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Comunicando Boletín electrónico de la Escuela Nacional de Archiveros
Jefe Institucional del AGN: Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya Director Nacional de la ENA: Ing. Jorge Espino Sánchez Edición, Diseño y Diagramación: Arch. Giannina Miranda Wilson
Año 4, Número 13, Lima, junio 2013
XXI Aniversario ENA
Jr. Rodríguez de Mendoza Nº 153 - Pueblo Libre Lima 21 - Perú www.ena.edu.pe
Comunicando/Editorial 2
Índice
Editorial………………………………….…………………..…………………………...………..……..2
Historia de la fundación de la ENA…………………………………..……………………..……....3
La Biblioteca especializada “ Guillermo Durand Flórez ”………………………………..…….5
La tecnología en la gestión de la historia clínica: un camino hacia el futuro……..….……..6
Gestión de Archivos Digitales…………………....…...…….….…………………………….……..11
Editorial Es muy difícil para una institución educativa especializada mantenerse siempre a la vanguardia
en la especialidad en la que desarrolla sus labores. Más aún si esta es nacional, es decir, depen-
diente del sector público. Por ello, es muy satisfactorio para el Archivo General de la Nación de
Perú contar con la Escuela Nacional de Archiveros ( ENA ) desde hace 21 años en la que fue
creada, dedicándose íntegramente a la formación y capacitación de Profesionales en Archivos.
Asimismo, la Escuela, consciente de su rol protagónico en el ámbito de la archivística, no escati-
ma esfuerzos y no cesa en el intento de innovar y ofrecer nuevas alternativas de formación y ca-
pacitación a sus estudiantes, por lo que se vienen dictando diplomados en convenio interinstitu-
cional con la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, que es la primera universidad del país.
Así también, el programa denominado “ Jueves Archivístico ” , que fue instituido por la actual Ad-
ministración, ha logrado reunir a una gran cantidad de archiveros que concurren el último jueves
de cada mes, con el fin de intercambiar experiencias con otros profesionales que se encuentran
involucrados en el ámbito archivístico; haciendo que cada sesión sea más enriquecedora. Dichos
eventos se realizan en las Salas del Ministerio de Cultura, a fin de satisfacer la demanda de una
mayor cantidad de asistentes que mes a mes bordean los trescientos participantes.
Durante el año 2012 se ejecutaron 53 eventos archivísticos, lo cual refleja el gran esfuerzo que se
realiza en la Dirección Nacional de la ENA, porque contando con un equipo de profesionales muy
reducido en número en la parte administrativa y de servicios, se han obtenidos dichos resultados,
a quienes hay que reconocer públicamente toda la energía que día a día entregan por su plena
identificación con la institución. Al cumplirse el XXI Aniversario de la creación de la ENA, felicito a
través de estas líneas a todos los Directores de la Escuela que me han antecedido en aras de
hacer de ella la mejor entidad educativa archivística; así también, a todo el personal docente que
ha tenido la gran tarea de formar profesionales competentes, que ha hecho que la ENA sea una
institución educativa reconocida internacionalmente en materia archivística.
Asimismo, mi gratitud y reconocimiento a todos los profesionales en archivos y egresados de
nuestras aulas, quienes en el ejercicio profesional han demostrado su calidad.
A toda la comunidad archivística que contribuye en el empuje diario de esta enorme responsabili-
dad y que con su apoyo seguimos creciendo.
Finalmente, mi gratitud y reconocimiento al Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya y a todo el equipo
directivo que lo acompaña en su gestión, que han hecho posible que la Escuela mejore notable y
sustancialmente en toda su infraestructura, equipamiento y servicios educativos. Gracias a todos
los que contribuyen a que la Escuela Nacional de Archiveros sea actualmente “ Líder en la ense-
ñanza de la Archivística en el Perú ” .
Ing. Jorge Espino Sánchez
Director de la ENA
Pág. Temas:
3 Comunicando/Investigación
Arch. Lourdes Paz de Noboa Rodríguez
Encargada de Archivo Periférico
Escuela Nacional de Archiveros
La Escuela Nacional de Archiveros es un órgano desconcentrado del Archivo General de la Na-
ción, tiene la finalidad fundamental de formar Profesionales en Archivos, con sólidos conoci-
mientos en su especialidad, amplia cultura humanística y clara visión de servicio. Asimismo, eje-
cuta un Programa de Capacitación y Especialización Archivística, dirigido al personal que la-
bora en las instituciones públicas y privadas, a fin que brinden un eficiente y eficaz servicio de
información; coadyuvando de esta manera en la defensa, conservación, organización y servicio
del Patrimonio Documental de la Nación; así como al acceso a la información y transparencia de
la gestión institucional.
