MODUL
PRAKTIKUM
MSDM
Hj. Berlianingsih Kusumawati, SE.,M.M.
Dra.Sulistyo Seti Utami, M.M.
Ahmad Eko Saputro, S.E., M.M
Siti Rozinah, S.Pd., M.M.
M. Isnanda, S.E, MM
Peni Ikhtiyarti N, S.E, MM
2021
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan bimbingan, hingga Buku Praktikum Manajemen Sumber Daya
Manusia ini bisa terselesaikan. Buku yang membahas tentang teori manajemen
sumber daya manusia sangat banyak, namun sepengetahuan penulis masih
langka buku yang menyajikan aktivitas atau praktik untuk penerapan ilmu
tersebut. Untuk itulah buku praktikum ini dirancang khusus agar pengguna
khususnya para mahasiswa mampu Memahami Ilmu Manajemen Sumber Daya
Manusia secara komprehensif dan aplikatif. Buku praktikum ini kami sajikan
khusus untuk perusahaan yang sudah berdiri dengan harapan tetap eksis
menjadi perusahaan yang sehat dapat mencapai visi perusahaan. maka dari itu
Keunggulan Buku Praktikum MSDM ini pada aplikasi kegiatan sumber daya
manusia disajikan mulai dari Program Keselamatan Kesehatan Kerja dan
Lingkungan Hidup (K3LH) , karena kami berpendapat bila peusahaan telah
melaksanakan program K3 LH sesuai Standar Operasional Prosedurnya dengan
benar dan konsisten, maka target menjadi perusahaan yang unggul dapat
tercapai.
Buku Praktikum Manajemen Sumber Daya Manusia ini telah
dipergunakan beberapa tahun khususnya di Perguruan Tinggi Muhammadiyah
ITB Ahmad Dahlan Jakarta dengan respon yang sangat baik dari kalangan
mahasiswa khususnya mahaiswa yang telah bekerja , maupun dari para
entrepreneur. Namun demikian tiada gading yang tak retak kami sangat
menyadari bahwa buku ini jauh dari kata sempurna, untuk itu kami sangat
berharap dengan saran dan masukan demi penyempurnaan buku ini.
Semoga dengan adanya buku praktikum manajemen sumber daya
manusia ini dapat diambil manfaat dan menambah wawasan bagi siapa saja
yang membutuhkan.
Jakarta, Agustus 2021
Tim Penyusun
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan ii
DAFTAR
ISI.........................................................................................................................i
KATA
PENGANTAR....................................................................................................ii
BAB 1 IDENTIFIKASI PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
DAN PERSYARATAN K3 & LINGKUNGAN HIDUP (K3LH)
1. Tujuan,Ruang Lingkup,Definisi, Tujuan K3LH, Tanggung Jawab,
Prosedur,Evaluasi.........................................................................................1-3
2. Daftar Peraturan dan Perundangan Lingkungan Hidup dan Peraturan
Lainnya .......................................................................................................4-6
3. Monitoring Program Kerja SMK 3 ..............................................................7
BAB II EVALUASI PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN K3 LH
1. Tujuan, Ruang Lingkup,Tanggung Jawab, Prosedur, Rekaman,
Lampiran .....................................................................................................8-10
2. Agenda Rapat................................................................................................11
3. Rekaman Kehadiran Rapat............................................................................12
4. Risalah Rapat.................................................................................................13
5. Tabel LKMP/NCR, PtPP, Customer Complain, dan Temuan Audit
Mngt.Review.................................................................................................14
BAB III KOMUNIKASI DAN KONSULTASI K3 LH
1. Tujuan, Ruang Lingkup, Definisi, Tanggung Jawab, Prosedur,
Komunikasi dan konsultasi EksternEksternal..............................................15-17
2. Diagram Alir................................................................................................18
3. Daftar Distribusi Informasi K3 LH................................................................19-20
BAB IV PANITIA PEMBINAAN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA
(P2K3)
1. Tujuan, Ruang Lingkup, Definisi, Tanggung Jawab, Prosedur,
Pelaporan, Rekaman, Lampiran.................................................................21-24
2. Prosedur P2K3............................................................................................25
3. Simulasi......................................................................................................26
BAB V ANALISA JABATAN, URAIAN TUGAS, DAN SPESIFIKASI JABATAN
1. Tujuan, Ruang Lingkup,Definisi,Tanggung Jawab, Prosedur......................27-29
2. Tahap Kegiatan Analisis Jabatan................................................................29
3. Formulir Analisa jabatan............................................................................30-33
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan iii
4. Formulir Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan............................................34-36
BAB VI PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI BERDASARKAN BEBAN
KERJA
1. Tujuan, Ruang Lingkup, Definisi, Tanggung Jawab, Prosedur.................37
2. Langkah-langkah.....................................................................................38-39
3. Perhitungan Kebutuhan Pegawai............................................................40-42
4. Soal Latihan..............................................................................................43
BAB VII REKRUTMEN
1. Tujuan, Ruang Lingkup, Definisi, Tanggung Jawab, Prosedur, Seleksi.....44-46
2. Formulir Surat Lamaran Kerja..................................................................47
3. Aplikasi Rekrutmen..................................................................................48-49
4. Surat Pemberitahuan Lowongan Pekerjaan.............................................50
5. Surat PanggilanTest/Interview..................................................................51
6. Formulir Lamaran Kerja.....................................................................................52-60
7. Formulir Penilaian Hasil Test/ Seleksi Calon Pegawai....................................61-62
8. Surat Pemberitahuan Hasil Test/ Seleksi ...................................................63
9. Simulasi Wawancara.............................................................................................64
BAB VIII PELATIHAN
1. Tujuan,Ruang Lingkup, Definisi, Tanggung Jawab, Prosedur.....................65-67
2. Formulir Jadwal Induk Pelatihan................................................................68
3. Formulir Evaluasi Pelatihan.................................................................................69-72
BAB IX PENILAIAN DAN PROMOSI
1. Tujuan, Ruang Lingkup, Definisi, Tanggung Jawab, Prosedur.................73-74
2. Formulir Penilaian .....................................................................................75-76
3. Formulir Usulan Promosi...........................................................................77
4. Daftar Promosi............................................................................................78
BAB X ADMINISTRASI MUTASI
1. Tujuan, Ruang Lingkup, Definisi, Tanggung Jawwab, Prosedur,
Pelaksanaan Mutasi,Pelaporan, Rekaman Mutu, Lampiran.........................79-81
2. Surat Mutasi/ Penempatan............................................................................82-83
3. Daftar Mutasi/ Penempatan...........................................................................84
BAB XI ADMINISTRASI CUTI DAN ABSENSI
1. Tujuan, ruang Lingkup, Tanggung Jawab, Prosedur, Administrasi
Absensi.........................................................................................................85-87
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan iv
2. Ketentuan Cuti..............................................................................................88-90
3. Surat Permohonan Cuti.................................................................................91
4. Surat Ijin Absensi .........................................................................................92
5. Surat Teguran Absensi...................................................................................93
BAB XII ADMINISTRASI SANGSI PELANGGARAN DAN PEMUTUSAN
HUBUNGAN KERJA (PHK)
1. Tujuan, ruang Lingkup, Definisi, Tanggung Jawab, Prosedur, PHK...........94-96
2. Kategori Pelanggaran.............................................................................. .97-98
3. Surat Peringatan I/II/III..............................................................................99
4. Surat Peringatan Keras dan Terakhir.........................................................100
5. Surat Pembebasan Tugas Untuk Sementara.............................................101
6. Surat Pembebasan Tugas..........................................................................102
7. Surat Penurunan Jabatan/ Pangkat...........................................................103
8. Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)...................................................104
9. Surat Pengunduran Diri Karyawan.............................................................105
10. Surat Pemberitahuan Kontrak Kerja Berakhir............................................106
11. Surat Keterangan........................................................................................107
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................108
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 1
BAB I
IDENTIFIKASI PERATURAN PERUNDANGAN DAN
PERSYARATAN K3 DAN LINGKUNGAN HIDUP ( K3LH )
A. TUJUAN
Memberikan pedoman dalam mengidentifikasi seluruh peraturan
perundangan dan persyaratan yang berkaitan dengan K3LH pada
perusahaan untuk diterapkan dan dipelihara sesuai dengan perkembangan
terkini.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup seluruh peraturan perundangan dan persyaratan
K3LH yang berlaku di Indonesia dan digunakan pada PT.X
C. DEFINISI
Menurut WHO pengertian K3 adalah upaya yang bertujuan untuk
meningkatkan dan mempertahankan tingkat tertinggi kesehatan fisik,
mental dan sosial pekerja di semua jenis pekerjaan. Melindungi pekerja
dalam pekerjaannya dari bahaya faktor-faktor berbahaya.
D. TUJUAN K3LH
1. Melindungi tenaga kerja atas hak keselamatan dalam kinerja pekerjaan
mereka untuk kepentingan kehidupan dan peningkatan produksi dan
produktivitas nasional.
2. Menjamin keselamatan setiap orang di tempat kerja.
3. Memeliharan sumber produksi sehingga dapat digunakan dengan aman
dan efisien.
E. TANGGUNG JAWAB
1. QHSE Manager, QHSE Coordinator, Safety Officer: bertanggung
jawab memastikan semua peraturan perundang-undangan dan
persyaratan K3LH yang berlaku
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 2
2. Ketua P2K3: menyetujui dan mengesahkan daftar peraturan
perundangan dan persyaratan K3 LH yang digunakan di PT.X serta
mensosialisasikan ke seluruh karyawan dan pemasok
3. Pemeriksa/Tim Audit : mengevaluasi pemenuhuan Peraturan
Perundangan dan Persyaratan K3LH yang berlaku
F. PROSEDUR
1. Penyusunan Daftar dan Sosialisasi “Peraturan Perundangan dan
Persyaratan K3LH yang berlaku”. Safety Officer/QHSE
Coordinator/QHSE Manager.
a. Membuat daftar seluruh peraturan perundangan dan persyaratan
K3LH lainnya yang akan digunakan dengan mengisi formulir lamp.
01 Daftar Peraturan Perundangan dan Persyaratan K3LH kemudian
Daftar tersebut disampaikan kepada Ketua P2K3 untuk dimintakan
persetujuan
b. Mendistribusikan secara terkendali Daftar Peraturan Perundangan
dan Persyaratan K3LH yang telah disetujui ketua P2K3 ke tiap
departemen dan unit kerja terkait
c. Mensosialisasikan peraturan yang berlaku ke semua karyawan dan
pihak lain yang terlibat dalam aktivitas PT.X
d. Menyimpan dan memelihara daftar peraturan yang telah disetujui
dan seluruh peraturan perundangan yang digunakan
2. Perubahan/revisi “Peraturan Perundangan dan Persyaratan K3LH yang
Berlaku” Safety Officer/QHSE Coordinator/QHSE Manager :
a. Secara berkala (sekurangnya 6 bulan sekali) proaktif dalam
memperoleh dan memperbaharui semua peraturan perundangan dan
persyaratan K3LH yang berlaku, termasuk bila ada peraturan baru
yang diterbitkan. Usaha ini dapat dilakukan dengan menghubungi
Kantor Denakertrans dan BPLHD Kabupaten maupun pusat
(Direktorat Pengawasan Norma K3 dan Kementrian Lingkungan
hidup), Badan Standarisasu Nasional (BSN), Asosiasi Industri
terkait.
b. Manager QHSE/MR melakukan penyesuaian atau perubahan pada
sistem K3LH bila adaperaturan perundangan dan persyartan K3LH
lainnya yang baru yang relevan dengan aktivitas di PT.X untuk
memenuhi peraturan perundangan atau persyaratan K3 yang baru
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 3
c. Mendistribusikan, mensosialisasikan kembali setiap perubahan
yang ada
d. Menyimpan, memelihara daftar peraturan yang telah disetujui dan
seluruh peraturan perundangan yang digunakan berikut
perubahannnya
G. EVALUASI
Pemeriksa/ Tim Audit mengevaluasi pemenuhan atau ketaatan terhadap
peraturan/ persyaratan K3LH pada saat internal audit. Catatan pemantauan
dan pemgukuran hasil evaluasi dilaporkan pada saat management review.
H. LAMPIRAN
a. Daftar Peraturan Perundangan LH
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 4
Lampiran I.01
DAFTAR PERATURAN DAN
PERUNDANGAN LH DAN
PERATURAN LAINNYA
Dipeerbaharui (diupdate) tgl
……………
Diperiksa oleh :
………………….
Mengetahui,
………………….
Bidang Peraturan
/Persyaratan
No Ref Perihal
Polusi Udara
PP no 41 Tahun 1999 II.4 Pengendalian Pencemaran
Udara
Kep Men LH no 45
tahun 1997
III.C.7 Indeks Standar Pencemaran
Udara
BAPEDAL 107 tahun
1997
III.C.9 Prhitungan Indeks Standar
Pencemaran Udara
PERDA DKI no 2 th
2005
Pengendalian Pencemaran
Udara
Kep Men LH no 252 th
2004
III.C. 13 Uji Gas Buang Kendaraan Dan
Baku Mutu Lingkungan Emisi
Gas Buang Kendaraan
Bermotor Tipe Baru Kep Men LH no 35 th
1997
II.C.1
Kep Men LH no 5 th
2006
406.07 Ambang Batas Emisi Gas
Buang Kendaraan Bermotor
Lama
SK Gubernur DKI no
1041 th 2000
Pembatasan Emisi Gas Buanh
Kendaraan Bermotor
SK Gubernur DKI no
670 th 2000
Ambang Batas Emisi Sumber
Tidak Bergerak
Kep Men LH no 2 th
2007
140607 Pedoman Teknis Dan
Persyaratan Kompetensi
Pelaksanaan Retrofit Dan
Recycle Pada System
Refrigerasi
Pergub DKI no 75 th
2005
Kawasan Dilarang Merokok
Kep BPLHD DKO no
63 th 2005
Petunjuk Teknis Kawasan
Dilarang Merokok
Kebisingan
Kep Men LH no 48 th
1996
III.C4 Buku Tingkat Kebisingan
Perda DKI no 2 th 2005 Pengendalian Pencemaran
Udara
PT X
No. Dok :
Revisi :
Amandemen
:
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 5
Bidang Peraturan
/Persyaratan
No Ref Perihal
Limbah Padat
PP no 85 th 1999 II.5 Pengelolaan Limbah Bahan
Berbahaya Dan Beracun (B3)
BAPEDAL no. 2 th
1995
III.F.3 Dokumen Limbah Bahan
Berbahaya Dan Beracun
BAPEDAL no. 5 th
1995
III.F.6 Symbol Dan Label Limbah
Bahan Berbahaya Dan Beracun
BAPEDAL no. 1 th
1995
III.F.2 Tata Cara Dan Persyaratan
Teknis Penyimpanan Dan
Pengumpulan Limbah Bahan
Berbahaya Dan Beracun
BAPEDAL no. 255 th
1996
III.F.7 Tata Cara Dan Persyaratan
Teknis Penyimpanan Dan
Pengumpulan Minyak Pelumas
Bekas
PP no 74 th 2001 II.B Bahan Berbahaya Dan Beracun
(B3)
Limbah Cair
PP no 85 th 1999 II.5B Pengelolaan Limbah Bahan
Berbahaya Dan Beracun (B3)
BAPEDAL no. 2 th
1995
III.F.3 Dokumen Limbah Bahan
Berbahaya Dan Beracun
BAPEDAL no. 5 th
1995
III.F.6 Symbol Dan Label Limbah
Bahan Berbahaya Dan Beracun
BAPEDAL no. 1 th
1995
III.F.2 Tata Cara Dan Persyaratan
Teknis Penyimpanan Dan
Pengumpulan Limbah Bahan
Berbahaya Dan Beracun
BAPEDAL no. 255 th
1996
III.F.7 Tata Cara Dan Persyaratan
Teknis Penyimpanan Dan
Pengumpulan Minyak Pelumas
Bekas
PP no 74 th 2001 II.B Bahan Berbahaya Dan Beracun
(B3)
Kep Gub DKI No. 115
th 2001
Sumur Resapan
Peraturan dan
Perudangan
Per Men LH no 12 th
1994
Pedoman Umum Upaya
Pengelolaan Lingkungan
(UKL) Dan Upaya Pemantauan
Lingkungan (UPL)
SE Men LH Status Hukum AMDAL
UKL/UPL Dan SPPL
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 6
Lampiran I.02
DAFTAR PERSYARATAN K3 LAINNYA
Diperbaharui (diupdate) tgl ……………
No
Urut REFERENSI PERIHAL KETERANGAN
PT X
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Sheet ½
Hal 1 dari 2
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 7
Lampiran I.03
MONITORING PROGRAM KERJA
SMK3 Refrensi: Pedoman SMK3
Elemen No: 5-1
Unit Kerja : No Dokumen :
Bulan/Tahun : Revisi :
Penanggunga Jawab : Amand :
Note*)Beri tanda √ :
NO Keterangan
Kondisi Percakapan
Target Waktu Hambatan Tindak Lanjut Sedang
dilakukan
Tidak
Selesai Selesai
Diarsipkan Diperiksa Mengetahui Menyetujui
Tanggal
Nama
Jabatan
PT X
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 8
BAB II
Evaluasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu Dan K3LH
(Management Review)
A. Tujuan
Untuk mengevaluasi penerapan sistem manajemen mutu dan K3LH Perusahaan
dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
B. Ruang lingkup
Prosedur ini diterapkan diseruluh organisasi P.T. X
C.Tanggung jawab
1. Direktur Utama/Kepala Cabang : Memimpin Rapat Manajemen review
tingkat Pusat/ Cabang
2. Seluruh Manajer : Hadir pada rapat dan melaporkan penerapan sistem
manajemen mutu & K3LH di departemen masing2
3. QHSE Mgr, QHSE Coordinator : Mempersiapkan dan Membuat
jadwal evaluasi penerapan sistem manajemen mutu dan K3LH
4. Project Manager : Memimpin Rapat Management Review tingkat
Proyek
D.Prosedur
1. Rapat evaluasi penerapan sistem manajemen tingkat Pusat (Perusahaan)
diselenggarakan sekurangnya sekali dalam 6 (enam) bulan, sedangkan
untuk Rapat Evaluasi Penerapan Sistem Manajemen tingkat Proyek
sekurangnya sekali dalam 1 (satu) bulan dan tingkat Cabang
sekurangnya sekali dalam 3 (tiga) bulan. Undangan rapat disampaikan
selambat-lambatnya 1 (satu) minggu sebelum jadwal yang ditetapkan.
