facturacion a clientes
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MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA
PROCESO FINANCIACIÓN
CÓDIGO: FI-P12-PR03
VERSIÓN: 4
FECHA: Diciembre de 2011
PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN A CLIENTES
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
REVISADO POR APROBADO POR
Jefe Oficina de Apoyo Financiero
Jefe Oficina de Activos Fijos Jefe Oficina de Tesorería
Coordinador Cartera Institucional
Coordinador Activos Fijos
Director Financiero
PROCEDIMIENTO
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1. OBJETIVO
Facturar a empresas patrocinadoras de alumnos de posgrado y entidades externas, matriculas de alumnos de posgrado, servicios prestados por Unidades de la Universidad y demás conceptos de los cuales se requiera generar factura.
2. ALCANCE
Inicia con la verificación de la existencia del Cliente en el sistema hasta el archivo de la documentación que soporta el pago de la factura.
3. DEFINICIONES
Factura: es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido o los servicios que ha prestado, indicando
cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta o de prestación del servicio.
Lista Clinton: La lista OFAC (Office of Foreign Assets Control), conocida como Lista Clinton, del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos designa a
personas y empresas como narcotraficantes, terroristas o bloqueados.
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4. CONDICIONES GENERALES Generalidades
Ninguna Unidad de la Universidad podrá prestar servicios a Clientes que se
encuentren dentro del listado de Clientes en mora con la Universidad, el cual es enviado mensualmente por parte de la Oficina de Apoyo Financiero.
Todos los servicios prestados por Unidades de la Universidad a Clientes durante
un mes determinado, deberán ser facturados dentro del mismo mes.
Ninguna Unidad, diferente a la Oficina de Apoyo Financiero está autorizada para
elaborar facturas a entidades externas públicas o privadas1. Ninguna persona en las unidades de la Universidad está autorizada a recibir
dinero en efectivo a nombre de la Pontifica Universidad Javeriana, esta es función exclusiva de la Oficina de Tesorería.
Ninguna Unidad, diferente a la Oficina de Apoyo Financiero, está autorizada para
reclamar, custodiar o consignar cheques a nombre de la Pontificia Universidad
Javeriana.
No se recibirán solicitudes de facturación con la información o la documentación incompleta.
No se recibirán solicitudes tramitadas por firmas no autorizadas.
No se recibirán solicitudes si el tercero no se encuentra creado como cliente.
Creación del Cliente.
Previo a la generación de la factura de cobro de servicios prestados por las Unidades de la Universidad a entidades externas, deberá diligenciarse en computador o a máquina el Formato Creación Cliente para Facturación (FI-
P12-F07).
Los funcionarios responsables en la Unidad deberán solicitar al Cliente los soportes correspondientes.
1 Solo la Facultad de Odontología está autorizada para emitir facturas a personas naturales por servicio de Clínicas Odontológicas.
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Al Formato Creación Cliente para Facturación (FI-P12-F07) deberá anexarse los siguientes documentos:
Persona Jurídica (Régimen común) y Persona Natural (Régimen simplificado):
- Para entidades en Colombia:
Copia del Registro Único Tributario RUT.
- Para clientes en el exterior2:
Número de identificación fiscal.
Persona Natural:
- Fotocopia del documento de identidad.
Verificación de información del Cliente.
Antes de la firma de un contrato o de diligenciar la solicitud interna de facturación por servicios prestados, el funcionario autorizado en cada unidad deberá consultar el Cliente en la lista Clinton, con el propósito de verificar que
este no se encuentre relacionado en dicho documento. Adicionalmente deberá consultar los listados de las entidades a las cuales no se les puede facturar
servicios y aquellas que se encuentran en mora http://puj-portal.javeriana.edu.co/portal/page/portal/vice_administrativa/Dir_financiera/ofiapoyo_infocliente.
De la validación resultante en la lista Clinton, el funcionario encargado deberá
dejar copia de la página en la cual realizó la consulta indicando fecha y hora de la misma y adjuntando dicha información al formato de creación
correspondiente.
Para la verificación de la existencia del tercero en la lista Clinton, podrá acceder
al enlace http://www.ustreas.gov/offices/enforcement/ofac/sdn/ donde deberá consultar el archivo PDF indicado en la página.
La información relacionada en la lista Clinton es actualizada periódicamente, por
lo tanto las consultas realizadas deberán ser directamente en la página web
indicada.
2 Si se presentan dudas sobre la creación de un cliente del exterior comunicarse con la Oficina de Contabilidad.
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Los listados de las entidades a las cuales no se les puede facturar y las que se encuentran en mora pueden ser consultados a través de la pagina Web de la Oficina de Apoyo Financiero.
La Solicitud de facturación a entidades patrocinadoras debe ser tramitada
directamente por el estudiante, cada periodo lectivo, en la Oficina de Apoyo Financiero, la verificación en la lista Clinton se hará en el momento de recibir la solicitud de cobro por parte del funcionario de la Oficina de Apoyo Financiero.
