uutuuskirja: tiedonhallinta & yrityksen menestys - 2015 - jukka-pekka linden

TIEDONHALLINTA& YRITYKSEN MENESTYS

Yrityksen TULOS

syntyy PROSESSEISTA

Netera Consulting

TIEDONHALLINTA on prosessien

TÄRKEIN voiteluaine

10 ratkaisua tehokkaaseen

dokumentinhallintaan

20 tärkeintä yrityksen

tiedonhallintaratkaisua

J U K K A L I N D É N

UUSIPAINOS!

ISBN 978-952-93-5533-4

69.1

• Masterdatan hallinta• Asiakkuuden hallinta• Sopimusten hallinta• Projektien tiedonhallinta• Henkilöstötietojen hallinta• Koulutusten hallinta• Lakiosaston tiedonhallinta• Konsernin tiedonhallinta• Laatujärjestelmä• Palautteiden hallinta• Raportointi• Tiedon julkaisu • Sähköinen arkistointi• Ostolaskujen sähköinen kierrätys ja hyväksyntä• Käyttöomaisuuden hallinta• Tuotetiedon hallinta• Teknisten dokumenttien hallinta• Kunnossapito- ja huoltoliiketoiminta• Laiterekisterit• Kiinteistöjen tiedonhallinta• Materiaalisertifi kaatit

Miten Googlen hakukone löytää tietoa tehokkaasti? Miten suosikkikappale löytyy helposti iTunesista? Miten kiinnostava kirja löytyy Amazonin verk-kopalvelusta vaivattomasti? Miten Geokätkennän sijainnit löytyvät? Miten kiinnostava lomapaikka löytyy helposti nettipalvelusta? Miksi emme löydä sopimusta, muistiota, sähköpostia tai uusinta tarjousta yhtä helposti yri-tyksen tietoympäristöstä?

Käymme kirjassa kohta kohdalta läpi, miten uusi metatietoon perustuva tiedonhallinta mahdollistaa onnistumisen päivittäisessä tietotyössämme. Tar-koituksena on yhdistää ymmärrettävässä muodossa inhimillinen tekeminen ja sujuva tiedonhallinnan työkalujen käyttö. Kirja on tarkoitettu kaikille tieto-työn kehittäjille ja tietotyön parissa työskenteleville.

Kirjassa käsitellään mm. yrityksentärkeimmät tiedonhallinnan osa-alueet:

Jukka Lindén avaa kirjassaan oleel-

lisimmat tehokkaan tiedonhallin-

nan ratkaisut ja inhimillisen teke-

misen vaikuttimet.

Jukalla on kokemusta satojen eri

toimialojen yritysten tiedonhallin-

nan tehostamisesta. Hän on kir-

joittanut aikaisemmin sähköistä

kaupankäyntiä käsittelevän teoksen

"Tee Kauppaa Netissä!".

TIEDONHALLINTA & YRITYKSEN MENESTYSJUKKA L INDÉN

Jukka LindénTIED

ONHALLIN

TA &

YRITYKSEN M

ENESTYS

Copyright © Netera Consulting

Lähetä sähköpostia, soita tai laita viesti SoMe:n kautta:

Twitter twitter.com/jukkalinden

LinkedIn linkedin.com/in/jukkalinden

Puh +358 (0)400 943 512

E-mail [email protected]

WWW www.netera.fi

Kustantaja Netera Consulting

Sisältö Jukka-Pekka Lindén

Kannet, kuvitukset ja taitto Täpinäpähkinä Tmi/Olli Järvinen

Kannen kuva Valokuvaamo Luova/Irina Kolomijets

Paino Juvenes Print 2015

Voit tilata kirjaa suoraan kustantajalta:

www.netera.fi

2.painos

isbn 978-952-93-5534-1

1

J O H DA N TO 4

T I E D O N H A L L I N N A N U U S I A I K A 9T YÖSSÄ ONNISTUMINEN VAATII AJANTASAISTA TIETOA

JA SUJUVAA TIEDONHALLINTAA 9

TIETOT YÖ ENNEN JA NYT 10

UUSI METATIETOPOHJAINEN TIEDONHALLINTA KORVAA VANHOJA DINOSAURUSJÄRJESTELMIÄ 13

PALVELEEKO NYKYINEN TIETOYMPÄRISTÖ TARPEITAMME? 15

HETKITTÄINEN TEKEMINEN MUUTTUU TIEDON ELINKAAREN HALLINNAKSI 17

MITEN TIEDONHALLINNALLA PARANNETAAN LIIKETOIMINNAN TUOTTAVUUTTA? 20

HUONO TIETOJÄRJESTELMÄ LEVITTÄÄ VÄÄRÄÄ TIETOA JOKA ON KALLISTA 23

YRIT YKSEN VOITTO EI AINA TARKOITA TEHOKASTA TIEDONHALLINTAA 25

T YÖ S K E N T E LY S E K AVA S S A T I E TO YM PÄ R I S TÖ S S Ä 33OLEMME KASVANEET JA TOTTUNEET SIJAINTIPOHJAISEEN

DOKUMENTINHALLINTAAN 34

KANSIORAKENTEIDEN SIJAINTIPOHJAINEN TIEDONHALLINTA EI ENÄÄ PALVELE 35

KANSIOPOHJAISEN DOKUMENTINHALLINNAN YLEISET ONGELMAT 35

OIKEA TIEDONHALLINTA TUKEE T YÖSUORITTEITA JA PROSESSEJA 39

TIETOJÄRJESTELMIEN ROOLIT 44

LUETTELO

SISALLYS

1

2

2

U U S I T I E D O N H A L L I N TA P E R U S T U U M E TAT I E TO O N 53MAAILMAA ON HELPOMPI YMMÄRTÄÄ TIETOSUHTEIDEN KAUTTA 53

TIETOSUHTEET OVAT HAKUSANOJA JA AVAIMIA TIEDON LÖYT YMISEEN 54

PALJON TIETOA SISÄLTÄVÄT INTERNET-PALVELUT HYÖDYNTÄVÄT METATIETOJA 56

10 R AT K A I S UA T E H O K K A A S E E N D O K U M E N T I N H A L L I N TA A N 63VERSIOIDEN HALLINTA 64

DOKUMENTTIPOHJAT 67

LIITETIEDOSTOT 71

ETÄT YÖSKENTELY 73

HÄLYT YKSET JA AUTOMAATTIVIESTIT 77

MONITOIMILAITTEET JA PAPERIAINEISTON SKANNAAMINEN 78

TEKSTINTUNNISTUS AUTTAA DOKUMENTTIEN LÖYT YMISTÄ SISÄLLÖN PERUSTEELLA 82

SÄHKÖPOSTIEN HALLINTA 84

SÄHKÖINEN T YÖNKULKU JA HY VÄKSYNTÄ 91

OIKEAN TIETORAKENTEEN JA NIMIKKEISTÖN SUUNNITTELU 96

T I E D O N H A L L I N N A N K E H I T TÄ M I N E N 103KEHITTÄMINEN ISOSSA JA PIENESSÄ YRIT YKSESSÄ 104

TARPEIDEN TUNNISTAMINEN 107

VASTUUN JAKAMINEN 110

AJOITUS 111

KÄYTTÖYMPÄRISTÖN VALINTA 112

NYKYISTEN TIETOJEN SIIRTO UUTEEN JÄRJESTELMÄÄN 114

H A N K I N TAVA I H E E T 119RATKAISUKUVAUS 119

TARJOUS 120

PÄÄTÖS 121

KÄYTTÖÖNOTTO 122

TESTAUS JA HY VÄKSYNTÄ 123

KOULUTUS 124

YLLÄPITO- JA TUKIPALVELUT 125

MUUTOSHALLINTA JA JATKOKEHIT YS 125

3

4

5

6

3

K E H I T TÄ M I S E N H A A S T E I TA 131PITKÄ SELVIT YSVAIHE JA KEHITTÄMISEN NÄYTELMÄ 131

KEHITTÄMISEN KIPU 132

UUDEN JOHTAJAN MOTIIVIT 133

AJAUTUMINEN JÄRJESTELMÄLOUKKUUN 135

L I I K E TO I M I N TA A H E L P OT TAV I A T I E D O N H A L L I N N A N R AT K A I S U J A 141MASTERDATAN HALLINTA 143

ASIAKKUUDEN HALLINTA 146

SOPIMUSTEN HALLINTA 151

PROJEKTIEN TIEDONHALLINTA 159

HENKILÖSTÖTIETOJEN HALLINTA 164

KOULUTUSTEN HALLINTA 169

LAKIOSASTON TIEDONHALLINTA 173

KONSERNIN TIEDONHALLINTA 175

LAATUJÄRJESTELMÄ 179

PALAUTTEIDEN HALLINTA 185

RAPORTOINTI 191

TIEDON JULKAISU 193

SÄHKÖINEN ARKISTOINTI 195

OSTOLASKUJEN SÄHKÖINEN KIERRÄT YS JA HY VÄKSYNTÄ 201

KÄYTTÖOMAISUUDEN HALLINTA 205

TUOTETIEDON HALLINTA 209

TEKNISTEN DOKUMENTTIEN HALLINTA 214

KUNNOSSAPITO- JA HUOLTOLIIKETOIMINTA 217

LAITEREKISTERIT 222

KIINTEISTÖJEN TIEDONHALLINTA 226

MATERIAALISERTIFIKAATIT 229

T I E D O N H A L L I N N A N K E H I T YS T R E N D I T 237BIG DATA 237

TIEDON KÄYTTÖSEURANTA TULEE YRIT YKSIIN 238

QR-KOODIT - SÄHKÖISTEN TIETOJEN KIINNITTÄMINEN PINTOIHIN 239

INFORMAATIO KYTKEYT Y Y JATKOSSA FY YSISEEN YMPÄRISTÖÖMME 240

JOKAINEN PÄIVÄMME ON TIEDONHALLINTAA 241

8

9

7

4

Johdanto

K uvitellaan tilanne, jossa tuntemattomat ihmiset sijoittelevat tava-

roita kotimme huoneisiin. Heidän valitsemansa sijainnit ovat heil-

le loogisia, koska ne perustuvat heidän kokemuksiinsa tutuista

tavaroiden säilytyspaikoista. Meille syntyisi suurella todennäköisyydel-

lä tavaroiden etsimisestä tuskallinen olo. Mistä voisimme tietää, millä

perusteilla ja mihin paikkoihin muut ovat tavaroita sijoitelleet? Samal-

la tavoin toimii valitettavasti suuri osa yritysten tiedonhallinnan ympä-

ristöistä. Vika ei ole ihmisissä, koska jokainen sijoittelee tietotavaroita

mielestään oikein. Yhteiseksi ongelmaksi muodostuu tietojen huono löy-

tyvyys. Se vaikeuttaa onnistuneiden työsuoritteiden tekemistä. Koska tie-

donhallinta koskee jokaista yritystä, vaikuttaa huono tiedonhallinta ne-

gatiivisesti koko kansantalouden tuottavuuteen. Tästä syystä tartumme

asiaan ja ratkaisemme ongelman.

Mitä on yrityksen tehokas ja oikea tiedonhallinta? Voiko tietoa hallita?

Miten sitä hallitaan? Millä välineillä ja kenen sitä pitäisi hallita? Olen käy-

nyt vuosia läpi samoja kysymyksiä yhdessä tiedonhallintaa kehittävien

asiakkaideni kanssa. Jokaisella kerralla nähtyäni kehittämisen positiivi-

set vaikutukset liiketoimintaan, on uskoni tiedonhallinnan merkityksestä

tuloksen tekemisen raaka-aineena kasvanut. Olen monien polkujen kaut-

ta ymmärtänyt, että liiketoiminnan tuotot syntyvät prosesseista, jotka

perustuvat onnistuneeseen tiedonhallintaan. Ei ole olemassa prosessia

ilman tiedonhallintaa. Se on kuin happi, jota pitää olla saatavilla koko

juoksulenkin ajan. Jos happi loppuu, matka katkeaa. Hanskat tipahtavat

maahan. Prosessi ei silloin etene, ja sen yritys huomaa tuloksessaan.

On haastavaa kertoa ja vielä haastavampaa ymmärtää elokuvan juoni

lyhyessä ajassa. Se pitää itse kokea. Sama haaste on vaivannut minua

tiedonhallinnan kehitystyössä. Tämän kirjan piti syntyä, koska asiakas-

5

tapaamiset ovat tämän erinomaisen elokuvan läpikäyntiin liian lyhyitä.

Kun ihmisiä haastaa syventymään ja arvioimaan toimintaansa, vaatii se

tilaa, aikaa ja energiaa. Näitä luonnonvaroja on valitettavasti käytettävis-

sämme yhä pienempi määrä. Kaikki, jotka ovat panostaneet niitä tiedon-

hallinnan kehittämiseen, ovat saaneet hyödyt moninkertaisesti takaisin.

Asiakkaani ovat tulleet jälkikäteen kiittelemään aktiivisuuttani ja otettani

asioiden edistäjänä. Ilman työntöliikettä olisi moni vielä entisellä polulla,

etsimässä tietoja yrityksen lukuisista lokeroista iso suurennuslasi kädes-

sään.

Tiedonhallinta on liiketoiminnan prosessien voiteluaine, josta on tul-

lut yritysten jokapäiväinen kilpailutekijä. Elämme murrosta, jossa tiedon

tallentaminen satunnaisiin sijainteihin ja esiin kaivaminen korvaantuvat

uusilla ja tehokkaammilla tiedonhallinnan tavoilla. Uudet ratkaisut eivät

enää pakota käyttäjiä luonnottomaan toimintaan, opettelemaan ulkoa

lukuisia tiedon sijaintipaikkoja ja kyselemään tietoja eri puolilta orga-

nisaatiota. Tietorakenteet syntyvät jatkossa tallennettavan tietosisällön

perusteella. Emme mieti, minne tietoa tallennetaan – Kerromme, mitä

olemme tallentamassa tai mitä tietoa haluamme käyttöömme.

Tiedon määrä on räjähtänyt käsiimme ja sijaintipohjainen tiedon tal-

lentaminen tullut tiensä päähän. Se ei ole enää uskalias ennuste, vaan

arkipäivää lukuisissa yrityksissä. Haluan kertoa, mistä tässä kaikessa on

kysymys. Haluan kertoa, miksi tämä muutos on merkittävää työn tekemi-

sen mielekkyyden ja yrityksen kilpailukyvyn kannalta.

Kehittäessäni lukuisten asiakkaideni päivittäistä tiedonhallintaa, olen

todennut, että tieto on pirstaloituneena lukuisissa organisaation tallen-

nuspaikoissa. Se on piiloutuneena epämääräisiin hierarkioihin, suljettui-

hin järjestelmiin, henkilökohtaisiin lokeroihin ja paperisiin saarekkeisiin

työntekijöiden mappeihin. On ihmeellistä, että pystymme työskentele-

mään tällaisissa ympäristöissä.

6

Kirjan avulla avaamme toimintamalleja, joilla järjestelmien ja inhimil-

lisen toiminnan yhteispeli onnistuu. Käymme läpi toimivan tiedonhallin-

nan pelisääntöjä ja ratkaisuja, jotka helpottavat työntekijän ja yrityksen

arkea.

Ymmärrys tiedonhallinnan käsitteistä ja osa-alueista auttaa keskuste-

lemaan ja ymmärtämään toisiamme. Ilman yhteisiä käsitteitä ja kieltä,

joudumme vain olettamaan ja arvailemaan. Yhteisten käsitteiden lisäk-

si on muodostettava yhteinen näkemys tiedonhallinnan kehityspolusta.

Tämä alkaa tärkeimpien liiketoimintaprosessien tunnistamisesta, josta

kuljetaan kohti yksittäisen työntekijän työpöytää. Liiketoiminnan hyödyt

syntyvät koko ketjun yhteistyön onnistumisesta. Se on monitasoinen sar-

ja toisiinsa kytkeytyviä tehokkaita tiedonhallinnan tapoja, joiden avulla

yritys purjehtii tyrskyjen läpi ja jättää kilpailijat taakseen.

Kehitystoimintaan liittyy usein abstrakteja suunnitelmia, rakenteita ja

malleja, jotka voivat irtautua lattiatason työsuoritteista. Olen todennut,

että tällä osa-alueella yrityksen johdon ja työntekijöiden näkemykset ovat

usein kaukana toisistaan. Pyrin esittämään ratkaisuja, joilla yhteinen nä-

kemys on mahdollista synnyttää.

Jokainen on asiantuntija tietotyönsä hyvien ja huonojen käytäntöjen

arvioimisessa. Toivon, että yritykset alkavat hyödyntää enemmän tieto-

työn kokemuksia ja kehitysajatuksia. Näin tiedonhallinnan kehitys saa

oikeaa polttoainetta. Asiakaspalvelu kuuntelee asiakkaita kehittäessään

asiakkaiden osto- ja palvelukokemusta. Näitä asioita ei voi arvailla tai

päätellä pelkästään yrityksen yleisen olemassa olon määritelmän kautta.

Sitä mitä johto ei tunne, on vaikea johtaa. Siksi lattiatasoa on kuunnel-

tava herkällä korvalla. Sieltä löytyvät usein kirkkaimmat ajatukset ja te-

hokkaimmat kilpailutekijät.

Voit hyödyntää kirjaa karttana, jonka avulla tunnistat ja suunnistat

yrityksen tiedonhallintaympäristöön liittyvien elementtien joukossa. Opit

ymmärtämään miten toimiva tiedonhallinnan ympäristö rakennetaan ja

mitä inhimillisiä ja tietojärjestelmien aineksia siihen liittyy. Opit, miten

7

tämä moniosainen palapeli kootaan kaikkia palvelevaksi tiedonhallinnan

moottoritieksi, jossa kaikki liikkuvat samaan suuntaan ilman pysähdyk-

siä. Liiketoiminnassa kitkan väheneminen tarkoittaa tekemisen tehostu-

mista ja tuottavuuden paranemista, josta kassa kiittää.

Tiedonhallinnan kehittäjän roolista olen kiitollinen innovatiivista

maailmanluokan tiedonhallintatuotetta kehittävälle M-Files Oy:lle, jossa

työskentelen kirjaa kirjoittaessani. Haluan kohdistaa erityisen kiitoksen

avusta kirjan viestin teroittamisessa kollegalleni Janne Romppaselle.

Olemme saaneet olla etuoikeutetusti todistamassa maailmanlaajuista tie-

donhallinnan murrosta. Se on käsilläsi juuri nyt!

Jukka-Pekka Lindén

9

tIEdonhaLLInnan UUSI aIKa”Toimintamme perustuu tietoon, riippumatta, olemmeko siitä tietoisia.”

M iten Googlen hakukone toimii? Miten suosikkikappale löytyy

iTunesista? Miten kiinnostava kirja löytyy Amazonin verk-

kopalvelusta? Miten Geokätkennän sijainnit löytyvät? Miten

kiinnostava lomapaikka löytyy netistä? Miten erotamme kaksi saman nä-

köistä ihmistä toisistaan? Löydämmekö sopimuksen, muistion, sähköpos-

tin tai uusimman tarjouksen yhtä helposti yrityksen tietoympäristöstä?

TYÖSSÄ ONNISTUMINEN VAATII AJANTASAISTA TIETOA JA SUJUVAA TIEDONHALLINTAATeollisen yhteiskunnan muutos tietoyhteiskunnaksi on laskenut yritys-

johdon keski-ikää. Johtoasemissa on nykyään enemmän 30–40-vuotiaita

päättäjiä, joille tietotekniikan hyödyntäminen on luonnollista ja opittua.

Tietojärjestelmiä ja niiden merkitystä liiketoiminnan tehokkuuden kan-

nalta ymmärretään paremmin. Liiketoiminnasta pyritään tekemään vä-

hemmän byrokraattista, mikä on johtanut tukitoimintojen minimointiin.

Itsenäisen työskentelyn merkitys korostuu. Työntekijöiden on hallittava

suurempia määriä entistä monimutkaisempaa tietoa ja ymmärrettävä

tietosisältöjen välisiä riippuvuuksia. Tieto ei voi enää sijaita erillisissä

saarekkeissa, olla pimennossa tai saatavuudeltaan suuren työn takana.

Assistentteja ja sihteeripalveluja vähennetään, joka johtaa suurempaan

henkilökohtaiseen tiedonhallinnan vastuuseen. Työsuoritteet tehdään it-

senäisemmin hyödyntämällä uusinta tekniikkaa. Ihmisiltä ja tekniikalta

vaaditaan enemmän.

10

Liiketoiminnasta on tullut globaalimpaa. Tämä pakottaa kehittämään

tietojärjestelmiä yksittäisistä tiedonhallinnan saarekkeista kohti yhteis-

toimintaympäristöjä. Päivittäistä tiedonhallintaa on pystyttävä hoita-

maan paikasta, ajasta, käytettävistä laitteista ja kielimuureista riippu-

mattomasti. Kasvavat vaatimukset ajavat yrityksiä etsimään jatkuvasti

parannuksia toimintatapoihin.

Tiedonhallinnan kehittäminen on liiketoiminnan kehittämistä. Se ei

ole satunnainen täsmäisku vasta, kun kipu tuntuu. Sen pitää olla joka-

päiväistä toimintaa. Yhtä pakollista, kuin hengittäminen. Yritysten tulos

perustuu yhä enemmän ajantasaisen tiedon monipuoliseen hallintaan.

Ilman tietoa ei ole yritystoimintaa.

TIETOTYÖ ENNEN JA NYTWindows käyttöjärjestelmä esiteltiin vuonna 1985. Silloin siirryttiin

laajamittaisemmin graafisen käyttöjärjestelmän käyttäjiksi ja yrityksis-

sä sähköisen tiedonhallinnan aikakaudelle. Etätyön tekeminen oli vielä

silloin vähäisempää. Työskenneltiin enemmän paikallisesti, yhdessä toi-

mipisteessä ja maantieteellisessä sijainnissa. Työmatkat olivat pidempiä

ja pitkäkestoisempia, koska tiedonhallinta tietoverkkojen välityksellä oli

nykyiseen verrattuna puutteellisempaa. Töitä ei toisaalta ollut tarvetta

tehdä nykyisissä määrin työpaikan ulkopuolella, koska töiden määrä oli

pienempi. Työt eivät myöskään kulkeutuneet kotiin nykyisissä määrin,

koska tietoa tuotettiin ja päivitettiin vähemmän. Tiedonhallinta oli aikai-

semmin keskittynyt enemmän yksittäisten työntekijöiden vastuulle, jotka

vastasivat nykyistä pienempien tietomäärien käsittelystä. Tiedon tuotta-

jia ja käyttäjiä oli vähemmän.

Päätöksenteko oli enemmän paikallista, joten sen tukena tarvittava tie-

to oli joko paperisena kansioissa tai sähköisessä muodossa henkilökoh-

taisen tietokoneen kansioissa. Tiedon jakaminen organisaatioiden kesken

11

työn tekemisen raaka-aineena oli vähäisempää. Oltiin enemmän tiedon

vartijoita kuin levittäjiä ja sanansaattajia. Tietoa ei nähty yhtä tärkeänä

tuotannon tekijänä, koska työsuoritteet syntyivät enemmän hartiapankin

ja suuremman työntekijämäärän voimin. Tietoyhteiskunta ja sen tuotta-

vuuden perusteet olivat vasta tulossa.

Esimerkiksi media-alan toimintaympäristö on tietomäärien kasva-

misen ja tiedon käyttötarpeiden kasvaessa joutunut tehostamaan teke-

mistään. Toimiala on muuttumassa paperisesta tiedonhallinnasta kohti

sähköistä ja digitaalista moniviestintää. Se on pakottanut päättäjät arvioi-

maan, ovatko tiedon tuottamisen prosessit tehokkaita, mistä tekemisestä

maksetaan palkkaa ja miksi eilinen liiketoiminta ei enää tuo rahaa taloon.

Alan muutos on muuttanut työntekijöiden osaamisvaatimuksia tietojen

yhdistelyn, monikanavaisuuden hallinnan ja nopeutuneen informaatio-

hallinnan osalta. On pitänyt kehittää uudenlaista toimintaympäristöä,

jossa uusimman tiedon saatavuus on keskeisessä osassa. Koska tieto on

kauppatavaraa kasvavassa määrin, myös yritysten tiedonhallintaa ovat

alkaneet koskea samat vaatimukset. Mikäli työntekijät käyttävät tiedon

etsimiseen suuren osan päivittäisestä työajastaan, on oikean tiedon no-

pealla löytymisellä merkittävä vaikutus työn tuottavuuteen.

”Olemme tottuneet etsimään ja suodattamaan tietoa, kun meidän pitäisi pyytää ja ottaa

vastaan vain sellaista tietoa, jota tarvitsemme.”

Tiedonhallinnalle oli aikaisemmin vähemmän tarvetta seuraavista syistä

johtuen:

12

• Työn tekemisen tahti oli hitaampaa.

• Työsuhteet olivat pitkiä ja tieto säilyi ihmisissä.

• Tieto välitettiin suullisesti.

• Paperit vaihtoivat omistajaa kädestä toiseen tai lähetetyn kirjeen

muodossa.

• Tietoverkkojen kehittymättömyys ei mahdollistanut nykyisen

kaltaisten tehokkaiden ja reaaliaikaisten informaatiokanavien

käyttöä ja hyödyntämistä.

• Tietoa tarvitseva kävi noutamassa tiedon alkuperäisen tallentajan

luota tai siitä tulostettiin kopio tiedon tarvitsijalle.

• Tieto nähtiin vallan työkaluna, jota tuli suojella ja säilyttää

omissa kassakaapeissa.

Toiminta muistutti enemmän vanhan ajan naapurisuhdetoimintaa. Silloin

käveltiin muutama kilometri naapurin luokse pullakahville vaihtamaan

kuulumisia kylän viimeisimmistä tapahtumista. Tieto vaihtoi omistajaa

ilman pitkälle kehitettyjä järjestelmiä.

”Suuri osa yrityksen tiedoista on paperilla tai tiedostoina.”

Järjestyksessä oleva ja järjestämätön tieto ympärillämmePäivittäinen tietoympäristömme muodostuu järjestyksessä olevasta, sekä

järjestäytymättömästä tiedosta. Tätä voidaan kutsua myös strukturoi-

duksi ja strukturoimattomaksi tiedoksi. Tiedot voivat sijaita tiedosto-

pohjaisissa järjestelmissä, joita edustavat mm. verkkolevyt, Dropbox tai

henkilökohtainen työpöytämme. Niissä voi sijaita tarjouksia, raportteja,

projekteihin liittyviä muistioita, kuvia tai matkalaskuja. Näiden tiedosto-

muotoisten tietojen lisäksi tietoa sijaitsee yrityksen tietokantapohjaisissa

13

järjestelmissä, kuten taloushallinnon, myynnin, toiminnanohjauksen,

tuotannon tai työajan seurannan tietojärjestelmissä. Niissä olevat tiedot

eivät useinkaan ole yksittäisten dokumenttien muodossa, vaan tietoa

haetaan ja tarkastellaan datan muodossa.

Onnistuneet työsuoritteet vaativat, että voimme löytää helposti tie-

dostopohjaista (dokumentit) ja tietokantapohjaista tietoa (data). Työtä

tukevassa tietoympäristössä tiedot ovat kummassakin tapauksessa järjes-

tyksessä. Ongelmallista on, että kumpikaan tieto ei mene järjestykseen

itsestään. On luotava yhteinen käsitys siitä, mikä on oikea järjestys. Verk-

kolevyn nimikerakenne voi toisille käyttäjille olla selkeä ja toisille täysin

mahdoton. Kauneus on sen katsojan silmässä, joka on saanut muokata

rakenteen mieleisekseen. Otamme yhdessä selvää, mitä tarvitaan doku-

menttien ja datan järjestykseen laittamiseksi.

UUSI METATIETOPOHJAINEN TIEDONHALLINTA KORVAA VANHOJA DINOSAURUSJÄRJESTELMIÄUseissa yrityksissä on eletty 80-luvulta peräisin olevilla tietojärjestelmillä

jo pitkään. Ne alkavat tulla työkaluiltaan ja toimintalogiikaltaan tiensä

päähän. Niiden muuttaminen uusia liiketoimintavaatimuksia tukevaksi

on usein hidasta ja kallista. Tämä tarkoittaa mm. vanhojen ja uusien tie-

tojärjestelmien integroimisen kankeutta ja käytettävyysongelmia. Tästä

on esimerkkinä terveydenhuollon vuosia jatkuneet ongelmat yhtenäisen

työtä tukevan tietojärjestelmäympäristön rakentamisessa. Työn tekemi-

sen vaatimukset ovat ajaneet kankeiden dinosaurusjärjestelmien ohi. Uu-

det nopeammin mukautettavat ja käytettävyydeltään ihmistä lähempänä

olevat tietojärjestelmät ovat tulossa ja kiinnostavat entistä enemmän.

Näille uuden ajan tiedonhallintaratkaisuille on ominaista, että kaikella

tiedolla on identiteetti. Tieto kuvataan riittävillä asiasanoilla, joita kutsu-

taan metatiedoiksi. Tämä tiedon metatietopohjainen kuvaaminen on jo

käytössä lukuisissa suosituissa palveluissa, joissa tieto pitää olla nopeas-

ti löydettävissä suurista tietomääristä. Esimerkkinä iTunes -musiikkipal-

14

velu, josta haluttu kappale löytyy nopeasti valtavan valikoiman seasta.

Miten se on mahdollista ja samaan aikaan emme löydä tietoa yritysten

tietojärjestelmistä. Yksi syy on se, että iTunes on kehitetty asiakaslähtöi-

sesti ja yrityksen perinteinen tietojärjestelmä prosessilähtöisesti.

Tiedonhallinnan uudet vaatimukset kumpuavat seuraavista toimin-

taympäristömme muutoksista:

• Tiedonhallintaa kehitetään nopeilla ja valmiilla täsmäratkaisuilla.

• Pitkät vesiputousmalliset projektikehitykset vähenevät niiden

hitauden, kalleuden ja riskipitoisuuden takia.

• Itsenäinen tekeminen muuntuu työn tekemiseksi monitasoisissa

verkostoissa.

• Asiakas on keskeisessä osassa toimittajan tarjoaman

tietoympäristön kehittämisessä.

• Yritysten tietojärjestelmät laajentuvat ulkoisten tahojen kanssa

käytettäviksi yhteistoimintaympäristöiksi.

• Sama tieto pitää olla saatavissa useiden järjestelmien kautta,

useilla päätelaitteilla ja paikasta riippumattomasti.

• Työntekijät käyttävät henkilökohtaiin tietotarpeisiin perustuvia

tietonäkymiä, joissa työsuoritteisiin tarvittavat tiedot ovat

ajantasaisesti saatavissa.

• Tiedon tallennuspaikaksi ostetaan kapasiteettia, ei laitteita.

• Tieto sijaitsee osittain tai kokonaan pilvessä.

• Tiedonhallinnan järjestelmämuutoksista tulee helpompia ja

nopeampia tehdä.

• Yhteiset tietorakenteet toimivat monikielisesti.

• Käyttäjät tilaavat tarpeidensa mukaista tietoa organisaation

tietovirroista.

• Yritysten tieto tulee lähtökohtaisesti avoimeksi kaikille ja vain

erityistapauksissa käyttöoikeuksilla rajatuksi.

• Tiedon jakamisen avoimuus lisääntyy.

15

PALVELEEKO NYKYINEN TIETOYMPÄRISTÖ TARPEITAMME?Mistä voimme tietää, onko tiedonhallinta toimintaympäristössämme riit-

tävällä tasolla? Asia ei yleensä kirkastu kokonaan vain itsenäisen mie-

tiskelyn seurauksena. Voimme toki saada muodostettua listan suoraan

työhömme vaikuttavista päivittäisistä tiedonhallinnan puutteista. Tie-

dämme mitä tietoa tarvitsemme, keiden kanssa teemme yhteistyötä ja

mitä vaadittavat työsuoritteemme ovat. On vaikeampaa ymmärtää, miten

työskentelytapamme vaikuttaa muiden työssä suoriutumiseen. Saatam-

me tallentaa tietoa sijainteihin, joita muiden on mahdotonta löytää. Se

mikä meistä tuntuu loogiselta tavalta toimia, voi muiden mielestä poi-

keta parhaasta käytännöstä. Emme kyseenalaista toimintaamme, koska

olemme tottuneet siihen. Olemme myös hyväksyneet että jokainen toimii

tapojensa mukaisesti.

”Kun tieto ei löydy, pyydetään muita etsimään ja pysäytetään muiden työt. Yrityksillä ei voi

olla varaa tämän tyyppisten sihteeripalvelujen käyttöön.”

Muiden työntekijöiden tai yrityksen tarpeet ja tavoitteet eivät ehkä kiin-

nosta meitä. Annamme mielellämme muiden hoitaa hommansa, mikäli

he eivät puutu omaan tekemiseemme. Keskitymme tuttuun, turvalliseen

ja rutinoituneeseen tekemiseen askareidemme parissa. Mikäli muutam-

me toimintatapojamme, teemme sen omista lähtökohdistamme. Saatam-

me ajatella että työpaikkamme säilymisen kannalta oma suoriutumi-

semme on turvattava. Miksi siis vaivautuisimme ajattelemaan muiden

tehokasta tietojen löytämistä, käsittelyä ja kommunikointia? Mitäpä, jos

16

muut ajattelisivat minua tai sitä, miten juuri minä selviydyn parhaiten

työssäni? Ajattelun muutos ei välttämättä ole suuri, mutta sen merkitys

on työsuoritteiden sujuvuuden kannalta valtava. Muutokseen tarvitaan

asenteiden muuttumisen lisäksi tätä tukevia tiedonhallinnan ratkaisuja.

Liiasta hallinnan yrittämisestä tulee ähkyPuhuttaessa tiedonhallinnasta, prosessien hallinnasta, osaamisen hallin-

nasta tai järjestelmien hallinnasta, voi hallitsemisen termi luoda meille

negatiivisen sävyn. Joudumme hallitsemaan päivittäisessä työssämme jo

useita asioita. Pitäisikö sen lisäksi vielä pystyä hallitsemaan paremmin

tietoa? Miksi pitäisi miettiä, mitä tallennan, mihin tallennan, millä nimel-

lä ja kuka luomaani tietoa käyttää? Eikö vain riitä että selviytyy jokapäi-

väisestä tekemisestä jollakin tavalla?

Lähes kaikkien tutkimusten mukaan työn tehokkuuteen ja mielekkyy-

teen vaikuttavat työn tekemisen sujuvuus. Hallinnan tunne on uusiutuva

jokapäiväinen voimavaramme. Se vaikuttaa henkilökohtaiseen suoriutu-

miseen ja tätä kautta työn tuottavuuteen. Mikäli suupielet ovat suurim-

man osan päivästä alaspäin, jotain tehdään väärin. Jotain ei ymmärretä

tai haluta ymmärtää.

Tavoitteena tulee olla tietotyön sujuva tekeminenOnnistuneen tiedonhallinnan tavoitteena on ratkaista työn tekemisen

sisällölliset ja tavoitteelliset asiat. Tavoitteena on olla jatkuvasti tietoi-

sia niistä asioista, jotka vaikuttavat meidän ja muiden työsuoritteisiin.

Yhteistä tietoa käsitellään päivittäin eri henkilöiden toimesta ja useissa

fyysisissä sijainneissa. Tiedon saamisen viiveet, sisällön virheellisyys,

tiedon ajantasaisuuden heikkous, sen piiloutuminen tai turvattomat käyt-

töoikeudet tulee hoitaa kuntoon. Nämä tavoitteet ovat yhteisiä yrityksen,

työntekijän, alihankkijan, kumppanin ja asiakkaiden kesken.

17

”Kun jokainen tiedosto on tallennettuna vain kerran, levytilan tarve vähenee merkittävästi.”

Tieto karkaa moniin kanaviinTyöskentely-ympäristössämme tapahtuu valtavasti asioita, joista saamme

tietoomme vain pienen osan. Osa tiedoista tavoittaa meidät sähköpostin,

puhelinsoiton, tekstiviestin tai kahvipöytäkeskustelun välityksellä. Osa

tiedosta kulkeutuu paperisessa muodossa työpöydällemme tai ilmoitus-

taululle. Tämän lisäksi organisaatiossa syntyy tietoa, josta informoidaan

yhteisissä tilaisuuksissa, pienemmissä ryhmissä ja kokouksissa. Tiedon

välittämisen keinot ovat niin moninaisia, että on haasteellista pysyä mu-

kana kaikissa kanavissa. Turhaa tietoa liikkuu ympärillämme niin paljon,

että käytämme paljon energiaa ja rahaa oleellisten tietojen poimimiseen.

HETKITTÄINEN TEKEMINEN MUUTTUU TIEDON ELINKAAREN HALLINNAKSITieto syntyy aina jostain ajallisesta ja toiminnallisesta pisteestä. Tämän

jälkeen se voidaan tallentaa, kopioida, lähettää, tuhota, muokata tai ar-

kistoida. Se miten tieto syntyhetken jälkeen jalostuu ja miten sitä hyö-

dynnetään, riippuu organisaatioiden tiedonhallinnan tavoista. Koska te-

keminen on prosessi, liittyy tieto aina johonkin kohtaan prosessia. Kun

prosessi tiedetään, määrittelee se vaatimukset sen yhteydessä käytettävil-

le tiedoille. Tähän liittyen voidaan tunnistaa seuraavia kysymyksiä:

• Mitä tietoa pitää olla saatavissa prosessin eri vaiheissa?

• Kenelle tietoa pitää toimittaa?

• Missä muodossa tietoa muokataan?

• Missä muodossa tieto pitää olla jatkossa saatavissa?

• Missä muodossa tietoa tallennetaan?

• Ketkä vastaavat tiedon muokkaamisesta?

18

Tiedonhallinnalla tuetaan tuottavuuden kasvuaTiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena on tietotyön tehostumisen

kautta syntyvät hyödyt liiketoiminnan prosesseille ja tulokseen. Vaikka

inhimillisen työskentelyn sujuvuus ja mielekkyys ovat tavoiteltavia asioi-

ta, myös taloudelliset hyödyt painavat vaakakupissa. Kehittämisen syyt

syntyvät tuottavuuden tavoitteista. Koska kehittämisen hyödyt linkittyvät

prosessien kautta toisiinsa, taloudellisia vaikutuksia ei aina pystytä ma-

temaattisella laskukaavalla suoraan osoittamaan. Riippuvuudet kulkevat

läpi organisaation. Asioita on pyrittävä kehittämään pitkäjänteisesti ja

hyötyjä arvioimaan kokonaisuutena, ei pelkän yksittäisen osa-alueen tar-

kasteluna.

Tiedonhallinnan kehittämisen liiketoimintahyötyjä voidaan tunnistaa

seuraavilla osa-alueilla:

19

KOHDE SAATAVAT HYÖDYT

Liikevaihto - Uusia liiketoimintamahdollisuuksia.- Nopeampi laskutus.- Tarkempi maksuliikenteen hallinta.

Tietojärjestelmät - IT-arkkitehtuurin yksinkertaistaminen ja yhtenäis-täminen.- Poistuvien järjestelmien korvaaminen.- Uudet ratkaisut tukevat uuden organisaation toimintatapaa tai uusia pääprosesseja.- Versiohallinta on ajan tasalla ja tukee uutta tietoympäristöä.- Oman teknologian jälkeenjääneisyyden mini-moiminen.- Päästään eroon räätälöidyistä ja ylläpidollisesti kalliista järjestelmistä.- Nykyaikaiset rajapinnat nopeuttavat ja helpotta-vat järjestelmäkehitystä.

Henkilöstö - Päällekkäisen ja tuottamattoman työn tekemisen vähentäminen.- Työsuoritteiden lisääntyessä saadaan enemmän aikaiseksi.- Lisääntyvä hallinnan tunne parantaa tuotta-vuutta: tekemisen sujuvuuden ja mielekkyyden paraneminen.- Suojautuminen henkilöstövaihdoksista johtuvis-ta tiedon katoamisista ja tuhoutumisista.

Laki - Sähköisen arkistoinnin toteuttaminen lain mu-kaisesti.- Lain mukaisten hyväksyntöjen ja sertifiointien toteuttaminen.

Laatu - Tietojen löytyessä, asiakkaiden tekemien audi-tointien nopeuttaminen.- Laatujärjestelmävaatimusten toteuttaminen.

20

Asiakkaat - Asiakkaiden palvelun helpottumisesta johtuen parantunut asiakaskokemus.- Yhdenmukainen ja ajantasainen tietosisältö asiakasviestinnässä.- Vähemmän ristiriitaisuutta ja tulkintoja.- Toistuvan ja päällekkäisen asiakastyön vähentä-minen.- Työajan vapautuminen ydinosaamisalueille, josta asiakas on valmis maksamaan.

Tuotteet - Parempia tuotteita paremman tiedonhallinnan ansiosta.

Organisaatio - Tiedon läpinäkyvyyden lisääminen.- Reagointikyvyn parantaminen reaaliaikaisen ja oikean tiedon ansiosta.- Vastaaminen uusien liiketoimintaprosessien vaatimuksiin.

Kilpailijat - Kilpailukyvyn parantuminen ja toiminnan tehos-tuminen tiedon oikeellisuuden ja reaaliaikaisuu-den johdosta.- Oman tarjonnan parantunut asemointi tehostu-neet kilpailijatiedon hallinnan johdosta.

MITEN TIEDONHALLINNALLA PARANNETAAN LIIKETOIMINNAN TUOTTAVUUTTA?Tuottavuus kasvaa, kun työntekijä löytää työsuoritteisiinsa liittyvät oleel-

liset tiedot ja pystyy tekemään entistä suuremman määrän päivittäisiä

työsuoritteita. Oikeiden tietojen saanti parantaa myös tietojärjestelmien

keskinäisen toiminnan tehokkuutta. Parantunut päättely, laskenta, yh-

teenveto ja raportointi ovat tästä näkyviä tuloksia. Mikäli tiedonsaannin

tavoite saadaan toteutumaan koko tietotyön parissa työskentelevän hen-

kilöstön osalta, on tuottavuuden kasvu merkittävä.

21

”Henkilöstön tuottavuus ja sitoutuminen kasvavat, kun hyödynnetään tiedonhallintaratkaisua.”

Tiedonhallinta ei ole vain koneellista työtehtävien suorittamista. Tehok-

kuuteen vaikuttaa merkittävästi myös inhimillisen tekemisen energiataso.

Teknisten toiminnallisuuksien lisäksi on keskityttävä rakentamaan työs-

kentely-ympäristö, jossa suupielet ovat ylöspäin ja energiataso korkeal-

la. Oikein suunniteltu tiedonhallinnan järjestelmä parantaa inhimillisen

suoriutumisen mahdollisuuksia. On eri asia juosta 100 metriä piikkareilla

kuin tasapohjaiseksi kuluneilla lenkkitossuilla. Molemmissa tapauksissa

maaliviiva ylittyy, mutta toisessa kello näyttää parempaa tulosta.

