el archivo

R eproducción y A rchivo Técnicas de archivo y clasificación

P rogram a de Cualificación Profesional In icial Servicios A uxiliares en A dm inistración Inicial

ROSSANA MARGOLLES



ÍNDICE:

2.1. EL ARCHIVO2.1. EL ARCHIVO2.1. EL ARCHIVO2.1. EL ARCHIVO

2.2 TIPOS DE ARCHIVO2.2 TIPOS DE ARCHIVO2.2 TIPOS DE ARCHIVO2.2 TIPOS DE ARCHIVO

2.2.2. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO2.2.2. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO2.2.2. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO2.2.2. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO

2.3. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO E INFORMÁTICO.2.3. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO E INFORMÁTICO.2.3. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO E INFORMÁTICO.2.3. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO E INFORMÁTICO.

2.3.1. ARCHIVO FÍSICO2.3.1. ARCHIVO FÍSICO2.3.1. ARCHIVO FÍSICO2.3.1. ARCHIVO FÍSICO

2.3.2. ARCHIVO INFORMÁTICO.2.3.2. ARCHIVO INFORMÁTICO.2.3.2. ARCHIVO INFORMÁTICO.2.3.2. ARCHIVO INFORMÁTICO.

2.3.3. MÉTODOS DE ARCHIVO2.3.3. MÉTODOS DE ARCHIVO2.3.3. MÉTODOS DE ARCHIVO2.3.3. MÉTODOS DE ARCHIVO

2.4. SISTEMA DE CLASIFICA2.4. SISTEMA DE CLASIFICA2.4. SISTEMA DE CLASIFICA2.4. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN.CIÓN.CIÓN.CIÓN.

2.4.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.2.4.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.2.4.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.2.4.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.

2.4.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA2.4.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA2.4.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA2.4.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

2.4.3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA2.4.3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA2.4.3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA2.4.3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA

2.4.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA2.4.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA2.4.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA2.4.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

2.4.5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS2.4.5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS2.4.5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS2.4.5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS

2.5. SEGUIMIENTO, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN, ENTREGA Y 2.5. SEGUIMIENTO, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN, ENTREGA Y 2.5. SEGUIMIENTO, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN, ENTREGA Y 2.5. SEGUIMIENTO, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN, ENTREGA Y

EXPURGO DE DOCUMENTOS.EXPURGO DE DOCUMENTOS.EXPURGO DE DOCUMENTOS.EXPURGO DE DOCUMENTOS.

2.5.1. 2.5.1. 2.5.1. 2.5.1. SEGUIMIENTOSEGUIMIENTOSEGUIMIENTOSEGUIMIENTO

2.5.2. ALMACENAMIENTO2.5.2. ALMACENAMIENTO2.5.2. ALMACENAMIENTO2.5.2. ALMACENAMIENTO

2.5.3. CONSERVACIÓN2.5.3. CONSERVACIÓN2.5.3. CONSERVACIÓN2.5.3. CONSERVACIÓN

2.5.4. ENTREGA2.5.4. ENTREGA2.5.4. ENTREGA2.5.4. ENTREGA

2.5.5. EXPURGO2.5.5. EXPURGO2.5.5. EXPURGO2.5.5. EXPURGO




2.1. EL ARCHIVO2.1. EL ARCHIVO2.1. EL ARCHIVO2.1. EL ARCHIVO

Es importante Finalidad Requisitos

Porque

A

ARCHIVO

Lo exige la

ley

Justifican

operaciones

Particulares Empresas

Mantener

ordenado Conservar

adecuadame

nte

Poderlos

localizarlo

Los documentos

Sencillo

Actualizarse

constantemente

Garantizar la

seguridad

Tardar menos

tiempo en

encontrar los

documentos

Fácil acceso



2.2 TIPOS DE ARCHIVO2.2 TIPOS DE ARCHIVO2.2 TIPOS DE ARCHIVO2.2 TIPOS DE ARCHIVO

Es importante establecer una clasificación de los archivos para que la búsqueda y

localización de la información se haga de una forma rápida y eficaz.

2.2.1. Según la frecuencia de utilización

� Archivos activos:

recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta

frecuente. También llamados archivos de gestión.

� Semiactivos: contiene

documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre

ellos el trabajo concreto.

