Download - Guide Eforms 2012
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LLP EFORM 2012 - GUIDE DU CANDIDAT
LLP EFORM 2012 - GUIDE DU CANDIDAT .......................................................................... 1
I. Introduction 2
II. Principales étapes de la candidature en ligne : 3
III. Types de champs à renseigner dans le formulaire : 5
IV.A Ajout ou suppression de données 6
IV.B Tableau des mobilités 7
IV.C fonctionnalités des boutons : 9
IV.D Foire aux questions : 10
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I.Introduction
Le formulaire « eForm » vous permettra de compléter et de soumettre sous format
électronique un formulaire de demande de subvention pour certaines actions du
programme LLP.
La candidature en ligne permet 3 types d’action:
- Valider le formulaire (=> vérifier que toutes les données sont complétées et exactes).
- Soumettre la candidature en ligne.
- Imprimer le formulaire à transmettre ensuite par voie postale.
Dans l'appel à propositions 2012, le formulaire de candidature « eForm » est disponible pourles actions suivantes:
Comeniuso Bourses de formation continue Comenius 2012o Partir comme assistant Comenius 2012o Accueillir un assistant Comenius 2012o Partenariats scolaires multilatéraux Comenius 2012o Partenariats scolaires bilatéraux Comenius 2012o Visites préparatoires et séminaires de contact Comenius 2012
Grundtvigo Bourses de formation Grundtvig 2012o Partenariats éducatifs Grundtvig 2012o Visites préparatoires et séminaires de contact Grundtvig 2012
Erasmuso Visites préparatoires et séminaires de contact Erasmus 2012
Leonardo da Vincio Partenariats Leonardo da Vinci 2012o Projets de transfert d'innovation Leonardo 2012o Visites préparatoires et séminaires de contact Leonardo 2012
Le formulaire en ligne « eForm » est un document PDF. Le candidat doit donc utiliser
la version 9 minimum du programme Adobe Reader. Il est recommandé, dans tous
les cas, d'utiliser la dernière version d'Adobe Reader.
Adobe Reader est gratuit et disponible à l'adresse www.adobe.com.
Le formulaire de candidature doit être téléchargé sur le site Penelope de l’agence :
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II.Principales étapes de la candidature en ligne :
Les principales étapes de la soumission d’un formulaire de candidature « eForm » sont :
1. Télécharger le formulaire électronique de demande sous forme de fichier PDF
Sur le site Penelope http://penelope.2e2f.fr;
2. Remplir le formulaire électronique de demande (hors ligne)
a. Veuillez noter que:
b. Les champs obligatoires sont indiqués avec une bordure rouge.
c. Certains champs obligatoires ont des menus déroulants. Il vous suffit de
cliquer sur la flèche au bout de cette ligne pour voir défiler les informations.
d. Les champs en gris sont des champs déjà pré-complétés. Ils ne peuvent pas
être modifiés par le candidat.
e. Pour les champs à multiples entrées, le candidat peut supprimer ou ajouter
des lignes. OU
.
3. Pendant que vous remplissez le formulaire, vous pouvez à tout moment sauver les
données déjà complétées (bouton « Save » ou « Enregistrer »). Il est fortement
recommandé d’enregistrer le formulaire régulièrement pendant que vous leremplissez.
4. Valider le formulaire électronique de demande (hors ligne):
La validation vérifie l'exhaustivité de l'information obligatoire et que les données
renseignées sont au format correct (notamment pour les dates et les adresses
électroniques);
5. Soumettre le formulaire électronique
La soumission doit être faite en ligne (vous devez être connecté à Internet poursoumettre votre formulaire en cliquant sur le bouton « soumettre en ligne »). Le
formulaire demandera au candidat une connexion internet au site europa afin
d’envoyer les données électroniques. Le candidat doit cliquer sur autoriser pour
permettre une soumission correcte.
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Si la soumission est réussie, un tableau récapitulatif fait mention de cette
soumission en ligne, et le pied de page du formulaire y fait référence (cf capture
d’écran ci-dessous)
Si la soumission ne fonctionne pas, le candidat peut utiliser la procédure
alternative consistant à envoyer les données XML du formulaire par courriel à
l’agence.
