OFICIOOFICIO

1. CONCEPTO.-1. CONCEPTO.- El oficio es un El oficio es un documento o comunicación escrita documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o diferentes dependencias públicas o privadas.privadas.

ÁREA DE DIFUSIÓNÁREA DE DIFUSIÓN

El oficio define en dos niveles: Nivel El oficio define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de institución; y Nivel Interno, dentro de ella. ella.

ÁREA DE DIFUSIÓNÁREA DE DIFUSIÓN

A nivel externo, establece A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos aquellos que ocupan cargaos directivos. directivos.

A nivel interno, enlazan a los que A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución dentro de una entidad o institución

FACULTAD PARA FIRMAR FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOSOFICIOS

Los oficios de circulación externa, Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o máxima autoridad de la institución o por quien hace sus reces. por quien hace sus reces. abandonando asuntos específicos del abandonando asuntos específicos del trabajotrabajo

Los oficios de circulación interna, Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución. cargos directivos en la institución.

ESTRUCTURAESTRUCTURA

1.-Lugar y fecha.-1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso. día, el mes y el año en curso.

2.-Numeración.-2.-Numeración.- En esta parte se escribe los En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorandum; la tres datos, al igual que el memorandum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en separada par una línea oblicua y el año en curso. curso.

3.-Destinatario.3.-Destinatario. Es la parte que abarca Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige. persona a quien se dirige.

4.-Asunto.4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo. que sería explicado en el cuerpo.

5.-Referencia.5.-Referencia. Es la quinta parte que Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar a cuyo contenido se quiere dar respuesta. respuesta.

6.-Cuerpo o texto.6.-Cuerpo o texto. Es la parte más Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. clara y precisa y muy brevemente.

7.-Despedida.7.-Despedida. En la despedida En la despedida debemos demostrar amabilidad, debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas expresiones conocidas

8.-Firma y pos-firma.8.-Firma y pos-firma.Firma: Firma: Se escribe la rúbrica a mano.Se escribe la rúbrica a mano.Pos-firma:Pos-firma: Se coloca el nombre y Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:distingue, más el sello respectivo:

9.-Iniciales.9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas. minúsculas.

10.-Anexo.10.-Anexo. Aquí se indica la documentación Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc. revistas, tarjetas, programas, etc.

11.-Distribución.11.-Distribución. Se usa, generalmente, en Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio. a quienes va dirigido el oficio.

UTILIDAD Y FINESUTILIDAD Y FINES Tiene la función de relacionar a los Tiene la función de relacionar a los

órganos administrativos de la más órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo ir firmado por el máximo representante legal de la Institución representante legal de la Institución que lo emita. que lo emita.

El oficio se usa para comunicar El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. agradecimiento.

TIPOS DE OFICIOTIPOS DE OFICIO

Oficio Simple o Directo .- Oficio Simple o Directo .- Este tipo Este tipo de documento se utiliza cuando el de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una persona. Generalmente en caso de una invitación, una petición, invitación, una petición, agradecimiento o información de agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.gestionar algún servicio.

Oficio Múltiple Oficio Múltiple Es un documento que se usa cuando Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación. proceso que dure la documentación.

La estructura del oficio múltiple, La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante simple, no obstante es importante recordar que:recordar que:

1. El número de oficio es el mismo para 1. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a todos los ejemplares que se van a distribuir. distribuir.

2. En el oficio múltiple, necesariamente, se 2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de viene a ser la última parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo).oficio (Observe en el ejemplo).

Oficio de Transcripción.Oficio de Transcripción.

TRANSCRIPCIONTRANSCRIPCION

Es un documento que sirve para Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio. otros casos del mismo oficio.