estratÉgias para a gestÃo de estoques de … · controle de entrega . check list recebimento...
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ESTRATÉGIAS PARA A GESTÃO DE
ESTOQUES DE ALMOXARIFADOS
EM HOSPITAL PÚBLICO INFANTIL
Eriéllen Francine Bini – 2015
Bini, E. F., Dr.ª Pezzini, B. R.
Recursos
Equipamentos
Informações
Logística = Gestão
Execução de Atividades
. . .
Vis
ão H
olística
Cliente
Desenvolvimento Tecnológico
= Diversificação
Complexo Hospitalar:
Saúde, hotelaria, cozinha,
administração, manutenção...
Suprimentos Processo complexo,
dinâmico,
requer planejamento,
coordenação e
constante avaliação.
Seleção
Programação
Aquisição
Armazenamento
Distribuição
Utilização: prescrição,
dispensação e uso
Administração de Recursos
Gerenciamento de Informações
GESTÃO DE ESTOQUES
• As atividades de atenção à saúde são
complexas e estão assentadas sobre uma cadeia
produtiva que incorpora sequências de ações
definidas para a geração de seus produtos, os
chamados “procedimentos”.
Procedimentos = misto específico de insumos (bens) +
processos de trabalho (serviços)
(INFANTE E SANTOS, 2007; LIRA e ROBERTO, 2010)
As instituições hospitalares sofrem com :
• oscilações do mercado,
• pressões políticas,
• falta de recursos financeiros,
• irregularidade do abastecimento,
• falta de material,
• instabilidade econômica
• e outros eventos adversos.
Esses problemas frequentes em serviços públicos de saúde culminam em significativos
impactos negativos sobre seus desempenhos e imagem junto aos profissionais e à população
(INFANTE e SANTOS, 2007; LANNA, 2011; LIRA e ROBERTO, 2010).
GESTÃO DE ESTOQUES
GESTÃO DE ESTOQUES
É perceptível a tendência no setor público a reduzir todos os problemas de abastecimento dos serviços de saúde à insuficiência de recursos orçamentários, não sendo desprezíveis os seus efeitos deletérios...
Contudo....
... Os desperdícios e a má utilização de insumos e equipamentos,
o crescimento da demanda com a universalização do acesso à
saúde (direito constitucional em 1988), a escassa qualificação
dos profissionais da área de abastecimento e a pouca atenção ao
planejamento logístico nas organizações públicas de saúde
também são notórios ...
(INFANTE e SANTOS, 2007)
GESTÃO DE ESTOQUES
É importante visar a tomada de decisão em
uma eficiente racionalização na alocação
de recursos, sem prejudicar a qualidade
dos resultados coerentes às necessidades de
saúde dos pacientes e as
necessidades/finalidades da instituição,
mantendo um equilíbrio entre qualidade,
quantidade e custos. (VENTURA, 2010; LIRA e ROBERTO, 2010).
GESTÃO DE ESTOQUES
O resultado econômico de uma atividade
deve ser mensurado pelos benefícios
obtidos com os recursos aplicados, sendo
que a produtividade deve ser máxima com o
menor custo unitário e maior lucro ou
benefício possível.
(PAULUS JÚNIOR, 2005; LIRA e ROBERTO, 2010).
GESTÃO DE ESTOQUES
Em decorrência da dinâmica de execução
orçamentária, é frequente o sistema de
abastecimento distribuir menos do que foi
utilizado pela unidade hospitalar, o que leva o
usuário a pedir mais do que precisa. Com este
pedido em quantidades superiores, o sistema
distribui menos, criando-se um ciclo de
desconfiança recíproca, denominado de ciclo
acumulativo (VECINA e REINHARDT, 2002).
GESTÃO DE ESTOQUES
Como driblar essa desconfiança ?
• Incorporar sensibilidade às questões da clínica aos funcionários do abastecimento e conhecimento da dinâmica do abastecimento ao corpo clínico por meio de reuniões com grupos interdisciplinares.
• Profissionais de saúde = “clientes”
• Respeito ao “foco no cliente”
• Reconhecer a necessidade de envolver toda a organização no planejamento do abastecimento
• Criar vínculos institucionais entre os distintos departamentos.
(INFANTE e SANTOS, 2007).
GESTÃO DE ESTOQUES
A satisfação do cliente final só é possível se toda a cadeia
de suprimentos estiver comprometida e integrada,
conduzindo práticas coerentes e eficazes.
