2/20

19

Työväen Arkisto s. 29

Standardit osa 2 s. 9

Arkistotalo Noora s. 17

LAY teemapäivä s. 4

THL:n tutkimusaineistot s. 46

Elkan vuosi 2018 s. 21

Johda tiedolla s. 14

Kirjailija ja arkistot s. 42

Tiedonhallinnan ja arkistoinnin erikoislehti

FAILI 2/2019 FAILI 2/2019 32

FAILI 2/2019Toimitus

Päätoimittaja: Juha Henriksson,juha@musiikkiarkisto.fi, 045-2495680

Julkaisutoimikunta Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto Riitta Itälä Susanna Kokkinen, pj, Aalto-yliopisto Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto Ella Oksanen, Kela Johannes Valo, Hyvinkään kaupunginarkisto

Toimitus pidättää itselleen oikeuden edi-toida julkaistavaksi tarjottua aineistoa.

Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.

Vuosikerran hinta 2019 on 60,00 euroa, opiskelijat 15,00 euroa. Tilaushintoihin lisätään arvonlisävero 10 %.

ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl

Julkaisija: Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HKI, www.liikearkistoyhdistys.fi, Puh. 044-5512029.

Tilaukset: sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi

IlmoituksetIlmoitusmyynti, puhelin 045-2495680Ilmoitushinnat 2019:1/1 sivua 4-väri 8001/2 sivua 4-väri 5001/4 sivua 4-väri 250

Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoitusker-taa 25%, 2 ilmoituskertaa 10%. LAY:n jäsenalennus 20%.

Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu.

Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut.

Hintoihin lisätään arvonlisävero.Hinnat sitoutumuksetta.

Ilmoitusaineiston tekniset tiedotPainotuotteen koko 173 X 245 mm.Tiedostomuodot valmiit aineistot painet-tava pdf, fontit konvertoituina. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi.

Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä.

Aineiston toimitusosoite: juha@musiikkiarkisto.fi

Paino: Grano Oy, 2019.

FAILI 4/2017

PÄÄKIRJOITUS

3 Asetuksia, lakeja ja direktiivejä Juha Henriksson

TAPAHTUMAT

4 Tiedonhallinnan järjestelmien teemapäivä Juha Henriksson

14 Data ei ole uutta öljyä vaan vanhaa hiekkaa Miia Kosonen

20 Teemapäivä tiedonhallinnan järjestelmien käyt-töönotosta Janne Jokinen

ARKISTOT

17 Oppia ja oivalluksia Tartossa Janne Ridanpää

21 Elka monessa mukana – vuosi 2018 paketissa Jarmo Luoma-aho

25 Sotilaslakimiehet – puolustushallinnon sotilasju-ridiikan asiantuntijoina jo yli 60 vuotta Arto Alajoutsijärvi

29 Työväen Arkisto – vanhin kansanliikearkis- tomme Pekka Lähteenkorva

40 YYA:ta arkistojen kanssa Tiina Lintunen

42 Arkistoaineisto ja tarinan aukot. Miten romaani-kirjailija käyttää arkistolähteitä? Johanna Venho

46 Kokemuksia arkistoitujen tutkimusaineistojen kartoitusprojektista Toni Suutari

ARKISTOTEKNIIKKA

9 Alan standardit eivät ole vain ammattilaisille Pekka Henttonen

12 Arkistot ja yhteisöt – uutta provenienssista Pekka Henttonen

KIRJAT

50 Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan?

Ilmoitukset: A. Laaksonen Oy, s. 51; Disec, s.51;

Constructor Finland, s. 52 .

Kansi: Työväen Arkiston sisäänkäynti. Kuva: Juha Henriksson

SISÄLTÖ

FAILI 2/2019 FAILI 2/2019 32

Olen vetänyt työryhmää, joka on selvittänyt, miten EU:n tietosuoja-asetus ja viime marras-

kuussa säädetty kansallisen tieto-suojalaki vaikuttavat arkistojen ja muiden kulttuuriperintöorganisaati-oiden toimintaan. Työryhmä on nyt saanut työnsä valmiiksi ja julkaissut dokumentin Tietosuoja KAM-sektoril-la. Suositellut toimintatavat henkilötie-toja sisältävien aineistojen käsittelyyn kirjastoissa, arkistoissa ja museoissa.