2. Agenda rapat evaluasi penerapan sistem manajemen (input) adalah
sebagai berikut:
a) Mengevaluasi hasil audit baik internal maupun eksternal.
b) Membahas keluhan-keluhan (Complain) dari Pemberi Kerja.
c) Mengevaluasi proses dan hasil kerja berdasarkan sasaran yang
telah ditetapkan
d) Mengevaluasi status tindakan perbaikan dan pencegahan (PTPP)
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 9
dalam rangka memperbaiki mutu proses kerja dan kondisi K3
serta sistem yang ditetapkan.
e) Meninjau status hasil keputusan rapat yang belum dapat
diselesaikan (close) pada rapat management review sebelumnya.
f) Meninjau kembali kesesuaian dan relevansi Kebijakan Mutu dan
K3LH, Sasaran Mutu dan K3LH Manual Perusahaan serta
Dokumen Prosedur dengan kondisi yang berlaku saat itu
(dilakukan setahun sekali).
g) Saran-saran perbaikan lainnya.
3. Rapat management review dipimpin oleh : Dirut atau salah satu
Direktur sebagai wakil manajement (untuk mng't review Perusahaan),
Kep. Cabang (untuk mng’t review tingkat Cabang) dan Project
Manager (untuk mng't review tingkat Proyek). Rapat Management
Review ini dihadiri oleh seluruh manajer dan jabatan lain terkait serta
apabila manajer/personil yang bersangkutan berhalangan harus
menunjuk wakilnya untuk hadir dalam Rapat.
4. Dalam rapat ini, setiap PM/Kepala Cabang menyampaikan laporan
secara lisan dan tertulis kepada Direksi terutama menyangkut
penyelesaian masalah yang memerlukan rekomendasi/keputusan
Direksi.
5. Risalah hasil Manajemen Review (output) ditetapkan sebagai
berikut:
a) Risalah atau hasil rapat adalah berupa keputusan dan tindakan
perbaikan sistem manajemen, perbaikan proses dan hasil kerja
atau tempat kerja serta perbaikan sumber daya.
b) Untuk Manajemen Review tingkat Proyek; Risalah
dipersiapkan oleh Bag. Qhse Proyek dan disahkan oleh Project
Manager (PM) selaku Pimpinan Rapat.
c) Untuk Manajemen Review tingkat Cabang; Risalah
dipersiapkan oleh Bag. Qhse Cabang dan disahkan oleh
Kepala Cabang selaku Pimpinan Rapat.
d) Untuk Management Review tingkat Pusat (Perusahaan);
Risalah rapat dipersiapkan oleh Bag. Qhse Pusat dan disahkan
oleh Direktur Utama selaku Pimpinan Rapat.
6. Salinan risalah rapat tersebut disampaikan ke seluruh peserta yang
hadir untuk ditindak-lanjuti, sedang aslinya disimpan CDO.( Chief
Data Officer)
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 10
7. Apabila hal-hal yang dimasalahkan pada rapat saat itu atau
sebelumnya belum dapat diselesaikan, maka hal ini harus dicatat
untuk dibahas pada rapat mendatang.
E.Rekaman
1. Undangan Rapat evaluasi penerapan sistem manajemen mutu dan
K3LH
2. Daftar hadir rapat
3. Risalah rapat
F.Lampiran
1. Agenda Rapat,
2. Rekaman Kehadiran Rapat,
3. Risalah/Notulen Rapat,
4. Tabel LKMP/NCR, PTPP, Costumer Complaint dan
Temuan Audit dalam Tahapan Management Review.
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 11
Lampiran II.01
PERIHAL : No. :
Hari :
Tanggal :
Waktu : Tempat : Ref Memo/Surat/…..
No.
Peserta Rapat : ………………………….. orang Rf Arsip No :
Distribusk/Tembusan
No. MATERI DISKUSI/PEMBAHADAN OLEH
PEMBUKAAN/PENDAHULUAN
Tujuan, lingkup dan komitmen atas materi/pelaporan rapat
Pimpinan Rapat
ISTIRAHAT
IKHTISAR TINDAKAN / RAPAT BERIKUTNYA / PENUTUPAN
Ikhtisar Tindakan (Sebelumnya dan Yang Baru - Apa, Siapa dan Kapan)
Agenda Rapat berikutnya (Kapan, Dimana, Siapa, Apa, Dsb)
Perkiraan total waktu rapat = Jam menit
D I P E R S I A P K A N
DITETAPKAN
(Pimpinan Rapat)
CATATAN :
Tanggal
N a m a
J a b a t a n
Tanda-tangan
PT X
AGENDA RAPAT No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 12
Lampiran II.02
R A P A T : TGL. Date :
Meeting : WAKTU Time:
No NAMA (Name) TANDA TANGAN (Signature) ROLE / DEPT /
PROJECT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
PT X
REKAMAN KEHADIRAN RAPAT
MEETING ATTANDANCE
RECORD
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 13
Lampiran II.03
RAPAT: No :
PER1HAL: REF
MEMO/FAX/SURAT
NO.: HARI, TANGGAL: WAKTU : TEMPAT: REF AGENDA NO.:
REF ARSIPNO.:
PESERTA RAPAT : TIDAK HADIR TEMBUSAN:
HASIL RAPAT T I N D A K A N T I N J A U A N
Oleh
Waktu/Tgl
renc. Close Oleh Waktu/Tg
renc.Tinj.
Hasil,
Paraf & Tgl
KESIMPULAN :
DIPERSIAPKAN PIMPINAN RAPAT CATATAN :
Tanggal
Nama
Jabatan
PT X
RISALAH No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 14
Lampiran II.04
TABEL LKMP/NCR, PTPP, CUSTOMER COMPLAIN DAN
TEMUAN AUDIT DALAM TAHAPAN MANAGEMENT
REVIEW
Note :
LKMP/NCR : Laporan Ketidak Sesuaian
Material/ Pekerjaan (Non
Conformity Report
PTPP : Permintaan Tindakan Perbaikan Dan
Pencegahan
NO KODE
PROYEK PROYEK
MNG'T REVIEW KE : TGL:
MNG'T REVIEW KE : TGL:
LKMP/NCR P T P P COMPLAIN TEMUAN LKMP/NCR P T P P COMPLAIN TEMUAN
TARGET REAL TARGET REAL TARGET REAL TARGET REAL TARGET REAL TARGET REAL
Dilaporkan
Bagian :
Diketahui
Jabatan
Dilaporkan
Bagian :
Diketahui
Jabatan
PT X
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 15
BAB III
KOMUNIKASI DAN KONSULTASI
K3LH
A. TUJUAN
Untuk menjelaskan bagaimana mengkomunikasikan dan
mengkonsultasikan informasi K3LH kepada pihak internal dan
eksternal Perusahaan
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup mekanisme penyebar-luasan informasi K3LH
kepada pihak internal maupun eksternal PT. X
C.DEFINISI
Informasi K3LH adalah inforrnasi-inforrnasi yang berkaitan dengan
kegiatan K3LH perusahaan yang meliputi :
1. Kebijakan Perusahaan, Prosedur, Perundangan dan acuan
dokumen/referensi K3LH lainnya
2. Pelaporan kecelakaan, insiden, penyakit akibat kerja, kondisi
lingkungan kerja, Potensi bahaya di tempat kerja dan record
hasil penerapan/informasi K3LH lainnya
3. Risalah Rapat atau hasil kajian masalah-masalah K3LH dan lain-
lain
D.TANGGUNG-JAWAB
1. Bag. QHSE; bertanggung jawab mengumpulkan,
mendistribusikan dan memperbarui informasi K3LH yang ada di
tempat kerja kepada seluruh pihak baik internal maupun eksternal
yang terkait.
2. Supervisor, Saferty Officer, Bag. Hrd/GA, Manajer terkait;
bertanggung jawab untuk memberikan pengarahan (briefing)
mengenai K3LHA kepada tamu dan Pemasok yang berkunjung di
wilayah kerjanya masing-masing.
3. Bag. QHSE, Ketua P2K3; bertanggung jawab mengadakan
konsultasi apabila terdapat permasalahan-permasalahan K3LH
serta memantau perkembangan hasil konsultasi melalui media
yang tepat.
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 16
E.PROSEDUR
1. Komunikasi dan Konsultasi Internal
a. Dokumen SMK3/OHSAS/ISO14001:2004 PT. X (Manual,
Prosedur dan Instruksi Kerja, dll…..) di informasikan kepada
pekerja melalui kegiatan sosialisasi dan pelatihan internal.
b. Informasi mengenai perubahan pada proses kerja, penyelesaian
masalah K3, kinerja K3, peraturan perundangan terbaru,
kejadian kecelakaan kerja dan hasil pemantauan lingkungan
kerja, Inspeksi dapat dikomunikasikan dan dikonsultasikan
melalui media Safety Talk, Briefing, papan pengumuman
(Info Safety) atau jaringan komputer internal.
c. Laporan hasil kegiatan inspeksi K3LH, pemantauan
lingkungan kerja dan penyelidikan kecelakaan dilaporkan oleh
Bag. QHSE kepada Ketua P2K3 yang disampaikan dalam
rapat P2K3LH
d. Apabila pekerja/karyawan mengalami masalah K3 yang
mendesak, maka :
1) Pekerja/karyawan tersebut dapat menghubungi Safety
Officer untuk diadakan konsultasi K3LH diluar jadwal
yang ada,
2) Safety Officer mengajukan usulan diadakan konsultasi
K3LH kepada Sekretaris P2K3/QHSE Coord./QHSE
Mgr,
3) Sekretaris P2K3/QHSE Coord./QHSE Mgr
mengagendakan masalah tersebut dalam rapat P2K3 untuk
dicari pemecahannya,
4) Sekretaris P2K3/QHSE Coord./QHSE Mgr
menyampaikan perkembang-an penyelesaiannya melalui
media yang tepat.
e. Hasil kegiatan komunikasi dan konsultasi K3LH dapat
menjadi masukan dalam penyusunan program
SMK3/OHSAS/ISO14001:2004 selanjutnya.
f. Semua hasil komunikasi dan konsultasi dalam rangka
penyebar-luasan informasi K3LHA dicatat dalam "Daftar
Distribusi Informasi K3LH" (terlampir).
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 17
2 Komunikasi dan Konsultasi Eksternal
a. Bag. QHSE Kantor Pusat menghubungi instansi-instansi
terkait (misal: Bapelda/ Dinas Lingkungan Hidup, Disnaker,
Diskimpraswil, Konsultan terkait) guna mendapatkan
informasi terkini mengenai peraturan perundangan yang
berkaitan dengan K3, setiap 6 (enam) bulan sekali
b. PT. “X” melaporkan hasil kegiatan K3 ke Dinas Tenaga
Kerja dan Dinas Lingkungan Hidup setempat dimana
laporannya disiapkan oleh Sekretaris P2K3 di masing-
masing tempat kerja dan ditanda-tangani oleh Ketua P2K3.
c. Laporan kecelakaan kerja dan hasil penyelidikan
kecelakaan kerja disiapkan dan disampaikan oleh Bag.
HRD kepada pihak Dinas Tenaga Kerja (Disnaker)
setempat
d. Pihak Pemasok (Supplier, Sub-kontraktor, Pemasok
Alat Sewa) yang terikat kontrak dengan PT. “X” dalam
penyediaan barang dan jasa, diinformasikan tentang
kebijakan dan ketentuan K3LH PT. “X”. Informasi
diberikan oleh pihak internal perusahaan (bagian yang
berhubungan dengan pemasok/supplier/sub-
kontraktor) dan apabila diperiukan PT. “X” dapat
memberikan pelatihan K3LH kepada Pemasok yang
bekerja di lingkungan PT.”X”.
e. Tamu dan mitra kerja perusahaan yang memasuki lokasi
tempat kerja diberikan pengarahan (briefing) K3LH yang
bertujuan menyampaikan informasi mengenai aspek-aspek
K3LH yang harus ditaati selama berada di lokasi
perusahaan.
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 18
F. Diagram Air
REKAMAN
Hasil komunikasi dan konsultasi informasi / masalah2 tentang K3LH
LAMPIRAN
Formulir “Daftar Distribusi Informasi K3LH"
Mulai
Identifikasi Data K3LH
dan Lingkungan yang
Perlu dikembangkan dan
Dikonsultasikan
Mengumpulkan Jenis
Informasi dan Memilah
sesuai dengan Kebutuhan
Komunikasi dan
Konsultasi Internal
Komunikasi dan
Konsultasi Internal
Penetapan Jenis
komunikasi dan
Mendistribusikan
Informasi Melalui Media
Mendistribusikan
Informasi Melalui Media
Selesai
1
2
3 4 5
7
6
8
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 19
Lampiran III.01
DAFTAR DISTRIBUSI INFORMASI K3LH
Bulan/Tahun:………………..
No. REF.
DOK TANGGAL
JENIS
INFORMASI
INFORMASI
DISAMPAIKAN
KEPADA
INFORMASI
DIPEROLEH DARI
MEDIA
INFORMASI CATATAN
PT X
“
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
i. Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 20
No. REF.
DOK TANGGAL
JENIS
INFORMASI
INFORMASI
DISAMPAIKAN
KEPADA
INFORMASI
DIPEROLEH DARI MEDIA
INFORMASI CATATAN
Dibuat oleh Megetahui,
__________________ __________________
Tanggal : __________________ __________________
Nama : __________________ __________________
Jabatan : __________________ __________________
Tanda-tangan
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 21
BAB IV
PANITIA PEMBINAAN KESELAMATAN
DAN KESEHATAN KERJA (P2K3)
A. TUJUAN
Pedoman ini menjelaskan tugas, fimgsi dan komposisi dari Panitia
Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja (P2K3) di PT. X
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup kegiatan Pembentukan, Kegiatan, Pelaporan
P2K3 di lingkup PT. X
C.DEFINISI
1. P2K3 : Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah
badan pembantu di tempat kerja yang merupakan wadah kerja
sama antara pengusaha dan pekerja untuk mengembangkan kerja-
sama saling pengertian dan partisipasi efektif dalam Penerapan
Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
2. Ahli K3 atau AK3 yaitu tenaga teknis berkeahlian khusus dari
luar Departemen tenaga kerja yang ditunjuk oleh Menteri Tenaga
Kerja dan berfungsi membantu pimpinan perusahaan atau
pengurus untuk menyelanggarakan dan meningkatkan usaha
keselamatan kerja, membantu pengawasan ditaatinya ketentuan-
ketentuan peraturan perundangan bidang Keselamatan dan
Kesehatan Kerja.
D.TANGGUNG-JAWAB
1. Ketua P2K3
a. Memimpin rapat bulanan P2K3,
b. Mewakili pihak manajemen dalam pengambilan keputusan
terhadap suatu masalah K3
c. Merencanakan program kerja tahunan P2K3 agar selaras
dengan program kerja Departemen Qlty & Hse.
d. Merumuskan kebijakan-kebijakan K3LHA perusahaan.
e. Melakukan evaluasi terhadap kinerja SMK3 PT. X
2. Sekretaris P2K3
a. Mengkoordinasikan semua aktifitas penetapan dan
pelaksanaan program K3
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 22
b. Menyiapkan agenda rapat P2K3
c. Melakukan pencatatan dan penyimpanan atas kegiatan rapat
P2K3
d. Menginformasikan jadwal rapat kepada anggota P2K3
e. Melakukan kegiatan surat-menyurat mengenai kegiatan K3LH
f. Membuat laporan kegiatan P2K3 kepada pihak eksternal
perusahaan.
g. Menggantikan ketua memimpin rapat P2K3 bila ketua
berhalangan.
h. Catatan atau risalah rapat dibuat setelah rapat dilaksanakan
dan disiapkan oleh sekretaris P2K3. Bentuk risalah rapat
tersebut dibuat sesuai dengan formulir risalah rapat.
3. Anggota P2K3
a. Mengikuti setiap rapat bulanan P2K3
b. Memberikan masukan terhadap persoalan yang sedang dibahas
dalam rapat
c. Menyampaikan permasalahan K3LH yang ada di departemen
masing-masing
d. Melaksanakan tugas-tugas yang ditetapkan dalam rapat P2K3
E.PROSEDUR
1 Pembentukan P2K3
(1) P2K3 P.T. X dibentuk berdasarkan ketentuan peraturan
perundangan di setiap tempat kerja (Kantor Pusat, Proyek, dan
Cabang) dengan jumlah karyawan lebih dari 100 orang dan atau
berisiko tinggi.
(2) Penetapan struktur organisasi dan keanggotaan P2K3 serta tugas
dan fungsinya ditetapkan berdasarkan surat keputusan Presiden
Direktur PT. X yang selanjutnya disahkan oleh Dinas Tenaga
Kerja setempat.
(3) Keanggotaan P2K3 PT. X ditentukan berdasarkan ketentuan
yang ada dalam peraturan perundangan yaitu terdiri atas Ketua,
Sekretaris dan Anggota.
(4) Syarat kriteria pemilihan Ketua, Sekretaris dan Anggota P2K3
disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundangan yakni
pimpinan tertinggi di perusahaan sebagai ketua (dalam hal ini
adalah Presiden Direktur Kepala Cabang, atau Pimpinan
Proyek). Sekretaris adalah personil P2K3 baik di Kantor Pusat,
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 23
Cabang, atau Proyek serta perwakilan dari tenaga kerja (selumh
departemen) sebagai anggota. Tetapi untuk memudahkan
berjalannya organisasi P2K3 bisa saja ditunjuk pelaksana harian
yang mewakili ketua.