Reseña Histórica
En 1981, el doctor Guillermo Durand Flórez, ex Jefe del Archivo General de la Nación, hoy con-
siderado “ Padre de la Archivística Peruana ” , tuvo una visión muy grande. Teniendo en cuenta
el valioso Patrimonio Documental que custodiaban las entidades, tomó la iniciativa y decisión,
muy acertada por cierto, de crear el Centro de Capacitación para Archiveros ( CCA ) , donde se
impartió, a partir de 1982, cursos de capacitación y especialización archivística en el ámbito na-
cional e internacional. Primero, gracias a las becas brindadas por la OEA, se envió a personal
del AGN a capacitarse en España y Argentina; posteriormente este personal serían los primeros
docentes del CCA.
El primer curso se denominó: “ Curso de Capacitación para Archiveros” ( J unio de1982 ) . El
Primer “ Curso Básico de Archivos ” se inició en enero de 1984.
En este Centro de Estudios, durante muchos años, se capacitó a archiveros de todo el Perú; así
como de Argentina, Bolivia, Brasil, Colombia, Costa Rica, Chile, Ecuador y otros países de Lati-
noamérica, gracias al apoyo económico de la Organización de los Estados Americanos, que de-
signó al Archivo General de la Nación del Perú como sede de capacitación de los países de Lati-
noamérica durante siete años ( 1989 a 1995 ) .
Con Oficio Nº 219-85-AGN/J, de fecha 11 de diciembre de 1985, el Archivo General de la Na-
ción remitió al Ministerio de Educación el “ Proyecto de Creación de la Escuela Superior de Ar-
chiveros ” . Mediante Resolución Directoral Nº 3101-86-ED, de fecha 27 de mayo de 1986, se
resuelve, en su artículo primero, aprobar la “ C arrera Profesional de Archivística ” ; y de
“ c arácter experimental el Perfil y el Plan Curricular ” , según artículo segundo.
Pero no sería sino recién, el 26 de junio de 1992, que este Centro de Capacitación para Archive-
ros se convertiría en Escuela Nacional de Archiveros; de conformidad al Decreto Supremo Nº
008 –92 –JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de
Archivos, y se convocaría al primer Examen de Admisión en 1995, ingresando 41 alumnos.
Siguiendo la cronología, tendríamos que acotar que el 03 de marzo de 1999, mediante Resolu-
ción Directoral Nº 189-99-ED, de la Dirección Nacional de Educación Secundaria y Superior
Tecnológica del Ministerio de Educación, se aprobó el Perfil Profesional y Plan de Estudios de la
Carrera Profesional en Archivos.
En la actualidad, la ENA es una institución educativa de nivel superior especializada en Archi-
vos y su finalidad es la formación académica y capacitación de los trabajadores de archivo a ni-
vel nacional. Hasta la fecha, en relación a la Carrera Profesional en Archivos, han ingresado 741
alumnos, habiendo egresado doce promociones; quienes hoy laboran en instituciones del sector
público y privado, poniendo a disposición de sus autoridades la información precisa y oportuna
para la toma de decisiones, marcando la diferencia y dejando muy en alto el nombre de su Alma
Mater. (Los documentos mencionados se custodian en el Archivo Periférico de la ENA. )
Historia de la Fundación de la ENA
4 Comunicando/Investigación
Actual local de la Escuela Nacional de Archiveros
Jr. Rodríguez de Mendoza 153—Pueblo Libre
Local de Escuela Nacional de Archiveros 2000 a 2004
Jr. Tupac Amaru 1882 ( Hoy Jr. Pezet y Monet )- Lince
5 Comunicando/Investigación
Jorge Elías Chira Ascurra Encargado de la Biblioteca de la ENA
La Biblioteca Especializada “ G uillermo Durand Flórez ”
Presentación
La Biblioteca “ Guillermo Durand Flórez ” es
una unidad organizativa de la Escuela Nacional
de Archiveros que tiene como objetivo principal
servir y difundir las obras bibliográficas que
custodia a los alumnos, docentes, personal del
Archivo General de la Nación y público en ge-
neral.
