1

MANUAL PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA BERSEPADU

INTEGRATED HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM

(IHRIS)

E-Attendance

VERSI 1.0

Disediakan Oleh:

Muhammad Fareez bin Borhanudin

Seksyen Teknologi Maklumat (IT)

Pusat Pendidikan Berterusan Universiti Malaya

2

Isi Kandungan

1 Pendahuluan ................................................................................................................................... 1

2 Objektif............................................................................................................................................ 1

3 Capaian Sistem ................................................................................................................................ 1

4 Log Masuk Pengguna ...................................................................................................................... 2

5 Laman Utama eAttendance ............................................................................................................ 2

6 Clock In kehadiran ........................................................................................................................... 4

7 Clock Out kehadiran ........................................................................................................................ 5

8 Clock In Kerja Lebih Masa ............................................................................................................... 7

9 Clock Out kerja lebih masa .............................................................................................................. 8

10 Paparan Maklumat Peribadi ....................................................................................................... 9

11 Paparan Kehadiran Harian ........................................................................................................ 10

12 Rekod Cuti Tahunan .................................................................................................................. 10

13 Rekod Status Permohonan Cuti ................................................................................................ 10

14 Rekod Cuti yang telah diambil .................................................................................................. 11

15 Rekod maklumat harian mengikut bahagian/seksyen masing-masing. ................................... 11

15.1 Info Today By Department: Attendance ............................................................................... 12

15.2 Info Today By Department: Late-comers .............................................................................. 12

15.3 Info Today By Department: Absentees ................................................................................. 12

15.4 Info Today By Department: Staff On Leave .......................................................................... 12

15.5 Info Today By Department: List of Approved Leave ............................................................. 13

16 Laporan Personal Info ............................................................................................................... 13

16.1 Personal Info: Attendance .................................................................................................... 13

16.2 Personal Info: Overtime ........................................................................................................ 14

16.1 Personal Info: GCR ................................................................................................................ 15

1

1 Pendahuluan

E-Attendance merujuk kepada sistem kehadiran staf secara dalam talian.

Sistem ini mempunyai dua (2) fungsi utama, iaitu Clock In dan Clock Out. Selain

daripada merekod kehadiran harian, E-Attendance juga berfungsi untuk

merekod kehadiran bagi Kerja Lebih Masa (OT).

Melalui sistem ini juga, terdapat paparan makluman berkenaan rekod

keseluruhan kehadiran dan cuti staf.

2 Objektif

Melalui sistem E-Attendance ini, antara objektif yang ingin dicapai ialah:

1. Membolehkan staf clock in dan clock out kehadiran secara dalam talian.

2. Membolehkan pentadbir dan Ketua Bahagian/Seksyen menyemak rekod

kehadiran staf secara keseluruhannya dengan cepat dan tepat.

3. Sebarang salah laku berkaitan kehadiran staf dapat dikesan sebelum

tindakan dispilin diambil.

3 Capaian Sistem

E-Attendance boleh dicapai melalui URL http://eattendance.umcced.edu.my.

Pengguna perlu menggunakan internet browser seperti Google Chrome atau

Mozila Firefox. Skrin seperti rajah 1 akan dipaparkan.

2

Rajah 1: Skrin Capaian Sistem

4 Log Masuk Pengguna

Merujuk kepada rajah 1 diatas, sila masukkan UMMAIL Username dan Password.

5 Laman Utama eAttendance

Rajah 2 menunjukkan skrin laman utama eAttendance.

Log Masuk

Pengguna

3

Rajah 2: Skrin Laman utama E-Attendance

4

6 Clock In kehadiran

I. Berdasarkan rajah 3 dibawah, sila klik butang Clock In pada paparan

modul Attendance untuk mendaftar masuk kehadiran.

Rajah 3: Clock in kehadiran

II. Bagi kehadiran lewat, staf perlu klik pada butang Clock In, kemukakan

alasan, dan kemudian klik butang Submit. Rujuk rajah 4 untuk mengisi

alasan kehadiran lewat.

Klik Clock In

5

Rajah 4: Skrin alasan kehadiran lewat

7 Clock Out kehadiran

I. Butang Clock Out akan dipaparkan sebaik sahaja staf berjaya Clock in.

II. Berdasarkan rajah 5, klik butang Clock Out pada paparan modul

Attendance untuk mendaftar keluar kehadiran.

Rajah 5: Skrin clock out

Masukkan alasan clock in lewat disini.

Klik clock out

6

III. Sekiranya staf clock out awal dari waktu sepatutnya, staf tersebut perlu

melakukan pengesahan sebelum clock out pada waktu tersebut.

Berdasarkan rajah 6 dibawah, Klik butang Yes jika ingin clock out pada

waktu tersebut atau Klik No untuk membatalkannya.

Rajah 6: Skrin clock out awal

IV. Jika butang Yes di klik, staf perlu memberikan alasan kerana clock out

awal dari waktu sepatutnya dan klik butang Submit. Rujuk rajah 7

dibawah.

7

Rajah 7: Skrin alasan clock out awal

V. Setelah dihantar, paparan seperti rajah 8 akan dipaparkan sebagai

makluman kepada staf.

Rajah 8: Skrin paparan clock-in , clock-out

8 Clock In Kerja Lebih Masa

i. Klik butang Overtime, seperti rajah 9 untuk clock in kerja lebih masa.

Masukkan alasan clock out awal

8

Rajah 9: Skrin paparan clock-in kerja lebih masa

ii. Butang OT Clock In akan dipaparkan seperrti rajah 10 dibawah.

iii. Klik butang OT Clock In untuk mendaftar masuk kehadiran kerja lebih masa.

