elaboración del programa de control de documentos · la serie es generada en razón de un proceso,...
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Elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos
Introducción y Procedimiento
¿Que entendemos por documento archivístico?
• Artículo 5°.- Documento archivísticoEs aquel que contiene una información decualquier fecha, forma y soporte, producidoo recibido por persona natural o jurídica,institución pública o privada en el ejerciciode su actividad y cualquier otro que segenere como resultado del avancetecnológico.
Art. 5º del Decreto Supremo N° 008-92-JUSReglamento de la Ley N° 25323, ley de creación del Sistema
Nacional de Archivos
Documento archivístico (2)
• Es el producido en elejercicio de un actividadcomo resultado de unafunción.
• Tiene distintascaracterísticas quedeterminan su valoración
• Pueden ser Unidaddocumental simple ocompuesta.
• Carácter seriado.
• Se prefieren a los originalesa las copias.
Carta N°25- Alcaldía
1997
Legajo de Personal Manuel
Rodríguez
Informe de Evaluación
N° 25
Orden de Servicio N°
37
01 02 03
¿Cual es Documento archivístico?
¿Cual es Documento archivístico?
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Fondo documental
Sección Documental
Serie Documental
DocumentoDe Archivo
FINANCIERA
(TESO.01)
Comprobantes de Pago
Del 001 al 300
2008-2016
Fondo Documental
• Es la agrupación de documentos de todauna entidad.
• Corresponde a la totalidad de documentosque se producen (reciben y emiten) en unaentidad pública.
• El nombre del fondo siempre corresponde alnombre oficial de la entidad pública queproduce los documentos.
• Cuando una entidad recepta documentosde otra entidad (fusión, integración) loreceptado se conoce como subfondo.
Sección Documental
• Es la división del fondodocumental
• Corresponde a ladependencia u oficina
• El nombre de la secciónomite el término gerencia,división, oficina
• El nombre de la secciónpuede ser también elnombre del asuntoprincipal que generadocumentos
Alcaldía
Secretaría General
AdministraciónGerencia Municipal
Serie Documental1. Es el conjunto de documentos
que poseen características
comunes,
2. Pueden tener el mismo tipo
documental (informes,
memorandos, libros de
contabilidad, etc.)
3. Pueden tener el mismo asunto
4. son archivados, usados y pueden
ser transferidos, conservados o
eliminados como unidad.
Comprobantes de
Pago
Resoluciones de
Alcaldía
Conciliaciones
bancarias
Órdenes de Servicio
Codificación de agrupaciones documentales
Dependencias Sección Código
Dirección Regional de Cultura Dirección Regional DIRE.00
Gerencia de Administración Administración ADMI.00
Sub-gerencia de Logística Logística LOGI.00
Sub-gerencia de Tesorería Tesorería TESO.00
Sub-gerencia de adquisiciones Adquisiciones ADQU.00
Área de compras Compras COMP.00
División de Operaciones Operaciones OPER.00
Oficina de Sistemas y Tecnologías de la Información
Sistemas y tecnologías de la información
SITI.00
Subgerencia de Desarrollo urbano, división territorial y planificación
Desarrollo Urbano, División Territorial y planificación
DUDT.00
La Serie Correspondencia:
Es la denominación de la serie que contiene documentos
conformados por comunicaciones (oficios, memorandos, cartas,
solicitudes, circulares y otros) en originales o copias, cuyos documentos
no son originados por las funciones principales de la unidad orgánica yno integran otra serie documental.
¿Qué entendemos por Archivo de Gestión?
Archivo de Gestión
Es el responsable de la organización,conservación y uso de la documentaciónrecibida o producida por una entidad orgánica yde transferirla al Archivo Periférico o al Órganode Administración de Archivos.
Factores de Valoración
Identificación Evaluación y Disposición Final del Documento
Archivístico
Marco legal y normativa interna que permita determinar el periodo de retención.
El cumplimiento del marco legal vigente y las normas internas de la entidad, permiten establecer el valor y el periodo de retención de la serie.
Constitución Política del PerúLey Orgánica del Poder EjecutivoLey de Modernización de la Gestión PúblicaLey Orgánica de Creación del SistemaLey Orgánica de creación de la entidadD.S. que apruebe su reglamento
Ley del Procedimiento Administrativo
General
Ley del Sistema Nacional de Control y
de la Contraloría General de la
República
Normas de Auditoría, Código Tributario, etc
Caducidad Prescripción
La serie es generada en razón de un proceso, procedimiento o función establecida en los documentos de gestión de la Entidad Pública, por lo que debe reflejar dicha particularidad evitando que se repitan los nombres de serie en cada sección del PCDA, salvo el de la correspondencia.