Misión
La Misión de la Biblioteca está representada en el acopio, organización, conservación y difusión
de la información bibliográfica técnica y formativa, que apoya el desarrollo de los procesos acadé-
micos, el quehacer investigativo y la formación integral de los miembros de la Comunidad Ar-
chivística, en el contexto de los principios de Identidad Institucional y de los lineamientos de la
eficiencia en la prestación de servicios bibliotecarios pertinentes, relevantes y oportunos.
La Biblioteca “ Guillermo Durand Flórez ” de la Escuela Nacional de Archiveros, como centro de
apoyo académico ofrece servicios a los estudiantes de la Carrera Profesional en Archivos, de los
cursos y seminarios del Programa de Capacitación y Especialización Archivística, de los diploma-
dos; así como también al personal archivero que labora en las instituciones públicas y privadas,
ofreciendo un eficiente servicio de información a los usuarios y público en general.
Material Bibliográfico
El acervo bibliográfico se encuentra ubicado en estanterías de metal, albergando un total de
5,344 elementos:
Donaciones
La ENA ha recibido importantes donativos de material bibliográfico como el que hiciera la Archi-
vera Vicenta Cortés Alonso ( Valencia, España) , que entregó gran parte de su colección a la
Biblioteca “ Guillermo Durand Flórez ” . Así también, entidades públicas y privadas han contribui-
do, como: la Universidad de Lima, el Centro Cultural de España, la Universidad Federal Flumi-
nense, la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, la Oficina Nacional de Procesos Electora-
les, la Asamblea Nacional de Rectores, el Jurado Nacional de Elecciones y la Superintendencia
Nacional de Administración Tributaria ( SUNAT) . También se ha recibido el apoyo de docentes,
egresados y alumnos de esta Casa de Estudios.
6 Comunicando/Investigación
* Ing. Oscar Valderrama Arteaga
Las historias clínicas contienen información médica muy importante para el cuidado de la salud
de las personas. Por ello, su gestión adecuada es fundamental en la actividad sanitaria.
En ese sentido, la tradicional historia clínica en papel empieza a dar un paso al costado y ceder
el camino a las historias clínicas electrónicas ( HCE ) ; las cuales establecen una nueva pers-
pectiva de gestión que ayude en la práctica clínica. Aunque las HCE están disponibles en el
mundo por más de 20 años, los médicos han sido relativamente renuentes a aceptar rápido este
sistema en su labor cotidiana.
Es importante anotar que no existen estudios que hubieran medido la satisfacción y su uso en
hospitales peruanos; esto principalmente por no haber contado con una legislación sobre la HCE,
la cual recientemente se ha creado.
Al abrir esta puerta podemos conectarlos con todos los equipamientos para la industria de salud
y evitar doble registro. Para ello, el uso de los estándares es sumamente importante y en el Perú
esto ya se ha avanzado.
En el presente artículo hablaremos de la historia clínica desde su formato en papel y los compo-
nentes que hacen posible la HCE, cómo son los estándares en salud, la seguridad de la informa-
ción y qué nos espera en el futuro con la tecnología sanitaria.
La Gestión de la Historia Clínica en Papel
La situación actual en la mayoría de las instituciones de salud es la gestión de la historia clínica
en papel y esto trae múltiples problemas similares a todo archivo de papel, desde la escasez de
los espacios hasta los tiempos inadecuados en la búsqueda, extracción y entrega de la historia
clínica.
A continuación detallaremos algunos problemas de gestión identificados en un estudio sobre el
manejo de la historia clínica:
No existe control del personal de Archivo que realiza la extracción y reposición de la HC.
No hay registro de personas autorizadas para la atención.
No hay control de la atención de requerimientos. Riesgo de pérdida de pedidos de aten-
ción.
No se llevan a cabo actividades adicionales de seguimiento de HC en caso búsqueda in-
fructuosa.
Dependencia de experiencia del operador y utilización de hojas de cálculo de archivos de
proveedor.
No existen cargos de entrega a los usuarios.
_____________________________________________________________________________
* Licenciado en Administración, Estadística en Salud por la Universidad Peruana Cayetano Heredia, desa-
rrolla la Maestría en Gobierno de Tecnología de la Información en la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos. Actualmente es Jefe de Tecnología de la Información en la Clínica Ricardo Palma.
La Tecnología en la Gestión de la Historia
Clínica: un camino hacia el futuro
7 Comunicando/Investigación
Actividad adicional de actualización del sistema en caso de atenciones telefónicas.
Tiempos de entrega aproximados de HC a consultorio: desde 30 minutos a días.
