Download - procedura privind acordarea avansurilor, inregistrarea

Revizia

Universitatea din

Oradea

PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR, INREGISTRAREA

SPONSORIZARILOR/DONATIILOR, EVIDENTA ANGAJAMENTELOR, EVIDENTA

CLIENTILOR,

EFECTUAREA INVENTARIERII

PATRIMONIULUI

COD SEAQ

Aprobat în şedinŃa de Senat din data:

PROCEDURA PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR,

INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR,

EVIDENTA ANGAJAMENTELOR, EVIDENTA CLIENTILOR,

EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI

Cap. 1. PROCEDURA DE ACORDARE A AVANSURILOR

I. Acordarea de avansuri: acte normative, documente in baza carora se acorda avansul

l. Acordarea de avansuri in numerar se face in baza urmatoarelor acte normative: - Regulamentul operatiunilor de casa aprobat prin Decretul nr.209/05 iulie 1976; - O.U.G 146/31 octombrie 2002 – privind formarea si utilizarea resurselor derulate

prin trezoreria statulu - Ordin 3713/2008 privind aprobarea institutiilor publice exceptate de la prevederile

art.5, 6 din OUG 149/2007 2. Avand in vedere prevederile actelor normative prezentate, acordarea de avansuri in numerar se

poate face pentru urmatoarele categorii de cheltuieli: - cheltuieli de deplasare in interes de serviciu; - cheltuieli de protocol sau pentru organizarea de conferinte, simpozioane si altele

asemenea; - pentru cheltuieli urgente aferente bunurilor achizitionate, serviciilor prestate sau

lucrarilor executate, cu respectarea prevederilor legale referitoare la disciplina financiar valutara si achizitiile publice.

3.Acordarea de avansuri in numerar pentru categoriile de cheltuieli specifice se poate face cu cel mult 2 (doua) zile lucratoare inainte de plecare sau inceperea actiunilor, cu exceptia biletelor de calatorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate, care se pot elibera cu cel mult 10 (zece) zile inainte de data plecarii.

4. Acordarea avansurilor se face, in functie de categoria de cheltuieli pentru care se aproba, in baza urmatoarelor documente:

- Referatul de necesitate pentru cheltuieli de deplasare in tara, care tine loc de Ordonantare de plata si Ordinul de deplasare;

- Cererea de deplasare si ordinul de deplasare pentru deplasari in strainatate, care tin loc de Ordonantare de plata;

- Ordonantarea de plata si Devizul de cheltuieli antecalcul pentru actiunile de protocol, conferinte, simpozioane (numai pentru cheltuieli pentru masa,cazare,transport)

Revizia

Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


- Ordonantarea de plata insotita de toate documentele prevazute in decizia de CFP

(contractul/comanda, Angajamentul bugetar individual, Propunere de angajare a unei cheltuieli si Referatul de necesitate si oportunitate), pentru achizitiile de bunuri si prestari servicii.

5. Deoarece institutiile publice nu pot efectua cheltuielile bugetare din incasari (toate incasarile trebuie depuse in conturile deschise la Trezoreria statului sau la banci in prima zi lucratoare de la incasare), pentru acordare de avansuri sumele vor fi ridicate din conturile deschise la Trezoreria Statului sau la banci comerciale (conturi in valuta) a doua zi dupa primirea la Departamentul Financiar Contabil a documentelor justificative vizate si aprobate conform prevederilor legale si a Deciziei de CFP.

II. Justificarea avansurilor spre decontare acordate: acte normative, termene de justificare.

1.Justificarea avansurilor acordate se face conform urmatoarelor acte normative:

- HG 1860/2006 privind drepturile şi obligaŃiile personalului autorităŃilor şi instituŃiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităŃii, în interesul serviciului

- HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar:

- Regulamentul operatiunilor de casa.

2. Termenele de justificare a avansurilor primite sunt:

- avansurile acordate pentru achizitii de bunuri si servicii din localitatea unde avem sediul se justifica in termen de cel mult 4(patru) zile lucratoare exclusiv ziua primirii;

- avansurile acordate pentru achizitii de bunuri si servicii din alte localitati se justifica in termen de cel mult 3(trei) zile lucratoare de la data aprobata pentru sosirea din deplasare sau in termen de 3(trei) lucratoare de la sosire exclusiv ziua sosirii, in cazul cand aceasta are loc anterior datei aprobate;

- avansurile acordate pentru cheltuieli de protocol sau pentru organizare de conferinte, simpozioane, se justifica in termen de 4(patru) zile lucratoare de la incheierea actiunii ;

- avansurile acordate pentru cheltuieli de deplasare se justifica in termen de cel mult 3(trei) zile lucratoare de la sosirea din deplasare (cu respectarea termenului aprobat pentru sosire),exclusiv ziua sosirii.

3.Este interzisa acordarea unui nou avans persoanelor care nu au justificat integral avansul primit anterior cu urmatoarele exceptii;

- cand perioada delegatiei a fost prelungita fata de perioada aprobata initial;

- in cazul avansurilor pentru actiuni de protocol cand in aceeasi perioada au loc mai multe actiuni:

Revizia

Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


- au fost acordate avansuri pentru procurarea biletelor de calatorie cu mijloace de

transport cu locuri rezervate.

4.Sumele necheltuite din avansurile acordate se depun la casierie cel mai tarziu in cursul zilei lucratoare imediat urmatoare inapoierii din delegatie.

5.Pentru nedepunerea in termen a deconturilor si pentru nerestituirea in termen a sumelor necheltuite titularii de avans vor plati o penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen pentru fiecare zi de intarziere, iar penalizarea nu vaputea depasi debitul datorat.

III. Decontul de cheltuieli: formulare, documente justificative

l.Justificarea avansurilor acordate pentru cheltuieli materiale se face cu factura si chitanta ( eliberate pe numele institutiei) sau factura si bonul fiscal si nota de receptie si constatare de diferente (cand este cazul).

2.Justificarea avansurilor acordate pentru deplasari se fac in conformitate cu prevederile actelor normative mentionate la pct.II.l.

3.Se prezinta documente justificative pentru toate cheltuielile efectuate cu exceptia diurnei de deplasare.

4.Pentru determinarea sumelor ce se pot deconta in cazul transportului cu autoturismul personal se vor lua in calcul urmatoarele elemente:

- se ia in calcul drumul cel mai scurt intre locul din care se pleaca si locul de destinatie:

- in cazul deplasarilor in tara se deconteaza 7,5 l benzina Premium la 100 km.

- in cazul deplasarilor in strainatate se ia in calcul consumul specific al mijloacelor auto, in consecinta se va mentiona pe cererea de deplasare si pe Ordinul de deplasare in strainatate tipul masinii cu care se va efectua deplasarea;

-se prezinta documentele justificative eliberate la cumpararea de combustibil (atat pe teritoriul Romaniei cat si in strainatate)pentru a putea calcula valoarea reala a combustibilului consumat si pentru justificare deplasare;

- pentru deplasarile in strainatate, determinarea distantelor parcurse, se face de catre seful Biroului Transporturi (cu ajutorul sistemelor informatice sau cu ajutorul hartilor rutiere), care va certifica si consumul specific al tipului de masina cu care s-a deplasat titularul de avans;

5.Pentru decontarea transportu cu avionul se vor prezenta urmatoarele documente:

- biletul de avion (ultima fila), iar in cazul biletelor emise electronic confirmarea rezervarii (listata);

- factura si chitanta;

-tichetele de imbarcare.

6.Pentru decontarea avansurilor se vor utiliza modelele de deconturi anexate prezentei, respectiv:

Revizia

Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


- decont pentru cheltuieli materiale

- decont pentru deplasari in tara

- decont pentru deplasari in strainatate.

IV. Aprobarea,verificarea, inregistrarea, evidenta si urmarirea cheltuielilor cu deplasarile

IV-I.Verificarea si acordarea drepturilor banesti pentru deplasare, detasare

l.Actul intern de decizie privind deplasarea in tara si strainatate (Referatul de necesitate pentru deplasarile in tara si Cererea pentru deplasarile in strainatate) care insotesc Ordinul de deplasare se intocmesc si se aproba in conformitate cu prevederile deciziei de control financiar preventic.

