1

EBA DMS

EBA Product Whitepaper

Srpanj 2012

2 3

2 3

EBA DMS 4

Prednosti 5

Važne značajke

• Prijenos dokumentacije 6

• Skeniranje i automatsko prepoznavanje dokumenata 8

• Napredno prepoznavanje dokumenata 10

• Elektronička razmjena dokumenata 12

• Jednostavno pretraživanje dokumenata 14

• Dnevnik primljene i poslane e-pošte 16

• Podrška tijeku rada 18

• Nadzor 20

• Pristup dokumentima 22

• Klasifikacija dokumentacije 22

• Autorizacija i pristup dokumentima 24

• Sigurnost 24

• Povezivanje s poslovnim informacijskim sustavima 25

• E-obrasci 26

• Razvojna okolina - EBA Developer 28

• Elektronička mapa 30

• Automatizirane nadogradnje 30

• Obavijesti 30

Raspon cijena 31

Tehnički zahtjevi 32

Sadržaj

4 5

EBA DMS

EBA DMS cjelovito je rješenje za poslovanje bez papira u poduzećima, organizacijama i računovodstvenim servisima.

Uvođenje EBA DMS sustava za upravljanje dokumentima pruža korisnicima potpunu kontrolu nad dokumentacijom te procesima u kojima se dokumentacija nalazi. Osigurava učinkovitu i jeftinu elektroničku razmjenu pravno valjanih dokumenata s poslovnim partnerima i fizičkim osobama. Kako bi se osigurala maksimalna učinkovitost elektroničke razmjene pravno valjanih dokumenata između gospodarskih i drugih subjekata, razvili smo poslovni model kojim zajedno sa strateškim partnerima i institucijama poticajnog okruženja, osiguravamo potrebnu infrastrukturu za elektroničko poslovanje.

Rješenje omogućuje integraciju svih poslovnih informacijskih sustava, čime se elektroničkom razmjenom pravno valjanih dokumenata eliminira potreba za prepisivanjem poslovnih dokumenata (npr. računa) u poslovne knjige. Osim elektronske razmjene dokumenata, naše rješenje omogućuje i skeniranje papirnatih dokumenata, automatizaciju registra i dnevnika primljene i poslane pošte, potporu tijeku rada dokumenata, centralizirani nadzor nad dokumentima i potpunu elektroničku pohranu svih dokumenata u poduzeću.

EBA DMS omogućuje korisnicima jednostavno i učinkovito korištenje programa. Naše korisnike kontinuirano pratimo tijekom njihovog korištenja programske opreme te kontinuirano poboljšavamo njihova iskustva. Time osiguravamo brzu prilagodbu korisnika na programsku opremu i kratko vrijeme za njezino uvođenje.

4 5

Prednosti

EBA DMS jedini je sustav za upravljanje dokumentima koji omogućuje cjelovitu obradu dokumentacije bez papira u poduzeću ili organizaciji. Koristeći EBA DMS

sustav za upravljanje dokumentima, stranke smanjuju troškove rada, jer je za obradu dokumentacije potrebno potrošiti znatno manje vremena. Upravljanje dokumentima je cjelovito. Eliminiran je dvostruki unos podataka. Vrijeme za traženje dokumenta mjeri se u sekundama, a ne više u minutama ili satima.

EBA DMS jedini je sustav za upravljanje dokumentima s ugrađenim modulom za razmjenu pravno valjanih elektroničkih dokumenata s poslovnim partnerima i fizičkim osobama. Slanje dokumenata partnerima znatno je jeftinije, jer EBA DMS sustav za upravljanje dokumentima omogućuje elektronički prijenos pravno valjanih dokumenata.

EBA DMS primjeren je korisnicima i vrlo je jednostavan za korištenje, jer omogućuje vrlo jednostavno i razumljivo izvršavanje i najsloženijih zadataka s dokumentima. Velika prednost EBA DMS sustava za upravljanje dokumentima je njegovo uvođenje, jer je vrijeme potrebno za to vrlo kratko.

EBA DMS vrlo je otvoren i fleksibilan sustav za upravljanje dokumentima. Korisnici mogu sami odrediti novu vrstu dokumentacije koju će preuzeti, sami pridaju atribute dokumentaciji, ovlaštenja korisnika u sustavu, protok dokumenata, itd.

