UNIVERZA V LJUBLJANI

EKONOMSKA FAKULTETA

DIPLOMSKO DELO

E-POSLOVANJE IN RAČUNOVODSTVO

Ljubljana, december 2010 IVANA KOVAČ

IZJAVA

Študent/ka Ivana Kovač izjavljam, da sem avtor/ica tega diplomskega dela, ki sem ga

napisala pod mentorstvom dr. Sergeje Slapničar, in da dovolim njegovo objavo na

fakultetnih spletnih straneh.

V Ljubljani, dne Podpis:

i

Kazalo

Uvod ........................................................................................................................................... 1

1 Elektronsko poslovanje .................................................................................................... 2

1.1 Predstavitev elektronskega poslovanja ....................................................................... 2

1.2 Oblike in področja e-poslovanja ................................................................................. 3

1.3 Koristi e-poslovanja .................................................................................................... 4

1.4 Računalniško izmenjavanje podatkov - RIP ............................................................... 6

1.5 Varnost pri e-poslovanju ............................................................................................ 7

1.6 Pravna ureditev e-poslovanja ..................................................................................... 8

1.6.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) .............. 8

1.6.2 Elektronski podpis .............................................................................................. 9

2 Elektronsko računovodstvo ........................................................................................... 10

2.1 Opredelitev elektronskega računovodstva ................................................................ 10

2.2 Način delovanja e-računovodstva ............................................................................. 11

2.3 Prednosti in slabosti e-računovodstva ...................................................................... 14

2.3.1 Brezpapirno poslovanje .................................................................................... 16

2.4 Pravna ureditev e-računovodstva.............................................................................. 18

2.4.1 Slovenski računovodski standardi .................................................................... 19

3 Praktični primer – podjetje Vizija računovodstvo d.d. .............................................. 20

3.1 Predstavitev podjetja ................................................................................................ 20

3.2 Predstavitev računovodske rešitve vizijaon-line ...................................................... 20

4 Sklep ................................................................................................................................. 23

Literatura in viri ..................................................................................................................... 24

Priloge

1

Uvod

Računovodstvo je dejavnost vrednostnega spremljanja in proučevanja pojavov, ki so povezani

s poslovanjem kakega poslovnega sistema (Hočevar & Igličar & Zaman, 2007). Lahko bi

rekli, da je računovodstvo eden izmed pomembnejših delov informacijskega sistema v

vsakem podjetju, saj se v njem zbirajo, urejajo, obdelujejo, prikazujejo in shranjujejo

informacije o preteklih in prihodnjih pojavih (Kodeks računovodskih načel, 1998). Vendar pa

se je tudi računovodstvo s časom spreminjalo kot mnoge druge dejavnosti. Spremenil se je

način zbiranja, prikazovanja in shranjevanja informacij oziroma podatkov. Mnogi se še

spominjajo ročnega vnašanja podatkov, gore papirja, zaprašenih registratorjev, s papirji

preobloţene mize, za njo pa zdolgočasenega uradnika, ki preračunava, usklajuje, premleva ţe

zdavnaj minule poslovne dogodke, in ko mu jih končno uspe urediti, oziroma ko pride do

rezultatov, ti ne zanimajo nikogar več. No, slika mogoče čisto ne drţi, saj se stvari vedno

znova spreminjajo. Informatizacija je do zdaj morda ravno največja sprememba od razvoja

sistema dvostavnega knjigovodstva v računovodstvu (Tomc Muc, 2009, str. 167). Vendar se

verjetno stvari še ne bodo ustavile in bomo šli še naprej, ker je pomembno, da sledimo

razvoju in prilagajamo delovne procese, saj nam to ponavadi prinese koristi, kot so

racionalizacija pri stroških in porabi dela. Pomembno pa je vprašanje, kako učinkovito bomo

znali izrabiti nove ekonomske in druţbene priloţnosti, ki jih s seboj prinaša informacijska

druţba (Marinček, 1999, str. 121). Podjetje je ţiv sistem, v katerem se neprestano dogajajo

spremembe in uvajajo novosti. To pa mora vlagati v nove tehnologije, predvsem v znanje in

razvoj če ţeli doseči uspešno in učinkovito poslovanje (Markov, 2009, str. 105).

Namen diplomskega dela je bil natančneje raziskati področje elektronskega računovodstva in

pri tem uporabiti pridobljeno znanje in ustrezno strokovno literaturo. Za omenjeno temo sem

se odločila zato, ker menim, da ni veliko povedanega o elektronskem računovodstvu, za

razliko od elektronskega poslovanja, kar sem opazila tudi pri pridobivanju strokovne

literature. To področje pa me tudi zanima, saj bom kot študentka računovodstva delala v tej

panogi in bo razvoj sodobnih tehnik in tehnologij nekoč vplival tudi na moje delo.

Diplomsko delo je sestavljeno iz treh delov. V prvem delu je opredeljeno elektronsko

poslovanje, njegova uporaba, koristi, varnost in pravni vidik le–tega. Jedro diplomskega dela

pa predstavlja elektronsko računovodstvo. Pri tem sem se osredotočila na način delovanja,

kjer je opisano, kako to sploh poteka, kaj je potrebno za njegovo delovanje, usmerila sem se

tudi na prednosti in slabosti le-tega, omenila tudi brezpapirno poslovanje, ki je nadgradnja

elektronskega računovodstva, ter pravni vidik, kjer sem proučila Slovenske računovodske

standarde. V tretjem delu pa sem predstavila praktični del elektronskega poslovanja, kjer sem

opisala podjetje Vizija računovodstvo d.d. in njihovo računovodsko rešitev vizijaon-line. Ob

tem bi se rada zahvalila gospe Klavdiji Grašič iz omenjenega podjetja, ki mi je pomagala pri

razumevanju njihove računovodske rešitve vizijaon-line in s tem elektronskega računovodstva

v praksi.

2

1 Elektronsko poslovanje

V današnjem času se vse bolj pojavlja elektronsko poslovanje, ki izpodriva tradicionalni način

poslovanja. Podjetjem prinaša nove moţnosti ter omogoča zmanjšanje stroškov poslovanja,

pridobivanje novih prihodkov, strank in izboljšanje odzivnega časa pri izvajanju poslovnih

procesov.

Elektronsko poslovanje je v svoji naravi globalno, saj internet nima meja in je tako lahko

elektronsko poslovanje locirano kjerkoli. Internet teoretično odpravlja časovne in geografske

razlike. Elektronsko poslovanje pa zaradi svoje narave zmanjšuje ovire za vstop na svetovna

trţišča, kar je prednost predvsem za mala in srednja podjetja, ki tako dobijo enake moţnosti

dostopa do svetovnih trgov kot multinacionalke. Okolju globalnega elektronskega poslovanja

pa se najhitreje prilagajajo storitvene dejavnosti, ki temeljijo na znanju in digitalnih vsebinah

(Čuk, 2000, str. 156).

1.1 Predstavitev elektronskega poslovanja

Splošno priznana definicija pojma elektronsko poslovanje (v nadaljevanju e-poslovanje) sploh

ne obstaja (Osojnik et al., 2002, str. 5). Je torej pojem, ki je med nami ţe kar nekaj časa, a

kolikor ljudi bi vprašali, kaj e-poslovanje je, toliko različnih odgovorov bi verjetno dobili.

Veliko ljudi si e-poslovanje predstavlja kot izmenjavo podatkov med računalniki, vendar je ta

pojem veliko več kot samo to. Pojem e-poslovanja izhaja iz angleškega izraza electronic

commerce, ki pa je tudi preozek, zato se danes ta terminologija spreminja v e-business, ker

bolj pravilno odseva vsebino. E-poslovanje torej obsega veliko več kot samo navadno

izmenjavo računalniških podatkov (RIP) in delovanje spletne trgovine. Zato lahko vse, kar

danes delamo v sklopu svoje poslovne dejavnosti, s pomočjo računalniških aplikacij in

računalniških omreţij imenujemo e-poslovanje. To pa obsega: elektronsko bančništvo,

elektronsko trţenje, elektronsko trgovanje, spletno trgovino, svetovanje na daljavo,

elektronsko zavarovalništvo, računalniško podprto skupinsko delo, delo na daljavo, pouk na

daljavo, elektronske avkcije in podobno (Jerman-Blaţič, 2001, str. 1289).

Po besedah Kovačiča, Groznika in Ribiča (2005, str. 55) pa e-poslovanje pomeni poslovati

elektronsko oziroma natančneje poslovati v elektronski obliki z uporabo informacijske in

komunikacijske tehnologije (Kovačič & Groznik & Ribič, 2005, str. 55).

Toplišek (1998, str. 4) pravi, da pojem elektronskega poslovanja izhaja iz angleškega izraza

»electronic commerce« (EC), ki je nastal v trgovini in industriji oz. se je v začetku nanašal na

vsa gospodarska (»poslovna«) področja. Pravi, da obsega tele sestavine:

Način dela: elektronska izmenjava podatkov (deloma tudi samodejne transakcije,

informacijski tokovi);

3

Vsebine poslovanja so skoraj neomejene: blago, storitve, plačevanje, pred- in poprodajne

aktivnosti, delovanje drţavnih organov in javnih sluţb;

Glavne tri skupine udeleţencev so: podjetja/podjetniki, drţavne/javne sluţbe in

posamezniki (potrošniki, uporabniki). Poslovanje poteka znotraj teh skupin in med njimi.

Opaznejše postaja »poslovanje« med posamezniki; njegov glavni spodbujevalec je prav

internet s svojimi odprtimi, neomejenimi moţnostmi.

Po mnenju Evropske komisije je e-poslovanje »katera koli oblika poslovne transakcije, v

kateri stranke delujejo elektronsko, namesto da bi si pošiljale »telesna« sporočila (physical

exchanges) ali da bi bile v neposrednem stiku« (Toplišek, 1998, str. 4). Hkrati pravijo, da je

teţko zajeti v definicijo dogajanje, ki je v tako kratkem času povzročilo toliko sprememb v

načinu poslovanja.

Dokument komisije Zdruţenih narodov za mednarodno gospodarsko pravo (UNCITRAL) z

naslovom »Modelni zakon o elektronskem poslovanju« pravi, da je elektronsko poslovanje

alternativa papirnim metodam komunikacije in hranjenja informacij in se tako distancira od

ozke definicije (http://www.uncitral.org/english/texts/electcom/ml-ec.htm).

Preprosto lahko rečemo, da e-poslovanje pomeni »poslovati elektronsko«. To poslovanje pa je

pomembno predvsem na štirih področjih: pri povezovanju med potrošniki in organizacijami,

notranjem poslovanju organizacije, poslovanju med organizacijami in poslovanju drţavne

administracije medsebojno in z občani (Jerman-Blaţič, 2001, str. 1290).