2.Pentru deplasarile in tara Referatul de necesitate si Ordinul de deplasare primesc numar si data de la facultatea/departamentul emitent in momentul emiterii, iar la intoarcere in momentul prezentarii la Dep. financiar contabil pentru decontare.Ordinele de deplasare (decontul de deplasare) sunt inregistrate intr-un registru electronic si primesc un numar nou de inregistrare.

3.Pentru deplasarile in strainatate Cererea pentru deplasare in strainatate primeste numar de inregistrare de la registratura generala iar Ordinul de deplasare primeste numar,in momentul ermiterii, de la Departamentul de relatii internationale. La intoarcere, in momentul prezentarii la Dep. financiar contabil pentru decontare, se intocmeste Decontul de cheltuieli pentru deplasari in strainatate, care se inregistreaza intr-un registru special la Dep. financiar contabil.

4.Referatul de necesitate pentru deplasarile in tara si Cererea pentru deplasarile in strainatate tin loc si de Ordonantari de plata pentru cheltuielile de deplasare.Aceste documente se ataseaza la Dispozitia de plata in cazul acordarii de vansuri, iar in cazul in care titularul nu solicita avans aceste documente constituie anexa a Decopntului de deplasare.

5.Persoanele din cadrul DFC cu atributii in acordarea de avansuri si verificarea deconturilor de deplasare au urmatoarele obligatii:

- la acordarea avansurilor verifica existenta pe documentele mentionate mai sus a tuturor vizelor si aprobarilor prevazute de decizia privind CFP.

- verifica corectitudinea calcularii avansurilor;

- verifica corectitudinea calcularii deconturilor de deplasare, legalitatea documentelor justificative a cheltuielilor si existenta tuturor vizelor si aprobarilor pe deconturile de cheltuieli:

-verifica respectarea perioadei legale de decontare a avansurilor primite si calculeaza eventual;ele penalizarui de intarziere in conformitate cu Regulamentul operatiunilor de casa;

-intocmesc Dispozitiile de plata catre casierie, urmaresc intocmirea Dispozitiilor de plata valutara pentru ridicari de valuta din bancile comerciale;

-urmaresc intocmirea Dispozitiilor de plata valutara, verifica si raspund de corectitudinea datelor inscrise in acestea, in cazul in care drepturile de deplasare in valuta se vireaza in conturi de card sau direct in strainatate in contul organizatorilor sau a unitatilor hoteliere (pentru cazare)

Revizia

Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


6. Persoanele din cadrul DFC cu atributii in acordarea de avansuri si verificarea deconturilor

de deplasare, predau zilnic deconturile de deplasare (care corespund ca forma si fond) persoanelor cu atributii in contabilizarea acestora).

IV-II Inregistrarea in evidenta contabila, urmarirea si analiza cheltuielilor de deplasare

l.Evidenta contabila a cheltuielilor de deplasare se intocmeste pe surse de finantare in cadrul contabilitatii financiare, cat si pe zone de cheltuiala in cadrul contabilitatii de gestiune,acestea doua facandu-se concomitent. Deasemenea evidenta contabila se tine atat pe conturi sintetice, cat si pe conturi analitice, respectiv pe fiecare persoana beneficiara a unor drepturi de delegare/detasare.

2.Inregistrarea in evidenta contabila a cheltuielilor si a platilor privind drepturile de deplasare se face de catre persoanele care au sarcini de aceasta natura in fi;a postului, in termen de 48 de ore de la primirea documentelor specifice de la Serviciul financiar (Deconturi de deplasare, Registre de casa,Extrase de cont);

3.Inregistrarea in evidenta contabila se face conform monografiei contabile;

4.Persoanele cu atributii de evidenta a cheltuielilor de deplasare trebuie sa urmareasc in permanenta o serie de corelatii si elemente:

-inregistrarea corecta a persoanelor care beneficiaza de drepturi de deplasare in baza de date(nume,prenume, initiala si eventual loc de munca in cazul persoanelor cui nume similare) pentru evitarea dublarii fiselor de evidenta;

-inregistrarea in evidentele contabile doar a deconturilor de deplasare care intrunesc conditiile de forma si fond (sa contina toate vizele si aprobarile prevazute de legislatie si de decizia privind CFP);

-verificarea operativa a situatie soldurilor (in momentul imediat inregistrarii unei operatiuni in fisa de cont) in vederea identificarii rapide a avansurilor nejustificate sau a eventualelor erori de contabilizare;

-instiinarea persoanelor cu sarcini in acordarea drepturilor de deplasare, o data pe luna, de existena unor solduri debitoare/creditoare nejustificate (tabel nominal) si vor notifica telefonic sau in scris, dupa caz,debitorii care figureaza cu solduri nejustificate in evidentele contabile, in vederea lichidarii acestora;

-persoanelor cu sarcini in acordarea drepturilor de deplasare,dupa primirea instiintarilor vor actiona pentru recuperarea sumelor nejustificate (prin notificare telefonica);

-daca persoanele debitoare nu raspund notificarilor telefonice sdau scrise, se va solicita conducerii institutiei retinerea din drepturile salariale a avansurilor nejustificate.

Revizia

Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


Cap. 2 ÎNREGISTRAREA, EVIDENłA ŞI URMĂRIREA SPONSORIZĂRILOR, DONAłIILOR PRIMITE

In conformitate cu prevederile Legii 500/2002 a finantelor publice, instituŃiile publice pot

folosi, pentru desfăşurarea activităŃii lor, bunuri materiale şi fonduri băneşti primite de la persoanele juridice şi fizice, sub formă de donaŃii şi sponsorizări, cu respectarea dispoziŃiilor legale.

I.Intocmirea,semnarea si evidenta contractelor de sponsorizare si donatie l.Pentru desfasurarea activitatilor fara scop lucrativ pot fi primite sponsorizari sub

forma de bunuri materiale sau mijloace financiare de la diverse persoane juridice sau persoane fizice.

2.Sponsorizarile pot fi primite doar in conditiile incheierii unui contract de sponsorizare in care se vor specifica obligatoriu: obiectul sponsorizarii,valoarea si durata sponsorizarii,precum si drepturile si obligatiile partilor.

3. Pentru contractul de sponsorizare va fi utilizat contractul cadru anexat prezentei proceduri.Poate fi acceptat si formularul de contract prezentat de sponsor in conditiile in care respecta prevederile legale care reglementeaza sponsorizarile si donatiile si nu contine clauze care sa contravina intereselor institutiei.

4.Contractele de sponsorizare se vizeaza si semneaza conform prevederilor deciziei de CFP.

5.Deasemenea pentru desfasurarea activitatilor fara scop lucrativ pot fi primite bunuri materiale sau mijloace financiare si prin contracte de donatie de la diverse persoane juridice sau persoane fizice.

6.Contractul de donatie trebuie sa fie in forma autentica si deasemenea va avea specificat obiectul, durata si valoarea acestuia, iar pentru acesta trebuie sa existe acceptul de donatie al conducerii institutiei accept care se elibereaza in baza unei cereri depuse de beneficiarul final al donatiei (reprezentant departament/facultate). Deasemenea pentru donatiile in natura primite din strainatate se vor respecta prevedertile HBS nr.14/A/23.03.05.

7.Contractele de sponsorizare si de donatie vor primi numar de inregistrare la Registratura

Generala. 8.Din ambele tipuri de acte, dupa caz, un exemplar in original va fi depus la Dep.

Financiar Contabil (anexa la Dispozitia de incasare/Ordinul de plata sau Procesul verbal de receptie a bunurilor), unde persoana care are ca sarcini evidenta sponsorizarilor si donatiilor le va arhiva, separat sponsorizarile si donatiile in bani si separat sponsorizarile si donatiile in natura, fiecare din cele doua dosare avand in fata o lista centralizatoare care sa contina: numarul contractului si data inregistrarii la registratura generala, denumirea sponsorului/donatorului, destinatia sponsorizarii/donatiei, valoarea, denumirea beneficiarului final (departament, facultate, cadru didactic, student etc.).

Revizia

Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


II.Derularea operatiunilor economice aferente sponsorizarilor si donatiilor si

inregistrarea acestora in evidentele contabile. 1.Incasarea sumelor sau receptia bunurilor materiale se vor efectua numai daca exista,

incheiat in forma legala, unul din documentele mentionate la capitolul I. 2.Pentru receptia si evaluarea donatiilor si sponsorizarilor in natura primite din

strainatate se va constitui cate o comisie numita prin decizie a ordonatorului de credite pentru fiecare caz in parte. Evaluarea bunurilor receptionate se va face la valoarea declarata in contractul de sponsorizare, in actul de donatie sau la valoarea declarata in vama pentru donatiile primite din strainatate.In cazul

in care donatiile nu sunt evaluate prin actul de donatie acestea vor fi evaluate de comisia numita prin decizie a ordonatorului de credite.