Cjelovito rješenje EBA DMS plod je našeg vlastitog znanja i razvoja. Time našim strankama osiguravamo stabilnost cijena, veliku prilagodljivost programske opreme i brz razvoj.

Uvođenje i uporaba EBA DMS sustava za upravljanje dokumentima temelji se na mjesečnom najmu, a ne na kupnji, čime korisnici izbjegavaju velike početne troškove. Mjesečni najam stranki donosi pristup svim nadogradnjama programske opreme i jamstvo tijekom čitavog vremena korištenja EBA DMS sustava za upravljanje dokumentima. Bez dodatnih ugovora za održavanje.

6 7

Važne značajkePrijenos dokumentacije

EBA sustav za upravljanje dokumentima omogućuje prenošenje dokumenata iz više različitih izvora. Prvo i osnovno prenošenje dokumenata još uvijek se odvija kroz

optički čitač (skener). Više informacija o tome možete naći u poglavlju „Skeniranje i automatsko prepoznavanje dokumenata”.

Drugi način prenošenja dokumentacije odvija se kroz virtualni pisač pod nazivom “Printer EBA“. To je dio programske podrške koji se ponaša kao štampač i kao takav vidljiv je u operativnom sustavu Windows. Ovaj virtualni štampač omogućuje korisnicima da prenose dokumente iz bilo kojeg programa (program za obradu teksta, ...) u EBA DMS sustav za upravljanje dokumentima jednako kao da ih žele ispisati. U programu u kojem se obrađuje dokument, odabere se naredba „ispiši“, a zatim se među ponuđenim štampačima odabere „EBA printer”. EBA programska oprema pretvara taj dokument u PDF oblik te ga upisuje u sustav za upravljanje dokumentima. Korištenjem EBA Printer tehnologije, korisnici ne moraju dokument zaista ispisati te ga zatim skenirati u sustav za upravljanje dokumentima. Korisnici na taj način mogu uštedjeti vrijeme, jer je broj operacija potrebnih za preuzimanje dokumenata u EBA DMS sustav za upravljanje dokumentima znatno manji nego da se dokument zaista ispisuje i skenira, kao i novac, jer nema potrebe za ispisom na papir.

Treći način preuzimanja dokumenata u EBA DMS sustav za upravljanje dokumentima jest primanje dokumenta elektroničkim putem preko EBA sustava. Elektronička razmjena dokumenata opisana je u poglavlju pod naslovom „Elektronička razmjena”. Naime, elektronička razmjena omogućuje strankama da međusobno razmjenjuju dokumente u elektroničkom obliku, dokumenti su digitalno potpisani i zato pravno valjani, što znači da preuzimanje i slanje dokumenata u papirnatom obliku više nije potrebno.

Četvrti način preuzimanja dokumenata je izravno iz poslovno informacijskog sustava. Dokumente je moguće izravno preuzimati iz poslovno informacijskog sustava uspostavom integracije između poslovno informacijskog sustava i EBA DMS sustava za upravljanje dokumentima. Primjer za to su izdani računi.

6 7

Pri preuzimanju dokumenta postavimo glavne atribute. Sljedeći put ih program postavi automatski.

virtualni EBA printer

Preuzimanje dokumenata iz bilo kojeg programa preko virtualnog EBA printera.

8 9

Skeniranje i automatsko prepoznavanje dokumenata

Skeniranje dokumenata služi za preuzimanje i digitalizaciju dokumenata, primljenih u papirnatom obliku. Postupkom skeniranja stvaraju se elektroničke verzije dokumenata

u papirnatom obliku. Ovim se elektroničkim dokumentima u fazi skeniranja dodaju i određeni podatci te se prosljeđuju u sustav za upravljanje dokumentima.

EBA DMS omogućuje jednostavno skeniranje i preuzimanje dokumenata, jer za to korisniku nisu potrebna nikakva dodatna predznanja.

EBA DMS omogućuje i skeniranje dokumenata s više pristupnih točaka istovremeno.

Sastavni dio skeniranja dokumenata u EBA DMS jest uporaba OCR tehnologije. Ta tehnologija omogućuje strojno čitanje podataka iz dokumenata (na primjer, učitavanje ukupnog iznosa računa) i automatsko prepoznavanje dokumenata. Na taj je način skeniranje uporabom OCR tehnologije brže i jednostavnije, jer znatno smanjuje potrebu za ručnim unosom podataka.

