpan dalam database
Operasi Isi nomor surat sebagai contoh nomor surat : 1 Lalu user tekan tombol bericon buku Untuk melihat scan surat masuk user menakan tombol Lihat Surat
Hasil yang diharapkan Data surat yang dicari akan ditampilkan, dan jika user menakan tombol Lihat Surat maka sistem akan menampilkan surat masuk
Hasil yang diharapkan Sesuai
54
atau surat keluar yang dicari 2 Gagal mencari surat masuk atau surat keluar, karena nomor surat yang diketikan user salah Isi nomor surat sebagai contoh nomor surat : 5 Lalu user tekan tombol bericon buku Sistem akan menampilkan informasi kalau data yang dicari tidak ada Sesuai
3.6.
Implementasi Sistem Setelah melakukan testing sistem tiba saatnya untuk melakukan
implementasi sistem, tahap ini adalah tahap terakhir dalam pengembangan sistem informasi, sebagai contoh implementasi sistem penulis akan menampilkan formform yang pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar, seperti terlihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 3.17. Menu Utama
Gambar 3.18. Form Login
55
Gambar 3.19. Form Jenis Surat
Gambar 3.20. Form Kesatuan
Gambar 3.21. Form Tambah User
56
Gambar 3.22. Form Lihat Jenis Surat
Gambar 3.23. Form Lihat Kesatuan
Gambar 3.24. Form Lihat User
57
Gambar 3.25. Pencatatan Surat Masuk
Gambar 3.26. Pencatatan Surat Keluar
58
Gambar 3.27. Form Disposisi Surat Masuk
Gambar 3.28. Form Laporan Surat Masuk
Gambar 3.29. Form Laporan Surat Keluar
59
Gambar 3.30. Daftar Kesatuan
Gambar 3.31. Daftar Jenis Surat
60
Gambar 3.32. Form Pencarian Data Surat Masuk
Gambar 3.33. Form Pencarian Data Surat Keluar