2. Kegiatan P2K3
1) P2K3 yang dibentuk mempunyai tugas yaitu memberikan saran
dan pertimbangan baik diminta atau tidak kepada pihak
manajemen PT. X mengenai masalah-masalah K3LH
2) Secara umum fungsi dari P2K3 PT. X yaitu :
a) Membantu pimpinan perusahaan menyusun kebijakan
manajemen dalam rangka meningkatkan kinerja K3LH
perusahaan.
b) Menghimpun dan mengolah data tentang K3 di perusahaan.
c) Menyusun program-program K3LH yang akan
dilaksanakan serta memantau
keefektifan pelaksanaannya.
d) Mengembangkan tindakan pengendalian risiko terhadap
bahaya K3LH yang ada di lingkungan kerja.
e) Menyampaikan dan menentukan penyelesaian masalah-
masalah yang berimplikasi terhadap K3LH
f) Mengusulkan kegiatan pelatihan di bidang K3LH kepada
seluruh lapisan karyawan PT. X
g) Melakukan rapat P2K3 minimal 1x sebulan
3. Pelaporan P2K3
1) P2K3 melaporkan kegiatannya secara periodik 3 bulan sekali
ke Dinas Tenaga Kerja setempat.
2) Pelaporan P2K3 menggunakan Format Laporan P2K3 sesuai
dengan Peraturan Perundangan yang berlaku.
3) P2K3 Cabang / Proyek wajib melaporkan program kerja dan
kegiatan P2K3 kepada Departemen Qlty & Safety Kantor
Pusat secara peridoik 1x sebulan.
4. Diagram Alir
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 24
F.REKAMAN
1. StrukturP2K3
2. Risalah Rapat dan Pelaporan Kegiatan P2K3
G.LAMPIRAN
Format Laporan Kegiatan P2K3.
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 25
P2K3
KEGIATAN
1. Penyuburan/Review Kebijakan K3
2. Menghimpun/Mengolah Data K3
3. Penyusunan / Pemantauan Program K3
4. Pengembangan Pengendalian Risiko di Lingkungan Kerja
5. Penyampaian / Penyelesaian Masalah K3
6. Usulan Pelatihan K3
7. Rapat P2K3 (Min 1 kali dalam 1 bulan)
LAPORAN
1. Laporan kegiatan P2K3 (Pusat) DEPNAKER (per 3 bln)
2. Laporan kegiatan P2K3 Proyek, Cal. kantor Pusat (per bln)
3. Format laporan sesuai peraturan perundangan K3
PT “ X “
PROSEDUR P2K3 No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran IV. 01
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 26
SIMULASI
Mahasiswa diminta untuk memainkan Peran sebagai :
1. Direktur Utama PT.X
2. Sekretaris
3. Kepala Kantor Cabang A
4. Bagian Qhse Kantor Cabang A
5. Kepala Kantor Cabang B
6. Bagian Qhse Kantor Cabang B
7. Peserta rapat wajib memakai Dress Formal
Tugas masing personil :
1. Direktur Utama mengundang para pemimpin Kantor Cabang dan
memimpin rapat
2. Sekretaris bertindak selaku notulen, menyiapkan form kehadiran
dan perlengkapan rapat
3. Masing-masing kepala cabang melaporkan Program dan kegiatan
K3LH yang sedang berjalan dan meyampaikan persoalan-
persoalan program K3 LH yang sedang dihadapi di masing-
masing kantor cabang, berikut berdiskusi mencari solusi-solusi
(usulan) untuk menyelesaikan masalah K3 LH yang sedang
dihadapi.
4. Direktur Utama mengambil Keputusan
5. Sekretaris menyusun risalah rapat dan membacakan kesimpulan
hasil rapat
6. Penutup
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 27
BAB V
ANALISA JABATAN, URAIAN TUGAS DAN SPESIFIKASI
JABATAN
A. TUJUAN
Mengelola dan mengawasi kegiatan penerimaan karyawan, proses
administrasi penggajian, kesejahteraan karyawan, program pelatihan,
pelayanan kepada karyawan, sesuai dengan peraturan pemerintah dan
perusahaan, agar tersedia sumber daya manusia yang memadahi.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup kegiatan perencanaan dan pengelolaan
sumber daya manusia di lingkup PT. X
C. DEFINISI
1. Job Discription (deskripsi kerja) merupakan proses menyebutkan
tugas, tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Mathis and Jackson
(2006:214)
Job description atau uraian pekerjaan adalah sebuah
catatan/daftar yang memuat tugas, peran dan tanggung jawab
daripada sebuah posisi di dalam perusahaan. Ketika seorang
pemberi kerja hendak membuat job description, pada esensinya
gambaran dari pada posisi tersebut sudah ditetapkan sebelumnya
oleh perusahaan.
Selain itu, job description menjelaskan juga hubungan antar
posisi dengan poisisi lainnya di luar lingkup pekerjaan dan di luar
organisasi, yang bertujuan utnuk mencapai tujuan unit kerja lebih
luas.
2. Job Specification (spesifikasi pekerjaan) merupakan suatu
daftar tuntutan manusiawi atas suatu jabatan, yakni pendidikan,
keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai dengan
analisis jabatan. Garry Dessler (1997)
Job specification ini biasanya ada ketika sebuah perusahaan
sedang mencari karyawan.
Jadi, job specification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan
uraian tertulis tentang pendidikan, pengalaman kerja, kompetensi
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 28
dalam hal yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus
dimiliki.
Job specification ini biasanya juga disebut dengan hiring
specification atau job requirement. Hiring specification ini akan
dijadikan sebagai informasi awal untuk mulai proses rekrutmen,
seleksi, dan penempatan karyawan.
Informasi dalam job specification ini akan sangat berguna untuk
mecocokkan seseorang pada jabatan tertentu. Selain itu,
digunakan juga untuk identifikasi pelatihan dan pengembangan
apa yang dibutuhkan.
D. TANGGUNG JAWAB
1. HRD Menyiapkan semua template job discription dan Job
Specification
2. HRD berkoordinasi dengan atasan tesesbut dalam membuat job
discription dan Job Specification
3. HRD wajib menjelaskan dan melatih para user atau atasan
langsung membuat Job description dan Job Specification dengan
benar
E. PROSEDUR
1. Pembentukan Tim Pelaksana Analisis Jabatan (TPAJ), tim ini
yang secara khusus memiliki tugas untuk melaksanakan kegiatan
analisis jabatan dilingkungan perusahaan.
2. Kegiatan analisis jabatan, yang terdiri dari :
a) Pengumpulan data, kegiatan pengumpulan data dilakukan
untukcmendapatkan fakta dan keterangan dari pemegang
jabatan, pimpinan unit kerja, narasumber lainnya. Selain itu,
data mengenai jabatan dapat diperoleh dari catatan harian
pemegang jabatan, rencana kerjadan laporan pelaksanaan
kegiatan, visi dan misi organisasi, struktur organisasi dan tata
kerja, serta informasi kepegawaian lainnya.
b) Penyusunan Informasi Jabatan, kegiatan ini dilakukan oleh
tim pelaksana setelah data jabatan terkumpul. Informasi
jabatan yang akan disusun adalah rumusan uraian jabatan,
syarat jabatan dan peta jabatan.
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 29
c) Verifikasi data jabatan, kegiatan ini merupakan kegiatan
konfirmasi hasil penyusunan analisis jabatan kepada pihak-
pihak terkait untuk memperoleh berbagai tanggapan, saran,
masukan dan dukungan yang bermanfaat bagi penyempurnaan
hasil pengolahan data jabatan yang telah dilakukan oleh tim
pelaksana analisis jabatan.
d) Penetapan Hasil Analisis Jabatan, kegiatan ini dilakukan
melaluI kegiatan finalisasi hasil analisis jabatan dengan
melakukan presentasi dihadapan pimpinan instansi dan pejabat
Pembina kepegawaian. Setelah dipresentasikan dan disetujui,
maka dokumen hasil analisis jabatan harus disahkan pejabat
yang berwenang
Tahapan Kegiatan Analisis Jabatan
Pembentukan Tim Analisis Jabatan
Pengumpulan Data Jabatan, dilakukan melalui
pengisian form, wawancara dan pengamatan
Penyusunan Informasi Jabatan, baik jabatan struktural,
maupun jabatab fungsional
Verifikasi data Jabatan, merupakan konfirmasi
penyusunan informasi jabatan kepada pihak
Penetapan hasil analisa jabatan, dilakukan dengan
finalisasi hasil analisa jabatan dan mengesahkan hasil
analisa jabatan
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 30
Lampiran V.01
INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : ……………………………………………………...
2. Kode Jabatan : ……………………………………………………...
3. Unit Kerja : ……………………………………………………...
Eselon II : ……………………………………………………...
Eselon III : ……………………………………………………...
Eselon IV : ……………………………………………………...
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi
5. Ikhtisar Jabatan
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
6. Uraian Tugas
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
direkut
manager
Ka biro ka Biro
manager
ka Biro
PT X
FORMULIR ANALISA
JABATAN
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 31
7. Bahan Kerja
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1
2
3
8. Perangkat Kerja
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1
2
3
9. Hasil Kerja
No Hasil Kerja Jumlah Satuan Waktu yang diperlukan
1
2
3
10. Tanggung Jawab
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
11. Wewenang
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
12. Korelasi Jabatan
No Jabatan Unit Kerja Dalam hal
1
2
3
13. Kondisi Lingkungan Kerja
No Aspek Faktor
1. Tempat Kerja
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 32
2. Suhu
3. Udara
4. Keadaaan Ruang
5. Letak
6. Penerangan
7. Suara
8. Keadaan Tempat Kerja
9. Getaran
14. Risiko/Bahaya
No Fisik/Mental Penyebab
1.
2.
3.
4.
15. Syarat Jabatan
15.1 Pangkat/Golongan :
15.2 Pendidikan :
15.3 Kursus/Diklat :
15.4 Pengalaman Kerja :
15.5 Pengetahuan Kerja :
15.6 Ketrampilan Kerja :
15.7 Bakat Kerja :
15.8 Temperamen Kerja :
15.9 Minat Kerja :
15.10 Upaya Kerja :
15.11 Kondisi Fisik :
15.12 Fungsi Jabatan :
16. Prestasi Kerja yang diharapkan
No Hasil Kerja Jumlah Satuan Waktu yang diperlukan
1
2
3
17. Lain-lain
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
………………………………………………………………….
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 33
……………………, …………………..
Mengetahui/ Yang membuat
Atasan langsung
Nama Nama
Jabatan Jabatan
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 34
Lampiran 02
DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI JABATAN
I. No. Dan Nama Jabatan :
II. Nama Pejabat :
III. Hubungan Organisasi :
IV. Bertanggung Jawab Kepada :
V. Membawahi :
VI. DESKRIPSI JABATAN
1. LINGKUP TUGAS
1.1. ..........................................................................................
.........................................................................................
1.2. ..........................................................................................
.........................................................................................
2. HUBUNGAN KERJA (ORGANISASI)
2.1 ...............................................................................................
2.2 ...............................................................................................
2.3 ...............................................................................................
2.4 ...............................................................................................
2.5 ...............................................................................................
3. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
3.1 Tugas Pokok (ke dalam Perusahaan)
3.1.1 .........................................................................................
.................................................................................... .....
3.1.2. ..........................................................................................
.................................................................................... .....
3.1.3. ..........................................................................................
.........................................................................................
3.14. ..........................................................................................
.........................................................................................
3.1.5. ..........................................................................................
.........................................................................................
PT X
DESKRIPSI DAN
SPESIFIKASI JABATAN
No. Dok :
Revisi :
Amand. :
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 35
3.2.TUGAS POKOK (KE LUAR PERUSAHAAN)
3.2.1. ..........................................................................................
.........................................................................................
3.2.2. ..........................................................................................
.........................................................................................
3.3.TUGAS KHUSUS
3.3.1. ..........................................................................................
.........................................................................................
3.3.2. ..........................................................................................
.........................................................................................
3.3.3. ..........................................................................................
.........................................................................................
3.3.4. ..........................................................................................
.........................................................................................
3.3.5. ..........................................................................................
.........................................................................................
4. LAIN-LAIN
2.1 ...............................................................................................
2.2 ................................................................................... ............
2.3 ...............................................................................................
2.4 ...............................................................................................
5. KONDISI KERJA
5.1 ...............................................................................................
5.2 ...............................................................................................
5.3 ...............................................................................................
5.4 ...............................................................................................
B. SPESIFIKASI JABATAN
1. PENGETAHUAN (KNOWLEDGE)
1.1 ...............................................................................................
1.2 ...............................................................................................
1.3 ...............................................................................................
1.4 ...............................................................................................
2. SKILL
2.1 ...............................................................................................
2.2 ...............................................................................................
2.3 ...............................................................................................
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 36
2.4 ...............................................................................................
3. PENDIDIKAN
3.1 ...............................................................................................
3.2 ...............................................................................................
3.3 ...............................................................................................
3.4 ...............................................................................................
4. PERSONALITY
4.1 ...............................................................................................
4.2 ...............................................................................................
4.3 ...............................................................................................
4.4 ...............................................................................................
5. PENGALAMAN
5.1 .................................................................................. .............
5.2 .................................................................................. ..............
5.3..................................................................................................
Diajukan Disahkan Disetujui
Nama : Nama : Nama :
Jabatan : Jabatan : Jabatan :
Tanda Tangan :
Tanda Tangan : Tanda Tangan :
Tanggal : Tanggal : Tanggal :
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 37
BAB VI
PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI
BERDASARKAN BEBAN KERJA
A. TUJUAN
Meningkatkan kualitas perencanaan pegawai khususnya formasi
dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan manajemen perusahaan
yang efektif dan efisien. Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan
bagi perusahaan untuk menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan
beban kerja dalam rangka penyusunan formasi pegawai.
B. RUANG LINGKUP
Pedoman ini digunakan untuk menghitung beban kerja berbagai
jabatan di perusahaan, agar jumlah pegawai yang akan direkrut
efektif dan efisien.
C.DEFINISI
1. Formasi adalah jumlah dan susunan pejabat yang diperlukan
dalam suatu satuan organisasi/perusahaan untuk mampu
melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah pegawai yang dimiliki saat ini.
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara
logik, teratur dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah
dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan
dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas, sehingga
pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap
pencapaian misi organisasi.
4. Standar kemampuan rata-rata pegawai adalah standar kemampuan
yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan
seseorang pegawai untuk sekelompok pegawai untuk memperoleh
satu satuan hasil. Standar kemampuan rata-rata pegawai disebut
standar prestasi rata-rata pegawai.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil
yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.
D. TANGGUNG JAWAB
Manager dan direktur SDM bertanggung jawab atas perhitungan
jumlah formasi jabatan.
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 38
E. PROSEDUR
Dalam menghitung formasi pegawai hendaknya memperhatikan
beberapa hal, yaitu:
1. Memperkirakan kebutuhan pegawai menjadi tanggung jawab
pimpinan unit kerja yang menangani kepegawaian, seperti Kepala
Bagian Kepegawaian atau yang sejenis, Kepala Bagian Tata Usaha
atau yang sejenis, atau pejabat lain yang memiliki fungsi
pengelolaan kepegawaian;
2. Memperkirakan kebutuhan pegawai hendaknya dibantu dengan
masukan para pimpinan unit teknis;
3. Memperkirakan kebutuhan pegawai dimulai dengan penilaian
program-program yang berdampak pada pelaksaan tugas-tugas;
4. Perkiraan kebutuhan pegawai dinyatakan dalam jabatan dan
syarat-syaratnya. Syarat dimaksud dapat berupa syarat yang
pokok, misalnya syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman, atau
keahlian dan keterampilan
5. Memperkirakan kebutuhan pegawai diperlukan inventaris data
kepegawaian minimal 3 (tiga) tahun yang lalu;
6. Pencatatan data menjadi bagian dari dokumentasi data pada
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Dengan demikian,
pencatatan data harus berkesinambungan.
A.LANGKAH – LANGKAH
1. Menyusun daftar jabatan beserta uraian ringkas (ikhtisar) disertai
dengan syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan syarat lain
yang bukan menjadi syarat mental. Langkah ini dapat dinyatakan
dalam table berikut:
Table 1: Daftar Jabatan
Unit Kerja : …………………………
No Nama
Jabatan
Ikhtisar
Tugas
Syarat jabatan
Pendidikan Pelatihan Pengalaman Keahlian Ketrampilan
2. Menyususn daftar pegawai menurut jabatan. Daftar pegawai
memuat nama jabatan, nama pegawai, tahuan pengangkatan, tahun
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 39
pension, dan kualifikasi pegawai yang bersangkutan. Daftae
pegawai dapat disusun dalam table berikut:
Table 2 : Daftar Pegawai Menurut Jabatan
Unit Kerja : ……………………..
Jabatan Pegawai Kualifikasi
No Nama Nama Diangkat Pensiun Pendidikan Pelatihan Pengalaman Keahlian Ketrampilan
3. Membuat perkiraan perubahan komposisi pegawai yang akan
pension, dan rencana promosi serta mutasi untuk mengetahui
kemungkinan perubahan posisi pegawai dalam jabatan
Tabel 3 : Perkiraan Perubahan Komposisi Pegawai
Unit Kerja : ……………………..
Jabatan Pegawai
yg ada Pensiun Promosi Mutasi
No Nama 2019 2020 2021 2019 2020 2021 2019 2020 2021
4. Membuat perkiraan peersediaan pegawai untuk waktu yang
ditentukan dengan inventaris pegawai yang sudah bersih.
Inventaris pegawai bersih dimaksudkan sebagai inventaris yang
sudah tidak mencantumkan lagi pegawai yang pension dalam
waktu sampai perencanaan.
Tabel 4 : Perkiraan Persediaan Pegawai
Tahun : ……………. Sd. ……………..
Unit Kerja :……………………………..