Uz dodatne kontrole podataka, već se prilikom preuzimanja dokumenata onemogućuje preuzimanje pogrešnih podataka. Na taj se način već prilikom samog preuzimanja dokumentacije sprečavaju pogreške, što je od presudnog značaja, jer se korisnike na taj način rasterećuje u daljnjim fazama procesa.

8 9

Program sam prepoznaje tekst iz skeniranog dokumenta i iz dokumenta pročita podatke koji su određeni u predlošku.

Skenerist prepoznate podatke brzo provjeri i po potrebi popravi u pogledu na uređivanje podataka.

Skenerist jednostavno sam napravi predložak kada prvi put skenira dokument od određenog pošiljatelja. Na slici samo označi određeni podatak i odredi o kojem se podatku radi.

10 11

Napredno prepoznavanje dokumenata

EBA DMS omogućuje zahtjevnijim strankama još i dodatno naprednije prepoznavanje dokumenata. On je pored klasičnog OCR-a u stanju prepoznavati postavke na

dokumentima (narudžbenica, račun, dostavnica, itd.), te prepoznavati odgovore na upitnicima (ankete, testovi, itd. ).

Automatsko prepoznavanje postavki i strojni prijepis podataka znatno olakšavaju posao u slučaju kada je potrebno iz primljenih dokumenata u pozadinske sustave unijeti i pozicije tih dokumenata. Prepoznavanje postavki dokumenata je inteligentno, što znači da sustav pri kreiranju predloška sam utvrđuje gdje je početak, a gdje kraj postavki na nekom dokumentu. Te postavke se mogu protegnuti i na više stranica. Sustav omogućuje i postavljanje najrazličitijih kontrola; naime, vrlo je važno da u slučaju grešaka pri prepoznavanju upravo njih prepoznamo i spriječimo ih još u točki izvora. Ručni prijepis podataka iz takvih dokumenata s više stranica može biti jako dugotrajan i podložan greškama. Sve to može ozbiljno naštetiti prodajnom i proizvodnom procesu.

Prepoznavanje odgovora na upitnicima uvelike olakšava prijepis podataka posvuda, gdje se masovno zbraja i obrađuje podatke sabrane iz upitnika. Pored samog prepoznavanja odgovora na upitnicima, ovaj način obrade podataka omogućava i izradu predložaka upitnika s ponuđenim pravilnim odgovorima, što je vrlo jednostavno, kada se radi o najrazličitijim provjerama znanja. Na taj način pouzdano i jako brzo provjerimo odgovore odabrane iz tih upitnika. Isto tako, jako brzo izvodimo strojnu provjeru ispitnih polova i pravilnost odgovora. Ova funkcija je omogućena u licenci “EBA DMS s naprednom prepoznavom”.

10 11

Za upitnik kreiramo predlošku, na osnovi koje program prepozna označene odgovore. Prostoručni tekst može biti

snimljen kao slike.

Program također može prepoznati postavke. Podatci, koji trebaju biti dodatno provjereni, obojeni su narančasto i crveno.

12 13

Elektronička razmjena dokumenata

EBA DMS sustav za upravljanje dokumentima trenutno je jedini sustav za upravljanje dokumentima s ugrađenim modulom za elektroničku razmjenu pravno valjanih

digitalno potpisanih dokumenata. Elektronički se dokumenti mijenjaju na nekoliko načina.

Prvi je način izdavanja dokumenta elektroničkim putem preko EBA distribucijskog sustava. Time se može dosegnuti one poslovne partnere koji već koriste EBA DMS sustav ili su drugim kanalima povezani s EBA distribucijskim sustavom. Prilikom poslovanja s fizičkim osobama, moguće je putem internetskog portala EBA4Me dosegnuti i građane. Internetski portal EBA4Me besplatan je za građanstvo.

Drugi je način slanje dokumenata elektroničkom poštom. Ovim se načinom dokument prvo pošalje putem EBA DMS sustava do EBA distribucijskog sustava, a odatle se u ime pošiljatelja dokument šalje do konačnog primatelja. Dokument je konačnom primatelju poslan u obliku digitalno potpisanog PDF dokumenta. Ova metoda slanja dokumenata pogodna je za partnere koji nemaju sustav za upravljanje dokumentima EBA ili EBA+, ali su spremi primati elektronički potpisane dokumente.

