Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Ohje tulkitsemiseen ja palautteen antamiseen
Erja Ailio
Niina Häkälä
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)
PL Mannerheimintie 166
00271 Helsinki
Puh.: 029 524 6000
www.thl.fi
Erja Ailio & Niina Häkälä
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Ohje tulkitsemiseen ja palautteen antamiseen
© Kirjoittajat ja THL
Helsinki 2018
Sisällys
Johdanto .......................................................................................................................................................... 5 Asiakasasiakirjarakenteet ................................................................................................................................ 6 Asiakasasiakirjarakenteen osat ........................................................................................................................ 8 Roolit ............................................................................................................................................................. 12 Asiakirjarakenteen sisältö ............................................................................................................................. 16 Esimerkki asiakasasiakirjarakenteesta .......................................................................................................... 18 Esimerkki tietojen otsikoinnista .................................................................................................................... 19 Esimerkki tietojen ryhmittelystä ................................................................................................................... 20 Asiakasasiakirjarakenteen tarkasteleminen ................................................................................................... 21 Palautteen antaminen..................................................................................................................................... 25
THL – 2016 5 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Johdanto
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetaan tulevaisuudessa kaikki sosiaalipalveluissa
syntyvät, asiakasta koskevat asiakasasiakirjat. Asiakirjojen tietosisältöjen yhdenmukaistamisen
tavoitteena on, että kaikki sosiaalihuollon organisaatiot tuottavat asiakastiedot samojen periaatteiden
mukaisesti. Valtakunnallisen asiakastietojen arkistoinnin avulla asiakastiedot ovat aina käytössä siellä,
missä asiakasta palvellaan.
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (jatkossa THL) vastaa sosiaalihuollon eri palvelutehtävien ja
sosiaalipalvelujen asiakasasiakirjarakenteiden kehittämisestä ja päivittämisestä osana Kanta-palvelujen
kehittämistä. Asiakasasiakirjarakenteiden kehittämisessä on hyödynnetty monenlaista asiantuntemusta,
ja se on tehty avoimena yhteistyönä ennen kaikkea sosiaalihuollon ammattilaisten ja asiantuntijoiden
kanssa.
Velvollisuus asiakirjan laatimiseen perustuu sosiaalihuollon yleis- ja erityislainsäädäntöön ja
tiettyyn asiakastilanteeseen eikä siis siihen, että asiakasasiakirjarakenne on määritelty ja kuuluu
sosiaalihuollon asiakastietomalliin. Sosiaalihuollon ammattilaisille jää lainsäädännössä kuvatulla
tavalla harkintaa sen suhteen, milloin asiakirjan laatiminen on ilmeisen tarpeetonta ja mitkä ovat
kussakin tilanteessa asiakirjaan kirjattavat tarpeelliset ja riittävät tiedot. Asiakasasiakirjarakenteet on
laadittu tukemaan sosiaalihuollon ammattilaisten työtä, mutta työn tukemiseksi tarvitaan edelleen
myös muuta dokumentoinnin ohjeistusta omasta organisaatiosta.
Asiakirjarakenteita voi tarkastella Sosmeta-palvelussa (sosmeta.thl.fi). Sosmeta on THL:n
ylläpitämä palvelu, jonka avulla voi katsella sosiaalihuollon valtakunnallisia
asiakasasiakirjarakenteita, tietokomponentteja ja sanastoa sekä antaa niistä palautetta.
Asiakasasiakirjarakenteet esitetään mahdollisimman lähellä niiden teknistä toteutusmuotoa. Tämä
ohje on laadittu helpottamaan asiakasasiakirjarakenteiden tulkintaa ja palautteen antamista. Ohje on
laadittu avuksi kaikille asiakasasiakirjarakenteita hyödyntäville kuten sosiaalihuollon ammattilaisille,
asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjille, tietojärjestelmätoimittajille ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan
ammattilaisille.
Hyvä tietää:
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetaan asiakasasiakirjat yhtenäisessä muodossa.
