ewaluacja sieci regionalnych o ś rodków efs – i faza badania

Ewaluacja sieci Regionalnych Ośrodków EFS – I Faza badania 20.03.2008

Układ prezentacji

1. Cele i zakres badania

2. Problemy badawcze i

metodologia

3. Wyniki badań terenowych

4. Analiza SWOT

5. Wnioski i rekomendacje

Cele i zakres badania

Ewaluacja sieci ROEFS

Ewaluacja sieci ROEFSCele i zakres badania

Zasadniczym celem I fazy badania była :

• całościowa ocena funkcjonowania systemu Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego skoncentrowana na trzeciej edycji projektu oraz uwzględniająca efekty dwóch poprzednich edycji

• wypracowanie rekomendacji wskazujących zalecane kierunki rozwoju sieci ROEFS

Badaniem objęto całą sieć 49 Regionalnych Ośrodków EFS.

Problemy badawcze i

zastosowana metodologia


Ewaluacja sieci ROEFSProblemy badawcze i zastosowana metodologia

Zagadnienie badawcze Pytania badawcze

W jakim stopniu funkcjonowanie ośrodków ROEFS wspomaga realizację celów programu

Czy istnieje spójna koncepcja działania sieci ROEFS (w tym: czy istnieje spójna struktura i hierarchia celów)?Czy w ramach programu wypracowano rozwiązania organizacyjne uwzględniające sieciową specyfikę ROSZEFS?Czy kryteria doboru projektów są adekwatne?Jaki jest poziom zainteresowania korzystaniem ze środków EFS wśród grup docelowych?

Jaki jest poziom i zakres oddziaływania ośrodków ROEFS

Jaka jest kondycja jakościowa ośrodków sieci ROEFSJak należy wyznaczać cele ilościowe na poziomie ośrodków?

Na ile długotrwałe są efekty działalności ośrodków ROEFS?

Na ile zauważalny jest efekt kontynuacji działań przez ośrodki ROEFS?

Jakie są ekonomiczne skutki działalności sieci ROEFS

Jaka jest efektywność działania ośrodków sieci ROEFS

Ankieta telefoniczna

Analiza materiałów (sprawozdania z działalności ROEFS, wytyczne etc)

Badania terenowe

Badania jakościowe (wywiady z przedstawicielami instytucji zaangażowanych w wdrażanie EFS) N=6

Studia przypadków N= 16

Baza danych zawierająca zagregowane wskaźniki ilustrujące rezultaty działania ośrodków

Podmioty korzystające i nie korzystające z usług ROEFS (NGOs, instytucje szkoleniowe, uczelnie wyższe) N=

Instytucje pośredniczące (Urzędy Marszałkowskie, WUP) N=30

Kwestionariusz samooceny N=49

Ankieta internetowa skierowana do koordynatorów ROEFS N=25

Wyniki badań


Czy planują Państwo w najbliższym roku wystąpić o środki Unii Europejskiej? Jeśli tak, to z jakich programów?

41%

19%

12%

12%

0%

0%

2%

21%

8%

8%

0%

1%

1%

1%

3%

5%

4%

Program Operacyjny KAPITAŁ LUDZKI (PO KL)

Regionalny / Wojewódzki Program Operacyjny(RPO)

Phare

Program Rozwoju OBSZARÓW WIEJ SKICH

Zintegrowany Program Operacyjny RozwojuRegionalnego

Program Operacyjny INFRASTRUKTURA IŚRODOWISKO

Sektorowy Program Operacyjny ROZWÓJZASOBÓW LUDZKICH

Program Operacyjny INNOWACYJ NAGOSPODARKA

Program Operacyjny WZROSTKONKURENCYJ NOSCI PRZEDSIEBIORSTW

Interreg

EQUAL

Fundusz Norweski/ EOG - Europejski ObszarGospodarczy / Norwe

Leonardo da Vinci

Socrates Erasmus

Sapard

Inne

Nie wiem / nie pamiętam

N = 3295

Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS


Czy aplikując o środki lub realizując projekty w ramach EFS napotkali Państwo jakieś problemy? Jeśli tak, to proszę powiedzieć, jakiego typu były to problemy?

16%

16%

12%

8%

45%

4%

4%

2%

1%

1%

1%

1%

1%

1%

Problemy związane z przygotowaniem wnioskuo dofinansowanie

Problemy związane z rozliczeniem projektu

Problemy związane z realizacją projektu

Nie wiem, trudno powiedzieć

Problemy z płynnością finansowąSkomplikowane procedury, biurokracja, dużo

dokumentów

Problemy z niejednoznacznością przepisów

Niekompetencja urzędników

Zmiana wymogów i wytycznych w trakcierealizacji projektu

Trudności w zdobyciu informacji

Zabezpieczenie wkładu własnego

Problemy w ramach partnerstwa

Inne

Nie napotkaliśmy na problemy

N = 1127

Dlaczego w ciągu ostatnich 3 lat nie składali Państwo wniosków na projekty dofinansowywane ze środków EFS?