No Nama Jabatan Pegawai yang ada Persediaan
Th ……… Th …….. Th ……
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 40
B.PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN METODE UMUM
a. Pendekatan hasil kerja
Metode ini menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban
kerja dari hasil kerja jabatan, dan digunakan untuk Jabatan yang
hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan atau hasil kerja non
fisik yang dapat dikuantifisir.
Informasi yang diperlukan :
1) Wujud hasil kerja dan satuannya;
2) Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang
harus dicapai.
3) Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
Rumus:
∑ 𝐵𝑒𝑏𝑎𝑛 Kerja
𝑆𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟 𝑘𝑒𝑚𝑎𝑚𝑝𝑢𝑎𝑛 𝑟𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎× 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔
Contoh :
Jabatan : Pengentri data
Hasill kerja : Data entrian
Beban Kerja/Target Hasil : 200 data entrian setiap hari
Standar Kemampuan Pengentrian : 30 data per hari
Perhitungan :
200 𝑑𝑎𝑡𝑎 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑖𝑎𝑛
30 𝑑𝑎𝑡𝑎 𝑒𝑛𝑟𝑖𝑎𝑛× 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 = 6.67 orang
b. Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja adalah objek yang dilayani dalam pelasaknaan
pekerjaan.
Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :
1) Wujud objek kerja dan satuannya
2) Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang
harus dilayani;
3) Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 41
Rumus:
∑ 𝑂𝑏𝑗𝑒𝑘 Kerja
𝑅𝑎𝑠𝑖𝑜 𝑃𝑒𝑛𝑔𝑔𝑢𝑛𝑎𝑎𝑛 𝑎𝑙𝑎𝑡 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎× 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔
Contoh
Jabatan : Dokter
Objek kerja : Pasien
Beban Kerja : 80 pasien perhari
Standar kemampuan pemeriksaan : 25 pasien perhari 80 𝑝𝑎𝑠𝑖𝑒𝑛
25 𝑝𝑎𝑠𝑖𝑒𝑛× 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 = 3,2 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑜𝑘𝑡𝑒𝑟
c. Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja.
Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung pada peralatan kerjanya.
Informasi yang diperlukan :
1. Satuan alat kerja;
2. Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;
3. Jumlah alat kerja yang dioperasikan;
4. Rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK)
Rumus:
∑Peralatan Kerja
𝑅𝑎𝑠𝑖𝑜 𝑃𝑒𝑛𝑔𝑔𝑢𝑛𝑎𝑎𝑛 𝑎𝑙𝑎𝑡 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎× 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔
Contoh : Bis Angkutan pegawai
Satuan alat kerja Bis
Jabatan yang diperlukan untuk
pengoperasian alat kerja
✓ Pengemudi Bis
✓ Kerner Bis
✓ Montir Bis
Jumlah alat kerja yang
dioperasikan
20 bis
Rasio Pengoperasian alat kerja 1 pengemudi 1 Bis
1 kernet 1 Bis
1 montir 5 bis
Jumlah pengawai yang dibutuhkan :
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 42
Pengemudi Bis : 20 bis
1 𝑏𝑖𝑠× 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 = 20 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑒𝑚𝑢𝑑𝑖
Kernet Bis
20 bis
1 𝑏𝑖𝑠× 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 = 20 𝑘𝑒𝑟𝑛𝑒𝑡
Montir Bis
20 bis
5 𝑏𝑖𝑠× 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 = 4 𝑚𝑜𝑛𝑡𝑖𝑟
d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan : metode ini untuk
menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya
abstrak atau beragam .
Informasi yang dibutuhkan :
a. Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas
b. Waktu penyelesaian tugas
c. Jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata
Rumus:
∑Waktu Penyelesaian Tugas (WPT)
∑ 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝐸𝑓𝑒𝑘𝑡𝑖𝑓 (𝑊𝑃𝐸)
No Uraian Tugaas Beban Tugas SKR WPT
1 Mengetik surat 70 lb/hari 12 menit/lbr 840 menit
2 Mengagenda surat 24 surat/hari 6 menit/surat 144 menit
3 Mengarsip surat 24 surat/hari 5menit/surat 120 menit
4 Melayani tamu 4 tamu /hari 6 menit/tamu 24 menit
5 Menyusun laporan 1 laporan/hari 30 menit/laporan 20 menit
6 Mengadministrasikan
surat
16 data /hari 90 menit/data 1.440
menit
∑ WPT 2.598
Jumlah waktu kerja rata-rata perhari yang ditetapkan sebagai
waktu kerja efektif adalah 270 menit.
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan : 2.598
270
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 43
Soal Latihan :
Hitunglah jumlah formasi yang tersedia untuk kasus dibawah ini.
1. Jabatan : Telemarketing
Hasill kerja : Data nasabah yang ditelepon
Beban Kerja/Target Hasil : 100 data ditelepon setiap hari
Standar Kemampuan menelpon : 20 data per hari
2. Jabatan : Costumer Service Bank
Objek kerja : nasabah
Beban Kerja : 100 nasabah perhari
Standar kemampuan pelayanan : 20 nasabah perhari
3 Satuan alat kerja Bis Transjakarta
Jabatan yang diperlukan
untuk pengoperasian alat
kerja
✓ Pengemudi Bis
✓ Kerner Bis
✓ Montir Bis
Jumlah alat kerja yang
dioperasikan
100 bis
Rasio Pengoperasian alat
kerja
1 pengemudi 1 Bis
1 kernet 1 Bis
1 montir 10 bis
4 No Uraian Tugas Beban Tugas SKR WPT
1 Mengetik surat 150 lb/hari 12 menit/lbr 1.800 menit
2 Mengagenda surat 50 surat/hari 6 menit/surat 300 menit
3 Mengarsip surat 50 surat/hari 5menit/surat 250 menit
4 Melayani tamu 10 tamu /hari 6 menit/tamu 60 menit
5 Menyusun laporan 1 laporan/hari 30 menit/laporan 30 menit
6 Mengadministrasikan
surat
20 data /hari 90 menit/data 1.800 menit
∑ WPT 4240
Jumlah waktu kerja rata-rata perhari yang ditetapkan sebagai
waktu kerja efektif adalah 270 menit.
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 44
BAB VII
REKRUTMEN KARYAWAN
A. TUJUAN
Untuk tertib administrasi dalam rekrutmen seleksi dan guna
mendapatkan kualifikasi karyawan yang tepat sesuai posisi jabatan
yang akan diisi, baik untuk mengganti karyawan yang berhenti
diberhentikan maupun diperlukan tambahan tenaga. Kualifikasi disini
termasuk syarat/ kriteria kesehatan yang harus dipenuhi.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini digunakan untuk menyelenggarakan rekrutmen baik
untuk karyawan kontrak maupun karyawan tetap melalui tahapan
seleksi yang ditetapkan hingga pelamar diputuskan diterima dan
ditempatkan sesuai posisi yang akan diisi, atau sebaliknya pelamar
tidak diterima karena hasil seleksi tidak sesuai dengan posisi yang
akan diisi.
C. DEFINISI
Rekrutmen adalah proses untuk mendapatkan sejumlah sumber daya
manusia (karyawan) yang berkualitas untuk menduduki suatu jabatan
atau pekerjaan dalam suatu perusahaan.
D. TANGGUNG-JAWAB
1. Manajer dan Dir Personalia; bertanggung jawab atas
penyelenggaraan rekrutmen sesuai ketetapan prosedur ini, dan
menjamin bahwa karyawan yang diterima telah memenuhi
kualifikasi atau persyaratan minimum untuk jabatan yang akan
diisi.
2. Manajer / pihak terkait;
a) Bagi yang memerlukan tenaga; bertanggung jawab atas
permintaan kebutuhan tenaga / formasi yang diperlukan sesuai
ketetapan prosedur ini, dan menjamin karyawan yang diterima
menghasilkan kinerja yang balk,
b) Bagi yang terlibat dalam proses seleksi; menjamin bahwa
seleksi diselenggarakan / dilaksanakan seobyektif mungkin
sesuai kualifikasi yang dibutuhkan posisi yang akan diisi.
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 45
E.PROSEDUR
1. Ketentuan pengadaan tenaga lokal langsung proyek
a) Tenaga lokal proyek; rekrutmen dan seleksi tenaga
(temporer) dalam jangka waktu tertentu dapat dilaksanakan
proyek (tembusan record ke Pusat/Cabang) atau melalui
Personalia Pusat/Cabang.
b) Tenaga buruh proyek; pengadaan tenaga tersebut
dilaksanakan oleh proyek melalui koordinasi dengan Mandor
dengan pertimbangan kualitas dan kuantitas kerja yang cukup
memadai serta faktor kesehatan pekerja.
2. Rencana kebutuhan tenaga/karyawan harus diajukan dengan
mengisi formulir yang telah ditetapkan, diajukan ke Bag.
Personalia yang sebelumnya harus sudah disetujui oleh atasan
terkait.
3. Manajer terkait (Personalia) mempelajari dan konsolidasi tentang
permintaan tenaga tersebut,jika diperlukan melaporkan ke atasan
terkaitI Dir Personalia untuk mendapatkan persetujuan /
keputusan perihal rencana pengadaan tenaga/karyawan.
4. Bagian Personalia mencari alternatif sumber tenaga kerja antara
lain; melalui orang, Konsultan, atau relasi lain/datang sendiri.
5. Korespondensi lamaran harus dikelola, dan disarankan agar
dibalas kembali jika lowongan kerja tidak ada/lamaran tidak
diterima.
6. S e I e k s i :
a) Surat lamaran harus diseleksi berdasarkan persyaratan
kualifikasi yang telah ditetapkan,
b) Sebelum pemanggilan pelamar untuk di tes, bag.
Personalia membentuk Tim penguji dengan materi test
sesuai dengan spesifikasi formasi yang diperlukan,
c) Selanjutnya, Bag. Personalia memanggil pelamar untuk
mengikuti tes dengan rencana waktu yang telah
dipersiapkan/ditetapkan.
d) Bag. Personalia menyampaikan berkas pelamar, form
penilaian dll persyaratan kepada Tim penguji untuk dipakai
sebagai dasar pengetesan,
e) Tahapan tes pelamar/calon pegawai dilaksanakan antara lain
meliputi
Pelamar mengisi form applikasi/Daftar riwayat Hidup
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 46
yang disediakan.
Tes Teknis;
Dilaksanakan secara tertulis/lisan oleh tim penguji denga
standar teknis menyangkut pengetahuan dan pengalaman
/keahlian pelamar atas bidang yang dikuasai serta sesuai
diskripsi jabatan yang akan diisi.
Tes Psychologis / Psychotest; Bagian Personalia
mempersiapkan tes ini yang dapat dilaksanakan memakai
jasa Konsultan dengan cara mengirim pelamar ke
Konsultan disertai surat pengantar.
Interview; Tes ini dapat dilaksanakan secara berjenjang
tergantung keperluan interview untuk jabatan yang akan
diisi, mis : interview oleh Supervisor, Manajer dan Direksi
jika disyaratkan).
7. Hasil seleksi ini disampaikan ke bag. Personalia untuk
diolah, dikonsolidasikan dan diputuskan diterima/tidaknya
pelamar yang telah selesai diuji.
8. Pelamar yang tidak diterima agar diberitahu lewat surat, dan
yang diterima menjadi pegawai dibuatkan Surat Perjanjian Kerja
serta ditempatkan pada posisi/jabatan yang telah disediakan untuk diisi.
9. Bagi pelamar yang tidak diterima namun masih dirasa perlu untuk
dipertimbangkan, record pelamar tersebut tetap disimpan sebagai
referensi.
10. Untuk rekrutmen yang dilaksanakan di Proyek, record hasil
rekrutmen segera ditembuskan ke Bag. Personalia Pusat/Cabang.
F.REKAMAN
Hasil rekrutmen dan seleksi.
LAMPIRAN
1. Formulir Lamaran Kerja
2. Formulir Aplikasi Rekrutmen,
3. Contoh Surat Pemberitahuan (belum ada / ad lowongan
pekerjaan),
4. Contoh Surat Panggilan Tes,
5. Formulir Lamaran Kerja,
6. Formulir Penilaian,
7. Contoh Surat Pemberitahuan (Pelamar yang tidak / diterima)
8. Contoh Surat Penempatan
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 47
Lamp.01 Form Surat Lamaran Kerja
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 48
1. Posisi Jabatan :
2. Status Kepegawaian : …………………………………
3. Lokasi : …………………………………
4. Tanggal Rencana Penempatan : …………………………………
5. Tugas Utama :
1) ……………………………………………………………
2) ……………………………………………………………
3) ……………………………………………………………
6. Kualifikasi yang dibutuhkan
1) Pendidikan : ………………………………………
2) Jenjang Pendidikan : ………………………………………
3) Usia : ………………………………………
4) Jenis Kelamin : ………………………………………
5) Status perkawinan : ………………………………………
6) Domisili : ………………………………………
7) Pengalaman Kerja : ………………………………………
7. Sumber Rekruitmen (beri tanda silang)
1) Internal Perusahaan
2) Eksternal Perusahaan
8. Alasan Rekruitmen (beri tanda silang)
1) Posisi belum terisi
2) Personil pensiun/mengundurkan diri/diberhentikan
3) Personil di mutasi/demosi/promosi
4) Lain-lain (sebutkan) : ………………………………………..
9. Jadwal pengurangan/penambahan
Bulan Tahun Tahun
Januari
Februari
PT X
APLIKASI REKRUITMEN No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran VII.02
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 49
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
Nopember
Desember
10. Catatan
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
Diajukan
Nama :
Jabatan :
Tanda Tangan :
Tanggal :
Disetujui
Nama :
Jabatan :
Tanda Tangan :
Tanggal :
Diajukan Dir/
Ka. Cabang
Nama :
Jabatan :
Tanda Tangan :
Tanggal :
Cabang
Disetujui Dir/
Ka Cabang
Nama :
Jabatan :
Tanda Tangan :
Tanggal :
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 50
Jakarta, .......... …,..20….
Kepada Yth.
....................................
JI. Street name ............
......................................
......................................
......................................
Perihal / Re: PEMBERITAHUAN LOWONGAN PEKERJAAN
Dengan Hormat / Dear Sir,
Berkenaan dengan surat lamaran saudara yang telah kami terima beberapa waktu yang
lalau, untuk itu kami mengucapkan terima-kasih atas perhatian saudara kepada
perusahaan kami.
Sehubungan dengan hal itu, diberitahukan bahwa saat ini belum ada lowongan
pekerjaan yang sesuai dengan kualifikasi saudara. Namun demikian lamaran saudara
tetap kami simpan, dan jika nanti ada lowongan pekerjaan yang sesuai dengan
kualifikasi saudara, dengan senang hati kami akan menghubungi saudara.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan dan mohon maklum, kemudaian atas
perhatian saudara kami ucapkan terima-kasih.
Hormat Kami,
Position title
Tembusan/distribution
S A M P L E
C O N T O H
PT X
Lampiran VII.03
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 51
Jakarta, .....................20....
Kepada Yth. :
...................................
Jl. Streetname
....................................
....................................
Perihal/ Re: PANGGILAN TES/ INTERVIEW
Dengan Hormat / Dear Sir,
Bersama ini kami mengharap kedatangan saudara untuk mengikuti tes/interview dalam
rangka mengisi
lowongan pekerjaan / formasi jabatan : .................................................... , pada :
Hari, Tanggal ............................................................................................ ,
..................................................................................................................
W a k t u : Jam ............... s/dJam....
Tempat / Alamat : ........................................... /.................................
M e n e m u i : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Demikian perihal ini disampaikan, atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima-
kasih.
Hormat Kami,
POSITIONTITLE
S A M P L E
C O N T O H
PT X
Lampiran VII.04
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 52
FORMULIR LAMARAN KERJA EMPLOYMENT APPLICATION FORM
Jabatan yang dilamar : ___________________________________________
(Post applied for)
Bacalah dengan teliti dan isilah semua pertanyaan berikut ini dengan tulisan tangan sendiri.
(Please read carefully, then answer all the following questions in your
own handwriting)
Penerimaan formulir ini bukanlah jaminan penerimaan anda sebagai karyawan melainkan merupakan bahan pertimbangan seperlunya. (The acceptance of this application affords no assurance of eventual
employment, but it will receive careful consideration.). I. IDENTITAS PRIBADI (Personal Particulars)
Nama Lengkap/Name
Nama Panggilan/Nickname
Alamat Sementara
Temporary Address
Telepon
Phone/HP
Alamat Tetap
Permanent Address
Telepon
Phone/HP
Tanggal lahir
Date of birth
Tempat lahir
Place of birth
Jenis kelamin
Sex
M
F
Berat Badan
Weight
Tinggi Badan
Height
Kelainan fisik, jika ada
Physical impairment, if any
Golongan Darah
Type of Blood
kg cm A AB B O
Nama keluarga dekat
Name or relative
Alamat & Telp.
Address & Telp.
Kebangsaan Nationality
Status Perkawinan Marital Status
Single Marital Widower Agama Religion
Foto
4 x 6
Photo
4 X 6
Lampiran VII.05
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 53
Nama yang ditanggung
Name of dependent
Jenis Kel
Sex
Tanggal lahir
Date of Birth
Pendidikan
Education
Hubungan
keluarga
Relative
M F
M F
M F
M F
M F
Orang tua/Parents
Nama Keluarga
Family Name
Tempat/Tgl
Lahir
Place/Date
of Birth
Umur
Age
Pendidikan
Terakhir
Last
Education
Pekerjaan
Job
Alamat & Telp.
Address & Telp.
Ayah/Father :
Ibu/Mother :
Saudara Kandung (termasuk diri sendiri)/Brothers & Sisters (including the candidate)
Nama Keluarga
Family Name
Tempat/Tgl
Lahir
Place/Date of
Birth
Umur
Age
Pendidikan
Education
Pekerjaan
Job
Alamat &
Telp.
Address &
Telp.
1.
2.
3.
4.
5.
