e seminarium nyttorealisering 111125

NyttorealiseringeSeminarium

24 november, 2011

Strategi för eSamhället

Strategi för utveckling av e-förvaltning – uppdelat på kommunstorlek

< 10 000 invånare

10 000 - 19 999 invånare

20 000 - 49 999 invånare

50 000 - 99 999 invånare

≥ 100 000 invånare

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

5%

12%

34%

33%

75%

16%

34%

39%

44%

17%

77%

53%

27%

22%

8%

2%

1%

Andel kommuner med strategier i relation till komunstorlek

Ja

Arbete pågår

Nej

Vet ej

Andel kommuner

Strategins övergipande mål*

1. Enklare vardag för privatpersoner och företag

2. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet

3. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten

* Även E-delegationen har antagit dessa mål och de ingår i Digitala agendan

Strategins insatsområden

Ledning och styrning

Kraftsamling och samordning på nationell nivå

Samverkan och ansvarstagande lokalt

och regionalt

Lagar och regelverk

Samverkansmöjligheter

Digital ärendehantering och

informationsförsörjning

Offentlighet och sekretess

Informationsstruktur och begrepp

Främja användning och öka kompetens

Infrastruktur och informationssäkerhet

Öppenhet istället för stuprör och inlåsning

Informationssäkerhet

Center för eSamhället

eHälsa Skola Näringsliv och arbete

Samhälls-byggnad, trafik och

miljö

Kultur, fritid och besöks-näring

Demokrati och

delaktighet

StödprocesserGrundläggande strukturella förutsättningar

Lagar & regler, Informationsstruktur & begrepp, Infrastruktur & informationssäkerhet

Gemensamt kansli och programkontor

eHälsaLars Jerlvall

Center för eHälsa i samverkan

Center för eHälsa i samverkan (CeHis)

• Koordinerar landstingens och regionernas

eHälsosamarbete

• Uppdrag: att genomföra handlingsplanen 2010-2012

• Regleras i avtal mellan SKL och varje landsting/region

• Styrs av representanter från landsting och regioner,

Sveriges Kommuner och Landsting (SKL),

kommunerna och de privata vårdgivarna

Nationell eHälsa - strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg

•Nationell IT-strategi för vård och omsorg 2006

•Våren 2010 aktualiserades strategin och bytte namn till Nationell eHälsa

•Fokus flyttas från teknik, IT-lösningar och infrastruktur till nyttan för invånare och verksamheter

•Vidgning av innehållet till att också omfatta socialtjänst

Ramverk för E-tjänsteutveckling

Min journal på nätet

Jämförelsetjänst tandvård

Invånartjänster

NPÖ – Nationell Patientöversikt

LTJ – Läkemedelsförteckningstjänsten

Pascal – Patientens sammanhållna läkemedelsinformation

Elektroniska sjukintyg

VIF – Vårdinformation i folkbokföringen

Vårdtjänster

Andra utförare än Inera

Kvalitetsregistret

Vårdrelaterade infektioner

E-remisser

Händelseanalyser

Satsningar framöver

Invånartjänster Vårdtjänster Infrastruktur

Patientens personliga kontoFörsta steget mot patientens tillgång till sin patientjournal

Ramverk för samordnade-tjänsteutveckling

Jämförelsetjänster på 1177.seFortsatt utveckling

Test och certifiering

Gemensam driftsplattform

Nationell tjänsteplattform

Elektroniskas Intygkörkort, sjukskrivningsblanketter, läkarintyg, diabetesintyg, etcetera

Nationellt hälsobibliotek

PascalFärdigställa och vidareutveckla

NPÖFortsatt utveckling

www.CeHis.se

Vilka är med i E-delegationen?

16 mest IT-intensiva myndigheterna och SKL

http://www.skl.se/

http://www.transportstyrelsen.se/sv

http://www.tullverket.se/2.6e3d73401151cda416380001786.html

Vad gör E-delegationen?

• Förvaltningsgemensamma förstudier • Samordning av strategiska e-förvaltningsprojekt• Tar fram vägledningar • Följer upp arbetet med e-förvaltning• Koordinerar IT-standardiseringsfrågor• Bistår regeringen i internationellt arbete• Öppen data (PSI) och sociala medier

– Delrapporter 2 ggr/år– Slutrapport senast den 31 december 2014

Mer nytta för användarna,

enkelt på utsidan och smart på

insidan

Syftet med dagens eSeminarium

• Skapa ökad förståelse och medvetenhet om nyttorealisering och hur det kan stödja IT- och verksamhetsutveckling

• Presentera och diskutera erfarenheter från kommuner, landsting och myndigheter

• Presentera verktyg att använda kopplat till nyttorealisering

Agenda

10.15-10.30 Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering?

10.35-11.05 Värderealisering på Tullverket

11.10-11.40 Effektutvärdering av satsningar på IT-baserad informationshantering inom hälso- och sjukvård

11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster, PRIOS

12.15-13.15 Lunch

1315-13.45 E-delegationens mognadsmodell för nyttorealisering

13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat, SJ

14.25-14.55 Nyttorealisering i PRIO, Försvarsmakten

14.55-15.25 Kaffe

15.25-15.55 Värdet av nyttoanalyser och uppföljning - erfarenheter och exempel från Stockholms stad

16.00-16.30 Hur kommer man vidare & uppsummering?

Uppdrag

E-delegationen ska ta fram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 & 2010:20):

– skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering– stödja fokus på både intern nytta och extern nytta– omfatta metoder för hur nyttorna kan realiseras

• Fokus på IT-baserad verksamhetsutveckling

• IT som möjliggörare – nyttan uppkommer i användningen

• Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller

Organisationer som har deltagit i arbetet (arbetsgrupp + referensgrupper)

http://www.skl.se/

http://www.tullverket.se/2.6e3d73401151cda416380001786.html

Varför behövs ett Ramverk för Nyttorealisering?

Mårten Janerud

Nytta = resultatet av en förändring som upplevs som positivt

av dess intressenter

Samhälle

Medborgarna

Riksdag

Regering

Leverantörer Intresse-

organisationer

FöretagPrivat-

personer

• Ökad rättssäkerhet• Effektivare processer

• Frigjorda resurser• Minskade och undvikta kostnader

• Bättre informationsdelning• Flexiblare arbetssätt • Minskade ledtider

• Ökad delaktighet• Enklare tillgång

• Ökad insyn

• Ökad service• Minskat

uppgiftslämnande• Snabbare besked

och beslut• Ökad insyn

• Ökad tillgänglighet

• Implementerade politiska beslut • Social och ekonomisk utveckling

• Bättre miljö

Inom den egna organisationen

Andra offentliga organisationer

"Det grundläggande motivet till verksamhetsutveckling är att realisera den nytta som ligger till grund för att förändringen genomförs. Förändringen kan vara att göra saker annorlunda, att göra olika saker, eller att göra saker som

kommer att påverka andra till förändring. ” (OGC)

"Det är bara möjligt att vara säker på att förändringen har lyckats om vi kan mäta den nytta som förändringen skulle generera.” (Cabinet Office)

Identifiera Specificera Planera Realisera nyttor Följa upp

Verksamhetsutveckling

• Utveckla lösning (tjänst, process, organisation)

• Kommunicera och förankra förändring• Planera och genomför utbildning• Genomför förändring

Systemutveckling

• Definiera krav• Ta fram konceptuell och detaljerad

design• Konfiguration• Integration och testning• Förbered produktion• Produktionsätt• Stabilisera• Överlämna • Förvalta

Syftet med nyttorealisering är att säkerställa att nödvändiga åtgärder genomförs för att realisera de identifierade nyttoeffekter som ligger till

grund för genomförandet av verksamhetsutveckling

Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering…

Vilka mätetal?