Lähes jokainen työsuoritteemme perustuu tiedon hyödyntämiseen.

Tietoa luodaan, etsitään, muokataan, tallennetaan, tuhotaan tai lähete-

tään. Useita työsuoritteita tehdään samaan aikaan, mutta niitä ei aina

suoriteta yhdellä kertaa alusta loppuun. Ne edistyvät limittäin ja pienissä

palasissa pitkin työpäivää, työviikkoa, kuukausia tai vuosia. Tietyllä aika-

välillä tehdyn työn lopputuloksena syntyy aina tietty määrä laskettavissa

olevia suoritteita. Osa suoritteista vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen.

Osa vaikuttaa välillisesti, mutta on pakollinen prosessin kannalta. Mikäli

tekeminen on hankalaa, vastenmielistä ja työlästä, suoritteiden määrä

alenee ja tekeminen pitkittyy. Pahimmassa tapauksessa tehtävät jätetään

tekemättä. Tämä tulee ilmi valitettavan usein vasta viiveellä. Mitä suu-

rempi määrä tekijöitä on kyseessä, sitä tehottomampaan toimintaan ti-

lanne huonolla tiedonhallinnalla johtaa.

Kun saavutetaan hallittavuuden tunne, lisää se työtehoa ja työsuorit-

teiden määrää. Tämä johtaa työn tuottavuuden kasvuun. Hyödyt tulevat

työntekijän lisäksi myös työnantajan taskuun.

22

TYÖAIKA

TYÖAIKA

Työsuoritteiden määrä huonolla tiedonhallinnalla

Työsuoritteiden määrä tehokkaalla tiedonhallinnalla

Jos työntekijä hoitaa päivittäiset työtehtävänsä hyvässä tiedonhallinnan

ympäristössä nopeammin, tuleeko työpäivästä lyhempi, huilaako hän

loppupäivän, lähteekö kotiin vai jatkaako hän työskentelyä? Nopeampi

asioiden tekeminen jatkuu koko työpäivän, joka tarkoittaa lisääntyviä

työsuoritteita. Mikäli työaika on säännöllinen (klo 8–16), johtaa toiminta

toteutuneiden työsuoritteiden määrän kasvuun. Työsuoritteiden nopeam-

pi tekeminen voi lyhentää vastaavasti työpäivän pituutta, mikäli työaika

perustuu vain tehtyjen työsuoritteiden määrään. Kummassakin tapauk-

sessa hyödyt ovat ilmeiset yrityksen ja työntekijän kannalta. Aikaa va-

pautuu muuhun tekemiseen ja palkkakustannukselle syntyy enemmän

katetta.

23

”Suuri osa yritysten dokumentaatiosta on vanhentunutta tietoa.”

HUONO TIETOJÄRJESTELMÄ LEVITTÄÄ VÄÄRÄÄ TIETOA JOKA ON KALLISTAMikäli yrityksellä ei ole käsitystä siitä, mikä on uusinta ja käyttökelpoi-

sinta tietoa, on riskinä viestiä väärää tietoa. Väärä tieto aiheuttaa vas-

taanottajille aikavaraskustannusta, jota voidaan laskea karkeasti seuraa-

valla kaavalla. Viestinnän kohteena oleva henkilömäärä + lukemiseen,

tulkintaan, tiedon etsimiseen ja ajatteluun käytetty työaikakustannus +

sen sekoittava aikavaikutus meneillään oleviin työsuoritteisiin + viestin

epäselvyydestä johtuvat kasvavat aikavaikutukset kahvipöytäkeskuste-

luihin ja muuhun epäviralliseen viestintään + aiheutuneiden virheellis-

ten työsuoritteiden hinta.

Otetaan yksinkertainen esimerkki

Mikäli yritys lähettää sähköpostilla työn tekemiseen liittyvän epäselvän

sähköpostiohjeistuksen liitteineen 200 henkilölle, voi sen aikakustannus

olla (200 × 10 min) + (200 × 5 min) + (200 × 15 min) = 6 000 minuut-

tia. Yksi epäselvä viesti vie työntekijöiden työaikaa yhteensä 100 tuntia.

Mikäli epäselviä viestejä viljellään viikon mittaan 10 kpl, aiheuttaa se or-

ganisaatiolle tuottamatonta työaikaa 1 000 tuntia, joka on 133 työpäivää.

Kustannuksena se on 4,4 kk ajalta yhden työntekijän keskimääräinen

palkkakustannus. Jos keskimääräinen palkkakustannus on 3 000 €/kk,

tulee epäselvän viestinnän viikkoannoksen kustannukseksi 4,4 kk × 3

000 €, eli 13 333 €.

Laskelma on luonnollisesti suuntaa antava, mutta voi antaa aihetta miet-

tiä viestinnän määrää ja sisältöä.

24

”Kun tietoa ei löydy, jättää työntekijä työsuoritteen kesken. Työt jäävät tekemättä.”

Tietojärjestelmät tarjoavat tietoja murusinaPerinteisesti yrityksen tietojärjestelmät tarjoavat eri työntekijäryhmille

kapean aihepiirin tietoa pieninä palasina. Työntekijöiden tehtäväksi jää

riittävän kokonaiskuvan saamiseksi tietojen yhdistely eri tietolähteistä.

Tämä tarkoittaa järjestelmien välillä liikkumista, tunnistautumista, käyt-

töliittymien hallintaa ja tietoa siitä, kuka voisi auttaa kulloisenkin tiedon

esiin kaivamisessa. Yleisenä tarpeena on halu tietää, mitä on tapahtunut,

mitä juuri nyt tapahtuu ja mitä seuraavaksi on tapahtumassa. Tiedon

palasten yhdistelyn ammattitaidosta syntyy työntekijän osaaminen yri-

tyksen tiedonhallinnan ympäristössä. Työntekijän pitää hallita ammatil-

lisen sisältöosaamisensa lisäksi useita järjestelmiä sekä sosiaalisia taitoja

niiden tietolähteiden paljastamiseksi, joihin hänellä ei ole suoraa pääsyä.

Seuraaviin kysymyksiin on hankala saada vastausta vain yhden tieto-

järjestelmän tietoja tarkastelemalla. Kokonaiskuva syntyy useita tietoläh-

teitä yhdistelemällä.

• Missä vaiheessa projekti on etenemässä?

• Mikä on resurssitilanne?

• Missä vaiheessa sopimusneuvottelut ovat?

• Mikä on tuotantokapasiteetin tila huomenna?

• Voidaanko pilottivaihe aloittaa ensi viikon alussa?

• Onko riittävät materiaalit tilattu ja saatavilla?

• Onko asiakasta jo laskutettu korjatuilla tiedoilla?

• Milloin ja mistä aiheista seuraava johtoryhmän kokous pidetään?

25

”Mikäli tietoa tallennetaan paikkaan, josta sitä ei osata etsiä, ei tietoa ole muille olemassa.

Samaa tietoa tuotetaan uudelleen.”

YRITYKSEN VOITTO EI AINA TARKOITA TEHOKASTA TIEDONHALLINTAAYritys voi todeta tiedonhallinnan olevan kunnossa, kun kassaan virtaa

rahaa. Voitto ei aina ole seurausta tehokkaasta tiedonhallinnasta. Se voi

johtua poikkeuksellisen hyvästä tuotteesta, yritykselle edullisista sopi-

muksista tai loistavasta toimialan markkinatilanteesta. Tämä aiheuttaa

näköharhan siitä, miten tehokkaasti yrityksessä tehdään asioita. Kysees-

sä voi olla liiketoiminta, jossa merkittävän markkinaosuuden saavuttami-

sessa on pitkälle historiaan ulottuvat lonkerot. Yritys on kasvanut otolli-

sissa olosuhteissa ajan kuluessa niin suureksi, että kymmenen sihteeriä

etsii tietoja tai työstää manuaalisesti raportteja johdolle. Yrityksellä on

ollut varaa maksaa tehottomasta työskentelystä.

Asiat eivät ole ikuisia, vaikka ne hetkittäin siltä tuntuvat. Tulee eteen

päivä, jolloin poikkeuksellinen tilanne muuttuu. Tilauskanta kokee hil-

jentymisen tai löyhästi neuvoteltuja sopimusehtoja ei pystytä täyttämään.

Tehottomia työsuoritteita harrastava työntekijöiden armeija tuottaa liian

suuren palkkakulun. Silloin on liian myöhäistä tehdä nopeaa suunnan

muutosta. Saatetaan tehdä kiireellä kehittämistoimia, säntäillään ja ve-

detään hätäisiä johtopäätöksiä. Yritetään tehdä vain jotain. Valitettavasti

”jotain” tekemisellä ei ole suurta onnistumisen mahdollisuutta. Jotain

saadaan aikaiseksi, mutta kiire tappaa ketterän ja analyyttisen ajattelun

siemenet.

26

”Yrityksellä voi olla taloudellista varaa tehottoman työskentelyn ja toiminnan

ylläpitämiseen. Markkinatilanteen muuttuessa tilanne voi muuttua dramaattisesti. Silloin

muutos on usein myöhäistä.”

Luvut eivät aina kerro tiedonhallinnan tehokkuudestaLiiketoiminnan tehostumista pelkillä taloudellisilla luvuilla tarkasteltu-

na voidaan päätyä virheellisesti tuotantopohjaiseen matematiikkaan.

Tuotantolaitteen laskennallista tehokkuutta voidaan arvioida numeraa-

lisesti, jolloin tuottavuuden kasvu voidaan absoluuttisesti todeta. Kone

on mekaaninen ja sähköinen laite, joka aloittaa jokaisen työsuoritteen

samalla tarmolla. Välillä sitä korjataan, mutta toimiessaan se on aina

yhtä tehokas. Inhimillisen työn tekemisen tehokkuus syntyy työkaluis-

ta ja käytännöistä, jotka työntekijä ”ostaa” henkilökohtaisista lähtökoh-

distaan. Tiedonhallintaa pitää kehittää yhdessä ihmisten hyväksynnän

kanssa. Tehokkuuden saavuttamiseksi on huomioitava päivittäisen työn

tekemisen mielekkyys ja jatkuvuus. Pakotettu kankea tiedonhallinta tuo

tehoa hetken aikaa kepin ja koulutuksellisten panostusten avulla. Epä-

käytännölliset ja käyttöön pakotetut järjestelmät synnyttävät tilanteen,

jossa järjestelmien käyttöä näytellään. Pitkäaikaiseen tehokkuuteen vai-

kuttavat ratkaisevasti käyttäjien hyväksyntä käytössä olevia tietojärjestel-

miä kohtaan.

”Mikäli uusinta tietoa ei löydy, tehdään asioita väärän, eli vanhentuneen tiedon perusteella.”

27

Suuremmassa yrityksessä työskenneltäessä kapeutuu oma rooli usein

pieneksi saarekkeeksi. Muiden tekeminen saattaa vaikuttaa hämärältä ja

jopa oudolta. Asioita vain tapahtuu ympärillämme, emmekä ymmärrä

kokonaiskuvaa. Aivomme ottavat vastaan vain osan tiedosta, jonka pe-

rusteella teemme työsuoritteitamme.

Työelämä tiedonhallinnan oppikoulunaTyöelämässä keskitytään usein tehokkaan tiedonhallinnan sijaan käsitel-

täviin tietosisältöihin. Olemme tottuneet kansiopohjaisen Windows-tie-

dostojärjestelmän tapaan hallita tietoja. Tiedon sijaintiperustaisuus on

ollut luonnollinen tiedon säilyttämisen malli. On helppo ajatella fyysistä

paikkaa, johon tietoa varastoidaan. Se on arkinen ja luonnollinen tapa

nähdä asiat valitussa sijainnissa. Samalla logiikalla asunnon avaimet lai-

tetaan avainkaappiin, maito jääkaappiin ja auto autotalliin. Samoin aja-

teltuna Matin työsopimus on työpöytäni kulmalla, Liisan tekemä raportti

lepää sähköpostissani ja Kaisan tilinpäätöstiedot ovat muistitikullani –

Sieltä ne löytyvät tarvittaessa. Muuta tapaa tallentaa tai hakea tietoja ei

ole tullut mieleen.

Mitä tapahtuu, kun tiedon tarvitsijoita on itseni lisäksi kymmenen

muuta? Löytävätkö he kaikki etsimänsä asiat minun valitsemistani si-

jainneista? Vastaus on valitettavasti kielteinen. Mikäli talossa on vain

yksi auto ja yhdet avaimet, voi niiden sijainti tuntua selkeältä suurelle

joukolle vieraita ihmisiä. Mikäli autoja ja avaimia on satoja, on niiden

seasta oikeiden löytyminen todennäköisesti suuren etsintätyön takana.

Yritysten avainkaapeista ja autotalleista on tullut valtavan suuria. Si-

jaintiperustainen tiedon tallentaminen on tullut tiensä päähän. Tiedon

määrän kasvaessa räjähdysmäisesti sijaintipaikaksi ei enää riitä autotal-

li, avainlaatikko, verkkolevyn kansio, sähköposti tai oma työpöytämme.

Siirrymme uuteen tapaan tallentaa ja löytää tietoa. Tätä metatietopoh-

jaista konseptia käymme läpi tuonnempana.

28

Rekrytointi ei mittaa tehokasta toimimista yrityksen tietoympäristössäTyöhaastatteluissa paneudutaan usein koulutukseen, persoonaan, sisäl-

töosaamiseen ja työkokemukseen. Yritys voisi näyttää haastateltavalle

kuvan järjestelmäympäristöstään ja selvittää, onko hakija potentiaali-

nen selviytymään siinä. Yrityksellä voi olla kaksi samasta työpaikasta

kiinnostunutta kandidaattia. Voi ilmetä, että toinen hakijoista on selvästi

sinnikkäämpi oppimaan työskentely-ympäristössä olevia tietojärjestel-

miä, prosesseja ja toimintatapoja. Hän on todennäköisesti toista hakijaa

ketterämpi suoriutumaan työtehtävistään. Erot hakijoiden välillä amma-

tillisen osaamisen lisäksi syntyvät siitä, miten he toimivat yrityksen tie-

donhallintaympäristössä. Ketterät ja menestyvät organisaatiot rekrytoivat

potentiaalia, eli työntekijän kykyä mukautua uusiin ja erilaisiin toimin-

taympäristöihin. Yritystä tulisi kiinnostaa entistä enemmän työntekijän

suhtautuminen työskentelyympäristöään kohtaan, muutosten hallintaan

ja yllättävien asioiden kohtaamiseen.

Työntekijän poistuessa voi poistua tärkeää tietoaYrityksestä voi työntekijän mukana poistua paljon tärkeätä tietoa. Tätä

on vaikea havaita. Saatetaan tietää, minkä tehtävien parissa työntekijä on

tehnyt töitä. Jos ei tiedetä mitä tietoa henkilö on tuottanut, ei voida tietää

tiedon olemassaolosta. Ei voida varmistaa, onko tärkeätä tietoa siirtynyt

esimerkiksi kilpailijalle.

Tietojen katoaminen työntekijän mukana johtaa kadotettujen doku-

menttien uudelleen tekemiseen, joka aiheuttaa menetettyä palkkakus-

tannusta. Lisäksi saatetaan tuottaa huonompilaatuista materiaalia, koska

korvaava työntekijä joutuu vasta opettelemaan lähteneen työntekijän

osaamia asioita.

29

Työntekijöiden tuottaessa tietoa henkilökohtaisiin tallennuspaikkoi-

hin, (työpöytä, suosikkikansiot, sähköpostit ja mapit) ei yrityksellä ole

useinkaan mahdollisuutta seurata syntynyttä tietosisältöä. Yhteinen tie-

donhallinnan ratkaisu on näissä olosuhteissa liiketoiminnan pelastaja.

33

tYÖSKEntELY SEKaVaSSa tIEtoYMPÄRIStÖSSÄ”Olemme tottuneet tiedon kanssa selviytymiseen – emme hallinnan tunteeseen.”

T yöskentely-ympäristömme saattaa muistuttaa enemmän taitei-

lijan ateljeeta kuin hyvin organisoitua ja viihtyisää työpaikkaa.

Se on täynnä puolitäysiä maalipurkkeja, aloitettuja töitä, lattialle

tippuneita maalipisaroita ja lukuisia puolivalmiita vedoksia nojaamassa

pitkin seinän vieruksia. Seuraavien kysymysten avulla on mahdollista

arvioida, minkälainen ateljee työskentely-ympäristöstämme on tullut:

• Mihin sijainteihin tietoa tallennetaan?

• Onko tiedon tallentamista ohjeistettu?

• Onko tiedon etsimistä ohjeistettu?

• Onko oikea tieto saatavilla oikeissa järjestelmissä?

• Onko tieto saatavilla oikeille henkilöille?

• Tuotetaanko tieto saataville oikeaan aikaan?

• Onko tieto ajan tasalla ja uusin versio käytössä?

• Onko tietoa helppo jakaa oikeille henkilöille?

• Käytämmekö valmiiksi muotoiltuja dokumenttipohjia?

• Tuotetaanko samaa tietoa useaan kertaan?

• Tiedämmekö mitä tietoja prosessien aikana syntyy?

• Kenen vastuulla tiedonhallinnan kehitys on?

• Mikä on yhteinen tiedonhallinnan järjestelmämme?

• Saadaanko tekemisestä ajantasaista raportointitietoa?

34

OLEMME KASVANEET JA TOTTUNEET SIJAINTIPOHJAISEEN DOKUMENTINHALLINTAANWindows-käyttöjärjestelmä julkaistiin vuonna 1985. Tiedon määrä alkoi

kasvamaan huimaa vauhtia. Sijaintipohjainen tiedon tallentaminen oli

siihen mennessä ollut tuttua paperia sisältävien mappien käytöstä. Do-

kumentin sijaintina oli silloin tietyn mapin tietty välilehti. Välilehdet toi-

mivat karttana paperisen tiedon löytymisessä. Sama tiedon säilyttämisen

kartta siirtyi Windows-käyttöjärjestelmän mukana käyttöön myös tiedon

sähköisessä tallentamisessa. Vielä nykyisinkin sijaintipohjainen tiedon

tallentaminen on säilynyt vahvana, vaikka tiedonhallinnan vaatimukset

ovat täysin erilaisia kuin 1980-luvulla.

Miten yhteiskunta tukee sähköistä tiedonhallintaa?Tarve siirtyä paperisesta dokumentinhallinnasta kohti sähköistä doku-

mentinhallintaa alkoi yrityksissä laajemmin 1980-luvulla. Tästä huo-

limatta paperidokumentteja sisältävät mapit ovat vielä päivittäisen tie-

donhallinnan perustaa lukuisissa yrityksissä. Myös valtiovalta pitää

sinnikkäästi kiinni byrokraattisesta paperiaikakaudesta vaatien yrityksiä

tuottamaan tietoa paperisessa muodossa viranomaisille. Meitä opetetaan

jo päiväkodista asti täyttämään lomakkeita. Kouluissa kulutetaan lyijyä,

teroitinta ja paperia. Sama tekeminen jatkuu vahvana myös terveyden-

huollon, viranomaisten ja yritysten välisen tiedonhallinnan osalta. Iso

laiva kääntyy hitaasti. Tästä huolimatta yritykset voivat toiminnassaan

olla esimerkkeinä ja sähköistää tekemistään. Muutos on käynnissä.

Vaikka media-ala on murroksessaan kehittynyt kohti digitaalisten

sisältöjen tuottamista ja jakamista, on paperinen lehti vielä säilyttänyt

paikkansa. Media-alalla on menossa sama paperitiedon sähköistyminen,

joka oli arkipäivää yrityksissä 1980-luvulla Windows-käyttöjärjestelmän

tullessa markkinoille kera sähköisten kansioiden.

35

KANSIORAKENTEIDEN SIJAINTIPOHJAINEN TIEDONHALLINTA EI ENÄÄ PALVELEHakiessamme tietoa yrityksen sijaintiperustaisista kansiorakenteista,

arvailemme, päättelemme ja kokeilemme. Naksuttelemme hiirillämme

auki kansiopolkuja yrittääksemme löytää oikean dokumentin. Tämä pe-

rinteinen tiedon etsimisen tapa muistuttaa metsässä risteävillä polulla

kulkemista. On muistettava missä viime kerralla tuli käveltyä ja mihin

polku silloin johti. Koska viimekerrasta on aikaa, on joku ehtinyt talla-

ta metsään uusia polkuja. On soitettava muille kulkijoille ja pyydettävä

opastusta. Mikäli emme sitä saa on meillä ehkä mahdollisuus yrityksen

ja erehdyksen kautta saapua oikean polun päähän. Siellä voi aarre doku-

mentin muodossa meitä odottaa. Näin tietoa etsitään ja yritetään löytää

vielä suuressa osassa yrityksiä ja organisaatioita. Tähän ovat syinä perin-

teiset tietojärjestelmät ja vahvasti meihin juurtuneet toimintatavat.

Tietopolkujen seuraaminen hankaloituu tietomäärien kasvaessa. Pol-

kujen viittojen ja niissä sijaitsevien kansioiden nimet ovat usein jonkun

toisen keksimiä. Ne eivät ole yhteisesti sovittuja, loogisia tai ymmärret-

täviä.

KANSIOPOHJAISEN DOKUMENTINHALLINNAN YLEISET ONGELMATEdellisen sivun kuva havainnollistaa tilannetta, jossa jokainen on työ-

tehtäviensä kautta tekemisissä saman tarjousdokumentin kanssa. Do-

kumentin löydettävyydessä havaitaan ongelmia, jotka johtuvat sijainti-

pohjaisesta tiedon tallentamisesta, sijaintipohjaisista käyttöoikeuksista ja

käyttäjien eroavista näkemyksistä tiedon tallennuspaikan suhteen.

36

Hallinto

Projekti

Asiakas

Tuote

Sopimus

Tarjous

Sopimus

Tarjoukset

Tarjous

Sopimukset

Tarjoukset

Sopimukset

”Lähetänkommentoitavaksi.”

”Minulla ei ole käyttöoikeuksia.”

”Löytyi! Muokkaan...”

”Miksi en löydä...?”

v11 1

3

2

4

v08

Tuotepäällikön (1) mielestä tarjouksen pitäisi löytyä tuotehaaran ”Tarjo-

ukset” -kansiosta, koska se on hänen mielestä loogisin sijainti. Ajattelu

on perusteltua, koska hän työskentelee myynnin parissa. Koska samaa

tarjousta käsittelevät myös muut henkilöt eri osastoilta, ei loogisuus do-

kumentin tallennuspaikan suhteen kohtaa kaikkien osalta. Tuotepäällik-

kö ei löydä tarjousta, koska joku on tallentanut sen muualle.

Toinen käyttäjä (2) löytää tarjouksen, mutta vanhan version. Uusin ver-

sio on tallennettuna toiseen sijaintiin. Koska käyttäjä ei tiedä tästä, käyt-

tää hän työnsä pohjana vanhaa versiota.

37

Kolmas käyttäjä (3) on kuullut sattumalta kollegaltaan, että tarjouk-

sen uusin versio löytyy Hallintohaaran ”Tarjous” -kansiosta. Käyttäjältä

puuttuu harmillisesti käyttöoikeudet kyseiseen kansioon, koska hän ei

työskentele hallinnossa. Hän ei pääse hyödyntämään tarjousdokumenttia

työssään.

Neljäs käyttäjä (4) löytää tarjouksen uusimman version ja lähettää sen

kommentoitavaksi asiakkaalle sähköpostilla. Mikäli asiakas lähettää

muokatun version tarjouksesta takaisin, jää uusin versio käyttäjän säh-

köpostiin. Muut jatkavat työskentelyä vanhojen versioiden parissa seka-

vassa kansiorakenteessa.

Yritysten dokumenttiviidakotOlen törmännyt yrityksissä valtaviin dokumenttiviidakoihin. Näistä

paisuvista dokumentteja sisältävistä kansiorakenteista keskusteltaessa

valtaa tilan usein syvä hiljaisuus ja poskien punoitus. Viimeisenä pe-

lastusrenkaana pyritään vielä kerran luomaan selkeämpiä tietopolkuja.

Niiden varsille pyritään pystyttämään selkeämpiä kylttejä, jotka auttai-

sivat paremmin päättelemään, mistä tarvittavat kansiot ja dokumentit

löytyvät. Tämä on valitettavasti tekohengitystä, joka ei poista ongelmaa.

Sijaintiperustainen kansiopohjainen tiedon tallentaminen ja löytämi-

nen ei suurissa tietomäärissä toimi. Yritykset ovat tästä syystä alkaneet

hankkimaan uusia sisältöperustaisia tiedonhallinnan ratkaisuja. Niissä

tiedon tallentaminen ja löytyvyys perustuvat tietoa kuvaavaan metatie-

toon. Google, iTunes, Amazon, Geokätkentä ja netin tehokkaat hakupal-

velut hyödyntävät tätä samaa mahdollistaessaan käyttäjille helpon tavan

löytää tietoa suurista tietomääristä. Käymme myöhemmin läpi, miten yri-

tys voi alkaa hyödyntää samoja menetelmiä tekemisessään.

38

VANHAA JA ARVOKASTA TIETOA

KÄVIN KESKUSTELUJA dieselmoottorin varaosia toimittavan yrityksen talous-

päällikön kanssa. Heillä oli takanaan kymmenien vuosien historia ammattitaitoise-

na ja luotettavana moottoreiden korjaajana ja varaosien toimittajana. Yritys oli toi-

minut alalla niin kauan että vanhimmat työntekijät olivat jo siirtymässä eläkkeelle.

KESKUSTELIMME yrityksen tiedonhallinnan toimintatavoista. Totesimme, että

eläkkeen partaalla olevat henkilöt olivat yritykselle kultaakin arvokkaampia. Myy-

mälän tiskille asteleva asiakas saattoi pyytää varaosaa vuoden -56 malliseen diesel-

moottoriin. Hänellä ei tietenkään ollut vihjeenä kuin jokin moottorin kyljessä ollut

numerosarja. Tiskin takana ollut vanhempi herrasmies mietiskeli hetken ja kävi tar-

kistamassa asiaa. Oli täysin selvää, että noin vanhaan moottoriin ei ollut varaosaa

saatavilla suoraan hyllystä. Ne sorvattiin aina alkuperäisen moottorin piirustusten

perusteella asiakkaan tarpeen mukaan.

YRITYKSEN ALAKERRASSA sijaitsevassa paperisessa arkistohuoneessa oli lu-

kuisia piirustuksia, joiden seasta löytyi myös tuo -56 -mallisen moottorin piirustus.

Vain vanhemmat myyjät tiesivät ulkoa moottorityyppien piirustukset. Tämä oli

kymmenien vuosien aikana kertynyttä hiljaista tietoa. Tunnistus ja tiedon löytymi-

nen tapahtui siis kokemuksen tuoman muistin varaisesti ilman moottorin kyljessä

olevaa numerosarjatietoa. Piirustuksesta löytyi moottorin tyyppi, joka oli eri nimike

kuin asiakkaan moottorin kyljessä ollut numerosarja. Vain vanhempi myyjä pystyi

yhdistämään palaset. Muutamia kymmeniä vuosia taaksepäin katsottuna ei ollut

tarvetta kirjata moottorin piirustukseen moottorin kyljessä ollutta numerosarjaa.

Silloin tiedot löytyivät muistinvaraisesti ja siihen luotettiin.

KESKUSTELTUAMME talouspäällikön kanssa totesimme, että näiden eläkkeelle

siirtyvien henkilöiden tieto olisi saatava nopeasti talteen, eli yhteiseen tiedonhallin-

nan järjestelmään. Muuten kävisi niin, että jatkossa palvelutiskillä tai puhelimessa

olevalla uudemmalla työntekijällä menisi sormi suuhun.

39

OIKEA TIEDONHALLINTA TUKEE TYÖSUORITTEITA JA PROSESSEJAProsessit voidaan ajatella ketjuksi tunnistettuja tai tunnistamattomia

työsuoritteita, joilla tuote tai palvelu kehittyy haluttuun lopputulokseen.

Työsuoritteeseen osallistuu ihminen, kone tai molemmat. Usein apuna

on tietojärjestelmä. Työsuorite on osa prosessia. Se voi kuulua yksittäisen

henkilön vastuulle tai edistyä usean tahon kautta.

Perinteisesti yrityksen prosessien tiedonhallinta on perustunut ma-

nuaaliseen tiedonkäsittelyyn, jota on tehostettu tietojärjestelmillä.

Prosesseja automatisoivat toiminnot perustuvat usein myös dokumen-

tinhallintaan. Tietoa pitää saada kuljetettua ajantasaisesti ihmisen tai

järjestelmän toimesta tiedon tuottajalta tiedon tarvitsijalle. Prosesseihin

liittyy tiedonhallinnan osalta seuraavia vaatimuksia:

• Tieto pitää olla ajan tasalla.

• Tietoa pitää olla saatavilla oikeaan aikaan.

• Tietoa pitää olla saatavilla oikealle työsuoritteen tekijälle.

• Tietoa pitää olla saatavilla oikeassa prosessin kohdassa.

Prosesseihin voidaan tunnistaa liittyvän seuraavia toiminnallisia piirteitä:

• Tekemisen toistuvuus.

• Etukäteen määritelty tekemisen ajallinen eteneminen.

• Työsuoritteiden ketjuuntuminen.

• Tiedon jalostuminen ja siirtyminen ihmisten ja järjestelmien

välillä.

40

Työsuoritetasolla voidaan tunnistaa prosessien asettamia vaatimuksia tie-

don saamiselle mm. seuraavissa kohdissa:

Myynti – Talous

Taloushallinnon henkilön pitää nähdä myynnin tekemät tarjoukset.

Talous – Suunnittelu

Suunnitteluosasto tarvitsee käyttöönsä taloushallinnon kustannustietoja.

Laatu – Tuotanto

Laatuosasto haluaa varmistaa että tuotanto on lukenut päivitetyt työoh-

jeet.

Tuotanto – Talous

Ostolaskuille tarvitaan sähköinen kierrätys ja hyväksyntämenettely nii-

den kierron tehostamiseksi.

Työntekijät – Henkilöstöhallinto

Työntekijöiden pitää voida muuttaa omia henkilötietojaan suoraan hen-

kilöstöhallinnon järjestelmään.

Tuotanto – Myynti

Tuotannon projektien aikataulutiedot pitää olla vastuumyyjän saatavilla.

Myynti – Talous

Laskutuksen pitää tietää myyntihinnat.

41

CRM

PDM

ERP

RESKONTRA

SUUNNITTELU

TALOUSTUOTANTO

MYYNTI

VERKKOLEVYT

MAPIT

SAHKOPOSTIT

TYOPOYDAT

42

Miten tehokkaasti tiedon viestikapula vaihtaa omistajaa?Usein yrityksen osastot näkevät tiedonhallinnan vain omaan tekemiseen-

sä liittyvänä, koska ei tunneta toisen henkilöiden tekemistä, eikä käyttä-

miä tietojärjestelmiä.

Esimerkki 1.

Kun tuote siirtyy tuotannosta toimitukseen, liittyy siihen usein yhteinen

tiedonhallinnan prosessi. Myyty laite siirtyy myynnin sopimilla myyn-

tiehdoilla toimitukseen. Siellä laitteeseen alkaa liittymään asennustietoja,

jotka täydentyvät myöhemmin asiakaspalvelun asiakkaalta keräämällä

laitteen käytöstä kertovalla palautetiedolla. Toimitusta kiinnostavat tuo-

tanto-osaston tuottamat asennukseen liittyvät tekniset tiedot. Tuotanto

haluaa tarkistaa tuotteen asennuksessa syntyvän asennusraportin, jonka

tekeminen on toimituksen vastuulla. Myynti haluaa olla tietoinen toimi-

tuksessa ja asennuksessa syntyvistä tiedoista. Syntyvä tieto (data ja do-

kumentit) pitää olla saatavissa kaikille osapuolille. Mitä enemmän esteitä

tiedon saamiseen liittyy, sitä hankalampaa yhteistyön tekeminen on.

Esimerkki 2.

Myynti kirjaa asiakkaisiin liittyviä aktiviteetteja myynnin tietojärjestel-

mään. Tuotannossa olisi tarve tietää, mistä asioista myyjä on keskustellut

asiakkaan kanssa, mistä asioista on sovittu ja mitä on luvattu toimittaa.

Myynnin kirjaama tieto olisi hyödyllistä, koska asiakkaalle on jo aikai-

semmin toimitettu ratkaisuja ja toimituksista vastaava projektipäällikkö

on jatkuvasti kommunikointisuhteessa asiakkaan kanssa. Mikäli toimi-

tuksen projektipäällikkö ei pääse myynnin tietojärjestelmään, on tieto

myyjän tekemistä kirjauksista häneltä piilossa. Tämä aiheuttaa viivettä,

vääriä tulkintoja ja johdonmukaisen viestinnän haastetta projektipääl-

likön ja asiakkaan välille. Asiakas saattaa ihmetellä, miksi keskustelut

yrityksen myyjän kanssa eivät ole kantautuneet projektipäällikön tietoon.

Tilanne ei ole hyödyllinen kummankaan kannalta.

43

Esimerkki 3.

Myynnin parissa toimivat tallentavat asiakaskohtaista dokumentaatio-

ta käytössään olevaan asiakkuudenhallinnan tietojärjestelmään (CRM).

Tämä voi palvella hyvin myynnin parissa työskenteleviä. Suunnittelulle,

tuotannolle, asennusosastolle tai taloushallinnolle voi kuitenkin syntyä

tarve saada käyttöönsä samoja dokumentteja. Heidän työsuoritteet liitty-

vät myöhemmin samaan myynnin aloittamaan prosessiin. Dokumenttien

sijaitessa käyttöoikeuksiltaan suljetussa myynnin tietojärjestelmässä, on

tietojen saanti muille hankalaa. Usein se on jopa mahdotonta.

”Onnistuneessa prosessissa oikea tieto saavuttaa tarvitsijansa, joka tuottaa sen

avulla lisäarvoa. Tästä syntyy suoraan tai välillisesti yrityksen voitto.”

Kysymyksiä

• Mitkä prosessit tuottavat suurimman arvon liiketoimintaan?

• Paljonko syntyy kuluja, jos oikea tieto ei ole oikeaan aikaan

oikeassa prosessin kohdassa käytettävissä?

• Tuleeko prosessien hoitamiseen tarvittava tieto ihmisten

”kokemuksista”, vai saadaanko oikean toiminnan varmistava

tieto tietojärjestelmästä?

• Mitä tietoa prosessin kohdissa pitää olla saatavilla?

• Mihin prosesseihin liittyvä tieto (dokumentit ja data)

tallennetaan?

• Mitä prosesseja pitää luoda lisää tai poistaa?

• Millä tietojärjestelmillä tärkeimpiä prosesseja hoidetaan?

• Saadaanko prosessien onnistumisesta raportointitietoa johdon

käyttöön?

44

RESKONTRA

TIETOJÄRJESTELMIEN ROOLITTietojärjestelmät auttavat prosessien edistämisessä, mutta ovat usein eri-

koistuneet hoitamaan vain rajatun alueen tiedonhallintaa.

Esimerkkejä yritysten tietojärjestelmistä

• CRM (asiakkuudenhallinta)

• PDM (suunnittelu- ja tuotetiedonhallinta)

• ERP (toiminnanohjausjärjestelmä)

• OSTO- JA MYYNTIRESKONTRA (taloushallinto)

• EAM (kunnossapito)

• CLM (sopimusten hallinta)

• QMS (laatujärjestelmä)

• HRM (henkilöhallinnon tietojärjestelmä)

CRM

• Asia

kasti

eto

• Akti

viteet

it

RESKONTR

A

• Asia

kasti

eto

• Las

kutu

stieto

PDM

• Tuote

tieto

• Kok

oonpa

no

ERP

• Työ

jonot

• Aika

taulutie

to

45

RESKONTRA

Verkkolevyt

Sähköpostit

Mapit

Työpöydät

CRM

PDM

ERPSUUNNITTELU

TALOUS

TUOTANTO

MYYNTI

46

Mitä tietoa järjestelmät sisältävät?Tietojärjestelmien sisältämä tieto on pääosin dataa. Ne sisältävät myös

dokumentteja, mikäli järjestelmään on mahdollistettu dokumenttien tal-

lentaminen. Taloushallinnon tietojärjestelmä sisältää datan muodossa

olevaa numeraalista tietoa, joka kuvaa yrityksen taloudellista tilaa, tuloja

ja menoja. Tästä voisi olla esimerkkinä maksutapahtumatiedot tai tiliöin-

tiluettelo. Taloushallinnon, kuten moneen muuhunkin tietojärjestelmään

voidaan tallentaa dokumentteja. Ne voivat olla skannattuja ostolaskuja

tai excel-taulukkolaskentaohjelmalla tehtyjä budjetteja. Taloushallinnon

järjestelmän voidaan näin ollen katsoa toimivan datan käsittelyn lisäksi

myös dokumenttien tallennus- ja säilytyspaikkana. Mikäli dokumentte-

ja käyttävät vain taloushallinnon henkilöt, voi aineisto olla saatavilla ja

ajan tasalla. Usein dokumenttien saannille on tarvetta myös muualla or-

ganisaatiossa. Siinä tapauksessa dokumentit ovat muilta piilossa. Johdon

kokouksessa voidaan käsitellä talouden asioita, mutta dokumentaatioon

on pääsy vain taloushallinnon henkilöillä. He joutuvat toimittamaan

sihteeripalveluina dokumentteja taloushallinnon tietojärjestelmästä ko-

koukseen osallistuville. Osallistujat voisivat saada samat dokumentit

joustavammin toteutetun tiedonhallinnan avulla.

Integraatioiden avulla kaikki tieto samalta luukultaYksittäiset toimintokohtaiset tietojärjestelmät palvelevat tietotarpeita sil-

loin kun niiden käyttö on rajattua, eikä vaatimuksia tietoon pääsemiseksi

ole muualla organisaatiossa. Pienimuotoiset ja satunnaiset tietopyynnöt

voidaan hoitaa usein manuaalisesti. Toistuvissa tietopyynnöissä ja suu-

rissa tietomäärissä tilanne muuttuu. Silloin tarvitaan tietojen siirtymistä

automaattisesti järjestelmien välillä.

Tiedon saatavuuden tarpeita on ratkaistu perinteisesti järjestelmien

välisillä integraatioilla. Ne ovat mahdollistaneet tietojen automaattisen

siirtymisen järjestelmien välillä. Myynnin järjestelmä voi hyödyntää ja

ottaa vastaan tietoja asiakkaan laskutuksen tilasta. Tieto virtaa sinne ta-

47

loushallinnon järjestelmästä. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään voi-

daan kuljettaa ajantasainen työaikatieto kulunvalvonnan järjestelmästä.

Projektipäällikkö voi tarkastella projektien ostolaskuja suoraan projekti-

hallinnan järjestelmästä, johon tiedot kulkeutuvat ostoreskontran ohjel-

mistosta.

Järjestelmien välisillä integraatioilla ratkaistaan usein vain yksittäisiä

ja kiireellisiä tiedon saannin täsmätarpeita. Perusongelma jää ratkaise-

matta. Integraatioita vaativia tiedon saamisen tarpeita ilmestyy sään-

nöllisesti eri tietojärjestelmien välille, eri puolilla yritystä. Järjestelmien

välisiä yksittäisiä integraatiotarpeita ratkaistaessa ajaudutaan usein mo-

nimutkaiseen ja hankalasti ylläpidettävään integraatioviidakkoon. Syinä

ovat integraatioiden toteuttamisen vaihtelevat tavat tekniikoiden ja to-

teuttavien henkilöiden osalta. Käytössä ei usein ole yhteistä mallia, jolla

integraatioita toteutetaan. On vain eri toimittajien ja henkilöiden kokoon

kuromia ”viritelmiä”, joiden ylläpito on vastuutettu eri toimijoille. Pa-

himmassa tapauksessa integraatiotyöhön on sotkeutuneena asiakkaan

kehityshenkilöstön lisäksi useita järjestelmätoimittajia.

Tällä tavoin toimittaessa kokonaisuuden hallinta saattaa ajautua um-

pikujaan. Käyttöympäristöstä tulee niin monimutkainen, että vain harva

ymmärtää sen toimintalogiikkaa. Siihen ei enää haluta koskea. Muutos-

ten tekeminen lopetetaan peläten, että kokonaisuus jumiutuu ja vaikuttaa

haitallisesti yrityksen toimitaan. Kyseinen tilanne on arkipäivää suurten

yritysten monijärjestelmäympäristöissä, jotka ovat rakentuneet vuosien

varrella monimutkaisten integraatioiden ja riippuvuuksien sokkeloiksi.

Niiden arkkitehtuurista, eli rakenteesta ovat perillä enää vain harvat hen-

kilöt, joista on huomaamatta tullut yritykselle kultaakin arvokkaampia.

Heidän käsissään lepää suuri päätäntävalta järjestelmämuutosten teke-

misen suhteen. Tämä voi johtaa johdon painostukseen ja väärään vallan

käyttöön. Tilanne kasvattaa liiketoiminnan riskejä.

Johdolle on ongelmallista, että syntyneeseen tilanteeseen ajautumista

on ollut vaikea tunnistaa. Se ei ole näkynyt missään, koska se on toi-

48

mintaympäristön sisällä olevaa monimutkikkuutta. Usein järjestelmien

kehityksestä vastaavat henkilöt eivät uskalla kertoa johdolle totuutta.

Toisaalta johto saattaa myös olla haluton kuulemaan totuutta. Uuteen

päivään halutaan herätä aina samalla positiivisuudella.

Sama tieto saataville eri tietojärjestelmien kauttaToimintokohtaiset tietojärjestelmät voivat tarjoilla dokumentteja yhtei-

sestä pohjajärjestelmästä. Eri kohteisiin (asiakas, projekti, tuote, asen-

nuskohde) liittyviin dokumentteihin voidaan näin mahdollistaa saata-

vuus toimintokohtaisten tietojärjestelmien kautta. Näin tiedon tarvitsijat

voivat työskennellä omien ensisijaisten tietojärjestelmiensä parissa ja

saada sitä pääsyn yhteisiin dokumentteihin.

Kun dokumentti tallennetaan yhteiseen tiedonhallinnan pohjajärjes-

telmään ja annetaan tallennusvaiheessa sitä kuvaavat metatiedot, syn-

nyttää järjestelmä automaattisesti tarvittaviin toimintokohtaisiin tietojär-

jestelmiin linkin, jonka avulla dokumentit tuodaan käyttäjille saataville.