34%

31%

14%

8%

8%

4%

8%

1%

2%

4%

4%

Nie widzieliśmy takiej potrzeby

Nie mieliśmy wiedzy, w jaki sposób ubiegać się ofinansowanie

Nie mieliśmy środków na zabezpieczenie wkładuwłasnego

Nie mieliśmy czasu na przygotowanie wniosku

Obawialiśmy się trudności w realizacji projektu

Nie mieliśmy partnera do realizacji projektu

W naszym przekonaniu nie możemy ubiegać się odofinansowanie

Za mała firma, za krótka działalność

Nie miał kto się tym zając, braki kadrowe

Zbyt skomplikowane procedury, biurokracja

Nie wiem , trudno powiedzieć


N = 2089

43%

39%

38%

37%

36%

35%

32%

32%

31%

30%

29%

34%

33%

34%

34%

35%

34%

lubelskie

zachodniopomorskie

podlaskie

kujawsko-pomorskie

warmińsko-mazurskie

pomorskie

łódzkie

mazowieckie

opolskie

dolnosląskie

podkarpackie

świetokrzyskie

wielkopolskie

śląskie

lubuskie

małopolskie

OGÓŁEM

Czy w ciągu ostatnich 3 lat składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (odsetek odpowiedzi twierdzących)


N = 3309

4,84

3,97

4,45

3,67

4,74

3,30

4,55

4,56

4,86

3,63

3,92

4,22

4,23

4,94

4,25

4,46

3,52

lubelskie

zachodniopomorskie

podlaskie

kujawsko-pomorskie


pomorskie

łódzkie

mazowieckie

opolskie

dolnosląskie

podkarpackie

świetokrzyskie

wielkopolskie

śląskie

lubuskie

małopolskie

OGÓŁEM

N = 3309


Czy w ciągu ostatnich 3 lat składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (średnia liczba wniosków)

A czy w ciągu ostatniego roku składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (odsetek odpowiedzi twierdzących)

25%

25%

22%

22%

21%

20%

13%

13%

12%

11%

10%

16%

14%

14%

16%

16%

16%

zachodniopomorskie

podlaskie


lubelskie

lubuskie

dolnosląskie

pomorskie

podkarpackie

świetokrzyskie

opolskie

śląskie

mazowieckie

wielkopolskie

kujawsko-pomorskie

małopolskie

łódzkie

OGÓŁEM


N = 3309

2,21

2,12

2,21

2,87

2,35

2,73

1,68

2,70

1,43

2,06

2,42

2,29

2,55

4,47

2,14

1,62

1,88

zachodniopomorskie

podlaskie


lubelskie

lubuskie

dolnosląskie

pomorskie

podkarpackie

świetokrzyskie

opolskie

śląskie

mazowieckie

wielkopolskie

kujawsko-pomorskie

małopolskie

łódzkie

OGÓŁEM


N = 3309

A czy w ciągu ostatniego roku składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (średnia liczba wniosków)

Czy w ciągu ostatnich trzech lat składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (odsetek odpowiedzi twierdzących)

97%

29%

64%

40%

22%

34%

PowiatowyUrząd Pracy

Urząd Gminy

Wyższauczelnia

Instytucjeszkoleniowe

NGO

OGÓŁEM

6,55

2,61

4,88

4,34

3,55

4,22


Urząd Gminy

Wyższauczelnia


NGO

OGÓŁEM


Czy w ciągu ostatnich trzech lat składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (średnia liczba wniosków)

N = 3309N = 3309

45%

19%

19%

16%

12%

12%


Wyższauczelnia


Urząd Gminy

NGO

OGÓŁEM

2,41

3,17

2,47

1,78

2,08

2,29


Wyższauczelnia


Urząd Gminy

NGO

OGÓŁEM


Czy w ciągu ostatniego roku składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze

środków EFS? (odsetek odpowiedzi twierdzących)

Czy w ciągu ostatniego roku składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? ( średnia liczba wniosków)

N = 3309 N = 3309

Czy w ciągu ostatniego roku otrzymali Państwo dofinansowanie ze środków EFS na realizację tych projektów (odsetek odpowiedzi twierdzących)?

22%

21%

20%

18%

18%

17%

15%

14%

14%

13%

12%

17%

16%

16%

17%

17%

17%

lubelskie

lubuskie

podlaskie

mazowieckie

świetokrzyskie

zachodniopomorskie

śląskie


łódzkie

opolskie

wielkopolskie

podkarpackie

małopolskie

dolnosląskie

pomorskie

kujawsko-pomorskie

OGÓŁEM


N = 3309

1,29

1,60

1,11

1,27

1,27

1,21

1,35

1,67

2,15

0,91

0,92

1,42

1,79

1,64

1,53

1,80

0,97

lubelskie

lubuskie

podlaskie

mazowieckie

świetokrzyskie

zachodniopomorskie

śląskie


łódzkie

opolskie

wielkopolskie

podkarpackie

małopolskie

dolnosląskie

pomorskie

kujawsko-pomorskie

OGÓŁEM


Ile projektów dofinansowywanych ze środków EFS zrealizowali Państwo w ciągu ostatniego roku (średnia liczba projektów) ?

N = 3309

Czy obecnie realizują Państwo jakiś projekt finansowany ze środków EFS (odsetek odpowiedzi twierdzących)?