El contexto de producción que da origen a la serie documental
Administrar, en forma directa o por terceros, los recursos del Fondo de crédito actual y proponer las medidas administrativas para su sostenibilidad y cumplir con los objetivos del FONDEPES procurando nuevas Líneas de crédito
Formular las políticas, planes, componentes pedagógicos de los modelos de servicio educativo y demás documentos normativos en el ámbito de su competencia.
Cumplir y hacer cumplir las directivas y procedimientos de administración y control interno en las filiares; así como, apoyar a los órganos de línea en el cumplimiento de sus funciones, dentro de su ámbito geográfico, en coordinación con los demás órganos correspondientes.
Art. 45.- del ROF de
FONDEPES
Dirección de
Inversiones
Art. 124.-del ROF de MINEDU
Dirección de Servicios
Educativos en el ámbito
rural
Art. 43.- del ROF de IRTP
Oficina de Filiales
Priorizar la conservación de los documentos archivísticos generados o recibidos por las unidades de organización de la alta dirección, áreas ejecutivas u órganos especializados que pueden ser fuente de investigación o de información para la Entidad Pública.
Importancia de la unidad de organización productora de documentos.
Resoluciones de Gerencia General
Actas de Sesión del Consejo
Directivo
Informes Anuales de Gestión Ejecutiva
Frecuencia de consultas de cada serie.
Existe una relación directa entre el periodo de retención de la serie y las consultas que se realicen de los documentos que la componen. A mayor consulta se extiende el periodo de retención en el archivo de gestión
Consultas Serie AG. AC
> 250 al mes HistoriasClínicas
5 25
< 250 al mes Papeletas de Permiso
2 10
Características de los documentos
Los tipos documentales y la información que contienen los documentos archivísticos son agente que se considera para establecer el periodo de retención de la serie documental en el archivo de gestión y central
Expedientes de Procedimientos Administrativos
Disciplinarios
Pecosas
Protección de datos personales o garantía de accesibilidad de la información pública.
La conservación de cada serie se orienta a la protección de información personal o cumplimiento de las normas del derecho a la intimidad, asimismo garantiza el acceso a información pública requerida por el ciudadano
Legajos de PersonalReportes de Ingreso
y SalidaPlanillas de Haberes
Existen dos valores que se registran en el PCDA:
Corresponde al valor que tiene la serie documental, de acuerdo al marcolegal vigente, importancia para la investigación, derecho de accesociudadano, rendición de cuentas sin prescripción, utilidad para lasinvestigaciones científicas, sociales, culturales, la historia o memoriacolectiva de la sociedad, que no puede eliminarse.
Permanente
Temporal
Corresponde al valor que tiene la serie documental, una vez que losdocumentos que la conforman hayan cumplido los fines administrativos,fiscales, contables, legales, entre otros, que la originó, siendo innecesariospara la Entidad.
• La entidad debe conformar el Comité Evaluador de Documentos (en adelante CED) mediante resolución emitida por la más alta autoridad y hacer de conocimiento al Archivo General de la Nación.
• Participa activamente en la elaboración del PCDA y brinda opinión favorable sobre la eliminación de documentos.
• Está integrado por los (las) titulares o representantes de: La máxima autoridad, quien asume la presidencia; la oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces; la Unidad de Organización responsable de los documentos a evaluar y el Archivo Central o el que haga sus veces, quien asume la secretaría técnica.
Sobre el Comité Evaluador de Documentos:
Opinión técnica del Archivo Central.
La opinión técnica del Archivo Central es considerada como factor a evaluar por el Comité Evaluador de Documentos.
Crecimiento o volumen de la serie en el archivo de gestión y Central.
La entidad evalúa la cantidad de documentos producidos en cada gestión tomando encuenta la duplicidad o copias que genera, si existen documentos que recopileninformación similar y la disponibilidad de espacio en las oficinas o el repositorio delArchivo Central para establecer los periodos de retención en el Archivo de Gestión yCentral.
Migración o Sustitución de soportes.
Como consecuencia de la digitalización o micrograbación de información contenida en los documentos archivísticos de la serie para establecer los periodos de retención en el Archivo de Gestión y Central.
Programa de Control de Documentos Archivísticos:
El PCDA establece1. El nombre de las series documentales producidas,2. El valor asignado a cada serie3. El periodo de retención en el archivo de gestión y central.
