Группа ЛМА ИСИДА 2018 год€¦ · 60 197110, Россия,...

Группа ЛМА-ИСИДА

2018 год

Электронное делопроизводство

Система поддерживает классическую схему регистрации документов различных классов . Пример: заполненная карточка входящего документа

Электронные копии документов могут быть удостоверены электронной подписью


Активно используются справочники, в том числе иерархические. Справочная информация может потребляться из системы учета кадров либо корпоративного ресурса Microsoft Active Directory

Направление документа на рассмотрение руководителю


Отслеживать ход исполнения документа , а также вводить в системы необходимые резолюции руководителей можно на отдельной закладке регистрационно-контрольной карточки

Задания могут быть как групповые, так и индивидуальные.

Признак ответственного исполнителя устанавливается автоматически (соответствующее задание выделяется красным цветом)


Для каждой регистрационно-контрольной карточки предусмотрена печатная форма


При регистрации документов-ответов (исходящие, внутренние, ответы на обращения граждан) происходит автоматическое связывание с документом-запросом. Таким образом создается документальное «досье» по вопросу. Кроме того, на основании ссылок система автоматически вносит отчеты об исполнении документов


Отметка во входящий документ внесена автоматически на основании созданной ссылки


Справочник корреспондентов регистраторы наполняют самостоятельно


Для бумажной корреспонденции реализована функции печати конвертов (А6, А5, А4, Евро)


Технология переписки в электронном виде

применяется для удаленных структурных

подразделений организации. В качестве

транспорта используется корпоративная

система электронной почты

Поддерживаются различные способы отправки электронных документов (СМВЭДО, СМДО)


Отслеживается доставка и прочтение электронных документов


Обращения граждан – особый класс документов с повышенным уровнем контроля. Все поля соответствуют требованиям законодательства по работе с обращениями граждан



Для обращений граждан предусмотрен особый вариант печатной формы (ее внешний вид регламентируется законодательством)

Для повторных обращений граждан предусмотрен специальный отчет


Для регулярного доклада руководству о ходе исполнения важных документов существует специальная отчетная форма


Ряд отчетов формируются в регламентном режиме (по расписанию) для обзора исполнительской дисциплины в целом по организации


Технология обработки документов с грифом ДСП (Документ для служебного пользования) либо КТ (Коммерческая тайна) позволяет проконтролировать движение каждого экземпляра документа. Хранит всю историю работы с документом.


Все созданные экземпляры и копии документов ДСП/КТ фиксируются в системе. Все операции передачи документов производятся с указанием номера экземпляра/копии (выдача резолюций, рассылка документов).


Электронный документооборот

Внешний вид сеанса для сотрудника подразделения. Документы в системе сгруппированы по папкам по различным критериям.

Текст электронного документа для просмотра автоматически преобразуется к формату .pdf


Информация о документе, в том числе ссылки на связанные документы


Выдача дальнейших поручений


Выданные поручения представлены в виде дерева. Справа представлена подробная информация о поручении и журнал, в котором хранится все история работы


Выдача резолюции:- Использование типовых поручений- Выдача отдельных поручений каждому исполнителю- Запрос отчета об исполнении на электронную почту

Назначение контролера


Поручения выданы.Документ поступил исполнителям.


При вводе отчет об исполнении можно использовать персональный справочник типовых отчетов

Если по заданию назначен контролер, требуется согласование отчета об исполнении

Списание документа в дело


Для контролёров предусмотрены следующие папки:

На контроле:- Исполняется- Запрос согласования- Отчет отклонен- Исполнены (за период)


Контролер принимает или отклоняет отчет, переносит срок исполнения или отказывает в переносе. Все решения контроля дублируются исполнителю почтовыми уведомлениями.


Рассылка документа для ознакомления не требует ввода отчета об исполнении, не ставит задание на контроль

Существует альтернативный вход в систему – через уведомления электронной почты


Создание персональных шаблонов резолюций и отчетов, которые наиболее часто используются в работе



Создание персональных списков сотрудников, которым чаще всего выполняется выдача поручений/ рассылка для ознакомления


Сотрудник может самостоятельно делегировать свои полномочия не период отсутствия. От лица руководителя делегировать полномочия может его секретарь.