25%

25%

22%

22%

21%

20%

13%

13%

12%

11%

10%

16%

14%

14%

16%

16%

16%

zachodniopomorskie

podlaskie


lubelskie

lubuskie

dolnosląskie

pomorskie

podkarpackie

świetokrzyskie

opolskie

śląskie

mazowieckie

wielkopolskie

kujawsko-pomorskie

małopolskie

łódzkie

OGÓŁEM


N = 3309

2,21

2,12

2,21

2,87

2,35

2,73

1,68

2,70

1,43

2,06

2,42

2,29

2,55

4,47

2,14

1,62

1,88

zachodniopomorskie

podlaskie


lubelskie

lubuskie

dolnosląskie

pomorskie

podkarpackie

świetokrzyskie

opolskie

śląskie

mazowieckie

wielkopolskie

kujawsko-pomorskie

małopolskie

łódzkie

OGÓŁEM


Czy obecnie realizują Państwo jakiś projekt finansowany ze środków EFS? (średnia liczba projektów)?

N = 3309

97%

54%

31%

22%

14%

26%


Wyższauczelnia


Urząd Gminy

NGO

OGÓŁEM

5,70

2,90

2,68

2,04

3,06

3,22


Wyższauczelnia


Urząd Gminy

NGO

OGÓŁEM


Czy w ciągu ostatnich 3 lat otrzymali Państwo dofinansowanie ze środków EFS na realizację tych projektów? (odsetek odpowiedzi twierdzących)

Czy w ciągu ostatnich 3 lat otrzymali Państwo dofinansowanie ze środków EFS na realizację tych projektów? (średnia liczba projektów)

N = 3309 N = 3309

69%

46%

20%

17%

9%

8%


Wyższauczelnia


Urząd Gminy

NGO

OGÓŁEM

1,72

2,18

1,42

0,62

1,32

1,42


Wyższauczelnia


Urząd Gminy

NGO

OGÓŁEM


Czy w ciągu ostatniego roku otrzymali Państwo dofinansowanie ze środków UE na realizację tych projektów? (odsetek odpowiedzi twierdzących)

Czy w ciągu ostatniego roku otrzymali Państwo dofinansowanie ze środków UE na realizację tych projektów? (średnia liczba projektów)

N = 3309 N = 3309

Czy słyszał/a Pan/i o Regionalnych Ośrodkach Europejskiego Funduszu Społecznego (odsetki według województw)?

88%

87%

85%

84%

79%

79%

78%

78%

78%

78%

77%

77%

75%

75%

71%

71%

78%

kujawsko-pomorskie

lubuskie

lubelskie

zachodniopomorskie

pomorskie

podkarpackie

opolskie

śląskie


podlaskie

małopolskie

wielkopolskie

dolnosląskie

mazowieckie

łódzkie

świetokrzyskie

OGÓŁEM

Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Znajomość ROEFS

N = 3309

74%

45%

44%

39%

27%

Powiatowy Urząd Pracy

Urząd Gminy

Wyższa uczelnia

Instytucje szkoleniowe

NGO

Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych – Korzystanie z usług ROEFS

Czy kiedykolwiek korzystali Państwo z usług świadczonych przez ROEFS (odsetek odpowiedzi twierdzących)?

N = 154

N = 543

N = 151

N = 1044

N = 1417


51%

51%

49%

49%

45%

42%

42%

40%

39%

37%

35%

35%

34%

33%

32%

29%

39%

kujawsko-pomorskie

lubuskie

zachodniopomorskie

lubelskie

opolskie

małopolskie

pomorskie

podkarpackie

śląskie

dolnosląskie


podlaskie

wielkopolskie

łódzkie

mazowieckie

świetokrzyskie

OGÓŁEM

Czy kiedykolwiek korzystali Państwo z usług świadczonych przez ROEFS (odsetek odpowiedzi twierdzących)?

N = 3309

Czy kiedykolwiek korzystali Państwo z usług świadczonych przez ROEFS? Jeśli tak, to z jakich usług Państwo korzystali? (wg województwa)


N=3309

Dlaczego jak dotąd nie korzystali Państwo z usług ROEFS?

Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie z usług ROEFS

N=2007

9%

18%

19%

36%

10%

5%

3%

1%

1%

1%

2%

1%

Nie wiedzieliśmy, że istnieje taka możliwość

Nie planowaliśmy realizacji projektu w ramachEFS

Korzystamy z pomocy innych instytucji

Posiadamy wystarczającą wiedzę do złożeniawniosku i zarządzania projektem

Nie potrzebowalismy pomocy ROEFS,posiadaliśmy wystarczającą wiedzę

Naszym zdaniem nie możemy ubiegać się odofinansowanie z UE

Za mała firma, za krótko działa

Brak czasu, zbyt długie oczekiwanie

Niewystarczające środki własne

Brak osoby która mogłaby się tym zajać, brakikadrowe

Biurokracja, trudności w dostępie, za dużowymagań

Nie wiem / trudno powiedzieć

64%

44%

49%

39%

38%

22%

41%

37%

41%

38%

14%

15%

15%

21%

24%


Urząd Gminy

Wyższa uczelnia


NGO

Szkolenia Doradztwo Punkt informacyjny

Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Ocena usług ROEFS

Proszę określić, które spośród tych trzech zadań jest najbardziej przydatne z punktu widzenia Państwa potrzeb?

