Download - i.sop Kepeg 2011 Jadi
1. PROSEDUR PELAPORAN ABSEN/ DAFTAR HADIR PEGAWAI PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretaris Sekeretaris TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Blangko daftar 60 menit Daftar hadir hadir , dan dan daftar balangko daftar pulang pulang pegawai Ket
NO 1
AKTIVITASPetugas daftar hadir menyiapkan blangko absen masuk, mengecek pegawai yang belum absen, menutup jam masuk sesuai aturan, menyiapkan blangko absen pulang Mengecek dan merekap kehadiran pegawai harian
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
Wakil Ketua PTA
Bag. Keuangan
Mulai
2
3
Mengecek dan merekap/ mengkonsep kehadiran pegawai selama sebulan, mengetik konsep rekap absen, mencetak hasil absen sidik jari, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan Mengarsipkan
4
Blangko daftra 120 menit hadir dan pulang, lembar rekap kehadiran Balangko daftar 840 menit hadir dan pulang, rekap daftar hadir selama satu bulan, hasil prin out sidik jari, suarat cuti, dinas luar, ijin pegawai 20 menit
Rekap hadir harian pegawai Rekap absent pegawai PTA. Yogyakarta
2. PROSEDUR PELAPORAN PEMBUATAN SURAT DINAS ( Surat Tugas, surat dinas aktif, pasip ) PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Kepegawaian Sekretaris TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Surat masuk 15 menit Surat Dinas 30 menit Luar penugasan, 30 menit perintah atasan30 menit 30 menit 30 menit 120 menit
Ket
NO 1
AKTIVITAS1. Menerima surat masuk 2. Mempelajari surat masuk 3. Mengonsep surat keluar 4. Mengetik surat keluar 5. Memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 6. menggandakan surat keluar 7. mengirim surat keluar sesuai dg tujuan melalui Via Pos, Faximil, E-mail 8. Menginformasikan surat edaran melalui Webside 9. Mengarsipkan surat masuk dan keluar sesuai dengan kode surat
Bag. umum Mulai
Petugas
Panitera / Sekeretaris
Ketua PTA
30 menit
15 menit
3. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU ASKES PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Panitera / Kepegawaian Sekretaris Sekeretaris TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Surat permohonan, 45 menit Kartu Poto kopi SK ASKES Terakhir, poto kopi 45 menit Daftra Gaji, poto 2x3 2 lembar, Surat Nikah, Akte 120 menit Kelahiran anak120 menit 15 menit
Ket
NO 1
AKTIVITAS1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu ASKES 2. Membantu memproses pembuatan kartu ASKES, 3. Mengantar berkas ke kantor ASKES 4. Mengambil kartu ASKES 5. Mengkopy kartu askes untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 6. Menyerahkan kartu ASKES kepada YBS
Petugas
PT ASKES
Mulai
15 menit
4. PROSEDUR KEGIATAN OLAH RAGA PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Panitera / Kepegawaian Sekretaris Sekeretaris TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Draf kegiatan olah 45 menit Kegiatan raga setiap hari Olah Raga 60 menit Jumat Ket
Petugas 11. Membuat jadwal kegiatan olah raga setiap hari Jumat 2. Merencanakan kegiatan olah raga tahunan dalam rangka 17 Agustus 3. Mengevaluasi kegiatan olah raga mingguan maupun tahunan 4. Melaporkan kegiatan olah raga kepada pimpinan 5. Menayangkan Kegiatan Olahraga melalui Website 6. Diarsipkan
Ketua PTA
Mulai
60 menit
30 menit
30 menit
15 menit
5. PROSEDUR PEMBUATAN IMPASSING PELAKSANAAN Panitera / Wakil Sekeretaris Sekretaris TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Kelengkapa Waktu Out put n Data 45 menit Impassing Penjagaan, Pegawai Sk Terakhir, 1.680 Impassing menit Terakhir,1.68.0 menit 60 menit 60 menit 120 menit 120 menit 15 menit 1.680 menit 30 menit
Ket
NO 1