II. RIWAYAT PENDIDIKAN (History of Education)
Nama Sekolah
School Name
Jurusan
Majoring
Tahun/Year Berijazah
Passed Dari/From Sampai/To
1. SD
2. SLTP
3. SLTA
4. Akademi
5. Universitas
(S1) (S2)
(S3)
Judul Skripsi/Tugas Akhir
Title
IPK =
GPA =
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 54
III. RIWAYAT PEKERJAAN (History of Employment)
Mulai dengan pekerjaan terakhir, termasuk Dinas Militer, jika ada
Start with last or present job and include Military Services if any
Perusahaan
Company
Jabatan terakhir
Last Position
Tanggal/Date Gaji terakhir
Last Salary
Alasan keluar
Reason of
leaving
Dari/From Sampai/To
1
2
3
4
5
IV. RIWAYAT TRAINING/KURSUS (termasuk latihan militer, jika ada)
History of Training Course ( include Military Training if any)
Jenis Training/kursus
Type of Training/Course
Tahun
Year
Hasil/Nilai
Result
Diselenggarakan oleh
Conducted by
Bahasa yg dikuasai
Language Mastery
Membaca
Read
Menulis
Write
Berbicara
Speak
Keterangan
Remarks
1. Bahasa Inggris/English TOEFL SCORE :
(If Any)
V. KEMAMPUAN BAHASA DAN KOMPUTER (Language and computer course )
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 55
Penguasaan komputer
Computerability
Baik
Good
Cukup
Fair
Kurang
Weak
Keterangan
Remarks
1. Spreadsheet (Excell)
2. Word Processor
3. Database
4. Lain-lain/Others
Isilah menurut pendapat anda sendiri please fill in according to own your opinion
Kemampuan Teknik Technical Skills
Classification
Kemampuan Administrasi Technical Skills
Classification
A B C D E A B C D E
1. Mechanical 1. Accounting
2. Construction Equipment 2. Personnel Administration
3. Electrical/Instrument 3. Operation Computer
4. Fabrication 4. Secretarial
5. Engineering 5. English Language
6. Special Technic 6. Finance
7. Logistic 7. Auditing Skills
8. Quality Control 8. Project Control base
9. Civil Engineering 9. Management
Note : A = Dapat mengawasi dan melatih orang lain. Able to train and supervise other people B = Dapat mengerjakan, dapat melatih dan menjamin kualitas. Able to do, to train and assure the quality
C = Dapat mengerjakan ketrampilan , dgn baik tetapi tdk dpt mengawasi. Able to do the skill well but not
supervise D = Terlatih tetapi tidak mempraktekkan secara teratur. Trained but not regular practice
E = Memerlukan training segera untuk jabatan/tugas yang sekarang. Need training for present dutiesVI. URAIAN PRIBADI ( Self Description)
1. Mengapa anda tertarik untuk bekerja pada perusahaan kami ?
Why are you interested in working with our company ?
2. Apa yang Anda ketahui tentang PT. X Indonesia ?
What do you know about PT. X Indonesia ?
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 56
3. Apakah yang Anda ketahui tentang dunia consulting khususnya bidang IT Consulting ?
Apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang consultant?
What do you know about consulting firm especially in IT consulting? What are the
duties and responsibilities of a consultant?
4. Apakah anda bersedia bekerja di lapangan ? Berikan alasan anda !
Are you agree with assignment to work at job site ? Give your reason !
5. Apakah anda mempunyai teman/saudara yang bekerja di perusahaan ini ? Jika ada
tuliskan namanya dan hubungan dengan yang bersangkutan !
Do you have any friends/relative working in this company ? If any, state the name
and the kind of relationship.
6. Apakah yang menjadi dasar dari motivasi/gerak utama anda dalam bekerja ?
What is your main source of motivation in your working ?
7. Pekerjaan apa yang sesuai dengan minat Anda? Mengapa?
What kind of job you are interested in? Why?
8. Pekerjaan apa yang tidak sesuai dengan minat Anda? Mengapa?
What kind of job you are not interested in? Why?
9. Apakah keinginan-keinginan anda dalam bekerja ?
What are your interests in your working ?
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 57
10. Bila Anda diterima, apa yang menjadi target Anda pada posisi yang Anda lamar?
Mengapa?
If you are accepted, what would be your target for the position you’ve applied?
Whay?
11. Sebutkan pengalaman Anda yang dirasa cukup sukses dalama kurun waktu setahun ini!
Faktor apa yang paing berpengaruh saat ini?
List your experiences in the recent year that you consider as a success! What was
tge most contributing factor?
12. Sebutkan pengalaman Anda yang dirasa kurang berhasil dalam kurun waktu setahun
ini! Menurut Anda, apa factor penyebab utamanya!
List your experiences in the recent year that you don’t consider as a success! What
was the most contributing factor?
13. Sebutkan proyek atau tugas paling rumit yang pernah Anda kerjakan! Apa peran Anda
dalam proyek tersebut? Name the most complicated project or assignment you have
participated in! What was your role on the project?
14. Suasana kerja bagaimana yang Anda inginkan?
What kind of atmosphere do you want?
15. Profil atasan seperti apa yang Anda inginkan ?
What kind of superior do you want to work with?
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 58
Nama
Name
Hubungan
Relationship
Jabatan
Position
Berapa lama kenal
How long hav you
Alamat/Telp
Address/phone
Segala persyaratan/pernyataan tersebut di atas telah saya baca dan menerimanya. Saya
beritahukan pula bahwa semua jawaban saya adalah Benar dan tidak ada fakta-fakta
yang sengaja saya sembunyikan, yang seandainya diketahui akan mempengaruhi
pernyataan-pernyataan lamaran ini.
16. Apa yang menjadi target Anda 5 tahun dari sekarang ?
What would be your target for the next 5 years from now?
17. Pernahkah anda sebelumnya melamar pada PT. X Indonesia ? Jika ya, kapan ?
Have you previously applied to this company ? If yes, when ?
21. Kalau diterima, kapan anda dapat mulai bekerja?
If offered at post, when can you join with our company?
19. Karakter referensi. Sebutkan 4 orang (bukan famili ) bekas atasan, rekan kuliah,
rekan kerja atau guru anda!
Character reference. Give 4 person (not relatives) former employers, classmates,
partner at work or teachers!
20. Gaji yang diharapkan Rp / bulan
Salary expected Rp / month
18. No. KTP/SIM/ASTEK/Passport:
No. ID Card/Drivers License/ASTEK/Passport:
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 59
If have read carefully the conditions set forth on the reserve side of this application and
accept them. Also I hereby a from that my answers to the fore going questions are true
and correct and that I have not knowlingly withheld any fact of circumtance which would
it disclosed affect my application unfavourably.
Dalam hal saya terima, saya berjanji akan taat pada peraturan yang mengatur hubungan
kerja saya sewaktu-waktu. Jika saya telah menyebutkan pernyataan-pernyataan yang
tidak benar atau menyembunyikan suatu keterangan yang mungkin mempengaruhi
pelaksanaan tugas-tugas saya sehari-hari dengan PT. X Indonesia, maka saya setuju
untuk dipecat seketika.
In the event of my employment I will comply with such rules and regulations as my
goverr my employment from time to time. If I have made any untrue statement or
withheld information which might affect my ability to perform assigment duties with PT.
X Indonesia, I agree to immediate dismissal.
Jakarta,………………………. 20….
( …………………………………………)
Modul Lab MSDM ITB Ahmad Dahlan 60
HASIL
DICALONKAN TIDAK DICALONKAN DIPERTIMBANGKAN
Tanggal Mulai Bekerja : Bagian :
GAJI Rp. …………… TUNJANGAN (jika ada) Rp. ………..
Kepala Bagian ybs Bagian
Nama : Nama :
Tanda Tangan :
Tanda Tangan :
Tanggal : Tanggal :
TIDAK UNTUK DIISI PELAMAR
KOMENTAR
PEWAWANCAR
A
PT X
HAL HAL LAIN YANG INGIN ANDA
TAMBAHKAN
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
61
FORMULIR PENILAIAN HASIL TES/SELEKSI PELAMAR/CALON PEGAWAI
UNTUK POSISI / JABATAN : ___________, JML. TENAGA YANG DIBUTUHKAN : ________ ORANG
REKRUTTMEN OLEH : PROYEK / KANTOR : _____________________________________________
UNSUR PENILAIAN
PELAMAR1 PELAMAR2 PELAMAR3 PELAMAR4 PELAMAR5
T I M P E N G U J I Nama:
___________
Nama:
___________
Nama:
___________
Nama:
___________
Nama:
___________
Pendidikan :
______
Pendidikan :
______
Pendidikan :
______
Pendidikan :
______
Pendidikan :
______ NAMA JABATAN
TANDA -
TANGAN
1. Pengetahuan/Keahlian
2. Pengalaman
3. Kepribadian
4. Daya Tangkap
5. Logika berfikir KETUA TIM PENGUJI
6. Sistimatika NAMA JABATAN
TANDA -
TANGAN
Total Nilai
Rata-Rata Nilai
Predikat Hasil Penilaian CATATAN :
(Dasar : Kriteria)
R a n k I n g
Kriteria Penilaian ( < 60 : Kurang, 60 - < 70 : Sedang, 70 - < 80 : Cukup, 80 - < 90 : Baik, >= 90 : Memuaskan
K E P U T U S A N JUMLAH NO. D I P U T U S K A N :
Dok. No. :
Revisi :
Amand. : -
Lembar : 1/1
PT X
62
(ORANG) PELAMAR
1. DITERIMA TANPA
CATATAN
BAG.
PERSONALIA
BAGIAN / DIVISI /
PROYEK TERKAIT DIREKSI / KEPALA CABANG
Jabatan :
_________
Jabatan :
_________
Jabatan :
_________
Dir / Cab. :
_____________________
2. DITERIMA DENGAN
CATATAN
3. DIPERTIMBANGKAN
Nama : Nama : Nama : Nama :
Tanggal : Tanggal : Tanggal : Tanggal :
4. TIDAK DITERIMA
Catatan :
- Kolom tanda-tangan didiatas tidak harus terisi semua tergantung kebutuhan otorits
dalam proses keputusan tersebut.
- Jika diperlukan, keputusan ditetapkan dalam meeting yang dihadiri pihak-pihak terkait,
termasuk ketua/tim penguji
63
Jakarta, ……… , 20.....
Kepada Yth.
...........................................
JI. Street name ..................
..........................................
Perihal/Re: PEMBERITAHUAN HASIL TES/SELEKSI
Dengan Hormat / Dear Sir
Sehubungan dengan lamaran dan hasil tes saudara, setelah kami teliti dengan seksama
ternyata kualifikasi yang saudara miliki belum sesuai dengan lowongan pekerjaan /
posisi yang tersedia di perusahaan kami saat ini.
Namun demikian lamaran dan hasil tes saudara akan tetap kami simpan, dan jika suatu
saat ada formasi pekerjaan / posisi yang sesuai dengan kualifikasi saudara, dengan
senang hati, kami akan segera menghubungi saudara.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, dan kami mengucapkan
terima-kasih atas perhatian saudara terhadap perusahaan kami.
Hormat Kami,
POSITION TITLE
S A M P L E
C O N T O H PT X
Lampiran VII.07
64
SIMULASI WAWANCARA
1 .Topik : Formulir Lamaran Kerja lampiran 04
2. Mahasiswa diminta untuk berperan sebagai:
a. (satu) orang sebagai Penyelia
b. 2 (dua ) orang sebagai calon pegawai yang melamar
c. Masing-masing calon pegawai yang melamar diwajibkan memakai
dress formal
3. Penyelia bertindak sebagai HRD yang akan mewawancarai calon
pelamar 2 (dua) orang secara berkelompok/ sekaligus
65
BAB VIII
PELATIHAN
A. Tujuan
1. Untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi karyawan dan
menyelenggarakan program pelatihan perusahaan guna memastikan
bahwa seluruh karyawan marnpu melaksanakan pekerjaannya
dengan benar sesuai persyaratan system manajemen yang
ditetapkan.
2. Untuk meningkatkan pengetahuan, kemampuan dan ketrampilan
bagi karyawan dalam rangka rneningkatkan kualitas, komitmen
K3LH dan produktivitas kerja perusahaan
B. Ruang-lingkup
Prosedur ini digunakan untuk menyelenggarakan pelatihan diseluruh
perusahaan, terutama pelatihan yang bertujuan memberikan
kemampuan dan ketrampilan bagi karyawan dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan yang secara langsung mempengaruhi kualitas
produk dan K3LH.
C. Definisi
Kebutuhan pelatihan adalah kebutuhan untuk mengurangi
kesenjangan ketrampilan antara ketrampilan yang dimiliki saat ini
dengan keterampilan yang dibutuhkan oleh Perusahaan, guna
memastikan bahwa karyawan mampu melaksanakan tugasnya dengan
baik dan memuaskan dalam kondisi aman, efesien dan produktif.
D.Tanggung jawab
1. Quality & HSE ; membuat Uraian Tugas (Job Description) untuk
manajemen dan didistribusikan ke Biro Personalia atas persetujuan
Direksi.
2. Manajer Personalia
a) menyimpan dan memelihara Uraian Tugas tersebut.
b) Menjamin bahwa seluruh karyawan baru, pindahan atau mutasi telah
memenuhi kualifikasi atau persyaratan minimum untuk jabatan yang
didudukinya.
66
c) Mempersiapkan rencana/program pelatihan, mengajukan anggaran
pelatihan dan menyelenggarakan program pelatihan perusahaan
sesuai dengan kebutuhan pelatihan/training.
E.Prosedur
1. Penyusunan Program Pelatihan
a. Manajer Personalia menyusun program pelatihan tahunan
berupa Jadwal IndukPelatihan.
b. Jadwal Induk Pelatihan harus disahkan oleh Direksi.
Manajer Personalia menyimpan dan memelihara Jadwal
Induk Pelatihan yang telah disahkan Direksi. Untuk keperluan
di masa mendatang rencana pelatihan yang ditangguhkan tetap
disimpan oleh Manajer Personalia.
c. Pelatihan-pelatihan yang sifatnya insidentil (tidak terprogram)
ditentukan oleh Direksi, misalnya penerapan metode kerja
baru atau penguasaan teknologi baru untuk pelaksanaan
pekerjaan maupun pelatihan keahlian teknis bidang K3LH.
2. Penyelenggaraan Pelatihan
a. Pelatihan dikategorikan dalam 2 jenis yaitu :
1. Internal, yaitu dilaksanakan di dalam perusahaan dengan
instruktur terpilih dari perusahaan dan ahli dalam
bidangnya.
2. Ekstemal, yaitu perusahan mengikutsertakan karyawannya
untuk mengikuti pelatihan khusus yang diselenggarakan
oleh lembaga atau institusi pelatihan yang kompeten.
b. Untuk pelatihan internal, Manajer Personalia/Direksi
merencanakan pelatihan internal yang cocok dengan kebutuhan
perusahaan.
c. Untuk pelatihan ekstemal, Manajer Personalia bersama
Direksi/Manajer terkait merencanakan, menyiapkan,
mengatur dan mendaftarkan karyawan peserta pelatihan setelah
rencana pelatihan disetujui.
d. Manajer Personalia menyiapkan daftar karyawan yang akan
mengikuti pelatihan baik internal maupun ekstemal, yang
sebelumnya telah berkoordinasi dengan Kepala
Bagian/Manajer Departemen selaku atasan karyawan yang
akan mengikuti pelatihan
67
e. Kemudian Manajer personalia membuat surat tugas kepada
karyawan yang bersangkutan untuk mengikuti pelatihan sesuai
jadwal yang ditetapkan.
f. Manajer Personalia menyimpan salinan sertifikat yang
diperoleh peserta pelatihan dan disimpan dalam arsip karyawan
di Bagian Personalia.
g. Untuk pelatihan internal, sertifikat pelatihan diterbitkan oleh
Biro Personalia (Bagian Training) dan sertifikat ditanda-
tangani pula oleh Instruktur yang bersangkutan.
3. Evaluasi Program Pelatihan
Evaluasi program pelatihan ini terdiri dari
a. Evaluasi terhadap Rencana Pelatihan yang belum
terlaksana,
b. Evaluasi terhadap penyelenggaraan pelatihan, dibuat atas dasar
pelaporan hasil penyelenggaraan pelatihan dari pihak/personil
yang terkait balk menyangkut pelatihan internal maupun
eksternal
c. Evaluasi hasil pelatihan terhadap karyawan setelah mendapatkan
pelatihan (optional), dilaporkan oleh atasan yang bersangkutan.
Berdasarkan hasil evaluasi pelatihan-pelatihan diatas, selanjutnya
program pelatihan akan ditinjau kembali setiap tahun sekali oleh
Manajer Personalia.
Rekaman
l. Jadwal Induk Pelatihan.
2. Materi Pelatihan,
3. Sertifikat pelatihan,
4. Dokumen riwayat pelatihan untuk setiap Karyawan.
Lampiran
1. Jadwal Induk Pelatihan,
2. Formulir evaluasi hasil pelatihan.
68
Lampiran VIII.01
JADWAL INDUK PELATIHAN
PERIODE : …………………………………………
NOTE : PLAN ACTUAL
AKTIVITAS
PELATIHAN JANUARI FEBRUARI MARET APRIL MEI JUNI JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER
A. PELATIHAN
INTERNAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
PT X
69
Lampiran VIII.01
JADWAL INDUK PELATIHAN
PERIODE : …………………………………………
NOTE : PLAN ACTUAL
AKTIVITAS
PELATIHAN JANUARI FEBRUARI MARET APRIL MEI JUNI JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER
B. PELATIHAN
INTERNAL
1.
2.
3.
4.
5.
MANAGER HRD DIREKTUR HRD
DISTRIBUSI :
NAMA
TANGGAL
NAMA
TANGGAL
PT X
70
Lampiran VIII.02
FORMULIR EVALUASI PELATIHAN
NOTE: formulir evaluasi ini perlu diisi guna memastikan mutu program
pelatihan kita baik pelatihan diselenggarakan / di ikuti secara internal maupun
eksternal. Disamping itu evaluasi ini berguna untuk memastikan identifikasi
keebutuhan pelatihan anda. Selanjutnya kami mengucapkan terimakasih atas
pasrtisipasi anda.