Näin esimerkiksi myynnin parissa työskentelevä asiakastietojärjestelmän

käyttäjä voi hakemiensa asiakastietojen kohdalta avata asiakkaaseen liit-

tyvät dokumentit linkin avulla yhteisestä pohjajärjestelmästä. Taloushal-

linnon henkilö, joka tarkastelee valitsemansa asiakkaan laskutustietoja,

voi täydentävänä tietona avata taloushallinnon tietojärjestelmän kautta

asiakkaalle tehdyn toimitussopimuksen tarkistaakseen, mitä on sovittu

laskutuksen osalta. Toimitussopimus sijaitsee tässä tapauksessa yhtei-

sessä tiedonhallinnan pohjajärjestelmässä, joka on luonut tallennusvai-

heessa dokumenttiin viittaavan linkin taloushallinnon tietojärjestelmään.

Näin menetellen yhteinen tiedonhallinnan pohjajärjestelmä palvelee laa-

jasti eri käyttäjien ja prosessien tiedonsaantitarpeita. Samalla se poistaa

tehokkaasti erillisiä tiedon säilyttämisen saarekkeita. Dokumentit ovat

silloin yhdessä järjestelmässä yhteen kertaan tallennettuina.

49

Tiedon saaminen yrityksen ulkopuolisille tahoilleYrityksen ulkopuolelta tulevat vaatimukset tiedon saantia ja yhteiskäyt-

töä kohtaan kasvavat jatkuvasti. Asiakkaat, alihankkijat, kumppanit ja

yhteistyötahot tarvitsevat tietoa, joka on yrityksen sisäisissä tietojärjes-

telmissä. Yritys on perinteisesti voinut tehostaa tiedon jakamista tarjo-

amalla ulkoisille tahoille pääsyn tietoihin esimerkiksi extranet-järjestel-

män avulla. Tämä on ollut erillinen järjestelmä, johon on tallennettu

tietoa niiltä osin kuin ulkopuoliset tahot ovat sitä tarvinneet. Järjestel-

män kautta asiakkaat ovat voineet päästä katsomaan esimerkiksi uusim-

mat hinnastot, esitteet tai käyttöohjeet. Alihankkijat ovat voineet päästä

käsiksi yhteisten projektien tietoihin.

Kyse on jatkossa enemmän sisäisten ja ulkoisten käyttäjien käyttö-

oikeuksista ja käyttörooleista yhteisen tietojärjestelmän osalta. Kun

erillisistä tiedon saarekkeista päästään eroon, syntyy liiketoimintaan

tehokkuutta tiedonhallinnan ylläpidon ja läpinäkyvyyden osalta. Yh-

teistoimintaympäristön malli selkeyttää samalla organisaation monijär-

jestelmäympäristöjen hallintaa, koska tietojärjestelmien määrä tulee vä-

henemään.

53

UUSI tIEdonhaLLInta PERUStUU MEtatIEtoon

T yön tekemisen vaatimukset ovat kasvaneet monipuolisen tiedon

käsittelyn osalta. Työntekijän toimenkuvaan liittyvän asiasisällön

ja aihepiirin osaaminen ei yksistään enää riitä. Vaaditaan myös

työskentely-ympäristössä olevien tietojärjestelmien käytön hallintaa.

Seuraavaksi tutustumme tehokkaan työskentelyn kannalta keskeisim-

piin ja hyödyllisimpiin tiedonhallinnan toimintoihin. Ne ovat kaikilla

toimialoilla tehokkaiksi todettuja malleja. Hyödyt syntyvät mm. nopeam-

min tehdyistä työsuoritteista ja sovituista yhteisistä käytännöistä.

Osa-alueiden kohdalla on kysymyksiä joiden avulla voi arvioida, kuin-

ka tehokasta tiedonhallinta nykyisellään on. Tiedonhallinnan työkalut

helpottavat tekemistä mm. seuraavien työsuoritteiden osalta:

• Tiedon luonti

• Tiedon tallentaminen

• Tiedon löytyminen

• Tiedon elinkaaren hallinta

• Tiedon versioituminen

• Tiedon jakaminen

• Tiedon käsittely sijaintiriippumattomasti

• Tiedon käsittely päätelaiteriippumattomasti

• Tiedon yhdistely

• Tietoon liittyvien asiayhteyksien löytyminen

MAAILMAA ON HELPOMPI YMMÄRTÄÄ TIETOSUHTEIDEN KAUTTAAsiat ja esineet ympärillämme liittyvät toisiinsa suhteiden kautta. Joskus

suhteet ovat niin monimutkaisia, että niitä on hankala suoraan nähdä

54

inhimillisen ajattelun voimalla. Sukupuu tehdään koska vain satunnai-

sen sukulaisen kuvaa katselemalla, hänet olisi hankala liittää oman su-

vun jatkumoon. Kun sukupuu on tehty, voidaan kysyä ”Mikä oli Mikon

ja Ullan pojan nimi?” tai ”Milloin Kaisan Mirva niminen lapsi syntyi?”.

Asioiden suhteiden kautta maailmaa on helpompi ymmärtää. Yksittäinen

irrallinen tieto voi itsessään olla merkityksetön. Vasta kun tiedämme mi-

hin se liittyy, voi tiedon murusesta kasvaa merkittävä asia työsuoritteen

onnistumisen kannalta.

Dokumenttien ja datan osalta suhteet tarkoittavat niitä asioita, joihin

tiedot yrityksen toiminnassa liittyvät. Tärkeimpiä tietojen kiinnityskoh-

tia ovat yleensä yrityksen mastertiedot (masterdata). Asiakkaat, tuotteet,

työntekijät ja projektit ovat masterdataa. Voimme jo lyhyen listan pe-

rusteella todeta, että näihin nimikkeisiin liittyy valtavasti dokumentte-

ja ja dataa, jotka voivat sijaita toimintaympäristössämme satunnaisissa

paikoissa. Millä keinoilla tietojen välille saadaan luotua sellainen suh-

deverkosto, joka helpottaa tiedon järjestämistä, löytyvyyttä ja yrityksen

tiedonhallintaa?

TIETOSUHTEET OVAT HAKUSANOJA JA AVAIMIA TIEDON LÖYTYMISEENPerinteisessä sijaintipohjaisessa (verkkolevy, sähköposti, työpöytä..) ta-

vassa hallita tietoja, dokumentteja saatetaan etsiä pelkän nimen perus-

teella pitkien kansiopolkujen päästä. Sisältöpohjaisessa uudessa tiedon-

hallinnassa löydämme dokumentit ja datan niitä kuvaavilla hakusanoilla,

eli metatiedoilla. Ajatus on sama kuin Googlen hakukoneessa, jolla löy-

dämme tehokkaasti tietoa sivustoja kuvaavien hakusanojen avulla. Me-

tatiedon avulla tallennettavalle tiedolle annetaan tunnistettava ja yksilöl-

linen identiteetti.

55

Esimerkki 1

Myynnissä työskentelevä Kalle haluaa löytää Konevuokraamo Pakkasel-

le tehdyn sopimuksen yrityksen sisältöperusteisesta dokumentinhallin-

nan ratkaisusta. Kallella on luonnollisen ajattelun mukaisesti mielessään

oheisia hakusanoja, eli metatietoa dokumentin löytymiseksi. Kallen ei

tässä tapauksessa tarvitse tietää millä nimellä dokumentti on tallennet-

tu tai missä se fyysisesti sijaitsee. Kalle suorittaa kyseisillä hakusanoilla

haun ja saa tulokseksi kaikki sopimukset, joihin hakusanat, eli ”Kone-

vuokraamo Pakkanen Oy”, ”Mikko Kallio” ja ”sopimus” sopivat. Sopi-

mus löytyy helposti. Katsotaan miten Kallen olisi ollut mahdollista löytää

sopimus perinteisestä kansiopohjaisesta tietorakenteesta.

• Asiakkaan nimi on ”Konevuokraamo Pakkanen Oy”

• Dokumentin tyyppi (luokka) on ”Sopimus”

• Sopimuksen tekijänä on ollut ”Mikko Kallio”

Kallen lähtiessä suunnistamaan näillä lähtötiedoilla perinteiseen sijain-

tiperustaiseen kansiopohjaiseen tietorakenteeseen, jää dokumentti usein

löytymättä. Joku on saattanut tallentaa kyseisen sopimuksen oheisen ha-

kupolun päähän hallinnon ”M” -verkkolevyn kansiorakenteeseen. Kallen

pitäisi olla selvännäkijä tietääkseen dokumentin sijainnin.

• Tuotanto

• Tuotekehitys

• Myynti

- Muut dokumentit

• Pekan datat

• Hallinto

• Asiakasdokumentit

- Pakkanen Oy

- ”Sopimus.doc”

56

Kalle lähtee loogisen ajattelunsa mukaisesti etsimään sopimusta myyn-

nin kansiorakenteesta, josta dokumenttia ei löydy. Vaikka hän saisi

vinkin Mikko Kalliolta dokumentin sijainnista, eli ”asiakasdokumentit/

Pakkanen Oy” -kansiosta, ei hänellä ole käyttöoikeuksia kansioon. Tässä

tapauksessa Kallen pitää pyytää toisilta apua sopimuksen esiin kaiva-

miseksi. Näin hän pysäyttää toisen henkilön työt käyttäen häntä tiedon

etsimisen sihteerinään. Pahimmassa tapauksessa Kalle valjastaa puoli

osastoa etsimään sopimusta, koska sen on pakko löytyä. Tämä aiheuttaa

kaikkien talkoisiin osallistuvien työsuoritteisiin katkoksia. Keskittymisen

katketessa osalla saattaa tekeminen pysähtyä kokonaan. Kallen valjas-

tama etsimisurakka on yritykselle haitallista. Kukaan ei kiinnitä asiaan

huomiota, koska näin on aina toimittu.

PALJON TIETOA SISÄLTÄVÄT INTERNET-PALVELUT HYÖDYNTÄVÄT METATIETOJAMetatietoon perustuvaa tiedon löytymistä hyödynnetään paljon tietoa si-

sältävissä verkkopalveluissa kuten iTunes, Amazon tai Booking.com. iTu-

nesiin metatiedoilla tallennettu kappale löytyy miljoonien kappaleiden

joukosta helposti ja käyttäjä pääsee heti kuuntelemaan mielimusiikkiaan.

Voisimme etsiä lempimusiikkiamme esimerkiksi seuraavien metatietojen

avulla. Kuinka sama määrä musiikkikappaleita löytyisi verkkolevyjen

kansiorakenteista?

Esimerkki 2

• Musiikkityyli = rock

• Tempo = nopea

• Artistin maa = Ruotsi

• Muiden käyttäjien arviot musiikista = 4/5

57

Metatietoon perustuu myös hotellin löytyminen Booking.com -palvelun

kautta tai sopivan kirjan löytyminen Amazonin palvelusta. Metatietoja

hyödynnetään myös lukuisissa internetin foorumeissa, blogeissa, keskus-

teluryhmissä, kauppapaikoissa ja aihesivustoissa. Syy on yksinkertainen.

Kun tietoa on paljon, haluaa jokainen turvata tuottamiensa tietojen löy-

tyvyyden.

Esimerkki 3

Ostaja menee autokauppaan ja kuvaa toiveitaan seuraavilla metatiedoil-

la:

• Auton väri = punainen

• Lasien sävy = tummennettu

• Auton tyyli = urheilullinen

• Moottorin tyyppi = diesel

• Tavaratila = iso

Tässä tapauksessa ostaja tietää mitä on hakemassa, jolloin myyjien on

helpompi auttaa. He syöttävät asiakkaan toiveet tietojärjestelmään, joka

tarjoaa niiden mukaiset vaihtoehdot. Kyseisillä ominaisuuksilla varustet-

tuja autoja löytyy muutama eri kaupunkien autoliikkeistä. Tästä otokses-

ta on helppo valita sopivin.

Esimerkki 4

Kellokosken Metalli Oy:n satamaprojektiin liittyvä tarjous löytyisi hake-

malla metatietoa hyödyntävästä tiedonhallinnan järjestelmästä tarjouk-

sia, jotka liittyvät projektiin nimeltä ”satamaprojekti”. Tämä hakusana

saattaisi olla luonnollinen henkilölle, joka työskentelee kyseisessä pro-

jektissa. Toisessa vaihtoehdossa myyntijohtaja haluaisi löytää kaikki

voimassa olevat tarjoukset, joiden umpeutumisen ajankohta on ennen

58

15.1.2014. Hänelle johtolankana ja hakusanana toimivat päiväys sekä do-

kumentin tyyppi ”Tarjous”. Kolmannessa vaihtoehdossa myyjä haluaisi

löytää tarjoukset, joissa asiakkaana on ”Kellosen Metalli Oy”. Kaikilla

kolmella henkilöllä on tarpeena löytää sama tarjous. Metatiedot auttavat

kaikkia löytämään dokumentin omista lähtökohdistaan.

• Dokumentin tyyppi (luokka) = Tarjous

• Asiakkaan nimi = Kellosen Metalli Oy

• Projektin nimi = Satamaprojekti

• Tarjouksen umpeutumisen ajankohta = 29.2.2014

Mikäli tarjous olisi tallennettu yhden kansiorakenteen polun päähän, oli-

si kaikkien ollut pakko kävellä perille samaa polkua pitkin. Osalle polku

olisi ollut tuntematon, jolloin tarjous olisi jäänyt löytymättä.

Metatietoa hyödyntävä tiedonhallinnan järjestelmä toimii tiedon etsi-

jälle kuten toinen ihminen. Häneltä voi kysyä, mitä haluaisi löytää.

”Emme kysy enää ”missä tieto sijaitsee?”, kerromme ”mitä haluamme löytää.”

Esimerkki 5

Satunnainen maailmalla liikkuva matkailija löytyy helposti, mikäli hänel-

lä on mukanaan sijaintitietoa lähettävä laite. Tässä tapauksessa matkai-

lija on kohde, jonka sijaintia kuvaa koordinaattitiedon muodossa oleva

metatieto. Se kertoo jatkuvasti matkailijan tarkan paikan. Jokainen meta-

tiedoilla varustettu dokumentti kertoo samalla tavoin dokumentinhallin-

nan järjestelmälle sijaintinsa.

63

10 RatKaISUa tEhoKKaaSEEn doKUMEntInhaLLIntaan

VERKKOLEVYT• Hinnasto• Tilaus• Sopimus• Kuva• Raportti

MAPIT• Muistio• Työhakemus• Tilaus• Reklamaatio

SAHKOPOSTIT• Tiedote• Esite• Ohje• Kuva• Raportti• Matkalasku• Hinnasto

TYOPOYDAT• Tarjous• Ostolasku• Maksumuistutus

64

VERSIOIDEN HALLINTAYritysten dokumenttien versiohallinnan käytännöt vaihtelevat suuresti.

Versiointi saattaa olla laatujärjestelmissä mainittu vaatimus, joka toteu-

tuu käytännön työskentelyssä vain satunnaisesti. Versiointikäytännöt

vaihtelevat usein dokumenttien tärkeysasteen mukaan. Yrityksessä saa-

tetaan ohjeistaa sopimusten ja projektimuistioiden osalta selkeät säännöt

versioiden hallintaan. Toiset toteuttavat ohjeistusta tarkasti ja toiset niin

kuin sattuvat muistamaan. Loppuja asia ei kiinnosta. He haluavat päästä

helpolla. Osaaminen ei riitä tai asia ei ole heille tärkeä. On selvää, että

yritys kärsii versionhallinnan vaihtelevista toimintamalleista. Pahimmil-

laan se johtaa väärien tietojen parissa työskentelyyn ja uusimman tiedon

katoamiseen.

Älä tallenna edellisen version päälleToiset muodostavat uuden version tallentamalla tehdyt muutokset do-

kumentin edellisen version päälle. Edellinen versio tuhoutuu ja versio-

historia (jäljitettävyys) kadotetaan. Yritys menettää aikaisemmin luotua

tietoa. Sitä ei jatkossa voida käyttää työn tekemisen raaka-aineena. Eteen

voi tulla tilanne, jossa asiakas haluaa uuteen sopimukseen samoja si-

sältömuotoiluja kuin sopimusdokumentin aikaisemmassa versiossa on

ollut. Aikaisemman version tuhouduttua päälle tallentamisen johdosta

joudutaan muistelemaan, olettamaan ja arvailemaan, mitä tietoja aikei-

sempi sopimusversio on sisältänyt. Kadotettua tietoa pitää luoda tämän

jälkeen uudestaan. Tämä aiheuttaa kallista lisätyötä ja noloja tilanteita

asiakkaiden kanssa.

65

”Suuri osa yritysten dokumenteista on kopioita.”

Riskeinä on tallentaa uusi versio uudella nimellä uuteen sijaintiinToinen ongelmallinen tapa hoitaa versiointia on tallentaa uusi versio toi-

sella, edellisestä versioista poikkeavalla nimellä ja tallentaa se toiseen

sijaintiin. Tallentajan mielestä sijainti voi olla looginen, mutta muiden

mielestä epälooginen. Poikkeavan nimeämiskäytännön ja sijainnin joh-

dosta muut eivät osaa yhdistää uutta versiota edellisen version jatku-

moksi, vaan jatkavat työskentelyä vanhan version parissa. Uuden ver-

sion tekemiseen käytetty työaika valuu hukkaan, koska se ei löydy muille

käyttäjille. Mikäli useampi henkilö työskentelee saman dokumentin eri

versioiden parissa, aiheuttaa tilanne sekaannusta.

Yrityksen virallisessa tilaisuudessa esitellään usein uusia käytäntöjä

seinälle heijastetun dokumentin muodossa. Kerrotaan, että kyseessä ole-

va dokumentti on ollut saatavilla jo pidemmän aikaa. Se on ollut tal-

lennettuna yrityksen kansiorakenteeseen nimellä ”X”, sijaintiin ”Y”. Kun

tilaisuudesta palataan omille työpisteille, on seinälle heijastetun doku-

mentin sijainti jo unohtunut mielestä. Mikäli dokumentin uutta sijaintia

ei muisteta viestiä tilaisuuden jälkeen osallistujille, tekemistä jatketaan

edelleen vanhan, mahdollisesti työpöydälle tallennetun ohjeistuksen

pohjalta. Tilaisuuden jälkeen harva kehtaa tunnustaa, että ei löydä tilai-

suudessa esiteltyä uutta ohjeistusta.

66

Automatisoi tiedon versiointiVersioituminen helpottuu kun tietojärjestelmä hoitaa sen työntekijöiden

puolesta. Yrityksen ei silloin tarvitse ohjeistaa, ahdistella tai valvoa työn-

tekijöiden tekemistä. Käyttäjille tärkeintä on löytää dokumentit nopeasti,

tehdä sen parissa tarvittavat muokkaukset ja tallentaa lopputulos. Tämän

jälkeen siirrytään seuraavan työsuoritteen pariin. Mikäli järjestelmä hoi-

taa versioitumisen käyttäjän puolesta, riittää ”tallenna” -painikkeen pai-

naminen dokumentin versioitumisen varmistamiseksi. Automaattisella

versionhallinnalla yritys varmistaa, että kaikki tuotettu ja muutettu tieto

versioituu ja jäljitettävyys pysyy aukottomana. Yritys kerryttää arvokas-

ta tietopääomaa, koska palkkakustannuksella tuotettu tieto jää yrityksen

omaisuudeksi. Koska palkkakustannus on yksi suurimmista yrityksen

menoeristä, olisi tuhlausta, että tehtyä tietotyötä kadotetaan ja joudutaan

tuottamaan uudestaan.

Versionhallinnan hyödyt

• Varmistetaan tiedoille muutoshistoria ja jäljitettävyys.

• Tiedetään minkä version parissa pitää työskennellä.

• Vähennetään muiden henkilöiden työn keskeyttämistä

versioiden etsimistarpeen vähentyessä.

• Vähennetään manuaalisesta versioinnista aiheutuvia eriäviä

käytäntöjä.

• Parannetaan tuotetun tiedon hyödynnettävyyttä jatkossa.

• Saadaan tuotettu tieto kerrytettyä yrityksen pääomaksi.

67

DOKUMENTTIPOHJATValmiiksi muotoilluilla dokumenttipohjilla uusien dokumenttien luonti

on ohjatumpaa ja nopeampaa. Näin varmistetaan yrityksen ajantasaisten

ja virallisten tietosisältöjen käyttö. Ilman dokumenttipohjien käyttöä on

vaarana luoda muotokieleltään poikkeavaa tietosisältöä. Tämä aiheuttaa

yritykselle kustannuksia hukatun työajan osalta. Tämä aiheuttaa myös

tulkinnan ja vertailtavuuden hankaluutta.

”Suuri osa yritysten olemassa olevasta dokumentaatiosta tuotetaan uudelleen, koska

olemassa olevaa tietoa ei löydetä.”

Mikäli tärkeitä dokumentteja tuotetaan ilman vakioituja ja hyväksyttyjä

sisältömuotoiluja, aiheuttaa se tulkinnan ristiriitaisuutta. Toisistaan poik-

keavilla tiedoilla ja lupauksilla sopimusten, tarjousten tai hinnastojen

osalta voi aktivoitua taloudellisia riskejä. Mikäli kukaan ei valvo yrityk-

sen tietosisältöjen oikeellisuutta, on sisältöjen kehittäminen hankalaa.

Älä käytä satunnaisia dokumentteja pohjinaMikäli yrityksessä ei ole määriteltyinä virallisia yhteiskäyttöisiä doku-

menttipohjia tai niitä ei löydetä, on vaarana, että uuden työsuoritteen

pohjadokumenttina käytetään satunnaisia dokumentteja. Työntekijä-

kohtaisia pohjia säilytetään usein henkilökohtaisissa sijainneissa. Näin

toimittaessa ne ovat muilta pimennossa ja syntyy lukuisia toisistaan

poikkeavia malleja tuottaa aineistoja. Henkilökohtaisissa sijainneissa säi-

lytettävät dokumenttipohjat sisältävät usein vanhentuneita tietoja. Sopi-

musten osalta niitä voidaan tunnistaa seuraavasti:

68

• Yrityksen vanha osoite

• Vanha sopimusteksti

• Väärät allekirjoittajat

• Vanha logo

• Väärät hinnat

• Vanhentuneet irtisanomisehdot

• Vanha ulkoasu

• Viittaus vanhoihin liitetiedostoihin

Väärän tietosisällön käyttäminen kasvattaa taloudellista riskiä esimerkik-

si haitallisten sopimusehtojen, hintojen tai toimitusehtojen osalta. Vää-

rät sisällöt tarjouksissa johtavat väärien lupausten antamiseen. Väärien

hintatietojen antaminen synnyttää suoraa vahinkoa yrityksen taloudelle.

Keskitä ja vastuuta dokumenttipohjien ylläpitoYrityksen tulisi huolehtia tärkeimpien dokumenttipohjien osalta keski-

tetystä ylläpidosta. Dokumenttipohjat tulisi olla kaikkien niiden parissa

työtä tekevien saatavissa.

Tehokas ylläpito vaatii yhteisesti sovittujen henkilöiden vastuutta-

mista. Henkilöt voivat vastata dokumenttipohjista esimerkiksi funktion,

projektin, hallintoalueen, liiketoimintayksikön tai osastonsa osalta. Laa-

tuosasto, tuotanto-osasto, suunnitteluosasto, HR-osasto, myyntiosasto tai

asiakaspalvelu voivat hallita ja vastata omien dokumenttipohjiensa ajan

tasalla pitämisestä. Näin muutosten hallinta on kontrolloitua. Dokument-

tipohjien ylläpitoa ei saa jättää yksittäisten työntekijöiden vastuulle.

Esimerkiksi seuraaville usein käytetyille dokumenteille olisi hyödyllis-

tä luoda vakiomuotoiset dokumenttipohjat:

69

• Sopimus

• Kokouskutsu

• Esite

• Hinnasto

• Tuote-esite

• Matkalasku

• Tarjous

• Muistio

• Raportti

• Käyttöohje

• Tuoteseloste

Sopimusdokumentin luontiin tarkoitettu dokumenttipohja voisi sisältää

seuraavia etukäteen määriteltyjä sisältöjä ja muotoiluja:

• Yrityksen logo

• Yrityksen yhteystiedot

• Yleiset sopimusta määrittävät tekstikuvaukset

• Valmis kohta sopimuksen allekirjoittamiseen

• Viralliset allekirjoittajat

• Yleiset toimitusehdot

• Maininnat sopimuksen yleisistä liitteistä

Tiedota dokumenttipohjien muutoksistaDokumenttipohjien hallinnan mahdollistava tiedonhallinnan ratkaisu voi

lähettää muutoksista tarvittaessa automaattisen ilmoituksen käyttäjille.

Näin varmistetaan kontrolli ja seuranta dokumenttipohjien muutoksista.

Samalla varmistetaan, että uudet versiot ovat muutosten jälkeen helposti

kaikkien käyttäjien saatavilla. Mikäli vanhoihin dokumenttipohjien versi-

oihin halutaan palata, onnistuu se automaattisen versiohallinnan avulla.

70

Varmista dokumenttipohjien saatavuusKoska dokumenttipohjien käyttäjiä on organisaatiossa laajasti, kannattaa

ne tuoda saataville dokumenttipohjien käyttöä tukevan tiedonhallinnan

järjestelmän kautta. Saatavuus voidaan varmistaa myös käytössä olevien

toimintokohtaisten tietojärjestelmien kautta, joiden parissa käyttäjät päi-

vittäin työskentelevät. Näitä järjestelmiä voivat olla esimerkiksi asiak-

kuudenhallinta, taloushallinnon tietojärjestelmä tai toiminnan ohjauksen

tietojärjestelmä. Käyttäjillä voi parhaassa tapauksessa olla mahdollisuus

luoda nopeasti uutta dokumentaatiota ensisijaisesta toimintokohtaisesta

käyttöjärjestelmästään käsin.

Dokumenttipohjien käytön hyödyt

• Varmistetaan vakioidut viralliset muotoilut ja sisällöt.

• Luodaan dokumentit nopeammin.

• Vähennetään tarvetta luoda tietoa uudestaan.

• Vähennetään virheellisten tietosisältöjen syntymistä.

• Nopeutetaan sisältöjen ja ulkoasujen hyväksyttämistä.

• Yhtenäistetään dokumenttien nimeämiskäytäntöjä.

• Helpotetaan dokumenttien yhdenmukaista vertailua.

• Parannetaan asiakasviestintää johdonmukaisen sisällön

osalta.

• Vähennetään virheitä yhdenmukaisten sisältöjen johdosta.

71

LIITETIEDOSTOTLiitetiedostojen hallintaa tarvitaan, kun toimitaan suuren ja moni-

muotoisen dokumenttiaineiston parissa. Yksittäinen dokumentti saattaa

saada matkan varrella rinnalleen suuren määrän asiaan liittyviä rinnak-

kaisdokumentteja, joita kutsutaan yleisesti liitetiedostoiksi. Useasta tie-

dostosta syntyvästä asiakokonaisuudesta voidaan käyttää nimitystä mo-

nitiedostoinen dokumentti tai dokumenttikokoelma. Hallinnan kannalta

on oleellista, että kaikki tehtävään työsuoritteeseen liittyvät dokumentit

löytyvät ja versiot ovat järjestyksessä.

Kaikki dokumentit tulee löytyä suhteiden kauttaPäädokumenttiin liittyvät liitetiedostot tulisi olla löydettävissä päädo-

kumentin kanssa samasta loogisesta sijainnista. Löytyvyyden tulisi olla

mahdollista myös toisinpäin. Päädokumentin tulisi olla löydettävissä sii-

hen liittyvien yksittäisen liitetiedostojen kautta. Tämä antaa käyttäjälle

vaihtoehtoja ja vapauden löytää tarvittavat dokumentit eri reittejä pitkin.

Myyjälle tarjous voi olla päädokumentti, jota on täydennetty liitteillä,

johon kuuluu projektisuunnitelma. Konsultille kyseinen projektisuunni-

telma on päädokumentti, jonka parissa hän työskentelee. Hänen näkö-

kulmastaan tarjous on projektisuunnitelman liite. Myyjän pitää nähdä,

mihin dokumentteihin tarjous liittyy. Konsultin pitää nähdä, mihin tar-

joukseen projektisuunnitelma liittyy. Molemmilla on erilainen lähestymi-

nen dokumenttikokoelman dokumentteihin. Molempien tiedon löytymi-

sen tarpeet pitää pystyä täyttämään. Koska hyvä tiedonhallinta rakentuu

tiedon välisille suhteille, voidaan dokumentteja lähestyä usealta suunnal-

ta eri henkilöiden kulloisenkin tarpeen mukaan. Tämä nopeuttaa tiedon

löytymistä ja kokonaiskuvan saamista.

72

Päädokumenttina saattaa olla tarjous, jonka liitteinä ovat hinnasto,

toimitukseen liittyvät ehdot, tekninen kuva tuotteesta ja projektisuun-

nitelma. Mikäli päädokumentin lisäksi liitteitä muokataan, syntyy doku-

menttien välille viitteitä ja riippuvuuksia. Pitää tietää, mitkä dokumentti-

kokoelman dokumenteista kuuluvat yhteen.

Mikäli koko dokumenttikokoelma pitää lähettää asiakkaalle, voi syn-

tyä seuraavia kysymyksiä:

• Miten kaikkien liitteiden uusimmat versiot löydetään?

• Miten versionhallinta on hoidettu päädokumentin ja liitteiden

osalta?

• Mistä tiedetään, mitä dokumenttia on viimeksi muutettu?

• Mitä muutoksia projektisuunnitelman viimeisten versioiden

välillä on tehty?

• Mistä tiedetään, milloin asiakas on hyväksynyt liitteenä olevan

projektisuunnitelman?

• Mitkä liitteistä on lähetetty sähköpostilla asiakkaalle?

Liitetiedostojen hallinnan hyödyt

• Parannetaan useista dokumenteista muodostuvien

tietokokonaisuuksien hallintaa.

• Nopeutetaan asiayhteyteen liittyvien tietojen löytämistä.

• Helpotetaan suurten dokumenttiaineistojen liitteiden

versiointia.

73

ETÄTYÖSKENTELYTiedon yhteiskäytön, saatavuuden ja muokattavuuden vaatimukset

ovat kasvaneet. Kehitys on johtanut fyysisestä sijainnistamme riippumat-

tomaan tiedonhallinnan tarpeeseen. Töitä pitää pystyä tekemään seuraa-

vien vaatimusten mukaisesti:

• Tietoon pitää päästä käsiksi useilla päätelaitteilla.

• Tietoon pitää päästä käsiksi ajasta riippumattomasti.

• Tietoon pitää päästä käsiksi sijainnista riippumatta.

• Samaan tietoon pitää päästä käsiksi usean järjestelmän kautta.

• Tietoon pitää päästä käsiksi sisällön kielestä riippumatta.

Tietojen on kuljettava mukanaLiikuttaessa ja työskenneltäessä yrityksen ulkopuolella on työn tekemi-

sen raaka-aineena tarvittavat tiedot oltava saatavilla. Työn tekemisen ta-

vat eivät saa muuttua, kun työskennellään työpaikan ulkopuolella. Tie-

donhallinnan työkalujen ja työn tekemisen toimintatapojen pitää toimia

toimistolla ja toimiston ulkopuolella samalla logiikalla. Näin voidaan kes-

kittyä työn sisältöön, eikä tiedon hakemisen, tallentamisen, lähettämisen

ja muokkaamisen osalta eriävien toimintatapojen hallintaan.

Työntekijä saattaa toimistolla ollessaan hakea ja tallentaa tietoa yrityk-

sen yhteisen ja opitun tietojärjestelmän kautta. Tekeminen on selkeää,

toimitaan yhdessä sovituilla pelisäännöillä ja samalla logiikalla. Siirryt-

täessä etätyöhön työpaikan ulkopuolelle, pitäisi samaa toimintaympäris-

töä pystyä hyödyntämään sekä käyttämään samoilla käyttötavoilla. Tämä

varmistaa yhdenmukaisen ja sujuvan työskentelyn.

74

Etätyöskentely yhteydettömässä tilassa (offline)Mikäli etätyötä tehdään ilman verkkoyhteyttä, on kyseessä yhteydetön

tila (offline). Verkkoyhteyden saatavuus mahdollistaa yleensä työntekijän

pääsyn valittuihin yrityksen sisäisiin tietojärjestelmiin. Tämä helpottaa

etätyöskentelyä, mikäli on mahdollistettu pääsy yrityksen ajantasaisiin

tietoihin. Mikäli verkkoyhteyttä ei ole etätyössä käytettävissä, olisi oltava

mahdollisuus päivittää etukäteen etätyöskentelyssä tarvittavat dokumen-

tit. Näin dokumentit ovat käytettävissä ilman verkkoyhteyttä.

”Automaattinen tietojen synkronoituminen (offline) varmistaa jatkuvan ja ajantasaisen

tiedon saamisen koko organisaation käyttöön. Tämä poistaa ajallisia katkoksia tiedon

päivittymisen osalta.”

Etätyöskentely yhteydellisessä tilassa (online)Mikäli etätyöskentelyssä on käytössä verkkoyhteys ja pääsy yrityksen yh-

teiseen tietojärjestelmään, pitää sitä olla mahdollista käyttää samoilla ta-

voilla kuin työskenneltäisiin toimistoympäristössä. Hyvä tiedonhallinta-

ratkaisu toimii yhtä joustavasti etätyöskentelyssä kuin toimistolla. Etätyö

ei saisi tuoda muuta eroa kuin työntekijän fyysisen sijainnin.

Hyvä dokumentinhallinnan ratkaisu varmistaa että työntekijän pala-

tessa etätöistä toimistolle, päivittyvät tehdyt tietomuutokset automaatti-

sesti järjestelmään. Etänä tehdyt muutokset ovat heti organisaation hyö-

dynnettävissä ja tiedot ajan tasalla.

75

Ajantasainen tieto päätelaitteessa helpottaa liikkuvaa työtäÄlypuhelinten ja tablettien rooli tietotyön tekemisessä on enemmän tie-

don hyödyntämistä kuin tuottamista. Aktiviteetit kohdistuvat paljolti täs-

mätiedon nopeaan ja ajantasaiseen saamiseen. Tämän lisäksi pienemmil-

lä päätelaitteilla voidaan tehdä seuraavia työsuoritteita:

• Tehtävien kuittaukset

• Kommentointi

• Sähköiset hyväksynnät

Käyttöliittymien kehittyessä tiedon muokkaus ja luonti alkavat olla mah-

dollisia myös pienemmillä päätelaitteilla. Koska laitteet kulkevat muka-

namme, on meillä jatkossa mahdollisuus olla tietoisia asioiden kulusta

sijainnista riippumattomasti.

Työn tekemisen riskit ilman etätyön mahdollisuuttaMikäli käytössä ei ole etätyötä mahdollistavaa tietojärjestelmää, on vaa-

rana, että tietoja tallennetaan henkilökohtaisen tietokoneen työpöydälle,

muistitikulle tai kansioihin. Tietoja saatetaan lähettää itselle sähköpos-

titse, jota käytetään tiedon varastona. Toimistoympäristöstä poikkeavat

työskentelytavat tulisi minimoida etätyöskentelyssä. Mikäli näin ei tapah-

du, on vaarana, että syntyy seuraavia ongelmatilanteita:

• Ajantasaiset tiedot eivät ole saatavilla.

• Tietoa tallennetaan satunnaisiin sijainteihin.

• Tietojen muutokset eivät päivity oikein.

• Tietoa katoaa.

• Työskentely on katkonaista ja tehotonta.

76

Etätyöskentelyn hyötyjä

• Parannetaan yrityksen rekrytointimahdollisuuksia, koska

etätyö nähdään työskentelemisen joustona.

• Joustetaan työn tekemisen ajankohdan valinnassa.

• Vähennetään kasvihuonepäästöjä vähentyneen

matkustamisen johdosta (etäkokoukset).

• Tuodaan säästöjä toimitilakustannuksiin.

• Parannetaan mahdollisuuksia työskennellä häiriöttömässä

työympäristössä.

• Lisätään työskentelyaikaa koska aikaa ei kulu liikkumiseen.

77

HÄLYTYKSET JA AUTOMAATTIVIESTIT

”Tietoa on olemassa mutta se ei tavoita meitä.”

Kehittynyt tiedonhallintaratkaisu antaa käyttäjille mahdollisuuden tilata

hälytyksiä ja automaattiviestejä yrityksen tietoympäristössä tapahtuvista

muutoksista. Käyttäjä voi määritellä kriteerit, jonka perusteella voi seu-

rata haluamiaan tietomuutoksia dokumenttien ja datan osalta. Muutok-

sista voi tilata hälytyksen esimerkiksi sähköpostiinsa. Työn tehokkuuden

kannalta on oleellista, että tieto on heti syntymisen jälkeen saatavissa ja

käytettävissä. Tavoitteena tulisi olla tiedon välittämisen ajallisten viivei-

den poistaminen.

Facebook, LinkedIn ja Twitter – automaattista viestien tilaustaFacebookin suosio perustuu reaaliaikaiseen tiedon välittämiseen ja käyt-

täjien tehokkaaseen informointiin. Miten käyttäjät reagoisivat, jos tilapäi-

vitysviestit tulisivat saataville vasta viikon viiveellä. Silloin asiat olisivat

jo tapahtuneet ja tiedot niiden osalta vanhentuneet. Dialogiin syntyisi vii-

vettä. Kyseessä olisi vanhanaikainen viiveellä toimiva kirjepostiviestintä.

Automaattinen tieto sopimuksen umpeutumisestaOletetaan, että haluaisit saada tiedon, kun joku muokkaa sopimusta,

jossa olet vastuullisena osapuolena. Voi olla, että sopimuksesi on um-

peutumassa jo huomenna. Lojuuko se mapissa hiljaisena ja huomaamat-

tomana vai sopimustenhallintaa tukevassa järjestelmässä, joka reagoi ja

informoi sinua oikealla hetkellä? Mikäli sopimuksen umpeutumisen ta-

karajaan ei reagoida ja sopimusehtoja kiireesti päivitetä, voidaan joutua

maksamaan korvauksia.

78

Automaattinen tieto uudesta tilauksestaSaatat olla myyntipäällikkö, joka haluaa tiedon heti, kun myyjän sähkö-

postiin ilmestyy asiakkaalta iso tilaus. Liiketoiminnan rahavirran kannal-

ta on tärkeätä, että tilaus laitetaan heti toimitukseen. Sen kanssa ei voi

odotella seuraavaan kokoukseen, jossa myyjä mainitsee asiasta.

Automaattinen tieto uudesta ostolaskustaProjektipäällikölle voi olla ensisijaisen tärkeätä, että taloushallinnon jär-

jestelmään syntyneestä projektille kohdistuneesta ostolaskusta tulee au-

tomaattinen hälytysviesti sähköpostiin.

Hälytysten ja automaattiviestien hyötyjä

• Nopeutetaan reagointia työtehtävien suorittamiseksi.

• Vähennetään virheellisiä työsuoritteita oikea-aikaisen

tiedonsaannin johdosta.

• Poistetaan ajallisia viiveitä asioiden tiedottamisessa useille

osapuolille.

• Mahdollistetaan tiedon saamisen vain asioista, joista ollaan

kiinnostuneita.

MONITOIMILAITTEET JA PAPERIAINEISTON SKANNAAMINENMapit, paperilla täytetyt hyllyt ja kansiot toimivat useissa yrityksissä do-

kumentaation tallennuspaikkoina. Niissä voi sijaita sopimuksia, laskuja,

muistioita, piirustuksia tai käyttöohjeita. Vaikka aineistoja säilytetään

paperisessa muodossa, olisi ne hyvä saattaa sähköiseen muotoon. Silloin

tiedon löytyminen mahdollistuisi organisaatiossa helpommin ja nopeasti

laajemmalle joukolle.

79

Yrityksen tiedonhallinnan järjestelmän tulisi olla yhteydessä monitoi-

milaitteisiin niin, että paperista aineistoa on helppo skannata tietojärjes-

telmään sähköiseen muotoon. Paperinen aineisto skannataan esimerkiksi

pdf-muotoisiksi dokumenteiksi. Dokumentit löytyvät skannausvaihees-

sa annetuilla metatiedoilla, sekä tehokkaalla sisältöhaulla. Työntekijät

saavat pääsyn tietoihin käyttöoikeuksiensa perusteella. Paperiaineistoa

sisältävä mappi ei tunne käyttäjäoikeuksia, joka voi aiheuttaa tietoturva-

riskin. Pelkkä sähköisen arkistoinnin vaatimus voi olla jo riittävä perus-

te aineistojen sähköiseen muotoon saattamiseksi. Näin turvataan tiedon

löytyvyys, sähköinen arkistointi ja varmuuskopiot.

Paperiaineiston hallinnoinnin haasteetPaperisen aineiston hallinnasta saattaa vastata määrätty osasto tai hen-

kilö. Se voi olla taho, joka on perustanut paperisen tiedon käsittelytavan

yritykseen. Tähän on voinut olla tiettynä ajanjaksona hyvät perusteet,

josta on kulunut paljon aikaa. Nykyvaatimusten mukaisesti paperises-

sa muodossa tiedon säilyttämisen perusteita ei ehkä ole enää olemassa.

Tästä syystä paperiaineisto tulisi saattaa sähköiseen muotoon, jotta se

olisi yhteneväisesti käsiteltävissä kaiken muun sähköisen dokumenttiai-

neiston kanssa.

Paperisessa muodossa hallinnoitavien aineistojen osalta tiedonhallin-

nan riskejä voidaan tunnistaa seuraavasti:

• Paperisen aineiston tuhoutuminen.

• Paperisen aineiston varmuuskopioinnin puuttuminen.

• Paperisen aineiston katoaminen.

• Paperisen aineiston hankala uudelleen käytettävyys.

• Paperisen aineiston löydettävyys suurista tietomääristä.

• Uuden tiedon vaikea liitettävyys vanhan tiedon yhteyteen.

• Tietojen hankala saaminen raporttien muotoon.

80

Käytäntöjä sähköiseen tiedonkäsittelyyn siirtymiseksi voi olla haastava

muuttaa nopeasti, koska eri tahot ovat tottuneet ja osaavat tulla toimeen

paperisen materiaalin kanssa. Usein paperisessa muodossa oleva tieto

palvelee vain harvoja ihmisiä. He saattavat olla ikäluokaltaan vanhem-

pia, jotka ovat aikoinaan tottuneet tähän tapaan käsitellä tietoa. Osa or-

ganisaatiosta saattaa luoda ja käsitellä samankaltaista tietoa sähköisessä

muodossa rinnakkaisesti. Se on heille luonnollisempi tapa. Asetelmasta

voi syntyä kaksi leiriä, jotka hallinnoivat samankaltaista dokumentaatio-

ta toisistaan poikkeavilla tavoilla. Osa sopimuksista voi olla paperilla ja

osa sähköisessä muodossa. Vanha paperisen tietotyön liitto kohtaa uuden

sukupolven sähköisen tekemisen. Molemmat voivat hyväksyä toistensa

tavat tuottaa, säilöä ja muokata tietoa, mutta yritys kärsii yhtenäisten

toimintatapojen puutteesta.

”Sähköiseen muotoon saatetun aineiston sisältöä voidaan hyödyntää myös

muokattavana ja uudelleen käytettävänä tietosisältönä, joka ei paperisessa muodossa ole

mahdollista.”