AKTIVITAS1. Mendata pegawai PTA Yk yang akan Impassing tahun 2011 2. Mengonsep Impassing sesuai dg TMT Impassing nya. 3. Mengetik Impassing 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan Impassing 7. Menyerahkan kepada ybs 8. Menyerahkan kepada Sub. Bag. Keuangan 1 bendel 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
Ketua PTA
Bag. Keuangan
6. PROSEDUR PEMBUATAN KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)
NO 1
AKTIVITAS1. Mendata pegawai PTA Yk yang akan KGB tahun 2011 2. Mengonsep KGB sesuai dg TMT KGB-nya. 3. Mengetik KGB 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan KGB 7. Menyerahkan kepada YBS 8. Menyerahkan kepada Sub.Bag. Keuangan 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretaris Sekeretaris
Ketua PTA
Bagian Keuangan
TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Data Penjagaan, 30 menit KGB Sk Terakhir, Pegawai 90 menit KGB terakhir300 menit 45 menit 30 menit 120 menit 45 menit 15 menit 180 menit 30 menit
Ket
7. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU PEGAWAI (KARPEG)
NO 1
AKTIVITAS1. Mendata pegawai yang belum memiliki KARPEG 2. Membantu memproses pembuatan KARPEG 3. Mengonsep Pengantar, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 4. Mengantar berkas ke BKN 5. Mengambil kartu BKN 6. Mengkopy KARPEG untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 7. Menyerahkan kartu KARPEG kepada YBS
Petugas
PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Kepegawaian Sekretaris
Panitera / Sekeretaris
BKN
TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Surat Pengantar, 45 menit KARPEG SK PNS, SK CPNS, Surat 300 menit Tanda Kelulusaan Prajabatan, Pas 20 menit poto 2x3 hitam putih 2 lembar420 menit 420 menit 45 menit 15 menit
Ket
8. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ISTRI, KARTU SUAMI (KARIS, KARSU)
NO 1
AKTIVITAS1. Menerima surat permohonan KARIS/ KARSU 2. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu Suami/ Istri 3. Membantu memproses pembuatan KARIS/KARSU 4. Mengonsep pengantar, meminta paraf dan tanda tangan pimpinan 5. Mengantar berkas ke kantor BKN Yogyakarta 6. Mengambil kartu KARIS/KARSU 7. Mengkopy KARIS/KARSU untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 8. Menyerahkan kartu KARIS/KARSU kepada YBS
Sub. Umum Mulai
PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Petugas Kepegawaian
TAHAPAN KINERJA Wakil Sekretaris Panitera / Sekeretaris BKN Persyaratan/ Kelengkapan Surat Pengantar, SK PNS, SK CPNS, Surat Tanda Kelulusaan Prajabatan, Pas poto 2x3 hitam putih 2 lembar, Laporan Pernikahan Waktu15 menit 120 menit 240 menit 60 menit 420 menit 420 menit 15 menit
Out put KARIS, KARSU
15 menit
9. PROSEDUR PEMBUATAN CUTI NO 1 AKTIVITAS1. Menerima permohonan Cuti 2. Mendata pegawai yang sudah maupun yang belum mengambil Cuti Tahunan/ Cuti Sakit/ Cuti Alasan Penting/Cuti lain 3. Membantu pembuatan permohonan Cuti 4. Meneruskan Permohonan Cuti kepada pimpinan 5. Membuat Surat Keterangan Cuti yang sudah mendapat persetujuan pimpinan/ atasan langsung 6. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 7. Menggandakan Surat Keterangan Cuti 8. Menyampaikan kepada ybs, petugas absen. 9. Mencatat dalam buku kemdali Cuti ybs. 10. Merekap keadaan Cuti setiap bulan 11. Meninformasikan keadaan cuti pegawai baik melalui papa pengumuman maupun Website/ kolom Kepegawaian
Bag. umum Mulai
Petugas
PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Panitera / Kepegawaian Sekretaris Sekeretaris
Ketua PTA
Dirjen Badilag
TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan 15 menit Penjagaan Surat Cuti Cuti, Surat 15 menit keterangan Sakit, 15 menit Pengantar Dari PA 15 menit15 menit