Rajah 10: Skrin paparan clock-in kerja lebih masa

iv. Masukkan alasan kerja lebih masa berdasarkan rajah 11, dan tekan butang

submit.

Rajah 11: Skrin alasan kerja lebih masa

9 Clock Out kerja lebih masa

i. Klik butang OT Clock Out untuk daftar keluar kehadiran kerja lebih masa.

ii. Sahkan sama ada anda membuat kerja lebih masa atau tidak seperti rajah

12. Kemudian klik butang OK.

9

Rajah 12: Skrin alasan kerja lebih masa

10 Paparan Maklumat Peribadi

Untuk paparan maklumat peribadi, sila klik Personal Detail. Rajah 13 akan

dipaparkan.

Rajah 13: Skrin paparan maklumat peribadi

10

11 Paparan Kehadiran Harian

Untuk paparan kehadiran harian staf di Bahagian/Seksyen yang sama, sila klik

menu View Daily Attendance. Rajah 14 menunjukkan skrin kehadiran harian.

Rajah 14: Skrin paparan kehadiran harian

12 Rekod Cuti Tahunan

Rekod cuti tahunan boleh dilihat pada modul Leave seperti rajah 15 dibawah.

Rajah 15: Paparan rekod cuti tahunan

13 Rekod Status Permohonan Cuti

Bagi menyemak status rekod permohonan cuti yang telah dipohon, sila lihat

pada modul Leave Application Status seperti rajah 16 dibawah.

Jumlah cuti layak

Baki cuti semasa

11

Rajah 16: Paparan status permohonan cuti

14 Rekod Cuti yang telah diambil

Sebagai makluman, staf boleh menyemak senarai rekod cuti yang telah diambil

sebelum ini, lihat pada modul Leave Taken seperti rajah 17 dibawah.

Rajah 17: Paparan rekod cuti yang telah diambil

15 Rekod maklumat harian mengikut bahagian/seksyen masing-masing.

Staf boleh menyemak rekod maklumat harian bagi kehadiran dan cuti

mengikut bahagian/seksyen masin-masing secara keseluruhan melalui modul

Info Today By Department. Antara maklumat yang dipaparkan adalah seperti

rajah 18 dibawah.

Rajah 18: Paparan maklumat harian mengikut bahagian/seksyen.

Jumlah permohonan bagi setiap status

Status Permohonan cuti

Jenis Cuti Bilangan hari

12

15.1 Info Today By Department: Attendance

Klik pautan Attendance untuk melihat rekod kehadiran staf. Rajah 19

menunjukkan makluman contoh rekod keseluruhan kehadiran (harian).

Rajah 19: Rekod kehadiran staf.

15.2 Info Today By Department: Late-comers

Klik pautan Late-comers untuk melihat rekod kehadiran lewat staf. Rajah

20 menunjukkan makluman contoh rekod kehadiran lewat (harian).

Rajah 20: Rekod kehadiran staf lewat

15.3 Info Today By Department: Absentees

Klik pautan Absentees untuk melihat rekod ketidakhadiran staf. Rajah 21

menunjukkan makluman contoh rekod ketidakhadiran (harian).

Rajah 21: Rekod kehadiran staf tidak hadir.

15.4 Info Today By Department: Staff On Leave

Klik pautan Staff On Leave untuk melihat rekod staf yang bercuti. Rajah 22

menunjukkan makluman contoh rekod staf yang bercuti (harian).

13

Rajah 22: Rekod kehadiran staf bercuti.

15.5 Info Today By Department: List of Approved Leave

Klik pautan List of Approved Leave untuk melihat senarai permohonan cuti

staf yang diluluskan. Rajah 23 menunjukkan makluman contoh rekod

permohonan cuti staf yang diluluskan.

Rajah 23: Rekod kehadiran staf lulus bercuti

16 Laporan Personal Info

Melalui paparan Personal Info, staf boleh melihat laporan individu keseluruhan

mengenai Kehadiran, Kerja lebih Masa, dan Gantian Cuti Rehat seperti

paparan pada rajah 24 dibawah.

Rajah 24: Pilihan personal info

16.1 Personal Info: Attendance

Klik pautan Attendance untuk melihat laporan kehadiran. Berdasarkan

Rajah 25 dibawah, sila pilih tarikh terlebih dahulu, samada: (1) Date Range

atau (2) Monthly dan seterusnya klik butang View Report.

14

Rajah 25: Pilihan laporan rekod kehadiran

Paparan skrin pada Rajah 26 dibawah menunjukkan contoh laporan

Kehadiran individu bagi bulan Mac.

Rajah 26: Laporan rekod kehadiran

16.2 Personal Info: Overtime

Klik pautan Overtime untuk melihat laporan kehadiran. Berdasarkan Rajah

27 dibawah, sila pilih tarikh terlebih dahulu, samada: (1) Date Range atau

(2) Monthly dan seterusnya klik butang View Report.

Rajah 27: Pilihan laporan rekod kehadiran

15

Paparan skrin pada Rajah 28 dibawah menunjukkan contoh laporan Kerja

Lebih Masa individu bagi bulan Mac.

Rajah 28: Paparan laporan kerja lebih masa individu

16.1 Personal Info: GCR

Klik pautan GCR untuk melihat laporan jumlah GCR yang dikumpul sepanjang

tempoh kontrak.

Paparan skrin pada Rajah 29 dibawah menunjukkan contoh laporan GCR individu

bagi tempoh kontraknya.

Rajah 29: Paparan Rekod GCR