Suosituksen tarkoituksena on aut-taa kirjastoja, museoita ja arkistoja suunnittelemaan, kehittämään ja toteuttamaan henkilötietojen suo-jaa omassa toiminnassaan. Kyse ei ole tietosuoja-asetuksen 40 artiklan mukaisista käytännesäännöistä.

Tietosuoja KAM-sektorilla keskittyy kirjastoissa, arkistoissa ja museoissa säilytettäviin kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoihin sekä niiden kuvailutietoihin sisältyvien henkilö-tietojen käsittelyyn ja suojaamiseen. Tämä käsittely KAM-organisaati-oissa tapahtuu yleensä yleisen edun mukaisessa tai yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa. Kyse on henkilötietojen käsittelyn erityis-tilanteesta, johon liittyy tiettyjä poikkeuksia ja erivapauksia.

Tietosuoja KAM-sektorilla ei käsittele viranomaisaineistoihin liittyviä eri-tyiskysymyksiä, kuten julkisuuslain-säädännön soveltamista. Suositus ei myöskään ota kantaa tekijänoike-uksiin ja niistä aiheutuviin käyttöra-joituksiin.

Suositus on julkaistu KAM-juridiik-karyhmän verkkosivuilla (https://musiikkiarkisto.fi/kam/).

Arkistoitujen aineistojen käyttöön saattamiseen vaikuttavat tietosuoja-kysymysten lisäksi myös esimerkiksi julkisuussääntely ja tekijänoikeusky-symykset. EU-parlamentti on huhti-kuussa hyväksynyt uuden direktiivin tekijänoikeudesta ja lähioikeuksista digitaalisilla sisämarkkinoilla (DSM). Opetus- ja kulttuuriministeriö on aloittanut valmistelun direktiivin aiheuttamista muutoksista Suomen tekijänoikeuslakiin. Uudistuksia työstetään aluksi avoimissa, teema-kohtaisissa työpajoissa, jotka aloitta-vat toimintansa jo toukokuussa.

Toivottavasti työpajojen kautta arkistojen ja muiden kulttuuriperin-töorganisaatioiden tarpeet otetaan aikaisempaa paremmin huomi-oon tekijänoikeuslainsäädännössä. Olisi nimittäin tärkeää, että esteitä aineistojen avaamiselle puretaan (kuitenkin tekijöiden oikeuksia kunnioittaen), sillä avoimuus pal-velee niin kansalaisia, yrityksiä kuin päätöksentekijöitäkin. Avoimuus myös tukee demokratiaa ja tasa-arvoa, mahdollistaa uusia oivalluksia ja tuottaa arvokasta ymmärrystä.

Tekijänoikeuslain uudistuksella on kiire, sillä DSM-direktiivi hyväksyt-tiin 15.4.2019, ja jäsenmailla on vain kaksi vuotta aikaa viedä direktiivi osaksi kansallista lainsäädäntöä.

EU:n hyväksymä direktiivi on taus-talla myös uudessa laissa digitaalis-ten palvelujen tarjoamisesta, joka astui voimaan 1.4.2019. Liikearkis-

toyhdistyksen tiedonhallinnan jär-jestelmien teemapäivässä, josta on juttu toisaalla tässä Failissa, kuultiin Timo Övermarkin kiinnostava esi-tys saavutettavuudesta. Övermarkin mukaan vain noin 20 % väestöstä on sellaisia, joilla ei ole minkäänlai-sia rajoitteita, kun otetaan huomi-oon esimerkiksi ikänäkö ja tilapäi-set rajoitteet kuten tapaturmat.

Teemapäivien järjestelmädemoja seuratessa tuli havainnollisesti esille, että esimerkiksi tietojärjestelmässä käytetty fontti voi vaikuttaa haital-lisesti saavutettavuuteen. Tyylikäs, pienikokoinen fontti antaa mah-dollisuuden koota yhdelle näytölle esille paljon tietoja samanaikaisesti, mutta samaan aikaan se saattaa tehdä järjestelmän käytöstä turhan työlästä, mikäli käyttäjä joutuu jat-kuvasti tihrustamaan pientä tekstiä.

Kuten Övermark osuvasti totesi esityksessään, verkkosivujen hyvä saavutettavuus ja käytettävyys eivät ole pelkkiä kustannustekijöitä, vaan ne esimerkiksi vähentävät asiakas-palvelun tarvetta ja lisäävät asiakas-tyytyväisyyttä.