Vem ansvarar för uppföljning?

Vad är nyttan?

Hur ska den

realiseras?

Vem ska realisera nyttan?

Hur ska nytta följas

upp?

När uppkommer

nyttan?

Några motiv för att tillämpa nyttorealisering

1. Mer effekt från skattemedel som investeras i verksamhetsutveckling

2. Bättre beslutsunderlag för styrning och prioritering

3. Ökade krav och förväntningar på behovsdriven samverkan och utveckling över organisationsgränser

4. Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytta av investeringar i IT är de som inför en formell och strukturerad process för nyttorealisering

5. Brygga mellan verksamheten och IT

6. Ökad professionalism i genomförandet av verksamhetsutveckling– Färre misslyckade satsningar – Ökad transparens

Ramverket

• Kundorientering och öppenhet

• Engagemang/uthållighet

• Koncernperspektiv

• Lösningsorientering

• Förändringsvilja och samarbetsförmåga

• Strukturerade arbetssätt

• Vilja at lära och tänka nytt

• Styrande principer

• Nyttorealiseringsprocess

• Roll- och ansvarsfördelning

• Checklistor och mallar

• Effektkedja

• Kostnads- och nyttostrukturer

• Mognadsmodell

• Prioriteringsmodell

• Goda exempel

Integrera med hjälp av de sju frågorna…

Vilka mätet

al?

Vem ansvarar för upp-

följning?

Vad är

nyttan?

Hur ska den

realiseras?

Vem ska

realisera

nyttan?

Hur ska nytta följas upp?

När uppkommer

nyttan?

Behovs-inventering

VHT-arkitektur

Program- och portfölj-hantering

Organisations-

utveckling

Process-utveckling

Projekt-modeller

System-utveckling

Strategi-formulering

Resultat-redovisning

Budget- och

Verksamhets-planering

Investerings-processen

Rapportering och

prognostisering

…”E-delegationen (har) nyligen publicerat en guide i nyttorealisering. Den har fått stor uppmärksamhet och jag vill rekommendera alla er här idag, som på något sätt har ansvar för att räkna på investeringar, att ladda ner rapporten från delegationens webbplats. Och framför allt att börja använda den i vardagen.”

Anna-Karin Hatt, It- och energiminister, e-Förvaltningsdagarna, Nacka Strandsmässan, Stockholm 12 oktober 2011.

Agenda




11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster

12.15-13.15 Lunch


13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat


14.55-15.25 Kaffe


15.45-16.15 Hur kommer man vidare?

16.15-16.30 Uppsummering

Värderealisering på TullverketEn kort presentation om Tullverkets resa från projektkontor och K/N-

analys till programkontor och värderealisering

på

eSeminarium 24 november 2011

Lars Dannemann

Tullverket

Projekt i Tullverket

ANALYS PLANERING GENOMFÖRANDE AVSLUT

SFA BESLUT

TULLNYTTA

TG 0 TG 1 TG 2 TG 3 TG 4 TG 5

Mplg Förv Viktiga projekt

Lok EH Lok BB Lok IT

Traditionellt förändringsarbete i Tullverket

Prioritering vs planering (behov/idéer vs resurser)

Week 2 3

Starts on 7/1 14/1

Phase 1

• Activity

• Activity

• Activity

Phase 2

• Activity

• Activity

Phase 3

• Activity

• Activity

• Activity

Phase 4

• Activity

Milestone Milestone Milestone Milestone

Strategiska, långsiktiga

förändringsbehov

Problem, idéer och förslag från

verksamhet

SFAs prioriteringar

T

Intressenter

RiskerNytta/värde/effekt

S

Strategi

PrioriteringResurser Tid Kostnad

Kvalitet/omfång

O

Prioriteringsramverk Övergripande masterplan

Övergripande resursplan

LeveransplanerWeek 2 3

Starts on 7/1 14/1

Phase 1

• Activity

• Activity

• Activity

Phase 2

• Activity

• Activity

Phase 3

• Activity

• Activity

• Activity

Phase 4

• Activity


Week 2 3

Starts on 7/1 14/1

Phase 1

• Activity

• Activity

• Activity

Phase 2

• Activity

• Activity

Phase 3

• Activity

• Activity

• Activity

Phase 4

• Activity


Week 2 3

Starts on 7/1 14/1

Phase 1

• Activity

• Activity

• Activity

Phase 2

• Activity

• Activity

Phase 3

• Activity

• Activity

• Activity

Phase 4

• Activity


BK RK

Värderealisering i förhållande till program

IDENTIFIERA PLANERA REALISERA FÖLJA UPP

ANALYS PLANERING GENOMFÖRANDE AVSLUT

TULLNYTTA

GENOMFÖRANDEUPPDRAG

SYSTEMFÖRVALTNING

Värderealisering på Tullverket

1.1 IDENTIFIERA 1.2 PLANERA 1.3 REALISERA 1.4 FÖLJA UPP

1.1.1 Formulera förändringsidé (<TG0)

1.1.2 Identifiera mål (<TG0)

1.2.1 Nyttoanalys (<TG1)

1.2.2 Ta fram värderealiseringsplan

(<TG2)

Besluta omgenomförande (TG2)

1.2.3 Förbereda verksamheten för förändring (<TG3)

1.3.1 Realisera möjliggörare (TG2-5)

Fastställande av slutlig värderealiseringsplan

(TG2-5)

1.3.3 Värdehemtagning

1.3.2 Löpande validering/ revidering av förväntad

nytta (TG2-5)

1.4.1 Uppföljning

1.4.2 Synliggöra nyttorna

Beslut om avslut

1.4.3 UtvärderingBeslut om

fördjupad analys (TG0)

Besluta om att etablera satsningen (TG1)

= Beslutspunkt

Syftet med processen för värderealisering är att realisera de identifierade nyttoeffekter som ligger till grund för att en satsning genomförs. Detta omfattar att kartlägga behov, krav och möjligheter, beskriva lösningsförslag samt att identifiera, planera, realisera och följa upp värdet av satsningen.




11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster

12.15-13.15 Lunch




14.55-15.25 Kaffe



Agenda

Att fånga nyttan av IT-investeringarinom vård och omsorg

En analysmodell för planering och uppföljning av IT-investeringar

eHälsonätverket

Vivian Vimarlund- Sabine Koch

2011

Samarbetspartners

eHälsonätverket stöds av

Modellen utvecklades på uppdrag av

http://www.vinnova.se/sv/

http://www.skl.se/

http://www.socialstyrelsen.se/

Bakgrund

Inom ramen för den nationella IT-strategin görs stora satsningar av en rad aktörer för att komma tillrätta med de brister som finns i dagens IT-baserade informationshantering. […] .För att skapa förutsättningar för att kunna följa upp och mäta effekterna av dessa satsningar över tid, är parterna eniga om att en utvärdering av den IT-baserade informationshanteringen inom hälso- och sjukvården skall genomföras

Utgångspunkt

Vad man går miste om man inte har tekniken Mognad och innovationsnivå

Nytta till olika aktörer

Secondary Care

Primary Care

Pharmacies

Social networksWorking outward(Public goods)

IT- integration of intra and inter organizational levelsWorking across(IT complement)

MicrosystemWorking inward(IT Substitute)

Economic efficiencyCustomization Innovation and sustainability

Focus • Personalized based services• Vertical and horizontal integration of information• Innovation of work processes and communication and interaction patters

Benefits• Patient influence the

process• Patient active in his

health situation • Quality of information • Specialized communities

Focus• Easier and faster exchange

of information• Effective use of resourses• Effective decision making

Benefits• Effective service production• Secure information exchange• Diminish risks for double or

wrong register of patient information

Focus• Integration of information• IT-support for integration of units• Logistic effectiveness