Paperiaineiston saattaminen sähköiseen muotoon mahdollistaa tiedon

löytyvyyden, varmuuskopioinnin ja arkistoinnin. Mikäli käytössä oleva

tiedonhallintajärjestelmä tukee sisältöhakua, tehostaa se skannatun tie-

don löytyvyyttä entisestään. Sähköiseen muotoon saatetun paperiaineis-

ton sisältöä voidaan hyödyntää myös muokattavana ja uudelleen käytet-

tävänä tietosisältönä, joka ei paperisessa muodossa ole mahdollista.

81

Paperisen tiedon vartija voi lähtiessään aiheuttaa ongelmiaKun paperisesta aineistosta vastaava henkilö poistuu yrityksen palve-

luksesta tai organisaation toiminta muuttuu, voi syntyä ongelmia tiedon

löytymisen suhteen. Tietoa ylläpitänyt henkilö ei ole enää etsimässä ja

löytämässä tietoja muille.

Tiedon tarvitsijoille paperilla säilytetyn tiedon järjestys, luokittelu ja

sijaintilogiikka voi olla tuntematon. Vastuuhenkilön poistuminen yrityk-

sestä johtaa tiedon löytymisen hidastumiseen, aiheuttaa aikaa vievää

manuaalista tiedon etsintää ja lisää saman tiedon uudelleen tuottamista.

Tämä kuluttaa työaikaa ja aiheuttaa yritykselle menetystä palkkakus-

tannuksen muodossa. Paperiaineiston skannaaminen ja muuntaminen

sähköiseen muotoon olisi suositeltavaa, vaikka paperista aineistoa vielä

käytettäisiin ja hyödynnettäisiin osittain myös jatkossa.

Paperiaineiston sähköiseen muotoon saattamisen hyötyjä

• Tehostetaan tietosisältöjen hyväksyntää.

• Helpotetaan ja nopeutetaan tiedon päivittämistä.

• Laajennetaan tiedon käyttäjämäärää.

• Helpotetaan tiedon saatavuutta.

• Vähennetään saman tiedon uudelleen tuottamista.

• Parannetaan tiedon uudelleen käytettävyyttä.

• Vähennetään tietojen katoamisen ja tuhoutumisen riskejä.

• Varmistetaan tietojen sähköinen varmuuskopiointi ja

paperiaineistoa turvallisempi arkistointi.

82

TEKSTINTUNNISTUS AUTTAA DOKUMENTTIEN LÖYTYMISTÄ SISÄLLÖN PERUSTEELLASkannattua tietoa pitää pystyä hakemaan tehokkaasti sisällön perusteel-

la. Tiedon hakemisessa dokumenteista sisällön perusteella hyödynnetään

OCR (Optical Character Recognition) tekniikkaa. Se on monitoimilaitteis-

sa käytettävä ohjelmisto, joka mahdollistaa skannattujen dokumenttien

tallennuksen sisältöhakukelpoiseksi. Skannauksen yhteydessä sisältö

muutetaan tunnistettavaksi merkistöksi, jonka avulla dokumentti löytyy

sen sisältöön kohdistuvilla hakusanoilla.

Metatiedoilla tehostetaan löytyvyyttäMikäli dokumentinhallinnan ratkaisu tukee löydettävyyttä sisällön ja

metatietojen avulla, tehostuu dokumenttien löytyminen entisestään.

Oletetaan, että skannatun tarjousdokumentin sisällä lukee ”putkiurakka

8399”. Dokumentin tallennusvaiheessa on metatiedoksi annettu tarjouk-

sen tekijän nimi ”Kalle Kokkonen” ja asiakkaan nimeksi ”Mattokolmio

Oy”. Hakusanalla ”Mattokolmio tarjous 8399” löydetään tarkalleen oikea

tarjous, vaikka järjestelmässä oleva dokumenttien määrä olisi valtava.

Voisimme hakea dokumentteja myös seuraavilla kriteereillä:

• Haluaisin löytää myyntisopimukset, jotka Kimmo Lehtonen on

hyväksynyt vuoden 2013 aikana ja ne liittyvät asiakkaaseen

Konsulttiykköset Oy.

- Hakulauseke: ”myyntisopimus Kimmo Konsulttiykköset 2013”

• Haluaisin löytää kaikki hylätyt tarjoukset, jotka on tehty

Helsingin alueella sijaitseville asiakkaille.

- Hakulauseke: ”tarjous Helsinki hylätty”

83

SUURI MÄÄRÄ LÖYDET TÄVIÄ PIIRUSTUKSIA

SUURI suomalainen suunnitteluyritys otti käyttöönsä tiedonhallinnan ratkaisun.

Ratkaistavana asiana oli saattaa 40 000 kpl paperisessa muodossa ollutta piirus-

tusta sähköiseen muotoon. Niitä piti päästä hyödyntämään omien työntekijöiden

lisäksi myös alihankkijat ja kumppanit.

YRITYKSELLÄ OLI JO SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA 30 000 kpl piirustuksia. Näi-

den lisäksi skannatut paperiset piirustukset (40 000 kpl) tallennettiin samaan tie-

donhallinnan ratkaisuun, jonka jälkeen koko massa, eli 70 000 kpl piirustuksia löy-

tyivät nopeasti sisältöhaulla ja palvelivat kaikkia niitä tarvitsevia tahoja. Piirustusta

etsivä pystyi kertomaan järjestelmälle tarkasti, minkälaisia (metatiedot) piirustuksia

hän halusi löytää. Rajaus saattoi koskea tietyn projektin tietyn laitteen osakompo-

nentin kuvaa. Saman tiedon etsiminen aikaisemmin valtavasta paperisesta arkis-

tosta olisi ollut pitkän etsimisen ja kyselyjen takana.

HYÖDYT koko aineiston saattamisesta sähköiseen muotoon olivat ilmeiset. Oikean

piirustuksen saamiseen ei tarvinnut enää käyttää toisten henkilöiden työaikaa.

Lopputuloksena yrityksen tietopääoman käytettävyys kasvoi.

Sisältöhaun hyötyjä

• Mahdollistetaan tiedon löytyminen luonnolliseen

ajatteluumme perustuen.

• Poistetaan tiedon piiloutuminen laajoihin hierarkkisiin

tietorakenteisiin.

• Vähennetään tarvetta muistaa tietojen fyysistä sijaintia.

84

SÄHKÖPOSTIEN HALLINTASähköpostit edustavat isoa osaa päivittäisestä tiedonhallinnastamme.

Mielipiteiden, kommenttien ja henkilökohtaisten mietintöjen tulva tuk-

keuttaa sähköpostiliikennettämme. Mainosviestien suodattaminen loh-

kaisee ison osan työajastamme. Olen ollut tapaamisissa, jotka on jouduttu

lopettamaan, koska osallistujat ovat menneet purkamaan sähköpostilaa-

tikoitaan. Se hallitsee elämäämme tiukalla otteella.

Sähköpostien hallintaan vaikuttavat inhimillisen tekemisen lisäksi tie-

donhallinnan työkalut, joilla viestiliikennettä voidaan vähentää, selkeyt-

tää ja helpottaa. Sähköpostin hallinta ei tarkoita vain etusormen työs-

kentelyä poimiessamme sähköpostitulvasta tuhottavat tai sisällöltään

toissijaiset ”hyvä tietää” viestit. Sähköpostin roolit ovat parhaimmillaan

seuraavat:

• Informointi, mitä on tapahtunut, mitä on tapahtumassa tai mitä

tulee tapahtumaan.

• Tiedon antaminen tai pyytäminen.

• Oikealle vastaanottajaryhmälle kohdistetut viestit.

Emme tiedä, mitä olemme tekemässäSähköpostiviestintä on epämääräistä koska emme usein tiedä, mitä olem-

me tekemässä. Kommentoimme sähköposteja, joihin meiltä ei ole kysytty

kommenttia. Lähettelemme viestejä ja kyselemme asioita, koska on näy-

tettävä tehokkaalta ja aktiiviselta. Asiasisältö jää toiselle sijalle.

85

Sähköpostin tiedonhallinnan riskejä

• Sähköposti täyttyy turhista lähetetyistä ja vastaanotetuista

viesteistä.

• Liitetiedostoista syntyy hallitsemattomia kopioita

sähköpostilaatikoihin.

• Viestiketjuissa käsiteltävät tiedot eivät tavoita kaikkia asiaan

liittyviä oleellisia henkilöitä.

• Viestintää kohdistetaan väärille henkilöille, joiden työaikaa kuluu

turhien viestien läpikäyntiin.

Ole lyhyt, selkeä ja täsmällinenKirjallisesti tuotettu tieto ei sisällä kasvojen ilmeitä tai äänenpainoja, joka

voi johtaa väärään tulkintaan. Sähköpostien sisältö pitäisi olla lyhyttä,

selkeätä ja täsmällisesti ilmaistua. Suora ja yksinkertainen kysymys on

helppo ymmärtää ja siihen on helppo vastata. ”Valitaanko vaihtoehto a

vai b” on parempi kuin kysymys ”Mitä mieltä olette asiasta?”.

Hymiöt tunteiden tulkkinaHymiöiden tarkoituksena on usein viestiä, että ”kaikki on ok” tai ”ym-

märräthän minua?”. Hymiöiden käyttö on herkempää kun ollaan hyvällä

tuulella tai altavastaajana. Positiivinen hymiö voi ärsyttää vastaanotta-

jaa, jonka ei sillä hetkellä tee mieli hymyillä. Liiallinen käyttö voi viestiä

tuntemattomammalle vastaanottajalle lähettäjän epävarmuudesta. Tutut

ymmärtävät paremmin, miksi lähettäjä hymiöi.

Vältä ”varmuuden vuoksi” -viestintääEmme aina tunnista viestintäkokonaisuuteen liittyviä henkilöitä, emme-

kä tiedä, mitä asioita pitäisi kenenkin kanssa viestiä. Sähköposti tavoittaa

tästä syystä usein vain osan asiaan liittyvistä henkilöistä.

86

Sähköpostiviestien saajiksi merkitään usein tahoja, joille tieto ei ole

kiinnostavaa tai hyödyllistä. Toimintatapa korostuu mitä suuremmasta

organisaatiosta on kyse. Ihmiset eivät suuremmissa ryhmissä tunne tois-

tensa rooleja tarkalla tasolla. ”Hyvä tietää” -viestinnällä halutaan usein

turvata oma selusta. Halutaan varmuus, että käsiteltävästä asiasta on

ainakin tiedotettu mahdollisimman monia. Kukaan ei pääse sanomaan,

ettei häntä ei ole huomioitu asian käsittelyssä.

Tittelit ovat kärsineet inflaation. Yhä useampi tietotyön parissa toimi-

va on johtaja, päällikkö tai manageri. Koska kaikki pitävät omaa teke-

mistään lähtökohtaisesti tärkeänä, halutaan varmistaa että myös muut

”tärkeät” henkilöt tietävät mitä olemme tekemässä. Tämä johtaa viestin

välittämiseen yhä useammalle johtajalle, päällikölle tai managerille. Vas-

taanottajajoukko kasvaa kasvamistaan, koska viestintä on yhtä helppoa

pienelle ja suurelle joukolle.

Mikä on roolimme viestinnässä?Saatamme tietää roolimme sähköpostiviestinnässä vain osittain. Tästä

syystä sähköpostiviestien sisältöihin syntyy usein varovaisuutta ja asioi-

ta varmistelevia sävyjä. Tämä korostuu tietointensiivisessä työssä, jossa

asiat muotoutuvat ja tarkentuvat vasta matkan varrella kohti selkeämpää

lopputulosta.

Ilman viestintään osallistuvien henkilöiden selkeitä rooleja syntyy

epäselviä mielipiteitä, tunnustelevia kommentteja ja suurpiirteisiä viesti-

sisältöjä, joiden raaka-aineena voidaan tunnistaa seuraavia lauseita:

• ”Pitäisikö meidän..?”

• ”Olisiko..?”

• ”Sattuisiko kukaan..?”

• ”Miksiköhän..?”

• ”Voisimmeko ajatella, että..?”

87

Ole asialähtöinenVastaanottaja saa nopeammin asiasta ymmärryksen kun viestin sisältö

on tiivis ja asiapohjainen. Kirjalliseen ilmaisutyyliin vaikuttavat osittain

kulttuuriset tekijät. Saksalainen on Suomalaista muodollisempi. Amerik-

kalaisen lähettämä viesti on kuvitettu asiaa täydentävillä kielikuvilla ja

tarinoilla. Suomalaisen viestintä sijoittuu välimaastoon. Viesti kannattaa

kirjoittaa ennen lähettämistä aina pariin kertaan lukien. Kysy tämän jäl-

keen vielä itseltäsi, mikä on oleellista ja mikä ei. Sisältöä voi kuvittaa, jos

se lisää asian ymmärrystä. Jos se vie vastaanottajan ajatukset epäolen-

naisiin asioihin, on se silloin haitaksi.

Anna vaihtoehtoja – vähemmän on enemmänUseiden asioiden kysyminen samassa sähköpostiviestissä hidastaa vas-

tausten saamista. On huomioitava että vastaanottaja saa sähköpostia

myös muilta. Hän priorisoi helpommin ja nopeammin vastattavat viestit

kärkeen. Pitkille kysymyslistoille pitää varata aikaa.

Nopean vastauksen saa vähemmällä määrällä selkeitä kysymyksiä.

Vastauksen saamista voi tehostaa muotoilemalla ne yksinkertaisen ehdo-

tuksen muotoon, esimerkiksi ”Tehdäänkö X?” tai valmiiksi vaihtoehdok-

si. ”Tehdäänkö A, B vai C?”. Vastaajalla on pieni kynnys antaa vastaus,

koska vastaus voi olla ”A sopii hyvin”.

Priorisoi sähköpostien käsittelyjärjestysVastaa nopeasti viesteihin, joiden käsittelyyn kuluu enintään 2 minuut-

tia. Tämän jälkeen aikasääntöä voi laajentaa 5 minuuttiin tai muuhun

itselle sopivaan aikaan. Tämä on tehokas tapa aloittaa sähköpostien lä-

pikäynti aamulla, kun muut odottavat sinulta reagointia mahdollisesti

edellisenä päivänä lähettämiinsä sähköpostiviesteihin.

Pidempikestoisiin viestien käsittelyihin on hyvä varata erillinen sään-

nöllinen aika kalenterista. Tämä voi sijoittua iltapäivään, jolloin enem-

män ajatustyötä tai etukäteisvalmistelua vaativat viestit voi hoitaa ajan

88

kanssa. Mikäli vaativampia viestejä käsittelee kiireellisesti, on vaarana,

että asia pirstaloituu, ja sitä joudutaan käsittelemään useiden sähköpos-

tien välityksellä. Tämä sekoittaa oman ja muiden työn tekemistä.

Suodata ja merkitse tärkeimmät sähköpostitTärkeitä käsittelemättömiä sähköposteja on hyvä merkitä sähköpostioh-

jelmistosta löytyvillä symboleilla tietääkseen jatkossa, mitä viestejä pitää

käsitellä ensisijaisesti. Myöhemmin tulleet sähköpostit sisältävät viimei-

simmät täydennykset.

Hyvät sähköpostin käyttötavat

• Mikäli sähköpostisi ovat kasaantuneet, vastaa lähtökohtaisesti

viestiketjun tuoreimpaan viestiin.

• Mikäli viestittävä asia on monimutkainen, voi olla tehokkaampaa

soittaa asiasta.

• Monimuotoisten asioiden käsittely tekstimuotoisena voi olla

hankalaa.

• Vastaa siten, että vastapuolen tarvitsee tehdä tarkentavia

kysymyksiä mahdollisimman vähän.

• Pyri esittämään kysymyksesi ilman väärän tulkinnan

mahdollisuutta.

• Lue viestisi kahteen kertaan ennen lähettämistä.

• Älä kirjoita slangia koska kaikki eivät sitä ymmärrä eivätkä pidä

sitä hauskana.

• Kerro viestissäsi mitä odotat vastaanottajilta.

• Pyri laittamaan To-kenttään vain yksi vastaanottoja, jolla korostat

viestin päävastuullista saajaa.

89

• Kerro viestissä MIHIN, KENEN ja MILLOIN pitää reagoida.

• Korosta viestissäsi asia, johon odotat muilta erityistä reagointia.

• Ilmaise ajalliset vaatimukset tarkasti. Tarkempi on ilmaista

”ylihuomiseen klo 10.00 mennessä” kuin ”nopeasti”.

• Käytä CC-kenttää vain tiedoksi muille -tarkoitukseen.

Kytke sähköposti osaksi yrityksen dokumentinhallintaaSähköpostitietojen käsittelyä tukeva dokumentinhallinnan ratkaisu var-

mistaa, että sinne voidaan tallentaa tärkeimmät sähköpostit liitteineen

joko automaattisesti tai manuaalisesti. Näin muut löytävät esimerkiksi

asiakkaaseen, projektiin tai sopimukseen liittyvät tärkeät sähköpostit tar-

vittaessa yhteen kertaan tallennettuna. Näin toimittaessa sähköposteista

ei synny kopioita, joka on vaarana, mikäli sama sähköposti lähetellään

usean vastaanottajan sähköpostilaatikkoon. Sähköposteja vastaanottava

yhteinen dokumentinhallinnan ratkaisu varmistaa, että tärkeitä sähkö-

posteja liitteineen ei jää piiloon vastaanottajien henkilökohtaisiin sähkö-

postilaatikoihin.

Sosiaalisen median tavat siirtyvät sähköpostiviestintäänSosiaalinen media on monipuolistanut tapojamme hoitaa viestintäämme

kirjallisen ilmaisun avulla. Facebookin, Twitterin, Yammerin ja muiden

lyhytviestintään liittyvien työkalujen sisältö on henkilökohtaisempaa

kuin mihin olemme työpaikkaviestinnässä tottuneet. Sosiaalisen medi-

an viestintätavat ja sisällöt ovat tulleet osaksi sähköpostiviestintäämme.

Tämä on muuttanut sähköpostin käyttöä nopeatempoisemmaksi ajatus-

ten vaihdoksi, johon se soveltuu erittäin huonosti. Tämä johtuu hitau-

desta ja viestien kankeasta tietorakenteesta. Tästä syystä yritykset ovat

alkaneet jousta sosiaalisen median työkalujen käytössä. Nähdään, että

niillä on paikkansa myös työpaikkaviestinnässä. Niistä on tullut sähkö-

postiviestinnän lisä, joka tarjoaa mahdollisuuden nopeatempoisempaan

viestintään.

90

NUMERO-OHJAUS LAKIOSASTON KÄYTÖSSÄ

LAKITOIMISTON päivittäiset tiedonhallinnan rutiinit liittyivät numeroitujen laki-

tapausten käsittelyyn. Näistä tapauksista käytettiin nimitystä ”Case”. Ongelmaksi oli

muodostunut suuresta viestintätarpeesta syntynyt sähköpostin määrä, joka teki

asioiden käsittelystä hidasta. Jos asian käsittelyyn tuli mukaan uusia henkilöitä tai

pääkäsittelijä vaihtui, oli mahdotonta saattaa uusien henkilöiden tietoon kaikkea

sitä, mitä matkan varrella asiaan liittyen oli käyty läpi. Uusien henkilöiden oli han-

kala saada ajantasaista tilannetietoa, joka johti tehottomaan tekemiseen ja turhau-

tumiseen.

ASIAA KARTOITETTIIN ja pyrittiin selvittämään avainkohdat. Todettiin, että jo-

kaisessa sähköpostiviestissä oli otsikkokentässä mainittuna kyseisen lakitapauksen

numero. Tiedonhallintaa kehitettiin niin, että tiedonhallinnan ohjelmisto siirsi jo-

kaisen tapausnumeron sisältävän sähköpostiviestin automaattisesti yrityksen tie-

donhallinnan järjestelmään. Näin ne olivat kaikkien löydettävissä, käsiteltävissä ja

oikeassa järjestyksessä. Mikäli tapausta tuli käsittelemään uusi henkilö, pääsi hän

helposti lukemaan kaikki tapaukseen liittyvät sähköpostit. Niiden yhteydestä löyty-

vät myös tarvittavat dokumentit liitteineen ja versioineen.

TAPAUSTEN KÄSITTELY NOPEUTUI merkittävästi, ja sähköpostin rooli vapautui

muihin asioihin. Siitä tuli enemmän tiedotuksellinen kanava. Sähköpostin rooli ei

ollut enää tiedostojen lähettäminen useille tahoille, kopioiden tuottaminen ja se-

kalaisten viestiketjujen hallinta.

91

SÄHKÖINEN TYÖNKULKU JA HYVÄKSYNTÄTyöskentely-ympäristössämme on päivittäin useita säännönmukaisesti

toistuvia työsuoritteita, joita voidaan nopeuttaa sähköisillä työnkuluilla.

Tunnistamme toistuvista työsuoritteista usein vain osan, koska olemme

tottuneet tekemään asioita rutiinilla totuttujen toimintatapojemme mu-

kaisesti. Havaitsemme usein ympärillämme useita yksittäisiä työsuorit-

teita, jotka ovat palasia suuremmasta tapahtumasarjasta.

Jälkikäteen pitää pystyä jäljittämään mitä on tehtyAsioita sovitaan tehtäväksi usein suullisesti ja sähköpostien välityksellä.

Suurimmassa osassa asioiden hoitoa luotetaan vain ihmisten keskinäi-

seen sopimiseen. Tästä manuaalisesta tekemisestä jää harvoin jälkeä,

joka voitaisiin jälkikäteen todeta tapahtuneeksi. Jälkikäteen ei voida var-

muudella päätellä, mitä on tehty, kuka on tehnyt ja miten tekemisen

prosessi on edennyt. Silloin joudutaan toimimaan oletuksen ja vajavaisen

tiedon pohjalta. Parhaassa tapauksessa käytössä on tiedonhallinnan jär-

jestelmä, joka tarjoaa sähköisten työnkulkujen ja hyväksymisten hoita-

miseen asianmukaiset työkalut.

Sähköpostiviestinnän parantamisen hyötyjä

• Vähennetään viestinnän tarvetta.

• Helpotetaan asioiden seuraamista.

• Autetaan erottamaan tärkeät asiat.

• Vapautetaan aikaa muuhun tekemiseen.

• Nopeutetaan toivottujen vastausten saamista.

• Yksinkertaistetaan monimuotoisten asioiden käsittelyä.

92

Jokaisesta yrityksestä löytyy työprosesseja, joissa tekemisen kohteena

olevia asioita tarkistetaan, hyväksytään ja seurataan. Näistä liiketoimin-

nan onnistumisen kannalta kriittisimmät manuaaliset prosessit on syytä

tunnistaa ja tehostaa sähköisellä käsittelyllä.

Sähköinen työnkulku ja hyväksyntä ovat tapahtumasarja, jossa asian

käsittelyn etenemisen vaiheet on yhdessä tunnistettu ja luotu vakioitu

prosessi. Sen avulla varmistetaan asian käsittelyn eteneminen ja seuran-

ta. Prosessien eri vaiheisiin on määriteltyinä tilat, joiden kautta asian

käsittely etenee. Sähköinen työnkulku ja hyväksyntä voi olla nimeltään

esimerkiksi ”ostolaskun sähköinen kierrätys ja hyväksyntä”.

Sähköinen työnkulku helpottaa asiaan liittyvien vaiheiden seurantaa.

Tämä varmistaa yritykselle ja työntekijöille tiedon, jonka avulla tapahtu-

neita suoritteita voidaan seurata tekemisen aikana, todentaa jälkikäteen

ja raportoida. Samalla voidaan varmistaa laadullisesta näkökulmasta tär-

keimpien työsuoritteiden oikea tekotapa ja tekojärjestys.

Kysymyksiä

• Tiedämmekö tärkeimpien työsuoritteiden tapahtumat ja tilat?

• Onko tärkeät asiat hyväksytetty niistä vastaavien henkilöiden

toimesta?

• Koska työsuorite on tapahtunut?

• Ketkä ovat olleet asiassa osallisina?

• Kuka asian tai dokumentin on hyväksynyt?

Prosessissa on kuvattuina asian etenemisen tilojen lisäksi henkilöt, jotka

vastaavat tapahtumasarjan eri kohdista. Asian käsittelyyn liittyvien tilo-

jen nimet voivat olla seuraavia:

• Tieto vastaanotettu käsittelyyn

• Tieto siirretty hyväksyttäväksi

• Tieto hyväksytty/hylätty

93

Sähköisen työnkulun ja hyväksynnän eteneminenTyönkulku voi käynnistyä henkilön tai tietojärjestelmän toimesta joko

automaattisesti tai manuaalisesti. Työnkulusta vastaava järjestelmä in-

formoi tästä asian käsittelystä vastaavaa henkilöä. Hänen vastuullaan

on suorittaa työnkulussa hänelle määritelty työsuorite. Informointi voi

tapahtua esimerkiksi sähköpostin välityksellä. Sisältönä voi olla kuvaus,

mitä asialle pitää seuraavaksi tehdä. Viesti voi sisältää linkin, jonka avulla

käsittelijä pääsee työnkulkuun liittyvän tiedon pariin. Se voi olla hyväk-

syntää vaativa ostolasku, matkalasku tai loma-anomus. Tiedonhallinnan

järjestelmä voi myös tarjota mukana oleville henkilöille henkilökohtaiset

tietonäkymät, joiden kautta voidaan seurata ja edistää omia sähköistä

hyväksyntää vaativia työsuoritteita.

Esimerkkinä ostolaskun sähköinen kierrätys ja hyväksyntä

Työnkulun kohteena on ostolasku, joka on saapunut yritykseen kirjeenä

ja skannattu yrityksen tietojärjestelmään. Tapahtumasta on välittynyt tie-

to automaattisesti sähköposti-ilmoituksen muodossa osaston päällikölle.

Hänen vastuullaan on tarkastaa ostolasku. Tarkastamisen jälkeen hän

siirtää ostolaskun käsittelyn seuraavaan tilaan. Hyväksyntäprosessissa

määritelty seuraava henkilö saa tästä sähköpostilla tiedon. Asian sähköi-

nen käsittely jatkuu, kunnes viimeinen taho on hyväksynyt ostolaskun.

Hyväksyntäketjusta jää versiohistoria tiedonhallinnan järjestelmään, jol-

loin tapahtumasarja voidaan jälkikäteen tarvittaessa todentaa.

Sähköistä hyväksyntäprosessia voidaan hyödyntää esimerkiksi seuraa-

vien asioiden säännönmukaisessa hoitamisessa:

94

• Yksittäisen asioiden hyväksyntä (loma, koulutus, rekrytointi).

• Yksittäisten dokumenttien hyväksyntä (ostolasku, matkalasku,

tarjous, raportti, muistio).

• Monitahoisten asiakokonaisuuksien hyväksyntä (projekti,

toimitus, asennus).

Sähköposti voi olla kevyempi työkalu asioiden hyväksymiseenSähköpostia käytetään usein asioiden vahvistamisen ratkaisuna, koska

siihen jää jälki tekemisestä. Se ei kuitenkaan sisällä asioiden hyväksyn-

tään ja tiloihin (tilasiirtymät) liittyvää pidemmälle vietyä toiminnallisuut-

ta. Asiat sovitaan tekstuaalisesti viestien, joka voi olla hyväksyntätarpeet

täyttävä kevyempi vaihtoehto. Se on parempi ratkaisu verrattuna suulli-

sesti asioista sopimiseen, josta ei jää jälkiä, eikä jälkikäteen voida toden-

taa tapahtumien kulkua.

Sähköisen työnkulun hyötyjä

• Selkeytetään yhteisten työsuoritteiden ymmärtämistä.

• Parannetaan tehottomien työskentelykohtien tunnistamista.

• Nopeutetaan asioiden käsittelyä.

• Ohjataan tekemistä vakioidulla tavalla.

• Parannetaan työskentelyprosessien seurantaa.

• Autetaan tunnistamaan prosessien välisiä riippuvaisuuksia.

• Selkeytetään tekemisen ohjeistusta ja vastuita.

• Helpotetaan päätöksentekoa mm. resursoinnin osalta.

95

Edellä läpikäytyjen dokumentinhallinnan keskeisten toimintojen li-

säksi voidaan tunnistaa myös seuraavia dokumentinhallintaa helpottavia

toimintoja:

• Sähköiset tehtävänannot

• Sähköinen allekirjoitus

• Sähköinen raportointi

• Sähköpostien, dokumenttien ja datan arkistointi

• Henkilökohtaiset ja personoidut tietonäkymät

• Prosessivaiheiden reaaliaikaiset tietonäytöt

• Viivakooditunnistus

• Tiedon replikointi

• Roolipohjainen käyttäjähallinta

96

OIKEAN TIETORAKENTEEN JA NIMIKKEISTÖN SUUNNITTELUKun yritys on suunnitellut valmiin dokumenttien nimikkeistön, käyttäjien

ei tarvitse keksiä jokaisella tallennuskerralla uutta nimeä dokumentille.

Mikäli näin meneteltäisiin, jokainen nimeäisi tallentamiaan dokumentte-

ja eri tavoin. Tämä johtaisi löytyvyyden hankaloitumiseen, joka on vielä

usein menetelmänä yritysten sijaintipohjaisessa tiedonhallinnassa.

Dokumenttinimikkeistön yhtenäistämisen jälkeen käyttäjä valitsee

tallennusvaiheessa dokumenttityypin tiedonhallintaratkaisun nimikkeis-

töstä. Tallennettaessa dokumentti, joka on tyypiltään ”Tarjouspyyntö”,

käytetään siitä myös tallennusvaiheessa nimeä ”Tarjouspyyntö”.

Mikä olisi yrityksessämme oikea dokumenttien nimeämiskäytäntö?Jokaisessa yrityksessä on olemassa tiedostettu tai tiedostamaton nimeä-

miskäytäntö eri dokumenttityypeille. Nimikkeistön saa usein selville tar-

kastelemalla yrityksen verkkolevyjen kansioiden ja dokumenttien nimiä.

Jotta voidaan luoda yhteinen nimikkeistö, pitää yrityksen nykyiset doku-

menttityypit ensin tunnistaa. Pitää sopia yhteisesti, minkä nimisiä doku-

mentteja yrityksessä jatkossa käsitellään. Dokumentinhallinnan ratkai-

sussa dokumenttien nimiä (esim. tarjous, sopimus, muistio) kutsutaan

dokumenttiluokiksi. Tavoitteena on, että kaikki käyttävät tarjouksesta ni-

mitystä ”Tarjous”. Mikäli osa käyttäjistä kutsuu sitä nimellä ”Ehdotus” ja

osa käyttää nimeä ”Ratkaisukuvaus”, mennään metsään keula rymisten.

Tämä toisistaan poikkeava samojen dokumenttien nimeäminen vaihtelee

yrityksissä, joka hankaloittaa niiden löytyvyyttä.

Dokumenttien nimeämisen esimerkkirakenneSeuraavassa listassa on esimerkkirakenne dokumenttien nimeämiskäy-

tännön osalta. Alkuvaiheessa kaikkia yrityksen olemassa olevia aineis-

toja ei kannata nimetä, vaan suunnitella yhteistä nimikkeistöä tilanteen

97

mukaan. Oheinen esimerkkilista dokumenttien nimikkeistä voi toimia

alkuvaiheessa lähtökohtana yhteisen nimikkeistön rakentamiseksi. Jo-

kaiseen kategoriaan on nimettyinä ne dokumenttiluokat, joita kyseisessä

toiminnossa on tunnistettu tekemisen kohteeksi.

1) OSTO JA MYYNTI

• Tarjouspyyntö

• Tarjous

• Tilaus

• Tilausvahvistus

• Sopimus

• Lasku

2) MYYNTI JA

MARKKINOINTI

• Esite tai mainos

• Tiedote tai lehdistötiedote

• Hinnasto

• Muu markkinointimateriaali

3) KIRJEENVAIHTO

• Saatekirje

• Ilmoitus tai kirje

4) KOKOUKSET

• Kokouskutsu

• Esityslista

• Muistio

• Kokouspöytäkirja

5) HENKILÖSTÖ

• Työhakemus tai CV

• Työsopimus

• Työtodistus

• Lomautus- tai

irtisanomisilmoitus

• Muu henkilöstöasiakirja

6) MUU HALLINTO

• Hakemus

• Lausunto

• Muu hallinnollinen

dokumentti

98

Yhteisesti sovitun nimikkeistön jälkeen annetaan dokumenteille ominai-

suuksia. Näillä tiedoilla kerromme mihin asioihin dokumentti liittyy. Tar-

jous voi liittyä asiakkaaseen tai projektiin. Työsopimus voi liittyä työnte-

kijään. Ominaisuuksilla yksilöidään tallennettavat dokumentit, erotetaan

ne muista ja helpotetaan löytyvyyttä. Tunnistamme myös identtiset kak-

soset toisistaan sen perusteella mihin he liittyvät. Vaikka he näyttäisivät

samalta, on heillä eri asuinpaikka, auto, työpaikka tai harrastus. Mikäli

emme tietäisi näitä asioita, sekoittaisimme heidät usein vain pelkän ul-

konäön perusteella. Ominaisuustiedoilla dokumentit löytyvät helposti

suuristakin tietomääristä. Ominaisuustietojen antamisen jälkeen mää-

ritellään dokumenttikohtaiset suojausasetukset, jotta ne tulevat käytet-

täväksi oikeille käyttäjäryhmille ja henkilöille oikeilla käyttöoikeuksilla.

Reaalimaailmassa poliisilla on erilaiset oikeudet saada tietoa henkilöistä

kuin kansalaisilla. Sama analogia koskee yrityksen tietoa dokumenttien

ja datan käyttöoikeusiin liittyen.

TOIMINTO DOKUMENTTI (LUOKKA)

OMINAISUU-DET

SUOJAUS

Osto ja myynti Tarjouspyyntö päiväys, asiakas, projekti, tuote, voimassaolo

Muokkaus: myynti-ryhmäLuku: muut

Tarjous Päiväys, asiakas, tuote, voimas-saolo


Tilaus Päiväys, asiakas, tarjousnumero


Tilausvahvistus Päiväys, asiakas, tarjousnumero, tilaajan yhteys-henkilö


99

Sopimus Päiväys, asiakas, allekirjoittajat, päättymispäivä

Muokkaus: myynti-ryhmä, hallintoLuku: muut

Lasku Päiväys, asiakas, projektinumero, tarjousnumero, eräpäivä

Muokkaus: hallintoLuku: myyntiryhmä

Myynti ja markkinointi

Kokouskutsu Päivämäärä, ko-kouksen tyyppi, ajankohta

Muokkaus: markki-nointi, hallintoLuku: muut

Esityslista Päivämäärä, kokous

Muokkaus: hallinto, markkinointiLuku: muut

Muistio Päivämäärä, asiakas


Kokouspöytä-kirja

Päivämäärä, kokous

Muokkaus: hallinto, markkinointiLuku: muut

102

5

103

tIEdonhaLLInnan

KEhIttÄMInEn

”Kehittäminen alkaa silloin, kun toiveet muuttuvat kivuksi.”

K ehittämisen lähtökohdat ovat aina toimiala- ja yrityskohtaisia.

Tarve voi lähteä johdosta suunnitelmallisesti ja luonnollisesti osa-

na yrityksen tehokkaan tekemisen kehittämistä. Kehittämisen ak-

tivoitumiseen vaikuttavat mm. seuraavat tekijät:

• Maantieteellisestä toiminnasta tulevat tiedonhallinnan

vaatimukset – monikielisyys.

• Lain tuomat vaatimukset liiketoiminnan prosesseja kohtaan –

arkistointi.

• Organisaatiorakenteesta tulevat vaatimukset – käyttöoikeudet.

• Käytettävien tietomuotojen ja sisältöjen vaatimukset –

dokumenttipohjat.

• Ajalliset työn suorittamisen vaatimukset – tiedon löytyvyys.

• Asiakkaiden kanssa tietotyön tekemiseen liittyvät vaatimukset –

yhteiset työtilat.

• Toimittajien kanssa työskentelemisen vaatimukset –

yhteistietojen käyttö (kuvat, tuotetiedot jne.).

• Rahoittajien kanssa työskentelemisen vaatimukset – budjetointi,

tavoiteseuranta.

• Toiminnan tehokkuuden seuraamisen vaatimukset – raportointi.

104

KEHITTÄMINEN ISOSSA JA PIENESSÄ YRITYKSESSÄPienessä yrityksessä tietotyötä on helpompi kehittää kuin yrityksessä,

joka on laajentunut useisiin toimipisteisiin, liiketoiminnan osaalueisiin,

moninaisiin sisäisiin toimintakulttuureihin ja tapoihin.

Tiedonhallinnan kehittämistä ei saisi laiminlyödä yrityksen alkuvai-

heessa. Alkuvaiheessa pärjätään usein pienemmillä tietorakenteilla ja vä-

häisemmällä tietojärjestelmien määrällä. Tietoa ei vielä synny paljoa, ja

dokumentit voidaan hallinnoida muutamien yhteisten sijaintipaikkojen

avulla. Manuaalisen tekemisen osuus on pienemmällä yrityksellä suu-

rempi. Ostolaskuja ei tarvitse hyväksyä sähköisesti, ja raportit voidaan

tuottaa excel-taulukkolaskentaa käyttämällä. Sähköposti toimii keskeise-

nä dokumenttien lähettämisen työkaluna, ja tieto kulkee kahvipöydässä.

Mikäli yrityksen alkuvaiheen tiedonhallinnan toimintatavoista ei väli-

tetä, kertaantuvat tiedonhallinnan ongelmat yritystoiminnan kasvaessa.

Olen tavannut useita suuria yrityksiä, joissa dokumentit ovat hajallaan

lukuisissa verkkolevyjen kansioissa ja sähköpostit täyttyvät dokument-

tien kopioista. Kukaan ei tiedä viimeisintä versiota, dokumentin muok-

kaajaa tai mitä asiakkaalle on milloinkin lähetetty. Tämä on vain osa jää-

vuoren huipusta, joka olisi voitu ratkaista jo aikaisemmassa vaiheessa.

Kun tiedonhallinta alkaa olla jumissa, kasvavat kehittämisen taloudelliset

riskit. Pahimmassa tapauksessa yrityksen tekemisen kangistuessa tulos

alkaa kääntyä alamäkeen. Koska toiminta on kasvanut riittävän suureksi

ja monimutkaiseksi, löytyy enää vähän ihmisiä, jotka edes tietävät mitä

pitäisi tehdä. Kaikki tämä voidaan ennakoida.

Kehittämisen taustalla on usein abstrakteja malleja siitä, miten pitäi-

si toimia, mihin tietoihin perustuen tulevaisuutta arvioidaan, ja miten

yritys toimii nykyisessä tietoympäristössään. Onnistunut tiedonhallinnan

kehittäminen vaatii aina konkreettista suunnitelmaa siitä, mitä tietoa

syntyy, miten tietoa muokataan, mihin tietoa tallennetaan, kuka tietoa

käyttää ja ketkä tietoa hyödyntävät. Tiedonhallinnan ratkaisu konkretisoi

abstraktit kehitysajatukset käytännön tasolle.

105

Sisäiset muutosagentit auttavat yritystä ja toimittajaaOnnistuneeseen kehittämiseen tarvitaan sisäisiä muutosagentteja, joilla

on motiivi ja näkemys tiedonhallinnan kehittämisen oikeasta suunnas-

ta. Heillä saattaa olla vuosien saatossa kertynyttä käytännön tekemiseen

perustuvaa kokemusta ja tietoa, jonka he haluavat antaa yrityksen hyö-

dyksi. Heitä yksinkertaisesti kiinnostaa kehittäminen. Muutosagentti voi

parhaimmillaan toimia alkuvaiheen kivikoiden ja karikoiden tasoittaja-

na. Muutosagentti haistelee organisaatiosta oikeita tahtotiloja ja kehittä-

misen intressejä. Hän voi käydä myös alustavia keskusteluja toimittaji-

en kanssa. Muutosagentille kehittäminen ei ole pakollinen ja välteltävä

työtehtävä. Se on mahdollisuus saada aikaiseksi jotain uutta, josta yritys

hyötyy ja hän henkilökohtaisesti.

Vanhojen järjestelmien roolit uuden rinnallaSaatetaan todeta, että vanhat järjestelmät suorittavat osan toiminnoista

hyvin, mutta ajan kuluessa syntyneitä käytettävyys- ja toiminnallisuus-

vaatimuksia ei pystytä enää jatkossa täyttämään. Myös vanhoihin järjes-

telmiin aikoinaan tehty investointi halutaan hyödyntää mahdollisimman

tehokkaasti. Tämä voi aiheuttaa tilanteen, jossa järjestelmästä syntyy

painolasti. Mikäli tiedonhallintaratkaisua ei suunnitella ja käyttöönoteta

oikealla tavalla, voi syntyä uuden järjestelmän vajaakäyttöä. Vanhojen

korvattaviksi tarkoitettujen järjestelmien käyttöä jatketaan, vaikka tarkoi-

tuksena on ollut tehostaa tekemistä uudella ratkaisulla.

Totutut käytännöt ja käyttötavat tulee huomioida uuden ratkaisun

suunnitteluvaiheessa. Usein keskitytään enemmän teknisiin toiminnal-

lisuuksiin kuin inhimilliseen kykyyn, haluun ja osaamiseen. Vanhan jär-

jestelmän säilyttämisen kannalla voivat olla henkilöt, jotka ovat olleet

hankinnassa ja kehittämisessä mukana. He voivat ostaa jatkoaikaa millä

tahansa perusteella siitäkin huolimatta, että perusteita ei enää ole ole-

massa. Myös suhteet vanhaan järjestelmätoimittajaan voivat tulla uuden

106

ratkaisun hidastajiksi. Kehittämisen esteitä on hyvä tunnistaa, jotta ne

voidaan käsitellä hyvissä ajoin ja yhdessä.

Sen sijaan, että uusitaan koko tiedonhallinnan järjestelmäympäristö,

voi vaihtoehdoksi tulla ratkaisu, joka elää vanhan rinnalla, täydentää sen

puutteita ja korvaa sen suunnitellulla aikataululla. Tähän vaikuttavat

olemassa olevan ratkaisun hyödyt ja tuleva kyvykkyys. Rinnakkaiselo

tarkoittaa uuden järjestelmän osalta vaatimuksia mm. integroituvuuden

suhteen. Tarvitaan teknologiaa, joka integroituu hyvin vanhaan järjestel-

mäympäristöön ja ottaa hoitaakseen vain ne työt, joihin vanha järjestel-

mä ei enää taivu. Vanhasta järjestelmästä saadaan vielä tehoja hetken ai-

kaa. Se voidaan korvata joustavalla aikataululla vaarantamatta yrityksen

päivittäistä toimintaa.

Uusi tietojärjestelmä voi tarkoittaa työskentelytapa- ja osaamismuutosten

lisäksi seuraavia uudistuksia:

• Uusi järjestelmä.