La verificación del Cliente en listas restrictivas durante la creación en la bases de
datos de la Universidad mediante el Formato Creación Cliente para Facturación (FI-P12-F07), no exonera la verificación al presentar la solicitud de facturación interna mediante el Formato Solicitud Interna de Facturación
a Clientes (FI-P12-F04).
Facturación a entidades externas.
La facturación de cartera institucional tendrá fecha de vencimiento máximo de
treinta (30) días.
Para realizar la facturación por servicios prestados a Clientes, la Unidad
solicitante deberá diligenciar el Formato de solicitud interna de facturación a Clientes (FI-P12-F04), junto con la documentación que soporta dicha solicitud.
La Unidad solicitante deberá verificar, previo a la solicitud de la facturación, que
el Cliente, se encuentre creado en el sistema PeopleSoft, en caso que no se encuentre creado, deberá solicitar la creación del mismo a la Oficina de Apoyo Financiero mediante el diligenciamiento del Formato Creación Cliente para
Facturación (FI-P12-F06).
No se podrán solicitar facturas por prestación de servicios que no se encuentren relacionados dentro del listado del portafolio de prestación de servicios de cada
Unidad de la Universidad, caso contrario debe solicitarse la creación a la Oficina de Apoyo Financiero, previa verificación por parte de la Oficina de Contabilidad, a través del correo electrónico [email protected].
Se podrán relacionar en una misma solicitud interna de facturación a clientes,
varios conceptos para el mismo tercero.
Los requisitos para la solicitud de facturación por los servicios que prestan las
Unidades de la Universidad son (documentos en original y copia):
o Entidades privadas.
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- El Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04) debidamente diligenciado.
- Carta de compromiso de la Entidad Patrocinadora.
- Certificado de asistencia del (los) participantes (s).
o Para contratos y/o convenios:
- Contrato o Convenio debidamente firmado. - Los documentos internos que requiera la entidad de acuerdo con la
cláusula de forma de pago.
- Los documentos internos que requiera la Entidad de acuerdo con las cláusulas del contrato o convenio para la recepción de la factura
(Acta de recibido a satisfacción o certificado de cumplimiento, certificado de asistencia del (los) participantes (s))
o Entidades Oficiales (Adicionalmente):
- Orden de servicio y/o contrato de prestación de servicio.
- Registro de Apropiación Presupuestal. - Orden de Prestación de Servicios o Contrato de Prestación de
Servicios.
- Recibo de publicación en diario oficial (Según contrato o convenio). - Certificado de pago de Parafiscales.
- Los documentos internos que requiera la Entidad de acuerdo con la clausula de forma de pago.
- Acta de recibido a satisfacción o certificado de cumplimiento.
Facturación a entidades patrocinadoras de estudiantes de posgrado.
Los documentos para la solicitud de facturación a entidades patrocinadoras de
estudiantes de posgrado son:
o El Formato Solicitud de facturación a clientes por concepto de matriculas de alumnos de posgrado (FI-P12-F05) debidamente diligenciado.
o Carta de compromiso de la entidad patrocinadora con la siguiente
información:
- Nombre pre-impreso de la entidad.
- Ciudad y fecha de elaboración. - Registro Único Tributario (RUT).
- Nombres y apellidos del estudiante patrocinado.
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- Nombre de la especialización o maestría que cursa. - Valor que cubre la empresa. - Requisitos internos para presentar la cuenta (horarios y fechas).
o Además de los requisitos relacionados anteriormente, para las entidades
oficiales se requiere:
- Orden de servicio y/o contrato de prestación de servicio.
- Documentos internos que requiera la entidad. - Registro de apropiación presupuestal.
o Para el caso de entidades del exterior (aplica Universidades, entidades
estatales o privadas) deberá remitirse el numero de identificación fiscal,
de acuerdo con el grado de reserva de esta información por la entidad.
La solicitud de facturación debe ser tramitada directamente por el estudiante, cada semestre.
El valor a facturar por el estudiante se determina de acuerdo con la fecha
límite de matrícula.
Si la entidad patrocinadora no cancela la factura en el plazo fijado, el estudiante asumirá el pago junto con los intereses correspondientes.
Si la Universidad no le ha facturado durante los últimos dos años a la entidad patrocinadora, esta deberá presentar certificado de Cámara de Comercio y
fotocopia del RUT para la aprobación de crédito.
Facturación por venta de activos fijos obsoletos y de excedentes de obra
La venta de activos fijos obsoletos o de remanentes de obra que sea inferior
a un (1) salario mínimo mensual legal vigente SMMLV deberá ser legalizado en la Oficina de Tesorería empleando el Formato Reporte y Registro de Ingresos a la Tesorería (FI-P13-F28) en el cual se indicará el código CCV
asignado para la venta activos fijos obsoletos o para la venta de remanentes de obra, según aplique.
En las consignaciones radicadas en la Oficina de Tesorería, relacionadas con
la venta de activos fijos obsoletos se informará el ID generado por el sistema
una vez se realice la baja del activo y el sello que garantice que esta acción fue ejecutada en el modulo de AM por la Oficina de Activos Fijos.