3.In cazul in care au fost primite prin virament sume cu titlu de sponsorizare fara sa existe un contract incheiat, aceste sume vor fi returnate trimitatorului.

4.Persoana din cadrul DFC care are ca sarcini evidenta sponsorizarilor si donatiilor va urmari si va raspunde de utilizarea sumelor primite ca donatie sau sponsorizare in scopul declarat in contractul de sponsorizare sau in actul de donatie.

5. Pentru donatiile si sponsorizarile in natura, de respectarea utilizarii bunurilor exclusiv in scopul prevazut in contract sau in actul de donatie raspunde beneficiarul donatiei (persoana care a solicitat prin cerere acceptul de donatie).

6.Derularea procedurilor de achizitie din fonduri provenite din sponsorizari si donatii, se va face cu respectarea prevederilor contractului de sponsorizare sau al actului de donatie cand sunt stipulate astfel de prevederi sau, cu respectarea legislatiei referitoare la achizitiile publice.

7.Evidenta contabila a operatiunilor economice generate de contractele de sponsorizare si actele de donatie se va tine in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr.82/1991, Ordinul nr.1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice si Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia si a Monografiei contabile primite.

8.Deasemenea persoana din cadrul DFC care are ca sarcini evidenta sponsorizarilor si donatiilor, pentru donatiile si sponsarizarile primite in bani,va tine si evidenta prevazuta de Ordinul nr.1661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de incasare si utilizare a fondurilor banesti primite sub forma donatiilor si sponsorizarilor si raspunde de transferul corect si la timp a soldurilor ramase neutilizate la sfarsitul anului.

Revizia

Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


Cap. 3 PROCEDURA DE ANGAJARE, LICHIDARE, ORDONANłARE ŞI PLATĂ A CHELTUIELILOR

În conformitate cu Legea 500/2002 a finantelor publice Legea bugetară anuală

prevede şi autorizează, pentru anul bugetar, veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciŃiului bugetar. Sumele aprobate, la partea de cheltuieli, prin buget în cadrul cărora se angajează, se ordonanŃează şi se efectuează plăŃi, reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite.

Angajarea cheltuielilor din fonduri publice bugete se face numai în limita creditelor bugetare aprobate.

Ordonatorii de credite au obligaŃia de a angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaŃiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituŃiilor publice respective şi cu respectarea dispoziŃiilor legale.

Ordonatorii de credite răspund, potrivit legii, de: a) angajarea, lichidarea şi ordonanŃarea cheltuielilor în limita creditelor bugetare repartizate

şi aprobate; b) realizarea veniturilor; c) angajarea şi utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare; d) integritatea bunurilor încredinŃate instituŃiei pe care o conduc; e) organizarea şi Ńinerea la zi a contabilităŃii şi prezentarea la termen a situaŃiilor financiare

asupra situaŃiei patrimoniului aflat în administrare şi execuŃiei bugetare; f) organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziŃii publice şi a

programului de lucrări de investiŃii publice; g) organizarea evidenŃei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenŃi acestora; h) organizarea şi Ńinerea la zi a evidenŃei patrimoniului, conform prevederilor legale. Angajarea, lichidarea şi ordonanŃarea cheltuielilor din fonduri publice se aprobă de

ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectuează de către contabil. Angajarea şi ordonanŃarea cheltuielilor se efectuează numai cu viza prealabilă de control

financiar preventiv propriu, potrivit dispoziŃiilor legale.Angajarea, lichidarea, ordonanŃarea şi plata cheltuielilor este reglementata de Legea

FinanŃelor Publice 500/2002 şi de Ordinul 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanŃarea şi plata cheltuielilor instituŃiilor publice, precum şi organizarea, evidenŃa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale.

InstituŃiile de învăŃământ superior utilizează, la fel ca toate instituŃiile publice, indicatorii specifici ai execuŃiei bugetare, şi anume:

-plăŃile de casă, adică utilizarea resurselor financiare din conturile deschise la Trezoreria Statului, pe subdiviziunile clasificaŃiei bugetare,

-cheltuielile efective , adică utilizarea resurselor financiare şi materiale pentru realizarea acŃiunilor.

Organizarea evidenŃei execuŃiei bugetare se face pe cele trei componente : -evidenŃa angajării creditelor bugetare, prin conturile în afara bilanŃului, -evidenŃa plăŃilor de casă, care se execută prin contul de disponibil, analitic pe toate

subdiviziunile clasificaŃiei bugetare,

-evidenŃa cheltuielilor efective, cuprinsă în conturi contabile distincte pe subdiviziunile clasificaŃiei bugetare.

ExerciŃiul bugetar corespunde unui an calendaristic. Incheierea exercituiului financiar se face în conformitate cu ordinele Ministerului FinanŃelor Publice şi cuprinde operaŃiunile şi lucrările efectuate în ultima parte a anului:

-inventarierea patrimoniului; -încheierea execuŃiei prin stabilirea rezultatelor; -întocmirea bilanŃului, a conturilor de execuŃie si anexelor la bilant. OperaŃiunile specifice angajării, lichidării,ordonanŃării şi plăŃii cheltuielilor se stabilesc prin

decizie a rectorului, care nominalizează persoanele împuternicite să efectueze aceste operaŃii precum şi răspunderea pentru efectuarea lor.

1. ANGAJAREA CHELTUIELILOR A. ANGAJAMENT LEGAL

Este faza sau procesul execuŃiei bugetare reprezentând orice act juridic din care

rezultă o obligaŃie pe seama fondurilor publice şi a veniturilor proprii. Se prezintă sub formă scrisă, este semnat de ordonatorul de credite şi ia forma unui

contract de achiziŃie, comandă, convenŃie, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut, ordine de deplasare, etc.

Înainte de a angaja şi utiliza un credit bugetar, ordonatorii de credite trebuie să se asigure că măsura luată respectă principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sănătos, în special ale economiei şi eficienŃei cheltuielilor. Utilizarea creditelor trebuie sa fie precedate de o evaluare care să asigure faptul că rezultatele obŃinute sunt corespunzătoare resurselor utilizate. Angajarea cheltuielilor se efectuează în tot cursul exerciŃiului bugetar, fără a depăşi anul calendaristic bugetar şi reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite.

B. ANGAJAMENT BUGETAR (anexa 2) Reprezintă orice act prin care o autoritate competentă afectează fonduri publice, unor

anumite destinaŃii, în limita creditelor bugetare aprobate. 1. ANGAJAMENT BUGETAR GLOBAL priveşte cheltuielile curente de funcŃionare de

natură administrativă, cum ar fi: - cheltuieli de deplasare - cheltuieli de personal - cheltuieli de întreŃinere şi gospodărie (încalzit, iluminat, apă, canal,salubritate, poştă,

telefon, furnituri de birou, etc.) - cheltuieli cu asigurările - cheltuieli cu chiriile - cheltuieli cu abonamente la reviste, buletine lunare - cheltuieli cu service la utilaje, aparatură, etc. - cheltuieli cu bursele - cheltuieli cu salariile, etc. 2. ANGAJAMENT BUGETAR INDIVIDUAL (anexa 3) Costituie un angajament specific unei noi operaŃiuni care urmează să se efectueze. PROPUNEREA DE ANGAJARE A UNEI CHELTUIELI (anexa 1)

Se înaintează de compartimente, din timp, persoanei care exercită controlul financiar preventiv, pentru a da posibilitatea acesteia să îşi exercite atribuŃiile

Trebuie însoŃite de toate documentele de justificare aferente şi informaŃii solicitate de persoana care exercită CFP * (CHECK - LIST)

După avizarea de CFP a angajamentului bugetar individual sau global acesta se semnează de ordonatorul de credite şi se transmite persoanei cu atribiŃiuni pentru înregistrarea în evidenŃă a cheltuielilor angajate.