La Unidad de Organización y el CED reciben el asesoramiento, orientación y absolución de consultas del Archivo Central de la entidad
Está conformado por los siguientes formatos:
1. Ficha Técnica de Series Documentales (en adelante FTSD). Anexo 12. Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (en adelante TRDA). Anexo 2
El Archivo Central elabora un cronograma de trabajo para la
elaboración del PCDA.
El Archivo Central comunica el inicio de la elaboración del PCDA a las Unidades de
Organización brindando formatos de registro de información para tal fin.
El cumplimiento del marco legal vigente y las normas internas de la entidad,permiten establecer el valor y el periodo de retención de la serie.
Marco legal y normativa interna que permita determinar el periodo de retención.
Se tiene la serie Papeletas de permiso que de acuerdo al
Reglamento Interno de Trabajo deben quedarse por un periodo
mínimo de diez años,
RJ N° 022-2019-AGN/J
Directiva N° 02-2019-AGN/DDPA
Normas para la Transferencia de
Documentos Archivísticos de
las entidades Públicas
Regular el procedimiento de transferencia de documentos archivísticos en las entidades públicas
¿Que es la Transferencia de Documentos Archivísticos?
Es un Procedimi
ento archivístic
o
que consiste en el traspaso de la fracción de
serie documental
remitida desde
Archivo de Gestión
Archivo Periférico
Archivo Central
al vencimiento de su periodo de retención establecido en el Programa de Control de Documentos Archivísticos
Cronograma de Transferencia de documentos aprobado por la entidad pública.
al
Objetivo
Existen 2 tipos de transferencia
Ordinaria
Extraordinaria
identifica
series documentales acuerdo a
ciclo vital
periodos de retención
PCD
Establecido en el
Designa Un representante Coordinar con el A.C.
La unidad de organización
y/O
Requisitos de la Unidad de Organización
Requisitos para la Transferencia
1. El documento debe estar identificado, clasificado y ordenado, conformando su respectiva serie documental
Identificado
Data crónica
Data Onomástica
Data Tópica
Tipo documental
Proceso / Función / Actividad / Tarea / Acción / Asunto
Serie Documental
Productor
clasificado
Numérico Alfabético Por fechas
Ordenado
2. No se remite boletines, documentos de apoyo informativo, normas legales, fotocopias de documentos originales, periódicos, revistas, borradores, ni formatos o formularios en blanco.
copia
Requisitos para la Transferencia
3. El documento debe encontrarse valorado de acuerdo a su ciclo vital, trámite o periodo de retención establecido en el PCDA actualizado y aprobado por la entidad.
Requisitos para la Transferencia
ALCALDÍA valor AG AP AC TOTAL
Resoluciones Jefaturales P 4 6 20 30
Actas de Sesión de Concejo P 4 0 26 30
Correspondencia T 2 0 8 10
4. el documento debe conservarse en un óptimo estado, sin enmendaduras, alteraciones físicas, presencia de agentes xilófagos, para lo cual se deben controlar los factores de deterioro.
5. Para la transferencia, se debe separar de sus archivadores de palanca los documentos a transferir, conformar paquetes y ubicarlos en Unidades de Archivamiento predeterminados por el OAA.
6. Retirar grapas, clips de metal, sujetadores metálicos, micas de plástico, notas autoadhesivas con información no relevante y otros.
7. Los documentos de soporte electrónico o audiovisual (planos, radiografías, cartas geográficas, fotografías, videos, discos compactos, entre otros) que se encuentren adjuntos a los expedientes en soporte de papel pueden retirarse y referenciarse, de acuerdo a las especificaciones técnicas brindadas por el OAA
TESORERÍA
Comprobantes de Pago
TESO.01
Del 001 - 207
Enero – Febrero2017
01
1
2
3
Memorándum N° 021-2019-MML-SGFecha: 21 de agosto del 2017
Memorándum N° 021-2019-MML-OPPFecha: 25 de agosto del 2017
Comprobante de Pago N° 001 - 2017Fecha: 29 de agosto del 2017
Puede existir por Norma internaUna forma secuencialDe acuerdo a cada trámite
8. Para las transferencias ordinarias, los documentos deben encontrarse adecuadamente foliados, manteniendo el orden original del trámite y procedencia. Es responsabilidad del remitente asegurar la integridad física del documento.
Etapas de la Transferencia:
Presentación.- En la fecha programada, el
archivo de gestión o periférico transfiere
los documentos al OAA, debiendo
presentar el Inventario de Transferencia de
Documentos (en adelante ITD)
debidamente llenado y suscrito.