Opredelitve, ki bi zajemale zgolj elektronski prenos podatkov, bi bile preozke; poslovanje

namreč vključuje tudi organizacijo dela zaradi večje učinkovitosti in druge ciljne sestavine, ki

so pri posameznih vrstah poslovanja različne (Toplišek, 1998, str. 5). Kot lahko razberemo iz

te trditve je e-poslovanje dosti širši pojem, kot si morda večina predstavlja, saj ne vključuje

samo vidika nakupovanja in prodaje izdelkov prek spleta. Je torej veliko več kot samo

računalniška izmenjava podatkov (RIP), ki je obstajala še prej pojavom interneta in ki

večinoma poteka po posebnih omreţjih (kot bomo videli v nadaljevanju). E-poslovanja se na

nekaterih področjih sploh ne zavedamo kot neke posebnosti, čeprav igra vedno večjo vlogo in

nas spremlja na vsakem koraku.

1.2 Oblike in področja e-poslovanja

E-poslovanje v najširšem pomenu vključuje uporabo vseh oblik informacijske in

komunikacijske tehnologije v poslovnih odnosih, med katere sodijo trgovinske, proizvodne in

storitvene organizacije, kot tudi ponudniki informacij, potrošniki in drţavna uprava (Jerman-

Blaţič, 2001, str. 1290).

4

Kovačič et al. (2005, str. 55) pravi, da lahko e–poslovanje glede na interakcijo subjektov

ločimo med podjetji (angl. Business to Business, B2B), med podjetji in potrošniki (angl.

Business to Consumer, B2C), med potrošniki (angl. Consumer to Consumer, C2C), med

podjetji in javno oziroma drţavno upravo (angl. Business to Government, B2G), med

drţavljani in javno oziroma drţavno upravo (angl. Consumer to Government, C2G) ter znotraj

javne oziroma drţavne uprave (angl. Government to Government, G2G).

Po ocenah analitikov pomeni e-poslovanje med podjetji, merjeno v vrednosti transakcij,

najpomembnejši deleţ elektronskega poslovanja. Zajema različne oblike poslovanja od

elektronskega bančništva za pravne osebe, povezav med podjetjem in njegovimi dobavitelji

oziroma podjetjem in njegovimi strankami, kamor lahko uvrstimo tudi elektronsko

računovodstvo ter do sodelovanja v virtualnih organizacijah (Kovačič et al., 2005, str. 56).

E-poslovanje med podjetji (B2B) zajema vse, od vzpostavljene povezave med prodajalci na

drobno in dobavitelji (naročila, plačila), elektronskega bančništva, do sodelovanja na skupnih

projektih. E-poslovanje s končnimi porabniki (B2C) pa zajema veliko vrst vedno novih

področij, ki temeljijo večinoma na poslovanju z uporabo internetnih strani. Te potrošniku

omogočajo opravljanje raznovrstnih opravil kar prek domačega računalnika, torej od

bančništva pa do nakupovanja ter do izobraţevanja in dela. Pri poslovanju z drţavno upravo

pa ločimo njeno poslovanje s podjetji (na primer registriranje vozil, pobiranje davčnih

napovedi, javne nabave) ter poslovanje s prebivalci. Prav to je eno od najzahtevnejših

področij, ker zahteva lokalni dostop do teh storitev vsem drţavljanom in članom skupnosti.

Napovedi pa kaţejo, da bo ta delitev v prihodnosti zabrisana, saj ne bomo mogli vedeti, kdo je

stranka in kdo poslovni partner (Jerman-Blaţič, 2001, str. 1293).

Danes torej ni več vprašanje ali bodo podjetja vpeljala e-poslovanje, temveč kako bodo to

vpeljala čim bolje. Vpeljava e-poslovanja v podjetje ne pomeni zgolj nakupa informacijske in

komunikacijske tehnologije, ampak tudi vrsto sprememb v poslovanju. E-poslovanje vpliva

na razvoj novih poslovnih modelov, prenovo poslovnih procesov, sprememb v poslovni

kulturi, organizacijski kulturi, vodenju in podobno. S stališča poslovne uspešnosti in

konkurenčnosti postaja pomembna celotna veriga vrednosti, v kateri so poleg podjetja tudi

njegovi dobavitelji in stranke. Spremembe v načinu poslovanja kot odraz vpeljave e-

poslovanja so povzročile tudi nove poslovne modele. Model e-poslovanja je način poslovanja,

s katerim organizacija dosega dodano vrednost na podlagi interneta (Kovačič et al., 2005, str.

64).

1.3 Koristi e-poslovanja

Uporaba e-poslovanja nam prinaša številne pozitivne kakor tudi določene negativne vplive.

Tabela 1 na eni strani predstavlja priloţnosti in prednosti e-poslovanja, na drugi strani pa

izzive in nevarnosti.

5

Tabela 1: Priloţnosti in prednosti ter izzivi in nevarnosti e-poslovanja

Priložnosti in prednosti Izzivi in nevarnosti

Eksponentna rast e–poslovanja bo povečala

celotni obseg svetovne trgovine.

Največ bo pridobil razviti in povezani del

sveta.

Pribliţno 80 % e-poslovanja se bo odvijalo

med podjetji – B2B. Tu je torej priloţnost za

včlenitev v preskrbovalne verige.

Lahko da bodo razpadle obstoječe

preskrbovalne verige, s tem pa se bo

povečala odvisnost od velikih mednarodnih

druţb.

E-poslovanje bo povzročilo hitrejši prenos

tehnologij in večanje ponudbe informacijske

tehnologije.

Če je domača industrija šibka, bodo imele od

tega dobiček le multinacionalke, ki se

ukvarjajo z informacijsko tehnologijo.

Nastale bodo velike korporacije, prav tako pa

tudi mala podjetja, ki bodo lahko ponujala

podobne storitve po niţjih cenah.

Za manj razvite drţave je to velika

priloţnost, hkrati pa tudi velika groţnja, ki jo

prinašajo multinacionalke.

Izboljšal se bo dostop do informacij o trgih,

poslovnih priloţnostih in preskrbovalnih

verigah.

Tisti, ki ne bodo imeli dostopa, ne bodo

mogli izkoristiti prednosti, povezanih z e-

poslovanjem.

Mala in srednja podjetja lahko veliko ceneje

postavijo virtualno kot resnično trgovino.

Stroški vzdrţevanja, posodabljanja in trţenja

so visoki. Potrebno je rešiti zadeve, kot so

denimo varnost, plačilni mehanizmi in

zagotovljena dobava.

Mala in srednje velika podjetja niso več tako

odvisna od posrednikov, preprodajalcev in

agentov.

Ponudniki internetnih storitev in portalov se

lahko ustoličijo kot novi vsemogočni

posredniki.

Mala in srednja podjetja lahko s širitvijo na

internet odpirajo nove posle.

Veliko malih in srednjih podjetij ne bo imelo

dovolj strokovnega znanja.

Podjetja bodo svoje storitve vzpostavila

povsod tam, kjer bodo imela dostop do

primernega znanja.

Pridobile bodo tiste drţave, ki lahko

ponudijo ustrezno izobraţeno delovno silo po

niţji ceni.

E-poslovanje omogoča novim dobaviteljem

vstop na tuje trge in spajanje z globalnimi

preskrbovalnimi verigami.

Nevarnost, da bodo odrezani obstoječi

dobavitelji iz manj razvitih drţav.

Potrošniki bodo lahko kupovali določeno

blago po niţjih cenah.

Domači proizvajalci bodo lahko izgubili

obstoječe stranke.

Proizvajalci bodo lahko globalno nabavljali

dele in komponente po niţjih cenah.

Domače dobavitelje bo to lahko potisnilo na

samo obrobje.

Finančne institucije in procesi, kot denimo

elektronski prenos sredstev, se večajo in

modernizirajo.

Tuje banke in multinacionalni izdajatelji

kreditnih kartic bodo s tem največ pridobili.

Omogoča povečano publiciteto in večje

moţnosti oglaševanja.

Cena učinkovitega oglaševanja na spletu

lahko presega zmoţnosti malih in srednjih

6

podjetij.

Povečana učinkovitost in preglednost javnih

naročil bo pritegnila konkurenco in izboljšala

nabavo v javnem sektorju.

Nabava, vezana izključno na e-poslovanje,

bo izključila obstoječe dobavitelje, ki nimajo

dostopa do interneta.

Zaposlovanje strokovnjakov, kot recimo

izkušenih profesionalcev na področju

informacijske tehnologije, v tujini se bo

zmanjšalo, ko bo internet tudi lokalno

dosegljiv, s tem pa se bo zmanjšal tudi »beg

moţganov« iz manj razvitih drţav.

Vir: M. Osojnik et al., Skrivnosti elektronskega poslovanja, 2002, str. 178

Po besedah Turbana in Kinga (2003, str. 16-20) lahko koristi, ki jih s seboj prinaša e –

poslovanje razdelimo v tri sklope:

koristi za podjetja: razširitev trgov – večji nabavni in prodajni trgi, bistveno niţji stroški,

izboljšanje organizacije podjetja in procesov ter boljši stik s strankami;

koristi za potrošnike: te so predvsem priročnost, udobje, hitrost, stroški ter proizvod po

meri stranke;

koristi za druţbo: višji ţivljenjski standard in dostopnost javnih storitev.

Med ovire za hitrejše uvajanje e-poslovanja pa bi po besedah Čuka (2000, str. 157) lahko

uvrstili visoke stroške informacijske tehnologije, pomanjkanje ustrezno izobraţenih kadrov,

nerazvit domači trg, premalo uporabnikov posamezne storitve, nezaupanje, draga in

nezanesljiva infrastruktura ter pomanjkanje ustreznih zakonskih okvirov in druţbenega

konsenza za uveljavitev informacijske druţbe.

1.4 Računalniško izmenjavanje podatkov - RIP

E-poslovanje pomeni integracijo poslovnih procesov različnih poslovnih partnerjev in temelji

na uporabi tako imenovanega računalniškega izmenjavanja podatkov – RIP (Koţelj, 1999, str.

53)

Računalniško izmenjavanje podatkov (v nadaljevanju RIP ali angleško EDI – Electronic Data

Interchange) pomeni izmenjavanje poenotenih, kodiranih sporočil med dvema računalniškima

rešitvama (aplikacijama) (Toplišek, 1998, str. 13). RIP omogoča, da si organizacije lahko

izmenjujejo elektronska sporočila namesto papirnih listin, za kar ob najenostavnejši obliki

RIP-a zadostujejo ţe računalnik, modem in telefonska linija (Gričar, 1997, str. 195).

Motiv RIP-a je večja učinkovitost poslovanja. RIP zmanjšuje količine papirnih poslovnih

listin, vendar je njegova glavna prednost predvsem to, da skrajšuje čas za posamezne

7

poslovne postopke ter omogoča, da se uporabnik RIP-a lahko hitro odzove na zahteve okolja,

v katerem deluje (Gričar, 1992, str. 10).

