8/16/2019 Exposicion Tacna

1/16

LINEAMIENTOS PREVENTIVOSPARA LA TRANSFERENCIA DEGESTIÓN DE LAS ENTIDADES DE

GOBIERNO NACIONAL

Directiva N° 003-20!-

CG"GPRODRe#$%&ci'( )e C$(tra%$r*a N° 0++-20!-CG

8/16/2019 Exposicion Tacna

2/16

Objetivos

Regular el proceso de transferencia de gestión en lasentidades del gobierno nacional; señalando plazos,formalidades, responsabilidades y obligaciones de las

autoridades, funcionarios y servidores públicos de lasentidades.

Determinar la información y documentación ue debe serentregada por las !utoridades salientes o encargadas a

las !utoridades entrantes o la gestión del gobiernoproclamado respecto a los resultados de su gestión en elcumplimiento de su misión y a los temas vinculados a los"istemas !dministrativos previstos en la #ey $% &'()*

8/16/2019 Exposicion Tacna

3/16

8/16/2019 Exposicion Tacna

4/16

8/16/2019 Exposicion Tacna

5/16

 Aransferencia de -estión

s la entrega y recepción de la gestión pol1tica yadministrativa.

#a transferencia de gestión de las entidades del -obierno$acional es el proceso documentado ue permite a la

!utoridad saliente o encargada informar a la !utoridadentrante o gestión del gobierno proclamado sobre losresultados alcanzados durante su gestión relativos a laresponsabilidad misional as1 como sobre la situación de los"istemas !dministrativos del stado en la entidad.

ste proceso tiene por objeto garantizar una sucesión e2cazde la gestión ue asegure la continuidad en la prestación delservicio público y la transparencia de la gestión, lo cual es deinterBs de la ciudadan1a.

8/16/2019 Exposicion Tacna

6/16

• #a entidad 5a implementado un"istema @nstitucional de !rc5ivosC"@!, ue comprende el !rc5ivo0entral, arc5ivos de gestión por

unidad orgEnica y arc5ivos

perifBricos de corresponder.

8/16/2019 Exposicion Tacna

7/16

Reuerimientos del "istema $acional de !rc5ivos

0uadro de0lasi2cación Cgu1a

@nventario de

transferencia dedocumentos

@nventario deeliminación dedocumentos

@nventario generalde fondos

documentales

Registro dedocumentos

0omisión

valuadora deDocumentos

+rograma de0ontrol de

Documentos

0ronograma anual

de transferencia dedocumentos de losarc5ivos de gestión

0ronograma anual

de documentos aeliminarse

8/16/2019 Exposicion Tacna

8/16

!demEs

#ocal apropiado para el !rc5ivo0entral

/obiliario y euipos necesarios parala protección y conservación de losdocumentos

!tención del servicio arc5iv1stico delos documentos ue conserva.

8/16/2019 Exposicion Tacna

9/16

0lasi2cación deDocumentos

s elprocedimiento

de crearcategor1as oclases parareunir a losdocumentos

en

agrupacionesdocumentales.

sta labor espropia del

encargado dearc5ivo,funcionarios y

gestoresdocumentalesen la gestión

de losdocumentos.

#a0lasi2cación

de losdocumentos

en losarc5ivos degestión serE

orgEnicofuncional.

Dic5o sistemase organizarEteniendo

como base laestructura

orgEnica de

cada entidad.#as funcionesy actividades

de cadaunidad

orgEnica

darEn origen alas series

8/16/2019 Exposicion Tacna

10/16

"erie Documentals el 0onjunto dedocumentos ue tienencaracter1sticas comunes; elmismo tipo documental o elmismo asunto y ue, porconsiguiente, son

arc5ivados, usados,transferidos o eliminadoscomo unidad.

"$! 66& OR-!$@F!0@G$ D DO08/$AO"

R $H 6947*)7!-$

8/16/2019 Exposicion Tacna

11/16

l 0uadro de 0lasi2cación deDocumentos

Es un esquema de ordenamiento yclasifcación de las distintasagrupaciones documentales que

conserva un archivo o grupos dearchivos

8/16/2019 Exposicion Tacna

12/16

Caracter*#tica )e% CCD

l cuadro de clasi2cación se basa en los principiosteóricos de la arc5iv1stica Cprocedencia y respeto al

orden original o estructura y para ello se basa en lassiguientes mEIimas:

• De%iitaci'(. 0ada fondo debe estar asignado a unaúnica entidad de procedencia, de manera ue uedeclaramente delimitada del resto de la documentación

del arc5ivo.• (ici)a). #a edad de los documentos no debe

considerarse como criterio de clasi2cación, losdocumentos deberEn estructurarseindependientemente de la fec5a de creación.

• E#ta1i%i)a). l cuadro de clasi2cación debe tener unaestructura permanente y estable en el tiempo uereJeje las funciones de la entidad de procedencia yue permita la su2ciente JeIibilidad como paraalbergar futuras funciones o cambios ue se

produzcan en la entidad.• Si.%icaci'(. +ar mantener una estructura JeIible

8/16/2019 Exposicion Tacna

13/16

8/16/2019 Exposicion Tacna

14/16

8/16/2019 Exposicion Tacna

15/16

8/16/2019 Exposicion Tacna

16/16