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Toda venta de activos obsoletos o de remanentes de obra que supere un (1) salario mínimo mensual legal vigente deberá ser facturado a través del modulo de AR.
Previa a la solicitud de generación de facturación ya sea a través de la
interfaz creada entre los módulos de AM (Activos Fijos) y AR (Cartera Institucional) o empleando el Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04), la Oficina de Activos Fijos deberá verificar que el
tercero a quien se realiza la venta del activo fijo obsoleto o del remanente de obra se encuentre creado como cliente en la base de datos de AR.
Cuando se realice la venta de más de un activo a un mismo tercero y cuyo
monto sea superior a un (1) SMMLV, se solicitará a la Oficina de Apoyo
Financiero – Coordinación Cartera Institucional la generación de una sola factura por el total de la venta, mediante el Formato de solicitud interna
de facturación a clientes (FI-P12-F04); en este caso la Oficina de Activos Fijos no activará el flag para generación de facturas.
A partir de la baja de activos en el modulo de AM – Activos Fijos, la Oficina de Activos Fijos, deberá notificar a la Coordinación de Cartera Institucional
mediante correo electrónico las Facturas que deben ser generadas a través de la interfaz empleando el Formato Relación de consignaciones y facturas por venta de activos (FI-P12-F08), y radicar el mismo día en la
Oficina de Apoyo Financiero la solicitud de facturación junto con el original de la consignación para la aplicación del cobro, informando el ID generado por el
sistema una vez se realice la baja del activo y el sello que garantice que esta acción fue ejecutada en el modulo de AM por la Oficina de Activos Fijos.
Mensualmente la Oficina de Apoyo Financiero – Coordinación de Cartera Institucional y la Oficina de Activos Fijos deberá realizar la conciliación entre
las cuentas de ingresos para el registro de ventas por activos fijos obsoletos como por venta de excedentes de obra, la cuenta puente empleada y la
Cuenta por Cobrar de Cartera Institucional.
La venta de activos fijos obsoletos y de excedentes de obra se realizará hasta
el día 25 hábil de cada mes, con el propósito de contar con la generación de facturas dentro del mes contable al que corresponde y la aplicación del cobro
para cerrar el ítem.
En caso que se genere la venta de un activo y su consignación se realice al
cierre del mes, la facturación y la baja del mismo se generará para el siguiente periodo. Las ventas menores a un (1) SMMLV y que no requieren
facturación de AR, se podrán registrar hasta el penúltimo día hábil del mes.
En caso que se genere la venta de un excedente de obra al cierre del mes, la
facturación se generará para el siguiente periodo. Las ventas menores a un
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(1) SMMLV y que no requieren facturación de AR, se podrán registrar hasta el penúltimo día hábil del mes.
Para la adquisición de activos fijos obsoletos, el pago se realizará en efectivo en la entidad financiera correspondiente, a excepción de los inmuebles y
vehículos que se realiza mediante consignación de cheque.
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 FACTURACIÓN A CLIENTES POR CONCEPTO DE MATRICULAS.
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1.
Consulta en el sistema PeopleSoft si el cliente se
encuentra creado o requiere actualización de
información.
Si el Cliente se encuentra creado.
Verifica que la información este actualizada en
el sistema para la generación de la factura.
Remítase a la actividad 5.
Si el Cliente no se encuentra creado.
Solicita al Cliente (o al estudiante) el
diligenciamiento del Formato Creación de
Cliente para Facturación (FI-P12-F06)
y la documentación requerida.
Unidad /
Oficina de
Apoyo
Financiero
Responsable
asignado /
Coordinador
de Cartera
Institucional
2.
Verifica que el formato se encuentre debidamente
diligenciado y que los soportes cumplan con los
requisitos exigidos.
Unidad /
Oficina de
Apoyo
Financiero
Responsable
asignado /
Coordinador
de Cartera
Institucional
3.
Realiza la consulta del cliente en las listas
restrictivas dejando como soporte la fecha y hora
de la consulta.
Unidad /
Oficina de
Apoyo
Financiero
Responsable
asignado /
Coordinador
de Cartera
Institucional
4.
Remite a la Oficina de Apoyo Financiero el Formato
y los soportes correspondientes (aplica para los
formatos diligenciados en las Unidades de la
Universidad).
Unidad Responsable
asignado
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
5.
Determina si la facturación está relacionada con
servicios prestados por unidades de la Universidad
a entidades externas, facturación de
patrocinadores estudiantes.
Si corresponde a servicios prestados por las
unidades de la Universidad a entidades
externas.
Diligencia el Formato de solicitud interna de
facturación a clientes (FI-P12-F04) y lo
remite junto con los documentos que soportan
el cobro a la Oficina de Apoyo Financiero.
Remítase a la actividad 6.
Si corresponde a patrocinadores de
estudiantes.
Radica personalmente en la Oficina de
Financiación y Cartera el Formato Solicitud
de facturación a clientes por concepto de
matriculas de alumnos de posgrado (FI-
P12-F05), debidamente diligenciado junto con
la documentación que soporta la solicitud.