PÄÄKIRJOITUS

Asetuksia, lakeja ja direktiivejä

JuhaHenriksson

FAILI 2/2019 FAILI 2/2019 54

TAPAHTUMAT

Tiedonhallinnan järjestelmien teemapäivä

Liikearkistoyhdistyksen tie-donhallinnan järjestelmien teemapäivä järjestettiin 2.4.2019 Sokos Hotelli

Presidentissä Helsingissä. Päivän aikana nähtiin järjestelmädemoja, mutta myös yleisempiä esityksiä tietojärjestelmien hankinnasta, käytettävyydestä ja saavutetta-vuudesta.

Esiselvitys ja valmistautu-minen hankintaan

Teemapäivän ensimmäisestä esi-tyksestä vastasi Juha Anttila (IITC). Hänen mukaansa hankintaprosessi aloitetaan yleensä nykytilaselvityk-sellä, jossa analysoidaan yhteisön toimintatapoja ja tietovirtoja. Missä tietoa on ja miten se liikkuu? Mikä on tietojen sisältö? Mitä järjestelmiä käytetään tiedonhallintaan?

Nykytilaselvitystä seuraa tarve-kartoitus, jossa selvitetään eri liiketoimintojen ja yksiköiden tarpeita. Anttilan mielestä pitkät tarpeiden luettelot eivät ole kovin käytännöllisiä, vaan sen sijaan olisi

syytä kuvata käyttötapauksia, sillä yksi käyttötapaus voi kattaa usei-ta tarpeita. Tarvekartoitus ei ole itsetarkoitus, vaan sen kautta tulisi pystyä kehittämään liiketoiminnan tarpeita ja yrityksen toimintaa. Jotta tietojärjestelmätoimittajia pystyt-täisiin kilpailuttamaan, tarpeet tulisi kuvata varsin spesifeiksi vaatimuk-siksi. Anttilan mukaan isoa projektia on vaikea saada vietyä kunnialla loppuun, jos ei laadita "roadmapia", jonka avulla projektia rakennetaan vaiheittain, yksi kokonaisuus ker-rallaan.

Kolmantena vaiheena on järjestel-män hankinta. Markkinakartoituk-sen tekeminen on tärkeää, jotta

Juha HenrikssonArkistonjohtajaMusiikkiarkisto

Juha Anttilan esitys avasi tiedonhallinnan järjestelmien teemapäivän. Kuva: Juha Henriksson

FAILI 2/2019 FAILI 2/2019 54

saataisiin järkeviä, vertailukelpoisia tarjouksia. Anttila muistutti, että yksityisellä puolella voidaan tehdä lisäselvityksiä ja muuttaa tarvitta-essa tarjouspyyntöä. Usein pro-jektiin halutaan liittää pilotointi, jonka avulla voidaan varmistaa, että ratkaisu on sellainen, mitä halutaan. Sopimus olisi hyvä laatia siten, että pilotin jälkeen voidaan vielä vetäy-tyä, jos osoittautuu, ettei ratkaisu-malli olekaan toimiva. Vasta onnis-tuneen pilotoinnin jälkeen käydään lopulliset sopimusneuvottelut ja tehdään hankintapäätös. Anttilan mukaan perinteisessä toimintamal-lissa järjestelmän loppukäyttäjät ovat mukana vain projektin alussa (tarvekartoitus) ja lopussa (käyt-töönotto), vaikka heidät olisi syytä ottaa myös projektin välivaiheisiin mukaan.

Toimittajien tarjousten vertailemi-nen ja eri osa-alueiden pisteyttä-minen ei usein ole helppoa. Miten esimerkiksi pisteytetään toimittaji-en referenssit ja henkilöstön osaa-minen?

Hintojen vertailua vaikeuttaa se, että toimittajilla saattaa olla käytös-sä erilaisia hinnoittelumalleja. Miten esimerkiksi erilaiset järjestelmäop-tiot otetaan huomioon hintaver-tailussa tai pisteytyksessä? Myös paikallisen järjestelmän ja pilvirat-kaisun sekä toisaalta osto/vuokra-lisenssin vertaileminen saattaa olla hankalaa. Anttilan huomautti, että yksittäinen vaatimus voi toisinaan edellyttää tuplahintaista lisenssiä.