Benefits• Accurate collaboration between

suppliers• Increase security and safety• Diminish lead time • Possibility to follow up patient

through the whole chain

Home Care/Assisted Living

Fyra fallstudier Införande av e-tjänsten förnyelse av recept

(nivå 1) Elektronisk födelseanmälan för nyfödda (eFA)

(nivå 1) IT-stöd för samordnad vårdplanering (nivå 2) Ungdomsmottagning på nätet (UMO) (nivå 3)

Vård- och omsorgstagare Organisation Samhälle+ Ökad flexibilitet för beställning av mediciner + Effektivare kommunikation med vården + Minskade kostnader för telefonsamtal vid beställning av förnyelse av recept

+ Effektivare tidsanvändning i kärnverksamheten + Säkrare informationshantering+ Ökade möjligheter för uppföljning och styrning av resurser (-) Mindre kontakt med vård- och omsorgstagare

+ Gynnar tredje part (t.ex. apotek)+ Utgår från individens behov och önskemål om sammanhållen information och personliga e-tjänster+ Säkerställer kontinuitet mellan olika huvudmän och utförare(-) Ökar beställningar av mediciner, eventuellt

Det sociala värdet av förnyelse av recept via webben, för vård- och omsorgstagare, organisation och samhälle

Kostnader för VC besök för förnyelse av recept/ telefonkostnader, ev resekostnader(parkering, bensin), förlorad produktion (minst 2 timmar per besök)Max : 1 500 (Läkarbesök) + 75 ( Ev resekostnader)+ 1500 ( produktionsförlust) = ca 3000 kr per individ Min ; 50 (Telefoni) + 750 (Produktionsförlust) + 375 (ssk)= 1 175 kr per individ

Vård- och omsorgstagare Organisation Samhälle+ Ökad säkerhet genom minskad risk för fel eller dubbel registrering

+ Effektivare resursanvänding på mikronivå+ Förbättrad informationslogistik+ Förbättrad koordinering inom vårdteamet+Ger beslutsfattare bättre underlag att planera och utveckla vårdinsatser+ Modernisering av rutiner+ Skapar förutsättningar för samverkan(-) Behov av reservnummer finns i vissa fall (-) Oklart hur nästa generation av systemet ska finansieras och integreras

+ Effektivare användning av skattemedel+ Minskade personalkostnader för Skatteverket +Möjliggör åtkomst till information över organisationsgränser +Säkerställer kontinuitet mellan olika huvudmän och utförare och undanröjer organisatoriska hinder

A R-nr/år: 100 000 st Porto/adm. kostnader (Minimala men betydande 5 + 300 x 100 000 = 30 500 000 )Dubbla remisser, felaktig registreringAntal incidenter per år = 150 -200 per år (dubbla remisser, felaktig registrering)Tid att utreda varje incident = mellan 30 min till 1 timme Mörkertal = ca 500 fall Kostnad : 375 x 150 = 56250 + skatteverketskostnader 56 250 (minskade kostnader för felaktigheter)

Det sociala värdet av förnyelse av eFA, för vård- och omsorgstagare, organisation och samhälle

Vård och omsorgstagare Organisation Samhälle

+ Säkrare beslutsunderlag + Ökad säkerhet för omsorgstagaren och dennes vård+ utgår från individens behov och önskemål av sammanhållen information och personliga e-tjänster(-) Vårdtagaren får inte tillgång tillinformation om hälsa, vårdoch omsorg samt åtkomst till dokumentation frånsina tidigare insatser och behandlingar (-) Låter inte vård- och omsorgstagare signera, kommentera eller på andra sätt aktivt bidra till dokumentationen för SVP

+ Effektivare tidsanvändning i kärnverksamheten + Säkrare informationshantering+ Tydligare fördelning av ansvar hos olika vårdgivare+ Ger beslutsfattare bättre underlag att planera och utveckla vård och omsorg, säkerställer en hög kvalitet och säkerhet samtidigt som det underlättar deras dagliga arbete(-) Stödjer inte kunskapsutbyte(-) Erbjuder inte beslutsstöd för planering eller för allokering av tid

+ Investeringar stödjer tjänste- och serviceinnovation med medföljande moderniseringseffekter för organisationen + Vård- och omsorgstagaren kan på sikt utöva delaktighet och självbestämmande

Det sociala värdet av samordnad vårdplanering, för vård- och omsorgstagare, organisation och samhälle

Vård och omsorgstagaren Organisation Samhälle+ Utgår från individens behov och önskemål av sammanhållen information och personliga tjänster+ Lättillgänglig information (finns på webben, lätt språk, översättningsmöjligheter)+ Kvalitetssäkrad information ges+ Ökad inflytande

+ Standardisering och kontroll av svar+ Stöd för internt informationsutbyte+ Effektivisering av verksamhet och planering som konsekvens av ökad kunskap om frågor som är av intresse och betydelse för vård- och omsorgstagaren(-) Inte alla aktörer som använder systemet i sin dagliga verksamhet(-) Ej tydlig kontinuitet(-) Eventuella rationaliseringar inte förverkligade (-) Inga riktlinjer och strategier för hur UMO ska användas(-) Ej tydlig omfördelning av resurser(-) Kräver förnyelse av kunskap och färdigheter hos personalen som inte planeras på förhand

+ Fler ungdomar kommer genom UMO i kontakt med ungdomsmottagningen+ UMO möjliggör uppkomst av innovativa lösningar och tjänster med bibehållen anonymitet+ Interaktion mellan olika aktörer+ Påskyndar utveckling av flera e-tjänster för denna målgrupp

Det sociala värdet av förnyelse av UMO, för vård- och omsorgstagare, organisation och samhälle

Tid att besvara frågorna Flera besök till UMOTid att granska informationMinskning behöv av insatser (flera frågor besvaras via nätet) Förebyggande effekter

Bedömning av IT-investeringar Mål och effekter

Effektivisering av verksamheten

Effektivisering av informations- och kommunikations processer

Ökad patientsäkerhet

och kvalitet

Tekniska krav som leverantörerna

måste redovisa Operativa krav

som organisationen måste uppfylla

Taktiska/ekonomiska krav som organisationen

måste ta hänsyn till

Tack!

Vivian Vimarlund

Linköpings universitet, IDA

Handelshögskolan i Jönköping

[email protected]

[email protected]

Sabine Koch

Karolinska Institutet

[email protected]

mailto:[email protected]





11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster - projekt PRIOS

12.15-13.15 Lunch




14.55-15.25 Kaffe



Agenda

PRIOS w

ww

.prios.se

Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster för små och medelstora kommuner

PRIOS – samverkansprojekt inom e-förvaltning

Hasse Annerfeldt, 24 november

PRIOS w

ww

.prios.se

• En plattform för framtida e-förvaltning där kommun-gemensamma tjänster och integrationer kan utvecklas och förvaltas tillsammans med kommunspecifika behov.

• Ett ”starter kit” med ”mina sidor” samt ytterligare några tjänster

• Specificerat, designat ett 20-tal tjänster

• Kommit igång med ett samarbete över kommungränserna kring e-utveckling, utformning av självtjänster.

PRIOS

PRIOS w

ww

.prios.se

Syftet med PENG-analysen har varit att:• Få ett brett ledningsengagemang på alla nivåer• Få fokusering på verksamhetsmålen vid

genomförandet• Synliggöra nyttan och att kunna bestämma en

ansvarsfördelning för att realisera den

PENG-analys

PRIOS w

ww

.prios.se

Genomfört en grundutbildning (25 personer) för samtliga kommuner i PRIOS

Grundanalys 3 tillfällen om 4 timmar vardera (8 personer) Vad som då bl.a. särskilt betonades var att det här inte handlar om att mäta nyttoeffekter med bokföringsmässig precision, utan att det istället främst handlar om att göra subjektiva värderingar med utgångspunkt från kvalificerad yrkesprofessionalitet.