N=148

N=529

N=148

N=1003

N=1353

W Państwa ocenie, na ile usługi ROEFS były przydatne dla Państwa organizacji/instytucji/firmy?

Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych – Ocena usług ROEFS

N=114

N=378

N=242

N=406

N=68

33%

33%

29%

28%

26%

50%

49%

48%

54%

52% 10%

8%

9%

8%

9%

10%

7%

12%

8%

7%Wyższa uczelnia

Urząd Gminy



NGO

Zdecydowanie tak Raczej tak Raczej nie Zdecydowanie nie Nie wiem


Czy planują Państwo korzystać z usług ROEFS w przyszłości (według rodzaju beneficjenta) ?

N = 543

N = 151

N = 1044

N = 1417

N = 154

Czy planują Państwo korzystać z usług ROEFS w przyszłości?

37%

36%

34%

34%

32%

30%

30%

29%

28%

28%

26%

24%

24%

24%

24%

23%

29%

47%

49%

46%

49%

42%

51%

51%

49%

55%

47%

52%

53%

50%

53%

47%

53%

50%

8%

9%

6%

8%

9%

11%

10%

12%

12%

9%

12%11%

10%

11%

7%

6%

4%

12%

10%

10%

13%

10%

10%

10%

11%

7%

9%

9%

11%

13%

9%

12%

7%

10%kujawsko-pomorskie

lubelskie

pomorskie

podkarpackie

opolskie

lubuskie

śląskie

zachodniopomorskie

dolnosląskie

podlaskie

małopolskie

świetokrzyskie

mazowieckie

łódzkie


wielkopolskie

OGÓŁEM

Zdecydowanie tak Raczej tak Raczej nie Zdecydowanie nie Nie wiem


N= 3309

Jakie warunki musiałyby być spełnione, żeby w przyszłości korzystali Państwo z usług ROEFS?

43%

27%

18%

11%

8%

3%

7%

15%

1%

2%

2%

Więcej informacji na temat ROEFS

Lepsze dopasowanie usług ROEFS do naszychpotrzeb

Możliwość ubiegania się o środki z EFS -ogłoszenie konkursu

Poprawa jakości usług ROEFS

Poszerzenie katalogu usług

Wieksza dostepność, bezpłatne szkolenia, bliżej

Utrzymanie usług ROEFS na tym samympoziomie

Gdy będziemy przygotowani do ubiegania się osrodki EFS, gdy będzie potrzeba skorzystania z

usług ROEFS

Gdy będzie bardziej przyjazne dla małych firm

Nie wiem, trudno powiedzieć

Nie jesteśmy w ogóle zainteresowani

Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie z usług EFS

N = 2301

Pytania dotyczyły czterech grup problemowych:• znajomości sieci ROEFS • przydatności i zasadności funkcjonowania ośrodków EFS • postrzegania ROEFS przez IP • współpracy między IP a ROEFS w tym barier w

podejmowaniu wspólnych inicjatyw

Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy) N=30

3,30%

0%

6,70%

53,30%

36,70%

Nie wiem / trudnopowiedzieć

Zdecydowanienie

Raczej nie

Raczej tak

Zdecydowanietak


Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy)

N = 30

Czy Pana/i zdaniem ROEFS są potrzebne?

Dlaczego ROEFS nie są potrzebne?

Zbyt szeroki zakres działania („nie są potrzebne seminaria, konferencje, infolinia, należałoby ograniczyć ich aktywność do spotkań informacyjnych i szkoleń dla beneficjentów”)

Brak umocowania w systemie wdrażania EFS („ROEFS są poza systemem, nie ma nad nimi kontroli”

Niedostatecznie wykwalifikowana kadra („pracownicy ROEFS nie maja wystarczajacej wiedzy” )



Czy Pana/i zdaniem Państwa działania się powielają/dublują z działaniami

ROEFS?



6,70%

37%

6,70%

6,70%

33,30%

Nie wiem / trudnopowiedzieć

Zdecydowanienie

Raczej nie

Raczej tak

Zdecydowanie tak

N = 30

Wskazywane przez respondentów przykłady dublowania się działań IP oraz ROEFS

• Podobny zakres działalności informacyjno-promocyjnej („ogólne informacje dotyczące aplikowania są podobne”, „pokrywaja się działania promocyjne w zakresie EFS”)

• Podobny zakres działalności szkoleniowej („szkolenia z PO KL sa takie same, jak to co robia w UM”)



Jakie są Pana/i ogólne opinie o ROEFS? Proszę wymienić w punktach zalety i wady tych instytucji.