Anttilan mukaan tietojärjestelmän hankintaan liittyy paljon erilaisia vaaratilanteita. Esimerkiksi varsinkin julkishallinnon puolella saatetaan käyttää muiden tekemiä vaatimus-luetteloita, jotka eivät välttämättä sovellu parhaalla mahdollisella ta-

valla kyseiseen tapaukseen. Vertailu-kriteereissä saatetaan myös laittaa liikaa painoa jollekin ominaisuudelle (esimerkiksi hintaa painotetaan liikaa). Anttila painotti, että uutta järjestelmää hankittaessa on tärke-ää määritellä ”exit plan”: mikä on hintalappu sille, että järjestelmästä päästään haluttaessa eroon ja saa-daan omat datat talteen.

Käytettävyys

Janne Pitkäsen (Adusso Oy) aihee-na oli käytettävyys tiedonhallinta-ratkaisuissa. Pitkäsen mukaan käy-tettävyys tulisi varmistaa järjestel-män elinkaaren jokaisessa vaiheessa. Jo järjestelmää hankittaessa olisi hyvä tehdä vertailevaa käytettävyys-testausta, sillä aikaisessa vaiheessa tehdyillä ratkaisuilla on usein suuri vaikutus. Tietojärjestelmän kehit-tämisvaiheessa voidaan puolestaan

Janne Pitkänen kertoi käytettävyydestä. Kuva: Juha Henriksson

FAILI 2/2019 FAILI 2/2019 76

tehdä laadullista käytettävyystesta-usta. Järjestelmän käyttöönottovai-heeseen liittyy hyväksymistestaus, jonka avulla esiin nousevat käytet-tävyyden puutteet voidaan korjata. Käytettävyystestauksen tulisi jatkua myös järjestelmän käyttöönoton jälkeen jatkuvan kehityksen henges-sä, jolloin toimintaa voidaan kehit-tää käyttäjien todelliseen työhön perustuen.

Pitkänen esitteli seuraavaksi käy-tettävyyden arviointitapoja. Erilais-ten tarkistuslistojen lisäksi voidaan käyttää hyväksi heuristiikkoja kuten ”Nielsenin 10 heuristiikkaa”. Myös standardeista (esimerkiksi saavutet-tavuusstandardit) voi olla apua käy-tettävyyden arvioinnissa. Usein tur-vaudutaan subjektiivisiin arvioihin, joista Pitkänen mainitsi esimerkkinä John Brooken esittelemän ”Sys-tem Usability Scale” -lomakkeen. Subjektiiviset arviot voivat tuottaa hyödyllisiä pisteytyksiä erityisesti

silloin, kun käyttäjät ovat oikeasti käyttäneet järjestelmää.

Pitkäsen mukaan käytettävyys-testauksen on todettu tarjoavan verrattain vahvaa osoitusta käytet-tävyydestä – ilman tarvetta ottaa potentiaalisia järjestelmiä koekäyt-töön omaan ympäristöön. Käytet-tävyystestauksessa voidaan mitata esimerkiksi tehtävien onnistumis-osuutta (tuloksellisuus), käytön virheitä (virheettömyys) ja käyttäjä-palautetta (tyytyväisyys).

Pitkänen pohti myös, millä keinoin järjestelmiltä voidaan vaatia käyttö-kelpoisuutta. Tässä auttavat konk-reettiset valinta- ja vertailukriteerit sekä todellista käyttöä edustavat demot ja testaukset. Tärkeää on myös se, että järjestelmätoimituk-sen hyväksymiskriteerit ovat hyvin dokumentoituja ja todennettavia.

Pitkänen esitti lopuksi näkemykse-nään, että tietojärjestelmien han-

kinnassa tulisi siirtyä perinteisestä, kankeasta ns. vesiputousmallista ketterään hankintaan. Olennaista on miettiä, miten tulevan järjestel-män käyttäjät saadaan valjastettua projektiin mukaan.