� Inactivos: alberga los

documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que por

razones legales o de consulta, deben conservarse permanentemente o

hasta su destrucción, también conocidos como históricos.

Estado del documento Tipo de archivo Documentos del año.

Consulta frecuente. Archivo actico o de gestión.

Poco consultados. Activo semiactivo. Documentos con valor histórico.

Documentos permanentes. Archivo inactivo o histórico.

2.2.2. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO2.2.2. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO2.2.2. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO2.2.2. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO

� Centralizados: los

documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son

consultados por distintos departamentos.



� Descentralizados: se

encuentran en los distintos departamentos de la entidad.

2.3. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO E 2.3. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO E 2.3. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO E 2.3. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO E

INFORMÁTICO.INFORMÁTICO.INFORMÁTICO.INFORMÁTICO.

2.3.1. ARCHIVO FÍSICO2.3.1. ARCHIVO FÍSICO2.3.1. ARCHIVO FÍSICO2.3.1. ARCHIVO FÍSICO

Para cumplir los fines del archivo es necesario que los documentos estén

ordenador y organizados, para ello se utilizan:

CARPETA CARPETA CARPETA CARPETA

Cartulinas doblabas por la

mitad. Son utilizadas para

colocar documentos relacionados

con una persona,

empresa o institución o referido a un mismo tema.



Son carpetas sencillas que disponen de

unos ganchos en laterales

para poder ser colgadas en

unos soportes especiales para

ellas.

Carpeta archivador

Disponen de unas anillas

para sujetar los documentos a

archivar.

Dispone de una solapa y unas gomas para

que los documentos no

se salgan.

En su interior están alojadas varias carpetas

sencillas,



unidas entre sí

Cajas de cartón desmontables que contienen

carpetas y documentos quien ose consultan

habitualmente.

Mobiliario

Mueble o caja que sirve para guardar

documentos de modo ordenador y

por separado

De metal o madera en la que

se colocan las carpetas o cajas

de archivo.



En lugar de estantes disponen de un sistema de raíles para colgar

las carpetas.

Estantería con forma circular que dispone de un eje central para poder

girar sobre sí mismo.

Las estanterías se desplazan gracias

a unos carriles colocados en el

suelo.

2.3.2. ARCHIVO INFORMÁTICO.2.3.2. ARCHIVO INFORMÁTICO.2.3.2. ARCHIVO INFORMÁTICO.2.3.2. ARCHIVO INFORMÁTICO.

Gracias a la informática y a los sistemas de almacenamiento de datos, hoy es

posible almacenar gran cantidad de información en muy poco espacio,

consiguiendo con ello:

� Aumentar la capacidad

de almacenamiento.

� Ahorrar en gasto de

papel.

� Contribuir a la mejora

del medio ambiente.

� Acceder rápidamente a

la información deseada, sin tener que desplazarse del lugar de trabajo.



� Realizar un rápido

mantenimiento de los datos almacenados.

Es importante que de estos archivos se realicen, periódicamente, copias de

seguridad para evitar la pérdida de datos, en caso de que el ordenador deje de

funcionar por cualquier motivo no previsto. Estas copias se suelen guardar en

cualquier dispositivo, como por ejemplo pen drive (memoria USB), disco duro

externo, DVD, etc.…



2.3.3. MÉTODOS DE ARCHIVO2.3.3. MÉTODOS DE ARCHIVO2.3.3. MÉTODOS DE ARCHIVO2.3.3. MÉTODOS DE ARCHIVO....

Deben establecerse unas normas para que

todas las personan que lo utilicen lo hagan de

la misma forma, y así evitar riesgos de

pérdida de información y tiempo en localizar

la documentación.

Antes de implantar un método de archivo es importante:

� Saber cómo está

organizada la empresa.

� Qué tipos de

documentos se trasmitan.

� Quién tramita cada tipo

de documento.

� Qué pasos se siguen

para tramitarlos.

� Cuál es su cantidad y

dónde se encuentran.

� Tipos y usuarios de

consulta de la información.

2.4. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN.2.4. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN.2.4. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN.2.4. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN.

Cada uno de los sistemas de clasificación puede ser válido para aplicarlo en

diferentes casos, pero no es posible determinar cuál es el mejor.

De entre todos los sistemas de clasificación existentes vamos a estudiar:

2.4.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.2.4.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.2.4.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.2.4.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.