Verificación.- El personal del OAA verifica lo siguiente:
1. El ITD debe coincidir con los documentos materia de transferencia.
2. El estado de conservación de los documentos a transferir.
3. La foliación conforme a la normatividad vigente.
4. El rótulo de las unidades de archivamiento o conservación.
5. En caso de contar con un sistema informático de archivo, los documentos
materia de transferencia deben estar debidamente registrados en el
mismo.
6. La cantidad de metros lineales debe coincidir o aproximarse a la cantidad
programada o reportada en el ITD.
7. Otros datos que considere pertinente el OAA.
Suscripción del Inventario.- Finalizada la verificación y subsanadas las
observaciones,
el OAA procede a recibir la transferencia de documentos suscribiendo el
ITD, conservando el original y devolviendo una copia al archivo remitente.
Todas las páginas del Inventario deben estar visadas por el Jefe del OAA y
por el/la servidor(a) de la UO que transfiere
. El ITD es archivado y conservado para futuras consultas sobre
transferencias realizadas con el OAA.
Formato EsSalud
0.90 a 1.20
35 a 39 cm
Balda
Anaquel
cuerpo
Nivel
Cuerpo
0.80 a 1.00 metro
0.80 a 1.00 metro
0.80 a 1.00 metro
0.80 a 1.00 metro
RJ N° 242-2018-AGN/J
Directiva N° 01-2019-AGN/DAI
Normas para la Eliminación de
Documentos Archivísticos de
las entidades del Sector Público
Escuela Nacional de Archiveros10 de mayo del 2019
Establecer el
procedimiento para la
autorización de
eliminación de
documentos de
archivo en las
entidades del sector
público
A. Garantizar la eliminación de documentos
innecesarios en los archivos de las entidades
del sector público.
B. Descongestionar de manera eficiente y
progresiva los repositorios de los archivos
de las entidades del sector público.
C. Asegurar el uso racional de recursos,
equipos, mobiliario y espacios físicos.
D. Uniformizar el procedimiento de
eliminación de documentos en las entidades
del sector público.
OBJETIVOS:
El Archivo General de la Nación, ente rector del sistema nacional de archivos y los archivos regionales, en el ámbito de su competencia y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, son los únicos facultados para autorizar la eliminación de documentos propuestos por las entidades del sector público.
En la entidad, el Archivo Central o el que asuma sus funciones es responsable de conducir la elaboración de la propuesta de eliminación, el comité evaluador de documentos asume la evaluación de la misma y su aprobación.
PRINCIPIOS DE LA ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
PRINCIPIO DE LEGALIDAD / AUTORIZACIÓN
La eliminación de documentos se realizará cuando hayan perdido
completamente su valor y utilidad administrativa, de acuerdo a la
norma vigente.
PRINCIPIO DE IRREVERSIBILIDAD
La eliminación se llevará a cabo empleando cualquier método que
garantice la imposibilidad de reconstrucción y su posterior utilización
de los documentos, así como la recuperación de cualquier información
contenida en ellos. Es deseable que el método utilizado sea
respetuoso con el medio ambiente así como, en la medida de lo
posible, el resultado se pueda reciclar.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los documentos que incluyan datos de carácter personal o
confidencial deben eliminarse de acuerdo con un procedimiento que
garantice la preservación de su información hasta el momento de su
destrucción y la imposibilidad de recomposición, tanto de la
información como de los soportes.
PRINCIPIO DE OPORTUNIDAD
La eliminación debe efectuarse en el tiempo necesario, de forma que
ningún documento debe ser eliminado antes de lo establecido; es
también importante que no se conserven los documentos más tiempo
de lo necesario. La eliminación es una actividad programada por las
entidades del sector público, en caso existan motivos para conservar
los documentos más allá de los plazos de retención establecidos en el
Programa de Control de Documentos, se deben justificar dichos
motivos para su posterior modificación.
PRINCIPIO DE ACTUACIÓN DOCUMENTADA
El proceso de eliminación debe siempre documentarse, de esta forma los
inventarios, informes, actas de sesión, copias de correos electrónicos solicitando información adicional, oficios y registros
son prueba de veracidad de las actuaciones durante el procedimiento.
¿En que consiste la eliminación de
documentos?La eliminación es un procedimiento que consiste en la
destrucción de documentos, previa autorización del
Archivo General de la Nación y los Archivos Regionales en
el ámbito de su competencia. Los documentos de archivo
que se propone a eliminar son aquellos que tienen valor
temporal, en tanto son imprescindibles y sin trascendencia
una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable o
legal que los originó.
El procedimiento de eliminación de documentos, es único,
implica responsabilidad funcional y administrativa, es
conducido por el Órgano de Administración de Archivos o
el que asuma la función en la entidad.