Järjestelmädemot

Teemapäivään sisältyi viisi järjestel-mädemoa. Ensimmäisenä oli vuo-rossa CGI Virta, jonka perustoimin-not ovat asianhallinta, dokument-tienhallinta, tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) sekä prosessiohjaus ja työn-kulut. Virtaa esitellyt Ritva Toivonen kertoi myös erilaisista laajennus-osista kuten työkulkumoottorista, jonka ansiosta käsittelynäytössä nä-kyvät juuri kyseiseen asiaan liittyvät henkilöt. Virtaan voidaan integroida dokumentinhallintajärjestelmiä, ja usein yrityksessä onkin käytössä jokin dokumentinhallintatuote jo ennen Virran käyttöönottoa. Myös sopimuksenhallintamoduuli on liitettävissä mukaan. Virta hakee asiakirjan metatiedot automaat-tisesti tehtäväluokasta. Toivasen mukaan noin 90 % metatiedois-ta voidaan hyväksyä sellaisenaan ilman, että niitä tarvitsee muuttaa. Virtaan on myös liitettävissä te-koälyyn perustuva VIRTA.AI, joka tekee automaattisesti asiasanoitusta analysoimalla jokaisen järjestelmään viedyn asiakirjan ja poimimalla niistä asiasanoja.

CaseM on Fujitsun tarjoama asi-an- ja asiakirjanhallintajärjestelmä, jota esittelivät Jorma Kainulainen ja Jörgen Rejström. Ratkaisu on suun-nattu erityisesti julkishallinnon or-ganisaatioille, vaikka se sopii myös yrityskäyttöön. Demossa esiteltiin-kin useita julkishallinnon kannalta käteviä ominaisuuksia. CaseM:ssä esimerkiksi helppo tehdä loppu-käyttäjän lomakkeita (esimerkik-si avustushakemus), ja otteiden

CaseM-esittelystä vastasivat Jorma Kainulainen ja Jörgen Rejström. Kuva: Juha Henriksson

FAILI 2/2019 FAILI 2/2019 76

julkaiseminen viranhaltijan päätök-sistä on tehty sujuvaksi. Päätökset voidaan toimittaa asiakkaille suomi.fi-portaalin välityksellä ja rakenteis-ten asiakirjojen anonymisointi sujuu automaattisesti. Tiedonhallintajär-jestelmään on integroitu kokous-järjestelmä ja pöytäkirjan otteiden tuottaminen on automatisoitu.

M-Filesia esitteli Cemo Timucin. M-files sisältää myös asianhallinnan, mutta demo keskittyi dokumentin-hallintaan. M-files ei perustu perin-teiseen hakemistorakenteeseen, vaan keskiössä ovat metatiedot ja niiden mukaisesti muodostetut näkymät. Timucinin mukaan M-Files pyrkii tuomaan käyttäjälle esille vain ne asiat, joihin häneltä odotetaan toimintaa. Järjestelmä tekee teko-älyyn pohjautuen ehdotuksia muun muassa asiakirjan tyypistä ja toimi-joista. Järjestelmä pyrkii muuten-kin helpottamaan käyttäjän työtä: projektit suodatetaan asiakkuuden mukaan ja suojausluokat, käyttö-oikeudet ja säilytysajat periytyvät automaattisesti TOSin perusteella.

Ari Myllymäen esittelemä Innofac-torin Dynasty 10 sopii niin kunta- kuin valtionhallinnonkin asianhal-linnan työkaluksi. Sen päätoiminnot ovat asian- ja asiakirjahallinta, viran-haltija- ja toimielinpäätösten hallin-ta, sopimushallinta, julkaisupalvelut sekä yhteystietorekisteri. Dynasty perustuu monen muun nykyaikai-sen asianhallintajärjestelmän tapaan käyttäjälähtöiseen ajatteluun, jossa käyttäjät voivat itse muokata säh-köisiä työpöytiään tukemaan omaa työskentelyään. Yhtenä esimerkkinä Myllymäki mainitsi tallennetun haun jakamisen, jolloin toiset käyttäjät voivat halutessaan tehdä sen pe-rusteella esimerkiksi työpöydän itselleen.

Multi Support Next -järjestelmää esittelivät Sirpa Toljander ja Olli-Pekka Sysinoro. Demossa korostui erityisesti Multi Supportin integ-roitavuus. Esimerkiksi Outlookiin löytyy plug-in, jonka avulla sähkö-postit ja niihin liittyvät dokumentit on helppo siirtää asianhallintajärjes-telmään. Saman tyyppiset plug-init löytyvät myös Wordille, Excelille ja Power Pointille. Multi Supportiin sisältyy lisäksi avoimet REST-UP-rajapinnat, joiden avulla voidaan esimerkiksi tehdä oman näköisiä käyttöliittymiä. Sysinoro ja Toljan-der painottivat, ettei lopputuloksen kannalta ole merkitystä, millä tavoin dokumentit tuodaan järjestelmään.