Remítase a la actividad 6.
Unidad
Responsable
asignado /
Estudiante
6.
Realiza la consulta del cliente a quien se le
generará la factura, en las listas restrictivas,
dejando como soporte la fecha y hora de la
consulta.
Unidad/
Oficina de
Apoyo
Financiero
Responsable
asignado /
Coordinador
de Cartera
Institucional
PROCEDIMIENTO
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
7.
Valida que los formatos estén debidamente
diligenciados y que la documentación adjunta se
encuentren completa.
Si la información se encuentra completa:
Remite la solicitud al Auxiliar de Cartera para
consulta del valor de la matricula.
Remítase a la actividad 8.
Si el formato y la documentación adjunta no se
encuentra correcta y completa:
Informa a la Unidad solicitante o al estudiante
corregir la inconsistencia o enviar la
documentación que hace falta.
Remítase a la actividad 8.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Coordinador
de Cartera
Institucional
8.
Consulta el valor matricula del estudiante en el
sistema PeopleSoft módulo Finanzas Estudiantiles
(FS).
Oficina de
Apoyo
Financiero
Auxiliar de
Cartera
Institucional
9.
Ingresa al Sistema PeopleSoft y registra la
información correspondiente al cliente al cual se le
generará la factura.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Coordinador
de Cartera
Institucional
10.
Verifica la información relacionada con la
contabilidad y el control de compromisos, si se
trata de cobros relacionados con servicios
prestados por Unidades de la Universidad.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Coordinador
de Cartera
Institucional
11.
Solicita al Auxiliar de Cartera Institucional generar
en el sistema PeopleSoft las facturas
correspondientes a los cobros.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Coordinador
de Cartera
Institucional
12.
Ingresa al sistema PeopleSoft, genera las facturas,
las imprime y las entrega al Coordinador de
Cartera Institucional para validarlas y colocar el
visto bueno.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Auxiliar de
Cartera
Institucional
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
13.
Clasifica por empresa las facturas generadas junto
con la documentación soporte de cada una de estas
y las entrega al Jefe de la Oficina de Apoyo
Financiero para su correspondiente revisión y
firma.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Auxiliar
Cartera
Institucional
14. Revisa cada una de las facturas junto con la
documentación soporte y coloca su visto bueno.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Jefe Oficina
de Apoyo
Financiero
15.
Entrega las facturas firmadas al Auxiliar de Cartera
Institucional, de manera que estas sean radicadas
en las empresas correspondientes.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Jefe Oficina
de Apoyo
Financiero
16.
Radica en cada una de las empresas las facturas
generadas por la Oficina de Apoyo Financiero y
solicita la firma de recibido.
En este momento finaliza el procedimiento.
Servientrega Mensajero
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5.2 FACTURACIÓN POR VENTA DE ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1.
Entrega carta de autorización de la venta del activo
fijo al tercero, para que este realice la consignación
en la entidad financiera correspondiente autorizada
por la Oficina de Tesorería.
Oficina de
Activos Fijos
Jefe Oficina /
Coordinador
de Activos
Fijos
2. Entrega la consignación a la Oficina de Activos
fijos. Tercero
3.
Realiza la baja del activo en el sistema PeopleSoft
(Ver Procedimiento Devolución, manejo y
disposición de los activos fijos Obsoletos IF-P50-
PR03).
Si corresponde a la venta de activos
individuales o en lote, cuya cuantía sea
inferior un (1) SMMLV.
Concluye la baja del activo generando los
registros contables respectivos.
Remítase a la actividad 4.
Si corresponde a la venta de activos a
terceros independientes cuya cuantía sea
superior a un (1) SMMLV.
Concluye la baja del activo activando el flag
de generación de factura en el sistema,
enviando la interfaz desde AM hacia
facturación.
Remítase a la actividad 6.
Si corresponde a la venta de un lote de
activos a un mismo tercero cuya cuantía sea
superior a un (1) SMMLV.
Concluye la baja del activo, sin activar el
flag de generación de factura por el interfaz
en el sistema.
Remítase a la actividad 7.
Oficina de
Activos Fijos
Coordinador
de Activos
Fijos
PROCEDIMIENTO
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
4.
Radica en la Oficina de Tesorería las
consignaciones recibidas junto con el Formato
Reporte de Ingresos a la Oficina de Tesorería
(FI-P13-F28).
Oficina de
Activos Fijos
Coordinador
de Activos
Fijos
5.
Registra el ingreso de acuerdo con la información
suministrada por la coordinación de activos fijos.
Ver Instructivo Reporte y registro de Ingresos a la
Oficina de Tesorería (FI-P13-IN01).
Remítase a la actividad 16.
Oficina de
Tesorería Cajero
6.
Envía mediante correo electrónico a la Coordinación
Cartera Institucional la información para la
generación de las facturas originadas por la
interfaz empleando el Formato Relación de
consignaciones y facturas por venta de
activos (FI-P12-F08).
Remítase a la actividad 8.
Oficina de
Activos Fijos
Coordinador
de Activos
Fijos
7.