Na računovodskem področju kaţe RIP tudi nekatere prednosti. Nekatere tuje študije

omenjajo, da ohranja jasnost računovodskih izkazov, čeprav so dokazi v glavnem elektronski,

da je nadzor podatkovnih zbirk zelo učinkovit, da je delo zunanjega revizorja moţno kljub

elektronski obliki podatkov in da je revizija prav zaradi elektronskega poslovanja deloma

postala še učinkovitejša (Toplišek, 1998, str. 14). Saj RIP vpliva na revidiranje in

obravnavanje podatkov v zvezi z zbiranjem davkov. RIP je temeljna tehnologija

elektronskega poslovanja, ki je sestavina informacijske druţbe (Gričar, 1997, str. 195).

Vendar pa je RIP nekaj, s čimer se je začel vse bolj napreden razvoj, s katerim smo prišli do

sem, kjer smo danes, vsekakor pa ima največji vpliv na izmenjavanje podatkov med

organizacijami v današnjem času internet.

1.5 Varnost pri e-poslovanju

Poslovanje podjetja mora biti varno, ne glede na to v kakšni obliki podjetje posluje. Ker pa v

elektronskem svetu na uporabnike preţijo drugačne nevarnosti kot pri klasičnem poslovanju,

se mora podjetje zato tudi drugače zaščititi.

Prvi pomislek uporabnikov e-poslovanja je varnost oziroma zaščita podatkov. Moţnost zlorab

je na internetu velika, zato je treba ustvarjati nove in posodobiti ţe obstoječe varnostne ventile

in sita, ki lahko omogočajo varno poslovanje kljub preţečim nevarnostim. Zaščititi je torej

treba podatke oziroma informacije pri prenosu, strojno in programsko opremo, dokumentacijo

o postopkih, o omreţjih ipd. Lokalni sistemi in viri, ki so dostopni v javnem omreţju, morajo

biti zaščiteni pred uničenjem ali pred nepooblaščeno uporabo. Pri prenosu ali med hranjenjem

morajo biti zaščiteni pred nepooblaščenimi spremembami. Zagotoviti je treba tudi

razpoloţljivost in stabilnost storitev e-poslovanja. Pomembno je, da poleg zunanje zaščite

poskrbimo tudi za varovanje znotraj svojega omreţja (Jerman – Blaţič, 2001, str. 99 - 100).

Potrebno je vzpostaviti določeno varnostno politiko znotraj dokumentnega sistema in do

dokumentov, ki se nahajajo v njem, tako da omejimo dostop in ga dovolimo samo do tistih

skupin dokumentov, ki so potrebne pri vsakodnevnem delu (Nose, 2004, str. 225).

Obvladovanje varnosti omreţja mora zagotoviti varnost podatkov pri prenosu in dovoljenje

pooblaščenim uporabnikom za dostop in pravico do uporabe le izrecno dodeljenih storitev in

podatkov. Brez zagotovitve varnosti je za podjetje nesmiselno, da začne kakršnokoli

aktivnost, povezano z e-poslovanjem. Pogosto, ko govorimo o informacijski varnosti in

zaščiti podatkov, uporabljamo oba izraza enopomensko (Toplišek, 1998, str. 103):

tehnično zaščito podatkov, za katero morajo predvsem poskrbeti podjetja oziroma različne

organizacije, in

pravno zaščito, ki jo vzpostavljajo zakonodajni organi.

8

1.6 Pravna ureditev e-poslovanja

E-poslovanje zaradi čedalje večje globalizacije trgov, hitrega razvoja tehnologije in potrebe

po strokovnih znanjih in informacijah potrebuje ustrezne pravne okvire za varno delovanje

vseh udeleţencev (Jerman-Blaţič, 2001, str. 1297). V Sloveniji je področje e-poslovanja

urejeno z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP). Leta 2004

pa je bil sprejet še Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o elektronskem poslovanju in

elektronskem podpisu. Zakon pa dopolnjujeta še dva podzakonska akta, in sicer Uredba o

pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje ter Pravilnik o prijavi

overiteljev in vodenju registra overiteljev v Republiki Sloveniji, ki natančneje urejata nekatera

pravna razmerja in določata nekatere tehnične podrobnosti.

1.6.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP)

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu je bil v Sloveniji sprejet junija

2000. Vlada Republike Slovenije pa je avgusta 2000 nekatere določbe zakona podrobneje

uredila z Uredbo o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje. Zakon je v

skladu s smernico Evropske unije in tudi z mednarodnimi predpisi.

» Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur.l. RS, št. 57/2000, v

nadaljevanju ZEPEP) ureja e-poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki na daljavo

z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v

pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih

podobnih postopkih, če zakon ne določa drugače.«

ZEPEP je izrazito tehnično naravnan in obsega 55. členov, ki so razvrščeni v pet poglavij

(Pavliha & Jerman Blaţič, 2002, str. 11), in sicer splošne določbe (definicije posameznih

pojmov), elektronsko poslovanje (elektronsko sporočilo, podatki v elektronski obliki),

elektronski podpis (splošne določbe, potrdila in overitelji, kvalificirana potrdila in overitelji,

tehnične zahteve za varno elektronsko poslovanje, odgovornost overiteljev, nadzor,

prostovoljna akreditacija in veljavnost tujih potrdil), kazenske določbe in prehodne ter končne

določbe.

Bistvo zakona ter njegov vpliv na slovenski pravni red najlaţje spoznamo skozi njegova

načela, ki so povsem v skladu z načeli evropskih in tudi mednarodnih predpisov (Perenič,

2000, str. 14):

Načelo nediskriminacije elektronske oblike

Ta zagotavlja elektronski obliki in elektronskemu podpisu enake moţnosti kot dosedanji

papirni obliki. To načelo prepoveduje sodnim in drugim organom, da bi zavrnili veljavnost

oziroma dokazno vrednost zgolj zaradi elektronske oblike.

9

Načelo odprtosti oziroma tehnološke nevtralnosti

To načelo zagotavlja, da se zakon ne nanaša zgolj na eno vrsto tehnologije, temveč da je

dovolj splošen in tehnološko nevtralen ter uporaben za nove tehnologije in za daljše časovno

obdobje.

Načelo pogodbene svobode strank

To načelo dovoljuje strankam drugačne rešitve od tistih, ki jih predvidevajo določbe zakona.

Zakon pa izrecno določa, da ne velja za zaprte sisteme, v katerih stranke vnaprej s pogodbo

uredijo medsebojne obveznosti. Pogodbene stranke pri elektronskem poslovanju v zaprtih

sistemih tako niso vezane zgolj na rešitve, predvidene v zakonu.

Načelo dvojnega pristopa

Namen zakona s tem členom je spodbuditi široko ponudbo storitev e-poslovanja, oziroma s

tem povezanih storitev overjanja, ker zakon ne ţeli ovirati hitrega tehnološkega razvoja,

uporabo različnih tehnoloških rešitev z različno stopnjo varnosti in s tem tudi moţnih pravnih

posledic uporabe takšnih rešitev.

Načelo varstva osebnih podatkov

To načelo se nanaša na varovanje osebnih podatkov, saj so ti ravno pri elektronskem

poslovanju še bolj izpostavljeni moţnim zlorabam. Zakon pa sledi najnovejšim standardom v

slovenski in evropski zakonodaji.

Načelo varstva potrošnikov

To načelo varuje potrošnika v sodobnem svetu, ker je vse bolj izpostavljen različnim

tehnološkim rešitvam, brez potrebnega znanja, ter nalaga ponudnikom storitev tudi določene

obveznosti glede skrbi za potrošnika.

Načelo mednarodnega priznavanja

To načelo je pomembno ţe zaradi same narave e-poslovanja, ki med seboj povezuje ljudi ne

glede na njihovo krajevno oddaljenost. Zato zakon omogoča enostavno medsebojno

priznavanje elektronskih podpisov znotraj Evropske unije in širše ob pogojih vzajemnosti

oziroma podobnosti zakonodaje.

1.6.2 Elektronski podpis

Pojem elektronski podpis se uporablja za vse moţne oblike podpisa, dobljene z elektronsko

tehnologijo (Toplišek, 1998, str. 30).

Vendar pa moramo po besedah Topliška (1998, str. 30) razlikovati med elektronskim

podpisom in digitalnim podpisom, ki je le tisti, ki ga dobimo s šifrirnimi postopki. ZEPEP

(2000) pa v 14. členu določa, da je varen elektronski podpis tisti, ki je overjen s kvalificiranim

10

potrdilom in je glede podatkov v elektronski obliki enakovreden lastnoročnemu podpisu ter

ima zato enako veljavnost in dokazno vrednost. Torej je tak elektronski podpis enakovreden

lastnoročnemu podpisu na pogodbi.

Digitalno potrdilo je sodobna alternativa klasičnim osebnim identifikatorjem (osebna ali

zdravstvena izkaznica, potni list, bančna kartica) s specifičnim namenom, ki je zagotavljanje

varnega in legitimnega e-poslovanja. Predstavljen je kot računalniški zapis, vsebuje podatke o

imetniku (ime, e-naslov, edinstvena številka), njegov javni ključ, podatke o overitelju oz.

izdajatelju digitalnega potrdila ter obdobje veljavnosti digitalnega potrdila, ki je digitalno

podpisan z zasebnim ključem izdajatelja potrdila (SIGOV – CA oz. SIGEN – CA sta dva

izdajatelja digitalnih potrdil) (Osojnik et al., 2002, str. 95).

Digitalna potrdila so sestavni del tehnoloških rešitev, ki nudijo dve osnovni moţnosti za

zasebnost v e-poslovanju in komuniciranju (Osojnik et al., 2002, str. 95):

šifriranje podatkov, ki zagotavlja zaupnost, in

digitalni podpis, ki predstavlja sodobno alternativo klasičnemu podpisu, zagotavlja pa:

o identiteto imetnika digitalnega potrdila,

o nezatajljivost lastništva poslanih e-podatkov in

o celovitost (integriteto) sporočila, kar pomeni, da samo dela podatkov ni mogoče

spremeniti ali drugače popraviti brez (vednosti) podpisnika.

Tehnične zahteve za varno elektronsko podpisovanje pa ureja 37. člen ZEPEP (2000).

Sredstva za varno elektronsko podpisovanje morajo z uporabo ustreznih postopkov in

infrastrukture zagotavljati naslednje (ZEPEP 2000):

podatki za elektronsko podpisovanje morajo biti edinstveni in njihova zaupnost

zagotovljena;

podatkov za elektronsko podpisovanje ni mogoče v razumnem času ali z razumnimi

sredstvi ugotoviti iz podatkov za preverjanje elektronskega podpisa, elektronski podpis pa

je učinkovito zaščiten pred poneverjanjem z uporabo trenutno dostopne tehnologije;

podpisnik lahko zanesljivo varuje svoje podatke za elektronsko podpisovanje pred

nepooblaščenim dostopom.