Treći je način prijenosa klasičan. Riječ je o ispisu dokumenta i slanju poštom. Naš izvod, naravno, ostaje u elektroničkom obliku.

Od poslovnih partnera koji već koriste EBA DMS sustav za upravljanje dokumentima ili njegovu osnovnu verziju EBA (besplatno, odnosno uz plaćanje samo godišnje članarine i poštarine) može se odmah početi primati elektroničke dokumente. Dokumenti primljeni na ovaj način pravno su valjani. Većina stranaka nakon uvođenja sustava za upravljanje dokumentima pozove i svoje važnije poslovne partnere na elektroničku razmjenu te s njima dogovori novi način razmjene.

12 13

Pravno važeće elektronske dokumente pošiljatelj pošalje u EBA distribucijski centar.

Distribucijski centar pošiljke razdijeli u poštanske ladice primatelja.

Pri primitku se dokumenti automatski uključuju u primaočev radni tijek.

14 15

Jednostavno pretraživanje dokumenata

Brzo i jednostavno pretraživanje dokumenata jedna je od važnih značajki EBA DMS sustava za upravljanje dokumentima. Pretraživanje dokumenata omogućuje tri načina

pretrage.

Prvi je način traženje prema željenim kriterijima. Korisnik traži dokument s obzirom na vrijednosti pojedinih atributa dokumenata. Primjer takvog pretraživanja jest kada želimo naći račune koji su bili primljeni između 1.1.2011. i 31.1.2011. te imaju ukupan iznos veći od 500,00 eura.

Drugi je način pretraživanje prema riječima, odnosno dijelu riječi koje se pojavljuju u dokumentu. Kada se pretražuje po tekstu, EBA DMS omogućuje i pretraživanje prema riječima koje se pojavljuju u komentarima koje su dodali korisnici.

Treći je način pretrage kombinirano pretraživanje gdje korisnik može tražiti dokumente prema kriterijima kao i dijelovima teksta istovremeno.

Pretraživanja dokumenata u EBA DMS-u uvijek se provodi unutar kruga dokumenata do kojih korisnik ima pristup. Dakle, korisnik pretragom nikada ne može doći do dokumenata do kojih ne smije, premda oni odgovaraju uvjetima njegove pretrage.

14 15

Možemo pretraživati po točno određenim kriterijima, kao što su tip dokumenta, pošiljatelj, primalac, broj računa, datum primitka.

Najjednostavnije pretraživanje je prema proizvoljnom tekstu i atributima dokumenta.

Pronađene dokumente vidimo u popisu pretraživanja. Možemo pretražiti među „živim“ dokumentima u radnom tijeku i istovremeno ili posebno među

16 17

Dnevnik primljene i poslane e-pošte

Sva dokumentacija koja je zavedena u EBA DMS, bilo da je primljena elektroničkim putem ili je bila skenirana, automatski se upisuje u dnevnik primljene pošte. Dnevnik

primljene pošte dokaz je o primitku pošte, u njega se upisuje datum kada je neki dokument stigao u poduzeće/organizaciju, tko je pošiljatelj dokumenta, predmet primljenog dokumenta, tip primljenog dokumenta te kome je proslijeđen primljeni dokument.

I u suprotnom se smjeru automatski vodi dnevnik izdane pošte, u kojem se vodi informacija o tome kada je dokument poslan iz stranke/organizacije, tko je primatelj ovoga dokumenta, tip dokumentacije, te način slanja dokumenta. Načini slanja dokumentacije iz EBA DMS sustava opisani su u poglavlju “Elektronička razmjena dokumenata.”

Za dolaznu poštu koja nije skenirana (knjige, reklame, publikacije, ...) u dnevniku primljene pošte moguće je provesti ručni unos, gdje se može bilježiti samo evidentiran unos primljene pošte.

16 17

Moguć je ručni unos primljenih knjiga, publikacija, paketa, dakle sadržaja koje ne skeniramo.

Popis primljene i poslane pošte. Ovdje se automatski upišu svi poslani i primljeni dokumenti.

Knjigu primljene i poslane pošte možemo pretraživati s pretraživačkim uvjetima.

18 19

Podrška tijeku rada

Automatizacija tijeka rada obrade dokumentacije vrlo je važna značajka sustava za upravljanje dokumentima. Kod automatizacije je osobito važno njezino čim

jednostavnije postavljanje.