Diligencia el Formato de solicitud interna de
facturación a clientes (FI-P12-F04) indicando
las líneas que deben incluirse en la factura.
Oficina de
Activos Fijos
Coordinador
de Activos
Fijos
8. Remite junto con la solicitud de facturación las
consignaciones recibidas por los terceros.
Oficina de
Activos Fijos
Coordinador
de Activos
Fijos
9.
Recibe las solicitudes por parte de la Oficina de
Activos Fijos y verifica para el caso de la
generación por interfaz, que se corran los procesos
correspondientes.
Oficina de
Activos Fijos
Coordinador
de Cartera
Institucional
10.
Ingresa al Sistema PeopleSoft y registra la
información correspondiente al cliente al cual se le
generará la factura.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Coordinador
de Cartera
Institucional
11. Verifica la información relacionada con los registros
contables y la conciliación de estos.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Coordinador
de Cartera
Institucional
PROCEDIMIENTO
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Oficina de Organización y Métodos Página 16 de 27
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
12.
Ingresa al sistema PeopleSoft, genera las facturas,
las imprime y las entrega al Coordinador de
Cartera Institucional para validarlas y colocar el
visto bueno.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Auxiliar de
Cartera
Institucional
13.
Clasifica y relaciona las facturas generadas con las
consignaciones recibidas por la Oficina de Activos
Fijos.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Auxiliar de
Cartera
Institucional
14. Verifica que los valores coincidan entre la
consignación y Factura generada.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Auxiliar de
Cartera
Institucional
15.
Remite las facturas con sus respectivas
consignaciones a la Oficina de Tesorería para
realizar la legalización del ingreso.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Auxiliar de
Cartera
Institucional
16.
Realiza conciliación mensual de las cuentas
contables empleadas durante los registros de las
ventas de activos fijos.
En este momento finaliza el procedimiento.
Oficina de
Activos Fijos
/ Oficina de
Apoyo
Financiero /
Oficina de
Contabilidad
Coordinador
de Activos
Fijos /
Coordinador
de Cartera
Institucional /
Cargo
Asignado
PROCEDIMIENTO
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5.3 REGISTRO DE PAGO DE LOS CLIENTES.
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1.
Valida la modalidad de pago de las cuentas a
cobrar:
Si el cliente realizá el pago de la factura a
través de cheque:
Diligencia la planilla “reclamar cheques” con la
información correspondiente a las condiciones y
la fecha en la cual será recogido el cheque en la
entidad.
Remítase a la actividad 2.
Si el cliente realizá el pago de la factura a
través de medios electrónicos:
Verifica diariamente en los movimientos
bancarios de las cuentas autorizadas por la
Universidad, que los clientes hayan efectuado
los pagos correspondientes.
Remítase a la actividad 5.
Si el cliente realizará el pago de la factura a
través de tarjeta de crédito o consignó cheque
en la entidad bancaria autorizada por la
Universidad:
Solicita al cliente dirigirse a la Oficina de
Tesorería para realizar el pago o para legalizar
el ingreso.
Remítase a la actividad 3.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Coordinador
de Cartera
Institucional/
Auxiliar de
Cartera
Institucional
2.
Recoge el cheque en la entidad correspondiente y
lo entrega al Coordinador de Cartera Institucional.
Remítase a la actividad 5.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Mensajero
de Cartera
Institucional
PROCEDIMIENTO
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
3.
Recibe por parte de la entidad (cliente) el pago de
la factura a través de tarjeta de crédito o la copia
de la consignación del cheque, genera el
comprobante de ingreso correspondiente y lo envía
a la Oficina de Financiación y Cartera.
Oficina de
Tesorería Cajero
4.
Notifica el cierre diario de caja en el módulo de AR.
La Oficina de Financiación y Cartera (AR) ejecuta el
proceso de actualización de cuentas a cobrar.
Oficina
Tesorería
Coordinador
de ingresos
5.
Realiza el cruce de los pagos recibidos contra las
facturas generadas.
Si el cliente no realizó el pago dentro de los
plazos establecidos.
Remítase al Procedimiento Gestión de cobro
Si el cliente realizó el pago de las facturas
generadas.
Verifica la correspondencia de las cuentas a
cobrar y los pagos recibidos.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Coordinador
de Cartera
Institucional
6.
Realiza la conciliación mensual de los saldos
registrados en el modulo de cuentas a cobrar y el
modulo de contabilidad.
Oficina de
Apoyo
Financiero /
Oficina de
Contabilidad
Coordinador
de Cartera
Institucional/
Coordinador
Contable
7.
Envía mensualmente a las Unidades que solicitaron
emitir facturación a clientes el informe de cartera
vigente y cartera recaudada junto con la relación
actualizada acerca de los clientes que se
encuentran en mora con la Universidad.
Oficina de
Apoyo
Financiero
Coordinador
de Cartera
Institucional
8.
Archiva toda la documentación que soporta la
facturación realizada y recaudada por parte de la
Oficina de Financiación y Cartera.