THL vastaa sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteiden kehittämisestä.
Tämä ohje on laadittu tulkinta-avuksi kaikille asiakasasiakirjarakenteita hyödyntäville.
THL – 2016 6 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteiden mallintamisen lähteenä ovat olleet selvitykset palvelukohtaisista
asiakastiedoista (esim. Väyrynen et al. 2010: Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista vammaisten,
ikäihmisten ja päihteiden ongelmakäyttäjien sosiaalipalveluissa). Asiakasasiakirjarakenteilla pyritään
kuvaamaan em. selvityksissä ja muissa lähteissä esitetyt sosiaalihuollon ammattilaisten tietotarpeet.
Mallintamisessa käytettyjä muita lähteitä ovat esimerkiksi lastensuojelun käsikirjan lomakkeet ja eri
sosiaalipalvelujen asiantuntijoilta saatu palaute.
Kuvassa 1 kuvataan asiakasasiakirjarakenteen määrittelyn suhdetta valmiiseen tallennettavaan
asiakirjaan sekä tähän liittyvää prosessia ja eri toimijoiden rooleja.
Kuva 1. Asiakasasiakirja: määrityksestä tallenteeseen
Hyvä tietää:
Asiakasasiakirjarakenteilla pyritään kuvaamaan sosiaalihuollon ammattilaisten tietotarpeet.
Asiakasasiakirjarakenteet on jaoteltu kokonaisuuksiksi pääasiassa palvelutehtävittäin, mutta osittain
myös sosiaalipalveluittain.
THL – 2016 7 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteet on mallinnettu pääasiassa palvelutehtävittäin, mutta osittain myös palveluittain.
Kaikissa sosiaalipalveluissa ei ole omia nimettyjä asiakasasiakirjoja vaan niissä voidaan hyödyntää eri
palvelutehtävien asiakasasiakirjoja. Esimerkiksi palveluasumiseen ei ole määritelty omia
asiakasasiakirjarakenteita, mutta siinä voidaan tarvittaessa käyttää esimerkiksi iäkkäiden palvelujen
toteuttamissuunnitelman rakennetta. Tiettyyn sosiaalipalveluun on määritelty omia asiakirjarakenteita,
mikäli palvelussa on erityisiä tietotarpeita.
THL – 2016 8 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteen osat
Asiakasasiakirjarakenteilla kuvataan, mitä tietokenttiä kukin asiakirja sisältää ja missä järjestyksessä.
Kunkin asiakirjarakenteen kohdalla kerrotaan sen version päivämäärä ja tila. Asiakirjarakenteen
julkaisun tilaa kuvataan Sosmetassa kolmiportaisesti: luonnos - testissä - valmis. ”Luonnos” tarkoittaa,
että asiakirjarakennetta kehitetään edelleen eteenpäin saatujen kommenttien perusteella. ”Testissä”
tarkoittaa, että asiakirjarakenteen perusteella tehdään esimerkiksi jo arkistototeutuksia tai siihen
kohdistetaan muita teknisiä toimenpiteitä. Palautetta kerätään tässä vaiheessa erityisesti Kelalta ja
tietojärjestelmätoimittajilta. ”Valmis” tarkoittaa, että asiakirjarakenteen kehitysiteraatio on valmis.
Asiakirjarakenne on virallinen ja tuettu versio Kanta-palveluissa. Valmista asiakirjarakennetta ei voida
muuttaa ilman uutta versiota.1
Asiakasasiakirjarakenne koostuu kahdenlaisista tiedoista: rooleista ja kunkin asiakirjarakenteen
sisältöosasta. Rooleista kerrotaan tarkemmin seuraavassa luvussa.