Saavutettavuus

Järjestelmädemojen jälkeen kuultiin Timo Övermarkin (Eficode) esitys saavutettavuusdirektiivistä ja sen vaikutuksista. Direktiivin taustalla on periaate, että kaikilla tulee olla yhtäläiset mahdollisuudet toimia digitaalissa yhteiskunnassa erilaisista rajoituksista huolimatta. Käyttäjillä voi olla fyysisiä rajoitteita (esim. näkö, kuulo, motoriikka), mutta myös kognitiivisia rajoituksia, jotka

tekevät sellaisen verkkopalvelun hyödyntämisen hankalaksi, jonka käytettävyys on huono.

Pysyvien rajoitusten lisäksi ihmisillä saattaa olla myös tilapäisiä rajoit-teita (esim. toipuminen luunmur-tumasta). Rajoitteet voidaankin jakaa pysyviin, tilapäisiin tai tiettyyn tilanteeseen liittyviin. Övermarkin mukaan vain noin 20 % väestöstä on sellaisia, joilla ei ole minkäänlai-sia rajoitteita.

Mobiilikäytön lisääntyminen ko-rostaa verkkopalveluiden käytet-tävyyteen liittyviä tekijöitä kuten skaalautuvuutta ja riittävän suuria kontrasteja. Övermark painotti, että hyvä käytettävyys on järkevää myös organisaation itsensä kannalta, sillä esimerkiksi asiakaspalvelun tarve vähenee ja asiakkaat ovat entistä tyytyväisempiä.

Suomessa on vastikään hyväksyt-ty laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta, joka astui voimaan 1.4.2019. Lain taustalla on EU-direktiivi 2016/2102. Uuden lain mukaan kaikkien julkisella rahoi-tuksella tuotetujen verkkosivujen

Ari Myllymäki ja Dynasty 10 -esittely. Kuva: Juha Henriksson

FAILI 2/2019 FAILI 2/2019 98

tulee olla hyvin saavutettavissa. Laki koskee paitsi verkkosivuja ja mobii-lisovelluksia, myös esimerkiksi verk-kosivuilla jaettavia dokumentteja. Lain voimassaolon piirissä on lisäksi organisaation intranet siitä lähtien, kun se uudistetaan.

Saavutettavuusdirektiivin takana on Web Content Accesibility Gui-delines WCAG 2.1. Kansallisessa laissa vaaditaan tietyin poikkeuksin WCAG 2.1. tasoa AA, joka sisältää noin 50 erilaista kriteeriä. Peri-aatteisiin sisältyy esimerkiksi se, että kaikki voivat havaita, hallita ja ymmärtää verkkosivujen sisältöä. Lisäksi HTML-koodin tulee olla laadukasta ja standardien mukaista. Suomessa kansallisen lain noudatta-mista valvoo Etelä-Suomen aluehal-lintovirasto (www.avi.fi/saavutetta-vuus). On myös tulossa kokonaan uusi verkkosivusto saavutettavuus-vaatimukset.fi.

Uudistettujen verkkosivujen tulee olla lain mukaisia 23.9.2019 ja van-hojen verkkopalvelujen 23.9.2020. Mobiilisovelluksien tulee täyttää lain vaatimukset viimeistään 23.6.2021 ja uudistettujen intranetsivustojen 23.9.2019. Uusi laki edellyttää myös, että organisaation verkkosivuilla on saavutettavuusseloste, jossa kerro-taan, miten lain vaatimuksia nouda-tetaan. Esityksensä lopuksi Över-mark mainosti Eficoden laatimaa suomenkielistä saavutettavuusopas-ta, joka on ladattavissa osoitteesta https://www.eficode.com/learn/saavutettavuus-opas.