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Auxiliar
Cartera
Institucional
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento “Facturación a clientes” Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SÍMBOLO NOMBRE
Terminal
Operación
Decisión o
alternativa
Documento
Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de
Información.
Rutina de
Sistemas de
Información
Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la
siguiente.
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas.
Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página
o entre páginas.
Conector de
rutina
Conector de
página
Procedimiento
predefinido
Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la
Facultad/Dependencia.
Archivo Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento.
DESCRIPCIÓN
Indica el inicio y fin del procedimiento.
Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentro
del procedimiento.
Indica un punto dentro del procedimiento en dónde surgen posibles caminos
alternativos.
Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento.
PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN A CLIENTES
CÓDIGO: FI-P12-PR03
VERSIÓN: 4
FECHA: Diciembre de 2011
Oficina de Organización y Métodos Página 20 de 27
5.1 FACTURACIÓN A CLIENTES
INICIO
Formato Creación de Cliente Facturación
(FI-P12-F06)
Unidad / Oficina de Financiación y CarteraResponsable asignado / Coordinador de Cartera
Institucional
Consulta en el sistema PeopleSoft si el cliente se encuentra creado o requiere actualización de información.
¿Se encuentra creado el Cliente?
Unidad / Oficina de Financiación y CarteraResponsable asignado / Coordinador de Cartera
Institucional
Verifica que la información este actualizada en el sistema para la generación de la factura.
Si
Unidad / Oficina de Financiación y CarteraResponsable asignado / Coordinador de Cartera
Institucional
Solicita al Cliente (o al estudiante) el diligenciamiento del Formato Creación de Cliente
Facturación (FI-P12-F06) y la documentación requerida.
No
Unidad / Oficina de Financiación y CarteraResponsable asignado / Coordinador de Cartera
Institucional
Verifica que el formato se encuentre debidamente diligenciado y que los soportes cumplan con los
requisitos exigidos.
Unidad / Oficina de Financiación y CarteraResponsable asignado / Coordinador de Cartera
Institucional
Realiza la consulta del cliente en las listas restrictivas dejando como soporte la fecha y hora de
la consulta.
Unidad / Oficina de Financiación y CarteraResponsable asignado / Coordinador de Cartera
Institucional
Remite a la Oficina de Financiación y Cartera el Formato y los soportes correspondientes (aplica para
los formatos diligenciados en las Unidades de la Universidad).
Unidad / Oficina de Financiación y CarteraResponsable asignado / Coordinador de Cartera
Institucional
Determina si la facturación está relacionada con servicios prestados por unidades de la Universidad a entidades externas o facturación de patrocinadores
estudiantes.
¿Corresponde a facturación de las unidades a entidades externas?
Unidad Responsable asignado / Estudiante
Diligencia el Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04) y lo remite
junto con los documentos que soportan el cobro a la Oficina de Financiación y Cartera.
Si
Unidad Responsable asignado / Estudiante
Radica personalmente en la Oficina de Financiación y Cartera el Formato Solicitud de facturación a
clientes por concepto de matriculas de alumnos de posgrado (FI-P12-F05), debidamente diligenciado junto con la
documentación que soporta la solicitud.
No
A
PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN A CLIENTES
CÓDIGO: FI-P12-PR03
VERSIÓN: 4
FECHA: Diciembre de 2011
Oficina de Organización y Métodos Página 21 de 27
5.1 FACTURACIÓN A CLIENTES
Unidad / Oficina de Financiación y CarteraResponsable asignado / Coordinador de Cartera
Institucional
Realiza la consulta del cliente en las listas restrictivas, dejando como soporte la fecha y hora de
la consulta.
A
Unidad / Oficina de Financiación y CarteraResponsable asignado / Coordinador de Cartera
Institucional
Valida que los formatos estén debidamente diligenciados y que la documentación adjunta se
encuentren completa.
¿La información esta completa?
Oficina de Financiación y CarteraCoordinador de Cartera Institucional
Remite la solicitud al Auxiliar de Cartera para consulta del valor de la matricula.
Si
Oficina de Financiación y CarteraCoordinador de Cartera Institucional
Informa a la Unidad solicitante o al estudiante corregir la inconsistencia o enviar la documentación
que hace falta.
No
Oficina de Financiación y CarteraAuxiliar de Cartera Institucional
Consulta el valor matricula del estudiante en el sistema PeopleSoft modulo Finanzas Estudiantiles
(FS).
Oficina de Financiación y CarteraAuxiliar de Cartera Institucional
Ingresa al Sistema PeopleSoft y registra la información correspondiente al cliente al cual se le
generará la factura.
Oficina de Financiación y CarteraAuxiliar de Cartera Institucional
Verifica la información relacionada con la contabilidad y el control de compromisos, si se trata de cobros relacionados con servicios prestados por
Unidades de la Universidad.
B
PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN A CLIENTES
CÓDIGO: FI-P12-PR03
VERSIÓN: 4
FECHA: Diciembre de 2011
Oficina de Organización y Métodos Página 22 de 27
5.1 FACTURACIÓN A CLIENTES
Oficina de Financiación y CarteraCoordinador de Cartera Institucional
Solicita al Auxiliar de Cartera Institucional generar en el sistema PeopleSoft las facturas correspondientes a los
cobros.