05 menit 05 menit 05 menit 30 menit 30 menit 10 menit
12. Mengarsip
10. PROSEDUR RAPAT BAPERJAKAT
PELAKSANAAN NO AKTIVITASRAPAT BAPERJAKAT 1. Menerima berkas usulan mutasi 2. Mengagendakan rapat baperjakat 3. Mempersiapkan data-data kepegawaian yang akan dirapatkan 4. Mempersiapkan berkas mutasi pindah dari luar yang akan dirapatkan 5. Mempersiapkan absen kehadiran rapat baperjakat 6. Membuat berita acara rapat untuk ditanda tangani 7. Menindaklanjuti hasil rapat pra baperjakat
TAHAPAN KINERJAKetua Tim/Tim Baperjakat Ketua Persyaratan/ KelengkapanSurat Permohonan Pindah, Rekap data pegawai
Sub. Bag. Umum
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
Wakil Sekretaris
Panitera Sekretaris
Waktu15 menit 100 menit 300 menit
Out putAgenda Baperjaat
1
Mulai
120 menit 25 menit 240 menit 840 menit
8. Mengarsipkan hasil rapat pra baperjakat
30 menit
12. PROSEDUR PELAKSANAAN UPACARA 17-AN PELAKSANAAN NO 1 AKTIVITAS1. Mengkoordinir persiapan upacara 17-an setiap bulan 2. Mengagendakan upacara 17-an setiap bulan 3. Membuatkan surat tugas kepada petugas upacara 17-an 4. Membuat surat pemberitahuan/ undangan pelaksanaan upacara 5. Melaporkan kegiatan upacara 17-an kepada pimpinan 6. Menayangkan kegiatan upacara melalui website 7. Mengarsipkan
TAHAPAN KINERJA Panitera / Sekeretaris Ketua PTA Persyaratan/ Kelengkapan Karyawan /karyawati dilingkungan PTA Yogyakarta Waktu60 menit 30 menit 30 menit 30 menit 30 menit
Ka.Sub. Bag Kepegawaianmulai
Ka.Sub. Bag Umum
Ka.Sub. Bag Keuangan
Wakil Sekretaris
Out put Upacara 17 -an
30 menit
15 menit
13. PROSEDUR PENATAAN ARSIP, MENSORTIR ARSIP PASIP KEPEGAWAIAN , MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN
NO 1
AKTIVITAS1. Menyisir Arsip pasip pada odner
PELAKSANAAN Ka. Sub Bag Petugas kepegawaian
TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Kelengkapan Odner, file pegawai Waktu1.680 menit
Out put Penataan Arsip
Ket
Mulai
2. Mengelompokkan arsip aktif dengan arsip pasip 1. Mensortir Arsip / File Kepegawaian
1.680 menit
2
Arsip/ file pegawai Mulai
2.720 menit/ triwulan
Penataan Arsip File yang masih di pergunakan
2. Mengelompokkan jenis-berkas mutasi kepegawaian 3. Mengembalikan berkas pada arsip file
14. PROSEDUR MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN
PELAKSANAAN NO AKTIVITAS Petugas 31. Menerima peraturan kepegawaian 2. Mempelajari peraturan kepegawaian 3. Menggandakan peraturan kepegawaian 4. Mensosialisasikan peraturan kepegawaian 5. Membuat surat edaran aturan kepegawaian kepada KPA-KPA se D.I.Y 6. Mendokumentasikan aturan kepegawaian untuk dipedomani 7. Menscan aturan kepegawaian untuk ditayangkan pada Webside PTA Yogyakarta
TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Kelengkapan Peraturan Kepegawaian terbaru
Ket
Ka. Sub Bag kepegawaian
Wakil Sekretaris
Panitera/ Sekretaris
Ketua
Waktu30 menit 120 menit 120 menit 90 menit 60 menit
Out put Peraturan Kepegawai an terbaru
Mulai
30 menit 60 menit
15. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT (Periode : 1 April 2010 dan 1 Oktober 2010)
NO NO 11. 2.
AKTIVITAS 1Mengecek pegawai PTA dan PA se DIY yang akan naik pangkat Memberitahu melalui surat resmi kepada Ketua PA se DIY Mengarsipkan pemberitahuan Kenaikan Pangkat
Bag Umum 2
Petugas 3
PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Kepegawaian Sekretris 4 5
Panitera / Sekretaris 6
Ketua PTA 7
TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan 8 9 10Surat pengantar dari PA, Berkas kenaikan Pangkat, Nota usul BKN, Surat pengantar Kenaikan Pangkat 120 menit 60 menit Surat ijin belajar S1
1.A3.
Mulai
30 menit
1.B
4. 5. 6. 7. 8.