EBA sustav za upravljanje dokumentima to provodi s pravilima. Pravila su jednostavna za rad, jer se prilikom njihovog postavljanja stvaraju rečenice razumljive korisnicima, koje govore o tome što pojedino pravilo čini. Pravila omogućuju i automatizaciju samo dijela nekoga procesa, a na mjestima gdje proces ovisi o ljudskim odlukama, i dalje je u domeni korisnika i njihovih odluka.

Najveće prednosti pravila su jednostavnost, razumljivost i mogućnost postavljanja automatizacije samo za određene dijelove procesa.

18 19

Tijek dokumenata autoriziramo s pravilima pri primitku, pri slanju, pri promjenama na dokumentima. Upravo tako s pravilima određujemo i obavještavanje skrbnika.

Pravila definiramo s čarobnjakom koji je dovoljno jednostavan da ga može koristiti administrator sustava, što stranci omogućava dopunjavanje dokumenata i brzo prilagođavanje novim potrebama.

Pravila su poredana u preglednim popisima.

20 21

Nadzor

Funkcija nadzora u EBA DMS-u omogućuje ključnim korisnicima, administratorima za određene procese, nadzor nad dokumentacijom u procesu. Administratori procesa

imaju i nadzor nad tim gdje, odnosno, kod koga se određeni dokumenti nalaze, koliko su već dugo kod te osobe, i u kojoj su fazi određeni dokumenti.

EBA DMS ima mogućnost određivanja ograničenja administratorima, što znači da administratorske uloge možemo ograničiti prema određenim uvjetima. Najčešći primjer ograničenja administracije je kada je korisnik administrator za određene dokumente samo na svojem odjelu ili poslovnoj jedinici.

Administratori imaju mogućnost distribuiranja dokumenta između korisnika.

Nadzor također može biti automatiziran jer EBA DMS sustav omogućuje postavljanje roka za završavanje određenih zadataka na dokumentima. Istekom roka, sustav obavijesti nadležne osobe. Moguće je i odrediti pravila koja preventivno automatski upozoravaju da se približava rok za dovršenje zadatka. Elektronskom poštom šalje se obavijest s upozorenjima prije isteka zadatka, odnosno roka.

20 21

Skrbnik može odabrati pojedinačno skrbničko pravilo i tako provjeriti koji dokumenti su prekoračili s pravilima određenog ograničenja; na primjer koji računi već predugo čekaju na ovjeru odgovornih.

U skrbničkom popisu dokumenata jasno su vidljivi crveno obojani prekoračeni dokumenti, žuto obojani dokumenti tik pred prekoračenjem i crno obojani drugi dokumenti.

22 23

Pristup dokumentima

Pristup dokumentima u EBA sustavu za upravljanje dokumentima vrlo je restriktivan, a korisnici mogu pristupiti samo dokumentima s kojima su se neposredno susreli;

dakle ako su autori dokumenta, ako im je dokument bio proslijeđen na obradu, ako im je dokument dan na uvid, ili ako su skenirali primljeni dokument.

Sustav omogućuje i dodjeljivanje dodatnih prava za pristup dokumentima. Korisnici koji su u organizacijskoj shemi korisnika navedeni kao nadređeni korisnici, automatski dobiju pristup dokumentima koji su bili proslijeđeni njihovim podređenima, ili ako su njihovi podređeni autori dokumenta.

Najveći pristup dokumentima namijenjen je osobama koje su imenovane kao administratori dokumentacije. Oni imaju izravan pristup dokumentima za koje su određeni kao administratori.

Klasifikacija dokumentacije

EBA DMS sustav za upravljanje dokumentima omogućuje klasifikaciju sve preuzete dokumentacije u skladu s klasifikacijskim planom stranke, odnosno organizacije.

Klasifikacijski plan vrlo detaljno određuje dokumentaciju i njezinu svrhu, hijerarhiju dokumenata, vrijeme čuvanja i način numeriranja, odnosno označavanja dokumentacije.

EBA DMS sustav omogućuje da se funkcija klasificiranja dokumentacije koristi i u druge svrhe. Naime, klasificiranje dokumentacije može se koristiti i za vođenje i prikupljanje dokumentacije prema pojedinim projektima, poslovima, strankama, itd.