B
Oficina de Financiación y CarteraAuxiliar de Cartera Institucional
Ingresa al sistema PeopleSoft, genera las facturas, las imprime y las entrega al Coordinador de Cartera
Institucional para validarlas y colocar el visto bueno.
Oficina de Financiación y CarteraAuxiliar de Cartera Institucional
Clasifica por empresa las facturas generadas junto con la documentación soporte de cada una de estas y las
entrega al Jefe de la Oficina de Financiación y Cartera para su correspondiente revisión y firma.
Oficina de Financiación y CarteraJefe de Oficina
Revisa cada una de las facturas junto con la documentación soporte y coloca su visto bueno.
Oficina de Financiación y CarteraJefe de Oficina
Entrega las facturas firmadas al Auxiliar de Cartera Institucional, de manera que estas sean radicadas en las
empresas correspondientes.
ServientregaMensajero
Radica en cada una de las empresas las facturas generadas por la Oficina de Financiación y Cartera y
solicita la firma de recibido.
FIN
PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN A CLIENTES
CÓDIGO: FI-P12-PR03
VERSIÓN: 4
FECHA: Diciembre de 2011
Oficina de Organización y Métodos Página 23 de 27
5.2 FACTURACIÓN POR VENTA DE ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS
INICIO
Oficina de Activos FijosJefe Oficina / Coordinador de Activos Fijos
Entrega carta de autorización de la venta del activo fijo al tercero, para que este realice la consignación en la entidad financiera correspondiente autorizada por la
Oficina de Tesorería.
Tercero
Entrega la consignación a la Oficina de Activos fijos.
Oficina de Activos FijosCoordinador de Activos Fijos
Realiza la baja del activo en el sistema PeopleSoft (Ver Procedimiento Devolución, manejo y disposición de los activos fijos Obsoletos IF-P50-PR03).
Corresponde a la venta de activos individuales o en lote, cuya cuantía sea inferior un (1) SMMLV
NoSi
Ver Procedimiento Devolución, manejo y disposición de los activos fijos Obsoletos (IF-
P50-PR03).
Oficina de Activos FijosCoordinador de Activos Fijos
Concluye la baja del activo generando los registros contables respectivos.
Oficina de Activos FijosCoordinador de Activos Fijos
Concluye la baja del activo, sin activar el flag de generación de factura por el interfaz en el sistema.
Oficina de Activos FijosCoordinador de Activos Fijos
Concluye la baja del activo activando el flag de generación de factura en el sistema, enviando la interfaz desde AM hacia facturación.
Corresponde a la venta de activos a terceros independientes cuya cuantía sea superior a un
(1) SMMLV
Si
No
Oficina de Activos FijosCoordinador de Activos Fijos
Radica en la Oficina de Tesorería las consignaciones recibidas junto con el Formato Reporte de Ingresos a
la Oficina de Tesorería (FI-P13-F28).
Oficina de TesoreríaCajero
Registra el ingreso de acuerdo con la información suministrada por la coordinación de activos fijos.
Ver Instructivo Reporte y registro de Ingresos a la Oficina de Tesorería (FI-P13-IN01).
1 Oficina de Activos FijosCoordinador de Activos Fijos
Envía mediante correo electrónico a la Coordinación Cartera Institucional la información para la generación de las facturas originadas por la interfaz empleando el Formato Relación de consignaciones y facturas por venta de activos (FI-P12-F08).
Oficina de Activos FijosCoordinador de Activos Fijos
Diligencia el Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04) indicando las
líneas que deben incluirse en la factura.
2
A
PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN A CLIENTES
CÓDIGO: FI-P12-PR03
VERSIÓN: 4
FECHA: Diciembre de 2011
Oficina de Organización y Métodos Página 24 de 27
A
5.2 FACTURACIÓN POR VENTA DE ACTIVOS FIJOS
Oficina de Apoyo FinancieroCoordinador de Cartera Institucional
Ingresa al Sistema PeopleSoft y registra la información correspondiente al cliente al cual se le generará la factura.
Oficina de Apoyo financiero Auxiliar de Cartera Institucional
Clasifica y relaciona las facturas generadas con las consignaciones recibidas por la Oficina de Activos Fijos.
Oficina de Apoyo financiero Auxiliar de Cartera Institucional
Verifica que los valores coincidan entre la consignación y Factura generada.
Oficina de Apoyo financiero Auxiliar de Cartera Institucional
Remite las facturas con sus respectivas consignaciones a la Oficina de Tesorería para realizar la legalización del
ingreso.
Oficina de Activos Fijos / Oficina de Apoyo FinancieroCoordinador de Activos Fijos / Coordinador Cartera
Instituciional
Realiza conciliación mensual de las cuentas contables empleadas durante los registros de las ventas de activos
fijos.
FIN
Oficina de Activos Fijos
Coordinador de Activos Fijos
Remite junto con la solicitud de facturación las consignaciones recibidas por los terceros.