Angajarea cheltuielilor trebuie să se facă întotdeauna în limita disponibilului de fonduri existente şi respectiv, în limita disponibilului de credite de angajament, pentru acŃiuni multianuale.

Este întocmită de compartimentele de specialitate.. De întocmirea ei răspund conductăorii structurilor universităŃii, care iniŃiază o cheltuială.

LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST)

A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIłII PUBLICE COD B.1.

┌─────┬────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Obiectivele verificării │ │crt. │ │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │ExistenŃa actelor justificative │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1. │- Programul anual al achiziŃiilor publice │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2. │- Documentul de aprobare a procedurii selectate pentru achiziŃie │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.3. │- AnunŃul/invitaŃia de participare la procedură │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.4. │- DocumentaŃia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.5. │- Documentul de numire a comisiei de evaluare/negociere │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.6. │- Ofertele │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.7. │- Documentul de aprobare a hotărârii comisiei de evaluare/negociere │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.8. │- Comunicările către ofertanŃi a rezultatului aplicării procedurii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.9. │- Documentul privind soluŃionarea contestaŃiilor │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.10.│- Actul de aprobare a documentaŃiei tehnico-economice a obiectivului │ │ │ de investiŃii (în cazul investiŃiilor) │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.11.│- Nota de fundamentare privind necesitatea şi oportunitatea efectuării │ │ │ cheltuielilor asimilate investiŃiilor (în cazul investiŃiilor) │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.12.│- Anexele nr. 1 şi 2 la Ordinul ministrului finanŃelor publice │ │ │ nr. 1.792/2002 │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│2. │ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, │ │ │după caz, pentru: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.1. │- Actele justificative de la pct. 1. │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2. │- Proiectul de contract/comandă │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │Încadrarea valorii contractului/comenzii în: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.1. │- Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.2. │- Nivelul angajamentului bugetar │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.3. │- Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului câştigător │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Contractul: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1. │- Să fie cuprins în programul anual al achiziŃiilor publice │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2. │- Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, │ │ │ conform actelor justificative │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.3. │- Să prevadă constituirea garanŃiei de bună execuŃie │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.4. │- Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.5. │- Să prevadă actualizarea preŃului cu respectarea legii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.6. │- Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.7. │- Să cuprindă datele de identificare a părŃilor contractante │ └─────┴────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

ANEXA Nr. 1e) la normele metodologice

LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIłII PUBLICE FINANłATE INTEGRAL

SAU PARłIAL DIN CREDITE EXTERNE RAMBURSABILE ŞI/SAU FONDURI EXTERNE NERAMBURSABILE

COD B.2.

┌─────┬────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Obiectivele verificării │ │crt. │ │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │ExistenŃa actelor justificative │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1. │- Programul anual al achiziŃiilor publice │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2. │- Acordul/comanda de finanŃare externă │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.3. │- Documentul de aprobare a procedurii selectate pentru achiziŃie │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│1.4. │- AnunŃul/invitaŃia de participare la procedură │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.5. │- Documentele pentru elaborarea şi prezentarea ofertei │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.6. │- Documentul de numire a comisiei de evaluare/negociere │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.7. │- Ofertele │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.8. │- Documentul de aprobare a hotărârii comisiei de evaluare/negociere │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.9. │- Comunicările către ofertanŃi a rezultatului aplicării procedurii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.10.│- Documentul privind soluŃionarea contestaŃiilor │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.11.│- Actul de aprobare a documentaŃiei tehnico-economice a obiectivului │ │ │ de investiŃii (în cazul investiŃiilor) │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.12.│- Nota de fundamentare privind necesitatea şi oportunitatea efectuării │ │ │ cheltuielilor asimilate investiŃiilor (în cazul investiŃiilor) │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.13.│- Anexele nr. 1 şi 2 la Ordinul ministrului finanŃelor publice │ │ │ nr. 1.792/2002 │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, │ │ │după caz, pentru: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.1. │- Actele justificative de la pct. 1. │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2. │- Proiectul de contract/comandă │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │Încadrarea valorii contractului/comenzii în: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.1. │- Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.2. │- Nivelul angajamentului bugetar │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.3. │- Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.4. │- Nivelul prevăzut în actul normativ care a aprobat împrumutul │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Contractul: │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1. │- Să fie în programul anual al achiziŃiilor publice │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2. │- Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, │ │ │ conform actelor justificative │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.3. │- Să prevadă constituirea garanŃiei de bună execuŃie │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.4. │- Să prevadă acordarea de avansuri, cu respectarea legii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.5. │- Să prevadă actualizarea preŃului, cu respectarea legii │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.6. │- Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.7. │- Să cuprindă datele de identificare a părŃilor contractante │ ├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.8. │- Să se încadreze din punct de vedere al obiectului în categoria │ │ │ cheltuielilor considerate eligibile, conform cu acordul/comanda de │

│ │ finanŃare externă şi cu regulile fiecărui organism finanŃator │ └─────┴────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

ANEXA Nr. 1f) la normele metodologice

LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ACTULUI INTERN DE DECIZIE PRIVIND ORGANIZAREA ACłIUNILOR DE

PROTOCOL, A UNOR MANIFESTĂRI CU CARACTER CULTURAL-ŞTIINłIFIC

SAU A ALTOR ACłIUNI CU CARACTER SPECIFIC, INCLUSIV DEVIZUL ESTIMATIV PE CATEGORII DE CHELTUIELI

COD B.14.

┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Obiectivele verificării │ │crt.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │ExistenŃa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1.│- Nota de fundamentare a acŃiunii de protocol a manifestării │ │ │ sau a acŃiunii cu caracter specific, după caz │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2.│- Documente transmise de parteneri cu privire la participarea la acŃiune │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, │ │ │după caz, pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.1.│- Actele justificative de la pct. 1. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2.│- Actul intern de decizie, inclusiv devizul │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │Stabilirea corectă a valorii devizului │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Încadrarea valorii devizului în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1.│- Nivelul creditelor bugetare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2.│- Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.3.│- Limitele prevăzute de normele legale │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.4.│- Nivelul prevăzut de actul normativ de aprobare a acŃiunii │ │ │ (unde este cazul) │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

ANEXA Nr. 1g) la normele metodologice

LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ACTULUI INTERN DE DECIZIE PRIVIND DEPLASAREA ÎN STRĂINĂTATE,

INCLUSIV DEVIZUL ESTIMATIV DE CHELTUIELI

COD B.15.

┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Obiectivele verificării │ │crt.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │ExistenŃa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1.│- Nota de fundamentare a deplasării în străinătate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2.│- InvitaŃii, comunicări, alte documente de la partenerul extern │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.3.│- Nota-mandat privind deplasarea │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături │ │ │legale, după caz, pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.1.│- Actele justificative de la pct. 1. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2.│- Actul intern de decizie, inclusiv devizul │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │Stabilirea corectă a valorii devizului │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Încadrarea valorii devizului în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1.│- Nivelul creditelor bugetare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2.│- Nivelul angajamentelor bugetare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.3.│- Baremurile prevăzute de normele legale │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

2. LICHIDAREA CHELTUIELILOR

Este faza în care se verifică existenŃa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea

sumei datorate, se verifică condiŃiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste operaŃiunile respective, recepŃiile sau realitatea serviciului efectuat (bunurile au fost livrate, lucrările executate şi serviciile prestate).

Prin acordarea semnăturii şi a menŃiunii “Bun de plată” se atestă pe proprie răspundere că drepturile stabilite au fost verificate şi sunt corecte.

Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor stau la baza înregistrării în contabilitatea patrimonială a instituŃiei publice pentru reflectarea

serviciului efectuat şi a obligaŃiei de plată fată de terŃii creditori. De parcurgerea acestei etape răspund conducătorii serviciilor de specialitate din universitate,

şi anume: -pentru datele referitoare la calculul salariilor – şef departament resurse umane- salarizare; - pentru cheltuieli de perfecŃionare şi specializare profesională a angajaŃilor – decani,

directori, sefi departamente, şef servicii; - pentru cheltuieli de burse - secretarul prorectorului probleme sociale; - pentru deconturi de deplasare - decani, directori, sefi departamente, şef servicii; - pentru deconturi cheltuieli materiale şi gospodăreşti - şef serviciu administrativ, - pentru decontarea facturilor de achiziŃii, reparaŃii, service, cheltuieli de întreŃinere, gospodăreşti, utilitati etc. - şef serviciu administrativ; -pentru cărŃi - director bibliotecă; -chirii, lucrări de investiŃii, reparaŃii clădiri, reabilitări, moderizări – şef serviciu tehnic-

investitii. 3. ORDONANłAREA CHELTUIELILOR

Este faza în care se confirmă că livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanŃe au fost

verificate şi că plata poate fi realizată. OrdonanŃarea de plată (anexa 4) Este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziŃie conducatorului

compartimentului financiar să întocmească instrumentele de plată. Trebuie însoŃită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor

autorizate din compartimentele de specialitate, care să confirme corectitudinea sumelor de plată, livrarea şi recepŃionarea bunurilor, executarea lucrărilor, prestarea serviciilor, existenŃa unui alt titlu care să justifice plata. Pentru plata în rate sau avansuri acordate se procedeaza astfel:

- prima ordonanŃare de plată va fi însotită de documentele justificative în original - ordonanŃările de plată ulterioare vor face referire la documentele deja transmise

compartimentului financiar - ordonanŃarea de plată finală va purta menŃiunea că operaŃiunea s-a finalizat. - trebuie să poarte viza C.F.P. deoarece nici o ordonanŃare de plată nu poate fi prezentată

spre semnare ordonatorului de credite decât după ce persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv a acordat viza.

Dupa aprobarea ordonanŃării de plată, acesta împreună cu toate documentele justificative ( CHECK - LIST) în original, se înaintează conducătorului compartimentului financiar pentru plată.

Întocmirea ei se face , după cum urmează: - serviciul administrativ pentru: achiziŃii, reparaŃii utilaje, cheltuieli de întreŃinere,

service,etc; - serviciul salarizare pentru: calculul salariilor şi obligaŃiile către bugetul statului tichete de

masă; - serviciul contabilitate pentru: deconturi deplasare , transport studenŃi, protocol, practică

studenŃi,cărŃi,chirii, reparatii capitale, investiŃii,burse, etc; Răspunderea pentru angajarea, lichidarea şi ordonanŃarea cheltuielilor revine ordonatorului

de credite bugetare sau persoanelor împuternicite să exercite această calitate prin delegare, potrivit legii.

ANEXA Nr. 1h) LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST)

A ORDONANłĂRII DE PLATĂ PRIVIND ACHIZIłIA PUBLICĂ DE PRODUSE

Cod C.1.

┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Obiectivele verificării │ │crt.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │ExistenŃa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1.│- Angajamentul bugetar global/individual │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2.│- Contractul/comanda (sau altă formă de angajament juridic) │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.3.│- Factura fiscală (cod 14.4.10), factura (cod 14.4.10/a A) sau alte │ │ │ tipuri de facturi, aprobate conform prevederilor legale │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.4.│- Procesul-verbal de recepŃie (cod 14.2.5) sau Nota de recepŃie şi │ │ │ constatare de diferenŃe (cod 14.3.1 A) │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, │ │ │după caz, pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.1.│- Actele justificative de la pct. 1. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2.│- OrdonanŃare de plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │Stabilirea corectă a sumei propusă pentru plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Încadrarea sumei propusă pentru plata în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1.│- Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2.│- Nivelul angajamentului legal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.3.│- Valoarea cheltuielilor lichidate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.4.│- Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente în conturi de │ │ │ disponibil, după caz │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. │CorespondenŃa datelor din ordonanŃarea de plată cu cele din actele │ │ │justificative pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.1.│- Natura cheltuielii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.2.│- Numărul şi data emiterii facturii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.3.│- Beneficiarul sumei │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.4.│- Banca beneficiarului │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6. │CorespondenŃa dintre conŃinutul actelor justificative în ceea ce │ │ │priveşte: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│6.1.│- Cantitatea de produse recepŃionate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6.2.│- Calitatea produselor recepŃionate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6.3.│- PreŃul unitar al produselor recepŃionate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6.4.│- Termenele de livrare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6.5.│- ModalităŃile de plată │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

NOTĂ: În cazul ordonanŃărilor de plată privind achiziŃia publică de servicii sau lucrări, prezenta listă de verificare (check-list) se va adapta corespunzător.

[ANEXA Nr. 1i) la normele metodologice]

LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANłĂRILOR DE PLATĂ PENTRU SUBVENłII, TRANSFERURI,

PRIME SAU ALTE PLĂłI DIN FONDURI PUBLICE ACORDATE AGENłILOR ECONOMICI SAU ALTOR BENEFICIARI LEGALI

COD C.5.

┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Obiectivele verificării │ │crt.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │ExistenŃa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1.│- Angajamentul bugetar global/individual │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2.│- Nota de fundamentare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.3.│- DocumentaŃia specifică, conform actului normativ care reglementează │ │ │ domeniul │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, │ │ │după caz, pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.1 │- Actele justificative de la pct. 1. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2.│- OrdonanŃarea de plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │Stabilirea corectă a sumei propusă pentru plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Încadrarea sumei propusă pentru plata în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1.│- Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2.│- Nivelul angajamentului legal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.3.│- Nivelul sumei datorate rezultat în urma operaŃiunii de lichidare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.4.│- Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente în conturi de │

│ │ disponibil, după caz │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. │CorespondenŃa datelor din ordonanŃa de plată cu cele din actele │ │ │justificative pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.1.│- Natura plăŃii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.2.│- Beneficiarul sumei │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.3.│- Banca beneficiarului sumei │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

[ANEXA Nr. 1j) la normele metodologice]

LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANłĂRII DE PLATĂ EXTERNĂ PRIVIND ALTE PLĂłI DECÂT

CELE AFERENTE ÎMPRUMUTURILOR EXTERNE

COD C.8.

┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Obiectivele verificării │ │crt.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │ExistenŃa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1.│- Angajamentul bugetar global/individual │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2.│- Nota de fundamentare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.3.│- Contractul de furnizare/servicii/lucrări │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.4.│- Factura externă │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.5.│- Documente de transport, vămuire, recepŃie, situaŃii de lucrări, după │ │ │ caz │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.6.│- Documente specifice care rezultă din actul normativ ce reglementează │ │ │ domeniul │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, │ │ │după caz, pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.1.│- Actele justificative de la pct. 1. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2.│- OrdonanŃarea de plată externă │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │Stabilirea corectă a sumei propusă pentru plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Încadrarea sumei prevăzută pentru plata în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1.│- Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2.│- Nivelul angajamentului legal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│4.3.│- Nivelul sumei datorate rezultat în urma operaŃiunii de lichidare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.4.│- Disponibilul în cont │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. │CorespondenŃa datelor din ordonanŃarea de plată externă cu cele din │ │ │actele justificative pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.1.│- Natura plăŃii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.2.│- Beneficiarul sumei │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.3.│- Banca beneficiarului sumei │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

[ANEXA Nr. 1k) la normele metodologice]

LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANłĂRII DE AVANSURI (ÎN LEI) ACORDATE UNOR TERłE

PERSOANE JURIDICE ÎN CADRUL CONTRACTELOR ÎNCHEIATE

COD C.10.

┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Obiectivele verificării │ │crt.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │ExistenŃa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1.│- Angajamentul bugetar global/individual │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2.│- Nota de fundamentare │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.3.│- Contractul de furnizare/servicii/lucrări │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.4.│- Solicitarea de acordare a avansului │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.5.│- Documentul prin care se constituie garanŃia legală │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, │ │ │după caz, pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.1.│- Actele justificative de la pct. 1. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2.│- OrdonanŃarea de plată a avansului │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │Stabilirea corectă a sumei prevăzută pentru plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Încadrarea sumei propusă pentru plata în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1.│- Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2.│- Nivelul angajamentului legal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.3.│- Disponibilul din cont │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│5. │CorespondenŃa datelor din ordonanŃarea de plată a avansului cu cele din │ │ │actele justificative pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.1.│- Natura plăŃii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.2.│- Beneficiarul sumei │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.3.│- Banca beneficiarului sumei │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

[ANEXA Nr. 1l) la normele metodologice]

LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANłĂRII DE PLATĂ ALE SALARIILOR, ALTOR DREPTURI SALARIALE

ACORDATE PERSONALULUI, PRECUM ŞI ALE OBLIGAłIILOR FISCALE AFERENTE ACESTORA

COD C.14.

┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Obiectivele verificării │ │Crt.│ │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │ExistenŃa actelor justificative │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.1.│- Centralizatorul lunar al statelor de salarii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.2.│- SituaŃia privind repartizarea pe luni a cheltuielilor de personal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.3.│- SituaŃia privind monitorizarea cheltuielilor de personal │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.4.│- Statul de funcŃii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1.5.│- Bugetul aprobat │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, │ │ │după caz, pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.1.│- Actele justificative de la pct. 1. │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2.2.│- OrdonanŃarea de plată │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │Încadrarea sumei propusă la plata în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.1.│- Nivelul angajamentului bugetar │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.2.│- Valoarea cheltuielilor lichidate │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3.3.│- Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente în conturi de │ │ │ disponibil, după caz │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Încadrarea numărului de personal din statul de salarii în: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.1.│- Numărul maxim de personal stabilit prin buget │

├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4.2.│- Numărul rezultat din statul de funcŃii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5. │CorespondenŃa datelor din ordonanŃarea de plată cu cele din actele │ │ │justificative pentru: │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.1.│- Tipul plăŃii │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.2.│- Beneficiarul sumei │ ├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │5.3.│- Banca beneficiarului sumei │ └────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

4. PLATA CHELTUIELILOR

Este faza prin care instituŃia publică este eliberată de obligaŃiile sale faŃă de terŃii – creditori a) este asigurată de şeful compartimentului financiar în limita disponibilităŃilor aflate în conturi. b) Se efectuează dacă sunt îndeplinite condiŃiile: - cheltuielile au fost angajate, lichidate şi ordonanŃate - exista disponibilităŃi în conturi bancare - subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi

corespunde naturii cheltuielilor respective - exista toate documentele care să justifice plata - semnăturile de pe documentele justificative aparŃin ordonatorului de credite sau persoanelor

desemnate de acesta - beneficiarul sumelor este cel îndreptăŃit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat - suma datorată beneficiarului este corectă - documentele de angajare şi ordonanŃare au primit viza de C.F.P. - documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular - alte condiŃii prevăzute de lege c) Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui furnizor, creditor, etc. Vor fi datate şi vor

avea înscrise în spaŃiul rezervat - obiectul plăŃii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata. Ele se înscriu într-un registru, purtând numere de

ordine unic, începând cu numarul 1 în ordine crescatoare. Nu pot cuprinde plăŃi referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat.

Se semneaza de şeful compartimentului financiar şi persoanele cu atribuŃii în efectuarea plăŃilor. d) plata în numerar se efectuează pentru următoarele categorii de cheltuieli: deplasări, burse, ajutoare sau alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament. Institutiile

publice vor lua măsurile necesare pentru reducerea la maximum a plăŃilor în numerar. e) DispoziŃia de plată - încasare către casierie (cod 14-4-4) se semnează de şeful compartimentului financiar şi de persoanele cu atribuŃii în efectuarea plăŃilor în numerar. Calendarul activităŃilor şi plata lor: 1 .Salarii :data de prezentare a pontajelor la epartamentul resurse umane-salarizare 30 ale

lunii in curs;

[Type text] -data de prezentare a statelor de plată, însoŃite de ordonanŃarea la plată a lor, către serviciul

financiar – 10 ale lunii următoare celei de plată; - data de control salarii- 12 ale lunii următoare celei de plată; - plata salariilor se face în data de 14 ale lunii pentru luna precedentă; 2 Declaratii la asigurări sociale de sănătate, şomaj, pensii – datele personalului, pe suport magnetic sunt prezentate de serviciul salarizare, până în data

de 25 ale lunii urmatoare, la direcŃiile respective. 3. Declaratia privind obligatiile de plată la bugetul general cosolidat-după confruntarea

datelor cu serviciul salarizare se depune pe suport magnetic, de către serviciul financiar, până în data de 25 ale lunii următoare.

4. Burse – pâna în data de 14 ale lunii se înaintează, de către secretariate şi serviciu doctorate, pe suport magnetic, dupa modelul de soft al băncilor, statele de plată cu beneficiarii burselor către Serviciul financiar;Plata se efectuează în trei zile lucrătoare;

5. Facturi de achizitii, service, cheltuieli de întretinere,chirii,concesiuni, etc – însoŃite de ordonanŃări de plată, se prelucreaza de catre serviciul administrativ in maxim 5 zile lucratoare de la primirea facturilor si se inainteaza servciiului financiar pentru plata. Termen efectuare plati de catre serviciul financiar - 3 zile lucrătoare de la data primirii facturilor cu toate documentele justificative anexate.

5. ALTE OBLIGAłII a) Se vor nominaliza persoanele din cadrul facultăŃilor, departamentelor şi compartimentelor

funcŃionale care au ca atribuŃii propunerile de angajamente legale şi bugetare, şi vor înainta compartimentului financiar specimenele de semnături.

b) InstituŃiile publice, indiferent de subordonare şi de modul de finanŃare a cheltuielilor, au obligaŃia să organizeze evidenŃa angajamentelor bugetare şi legale.

Scopul organizării evidenŃei angajamentelor bugetare este de a furniza informaŃii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciŃiul bugetar curent cu privire la creditele bugetare consumate prin angajare şi prin comparaŃie să se determine creditele bugetare disponibile care pot fi angajate în viitor.

Scopul organizării evidenŃei angajamentelor legale este de a furniza informaŃii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciŃiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite.

Principalele atribuŃii ale acestora privesc: a) evidenŃa creditelor bugetare aprobate în exerciŃiul bugetar curent, precum şi a

modificărilor intervenite pe parcursul exerciŃiului bugetar curent cu ajutorul contului 940 "Credite bugetare aprobate";

b) evidenŃa angajamentelor bugetare cu ajutorul contului 950 "Angajamente bugetare"; c) compararea datelor din conturile 940 "Credite bugetare aprobate" şi 950 "Angajamente

bugetare" şi determinarea creditelor bugetare disponibile care pot fi angajate; d) evidenŃa angajamentelor legale cu ajutorul contului 960 "Angajamente legale";

Revizia

0 Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


e) la finele lunii, reevaluarea angajamentelor legale exprimate în alte monede decât

moneda naŃională, la cursul de schimb valutar comunicat de Banca NaŃională a României, valabil pentru ultima zi lucrătoare a lunii.

Contabilul şef va organiza evidenŃa contabilă a angajamentelor bugetare şi legale şi raportarea acestora. Cap.4 PROCEDURA PRIVIND INREGISTRAREA, EVIDENTA, URMARIREA CLIENTILOR

I. .Primirea, verificarea, acordarea vizei de CFP si predarea documentelor pentru inregistrarea in evidenta contabila.

l. Documentele care stau la baza angajamentelor cu clientii sunt: contracte (de furnizare,de lucrari, de prestari servicii, de inchiriere), comenzi si facturi fiscale.

2.Operatiunile economice care fac obiectul relatiilor cu clientii sunt: inchirieri de bunuri mobile si imobile, vanzari de produse din activitatea proprie, tudii, proiecte, prestari servicii, distributia de energie termica, electrica si apa etc.

3.Contractele, comenzile se intocmesc de serviciile de specialitate (Conform Deciziei de CFP) si a legislatiei aferente si se depun la persoana cu atributii de CFP in vederea acordarii vizei.

4. Facturile emise pentru inchirieri de bunuri, prestari de servicii si furnizare de utilitati trebuie sa aiba la baza un contract.

5.Persoana cu atributii in acordarea vizei de CFP, verifica si acorda sau nu viza in conformitate cu prevederile deciziei de CFP si a normelor specifice, dupa care restituie contractele persoanei delegate de la compartimentele de specialitate.

II Inregistrarea in evidenta contabila, analiza si urmarirea clientilor.

l. In contabilitatea analitica a clientilor se inregistreaza operatiunile prevazute la capitolul I pentru care au fost emise facturi.

2. Evidenta contabila a clientilor se tine atat pe conturi sintetice, analitice de gradul I (surse de finantare) cat si pe fiecare client in parte.

3. Operarea in evidentele contabile a documentelor se face in termen de 48 ore de la primirea acestora, in conformitate cu monografia contabila aprobata.