U sustavu za upravljanje dokumentima moguće je imati i više klasifikacija dokumenata istovremeno. Svaki dokument može biti raspoređen u više klasifikacijskih shema. Na taj način neki konkretan dokument, npr. ugovor, u klasifikaciji za upravljanje projektima može biti dio ABC projekta, a isti dokument u klasifikaciji pravne službe, gdje su detaljno opisane različite vrste ugovora i pravnih poslova, može biti klasificiran kao ugovor o prodaji.

22 23

Stranka sama stvori mape u koje želi razvrstavati dokumentaciju. Takvih klasifikacijskih nacrta može biti više.

Svaki dokument može biti razvrstan u više klasifikacijskih nacrta.

24 25

Autorizacija i pristup dokumentima

Svaki korisnik u sustavu EBA DMS ima određene ovlasti u kojima je zabilježeno s kojim vrstama dokumenata korisnik može raspolagati te koje operacije smije provoditi na

pojedinim vrstama dokumenata.

Prilikom prijave u EBA DMS sustav, za svakog se korisnika provodi utvrđivanje identiteta. Svaki se korisnik prijavljuje u sustav sa svojim digitalnim certifikatom. Taj certifikat može biti kvalificiran (izdaje ga akreditirani izdavatelj digitalnih certifikata), a može biti i interno izdan digitalni certifikat. Kada korisnik potvrdi svoj identitet, sustav mu dodjeljuje odgovarajuće ovlasti te ga prijavljuje u sustav.

Ovlaštenje i dalje ne znači da korisnik ima pristup svim dokumentima te vrste. Na primjer, netko tko ima ovlasti za rad s ulaznim računima, nema pristup računima koji su obrađivani u drugom odjelu. Pristup dokumentu korisnik dobiva kada mu je dokument proslijeđen ili mu je pristup dokumentu izričito dodijeljen, bilo ručno, bilo prema unaprijed određenim pravilima.

Korisnici mogu pristupiti samo dokumentima za koje su ovlašteni, čime se sprečava svaki neovlašteni pristup dokumentaciji. Svaki pristup dokumentu bilježi se u revizijskom tragu dokumenta. Revizijski trag prikazuje tko je i kada pristupao dokumentu, i što se s tim dokumentom radilo. Sustav EBA DMS svako djelovanje na dokumentu bilježi u revizijski trag.

Sigurnost

Prijava korisnika u sustav za upravljanje dokumentima moguća je samo uporabom digitalnog certifikata. Digitalni certifikat može biti kvalificiran (izdan od strane

kvalificiranog izdavatelja digitalnih certifikata) ili nekvalificiran.

Digitalno potpisivanje dokumenata u sustavu za upravljanje dokumentima moguće je samo korištenjem kvalificiranih digitalnih certifikata. S nekvalificiranim certifikatom moguće je samo interno potpisivanje dokumenata (parafiranje).

Svi dokumenti u EBA DMS sustavu prikupljeni su u jednoj zbirci dokumenata. Svi su dokumenti digitalno potpisani, čime je onemogućeno falsificiranje dokumenata i njihovih podataka.

24 25

Povezivanje s poslovnim informacijskim sustavima

Prilikom razvoja sustava za upravljanje dokumentima EBA DMS veliku pozornost posvećujemo i mogućnosti povezivanja sustava za upravljanje dokumentima

EBA DMS s poslovno informacijskim sustavima. Svjesni smo da je najveća dodana vrijednosti sustava za upravljanje dokumentima tek u kombinaciji s drugim informacijskim sustavima. Zato smo uložili velike napore da EBA DMS bude prihvatljiv korisnicima, kao i programerima koji EBA DMS moraju povezati s drugim informacijskim sustavom.

U tu smo svrhu razvili nekoliko alata koji se mogu koristiti za povezivanje između bilo kojeg informacijskog sustava i EBA DMS-a.

Najčešće korišten način je pomoću programske knjižnice pod nazivom EBAXCOM. Time je omogućeno da se poslovni informacijski sustav i sustav za upravljanje dokumentima spoje u jednu radnu okolinu. Za krajnje korisnike to znači da uvođenje EBA DMS sustava za upravljanje dokumentima predstavlja znatno manje promjena nego što bi inače bilo uvođenjem bilo kojega drugoga sustava za upravljanje dokumentima

EBAXCOM je objektna programska knjižnica napisana u COM tehnologiji. To omogućuje da gotovo svaki programski jezik, a time i bilo koji poslovno informacijski sustav koji radi na Windows operativnom sustavu, koristi i poziva objekte i funkcije ove knjižnice.