Nama : jabatan :
Judul program: tanggal :
Lokasi : waktu :
Presentasi oleh :
1. Bagaimana penilaian anda terhadap mutu kursus secara keseluruhan ?
informatif
membosankan
menghabiskan waktu saja
menyenangkan
terlalu pendek
terlalu panjang
2. Bagaimana manfaat adanya informasi, keterampilan dan contoh / kasus yang
diberikan dalam pelatihan ?
Tunjukan seberapa cocok informasi, keterampilan dan contoh-contoh dimaksud terhadap
jabatan Anda sekarang atau jabatan Anda yang akan mendatang? Lingkari angka yang
Anda pilih !
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Tidak berguna Berguna Sangat berguna
3. Berapa banyak anda telah mengetahui topikpelatihan yang telah diberikan ?
Tunjukan pada skala di bawah seberapa banyak anda sudah mengetahui topic dimaksud.
Lingkari angka yang Anda pilih !
0% 25% 50% 75% 100%
4. Apakah cukup waktu yang disediakan untuk setiap topik ? Ya Tidak
Jika tidak, topik / materi mana yang anda merasakan perlu waktu tambahan ?
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
PT X
71
5. Pengetahuan pimpinan tentang topik dan presentasinya dalam pertemuan ?
Tunjukkan dalam skala di bawah bagaimana anda menilai pengetahuan dan presentasi
pimpinan terhadap topik yang disampaikan dalam pertemuan ! Lingkari angka yang
Anda pilih !
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Buruk cukup baik baik sekali
6. Apakah anda mendapat pengetahuan / keterampilan yang berguna ? Ya Tidak
Mohon dijelaskan !
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
7. Apakah anda menganjurkan kursus ini kepada karyawan lain ? Ya Tidak
Mohon dijelaskan !
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
8. Apakah anda menganggap kursus ini sesuai ? Ya Tidak
Jika tidak mohon jelaskan !
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
9. Apakah anda diberikan kesempatan mengeluarkan pendapat dan menyampaikan
pertanyaan ? Ya Tidak
Mohon dijelaskan secara singkat !
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
10. Apakah ada suatu topik yang tidak jelas atau membingungkan ? Ya Tidak
Mohon dijelaskan !
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
11. Saran-saran apa yang anda anjurkan agar program pelatihan / kursus dapat
ditingkatkan? Mohon dijelaskan
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
72
12. Kursus apalagi yang anda temukan yang berguna bagi perkembangan kepribadian
anda sehubungan dengan jabatan anda sekarang maupun yang akan datang ?
Tuliskan komentar-komentar, rekomendasi-rekomendasi lainnya yang perlu anda
sampaikan guna meningkatkan program pelatihan/kursus ini?
Nama : tanda-tangan :
tanggal :
73
BAB IX
PENILAIAN DAN PROMOSI KARYAWAN
A. TUJUAN
Untuk mengetahui prestasi, kondisi dan potensi kerja karyawan guna :
1. Memberikan motivasi/ dorongan bekerja sehingga produktivitas
dan mutu kerja serta komitmen terhadap K3 meningkat,
2. Kebijakan atas insentif/gaji, kepangkatan dan jabatan (promosi).
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini digunakan dalam penerapan proses penilaian kerja baik
untuk karyawan honorer, lokal/kontrak maupun karyawan tetap hingga
pada keputusan promosi karyawan.
C. DEFINISI
1. Karyawan harian: karyawan dengan upah harian tertentu, dan jenis
promosinya dapat diangkat menjadi karyawan kontrak atau tetap.
2. Karyawan Kontrak (Proyek / Cabang / Pusat); karyawan dengan
perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) dengan pembayaran upah
oleh/melalui Kantor Pusat/Cabang, dan jenis promosinya dapat
dinaikan pangkat, golongan dan gajinya sesuai standar baku
perusahaan serta dapat diangkat menjadi karyawan tetap.
3. Karyawan Tetap; karyawan dengan pangkat, golongan dan
standar gaji sesuai ketentuan/peraturan penusahaan, dan jenis
promosinya dapat dinaikan pangkat, golongan dan gajinya sesuai
standar baku perusahaan.
D.TANGGUNG-JAWAB
1. Manajer &/ Dir Personalia; menjamin terselenggaranya penilaian
kerja karyawan sesuai ketetapan prosedur ini, dan menjamin bahwa
promosi karyawan diputuskan sesual persyaratan dan pertimbangan
yang seobyektif mungkin.
2. Manajer / pihak terkait; menjamin obyektivitas pelaksanaan
prosedur ini sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya atas
kinerja/pengembangan karyawan di bawah koordinasinya.
74
E.PROSEDUR
1. Bag. Personalia (Pusat/Cabang) melaksanakan koordinasi dan
mendistribusikan applikasi form penilaian kepada unit kerja/proyek
yang bersangkutan.
2. Unit kerja/bag. Personalia proyek yang terkait atas penyelenggaraan
prosedur ini, mengisi kelengkapan data karyawan ke dalam form
penilaian yang telah diterima.
3. Penilaian dilaksanakan oleh atasan langsung karyawan yang
bersangkutan.
4. Hasil penilaian dibahas oleh tim yang ditentukan Proyek/Unit
kerja terkait dan diputuskan atas persetujuan manajer proyek /
unit kerja yang bersangkutan.
5. Hasil penilaian disampaikan untuk dibahas kembali dalam rapat tim
penilaian di tingkat koordinasi dan manajerial Kantor
Pusat/Cabang, diputuskan atas persetujuan Kep. Cab./Jabatan
yang ditunjuk sebagai wakil Direksi (pusat).
6. Kemudian hasil penilaian di bawa / dilaporkan dalam rapat direksi
untuk mendapat keputusan/persetujuan akhir.
7. Untuk otoritas kantor Cabang, keputusan akhir hasil penilaian
ditetapkan atas persetujuan Kepala Cabang.
8. Selanjutnya, surat keputusan promosi yang telah diterbitkan,
diserahkan/dikirim ke unit kerja terkait untuk disampaikan
kepada karyawan yang bersangkutan, dan tindasan/arsip untuk
bag. Personalian (Pusat/Cabang).
F.REKAMAN
Hasil penilaian dan promosi karyawan.
LAMPIRAN
1. Formulir : Daftar Penilaian Karyawan,
2. Formulir : Usulan Promosi Karyawan,
3. Formulir : Daftar Promosi Karyawan.
75
Lampiran IX.01
PENILAIAN
KARYAWAN
PT X
Non Manajer
Manajer
Dok. No. :
Revisi :
Amand. :
Lembar :
Coret yang tidak perlu
PROYEK/KANTOR JENIS PEKERJAAN (khusus proyek)
Bagian :
Nama :
Jabatan Waktu Pekerjaan (khusus proyek)
Ketat/Crash Program Normal
Periode : ………….. sd ………….
Note :
1. Periode Penilaian minimal 6 bulan
2. Penilaian dilakukan secara bersama-sama
Kriteria Penilaian
a. 81 – 100 : Sangat Baik
b. 71 - 80 : Baik
c. 6I - 70 : Cukup
d. < 60 : Kurang
Faktor Penilaian Nilai
Angka
NILAI (berikan tanda )
D C B A
- R + - R + - R + - R +
I Sikap Perilaku
Nilai rata-rata
1 Kedisiplinan
2 Kejujuran
3 Ketertiban dan Keteraturan
4 Tanggung jawab terhadap
pekerjaannya
II Sikap Perilaku
Nilai rata-rata
1 Pengetahuan teknis dan
penguasaan bidang pekerjaannya
2 Penerapan system kerja
3 Potensi untuk dikembangkan
III Team Work
Nilai rata-rata
1 Komunikasi
2 Koordinasi
3 Kerjasama
IV Team Work
Nilai rata-rata
1 Kapasitas dalam memimpin
2 Motivasi
3 Inisiatif dan strategi
PT X
76
4 Pengambilan keputusan
5 Pembinaan dan pengembangan
karyawan
V Hasil Kerja
Nilai rata-rata
1 Kinerja K3LH
2 Kinerja Mutu
3 Kinerja Waktu
4 Pengendalian Biaya
NILAI AKHIR
Rata I + II + III + IV + V : 5
General
Affair (GA)
Chief
Engineer
Site Manager Deputy PM Project
Manager
Kepala
Cabang
Direktur
Nama Nama Nama Nama Nama Nama Nama
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
77
DOK. NO. :
REVISI :
Amand. :
Nama Karyawan :
NRK :
Masa Kerja :
Klas Proyek :
Proyek Spl/Infra Struktur Proyek Spl/Infra Struktur
Klas A : > 15m o Klas A : > 20m o Proj. Mgr (PM) o Direktur o Proj. Mgr (PM) o Direktur o Proj. Mgr (PM) o Direktur o
Klas B : 6m - < 15m o Klas B : 10m - < 20m o Wadir Wadir Wadir
Klas C : < 6m o Klas C : < 10m o KA. Keuangan o Kep.Cab. o KA. Keuangan o Kep.Cab. o KA. Keuangan o Kep.Cab. o
-Adm. Keuangan o Koord.Proyek o -Adm. Keuangan o Koord.Proyek o -Adm. Keuangan o Koord.Proyek o
-Kasir o Mgr. Marketing o -Kasir o Mgr. Marketing o -Kasir o Mgr. Marketing o
Ka.Cost Control o - Staff o Ka.Cost Control o - Staff o Ka.Cost Control o - Staff o
Bidang Pekerjaan : -Adm. Cost.Control o Mgr Est & Eng Gdg o -Adm. Cost.Control o Mgr Est & Eng Gdg o -Adm. Cost.Control o Mgr Est & Eng Gdg o
Koord. Mutu & K3 o - Estimator o Koord. Mutu & K3 o - Estimator o Koord. Mutu & K3 o - Estimator o
Proyek Sipil/Infra Struktur : Proyek Gedung : -QC o - Tech.Proposal o -QC o - Tech.Proposal o -QC o - Tech.Proposal o
- Jalan Tol o - Hotel o -Safety Officer o - Mon'g & Evaluasi o -Safety Officer o - Mon'g & Evaluasi o -Safety Officer o - Mon'g & Evaluasi o
-Dam o - Appartment o Chief Enginer'g o - Contract Adm. o Chief Enginer'g o - Contract Adm. o Chief Enginer'g o - Contract Adm. o
-Spilway o - Residence o -QS o Mgr Est & Eng Spl o -QS o Mgr Est & Eng Spl o -QS o Mgr Est & Eng Spl o
-Bandung o - Office o -Drafter o - Estimator o -Drafter o - Estimator o -Drafter o - Estimator o
-Jembatan o - Rumah Sakit o -Sched'g & Mon'g o - Tech.Proposal o -Sched'g & Mon'g o - Tech.Proposal o -Sched'g & Mon'g o - Tech.Proposal o
-Jalan o - Mall o -Laboratorium o - Mon'g & Evaluasi o -Laboratorium o - Mon'g & Evaluasi o -Laboratorium o - Mon'g & Evaluasi o
-Saluran Irigasi o - Pabrik o -Ka.Surveyor o - Contract Adm. o -Ka.Surveyor o - Contract Adm. o -Ka.Surveyor o - Contract Adm. o
-Quarry o - Ruko o -Surveyor o MgrSubkont o -Surveyor o MgrSubkont o -Surveyor o MgrSubkont o
-Intake o - Rumah Tinggal o -Ass.Surveyor o - Staff o -Ass.Surveyor o - Staff o -Ass.Surveyor o - Staff o
-Fly Over o - Dll…………………. o KoordinatorMep o Mgr MEP o KoordinatorMep o Mgr MEP o KoordinatorMep o Mgr MEP o
-Drop Strt o -Engineering o - Staff o -Engineering o - Staff o -Engineering o - Staff o
-Dll …………………….. o -Koord. Pelaksan o Mgr Log & Peralt o -Koord. Pelaksan o Mgr Log & Peralt o -Koord. Pelaksan o Mgr Log & Peralt o
-Pelaksana o - Logistik o -Pelaksana o - Logistik o -Pelaksana o - Logistik o
-Ass. Peiaksana o - Peralatan o -Ass. Peiaksana o - Peralatan o -Ass. Peiaksana o - Peralatan o
Kriteria Penilaian Promosi Jabatan Baru : Gen. Affair (GA) o - Gudang o Gen. Affair (GA) o - Gudang o Gen. Affair (GA) o - Gudang o
7,0 + < 8.0 : Cukup -Personalia o - Kendaraan o -Personalia o - Kendaraan o -Personalia o - Kendaraan o
8.0 + < 9.0 : Baik -Logistik o Mgr Cost Control o -Logistik o Mgr Cost Control o -Logistik o Mgr Cost Control o
9.0 + < 10 : Sangat Baik / Memuaskan -Ka. Gudang o - Budget Control o -Ka. Gudang o - Budget Control o -Ka. Gudang o - Budget Control o
Hasil penilaian : -PetugasGudang o - Reporting o -PetugasGudang o - Reporting o -PetugasGudang o - Reporting o
Pendidikan : -U m u m o - Verifikasi o -U m u m o - Verifikasi o -U m u m o - Verifikasi o
D i u s u l k a n -Driver o Mgr Keuangan o -Driver o Mgr Keuangan o -Driver o Mgr Keuangan o
-Ka. Satpam o - Penagihan o -Ka. Satpam o - Penagihan o -Ka. Satpam o - Penagihan o
-Satpam o - Bendahara o -Satpam o - Bendahara o -Satpam o - Bendahara o
- Adm.Keuangan o - Adm.Keuangan o - Adm.Keuangan o
MgrAccounting o MgrAccounting o MgrAccounting o
- Fin Reporting o - Fin Reporting o - Fin Reporting o
- Tax o - Tax o - Tax o
Projct Manager, tgl : Kepala Cabang, tgl: - Adm. Acclg o - Adm. Acclg o - Adm. Acclg o
Disetujui (Direksi): MgrHRD o MgrHRD o MgrHRD o
- Re & Trn'g o - Re & Trn'g o - Re & Trn'g o
- Adm Personalia o - Adm Personalia o - Adm Personalia o
- GA o - GA o - GA o
- Hub Industrial o - Hub Industrial o - Hub Industrial o
Mgr City &Hse o Mgr City &Hse o Mgr City &Hse o
- Staff o - Staff o - Staff o
Mgr Legal o Mgr Legal o Mgr Legal o
- Staff o - Staff o - Staff o
Mgr EDP o Mgr EDP o Mgr EDP o
- Programmer o - Programmer o - Programmer o
- Sekretariat o - Sekretariat o - Sekretariat o
Jab, tgl: Jab, tgl:
Ktr Pusat/CabangPangkat/Grade
(Ditetapkan Pusat)
Pangkat/Grade
(Ditetapkan Pusat)
Pangkat/Grade
(Ditetapkan Pusat)
USULAN PROMOSI KARYAWAN
P r o m o s i
JabatanKtr Pusat/CabangProyek
Sebelum / Pengalaman Sebelum / Pengalaman
JabatanProyek Ktr Pusat/Cabang
Sebelum / Pengalaman
JabatanProyek
Status : o Harian o Kontrak o Tetap Status : o Harian o Kontrak o Tetap Status : o Harian o Kontrak o Tetap
Lampiran IX.02
78
DAFTAR PROMOSI KARYAWAN DOK. NO. :
PT. X Untuk Jabatan : o Manajer o Non-Manajer
Per Tanggal :
HARIAN KONTRAK TETAP TANGGALJABATAN
(Terakhir)GOL TANGGAL STATUS JABATAN GOL
STATUS
PRO- YEK
C A T A T A N:
@PT. X Doc. File: IQ126_02.Doc.Auth : NS; AW
M E N G E T A H U I
TANGGAL STATUS KARYAWAN S E B E L U M DIPROMOSIKANMASA
KERJA &
UMUR
TANGGAL
MASUKNAMA KARYAWAN
NO.REGISTER
KARYAWAN
(NRK)
NO.
D I L A P O R K A N
(BAG. PERSONALIA PUSAT)M E N G E T A H U I
T A N G G A L
TANDA-TANGAN
J A B A T A N
N A M A
Lampiran IX. 03
79
BAB X
ADMINISTRASI MUTASI KARYAWAN
A. TUJUAN
1. Untuk memastikan perencanaan dan pelaksanaan mutasi karyawan
sesuai waktu yang telah ditetapkan serta produktif sesuai bidang
keahlian dan kesehatannya,
2. Untuk menghasilkan record yang dapat menunjukkan dengan jelas
status dan lama proses mutasi berlangsung sehingga mutasi dapat
dimonitor dan record riwayat kerja karyawan tercatat secara
terkendali.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan mulai dari mutasi dipersiapkan,
didistribusikan dan dilaporkan serta berlaku untuk semua karyawan di
lingkungan PT. X.
C.DEFINISI
Menurut Hanggraeni (2012: 80) “mutasi adalah pemindahan dari
posisi yang baru tapi memiliki kedudukan, tanggung jawab, dan
jumlah remunerasi yang sama”.
D.TANGGUNG-JAWAB
1.Manajer &/ Dir Personalia; bertanggung-jawab atas pelaksanaan
mutasi sesuai ketetapan prosedur ini, dan menjamin bahwa
record mutasi dan record riwayat kerja karyawan terkendali
2.Manajer / Dir. terkait; Bertanggung-jawab atas keputusan mutasi
terhadap karyawan yang bersangkutan dan mutasi dilaksanakan
serta dilaporkan sesuai ketetapan prosedur ini,
3.Karyawan yang dimutasi;
Bertanggung-jawab menerima dan menjalani keputusan mutasi
atas dirinya sesuai ketetapan prosedur ini.