4. Persoanele cu atributii in evidenta clientilor vor verifica in principal urmatoarele:

- fiecare client trebuie sa aiba un cod unic de identificare, daca clientul respectiv este si furnizor atunci partenerul respectiv va fi declarat doar o singura data atribuindu-i-se doar un singur cod de identificare;

- in fisa fiecarui client/partener vor fi completate toate datele de identificare prevazute de formatul electronic;

- numele de sortare va avea obligatoriu un singur cuvant;

Revizia

0 Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


- este interzis a se atribui doua coduri de identificare unui singur client/partener (persoana

juridica sau persoana fizica);

- lunar pana in data de 20 ale lunii curente se vor analiza inregistrarile din fisele de cont a tuturor clientilor, in vederea depistarii eventualelor erori de inregistrare sau de alta natura (ex. eroare privind sursa de finanatare) si corectarea acestora in timp util.

-pentru contabilizarea unor regularizari privind incasarea unor clienti intre diverse surse de finantare, se va utiliza codul clientului respectiv (nu clienti diversi),pentru a nu denatura rulajul operatiunilor derulate cu acel furnizor;

-in vederea calcularii corecte si operative a majorarilor de intarziere, la solicitarea persoanelor cu atributii de facturare din compartimentele de specialitate, persoana care are sarcini de evidenta clientilor le va comunica data la care s-a incasat contracvaloarea facturilor (prin punerea la dispozitie a fisei de cont analitic);

-trimestrial, clientilor cu sold, li se trimit extrase de cont pentru confirmare, iar in cazul in care aceste extrase nu sunt confirmate clientii respectivi vor fi invitati pentru efectuarea de punctaje;

-in cazul in care clientii nu confirma extrasele de cont, nu accepta efectuarea de punctaje sau nu mai pot fi contaxctati, in termen de 20 zile de la initierea procedurii (trimiterea extrasului de cont), persoana care are sarcini de evidenta clientilor, remit notificari prin care se someaza clientii sa achite suma datorata in termen de 5(cinci) zile de la primirea notificarii;

-daca in termenul acordat clientii nu au efectuat platile, persoana care are sarcini de evidenta a clientilor va intocmi un tabel nominal cu clientii aflati in aceasta situatie la care va anexa Extrasele de cont trimise si Notificarile impreuna cu confirmarea de primire a acestora de catre client sefului Serviciului Contabilitate;

-in cel mai scurt timp, seful Serviciului Contabilitate va intocmi informari catre conducerea institutiei cu privire la clientii cu restante la plata ( la care va atasa si copii dupa documentele mentionate la alineatul precedent), unde se va hotari deschiderea de actiuni in justitie;

-extrasele de cont de la sfarsitul anului, confirmate de clienti, se vor preda sefului Serviciului contabilitate pentru a fi atasate la Procesul verbal de inventariere.

5. Persoanele cu atributii in evidenta clientilor si seful Serviciului Contabilitate vor depune toate diligentele in vederea recuperarii in termen a sumelor datorate de clienti.

Revizia

0 Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


Cap.5 PROCEDURA PRIVIND ORGANIZAREA SI EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI

1.Scopul procedurii operaŃionale

1.Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operaŃiunilor prin care se constată

existenŃa tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric, sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.

Scopul principal este pentru stabilirea situaŃiei reale a tuturor elementelor de activ şi pasiv ale fiecarei unităŃi, în vederea întocmirii situaŃiilor financiare anuale, care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziŃiei financiare şi a performanŃei unităŃii pentru respectivul exerciŃiu financiar.

Realizarea inventarierii elementelor de activ şi pasiv deŃinute la începutul activităŃii, cel puŃin o dată pe an pe parcursul funcŃionării lor, în cazul fuziunii sau încetării activităŃii:

-la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului sau a altor organe prevăzute de lege; -ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere; -ori de câte ori intervine o predare –primire de gestiune; -cu prilejul reorganizării gestiunilor; -ca urmare a calamităŃilor naturale sau a unor cazuri de forŃă majoră; -în alte cazuri prevăzute de lege. Inventarierea elementelor de activ şi pasiv se efectuează de către comisia de inventariere,

numită prin decizia scrisă, emisă de conducătorul unităŃii. Această decizie trebuie să cuprindă perioada de desfăşurare a procesului de inventariere, gestiunile supuse inventarierii şi modul de efectuare a inventarierii.

Comisia de inventariere este formata din 5 persoane : Preşedinte

Secretar Membru 1 Membru 2 Membru 3 Compartimentele implicate pentru o bună desfăşurare a inventarieii sunt :

-direcŃia generală administrativă; -contabilitate -administrativ-patrimoniu -tehnic

2. Documentele folosite la desfăşurarea activităŃii de inventariere a elementelor de activ

şi pasiv: - referat privind inventarierea şi propunerea comisiei de inventar - contabil şef - DispoziŃia de organizare, desfăşurare şi valorificare a inventarierii; - DGA - ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere; - DGA - Proces verbal de instruire a comisiei de inventariere - şef patrimoniu - DeclaraŃia de inventariere; - gestionarul

Revizia

0 Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


- Lista de inventariere - secretarul comisiei - Proces –verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii - comisia - Lista cu propuneri de casare şi declasare - comisia - Registru de inventar - contabil şef. 3. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiŃi decât în cazuri bine justificate şi

numai prin decizie scrisă emisă de conducătorul unităŃii. Dacă gesionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora fixate

inventarierea se efectueză de către comisia de inventarere, în prezenta altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să-l reprezinte pe gestionar.

4. Lista de inventariere serveşte ca : - document pentru inventarierea bunurilor aflate în patrimoniul unităŃii; -document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri; -document justificativ de înregistrare în evidenŃa magaziilor şi în contabilitate a plusurilor şi

minusurilor constatate; -document pentru întocmirea registrului inventar; -document centralizator al operaŃiunilor de inventariere; sprijinind la cerere auditul şi/sau alte organisme abilitate în acŃiuni de auditare şi/sau

control, iar pe conducătorul în luarea deciziilor.

2.Domeniul de aplicare a procedurii operaŃionale

1.Activitatea la care se referă procedura operaŃională este inventarierea elementelor de activ şi pasiv ce reprezintă ansamblul operaŃiunilor prin care se constată existenŃa tuturor elementelor respective, cantitativ valoric, valoric după caz la data la care aceasta se efectuează. 2.Aceasta activitate se desfăşoară în cadrul instituŃiei potrivit prevederilor Legii ContabilităŃii nr. 82/1991 republicată cu modificările şi completările ulterioare. 3. Principalele activităŃii de care depinde activitatea procedurată sunt: -stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor constatate la inventar precum şi pentru consemnarea în procesul verbal a rezultatelor inventarierii. Aceasta activitate este efectuată de comisia de inventariere formată din :

1. __________________ 2. __________________ 3. __________________ 4. __________________ 5. __________________

- semnarea fiecărei file, menŃionând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantităŃile au fost stabilite în prezenŃa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa, se efectueaza de către gestionarii unităŃii.

- calcularea diferenŃelor valorice şi semnarea listei de inventar privind exactitatea soldului scriptic, precum şi verificarea calculelor efectuate, se realizeaza de către compartimentul financiar-contabil;

Revizia

0 Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


- avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere, a procesele verbale

cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor şi inclusiv persoanele vinovate, precum şi procesul verbal al rezultatelor inventarierii se face de către contabilul şef.

- decizia soluŃionării propunerilor făcute şi a rezultatelor inventarierii din procesul verbal se ia de către conducătorul unităŃii;

4.Compartimentele furnizoare şi beneficiare de date necesare activităŃii procedurate sunt: - rectoratul _____________________ -direcŃia general administrativă : ___________________ -compartimentul financiar- contabil : __________________

c) Compartimentele implicate în procesul activităŃii:

- rectoratul _____________________ -direcŃia general administrativă : ___________________ -compartimentul financiar- contabil : __________________

- comisia de inventariere :______________________

Documente de referinŃă (reglementări) aplicabile activităŃii procedurate 1. LegislaŃie primară: - Legea ContabilităŃii nr. 82/1991 republicată în M.Of. Partea I nr 629/26.08.2002 cu

modificările şi completările ulterioare - OMFP nr. 1753/2004 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi efectuarea

inventarierii elementelor de activ şi pasiv, publicat în M.Of. nr 1174 / 13.12.2004 2. LegislaŃie secundară - normele privind organizarea şi efectuarea elementelor de activ şi pasiv. 3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităŃii publice. Decizia nr ______/__________ de numire a comisiei de inventar; - Proces verbal de instruire a comisiei de inventariere - Proces –verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii 5.Descrierea procedurii operaŃionale

1 GeneralităŃi

Inventarierea anuală a elementelor de activ şi de pasiv se face de regulă cu ocazia încheierii exerciŃiului financiar avându-se în vedere specificul activităŃii unităŃii.