• Uusi toimittaja.

• Uudet tukipalvelut.

• Uudet yhteyshenkilöt.

• Uusi tapa hoitaa asioita toimittajan kanssa.

• Uusi työtehtävien organisointi.

• Uudet koulutukset.

• Uusia seurattavia sopimuksia.

107

TARPEIDEN TUNNISTAMINENTyöskentely-ympäristö voi tuoda esille tiedonhallinnan kehitystarpeita

esimerkiksi seuraavien toteamusten kautta.

• ”Sopimuksista ei löydetä aikaisempia versioita.”

• ”Sähköiseen arkistoon ei pääse katsomaan aineistoja.”

• ”Projektien ostolaskujen hyväksyntä on hidasta.”

• ”Emme tiedä, mitkä versiot piirustuksista on lähetetty

asiakkaalle.”

• ”Sähköpostin mukana lähetetään liikaa liitteitä.”

Yrityksen tavoitteena olisi alkuvaiheessa tunnistaa osa-alueet, joiden

tiedonhallinta kaipaa tehostamista. Kehitysajatusten jälkeen käydään

tarkentavat liiketoimintojen sisäiset keskustelut kipupisteiden yksityis-

kohtien kirkastamiseksi. Keskustelu kannattaa ulottaa tarvittaessa yksit-

täisiin työntekijöihin, jotka osaavat parhaiten arvioida tietotyön tekemi-

seensä liittyvää kipua.

Keskustelu yrityksen dokumentinhallinnan kehittämisestä voisi sisäl-

tää esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

• Miten dokumenttien versiohallinta on hoidettu?

• Minkälainen nimeämiskäytäntö dokumenteillamme on?

• Hyödynnämmekö valmiita dokumenttipohjia?

• Ovatko sähköpostin käyttötavat yhdenmukaiset?

• Miten dokumentteja hyväksytään?

• Miten dokumentteja julkaistaan sisäisesti ja ulkoisesti?

108

Tarpeiden kuvaaminen paljastaa kehityskohdatMikäli asialista on alkuvaiheessa liian yksityiskohtiin menevä ja tarkka,

takerrutaan yksityiskohtiin. Tämä jumiuttaa keskustelua aiheuttaen tur-

hautumista ja kokonaiskuvan hämärtymistä. Tavoitteena on muodostaa

riittävä yhteinen näkemys ja hyväksyntä, miksi asioita kehitetään, mihin

suuntaan, ja miten se vaikuttaa yksilöiden tekemiseen jatkossa. Keskus-

telun pitämisellä yleisellä tasolla voidaan vähentää kehittämisen alkuvai-

heen vastarintaa.

Keräämällä tarvetietoja eri puolilta yritystä tarkennetaan kehittämisen

kokonaiskuvaa ja vahvistetaan yhteistä näkemystä. Tarpeiden tunnista-

minen ja kuvaaminen pitäisi olla mahdollista saada kaikkien ymmärtä-

mään muotoon. Tämän lisäksi on hyvä käydä läpi muutosten vaikutuksia

työn tekemiseen tulevaisuudessa.

Yksityiskohtien tunnistaminenKun tarpeet on yleisellä tasolla riittävästi tunnistettu, ja muutospaine on

suuri, päätetään yksityiskohdista. Kyseessä saattaa olla koko järjestel-

mäympäristön uudistaminen, tai tiettyjen prosessien tehokkuuden osapa-

rannus. Tiedonhallinnan kehittäminen on aina prosessien kehittämistä,

koska liiketoiminta perustuu prosesseihin (Katso Liiketoimintaa helpotta-

vat tiedonhallinnan ratkaisut). Näitä voivat olla ostolaskujen sähköinen

kierrätys ja hyväksyntä, sähköinen arkistointi, sopimusten hallinta tai

myyntiprosessin tehostaminen.

Jotta kehittäminen ohjautuu oikeaan suuntaan, olisi hyvä muodostaa

ymmärrys seuraavista asioista:

• Liiketoiminnan ymmärtäminen kokonaisuutena.

• Mistä prosesseista liiketoiminnan tuotot syntyvät?

• Mikä tieto on oleellista prosessien onnistumiseksi?

• Mitä tiedonkäsittelyn työsuoritteita prosesseihin liittyy?

109

• Kuinka paljon yrityksessä käsitellään sähköistä tai paperista

tietoa?

• Ketkä ovat vastuussa tiedonhallinnan kehittämisestä?

• Mitä kustannuksia tehoton tiedonhallinta synnyttää?

• Ovatko kaikki liiketoimintakriittiset tiedot ajan tasalla,

löydettävissä viimeisimpinä versioina ja oikeiden henkilöiden

toimesta?

• Noudatetaanko yrityksen määrittelemiä asioita päivittäisessä

tekemisessä?

• Miten varmistetaan, ettei avaintyöntekijän lähtiessä tietoa katoa

tai siirry yrityksen ulkopuolelle?

• Kuinka paljon aikaa työntekijät käyttävät tietojen etsimiseen?

• Onko tiedonhallinta yhtä tehokasta kuin muu toiminta?

JÄRJESTELMÄTOIMITTAJA TAI ULKOPUOLINEN KONSULTTI APUNATietojärjestelmien toimittaja voi olla hyödyllistä ottaa mukaan kehittämi-

sen alkuvaiheessa. Heillä on usein kokemusta kehittämisestä vastaavissa

tilanteissa. Oman selvitystyön sparraaminen tehostuu ulkopuolisella nä-

kemyksellä.

Sisäistä selvitystyötä kannattaa tehdä itsenäisesti sen verran, että ymmär-

retään isot linjat. Mikäli ei tiedetä vielä mistään mitään, saattaa ulkopuo-

linen taho sekoittaa ajatuksia. Tämän jälkeen syntyy ahdistus, pelko ja

kehitystyön pysähtyminen.

Keskustelu on hyvä pitää avoimena, jotta nähdään, miten kehitysasi-

oihin yrityksen eri tasoilla suhtaudutaan. Näin tunnistetaan ja ennakoi-

daan mahdollisia tulevia kriittisiä näkemyksiä tai kehityksen esteitä. Sel-

vitysvaihetta ei tule ulottaa liian laajalle osanottajajoukolle. Muuten voi

käydä kuten netin keskustelupalstalla. Vajotaan liian monien näkemysten

suohon.

110

Yritys voi ottaa apuun myös toimialan ratkaisuista kokemusta omaavan

konsultin. Hänen rooli voi olla kokonaan kehityshankkeesta vastaaminen

tai mukana oleminen toimittajakandinaatin arvioinnissa ja valinnassa.

Työkseen kehityshankkeita tekevä ulkopuolinen taho osaa usein kysyä

kysymyksiä, joita yritykselle ei itselle tule mieleen. Langat on kuitenkin

pidettävä omissa käsissä. Yritys tulee elämään tulevan ratkaisun kanssa,

mutta ulkopuolinen konsultti jatkaa matkaansa seuraaviin asiakkaisiin.

Hankintaa selvittämässä olevan konsultin kanssa olisi syytä löytyä heti

luonnollinen ja ymmärrettävä dialogi. Mikäli niin ei tapahdu, kannattaa

henkilöä vaihtaa. Tässä vaiheessa syntyvät kommunikointiongelmat kas-

vavat poikkeuksetta hankkeen edetessä.

VASTUUN JAKAMINENTiedonhallinnan kehittäminen ei voi olla pelkästään johdon, osastopääl-

likön tai IT-osaston vastuulla. Olen usein keskusteluissani eri toimijoiden

(HR, Laatu, Lakiosasto, Myynti, Tuotanto, Suunnittelu..) kanssa toden-

nut, että he ovat erinomaisesti selvillä päivittäisen tietotyön ongelmis-

ta. Askeleen ottaminen kohti parempaa toimintaa vaatii kuitenkin liikaa

energiaa. Nykyisessä kiiretyössä on haasteellista ottaa vastuuta ja roolia

kehittämisestä. Vastuun siirtoa pallotellaan usein johdon ja suorittavan

organisaation välillä. Kehittämisen vastuusta maksetaan usein vain IT:lle,

vaikka yksittäiset liiketoiminnot voivat antaa parhaat kehitysideat. He

usein tuntevat vastuualueensa tekemisen yksityiskohdat paremmin. Hei-

tä on syytä palkita, joka aiheuttaa sitoutumista ja nostaa kehittämisen

onnistumisen todennäköisyyttä.

111

Kuka saa kunniamerkit?Kehitystyössä mukana oleva saattaa ajatella, että uudessa projektissa

hänellä on suurena vaarana olla häviäjä. Projektin epäonnistuessa voi

tulla ”näpeille”. Toisaalta onnistuneen projektin hedelmät korjaa usein

korkeammalla tasolla yrityksen hierarkiassa olevat henkilöt. Projektin

kimpussa uurastavat saavat jatkaa uurastustaan ilman palkintoja. Kehit-

täjällä, projektitiimillä tai kehitysosastolla pitäisi olla onnistuakseen joh-

don antamat edellytykset. Näin johto tekee itselle suuren palveluksen.

Heidän ei tarvitse päättää asioita, joissa he eivät ole eksperttejä. Hyvä

johtaminen perustuu tässäkin tapauksessa luottamukseen ja oikeiden re-

surssien käyttämiseen. Tätä potentiaalista resurssia löytyy lähes kaikista

yrityksistä.

AJOITUSYritys joutuu arvioimaa kehittämisen oikeaa ajankohtaa, muutoksen lä-

piviennin onnistumista, sen seurauksia ja kustannuksia.

Tiedonhallintaratkaisun käyttöönotto voi olla paloiteltu polku, jossa

liiketoiminnot ottavat järjestelmää vaiheittain käyttöönsä prosessi proses-

silta. Malli pienentää epäonnistumisen riskejä jos käyttöönoton resurssit

ovat tiukalla. Toisaalta malli voi sisältää riskin, että innostus loppuu yh-

den käyttäjäryhmän käyttöönottoon. Mahdollinen sisäinen negatiivisen

viestin kiiriminen voi asettaa poikkipuita muiden käyttöönoton tielle.

Tämä voidaan estää lisäämällä käyttöönottoon riittäviä tukiresursseja jo

alkuvaiheessa.

Tehokas tapa onnistuneeseen käyttöönottoon on suunnitella rajatun

koekäytön (POC = Proof of concept) perusteella lopulliset tietorakenteet

ja toiminnot. Sen jälkeen ratkaisu jalkautetaan laajempaan käyttöön. En-

nen tätä viestitään selkeä aikataulu ja annetaan riittävä koulutus, jonka

puitteissa siirtyminen uuden ratkaisun käyttöön tapahtuu.

112

KÄYTTÖYMPÄRISTÖN VALINTA

Omat palvelimet ja ylläpito (On-Premise)Yhä useampi yritys on alkanut luopumaan omistamistaan ja ylläpitämis-

tään tietojärjestelmistä laitteiden ja ohjelmistojen osalta. Järjestelmien yl-

läpito ja tietojen hallinnointi voi kuitenkin olla kriittisen tiedon (pankki,

vakuutus, henkilötiedot) parissa toimivilla yrityksillä perusteltua. Palve-

linlaitteistojen ulkoistuksiin ovat syynä mm. seuraavat asiat:

• Omien ylläpitoresurssien kulut.

• Tiedon varmistamisen ja arkistoinnin kulut.

• Omien laitteiden hankintakulut.

• Ohjelmistojen päivityskulut.

• Hallinnolliset kulut.

• IT-osaston kulut.

• Koulutuskulut.

Käyttöympäristönä pilviMikäli tiedonhallinnan ratkaisu toimii pilvessä, siitä voi huolehtia asen-

nusten, ylläpidon ja laitteiston osalta yrityksen järjestelmätoimittaja tai

järjestelmätoimittajan pilvipalveluita tarjoava kumppani. Pilvestä voi-

daan hankkia ohjelmistoresurssia, tallennuskapasiteettia tai prosessori-

tehoa tarpeiden mukaisesti.

Valinta itse ylläpidettävien laitteistojen tai pilviratkaisun välillä voi olla

vaikea. Voidaan pelätä tiedon tallentamista yrityksen seinien ulkopuolel-

le. Tiedot, jotka eivät ole omassa kassakaapissa, ovat jossain muualla,

mahdollisesti turvattomassa paikassa. Tähän ajatteluun törmätään usein

puhuttaessa tietoturvasta. Mitä vähemmän tietoturvaan liittyviä asioita

tunnetaan, sitä suurempi pelko yrityksillä on tietojärjestelmäratkaisujen

ulkoistuksia kohtaan.

113

Jotain tietoa voisi laittaa pilveen, mutta liiketoimintakriittinen tieto

haluttaisiin pitää yrityksen omilla laitteilla. Ajatellaan, että sen hallinta

ei ole pilvessä omissa käsissä. Vaakakupissa painavat usein omien lait-

teiden ja ohjelmistojen ylläpitokulut. Pilviratkaisusta pääsee nopeammin

eroon, ja siihen voi ostaa tarvittaessa lisäkapasiteettia. Pilviratkaisu on

hyvä vaihtoehto, kun liiketoiminta on luonteeltaan muuttuvaa eikä ha-

luta investoida rahaa omiin laitteisiin. Lisäksi halutaan varmistaa tulevat

joustot tietojärjestelmämuutosten osalta. Pilviratkaisua harkittaessa tu-

lee kuitenkin ottaa huomioon seuraavia yritystä mahdollisesti työllistäviä

asioita:

• Neuvottelu usean osapuolen kanssa.

• Vastuukysymykset.

• Mahdolliset yhteyshenkilömuutokset.

• Sopimusten seuranta.

Käyttöympäristönä hybridiHybridiratkaisu on pilviratkaisun ja oman laiteympäristön yhdistelmä.

Siinä hyödynnetään molempien ympäristöjen parhaimpia puolia. Hybri-

diratkaisu voi olla vaihtoehto, kun yrityksen tietojärjestelmällä on sisäis-

ten käyttäjien lisäksi myös ulkoisia käyttäjiä, joita ei haluta päästää yri-

tyksen sisäiseen tietoverkkoon ja järjestelmiin.

Hybridiratkaisussa ulkopuolisten käyttäjien tarvitsemat tiedot siirtyvät

yrityksen sisäisestä tietojärjestelmästä automaattisesti tai manuaalisesti

pilvessä sijaitsevaan tietovarastoon. Sieltä käsin ulkopuoliset pääsevät

tietoihin käsiksi vaarantamatta yrityksen sisäistä tietoturvaa. Yritykselle

tämä on turvallinen tapa liittää ulkopuoliset käyttäjät tiedonhallintarat-

kaisunsa käyttäjiksi. Sitä voidaan tässä yhteydessä kutsua yhteistoimin-

taympäristöksi. Kyseisellä järjestelyllä yrityksen ei tarvitse suunnitella

monimutkaisia tietoturvakäytäntöjä, kun ulkopuolisten ei tarvitse kirjau-

tua käyttäjiksi yrityksen sisäisiin tietojärjestelmiin.

114

PROJEKTILIIKETOIMINTAA HARJOITTAVALLA SUOMALAISELLA YRITYK-

SELLÄ oli Tanskassa suurehko toimitusprojekti käynnissä. Siinä työskenteli samo-

jen projektitietojen parissa lähes kymmenen ulkopuolista aliurakoitsijaa. Projektin

tiedonhallinta oli ratkaistu käyttöympäristön osalta hybridiratkaisulla. Projektia joh-

tavan yrityksen omilla työntekijöillä oli pääsy projektin aikana syntyvään dokumen-

taatioon yrityksen omalle tiedonhallinnan palvelimelle. Aliurakoitsijoille oli järjes-

tetty pääsy pilvessä sijaitsevaan projektin tietovarastoon. Sitä kautta aliurakoitsijat

pääsivät ajantasaisesti käsiksi projektitietoihin käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Aliu-

rakoitsijoihin liittyvät projektidokumentit siirtyivät automaattisesti yrityksen omalta

palvelimelta pilvivarastoon.

NÄIN TIEDONHALLINNAN HYBRIDIRATKAISU oli projektista vastaavalle yrityk-

selle tietoturvallinen ja mahdollisti projektin osapuolille yhteisen käyttöympäris-

tön.

NYKYISTEN TIETOJEN SIIRTO UUTEEN JÄRJESTELMÄÄNUusien järjestelmien käyttöönoton yhteydessä joudutaan päättämään,

mitä nykyisiä tietoja siirretään uuteen järjestelmään. Tämä voi koskea

nykyjärjestelmissä olevaa tietokantapohjaista tietoa, dokumentteja tai

tietorakenteita. Ensin tulee ymmärtää mikä on oleellista, pakollista ja

päivittäisessä työskentelyssä tarvittavaa tietoa. Uutta järjestelmää ei pidä

valjastaa vanhan ja turhan tiedon kaatopaikaksi. Yleensä suuri osa ole-

massa olevista tiedoista on sellaista, joka kannattaa arkistoida omaan

tietovarastoonsa. Uuden järjestelmän tietosisältöä kannattaa vaalia alus-

ta alkaen, jotta tieto ei pirstaloidu ja muutu sisällöltään käyttökelvotto-

maksi.

Usein ei pystytä selvittämään missä mitäkin tietoa on nyky-ympäris-

tössä tallennettuna. Nykytiedon käyttöarvon määrittämiseen kannattaa

valjastaa mukaan henkilöitä eri puolilta organisaatiota. Kun yhteinen

näkemys on muodostettu, viestitään asia siirrettävistä tiedoista koko yri-

tykseen. Kaikki tulevat tietoisiksi, mitä tulee tapahtumaan, mistä vanhat

115

tiedot jatkossa löytyvät ja miten niitä jatkossa käsitellään. Uuden ratkai-

sun käyttö lähtee liikkeelle puhtaalta pöydältä. Tietosisältö saadaan heti

ajantasaiseksi ja eheäksi vanhan tiedon toimiessa vielä työn tekemisen

raaka-aineena. Mikäli suuria määriä kerääntynyttä vanhaa tietoa halu-

taan siirtää uuteen järjestelmään, on se tehtävä ajan kanssa ja harkiten.

118

6

119

hanKIntaVaIhEEt

A ikaisemmin ohjelmistoja hankittiin enemmän ominaisuuksien

kuin käytettävyyden perusteella. Mitä enemmän ohjelmisto-

toimittaja tarjoili tuotteen ominaisuuksia asiakkaalle, sitä in-

nokkaampi asiakas oli. Ero oli silloin huomattava verrattuna toimintaan

ilman tietotekniikkaa. Tietotyön työvälineinä oli saattanut siihen men-

nessä olla vain paperi, kynä tai kirjoituskoneet. Kukaan ei silloin miet-

tinyt käytettävyyttä. Eikä se ollut ihme, koska lähes kaikki ohjelmistot

olivat vaikeita käyttää. Mustavalkoisia tietojen syöttökenttiä, monimut-

kaisia ulkoa muisteltavia näppäinyhdistelmiä ja tehtävien toimintojen

sarjoja, jotka piti mennä kerralla oikein. Muuten joutui aloittamaan alus-

ta tai kutsumaan tukihenkilön avuksi.

Enää emme elä tätä vaikeaan tekemiseen alistumisen aikakautta.

Olemme alkaneet vaatimaan helppoa ja loogista käytettävyyttä. Siitä on

tullut keskeisimpiä kriteerejä tietotekniikan hankinnassa. Ohjelmistot

pyrkivät mukautumaan entistä enemmän ihmisen ajatteluun ja yritysten

prosesseihin. Ohjelmistot eivät enää sanele, miten asioita pitää tehdä.

RATKAISUKUVAUSKun hankintaprosessi on lähtenyt liikkeelle, tuotetaan selvitysvaiheen

perusteella hankittavan tietojärjestelmän ratkaisukuvaus. Se sisältää riit-

tävällä tarkkuudella tunnistettuja ja kehitettäviä käyttötapauksia. Ne ovat

kuvauksia, miten tietty prosessi, työsuorite tai asia pitäisi yrityksessä toi-

mia. Ratkaisukuvauksella yritys varmistaa ymmärryksen itselle ja muille

siitä, mitä tulisi hankkimaan.

Toimittajan mukaan ottaminen kuvauksen määrittelytyöhön voi olla

hyödyllistä. Toimittaja voi heti alkuvaiheessa kertoa, mitä on mahdol-

120

lista toteuttaa ja mitä ei. On turha tehdä massiivista ratkaisukuvausta

sisäisenä työnä ja todeta, että markkinoilla ei ole ratkaisua, jolla koko-

naisuuden voisi toteuttaa. Toimittajan mukaan ottaminen keskusteluun

saattaa pelottaa, jos sen ajatellaan vaikuttavan liiaksi omiin ajatuksiin

ja päätöksiin. Tämä tunne on usein merkki omasta tietämättömyydestä.

Hyvin johdettu suunnitteluvaihe ei pelästy ulkopuolisten kanssa käytäviä

keskusteluja. Kannattaa muistaa, että tietojärjestelmien toimittajat teke-

vät asiakasratkaisuja päätyökseen. Yksittäiselle yritykselle kehityshanke

tulee eteen pidempien aikajaksojen välillä. Toimittajilla on todennäköi-

sesti ratkaisuvaihtoehdoista tuoreempia näkemyksiä. Näitä on hedelmäl-

listä käydä yhdessä läpi.

TARJOUSRatkaisukuvaus antaa toimittajille samat vaatimukset ja mahdollistaa

vertailukelpoisten tarjousten saamisen. Yritys ottaa riskin, jos tarjouksia

pyydetään ilman määrittelyä. Tämä toimintamalli voi aktivoitua, mikäli

hankintaa on laitettu tekemään henkilö tai ryhmä, jolla ei ole hankinnan

läpiviennistä osaamista eikä kokemusta.

Tarjousvaiheessa toimittajilta saadaan tarjoukset, joiden pohjalta

tehdään vertailua, tarkennetaan yksityiskohtia, pyydetään lisätietoja ja

voidaan tiputtaa jo osa tarjoajista pois. Tarjoukset on hyvä käydä toi-

mittajien kanssa vielä henkilökohtaisesti läpi varmistaen, että kaikki rat-

kaisukuvauksen kohdat on ymmärretty. Mitään ei saa jättää oletuksien

varaan. Kaikki ratkaisuun vaikuttavat tarjouksesta poikkeavat asiat, joita

käydään vapaamuotoisissa keskusteluissa läpi, tulee ottaa kirjallisesti

vastaan ja lisätä tarkennuksina tarjouksen sisältöön. Usein tarkennuksia

viestitään sähköpostilla, joka sinänsä riittää vahvistamaan sen, mitä on

tarkoitettu ja luvattu.

Toimittajalla on kokemusta useista käyttöönottomalleista, joten kan-

nattaa vierailla ennen hankintaa toimittajan referenssikohteissa ja selvit-

tää kokemuksia käyttöönoton etenemistä.

121

PÄÄTÖSJotta hankinnassa voidaan edetä, on tehtävä päätöksiä. Päätöksen teke-

minen tarkoittaa päätöstä jostakin asian tilasta. Se ei aina tarkoita, että

asiassa edetään. Tarjousvaihe voi tuottaa tilanteen, joka ei täytä alkuvai-

heessa tavoiteltua ratkaisukuvausta. Mikä tahansa päätös on, kannattaa

se tehdä melko nopeasti tarjousvaiheen jälkeen. Muuten asiat unohtuvat

ja hautautuvat muiden työkiireiden alle. Ajan kuluessa mukana olevat

henkilöt eivät enää muista, mitä asioita on käsitelty. He suuntaavat ener-

giansa muualle. Mitä pidemmälle hankintapäätös venytetään, riskit vää-

rän päätöksen tekemisestä kasvavat. Silloin tehdään helpommin päätös

muiden kuin tosiasioiden pohjalta.

Käytettävyys ratkaisee, ei hinta!Usein ohjelmistohankinnoista vastaavat henkilöt, jotka eivät ole lopul-

lisia käyttäjiä. Unohtamalla käytettävyyden merkitys päädytään usein

ratkaisuun, joka on halvin. Se on usein halvin vain hankintahetkellä.

Vuoden kuluttua huomataan, että ohjelmiston mukauttamiseen on ku-

lutettu lukemattomia työpäiviä ja rahaa. Vaikean käytettävyyden takia

on käytetty valtavasti turhautunutta ja tehotonta työaikaa. Vasta silloin

ymmärretään, että hieman arvokkaampi ja käytettävyydeltään parempi

ratkaisu olisi säästänyt aikaa ja rahaa.

Nykyisin hyvä muokattavuus ja käytettävyys eivät ole sattumaa tie-

donhallinnan ohjelmistoissa. Se johtuu toimittajan tuotekehitykseen lait-

tamasta panostuksesta, josta asiakkaan kannattaa maksaa. Hankinta on

hyvä tehdä tältä osin huolellisesti ja katsoa tarkasti konepellin alle. Sinne

kannattaa katsoa vain niiden, joilla on ymmärrystä moottorin toimin-

nasta. Näin yritys laittaa rahaa pankkiin ja varmistaa oikean hankinnan.

122

Älä anna tuttujen toimittajasuhteiden vaikuttaa liikaaVoi olla virhe hankkia ratkaisu tutuksi tulleelta toimittajalta, ystävältä

tai puolitutulta. Jos toimittaja on hyvä ystävä, on epätodennäköistä, että

häntä halutaan laittaa hankalaan neuvottelutilanteeseen. Tilanne voi olla

edessä, mikäli ratkaisu ei osoittaudu odotetuksi. Hankintapäätökseen pi-

täisi vaikuttaa vain ratkaisun määrittelyn perusteella todetut tosiasiat.

Harvemmin ratkaisumäärittelyssä todetaan että ratkaisu pitää hankkia

hyvältä ystävältä tai mukavalta puolitutulta. Asia ei käytännön elämässä

ole tietenkään näin mustavalkoinen. Ainakin tilanne tulisi tunnistaa ja

kriittisesti arvioida, jotta voidaan olla tyytyväisiä päätöksen perusteisiin.

Niiden kanssa joudutaan elämään pitkään.

Positiivinen hankintapäätös johtaa käytännön toimien aktivoitumi-

seen, johon yrityksellä pitää olla toimintavalmius. Ilman mahdollisuutta

edetä hankinnassa omien resurssien osalta, on toimittajalla hankala ti-

lanne edessään. Ennen positiivisen päätöksen tekemistä omien resurs-

sien kiinnittäminen hankkeeseen tulee käydä huolella sisäisesti läpi. Se

voi tarkoittaa projektiryhmän perustamista, valvovaa organisaatiota ja

seurannan vastuutusta. Kaikilla tulee olla selkeät roolit, jotta mukana ei

ole hankintaan liittymättömiä turhautuvia henkilöitä sekoittamassa teh-

täviä toimenpiteitä.

KÄYTTÖÖNOTTOKäyttöönotto on usein pilkottu ajallisesti aktivoituviin osa-alueisiin, joi-

den kautta käyttöönottoa viedään kohti maalia. Käyttöönotto voidaan

tehdä palasina tai yhtenä suurena hankkeena. Jälkimmäisessä tulee huo-

lehtia, että organisaatio on tarpeeksi hyvin informoitu asioiden etene-

misestä. Yksittäisten työntekijöiden on pystyttävä käyttöönoton edetessä

keskittymään häiriintymättä päivittäisiin työsuoritteisiinsa. Liiketoimin-

nan pitää käyttöönotosta huolimatta jatkua mahdollisimman pienillä py-

sähdyksillä.

123

Käyttöönoton edistämisen malli riippuu yrityksen kulttuurista, halusta

ja mahdollisuuksista omaksua muutoksia. Toisille sopii kerralla tehtävä

suurempi muutos. En ole vielä tavannut yhtään yritystä, jossa ei syn-

tyisi vastarintaa muutosten suhteen. Se on osa geeniperimäämme. Mi-

käli tuskaa, kiroilua ja stressiä syntyy joka tapauksessa, voi kertarytinä

olla joskus hyvä vaihtoehto uuteen toimintamalliin siirtymisessä. Tuskan

ajankohta on silloin kaikille yhteinen, jolloin sen voi jakaa ja käsitellä.

Pienen huokailun jälkeen päästää taas päivärytmiin kiinni.

Hyvä etenemistapa voi olla jakaa uuden ratkaisun käyttöönottoa eri

liiketoimintoihin, käyttäjäryhmiin ja funktioihin. Hallinnan tunne muu-

toksessa voi olla tällä tavoin parempi, jos ei ole kokemusta muutosten

läpiviennistä laajemman käyttäjäkunnan osalta.

Käyttöönoton aikana on hyvä kerätä palautetta loppukäyttäjiltä, jot-

ta ratkaisun mukautusta voidaan hioa mahdollisimman hyvin käyttäjien

kommenttien perusteella. Tarkoituksena ei ole käsitellä niitä heti, vaan

kerryttää tietopankkia tulevaa kehittämistä varten.

TESTAUS JA HYVÄKSYNTÄKäyttöönoton jälkeen käydään läpi toimituksen vaiheet toimittajan, pro-

jektiryhmän ja käyttäjien kanssa. Viimeisten muutosten jälkeen siirry-

tään testaukseen ja toimituksen hyväksyntävaiheeseen. Määrittely ja

tarjousvaiheessa on sovittu siitä, millä kriteereillä testaus ja hyväksyntä

tullaan suorittamaan. Usein testausvaihe voi olla ns. POC (proof of con-

cept) tyyppinen, jossa järjestelmää testaa siihen erikseen valittu ryhmä.

He testaavat järjestelmää ns. hiekkalaatikkoympäristössä, joka on turval-

linen, eikä vaikuta yrityksen muuhun tekemiseen. Testauksen pitää ai-

heuttaa mahdollisimman vähän riskejä sen hetkisen tuotantoympäristön

toimintaan.

Toinen tapa suorittaa testausta on ottaa järjestelmä heti oikeaan tuo-

tantokäyttöön lopullisille käyttäjille. Mallin suosio on kasvanut pienissä

ja isoissa yrityksissä. Yritykset haluavat usein heti nähdä, miten järjestel-

124

mä toimii oikeassa työskentely-ympäristössä. Näin käyttäjien kommentit

ja mielipiteet perustuvat todelliseen tilanteeseen. Testaus oikeassa ympä-

ristössä tehdään toki rajatusti ja etukäteen suunnitellun mallin mukaises-

ti. Toimimattomuus ei saa pysäyttää yrityksen muuta tekemistä. Aina on

oltava varasuunnitelma.

KOULUTUSKoulutuksen merkitys on kasvanut tietointensiivisillä toimialoilla. On

yleistä, että ennen tiedonhallintaratkaisun hankintaa yritys kouluttautuu

jo etukäteen. Näin saadaan etukäteen syvällisempää tietoa potentiaalisen

ratkaisun käyttöhyödyistä. Etukäteen kouluttaminen voi näin olla osa tie-

donhallinnan kehittämisen riskienhallintaa.

Hyvän toimittajan tunnistaa hyvistä koulutuspalveluista. Koulutuk-

sella varmistetaan ohjelmiston käyttöhyödyt. Koulutuksissa on myös

mahdollista antaa toimittajalle palautetta, kertoa käyttökokemuksista ja

keskustella kehitysideoista. Tämä voi kirkastaa tarpeita ratkaisun jatko-

kehityksen osalta.

On surullista nähdä ohjelmistoja hankittavan ilman koulutusta. Mini-

missään koulutusta tulisi järjestää heti käyttöönoton yhteydessä. Koulu-

tus voi jakaantua ratkaisun käytön yleiskoulutukseen, joka voidaan pitää

isommalle käyttäjäryhmälle. Tämän lisäksi käyttökoulutus voidaan tehdä

asiakaskohtaisesti ja asiakaskohtaisilla materiaaleilla. Näin päästään pu-

reutumaan juuri kyseisen asiakasyrityksen tekemiseen, tietosisältöihin,

prosesseihin ja toimintatapoihin.

Alkuvaiheen koulutuksen jälkeen pidettävä seuraava koulutusjakso

olisi hyvä järjestää kun ratkaisua on käytetty jonkin aikaa. Käyttäjille

on ehtinyt muodostua tärkeää käyttökokemusta ja listaa askarruttavista

asioista. Hyvässä koulutuksessa käydään läpi tekemistä käytännön tasol-

la, asiakkaan materiaaleilla ja tietosisällöillä. Koulutus tarkentaa synty-

neitä käyttökokemuksia. Se toimii myös kehityskeskusteluna, koska osal-

listujat osaavat jo antaa tarkempaa palautetta toimittajalle.

125

YLLÄPITO- JA TUKIPALVELUTToimittaja tarjoaa lähes aina teknistä tuotteen virheelliseen toimintaan

liittyvää tukea. Tämä ei yleensä sisällä ratkaisun käyttöneuvontaa, joka

on enemmän koulutuksellinen asia. Suuremmat asiakasyritykset kou-

luttavat usein sisäistä henkilökuntaa vastaamaan tukipalveluista eri

käyttäjäryhmille. Tätä voidaan kutsua sisäiseksi tukipalveluksi. Mikäli

hankittu järjestelmä on liiketoimintakriittinen, tuli ylläpidosta vastaavilla

henkilöillä olla toimittajan hyväksymät sertifioinnit vaadittavasta osaa-

mistasosta. Näin yritys voi luottaa osaamiseen esimerkiksi järjestelmän

ominaisuuksien ja ylläpidon osalta. Vaatimus sertifioinneilla varmistet-

tuun osaamistasoon voi tulla yrityksen laatujärjestelmästä. Mikäli osaa-

mistasoa halutaan pitää yllä, uusitaan koulutukset sovituin väliajoin.

Koulutuksesta huolehtii ratkaisun toimittaja tai koulutuskumppani, joka

myöntää koulutuksista sertifikaatit, valvoo ja uusii niitä sovitusti.

Käytettävistä tuki- ja kehityspalveluista voidaan sopia myös jatkuvan

palvelun malleja. Niissä määritellään toimittajan antaman palvelun saa-

vutettavuus, mitä palvelu kattaa, miten palveluprosessi etenee ja ketkä

asiakkaalta ovat oikeutettuja käyttämään palvelua.

MUUTOSHALLINTA JA JATKOKEHITYSKäyttöönoton ja koulutusten kautta alkaa usein syntyä kehitys- ja muu-

tosideoita. Niitä on mahdollisesti kirjattu käyttöönoton ja käytön aikana

ylös, koska kaikkiin ei ole voitu heti reagoida. Toimittajan kanssa on

hyvä sopia jo aikaisessa vaiheessa, miten tulevat muutokset, korjaukset

ja kehittämistoimet toteutetaan. On sovittava, mitkä muutokset kuuluvat

käyttöönottoprojektin piiriin. Nämä voidaan ajatella olevan takuutyön

tyyppisiä muutoksia.

Jatkokehityksen osalta sovitaan usein muutoshallinnasta. Tämä tar-

koittaa hankintavaiheessa sovittua tapaa liittyen muutosideoiden vas-

taanottamiseen, käsittelyyn, hyväksyntään ja toteutukseen. Lähes kaik-

kia tietojärjestelmiä kehitetään alkuvaiheen jälkeen. Tämä ei tarkoita,

126

että ohjelmistot ovat huonoja. Suurin syy kehittämiseen johtuu siitä, että

käyttäjät ideoivat uusia tapoja tehdä asioita. Tämä pitäisi nähdä positiivi-

sena asiana. Tätä kautta myös yritystoiminta kehittyy.

130

7

131

KEhIttÄMISEn haaStEIta

T iedonhallinnan kehittämistä on saatettu suunnitella yrityksessä

jo vuosia. Tilanne saattaa seistä seuraavista asioista johtuen:

• Sisäistä selvitystyötä tekevä henkilö vaihtuu aika ajoin ja samaa

selvittelyä jatketaan rutiinin omaisesti virkatyönä.

• Johto ei ota selvitysten perusteita vakavasti, mutta antaa

selvittelyn jatkua. Selvitystyötä jatketaan turhautumiseen saakka.

• Tiedonhallintaa kehitetään vain yhden käyttäjäryhmän (osaston,

ryhmän, funktion) lähtökohdista.

• Johto on mukana vain näennäisesti ja sitoutumatta.

• Kehittämiseltä puuttuu asian omistaja organisaatiossa.

• Kehittämiselle ei ole hyväksyttyä budjettia, ryhmää tai henkilöä.

• Kehittäminen tehdään vain hetkellisen tarpeen perusteella.

• Kehittämisessä ei käytetä ulkopuolista arvioitsijaa, haastajaa tai

näkökulmaa.

PITKÄ SELVITYSVAIHE JA KEHITTÄMISEN NÄYTELMÄKehittämisen näytelmä on huonoa toimintaa, joka maksaa yritykselle ja

aiheuttaa turhautumista. Se aiheuttaa enemmän vahinkoa, kuin hyötyjä.

Riskeinä toiminnassa ovat motivaation laskeminen ja asioiden edistämät-

tä jättämisestä syntyvä katkeruus asian parissa työskentelevien osalta.

Tavatessani pitkään selvitystyötä tehneitä, ovat he usein kyynistyneitä

asioiden etenemisen suhteen. He ovat antaneet parhaan panoksensa ja

innostuksen asioiden edistämiseksi. Lopulta tilanne seisoo ja kehitystyö

jumiutuu uskon rapistuessa. Tästä jää huono kokemus, jota voi olla vai-

kea purkaa.

132

Yrityksissä, joissa kehittämisen syyt ja tahto tulevat johdolle ulkoa

annettuina, kehitystä edistävät henkilöt saatetaan sulkea pois toimeenpa-

novallan piiristä. Selvitykset kulkeutuvat päättäjille, mutta kontrolloiva

esimies, osaston johto tai tuntematon lasikatto pysäyttää etenemisen. Syy

asioiden tekemättä jättämiselle voi olla johdon pelko hankkeen epäonnis-

tumisesta. Johto voi haluta turvata vain nykyisen tekemisen tason, kat-

somatta pidemmälle horisonttiin. Johdon oma urakehitys voi olla epäon-

nistuneessa projektissa vaakalaudalla. Tämän lisäksi johto voi ymmärtää

asiat eri lailla ja puhua eri kieltä kuin IT-osasto tai selvitystyötä tekevät

liiketoiminnot. Yhteisen ymmärryksen löytyminen johdon ja suorittavan

organisaation välillä on ensimmäisiä tavoiteltavia asioita.

KEHITTÄMISEN KIPUKehittäminen kohtaa usein vastustusta, joka on luonnollista. Suurin osa

vastustuksesta on tietämättömyyttä, jota voidaan lääkitä koulutuksella

ja riittävällä lähiopastuksella. Mitä enemmän muutostilanteessa jätetään

mahdollisuuksia palata entiseen tietojärjestelmään tai tapoihin, sitä to-

dennäköisemmin näin tapahtuu. Ilman vaihtoehtoja ihmiset pyrkivät pie-

nen kivun jälkeen nopeasti hyväksymään uuden tilanteen.

Kehittämisen tuskaa syntyy kun lattiatason tekeminen todetaan mo-

nimutkaisemmaksi kuin abstraktit suunnitteluvaiheessa piirretyt proses-

silaatikot. Tästä syystä lattiatason tekeminen pitää olla edustettuna jo

suunnitteluvaiheessa.

Seuraavia asioita tulisi huomioida onnistuneen tiedonhallinnan kehit-

tämisen lähtökohtina:

• Mukana hankintaprosessissa tulee olla myös ”lattiatason”

henkilökuntaa.

• Ratkaisun käyttäjille on annettava riittävä koulutus.

• Kehitystyöhön sitoutetaan mukaan henkilöitä eri

liiketoiminnoista.

133

• Tekniset termit käännetään ihmisten ymmärtämään muotoon.

• Sisäinen ja ulkoinen jatkuvan käytön tukipalvelujen saanti

varmistetaan.

• Suoritetaan kehittämisen arviointia lyhyillä sykleillä.

• Varmistetaan nopea ja läpinäkyvä käsittelyprosessi

loppukäyttäjiltä tuleville palaute- ja muutospyynnöille.

Käytettävyys ratkaisee käyttöhyödytMerkittävä asia yrityksen tavoittelemien hyötyjen kannalta on, kuinka te-

hokkaasti työntekijät käyttävät uuden ratkaisun toimintoja suunnitellulla

tavalla. Mikäli käytettävyys, käyttökokemus ja toiminnot ovat puutteelli-

sia, voi käyttöaste jäädä pieneksi. Tästä saattaa syntyä entiseen verrattu-

na enemmän haittaa kun hyötyä. Tietojärjestelmä on joukko työkaluja,

joita käytetään inhimillisten työsuoritteiden apuna. Mitä laajemman hy-

väksynnän työkalut saavat, sitä suurempi hyöty yritykselle syntyy.

Mikään ei ole pahempaa, kuin puutteellisesti käytössä oleva ohjelmis-

to, jota IT-osasto tai johto yrittävät pakottaa käyttäjiä käyttämään. Tämän

välttämiseksi on lähdettävä liikkeelle yksinkertaisista työsuoritteista yksi

asia kerrallaan ja käyttäjiä kuunnellen.

UUDEN JOHTAJAN MOTIIVITUuden johtajan tullessa yritykseen, joutuu hän perehtymään talon tieto-

järjestelmien käyttöön. Hänellä on edellisestä elämästään kumpuavia nä-

kemyksiä tietojärjestelmistä ja toimittajista. Alkuvaiheessa hän mukautuu

uuteen toimintaympäristöön, jonka jälkeen voi alkaa ajamaan toiveitaan

tietojärjestelmämuutosten suhteen. Esiin voi tulla kehitystoiveita, jotka

saavat hänet samalle mukavuustasolle, jossa hän on aikaisemmin ollut.

Tämä suhtautuminen ja motiivit pitäisi pystyä tunnistamaan. Muutosten

perusteet eivät silloin tule yrityksen prosesseista vaan henkilökohtaisista

haluista. Näitä vain naamioidaan yritystä hyödyttäviksi syiksi.

134

Kuvitellaan tilanne, jossa henkilö tulee yritykseen, ja hänet opetetaan

talon tavoille mm. tietojärjestelmien käytön osalta. Hän saattaa alkuvai-

heessa tuntea vaikeutta ja haluttomuutta tietojärjestelmien käyttöä koh-

taan. Tämän kipuvaiheen jälkeen hän tulee tekemisen kanssa sinuiksi, ja

järjestelmien käytöstä tulee luontevaa. Jossakin vaiheessa henkilö lähtee

yrityksestä ja saapuu toisen yrityksen palvelukseen. Siellä hän kohtaa

uudet tietojärjestelmät, ja oppiminen alkaa alusta. Vaikka uuden yrityk-

sen tietojärjestelmät ovat selvästi nykyaikaisempia ja kehittyneempiä, voi

syntyä ristiriitainen tilanne. Henkilö pitää edellisen yrityksen tietojärjes-

telmiä alkuvaiheessa parempana vain sen takia, että on kivisten polkujen

kautta oppinut niiden käytön. Uudessa yrityksessä uusi oppimispolku

voi tuntua työläältä. Kun mieli ja tekeminen joutuvat muuttumaan, on

se aina kriittistä aikaa. Mikäli uuden oppiminen menee sujuvasti, seuraa

onnistunut siirtyminen uuden järjestelmän käyttäjäksi. Mikäli oppi jää

puolitiehen, henkilö käyttää nykyjärjestelmää vain minimitasolla. Hän

kaipaa salaa edellisen työpaikan tietojärjestelmää, jonka käytön yksityis-

kohdat hän muistaa unissaan vielä eläkkeelle saakka. Mikäli henkilö saa

päätäntävaltaa uuden yrityksen tietojärjestelmien kehityksen suhteen,

voi hän tuoda mukaan vääriä perusteita. Haikailua vanhan elämän jär-

jestelmiä kohtaan.