Kommunspecifik analys av Kristianstad (4 personer)

PENG-analys

PRIOS w

ww

.prios.sePENG-analys i PRIOS Ärende- och dokumenthanterings-system

PRIOS w

ww

.prios.se

Den totala tiden som beräknas kunna sparas uppgår till 26300 timmar årligen, av dessa bedöms 75% kunna hämtas hem. Om man inte gör något åt nuvarande system och arbetsprocesser måste ny personal anställas eller återsättas vid pensionsavgång. Den kvarvarande sparade tiden, 19725 timmar, är därför omräknad enligt följande: 19725 tim * 235 kr/tim = 4,6 Mkr

Ett nyttoutfall över tid har bedömts på varje nytta resulterande i ett snittnyttoutfall enligt följande: År 1: 32%År 2: 65%År3: 100%

Resultat i form av sparad tid

PRIOS w

ww

.prios.se

Hinder

Åtgärd

Investering

Årskostnad

Bristande stöd från ledningen i form av förståelse och resurstilldelning etc.

Ledningarna i PRIOS-kommunerna måste stötta varandra genom att i workshop visa på identifierade och värderade nyttoeffekter.

75 tkr

Handläggare börjar inte jobba på nytt sätt

Individuell utbildning för ökad processförståelse och tidsplan för uppföljning. Internutbildning

50 tkr

Politiker vill inte ta emot kallelser och handlingar elektroniskt.

”Marknadsföra” genom att påvisa nyttorna.

50 tkr

Systemet uppfyller inte kraven till 100%

Förhandling och diskussion med leverantörer. Systemutv.

100 tkr

Summa hinderskostnader 275 tkr 90 tkr

Hinder för att uppnå nyttan

PRIOS w

ww

.prios.se

Fördelar med PENG• Bra metod för att engagera många i nyttosökningen• Ganska lätt att förstå• Kan ta med alla typer av nyttor och ger ändå ett slutresultat• Tar med att någon ska vara ansvarig för att följa upp och ta hem

nyttorna

Nackdelar med PENG• Kräver en ganska stor resursinsats• Inte alla ekonomer och beslutsfattare fäster vikt vid de

svårberäknade nyttorna. Vill bara se var utgifter kan sparas in, befattningar dras in etc. Om inte ledningen tar metoden till sitt hjärta är det ingen idé att lägga ner arbete på kalkylerna.

• Ett stort problem i många kommuner är att man inte är intresserad av kalkyler över huvud taget. Besluten om de stora investeringarna fattas på helt andra, kanske politiska, grunder och då är en kalkyl rent av bara till besvär.

PENG-analys

PRIOS w

ww

.prios.se

Ekonomiskt utfall genom• att ärenden till större del hanteras av medborgaren själv • bättre kvalitet inkommande handlingar• att en del av tjänsteutbudet har automatiserats• ett förbättrat stöd till handläggare• färre inkommande samtal till kommunen genom att medborgaren själv kan kontrollera

status av pågående ärende• en minskad mängd utskick genom att medborgaren får möjlighet att välja att alla utskick

skall ske digitalt

Mjuka faktorer• Implementerade processer, från medborgare till kommun/handläggare

• Ger kortare handläggningstider• Ger högre kvalitet på kommunens tjänster• I och med att fler frågor av typ ”hur går det med mitt ärende” kan hanteras av

medborgaren själv kan personalen få mer tid till mera kvalificerade frågor, aktiviteter.• Ökad tillgänglighet till kommunens tjänster och tjänstemän för invånarna. • Attraktivare kommun

Effekter vid införande av e-förvaltning

PRIOS w

ww

.prios.se

• Verksamhetsutveckling av en kommun kräver en helhetssyn

• Kunskap om att skapa förenkla och om möjligt automatisera verksamhet

• Att processorientera verksamheten• Strategisk satsning som innehåller strategier och

handlingsplaner för E-förvaltning & E-tjänster finns knappt

• Variationen är stor mellan kommunerna vad gäller • Strategiska planer• Handlingsplaner

Hinder

PRIOS w

ww

.prios.se

• Hur säkerställa att man verkligen nått uppsatta mål?• Nyttan uppkommer på många ställen

• Svårare för små kommuner att räkna hem en besparing• Långsiktiga effekter

Hinder

PRIOS w

ww

.prios.se

• Nya projekt• Prioriterade projekt som kräver nytt tänk• Samverkans projekt • Använda goda exempel

Möjligheter

PRIOS w

ww

.prios.se

Frågor

LunchÅtersamling kl 13.15

E-delegationens mognadsmodell för nyttorealisering

Anna Pegelow, E-delegationen

Syfte

Presentera• mognadsmodellen för nyttorealisering• tillvägagångssätt för mognadsanalyser• E-delegationens koncernstöd kopplat till nyttorealisering• initialt resultat från påbörjade mognadsanalyser

Varför mognadsanalys i nyttorealisering?

Tillhandahålla en referens för att analysera den egna verksamhetens förmåga och ambitionsnivå

Skapa bred förståelse och engagemang

…med syfte att hjälpa verksamheten att utveckla sin förmåga att bedriva framgångsrik verksamhetsutveckling

68

Mognadstrappa

INITIAL

UPPREPAD

DEFINIERAD

STYRD

OPTIMERAD

NIVÅ 1

NIVÅ 2

NIVÅ 3

NIVÅ 4

NIVÅ 5Mognadsmodellen för nyttorealisering tillhandahåller en struktur för att beskriva de fem mognadsnivåer som en organisation kan gå igenom i processen att implementera och optimera sin förmåga till nyttorealisering

Fokusområden för mognadsanalys

• Styrning• Process• Integration• Roll & ansvar• Medarbetare/Kompetens/utbildning• Beslutsunderlag• K/N-kalkyler• Mätning, prognostisering• Uppföljning och granskning• Verktyg

Tillvägagångssätt för mognadsanalys

• Första möte / planering av genomförandet (1-2 timmar)

• Presentationsmöte - vägledningen och metoden för mognadsanalysen (ca 2 timmar). Deltagarna är de som ska svara på enkäten

• Deltagarna svarar på enkäten,10 frågor, för att kartlägga nuläget och fundera kring nyläget

• Workshop för att diskutera svaren (3-4 timmar)

• Analys av material och rapportskrivning

• Muntlig presentation om så önskas (ca 1 timme)

Rekommenderade deltagare

• Verksamhetschefer• Verksamhetscontroller• Portföljansvarig• Ansvarig planeringsprocess• Ansvarig uppföljning• Ansvarig verksamhetsanalys• Ansvarig budgetprocess• Nyttorealiseringsansvariga• Nyttovärderingsledare• Beställare av utveckling• Utförare av utveckling• ....

E-delegationens koncernstöd

Lars Dannemann

Tullverket

Anna Pegelow

Skatteverket

Daniel Jafari

Arbetsförmedlingen

Syfte med koncernstödet

• En vilja att göra praktik av den framtagna vägledningen

• (Kostnadsfri ) hjälp för myndigheter, landsting och kommuner att tolka och anpassa innehållet i vägledningen till sin situation och organisation

• Ge en ”skjuts” i nyttorealiseringsarbetet

Skapa större nytta för ”koncernen Sverige”

Koncernstödets tjänster

Introduktion och utbildning i konceptet och vägledningen i myndigheternas hemorganisation

Mentor/bollplank till ansvariga och eldsjälar som driver arbetet

Hjälpa till med mognadsanalys och ge förslag till aktiviteter för ökad mognadsgrad

Förmedla erfarenheter och goda exempel mellan myndigheter

Stödja praktiskt i aktiviteter för att höja mognadsnivå

Koncernstödets arbetssätt

Förutsättningar:

Högt i tak!