•Wspieranie innych instytucji („odciążają UM”, „świadczą usługi dla grup nie majacych bezpośredniego dojącia do informacji w WUP”, „uzupełniaja oferte IP”, „wspierają WUP”)

• Skócenie dystansu do beneficjenta („są blikso beneficneta”, „maja pierwszy kontakt z klientem”, „przygotowują grunt i docieraja do szerokiej grupy odbiorców”)

• Zakorzenienie w środowisku loklanym („upowszrzechniaja informację w terenie”, „ROEFS to znana marka zakorzeniona w terenie”, „znaja środowisko loklane”)

•Zaplecze kadrowe („maja dobrą, przygotowana kadrę”)

Zalety ROEFS

• Funkcjonowanie poza systemem („ brak im umocowania instytucjonalnego”, „ROEFS sa poza systemem, poza obiegiem”)

• Brak perspektyw („brak stabilności funkcjonowania, krótkoterminowe umowy z PARP”, „niepewnośc przyszłości ROEFS”, „formuła ROEFS się wyczerpała”)

• Brak rozpoznawalności („są mało widoczni na szersza skalę”, „maja zbyt słaba promocję”, „beneficjenci nie trafaiaja do ROEFS”)



Wady ROEFS



13%37%

50%

Tak Nie Trudno powiedzieć

Czy istnieją jakieś problemy lub bariery utrudniające Państwu współpracę z ROEFS?

N = 30

Problemy i bariery utrudniające współpracę z ROEFS:



• Brak rzeczywistej wspólpracy („ROEFS są oficjalnym, ale wirtualnym partnerem”)

• Brak kontroli nad działaniami ROEFS („trzeba jasno sprecyzować zadania ROEFS, określić ich miejsce w strukturze wdrażania, konieczne jest określenie zakresu odpowiedzialności, WUP jest odpowiedzialny i rozliczany, a ROEFS nie, ROEFS powinien działać na tych samych warunkach co inne instytucje

• Brak umocowania instytucjonalnego („ROEFS pracują na rzecz systemu ale nie są jego częścią, trzeba to zmienić, albo całkowicie oddzielnie albo razem, stan zawieszenia utrudnia prace”)

• Słaba kadra („WUP ma 100% wiedzy, ROEFS będą zawsze w tyle, ich wiedza jest ograniczona, oni muszą zabiegać o WUP, ani na odwrót”)

Ewaluacja sieci ROEFSWyniki badań – ocena potencjału instytucjonalnego

2,5

2,5

1,7

2,4

2,2

2,5

2,1

2,0

2,1

Struktura organizacyjna Instytucjirealizującej projekt ROEFS

Zarządzanie zasobami ludzkimi, rozwój izaangażowanie pracowników Instytucji

realizującej projekt ROEFS

Podejście do zarządzania i kulturaorganizacyjna

Doświadczenie w realizacji podobnychprzedsięwzięć

Zdolności technicznePodejście do klienta (beneficjenta)

Planowanie i orientacja na wynikiorganizacji

Związki z innymi instytucjami

System przepływu informacji

Ocena na poziomie całej sieci ROEFS

Ewaluacja sieci ROEFSWyniki badania – ankieta dla koordynatorów ROEFS

a/ kwestie proceduralne: sformułowanie wytycznych do konkursu na działalność Ośrodka, które nie zawierały wielu istotnych informacji (doprecyzowanych)

b/ kwestie dotyczące standaryzacji: wymagania lokalowe (np. dostosowanie do potrzeb osób niepełnosprawnych); ograniczenia w liczbie doradców (co powoduje koncentrację na usługach stacjonarnych; nietrafny podział usługi na dyżur oraz doradztwo dodatkowe (ten sam czas pracy rozliczany podwójnie), limity dotyczące szkoleń (min. 35% szkoleń z zakresu EFS); limit ilości godzin sformułowany w konkursie na przedłużenie działalności ośrodka do czerwca 2008; nieproporcjonalny podział terytorialny działalności Ośrodków

c/ wymagania odnośnie personelu: kryterium wyższego wykształcenia; preferowanie przez PARP form zatrudnienia na umowę o pracę, ograniczenia co do łączenia funkcji przez personel jednego ośrodka

e/ określenie wielkości ustalanych wskaźników, brak uzależnienia kosztów działalności ośrodka od obszaru działalności i liczby mieszkańców.

Utrudnienia po stronie wymagań formalnych:


• Zakładane rezultaty (5)• Budżet i kosztorys przedsięwzięcia (4)• Inne (4) : „ plan promocji niedostosowany do specyfiki regionu”,

„wymagania co do kadry (koniecznośc ukończenia studiów wyższych przez doradców”, „ niejasny podział na tematy szkoleń”, „koniecznośc zatrudniania pracowników na umowy o pracę”

• Charakterystyka grup docelowych (3)

• Szczególowy opis działań (1)

Wyniki badania – ankieta dla koordynatorów ROEFSN=25

Utrudnienia po stronie wymagań merytorycznych:


Opinie dotyczące bieżącego funkcjonowania w sieci (zgłaszane

zastrzeżenia):

• brak konkursów w ramach poszczególnych działań PO KL, duże opóźnienia we wdrażaniu programu, które powodują, że nie ma zapotrzebowania na usługi doradcze (lub jest ono na bardzo niskim poziomie)

• przeregulowanie działalności ośrodków - duża ilość standardów, duża liczba dokumentacji, częste zmiany wzorów dokumentów w trakcie trwania projektu (np. Księgi Tożsamości), księga tożsamości niezgodna ze standardami EFS, niejasne i zmieniające się zasady dotyczące wizualizacji,

• długa procedura zatwierdzania sprawozdań i realizacji wniosków o płatność (1-2 miesiące), powodująca zachwianie płynności finansowej organizacji