O paciente não busca o consumo de produtos
(procedimentos), ele busca o
desfecho/resultado advindo desse consumo .
(INFANTE e SANTOS, 2007).
No organograma do HI,
onde o nosso serviço está
situado
GESTÃO DE ESTOQUES
(POZO, 2007).
A importância dessa correta gestão
pode ser mais facilmente percebida
pelos envolvidos quando
os bens necessários não estão
disponíveis no momento
exato e correto para atender às
necessidades da demanda.
Quando as equipes que
atendemos percebem a
importância do nosso serviço
• Reorganização
física
• Reorganização de
procedimentos
• Promoção do uso
racional de
materiais
• Otimização dos
recursos
disponíveis
Relatos de insatisfação
Ausência de rotinas e fluxos padronizados
Motivação / Visão
Quando entramos no HI em 2010,
como encontramos o serviço?
ESTRATÉGIAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES DE
ALMOXARIFADOS EM HOSPITAL PÚBLICO INFANTIL
Planejamento Estratégico
Explicativo
• Reconhecimento do território
• Identificação e priorização do problema = diagnóstico situacional
Normativo
• Estabelecimento de um plano de ação (recursos, responsáveis, prazos e produtos esperados)
Estratégico
• Analisa a factibilidade (existência de recursos financeiros, tecnológicos e de gerenciamento)
• Analisa a viabilidade do plano (possibilidade política, grau de apoio, rejeição ou indiferença dos atores envolvidos)
Tático- Operacional
• Se executam e monitoram as ações propostas.
Construindo um caminho entre o presente e ponto almejado.
4 Momentos
PE
Imagem - Objetivo
Objetivos ...
Estoque regular nos almoxarifados
Padronizar MMH e outros necessários à assistência dos pacientes
Unificar o sistema informatizado (SI) de controle de estoque nos almoxarifados
Atividades desenvolvidas . . .
Elaborar e implantar rotinas/fluxos na forma de POP
Elaborar o elenco de padronização de MMH e outros produtos
Implantar metodologia única de controle em ambos os almoxarifados.
Acompanhar custos e demonstrar que a gestão eficiente de almoxarifados é importante no desempenho das atividades hospitalares e contribui para a redução de custos.
Definir e acompanhar indicadores
GESTÃO DE ESTOQUES
Definir a compra de itens com um padrão de qualidade aceitável pré-estabelecido, escolhendo o produto de menor preço ou de maior
rendimento por unidade de dinheiro aplicado que atenda à especificação previamente estabelecida.
A racionalização do sistema de abastecimento + conceitos de logística
+ cadeia de suprimentos para organizar o sistema produtivo
hospitalar = economia potencial + qualidade na assistência
Bom Senso
(PAULUS JÚNIOR, 2005), (INFANTE e SANTOS, 2007). Quem ganha com isso?
PROCESSOS TRABALHADOS
• Cronograma (dia e hora) para atender as
requisições
– As urgências devem sempre ser atendidas
• Reserva de um tempo para trabalho de organização
interna.
• Inspeção no recebimento
• Restrição do número de pessoas autorizadas a
requisitar materiais
PROCESSOS TRABALHADOS
• Planejamento da demanda – “cardápio”
• Política de estoques: 24h
• Processo de Requisições rotineiras (Workflow)
• Processo de Requisições específicas (Alto custo,
Não-padrão)
SOLICITANTE
Preenche Cardápio Eletrônico –
Setor com as quantidades
solicitadas
Salva o arquivo e encaminha
via Workflow
7h as 10h
ALMOXARIFADO
Abre arquivo Workflow
COERENTE E OBEDECE O CARDÁPIO?
Transcreve para
planilha de saída
ABORTA
PEDIDO
Separa pedido
Efetua Baixa Cardápios
Entrega Pedidos e
Atualiza Cardápios Pasta Público
SIM NÃO
RET
OR
NO
AO
SO
LIC
ITA
NTE
7h – 10h
Cardápio Setorial
Controle de Entrega
Check List
Recebimento Etiqueta Não
Conformidade
Contrato de Convivência
• Integrar a equipe hospitalar
• Orientar
• Somar cuidados ao paciente
Metas Futuras
• Unificar sistema de dispensação de MMH e
Medicamentos
• Utilizar códigos de barras
• Dispensar por paciente / turno
• Manter flexibilidade para atuar em situações
de imprevisibilidade