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6. Enregistrer: Il est recommandé de sauvegarder votre formulaire PDF sur votre
ordinateur pour référence ultérieure. L’agence ne reçoit pas le document PDF et ne
peut pas le renvoyer au candidat.
7. Imprimer le formulaire soumis c’est-à-dire celui avec la référence de soumission en
pied de page (voir page précédente).
Attention à ne pas envoyer à l’agence un formulaire ou il y a écrit en pied de page
« Formulaire non soumis ».
La demande de subvention doit être signée par le représentant légal avec le tampon
de l’organisme le cas échéant.
8. Le candidat envoie par voie postale à son agence nationale et ce au plus tard à la
date d’échéance de la candidature (cachet de la poste faisant foi), prenez le soin devous référer au calendrier des dates de dépôts de candidatures sur
http://penelope.2e2f.fr/. Le candidat doit joindre les éventuelles annexes
demandées à son formulaire de candidature. Il doit se référer à la fiche-action
Penelope qui les liste. Les annexes sont aussi décrites dans le courriel reçu par le
candidat lorsqu’il fait sa demande de formulaire eForm sur le site Penelope.
III.Types de champs à renseigner dans le formulaire :
Il existe différents types de champs dans le formulaire :
1. Champs pré-complétés ou de calcul : ils apparaissent en gris et ne peuvent être
modifiés.
2. Champs obligatoires : ils apparaissent en orange avec une bordure rouge. Ils doivent
être complétés afin de pouvoir valider le formulaire.
3. Champs optionnels: ils apparaissent en jaune ou sans bordure rouge. Ils peuvent être
complétés si pertinent mais ne sont pas obligatoires.
Pour avoir un meilleur aperçu des champs obligatoires, cliquez sur le bouton “Mettre les
champs existants en surbrillance”. Les champs obligatoires apparaîtront avec une bordure
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rouge.
IV.A Ajout ou suppression de données
Deux boutons sont disponibles pour ajouter ou supprimer des lignes dans une liste.
Pour des lignes en plus, appuyez sur le bouton “+”.
Pour supprimer des lignes, appuyez sur le bouton “-“.
Pour ajouter un organisme d’accueil, cliquez sur le bouton « ajouter un organisme
d’accueil ».
Pour supprimer le dernier organisme d’accueil, il vous suffira de cliquer sur le bouton
correspondant.
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IV.B Tableau des mobilités
Vous devez indiquer la date de début d’activité (hors voyage) et précisez le nombre de jours
d’activité sur place.
En fonction du pays de destination choisi dans ce tableau, le forfait séjour sera calculé
automatiquement selon le barème des taux journaliers du pays où se déroule l’activité dans
le tableau suivant.
Les autres frais éligibles doivent être estimés sur la base de frais réels encourus.
L’agence française a plafonné ces frais de la manière suivante :
Frais de voyage + visa d’entrée : 500 € (sauf si vous venez des Pays et Territoires
d’Outre-Mer)
Attention : Pour les VISITES PREPARATOIRES, les frais de voyage ne sont plus pris
en charge, sauf pour les bénéficiaires issus des PTOM.
Si les individus résident dans un des pays et territ oires d’outremer listés dans la
Décision 2001/822/EC du Conseil ou ont un de ces territoires pour destination, les
frais de voyage réels encourus seront totalement remboursés, quelle que soit la durée
de l’activité de mobilité.
Frais d’inscriptions : 500 € (ne concernent que les Bourses de formation Grundtvig et
Comenius, et les Visites et Echanges Grundtvig)
Frais de préparation linguistique sont forfaitaires à 150 € quelle que soit la durée de
la formation (en dehors des formations en langue, des visites préparatoires et
séminaires de contact).