Ausencia de indicadores tangibles de atención: tiempos de atención exactos, producción
del personal de archivo, historial de acceso por HC, etc.
Ubicación no estratégica del Archivo: mayor demanda de atenciones provienen de lugares
más lejanos al archivo.
Tenemos cuatro atributos que son considerados importantes en la gestión del archivo: el mante-
nimiento físico de la información, seguridad, la confidencialidad y los tiempos de entrega adecua-
dos ( accesibilidad ) .
Es evidente que el modelo de gestión en papel nunca logrará que estos atributos lleguen a un
nivel superlativo de gestión; sólo por el hecho que su proceso es engorroso y depende de activi-
dades que toman un tiempo y deben ser controladas. Lo cual establece un nivel alto de segui-
miento y control para poder cumplir con los acuerdos de servicios que se nos indique.
Por lo tanto, a continuación detallo algunas medidas a considerar en la gestión de las historias
clínicas de papel mediante un servicio integral de gestión de estos documentos:
Atención al cliente ( call center o centro de servicios )
Control de anexados
Incorporación de tecnología
Custodia de documentos pasivos
Páginas web de entrega de información
Indicadores de gestión
Monitoreo de atención
Cada una de estas tareas armonizadas nos llevaran a una gestión adecuada de las historias y
por ello ampliaremos sobre el uso de la tecnología para esta gestión.
La tecnología para la gestión de la HC en papel
La inclusión de la tecnología en la gestión nos abre
oportunidades a la mejora de procesos. Sin embargo,
hay que tener presente que esta es sólo una herra-
mienta y la optimización del proceso determina un
adecuado manejo operativo.
El código de Barras y RFID:
Esta tecnología nos ayuda a mejorar la ubicación de los expedientes físicos, ya que identifica al
documento. Para ello es necesario contar con un lector de barras o RFID para poder obtener la
información.
La selección de la tecnología es importante reconociendo costos, uso y mantenimiento del mis-
mo para ayudar a esta gestión. Por ello es importante el análisis de la situación para proponer la
tecnología más adecuada.
Otra tecnología importante es la red inalámbrica que nos brinda movilidad y nos permite el uso
de los PDA que hacen posible llevar la información en línea hacia nuestro colaborador para brin-
dar la ruta y obtener los cargos del recojo de las historias.
8 Comunicando/Investigación
Esta herramienta es sumamente poderosa en el campo porque podemos trasladar la información
al punto de encuentro y tener información en línea de lo que viene sucediendo.
Toda esta información obtenida es necesario gestionarla mediante indicadores, y nuevamente la
tecnología nos aporta la forma de automatizar la información y presentarla en cuadros de mando
para una gestión eficiente.
Plataforma de interoperabilidad del Estado:
infraestructura tecnológica que permite la implementación de servicios públicos por medios
electrónicos y el intercambio electrónico de datos entre entidades del Estado por medio del Inter-
net, telefonía móvil y otros medios tecnológicos disponibles.
Historia Clínica Electrónica o Digitalizada
Tenemos 2 escenarios:
La historia clínica digitalizada:
se refiere al documento físico que ha pasado por un proceso de digitalización o escaneo y ha
transferido esa imagen a una base de datos a la cual se ha indexado para que pueda ser rápida-
mente recuperable.
Esta medida ayuda a la gestión de la historia clínica. Sin embargo, la información contenida no
puede ser procesada para otros fines de análisis, lo cual limita las posibilidades que nos brinda la
historia clínica a nivel de la epidemiología y la salud pública.
La Historia Clínica Electrónica:
el valor potencial de las computadoras en medicina ha sido reconocido por años y la informática
médica ha emergido como un campo de investigación interdisciplinaria importante en medici-
na. Avances en la tecnología de las historias clínicas electrónicas ( HCE ) han hecho posible
que reemplacen muchas funciones de la tradicional historia clínica en papel. Su uso promete lo-
gros significativos en el cuidado del paciente. Un creciente pero todavía limitado número de
médicos están comenzando a interesarse en los sistemas de HCE como método para manejar
más eficientemente el volumen creciente de información del paciente. La renuencia a implemen-
tar sistemas de HCE por parte de los médicos se ha debido a una variedad de factores: costo,
disponibilidad de sistemas bien validados, obstáculos para ingresar los datos, pérdida de están-
dares uniformes, vendedores sin experiencia, y otros temas como la seguridad y confiabilidad del
paciente y aspectos legales.