Asiakirjarakenteiden kuvaamisessa on käytetty tietokomponentteja (ks. kuva 2). Tietokomponentit
ovat semanttisesti yhtenäisiä tietokokonaisuuksia, jotka määrittävät, miten sosiaalihuollon kannalta
keskeisiä reaalimaailman ilmiöitä, kuten henkilöitä, elämäntilanteita ja taloudellisia tilanteita kuvataan
yhtenäisellä tavalla. Tietokomponentteja on lähes 150 kappaletta, ja ne on Sosmetassa kuvattu omassa
osiossaan. Koska kaikkia tietotarpeita ei kuitenkaan ole mielekästä esittää tietokomponenttien avulla,
asiakirjarakenteet voivat sisältää myös tietokenttiä, jotka ovat käytössä vain kyseisessä
asiakirjarakenteessa (asiakirjakohtainen tietokenttä). Tietojärjestelmän näyttömuodon toteutuksen tai
asiakirjan laativan sosiaalihuollon ammattihenkilön näkökulmasta sillä, onko kyseessä
tietokomponentti vai asiakirjakohtainen kenttä, ei tulisi olla merkitystä vaan kokonaisuuden tulisi olla
eheä. Sekä tietokomponentin että asiakirjakohtaisen tietokentän tiedon esitysmuotona voi olla muiden
esitysmuotojen ohella luokitus. Luokitukset on julkaistu tai tullaan julkaisemaan Sosiaali- ja
terveydenhuollon koodistopalvelimella. Koodistopalvelimella on julkaistu yli 70 sosiaalihuollon
asiakasasiakirjarakenteiden luokitusta. Pieni osa luokituksista tulee olemaan asiakirjan sisäisiä
luokituksia, joita ei julkaista Koodistopalvelimella. Tällaisia ovat esimerkiksi luokitukset, joiden
käyttötarve on hyvin rajattu (esimerkiksi vain yhdessä asiakirjarakenteessa).
Kuva 2. Tietorakenteiden suhteet
Asiakasasiakirjarakenteissa on kuvattu tietokenttien erilaisia ominaisuuksia kuten tietokentän nimi tai
kenttään liittyvä esimerkki tai siinä hyödynnettävä koodisto (ks. taulukko 1).
1 Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon toiminnallisten määrittelyjen hallinta
Hyvä tietää:
Jokaisesta asiakasasiakirjarakenteen tietokentästä on kuvattu samat ominaisuudet, kuten esimerkiksi
tiedon esitysmuoto ja tietokentän pakollisuus.
Asiakasasiakirjarakenteen tulkinnassa tarvitset aina myös tietokomponentteja.
THL – 2016 9 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Taulukko 1. Asiakasasiakirjarakenteen sarakkeet
Ominaisuus Kuvaus
Kentän nimi Ensimmäisenä kerrotaan asiakirjarakenteen tietokenttien nimet. Elementtien
nimet pyritään teknisistä syistä pitämään mahdollisimman lyhyinä. Mikäli
tietokentälle ei ole määritelty erillistä otsikkoa, tietokentän nimi on tarkoitus
näyttää asiakirjan näyttömuodossa sellaisenaan.
Seuraavat sisennetyt tietokentät sisältävät tietokomponenttien osat, joita
kyseisessä asiakirjarakenteessa käytetään. Tietokomponentteja ei useinkaan
käytetä kokonaisuudessaan, vaan niistä käytetään vain niitä tietokenttiä,
jotka ovat kyseisen asiakirjarakenteen kannalta tarpeellisia. Siksi
asiakirjarakenteissa esitetään tietokomponentit kenttineen.
Esimerkiksi tietokomponentti Yksityishenkilössä on tietoa asiakkaan
aikaisemmista kotikunnista, hänen aiemmin käyttämistä nimistään ja
ammatista. Kaikki nämä tietokentät sisältävät tärkeitä taustatietoja ja niille
on varattu paikka tietokomponentissa, mutta kaikissa asiakirjarakenteissa
niitä ei kuitenkaan ole tarpeellista esittää.
Toisinaan myös muita tietokenttiä halutaan ryhmitellä
asiakirjarakenteissa yhteisen otsikon alle. Tällöin otsikko on omalla rivillään
ja tiedon esitysmuodon kohdalla on merkintä: otsikko. Tämän otsikon alle
kuuluvat tiedot on sisennetty.