Rätt nyckelpersoner!

Ledningens uttalade vilja och stöd!

Erfarenheter från inledande dialoger(med ett 10-tal myndigheter)

• Samtalet viktigt för att konkretisera nyttorealiseringskonceptet

• Alla är inte inledningsvis intresserade av mognadsanalys men av stöd i olika former

• Alla inte ”redo” för mognadsanalys

• Samtalen handlar främst om:• portföljstyrning i förhållande till nyttorealisering• Roll- och ansvarsfördelning• kvalitetssäkring av nyttorna• Business Case och löpande uppdatering av detta• mogenhet/engagemang i organisationen

Mycket stort intresse!

Erfarenheter från inledande dialoger(med ett 10-tal myndigheter)

Ha en realistisk ambition!

... ett tankesätt tar tid att ändra

Kontakt

[email protected]

010-5748014

En specifik fråga eller en önskan att diskutera behov av stöd






12.15-13.15 Lunch


13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat - SJ


14.55-15.25 Kaffe



Agenda

Effekter av utvecklingsprojekt Seminarium 24 nov.

Doris RudénSeminarium 11-11-24, Doris Rudén, [email protected], tel. 070-3 95 95 83

80

Seminarium 11-11-24, Doris Rudén, [email protected], tel. 070-3 95 95 83

81

Agenda

1. Uppföljning av projekt 2. Vad- Varför - Vem 3. Viktiga kriterier

1. Uppföljning av projekt


82

1 Vi realiserar inte våra kalkylerade effekter

2 Utvecklingskostnaderna ökar mot kalkyl

3 Tidplaner innehålls ej

Samverkar till ett försämrat resultat/ Business Case

Erfarenheter från flera organisationer / företag

SJ - Effekter i budget 2012

1 Effekter in i budget 2012

3Effekter in i plan 2013/14

2 Rätt från början

Guide för arbetet med effekter

Klart nov. 2011 Våren 2012Klart dec. 2011

Projekt med avslut 2010-2011-till mars 2012

Projekt med avslut från mars 2012


83

Centrala projekt

Definition av effekt från ESV (Ekonomistyrningsverket):En förändring som inträffar som en följd av en vidtagen åtgärd och som annars inte skulle ha inträffat.

2. Vad – Varför – Vem


84

Inte alltid så enkelt

Drivkrafter och effekter

-Utvecklingskostnader

-Investeringar- Effekter

Lagkrav

Besparingar / Intäkter

Kundbehov Kvalitet


85

Påverkan kan: ÖkaVara oförändrad Minska

Ger effekter på: KostnaderIntäkterKvalitet Funktion

Effekter måste identifieras och värderas rätt för att ta rätt beslut och förstå förändringar.

Effekter i flera dimensioner

Per typ:KostnaderIntäkter Kvalitet Miljö KundvärdeMedarbetareÖvrigt

Per organisation:Trafik & Service Försäljning Fordon ITÖvriga

Per år:20112012201320142015

Per projekt:xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx40 - 100 projekt

Per fas:Projektidé FörstudieProjektstart Projektgenomförande Projektuppföljning


86

Inte så enkelt att hantera – systemstöd behövs

Effekter i Verksamheten: Visar hur verksamhetens resursanvändning och interna effektivitet påverkas

Effekter i samhället:Visar hur kunder/medborgare och övriga samhället påverkas

En lärande organisation

Idé

Planera

Genomföra

Följa upp

Det är genom att följa upp som vi lär oss.


87

Affärsutveckling

Vision om framtiden

Kunder

Samhälle/lagkrav

Konkurrenter

Strategier

- Produkt- Process- Marknad

Planer- Affärsplan - Investeringsplan- Verksamhetsutveckling

Teknisk utveckling

Genomförande

Uppföljning- Affärsplan - Investeringsplan- Verksamhetsutveckling

- Större centrala utvecklingsprojekt

- Större centrala utvecklingsprojekt

Seminarium 11-11-24, Doris Rudén, [email protected], tel. 070-3 95 95 83 88

Ansvar i IT-projekt


89

• Arkitektur • Lösning• Drift

• Vision & Strategi

• Beslut• Delegering av

ansvar

• Beslutsunderlag• Genomförande

• Affär• Realisering av

effekter

Linje Projekt

ITLedning

Vad / När Hur / Vem

3. Viktiga kriterier


Genomförande: 3. Göra ett bra beslutsunderlag från början4. Prioriterar 5. Styra ändringar

Förutsättningar: 1. Ett arbetssätt som säkerställer resultat2. Tydligt och rätt ansvar och mandat

För lyckade projekt

Många har brister inom samtliga områden

90

Nytt arbetssätt

Tydliga riktlinjer för hur vi beräknar och mäter effekter

Tydlig förankring med linjeansvariga för att realisera effekter

Uppföljning av effekter görs systematiskt

Rom byggdes inte på en dag


91

Kriterier för

Framgångsrika organisationer SIQ

• Faktabaserade beslut• Korta ledtider • Processorientering

• Kundorientering• Långsiktighet • Samhällsansvar

• Engagerat ledarskap• Allas delaktighet • Samverkan

• Förebyggande åtgärder • Ständiga förbättringar • Kompetensutveckling• Lära av andra

Nytt arbetssätt för effekter förbättrar flera av dessa kriterier


92

SIQ: Institutet för Kvalitetsutveckling, Utmärkelsen ”Svensk kvalitet”





12.15-13.15 Lunch




14.55-15.25 Kaffe



Agenda

VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

WWW.FORSVARSMAKTEN.SE

NYTTOARBETEI

FÖRSVARSMAKTENPer BrinkFörsvarsmaktenHögkvarteret



Effektivisera administrativt stöd och logistik!

Varför

95



20092009

PRIO startar med

FMLOG (HR o EK)

3:e informationsrundresan.

Tester startar i mitten av oktober. Ca

300 medarbetare inom FM och

leverantören verkar i PRIOs tjänst.

CSS migreras i november.

2:a informationsrundresan.

Systemet byggs.

Avtal med IBM undertecknas.

1:a informationsrundresan.

Förfrågnings-

underlag går ut till

7 st. IT-leverantörer.

GD blir ordförande.

Kravspecifikation

färdigställs med hjälp

av 150 sakkunniga.

Styrgrupp bildas med

ÖB som ordförande.

ÖB tar beslut

att PRIO ska

påbörjas.

20032003

2004200420062006

20072007

2001200120082008

20082008

20052005

20102010

PRIO i hela FM

(HR o EK)

2011-2011-

ESVs rapport riktar kritik mot FM.

LOG fokus + plan. av ytterligare INF

Kort historik

96



2008 2009 2010 2011 2012

Ekonomiredovisning, Budget, Internhandel, Reseräkning, Reseadministration, Förenklat Inköp, Tidrapportering, Rekrytering

Transport, Materiel & Förnödenhetsförsörjning, Materielunderhåll & Materielplanering,Upphandling & Inköp/Försäljning & Uthyrning

Rekrytadministration,Styra personalförsörjning,Utbildningsadministration

Ekonomiredovisning,Budget, Internhandel,Tidredovisning,Reseräkning, Reseadministration, Förenklat InköpPersonaladministration & Bemanning

Underhållsproduktion,Förvaltningsdatahantering,Förnödenhetsförsörjning

Materielunderhåll, Autonom lösning

Lönebildning, Hemvärnet,Ny personalstruktur, Samtidiga anställningar

Införandeplan PRIO

97



Rätt personal med rätt utrustning ska utföra begärd insats på en bestämd plats till känd kostnad!