2
Oficina de Apoyo FinancieroCoordinador de Cartera Institucional
Recibe las solicitudes por parte de la Oficina de Activos Fijos y verifica para el caso de la generación por interfaz,
que se corran los procesos correspondientes.
Oficina de Apoyo FinancieroCoordinador de Cartera Institucional
Verifica la información relacionada con los registros contables y la conciliación de estos.
Oficina de Apoyo financiero Auxiliar de Cartera Institucional
Ingresa al sistema PeopleSoft, genera las facturas, las imprime y las entrega al Coordinador de Cartera
Institucional para validarlas y colocar el visto bueno.
1
PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN A CLIENTES
CÓDIGO: FI-P12-PR03
VERSIÓN: 4
FECHA: Diciembre de 2011
Oficina de Organización y Métodos Página 25 de 27
5.3 REGISTRO DE PAGO DE LOS CLIENTES
INICIO
Oficina de Financiación y Cartera Coordinador de Cartera Institucional/ Auxiliar de Cartera
Institucional
Valida la modalidad de pago de las cuentas a cobrar:
¿El Tercero realiza el pago mediante Cheque?
Si No
Oficina de Financiación y Cartera Coordinador de Cartera Institucional/ Auxiliar de Cartera
Institucional
Diligencia la planilla “reclamar cheques” con la información correspondiente a las condiciones y la fecha en la cual será recogido el cheque en la entidad.
¿El Cliente realiza el pago por medios electrónicos?
Oficina de Financiación y Cartera Coordinador de Cartera Institucional/ Auxiliar de Cartera
Institucional
Verifica diariamente en los movimientos bancarios de las cuentas autorizadas por la Universidad, que los clientes
hayan efectuado los pagos correspondientes.
Si
Oficina de Financiación y Cartera Mensajero
Recoge el cheque en la entidad correspondiente y lo entrega al Coordinador de Cartera Institucional.
Oficina de Financiación y Cartera Coordinador de Cartera Institucional/ Auxiliar de Cartera
Institucional
Solicita al cliente dirigirse a la Oficina de Tesorería para realizar el pago o para legalizar el ingreso, si este es mediante tarjeta de crédito o mediante consignación
bancaria.
No
1
Oficina de TesoreríaCajero
Recibe por parte de la entidad (cliente) el pago de la factura a través de tarjeta de crédito o la copia de la consignación del cheque, genera el comprobante de ingreso correspondiente y lo envía a la Oficina de
Financiación y Cartera.
Oficina de TesoreríaCoordinador de Ingresos
Notifica el cierre diario de caja en el módulo de AR. La Oficina de Financiación y Cartera (AR) ejecuta el proceso
de actualización de cuentas a cobrar.
Oficina de Financiación y CarteraCoordinador Cartera Institucional
Realiza el cruce de los pagos recibidos contra las facturas generadas.
1
¿La entidad realizó el pago?
No
Remítase al Procedimiento Gestión de
Cobro
A
Si
PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN A CLIENTES
CÓDIGO: FI-P12-PR03
VERSIÓN: 4
FECHA: Diciembre de 2011
Oficina de Organización y Métodos Página 26 de 27
5.3 REGISTRO DE PAGO DE LOS CLIENTES
A
Oficina de Financiación y Cartera / Oficina de ContabilidadCoordinador de Cartera Institucional/ Coordinador
Contable
Realiza la conciliación mensual de los saldos registrados en el modulo de cuentas a cobrar y el modulo de
contabilidad.
Oficina de Financiación y CarteraCoordinador de Cartera Institucional
Envía mensualmente a las Unidades que solicitaron emitir facturación a clientes el informe de cartera vigente y
cartera recaudada junto con la relación actualizada acerca de los clientes que se encuentran en mora con la
Universidad.
Oficina de Financiación y Cartera Auxiliar de Cartera Institucional
Archiva toda la documentación que soporta la facturación realizada y recaudada por parte de la Oficina de
Financiación y Cartera.
FIN
PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN A CLIENTES
CÓDIGO: FI-P12-PR03
VERSIÓN: 4
FECHA: Diciembre de 2011
Oficina de Organización y Métodos Página 27 de 27
7. RELACIÓN DE REGISTROS
NOMBRE CÓDIGO
Formato Solicitud interna para facturación a clientes.
FI-P12-F04
Formato Solicitud de facturación a clientes por
concepto de matriculas de alumnos de posgrado. FI-P12-F05
Formato Creación de Clientes para Facturación FI-P12-F07
Formato Relación de consignaciones y facturas por
venta de activos FI-P12-F08
Formato Reporte de Ingresos a la Oficina de Tesorería FI-P13-F28
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO NOMBRE
INTERNO
Instructivo Reporte y Registro de Ingresos a la Oficina de
Tesorería (FI-P13-IN01).
Procedimiento Devolución, manejo y disposición de los
activos fijos Obsoletos (IF-P50-PR03).
EXTERNO
Lista de "Nacionales Especialmente Designados y Personas
Bloqueadas” o Lista Clinton.