Otsikko
Tietokomponenttien ja tietokenttien nimet ovat tarkoituksellisesti
mahdollisimman lyhyitä ja monissa tapauksissa tietokomponenttien tulee
sopia käytettäväksi usean eri palvelutehtävän tai sosiaalipalvelun
asiakirjarakenteissa. Tarvittaessa tietokomponentin tai asiakirjakohtaisen
tietokentän nimeä voidaan tarkentaa otsikolla. Tällöin otsikko, joka näkyy
Sosmetassa, näytetään myös asiakirjan näyttömuodossa.
Jos otsikko-kentässä lukee ”ei otsikkoa”, tarkoittaa se, että tietokentän
nimeä ei ole tarkoitettu näytettäväksi. Tällä on pyritty esimerkiksi
yksinkertaistamaan asiakirjarakennetta, kun esitysmuotona on
monimutkainen komponenttirakenne.
Otsikko
Tietokentän nimi
THL – 2016 10 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Tiedon esitysmuoto
Tiedon esitysmuoto on joko tietokomponentti tai yksinkertainen
perustietotyyppi. Jos tietokentän esitysmuotona on tietokomponentti, tässä
tietokentässä lukee tietokomponentin nimi (esim. Asuminen, Yksityishenkilö,
Päätös). Yksinkertaisia perustietotyyppejä ovat esimerkiksi teksti tai
päivämäärä.
JHS 170 (JHS XML) -mukaisia perustietotyyppejä ovat Aika, Hetki,
Koodi, Kytkin, Lkm, Määrä, Nimi, Numero, Prosentti, Pvm, Teksti ja
Tunnus.
Perustietotyyppien käyttötarkoitukset ovat seuraavat:
Aika tarkoittaa kellonaikaa, joka ilmoitetaan muodossa tt:mm:ss esim.
12:00:00.
Hetki tarkoittaa ajankohtaa (päivä kalenterissa ja kellonaika), joka
ilmoitetaan muodossa 2016-10-13 12:00:00.
Koodi tarkoittaa luokitusta eli sallittujen arvojen luetteloa, jonka
jokainen yksittäinen arvo on merkkijono, jota käytetään korvaamaan tai
edustamaan tiettyä koodatun tiedon arvoa tai määritelmää. (ks. myös
kohta ”koodisto”)
Kytkin (synonyymi totuusarvo, boolean) tarkoittaa kahdesta arvosta
koostuvaa paria, joka ilmaisee tilaa kyllä/ei, tosi/epätosi jne.
Lkm tarkoittaa muiden kuin rahayksikköjen lukumäärää.
Määrä tarkoittaa rahallista arvoa valuuttayksikköinä.
Nimi tarkoittaa jonkin objektin identifiointiin käytettävää merkkijonoa.
Toisin kuin tunnuksen, nimen ei tarvitse olla yksiselitteinen.
Numero tarkoittaa merkkiä, jolla luku kirjoitetaan
Prosentti tarkoittaa prosenttilukuna esitettävä numeroarvoa.
Pvm tarkoittaa päivää kalenterissa, joka ilmoitetaan muodossa vvvv-kk-
pp, esim. 2016-10-13.
Teksti tarkoittaa jonkin luonnollisen kielen merkkijonoa.
Tunnus tarkoittaa merkkijonoa, jota käytetään muodostamaan jollekin
objektin esiintymälle identiteetti tai erottamaan se muista
yksiselitteisesti.
Selite
Selite sisältää kirjaamisohjeita tai kuvauksen rakenteen tai kentän
käyttötarkoituksesta.
Esimerkki
Esimerkki sisältää konkreettisia esimerkkejä tietokentän sisällöstä.
Toteutusohje Toteutusohje sisältää toteutusohjeita tietojärjestelmätoimittajille.
Fraasi Fraaseja ovat vain valtakunnallisesti vakiintuneet tekstit, joilla on virallinen
lähde kuten lastensuojelun käsikirjan lomake tai asiakirjan vahvistettu kaava.