La interoperabilidad es uno de los atributos más importantes debido a que incorpora diferentes
mensajes de distintas plataformas y programas que se consoliden en el documento de la aten-
ción y relacionado mediante la historia clínica electrónica.
Por ello la importancia de los estándares en salud que más adelante detallaremos; los cuales
permiten la integración de múltiples formatos e información estructurada y no estructurada, tal
como son los informes médicos, las imágenes radiológicos, videos de procedimientos en lo no
estructurado y diagnósticos, tratamientos, medicamentos, prescripciones dentro de la informa-
ción estructurada de los sistemas.
Las ventajas potenciales de la HCE sobre la historia clínica convencional ( papel ) son: secuen-
cialidad, inviolabilidad, legibilidad, perdurabilidad, transportabilidad, impresión, confidencialidad,
recuperabilidad, auditoría, custodia ( backups diarios ) , privilegio de accesos, simultaneidad de
accesibilidad, entre otras.
9 Comunicando/Investigación
La Historia Clínica Electrónica en el Perú
Normatividad:
Norma Técnica de la Historia Clínica de los Es-
tablecimientos del Sector Salud, N.T. Nro.22-
MINSA/DGSP-V.02
Nueva Ley 30024: Ley que crea el Registro Na-
cional de Historias Clínicas Electrónicas.
Algunos conceptos relevantes de la Ley 30024
Historia Clínica Electrónica: HC cuyo registro unificado y personal, multimedia, se encuentra con-
tenido en una base de datos electrónica, registrada mediante programas de computación y re-
frendada por una firma digital.
Firma digital: firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso
de un par único de claves asociadas. La firma digital se utiliza en el marco de la Ley 27269, Ley
de firmas y certificados digitales.
Seguridad: preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información,
además de otras propiedades como autenticidad, responsabilidad, no repudio y fiabilidad.
Autenticación: La RENIEC brindará los servicios de certificación digital para la autentificación de
las personas, mediante los certificados y firmas digitales según la Ley 27269.
La RENIEC proporcionará en formato electrónico y en línea y de forma irrestricta y gratuita, los
servicios que permitan autenticar la identificación de las personas en el ámbito de la atención de
salud a través de la Plataforma de interoperabilidad del estado Peruano y de la gestión de las
HCE a que se refiere la ley.
Acceso a la información Clínica: El paciente o su representante legal tiene acceso irrestricto a la
información de la historia clínica que necesite o desee, la cual está contenida en la HCE.
Sólo él o su representante legal, pueden autorizar a los profesionales de la salud a acceder a di-
cha información.
La información clínica contenida en la HCE de un paciente es visible exclusivamente para el pro-
fesional de la salud que le presta atención en un establecimiento de salud o un servicio médico
de apoyo cuando se produzca dicha atención.
En casos de grave riego para
la vida o salud de la persona
cuyo estado no permite la ca-
pacidad de autorizar el acce-
so a su HCE, el profesional
de la salud puede acceder a
la información clínica básica
contenida en la HCE para el
diagnóstico y tratamiento
médico o quirúrgico.
10 Comunicando/ Investigación
Estándares de la HCE
En este parte del artículo vamos a referenciar los estándares y sus aplicaciones más utilizadas.
DICOM: Especifica la representación de información de estudios imagenológicos digitales: Rayos
X, Resonancia Magnética, Tomografía Computarizada, Ecografías, etc. Especifica las interfaces
para realizar búsquedas y transmisión de estudios e imágenes.
HL7 CDA: Sintaxis XML para representar documentos clínicos en formato electrónico con el obje-
tivo de intercambio de información clínica. Presenta tres formas: no estructurado, estructurado y
sólo texto libre o texto libre + parte codificada
IHE PDQ: PatientDemographicQuery v3. Provee transacciones para que múltiples actores pue-
dan consultar un servidor con información demográfica de pacientes, basándose en un criterio de
búsqueda: identificadores, nombres y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, dirección postal
Información:¿Qué dice el estándar Nacional?
Conclusiones
Es necesario referirnos al futuro con una visión de corto plazo ya que la tecnología avanza con
velocidad que, a veces, no referimos a un futuro que ya está presente en otras latitudes. En resu-
men, ya no debemos pensar en el papel. Hay que gestionar información; sin embargo, el conoci-
miento archivístico es sumamente importante para modelar los aspectos técnicos que con-
tendrán estos nuevos sistemas basados en los principios archivísticos; así como la información
médica y la informática, cuyas disciplinas harán un producto estandarizado que permita un desa-
rrollo adecuado de esta información abundante que es imposible intentar manejar en papel y sólo
pueden sostenerse en los medios informáticos para su desarrollo.