TOIMITUSJOHTAJA, JOKA EI HALUNNUT HALLITA MITÄÄN

”EMME HALUA LISÄÄ HALLITTAVIA ASIOITA”. Näin mainitsi suuren konsernin

toimitusjohtaja keskustellessamme tiedonhallinnan kehittämisestä. Riitti, että hä-

nen tietokoneensa työpöydältä löytyivät hänen tallentamansa tiedostot. Kysyin,

mitä mieltä hän oli muiden tarpeesta löytää hänen tiedostojaan silloin, kun ne liit-

tyivät yhteiseen tekemiseen.

135

YKSINKERTAISESTA KYSYMYKSESTÄ alkoi keskustelu, joka johti yrityksen lii-

ketoimintaprosessien läpikäyntiin ja tiedonhallinnan kehittämiseen. Yritys ymmärsi

toimitusjohtajan huonon esimerkin kautta, että kaikki keskeiset prosessit perustu-

vat tehokkaaseen tiedonhallintaan. Oikea tieto on oikeassa paikassa, oikeaan ai-

kaan ja oikealla henkilöllä. Asiakas on nykyisin yksi suurimmista tiedonhallinnan

kehittämisen puolestapuhujista.

AJAUTUMINEN JÄRJESTELMÄLOUKKUUNVaikka liiketoiminnan osa-alueiden johtamiseen palkataan alueensa

asiantuntijoita, eivät he välttämättä ole kyvykkäimpiä arvioimaan tie-

tojärjestelmätarpeita. Silti he vastaavat usein liiketoimintokohtaisten

tietojärjestelmien hankinnasta. HR-päällikkö hankkii HR-järjestelmän,

laatupäällikkö hankkii laatujärjestelmän, sopimuksista vastaava hankkii

sopimushallinnan järjestelmän ja myyntijohtaja hankkii järjestelmän asi-

akkuuden hallintaan. Lista voi olla dramaattisen pitkä ja johtaa järjestel-

mäloukkuun. Yritys muuntuu vähitellen järjestelmäkaaokseksi. Tilanne

voidaan välttää, mikäli eri liiketoiminnoista vastaavat käyvät yhteisesti

läpi tiedonhallinnan tarpeita tai ottavat asiaa edistämään yhteisesti sovi-

tun tahon. Tavoitteena tulisi olla ensisijaisesti järjestelmä, joka palvelee

mahdollisimman monia liiketoiminnan tarpeita samoilla tiedonhallinnan

työkaluilla.

Oletetaan, että laaja asiakkuudenhallinnan tietojärjestelmä hankitaan

vain, jotta myyjät voivat kirjata ylös asiakastapaamisiin liittyviä aktivi-

teetteja. Mikäli tämän lisäksi ei ole tarvetta muihin toimintoihin, voi han-

kinta olla väärä. Tarve kyseisen erillisjärjestelmän hankinnalle tulisi olla

paljon laajempi. Muuten voidaan yhden asian tekemisen vuoksi joutua

ylläpitämään, muokkaamaan ja päivittämään mahdollisesti kallista jär-

jestelmää. Sen kanssa ollaan naimisissa useita vuosia. Se voi vajaakäy-

töllä myös sekoittaa tekemistä tarjoten paljon työtä häiritsevää toiminnal-

lisuutta, jolle ei ole käyttöä.

136

Usean tietojärjestelmän ylläpidon haasteita

• Järjestelmillä on eri toimittajat.

• Järjestelmiä päivitetään eri logiikalla ja syklillä.

• Järjestelmillä on eri tukipalvelut.

• Monijärjestelmäympäristön kokonaisuuden käyttökululaskenta

on haasteellista johtuen toisistaan poikkeavista

hinnoittelulogiikoista.

• Vain tietyt henkilöt tai käyttäjäryhmät osaavat käyttää

järjestelmiä.

• Järjestelmien välille pitää tehdä tiedon saatavuutta parantavia

kalliita integraatioita.

• Työntekijöillä pitää olla juuri tietyn järjestelmän käyttöosaamista.

• Eri järjestelmien parissa työskentelevät eivät puhu keskenään

samaa kieltä.

• Yhden järjestelmän koulutuksesta ei ole hyötyä muiden

järjestelmien käytössä.

140

8

141

LIIKEtoIMIntaa hELPottaVIa tIEdonhaLLInnan RatKaISUJa

L iiketoiminta perustuu yleisesti seuraavaksi läpikäytäviin tiedon-

hallinnan osa-alueisiin. Yritysten tavoitteena on omaisuuden

luonti ja siitä huolehtiminen. Siihen voi tiedonhallinnan osalta liit-

tyä kiinteän omaisuuden hallintaa kalustoluetteloiden, laiterekisterin tai

kunnossapidon osalta. Kaikki yritykset tarvitsevat asiakkaita, joiden ti-

lanteesta pitää olla jatkuvasti ajan tasalla. Tekeminen on yrityksillä usein

projektiluonteista, jolloin projektien tiedonhallinnan merkitys korostuu.

Sopimustenhallinnalla varmistetaan toiminnalle jatkuvuutta ja pienenne-

tään liiketoimintariskejä.

Pienemmällä yrityksellä on vähemmän pakollisia yritystoimintaan

kriittisesti vaikuttavia tiedonhallinnan osa-alueita. Yrityskoon kasvaessa

lisääntyy tiedon ja toimintojen määrä, joka johtaa kasvavaan tiedonhal-

linnan tarpeeseen. Tällöin voivat ratkaistaviksi toiminnoiksi tulla esimer-

kiksi henkilötiedonhallinta, raportointi, sopimustenhallinta, sähköinen

arkistointi tai konsernin tiedonhallinta.

Jokaisen ratkaisun kohdalla voidaan esittää seuraavat kysymykset, jot-

ka auttavat tunnistamaan tiedonhallinnan nykytilan ja suunnittelemaan

tavoitetilaa.

142

• Mihin asioihin tieto (dokumentit ja data) liittyy? – Masterdata

(asiakkaat, toimittajat, tuotteet jne.)

• Mitä dokumentteja tekemiseen liittyy? – Dokumenttiluokat.

• Mihin sijainteihin tietoja tallennetaan? – järjestelmät ja ratkaisut.

• Kenellä on oikeus saada tietoa? – Käyttöoikeudet.

• Onko tieto ajan tasalla? – Muutokset ja päivitettävyys.

• Versioidaanko tietomuutokset? – Versionhallinta.

• Tuotetaanko samaa tietoa useaan kertaan? – Kopioiden hallinta.

• Käytetäänkö valmiita pohjadokumentteja? – Dokumenttipohjat.

• Saadaanko tiedoista raportointitietoa? – Raportointi.

Jokaisen tiedonhallintaratkaisun lopussa on listattuna kehittämisellä

saavutettavia liiketoiminnallisia hyötyjä. Tavoitteena ei ole mennä liian

syvälle toteutukselliselle tasolle, vaan antaa perusteluita siihen, mitä

hyötyä yritys voi saavuttaa kyseisen osa-alueen kehittämisellä. Jokaisen

osa-alueen hyödyt perustuvat toimivaan dokumentinhallintaan. Jokai-

seen osa-alueeseen liittyy seuraavia kirjan alkupuolella läpikäytyjä tie-

donhallinnan elementtejä, joiden tunnistaminen ja läpikäynti auttavat

kehittämään kyseistä ratkaisua omassa toimintaympäristössä.

• Dokumentit

• Data

• Prosessit

• Tietonäkymät

• Kysymykset

143

MASTERDATAN HALLINTAOrganisaation yhteisesti käytössä olevaa ydintietoa, joka on luonteeltaan

pysyvää, kutsutaan masterdataksi. Sitä nimitetään myös yrityksen avain-

tiedoksi, joka kuvaa sen tärkeyttä työn tekemisen raaka-aineena. Master-

data on tiedon osia tai tietokokonaisuuksia, joiden sijainnista ja sisällös-

tä tulisi olla organisaatiossa yhtenäinen käsitys. Se auttaa ylläpitämään

toimitiloja, tuotantolaitteita, asiakassuhteita, tuotetietoja, projekteja ja

henkilötietoja.

Eheän masterdatan avulla tiedämme, mistä kulut ja tuotot syntyvät,

ja mitkä tekijät niihin vaikuttavat. Dokumentinhallinnassa käytettävänä

metatietona hyödynnetään masterdataa siksi, että tallennettavat doku-

mentit halutaan liittää yritykselle tärkeisiin nimikkeisiin. Tämä varmistaa

paremman löydettävyyden.

Masterdataksi voidaan tunnistaa seuraavia tietoja

• Asiakas

• Tuote

• Työntekijä

• Laite

• Toimittaja

• Omaisuuslaji

• Alihankkija

• Toimipaikka

Keskitä masterdatan hallinnointiMasterdata tulisi olla tallennettuna yhteen kertaan ja yhteen tietojärjes-

telmään. Masterdatan eheyden vaalimisen haasteet ovat osittain inhi-

millistä ajattelemattomuutta, käytettävien tietojärjestelmien hankaluut-

ta, laiskuutta tai välinpitämättömyyttä. Esteinä keskitetyn masterdatan

hallinnan toteutumisessa ovat työntekijöiden kannalta eri järjestelmien

hankala käytettävyys, käyttöoikeudet ja järjestelmien roolien ymmärtä-

144

minen. Tästä syystä masterdataa tallennetaan eri sijainteihin käyttäjien

kulloinkin sopivaksi katsomien kriteerien mukaisesti. Jos käyttäjä ajatte-

lee yhteistä tekemistä ja muiden tiedon saamisen tarpeita, on masterda-

tan mahdollista tallentua oikeaan paikkaan. Mikäli ajatuksena on vain

oman työsuoritteen tekemisen varmistaminen, saattaa esimerkiksi päi-

vitetty asiakastieto jäädä lojumaan työntekijän henkilökohtaiseen säh-

köpostiin. Muilla on myynnin tietojärjestelmässä käytettävissään vanhat

asiakastiedot. Niitä voi lisäksi löytyä taloushallinnon tai projektien hoita-

misen tietojärjestelmästä. Päivitetyt tuotetiedot voivat sijaita yksittäisen

työntekijän henkilökohtaisessa excel-taulukossa sen sijaan, että ne löy-

tyisivät yhteisestä tuotetietojärjestelmästä.

Masterdatan tunnistaminen ja eheytysMasterdatan eheyttämisen alkuvaiheessa kannattaa käydä läpi seuraavia

kysymyksiä, joiden avulla on mahdollista tunnistaa nykytila.

• Mitä masterdataa liiketoiminnasta voidaan tunnistaa?

• Missä työsuoritteissa tietoja tarvitaan?

• Ovatko tunnistetut tiedot olemassa, löydettävissä ja ajan tasalla?

• Onko tiedoista kopioita eri järjestelmissä?

• Miten tietoja lisätään, muutetaan tai poistetaan?

Masterdatan syntymisen ja hallinnoinnin tietojärjestelmät tulisi tunnis-

taa, kopiot poistaa ja nimikkeet yhtenäistää. Voidaan joutua hankkimaan

tietojärjestelmiä, joissa masterdataa jatkossa keskitetysti ylläpidetään.

Siivoustyötä voidaan tehdä manuaalisesti, sekä tarkoitukseen sopivil-

la tiedonhallinnan työkaluilla, jotka auttavat eri tietolähteiden tietojen

vertailua, eheyttämistä ja sisällön rikastamista. Samalla tulisi sopia tavat

tuottaa, muuttaa ja hallinnoida masterdataa jatkossa. Nyky-ympäristön

siivous ei auta, jos toimintatapa on jatkossa väärä. Esimerkiksi uusien

asiakastietojen kirjaamiseen pitäisi olla vain yksi tapa ja paikka, jotta

145

varmistetaan asiakastiedon löytyvyys ja ajantasaisuus. Myös tuotetietoa,

joka on masterdataa, on voitu tuottaa ajan kuluessa useaan kertaan. Sir-

paleinen tuotetieto aiheuttaa toimimista väärien tuotetietojen parissa,

uusimman tiedon etsiminen on työlästä, eikä tietoon voida luottaa. Lop-

putuloksena asiakkaista käytetään vääriä nimiä ja vanhentuneita tuote-

tietoja hintoineen laitetaan tarjouksiin.

Masterdatan tiedonhallinnan hyötyjä

• Nopeuttaa työsuoritteita.

• Parantaa yhteisymmärrystä toimitilojen, tuotantolaitteiden,

asiakastietojen, tuotetietojen, projektitietojen ja

henkilötietojen osalta.

• Vähentää kopiotiedon tuottamista.

• Vähentää väärien tietojen käyttöä.

• Vähentää tiedon etsimisen tarvetta.

• Vähentää myynnin ja asiakaspalvelun virheitä.

146

ASIAKKUUDEN HALLINTALähes kaikkia yrityksiä koskeva tosiasia on, että myynti ei myy tarpeeksi.

Myyntityötä tekevät saattavat ilmaista syyksi nykyjärjestelmän puutteet

tai järjestelmän puuttumisen. Yhtä kaikki. Aina on olemassa jotain ul-

koisia esteitä myynnin tavoitteiden toteutumisen tiellä. Tästä kehitykses-

tä on helppo tulla lopputulokseen, jossa aletaan miettimään myynnille

omaa tietojärjestelmää. Sellaista, joka pelastaa tilanteen ja tarjoaa kaikki

tarvittavat toiminnallisuudet. Ajatellaan, että tämän jälkeen ei kenellä-

kään ole esteitä onnistuneen myyntityön tekemiselle. Myynnin tietojär-

jestelmä laittaa pulinat pussiin. Lisäksi luotetaan virheellisesti, että toi-

mittaja on miettinyt kaikki myynnin tarpeet yrityksen puolesta. Näin ei

valitettavasti ole. Myynnin tietojärjestelmät tarjoavat usein vain alustan,

eli perustoiminnallisuuden, johon pitää sovittaa oman myyntitoiminnan

mukaiset tarpeet.

Myynnin tarpeet käytettävän tiedonhallintaratkaisun suhteen poik-

keavat toimialoittain. Konsultointia myyvän yrityksen tarvitsee kirjata

asiakaskeskusteluja järjestelmään. Tuotepohjaista myyntiä tekevälle yri-

tykselle korostuvat laajan tuotevalikoiman nopea ja oikea-aikainen hin-

noittelu sekä tuotetietojen nopea löytyvyys. Huoltopalveluja tarjoava yri-

tys tarvitsee huoltokohteiden, töiden, varaosien ja päivystyspalveluiden

hallintaa. Nämä tietokohteet pitää kytkeytyä saumattomasti toisiinsa ja

löytyä helposti.

Oleellista on tunnistaa oman yrityksen myynnin tarpeet, joiden poh-

jalta myyntijärjestelmää lähdetään hankkimaan. Mikäli todetaan tarve

vain myyntikirjausten tekemiseen ja paljon liitteitä sisältävien tarjousten

versiointiin, voidaan tarpeet toteuttaa kevyemmällä myynnin tietojärjes-

telmällä. Silloin raskaat ohjelmistohankkeet kannattaa laittaa syrjään.

Ajantasainen asiakastietoYrityksellä pitää olla ajantasaista tietoa asiakkaistaan, koska parempilaa-

tuisen asiakastiedon perusteella on mahdollista tehdä onnistuneempaa

147

myyntiä. Asiakkuudenhallinnan tiedonhallintaratkaisun tarkoituksena

on tarjota tehokkaan myyntiprosessin tueksi tarvittavat tiedot. Asiakas-

tiedon lisäksi se sisältää tiedot myyntiprosessin kehittymisestä kohti

kauppaa ja jatkotoimia. Se tukee myyntityötä mm. automaattisilla muis-

tutuksilla tärkeimmistä tehtävistä. Se myös varmistaa, että johto saa ajan-

tasaista raportointitietoa myynnin tilan arvioimiseksi ja kehittämiseksi.

Asiakkuudenhallinnan kehittäminen voi lähteä tarpeesta saada käyt-

töön ajantasaista tietoa myynnin tekemisestä. Tarpeena voi olla kirja-

ta samaan järjestelmään asiakastyöhön liittyvät aktiviteetit, tarjoukset,

muistiot, sopimukset, sähköpostit, liitteet ja uudet myyntimahdollisuu-

det.

Markkinoinnin tekemät toimenpiteet oikein valituille prospekteille ke-

hittyvät myynnin hoitamiksi myyntiaktiviteeteiksi, jotka voivat olla pu-

helinsoittoja, viestintää tai tapaamisten sopimisia.

Asiakkaisiin liittyvien tietojen saatavuus korostuu, koska asiakkaiden

parissa työskentelee nykyisin entistä laajempi joukko ihmisiä toimittajan

organisaatiosta.

148

Asiakkuudenhallinnan dokumentteja

• Tuote-esite

• Muistio

• Tarjouspyyntö

• Tarjous

• Sopimus

• Sähköposti

• Tilausvahvistus

• Myyntisuunnitelma

• Selvitys

• Työmääräarvio

• Hinnasto

• Hankintaesitys

• Palvelukuvaus

• Projektisuunnitelma

Asiakkuudenhallinnan prosesseja

• Markkinointivaihe

• Myyntivaihe

• Tarjousvaihe

• Sopimusvaihe

• Tilausvaihe

• Toimitusvaihe

• Huolto- ja palvelumyynti

• Tukipalvelut

149

Älä tallenna dokumentteja myyntijärjestelmäänMyynnin dokumentteja tarvitsevat eri tahot organisaatiossa. Myynnin do-

kumentaatiota tallennetaan usein verkkolevyjen kansioiden lisäksi myös

myynnin tietojärjestelmään. Mikäli myynnin järjestelmään tallennetaan

dokumentteja suuria määriä, on vaarana syntyä tiedon saareke, johon

pääsee, tai järjestelmää osaa käyttää vain rajattu osa yrityksen työnte-

kijöistä. Myös käyttöliittymä saattaa olla haastava, mikäli dokumentteja

tarvitsee satunnaisesti. Mikäli dokumentaatio on tallennettuna sinne, on

se monelta tiedon tarvitsijalta piilossa. Tiedon tarvitsijoita voivat olla

mm. markkinointi, tuotanto, toimitus, laskutus tai johto.

Myyntijärjestelmät tarjoavat yleensä vain säilytyspaikan dokumen-

teille, mutta tärkeät dokumentinhallinnan toiminnot puuttuvat. Toimin-

toja voivat olla esimerkiksi automaattinen versionhallinta, sähköinen

hyväksyntä, liitetiedostojen hallinta tai nopea sisältöhaku. Järjestelmän

toimittaja voi uskotella, että dokumenttienhallinta on kunnossa. Tällä

tarkoitetaan yleensä sitä, että järjestelmään voidaan tallentaa yksittäisiä

dokumentteja. Toimittaja saattaa ajatella tämän dokumenttienhallintana,

koska asia ei ole välttämättä edes toimittajalle tuttu. Hän on dokument-

tienhallinnan sijaan keskittynyt enemmän myynnin prosessitiedon hal-

lintaan, joka on myynnin tietojärjestelmien keskeistä toiminnallisuutta.

Tiedon saamisen ratkaisuna dokumentinhallintaAsia voidaan ratkaista dokumentinhallinnalla, johon kaikki oleelliset

tahot pääsevät käsiksi ja johon myyntiprosessin aikana tuotetut doku-

mentaatiot tallennetaan keskitetysti. Dokumentteja tallennettaessa vali-

taan valmiista nimikelistasta (Katso kohta ”Oikean tietorakenteen ja ni-

mikkeistön suunnittelu”) dokumentin tyyppi, joka voi olla esimerkiksi

tarjous, muistio tai sopimus. Lisäksi voidaan valita mihin asiakkaaseen,

projektiin tai työkohteeseen tallennettava dokumentti liittyy. Näillä tie-

doilla muu organisaatio löytää sen helposti. Myynnin tietojärjestelmää

käyttävät myyntihenkilöt voivat avata samat dokumentit myös myynnin

150

Asiakkuudenhallinnan hyötyjä

• Parantaa markkinoinnin ja myyntitoimien kohdistamista.

• Tehostaa tarjonnan asemointia ja tarjousvaihetta.

• Nopea pääsy myynnin tietoihin nopeuttaa muun

organisaation toimintaa.

• Reaaliaikainen myyntiprosessin seuranta parantaa asioihin

reagointia ja ennustettavuutta.

• Ajantasainen myynnin raportointitieto tuo esiin myynnin

pullonkaulat.

• Myyntityön tekeminen vakioiduilla työsuoritteilla parantaa

myynnin ohjaamista.

• Nopeampi uuden myyntihenkilöstön tuottavuus.

• Kattavalla ja tarkalla asiakastiedolla tunnistetaan

potentiaaliset myyntimahdollisuudet.

tietojärjestelmän kautta, mikäli dokumentinhallinnan ratkaisu tukee tätä.

Silloin myynnin järjestelmään syntyy tallennusvaiheessa automaattisesti

linkki, joka avaa dokumentin dokumentinhallinnan ratkaisusta. Haet-

taessa siis myynnin järjestelmästä asiakkaan tiedot, voidaan samasta

käyttöliittymästä päästä käsiksi kyseiseen asiakkaaseen liittyvään doku-

mentaatioon. Näin yritykseltä poistuu suuri osa myynnin dokumentaati-

on hallinnan ongelmista.

151

SOPIMUSTEN HALLINTASopimuksilla hallinnoidaan taloudellisia intressejä, sekä minimoidaan

toiminnan riskejä. Niissä määritellään toiminnan ehtoja suhteessa yri-

tyksen sisäisiin ja ulkoisiin toimijoihin. Sopimusten hallinnalla luodaan

liiketoiminnan seurattavuudelle ja ennakoitavuudelle vankka perusta.

Yritys on jatkuvasti tietoinen sovituista asioista ja pystyy tarvittaessa rea-

goimaan oikeisiin sopimuksellisiin kohtiin.

Sopimukset ovat juridisesti sitovia, jolloin on merkitystä millä tavalla

niitä tuotetaan, muokataan, seurataan ja laitetaan täytäntöön. Sopimus-

ten hallinnan tehostaminen tulisi kuulua jokaisen yrityksen ensisijaisiin

kehityskohtiin. Tavoitteena tulisi olla sopimusten nopea löytyminen ja

sovittujen tapojen mukainen käsittely.

Löydämmekö tärkeät sopimukset?Yrityksen liiketoimintayksiköt vastaavat usein liiketoiminta-alueensa

sopimuksista. Mikäli käytössä on erillisiä tietojärjestelmiä eri sopimus-

tyyppien käsittelyyn, on sopimuskannan kokonaiskuvan saaminen haas-

tavaa. Sopimukset ovat olemassa, mutta piilossa. Päätöksiä tehdään va-

jaiden tietojen pohjalta, ja raportointi voi olla puutteellista.

Sopimusten hallinnan sähköistäminenYritykset ovat siirtymässä sähköiseen sopimusten hallintaan. Sopimuk-

sen osapuolet voivat tarkastella silloin sopimuksia yhteisessä sähköisessä

työtilassa ja allekirjoittaa sopimukset sähköisesti. Mikäli sisältöön teh-

dään muutoksia, hoidetaan ne osapuolten kesken yhteisessä sopimus-

tenhallinnan järjestelmässä, johon kaikilla on pääsy oikeuksiensa mukai-

sesti. Automaattinen versionhallinta varmistaa, että kaikki versiot ovat

tallessa ja sopimuksen elinkaaren aikana tapahtuvat muutokset täysin

jäljitettävissä.

152

Sopimusten hallinnan tulee koskea kaikkia yrityksen sopimuksiaSopimuksia on perinteisesti tallennettuina ja hallinnoituina mapeissa,

verkkolevyjen kansioissa, sähköposteissa, muistitikuilla tai tietokoneiden

työpöydillä. Tärkeiksi sopimuksiksi tunnistetaan usein vain osa yrityk-

sen sopimuskannasta. Tänään toissijaiselta vaikuttava sopimus vaikkapa

raaka-ainetoimittajan kanssa saattaa liiketoiminnan kehittyessä muuttua

erittäin tärkeäksi, mikäli raaka-aineesta tulee liiketoiminnan kannalta

kriittinen. Koska emme tiedä miten maailma muuttuu, sopimusten hal-

linta tulisi ulottaa koskemaan kaikkia yrityksen sopimuksia.

Yrityksen sopimusdokumentteja

• Työsopimus

• Vuokrasopimus

• Urakkasopimus

• Rahoitussopimus

• Laitesopimus

• Leasing-sopimus

• Maankäyttösopimus

• Tuonti- ja vientisopimus

• Siivoussopimus

• Projektisopimus

• Salassapitosopimus

• Ostosopimus

• Myyntisopimus

• Palvelusopimus

• Toimitussopimus

• Vakuutussopimus

• Freelancer-sopimus

• Alihankintasopimus

Sopimuksia tulisi koskea samat sopimustenhallinnan käsittelytavat. Yh-

tenäisellä käsittelytavalla sopimusmassan tilaa on helpompi seurata. Yh-

tenäinen hallinnointi tehostaa sopimusten vaikutusten tunnistamista ja

vähentää riskisyyttä tiedon katoamisen suhteen.

153

Sopimusten käsittelyvaiheita

• Sopimuksen valmistelu

• Sopimuksen luonti

• Sopimuksen katselmointi

• Sopimuksen hyväksyntä

• Sopimuksen operatiivinen käyttö

• Sopimusten arkistointi

Sopimuskannan seuranta tietonäkymien kauttaSopimustenhallinnan ratkaisu tarjoaa sopimuskantaan tarpeiden mukai-

set tietonäkymät eri käyttäjäryhmille. Tietonäkymissä näkyvät automaat-

tisesti eri kriteereillä määritellyt sopimukset. Sopimusdokumenttien seu-

rannan lisäksi ratkaisusta tulisi saada sopimusten tiloihin pohjautuvaa

raportointitietoa.

Mikäli sopimus kuuluu myyntiosaston vastuulle, on tyypiltään toimi-

tussopimus ja umpeutuu seuraavan puolen vuoden aikana, voi se näkyä

esimerkiksi seuraavissa tietonäkymissä:

• Sopimukset vastuuhenkilöittäin

• Puolessa vuodessa umpeutuvat sopimukset

• Sopimukset sopimustyypeittäin

• Sopimukset osastoittain

• Sopimukset hyväksyntävaiheiden mukaan

• Sopimukset voimassaolopäiväyksen mukaan

• Sopimukset asiakasryhmittäin

• Sopimukset liiketoiminta-alueittain

• Sopimukset hyväksyjittäin

• Sopimukset toimipisteittäin

154

”Emme ole varmoja, että kaikki on tallessa. Sopimuksien löytyminen ei ole ainakaan

helppoa. Vastuuhenkilöille sopimuksen löytyminen voi olla helppoa, mutta ei kenellekään

muulle tietoa tarvitsevalle.”

(Lähde: Juntunen ”Sopimustenhallinnan ohjelmistotuotteen

asiakasarvo”, 2013)

Automaattinen tiedonsaanti sopimuksiin kohdistuvista muutoksistaMikäli päättyvistä sopimuksista saadaan sopimustenhallinnan järjes-

telmältä automaattinen muistutus, voidaan sopimus päättää tai uusia

hyvissä ajoin. Tämä voi säästää pakotetuista kustannuksista sopimuk-

sen jatkumisen osalta. Näin varmistetaan, että inhimillinen sopimusten

”tarkkailu” ei aiheuta ongelmatilanteita asioiden unohtumisen vuoksi.

Tämä voi olla riskinä, mikäli sopimukset ovat paperisessa muodossa pii-

lossa mapeissa ja yhden vastuuhenkilön takana.

”Satunnaisessa mapissa sijaitseva satunnainen sopimus voi olla yritykselle aikapommi,

jonka laukeamisesta kuullaan usein vasta sopimuskumppanilta.”

155

Kysymyksiä

• Kuinka suuri on sopimuskantamme arvo?

• Saadaanko sopimuskannan tilasta raportointitietoa?

• Missä sopimuksia säilytetään?

• Säilytetäänkö sopimuksia tietoturvallisessa paikassa?

• Tiedämmekö kuka sopimuksen on tehnyt?

• Tiedämmekö koska sopimus on tehty?

• Keiden vastuulla eri sopimusten hallinnointi on?

• Mitä versioita sopimuksista on matkan varrella syntynyt?

• Löytyvätkö sopimusten versiot, mikäli niihin tarvitsee

myöhemmin palata?

• Mikä versio sopimuksista on lähetetty asiakkaalle?

• Ketkä sopimusta ovat muokanneet?

• Minkälaiset käyttöoikeudet sopimuksiin kohdistuvat?

• Mikä versio sopimuksista on hyväksytty?

• Mitä sopimuksia pitää uusia seuraavien kuukausien aikana?

• Missä tiedostomuodossa (paperi/data) sopimuksia säilytetään?

”Mikäli sopimusten hallinta ei ole kunnossa, on riskeinä tärkeistä asioista sopiminen

suullisesti tai sähköpostin välityksellä. Tällöin tiedot eivät dokumentoidu asiaan kuuluvien

sopimusdokumenttien sisältöihin.”

156

Paperisen sopimusarkiston haasteitaMapeissa säilytettävän sopimusarkiston muuntaminen sähköiseen sopi-

musten hallintaan varmistaa nopeamman löytyvyyden, versioitumisen ja

automaattisesti tiedot sopimusmuutoksista. Paperiset sopimusdokumen-

tit saadaan samalla sähköiseen arkistoon ja varmuuskopioinnin piiriin.

Osaan sopimusdokumenteista kohdistuu lain vaatimia säilytysaikavel-

voitteita, jotka voidaan täyttää. Sopimuksia voidaan tarvittaessa säilyt-

tää ja käsitellä myös paperisessa muodossa, mikäli niistä on olemassa

sähköiset versiot.

Sähköinen hyväksyntäSähköinen hyväksyntä ei tarkoita sähköistä allekirjoitusta, vaan sopimuk-

sen työstövaiheiden, eli valmisteluvaiheiden sähköistä hyväksymistä. Tä-

män jälkeen sopimus on valmis allekirjoitettavaksi. Sähköinen hyväk-

syntä jättää jälkeensä seurattavan muutoshistorian, jolloin sopimuksen

muokkaamisen vaiheet on mahdollista tarkistaa jälkikäteen. Sopimuksen

hyväksyvä yksittäinen tai useampi osapuoli voi saada sähköpostilla auto-

maattisen ilmoituksen työnkulun vaiheista. Viestin mukana voi olla liite-

tiedoston sijaan linkki kohteena olevaan sopimusdokumenttiin ja kuvaus

vaadittavasta työnkulun mukaisesta hyväksyntätoimenpiteestä.

Sopimusten sähköisen hyväksynnän vaiheita

1. Sopimus on vastaanotettu, odottaa hyväksyntää.

2. Sopimus on käsittelyssä.

3. Sopimus on palautettu käsittelyyn.

4. Sopimus on hyväksytty.

5. Sopimus on hylätty.

157

Sähköinen ja paperinen allekirjoitusSopimusdokumentti voidaan lähettää osapuolille allekirjoitusta varten

paperisena versiona tai käyttää sähköistä allekirjoitusta. Sen hyötyinä

ovat nopeus ja suurissa sopimusmäärissä postituskustannusten vähen-

tyminen. Tämä voi olla merkittävä säästö mm. eri puolille maailmaa pa-

perisena lähetettävien sopimusdokumenttien kuriirikustannusten osalta.

Mikäli allekirjoitus hoidetaan perinteisesti kynää käyttäen, kannattaa so-

pimus sen jälkeen skannata sähköiseen muotoon. Parhaassa tapauksessa

se tallennetaan ja arkistoidaan sopimustenhallinnan tietojärjestelmään.

Sähköisellä allekirjoituksella toimittaessa sopimus tallentuu suoraan so-

pimustenhallinnan tietojärjestelmään ilman paperista välivaihetta.

Sopimusten sähköisessä allekirjoittamisessa voidaan käyttää esimer-

kiksi seuraavia tapoja:

1. Molemmat sopimuksen osapuolet hyväksyvät sopimuksen saman so-

pimusten hallinnan järjestelmän sisällä, käyttäen järjestelmän tarjoamaa

työnkulun toiminnallisuutta. Näin järjestelmä tietää kummankin osa-

puolen käyttäjäoikeuksien perusteella, kuka sopimuksen on hyväksynyt.

Järjestelmä voi hyväksymisten jälkeen lisätä dokumenttiin (pdf) kuvan

kummankin osapuolen nimikirjoituksesta. Tässä tapauksessa luottamus

syntyy saman tietojärjestelmän piirissä olevien käyttöoikeuksien perus-

teella.

2. Allekirjoitus käydään suorittamassa ulkoisessa palvelussa, joka toteaa

esimerkiksi kaupparekisteritietojen perusteella onko allekirjoittaja oikeu-

tettu allekirjoittamaan dokumentin yrityksen puolesta.

3. Käytetään ulkopuolista luotettua tahoa (esim. www.swissign.com)

vahvistamaan teknisesti sovitulla tavalla dokumentin allekirjoittaja luo-

tettavaksi. Tämä voi olla vaihtoehtona, mikäli allekirjoitettu dokumentti

lähetetään yrityksen tietojärjestelmän ulkopuolelle.

158

Sopimusten hallinnan hyötyjä

• Varmistaa sovittujen asioiden seurannan.

• Ajantasaisten sopimusehtojen löytyvyys parantaa

taloudellisten etujen valvontaa.

• Oikeat sopimusten tiedot ja ehdot varmistavat asiakkaiden

oikean laskutuksen.

• Parantaa mahdollisuuksia päivittää sopimukset vastaamaan

toimintaympäristön muutoksia.

• Nopeammin laaditut sopimukset (sopimuspohjat)

mahdollistavat nopeamman asiakaspalvelun, myynnin ja

toimituksen.

• Ajantasaiset sopimuspohjat varmistavat oikeiden

sopimusehtojen ja sisältömuotoilujen käyttämisen.

• Ajantasainen raportointi sopimusten tiloista tuottaa oikeaa

tietoa päätösten tueksi.

159

PROJEKTIEN TIEDONHALLINTAProjektien tiedonhallinta sisältää resursoinnin ja tehtäväseurannan lisäk-

si paljon dokumentaatiota. Sen pitää olla ajan tasalla ja löydettävissä

projektin aikana sekä projektin päätyttyä. Tämä varmistaa kontrolloidun

etenemisen, vähentää hallinnointikustannuksia ja nopeuttaa projektia

prosessina.

Projektien etenemisen ja resursoinnin seuranta ovat lähes aina irral-

laan dokumenttien valmistumisen seurannasta. Dokumentit ovat yleensä

merkkinä osa-alueiden valmistumisesta. Mikäli projektin dokumentaati-

on valmistumista voidaan seurata projektin käytössä olevan dokumentin-

hallinnan kautta, saadaan jatkuvasti tarkka tieto projektin etenemisestä.

Projektin osa-alueista vastaavat tahot toimivat usein vastuualueensa

dokumentaation vartijoina. Mitä enemmän projektissa on osapuolia, sen

haasteellisemmaksi dokumenttien hallinta muodostuu.

Dokumentaation tuottaminen jakaantuu osapuolten keskenSuurissa projekteissa syntyvän dokumentaation määrä on suuri. Doku-

mentteja saatetaan tuottaa tuhansittain. Tämä ei yleensä näyttäydy yh-

tenä suurena massana, koska määrä jakaantuu eri osapuolten kesken.

Osapuolilla on käytössään omia projektin hoitamiseen tarkoitettuja tieto-

järjestelmiä. Osa tietojärjestelmistä tulee usein annettuna projektin omis-

tajan taholta. Näin pyritään varmistamaan, että kaikki toimivat samas-

sa järjestelmässä ja samoilla pelisäännöillä. Haasteena on järjestelmän

opettaminen osapuolille. Dokumentinhallinnan pitää tarjota riittävät toi-

minnot, olla helppokäyttöinen ja nopeasti koulutettavissa.

160

”Projektipäälliköt voivat tarvita tietoa projektiin kohdistuvista ostolaskuista, joita

syntyy yleensä taloushallinnon järjestelmään. Tietoa joudutaan pyytämään erikseen, koska projektipäälliköt eivät pääse taloushallinnon

järjestelmään, eikä tieto kulkeudu sieltä projektissa käytettävään tiedonhallinnan

ratkaisuun. Tämä aiheuttaa manuaalista tietojen selvittelyä, joka hidastaa projektin etenemistä.”

Liika luottamus osapuolten tiedonhallintaa kohtaan aiheuttaa riskejäAsiat, jotka projektin alkuvaiheessa tiedonhallinnan osalta vain oletetaan

tapahtuvan, synnyttävät projektin aikana riskejä. Mitä enemmän mukana

on osapuolia, sitä tärkeämpää on sopia tiedonhallinnan yhteisistä me-

nettelytavoista. Se mistä ei yhdessä sovita, seisoo ongelmana seuraavan

kulman takana. Luotettaessa liikaa muiden ammattitaitoon ei usein keh-

data käydä perusasioita läpi. Niiden varassa lepää kuitenkin projektin

onnistuminen tai sekasorto.

Projektin alkuvaiheessa sovittavia dokumentinhallinnan

käytäntöjä

• Ketkä vastaavat dokumentaation tekemisestä?

• Mitä dokumentteja projektin aikana tuotetaan?

• Miten dokumentit nimetään?

• Mihin dokumentit tallennetaan?

• Mitä käyttöoikeuksia annetaan?

161

• Mitä pelisääntöjä sähköpostiviestinnässä noudatetaan?

• Miten dokumenttien muutoshallinta hoidetaan?

• Minkälaisia hyväksymiskäytäntöjä dokumentteihin sovelletaan?

• Miten dokumentaation valmistumista seurataan?

• Miten seuraamme, kenelle dokumentteja on toimitettu?

Projektien dokumentaation valmistumisen seurantaProjektien seurantakokouksissa kysytään vastuuhenkilöiltä valmistu-

misastetta eri osa-alueiden edistymisen suhteen. Usein vastaus perustuu

tarkan tiedon sijaan projektipäälliköiden henkilökohtaiseen arvioon, eikä

tiedonhallinnan järjestelmästä saatavaan ajantasaiseen tietoon. Tästä

syystä arviot ovat usein liian optimistisia. Muiden projektissa mukana

olevien silmissä halutaan antaa positiivinen kuva. Tämä on merkittävä

ongelma projektien aikataulujen ja kustannusten kasvamisessa.

OLIN TILAISUUDESSA, jossa voimalaitoksia rakentavan yrityksen projektipäällik-

kö kävi läpi mallia voimalaitoshankkeen käynnistämiseksi. Ensimmäiseksi sovittiin

osapuolten kesken, miten projektissa syntyvää dokumentaatiota nimetään. Sovit-

tiin yhteisesti, mikä dokumentti on kokouskutsu, muistio, asennusohje, työmääräin

tai huoltoraportti. Piti myös sopia, mihin dokumentit tallennettiin, ja mihin asia-

yhteyksiin ne tallennusvaiheessa liittyivät (metatieto). Oliko asiayhteys työkohde,

laite, alue, työmääräimen numero, tekijätiimi tai asennuspäällikkö. Vasta tietoraken-

teen yhteisen sopimisen jälkeen projektiin liittyvien dokumenttien luominen oli

mahdollista aloittaa onnistuneesti.

162

Projektin dokumentteja

• Muistio

• Kokouskutsu

• Työmaapöytäkirja

• Tarkastusraportti

• Työlupa

• Toimitusluettelo

• Aikataulusuunnitelma

• Katselmointipöytäkirja

• Hyväksymisraportti

• Työaikakortti

• Tulityölupa

• Kulkulupa

• Turvallisuustiedote

Projektien prosesseja

• Suunnittelu

• Resursointi

• Töiden ja tehtävien luonti

• Tehtävien poiminta

• Tarkastus

• Laskujen hyväksyntä ja seuranta

• Töiden sulkeminen

• Laskuerittely

• Etenemisen kirjaamien

• Asennus

• Vikailmoitus

• Huoltopyyntö

• Raportointi

• Katselmointi

• Yhteistoiminta

• Korjaus

• Sisäinen ja ulkoinen tarkastus

• Muutosmenettely

Projektin tietonäkymiä

• Dokumentit projekteittain ja luokittain.

• Keskeneräiset dokumentit vastuuhenkilöittäin.

• Asiakkaalle toimitetut dokumentit.

• Keskeneräiset dokumentit toimituspäivämäärien mukaan.

• Katselmointia odottavat dokumentit.

163

Projektien tiedonhallinnan hyötyjä

• Parantaa ymmärrystä osapuolten välillä ja nopeuttaa

projektin etenemistä.

• Aikataulujen, tehtävien ja dokumentaation samanaikainen

seuranta nopeuttaa projektia.

• Pienentyneet riskit projektien viivästymisen tai

epäonnistumisen osalta.

• Hallintokustannusten pienentyminen.

• Dokumenttien helpompi tallennus ja löytyvyys.

• Parantunut kontrolli ja ennustettavuus.

• Tarkempi tehtävien suunnittelu ja resursointi.

• Nopeutuneet kokouskäytännöt ajantasaisen kokoustiedon

johdosta.

164

HENKILÖSTÖTIETOJEN HALLINTATyösuhteen elinkaareen liittyviä tietoja alkaa syntyä heti työntekijän rekry-

tointivaiheessa. Tietoa kertyy työsuhteen ajan aina siihen saakka, kun

työntekijä siirtyy pois yrityksen palveluksesta.