Consideraciones Generales
De existir series documentales propuestas a eliminar que fueron
producidas por unidades orgánicas desactivadas o cuyas
funciones se extinguieron, se debe indicar además el nombre de
la oficina que asume la función.
Las entidades evitarán remitir copias de documentos de
tramitación interna (memorando, notas, listados, índices, registros,
informes, etc.) que concluyan en el acuerdo de aprobación del
acta de sesión del Comité Evaluador de Documentos, copias de
normas generales del Sistema Nacional de Archivos o
documentos internos, salvo sea requerida por el personal
acreditado de verificación.
El Archivo General de la Nación recibirá las solicitudes de
autorización para eliminación de documentos durante todo el año.
Para hacer efectiva su ejecución en el mismo año, deberán ser
presentadas hasta el treinta (30) de octubre de cada año.
Consideraciones Generales
El Comité Evaluador de Documentos de la Entidad solicitará la
autorización para la eliminación de los documentos.
El Órgano de Administración de Archivos de la entidad presente el
cronograma anual de eliminación de documentos, el cual se
incluye en el Plan Anual de Trabajo correspondiente, los que
deberán ser remitidos al Archivo General de la Nación, hasta el
mes de febrero de cada año Los archivos centrales de las entidades públicas deberán formular
el cronograma de eliminación propuesto durante el año para el
inicio del respectivo trámite.
¿Como solicitar la eliminación de documentos si mi entidad no cuenta con un Programa de
Control de Documentos?
¿Cuáles son los documentos que
conforman el expediente de
eliminación de documentos?
Oficio o Carta de la entidad dirigida al Archivo General de la
Nación, solicitando la autorización de eliminación de
documentos.
Una (01) copia autenticada del Acta de Sesión del Comité
Evaluador de Documentos
Un (01) Inventario de eliminación.
Una (01) muestra representativa de cada serie documental,
rotulada y digitalizada en formato PDF, grabado en DVD o CD no
regrabable. Las muestras documentales en soporte físico no son
consideradas necesarias para la autorización correspondiente.
METROS
LINEALES
FECHAS
EXTREMAS
OPINION
FAVORABLE
Acta del Comité
Evaluador EN EL CASO DE ENTIDADES QUE SOLICITAN
AUTORIZACIÓN PARA ELIMINAR DOCUMENTOS
CORRESPONDIENTES A OFICINAS
DESACTIVADAS, EN EL ACTA DEBERÁ FIGURAR EL
NOMBRE DE LA OFICINA DESACTIVADA Y EL
NOMBRE DE LA OFICINA QUE ASUME LA FUNCIÓN.
EL ACTA HARÁ REFERENCIA A UN
PROCEDIMIENTO CONCLUIDO DE VALORACIÓN.
DE ESTA FORMA LA ELIMINACIÓN SE EFECTUARÁ
TOMANDO EN CUENTA LAS CONCLUSIONES Y
APROBACIÓN DEL COMITÉ EVALUADOR DE
DOCUMENTOS (EN ADELANTE CED) DEL TOTAL DE
LAS SERIES PROPUESTAS POR EL ÓRGANO DE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. LA VALORACIÓN
DEBE ESTAR SUJETA A LA NORMATIVIDAD LEGAL
VIGENTE.DEBERÁN CONSIGNARSE LAS FIRMAS DE CADA
JEFE DE LA UNIDAD ORGÁNICA, DE EXISTIR MÁS
DE UNA OFICINA CUYOS DOCUMENTOS SE EVALUARÁ.
Señalar solamente
el número de orden
correlativo
ascendente de las
series documentales
propuestas a
eliminar.Mencionar el nombre de la
serie documental, el cual no
se deberá de repetir más de
una vez, por cada unidad
orgánica.
Indicar la fecha más
antigua y la más reciente
de cada una de las series
propuestas a eliminar
consignar la cantidad total de los
paquetes o sacos por serie documental.
Todas las unidades de instalación de
forma general, deben estar rotuladas y
numeradas correlativamente
Se deberá indicar si las series
documentales son documentos en
originales, copias, fotocopias, su
estado de conservación si estos
están deteriorados por algún
factor externo.
ACTA DE VERIFICACIÓN
DE MEDICIÓN DE
DOCUMENTOS
PROPUESTOS A
ELIMINAR
Conclusiones
• La transferencia y eliminación permiten la descongestión de los archivos.
• Los principios legales y archivísticos permiten canalizar en forma adecuada e idónea la eliminación.
• La responsabilidad de la transferencia y eliminación es solidaria o compartida.