THL ei vastaa muista mahdollisesti tarvittavista fraasiteksteistä.
Asiakirjassa tietokenttään tulostetaan automaattisesti tässä sarakkeessa oleva
fraasi. Kyseinen tietokenttä ei siis ole täytettävä kenttä, vaikka sen tiedon
esitysmuoto on teksti.
Koodisto
Mikäli tietokentän esitysmuotona on koodi, kerrotaan tässä kohtaa mitä
luokitusta käytetään. Koodistopalvelimella oleviin luokituksiin viitataan
luokituksen nimellä ja OID-tunnuksella, esimerkiksi Sosiaalihuolto -
Lastensuojeluilmoitusta seuranneet toimenpiteet 1.2.246.537.6.1219
THL – 2016 11 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Arvojoukko Mikäli käytössä olevasta koodistosta käytetään vain tiettyjä luokkia,
käytettävät luokat kuvataan arvojoukkona.
Toistuva
"Toistuva" tarkoittaa, että tietokomponentti tai asiakirjakohtainen tietokenttä
voi toistua asiakirjassa. Esimerkiksi tietokenttä Lapsi (jonka esitysmuotona
on TK Yksityishenkilö) voi olla asiakirjarakenteessa toistuva, koska
perheessä voi olla useita lapsia.
Jos toistuva-merkintää ei ole, se tarkoittaa, että tietokomponentti tai
asiakirjakohtainen tietokenttä voi esiintyä vain kerran.
Pakollinen
"Pakollinen" tarkoittaa, että kyseinen kohta ei kirjattaessa voi jäädä
sisällöltään tyhjäksi.
Jos pakollinen-merkintää ei ole, se tarkoittaa, että tietokomponentti tai
asiakirjakohtainen tietokenttä on valinnainen.
Asiakirjarakenteet on pyritty tekemään mahdollisimman joustaviksi. Jos
tietokentän pakollisuudesta ei ole varmaa tietoa, se on määritelty
valinnaiseksi.
Selite ja esimerkki on tarkoitettu helpottamaan asiakirjaa laativaa sosiaalihuollon ammattilaista tai
asiakasta. Tietojärjestelmässä ne voidaan toteuttaa esimerkiksi ohjelaatikkoina, jotka näytetään
käyttäjän tarpeen mukaan.
Asiakirjarakenteissa on tietokomponenttien kohdalla hyödynnetty ryhmittelyominaisuutta.
Tietokomponentista käytettävät tietokentät saa näkyviin napsauttamalla vasemmassa reunassa olevia
+-merkkejä.
Myös tietokomponenttien kentille on määritelty vastaavia ominaisuuksia, kuten tiedon esitysmuoto,
toistuvuus ja pakollisuus. Sosmeta näyttää tietokomponenttikohtaiset tiedot suoraan
asiakirjarakenteessa, jossa se on käytössä.
Kunkin asiakirjarakenteen kohdalla on nähtävissä myös siihen liittyvää muutoshistoriaa. Siinä
kuvataan kyseiseen rakenteeseen tehtyjen muutosten ajankohtaa, sisältöä ja joskus myös perusteluja.
THL – 2016 12 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Roolit
Jokaiseen asiakasasiakirjarakenteeseen sisältyy asiakirjaan liittyviä keskeisiä rooleja. Roolilla
tarkoitetaan asemaa, jossa tietty henkilö tai organisaatio toimii tietyssä tilanteessa tai prosessissa.
Rooleilla voidaan kuvata toimijan tehtävää suhteessa käsiteltävään asiaan (esim. päätöksentekijä) tai
asiakirjaan (esim. laatija) tai hänen asemaansa suhteessa toisiin toimijoihin (esim. mahdollinen isä).
Kaikkien asiakasasiakirjarakenteiden rooleissa esiintyy ainakin rooli asiakas (Kuva 3).
Kuva 3. Asiakasasiakirjarakenteen pakollinen rooli
Rooleja esiintyy paitsi asiakasasiakirjarakenteissa myös tietokomponenteissa. Rooli Kanssavelallinen
(liittyy tiettyyn velkaan), Muutoksenhakukirjelmän vastaanottaja (liittyy tiettyyn
muutoksenhakuohjeeseen, joka on päätöksen sisällä) tai Kuultava (liittyy tiettyyn
kuulemistilaisuuteen) ovat tietokomponenttien sisällä olevia, tietokomponenttikohtaisia rooleja (ks.
kuva 4).
Hyvä tietää:
Kaikkien asiakirjojen rooleissa esiintyy rooli asiakas.
Rooleja on asiakirjarakenteissa sekä tietokomponenteissa.
THL – 2016 13 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Kuva 4. Tietokomponentin sisällä oleva rooli
Suurin osa rooleista voidaan kuvata tietokomponenteilla Yksityishenkilö, Ammattihenkilö, Henkilö,
Organisaatio tai Rooli. Joidenkin roolien kohdalla pitää pystyä kuvaamaan myös muita roolille
keskeisiä ominaisuuksia. Esimerkkinä tällaisesta roolista on Mahdollinen isä. Mahdollisen isän
ominaisuuksia ovat muun muassa oikeusgeneettinen isyystutkimus tehty ja tunnustaminen. Ks. kuva 5.
Kuva 5. Vasemmalla yleisillä tietokomponenteilla kuvattuja rooleja ja oikealla oman tietokomponentin
tarvitseva rooli Mahdollinen isä.
THL – 2016 14 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakirjojen näyttämisestä (esimerkiksi asiakastietojärjestelmän näytöllä) ei ole tehty kansallista linjausta
tai määräystä.
Asiakirjarakenteessa olevat roolit näytetään asiakirjan näyttömuodolla siinä järjestyksessä kuin ne ovat
rakenteessa: asiakirjarakenteen alussa mainitut roolit näytetään asiakirjan näyttömuodon alussa (Kuva 6).
Kuva 6. Esimerkki asiakirjan alkuun tulostettavista rooleista
Vastaavasti asiakirjarakenteen lopussa mainitut roolit näytetään asiakirjan näyttömuodon lopussa (Kuva 7).
Asiakirjarakenteen lopussa mainitut roolit ovat usein sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rooleja. Laatija-
rooli on kaikissa sellaisissa asiakirjarakenteissa, joissa ei ole muuta asiakirjan laatimiseen viittaavaa roolia,
kuten päätöksentekijä.
Kuva 7. Esimerkki asiakirjan loppuun tulostettavasta roolista
THL – 2016 15 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Saman asiakirjan kontekstissa yhdellä henkilöllä tai organisaatiolla voi olla useita rooleja. Esimerkiksi
lastensuojelun asiakirjoissa lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä (henkilön ensimmäinen rooli)
voi saada myös roolin laatija, jos hän on kirjoittanut asiakirjan (henkilön toinen rooli). Vaikka henkilö
esiintyy asiakirjassa kahdessa eri roolissa, hänen henkilötietojaan ei ole syytä kirjata tai näyttää
kahteen kertaan (Kuva 8).
Kuva 8. Esimerkki saman henkilön kahden eri roolin tulostamisesta
THL – 2016 16 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakirjarakenteen sisältö
Jokainen yleinen asiakirjatyyppi, kuten esimerkiksi päätös, voidaan määritellä sitä kuvaavalla
tietokomponentilla (TK Päätös, TK Ilmoitus, TK Hakemus jne.). Ks. Kuva 9.
Kuva 9. TK Päätöksen avulla kuvattu asiakirjarakenteen sisältö
Aina tietokomponentti ei kuitenkaan riitä kuvaamaan tarkennettua asiakirjatyyppiä, kuten
esimerkiksi lastensuojeluilmoitusta. Lastensuojeluilmoituksessa ei voida käyttää ilmoituksen yleistä
rakennetta, koska se sisältää useita Ilmoitus-tietokomponenttiin kuulumattomia kenttiä. Tämän vuoksi
lastensuojeluilmoituksessa tarvittavat tietokentät esitetään asiakirjakohtaisina, ilman Ilmoitus-
tietokomponenttia. Vaikka asiakasasiakirjarakenteessa ei pystyttäisikään käyttämään
asiakirjatyyppitietokomponenttia, niin siinä pyritään noudattelemaan kyseisen tietokomponentin
rakennetta. Esimerkiksi Päätös kuntouttavasta työtoiminnasta sisältää TK Päätöksen tietokentät
Ratkaisu, Ratkaisun peruste, Voimassaolo, Toimeenpano ja Muutoksenhaku (Kuva 10) ja niiden lisäksi
TK Päätökseen kuulumattomia kenttiä, kuten Työtoimintapaikan nimi.
Hyvä tietää:
Jokainen yleinen asiakirjatyyppi voidaan määritellä sitä kuvaavalla tietokomponentilla.
Jos asiakasasiakirjarakenteessa ei pystytä käyttämään asiakirjatyypin tietokomponenttia, niin siinä
kuitenkin pyritään noudattelemaan kyseisen tietokomponentin rakennetta.
THL – 2016 17 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Kuva 10. TK Päätöksen rakennetta noudatteleva asiakirjarakenne
THL – 2016 18 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Esimerkki asiakasasiakirjarakenteesta
Kuva 11. Esimerkki asiakasasiakirjarakenteesta
Asiakirjan
nimi
Asiakirjan määritelmä,
joka kuvaa asiakirjan
käyttötarkoitusta.
Tietokenttä
on
pakollinen,
koska
asiakirjassa
on oltava
asiakas.
Tietokenttä
on toistuva,
koska lapsen
kiireellisen
sijoituksen
syitä voi olla
useita.
Asiakirjassa
näytettävä
otsikko
Tietokentän
tekninen nimi
Koodistopalveli-
mella olevan
luokituksen nimi
ja tunnus
Tiedon
esitysmuoto on
TK
yksityishenkilö
THL – 2016 19 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Esimerkki tietojen otsikoinnista
Kuva 12. Ote asiakirjarakenteesta
Kuva 13. Esimerkki näyttömuodosta
Tietokentän nimeä ei tulosteta
lainkaan, kun otsikko-
sarakkeessa lukee ”ei
otsikkoa”. Tässä esimerkissä
tulostetaan fraasiteksti.
Tietokentän nimen sijaan
tulostetaan Otsikko- teksti.
Tietokenttä ei ole
täytettävä kenttä, vaan
se on tulostettava
otsikko.
THL – 2016 20 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Esimerkki tietojen ryhmittelystä
Asiakasasiakirjarakenteessa kuvataan sisällöllisesti yhteenkuuluvien tietojen ryhmittelyä sisentämällä
tietokenttiä. Ks. kuvat 14 ja 15.
Kuva 14. Esimerkki tietojen ryhmittelystä asiakasasiakirjarakenteessa
Kuva 15. Esimerkki tietojen ryhmittelystä asiakasasiakirjan tulosteessa
THL – 2016 21 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteen tarkasteleminen
Asiakasasiakirjarakenteita voi tarkastella seuraavista näkökulmista:
Asiakasasiakirjarakenteiden tarpeellisuus ja riittävyys asiakastyössä
Onko jokin määritellyistä asiakasasiakirjarakenteista tarpeeton asiakastyön kannalta tai puuttuuko
jokin asiakastyön kannalta keskeinen asiakasasiakirjarakenne?
Kuva 16. Asiakasasiakirjarakenteiden riittävyyden tarkasteleminen
Hyvä tietää
On tärkeää, että sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet palvelevat sosiaalihuollon ammattilaisia
mahdollisimman hyvin.
Asiakirjarakenteita voi tarkastella useista eri näkökulmista.
Tarkastelun ja palautteen avulla voidaan vähentää kalliita tietojärjestelmämuutoksia.