Los documentos se clasifican siguiendo el orden del abecedario.

Cuando un nombre está formado por varias palabras hay que establecer cuál es la

palabra principal o palabra ordenatriz, es decir, aquella que sirve como patrón

para la clasificación.

Recuerda: Para establecer un método de archivo correcto dentro de una empresa debemos conocer

su funcionamiento.



� NOMBRES DE NOMBRES DE NOMBRES DE NOMBRES DE

PERSONASPERSONASPERSONASPERSONAS • La ordenatriz es el

primer apellido, si dos nombres tiene el mismo apellido, se ordena por el

segundo y si también coinciden por el nombre propio.

1º APELLIDO 2º APELLIDO NOMBRE

Pérez Margolles Rossana

Sáez Pérez Andy

• Si también coincidiese el

nombre se tomaría como ordenatriz el DNI, nº. de expediente, domicilio,

profesión, títulos, etc.

1º APELLIDO 2º APELLIDO NOMBRE Nº DE EXPEDIENTE

Polo García Alfredo (1798)

Pollo García Alfredo (4563)

• Cuando hay apellidos

compuestos, si están separados o no por un guión, se consideran como una

sola palabra.


García Aranda Pérez, Daniel

Jordi Giraldo Alejandra

• Si entre el nombre y el

apellido existe una inicial, ésta se toma como nombre.


Molina Segura, José

Ortiz Pérez, Manuel



• Apellidos con artículos y

preposiciones.


De la rubia Barragán, María

La vega Sarmiento, Soraya



� Nombres de empresas o Instituciones.

• Si están formados por un nombre propio se realiza la clasificación igual que

para las personas.

• Cuando el nombre contiene ``sucesores de…,´´ ``Viuda de…,´´``Hijos de…,´´ no

se tendrá en cuenta y se colocará entre paréntesis.


Dances Domingo (hijos de)

Pérez Patiño (Sucesores de)

• En caso de que el nombre de la empresa contenga palabras como Farmacia,

Despacho, Peluquería, etc.…, tampoco se tendrán en cuenta.

1º APELLIDO NOMBRE

Rosii (Bar)

Belleza (Peluquería)

•

Recuerda: Existen muchas

formas de organizar un archivo;

en el caso de los nombres suele

utilizarse el orden alfabético,

para ellos es necesario establecer cuál es la palabra

ordenatriz, es decir, la que va a

servir de guía.



Nombres de organismos oficiales o instituciones: se considera palabra

ordenatriz todo el nombre.

SIN ORDENAR ORDENADO

Hospital de Alcorcón Ayuntamiento de Madrid

Ayuntamiento de Madrid Hospital de Alcorcón

• Nombre de empresas que se conocen por las siglas, se ordenarán por las

mismas.

SIN ORDENAR ORDENADO

BBVA ABC

ABC BBVA

Recuerda: Las empresas suelen tener un nombre, pero utilizan las siglas o un nombre abreviado para darse a conocer comercialmente.



2.4.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA2.4.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA2.4.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA2.4.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

Los documentos toman como base de clasificación el sistema numérico.

• Clasificación

cronológica

Se toma como base la fecha de los documentos. Primero se ordenan por el año,

después por el mes y finalmente por el día.

Se emplean en facturas, recibos, letras de cambio, etc.…

NÚMERO CONSECUTIVONÚMERO CONSECUTIVONÚMERO CONSECUTIVONÚMERO CONSECUTIVO

Se les asigna a los documentos un número correlativo por orden de llegada

y este número será el que se use para clasificarlos sin considerar ningún

otro elemento.

Se emplea bastante en la clasificación de expedientes.

2.4.3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA2.4.3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA2.4.3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA2.4.3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA

Se basa en una combinación de una o varias letras y de uno o varios números.

� Si es C-425: Alfabéticamente.

� Si es 425-C: numérico.

Recuerda: El número

consecutivo es una

clasificación que se establece

teniendo en cuenta un número

asignado de forma correlativa.



2.4.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA2.4.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA2.4.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA2.4.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

El criterio de clasificación son los lugares geográficos asociados a los documentos.

Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas: país, región o zona

geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, calle.