2 Elektronsko računovodstvo

2.1 Opredelitev elektronskega računovodstva

Po besedah Tomc Muc (2009, str. 167): »Elektronsko računovodstvo (v nadaljevanju e –

računovodstvo) je del elektronskega poslovanja in pomeni izmenjavo informacij in

dokumentov po elektronskih poteh. Nadgradnjo sistema pa predstavljata obdelava skeniranih

dokumentov in brezpapirno poslovanje. Sistem pomeni novo dimenzijo delovanja

računovodskih sluţb, hkrati pa zahteva na novo urejena razmerja med servisom in partnerji.«

11

Tako kot vse je bilo tudi računovodstvo deleţno številnih sprememb. Tako se je v nekaj letih

zgodilo mnogo sprememb in smo tako od ročnega knjiţenja in vnašanja podatkov prišli do

izmenjave informacij po elektronskih poteh. Danes skoraj ni pravne osebe, ki bi

računovodstvo vodila ročno, saj je danes to pri večini računalniško podprto. To pa je od

primera do primera na zelo različni stopnji razvoja, pri čemer gre za zelo različno

računalniško opremo, kakor tudi za najrazličnejše uporabniške programske rešitve (Koţelj,

1999, str. 53). S tem je postalo vse laţje, vsaj za računovodstva, saj so jim nekaj dela prevzele

njihove stranke in jih tako vsaj malo razbremenile. Toda spremembe so prinesle tudi veliko

prilagajanj računalniških sistemov, dodatnih izobraţevanj in pojasnil strankam, ki se tudi

privajajo na novi sistem, nenehno spremljanje novosti in podobno. Vendar se danes teţko

izognemo elektronskemu poslovanju, saj nas to spremlja povsod in tako tudi računovodstvo ni

nobena izjema.

Zato mora računovodstvo vedno znov izkoriščati nove in razvite tehnološke rešitve, da bi

lahko opravljalo svojo nalogo, ki je učinkovito in hitro nuditi pravočasne ter aktualne podatke

za poslovno odločanje (Anandarajan, Anandarajan & Srinivasan, 2004, str. 8).

Zaradi hitrega tehnološkega razvoja na področju informacijske in komunikacijske tehnologije

pa sta postali tako tehnologija kakor tudi vrhunska programska oprema cenejši in tako

dostopnejši tudi mikro in malim podjetjem. Tako lahko tudi ti izkoriščajo prednosti

sodobnega integriranega sistema, ki tako niso več domena in konkurenčna prednost samo

velikih in tako ob ustrezni angaţiranosti in organizaciji stopijo na pot e-poslovanja in e-

računovodstva. E-poslovanje pa v tem kontekstu razumemo kot izmenjavo poslovnih listin in

drugih informacij med dvema računalnikoma po elektronskih poteh. To nam omogoča, da

doseţemo krajevno in časovno neodvisnost, zmanjšanje pisarniškega dela, obseg navadne

pošte in moţnosti napak, poveča pa se produktivnost administrativno tehničnega osebja. To

pa niso edine prednosti, ki jih prinaša uvajanje e-organizacije v podjetje, saj se te kaţejo tudi

v racionalizaciji poslovnih procesov, odpravljanju anomalij in podvajanja opravil, boljši

koordinaciji in prilagodljivosti ter povečanju hitrosti poslovanja (Tomc Muc, 2009, str. 169).

2.2 Način delovanja e-računovodstva

Delo v računovodstvu je danes zelo naporno, saj je količina podatkov in dokumentov vsak

dan večja. Poleg dela s podatki pa se v računovodstvu ukvarjajo tudi z nepotrebnimi

zadevami, kot so klicanje sodelavcev ali partnerjev, ki jih vsakodnevno prosijo za obdelavo in

vračilo dokumentov v računovodstvo, arhiviranje dokumentov v fizični obliki, teţave s

prostorom, priprava ter pošiljanje dokumentov in podobno. Uvedba e-računovodstva lahko

tako ţe z majhnim trudom prinaša velike koristi in vidno manjše stroške poslovanja (Markov,

2009, str. 55).

12

Vse dostopnejša računalniška in telekomunikacijska tehnologija omogočata učinkovitejše

izvajanje poslovnih procesov. Zato vse bolj velja, da je poslovni proces, temelječ na papirnih

knjigovodskih listinah, neučinkovit, predrag in kot tak neprimeren za nadaljnjo uporabo v

spremenjenih razmerah poslovanja (Koţelj, 1999, str. 53). Zato bi lahko rekli, da je uvedba e-

računovodstva velik korak v smeri uvajanja e-organizacije v podjetje, saj z njim postaneta

računovodski servis in stranka v smislu informacijskega sistema »eno podjetje«. Stranka in

računovodski servis sta povezana on-line, vsi vnosi se opravijo samo enkrat, s čimer se

zmanjšata obseg opravil in napak, informacije na drugi strani pa so podjetniku dostopne takoj,

aţurno in takrat, ko jih potrebuje. Trg danes ponuja kar nekaj računalniških programov, ki na

eni strani omogočajo moţnost uvedbe integriranih informacijskih sistemov tudi za mala in

mikro podjetja, na drugi strani pa omogočajo on-line povezave z oddaljenimi uporabniki, kar

je pogoj za uvajanje e-poslovanja (Tomc Muc, 2009, str. 169).

Pri računalniškem obravnavanju podatkov v računovodstvu morajo biti mreţno povezani vsi

oddelki računovodskega spremljanja poslovanja pravne osebe, in sicer zato, da lahko tudi

znotraj računovodskega informacijskega sistema uveljavimo pravilo enkratnega vnosa

podatkov za vse namene. Če torej en oddelek, ena enota ali del računovodstva pravne osebe

dobi podatke o poslovnem dogodku, jih vnese v računalniški pomnilnik, kar nato zadošča za

vse namene uporabe. Če je uveden sistem računovodskega vodenja poslovnih knjig (dnevnik,

glavna knjiga, pomoţne knjige, analitične evidence) tako, da je sklenila pravna oseba ukiniti

klasični kartotečni način in ga zamenjala le z računalniškimi zapisi (torej le z moţnostmi

gledanja na zaslonu, z moţnostjo le v skrajnih potrebnih primerih izpisa na papir ali kakšen

drugačen nosilec podatkov), potem je tudi medsebojna komunikacija med oddelki znotraj

računovodstva le prek internetnega omreţja. Z dobro zamislijo takšnega notranjega

komuniciranja v računovodski sluţbi doseţemo zelo veliko hitrost, aţurnost pri izdelovanju

potrebnih računovodskih poročil in tako odpravimo nepotrebna podvajanja pri vnašanjih

istovrstnih podatkov za različne namene, posredno pa se s tem zmanjšajo tudi stroški priprav

takšnih in drugačnih računovodskih informacij. Z računalniškim obdelovanjem podatkov in

oblikovanjem informacij doseţe računovodstvo z vzpostavljenim računovodskim

informacijskim sistemom tudi svoj temeljni cilj, ki je nuditi računovodske informacije

pravočasno za poslovodno odločanje (Koţelj, 1999, str. 64).

Poglejmo primer trinivojske likvidacije računa v procesu v klasični in elektronski obliki. Ko

račun pride v podjetje, ga vloţišče ali tajništvo ročno vnese v knjigo prejete pošte. Nato ga

fizično odnesejo v oddelek računovodstva, kjer vse podatke vpišejo v svoj

poslovnoinformacijski sistem in mu odtisnejo likvidacijski ţig ali pripnejo likvidacijski list.

Nato je dokument spet fizično odnesen do prvega podpisnika, na katerega se nanaša račun in

ki pregleda podatke v vsem procesu, potem le-ta potuje do nadrejenega, ki prevzame

odgovornost za stroške in vpiše potrebne podatke. Na koncu je podpisani oz. potrjeni račun

spet vrnjen v oddelek računovodstva, kjer ga obdelajo za potrebe knjiţenja in izkazov ter

ročno prepišejo podatke z likvidacijskega ţiga oz. lista v sistem in pošljejo podatke v

obdelavo. Kot opisano proces v klasični obliki zahteva veliko fizičnega udejstvovanja.

13

Stroškov, ki nastanejo v tem procesu, je veliko, delo pa ni avtomatizirano. Elektronski sistem

pa je glede na pripravo avtomatiziran ter vključuje zelo malo človeškega dela v primerjavi s

klasičnim sistemom. Račun, ki pride v podjetje, se v vloţišču ali tajništvu poskenira ter vpiše

v elektronsko knjigo prejete in izdane pošte. S prenosom dokumenta v oddelek računovodstva

pa se prenesejo tudi osnovni podatki, tako da tam vpišejo le manjkajoče podatke, kot so

stroškovno mesto, konto in podobno. Sistem omogoči tudi samodejno likvidacijsko pot in je

tako dokument avtomatično poslan naslednji osebi na tej poti. Na koncu se podatki v

računovodstvu samodejno prenesejo v poslovnoinformacijski sistem, tako da jih v

računovodstvu samo potrdijo. Elektronsko se ob zaključku procesa dokument samodejno

arhivira z vsemi podatki in zgodovino procesa. Arhivirani dokument je vsem v podjetju, ki

imajo moţnost vpogleda vanj, dostopen iz poslovnoinformacijskega sistema ali neposredno iz

arhiva. Tako bistveno skrajšamo čas upravljanja dokumentov in zagotovimo veliko

avtomatizacije z nizko stopnjo moţnosti napak (Markov, 2009, str. 54-55).

Tomc Muc (2009, str. 170) pa navaja, da se danes v praksi pojavlja več moţnosti e-

poslovanja, in sicer:

Terminalski ali ON-LINE način delovanja, kjer sistem ne prenaša podatkov, ampak

vsebino ekrana in vnose tipkovnice ali miške. Zanj je potrebna posebna programska

oprema, ki pa je lahko vzpostavljena ali v računovodskem servisu ali pri stranki. Pri tem

dostopu torej med računalnikom stranke in podatkovno bazo računalnika vzpostavimo

direktno komunikacijsko pot, enako kot bi bil računalnik priključen na lokalno omreţje v

podjetju.

V zadnjem času pa se je pri mikro in malih podjetjih uveljavil sistem vpisovanja podatkov

v skupno bazo, ki se nahaja na streţniku. Gre za stalno povezavo po posebnih protokolih.

Skupna podatkovna baza pa je lahko v računovodskem servisu ali pri uporabniku. Manjši

uporabniki pa navadno nimajo dovolj infrastrukture, hkrati pa imajo manjše potrebe po

komunikacijskih poteh, zato po navadi take stranke gostujejo na bazi v računovodskem

servisu.

On-line povezava tako omogoča vnos podatkov na mestu nastanka (v proizvodnji, skladišču,

trgovini…) aţurno obdelavo tega dogodka pa v računovodskem servisu ter takoj tudi analizo

posla, poslovanja podjetja, razvojnih moţnosti in podobnega v podjetju samem.