Inventariere elementelor de activ şi pasiv se efectuează de către comisia de invetariere numită prin decizie scrisă, emisă de conducătorul unităŃii. Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere potrivit prevederilor legale.

2 Documente utilizate 2.1 Lista şi provenienŃa documentelor

- Referat privind inventarierea şi propunerea comisiei de inventar - contabil şef - DispoziŃia de organizare, desfăşurare şi valorificare a inventarierii - DGA - ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere - şef patrimoniu - Proces verbal de instruire a comisiei de inventariere - şef patrimoniu

Revizia

0 Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


- Declaratia de inventariere - gestionarul - Lista de inventariere - secretarul comisiei - Proces –verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii - comisia - Lista cu propuneri de casare şi declasare - comisia - Registru de inventar - contabil şef.

2.2 ConŃinutul şi rolul documentelor

- referat privind inventarierea şi propunerea comisiei de inventar cuprinde solicitarea în scris către conducătorul unităŃii a numirii comisiei de inventariere prin emiterea unei decizii precum şi a perioadei de desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului unităŃii.

- DispoziŃia de organizare, desfăşurare şi valorificare a inventarierii În decizia de numire se menŃionează, în mod obligatoriu componenŃa comisiei, numele

preşedintelui comisiei, secretarului şi a membrilor, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de începere şi terminare a inventarierii. Decizia are rol de înştiinŃare.

- ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere Se face în baza deciziei de organizare şi desfăşurare a inventarierii pe bază de semnătura a

întregii comisii şi are rol de luare la cunoştinŃă. - Proces verbal de instruire a comisiei de inventariere Se încheie cu ocazia întrunirii comisiei de inventariere, la care participă toŃi membrii

comisiei şi sunt prezentate atribuŃiile fiecăruia conform legii şi are rol de instruire. - DeclaraŃia de inventariere Se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea valorii materiale şi

de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenŃa sa, să bareze şi să semneze, la ultima operaŃiune, fişele de magazie cu menŃiunea datei la care s-au inventariat valorile materiale, să vizeze documentele care privesc intrări de valori materiale existente în gestiune dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaŃia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. Se întocmeşte într-un singur exemplar şi are rol de declaraŃie pe proprie răspundere.

- Lista de inventariere (cod 14-3-12) Se întocmeste la locurile de depozitare, anual de către comisia de inventariere, pe gestiuni,

pe conturi de valori materiale, eventual pe grupe sau subgrupe, separat pentru bunirile unităŃii şi separat pentru cele aparŃinând altor unităŃi, aflate asupra personalului unităŃii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar. Are rol de document de pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunea unităŃii, pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri şi a altor valori, document justificativ de înregistrare în evidenŃa magaziilor şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate, document pentru întocmirea registrului-inventar, document pentru stabilirea provizioanelor pentru depreciere, document centralizator al operaŃiunilor de inventariere.

- Proces –verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii ConŃine următoarele elemente: data întocmirii, numele şi prenumele membrilor comisiei de

inventariere, numărul şi data actului de numire a comisiei de inventariere, gestiunea inventariată, data începerii operaŃiunilor de inventariere, concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri şi măsuri în legătură cu acestea, volumul stocurilor depreciate, propuneri pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi de casare a activelor fixe. Are rol de stabilire prin comparare a datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenŃa tehnico-operativă (fişe de magazie) şi din contabilitate.

- Lista cu propuneri de casare şi declasare

Revizia

0 Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


Cuprinde propunerile de casare şi declasare a activelor fixe şi a obiectelor de inventar

cantitativ şi valoric. Are rol de propunere. - registru de inventar Cuprinde toate elemetele de activ şi pasiv inventariate, potrivit prezentelor norme, şi grupate

după natura lor, conform posturilor din bilanŃul contabil. Are rol de document contabil obligatoriu, de înregistrare anuală şi de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului.

2.3 Circuitul documentelor - referat privind inventarierea şi propunerea comisiei de inventar – se întocmeşte în 2

exemplare: unul la conducătorul instituŃiei şi unul la dosarul privind inventarierea patrimoniului. - DispoziŃia de organizare, desfăşurare şi valorificare a inventarierii – se întocmeşte în 3

exemplare: unul la dosarul ce cuprinde dispoziŃiile instituŃiei, unul în dosarul de inventar şi unul la ordonatorul terŃiar de credite.

- înştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere – se întocmeşte în 2 exemplare: unul la conducătorul comisiei şi unul la dosarul de inventar;

- proces verbal de instruire a comisiei de inventariere – se întocmeşte în 2 exemplare: unul la conducătorul comisiei şi unul la dosarul de inventar;

- declaraŃia de inventariere – se întocmeşte într-un singur exemplar şi se găseşte la dosarul de inventar;

- lista de inventariere – circulă la: - comisia de inventariere pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor

constate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesul verbal a rezultatelor inventarierii; - la gestionar pentru semnarea fiecărei file menŃionând pe ultima filă că toate

cantităŃile au fost stabilite în prezenŃa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa;

- la compartimentul financiar-contabil pentru calcularea diferenŃelor valorice şi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului faptic, precum şi pentru verificarea calculelor efectuate;

- la conducătorul unităŃii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluŃionării propunerilor făcute;

- în dosarul de inventariere. - Proces –verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii – într-un singur exemplar şi se

găseşte la dosarul de inventariere. - Lista cu propuneri de casare şi declasare- în 2 exemplare: unul pentru ordonatorul terŃiar de

credite şi unul la dosarul de inventar. - Registru de inventar – fiind un document de înregistrare contabilă nu circulă.

3 Resurse necesare 3.1 Resurse materiale - elemente de logistică: birou, scaun, rechizite, linie telefonică, materiale informatice, calculator, acces la baza de date, reŃea informatică, imprimantă, posibilităŃi de stocare a informaŃiilor

3.2 Resurse umane: - Comisia de inventariere: 1. __________________

2. __________________ 3. __________________ 4. __________________ 5. __________________

Revizia

0 Universitatea din

Oradea



CLIENTILOR,


PATRIMONIULUI

COD SEAQ


-compartimentul financiar-contabil: -direcŃia general administrativă: -gestionar: 3.3 Resurse financiare 6 Modul de lucru 6.1 Planificarea operaŃiunilor şi acŃiunilor activităŃii Planificarea operaŃiunii şi acŃiunilor de inventariere se face pe baza deciziei nr.________ 6.2 Derularea operaŃiunilor şi acŃiunilor activităŃii

Inventariere elementelor de activ şi pasiv se efectuează de către comisia de inventariere numită prin decizie scrisă, emisă de conducătorul unităŃii. Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere potrivit prevederilor legale. Pentru desfăşurarea în bune condiŃii a operaŃiunii de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligaŃia gestionării elemetelor de activ şi pasiv, trebuie să ia măsuri pentru crearea condiŃiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:

-organizarea depozitării bunurilor grupate pe sortimente, dimensiuni şi etichete de raft; -Ńinerea la zi a evidenŃei tehnic-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenŃe; -participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere; -asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc. -asiguarerea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preŃ etc.) a unor specialişti din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere care au obligaŃia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise; -dotarea comisiei cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaŃiilor inventariate; -asigurarea protecŃiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecŃie a muncii; -asiguarea securităŃii uşilor, ferestrelor, porŃilor de la depozite, gestiuni etc. 6.3.Valorificarea rezultatelor activităŃii de inventariere. Rezultate inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise

în listele de inventariere cu cele din evidenŃa tehnic-operativă (fişele de magazie şi din contabilitate). Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite trebuie corectate operativ după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantităŃilor consemnate în listele de inventariere cu evidenŃa tehnic-operativă pentru fiecare poziŃie în parte.

Evaluarea elmentelor de activ şi pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit prevederilor reglementărilor contabile aplicabile, precum şi ale prezentelor norme.

Download - procedura privind acordarea avansurilor, inregistrarea

Top Related