Wyniki badania – ankieta dla koordynatorów ROEFS

• rozliczenia finansowe- brak możliwości rozliczania doradztwa prowadzonego telefonicznie lub mailowo, stanowiącego jeden z elementów pracy doradcy; brak precyzyjnego określenia zasad i mechanizmów pracy animatora, rozliczania osiągniętych efektów, trudności w rozliczaniu usług w ramach B2 i B3

• relacje z PARP - długi czas oczekiwania na odpowiedź z PARP; brak sprawnego mechanizmu pozwalającego Regionalnym Ośrodkom EFS na zgłaszanie uwag i problemów, pojawiających się podczas realizacji projektu, brak partnerskiego dialogu

• ograniczenia budżetowe na okres realizacji projektu (I-VI 2008), które, przy narzuconej przez standardy minimalnej ilości świadczonych usług doradczych, nie pozwolą na zaspokojenie potrzeb szkoleniowych beneficjentów, duże wymagania standaryzacyjne przy zbyt małych środkach na doposażenie jednostki

• uwarunkowania środowiskowe- brak współpracy z IP i IP2, niesprecyzowane potrzeby beneficjentów, bierność środowisk lokalnych, trudności w tworzeniu partnerstw.

Ewaluacja sieci ROEFSWyniki badania – ankieta dla koordynatorów ROEFS

Opinie dotyczące bieżącego funkcjonowania w sieci (zgłaszane zastrzeżenia):

Analiza SWOT


Ewaluacja sieci ROEFSAnaliza SWOT ośrodków

Mocne strony ROEFS (wewnętrzne)

• Silna merytorycznie kadra – dobrze wykształcona, z dużym doświadczeniem w tematyce funduszy europejskich, szczególnie w ośrodkach uczestniczących w poprzednich edycjach

• Bliska, efektywna współpraca całego zespołu, przepływ informacji, wzajemne wsparcie (z wyłączeniem trenerów)

• Efekt kumulacji wiedzy i doświadczeń w przypadku doświadczonych ośrodków sieci

• Dobrze prowadzona dokumentacja projektu – porządek w dokumentach, łatwość odnalezienia potrzebnej W dużej większości ośrodków prowadzona jest aktywna i różnorodna działalność informacyjno-promocyjna; podejmowane są inicjatywy własne (tworzenie własnych ulotek, mimo braku funduszy, intensywne próby dotarcie nie tylko do potencjalnych beneficjentów, ale także do mediów, np.: kampania w lokalnych mediach)


Mocne strony ROEFS (zewnętrzne)

• Bardzo dobra znajomość lokalnej społeczności – co daje możliwość dokonania ogólnej diagnozy potrzeb i problemów potencjalnych beneficjentów, łatwość w dotarciu do zainteresowanych grup

• Wysoka jakość dostarczanych usług: usługi doradcze i szkoleniowe zostały ocenione bardzo wysoko przez beneficjentów ośrodków

• W wielu przypadkach dobra współpraca z Urzędem Marszałkowskim

• Dobre kontakty z jednostkami samorządu terytorialnego (urzędy miast, gmin, starostwa powiatowe)

• Zwiększenie aktywności projektowej beneficjentów, w wyniku coraz większej liczby ogłaszanych konkursów do PO KL


Słabe strony ROEFS (wewnętrzne)

• Niezadowalające warunki lokalowe ośrodków – za małe pomieszczenia, nie zawsze dostępne dla niepełnosprawnych, brak sal szkoleniowych dostosowanych dla osób niepełnosprawnych – szczególnie na obszarach wiejskich (utrudnienie w organizacji szkoleń).

• Lokalizacja ośrodka – nie zawsze w centrum miasta, czasem jest trudny dojazd

• Brak zasymilowania trenerów z resztą personelu w większości ośrodków


Słabe strony ROEFS (zewnętrzne)

• Ograniczenia formalne – zbyt sztywne ramy, jakie narzuca się ośrodkom (biurokracja) – utrudnia to pracę ośrodkom, koncentracja na formalnościach zamiast na działaniach.

• Problemy z ograniczeniami w zakresie prowadzenia usług doradczych (standaryzacja, brak rozliczania czasu na dojazd, ograniczenia w zakresie świadczenia usług doradczych)

• Niski poziom płac – czynnik demotywujący pracowników• Brak odpowiedniej wymiany doświadczeń i współpracy między

ośrodkami w sieci, współpraca ogranicza się głównie do bieżących konsultacji, a nie podejmowania konkretnych działań

• Nierówny poziom ośrodków pod względem zdolności administracyjnych, doświadczenia, zakresu świadczonych usług

• brak profesjonalnych diagnoz rynku umożliwiających właściwe dostosowanie działań ośrodków do zaistniałych problemów

• Koncentracja ośrodków głównie na realizacji wskaźników docelowych, a nie na doborze trafnych działań, grup docelowych

• Większe zainteresowanie środkami na infrastrukturę lub inwestycje niż na projekty „miękkie” – zarówno w gminach, jak i u innych potencjalnych beneficjentów np. rolników


Szanse

• Wzrost doświadczenia i wiedzy, wzmocnienie jakościowe i ilościowe beneficjentów EFS w regionie (szczególnie III sektora) – coraz więcej przykładów dobrych praktyk wykorzystania środków PO KL

• Zwiększenie i uelastycznienie budżetów ROEFS.