E-računovodstvo lahko torej razumemo kot sistem, v katerem računovodja v oddaljenem

računovodskem servisu in stranka v svojem podjetju delujeta na skupnih bazah in je vse, kar

potrebujeta, le internetna povezava. Kot bomo videli kasneje na praktičnem primeru stranka v

informacijskem sistemu obvladuje materialne procese, ki bi jih tako ali tako morala

obvladovati, torej vodi svoje materialne evidence o zalogah, kadrih, izdaja račune in podobno.

Računovodja pa je na drugi strani na nekem oddaljenem računalniku in v trenutku, ko stranka

izda račun, je le-ta v sistemu in računovodja ga lahko začne obdelovati. Od nivoja znanja,

pripravljenosti in predvsem od nivoja zaupanja pa je odvisno, kako daleč je stranki dovoljeno

iti v informacijskem sistemu. Strankino področje je torej lahko samo izdajanje računov in

14

morda vodenje materialnih evidenc, lahko pa se strankino področje razširi korak ali celo več

korakov dalje, ko lahko sama vnaša prejete blagovne račune za material in blago, stroškovne

račune ali pa v bolj izjemnih primerih celo transakcijske račune, lahko izdeluje plače, DDV,

vendar pa je vse to stvar znanja, zaupanja, dogovora in seveda predvsem strogega

razmejevanja odgovornosti in pristojnosti. Kajti zavedati se moramo, da ne glede na to, kdo

podatek vnese v sistem ali celo kdo ga poknjiţi, da bi sistem funkcioniral, mora biti

odgovornost za celotne računovodske izkaze na eni osebi, in to je na računovodji (Tomc Muc,

2009, str. 171).

Kar pa se tiče dosegljivosti podatkov in informacij je e-poslovanje v računovodstvu edina

prava pot. Za popolno elektronsko poslovanje pa ni dosti le dober informacijski sistem,

temveč tudi nenehno spodbujanje razvoja. Danes govorimo o prenašanju podatkov s papirja,

jutri pa se bo govorilo ţe o popolni odpravi papirnih dokumentov (Markov, 2009, str. 47).

2.3 Prednosti in slabosti e - računovodstva

E-računovodstvo je s seboj prineslo veliko prednosti, pa tudi nekaj novih pasti, vprašanj in

bojazni.

Njegove poglavitne prednosti so (Tomc Muc, 2009, str. 172):

enkratni vnosi,

aţurnost,

minimiziranje moţnosti napak,

arhiviranje na enem mestu,

večja hitrost pridobivanja informacij,

podjetnik in računovodja imata večji pregled nad poslovanjem,

laţji in boljši nadzor nad opravljenim delom,

sistem je cenejši,

sistem prinaša krajevno in časovno neodvisnost.

Med prednosti bi lahko uvrstili tudi, da se bistveno zmanjša ročno delo, zmanjša se število

moţnosti napak, doseţe se hitrejše poslovanje, izboljša se sodelovanje med poslovnimi

partnerji, poveča se hitrost v medsebojnem komuniciranju tako znotraj pravnih oseb kot tudi

med njimi, povečuje pa se tudi kreativnost računovodskih poročil (Koţelj, 1999, str. 54).

E-računovodstvo prinaša tako koristi kot tveganja. Vendar pa za vsako tveganje, ki ga

podjetje prepozna na poti k e-računovodstvu, obstaja rešitev oziroma ga podjetje lahko omili z

ustreznim načrtovanjem te poti. Kot koristi za računovodstva, ki se odločijo poslovati

elektronsko oziroma brezpapirno, bi lahko navedli večjo učinkovitost, večjo varnost za

stranke in njihove podatke, zavest do okolja in podobno. Vendar pa pri tem ne moremo

govoriti samo o koristih, saj obstajajo tudi določena tveganja, kot so izguba kontrole, da

podjetje prevzame več, kot lahko naredi ali kot avtor navaja: da odgrizne več, kot lahko

15

preţveči, saj bi moralo najprej jasno vedeti, kako se bosta proces in delo v podjetju

spremenila ter zmeda računovodij glede njihovih novih vlog, ki jih prinaša novi sistem (The

risk and rewards of going paperless, 2008, str. 6).

Za večino računovodij je največje tveganje ob prehodu na novi sistem izguba kontrole, ki je

povezana z izgubo kontrole nad papirnimi dokumenti ter njihovimi arhivi. Poraja se

vprašanje, kaj če dokument ne bo na voljo, ko ga bo računovodja potreboval. Vendar se kot

rešitev navaja, da je potrebno vso dokumentacijo kopirati na ustrezno aplikacijo, torej na

univerzalen, sprejemljiv in konsistenten format, kot je npr. PDF, saj bo tako lahko vsak

dokument najden in dostopen v vsakem času, torej kadar koli (The risk and rewards of going

paperless, 2008, str. 6). Po drugi strani pa nekateri menijo, da je edino e-računovodstvo tisto,

ki računovodji omogoča, da dela kjer koli, ker potrebuje le internetno povezavo in ne vseh

dokumentov ter strankinih arhivov, saj mu to omogoča, da vedno ponudi svojo storitev in tako

ni vezan na pisalno mizo. Tako ima moţnost deliti delo s svojo stranko in zmanjšati obseg

svojega dela ter izboljšati proces. Vse to pa je omogočil internet. Tako je zdaj e-

računovodstvo praktično, dobičkonosno, priročno ter samo par klikov stran (Online services:

Practical and profitable, 2008, str. 25).

Koţelj (1999, str. 143) pa pri e-računovodstvu kljub številnim prednostim, ki so se pokazale,

opozarja na nezaupanje ljudi v dokaz, ki ga odraţa kakšen od modernejših oblik nosilcev

podatkov o nastalih poslovnih dogodkih, saj sloni zaupanje ljudi zgolj na papirnih dokazih.

Avtor se sprašuje, če je moţni vzrok za opisano nezaupanje v modernejša dokazna sredstva o

nastalih poslovnih dogodkih v večjih moţnostih potvarjanj, prirejanj, preoblikovanj in

podobnih prevar. Vendar pa opozarja na sedanjo prakso pri nadziranju klasičnih

knjigovodskih listin, kot je revizija, inšpekcija, ki je ţe pokazala nešteto primerov, ko so bile

le-te popravljene, podatki v njih prirejeni in podobno. Dejstvo pa je, da kljub temu ljudje še

vedno bolj verjamejo vanje kot pa verjamejo elektronskim medijem, ki so modernejši in

sodobnejši ter bolj prilagojeni nosilcem podatkov. Strah ob prehodu na e-računovodstvo in

brezpapirno poslovanje pa se pojavlja tudi v primeru, kaj pa če papirnate listine ne bo, ko jo

bo nekdo zahteval (npr.: davčni inšpektor, pooblaščeni revizor) kot dovolj izrazito in povsem

legitimno dokazno sredstvo o nastalih poslovnih dogodkih pri pravni osebi.

Poleg ţe omenjenih slabosti, ki jih je predstavil Koţelj, pa po besedah Tomc Muc (2009, str.

172) naletimo na še eno oviro. Obdelava informacij v sistemu e-računovodstva poteka po

dveh poteh. Na eni strani se informacije izmenjujejo po elektronskih poteh, aţurno, hitro in

on-line. Na drugi strani pa za strokovno in vestno obdelavo informacije računovodja še vedno

potrebuje nekatere dokumente v svoji fizični, papirni obliki. To je vsekakor slabost hitrega in

učinkovitega poslovanja, saj mora stranka dokument fizično prinesti v računovodski servis ali

pa ga poslati po navadni pošti. To pa je potrebno zato, ker računovodja informacije ne more

obdelati ter jo upoštevati v poslovnih in drugih poročilih, dokler nima verodostojne

knjigovodske listine, ki bi poslovni dogodek potrjevala, po drugi strani pa jo potrebuje tudi

16

stranka in jo mora zato kopirati za svoj priročni arhiv, kar pa zmanjšuje aţurnost in hitrost ter

povečuje stroške in je tudi neprijazno do okolja.

Korak naprej v razvoju je za vsako računovodstvo lokacijska neodvisnost. Za računovodstvo

v podjetju je to prednost zaradi hitrejšega obdelovanja podatkov, ki podjetju omogoča

nemoten potek dogodkov in poslovanja, računovodskemu servisu pa pridobivanje novih

naročnikov in zmanjšanje stroškov hrambe dokumentacije, saj so papirni dokumenti, ki se

kopičijo, velika prostorska obremenitev (Markov, 2009, str. 55).

Da bi odpravili to oviro oziroma slabost in s tem prihranili čas in seveda denar – torej zniţali

svoje stroške, je nujno potrebna uvedba brezpapirnega poslovanja.

2.3.1 Brezpapirno poslovanje

Papir je bil desetletja edino sredstvo za dokumentiranje poslovnih transakcij. Ta pa zdaj

čedalje bolj izgublja na pomenu, saj sta razvoj informacijske tehnologije ter njena pocenitev

omogočila zapisovanje poslovnih transakcij na elektronske medije, zato poslovne dokumente

v papirni obliki uspešno zamenjujejo elektronski poslovni dokumenti (Markov, 2009, str. 50).

Uporaba in obdelava skeniranih dokumentov bo tako (Tomc Muc, 2009, str. 173 – 174):

odpravila slabost sistema, ki se kaţe v potrebi po fizični prisotnosti papirnega dokumenta,

ki ga je treba v računovodski servis prinesti ali poslati po navadni pošti;

omogočila kjerkoli in kadarkoli ne samo vpogled v poročila in analize, temveč tudi v same

dokumente;

odpravila potrebo po fotokopiranju in gore papirja, ki se kopičijo v arhivih strank in

servisov;

povečala varnost, sledljivost in preglednost obdelave dokumentov

ter zmanjšala stroške poslovanja.

Danes skorajda ni več računovodskega servisa, ki bi knjiţil ročno oziroma danes si

računovodstva brez uporabe računalnika ni moč zamišljati, vendar pa je še vedno malo

računovodskih servisov, ki bi poslovali popolnoma brezpapirno, čeprav se z uporabo

sodobnih informacijskih tehnologij odpirajo vedno nove moţnosti posredovanja podatkov

brez uporabe papirja. Kot ţe omenjeno je slabost tega sistema ravno v tem, da morajo stranke

dokumente še vedno dostaviti v računovodski servis ali pa jih poslati po navadni pošti, da

lahko sistem deluje. Vendar pa s tem izgubljamo čas in denar, kot vemo pa v poslovnem svetu

velja, da je čas denar. Zato bi lahko rekli, da sta obdelava skeniranih dokumentov in

brezpapirno poslovanje temelj e-računovodstva v prihodnosti, sta korak naprej.

