PENGERTIAN arsip DAN pengertian keARSIPan

.

kelompok 5 OLEH :

1)Erlan Syaputra2)Dimas jordy3)Andri sukma4)Dwi nur ainiyyah5)Diana nurhayati

Daftar isi1. Pengertian Arsip2. Pengertian Kearsipan3. Jenis-jenis arsip4. Syarat-syarat arsip5. Fungsi dan guna arsip6. Tujuan kearsipan7. Ruang lingkup kegiatan kearsipan8. Tugas pokok kearsipan9. Syarat petugas arsip10. Peraturan UU kearsipan RI11. Organisasi kearsipan dan kedudukannya12. Masalah pokok dalam kearsipan dan pemecahannya.

1. ArsipSecara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani

(Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari

pengertian arsip dari beberapa sumber.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

Ensiklopedia) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

NEXT

Undang-Undang No. 7 tahun 1971a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

NEXT

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

• arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

NEXT

2. Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan.

Setelah kita mengetahui kata kearsipan menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari

pengertian arsip dari beberapa sumber.

Menurut ensiklopedi administrasi

  Menurut R. Subroto

Menurut kamus administrasi

a.    Menurut ensiklopedi administrasi

• Penyimpanan warkat adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-wartkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

• Sistem penyimpanan warkat adlah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

NEXT

b.    Menurut kamus administrasi

• Kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.

NEXT

c.    Menurut R. Subroto

• Kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.

NEXT

3. Jenis-Jenis Arsip• Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:1. Berdasarkan Fungsi(a)Arsip dinamis

    Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

(b) Arsip statis    Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I. dan/atau lembaga kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

2.    Berdasarkan Nilai Guna3.1. Arsip menurut subyek atau isinya.3.2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya.3.3. Arsip menurut nilai gunanya.3.4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.3.5. Arsip Menurut Fungsinya.3.6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya.3.7. Arsip Menurut Keasliannya.3.8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum.

NEXT

4.   Syarat- syarat Arsip

• 1.Merupakan kumpulan warkat2. Disimpan menurut sistem tertentu3. Mempunyai nilai kegunaan4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

NEXT

Fungsi dan kegunaan Arsip

a.    Arsip dinamis  b.    Arsip statis

NEXT

Tujuan Kearsipan

• Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

• Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

• Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.• Penghematan tempat penyimpanan.• Menjaga rahasia arsip.• Menjaga kelestarian arsip.• Menyelamatkan pertanggung jawaban

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

NEXT

D. Ruang Lingkup Kearsipan

• Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:

• 1. penciptaan dan penerimaan warkat• 2. Pengumpulan dan penerimaan warkat• 3. pengendalian warkat• 4. pemeliharaan dan perawatan

warkat/arsip• 5. penyimpanan warkat/arsip• 6. Pemusnahan arsip

NEXT

Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan

• Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut :

• Menerima warkat• Mencatat warkat• Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan• Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip

sesuai dengan system tertentu.• Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang

memerlukan arsip.• Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.• Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip,

dan lain-lain.

NEXT

Syarat Petugas Arsip Yang Baik

1. Ketrampilan2. Ketelitian3. Kerapian4. Kecerdasan

NEXT

Peraturan Perundang-undangan Kearsipan

• Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan • Undang-Undang RI No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik • Undang-Undang RI No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik • Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 tentang  Dokumen Perusahaan• Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 tentang  penyusutan Arsip • Peraturan Pemerintah RI no. 87 tahun 1999   Tata Cara Penyerahan dan

Pemusnahan Dokumen Perusahaan• Peraturan Pemerintah RI no. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan

Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi • Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis • Keputusan Men PAN No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum

tata Naskah Dinas • SE Ka ANRI No. SE/01/1981 Penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan

ketentuan peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip • SE Ka ANRI No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai

guna Arsip

NEXT

Organisasi kearsipan• organisasi kearsipan merupakan lembaga yang

melaksanakan tugas penguasaan kearsipan.organisasi kearsipan terdiri dari :

• Unit-unit kearsipan pada lembaga -lembaga negara,dan• Unit-unit kearsipan badan- badan pemerintahan pusat dan

daerah• unit -unit kearsipan pada lembaga -lembaga negara setiap

daerah ( kota memiliki arsip sendiri sebagai data-data pengumpulan kegiatan yang ada ditiap daerah ( kota tersebut yang biasanya disebut sebagai arsip nasional daerah. ) arsip nasional daerah merupakan arsip nasional yang terdapat di daerah-daerah yang setingkat dengan daerah setingkat 1.

Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi

• Arsip unit kerja atau tata usaha pengolah, yaitu suatu unit kerjadalam suatu kantor yang tugasnya melaksanakan penyimpanan dan  pengawasan sendiri terhadap asing yang menjadi wewenangnya.

• Arsip pusat (unit sentral)yaitu suatu unit kerja yang berada dalam suatu kantor pusat yang tugasnya mengelola bidang kearsipan untuk seluruh arsip kantor tersebut.

NEXT

Masalah pokok kearsipan

a.       Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan.b.      Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.c.       Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.d.      Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.e.      Penyusunan arsip secara serampangan.f.        Petugas arsip kurang terampil.

  Cara Pemecahan Masalah

1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat

2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.

3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat6. Penyelenggaraan penyusutan warkat

NEXT