Menerima berkas Kenaikan pangkat Memeriksa kelengkapan berkas KP Memberitahukan kekurangan berkas(kalau ada) kepada kasub kepegawaian PA/ Ybs Menata isi urutan bekas KP Mengonsep dan mengetik Nota KP
30 menit 120 menit 30 menit 120 menit 840 menit
15. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT
PELAKSANAAN NO 1 9. AKTIVITAS Mengonsep dan mengetik Nota Pertimbangan BKN 10. Membuat pengantar KP ke BKN Yogyakarta, BUA/Biro Kepegawaian, Dirjen Badilag (SubDit Mutasi Hakim dan Sub Dit Mutasi PP dan Jurusita) 11. Mengecek kebenaran ketikan 12. Memintakan paraf dan tanda tangan kpd pimpinan 13. Mengirim berkas KP Ke BKN Yogyakarta dan / Ke Jakarta 14. Menerbitkan SK KP Non Teknis III/d kebawah 15. Menyerahkan SK kpd Ybs 16. Mengarsipkan berkas 17. Menayangkan pegawai yang naik pangkat setiap periode melalui website 18. SK terbit kemudian Mengentry KP ybs dalam SIMPEG Bag Umum Petugas Ka.Sub. Bag Kepegawaian Wakil Sekretris Panitera / Sekretaris Ketua PTA BKN Dirjen Badilag/ Biro Kepeg. MA
TAHAPAN KINERJAPersyaratan/ Kelengkapa n Surat pengantar dari PA, Berkas kenaikan Pangkat, Nota usul BKN, Surat pengantar Kenaikan Pangkat Waktu 120 menit 30 menit Out put Surat Keputusan Kenaikan Pangkat
30 menit 30 menit
420 ment 300 ment 60 menit 30 menit 30 menit 120 menit
16. PROSEDUR PEMBERHENTIAN DENGAN HORMAT (PENSIUN BUP/JANDA/DUDA)
NO 1.a
AKTIVITAS 1. Mengecek pegawai PTA dan PA se DIY yang akan memasuki masa pensiun/ BUP 2. Memberitahu melalui surat resmi kepada Ketua PA se DIY 3. Mengarsipkan surat pemberithuan pensiun 4. Menerima berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 5. Memeriksa kelengkapan berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 6. Memberitahukan kekurangan berkas(kalau ada) kepada kasub kepegawaian PA/ Ybs 7. Menata isi urutan bekas 8. Mengonsep dan mengetik Usulan Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 9. Membuat pengantar ke BKN Yogyakarta, BUA/Biro Kepegawaian, Dirjen Badilag (SubDit Mutasi Hakim dan Sub Dit Mutasi PP dan Jurusita) 10. Mengecek kebenaran ketikan 11. Memintakan paraf dan tanda tangan kpd pimpinan
Bag Umum
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretris Sekretaris
TAHAPAN KINERJAKetua PTA BKN Dirjen Badilag Persyaratan/ Kelengkapan Surat pengantar dari PA, Berkas pengajuan Pensiun, surat pengantar pengajuan pensiun, pas Poto berwarna terbaru 4x6 6 lembar Waktu 120 menit 30 menit 15 menit Out put Diter bitkan nya SK Pensi un
mulai
1.b
15 menit 60 menit 30 menit 60 menit 840 menit 15 menit
15 menit 20 menit
16. PROSEDUR PEMBERHENTIAN DENGAN HORMAT (PENSIUN BUP/JANDA/DUDA)
PELAKSANAAN NO AKTIVITAS Bag Umum Petugas Ka.Sub. Bag Kepegawaian Wakil Sekretris Panitera / Sekretaris Ketua PTA BKN Dirjen Badilag/ MA
TAHAPAN KINERJAPersyaratan/ Kelengkapa n
Waktu
Out putSK Pensi un
1.c 12. Mengirim berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda Ke BKN Yogyakarta 13. Ke MA dan atau Dirjen Badilag Jakarta 14. Mengarsipkan berkas 15. Menayangkan pegawai yang akan memasuki masa pensiun (BUP) setiap periode melalui website 16 SK terbit kemudian Mengentry SK ybs dalam SIMPEG
Surat pengantar dari PA, Berkas pengajuan Pensiun, surat pengantar pengajuan pensiun, pas Poto berwarna terbaru 4x6 6 lembar
2.680 menit 60 menit 30 menit 60 menit
120 menit
17. PROSEDUR MENERBITKAN DP-3
NO NO 1
AKTIVITAS 1 1. Menyerahkan data DP-3tahun yang lalu kepada pejabat penilai.