Drugi način povezivanja EBA DMS-a i informacijskih sustava jest pomoću EBA razvojnih alata. EBA DMS ima mogućnost razvoja dodatnih funkcionalnosti uz pomoć alata EBA Developer (opisano u sljedećem poglavlju). Korištenjem ove tehnologije, razvijena je cjelovita integracija EBA DMS sustava sa SAP informacijskim sustavom.

EBA DMS sustav za upravljanje dokumentima već je povezan sa sljedećim poslovno informacijskim sustavima:

• Navision• Datalab Pantheon 5.5• Login LogINFO• SAP• Spin informatica Jupiter Software

26 27

E-obrasci

Elektronički obrasci su tehnologija koja korisnicima EBA DMS sustava omogućava izradu dokumenata po unaprijed propisanim obrascima koje stranke mogu same pripremiti.

Obrasci se mogu pripremiti tako da s njima pripremamo interne ili izlazne dokumente.

Obrasce se može koristiti i na način da ih objavimo partnerima ili građanima koji na temelju tih obrazaca mogu pripremiti elektronički dokument koji je digitalno potpisan te pravno valjan. Osim toga, takav dokument pruža strukturirani zapis podataka koji se može koristiti za automatski prijepis podataka u informacijski sustav. Ovime se eliminira potreba za ručnim unosom.

Potpisivanjem dokumenta pripremljenog e-obrascima, stvara se digitalno potpisan PDF dokument.

26 27

Obrasci se mogu nadovezati na šifrante u drugim zbirkama podatak, što olakšava unos i širi primjenljivost obrazaca.

Interaktivni obrasci uklanjaju potrebu za unaprijed pripremljenim predlošcima u “office” alatima.

28 29

Razvojna okolina - EBA Developer

EBA DMS sustav za upravljanje dokumentima ima svoju vlastitu razvojnu okolinu. Ta razvojna okolina omogućuje daljnji razvoj specifičnih funkcionalnosti sustava. Ovom

je opcijom, EBA DMS dobio na fleksibilnosti, jer programeri mogu razviti dodatne module i programe bez intervencija u jezgri sustava.

Svrha ovoga alata je da veći korisnici sustava EBA DMS koji imaju i vlastiti razvojni odjel mogu sami razvijati dodatne module i time zadovoljiti svoje specifične potrebe.

Razvojna okolina EBA Developer omogućuje razvoj softverskih modula unutar EBA DMS-a. Programski jezik koji se koristi za razvoj je JavaScript. Skup knjižnica s kojima programeri mogu dalje razvijati je velik, jer omogućuje rad s bazama podataka, rad s mrežom i mrežnim protokolima, rad s grafičkim elementima i pripremu grafičkih sučelja, rad s XML datotekama, rad s mrežnim uslugama (SOAP), rad sa SAP objektima i pozivima i rad s internim EBA DMS objektima i dokumentima.

28 29

Razvoj elektronskih obrazaca.

Razvoj kompleksnih projekata kao što su integracije s drugim informacijskim sustavima i proširivanje sustava EBA.

30 31

Elektronička mapa

Sustav za upravljanje dokumentima EBA omogućuje izradu elektroničke mape za potrebe arhiviranja dokumentacije na vanjski medij (CD/DVD). E-mapa namijenjena je i predaji

računovodstvene i druge dokumentacije poreznim inspektorima i revizorima poslovanja.

Priprema elektronske mape vrlo je jednostavna jer korisnik, vođen kroz proces uz pomoć čarobnjaka, može odabrati na kojem mediju želi pripremiti e-mapu, kao i koji tip dokumentacije iz arhive koju želi zapisati na taj medij te za koje razdoblje. Kada je sve to odabrano, sustav će sam učiniti ostalo.

Pripremljena e-mapa sadrži odabranu dokumentaciju i program za pretraživanje i pregled dokumenata sadržanih u e-mapi.

Automatizirane nadogradnje

Programska oprema sustava za upravljanje dokumentima EBA DMS instalirana je na radnoj stanici korisnika sustava. U velikim poduzećima i organizacijama tih korisnika

može biti i nekoliko stotina. Zato bi nadogradnje programske opreme mogle predstavljati pretjeran teret za takva stranke.

