HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VAI TRÒ CHUYÊN VIÊNI. MỤC ĐÍCH

Tài liệu xây dựng nhằm mục đích hướng dẫn người dùng thao tác các chức năng trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (Voffice)

II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG KÝ/SỬA VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Các bước soạn thảo và trình văn bản như sau:

1. Soạn thảo văn bản (Word/Ex)2. Chuyển sang định dạng PDF3. Đính vị trí và thứ tự ký theo luồng trình từ đầu tới cuối (cả phiếu trình và công văn)4. Đưa file trình lên phần mềm (Chọn luồng ký khớp với phiếu trình và công văn)5. Xem lại thể thức văn bản trước khi trình (xem nội dung và chữ ký lãnh đạo hiển thị đúng vị trí chưa)6. Sửa lại nếu thể thức sai/ trình ký 7. Lưu ý : Để đảm bảo việc chuyển đổi từ word sang Pdf và đính note ký vào file, người dùng nâng cấp

office 2017 và cài Foxit reader cho máy tính Hướng dẫn chi tiết

TT CÁC BƯỚC Thao tác Hình ảnh

1 Soạn thảo văn bản

Người dùng soạn thảo trên bản Word/Ex như thông thường. Soạn thảo dự thảo và phiếu trình

2Chuyển sang định dạng PDF

Từ file Word/Ex Chọn góc trái màn hình FILE Save as Chọn ổ lưu tệp file Đặt tên file PDF Không dấu và chọn định dạng PDF (như hình 1)

3

Đính vị trí và thứ tự ký của lãnh đạo trong phiếu trình

Người dùng mở file PDF phiếu trình và thao tác như sau:B1: Chọn Comment B2: Tích chuột trái nhấn chọn Note, sau đó di chuột xuống phần chân ký và nhấn chuột trái thả Note ở giữa phần chân ký của lãnh đạo. B3: Đặt biểu tượng NOTE ở đâu thì chữ ký lãnh đạo sẽ hiển thị ở đó sau khi ký.B4: Nhập thứ tự ký của Lãnh đạo trong ô ghi chú tương ứng với luồng trình ký trong phiếu

trình Các vị trí của lãnh đạo khác làm tương tự

như B3 + B4 (Chỉ khác B4 đánh số thứ tự ký của lãnh đạo theo trình tự ký của phiếu trình)

4

Đính vị trí và thứ tự ký của lãnh đạo ký trong Dự thảo

B1: Tại file PDF của dự thảo người dùng chọn Comment và tích chuột trái chọn NOTEB2: Di chuột tới giữa phần chân ký của lãnh đạo, nhấn chọn chuột trái. Đặt biểu tượng ở giữa phần chức vụ và tên người ký (Lãnh đạo ký hệ thống sẽ hiển thị chữ ký ở vị trí này)

B3: Trong ô ghi chú , nhập thứ tự ký của lãnh đạo theo luồng trong phiêu trình (VD: Phiếu trình thứ tự ký của QBT ở thứ tự 5, thì trong công văn cũng điền thứ tự 5 tương ứng phiếu trình)

5 Đưa file trình Chọn Phiếu trình Thêm mới Nhập các Lưu ý: Mục thông tin văn bản có các trường nơi nhận, chỉ áp

lên phần mềm (Chọn luồng ký khớp với phiếu trình và công văn)

nội dung: Thông tin phiếu trình: Loại phiếu

trình, nội dung phiếu trình, đính kèm phiếu trình và Hồ sơ công việc)

Danh sách văn bản dự thảo: Thêm mới hoặc chọn dự thảo đã soạn sẵn

Luồng trình ký: Chọn luồng cần trình Nhấn ghi lại: Chọn biểu tượng

để lưu trữ bản ghi

dụng khi văn bản đã được ban hành sẽ chuyển tới các đơn vị này: Nơi nhận nội bộ (tới cá nhân hoặc đơn vị cần xử lý văn

bản) Nhận báo cáo (Chỉ nhận để biết) Đơn vị liên thông (Sẽ được đẩy qua trục liên thông chính

phủ gửi tới các đơn vị bên ngoài) Nơi nhận ngoài hệ thống (Là các đơn vị chưa dùng hệ

thống cần gửi bản giấy)

6

Xem lại thể thức văn bản trước khi trình (Xem nội dung và chữ ký lãnh đạo hiển thị trước khi trình ký)

Sau khi thực hiện bước 4, file văn bản ở trong mục Phiếu trình (B1). Người soạn thảo xem xét lại thể thức và vị trí của các lãnh đạo đã đính trên file pdf trước đó, cụ thể:

Vào mục Phiếu trình (B1) Danh sách phiếu trình dự thảo (B2) Tích vào phiếu trình cần kiểm tra và ở trạng thái dự thảo:

Kiểm tra danh sách người ký duyệt (thiếu/thừa)

Kiểm tra file trình ký: xem lại thể thức văn bản và chữ ký các lãnh đạo đúng vị trí đã đặt tại file pdf chưa

Nếu chuẩn nhấn nút trình ký là kết thúc luồng thực hiện

7Sửa lại nếu thể thức sai/ trình ký

Sau khi xong bước 5: Văn bản ko phải sửa thì nhấn Trình ký là

kết thúc Văn bản phải sửa: soạn thảo tích chọn

biểu tượng Hiệu chỉnh để chỉnh lại các thông tin trong file cần trình.

Sau khi hiệu chỉnh xong Nhấn biểu tượng để lưu thông tin đã chỉnh sửa

8Trình lại văn bản khi bị trả về

Vào Phiếu trình (B1) Danh sách phiếu trình Dự thảo (B2) Chọn văn bản bị trả lại (bôi đỏ) Tích vào phiếu trình cần sửa Chọn Hiệu chỉnh Sửa nội dung cần sửa (xóa file cũ hoặc sửa nội dung,…) sau đó nhấn ghi lại và kiểm tra thể thức trước khi trình lại.