Brezpapirno poslovanje se začne z nastankom dokumenta v elektronski obliki ali z

digitalizacijo papirnega dokumenta ob vhodu v podjetje. Osnovna pot dokumenta v

17

elektronski obliki je digitalizacija, distribucija uporabnikom, upravljanje, urejanje in

elektronsko arhiviranje (Markov, 2009, str. 20).

Zato ob tem omenjamo tudi elektronsko arhiviranje dokumentov, ki je neposredno povezano z

brezpapirnim poslovanjem, saj delovni procesi nenehno ustvarjajo dokumente, ki pa jih

moramo glede na stroške njihovega obstoja optimalno zmanjšati. Če hočemo poslovati

brezpapirno, moramo te dokumente tudi arhivirati oziroma nekam shraniti, tako kot smo jih

shranjevali prej v papirni obliki, s tem, da nam elektronsko arhiviranje prinaša prednosti, saj

nam omogoča varno hrambo dokumentov na enem mestu, centralizacijo dokumentov, hiter in

preprost dostop ter tudi zmanjšanje potreb po prostoru za hrambo fizičnih dokumentov.

Elektronski arhiv omogoča tudi iskanje dokumentov po različnih iskalnih kriterijih, moţnost

dostopa do dokumentov prek poslovnoinformacijskega sistema, arhiviranje dokumentov na

ustreznih medijih, ki imajo dolgo ţivljenjsko dobo in so zaščiteni pred uničenjem, moţnost

dodatnega zasluţka za računovodske servise, nadzor nad dostopi, urejenost dokumentov po

vrstah (vhodni, izhodni računi) ter varnost pred odtujitvijo (Markov, 2009, str. 104).

Idealno računovodsko delovanje naj bi po besedah Markova (2009, str. 49) potekalo tako, da

naročnik (torej stranka) sama skenira dokumente in vpiše podatke, ki jih sistem nato

samodejno shrani in pošlje računovodstvu, nakar računovodja dobi obvestilo o prihodu

dokumenta in ko ga odpre, se proces izvede samodejno. Nato računovodja pregleda podatke

in morebiti manjkajoče dopiše, podatke knjiţi ter konča z elektronskih arhiviranjem. Tako

oba, naročnik in računovodja, dostopata do elektronskega arhiva dokumentov prek spleta ali

poslovnoinformacijskega sistema.

Glavna pridobitev v sistemu brezpapirnega računovodstva je, da je zagotovljen verodostojen,

časovno ţigosan in elektronsko podpisan prenos dokumentov, tako da je v trenutku ko je

opravljen vnos v informacijski sistem, na voljo tudi verodostojna knjigovodska listina . Tako

oba partnerja prihranita na času, saj dokumentov ni treba fizično prinesti v računovodski

servis, vendar pa oba dostopata do elektronskega arhiva dokumentov.

Velik poudarek pa je tudi na uvajanju notranjih kontrol in sledljivosti dokumentacije Izdelava

sistema in postopkov brezpapirnega vodenja dokumentacije je priloţnost za prevetritev lastnih

postopkov in odpravo pomanjkljivosti in napak, saj je skeniran dokument trajen in ga ni

moţno enostavno raztrgati in vreči v koš. Dokumenti pa so s tem dostopni kjerkoli in kadar

koli ter takrat, ko jih potrebujemo.

Prednosti sistema pa se kaţejo predvsem v (Tomc Muc, 2009, str. 176):

Varnosti – dokumenti se na vhodu pretvorijo v elektronsko obliko in s tem se prepreči

njihova izguba. Po opravljenem skeniranju sistem izpiše seznam prejetih dokumentov, s

katerim se prepreči kasnejše nesporazume o tem, kateri dokumenti so bili prineseni v

računovodski servis, saj ga prejme tudi stranka.

18

Skladnosti z organizacijo računovodskega podjetja – ţe na vhodu se določi kateri

dokumenti se razvrstijo k posamezni računovodkinji, v skladu z internimi pravili.

Sledljivosti postopkov – to pomeni, da je v vsakem trenutku moč ugotoviti, kje se nahaja

dokument, pri kom je v obdelavi ter koliko časa porabi zanj posamezni uporabnik. Poleg

tega pa sistem zagotavlja tudi sledljivost vseh poznejših sprememb, oziroma drugačnih

strokovnih odločitev ali popravkov napak, kar je tudi v skladu s pravili revidiranja.

Hitrosti – na tej vsekakor pridobimo pri vnašanju osnovnih podatkov. Ker je sistem učljiv,

se bo hitrost obdelave s časom povečevala.

Vpogledu v dokumente kjer koli in kadar koli za vse pooblaščene osebe. Tako da lahko

računovodja in stranka sama od koder koli in kadar koli pogledata v sam dokument, kar

gotovo olajša poslovne odločitve.

Manjših stroških – ker s tem sistemom odpade fotokopiranje dokumentov, kar stranke v

običajnem računovodstvu počnejo. Posledica tega je manjša poraba materiala (papirja,

tonerjev) in s tem prihranek časa ter manj stroškov.

Pozitivnem vplivu na ekologijo – saj se bo po izračunih poraba papirja znatno zmanjšala,

ko bo ta sistem v celoti zaţivel.

Arhiviranju – sodobne banke podatkov omogočajo varno in trajno arhiviranje na majhnem

prostoru ali celo na oddaljenih lokacijah.

Vendar pa je ta sistem šele v fazi uvajanja in ga večina računovodstev še ne uporablja, saj

prinese tudi določene stroške; podjetje mora prenoviti poslovne procese, urediti elektronski

arhiv, kamor bo shranjevalo dokumente in podobno. Vendar pa nam sodobna informacijska

tehnologija omogoča vedno več, konkurenca pa nas vedno znova sili k temu, da ji sledimo, če

ne nas lahko kaj hitro prehiti. Zato je vsaka nadgradnja sistema z novimi procesi v

organizaciji korak naprej v modernizaciji in konkurenčnosti na trgu delovanja.

2.4 Pravna ureditev e-računovodstva

E-poslovanje je na področju računovodstva urejeno z določenimi zakoni, standardi, uredbami.

Zakonska podlaga za izmenjavo pravno veljavnih e-dokumentov je dana v (Replika-e-

računovodstvo, 2010):

Zakonu o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) ter na njegovi

podlagi sprejeti Uredbi o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje

Slovenskih računovodskih standardih (SRS)

Zakonu o davčnem postopku (ZDavP-2) in

Zakonu o DDV (ZDDV-1).

19

2.4.1 Slovenski računovodski standardi

Slovenski računovodski standardi (v nadaljevanju SRS) so obvezna pravila o strokovnem

ravnanju na področju računovodenja. Temeljijo na Zakonu o gospodarskih druţbah, ki

predpisuje, da podrobnejša pravila računovodenja predpiše Slovenski inštitut za revizijo v

SRS.

Prvi SRS izhajajo v Sloveniji iz leta 1993. Ţe ob nastanku so bili orientirani h bolj klasični

papirni knjigovodski listini, vendar pa so vseeno malo nakazovali smer k modernističnemu

pristopu kreiranja moţnosti primerov, ko so nastali poslovni dogodki zapisani zgolj

računalniško in ko predstavlja elektronski zapis ţe kar tudi temelj za prenos prek ustrezne

telekomunikacije v osrednji računovodski računalnik (Koţelj, 1999, str. 143).

SRS so usklajeni z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. SRS 21 pa

obravnava knjigovodske listine kot podlago za vpisovanje v poslovne knjige. Obdeluje

opredeljevanje knjigovodskih listin, nastajanje in prenašanje knjigovodskih listin,

kontroliranje knjigovodskih listin in sestavljanje nalogov za knjiţenje ter hrambo

knjigovodskih listin.

SRS 21.1. definira knjigovodsko listino praviloma kot v posebni obliki sestavljen zapis o

poslovnih dogodkih. Standard pa tudi enači papirne listine z elektronskimi zapisi, pomembno

pa je le, da knjigovodske listine izkazujejo poslovne dogodke verodostojno in pošteno.

Za verodostojne knjigovodske listine se štejejo tudi sporočila, dobljena po

telekomunikacijskih poteh oziroma pri računalniškem izmenjavanju podatkov. Oseba, ki

pošilja knjigovodske podatke oziroma jih vnaša v računalnik, odgovarja, da so ti podatki

verodostojni, kar potrdi z elektronskim podpisom.

Torej se mora za vsako knjigovodsko listino določiti tudi fizična oseba, ki je odgovorna za

njeno resničnost in verodostojnost in ki to potrdi s podpisom. Če pa je knjigovodska listina

sestavljena računalniško, se lahko potrdi tudi z elektronskim podpisom namesto z

lastnoročnim. Pred začetkom uporabe elektronskega podpisa pa je potrebno izvesti vse

postopke, ki jih predpisuje zakon oziroma akt podjetja. Tako se SRS v SRS 21.8. dotaknejo

tudi elektronskega podpisa, ki je s tem enakovreden lastnoročnemu. Ta pa zagotavlja poleg

prepoznanja podpisnika tudi neokrnjenost navedb, saj vsaka najmanjša sprememba po

podpisu razveljavi podpis.

SRS 21.14. pa ureja vse glede hrambe knjigovodskih listin. Določa, da se knjigovodske listine

hranijo v izvirnikih na papirju ali na nosilcih podatkov, kar pomeni v elektronski obliki.

SRS 22 pa opredeljuje tehniko vodenja poslovnih knjig. Določa, da sta dve temeljni poslovni

knjigi dnevnik glavne knjige in glavna knjiga, pomoţne poslovne knjige pa so analitične

20

evidence in druge pomoţne knjige, vse pa se lahko vodi na papirju ali s pomočjo preverjenih

računalniških programov.

3 Praktični primer – podjetje Vizija računovodstvo d.d.

3.1 Predstavitev podjetja

Podjetje je začelo z delovanjem ţe pred več kot osemnajstimi leti. Začelo pa je kot majhno

podjetje v takrat čisto novi dejavnosti računovodskih servisov. Kot sami pravijo, jih je trdo

delo, zagnanost, jasna vizija, vera v uspeh in nove ideje pripeljalo do tja, kjer so danes – kjer

delujejo v dejavnosti vodenja poslovnih knjig in davčnega svetovanja. Svoje storitve znajo

prilagoditi velikim, srednjim in majhnim podjetjem. Specializirani pa so tudi za zavode in

društva. Za stranke opravljajo kompletno računovodstvo ali pa samo določena področja –

torej se prilagodijo strankinim ţeljam, nudijo pa tudi pomoč pri izterjavi dolgov, kadrovanju

ter pridobivanju posojil in nepovratnih sredstev.