Demojen arviointi

Teemapäivän päätteksi osallistujat pääsivät antamaan numeroarvioita ja sanallista palautetta demoista. Yleisenä huomiona todettiin, että varsin monen demon seuraamista hankaloitti järjestelmässä käytetyn

fontin pieni koko eli saavutettavuus ei ollut tässä mielessä paras mah-dollinen. Osa esityksistä oli tallen-nettu etukäteen, mikä toki toi lisää sujuvuutta itse esitykseen, mutta se ei ollut järjestelmän toimintojen ja erilaisten käyttötapausten esittelyn kannalta välttämättä paras mahdol-linen ratkaisu.

Demoista parhaimmaksi arvioitiin Fujitsu, jonka yleisarvosana nousi reilusti 4:n yläpuolella (asteikko 1–5). Seuraavaana oli M-files, ja kol-me muuta demoa olivat yleisarvo-sanaltaan varsin tasaisia. Osallistujat olivat yleisesti ottaen tyytyväisiä näkemiinsä demoihin, sillä huonoin-kin yleisarvosana oli selvästi 3:n yläpuolella.

Syksyllä hotelli Presidentissä järjes-tetään Tiedonhallinnan järjestelmien käyttöönoton teemapäivä, josta on lisää tietoa tämän Failin sivulla 20.

Saavutettavuudesta kertoi Timo Övermark. Kuva: Juha Henriksson

FAILI 2/2019 FAILI 2/2019 2120

TAPAHTUMAT

Teemapäivä tiedonhallinnan järjestelmien käyttöönotosta

Liikearkistoyhdistys järjesti huhtikuussa 2019 Tiedon-hallinnan järjestelmien teemapäivän, jossa kes-

kityttiin tiedonhallinnan järjes-telmien hankintaan ja käytettä-vyyteen. Kevään tapahtumasta on juttu tämän Failin sivulla 4. Kevään teemapäivä saa nyt jat-koa. Syksyllä 2019 Liikearkistoyh-distys järjestää toisen tiedonhal-linnan järjestelmiin keskittyvän teemapäivän, jossa keskitytään tiedonhallinnan järjestelmien käyttöönottoon organisaatiossa. Aiheensa puolesta tämä on jatku-moa kevään teemapäivälle, mut-ta on sisällöltään oma itsenäinen kokonaisuutensa.

Mitä tapahtuu, kun järjestelmä on hankittu ja se pitäisi ottaa käyttöön organisaatiossa? Käyttöönottovai-he on tiedonhallintajärjestelmän elinkaarta ajateltaessa lyhyt vaihe, mutta kriittinen sellainen. Epäonnis-tunut käyttöönotto voi pahimmil-

laan rampauttaa koko liiketoimin-nan, kun taas onnistunut käyttöön-otto takaa järjestelmän tuottaman lisäarvon organisaatiolle ja uusien tapojen juurtumisen osaksi arkea. Hankinnan jälkeen pitää tapahtua myös paljon muuta kuin vain tieto-teknistä järjestelmien määrittelyä, sillä muuttuvien toimintatapojen ja muutoksen haltuunotto ja johta-minen ovat järjestelmän käyttöön-oton keskiössä.

Käyttöönoton näkökulmasta tärkei-tä ja huomioitavia asioita on useita. Onko käyttöönotto projektoitu ja onko sille määritelty selkeät tavoitteet? Onko itse järjestel-mä määritelty niin, että se vastaa tarpeeseen ja vaatimuksiin? Mi-ten käyttöönotettava järjestelmä suhtautuu muuhun organisaation tietoarkkitehtuuriin – vaaditaanko paljon konfigurointia, räätälöintiä tai integraatioita? Entä miten järjes-telmä otetaan käyttöön: kenties prosesseittain, alueittain, osastoit-

Liikearkistoyhdistyksen tiedonhallinnan järjestelmien teemapäivä huhtikuussa 2019. Kuva: Juha Anttila.

tain vai saman tien kerralla koko organisaatiolle? Kun uusi tietojär-jestelmä otetaan käyttöön, tulee organisaatiossa huolehtia myös siitä, että vanhat tietoaineistot ovat käytettävissä.