Resultat

98



POLITISK STYRNING

PROCESSER

PRODUKTER

VG1

VG2

VG3

VG6

VG5

ORGANISATION

VG4

Reglerings-brev

SAKOMRÅDEN

Stödprocesser (grupper av processer)

LEDNINGSPROCESSER

Infrastruktur

Information

IT Logistik

Personal-försörjning

Utveckling

Processen för ledning och samordning

HUVUDPROCESSER

Produktionsplanerings och uppföljningsprocessen

Centrala planerings och uppföljningsprocessen

InsatsprocessenFörbandsproduktions-

processen

Und- /Säk. tjänst

Internationell samordning

Juridik

Verksamhets-stöd

FM sätt att arbeta



• Beredning av ärenden eller produkter i Försvarsmakten ska som huvudregel genomföras i processer.

– Processerna beskriver hur vi arbetar för att nå ett resultat.

– Uppdrag och uppgifter (vad) ställs i linjeorganisationen och inte till processen.

– Försvarsmaktens beslutade processer ska dokumenteras i en handbok.

Processorienterat arbetssätt

100



• Processägare (PCÄ):

– Fastställer processhandbok

– Utser processledare (och delprocessledare) – i dialog med berörd chef

– Fastställa förbättringsmål t. ex. PRIO nyttohemtagning

– Utföra riskanalys - i enlighet med handbok Ekonomi

Ansvar för process

101



• Processledare/delprocessledare (PCL/DPCL):

– Kontinuerligt uppdatera processdokumentation - processhandbok, utbildningsmaterial, manualer.

– Utforma processens krav på IT system.

– Kontinuerlig dialog med de som arbetar i processen - rörande utveckling av processen.

– Hitta förbättringsområden och driva förändringen

– Tillse att utbildning finns tillgänglig för de som behöver använda processen

– Vid implementering av processen ge stöd till berörda chefer.

– Systematiskt mäta, följa upp processen

102

Ansvar för process



PCÄ

Masterdataförvaltning

Behörighetsadministration

IT-stöd (bl.a. system PRIO)

Angränsande processer

Ändring av process

103



Nyttan föds ur processen

104

Sparad ÅANyttor som främst uppstår genom att administrativt arbete kan effektiviseras och årsarbetskraften därigenom minskas.Sparad ÅANyttor som främst uppstår genom att administrativt arbete kan effektiviseras och årsarbetskraften därigenom minskas.

Kostnadsbesparing Nyttor som uppstår genom att t.ex. konsulttjänster kring ett gammalt system inte behövs längre, kapitalbindningen minskar i lager etc.Kostnadsbesparing Nyttor som uppstår genom att t.ex. konsulttjänster kring ett gammalt system inte behövs längre, kapitalbindningen minskar i lager etc.

Frigjord tidNyttor som uppstår då mindre tid går åt till t.ex. administration, vilket kan nyttjas för mer framåtriktat analysarbete och till kärnverksamhet.Frigjord tidNyttor som uppstår då mindre tid går åt till t.ex. administration, vilket kan nyttjas för mer framåtriktat analysarbete och till kärnverksamhet.

Kvalitetsförbättringar Nyttor i form av ökad kvalitet i data, information, processer och arbetssätt för t.ex. bättre analysarbete och beslutsunderlag.Kvalitetsförbättringar Nyttor i form av ökad kvalitet i data, information, processer och arbetssätt för t.ex. bättre analysarbete och beslutsunderlag.



106

Målet med nyttoarbetet i projekt

Nyttohemtagning integreras i projektmetod

NyttoaspektNyttoaspekt

Förbered.drifts-

sättning

Accep-tans-

test

Modul-test

Övergång tillproduktionsdrift och

förhöjd supportPFB

Projekt-förberedelser

Blueprint BaslinjeSlutlig

konfigureringTvärsystem-

test

FöFörbered.drifts-

sättning

Accep-tans-

test

Modul-test

Ö vergång tillproduktionsdrift och förhöjd support

PFBProjekt-

förberedelserBlueprint Baslinje

Slutligkonfigurering

Tvärsystem-test

Inventera och analysera

identifierade nyttor

Identifiera nyckeltal och förändrings-

aktiviteter

Etablera planför

nyttorealisering

Implementera, genomför och

följ upp

Välj nyckeltal och identifiera organisation




aktiviteter

Etablera planför

nyttorealisering


följ upp


Steg 1 Steg 3 Steg 4Steg 2 Steg 5



107

Ansvar enligt HUKI

KKH- Återrapportera realiserad nyttohemtagning och ev. avvikelse till

ÖB och GD

KUH- Återrapportera realiserad nyttohemtagning och ev. avvikelse till

C LEDS

KUH- Följa upp, analysera och agera på nyttor inom ett sakområde

UH- Följa upp, analysera och agera på nyttor inom en process

H- Kontinuerliga processförbättringar, genomförande och

uppföljning av beslutade förändringsinitiativ och nyttorealisering

UH- Formulera mål fö r nyttohemtagning samt fatta beslut om

genomförande i en process

KKHK- Fördela tilldelade nyttor på sakområde till process

UUUH- Genomföra realisering av nyttor

KKH- Styra fördelning av nyttor från FMUP i ÖB U

AKTIVITET


ÖB och GD


Ledningschef









KKH- Styra fördelning av nyttor frå n Utvecklingsplan

AKTIVITET

Le

dn

ing

sc

he

f

C h

ef

len

he

te

lle

r s

tab

Sa

ko

mr

åd

es

-a

ns

va

rig

Pro

ce

ss

äg

are

Pro

ce

ss

led

are


ÖB och GD


C LEDS









KKH- Styra fördelning av nyttor frå n Utvecklingsplan

AKTIVITET


ÖB och GD


Ledningschef

KUH- Följa upp, analysera och agera på nyttor inom ett sakomr åde








KKH- Styra fördelning av nyttor frå

n Utvecklingsplan

AKTIVITET

Le

dn

ing

sc

he

f

C h

ef

en

he

te

lle

r s

tab

Sa

ko

mr

åd

es

-a

ns

va

rig

Pro

ce

ss

äg

are

Pro

ce

ss

led

are



108

Metod för nyttoarbetet

– Ställ samman redan identifierade nyttor av kategori kostnads-besp. och sparade åa delat på skall och bör mål, dvs. säker/osäker

– Gå igenom process-flödet på delprocess-nivå

– Definiera och bryt ned nyttorna i värdeträd

– Utifrån värdeträden identifiera realiserbara nyttor för fortsatt arbete

– Identifiera nyckeltal för de realiserbara nyttorna

– Identifiera föränd-ringsaktiviteter

– Koppla nyckeltal till förändrings-aktiviteterna

– Ta fram relevanta jämförelsetal där såär möjligt

– Värdesätt förändrings-aktiviteterna

– Välj nyckeltal utifrån möjlig uppföljning och storlek på värde

– Identifiera berörda organisationsenhet och ansvariga enhetschefer

– Identifiera risker, beroenden och förutsättningar för att realisera nyttorna

– Planera förändrings-aktiviteterna och värderealisering över tiden

– Ta fram underlag för styrande dokument,inkl uppföljningsunderlag




aktiviteter

Etablera planför

nyttorealisering


följ upp


Steg 1 Steg 3 Steg 4Steg 2 Steg 5

– Verkställ underlag i styrande dokument

– Inled kommunikation med relevanta org enheter

– Följ upp implementering och genomförande

– Säkerställ återrapportering



Erfarenheter

120

Ansvar

Processer

Nyttoarbetet

Uppföljning



121

Ansvar• ”Nyttogeneral”

• Nyttokontor

Processer• Tydliga

• Väl dokumenterade

• Ständig uppdatering

Erfarenheter



122

Nyttoarbetet• Bryt ner till enskilt arbetssteg

• Utse ansvariga

• Väl dokumenterat

Uppföljning• Nyckeltal

• Utse ansvariga

• Mät processerna

Erfarenheter



FRÅGOR?