Dentro de cada grupo se realiza una clasificación por orden alfabético

Comunidad Provincia Localidad Nombre

Aragón Huesca Barbastro Tecno, S.A

Castilla y león Burgos Aranda de Duero Mercado

Castilla y león Burgos Calderuela C.A.L.B.

2.4.5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS2.4.5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS2.4.5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS2.4.5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS

Se agrupa la documentación por temas o asuntos a que se refiere y luego se ordena

siguiendo algún criterio de clasificación (alfabético, Numérico, Cronológico…).

2.5. SEGUIMIENTO, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN, 2.5. SEGUIMIENTO, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN, 2.5. SEGUIMIENTO, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN, 2.5. SEGUIMIENTO, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN,

ENTREGA Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.ENTREGA Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.ENTREGA Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.ENTREGA Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.

2.5.1. SEGUIMIENTO2.5.1. SEGUIMIENTO2.5.1. SEGUIMIENTO2.5.1. SEGUIMIENTO

Desde que se genera o recibe un documento, hasta que es eliminado o guardado

para siempre, pasa por una serie de fases, que determina su vida útil.



� PASOS PARA LA GESTIÓN DEL ARCHIVO.PASOS PARA LA GESTIÓN DEL ARCHIVO.PASOS PARA LA GESTIÓN DEL ARCHIVO.PASOS PARA LA GESTIÓN DEL ARCHIVO.

....

Documentación

interna

Documentación

externa

Recepción

Registro de entrada o

salida

Distribución Envío a los

destinatarios

Clasificación Codificación

Alfabético

Numérico

Alfanumérico

Geográfico

Materia

Archivo Conservación

Consulta

Expurgo o

eliminación



2.5.2. ALMACENAMIENTO2.5.2. ALMACENAMIENTO2.5.2. ALMACENAMIENTO2.5.2. ALMACENAMIENTO

En toda organización deben existir unas condiciones de almacenamiento de la

documento que garanticen:

� El

espacio adecuado para el volumen de información a almacenar.

� Que los

responsables del mantenimiento del archivo realicen su labor de forma

sistemática, para evitar pérdidas de información.

� La

perfecta ordenación del archivo para facilitar rapidez de actuación y la

perfecta localización del documento.

2.5.3. CONSERVACIÓN2.5.3. CONSERVACIÓN2.5.3. CONSERVACIÓN2.5.3. CONSERVACIÓN

Para que la conservación de la documentación almacenada en los archivos sea

adecuada, la organización debe establecer un plan de conservación en el que se

incluya:

� El

Mantenimiento y control de las instalaciones en las que se encuentra el

archivo (estado de edificios, instalaciones eléctricas, mobiliario, etc.…).

� La

adaptación de medidas preventivas para asegurar que la información

almacenada está protegida en caso de incendio, robo, inundaciones, etc.…

� Dispon

er los recursos necesarios para evitar que usuarios no autorizados puedan

acceder a la información.

2.52.52.52.5.4. E.4. E.4. E.4. ENTREGANTREGANTREGANTREGA

Para que esta operación sea considerada segura han de cumplirse una serie de

frases:

1. El

interesado en consultar cierta documentación deberá solicitarlo a través

de un formulario de solicitud de préstamo.



2. El

personal encargado del archivo supervisará si está autorizado a dicha

consulta, y en caso afirmativo preparará la documentación solicitada.

3. Cuando

se entrega la documentación al solicitante, éste anotará en el registro de

préstamo sus datos, debiendo ser informado del plazo que tiene para

devolver la información prestada.

4. Si el

usuario necesitase disponer de más de tiempo para consultar la

documentación, deberá solicitarlo debidamente.



5. Cuando

se devuelve la documentación, el responsable del archivo registrará en la

solicitud la fecha de entrega así como las observaciones pertinentes y

devolverá a su lugar originario la documentación extraída.


La mayoría de la documentación que se genera tiene un periodo de conservación

limitado. Ya hemos comentado que por ley existen documentos que deben

conservarse durante un tiempo determinado (libros contables, declaraciones de

impuestos, facturas, etc.…), sin embargo, en otros, su ciclo de vida se limita a su

utilidad (borradores de documentos, ofertas de productos, etc.…).

Recuerda: La correcta gestión del archivo implica garantizar su seguridad, para lo cual sólo se debe permitir su consulta y acceso a aquellas personas autorizadas y de las que, a

su vez, se tiene constancia escrita y nota registral.

el archivo

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