E.PROSEDUR
1. Mempersiapkan mutasi
a. Manager/ Direktur terkait harus benar-benar
80
mempertimbangkan dengan masak dan dikoordinasikan dengan
proyek/ unit kerja yang bersangkutan sebelum keputusan
mutasi ditetapkan,
b. Mutasi yang telah ditetapkan adalah merupakan keputusan
Manajemen yang harus dilaksanakan secara konsisten sesuai
ketentuan prosedur ini,
c. Staf Bag. Personalia memepersiapkan mutasi terhadap
karyawan yang telah diputuskan untuk dimutasikan sesuai
formulir yang telah ditetapkan,
d. Staf Bag. Personalia merubah pembebanan overhead,
memberikan no. regester baru dan melengkapi data lainnya
guna kepentingan mutasi, kemudain surat mutasi disampaikan
ke Mgr. Personalia,
e. Selanjutnya Surat Mutasi disampaikan untuk ditanda-tangani
Pejabat/Dir yang bersangkutan.
2. Pelaksanakan Mutasi
a. Mgr. Personalia menyampaikan surat mutasi (asli) kepada
Karyawan yang dimutasikan untuk segera dipersiapkan dan
dilaksanakan sebagaimana isi surat mutasi yang telah
ditetapkan.
b. Tembusan surat mutasi disampaikan sebagaimana standar
formulir terlampir.
c. Bagi pejabat unit kerja yang menerima rencana mutasi
karyawan tersebut, segera menghubungi karyawan yang
bersangkutan guna memastikan pelaksanaan mutasi sesuai surat
mutasi yang telah ditetapkan.
d. Jika karyawan sudah diterima / mulai masuk kerja, segera pula
melaporkan ke Personalia Pusat/Cabang guna memeriksa
apakah mutasi dilaksanakan sesuai rencana yang ditetapkan.
3 . Pelaporan
a. Unit kerja (Kt.Cab. & Proyek) terkait mempersiapkan laporan
status karyawan dan disampaikan ke Bag. Personalia Pusat
secara berkala (bulanan).
b. Bag. Personalia Pusat/Cabang memeriksa laporan dan
melaksanakan koreksi (up-dated) riwayat kerja karyawan.
81
F.REKAMAN MUTU
1. Hasil mutasi karyawan,
2. Laporan status karyawan,
LAMPIRAN
1. Form Surat Mutasi/ Penugasan Karyawan,
2. Form Daftar Mutasi/ Penempatan Karyawan.
82
Note : - Surat mutasi ini sudah diterima karyawan yang bersangkutan paling lambat 5 hari
sebelu:n tanggal penempatan ditempat kerja yang baru
- *)Pilih dengan memberikan tanda :
Dengan ini kami menetapkan/menugaskan kepada saudara
N A M A : ………………………….
No. Urut /Nik : ………………………….
Status Kerja *) : …………………………. Mutasi
Jabatan Lama *) : .………………………… Penugasan Sementara
Jabatan Baru*) : …………………………. Penempatan Kary. Baru
Tempat Proyek/Ktr Lama : …………………………
Tempat Proyek/Ktr Baru : ………………………….
Catatan:
1. Waktu mutasi/penempatan :
Mutasi penempatan ini berlaku mulai tanggal : ___________________________
2. Karyawan yang bersangkutan melaporkan surat mutasi ini kepada pejabat ditempat
kerja yang akan ditinggalkan,
3. Meminta pejabat tersebut menanda-tangani surat mutasi ini saat karyawan slap akan
meninggalkan tempat kerja sebelumnya sesuai batasan waktu mutasi yang telah
ditetapkan,
4. Segala tugas yang menyangkut bidangnya menjadi tanggung-jawab yang
bersangkutan,
5. Selanjutnya karyawan yang bersangkutan segera melaporkan diri dengan
menyerahkan surat mutasi/ penempatan ini ke pejabat/ petugas urusan kepersonalian di
tempat kerja yang baru,
6. Karyawan yang bersangkutan segera melaporkan diri dengan menyerahkan surat
mutasi/penugasan/penempatan ini ke pejabat/petugas urusan kepersonaliaan di tempat
kerja yang baru,
7. Diminta kepada pejabat ditempat kerja yang baru segera melaporkan ke personalia
pusat/cabang dengan mengirim kembali/fax surat mutasi/penugasan/penempatan ini
setelah diterima dari karyawan yang bersangkutan, ditanda-tangani lengkap (di kolom
tanda-tangan) untuk memastikan saat karyawan tersebut mulai bekerja di tempat kerja
yang baru.
PT X
SURAT MUTASI /
PENEMPATAN
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran X.01
83
Personalia Mengetahui Pejabat di tempat
kerja lama
Pejabat di tempat
kerja baru
Nama Nama
Jabatan Jabatan
Tanggal Tanggal
Tanda-
tangan
Tanda-
tangan
Tembusan :
( ) Direktur Personalia
( ) Direktus Operasi
( ) Kabag/GM yang bersangkutan
( ) Keuangan Pusat/Cabang/Kabag terkait
( ) Arsip
84
PERIODE :
KANTOR / PROYEK TGL. MULAI SAMPAI DENGAN C A T A T A N
SEBELUM BARU ASAL BARU PENEMPATAN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
TOTAL KARYAWAN
KONTRAK KARYAWAN KARYAWAN
PROYEK/ TETAP TETAP
LOKAL CABANG PUSAT
SAMPAI DENGAN PERIODE LALU
SAMPAI DENGAN PERIODE KINI
PERUBAHAN : + / (-)
KONTRAK
CABANGKONTRAK PUSATK E T E R A N G A N CATATAN (PERUBAHAN)
DAFTAR MUTASI /PENEMPATAN KARYAWAN
NO NRKJABATAN
N A M A STAUS
HONORER
DOK NO. :REVISI :AMAND :LBR : _____ _____
Lampiran X.02
85
BAB XI
ADMINISTRASI CUTI DAN ABSENSI
KARYAWAN
A. TUJUAN
1. Untuk standarisasi cuti dan absensi karyawan PT. X,
2. Untuk mengatur pelaksanaan cuti karyawan agar tidak terjadi sisa
cuti yang menumpuk atau sebaiknya sisa cuti habis masa
berlakunya (hangus),
3. Untuk mencapai hasil yang efektif dalam administrasi absensi dan
meningkatkan kedisiplinan kerja karyawan.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini disusun sebagai sandarisasi pelaksanaan administrasi Cuti
dan Absensi karyawan dilingkungan manajemen PT. X
C. TANGGUNG-JAWAB
1. Manajer &/ Dir Personalia; bertanggung-jawab atas pelaksanaan
administrasi cuti dan absensi sesuai ketetapan prosedur ini, dan
menjamin bahwa record penerapan prosedur ini terkendali.
2. Manajer/ Dir terkait;
3. Bertanggung-jawab atas permohonan cuti karyawan di bawah
koordinasinya serta cuti diajukan dan dilaksanakan sesuai
ketetapan prosedur ini,
4. Bertanggung-jawab atas kedis'plinan kerja dan hasil absensi
karyawan di bawah koordinasinya,
5. K a r y a w a n ;
a) Memastikan bahwa cuti diajukan sesuai ketentuan prosedur
dan sebelumnya pekerjaan telah diatur/dikoordinasikan
sehingga selama cuti pekerjaan tidak terbengkalai/
koordinasi tetap berjalan,
b) Bertanggung-jawab atas kehadiran dalam bekerja dengan
disiplin sesuai peraturan perusahaan yang telah ditetapkan
(tidak diharapkan berhalangan hadir dalam bekerja tanpa
alasan yang tidak dapat diterma).
86
D. PROSEDUR
1. Administrasi Cuti
a. Ketentuan Cuti
Jenis dan ketentuan cuti disini dibedakan antara lain; Cuti
tahunan, Cuti besar, Cuti luar negeri, Cuti insidentil dan
Cuti ibadah haji . Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam
lampiran-01.
b. Pengajuan cuti
a) Karyawan (proyek) yang akan cuti meminta form cuti
ke Bag. Adm./Personalia proyek,
b) Selanjutnya setelah form cuti diisi, diajukan ke atasan
yang bersangkutan untuk mendapatkan persetujuan.
c. Pemeriksaaan pengajuan cuti
a) Permohonan cuti diperiksa berdasarkan data cuti (sisa
cuti) dari bag. Personalia (Pusat/Cab.),
b) Atas pertimbangan tertentu jika permohonan cuti
ditolak/ditunda oleh atasan, agar dikonfirmasikan
(desposisi) ke Bag. Personalia (pusat/cab.),
c) Untuk Schedule Cuti Masal, sebelum disetujui atasan
agar dikonsolidasikan terlebih dahulu dengan bag
Personalia (pusat/cab.).
d. Pencatatan/Record Cuti
a) Permohonan Cuti perorangan dan atau schedule
pelaksanaan cuti masal yang telah disetujui, dicatat ke
dalam buku catatan cuti, kemudian dikirim ke
Personalia Pusat/ Cabang (Note : Cuti masal
dipotongkan dari cuti tahunan),
b) Bag Personalia Pusat/ Cabang menerima dan mencatat
persetujuan cuti tersebut secara sentralisasi ke arsip
masing2 karyawan yang disetujui cutinya.
2 Administrasi Absensi
Agar pelaksanaan administrasi absensi dapat berjalan efektif,
diperlukan aktivitas administrasi sebagai berikut :
1. Mengisi blangko "Ijin Absensi Karyawan" setiap
bulannya yang disediakan di tempat absen (amano) untuk
tertib administara absen
2. Membuat laporan absensi karyawan setiap bulan
87
berdasarkan record kartu absensi dan Ijin Absen
Karyawan, kemudian disampaikan ke Personalia
Pusat/Cabang (setiap bulan),
3. Personalia Pusat/Cabang memeriksa dan membuat
rekapitulasi laporan-laporan tersebut, kemudain
melaporkan ke manajemen (setiap bulan).
E. REKAMAN
Rekaman cuti dan Absensi
LAMPIRAN
1. Ketentuan Cuti,
2. Form Cuti,
3. Format Schedule Cuti Masal (implementas : dibuat oleh unit
kerja/proyek ybs ),
4. Format Daftar Periode Jatuh tempo Hak Cuti dan Sisa Cuti
[implementas : dibuat Personalia Pusat/Cab-> sentralisas),
5. Form "Ijin Absensi Karyawan"
6. Form Surat Teguran Absen Karyawan
88
Keterangan Lama cuti Jatuh tempo
hak cuti
Berlaku untuk Periode
cuti/frekuensi
Hak cuti hangus
1. Cuti tahunan 12 hari kerja
Telah mempunyai
masa kerja 12
bulan terus
menerus
Karyawan Tetap,
kontrak 1 honorer
Setiap tahun
Setelah 6 bl sejak waktu
jatuh tempo hak cuti
tidak digunakan
atau maksimum 12 hari
bagi yang belum
mempunyai cuti besar
2. Cuti besar
25 hari kerja - 12
hari kerja cuti
tahunan tahun ybs.
= 13 hari kerja
Telah mempunyai
masa kerja 5th
terus menerus
sejak diangkat
sebagai pegawai
honorer/ tetap
Karyawan Tetap,
kontrak / honorer
Setiap 5 tahun
Setelah 5 th sejak waktu
jatuh tempo hak cuti
tidak digunakan dan sisa
cuti besar + cuti tahunan
maksimum =25 hari
kerja
Lampiran XI.01
PT X
KETENTUAN CUTI
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
89
Keterangan Lama cuti Jatuh tempo
hak cuti
Berlaku untuk Periode
cuti/frekuensi
Hak cuti hangus
3. Cuti luar negeri Sesuai keputusan
direksi
Sesuai keputusan
direksi
Karyawan Tetap.
Manager ke atas
Satu kali selama
hubungn kerja
dengan
memperhitungkan
hak cuti besar
4. Cuti insidentil (diluar cuti tahunan) hari cuti dihitung menurut hari kalender (termasuk hari libur), dan jika cuti tidak diambil,
otomatis hak cuti hangus dengan sendirinya
a. ijin nikah:
• pernikahan yang
pertama
• pernikahan yang
ke-dua (suami /
istri meninggal
3 hari
2 hari
Karyawan Tetap,
kontrak 1 honorer
jika cuti tidak diambil
b. ijin kematian :
• istri / suami
karyawan / anak
kandung
• bapak / ibu / mertua
3 hari
2 hari
Karyawan Tetap,
kontrak 1 honorer
jika cuti tidak diambil
c. cuti melahirkan 3 bulan :
1.5 bulan sebelum
melahirkan dan
1,5 bulan setelah
melahirkan
Karyawan Tetap,
kontrak 1 honorer
Cuti melahirkan dapat
diperpanjang paling
lama 3bulan menurut /
sesuai keterangan dokter
90
Keterangan Lama cuti Jatuh tempo
hak cuti
Berlaku untuk Periode
cuti/frekuensi
Hak cuti hangus
d. cuti tak terduga :
• istri karyawan
melahirkan
• mengawinkan /
mengkitankan /
membaptiskan
anak
• k e c e l a k a a n
kebakaran /
bencana alam
• pindah tempat
tinggal / rumah
• panggilan instansi
pemerintah
• keperluan pribadi
yang sangat
penting / tidak
dapat ditinggalkan
1 hari
2 hari
2 hari
1 hari
1 hari
1 hari
Karyawan Tetap,
kontrak 1 honorer
Catatan : khusus karyawan yang ditugaskan / dimutasi ke luar kota, pelaksanaan cuti tahunan diatur sesuai kebijak sanaan kantor cabang dan
pusat
91
NAMA KARYAWAN : ____________________________________
STATUS / NRK : ____________________/________________
JABATAN : _____________________________________
KANTOR / PROYEK : _____________________________________
Mengajukan Permohonan Cuti (Jenis Cuti) : ______________
Seiama : __________ Hari Kerja / Kalender
Terhitung mulai tanggal : ________S/D tanggal ___________
J a k a r t a , ______________________
Yang memohon D i s e t u j u i: Mengetahui
Atasan Yang bersangkutan Bagian Personalia
Nama : ________ Nama _______________ Nama : __________
Jabatan : Jabatan:. M a n a g e r
CATATAN (DIISI OLEH BAG. ADMINISTRASI CUTI)
PT X
PERMOHONAN CUTI
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran XI.02
92
Dengan hormat,
Yang bertanda-tangan di bawah ini kami :
Nama / NIK : ______________________________________
Bagian : ____________________/_________________
Ktr/Proyek : _____________________________________
Hari / Tanggal : _____________________________________
Mohon diberikan ijin *) :
Tidak masuk kerja
Terlambat masukl kerja pada jam : ____________
Lebih dahulu meninggalkan kantor pada jam : ______
Berhubung karena : ________________________________
Demikian harap menjadikan periksa.
Jakarta, ______________________________
Yang memohon,
M e n g e t a h u i,
Nama : _____________ _______ Nama _________________
Jabatan : Jabatan:.
CATATAN (DIISI OLEH BAG. PERSONALIA)
Dipotong dari jam lembur Tidak dipotong dari jam lembur
Dipotong Cuti Tidak dipotong Cuti
Lampiran XI.03
PT X
IJIN ABSENSI KARYAWAN
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
93
Lampiran XI.04
Nomor : …………………………..
Kepada yth.:
Bapak/Sdr ................ ……………
Teguran yang ke:……………
Dengan hormat,
Berdasarkan laporan administrasi absensi bulan .............................................. 20...........,
tercatat bahwa saudara
01 Masuk kerja tidak absen (Kartu absensi diisi dengan tulisan tangan) Kali
02 Terlambat masuk kerja lebih dari 10 menit (tanpa ijin) Kali
03 Pulang kerja tidak absen (Kartu absensi diisi dengan tulisan tangan) Kali
04 Pulang kerja lebih awal 10 menit (tanpa ijin) Kali
05 Tidak masuk kerja (tanpa ijin tertulis) Kali
06 Lain2: Kali
Pelanggaran disiplin kerja diatas berpengaruh terhadap KONDITE SAUDARA, untuk itu
diperingatkan agar pelanggaran diatas tidak terulang kembali.
Jika terjadi sesuatu hal sehingga saudara terlambat/tidak dapat hadir, agar
memberitahukan secara tertulis kepada pimpinan (Project Manager) atau ke Personalia
Pusat/Cabang.
Demikian, harap maklum dan atas perhatian saudara kami ucapkan terima-kasih.
Jakarta, ……………………
Hormat kami,
Nama :
Jabatan :
PT X
SURAT TEGURAN
ABSENSI KARYAWAN
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
94
BAB XII
ADMINISTRASI SANKSI PELANGARAN
DAN PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA (PHK)
A. TUJUAN
1. Untuk mengendalikan karyawan dalam mematuhi Tata Tertib
dilingkungan Perusahaan.
2. Sebagai alat Kontrol Manajemen dalam hai pemberian Sangsi
Pelanggaran maupun penyelesaian PHK sesuai ketentuan yang
berlaku.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini disusun meliputi pemberian sangsi kepada karyawan,
karyawan mengundurkan din, karyawan diberhentikan dengan hormat/
tidak hormat maupun karyawan telah habis masa kontrak kerjanya.
D. DEFINISI
Pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang
mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja dan
pengusaha. Hal tersebut bisa terjadi dikarenakan pengunduran diri,
habis kontrak, dan pemberhentian oleh perusahaan.
E. TANGGUNG-JAWAB
1. Manajer & Dir Personalia; bertanggung jawab atas
diberlakukannya prosedur ini dan menjamin bahwa setiap terjadi
pelanggaran/ PHK terkendali sesuai ketenapan prosedur ini.
2. Karyawan&Pihak terkait; bertanggung-jawab memahami dan
rnenerima segala keputusan Manajemen sesuai ketentuan prosedur
ini.
F. PROSEDUR
1. Pelanggaran dan Sanksi
a) Menerima laporan tentang pelanggaran karyawan terhadap
ketentuan yang berlaku.
b) Memeriksa katagori pelanggaran tersebut (sebagaimana diatur
dalam kontrak) dan surat peringatan/ pemberhentiaan
• Pelanggaran Ringan : surat peringatan sampai dengan 3 kali,
• Pelanggaran Keras : surat peringatan keras dan yang terakhir,
95
• Pelanggaran Berat : surat pemberhentian.
c) Menginm Surat Peringatan tersebut kepada karyawan yang
bersangkutan.
d) Katagori pelanggaran dapat dilihat dalam lampiran / prosedur
ini.
2. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
a) Karyawan mengundurkan diri
• Menerima surat pengunduran diri
• Membuat surat jawaban (persetujuan pengunduran diri)
• Meminta Berita Acara serah terima pekerjaan
• Membuat surat pengalaman kerja
• Meminta fasilitas inventans perusahaan,
• Membayar Gaji Upah bulan terakhir.
b) Karyawan diberhentikan dengan tidak hormat ;
• Membuat surat pemberhentian,
• Meminta fasilitas inventaris perusahaan,
• Membuat surat pengalaman kerja,
• Membayar Upah/ Gaji bulan terakhir,
c) Karyawan diberhentikan dengan hormat ;
• Membuat surat pemberhentian,
• Meminta Berita Acara serah terima pekerjaan,
• Membuat surat pengalaman kerja,
• Meminta fasilitas inventaris perusahaan,
• Membayar Gaji! Upah bulan terakhir.
d) Masa kontrak berakhir ;
• Membuat surat pemberitahuan masa kontrak berakhir (tidak
diperpanjang),
• Meminta fasilitas inventaris perusahaan,
• Meminta Berita Acara serah terima pekerjaan,
• Membuat surat pengalaman kerja,
• Membayar Upah! Gaji bulan terakhir.
96
G. REKAMAN
Laporan (Rekap) daftar pelanggaran dan PHK
LAMPIRAN
1. Katagori pelanggaran,
2. Format Surat Peringatan Pertama/ Kedua/ Ketiga,
3. Format Surat Peringatan Keras dan Terakhir,
4. Format Surat Pembebasan Tugas untuk Sementara Waktu,
5. Format Surat Pembebasan Tugas Tanpa Gaji dan Pencabutan
Fasilitas,
6. Format Surat Penurunan Jabatan/ Pangkat,
7. Format Surat Pemutusan Hubungan Kerja,
8. Format Surat Pengunduran Diri,
9. Format Surat Pemberitahuan Kontrak Berakhir (Tidak
Diperpanjang),
10. Format Surat Keterangan (Kerja).
REKAMAN MUTU
1. Hasil mutasi karyawan,
2. Laporan status karyawan,
97
1. Katagori Pelanggaran Ringan Dengan Surat Peringatan 3 (Tiga) Kali
a. Kinerja Karyawan Kurangl Tidak Bagus
• Prestasi kerja tidak sesuai target yang ditetapkan atau tidak mengikuti
ketentuan yang digariskan Perusahaan.
• Tidak menunjukan sikap sungguh-sungguh dan kurang tekun melaksanakan
tugas/ pekerjaannya.
• Menunjukan sikap malas tanpa adanya usaha untuk mengatasinya.
• Tidak cakap melakukan pekerjaan walaupun sudah di coba dipindahkan ke
tempat-tempat kerja yang lain dan sudah diberikan bimbingan secara Iayak.
b. Kedisiplinan Waktu Kerja Kurang/ Tidak Disiplin
• Seringkali terlambat di tempat kerja dan atau pulang sebelum waktunya tanpa
seijin dari atasannya.
• Sering meninggalkan tempat kerja di luar tugas Perusahaan tanpa
sepengetahuan/ seijin atasannya.
• Tidak tertib dalam absensi atau sering mengubah-ubah data absensi, bahkan
menyuruh orang lain mengabsenkan/ mengubah data absensinya.
• Mengganggu ketenangan/ ketekunan kerja karyawan lainnya.
c. Hal-hal lain yang senilai dengan unsur-unsur pelanggaran di atas.
2. Katagori Pelanggaran Keras Dengan Surat Peringatan Keras Dan Terakhir
a. Menolak menjalankan perintah kerja yang layak dari atasannya tanpa alasan
yang dapat di terima, walaupun telah diperingatkan secara lisan akibat
penolakan/ pelanggaran tersebut.
b. Dinilai cukup sering menyalah-gunakan perintah dan cenderung melalaikan
kewajibannya.
c. Menyalah-gunakan Personil, Peralatan/ Fasilitas Perusahaan di bawah
tanggung jawabnya bukan untuk kepentingan perusahaan.
d. Melakukan usaha-usaha diluar Perusahaan secara langsung/ tidak langsung
yang menjadikan sebagai unsur dad usaha-usaha tersebut.
e. Melakukan usaha-usaha sejenis dengan usaha Perusahaan secara langsung/
tidak langsung sehingga dapat menimbulkan pertentangan kepentingan
(Conflict of Interest).
f. Tidak masuk kerja 5 (lima) had berturut-turut atau 8 (delapan) had dalam
sebulan tanpa ijin.
g. Hal-hal lain yang senilai dengan unsur-unsur pelanggaran diatas.
h. Mengabaikan prosedur kerja sehingga mencemari lingkungan/ membahayakan
keselamatan diril orang lain ditempat kerja.
PT X
KATAGORI
PELANGGARAN
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran XII.01
98
3. Katagori Pelanggaran Berat Dengan Sangsi Phk
a. Mencuri dan/ atau menggelapkan uang, bahan, peralatan atau barang milik
Perusahaan atau langsung/ tidak langsung terlibat dalam pencurian/
penggelapan.
b. Menerima hadiah dad pihak luar/ lain yang dimungkinkan karena jabatan
kedudukan maupun tugas/ pekerjaan, kecuali apabila hadiah tersebut bersifat
penghargaan sampai batas tertentu yang wajar dan sejauh tidak membawa akibat
yang merugikan Perusahaan.
c. Membocorkan atau membiarkan dengan sadar bocornya rahasia Perusahaan dan/
atau rahasia rumah tangga Perusahaan.
d. Melakukan penganiayaan terhadap anggota pimpinan Perusahaan dan/ atau
keluarganya, atasannya dan/ atau keluarga atasannya dan! atau sesama
karyawan lainnya.
e. Memikat atau membujuk siapapun untuk melakukan perbuatan melanggar
hukum.
f. Dengan sengaja merusak milik Perusahaan/ Direksi/ Atasannya atau sesama
karyawan lainnya.
g. Memberikan keterangan palsu dan atau memalsukan dokumen atau surat
penting lainnya.
h. Membuat kegaduhan atau kekacauan ditempat kerja atau menghalang-
halangi para karyawan lainnya masuk kerja dan/ atau bekerja dan/ atau
berkelahi ditempat kerja.
i. Mabuk dan/ atau berjudi ditempat kerja dan/ atau didalam Iingkungan
Perusahaan lainnya, sekalipun di luar jam jam kerja.
j. Melakukan pelanggaran kesusilaan dilingkungan Perusahaan.
k. Mengadakan rapat/ pertemuan di tempat kerja dan/ atau di Iingkungan
Perusahaan tanpa ijin dan tidak untuk kepentingan Perusahaan.
i. Membawa senjata tajam dan/ atau obat-obatan terlarang lainnya kedalam
Iingkungan Perusahaan.
l. Segala tindakan yang menimbulkan kerugian materiil, merusak nama baik/
citra Perusahaan sehingga berpengaruh terhadap kelancaran usaha Perusahaan.
m. Hal-hal lain yang senilai dengan unsur-unsur pelanggaran diatas.
n. Melakukan tindak pencemaran lingkungan berarti yang dampaknya luas.
4. Referensi Sanksi Pelanggaran Karyawan
SanKsi terhadap pelanggaran-pelanggaran diatas ditetapkan dan dapat ditambahkan
atau dikurangi sesuai ketentuan ketentuan yang ada dalam Peraturan Perusahaan PT. X
99
…........,.............., 20...
Kepada Yth:
Sdr : _______________________
___________________________
___________________________
Dengan Hormat,
Perihal: Surat Perinqatan Pertama/ Kedua/ Ketiqa
Berdasarkan laporan dan pengamatan kami, Saudara telah melakukan Pelanggaran Tata
Tertib Perusahaan, berupa :
___________________________________________________
___________________________________________________
Sesuai peraturan Perusahaan, Saudara diberikan Surat Peringatan Pertama/ Kedua/
Ketiga.*)
Perlu Saudara ketahui bahwa pelanggaran Tata Tertib Perusahaan dapat mengakibatkan
Pemutusan Hubungan Kerja.
Demikian harap maklum, atas perhatian Saudara diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nama
Jabatan
Tembusan :
1. Bag. Personalia
2. Dir./ Koord. terkait
3. Arsip
*) coret yang tidak perlu
PT X
Surat Peringatan Pertama/
Kedua/ Ketiga
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran XII. 02
100
..........,.............,20....
Kepada Yth:
Sdr : _______________________
___________________________
___________________________
Dengan Hormat,
Perihal: Surat Peringatan Keras dan Terakhir
Setelah mempelajari dan meneliti kembali kasus Saudara, kami berkesmpulan bahwa
Saudara telah melakukan pelanggaran Tata Tertib Perusahaan berupa :
___________________________________________________
___________________________________________________
Sesuai peraturan F rusahaan Saudara dikenakan sangsi Surat Peringatan Keras dan
Terakhir.
Selanjutnya jika Saudara mengulangi lagi pelanggaran tersebut, Saudara akan dikenakan
Banga berupa Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).
Demikian harap maklum, atas perhatian Saudara diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nama
Jabatan
Tembusan
1. Bag. Personalia
2. Dir./ Koord. terkait
3. Arsip
PT X
Surat Peringatan Keras dan
Terakhir
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran XII. 03
101
.....,............,20....
Kepada Yth:
Sdr : _______________________
___________________________
___________________________
Dengan Hormat,
Perihal: Surat Pembebasan Tugas untuk Sementara Waktu
Sehubungan dengan Surat Peringatan No. _________________ , tanggal ____________,
dengan ini kami sampaikan sebagai berikut :
1. Saudara dibebas tugaskan dari kewajiban bekerja terhitung dari tanggal ________
sampai dengan tanggal _________
2. Selama masa bebas tugas, Saudara tidak diperbolehkan datang di tempat kerja.
3. Setelah berakhirnya masa bebas tugas, Saudara segera melapor kepada kami.
Demikian harap maklum, atas perhatian Saudara diucapkan terima kash.
Hormat kami,
Nama
Jabatan
Tembusan
1. Bag. Personalia
2. Dir./ Koord. terkait
3. Arsip
PT X
Surat Pembebasan Tugas untuk
Sementara
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran XII.04
102
,.......,.........20....
Kepada Yth:
Sdr : _______________________
___________________________
___________________________
Dengan Hormat,
Perihal: Pembebasan Tuqas Tanpa Upah/Gaji dan Pencabutan Fasilitas Perusahaan
Sehubungan dengan Surat kami perihal Imutusan Hubungan Kerja No. ………………,
tanggal ……………., dengan ini kami sampaikan sebagai berikut :
1. Sesuai ketentuan Perusahaan, Pemutusan Hubungan Kerja dimohonkan
persetujuannya oleh Manajemen Perusahaan (Kantor Pusat).
2. Sambil menunggu persetujuan butir (1) diatas Ferusahaan menetapkan sangs sebagai
berikut:
a) Membebas tugaskan Saudara tanpa pemberian Upah/ Gaji terhitung tanggal
tersebut diatas
b) Mencabut dan meniadakan faslitas / inventaris dari Perusahaan berupa:
_____________________________
_____________________________
Demikian harap maklum, atas perhatian Saudara diucapkan terima kash.
Hormat kami,
Nama
Jabatan
Tembusan:
1. Bag. Personalia
2. Dir./ Koord. terkait
3. Arsip
PT X
Surat Pembebasan Tugas
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran XII.05
103
.....,........., 20....
Kepada Yth:
Sdr : _______________________
___________________________
___________________________
Perihal: Penurunan Jabatan/ Panqkat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan Surat Peringatan No. : _____________________ , tanggal ___________ ,
dengan ini kami sampaikan sebagai berikut
1. Dari pelanggaran Saudara, kami menetapkan sangsi berupa Penurunan Jabatan/
Pangkat sehingga dikenakan perubahan Upah/ Gaji sebagai berikut
a) Upah/ Gaji lama : Rp. __________________
b) Upah/ Gaji baru : Rp.____________________________________
c) Upah/ Gaji baru : Rp.____________________________________
d) Terhitung tanggal : _____________________________________
2. Penurunan Upah/ Gaji tersebut mengakibatkan dicabutnya/ ditiadakannya faslitas
Perusahaan, berupa :
a) ______________________________________________
b) ______________________________________________
3. Sangsi lnl berlaku terhitung sejak tanggal tersebut pada butir (1) diatas sampai
dengan waktu yang akan ditetapkan Perusahaan.
Demikian harap maklum, atas perhatian Saudara diucapkan terima kash.
Hormat kami,
Nama
Jabatan
Tembusan:
1. Bag. Personalia
2. Dir./ Koord. terkait
3. Arsip
PT X
Surat Penurunan Jabatan/
Pangkat
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran XII. 06
104
..........,..................., 20....
Kepada Yth:
Sdr : _______________________
___________________________
___________________________
Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Dengan Hormat,
Setelah mempelajari dan meneliti kembali kasus Saudara, kami berkesimpulan bahwa
Saudara telah melakukan pelanggaran Tata Tertib Perusahaan, berupa:
___________________________________________________
___________________________________________________
Sesuai peraturan Perusahaan bahwa pelanggaran tersebut adalah merupakan pelanggaran
berat, sanksi yang dikenakan adalah Pemutusan Hubungan Kerja.
Sehubungan dengan sanksi tersebut, Saudara diberhentikan dengan tidak hormat
terhitung sejak tanggal _____
Demikian harap maklum, atas perhatian Saudara diucapkan terima kash.
Hormat kami,
Nama
Jabatan
Tembusan
1. Bag. Personalia
2. Dir./ Koord. terkait
3. Arsip
Lampiran XII. 07
PT X
Surat Pemutusan Hubungan
Kerja (PHK)
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
105
......,..............,20....
Kepada Yth:
Sdr : _______________________
___________________________
___________________________
Perihal: Pengunduran Diri Karyawan
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal ____________________________ tentang
Pengunduran Diri Saudara, Perusahaan tidak berkeberatan atas pengunduran diri Saudara
tersebut.
Selanjutnya kami harap kedatangan Saudara untuk mengambil Upah/ Gaji terakhir
(Bulan dan ______________) dan Surat Pengalaman Kerja.
Demikian harap maklum, atas perhatian Saudara diucapkan terima kash.
Hormat kami,
Nama
Jabatan
Tembusan
1. Bag. Personalia
2. Dir./ Koord. terkait
3. Arsip
PT X
Surat Pengunduran Diri
Karyawan
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran XII.08
106
........,...........,20.....
Kepada Yth:
Sdr : _______________________
___________________________
___________________________
Perihal: Pemberitahuan Kontrak Kerja Berakhir dan Tidak Diperpanjang
Dengan Hormat,
Bersama ini diberitahukan bahwa Kontrak Kerja Saudara dengan PT. X akan berakhir
pada tanggal ___________________________________
Atas pertimbangan (Manajemen) _____________________ , kami belum/ tidak dapat
memperpanjang lagi Kontrak Kerja Saudara.
Kami mengucapkan terima kasih atas bantuan tenaga maupun pikiran Saudara selama
bekerja pada Perusahaan kami.
Demikian harap maklum, atas perhatian Saudara diucapkan terima kash.
Hormat kami,
Nama
Jabatan
Tembusan
1. Bag. Personalia
2. Dir./ Koord. terkait
3. Arsip
PT X
Surat Pemberitahuan
Kontrak Kerja Berakhir
No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran XII.09
107
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : ……………………………………
Jabatan : ……………………………………
Bersama ini karni menerangkan bahwa:
Sdr. : ……………………………………….
Adalah karyawan PT. X yang bekerja sejak tanggal ____________________
sampai dengan tanggal _________________________________ dengan
Jabatan terakhir sebagai ________________.
Yang bersangkutan telah (mengundurkan diri/diberhentikan dengan hormat/
diberhentikan tidak dengan hormat/ habis masa Kontrak kerjanya*) terhitung sejak
tanggal tersebut diatas.
Selama bekerja ........................................................... (Optional).
Atas sumbangan tenaga dan pikiran yang d1berikan kepada Perusahaan selama ini, kami
atas nama Perusahaan mengucapkan terima kasih ........................................ (Optional).
Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagairnana perlunya.
Hormat kami,
Nama
Jabatan
Tembusan
1. Bag. Personalia
2. Dir./ Koord. terkait
3. Arsip
PT X
SURAT KETERANGAN No. Dok :
Revisi :
Amandemen :
Lampiran XII.10
108
DAFTAR PUSTAKA
1.Dessler, Gary. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi tujuh, Jakarta
Prehalindo, 1997
2.Hanggraeni Dewi,, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi pertama,
Fak. Ekonomi UI, 2012
3. OHSAS Occupational Health and Safety Assessment Series (OHSAS)
18001:1999
4.Permenaker No. Per.05/MEN/1996 mengenai Sistem Manajemen
Keselamatan Dan Kesehatan Kerja
5.Permenaker No: 04/Men/1987 tentang Panitia Pembina Keselamatan
dan Kesehatan Kerja Serta Tata Cara Penunjukan Ahli Keselamatan
Kerja.
6.PermenakerNo: 02/Men/1992 tentang Tata Cara Penunjukan
Kewajiban dan Wewenang Ahli Keselamatan dan Kesehatan Kerja
7.Rivai,Veitzal, Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan :
dari Teori Ke Praktik, Edisi Pertama, Penerbit PT. Raja Grafindo
Persada, Jakarta. 2006
8.Robert L Mathis-John H.Jackson.Human Resource Management, Edisi
10, Jakarta: Salemba Empat 2006.
9.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
10.Undang-undang tentang Keselamata Kerja, No.0 1 Tahun 1970
11.Undang-undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003
12.Undang-undang Ketenagakejaan No.11 Tahun 2020
109
Tim Penyusun