123

Kaffe! Återsamling 15:25





12.15-13.15 Lunch




14.55-15.25 Kaffe



Agenda

Värdet av nyttoanalyser och uppföljningeSeminarium 24 november 2011

www.pwc.com/se

PwC

AgendaErfarenheter och exempel från Stockholms stad

• E-tjänstprogrammet, Stockholms stads satsning på verksamhetsutveckling med IT

•Nyttoanalyser

•Sammanfattning

127

PwC

E-tjänstprogrammet

Stockholms stads satsning på verksamhetsutveckling med IT

128

1

PwC

Med invånarnas fokus

650 miljoner 2007-2010 kronor

för ett samlat utvecklingsarbete med IT som redskap för verksamhetsutveckling och service till invånare och företagare.

Satsningen förväntas leda till

effektiviseringar med minskade kostnader i verksamheten samtidigt som mervärdet ska öka för invånarna.

E-tjänstprogrammet är förlängt till

31 december 2012.

129

PwC

Förutsättningar för utvecklingen

130

Modell

• Beslut och beredningsprocess, arbetsgrupp, lilla utvecklingsrådet, stadsledningskontorets ledning och beslut.

Guide

• Anvisningar för hur e-tjänsterna ska utvecklas (teknik, interaktion och design m.m.)

• Checklista

Uppföljning

• Av projekten under projekttiden (tid, budget och leverans). Rapportering till lilla utvecklingsrådet.

• Förbrukade medel

Samordni

ng

• Kommunikation• Gemensamma projekt• E-tjänstplattform, organisationsöverskridande

PwC

E-tjänstprogrammets process

131

1 2 3 4 5 6

Steg 1 – Projektskiss – frågor om nytta för invånare och verksamhet

Steg 2 – Projektansökan/förstudie inkl. nyttokalkyl

Steg 3 – Bedömning och beslut om pengar till e-projekt

Steg 4 – E-projektets genomförande – uppföljning av projekt och nyttoanalyser

Steg 5 – Färdig e-tjänst/IT-stöd, slutrapport – uppföljning av nyttoanalys

Steg 6 – Uppföljning av nyttan ett år efter driftsatt tjänst

PwC

Nyttoanalyser

132

2

PwC

Nyttoanalyser vid e-tjänstutveckling

133

PwC

E-tjänster med verksamhetsnytta

134

Hur höga är utvecklingskostnaderna? Drift- och förvaltningskostnader?

Hur kan vi få fler att använda e-tjänsten

Vad tror vi hindrar invånaren att använda e-tjänsten?

Kommer e-tjänsten att användas frekvent?

Hur många kommer att använda e-tjänsten, idag och på sikt?

Hur stor är målgruppen och många ärenden finns idag?

Hur lång tid tar ärendet idag?

?

PwC

Exempel budget- och skuldrådgivning

135

• Strukturerad process

• Effektiva möten

• Ökad kunskapsdelning

• Bättre information om rådgivningen

• Bättre på att ”hjälpa rådsökande att hjälpa sig själva”

• Webbokning

• Skype (alternativa mötestyper)

• Visualiserad köhantering

• Bättre information

• Guiderum

• Egna verktyg

BEHOV LÖSNINGSFÖRSLAG

Från nuläge till börläge

PwC

Budget- och skuldrådgivning

2000-3000 ärenden per år och av dem kommer 1000 personer att beräknas använda e-tjänsten 2012 och 1500 personer 2014.

Handläggningstid i genomsnitt per ärende är 480 minuter och med e-tjänst 400 minuter.

Kostnader för kopiering, porto, telefon ledsagning och tolkning minskar med 1 kronor/ärende.

Kostnad för utveckling 1,7 mnkr.

PwC

Diagram – resultat av en nyttoanalys

137

2011 2012 2013 2014 2015 2016

-2,000,000

-1,500,000

-1,000,000

-500,000

0

500,000

1,000,000

1,500,000

E-tjänstens interna lönsamhet

Kostnader e-tjänst

Intern besparing

Ackumulerad nettobesparing

År

Bel

op

p (

kr)

PwC

Tidsbesparing med utvecklingen

”Rådgivarna sparar tid i hanteringen av mötena och

mötestyper som kan anpassas till invånarens behov. ”

”Vi tror att rådgivarna kan effektivisera sina aktiviteter

och korta ner rådgivningsprocessen med i snitt 90 min.”

138

2012 2013 2014

512 750 kronor 763 000 kronor 1 013 250 kronor

PwC

Kvalitativa mätvärden?

• Kommunfullmäktiges övergripande mål

•E-tjänstprogrammets mål

• Verksamhetens mål (övriga mål och kvalitativa nyttor)

139

PwC

Sammanfattning

140

3

PwC

Framgångsfaktorer för att realisera nytta

Samordnad utveckling

Ägarskap i verksamheten

Servicetänk

Dubbel nytta

Ständig utvärdering

141

Ledning och beslut

Tack!

© 2010 PwC. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of PwC. "PwC" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL), or, as the context requires, individual member firms of the PwC network. Each member firm is a separate legal entity and does not act as agent of PwCIL or any other member firm. PwCIL does not provide any services to clients. PwCIL is not responsible or liable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of their professional judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for the acts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of another member firm's professional judgment or bind another member firm or PwCIL in any way.

Karin Öhlander, PwC

[email protected]






12.15-13.15 Lunch




14.55-15.25 Kaffe



Agenda

Hur kommer man vidare?Mårten Janerud, E-delegationen

Syfte

Gå igenom:• vanliga utmaningar • framgångsfaktorer• förslag på ansats till att införa nyttorealisering• Några exempel och goda råd

Ta fram effektkedjan!

SATSNING

KRÄVER REALISERAR BIDRAR TILL DRIVER

KONKRETISERAS I KRÄVERGENERERARKRAVSTÄLLER

MÖJLIGGÖRAREUTVECKLINGS-

INSATSERFÖRÄNDRINGAR NYTTOR

VERKSAMHETS-MÅL

Några vanliga utmaningar kopplade till nyttorealisering

1. Ingen vilja att bedriva aktiv nyttorealisering

2. Bristfälliga beslutsunderlag

3. Ingen plan för realisering av nyttor

4. Nyttorealisering följs inte upp

5. Ärenden lämnas olösta – ingen aktiv ändringshantering

6. Möjliggörare prioriteras på bekostnad av nödvändigt förändringsarbete

• Införande av ny e-tjänst• Implementering av IPv6• Införskaffning av ny server• Processutveckling • Införande av e-handel i svensk statsförvaltning • Införande av ERP-system • Införande av E-legitimation• Konsoliderad IT-drift• Etablering av Shared Service Center• Egen skoldator till gymnasieelever• Regeringsuppdrag

När ska nyttorealisering tillämpas?