Leta 2008 so se zdruţili v delniško druţbo, ker so pripojili štiri uspešna računovodska

podjetja, tako da danes zdruţujejo več kot 80 redno zaposlenih strokovnjakov, ki neprestano

izpopolnjujejo svoja znanja na vseh področjih računovodstva, davkov in poslovnega

svetovanja. Imajo pa enajst poslovalnic in tako pokrivajo večji del drţave, da bi svojim

strankam omogočili boljšo dostopnost, saj njihove storitve uporablja več kot 1.000 poslovnih

partnerjev. V podjetju pravijo, da je njihovo vodilo kvaliteta, zato se trudijo zagotoviti

profesionalen pristop in sodelovanje, ki temelji na strokovnosti in zaupanju.

3.2 Predstavitev računovodske rešitve vizijaon - line

Vizijaon – line je računovodska rešitev, kjer stranka in servis uporabljata spletni program z

isto bazo in kjer se doslej ročno knjiţenje dokumentov maksimalno avtomatizira in s tem

bistveno zmanjša število ročnih knjiţb, tako ta rešitev bistveno poceni računovodske storitve.

Več o tej računovodski rešitvi mi je povedala ga. Klavdija Grašič, ki sama dela s tem

programom ter je tudi napisala navodila za uporabo omenjene rešitve, saj je po izobrazbi

specialist informatike in kot sama pravi, ji računalniški programi ne predstavljajo nobene

teţave, kvečjemu izziv, saj jo to zanima. Tako je bila ravno ona zadolţena, da se nauči

uporabe programa, za kar pravi, da je bilo to samoiniciativno ter da potem poduči še ostale

zaposlene. Kot ţe omenjeno, je za uporabo programa napisala navodila tako za stranke kot za

zaposlene oziroma za računovodje, ki so zadostovala za uporabo programa, za ostala bolj

kompleksnejša vprašanja pa so se lahko obrnili nanjo. Za delo s programom pa stranke ne

potrebujejo računovodskega znanja, saj je delo s programom preprosto, ker vsebuje podrobno

pomoč.

21

Podjetje Vizija računovodstvo d.d. je začelo z uvajanjem računovodske rešitve vizijaon-line v

začetku leta 2009, in sicer z eno poskusno stranko, tako da so se lahko seznanili in naučili

dela s programom v celoti. V sredini leta 2009 pa so za to rešitev pokazale zanimanje tudi

nekatere ostale stranke podjetja.

Program lahko stranke uporabljajo predvsem na dva načina:

Prvi je, da preko spleta zgolj spremljajo aţurne podatke o kupcih in dobaviteljih, ki jih v

servisu vnesejo v program.

Pri drugem načinu pa se s stranko dogovorijo, katere module programa bo stranka

uporabljala za vnos podatkov sama in katere bodo dopolnili v računovodskem servisu.

Za uporabo programa ne potrebujejo dosti. Da program deluje, potrebujeta tako stranka kot

računovodja dostop do interneta, vstopno uporabniško ime ter geslo. Z uporabniškim imenom

in geslom se nato računovodja avtomatično poveţe s streţnikom in sme tako vstopiti v

program. Program deluje v vsakem internetnem brskalniku, zato stranke za uporabo ne

potrebujejo predhodne namestitve. Vsi strankini podatki pa so varni, saj so zaščiteni z

uporabniškim imenom in geslom. Program pa tudi poskrbi za izdelavo varnostnih kopij za

zaščito strankinih podatkov.

Stranka navadno sama v program vnaša naslednje: izdane, prejete račune, potne naloge,

evidenco prisotnosti, blagajno, uvaţa bančne izpiske in podobno. Pri tem ji program, v

katerem deluje, pomaga, saj je vsaka kartica nazorno opisana, tako da stranka točno ve, kam

lahko kaj umesti (kot lahko vidimo v prilogah npr. pri kartici prodaja). V servisu nato iz

banke elektronsko prenesejo še plačila in poknjiţijo ostale dokumente. Tako ima stranka

vedno aţurne podatke o svojem poslovanju. Vse, kar dela stranka, v tistem trenutku vidi tudi

računovodja, saj uporabljata spletni program z isto bazo, zato lahko v programu delajo vsi

hkrati, s tem da računovodja nadaljuje strankino delo. Ta deluje v kartici finance, ki je

prvenstveno namenjena ravno računovodjem (kot lahko vidimo v prilogah – priloga 5). Ko

ima računovodja vnesene vse podatke, ki jih potrebuje za knjiţenje, lahko to tudi poknjiţi. Da

poknjiţi prejete račune, potrebuje pri sebi tudi fizični dokument, medtem ko za ostale knjiţbe

tega ne potrebuje, ker ima vse potrebne podatke ţe v programu. Torej, računovodja za

knjiţenje potrebuje samo prejete račune v fizični obliki, ki jih stranka pošlje po navadni pošti

ali pa jih prinese osebno. V podjetju imajo s strankami dogovor, da ponavadi računovodja

hrani arhiv originalnih prejetih računov, razen če stranka ne ţeli drugače, potem ji je

originalni račun vrnjen. Stranke tako ne skenirajo dokumentov, temveč jih prinesejo osebno

ali pa pošljejo po pošti, saj v podjetju pravijo, da bi bil to prevelik strošek, saj je le-teh veliko

in bi bilo treba vsakega natisniti. Za knjiţenje ostalih dokumentov, kot so: izdani računi,

blagajna, bančni izpiski pa računovodja ne potrebuje dokumentov v fizični obliki, zato jih

stranke tudi ne prinesejo oziroma ne pošljejo, saj jih lahko računovodja tudi brez njih

poknjiţi.

22

Vendar pa v podjetju pravijo, da se še vedno večina njihovih strank, tudi tiste, ki jim je dovolj

mesečno knjiţenje ter ne potrebujejo dnevnih poročil, posluţuje starega načina. Za nov način

so se odločile tiste stranke, ki so bolj vešče računalnika in ţeljne novih znanj ter

preglednejšega in hitrejšega poslovanja. V podjetju menijo, da če je stranki pravilno

predstavljen program, če se stranka zaveda, da bo morala določene podatke vnašati sama ter

če se s tem strinja, bodo dosegli obojestransko zadovoljstvo. Menijo pa tudi, da so stranke

zelo zadovoljne, ko se enkrat privadijo na program, saj imajo skoraj zastonj program, v

katerem lahko izstavljajo račune, imajo še vse ostale stvari na razpolago ter 24-urno

dostopnost. Pravijo pa tudi, da so s tem novim programom pridobili nekaj novih strank, ki jih

tak pristop zanima, saj je v tem sodobnem načinu vodenja računovodstva in poslovanja

podjetja velika prihodnost. Ob uvedbi omenjenega programa je imelo podjetje ogromno

začetnih stroškov. Program pa še ni prinesel vidnih koristi, saj zahteva vsakodnevno

izpopolnjevanje in nadgrajevanje, zahteval pa je tudi velik začetni vloţek, toda v podjetju

pravijo, da je vsak začetek teţak. Vendar pa računajo, da se bo ob povečanem zadovoljstvu

strank ter naprednejšem in hitrejšem vodenju celotnega poslovanja investicija hitro povrnila.

Saj vemo, da je vsaka sprememba teţka in se je potrebno nanjo navaditi.

Ob programu pa ponujajo tudi avtomatske nadgradnje in osveţevanje programa, ki se vršijo

enkrat tedensko, ponavadi čez vikend, ko so streţniki najmanj obremenjeni, kar je seveda

vključeno v ceni, ki jo stranka plača za uporabo programa. Tako stranka vedno uporablja

najnovejšo različico programa, saj v primeru, da se spremeni zakonodaja, stranko ob prijavi v

program ţe čaka nova verzija z vsemi potrebnimi prilagoditvami. Ti stroški nadgradnje pa so

zelo visoki, saj je program šele v razcvetu in ga je potrebno nenehno razvijati in

izpopolnjevati. V podjetju upajo, da jim bo čim prej doprinesel donos, saj zdaj veliko vlagajo

vanj.

Človeške napake pa se s tem niso zmanjšale, saj menijo, da se je tem nemogoče izogniti,

oziroma da se teh nikoli ne da čisto odpraviti. Vendar pa je veliko odvisno tudi od stranke. Če

je ta natančna pri vnašanju podatkov, potem ni veliko napak, če pa je zelo površna, potem

mora računovodja zelo podrobno spremljati kaj le-ta dela, ker je veliko strank, ki ne vedo, kaj

je s čim pogojeno in se jim kakšna stvar ne zdi pomembna, za razliko od računovodje, ki ve,

da je povsod pomembna izredna natančnost in pravilnost vseh stvari. Vendar pa je program

zasnovan tako, da stranko obvaruje pred nekaterimi pogostimi napakami. Prav tako pa

program nudi vedno aktualne zneske kilometrine, deviznih tečajev in dnevnic. Ponavljajoči

podatki o podjetju in njegovih poslovnih partnerjih pa se v obrazce vpisujejo samodejno, kar

za stranko pomeni manj porabljenega časa in manj moţnosti napak.

Trend bo šel vedno bolj v tej smeri, v kateri je ţe podjetje Vizija računovodstvo d.d. s svojo

računovodsko rešitvijo vizijaon-line. Po besedah gospe Grašič s tem pridobijo tudi

računovodje, saj bodo imeli manj dela, vse se bo bolj poenostavilo, delo bo potekalo hitreje,

saj osnovne podatke vnašajo stranke same, računovodja pa dela samo na kontroli oziroma

preverjanju, torej na pomembnejših stvareh.

23

4 Sklep

Elektronsko poslovanje je pojem, ki ga poznamo ţe kar nekaj časa, vendar pa danes vse bolj

pridobiva na pomenu. Je torej nov način poslovanja, ki tradicionalnim, klasičnim načinom

dodaja uporabo sodobne tehnologije – informacijske in komunikacijske. Podjetjem prinaša

ogromno prednosti oziroma koristi, pa tudi tveganj, uvajali pa naj ga bi z vizijo pridobivanja

novih strank in novih trţišč.

Podjetja morajo pred uvedbo e-poslovanja urediti mnogo stvari, kot so prenoviti poslovne

procese, organizacijsko strukturo, uvesti nove aplikacije in podobno. Vendar se jim trdo delo

na koncu izplača, saj s tem postanejo konkurenčni drugim podjetjem, ponujajo nekaj novega,

ustvarjajo nove koristi tako zase kot za potrošnike in širšo druţbo. Lahko bi rekli, da je to za

podjetja edina alternativa, saj se bodo v konkurenčnem svetu, kakršen je danes, prej ali slej

soočila s konkurenco in to jim lahko omogoči, da preţivijo na trgu in da so konkurenčni

drugim tekmecem v panogi. Vendar pa pri uvajanju e-poslovanja ne smejo biti prepočasni, saj

je čas, še posebej v poslovnem svetu, izredno pomemben in ima lahko prepočasno uvajanje e-

poslovanja zelo negativne posledice.