• Większa liczba, szerszy krąg podmiotów, które chcą korzystać z EFS

• Większa aktywność na polu doradztwa, doradztwa specjalistycznego i animacji wraz z uruchomieniem konkursów w ramach PO KL

• Rosnąca świadomość o usługach ROEFS


• Rotacja kadr w ośrodkach • Problemy z płynnością finansową ośrodków - długa procedura płatności,

rozliczenia kwartalne, częste opóźnienia w przepływach finansowych doradców) • Trudności w przepływie informacji z wyższych szczebli, mało pewnych informacji

dotyczących EFS, ciągłe zmiany wytycznych, dokumentów, zasad wdrażania - indywidualna interpretacja zapisów wytycznych przez instytucje zaangażowane we wdrażanie, szum informacyjny

• Niezdefiniowany zakres wzajemnej współpracy pomiędzy poszczególnymi Ośrodkami ROEFS

• Wzmocnienie działań standaryzacyjnych prowadzących do utraty podmiotowości ośrodków

• Stereotypy społeczne - kojarzenie darmowych usług z niska jakością • Brak długofalowej perspektywy działalności ośrodków w sieci (krótkoterminowe

działania, krótkie kontrakty na działalność ośrodka), brak ciągłości działania• Instytucjami Pośredniczącymi, czy Instytucjami Wdrażającymi w regionie• Brak odpowiedniego wsparcia PARP/KOEFS wobec nowo powstałych Ośrodków –

te same wymagania, co w odniesieniu do pozostałych instytucji, które realizują kolejną edycję Ośrodka

• System wskaźników uniemożliwia generowanie jednolitych i wiarygodnych danych na poziomie efektów działania sieci

Zagrożenia


Analiza zagrożeń

Ograniczenia formalne – zbyt sztywne ramy, jakie narzuca się ośrodkom (biurokracja) – utrudnia

to pracę ośrodkom, koncentracja na formalnościach zamiast na działaniach.

Główne przyczyny:

System wdrażania EFS określa dość skomplikowane procedury wdrażania projektów, stąd

część zasad i procedur zostało inkorporowanych do systemu zarządzania siecią ośrodków,

Rozbudowany system wdrażania został skonstruowany tak, aby umożliwić wnikliwy

monitoring finansowy i rzeczowy realizacji projektów, minimalizując przy tym liczbę

nieprawidłowości. Wyniki kontroli i audytów wskazują bardzo małą liczbę

nieprawidłowości.


Analiza zagrożeń

Niezadowalające warunki lokalowe ośrodków – za małe pomieszczenia, nie zawsze dostępne dla niepełnosprawnych, brak sal szkoleniowych dostosowanych dla osób niepełnosprawnych –

szczególnie na obszarach wiejskich (utrudnienie w organizacji szkoleń).

Lokalizacja ośrodka – nie zawsze w centrum miasta, czasem jest trudny dojazd.

Główne przyczyny:

Ośrodki dążą do minimalizacji kosztów administracyjnych wynajmując pomieszczenia, które można adoptować do prowadzonej działalności zgodnie ze standardami

Bardzo często w mniejszych miejscowościach brak jest odpowiednich lokalizacji, które spełniałby standardy sieci ROEFS pod względem prowadzenia ośrodka, jak i usług szkoleniowych


Analiza zagrożeń

Problemy z ograniczeniami w zakresie prowadzenia usług doradczych (standaryzacja, brak rozliczania czasu na dojazd, ograniczenia w zakresie świadczenia usług doradczych).

Główne przyczyny:

System rozliczania godzin doradczych jest wystandaryzowany tak, aby te same zasady obowiązywały wszystkie ośrodki. Problem jednak z tym, że ośrodki działają na różnym obszarze, często ośrodki działające na obszarze wiejskim generują znacznie mniejszą liczbę aktywnych godzin doradczych, przy większym koszcie związanym z czasem podróży i rozliczeniem „kilometrówką”.


Analiza zagrożeń

Brak zasymilowania trenerów z reszta personelu ośrodków w większości ośrodków

Główne przyczyny:

Trenerzy mają ograniczony zakres obowiązków związany z działalnością ROEFS, mogą

jedynie szkolić, praktycznie nie mogą prowadzić działalności doradczej na rzecz klientów

ośrodków,

Trenerzy są to wysokiej klasy specjaliści, popyt na ich usługi jest bardzo wysoki, nie tylko ze strony ROEFS. Stąd ich dostępność czasowa jest znacznie ograniczona,

W wielu przypadkach trenerzy są osobami z zewnątrz, zupełnie nie są zintegrowani z

resztą zespołu ośrodków.


Analiza zagrożeń

Rotacja kadr w Ośrodkach (szczególnie na stanowiskach doradców).