Työsuhteen elinkaareen liittyviä tietoja

• Työaikaseurannan tieto

• Henkilötieto

• Käyttöön luovutettujen laitteiden tiedot

• CV

• Työhakemus

• Työsopimus

• Palkkalaskelma

• Kehityskeskustelun dokumentit

• Toimenkuvaan liittyvät työohjeet (laatu)

• Koulutussuoritteet

• Sertifikaatti

• Työterveysdokumentti

• Matkalasku

• Lomailmoitus

Henkilöstöhallinto vastaa mm. työntekijätiedon hallinnoinnista. On tyy-

pillistä, että tietoa on hajallaan eri tietojärjestelmissä. Taloushallinnon

järjestelmissä voi olla työntekijän palkkatietoa. Työaikajärjestelmistä löy-

tyy työaikatietoja. Työntekijälle luovutettujen työvälineiden tietoja voi

löytyä työvälinerekisteristä. Työntekijän henkilötietoja voidaan ylläpitää

verkkolevyllä sijaitsevassa excel-dokumentissa. Koulutustiedot voivat si-

jaita koulutustenhallinnan ohjelmistossa. Tietojen hajanaisuus vaikeut-

taa kokonaiskuvan saantia, kun yritys miettii esimerkiksi uuden työteh-

tävän täyttämistä. Työntekijöihin liittyvien dokumenttien ja datan pitäisi

olla saatavissa yhden järjestelmän kautta.

165

Henkilöstötietojen hallinnan tietojärjestelmä voi koota eri tietolähteis-

tä kaiken oleellisen työntekijätiedon saataville yhden järjestelmän kautta.

Ratkaisun ei tarvitse aina korvata muita järjestelmiä. Se voi joustavasti

hyödyntää nyky-ympäristössä olevia työntekijöihin liittyviä tietoja.

Tiedot tulisi löytyä suhteiden kautta Löytämällä työntekijän henkilötiedot, pitäisi niistä käsin voida navigoida

helposti kehityskeskustelujen tai työsopimustietojen pariin. Samalla voisi

olla hyödyllistä nähdä työhistoria, esimiehet, yksiköt ja tiedot työntekijän

koulutussuoritteista. Näiden tietojen metsästäminen on vielä valitetta-

vasti arkipäivää useissa yrityksissä. Mikäli tieto on hajallaan, on toden-

näköistä että se ei ole ajan tasalla ja tiedosta saadaan vain osa käyttöön.

Yritys tarvitsee työsuhteeseen liittyviä tietoja ajantasaisesti ja moni-

puolisesti mm. seuraavien työsuoritteiden onnistuneeseen tekemiseen:

• Rekrytointi

• Perehdytys

• Koulutus

• Palkanmaksatus

• Osaamisen hallinta

• Kehityskeskustelut

• Urapolut

• Työsuhdesalkun hallinta

• Työajan seuranta

• Sisäisen työn laskutus

• Virkistystoiminta

• Kuntoutussuunnitelmat

• Uudelleensijoitukset

• Uusien tehtäväpaikkojen täyttäminen

• Eläkkeelle siirtyminen

166

Voiko työntekijä muuttaa omia tietojaan?Työntekijän tietoja sisältävät tietojärjestelmät ovat usein suljettuja muil-

ta kuin henkilöstöhallinnolta. Työntekijät eivät täten pääse tarkistamaan

henkilötietojaan, vaikka se olisi joustava ja yritystä palveleva käytäntö.

Silloin he voisivat päivittää itsenäisesti yhteystietojaan ja huolehtia tie-

tojen ajantasaisuudesta. Henkilöstöosastolle tai esimiehelle tulisi muu-

toksesta automaattinen viesti ja muutoksen vahvistuspyyntö. Tieto olisi

näin menetellen paremmin ajan tasalla myös muulle organisaatiolle.

ELÄVÄÄ ELÄMÄÄ

TÄTÄ KIRJOITTAESSANI istun junassa. Päivitin juuri muuttuneet osoitetietoni

etänä yrityksemme tietojärjestelmään. Tiedot päivittyivät välittömästi kaikkiin paik-

koihin, joissa yhteystietoja yrityksessämme tarvitaan.

Kysymyksiä

• Voivatko työntekijät muokata henkilötietojaan

henkilöstöhallinnon tietojärjestelmästä?

• Kyetäänkö määräaikaisiin työsuhteisiin reagoimaan ajoissa?

• Seurataanko koeaikoja tehokkaasti?

• Voiko yritys hakea työntekijätietoja nopeasti koulutuksen,

osaamisen tai työkokemuksen perusteella?

• Löydetäänkö uuteen tehtävään helposti oikean osaamisen

hallitsevat työntekijät?

• Löytyvätkö työsuhdemuutosten historiatiedot?

Miten löydämme parhaat osaajat uusiin tehtäviin?Uusiin projekteihin, toimipisteiden vetäjiksi, osaston esimiehiksi tai ke-

hitystiimiin tarvitaan kyvykkäitä henkilöitä. Usein on hankala selvittää,

167

ketkä olisivat potentiaalisia kandinaatteja. Tämä edellyttää, että työnte-

kijöistä on saatavilla ajantasaista työhistoriatietoa. Usein tieto on olemas-

sa, mutta sijaitsee tuntemattomissa paikoissa tai suljetuissa tietojärjestel-

missä. Tarvetta helpottaisi osaamisrekisteri, jonka avulla työntekijätietoja

voidaan hakea osaamisen perusteella.

Tietojen löytymättömyys saattaa aktivoida yritykselle kalliin rekrytoin-

tiprosessin. Omien resurssien saaminen olisi edullisempaa ja turvallisem-

paa. Tietojärjestelmästä pitäisi voida hakea henkilöstöstä tietoja esimer-

kiksi seuraavilla rajauksilla:

• Työsopimus

• Työkokemus

• Missä projekteissa henkilö on ollut mukana?

• Mitä sisäisiä työtehtäviä henkilö on hakenut aikaisemmin?

• Missä toimipisteessä henkilö työskentelee tai on työskennellyt?

• Esimiestehtävät

• Yleiset osaamisalueet ja avainosaamiset

• Palautteet kollegoilta ja asiakkailta

• Nykyinen ja aikaisemmat esimiehet

• Mihin projekteihin tai vastuisiin henkilö on tällä hetkellä

kiinnitettynä?

• Luottamustehtävät

Esimerkki HR-osaston rekrytointiprosessistaHR-osaston tarpeena voi olla tarve luoda vakiomuotoisella sähköisellä

ilmoituspohjalla työpaikkahakemuksia, jotka julkaistaan HR-osaston tie-

tojärjestelmästä automaattisesti yrityksen internet-sivulle. Sieltä hakijoi-

den tallentamat CV:t ja työhakemukset siirtyvät automaattisesti takaisin

yrityksen HR-tietojärjestelmään, jossa ne ohjautuvat automaattihälytys-

ten kautta oikeille käsittelijöille sähköisen työnkulun avulla. Hakijatie-

dot käydään läpi ja merkitään tilasiirtymät käsiteltyihin hakijakohteisiin.

168

Merkintä voi olla ”hyväksytty”, ”hylätty” tai ”valittu haastatteluun”.

Sen perusteella järjestelmä näyttää, miten hakuprosessi hakijoiden osal-

ta etenee. Hakemusten käsittelyprosessi jatkuu aina siihen saakka, kun

työntekijä rekrytoidaan ja siirtyy yrityksen palvelukseen. Tästä eteenpäin

HR-tiedonhallinnan järjestelmä pitää kaiken työntekijään liittyvän tiedon

osalta huolen siitä, että asiat ovat ajan tasalla ja löydettävissä.

Henkilöstötiedon hallinnan hyötyjä

• Ajantasaisen työntekijätiedon helpompi saaminen helpottaa

uusien työtehtävien resursointia.

• Omien henkilötietojen päivittämismahdollisuus parantaa

tietojen ajantasaisuutta.

• Omien tietojen saaminen vähentää henkilöstöhallinnon

työkuormaa, koska ei tarvitse toimia sihteerinä muille.

• Parantunut esimiesten tiedonsaanti helpottaa päätösten

tekoa.

169

KOULUTUSTEN HALLINTAYhä suurempi määrä yritysten työtehtävistä vaatii laadullisten vaatimus-

ten mukaista työntekijöiden koulutustasoa. Kouluttaminen on jatkossa

enemmän kapean osaamisen nopeaa täsmäkoulutusta, kuin laajaa ja pit-

käkestoista koulutusputkea.

Yrityksellä tulee olla ajantasainen tieto, mitä koulutusta on hyödyllistä

järjestää, ja miten kouluttaminen vaikuttaa liiketoimintaan. On tiedet-

tävä, miten koulutustoiminnasta syntyvät kustannukset ja saavutettavat

hyödyt suhtautuvat toisiinsa. Tämän toteutumista auttaa koulutusten

hallintaa tukeva tiedonhallinnan ratkaisu.

Tiedonhallinnan tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa koulutuksia

oikeiden tarvetietojen perusteella. Vaatimukset koulutustarpeisiin synty-

vät työntekijöiden osaamistason ja kehittymisen seurannasta. Tarpeita

käydään läpi kehityskeskusteluissa tai työntekijän ja esimiehen välisissä

keskusteluissa. Osa koulutustarvevaatimuksista voi tulla yrityksen laa-

tujärjestelmistä. Koulutusvaatimus voi olla lähtöisin myös laatuosaston

tuottamasta toimintaohjeesta tai yrityksessä teetetystä koulutustarveky-

selystä. Uusi liiketoiminta-alue tai projekti voivat synnyttää tarvetta pa-

rantaa työntekijöiden osaamistasoa. Uusi työtehtävä voi vaatia olemassa

olevaa tietoa täydentävää koulutusta. Teollisuudessa tulitöitä tekevällä

henkilöllä pitää olla jatkuvasti voimassa oleva tulityölupa, joka pitää

muistaa uusia säännöllisesti. Asiakkaat saattavat vaatia heille palveluk-

sia tekeviltä henkilöiltä tiettyä koulutustasoa.

Koulutusten suunnittelusta vastaavat henkilöt toimivat usein henki-

löstöhallinnossa. Tästä syystä koulutusten hallintaan tarkoitetut tietojär-

jestelmät ovat usein osana HR-osaston tiedonhallinnan ratkaisuja. Käy-

tössä saattaa olla esimerkiksi koulutustiedot sisältävä koulutusrekisteri,

joka on osana henkilötiedonhallintaan liittyvän tietojärjestelmän ominai-

suuksia.

170

Koulutusten tiedonhallinnan osa-alueita

• Koulutuksen tarvetietojen hallinta (kehityskeskustelu,

kyselytutkimus)

• Koulutusmateriaalien hallinta

• Tapahtumien, tilaisuuksien ja kurssien hallinta

• Resurssien ja aikataulujen hallinta

• Koulutustehtävien hallinta

• Koulutuskalenteri

• Itseopiskelun mahdollistaminen

• Koulutussuoritteiden hallinta (sertifikaatit, todistukset)

• Toistuvien koulutusten hallinta

• Sisäisten ja ulkoisten kouluttajatietojen hallinta

• Koulutusten kustannusten seuranta (sisäiset/ulkoiset)

Koulutukseen liittyviä asioita voi olla tarpeellista seurata mm. seuraavien

tietonäkymien kautta:

• Suunnitteilla olevat koulutukset

• Tulevat koulutukset

• Suoritetut koulutukset

• Peruutetut koulutukset

• Säännöllisesti uusittavat koulutukset

• Koulutussuoritteet henkilöittäin

• Koulutussertifikaatit henkilöittäin

Nykykoulutusten hyödyntäminenKun koulutus on kerran luotu tietojärjestelmään, samaa sisältöä pitää

voida hyödyntää useaan kertaan. Käytännössä tämä tarkoittaa mahdol-

lisuutta kopioida koko koulutuskokonaisuuden runko dokumentteineen

uudeksi koulutukseksi. Säännöllisesti toistuva koulutus voi liittyä myös

171

muihin koulutuskokonaisuuksiin, jolloin erilaisten koulutusyhdistelmien

suorittaminen on oikealla tiedonhallinnan ratkaisulla mahdollista tehdä

pienemmällä työllä. Perehdytysohjelmat ovat esimerkki useamman kou-

lutuksen kokonaisuudesta. Koulutusohjelma voi olla suunnattu eri ryh-

mille, mutta sisältää osittain samoja koulutusosioita.

• Perusohjelma (kaikille)

• Esimiesohjelma (esimiehet)

• Tuotanto-ohjelma (tuotantotyöntekijät)

• Toimisto-ohjelma (toimihenkilöt)

Tarpeiden tunnistamisen ja uuden koulutuksen perustamisen jälkeen

osallistujat kirjataan tietojärjestelmään. Osallistumistiedot saadaan jat-

kossa suoraan järjestelmästä, ja koulutusten edistymistä voidaan seurata

helposti esimerkiksi yksittäisen koulutettavan tekemien suoritteiden tai

koulutusryhmien osalta.

Järjestelmä voi julkaista tiedot koulutuksista yrityksen intranetissä tai

sähköpostilla. Järjestelmä voi lähettää koulutettaville automaattisen säh-

köpostikutsun täydennettynä tarvittavilla valmistautumismateriaaleilla ja

koulutustiedoilla. Koulutettavien ilmoittautumiset voidaan ottaa vastaan

joustavasti vaikkapa internetin kautta.

Automaattiset muistutukset toistuvista koulutuksistaMikäli koulutus on toistuva, järjestelmä voi muistuttaa siitä automaatti-

sesti. Tästä voi mennä tieto myös työntekijän esimiehelle, joka voi var-

mistaa koulutussuoritteiden toteutumisen. Tästä on esimerkkinä vuosit-

tain uusittava tulityölupa.

172

Itseopiskelun tukeminenHyvä koulutusjärjestelmä tukee itseopiskelua. Osa opiskelusta voi olla

vapaaehtoista oman työn kehittämistä tai pakollista. Esimerkkinä voi olla

työ- ja turvallisuusohjeet, joiden osalta yrityksen pitää pystyä todenta-

maan, että ne ovat tarvittavien henkilöiden osalta luettu ja hyväksytty.

Itseopiskeltu materiaali voidaan vahvistaa suoritetuksi sähköisesti. Näin

voidaan jälkikäteen todentaa tehtyjen koulutussuoritteiden toteutumi-

nen.

Koulutusten tiedonhallinnan hyötyjä

• Organisaation osaamisen hallinnan parantuminen.

• Laatuosaston parantunut koulutusvaatimusten toteutumisen

seuranta.

• Työntekijöiden resursoinnin ja uudelleen sijoittumisen

parantuminen

• Koulutustarpeiden tunnistamisen, ennakoinnin ja

suunnittelun parantuminen.

• Toteutuneiden koulutusten seurannan tehostuminen.

• Itseopiskelun mahdollistaminen vähentää

koulutustilaisuuksien järjestämistarvetta.

• Automatisoitu koulutusprosessi helpottaa sisäisten ja

ulkoisten koulutuksen suunnittelua, toteutusta ja seurantaa.

• Koulutusmateriaalien tuottamisen nopeutuminen sisäisten ja

ulkoisten kouluttajien osalta.

173

LAKIOSASTON TIEDONHALLINTALakiosasto muokkaa, muotoilee ja tarkistaa dokumenttien sisältöjä.

Usein dokumentit ovat sopimuksia, ehdotuksia tai ohjeistuksia. Sisältö-

jen osalta käydään neuvotteluja usean osapuolen kesken, joka johtaa do-

kumentinhallinnan vaatimuksiin. Koska työ on dokumenttikeskeistä, ei

ole yhdentekevää, miten lakiosasto käsittelee dokumentaatioita.

Lakiosasto huolehtii, että osapuolet ovat tietoisia siitä, mistä on kes-

kusteltu, ja mihin tilanteeseen on dokumentaation osalta päädytty. Usein

työhön liittyy liitteiden muodossa olevan dokumentaation käsittelyä. Mi-

käli se on hajallaan sähköposteissa tai perinteisissä kansiorakenteissa,

voi olla vaarana, että kaikista asian käsittelyyn liittyvistä aineistoista ei

olla tietoisia. Jos tehtyjä aineistoja ei löydetä, voidaan käsitellä vääriä

versioita ja joutua tuottamaan dokumentaatiota uudestaan.

Lakiosasto on yrityksen tietosisältöjen hyväksyjäLakiosaston vastuulle kuuluu yleensä hyväksyä yrityksen tuottamia vi-

rallisia aineistoja, jotka tulee olla yrityksen ja lain mukaan laadittuja.

Jotta aineistojen hyväksyntä olisi tehokasta, tulisi käyttää jäljitettävissä

olevaa sähköistä hyväksyntäprosessia. Tämä on ollut perinteisesti manu-

aalinen ja sähköpostin avulla hoidettu. Ajan kuluessa voi syntyä erimie-

lisyyttä kuka ja koska asian on hyväksynyt, minkälainen siihen liittyvä

keskustelu on ollut, ja onko kaikki asiat otettu huomioon. Joudutaan

muistelemaan, tarkistamaan sähköposteja ja toteamaan asioiden tila il-

man ajantasaista tietoa.

Muutosten valvonta ja reagointiLakiosaston vastuulla on reagoida, kun sen vastuulla oleviin tietosisäl-

töihin tulee muutoksia. Mikäli käytössä ei ole työtä tukevaa dokumentin-

hallintaa, voi reagointi olla haastavaa. Silloin voi aktivoitua taloudellisia

riskejä.

Oletetaan, että myynti on tehnyt lakiosaston kanssa asiakkaalle toimi-

174

tussopimuksen, joka on alun perin tarkastettu ja hyväksytetty lakiosaston

toimesta. Tämän jälkeen on kulunut aikaa ja myynnin vastuuhenkilön

tilalle on palkattu uusi henkilö. Hän muokkaa alkuperäistä toimitusso-

pimusta uuden asiakaskeskustelunsa perusteella ja sopii uusista asiois-

ta lakiosaston kontrollin ohitse. Uusi henkilö ei välttämättä tiedä, missä

asioissa lakiosaston pitää olla sisältöjen hyväksynnässä mukana. Uusien

sopimusmuutosten seurauksena voi aktivoitua vääriä lupauksia ja talou-

dellisia riskejä. Kehittynyt tiedonhallinnan ratkaisu voi välittää lakiosas-

ton yhteyshenkilölle tiedon heti, mikäli hänen vastuullaan olevaa doku-

menttia muutetaan jonkun toisen henkilön toimesta. Näin tilanteeseen

voidaan reagoida ja varmistaa yritykselle edulliset sisältömuotoilut.

Lakiosaston tiedonhallinnan hyötyjä

• Varmistaa lain mukaisen toiminnan parantuneen

dokumentinhallinnan johdosta.

• Parantunut muutoshallinta tiedon jäljitettävyyden johdosta.

• Pienentyneet liiketoimintariskit epäselvien aineistojen ja

käsittelyprosessien poistuessa.

• Nopeuttaa neuvotteluprosesseja ajantasaisen sisällön

johdosta.

• Nopeampi muutoksiin reagointi automaattisten hälytysten

johdosta.

• Tehostunut muun organisaation palveleminen

nopeutuneiden käsittelyprosessien johdosta.

175

KONSERNIN TIEDONHALLINTAKonsernin tulee olla ajan tasalla omaan ja tytäryritysten liiketoimin-

taan liittyvistä asioista. Emoyhtiön on tiedettävä, mitä tytäryrityksissä

tapahtuu. Tieto ei voi olla tytäryritysten satunnaisesti tuottamaa tietoa

asioiden tiloista. Konsernin tulisi käyttää liiketoimintatiedon hallintaan

ratkaisua, joka tarjoilee saataville tyttärien osalta vertailukelpoista doku-

mentaatiota, raporttiaineistoa ja tunnuslukuja. Näiden perusteella kon-

serni voi tehdä oikeita päätöksiä.

Emoyhtiön on tiedettävä ajantasaisesti esimerkiksi seuraavia asioita:

• Hallitusten ja johtoryhmien koostumukset

• Viimeisimpien kokousten päätökset ja asialistat

• Taloudelliset päivän tunnusluvut

• Sopimuskannan tila ja kehittyminen

• Tuottoisimmat asiakkaat

• Tulevat hankkeet ja investoinnit

• Lyhyet ja pitkän ajan budjetit

• Kasvun/taantuman suunta ja siihen vaikuttavat tekijät

• Sen hetkiset omistukset, järjestelyt ja muutokset

Hallituksen ja johtoryhmän työskentelyKonsernitiedonhallinnassa korostuvat sisäisen tiedonhallinnan lisäksi

hallituksen ja johtoryhmän tehokas työskentely ajantasaiseen liiketoi-

mintatietoon pohjautuen. Kaikki hallituksen ja johtoryhmän jäsenet ei-

vät ole aina yhtiön palveluksessa ja yrityksen omien tietojärjestelmien

käyttäjiä. Kaikkien pitää tästä huolimatta saada oikeilla käyttöoikeuksilla

pääsy dokumentteihin, joiden käsittelyyn kokoukset perustuvat. Käsitel-

täviä dokumentteja ei tulisi lähettää johdon kesken paperikopioina tai

sähköpostin liitteinä. Dokumentit pitäisi saada kaikille osallistujille yh-

teisestä dokumentinhallinnan ratkaisusta.

176

Konsernin tiedonhallinnan dokumentteja

• Kokouskutsu

• Pöytäkirja

• Markkinakatsaus

• Toimenpidesuunnitelma

• Muistio

• Budjetti

• Toimintaohje

• Sopimus

• Raportti

• Esitys

• Markkinointimateriaali

• Viestintämateriaali

• Selvitys

SIIVOUSALAN KETJUN TIEDONHALLINNAN KEHIT TÄMINEN

KÄVIN SIIVOUSALAN KETJUN tiedonhallinnan kehittämisestä vastaavien henki-

löiden kanssa läpi tunnistettuja tiedonhallinnan haasteita. Nykyinen tiedonhallinta

oli paljolti tiedon käsittelyä yksittäisissä ketjun toimipisteissä. Koska toimipisteitä oli

30 kpl, oli ajan mittaan syntynyt monta tiedon saareketta.

YHTENÄ HAASTEENA ketjun tiedonhallinnassa todettiin vuosibudjetin laatimi-

nen. Se oli hoidettu keräilemällä tytäryrityksiltä excel-tiedostoja. Jokainen ketjun

30 toimipisteestä sai excel-muotoisen budjettipohjan täyttämistään varten. Kaik-

ki täydensivät taulukoihin lukunsa ja lähettivät pääkonttorille, jossa manuaalisella

työllä kurottiin kasaan yhteenveto koko ketjun budjetista. Koska työ oli jo yksit-

täisten toimipisteiden osalta manuaalista taulukon täyttelyä, huomattiin että tästä

syntyi paljon inhimillisiä kirjausvirheitä. Ne kumuloituivat pääkonttorin tekemässä

yhteenvedossa. Usein virheet havaittiin vasta liian myöhään, jolloin niitä oli enää

hankala korjata.

177

TOIMIPISTEIDEN JOHTAJAT informoivat asioista vain silloin, kun oli syntynyt

ongelmia, joihin piti tarttua nopeasti. Informaatiota toimitettiin dokumenttien ja

sähköpostin muodossa pääkonttorille, joka yritti pysyä perässä asioiden tiloista.

Pääkonttorille olisi ollut hyödyllisempää saada toimipisteiltä muotoilultaan saman-

kaltaisia aineistoja helpomman keskinäisen vertailun perustaksi. Tämän sijaan toi-

mipisteet tuottivat tietoa toisistaan poikkeavilla sisältömuotoiluilla. Toiset tuottivat

liiketoimintatietoa hyvin niukasti ja toiset isompia määriä. Lisäksi tieto kulki ihmis-

ten välillä pääosin suullisesti. Tällä tavoin toimittaessa tietoa ei kirjattu ylös, joka

johti sovittujen asioiden vaikeaan muistamiseen. Todettiin, että käytöstä puuttui

yhteisesti sovittu viestinnän tapa ja yhteinen tietojärjestelmä. Pitkään jatkunut sa-

tunnainen ja manuaalinen tekeminen johti virheellisen toiminnan kasvamiseen. Ei

voitu enää ennakoivasti tehdä liiketoiminnan kehittämisen toimenpiteitä. Tekemi-

nen oli enemmän hätäistä reagointia kuin suunnitelmallista.

TOIMINTATAPA OLI JOHTANUT toimintasuunnitelmien toimistojen välisen seu-

rannan hankaluuteen. Kun tähän lisättiin ketjuyhtiöiden yhteisten sopimusten

hallintatapojen puuttuminen, oli pakko pysähtyä miettimään toiminnan tietotyön

kehittämistä.

TAPAHTUMAKETJU JOHTI ketjun yhteisen tiedonhallinnan järjestelmän käyt-

töönottoon. Tieto oli heti saatavilla ja käytettävissä, kun se oli syntynyt. Lisäksi va-

kioidut dokumenttipohjat toivat kaivatun yhtenäisen tavan kerätä ja arvioida tytär-

yritysten tietoja.

178

Konsernin tiedonhallinnan hyötyjä

• Parempia päätöksiä oikeiden tietojen johdosta.

• Nopeutuneet ja selkeytyneet kokouskäytännöt ajantasaisen

tiedon ja tiedonvaihdon johdosta.

• Tarkentunut tytäryritysten liiketoiminnan ohjaaminen

tietojen parantuneen vertailtavuuden johdosta.

• Konsernin ja tytäryritysten nopeutunut hanke- ja

investointisuunnittelu.

• Tarkentunut konsernibudjetointi tarkemman taloustiedon

johdosta.

• Vähentynyt manuaalinen tietotyö raportoinnissa nopeuttaa

asioihin reagointia.

179

LAATUJÄRJESTELMÄLaatujärjestelmä muodostuu liiketoiminnan tekemistä ohjaavista proses-

sikuvauksista, ohjeistuksista ja niiden toteutumisen seurannasta. Laatu-

järjestelmä valitaan yrityksen toimialan perusteella. Laatujärjestelmän

vaatimusten toteuttamiseksi tarvitaan sitä tukeva tiedonhallintaratkaisu.

Sen avulla ohjataan tekemistä ja täytetään asetetut laadulliset vaatimuk-

set.

Laadulliset toiminnan ohjeistukset ovat kuvattuina toimialakohtaisissa

laatujärjestelmissä (esim. ISO 9000 ja ISO 14000 -standardisarjat). Laa-

tujärjestelmä on pelkkä toimintatapojen kuvaus ja ohjeistus. Yrityksestä

riippuu, minkälaisella tiedonhallinnan ratkaisulla se varmistaa laatujär-

jestelmän vaatimusten toteutumisen. Yritykset saattavat kuvitella, että

pelkän laatujärjestelmän valitsemalla asiat alkavat tapahtua laadukkaas-

ti ja kontrolloidusti. Tekemisen varmistamiseksi valjastetaan laatuosas-

to, joka ohjeistaa, seuraa ja raportoi. Onnistuneessa laadunhallinnassa

käytössä pitää olla laatujärjestelmää tukeva tiedonhallinnan ratkaisu. Se

seuraa tekemistä automaattisesti ja kertoo joka hetki, missä mennään.

Laatujärjestelmää tukeva tiedonhallinnan ratkaisu voi pienimuotoisesti

toteutettuna käsittää laatukäsikirjan ja toimintaohjeiden hallinnoinnin.

Laajempi ratkaisu voi kattaa yrityksen prosessit myynnin, tuotannon,

toimituksen, laskutuksen ja asiakaspalautteen hoitamiseksi. Laatujärjes-

telmän dokumentteja voidaan tunnistaa seuraavasti:

• Laatukäsikirja

• Toimintaohje

• Työohje

• Raportti

• Poikkeama

• Korjaustoimenpide

• Koulutuskysely

• Muutospyyntö

• Palaute

• Reklamaatio

• Auditointipöytäkirja

• Löydös

180

Kysymyksiä

• Onko säännölliset työtehtävät tehty ajallaan?

• Onko henkilökunta opiskellut tarvittavat laatuohjeet?

• Onko käytössä laatupäällikön päivittäinen ja ajantasainen laadun

valvonnan tehtävälista?

• Seurataanko laatupoikkeamia, kuten on ohjeistettu?

• Saadaanko laatupoikkeamista välittömästi tieto?

• Pystytäänkö auditoinnit hoitamaan ilman huomautuksia?

• Reagoidaanko poikkeamiin sovitulla tavalla?

• Onko toiminnan palautejärjestelmä kunnossa?

• Hoidetaanko koulutukset ajantasaisesti?

• Ovatko kaikkien dokumenttien viimeisimmät versiot käytössä?

• Onko laatuosastolla ajantasainen tieto toteutuneista

laatujärjestelmän mukaisista työsuoritteista?

Ketkä hyötyvät laatujärjestelmän vaatimuksia tukevasta

tiedonhallintaratkaisusta?

• Organisaatiot, joilla on sertifioitu laatujärjestelmä (ISO 9001, ISO

13485, ISO 14001 tai ISO 17025).

• Organisaatiot, jotka toimivat reguloiduilla aloilla, ja joiden

toimintaa säätelevät toimialakohtaiset hyvät toimintatavat, kuten

GCP (Good Clinical Practise) tai GMP (Good Manufacturing

Practise).

• Organisaatiot, joissa työntekijät ovat sairastumis-,

loukkaantumis- tai hengenvaarassa.

• Organisaatiot, joissa turvastandardeja ja hyviä työskentelytapoja

ei systemaattisesti noudateta (esim. rakennusteollisuus,

valmistava teollisuus, kaivostoiminta ja energia-ala).

• Organisaatiot, joiden valmistamat tuotteet tai palvelut voivat

saattaa asiakkaat alttiiksi vaaralle tai vakavalle haitalle

(terveydenhuolto, elintarviketeollisuus jne.).

181

• Organisaatiot, joiden laatupoikkeamat saattavat johtaa

vakavaan ympäristöhaittaan (energiatuotanto, laivaliikenne,

prosessiteollisuus jne.).

• Organisaatiot, joissa hyvä laatu nähdään strategisena

kilpailuetuna.

Laatu on kuvattuna dokumenteissaLaatuun liittyvä tietosisältö sijaitsee usein dokumenteissa. Ne voivat olla

liiketoiminnan prosessikuvausten lisäksi ohjeistuksia, poikkeamaraport-

teja, auditointien löydöksiä tai korjaavia toimenpiteitä. On varmistettava,

että laatudokumentaatiossa kuvatut asiat toteutuvat ja ovat todennetta-

vissa käytännön työsuoritteiden tasolla. Mikäli ohjeistukset jäävät vain

dokumenttien sisällä eläviksi kuvauksiksi, ei laadullisia vaatimuksia saa-

da jalkautettua yrityksen hyödyiksi.

”Laadulliset vaatimukset kuvattuina pelkästään piirrettyinä PowerPointin

prosessikuvina ei vielä varmista laadukasta tekemistä. Asiat voivat olla kuvattuina oikein,

mutta ei toteutettuina.”

AuditoinnitAsiakkaat suorittavat auditointeja toimittajilleen. Toimittajat suorittavat

myös sisäisiä auditointeja varmistaakseen laatujärjestelmän mukaisen

tekemisen.

Tiedonhallinnan näkökulmasta auditointeihin kohdistuu sisäisten ja

ulkoisten tarkastusten ja katselmointien onnistuminen ennen tarkastus-

tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen. Tähän liittyviä tiedonhallinnan vaati-

muksia voidaan tunnistaa seuraavien tarpeiden osalta:

182

• Tarkastukset pitää voida aikatauluttaa kalenteriin.

• Tarkastukseen liittyvät dokumentaatiot ja tärkeät

sähköpostiviestit pitää voida liittää oikeisiin tarkastuskohteisiin.

• Kaikki löydökset, laatupoikkeamat tai suositukset ja niihin

liittyvät korjaavat toimenpiteet pitää voida kirjata järjestelmään

ja asettaa niille tarvittavat sähköiset työnkulut.

Laatukäsikirja ja toimintaohjeetSähköinen laatukäsikirja sisältää laatujärjestelmän ylätason dokumen-

taatiot, jotka päivittyvät harvoin. Näitä voivat olla kuvaukset laatupolitii-

kasta ja arvoista. Toimintaohjeilla kuvataan laatujärjestelmän tarkennet-

tu taso, joka ohjaa käytännön tekemistä.

Toimintaohjeen kohteita

• Ohjeistukset dokumenttipohjien käyttöön

• Versiointikontrollit

• Katselmointien hoitaminen

• Sähköinen allekirjoitus

• Ohjeisiin liittyvien opiskelu- ja lukuvaatimusten hallinta

• Riskien kirjaaminen

• Riskitasojen arviointi

• Riskiraporttien luonti

• Ennaltaehkäisevien toimenpiteiden käynnistäminen ja seuranta

• Korjaavien ja ehkäisevien töiden sähköinen kirjaaminen

• Tehtävien kohdentaminen vastuuhenkilöille

183

Reguloitujen alojen vaatimuksia laadunhallinnan

tietojärjestelmälle

• Dokumenttien ja tietokantatiedon täysi versiohistoria tulee

varmistaa.

• Versiohistorian tulee sisältää dokumenttiin kohdistuneet

toimenpiteet, kuten metatietojen muokkauksen, käyttäjien

aikaleimatut kommentit, käyttöoikeuksien muutokset ja

työnkulun hyväksynnät.

• Versiohistoriaa ei voi kytkeä pois käytöstä eikä poistaa.

• Aikaleimattu kirjausten ketju (audit trail) kattaa järjestelmään

kirjautumiset, dokumenttien avaamisen luettavaksi tai

tulostettavaksi tai pääkäyttäjän tekemät huolto- ja muutostyöt.

• Audit trail pitää olla selailtavissa ja vietävissä XML-tiedostoksi.

• Käyttöoikeuksien automatisoidulla hallinnalla varmistetaan

automaattiset suojausasetukset. Esimerkiksi projektidokumentit

näkyvät ainoastaan nimetylle projektitiimille.

• Perinteisemmät rooli- tai ryhmäpohjaiset suojausasetukset:

esimerkiksi sopimukset näkyvät vain nimetylle ryhmälle.

• Työnkulun oikeudet, joilla hallinnoidaan dokumentin

käyttöoikeuksia sen eri tiloissa.

• Pakotettu nimeämiskäytäntö huolehtii, että tärkeät dokumentit

on nimetty.

• Automaattinen numerointi pitää huolen, että jokaisella

dokumentilla, laitteella, tapahtumalla ja tehtävällä on halutun

numerointikäytännön mukainen yksilöivä tunniste.

• Viranomaisvaatimusten täyttäminen sähköisellä ja digitaalisella

allekirjoituksella (FDA 21 CFR Part 11 ja GMP EU Annex 11).

• Kohteiden poistaminen ei tuhoa dokumentteja tai

tietokantakohteita lopullisesti, vaan ainoastaan merkitsee ne

poistetuiksi.

184

• Poistetut dokumentit eivät näy käyttäjille, mutta pääkäyttäjä voi

tarvittaessa palauttaa poistetut dokumentit takaisin käyttöön.

• Dokumentteja voidaan tuhota lopullisesti ainoastaan

pääkäyttäjien toimesta.

Laatujärjestelmän prosesseja

• Laatukäsikirjan hallinta

• Koulutusrekisteri

• Toimintaohjeiden käsittely, julkaisu ja hallinta

• Poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet

• Auditoinnit

• Tapahtumien jäljitettävyys (audit trail)

• Sähköiset allekirjoitukset

• Asiakaspalautteen hallinta

Laatujärjestelmän tiedonhallinnan hyötyjä

• Täyttää käytössä olevan laatujärjestelmän toiminnalliset ja

sisällölliset vaatimukset.

• Parantaa toimialakohtaista kilpailukykyä.

• Pienentää toimialakohtaista liiketoimintariskiä.

• Parantaa tuottavuutta.

• Nopeuttaa asiakkaiden suorittamia auditointeja.

• Nopeuttaa sisäisiä auditointeja.

• Parantaa tietoisuutta laatujärjestelmän mukaisten

työsuoritteiden toteutumisesta.

185

PALAUTTEIDEN HALLINTAUlkoisten ja sisäisten palautteiden antamisen kynnys tulisi olla yrityk-

sessä mahdollisimman pieni. Käsittelyn tulisi olla nopeata, toimenpiteet

johdettuja ja palautteiden antajat informoituja. Hyvä palautejärjestelmä

kehittää yritystä jatkuvan oppimisprosessin kautta, mahdollistaa vuoro-

vaikutuksen ja parantaa kilpailuetua reagoimalla oikeisiin asioihin.

Palautteen käsittelyprosessilla tunnistetaan palautteen määrä ja laa-

tu. Mihin tuotteeseen, tekemiseen tai palveluun se liittyy, ja minkälaiset

tilanteet niitä aiheuttavat. Näin tunnistetaan toiminnan heikkouksia ja

vahvuuksia, jotka ilman palautetietoa olisivat jääneet huomaamatta. Pa-

lautteisiin perustuva raportointi tukee toiminnan kehittämistä.

Mistä palautteet tulevat?Palautteet voivat olla sisäisiä tai ulkoisia. Sisäiset ovat usein kehitysideoi-

ta ja liittyvät toiminnan parantamiseen. Ulkoiset palautteet voivat liittyä

palvelusta tai tuotteista reklamointiin, jossa aktiivisena osapuolena ovat

asiakkaat, toimittajat, sidosryhmät tai kumppanit. Palautteiden käsitte-

lyyn liittyy tiedonhallinnan osalta seuraavia vaatimuksia:

• Palauteen käsittelyprosessi pitää olla ymmärrettävä.

• Palautetta pitää pystyä ottamaan vastaan usealla eri tavalla.

• Palautteen antamiselle pitää olla pieni järjestelmä- ja

tavoitettavuuskynnys.

• Palautteen antamiseen pitää reagoida riittävällä palautteen

antajan informoinnilla.

• Palautteen antajan (sisäinen/ulkoinen) pitäisi nähdä palautteensa

tila ja olla tietoinen palautteen käsittelystä.

• Palautejärjestelmän käyttöliittymää pitäisi pystyä käyttämään

ilman erillistä ohjetta.

• Palautteiden käsittelijöiden työn tulee olla riittävän helppoa ja

sujuvaa.

186

Palautteita eri liiketoimissaHotellien kerätessä asiakaspalautetta vaikuttaa se suoraan asiakasvirtoi-

hin internetistä löytyvien palautteiden kautta. Tuotantolaitteita toimit-

tavalle yritykselle asiakkaan palaute tarkoittaa mahdollisuutta tarjota

huolto- ja ylläpitopalveluita tehokkaammin. Näköalatasanteella kahvilaa

pitävälle yrittäjälle satunnaisen matkailijan palaute kalliista kahvista ei

ole merkittävä. Satunnaisia matkailijoita kun tulee jatkuvana virtana,

eikä juuri kukaan tule toista kertaa käymään samalla satunnaisella nä-

köalatasanteella. Palautteiden tärkeys on näin ollen liiketoiminta- ja toi-

mialakohtaista.

Palautejärjestelmän tiedonhallinnan haasteitaPalautteet mielletään helposti negatiiviseksi asiaksi, koska ne liittyvät

usein toiminnan epäkohtiin. Positiivisten palautteiden osuus onkin usein

pienempi. Palauteprosessin kehittäminen pitäisi nähdä enemmän kehi-

tysideoiden virtana, joka halutaan ottaa vastaan ja kääntää yritystä kehit-

täväksi polttoaineeksi.

Palautteita hoidetaan usein eri henkilöiden toimesta eri tavoilla. Pa-

laute voidaan käsitellä niin, että antajalle lähetetään vastine sähköpostil-

la tai käydään asia puhelimessa läpi. Se miten palautteet epävirallisesti

hoidetaan, kirjautuu harvoin tietopääomaksi yrityksen tietojärjestelmiin.

Yrityksellä saattaa mennä hyvin, ja asiakkaat ovat tyytyväisiä. Voi olla,

että yritykselle ei kerry tietoa henkilökunnan kommunikoinnista asiak-

kaiden kanssa. Henkilökunnassa voi olla muutamia kyvykkäitä yksilöi-

tä, jotka pitävät asiakkaat tyytyväisinä. Heidän lähdettyä yrityksestä voi

eteen tulla synkempi tilanne. Silloin ei ole käytettävissä tietoa, miten

asiat ovat aikaisemmin hoidettu sujuvasti. Sähköinen palautejärjestelmä

varmistaa tasaisen laadun, joka ei ole liiaksi riippuvainen satunnaisen

erinomaisista yksilösuoritteista.

187

Seuraavan listan ensimmäisessä kohdassa yrityksellä ei ole juuri mi-

tään palautteen hallinnan toimintoja hoidossaan. Viidennessä kohdassa

koko palautteen hallinnan ketju on hallinnassa.

1. Palautetta ei oteta vastaan, ei käsitellä, ei tehdä toimenpiteitä,

eikä informoida palautteen antajaa.

2. Palautetta otetaan vastaan, ei käsitellä, ei tehdä toimenpiteitä,


3. Palautetta otetaan vastaan, käsitellään, ei tehdä toimenpiteitä,


4. Palautetta otetaan vastaan, käsitellään, tehdään toimenpiteitä,


5. Palautetta otetaan vastaan, käsitellään, tehdään toimenpiteitä ja

informoidaan palautteen antajaa.

Palauteprosessin suunnitteluPalautteen antamisvaiheessa palaute on hyvä kohdistaa etukäteen suun-

niteltujen nimikkeiden kautta oikeaan kohteeseen. Tuotteita valmistava

yritys voisi käyttää esimerkiksi seuraavia nimikkeitä palautteiden koh-

distamiseksi:

• Valmistus

• Suunnittelu

• Hankinta

• Kokoonpano

• Asiakastyömaa

• Kehitysidea

188

Sähköinen palautejärjestelmä tarjoaa työnkulut, joiden kautta palaute

kulkeutuu käsittelyssä oikeiden vaiheiden kautta. Joustavassa palaute-

järjestelmässä palautteen antaja voi seurata, missä vaiheessa käsittely

etenee. Tämä motivoi myös jatkossa aktiiviseen palautteen antamiseen.

Sähköisessä työnkulussa tuotepalautteella voisi olla seuraavia tiloja:

• Uusi palaute otettu vastaan.

• Palaute käsittelyssä.

• Palaute ei aiheuta/aiheuttaa toimenpiteitä.

• Palaute käsitelty.

• Palautteen käsittely vahvistettu ja informoitu.

Esimerkkinä tuotehallinnan palauteprosessi

1. Palautteen antaja syöttää palautteen ja seuraa sen etenemistä.

2. Palautteen käsittelijä ottaa vastaan palautteen ja päättää

toimenpiteistä esimerkiksi ohjaamalla palautteen

tuotemuutoksen tekijälle.

3. Tuotemuutoksen tekijä toteuttaa muutoksen.

4. Suunnittelun toimeksiantaja tarkistaa, onko toimitettaville

tuotteille avoimia palautteita.

5. Palauteprosessin valvoja seuraa järjestelmän avulla palautteiden

käsittelyn kulkua.

6. Tiedoksi viestin vastaanottaja (valmistussuunnittelija tai

projektipäällikkö) saa palautteen antajalta sähköposti-

ilmoituksen tehdystä palautteesta.

189

Palautteista voidaan muodostaa seuraavia raportteja

• Kaikki avoimet palautteet (aihe, määrä, mihin kohdistuu).

• Palautteiden käsittelyajat kohteittain.

• Toimenpiteitä vaativien ja ei toimenpiteitä vaativien palautteiden

suhde.