Tudi računovodstvo ni nobena izjema pri uvajanju e-poslovanja, saj mora tako kot druge

dejavnosti slediti trendom in jih sprejemati, da bi lahko ponujalo konkurenčne storitve.

Računovodja se lahko z razvojem informacijske in komunikacijske tehnologije posveti

pomembnejšim stvarem, kot je kontrola oziroma preverjanje, vnašanje podatkov pa prepusti

stranki ter ima tako tudi več časa za izdelavo raznih analiz, ki so pomembne za odločanje.

Vendar pa je pri e-računovodstvu izredno pomembna izbira ustrezne programske in strojne

opreme, ki je temelj vsega in pomaga izkoriščati prednosti, ki jih ta sistem ponuja. Podjetja pa

morajo skrbeti tudi za nadgradnjo in osveţevanje programa, tudi v primeru npr. spremembe

zakonodaje. Izredno pomembno ob vsem tem pa je varovanje podatkov. Zato večina ne zaupa

temu sistemu, saj so mnogi mnenja, da je moţnost zlorabe na internetu veliko večja. Zato

morajo podjetja poskrbeti za varovanje osebnih podatkov, da zagotovijo varno e-poslovanje v

računovodstvu.

E-računovodstvo prinaša podjetjem številne prednosti, kot so manj papirne dokumentacije,

kar je seveda prijazno tudi do okolja, enkratne vnose, moţnost dostopa od kjerkoli, manj

obiskov strank v podjetju, laţji in boljši nadzor nad opravljenim delom in podobno. Vendar pa

se v podjetju Vizija računovodstvo večina strank še vedno posluţuje starega sistema, saj mu

bolj zaupajo, niso tako vešči računalnika in seveda kot pravi pregovor: »Navada je ţelezna

srajca«. Vendar se bo potrebno navaditi na spremembe in tako sprejeti nov način poslovanja,

ki bo čez nekaj let verjetno popolnoma nadomestil tradicionalnega, saj se bo e-poslovanje in s

tem e-računovodstvo v prihodnosti še zelo razvijalo.

24

Literatura in viri

1. Anandarajan, M., Anandarajan, A. & Srinivasan C. A. (2004). V: Business Intelligence

Techniques. A Perspective from Accounting and Finance. Springer-Verlag Berlin

Heidelberg.

2. Benčina, J. & Fleischman, T. (1999). Ciklus e-poslovanja. Organizacija – revija za

management, informatiko in kadre, 3, 124-125.

3. Čuk, J. (2000). Izboljšanje konkurenčnosti z elektronskim poslovanjem: »izkušnje in

priporočila«. Organizacija – revija za management, informatiko in kadre, 3, 156-157.

4. Elektronsko računovodstvo – Replika d.o.o.. Najdeno 15. maja 2010 na spletnem naslovu

http://www.replika.si/e-racunovodstvo.php

5. Grašič, K.: Intervju z zaposleno, ki je odgovorna za izvedbo računovodske rešitve

vizijaon-line v podjetju Vizija računovodstvo d.d., Ljubljana, 16. julij 2010.

6. Gričar, J. (1997). Vpliv računalniškega izmenjavanja podatkov na knjigovodske listine.

29. Simpozij o sodobnih metodah v računovodstvu in poslovnih financah (str. 195-204).

Ljubljana: Zveza ekonomistov Slovenije: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev

Slovenije.

7. Gričar, J. (1992). RIP: računalniško izmenjavanje podatkov. Kranj: Moderna organizacija.

8. Hočevar, M., Igličar, A. & Zaman Groff , M. (2007). Temelji računovodstva. Ljubljana:

Ekonomska fakulteta.

9. Jerman – Blaţič, B. (2001). Elektronsko poslovanje in pravo. Elektronsko poslovanje na

internetu. Podjetje in delo, 6-7/2001/XXVII, 1289-1298.

10. Jerman – Blaţič, B. (2001). Elektronsko poslovanje na internetu. Ljubljana: Gospodarski

vestnik.

11. Kovačič, A., Groznik, A. & Ribič, M. (2005). Temelji elektronskega poslovanja.

Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

12. Koţelj, S. (1999). Elektronsko poslovanje v računovodstvu. Organizacija – revija za

management, informatiko in kadre, 3, 143-145.

13. Koţelj, S. (1999). Moţnosti uvajanja elektronskega poslovanja v računovodstvu. Zbornik

referatov 14. posvetovanja o računovodstvu, reviziji, davščinah in financah (str. 53-67).

Maribor: Društvo računovodij, finančnikov in revizorjev.

14. Marinček, L. (1999). Izboljšanje konkurenčnosti z elektronskim poslovanjem: Kaj storiti

danes, da bo šlo jutri hitreje? Organizacija – revija za management, informatiko in kadre,

3, 121.

15. Markov, M. (2009). Razlogi za elektronsko poslovanje z dokumenti. Revija IKS, (6), 12.

16. Markov, M. (2009). Kdaj pričeti digitalizacijo dokumentov? Revija IKS, (7), 20.

17. Markov, M. (2009). Kaj so glavne prednosti elektronskega poslovanja z dokumenti v

računovodstvu? Revija IKS, (10), 47.

18. Markov, M. (2009). Dokumenti in prenova procesov v računovodstvu. Revija IKS, (10),

51.

19. Markov, M. (2009). Primerjava med klasičnim in elektronskim poslovanjem z dokumenti.

Revija IKS, (12), 101.

25

20. Nose, B. (2004). Pasti pri uvajanju dokumentnega sistema. Zbornik XII. Posvetovanje

Računovodstvo za notranje potrebe podjetij (str. 225-229). Ljubljana: LM Veritas.

21. Online Services: Practical and Profitable. Najdeno 06. aprila 2010 na spletnem naslovu

http://web.ebscohost.com/bsi/pdf?vid=5&hid=13&sid=69539bda-7b3d-409d-aa16-

af88cf5a0843%40sessionmgr10

22. Osojnik, M. et al. (2002). Skrivnosti elektronskega poslovanja: priročnik za mala in

srednja podjetja. Ljubljana: Gospodarska zbornica Slovenije.

23. Pavliha, M. & Jerman-Blaţič, B. (2002). Zakon o elektronskem poslovanju in

elektronskem podpisu (ZEPEP) s komentarjem. Ljubljana: GV Zaloţba.

24. Perenič, G. (2000). Pravna podlaga in zakonitost elektronskega poslovanja. Zbornik

referatov 8. mednarodne konference o revidiranju in kontroli informacijskih sistemov (str.

13-26). Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo.

25. Slovenski računovodski standardi. Uradni list RS št. 13/2003, 43/2004, 83/2004, 28/2005,

89/2005, 9/2006, 9/2006, 119/2008.

26. Technology Opens Doors for Accountants. Najdeno dne 6. aprila 2010 na spletnem

naslovu http://web.ebscohost.com/bsi/pdf?vid=10&hid=13&sid=69539bda-7b3d-409d-

aa16-af88cf5a0843%40sessionmgr10

27. The Risk and Rewards of Going Paperless. Najdeno dne 6. aprila 2010 na spletnem

naslovu http://web.ebscohost.com/bsi/pdf?vid=6&hid=13&sid=69539bda-7b3d-409d-

aa16-af88cf5a0843%40sessionmgr10

28. The Future Looks Bright and Paperless. Najdeno dne 6. aprila 2010 na spletnem naslovu

http://web.ebscohost.com/bsi/pdf?vid=7&hid=13&sid=69539bda-7b3d-409d-aa16-

af88cf5a0843%40sessionmgr10

29. Tomc Muc, M. (2009). Izzivi računovodenja v pogojih elektronske obdelave podatkov.

Zbornik referatov 12. letne konference računovodij (str. 167-178). Portoroţ: Slovenski

inštitut za revizijo.

30. Toplišek, J. (1998). Elektronsko poslovanje. Ljubljana: Atlantis.

31. Turban, E. & King, D. (2003). Introduction to e – commerce. New Jersey: Prentice Hall.

32. Vizija računovodstvo d.d. (2010). Interno gradivo. Ljubljana: Vizija računovodstvo d.d.

33. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. Uradni list RS št. 30/2001,

25/2004, 73/2004–ZN-C, 98/2004-UPB1, 61/2006-ZEPT.

34. Zakon o davčnem postopku. Uradni list RS št. 24/2008-ZDDKIS, 125/2008, 20/2009-

ZDoh-2D, 47/2009 Odl.US: U-I-54/06-32 (48/2009 popr.), 110/2009 (1/2010 popr.),

43/2010.

35. Zakon o DDV. Uradni list RS št. 33/2009, 85/2009, 10/2010-UPB2.

Priloge

Kazalo prilog

Priloga 1: Shema elektronskega računovodstva......................................................................... 1

Priloga 2: Shema brezpapirnega računovodstva ........................................................................ 2

Priloga 3: Primer računovodske rešitve vizijaon-line s prikazom funkcij za podporo prodaji .. 3

Priloga 4: Primer računovodske rešitve vizijaon-line s prikazom modula banka, ki je

namenjen povezavi s plačilnim prometom................................................................................. 3

Priloga 5: Primer računovodske rešitve vizijaon – line s prikazom funkcij za obračun plač in

drugih vrst izplačil ..................................................................................................................... 4

Priloga 6: Primer računovodske rešitve vizijaon – line s prikazom modula finance, ki je

prvenstveno namenjen računovodjem ........................................................................................ 4

1

Priloga 1: Shema elektronskega računovodstva

Podjetje Računovodski servis

VODENJE ZALOG

IZDAJANJE RAČUNOV RAČUNOVODSKA OBDELAVA

SPREJEMANJE POSLOVNIH ODLOČITEV

Vir: Tomc Muc, Izzivi računovodenja v pogojih elektronske obdelave podatkov, 2009, str. 170

2

Priloga 2: Shema brezpapirnega računovodstva

Podjetje Računovodski servis

VODENJE ZALOG

IZDAJANJE RAČUNOV

SPREJEMANJE POSLOVNIH ODLOČITEV

Vir: Tomc Muc, Izzivi računovodenja v pogojih popolne obdelave podatkov, 2009, str. 170

3

Priloga 3: Primer računovodske rešitve vizijaon-line s prikazom funkcij za podporo prodaji

Vir: Interno gradivo podjetja Vizija računovodstvo d.d.

Priloga 4: Primer računovodske rešitve vizijaon-line s prikazom modula banka, ki je

namenjen povezavi s plačilnim prometom

Vir: Interno gradivo podjetja Vizija računovodstvo d.d.

4

Priloga 5: Primer računovodske rešitve vizijaon – line s prikazom funkcij za obračun plač in

drugih vrst izplačil

Vir: Interno gradivo podjetja Vizija računovodstvo d.d.

Priloga 6: Primer računovodske rešitve vizijaon – line s prikazom modula finance, ki je

prvenstveno namenjen računovodjem

Vir: Interno gradivo podjetja Vizija računovodstvo d.d.