Główne przyczyny:

Bardzo niskie zarobki w stosunku do posiadanej wiedzy, zupełnie nie adekwatne do stawek

na rynku

Brak konkursów, mniejszy popyt na usługi doradcze ograniczył możliwość wyrobienia

dodatkowych godzin za aktywne doradztwo

Wartość rynkowa usług wielu doradców jest bardzo wysoka, stąd wiele podmiotów

zewnętrznych oferuje im pracę na znacznie lepszych warunkach

Doradcy szkolą się za środki KOEFS i w praktyce nie podpisują żadnych „lojalek” związanych z odejściem z pracy.


Analiza zagrożeń

Brak odpowiedniej wymiany doświadczeń i współpracy między ośrodkami w sieci, współpraca ogranicza się głównie do bieżących konsultacji, a nie podejmowania konkretnych działań

Główne przyczyny:

Cześć ośrodków działa w innych sieciach, stąd ich współpraca w dużej mierze ogranicza się

do organizacji zrzeszonych

Rywalizacja między ośrodkami – będą przyzwyczajeniem po I i II edycji, chęć prymatu, bycia wyróżnionym ośrodkiem w województwie

Niski poziom integracji między ośródkami, brak wspólnych działań

Kwestie personalne

Niechęć bardziej doświadczonych ośrodków do nowopowstałych.


Analiza zagrożeń

Nierówny poziom ośrodków pod względem zdolności administracyjnych, doświadczenia, zakresu

świadczonych usług

Główne przyczyny:

W niektórych lokalizacjach liczba doświadczonych organizacji spełniających warunki ROEFS

i wyrażających chęć aplikacji jest ograniczona

Ilość doświadczonych specjalistów mogących pełnić rolę doradców lub animatorów jest

ograniczona, szczególnie na obszarach poza metropolitalnych.


Analiza zagrożeń

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że poziom trafności działania ośrodków w kontekście celu

głównego sieci jest niski.

Główne przyczyny:

Brak profesjonalnych diagnoz rynku umożliwiających właściwe dostosowanie działań

ośrodków do zaistniałych problemów.

Przygotowywane przez ośrodki diagnozy nie są pogłębione, są prowadzone niesystematycznie

Brak intensywnej współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi w zakresie analizy potrzeb i

problemów rynku „EFS”.


Analiza zagrożeń

Koncentracja ośrodków głównie na realizacji wskaźników docelowych, a nie na doborze trafnych

działań, grup docelowych

Główne przyczyny:

Większe wartości wskaźników, szczególnie te na poziomie produktów (liczba szkoleń, liczba

godzin doradczych) oznaczają dla ośrodków większe budżety, a dla pracowników większe

zarobki

KOEFS rozlicza głównie ośrodki z poziomu realizacji zakładanych wskaźników, brak systemu

weryfikacji trafności podejmowanych przez ośródki działań

Brak diagnoz uniemożliwia wiarygodne określenie działań i grup docelowych beneficjentów

EFS potrzebujących wsparcia ROEFS.

Wnioski i

rekomendacj

e


Ewaluacja sieci ROEFSRekomendacje

• Wprowadzenie kompleksowego / wielowymiarowego podejścia do diagnozy obszaru działania ROEFS.

• Inicjacja nowego podejścia do definiowania celów ilościowych, przy jednoczesnym rozwoju potencjału ośrodka.

• Wprowadzenie indywidualnej ścieżki adaptacji nowych ośrodków sieci (indywidualny tok szkoleń, indywidualne doradztwo ze strony KOEFS, system wymiany doświadczeń z doświadczonymi ośrodkami, opiekunowie nowych ośrodków powinni obsługiwać mniej ośrodków, tak by móc im poświęcić więcej czasu).

• Przygotowanie sprawozdania określającego standard wyliczania i interpretacji wskaźników osiągnięć. Sprawozdanie powinno zostać przekazane do ośrodków celem uzupełnienia danych o zrealizowanych kluczowych wskaźnikach osiągnięć celów wg. stanu na dzień 31.12.2007. Dane po przekazaniu przez ośrodki powinny zostać wprowadzone do bazy danych. Na podstawie tych danych można dokonać analizy porównawczej między osiągnięciami ośrodków działających na podobnych obszarach.

Ewaluacja sieci ROEFSRekomendacje

• Ograniczenie zakresu obowiązków administracyjnych KOEFS w sieci, koncentracja Krajowego Ośrodka na działaniach strategicznych i animacyjnych w sieci.

• Wydaje się, że z punktu widzenia funkcjonowania całej sieci konieczne byłyby zmiany w sposobie rekrutacji pracowników ośrodków tak, aby zapewnić jak najlepszą realizację powierzonych zadań.

• Ważnym byłoby położenie większego nacisku na aspekty psychologiczne i predyspozycje osób do konkretnych rodzajów działalności, szczególnie przy wyborze kandydatów do pracy na stanowiska doradcze i animacyjne. Odejście od oceny wyłącznie na podstawie sztywnych kryteriów (wiedza, doświadczenie), na rzecz wzmocnienia elementów jakościowych (wyłonienie osób o odpowiednich predyspozycjach do prowadzenia konkretnej działalności). Obecny system naboru preferuje osoby z pewnym, pożądanym stanem wiedzy o PO KL, ale niekoniecznie wykazujące doświadczenie praktyczne w prowadzeniu projektów czy zdolne integrować środowisko lokalne.

ewaluacja sieci regionalnych o ś rodków efs – i faza badania

Documents