Kortare väntan

Vad?• Standardiserad handläggning av asylärenden

– Tidssättning (ledtider)– Gemensamt arbetssätt (processteg,

mötesordning och agendor) – Standardiserade arbetsteam

Varför?• Förkortad handläggningstid för asylsökande • Öka förtroendet för Migrationsverket • Ökad effektivitet

Genomförande• Pilotprojekt • Stegvis utrullning

– 16 veckor inkl. utbildning (omorganisera enheten i enlighet med det standardiserade sättet)

– Teamet, teamledare, förändringsledare och enhetschef följer ärendena väldigt noga under ca 10 veckor

– Överlämning till ordinarie verksamhet

• Kundfokus + ständiga förbättringar

Uppföljning • Antalet utredningar + ledtider per team och

enhet• Måluppfyllelsen för projektet mäts i

genomsnittliga handläggningstider för nyinkomna ärenden

• Ändringsfrekvens vid domstolar och orsaken till antalet återförvisade ärenden (rättssäkerhet)

• Djupintervjuer med asylsökande • Personalenkät (arbetsmiljö och arbetssätt)

Nytta • Genomsnittlig handläggningstid nedkortad

från 267 dagar (år 2008) till 75 dagar (år 2010)

Civil Service Reform Programme, Nordirland

Vad?• Transformering av statlig förvaltning i

Nordirland – 11 departement– 29 000st tjänstemän

• Kundcenter och e-tjänster, HR, EA, Ny IT-infra, Ny arbetsplats, Nytt utbildningscenter

Varför?• Öka kvalitet, produktivitet och effektivitet

Genomförande• 9st införandeprojekt• Programkontor• Särskild styrgrupp för förändringsledning• Gemensam process för nyttorealisering • Gemensamt nyttoregister

http://www.dfpni.gov.uk/benefits-management-mainsection1

Uppföljning

Aggregerad uppföljning av projekt och nyttorealisering (mha. nyttoregister)

• 53st strategiska nyttor• 133st operativa nyttor

Nytta • Gemensamma arbetssätt• Uppföljning på aggregerad portföljnivå • Ökad transparens och samsyn• Undvikt dubbelräkning • Nyttorealisering integrerad med portfölj-,

program- och projektstyrning • Förbättrad kontroll och hög grad av

nyttorealisering

http://www.dfpni.gov.uk/benefits-management-mainsection1

Några siffror

• Cirka 40% av svenska myndigheter anger att de följer upp nyttorealisering systematiskt (E-delegationen)

• Bara 20% tror att deras organisationer återkommande levererar eftersträvade effekter vid genomförandet av verksamhetsutveckling (Financial Times)

• Mellan 30-40% av genomförd verksamhetsutveckling i offentlig sektor kan inte redovisa några som helst realiserade nyttor (OGC)

• Utan en strukturerad ansats till nyttorealisering kommer…… projekt och program att realisera mellan 10-25 % av potentiella nyttor

… 30-40% av projekten kommer inte att leverera någon nytta alls (OGC)

• Med en strukturerad ansats är 80% realisering av potentiella nyttor realistiskt (OGC)

• Kostnaden för att applicera BRM i förändringsprogram är cirka 4-6% av den totala kostnaden (kan vara större i projekt) (OGC)

Viktigaste framgångsfaktorn för nyttorealisering är att beslutsunderlaget är genomarbetat, förankrat, kommunicerat och förstått…

…och att det löpande uppdateras

Beslutsunderlagets innehåll

Motiv till satsning(Behov, problem, risker, krav, möjlighet, målbild, effektkedja)

Antaganden och avgränsningar

Ekonomiska nyttor

Kostnader

Kvalitativa nyttor

Finansiering och bemanning

Lösningsförslag

Intressenter och målgrupper

Riskanalys Beroenden

• Den egna organisationen

• Andra offentliga organisationer

• Privatpersoner

• Företag

• Samhället

Sammanfattning(Rekommendation, förslag till nästa steg, frågor för överväganden)

Nyttobaserad portföljstyrning skapar möjlighet att maximera nyttan av verksamhetsutvecklingen?

Linjearbete

Genomföra

Strategi

Portfölj

Investera

Program Projekt

Uppdrag

VisionVHT-mål

Definiera

Drivkrafter Intressenter

Kultur Lagar & regler

Förmåga

Exempel på aktörsmodell

Portföljägare

Portföljförvaltare

Projektkontor

ProjektledareNyttorealiserings-

ansvarig(a)

Utvecklingsportfölj

Satsning

Effektcontroller

Sponsor

Att arbeta med nyttorealisering förutsätter löpande uppföljning av beslutade indikatorer

Bara 40% av svenska myndigheter anger att de följer upp nyttorealisering systematiskt (E-delegationen)

"Det är bara möjligt att vara säker på att förändringen har lyckats om vi kan mäta den nytta som förändringen skulle generera.” (Cabinet Office)

(1) Identifiera

nyttor

(2) Bestäm vilka nyttor

som ska följas upp

(3) Identifiera mätetal ink.

nuläge & målvärde

(4) Sätt kriterier för nyttor med

flera mätetal

(5) Besluta till vem som varje

mätetal ska rapporteras

(6) Följ upp och

rapportera till intressenter

Motiv• Uppmuntra eftersträvat beteende• Påverka beslut• Leda till handling• Hantera och åtgärda avvikelser• Lärande

Tänk på• Besluta om hur många nyttor som ska följas upp och

vilka mått som ska användas med realiseringsansvariga

• Engagemanget hos nyckelintressenter är avgörande för hur de valda indikatorerna kommer generera eftersträvat beteende

• Genomarbetade effektkedjor och nyttokartor ofta förutsättningar för att kunna påvisa samband

(7) Hantera

avvikelser

Hur kommer man vidare?

• Beskrivna motiv• Analys av förmåga

• Definierade mål för införandet av nyttorealisering

• Nyttorealiseringsprocess• Begrepp• Prioriteringsmodell• Styrande dokument • Mallar• Roll- och ansvarsfördelning• Integrera med befintliga

processer och modeller• …

Identifiera drivkrafter

Etablera ramverk

Säkerställ kompetens

Genomför piloter

TillämpaFörankra

hos ledningen

• Etablera kompetenscenter• Utbilda nyckelpersoner• …

• Kunskapsuppbyggnad• Erfarenhetsöverföring• Kvalitetssäkring

• Anpassa till verksamhetens behov• Integrera med ordinarie processer• Utveckla kompetens stegvis• Säkerställ åtagande

Sju framgångsfaktorer

(2) Integrera

med befintliga processer

och modeller

(7)

Åtagande från

ledningsnivå

(1)

God kvalitet i besluts-underlag

(3)

Validera nyttor och kostnader före beslut

(4)

Genom-arbetade

nytto-realiserings

-planer

(6)

Tillgång till rätt

kompetens och nyckel-intressenter

(5) Fasat

genomförande med kontroll-

stationer

Sju frågor för era fyra viktigaste projekt

Vilka mätetal?

Vem ansvarar för uppföljning?

Vad är nyttan?

Hur ska den

realiseras?

Vem ska realisera nyttan?

Hur ska nytta följas

upp?

När uppkommer

nyttan?

E-delegationens fortsatta arbete?

• Nätverk – 4ggr per år– Öppet för offentliga organisationer som har en uttalad ambition med nyttorealisering– Förvaltning och vidareutveckling av vägledning

• Utbildningspaket (?) • Nyttomodelleringsmetod (?) • Nyttobaserad portföljstyrning (?)• Kalkylmall med hjälp av ESV (?)

• Koncernstöd– Introducera konceptet och ramverket för intresserade myndigheter– Vara mentor/bollplank till ansvariga och eldsjälar som driver arbetet– Hjälpa till med mognadanalyser och kartläggning av nuläget, börläget samt förslag till

aktiviteter för införande– Erfarenhetsutbyte mellan myndigheter– Avrapportering och förslag till fortsatt arbete Q1-2012

• Generellt ”Nyttoregister” med nyckeltal/indikatorer (?)

• Fler seminarier på nyttotemat

Mårten Janerud

[email protected]

072-733 66 62

Anna Pegelow

[email protected]