Nombre del Estándar Catálogo
Procedimientos médicos CPT 2000
Productos Farmacéuticos EAN/UCC
Usuarios de Salud DNI
Establecimiento de Salud RENAES
Unidad Productora de Servicios MINSA
Episodio de Atención No Existe
Personal de Salud DNI
Financiador de Salud RUC
11 Comunicando/Investigación
*Luis Poma Henostroza
La experiencia digital
La imagen digital como insumo en la producción de contenidos periodísticos en el diario La Re-
pública ingresa a mediados de la década del 90 con la utilización de los escáneres.
Al inicio, las imágenes eran almacenadas en una máquina siguiendo el mismo patrón de los ar-
chivos físicos: carpetas y sub carpetas. A partir del 2001, cuando se tenía un promedio de 30 mil
fotografías, se comienza a usar en forma local el software Canto Cumulus 5.5. Debido al masivo
uso de las cámaras digitales en el 2003, se adquiere el software SD Arc de la empresa argentina
Soft Data. En el 2006 se desarrolla internamente el AD ( Archivo Digital ) para mejorar la ges-
tión de las comisiones fotográficas y de usuarios. En el 2012 se volvió al SD Arc, pero a una ver-
sión mejorada.
Tipos de archivos:
Archivo analógico: Se refiere a elementos cuyos valores se perciben en forma continua, son de
estructura física y pueden ser manipulados directamente. Ejemplo: discos de vinil, cintas magne-
tofónicas, negativos de fotos, impresos, etc.
Archivo digital: Elementos de forma binaria ( lenguaje de ceros y unos) que se almacenan y
manipulan mediante ordenadores de manera rápida, precisa y simultánea. Ejemplo: CDs, fotos
digitales, documentos PDF, base de datos, etc.
Razones para digitalizar:
Conservación del documento original, respaldo y seguridad del original.
Fácil acceso al documento.
Ahorro de espacio físico.
Mejorar la calidad visible del documento.
Circuito de la Digitalización:
———————————————————————————————————————————————- * Periodista. Está vinculado desde hace veinte años a empresas periodísticas e instituciones de desarrollo social, po-
see amplia experiencia en investigación periodística, edición de libros, fotografía, implementación de tecnología aplica-
da a la industria editorial y desarrollo de proyectos en plataforma web.
Gestión de Archivos Digitales
12 Comunicando/Investigación
Sistema OCR
Hay varios formatos en los que los documentos impresos pueden pasar al digital, el más reco-
mendado es aquel en que el texto es reconocido en forma automática. OCR: Reconocimiento
óptico de caracteres.
Digitalización de documento impreso:
Durante la digitalización el software identifica los caracteres y convierte la imagen en documento
de lectura, Este texto es lo que servirá más adelante para para la indexación.
Digitalización de fotografías:
Fotografía analógica: la información está visible, se mantiene junto al elemento y esa misma ser-
virá para incorporarla al formato digital.
Fotografía digital: también tiene un “ reverso ” en donde se coloca la información. Existe un con-
senso internacional para usar ciertos bits del archivo en la ficha de referencia conocido como
IPTC.
IPTC: Consejo Internacional para las Telecomunicaciones ( International Press Telecommunica-
tions Council )
IPTC es el consorcio de las más importantes agencias de noticias y empresas de comunicacio-
nes que ha desarrollado sistemas y estándares técnicos para el intercambio de archivos a nivel
mundial.
Su ficha de referencia se ha convertido en el de mayor trascendencia en el manejo de los forma-
tos digitales y la mayoría de software especializados lo usan como base para su sistema. La fi-
cha se compone de más de 500 campos distribuidos entre la información Xmp y la Exif.
Conclusiones
La clave para la administración de los archivos digitales, al igual que en los analógicos, ra-
dica en la calidad de la ficha de referencia.
Hay herramientas de administración que asocian la ficha mediante una base de datos ex-
terna y otras lo hacen de forma interna ( incrustado en el archivo ) , este último es el más
recomendable.
No existe un administrador totalmente autómata, todo pasa por el establecimiento de políti-
cas y su respectivo cumplimiento. Es necesario que el documentalista se relacione con los
temas informáticos, solo así logrará potenciar las herramientas para su trabajo.