EBA DMS omogućuje automatizaciju nadogradnje programske opreme. Ako je verzija zastarjela, prilikom prijave korisnika u sustav, samostalno će se provesti nadogradnja programske opreme na radnoj stanici.

Obavijesti

Od presudnog je značaja znati što se događa s dokumentima za koje smo odgovorni. Međutim, korisnici nemaju vremena stalno pratiti što se događa s dokumentima pa

žele automatski biti obaviješteni o određenim događajima.

EBA DMS omogućava korisnicima da budu obaviješteni o odgovarajućim zbivanjima s dokumentima. Obavijesti o događajima vezanim za dokumente, mogu se dobiti unutar EBA DMS sustava za upravljanje dokumentima, a te se obavijesti mogu proslijediti korisnicima i elektronskom poštom.

30 31

Raspon cijenaEBA DMS je najisplativije rješenje na području sustava za upravljanje dokumentima.

Uvođenje i uporaba EBA DMS-a ne temelji se na kupnji, već na iznajmljivanju. Zato nema velikih troškova i u fazi uvođenja sustava.

Sustav EBA DMS temelji se na mjesečnom najmu. Iznos mjesečnog najma ovisi o broju korisnika. Tablica za izračun visine mjesečnog najma prikazana je ispod.

Razred Broj korisnika Osnova Cijena po korisniku Cena mesečnega neajema Napredno

prepoznavanje

1 1 do 10 50 € 10 € 50 + 10 * broj korisnika + 25 %

2 11 do 20 100 € 5 € 100 + 5 * broj korisnika + 25 %

3 21 do 30 140 € 3 € 140 + 3 * število uporabnikov + 25 %

4 nad 30 170 € 2 € 170 + 2 * broj korisnika + 25 %

Mjesečni najam omogućuje korištenje sljedećih usluga EBA DMS-a, sve dok stranka plaća redoviti mjesečni najam. To su:

• garancija (greške u sustavu rješavaju se odmah)

• pomoć korisnicima (telefonom, na daljinu, a ako je potrebno i na lokaciji)

• neograničen pristup novim verzijama programske opreme

U slučaju prestanka suradnje, stranka zadržava programsku podršku i pristup dokumentima. Onemogućena je samo funkcija preuzimanja novih dokumenata.

Stranka i nakon prestanka suradnje dobiva svu potrebnu dokumentaciju za mogući prijenos dokumenata obuhvaćenih EBA DMS-om u neki drugi sustav za upravljanje dokumentima.

32 33

Tehnički zahtjeviUtehničkih zahtjevih sadržane su hardverske i softverske zahtjeve za instalaciju EBA

DMS rješenje u okruženje stranke.

Sustav za upravljanje dokumentima EBA DMS u potpunosti je instaliran kod stranke. Baza dokumenata također nalazi se kod stranke.

Zahtjev Minimum Preporučena

Platforma (operacijski sustav) Windows XP, Mac OS X 10.6 Windows 7, Mac OS X 10.7

Memorija (RAM) 256 MB 1 GB

Prostor na disku 300 MB 300 MB

Monitor 1024 px (17”) 1280 px (19“) ili veća

Zahtjevi za radne stanice:

Zahtjev Minimum Preporučena

Dodatna strojna oprema Optički čitač sa TWAIN podrškom

Platforma (operacijski sustav) Windows XP Windows 7

Memorija (RAM) 1 GB 2 GB

Monitor 1280 px (19”) 1650 px (22”) ili veća

Procesor Više jezgra

Zahtjevi za radne stanice za skeniranje:

Zahtjev Minimum Preporučena

Platforma (operacijski sustav) Windows 2003/2008

Pomnilnik (RAM) 1 GB 2 GB

Podržani baze podataka PostgreSQL 9+, MS SQL 2005/2008, Oracle 11g

Prostor potreban na disku Prostor potreban na diksu za pohranu dokumenata ovisi o broju dokumenata pohranjenih u EBA DMS; 10.000 dokumenata zauzima cca 1.5 GB

Zahtjevi za poslužitelja:

32 33

EBA na Mac OS X

34

EBA, agencija za elektronsko poslovanje, do.o., LjubljanaLitostrojska cesta 40SI-1000 Ljubljana

Prodaja i marketing:Rikardo Tinauer+386 590 988 98 rikardo.tinauer@eba.si

Podrška:Janez Nastran+386 590 988 90podpora@eba.si

Kontakt

Srpanj 2012