Download - Gestão do Tempo
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Gestão do TempoAT086 –Gestão de Projetos – UFPR/CEIM
Prof. Umberto Klock
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Principais desperdiçadores de tempo:
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• Começar um trabalho sem planejá-lo primeiro, ou seja, partir para o AGIR antes do PENSAR em como agir.
• Fazer atividades improdutivas por mero hábito, deixando para depois as atividades de maior importância
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• Manter vários controles e arquivos desnecessários, ou seja, sistemas não produtivos que só servem para o desperdício do tempo.
• Dar muita atenção a tarefas de resultado pouco significativo.
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• Ter dificuldade em prever períodos de pico, não conseguindo elaborar um plano de ação para as emergências.
• Fazer visitas ou telefonemas desnecessários, gastando seu precioso tempo com longas conversas sem conteúdo.
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• Socializar por longos períodos entre as tarefas.
• Não erguer barreiras eficazes contra interrupções, não conseguindo terminar nos devidos prazos suas tarefas.
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• Fazer coisas que deveriam ser delegadas, ou que não façam mais parte de seu serviço.
• • Não participar regularmente das reuniões de
planejamento, a fim de racionalizar métodos e desenvolver estratégias em função dos prazos.
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• Dedicar-se a assuntos pessoais antes de começar os assuntos profissionais.
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• FAZER O TEMPO RENDER:-
• Planejar, elaborando um plano de ação diária para atacar todas as emergências e pendências além de desenvolver um plano de pró-ação.
• Concentrar-se, pois a atenção concentrada permite que o tempo seja racionalizado e melhor administrado.
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• Fazer pausas : já foi comprovado que o repouso aumenta a eficácia.
• Evitar a desordem / Dicas para a classificação de papéis :
• Providências imediatas • Prioridade menor• Pendências• Para leitura
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Gestão do Tempo
• Não ser perfeccionista : esforçar-se para conseguir o ótimo é muito diferente de empenhar-se para atingir a perfeição a qualquer preço, não medindo consequências.
• • Não ter medo de dizer “não”, pois o uso
adequado da palavra gera economia de tempo.
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• Não transferir para outro dia o que deve ser feito hoje, adiando ou delongando as tarefas. Lembre-se : fazer o mais difícil no início do dia é uma boa dica.
• • Aplicar cirurgia radical em sua vida : rever
hábitos, rotinas, atividades pessoais e profissionais, verificando constantemente seus objetivos.
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Gestão do Tempo
• Delegar : diferente de transferir sem treinar. Gera economia de tempo e motivação da equipe, através da sua energização.
• • Não ser ergomaníaco, pois trabalho eficaz é
diferente de trabalho em excesso, desregrado.
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Gestão do Tempo
• Importante : • Trabalhar hoje, aqui e agora, pois o passado é
irrecuperável e o futuro, apenas um conceito.• Devemos saber administrar nosso tempo
respeitando todas as nossas esferas, buscando descobrir porque adiamos decisões e como fazer para controlar essa tendência, aproveitando melhor o nosso precioso tempo.
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• GERENTE DE PROJETO – GESTOR DE PROJETO
GP
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As 6 habilidades do Gerente de Projeto Fernando C Barbi, PMP
“É preciso ser sincero, honesto, transparente.O líder tem de dar ao grupo o que ele precisa, não o
que ele quer.Tem de satisfazer às necessidades, e não os desejos.É fundamental consquistar a confiança da equipe e
conhecer seus limites.Não interferir no poder do outro, deixá-lo trabalhar.As pessoas precisam ser encorajadas.”
Carlos Alberto Parreira
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1. Bom comunicador.
• Tanto oralmente quanto por escrito, o bom GP deve ter grande habilidade para se comunicar, transmitir e receber mensagens dos demais membros da equipe e dos interessados.
• Comunicar é um processo bi-direcional: não basta enviar a mensagem, é necessário que ela seja recebida com precisão.
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2. Líder
• (nada a ver com “chefe”, liderar é motivar, é mostrar como se fez pelo exemplo)
Por líder entende-se alguém que:
(1) tem um senso claro de missão a cumprir, com foco e comprometimento, (2) serve de modelo ao personificar os valores que defende,
(3) seja capaz de ter empatia, saber se colocar no lugar do outro e
(4) seja orientado a resultados, de forma a ser admirado (e não temido) pelos liderados.
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3. Organizado
•(saber onde está cada informação quando precisa dela).
A organização permite identificar rapidamente onde estão os dados necessários para a tomada de decisão.Os mecanismos de busca textual tornam certos procedimento catalográficos menos importantes do que já foram. Uma dica é usar os serviços de hospedagem de documentos online para ter acesso aos dados necessários relevantes a qualquer hora e de qualquer lugar.
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4. Negociador
• (não ser um “tirano” ou um “fraco”).
Mas o que é negociar? O que você pensa quando está negociando? Negociar é trocar algo de valor para mim por algo de valor para
você. Numa negociação, a percepção de valor é fundamental: o que é
escasso para mim pode não ser para você.Também é importante que o líder tenha como meta sempre o
“ganha-ganha”, em que os dois lados ganham.
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4. Negociador
Na próxima negociação, ao invés de pechinchar tente extrair mais do outro lado pelo mesmo valor, para ele o serviço adicional que ele lhe prestará pode custar menos do que o valor que você iria pedir de abatimento e ambos saem satisfeitos.
A alternativa é "eu ganhar em cima de você", que traz ressentimentos e baixa produtividade.
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5. Desembaraçado.
• (O bom GP é pró-ativo e toma iniciativas por conta própria).
Pessoas tímidas podem ter dificuldade em abordar uma pessoa que esteja com desempenho fraco para cobrar resultados.
O GP não pode ter este tipo de auto-bloqueio, mas também não precisa ser o cara mais popular, como o "rei da festa".
Ele precisa ter iniciativa para agir a partir dos dados de desempenho coletados e sem o receio de ser mal recebido pelos
demais interessados do projeto.
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6. Ético
• (Respeitando as regras de conduta da profissão e as normas do grupo, o GP é respeitado por sua equipe).
Apesar de não termos tido bons modelos em nossos líderes políticos recentemente, a ética é importante.
É ela que nos protege da cobiça alheia desenfreada e dá chances a todos de competir.
Sem ética, o grande quebraria o pequeno, o forte subjugaria o fraco e o mundo seria um lugar pior para todos, mesmo
para os fortes e poderosos.
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6. Ético
• Um bom princípio ético nos foi legado pelo filósofo alemão Emanuel Kant:
"Haja como se suas ações fossem se tornar normas de conduta para todos".
O que poderiamos por em outra versão: "Haja de forma a poder explicar para a seus filhos o
que você faz, sem passar vergonha".
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Conclusão
Uma pessoa que tenha todas estas habilidades costuma ser um bom GP.
Mas se isso não for possível e você tiver de escolher, provavelmente o mais importante aspecto seja o da liderança.