Une calculette budgétaire se trouve à votre disposition pour les mobilités individuelles :
http://penelope.2e2f.fr/calculette-mobilites-2012.php
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Une calculette budgétaire se trouve à votre disposition pour les visites
préparatoires et séminaires de contact :
http://penelope.2e2f.fr/calculette-VP-2012.php
La demande de subvention de décompose de la manière suivante :
1) Les frais de voyage : Il vous faudra renseigner vous-même les parties colorées en
jaune clair. Attention : Pour les VISITES PREPARATOIRES, les frais de voyage ne sont
plus pris en charge, sauf pour les bénéficiaires issus des PTOM.
2) Les frais de séjour : Le nombre de jours et le taux journalier se calculeront
automatiquement suivant les informations que vous avez renseignées
précédemment dans la candidature (nombre de jours et pays de destination). Il vous
suffira de Cliquer sur le bouton Calcul pour que le total apparaisse dans la ligne
« frais de séjour ».
Le montant total de la subvention demandée apparait dans la section H.2.
Le montant total de la subvention demandée apparait dans la section H.2.
Cliquezsur lebouton«Calcul
A renseignervous même
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IV.C fonctionnalités des boutons :
Bouton “Valid er ” : vérifie que tous les champs obligatoires ont été complétés. Si ce
n’est pas le cas, un message apparaît avec le nom du champ incomplet. Ce boutonapparaît sur chacune des pages du formulaire. Lorsque le candidat appuie sur ce
bouton, la vérification porte sur l’ensemble du formulaire.
Bouton “Soumettre en ligne” : si le formulaire est complété en entier, il sera dès lors
envoyé à une base de données centrale. Si la soumission fonctionne, l’opération est
confirmée par l’apparition d’une référence de soumission ID dans la partie
Soumission de la candidature et le pied de page du formulaire y fait également
référence.
Le bouton “ Imprimer le formulaire” permet d’imprimer le formulaire de candidature.
Imprimez le document après la soumission, pour ne pas envoyer à l’agence une
candidature non soumise.
Le bouton «envoyer un mail avec les données en pièce jointe» uniquement si la
soumission en ligne n'est pas disponible.
Pour obtenir une meilleure version de l’impression du formulaire, il est recommandé de sélectionner
l’option “réduire à la zone d’impression”, comme figuré ci-dessous.
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IV.D Foire aux questions :
Lorsque je veux valider la page, le message d’erreur « échec de la validation apparait »
Vérifiez que :
le format des dates est correct (saisir des – et non des / pour les séparateurs de
date : 31-08-2010 est correct ; 31/08/2010 ne l’est pas) toutes les rubriques dont la saisie est obligatoire ont bien été renseignées (dans
les rubriques entourées de rouge la saisie des informations est obligatoire).
le format des adresses électroniques est correct : par exemple une adresse
électronique sans @ ou finissant en .f au lieu de .fr est considérée comme
inexacte.
Je n’arrive pas à soumettre mon formulaire en ligne :
Lorsque vous cliquez sur « Soumission en ligne », une fenêtre apparaît et vous demande
si vous autorisez l’accès à ce site : sélectionnez « autoriser » pour pouvoir soumettre
votre dossier, sinon un message d’erreur apparaît.
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Si la soumission reste bloquée, vérifiez que l’ordinateur sur lequel vous travaillez n’est
pas « sécurisé » (ordinateur professionnel notamment).
Je ne parviens pas à lire les fichiers PDF alors que j’ai bien téléchargé la dernière versiond’Acrobat Reader
Si vous travaillez sur MAC et que vous avez téléchargé la dernière version d’Acrobat
Reader, cliquez dessus puis sélectionnez « utiliser cette version par défaut » pour lire des
fichiers PDF.
RAPPEL : Après la soumission, vous devez imprimer, faire signer le dossier et le renvoyer
à l’Agence (coordonnées en page 2 de l’eform.). Assurez-vous que votre dossier est bien
enregistré sur votre ordinateur car en cas de suppression ou perte, il est impossible à
l’Agence de vous le renvoyer. L’Agence reçoit uniquement les données XML de votre
candidature pour traitement informatisé, mais le PDF n’est pas transmis dans son
intégralité.