Создание личных подборок с документами



Создание проектов, запуск процесса согласования. Гибкие возможности по настройке различных типов документов.


Создание документа на основе шаблонов


Заполнение сведений о получателях документа


Заполнение маршрута согласования. Этапы с произвольным и фиксированным составом участников. Параллельное и последовательное прохождение маршрута.


Каждому участнику может быть предоставлена особая процедура согласования, однако в общем случае это подписание документа ( с применением электронной подписи либо без нее), а также возможность вернуть документ на доработку


Реквизиты документа и ссылки на связанные документы


Варианты электронной подписи : простая электронная подпись либо применение сертифицированных криптографических программных средств («Авест», «КриптоПро»)


Все версии документа учитываются, фиксируются причины возврата документов на доработку


Отзыв документа создателем документа

Направление документа на повторное согласование.

Пропуск точки маршрута в случае отсутствия сотрудника и невозможности согласования документа

Возможность заменить сотрудника в точке маршрута

Управление процессом согласования


После завершения процесса согласования документ автоматически регистрируется , для него создается внешнее представление, в которое внедряется регистрационный номер/дата документа, а также отметки о собранных электронных подписях

Особые функции для руководителя

Секретарь готовитпроект резолюции


Секретарь делает цветные закладки в тексте документа для быстрого чтения объемных документов


Секретарь дает комментарии по тексту документа


Секретарь создает подборку документов для руководителя в общей папке

Установка различных приоритетов для организации почты руководителя («В первую очередь» , «Важно»)



Для руководителя специальным знаком отмечены документы, по которым секретарь подготовил проект резолюции


Руководитель читает документ, включая закладки и комментарии секретаря

Руководитель одобряет проект резолюции


Руководитель пользуется подборкой документов, подготовленных секретарем

Работа на мобильных устройствах

Мобильное приложение ISIDA DMS Mobile является составной частью Системы электронного документооборота ISIDA DMS и предназначено для работы в системе с использованием портативного мобильного устройства (смартфона) под управлением операционных систем iOS или Android.

Мобильное приложение ISIDA DMS Mobile позволяет:- оперативно получать документы для рассмотрения; - искать и просматривать документы;- знакомиться с резолюциями; - выдавать поручения;- вводить отметки об исполнении.


После авторизации на экран мобильного устройства выводится список документов, ожидающих обработки (рассмотрения или подписания).


Предоставляется возможность читать текст документа на экране мобильного устройства; при этом можно удобно листать страницы и масштабировать изображение.


Карточка документа содержит реквизиты документа, информацию об электронных подписях, ссылки на связанные документы.


По кнопке «Резолюции» выполняется переход на форму просмотра резолюций по документу.


Функция «Выдача резолюций» позволяет выдавать задания (поручения) по поступившему документу.


Можно ввести отметку об исполнении задания (поручения).

60

197110, Россия, Санкт-Петербург, ул. Красного Курсанта, д. 25 лит. Ж, бизнес-центр «АйТи-Парк».

Тел.: +7 (812) 309-25-94, +7 (812) 610-55-64.Факс: +7 (812) 610-55-65.

115191, Россия, Москва, Гамсоновский пер., д. 2, стр. 1, бизнес-центр «Центр-Т».

Тел.: +7 (495) 668-06-61, +7 (499) 703-15-46.Факс: +7 (495) 781-97-35.

E-mail: [email protected] Internet: http://www.labma.ru

Лаборатория модульной автоматизацииЗАО «ЛМА»

220141, Беларусь, Минск, пр. Независимости, 168, корп. 2. 210032, Беларусь, Витебск, пр. Строителей, 11а.Тел.: +375 (17) 268-13-00, факс: +375 (17) 268-13-05. Тел./факс: +375 (212) 273-000, 273-127.

E-mail: [email protected] Internet: http://www.isida.by

ИСИДА-ИНФОРМАТИКАООО «Исида-Информатика»

© ЗАО «ЛМА», 2016

© ООО «Исида-Информатика», 2016

Код документа: 3.1.4222(2.1).

Дата редакции: 04.04.2019.

Информация для контактов

Группа ЛМА ИСИДА 2018 год€¦ · 60 197110, Россия,...

Documents