Petugas 2
Ka.Sub. Bag Kepeg 3
Ka.Sub. umum/ Keuangan 4
PELAKSANAAN Pan Pan. Wakil .Mud Mud Sekretaris Banding Hukum 5 6 7
TAHAPAN KINERJAWakil Panitera 8 Panitera/ Sekretari s 9 Ketua PTA 10 Dirjen Badilag 11 Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Out put Ket
mulai
2. Mengumpulkan konsep DP-3 dari pejabat penilai.3. Mengetik sesuai konsep DP-3 dari pejabat penilai 4. Menyerahkan kembali ketikan DP-3 kepada pejabat penilai untuk ditandatangani 5. Memintakan tanda tangan kepada pegawai yang dinilai (DP-3), Atasan Pejabat Penilai
12 13 DP 3 tahun 60 menit yang lalu, Pengantar DP 3 dari PA 60 menit 840 menit 60 menit 120 menit 120 menit 60 menit
14 15 Diterbi tkanny a DP 3 pegawa i PTA Yogya karta
6. Menggandakan DP-3 yang sudah ditanda tangani. 7. Menyerahkan kps Ybs dan Mengarsipkan
PROSEDUR PEMBUATAN LAKIP PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Panitera / Kepegawaian Sekretaris Sekeretaris 3 4 TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan 6 7 8 Rekap data 30 menit Laporan Pegawai, Tahunan Agenda Kegiatan120 menit
Ket
NO NO 1
AKTIVITAS 11. Mempersiapkan pembuatan laporan tahunan 2. Membuat laporan tahunan kepegawaian 3. Menggandakan dan mencetak laporan tahunan 4. Mengirim laporan tahunan Kepegawaian kepada MA dan Badilag
Petugas 2
Ketua PTA 5
9
Mulai
30 menit 30 menit
PROSEDUR PEMBUATAN LAKIP PELAKSANAAN NO 1 AKTIVITAS1. Pengumpulan dokumen sumber LAKIP 2. Membuat LAKIP Kesekretariatan (Sekretaris, Wakil Sekretaris, kepegawaian, Keuangan, Umum)
TAHAPAN KINERJA Panitera / Sekeretaris Ketua PTA Persyaratan/ Kelengkapan Data kegiatan Sekretaris, Wakil Sekretaris, Kepegawaian, Keuangan, Umum PTA Yogyakarta Waktu1 minggu 3 minggu
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
Ka.Sub. Bag Umum
Ka.Sub. Bag Keuangan
Wakil Sekretarismulai
Out put Pembuatan LAKIP
1 hari 30 menit
3. Menggandakan dan mencetak LAKIP 4. Mengirim LAKIP kepada MA-RI Via pos
PROSEDUR PEMBUATAN RENSTRA PELAKSANAAN NO 1 AKTIVITAS1. Pengumpulan dokumen sumber RENSTRA 2. Membuat LAKIP Kesekretariatan (Sekretaris, Wakil Sekretaris, kepegawaian, Keuangan, Umum)
TAHAPAN KINERJA Panitera / Sekeretaris Ketua PTA Persyaratan/ Kelengkapan Data kegiatan Sekretaris, Wakil Sekretaris, Kepegawaian, Keuangan, Umum PTA Yogyakarta Waktu60 menit 1 bulan
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
Ka.Sub. Bag Umum
Ka.Sub. Bag Keuangan
Wakil Sekretarismulai
Out put Pembuatan RENSTRA
1 hari 15 menit
3. Menggandakan dan mencetak RENSTRA 4. Mengirim RENSTRA kepada MARI
Keterangan: = Merger = Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan
PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN TAHUNAN PELAKSANAAN NO 1 AKTIVITAS1. Pengumpulan dokumen sumber LAPORAN TAHUNAN 2. Membuat LAP.TAHUNAN Kesekretariatan (Sekretaris, Wakil Sekretaris, kepegawaian, Keuangan, Umum)
TAHAPAN KINERJA Panitera / Sekeretaris Ketua PTA Persyaratan/ Kelengkapan Data kegiatan Sekretaris, Wakil Sekretaris, Kepegawaian, Keuangan, Umum PTA Yogyakarta Waktu60 menit 1 bulan
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
Ka.Sub. Bag Umum
Ka.Sub. Bag Keuangan
Wakil Sekretarismulai
Out put PembuatanLAPORAN TAHUNAN
3. Menggandakan dan mencetak Laporan Tahunan 4. Mengirim Laporan Tahunan kepada MA-RI
1 hari 15 menit
Keterangan: = Merger = Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan