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93ESTUDIOSGERENCIALES

MODELO PARA LA ELABORACIN DEUN PLAN DE NEGOCIOS PARA LAS

EMPRESAS PEQUEAS Y MEDIANAS

ANDRS VARGAS URZOLAIngeniero Mecnico, Universidad de los Andes. Bogot, Colombia. Especialista en Administra-

cin de Empresas, Universidad del Rosario. Bogot, Colombia. Curso de posgrado enTecnologa Laboratorium Fr Knststoffechnik. Viena, Austria. Magster en Administracin de

Empresas-MBA. Tulane University, New Orleans, USA, Universidad Icesi. Cali, Colombia.e-mail: [email protected]

RESUMEN

Las microempresas y las empresasmedianas y pequeas, conocidas conla sigla Pymes, han venido cobrandocada vez ms importancia tanto ensu contribucin a la economa de Co-lombia, como al bienestar de sus ha-bitantes, al ir ganando participacina las grandes empresas en el volumende produccin y las plazas de empleogeneradas en el pas. Igualmente, lasempresas de estas categoras hanvenido aumentando su participacinen la cantidad de puestos de trabajoen Colombia, en la produccin, en elProducto Interno Bruto y en las ex-portaciones.

En 1998, segn el estudio desarrolla-do por el Banco Interamericano deDesarrollo y el Centro de DesarrolloEmpresarial se encontr que la prin-cipal debilidad que tienen las Pymescolombianas es la planeacin.

Para efectos de llevar a cabo la pla-neacin de sus negocios, los empre-sarios cuentan con algunos recursosexternos a la empresa. Las entidadesque pueden prestar ayuda a los em-presarios en sus procesos de planea-cin son de dos tipos: institucionescuyo objetivo es promover la creaciny desarrollo de empresas y empresasprivadas dedicadas a actividades deconsultora, con fines comerciales. Noobstante, hay un vaco en lo referen-te a recursos que les permitan llevara cabo sus propios procesos de pla-neacin.

Como conclusin de lo anterior, seencontr que sera importante paralos empresarios colombianos contarcon una herramienta que les sirvierade ayuda para desarrollar sus proce-sos de planeacin, sin requerir la in-tervencin de entes externos a laempresa.

94 ESTUDIOSGERENCIALES

Para elaborar el modelo de plan denegocios se utiliz el marco concep-tual desarrollado por Kenneth An-drews y presentado por Henry Mi-tzberg en su libro El proceso estrat-gico1.

El modelo inicia con la interaccinentre los diversos elementos de la for-mulacin de la estrategia, desde elreconocimiento de la responsabilidadno econmica ante la sociedad, losvalores personales de los administra-dores, los recursos de la empresa y laidentificacin de las oportunidades ylos riesgos. La definicin de la estra-tegia corporativa est enmarcadadentro de los propsitos y polticasque definen su empresa y su campode accin.

Los procesos definidos en el desarro-llo de la estrategia implican la consi-deracin de los elementos del entor-no, las oportunidades y los riesgos,las capacidades de la organizacin,los recursos corporativos y las com-petencias, de manera que se logreidentificar la mejor coincidencia en-tre las oportunidades y los recursos.

Una vez definida la estrategia se re-quiere llevar a cabo la implantacindel modelo, tomando las acciones ne-cesarias para lograr los resultadosdefinidos. Dentro de esta implanta-cin se tienen en cuenta la estructu-ra y las relaciones dentro de la orga-nizacin, los procesos y comporta-mientos organizacionales y el lideraz-go requerido para el logro de los re-sultados.

A partir de los pasos definidos ante-riormente, se puede disear una es-

tructura bsica para el desarrollo dela estrategia y sus correspondientesplanes de ejecucin.

La estructura del modelo desarrolla-do tiene en cuenta no slo los facto-res enunciados anteriormente, sinotambin la forma que deber tenerel empresario de definir sus polti-cas y planes de accin y la medicinde los mismos.

Partiendo del modelo conceptual sedefini la estructura de la herramien-ta. Esta cuenta con un texto que sir-ve de cuerpo al plan que va desarro-llando el empresario a medida quesigue los pasos indicados en el pro-ceso de planeacin y, al avanzar enlos pasos de la planeacin, el empre-sario encuentra hipervnculos que lollevan a las pginas que contienenlas explicaciones conceptuales y lasayudas que se han incluido y le per-miten la comprensin y aplicacin delos elementos del plan.

En una primera etapa se desarrollael concepto de misin y la evaluacinde los factores externos a la empre-sa, es decir, el entorno y los competi-dores. Dentro de este mismo mdulotiene lugar el anlisis estratgicohasta llevar a los objetivos financie-ros y no financieros del negocio.

A continuacin se estudia el procesode definicin de las estrategias bsi-cas del negocio. Una vez definidasstas, se concretan los planes bsi-cos para la ejecucin de las estrate-gias, es decir, el plan de mercadeo, elplan operativo, el plan de ejecuciny el plan financiero. Este ltimo esla expresin, en cifras, de la forma

1. MINTZBERG, Henry y James B. QUINN. El proceso estratgico. Prentice-Hall, 1993.


como el negocio va a cumplir con susplanes y lograr los objetivos que sehan definido.

De acuerdo con lo necesario en cadaseccin, el empresario cuenta con lassiguientes ayudas:

Explicaciones detalladas en for-ma de texto.

Grficos explicativos.

Ejemplos.

Preguntas gua.

Hoja de chequeo para evaluacin.

Hojas de clculo con las frmulasincorporadas.

En conclusin:

El modelo desarrollado represen-ta un aporte para permitir que lospequeos y medianos empresa-rios colombianos mejoren sus pro-cesos de planeacin.

Es una herramienta adaptada ala terminologa, legislacin y cul-tura en Colombia.

No requiere de asesora externaa la empresa.

Est adaptada a las necesidadesdel empresario colombiano fren-te a la globalizacin.

A diferencia de otras metodolo-gas, trabaja sobre los por qu,los qu y los cmo.

Reduce la posibilidad de fracasoal ofrecer herramientas para laimplementacin de las estrate-gias.

PALABRAS CLAVESPymes, planeacin estratgica, plande negocios, estrategia, herramien-ta de planeacin.

INTRODUCCINLas microempresas y las empresasmedianas y pequeas, conocidas demanera genrica con la sigla Pymes,han venido cobrando cada vez msimportancia, tanto en su contribu-cin a la economa de Colombia comoal bienestar de sus habitantes, al irganando participacin a las grandesempresas en el volumen de produc-cin y las plazas de empleo genera-das en el pas.

Como se ver a continuacin, la de-bilidad ms importante que tienenlas Pymes es su planeacin.

Segn la ley 590 de 2000, las si-guientes son las definiciones paraColombia de los trminos microem-presa, pequea empresa y empresamediana.

Microempresa

Cuenta con menos de 10 tra-bajadores.

Tiene activos inferiores a 501salarios mnimos legales vigen-tes (SMLV).

Pequea empresa

Tiene entre 11 y 50 trabajado-res.

Sus activos estn entre 501 y5001 SMLV

Empresa mediana

Tiene entre 50 y 200 trabaja-dores.

Sus activos se encuentran en-tre 5001 y 15000 SMLV

Como se puede observar en el Grfi-co 1, las empresas micro, pequeas ymedianas han venido aumentando suparticipacin en la cantidad de pues-


tos de trabajo en Colombia, pasandode poco ms del 50% en 1991 hastaun 55% en 1998.

El Grfico 2 muestra la importanciade las empresas micro, pequeas ymedianas en la produccin en Colom-bia. En 1991 su participacin no lle-gaba al 40% y ya en 1998 estaba enel 44%.

En 1998, segn el estudio desarrolla-do por el Banco Interamericano deDesarrollo y el Centro de DesarrolloEmpresarial, las empresas micro,

pequeas y medianas aportaban el25% del Producto Interno Bruto delpas. Adicionalmente representabanel 25% de las exportaciones manufac-tureras. Igualmente, en trminos devalor, constituan el 50% de los sala-rios totales.

El mismo estudio mostr que las Py-mes poseen una competitividad muyinferior a lo mnimo requerido parapoder ser exitosas. En el Grfico 3 semuestra cmo el promedio del pas esdel 58%, cuando el mnimo aceptablees del 70%.

Grfico 1. Evolucin de la generacin de empleo

Fuente: Ministerio de Desarrollo, 2001

100%

90%

80%

70%

60%

Ao

50%

40%

30%

20%

10%

0% 1.17

GrandeMedianaPequeaMicro

1991 1995 1998

4.20

18.8

31.9

45.10

2.70

18.59

31.3

47.41

19.62

30.46

48.75

De la misma manera, el estudio en-contr que la principal debilidadque tienen las Pymes colombianases la planeacin, encontrndose estarea en un 49%, tal como se ilustraen el Grfico 4.

La tendencia actual en el mundo eshacia una gradual disminucin de ladependencia total que los individuos

tenan en el pasado de su empleo. Enlos pases desarrollados se observacmo, cada vez ms, las personas bus-can generar sus propias fuentes detrabajo. De igual manera, las empre-sas pequeas y medianas pueden con-vertirse en un poderoso motor de laeconoma si logran desarrollarse y lle-gar a ser competitivas en el entornoglobalizado en el que se deben mover.


Grfico 2. Evolucin de la produccin

Fuente: Ministerio de Desarrollo. 2001

100%

90%

80%

70%

60%

Ao

50%

40%

30%

20%

10%

0% 1.80

GrandeMedianaPequeaMicro

1991 1995 1998

3.00

12.8

27.9

56.3

1.27

11.77

26.7

60.26

11.16

25.39

61.65

Grfico 3. Competitividad de las Pymes en Colombia

66646260585654525048

54

59

55

60

64

Antio

quia

Bogo

tCo

sta A

t lnt

ica

Val le

Sant

ande

r


Grfico 4. Debilidades de las Pymes en Colombia

Resultados promedio nacionales en las ocho reas evaluadas:

Planeamiento Estratgico 49% min.

Produccin y Operaciones 66% mx.

Aseguramiento de la Calidad 59%

Comercializacin 56%

Contabilidad y Finanzas 68%

Recursos Humanos 59%

Gestin Ambiental 56%

Sistemas de Informacin 60%

Alerta Roja - Naranja - Amarilla

Segn el documento Promocin deldesarrollo de la micro, pequea y me-diana empresa colombiana, Ley Mi-pyme, una nueva poltica de Estadopara el sector, publicado por el Mi-nisterio de Desarrollo Econmico en2000 de nada vale una poltica p-blica eficiente para las Pyme, unasofisticada tecnologa o una eficienteasistencia tcnica... y en el momen-to que se adquiera una mentalidad yuna conciencia moderna... se podrntener soluciones ms rpidas y efi-cientes.

HERRAMIENTAS DEPLANEACIN DISPONIBLESPARA LOS EMPRESARIOSCOLOMBIANOSPara efectos de llevar a cabo la pla-neacin de sus negocios, los empre-sarios cuentan con algunos recursosexternos a la empresa. Adicionalmen-te, sera importante que contasen conotros que puedan utilizar sin reque-rir la monitora o la ayuda de perso-nas o entidades externas.

En realidad los empresarios colom-bianos pueden encontrar una serie deayudas por parte de entidades espe-cializadas. Estas entidades son de dostipos, instituciones cuyo objetivo espromover la creacin y desarrollo deempresas, y empresas privadas de-dicadas a actividades de consultora,con fines comerciales. No obstante,hay un vaco en lo referente a recur-sos que les permitan llevar a cabo suspropios procesos de planeacin.

Dentro de los recursos externos dis-ponibles, se cuentan:

Institucionales

Centros de Desarrollo Empre-sarial de las universidades.

Centros de Desarrollo Empre-sarial de las Cmaras de Co-mercio.

Programa Expopymes de Pro-export.

Organizaciones no Guberna-mentales, como Ficitec o Fundes.


Incubadoras de empresas.

Comerciales: Empresas de consul-tora.

Los recursos para el uso dentro de laempresa con los cuales podran con-tar los empresarios son:

Modelos de planes de negocios dis-ponibles va internet.

Software especializado.

Libros y publicaciones.

Al hacer una evaluacin de las posi-bilidades con las que cuentan losempresarios en las categoras enun-ciadas anteriormente, se obtienen lassiguientes conclusiones:

Modelos va internet

La mayora de ellos estn enfo-cados hacia la bsqueda de re-cursos y en mucho menor me-dida a la planeacin (Estnorientados hacia la presenta-cin del plan a los capitalistasde riesgo).

Los modelos disponibles gene-ralmente se encuentran en in-gls.

Por su naturaleza, son insufi-cientes en herramientas y ayu-das.

No incluyen temas clave paraempresarios colombianos (porejemplo, los relacionados conexportaciones).

No consideran la realidad co-lombiana

En lo referente a terminologa

En los aspectos legales, tribu-tarios, contables.

En cuanto al entorno de los ne-gocios.

Software especializado. El nico soft-ware especializado como ayuda parala elaboracin de planes de negociosque se encontr es el Business PlanPro 4.0 de Palo Alto Software.

El idioma en el que se encuen-tra el software es el ingls.

El software tiene un buen con-tenido en cuanto a explicacio-nes y estructura, pero es insu-ficiente en herramientas y ayu-das.

No incluye temas clave paraempresarios colombianos (e.g.Exportacin).

No considera la realidad colom-biana.

BIBLIOGRAFA DISPONIBLE Solamente se encontr un libro

con una metodologa para laplaneacin del negocio. Se tra-ta de Innovacin Empresarial,escrito por Rodrigo Varela Vi-llegas, Editorial Prentice Hall,2001. Contiene un modelo deplan de negocios con contenidosbsicos. Dado el enfoque ampliodel libro en una variedad detemas, el captulo de planeacincontiene insuficientes ayudas yherramientas.

Existen algunos folletos concep-tuales sobre algunos elementosde la planeacin (Cmaras deComercio. Fundacin Carva-jal). Estos pueden ser tilespara algunas de las actividadesde planeacin, pero no para es-tructurar un proceso completo.

Existen materiales de propie-dad de universidades e institu-ciones de consultora, para el


uso de sus proyectos, a los cua-les solamente tienen acceso losempresarios que utilizan susservicios profesionales.

Existen programas de capaci-tacin para profesionales y em-presarios, ofrecidos principal-mente por universidades. Estosprogramas le permiten al em-presario adquirir conocimien-tos sobre una amplia variedad

de temas gerenciales, mas noexiste un programa especficoorientado a la planeacin delnegocio.

MODELO CONCEPTUAL

Para el desarrollo del modelo de plande negocios se utiliz el marco con-ceptual desarrollado por KennethAndrews y presentado por HenryMintzberg en su libro El proceso es-tratgico2.

2. MINTZBERG, Henry. Op. Cit. Pgs. 54-60.

Grfico 5. El proceso organizacional

El modelo ilustrado en el Grfico 5inicia con la interaccin entre los di-versos elementos de la formulacinde la estrategia, desde el reconoci-miento de la responsabilidad no eco-nmica ante la sociedad, los valorespersonales de los administradores,los recursos de la empresa y la iden-tificacin de las oportunidades y losriesgos.

Formulacin(Qu hacer)

1. Identificacin de oportunidad y riesgo.

2. Determinar recursos materiales, tcnicos, financieros y administrativos de la empresa.

3. Valores personales y aspiraciones de los

administradores de alto nivel.

Estrategia corporativaPatrn de propsitos

y polticas que definen a la empresa

y su campo de accin.

4. Reconocimiento de la responsabilidad

no econmica ante la sociedad.

Implantacin(Lograr resultados)

1. Estructura y relaciones de la organizacin.

2. Procesos y comportamientos organizacionales.

3. Liderazgo de alto nivel.

La definicin de la estrategia corpo-rativa est enmarcada dentro de lospropsitos y polticas que definen suempresa y su campo de accin. En elGrfico 6 se observa el proceso dedesarrollo de la estrategia.

Los procesos all definidos implicanla consideracin de los elementos delentorno, las oportunidades y los ries-


gos, las capacidades de la organiza-cin, los recursos corporativos y lascompetencias, de manera que se lo-

gre identificar la mejor coinciden-cia entre las oportunidades y los re-cursos.

Grfico 6. Desarrollo de la estrategia

Una vez definida la estrategia se re-quiere llevar a cabo la implantacindel modelo ejecutando las accionespara lograr los resultados definidos.Dentro de esta implantacin se tie-nen en cuenta la estructura y las re-laciones dentro de la organizacin, losprocesos y comportamientos organi-zacionales y el liderazgo requeridopara el logro de los resultados. En elGrfico 7 se muestran los procesosrelacionados con la planeacin queforman parte de la implantacin.

A partir de los pasos citados anterior-mente, se puede definir una estruc-tura bsica para el desarrollo de laestrategia y sus correspondientes pla-nes de ejecucin.

Tal como lo seala Mintzberg: Unaestrategia es, para nuestros propsi-tos, un conjunto de objetivos, polti-cas y planes que, considerados en con-junto, definen el alcance de la empre-sa, as como su modo de superviven-cia y xito3.

Condiciones y tendencias ambientalesEconmicas,

tcnicas, polticas, fiscales,

sociales, comunidad, nacin, mundo.

Oportunidades y riesgos

Identificacin, investigacin,

evaluacin de los riesgos.

Recursos corporativos

Como ampliacin o restriccin

de la oportunidad.Identificacin de fortalezas y debilidades.

Programas para incrementar capacidad.

Consideracin de todas las combinaciones.

Evaluacin para determinar la mejor coincidencia

y oportunidad de recursos.

Eleccin de productos y mercados.

Competencia o capacidad distintiva

Capacidad financiera, administrativa, funcional,

organizacional, reputacin, historia.

3. Ibid. Pg. 61


Grfico 7. Implantacin de la estrategia

Basados en lo anterior la estructuradel modelo a desarrollar tendr encuenta no slo los factores enuncia-dos dentro de los modelos de los Gr-ficos 7 y 8, sino tambin la forma quedeber tener el empresario de defi-nir sus polticas y planes de accin yla medicin de los mismos.

ESTRUCTURA DE LAHERRAMIENTAPartiendo del modelo conceptual pre-sentado, se defini la estructura dela herramienta, la cual est definidasegn muestran los Grficos 8 al 12.El modelo cuenta con un texto quesirve de cuerpo al plan que va desa-rrollando el empresario, a medida quesigue los pasos indicados en el proce-so de planeacin.

Al avanzar en los pasos de la planea-cin, el empresario encuentra hiper-vnculos que lo llevan a las pginasque contienen las explicaciones con-ceptuales y las ayudas que se han

Definicin de planes

de ejecucin

Definicin de estructuras

Definicin de actividades

Definicin de procesos

Definicin de estrategias

incluido y le permiten la comprensiny aplicacin de los elementos delplan.

En una primera etapa se desarrollael concepto de misin y la evaluacinde los factores externos a la empre-sa, es decir, el entorno y los competi-dores.

Dentro de este mismo mdulo se de-sarrolla el anlisis estratgico hastallevar a los objetivos financieros y nofinancieros del negocio.

A continuacin se plantea el procesode definicin de las estrategias bsi-cas del negocio. Una vez definidasstas, se concretan los planes bsi-cos para la ejecucin de las estrate-gias, es decir, el plan de mercadeo, elplan operativo, el plan de ejecucin yel plan financiero. Este ltimo es laexpresin, en cifras, de la forma comoel negocio va a cumplir con sus pla-nes y lograr los objetivos que se handefinido.


Grfico 9. Estructura del modelo, estrategias

OportunidadesAmenazasFortalezasDebilidades

Evaluacin

Objetivos

CompetidoresFuerzasexternas

VisinConcepto de negocioResponsabilidad

stakeholders

Misin

Valorespersonales

Desarrollo de la demanda primaria.

Aumento de la participacin.

Adquisicin de mercados.Defensa de la posicin.

Estrategias de penetracin

de mercado

Valordiferenciador

Claves dexito

Liderazgo en costosDiferenciacin

Especializacin

Nuevos segmentosNuevos canales

Nuevos territorios

Rejuvenecimiento.Mejora de calidad.

Adquisicin de gama.Racionalizacin.

Estrategiabsica

Estrategias de desarrollo

de mercados


por productos


Grfico 8. Estructura del modelo desarrollado Misin-Objetivos


Posicionamiento SegmentacinSociodemogrficaGeogrficaPsicogrfica

Plan deMercadeo

Beneficios vs.caractersticas.Componentes del producto.

Clases de productos.

Percepcin del consumidor.

Precio competitivoVariable costos.

Canales de distribucin.Punto de venta

ObjetivosMedios

MedicinPromociones

ObjetivosTipos

de promociones

Momento de verdadPre-Venta

VentaPosventa

Mercado objetivo

ProductoServicio

Precio Lugar

PromocinPublicidad

Servicio

Grfico 11. Plan Operativo

Grfico 10. Plan de mercadeo

Cadena deabastecimiento

Aseguramientode calidad Tecnologa

Procesos de produccin/Operaciones

Estructuraorganizacional


Grfico 12. Plan Financiero

Suposicionesbsicas

Ventasproyectadas

CostosCostos variables

Costos fijosMargen bruto

Prdidas ygananciasSignificadoContenido

BalanceCuentas de ActivosCuentas de Pasivos

Patrimonio

Flujo de CajaProyectado

Canales de distribucinPunto de venta

Indicadores del negocio

Punto de equilibrioLiquidezActividadSolvencia

Rentabilidad

InversionesCapital de trabajo

Activos fijos

Evaluacin de inversionesCosto de dinero

Costo de oportunidadTiempo de recuperacin

Evaluacin VPNEvaluacin TIREvaluacin EVA


Ayudas para la planeacin

De acuerdo con lo necesario en cadaseccin, el empresario cuenta con lassiguientes ayudas:

Explicaciones detalladas en for-ma de texto.

Grficos explicativos.

Ejemplos.

Preguntas gua.

Hojas de chequeo para evalua-cin.

Hojas de clculo con las frmu-las incorporadas.

El Grfico 13 muestra el detalle delas ayudas contenidas en cada unade las secciones del modelo.

Grfico 13. Detalle de las ayudas contenidas en el modelo

CONCLUSIONES El modelo desarrollado represen-

ta un aporte para permitir que lospequeos y medianos empresarioscolombianos mejoren sus procesosde planeacin.

Es una herramienta adaptada ala terminologa, legislacin y cul-tura en Colombia.

No requiere de asesora externa ala empresa.

Est adaptada a las necesidadesdel empresario colombiano frentea la globalizacin.

A diferencia de otras metodolo-gas, trabaja sobre los por qu,los qu y los cmo.

Reduce la posibilidad de fracasoal ofrecer herramientas para laimplementacin de las estrate-gias.

Teniendo en cuenta que un empresa-rio real particip en el desarrollo delmodelo, utilizndolo en la planeacinde su empresa, proporcionando alautor retroalimentacin sobre la fa-cilidad de uso y haciendo sugerenciassobre la forma de hacer el modelo msprctico, se citan a continuacin al-gunos de sus comentarios:

Es un modelo que permite analizary tener en cuenta variables importan-tes para el desarrollo del negocio.Variables que sin una gua fcil de

MisinFuerzas externasCompetidoresEvaluacinObjetivosValor diferenciadorClaves de xitoEstrategias de desarrolloEstrategia bsicaPosicionamientoMercado objetivoPlan de mercadeoProducto, servicioPrecioLugarServicioPromocinCadena de abastecimientoAseguramiento de calidadTecnologaProcesos de produccinEstructura organizacionalPlan financiero

TEXTO GRAFICOS EJEMPLOS PREGUNTAS GUIAS HOJA EVALUACION HOJA DE CALCULO


entender, bien estructurada, se pa-saran por alto o no se les dara laimportancia que tienen.

Da una visin clara, amplia y con-tundente acerca de todo el negocio,permitiendo crear un plan de accindetallado para todas las funciones dela empresa.

Permite la presupuestacin y controlde la empresa.4

RECOMENDACIONES Con el fin de lograr el objetivo fun-

damental del modelo, que es sertil para el desarrollo de las Py-mes en Colombia, es necesariohacer su difusin nacional.

Algunas de las entidades que pue-den servir como canales para estepropsito son los gremios, en par-ticular Acopi, y las incubadoras deempresas.

El modelo puede ser utilizado talcomo se encuentra en este mo-mento, en forma de archivos co-nectados a travs de hipervncu-los. Para facilitar an ms su uti-lizacin, sera conveniente desa-rrollar un software dedicado queintegrara todas las funciones deproceso de palabra y hojas declculo que se requieren para elproceso de planeacin definido.

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