THL – 2016 22 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien tarpeellisuus ja riittävyys asiakastyössä
Onko johonkin asiakasasiakirjarakenteeseen määritelty kerättäväksi tietoa, joka ei ole merkittävää
asiakastyön kannalta tai puuttuuko jostakin määritellystä asiakasasiakirjarakenteesta mahdollisuus
kirjata asiakastyön kannalta merkittävää tietoa?
Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien sijainti
Sijaitsevatko tiedot asiakasasiakirjarakenteessa työn prosessin ja luettavuuden kannalta oikeassa
järjestyksessä?
Kuva 17. Tietokenttien riittävyyden ja sijainnin tarkasteleminen
THL – 2016 23 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteessa esitettyjen tietokenttien otsikoiden sopivuus ja ehdotukset puuttuvista
otsikoista
Tietokentille on annettu osittain erillisiä ymmärrettävyyttä lisääviä otsikoita. Onko nämä tietokentät
otsikoitu työntekijän ja asiakkaan näkökulmasta ymmärrettävästi? Pitäisikö erillisiä otsikoita lisätä
muillekin tietokentille ja jos pitäisi, niin millaisia otsikoita?
Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien esitysmuodon oikeellisuus
Onko tieto määritelty kerättäväksi asiakastyöhön soveltuvassa muodossa?
Esimerkki kirjattavasta tiedosta
Tarvitaanko käytännön esimerkkiä siitä, mitä tietokenttään voisi kirjata? Laadi esimerkki tarvittaessa.
Koodiston soveltuvuus
Soveltuuko esitetty koodisto käyttötarkoitukseensa?
Kuva 18. Tietokenttien otsikoinnin, esitysmuotojen, esimerkkien ja koodistojen tarkasteleminen
THL – 2016 24 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien pakollisuus
Onko tiedon kerääminen välttämätöntä kaikissa asiakastyön tilanteissa, joissa asiakirjaa käytetään?
Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien toistuvuus
Tuleeko tietokenttä voida täyttää useampaan kertaan?
Asiakasasiakirjarakenteessa olevien tietokenttien ehdollisuus
Esiintyykö tietotarve vain joissakin rajatuissa tilanteissa (esim. lastenvalvojan tehtävissä isyyden
vahvistamispäivää kysytään vain mikäli isyys on vahvistettu)?
Kuva 19. Tietokenttien pakollisuuden ja toistuvuuden tarkasteleminen
THL – 2016 25 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Palautteen antaminen
On tärkeää, että sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet palvelevat sosiaalihuollon ammattilaisia
mahdollisimman hyvin. Palautetta voit antaa Sosmetan palauteosiossa tai osoitteella
[email protected]. Positiivinenkin palaute on tärkeää, jottei toimivaksi koettuja tietorakenteita
muuteta turhaan.
Palautteeseen voidaan kuvata muun muassa onko kyseessä uuden tietorakenteen tarve, olemassa
olevan rakenteen päivitystarve vai ehdotetaanko jotain rakennetta poistettavaksi. Tärkeintä on, että
kuvaat muutostarpeen tai muun palautteen huolellisesti ja perustelet sen. Mikäli sinulla on ehdotus
rakenteesta, toimita se sähköpostilla, vaikka se ei olisikaan mielestäsi täysin valmis. Konkreettinen
ehdotus auttaa ymmärtämään annettua palautetta.
Muutosehdotukset käsitellään Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon
toiminnallisten määrittelyjen hallintamallin mukaisesti ja sinulle annetaan palautetta
muutosehdotuksesi käsittelystä.
Kuva 20. Palaute
Hyvä tietää
Sosiaalihuollon tietorakenteisiin toivotaan erityisesti sosiaalihuollon ammattilaisten palautetta.
Palautetta annetaan Sosmetan palauteosiossa tai osoitteella [email protected].
THL – 2016 26 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Erja Ailio Niina Häkälä
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet
Ohje tulkitsemiseen ja palautteen antamiseen