Edellä mainittujen kysymysten lisäksi lienee paikallaan kiinnittää huomiota myös koulutukseen ja viestintään. On syytä miettiä, kuinka järjestelmän käyttö saadaan kou-lutettua kaikille sen käyttäjille yhtä hyvin, vaikka käyttäjät ja käyttötavat saattavat olla keskenään hyvinkin erilaisia. Järjestelmän käyttöön liittyvä tuki on erityisesti alkuvai-heessa tärkeää, joten on ratkaistava, miten tämä saadaan järjestettyä tarpeeksi kattavasti ja laadukkaasti. On niin ikään syytä miettiä, miten käyttöönotosta ja siihen liittyvistä asioista viestitään henkilökunnalle. Huomiota on hyvä kiinnittää myös siihen, miten viestintä ja yhteis-työ järjestelmätoimittajan kanssa saadaan sujumaan siten, että asiat hoituvat ja osapuolet puhuvat kes-kenään samaa kieltä.

Muun muassa näihin näkökulmiin perehdytään tarkemmin syksyl-lä järjestettävässä teemapäivässä, joka pitää sisällään asiantuntija-puheenvuoroja ja case-tapauksia. Tiedonhallinnan järjestelmien käyttöönoton teemapäivä järjeste-tään Helsingissä hotelli Presiden-tissä 26.9.2019. Tapahtumaan voi ilmoittautua Liikearkistoyhdistyksen nettisivujen kautta (www.liikearkis-toyhdistys.fi).

Janne Jokinen

FAILI 2/2019 FAILI 2/2019 5150

- tuoteperhe

Suomalaista osaamista ja laatua koko toimitusketjun alusta loppuun.

Lisää meistä www.arkisto2000.fi

KIRJAT

Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan?

Liikearkistoyhdistyksen kirjajulkaisu Säilyykö säh-köinen – ja kuinka kauan? sisältää kirjoituksia asia-

kirjahallinnon eri osa-alueilta:

ASIAKIRJAHALLINNON ORGA-NISOINTI, HYÖTY JA MARKKI-NOINTI Pentti Latva-Koivisto

TIETOAINEISTOJEN SÄILYTTÄ-MISEN JA ARKISTOINNIN TIETO-SUOJA Tomi Voutilainen

FYYSISET ARKISTOT JA NIIDEN HALLINTA Olli Alm

SÄHKÖINEN ARKISTOINTI Ida Suolahti

TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA (TOS) ORGANISAATION TIE-DONHALLINNAN SELKÄRAN-KA Ritva Toivonen

SÄHKÖINEN SÄILYTTÄMINEN TOTEUTETAAN IT-PERUSTEK-NIIKKAA SOVELTAMALLA Osmo Palonen

IMMATERIAALIOIKEUDET Mikko Hyvärinen

SÄHKÖPOSTIN, INTERNET-SIVU-JEN JA SOMEKANAVIEN ARKIS-TOINTI Juha Anttila

ASIAKIRJAHALLINTA LÄÄKEYRI-TYKSESSÄ Tuija Lax

ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAT Carl-Magnus Roos

ASIAKIRJAHALLINNAN KESKEI-SET KÄSITTEET

Kirja on ilmestynyt huhtikuussa 2018 ja se sisältää 165 sivua. Kirjan normaalihinta on 50 € + alv. 10% + postituskulut.

Kirjaa voi tilata: sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi, 044 5512029.

Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan? on myynnissä Mikkelin Arkistopäivien aikana tarjoushin-taan 40 € (opiskelijat 20 €). Tar-joushinta sisältää arvonlisäveron.

FAILI 2/2019 FAILI 2/2019 5150

- tuoteperhe

Suomalaista osaamista ja laatua koko toimitusketjun alusta loppuun.

Lisää meistä www.arkisto2000.fi

ASIANTUNTEVAA, AMMATTIMAISTA JA IHMISLÄHEISTÄ PALVELUA VUODESTA 2004

DISECIN ARKISTO-PALVELU• Luotettavia arkistonhallintaratkaisuja

• Tallennus- ja säilytyspalveluita

• Koulutusta ja konsultointia

• Digitointia

ASIAKKAITAMME: ELKA, Espoo, Helsinki, Päivälehti, Tampere, Turku, UKK, Xamk ja YLE

www.disec.fi

Kasten-kalusteetkaikkeen säilytykseen

Constructor Finland Oy, LohjaPuh. 019-36251, www.kasten.fi

• Suomalaista suunnittelua• Turvalliset ja tukevat• Tyylikkäät ja kevyesti

liikuteltavat• Yksilölliset ratkaisut• Kokemuksella ja ammatti-

taidolla