• Tuotekohtaisten avointen palautteiden määrä.

• Avoimet palautteet tuoteryhmittäin.

• Avoimet palautteet käsittelijöiden mukaan.

• Palautteiden määrä valitulla aikavälillä.

• Kehitysideoiden määrä valitulla aikavälillä.

• Eri käsittelyvaiheissa olevien palautteiden määrä.

KÄYTÄNNÖN ELÄMÄÄ

TYÖSKENTELIN AIKOINANI eräällä radiokanavalla. Myyntiosaston tapana oli

käsitellä negatiivisia asiakaspalautteita niin, että myyntijohtaja Anne kävi asiakas-

palautteen ensin asiaan liittyvän myyjän kanssa läpi. Tämän jälkeen hän otti puheli-

men käteensä ja soitti asiakkaalle. Anne oli kaikista taitavin käsittelemään asiakkaan

tunnetiloja puhelimitse. Ei ollut mitään järkeä laittaa hätääntynyttä myyjää soitta-

maan asiakkaalle. Lopputuloksena olisi usein ollut asiakassuhteen loppuminen.

190

Palautteiden tiedonhallinnan hyötyjä

• Liiketoiminnan kehittäminen helpottuu oikean

palautetiedon johdosta.

• Palautteen antajan informointi parantaa luottamusta ja

kannustaa kohti kehittävää vuorovaikutusta.

• Tuotteiden laatu ja tuotto paranevat palautteen kautta

tulevien kehitysideoiden perusteella.

• Liiketoiminnan ennustamisen riskit pienentyvät ennakoivan

palautetiedon hyödyntämisen perusteella.

• Prosessien toimintavirheet vähenevät ja laadullisesti

vaaditut suoritteet toteutuvat paremmin.

• Palautteen johdonmukainen käsittely antaa tietoa tuotteiden

ja palvelujen suunnitteluun.

• Palautteiden käsittely pienentää kynnystä negatiivisten

asioiden käsittelyä kohtaan.

191

RAPORTOINTIRaportoinnilla koostetaan ja visualisoidaan ymmärrettävään muotoon lii-

ketoiminnan kehittämisen kannalta tärkeitä tietoja. Raportoinnin avulla

muunnetaan jäsentämätöntä tietoa jäsennettyyn muotoon, jotta tieto oli-

si helpommin tulkittavissa. Tavoitteena on luoda riittävän laaja ja tarkka

tilannekuva, jotta päätöksiä voidaan tehdä. Raportointi on ajantasaista ja

luotettavaa vain, jos se perustuu ajantasaiseen tietoon. On varsin yleistä,

että raportoinnissa käytettävät tiedot koostetaan manuaalisesti useista eri

tietojärjestelmistä. On tärkeätä, että raportoinnista vastaava järjestelmä

pystyy hakemaan ja vastaanottamaan tietoja ympäröivistä tietojärjestel-

mistä.

Raportoinnin haasteitaOrganisaatioissa on käytössä useita tietojärjestelmiä, joissa olevaa tietoa

tarvitaan raportoinnin raaka-aineena. Vain harvat järjestelmät tarjoavat

ominaisuutenaan valmiuden tuottaa tiedoistaan raportteja. Järjestelmät

saattavat tuottaa listamuotoisia tietoja yksittäisistä asioista. Esimerkiksi

myynnin järjestelmästä voidaan saada tulostettua listamuotoisesti asia-

kasrekisteri. Tämä ei riitä, jos on tarve tietää myynnin kehittyminen asia-

kasryhmittäin, tuoteryhmittäin, myyjittäin tai uusittujen myyntisopimus-

ten osalta.

Tietojen yhdisteleminen rikastaa suhteiden ja riippuvuuksien joh-

dosta raporttien tietosisältöä. Myynnin järjestelmästä voidaan kerätä

tiettyyn asiakasryhmään liittyvät tarjoustiedot. Tämä yksistään antaa

raportoinnin tueksi tietoa tarjouskannan tiloista, läpi menneistä tarjo-

uksista, myyntiputkien pituudesta tai potentiaalisimmista myydyimmistä

tuotteista. Mikäli tähän yhdistetään taloushallinnon tietojärjestelmästä

asiakasryhmän laskutustiedot viimeisen vuoden ajalta, saadaan paljon

tarkempaa tietoa myyntitoimintojen kehittämiseksi. Tietojen yhdistely

eri järjestelmistä synnyttää vaatimuksia raportit tuottavalle tiedonhallin-

nan ratkaisulle.

192

Järjestelmistä joista ei saada automaattisesti raportointitietoa, raportit

tuotetaan usein manuaalisesti esimerkiksi excel-taulukkolaskentaohjel-

mistoa käyttämällä. Tämä on hidasta ja kasvattaa manuaalisesta työstä

johtuen virheiden todennäköisyyttä. Manuaalisesti tehtyjen raporttien ul-

koasu saattaa vaihdella, joka haittaa lukemista, raporttien vertailua sekä

niiden tulkintaa.

Raportoinnin kehittäminenRaportointiratkaisulla kerätään tarvittavista yrityksen tietojärjestelmistä

tiedot raportointia varten automaattisesti ja tuotetaan vakiomuotoiset

raportit. Raportteja pitää voida tuottaa sekä järjestelmäkohtaisesti, että

yhdistelmänä eri järjestelmien tiedoista.

Esimerkkejä yritykselle hyödyllisistä raporteista

• Asiakaspalautteet tiimeittäin/palvelu/tuote (laatu)

• Poikkeamaraportit verrattuna toiminnan haluttuun

normaalitasoon (laatu)

• Tuotetut projektivaiheiden etenemiseen liittyvät dokumentaatiot

(projektit)

• Aikataulujen seuranta tuotosten osalta (projektit)

• Prosessien läpimenoajat (tuotanto)

• Tilausten määrä (myynti)

• Avoimet tarjoukset henkilöittäin (myynti)

• Tarjouskannan koko ja ajallinen kehittyminen (myynti)

• Henkilökohtaiset myynnit (myynti)

• Asiakassopimusten tilat (myynti)

• Mitä sopimuksia on umpeutumassa (myynti)

• Sopimusten arvo asiakasryhmittäin (myynti)

• Rekrytointiprosessien eteneminen (henkilöstöhallinto)

• Koulutuksiin osallistuminen (henkilöstöhallinto)

• Osaamistavoitteet ja osaamisen nykytila (henkilöstöhallinto)

193

• Analyyttiset laskelmat päättäjille (taloushallinto)

• Liiketoimintaraportit (taloushallinto)

Raportoinnin hyötyjä

• Parantaa liiketoiminnan kehittämistä.

• Liiketoiminnan tehokkuus tulee näkyväksi eri tietolähteiden

tietojen yhdistämisellä.

• Manuaalisen raportoinnin vähentyessä virheellisen

raportointitiedon tuottaminen vähenee.

• Nopeuttaa ajantasaisen ja jäsennetyn liiketoimintatiedon

saattamista oikeille henkilöille.

• Yhtenäisillä raportointipohjilla liiketoimintojen keskinäinen

vertailtavuus paranee.

TIEDON JULKAISUTarve ajantasaisen tiedon julkaisemiseen kasvaa jatkuvasti. Se lisää vaa-

timuksia tiedon julkaisussa käytettävälle tietojärjestelmälle. Yritykset jul-

kaisevat tietoa sisäisesti ja ulkoisesti. Yleinen kanava tiedon julkaisuun

on internet, joka voi olla avoin (extranet) tai suunnattu vain rajatulle

käyttäjäryhmälle (intranet).

Tiedon julkaisussa käytettävä tietojärjestelmä tarjoaa käyttöön seuraa-

via toiminnallisuuksia:

• Tiedon julkaiseminen eri tiedostomuodoissa

• Julkaistun tiedon helppo päivittäminen

• Julkaistun tiedon automaattinen versiointi

• Julkaistavan tiedon kommentointi

194

• Valmiiden tietopohjien hyödyntäminen

• Tiedon julkaisuajankohdan määrittäminen

• Milloin tieto poistetaan näkyvistä

• Vastaanottajaryhmien ja julkaisukanavien määritteleminen

Perinteinen tapa julkaista tietoa internetiin on tuottaa julkaistava tieto-

sisältö suoraan internet-sivuille. Sivuille voidaan myös liittää tietoa la-

dattavaksi linkityksen avulla. Prosessi on usein vastuutettu yrityksessä

julkaisemisesta vastaavalle taholle. Koska julkaisutyökalun käytön hallit-

see usein vain tietty henkilö, ovat muut paitsiossa tiedon julkaisemisesta.

Monipuolisempi tapa on käyttää julkaisemisessa sellaista dokumentin-

hallinnan ratkaisua, joka muun päivittäisen tiedonhallinnan lisäksi tar-

joaa mahdollisuuden julkaista tietoa myös internetiin. Julkaistava tieto ja

sen muokkaus ovat silloin järjestelmässä eikä erillisinä siirrettyinä doku-

mentteina internet-palvelimella.

Tiedon julkaisemisen tiedonhallinnan hyötyjä

• Tiedon julkaisu yrityksen yhteisen tiedonhallintaratkaisun

kautta yksinkertaistaa tietojen saatavuutta, versiointia ja

ajantasaisuutta.

• Riskit väärien tietojen julkaisemisesta ja vääristä

ajankohdista pienentyvät.

• Vanhentunutta jo julkaistua tietoa ei jää huomaamatta

saataville.

• Julkaistujen tietojen tehostunut löytyminen helpottaa

julkaisutietojen päivittämistä.

• Julkaisemisen mahdollistaminen useammalle henkilölle

rikastaa julkaistavaa tietosisältöä ja jakaa työkuormaa.

195

SÄHKÖINEN ARKISTOINTISähköisen arkistoinnin tarkoituksena on tallentaa vapaaehtoisesti tai lain

vaatimusten mukaisesti tietoa mahdollista myöhempää käyttöä varten.

Sähköisen aineiston syntyyn, käyttöön, levittämiseen, hyödyntämiseen

ja säilyttämiseen liittyviä säädöksiä ovat muun muassa:

• Arkistolaki

• Henkilötietolaki

• Julkisuuslaki

• Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä

• Tekijänoikeussäädökset

Aineiston säilytysvaatimuksia käytettävälle

arkistointijärjestelmälle

• Järjestelmän on säilytettävä saamansa alkuperäinen data

muuttumattomana.

• Järjestelmän on tuettava aineiston ymmärrettävyyden säilymistä

niin, että käyttäjä pystyy edelleen käyttämään aineistoa hyväksi.

• Asiakirja-aineiston säilyttämisessä aineisto on hallittava niin, että

eri tietojärjestelmistä eri aikoina saapuneet aineistot ja niiden

metatiedot säilyttävät arkistointia tukevat ominaisuutensa.

Laki määrittelee esimerkiksi taloushallinnon aineistojen suhteen arkis-

tointivaatimuksia. Perinteisesti taloushallinnon aineistot ovat arkistoitui-

na paperisessa muodossa, jonka säilytyksestä vastaa tilitoimisto.

196

Taloushallinnon osalta arkistoitavia tietoja voidaan

tunnistaa seuraavasti

• Kassatositteet

• Päiväkirjat

• Tiliotteet

• Tositepäiväkirjat

• Ostolaskut

• Ostosuoritukset

• Ostolaskuehdotelmat

• Myyntilaskut

• Kauppakirjat

• Kauppakirjojen hyvityslaskut

• Myyntilaskusuoritukset

• Reskontratilin korjaukset

• Palkkasiirtotositteet

• Konsernilaskennan tositteet

• Käyttöomaisuuskirjanpito

• Lainarekisterit

• Lainasopimukset

• Rahoitussopimukset

Arkistointitarpeita saatetaan tarkastella vain tietyn liiketoimintayksikön

materiaalien osalta. Tämä voi johtaa arkistointiratkaisuun, joka kelpaa

esimerkiksi vain taloushallinnon dokumenttien arkistoksi. Todellisuudes-

sa arkistointitarvetta ilmenee monilla liiketoimintayksiköillä monenlai-

sen tiedon suhteen. Myyntiosasto voi tarvita tarjousten ja sopimusten ar-

kistointia. Henkilöstöosastolla voi olla tarvetta arkistoida työsopimuksia,

ja taloushallinnon tarve kohdistuu palkkakuitteihin. Mikäli arkistointi-

tarpeita on paljon, kannattaa ne yhdistää ja pyrkiä toteuttamaan samalla

arkistointiratkaisulla. Käytännössä tämä vaatii integraatioita arkistoita-

vien tietojen saamiseksi eri järjestelmistä. Yhtenäinen arkistoratkaisu tuo

197

säästöjä laite-, ja ohjelmistokustannusten osalta. Myös arkiston keskite-

tyn hallinnoinnin osalta syntyy työkulusäästöjä.

Kysymyksiä

• Sijaitseeko arkistoitava sisältö useissa eri järjestelmissä?

• Onko arkistoitava tieto tallentuneena eri tietomuodoissa?

• Onko arkisto toteutettu turvattomalle ja

varmuuskopioimattomalle verkkolevylle?

• Onko käytössä erilaisia arkistosuunnitelmia?

• Muodostetaanko arkistoja eri järjestelmiin?

• Onko arkistoinnista vastaavia henkilöitä paljon?

Yhteisen arkistoratkaisun perustamisen jarruna saattavat olla yrityksen

olemassa olevien yksittäisten järjestelmien tarjoamat arkistotoiminnot.

Taloushallinnon tai toiminnanohjauksen tietojärjestelmä saattaa tar-

jota arkistointitoimintoja jo valmiina. Näiden järjestelmäkohtaisten ar-

kistointitoimintojen osalta on hyvä selvittää, mitä kuluja niiden käyttö

synnyttää. Voidaan joutua maksamaan lisenssimaksuja, hankkimaan

palvelinlaitteistoa tai ottamaan toimittajalta konsultointipalveluja ”val-

miustilassa” olevan arkiston käyttöönottamiseksi.

Arkistointi jakaantuu lyhytaikaiseen ja pitkäaikaiseen tiedon säilyttä-

miseen. Kriteerit valitun arkistointiratkaisun valintaan syntyvät tiedon

käytön vaatimuksista.

Arkistointitarpeet voidaan jakaa neljään osa-alueeseen

1. Operatiivisten, eli työkäyttöisten dokumenttien ja datan

arkistointi.

2. Lyhytaikainen arkistointi.

3. Pitkäaikainen arkistointi.

4. Tietojen vienti pysyväisarkistoon.

198

Mikä on arkistosuunnitelma?Arkistosuunnitelmassa määritellään arkiston muodostamisen vaatimuk-

set. Se on dokumentoitava riittävällä tarkkuudella. Näin arkistoratkaisua

voidaan kehittää systemaattisesti.

Seuraava yksinkertaistettu esimerkki arkistosuunnitelmasta kuvaa ar-

kistointivaatimuksia palkkalaskelman osalta.

TULOSTE PALKKALASKELMAT, PDF

Sykli Maksukausi 1kk

Tiedon säilytystapa Asiakas Oy:ssä Asiakkaan sähköinen arkisto

Arkistointivastuu Asiakas

Säilytysaika 10 vuotta

Toimitusajankohta asiakkaalle Jokaisen palkka-ajon jälkeen

Toimitustapa Zipattuna sähköpostin liitetiedostona

Laki johon arkistointi perustuu TSL 2:16 §

Arvio sivumäärästä 300

Sivuja yhteensä per vuosi 7200

Mitä tietoa pitäisi arkistoida?Kaikkea tietoa ei ole tarpeen arkistoida. Ennen arkistointia osa tiedosta

voidaan tuhota työntekijän tai järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Tässä

on kuitenkin otettava huomioon seuraavat riskit:

• Ei tunnisteta tiedon alkuperäistä tekijää.

• Ei tiedetä tiedon tärkeyttä työntekijän tai yrityksen kannalta.

• Ei tiedetä, mihin tieto liittyy.

Operatiivinen arkistointiPäivittäiset työkäyttöiset tiedot (dokumentit ja data) kuuluvat operatii-

visen tekemisen piiriin. Tiedot ovat tallennettuina työkäyttöisten järjes-

199

telmien tietovarastoihin. Tiedot ovat tavanomaisen varmuuskopioinnin

piirissä, joka turvaa tiedon säilymisen varmuuskopioinnissa määritelty-

jen ehtojen mukaisesti. Tämä saattaa olla esimerkiksi työviikon pituinen

aikajakso. Työkäyttöisten tietojen tuhoutuessa voidaan tämän aikajakson

puitteissa palauttaa tiedot saataville. Säilytyksen kriteerien suhteen ei ole

yleensä määriteltyinä erillisiä arkistotoimenpiteitä.

Lyhytaikainen arkistointiPäivittäin syntyvää tietosisältöä siirretään usein lyhytaikaiseen arkistoon,

jotta yrityksen työkäyttöiset tietovarastot eivät kasva liian suureksi. Ly-

hytaikainen arkistointi voidaan ajatella olevan tiedon siivoamista ja tie-

tosisältöjen eheänä pitämistä. Lyhytaikaiset arkistointitiedot voivat olla

sopimuksia, tarjouksia, raportteja, budjetteja, muistioita tai hinnastoja.

Sellaista tietoa, joka on hyvä säilyttää ja johon palataan, mutta sitä ei

tarvita päivittäin.

Lyhytaikainen arkisto eroaa pysyväisarkistosta siten, että sieltä voi-

daan tarvittaessa helpommin palauttaa tietoa hyödynnettäväksi takai-

sin päivittäiseen työskentelyyn. Kaksi vuotta sitten arkistoitu sopimus

voidaan palauttaa tarvittaessa uudelleen muokattavaksi, kun asiakkaan

kanssa päivitetään uutta sopimusta.

PysyväisarkistointiPysyväisarkiston sisältöä tiedostomuotojen ja säilytysaikojen osalta mää-

rittää laki. Tämä voi koskea taloushallintoon tai työntekijöihin liittyviä

tietoja. Jotta arkistointi tapahtuu järjestelmällisesti ja täyttää sille asete-

tut vaatimukset, toteutetaan sen osalta arkistosuunnitelma.

Pysyväisarkistossa tiedon saatavuus, muokkaus ja käyttö ovat rajoitet-

tuja. Näin turvataan tiedon muuttumattomuus.

Pitkäaikaissäilytyksen virallisena tiedostomuotona on ”PDF/A-1b”,

joka on ISO 19005-1 -standardissa määritelty PDF-tiedostomuoto. Se

poistaa osan PDF-tiedostomuodon ominaisuuksista (ei ääntä ja videota).

200

Se varmistaa että alkuperäinen muoto on aina tallessa. Mikäli arkisto

palautetaan, PDF/A-1 -muodossa olevaa tiedostoa ei palauteta.

Arkistoon siirtyvistä aineistoista tiedottaminenSähköisen arkistoinnin tietojärjestelmä voi ilmoittaa arkistoitumisen lä-

hestymisestä tarvittaville henkilöille automaattisesti. Näin varmistetaan,

että arkistoon ei viedä tietoa, jonka säilyttämisestä ei kannata maksaa.

Samalla varmistetaan, että merkityksetöntä tietoa ei joudu arkistoon.

Arkistointi manuaalisesti ja automaattisestiArkistoituminen voi tapahtua automaattisen arkistoitumissäännön lisäk-

si myös manuaalisesti. Arkistoon viennin tapa määritellään arkistosuun-

nitelmassa. Manuaalinen arkistointi voi olla vaihtoehto, mikäli sitä ei

tietyn aineiston osalta ole mahdollista automatisoida, tai halutaan var-

mistaa arkistoitavaan aineistoon kohdistuva inhimillinen kontrolli. Suu-

ret aineistomäärät ja säännöllisesti syntyvät aineistot on hyvä arkistoida

automaattisesti. Näin vältytään inhimillisiltä virheiltä, arkistointi on au-

kotonta ja toteutuu arkistosuunnitelman mukaisesti.

Sähköisen arkistoinnin hyötyjä

• Täytetään lain säätämät arkistovaatimukset.

• Mahdollisuus palauttaa tärkeitä tietoja määrämuotoisesti

päivittäiseen työskentelyyn.

• Ehkäistään tärkeiden tietojen katoamista.

• Tehostetaan työkäyttöisten tietovarastojen siivoamista ja

tietorakenteiden eheänä pitämistä.

• Yhteisellä arkistoratkaisulla saadaan säästöjä laite- ja

ohjelmistokustannusten osalta.

201

OSTOLASKUJEN SÄHKÖINEN KIERRÄTYS JA HYVÄKSYNTÄYritykset vastaanottavat ostolaskuja paperisessa ja sähköisessä muodos-

sa. Sähköisessä muodossa ostolaskut ovat nopeampia hyväksyä. Pape-

risessa muodossa vastaanotettu ostolasku voidaan käsitellä paperisena

tai skannata sähköiseen muotoon, jolloin käsittely nopeutuu. Skannaus

voidaan suorittaa itse tai ulkoistaa erilliselle operaattorille.

”Ostolaskujen, ostotositteiden sekä maksutositteiden tarkastus ja hyväksyminen

kuuluvat jokaisen yrityksen sisäisen valvonnan piiriin. Kirjanpitolaki ei säätele laskujen

hyväksymismenettelyjä. Yritys voi järjestää hyväksynnän parhaaksi katsomallaan tavalla.”

Paperin liikuttelu on hidasta ja kallistaPaperimuotoisia ostolaskuja saatetaan vastaanottaa eri toimipisteissä.

Sieltä ne kulkeutuvat postin välityksellä pääkonttoriin taloushallinnol-

le tai muille hyväksyville tahoille. Tämän jälkeen selvitetään ostolaskun

perusteita ja pyydetään hyväksyntä laskun aiheuttaneelta taholta. Tähän

saattaa liittyä puhelinsoittoja ja sähköpostien lähettelyä. Mikäli hyväk-

syttävien ostolaskujen määrä on suuri, johtaa manuaalinen selvittely

hitaaseen laskujen maksatukseen, epäselvään ostojen seurantaan sekä

hankalaan ostojen suunnittelun.

202

Milloin ostolaskujen hyväksyntä kannattaa sähköistää?Mikäli ostolaskujen määrä on pieni ja ne tulevat yhteen toimipisteeseen,

voidaan ne käsitellä yhden tai muutaman henkilön toimesta. Silloin las-

kun aiheuttaja on usein tavoitettavissa, ja hänen hyväksyntänsä saadaan

helposti.

Mikäli ostolaskujen määrä on suuri ja niitä vastaanotetaan paperisena

useassa toimipisteessä, hidastaa postitse lähettely käsittelyprosessia. Sil-

loin kannattaa hyödyntää ostolaskujen sähköisen kierrätyksen ja hyväk-

synnän hoitavaa tiedonhallinnan ratkaisua.

Ostolaskujen hyväksynnän sähköistämisen tarpeeseen vaikuttavia ky-

symyksiä ovat:

• Paljonko ostolaskuja syntyy?

• Kuinka nopeasti ostolaskut pitää hyväksyä?

• Kuinka monen henkilön pitää olla tietoinen ostolaskun käsittelyn

vaiheista?

• Kuinka paljon ostolaskuihin sitoutuu pääomaa?

• Tulevatko ostolaskut yhteen vai useampaan toimipisteeseen?

• Saapuvatko ostolaskut paperisena vai sähköisessä muodossa?

• Saadaanko maksatuksen nopeuttamisesta alennusta tai muuta

joustoa?

”Työmme on helpottunut ostolaskujen käsittelyssä, koska enää ei tarvitse pyöritellä

paperilaskuja.”

203

Ostolaskujen hyväksyntäprosessiOstolaskujen hyväksyntäprosessi on lähes samankaltainen toimialasta

ja yrityksen koosta riippumatta. Kun ostolasku on saatettu sähköiseen

muotoon, lähettää järjestelmä automaattisesti hyväksyntäpyynnöt oikeil-

le tahoille. Viestin saatuaan he käyvät järjestelmässä tarkistamassa ja

hyväksymässä vastuullaan olevat ostolaskut. Tämän jälkeen ostotiedot

kirjataan ostoreskontraan.

Ostolaskun kierrätyksen ja hyväksynnän hoitava ohjelmisto voi tun-

nistaa hyväksytyn ostolaskun rivitiedot ja viedä ne automaattisesti ta-

loushallinnon tietojärjestelmään. Mikäli kirjattavien tapahtumien määrä

on suuri, tämä vähentää ostoreskontraan kirjaamisesta aiheutuvaa ma-

nuaalista työtä. Tehokkuus syntyy jo siitä, että ostolasku kierrätetään ja

hyväksytetään sähköisesti. Tämä on perinteisesti hitain vaihe koko pro-

sessissa.

”Yritykset, jotka ovat siirtyneet digitaaliseen taloushallintoon, ovat tutkimuksien

mukaan saavuttaneet yleensä 30–50 prosentin tehokkuuden parannuksen taloushallinnossaan.”

(Koppanen 2010, siirtyminen sähköiseen ostolaskujärjestelmään)

Ostolaskujen sähköisen hyväksynnän vaiheita

1. Vastaanotetut

2. Hyväksyntää odottavat

3. Hyväksytyt

4. Hylätyt

5. Käsittelyyn palautetut ostolaskut (vaaditaan lisätietoja)

204

Ostolaskujen seurannan tietonäkymiä

• Ostolaskut toimittajittain

• Ostolaskut toimipisteittäin

• Ostolaskut hyväksyntävaiheiden mukaan

• Ostolaskut hyväksyjittäin

• Ostolaskut kuukausittain

• Hylätyt ostolaskut

• Selvityksen alla olevat ostolaskut

• Hyväksytyt ostolaskut

Sähköisen ostolaskujen käsittelyn hyötyjä

• Nopeuttaa ostojen suunnittelua ja maksatusta.

• Rivitietojen automaattinen vienti reskontraan vähentää

inhimillisiä kirjausvirheitä.

• Vähentää taloushallinnon manuaalisen tietojen käsittelyn

työkuormaa.

• Helpottaa useamman henkilön pääsyä ostolaskuaineistoihin.

• Historiatieto nopeuttaa laskujen hyväksyntäketjun

jäljitettävyyttä.

• Nopeuttaa vastuukysymysten jälkikäteistä selvittelyä.

• Tietoisuus ostolaskujen tiloista tehostaa työsuoritteita.

• Tehostaa ostotoimintaa ajantasaisen ostojen

raportointitietojen johdosta.

• Kasvattaa ympäristöystävällisempää toimintaa verrattuna

paperimuotoiseen asioiden käsittelyyn.

205

KÄYTTÖOMAISUUDEN HALLINTATieto yrityksen omaisuudesta vaikuttaa omaisuudenhallinnan taloudelli-

seen suunnitteluun. Käyttöomaisuus muodostuu aineettomista ja aineel-

lisista hyödykkeistä, jotka pitäisi olla kirjattuna ajantasaisiin arvoihin

perustuen yrityksen käyttöomaisuuden tietojärjestelmään. Käyttöomai-

suuteen kohdistuu arvon alenemisia ja arvon korotuksia, jotka vaikutta-

vat mm. budjetointien suunnitteluun. Ajantasainen käyttöomaisuustieto

hyödyttää yritystä mm. seuraavien asioiden hallinnassa:

• Verosuunnittelu

• Sijoitukset

• Poistosuunnittelu

• Käyttöomaisuuskirjanpito

• Kustannusten kohdistaminen

• Ohjeistukset

• Investoinnit

Iso osa yrityksen käyttöomaisuudesta muodostuu seuraavista kohteista:

• Tietokoneet

• Ohjelmistot

• Liittymät (energia, data)

• Puhelimet

• Tuotantolaitteet ja hyödykkeet

• Työkalut

• Kalusteet

• Varaosat

• Toimitilat

• Leasing-autot

206

Omaisuusrekisterit (kts. laiterekisterit) ja omaisuuskohteiden arvot tulisi

olla liitettävissä taloushallinnon toimintoihin. Valitettavan usein talous-

hallinnon sovelluksista puuttuvat rekistereiden hallinnan toiminnot.

Kolme tapaa hallita käyttöomaisuustietojaYritys voi huolehtia käyttöomaisuuden hallinnasta itsenäisesti. Hallin-

taan voidaan myös käyttää ulkoistettuja palveluja. Ulkoistus voi kohdis-

tua pelkästään kunnossapito- ja perusparannusprojekteihin, jotka vaa-

tivat erityistä käyttöomaisuuden hallinnan osaamista. Yritys voi myös

ulkoistaa hallinnan kokonaan, joka on yleistä mm. kiinteistöliiketoimin-

nassa, jossa kiinteistön omistaa sijoitusyhtiö, ja hallinnointi omaisuuden-

hallinta mukaan lukien kuuluvat kiinteistöhuoltoyhtiölle.

Aluksi tulee luoda yhtenäinen nimikkeistöKäyttöomaisuusrekisterin muodostamisen alkuvaiheessa tulisi käydä läpi

yrityksen käyttöomaisuuslajit ja -nimikkeet, joilla omaisuuskohteita ku-

vataan ja tunnistetaan. Yhtenäinen nimikkeistö helpottaa omaisuuslajien

ryhmittelyä, omaisuustietojen hakemista ja omaisuuden kirjauksia. Niitä

syntyy esimerkiksi ostolaskujen käsittelyn yhteydessä. Mikäli perustana

oleva nimikkeistö on sekaisin, syntyy arvojen osalta tulkintavaikeuksia ja

kirjausten vääriä kohdistuksia.

Käyttöomaisuuden tiedonhallinnan haasteitaHaasteet koskevat omaisuustietojen löytyvyyttä sekä omaisuuden ajan-

tasaista raportointitietoa. Mikäli nykyiseen kirjaamistapaan on vaikea

luottaa, joudutaan suorittamaan manuaalisia tarkastustoimenpiteitä.

Käytännössä omaisuustietoja joudutaan kyselemään eri henkilöiltä kuten

projektipäälliköiltä, yksiköiden esimiehiltä tai yksittäisiltä hankinnoissa

mukana olleilta työntekijöiltä.

Usein käyttöomaisuuden kirjanpito on hajallaan eri järjestelmissä,

joista tietoja yritetään tunnistaa ja yhdistellä pitkien aikajaksojen väleil-

207

tä. Sekavuutta tuo myös se, että käyttöomaisuuden kirjanpitoa hoitavat

useat työntekijät oman toimensa ohella. Prosessit, joissa on määriteltynä

kirjaamisvastuut ja tiedon eheyden osalta sovitut toimenpiteet, puuttu-

vat. Taloushallinnon henkilöt ja kauempana taloushallinnosta työsken-

televät voivat nähdä käyttöomaisuuden kirjaamisen tärkeyden toisistaan

poikkeavasti. Sama ilmiö liittyy tiedonhallintaan yleisesti. Ihmisillä on

erilaiset prioriteetit. He, jotka eivät työskentele taloushallinnon piirissä,

eivät usein ymmärrä kustannusten tarkan kirjaamistavan tärkeyttä yri-

tyksen kannalta.

Ongelmana suuri käyttöomaisuuden nimikkeistön hallintaLähellä toisiaan olevat nimikkeet aiheuttavat tulkinnanvaraisuutta kus-

tannuskirjausten kohdistamisessa. Käyttöomaisuuteen liittyviä laskuja

tulee päivittäin, joka lisää vaatimuksia kirjaamisten nopeuteen. Suuri ja

heikosti löydettävä nimikkeistö tuottaa kiireessä kirjaamiseen inhimillisiä

virheitä. Mikäli nimikkeistön suunnitteluun ja toteuttamiseen käytetään

alkuvaiheessa aikaa, auttaa se taloushallinnon ulkopuolella työskentele-

viä ymmärtämään, mistä yrityksen käyttöomaisuus muodostuu.

Esimerkkinä projektien käyttöomaisuushaasteet

Projekteihin liittyy paljon ostolaskuja, joita kerätään usein perinteisesti

mappeihin ja niitä toimitetaan taloushallinnolle tarkempaa kirjaamista

varten. Käytössä saattaa olla mahdollisesti excel-taulukoihin perustuva

kustannusten kirjaustapa, josta pitäisi sen manuaalisuuden vuoksi pääs-

tä eroon ja käyttämään yhteistä käyttöomaisuuden tiedonhallintaratkai-

sua.

Ostoreskontran vastuulla on kirjata projekteihin liittyviä ostolasku-

tietoja osaksi talouden kirjanpitoa. Mikäli dokumentaatiota toimitetaan

puutteellisena tai viiveellä, aiheuttaa se ostoreskontrassa ongelmia. Vii-

veet johtavat tietojen jälkikäteiseen selvittelyyn. Osa paperisista ostodo-

kumenteista saattaa hukkua matkan varrella. Projekteihin kohdistuvat

208

kirjaukset tulisi hoitaa mahdollisimman nopeasti sähköisessä muodossa

heti ketjun alkuvaiheessa. Projektin vastuuhenkilöllä pitäisi olla velvolli-

suutenaan tallentaa tiedot tarkoitusta varten olevaan tietojärjestelmään.

Optimaalinen tilanne olisi saada käyttöomaisuuden kirjaukset hoidettua

heti alkuperäisen tiedon tallentajan osalta lopulliseen järjestelmään. Sil-

loin ostotiedot kirjautuisivat heti oikeilla nimikkeillä käyttöomaisuudek-

si.

Taloushallinnon osalta tehtäväksi voisi jäädä asian tarkistaminen säh-

köisesti. Nopeudella voidaan saavuttaa taloudellisia säästöjä projektin

nopeutuneen etenemisen kautta.

Käyttöomaisuuden tiedonhallinnan hyötyjä

• Nopeutetaan omaisuudenhallinnan taloudellista

suunnittelua.

• Tarkennetaan yrityksen arvon määrittämistä.

• Taloudellisen riskin pieneneminen oikeista arvon

alenemisista ja korotuksista johtuen.

• Tarkennetaan budjetointia ajantasaisten

käyttöomaisuusarvojen avulla.

• Nopeutetaan investointien suunnittelua.

• Tarkennetaan juoksevien kulujen jaksotusta.

• Tarkennetaan poistojen suunnittelua ja verotusta.

• Parannetaan ulkoistuspalvelujen käyttömahdollisuutta.

• Tehostetaan työprosesseja vähäisemmän kohdistus- ja

tarkistuslaskennan osalta.

• Tehostetaan kulujen optimointia ajantasaisen taloustiedon

johdosta.

209

TUOTETIEDON HALLINTATuotetietojen hallinta on tuoterakenteen ja siihen liittyvien tuotetietojen

hallintaa. Tuotteisiin liittyvät tiedot muodostuvat dokumenteista ja datas-

ta. Tuotetietoa hallitaan yleisesti PDM-ratkaisuilla. Kenneth McIntoshin

on määritellyt tuotetiedon hallinnan seuraavasti: ”Tuotetiedonhallinta

on systemaattinen tapa suunnitella, hallita, ohjata ja valvoa kaikkea sitä

tietoa, jota tarvitaan tuotteen dokumentoimiseksi, tuotteen kehittämis-,

suunnittelu-, valmistus, testausprosessin ja käytön aikana, tuotteen koko

elinkaaren ajan.” (Sääksvuori & Immonen 2002, 18.)

Esimerkkejä tuotetiedoista

• Kokoonpano

• Valmistusohje

• Pakkausohje

• Varaosa

• Asennustarvike

• Komponentti

• Materiaali

• Laite

• Huoltotarvike

• Raaka-aine

Tuotetietojen määrän kasvaessa syntyy usein paisuva tuotenimikkeistö.

Ilman tehokasta tuotetiedon hallinnan ratkaisua tietojen etsintä on hidas-

ta ja epätarkkaa.

Tuotetieto itsessään ei vielä palvele kovin tehokkaasti, vaikka se olisi

selkeässä järjestyksessä. Hyödyllisempää on tietää, mihin asioihin tuote

liittyy, ja mitkä asiat liittyvät tuotteeseen. Tuotteeseen voi liittyä suuri

määrä dokumentaatiota ja tuotedataa, jotka sijaitsevat tuotetiedon hal-

linnan ulkopuolella. Yrityksen tulisikin tunnistaa nämä tiedot ja yhdis-

210

tää kaikki oleellinen tuotteeseen liittyvä tieto saataville saman ratkaisun

kautta. Tuote voi esimerkiksi liittyä seuraaviin kohteisiin, jotka olisi hyö-

dyllistä nähdä saman järjestelmän kautta.

• Asiakas

• Toimittaja

• Tilaus

• Toimitus

• Ostettu palvelu

• Myyty palvelu

• Projekti

• Työkohde

Näiden lisäksi tuotteeseen voi liittyä oheista dokumentaatiota, jotka tulisi

myös hallinnoida samassa järjestelmässä.

• Tuotekuvaus

• Esite

• Hinnasto

• Käyttöohje

• Arvostelu

• Kuva

• Myyntiraportti

• Esittelyvideo

• Huolto-ohje

• Toimitussopimus

Monipuolinen tietojen saanti laajentaa tuotetiedon käytettävyyttä. Tietojen

väliset suhteet luovat paremman ymmärryksen ja tehokkaampaa tekemistä.

Tuotetiedon hallinnan haasteita

• Tuotetieto sijaitsee ja sitä hallinnoidaan eri järjestelmissä.

• Tuotetiedot muuttuvat ja aiheuttavat sekaannusta.

• Tuote pysyy samana, mutta nimi muuttuu, jolloin samasta

tuotetiedosta syntyy kopioita.

• Tuotteen nimi pysyy samana, mutta tuotteen ominaisuudet

muuttuvat. Riskinä on toimittaa vääriä tuotteita.

• Tuotteeseen liittyvät dokumentaatiot muuttuvat (käyttöohjeet,

asennusohjeet, huolto-ohjeet), joka voi aiheuttaa väärän

dokumentaation käyttämistä.

• Tehdas

• Tuoteryhmä

• Asennustyö

• Asennuskohde

• Valmistusohje

• Reklamaatio

• Ohje

211

Tuotteen nimi muuttuu ja tuote katoaaIlman tehokasta tuotetiedon hallintaa tuotteen nimen muuttuessa sitä ei

ehkä enää löydetä tietojärjestelmästä. Todetaan, että tuotetta ei enää ole

varastossa, vaikka sitä todellisuudessa olisikin. Tuotetta saatetaan etsiä

vielä vanhalla nimellä, koodilla tai muulla tunnistetiedolla. Ilman auto-

maattista versionhallintaa haku ei ulotu tuotetiedon vanhoihin versioi-

hin. Tämä on valitettavan usein yrityksissä arkipäivää. Tilanne ajautuu

heikon löydettävyyden johdosta uuden tuotetiedon luomiseen, jolloin

järjestelmään alkaa syntymään kopioita ja tuotetiedot alkavat vähitellen

pirstaloitumaan. Saman tuotteen tietoja voi sijaita seuraavissa paikoissa:

• Tuotetiedon hallinta (PDM)

• Paperimapit

• Toiminnanohjaus (ERP)

• Verkkolevyn kansioiden dokumentit (esim. excel-tiedostot)

• Käyttäjien työpöydät

• Sähköpostit

Tuotetiedon pirstaloituminen aiheuttaa riskejä esimerkiksi suurten va-

raosia tarvitsevien laitteiden huolloille. Huonosta tuotetiedon hallinnasta

voi toimittajalle aiheutua tappiota ja toimitusvarmuuden uskottavuuden

heikkenemistä, jos tuotteita tai niihin liittyviä tietoja ei löydetä. Ilman

tietoa tuotetta ei ehkä osata etsiä varastosta eikä tuotetta voida toimittaa.

Tuotetietojen pirstaloitumista voidaan ratkaista mm. masterdatan ehey-

tyksen avulla (kts. Masterdatan hallinta). Joustava järjestelmä mahdollis-

taa edellä mainittujen tuotteisiin liittyvien datan ja dokumenttien lisäksi

tietonäkymät työsuoritteisiin, joihin tuotteet liittyvät. Nämä tiedot lisää-

vät tuotetiedon arvoa liiketoiminnalle.

212

Ketkä tarvitsevat ajantasaista tuotetietoa?Tuotetietoa tarvitaan useissa yrityksen prosesseissa ja työsuoritteissa.

Usein keskitytään miettimään, mihin tietoa tallennetaan. Tämän sijaan

tulisi kysyä ”Ketkä tietoja tarvitsevat?”. Koska tuotteet ovat yleensä myy-

täviä kohteita, koskevat tietotarpeet poikkeuksellisen suurta joukkoa.

Tuotetiedon tarvitsijoiksi voidaan tunnistaa oheisia käyttäjäryhmiä ja

prosesseja:

• Asiakas

• Markkinointi

• Myynti

• Suunnittelu

• Valmistus

• Varastointi

• Keräily

• Pakkaamo

• Toimitus

• Asennus

• Huolto

• Kunnossapito

• Alihankkija

• Jakelu

• Asiakaspalvelu

• Ylläpito

Tarve voi olla löytää esimerkiksi uusimmat huolto-ohjeet punaisista vaih-

detangon nivelistä, joita on toimitettu viimeisen puolen vuoden aikana

Asiakas Oy:lle. Huolto-ohjeet voisivat sijaita vanhoina versioina toisis-

taan poikkeavilla nimillä tallennettuina verkkolevyn satunnaisissa kan-

sioissa excel-tiedostoina. Toimitusjärjestelmästä löydetään tiedot siitä,

mitä tuotteita kyseiselle asiakkaalle on viimeisen puolen vuoden aika-

na toimitettu. Siihen johtolangat katkeavat. Uusin huolto-ohje jää löyty-

mättä. Asiakkaalle lähetetään se mitä löydetään tai luodaan huolto-ohje

uudelleen, jolloin tehdään päällekkäistä työtä. Tuotetietojen tietotarpeita

voidaan täyttää esimerkiksi seuraavilla tietonäkymillä:

213

• Asiakkaat, joille tuotteita on toimitettu

• Reklamoidut tuotteet

• Tuotteen laitehierarkian mukaisesti

• Tuotteet komponenttihierarkian mukaisesti

• Hyväkatteiset tuotteet

• Kehityksessä olevat tuotteet

• Uutuustuotteet

• Vanhentuneet tuotteet

• Poistuneet tuotteet

Tuotetiedon hallinnan hyötyjä

• Parantunut tuotetietojen hallinta yhtenäisen tuoterakenteen

ja tuotenimikkeistön johdosta.

• Tuotetiedon nopeampi hyödyntäminen parantuneen

tuotetiedon saatavuuden johdosta.

• Vähentynyt väärän tuotetiedon käyttö eheämmän

tuotetiedon johdosta.

• Yhtenäisempi suunnittelun, myynnin ja toimituksen

tekeminen saman tuotetiedon käytön johdosta.

• Tehostunut oston ja myynnin yhteistoiminta tarkempien

varastosaldojen johdosta.

214

TEKNISTEN DOKUMENTTIEN HALLINTATeknisten dokumenttien tiedonhallinta liittyy osana edellä läpikäytyihin

kunnossapidon, huoltoliiketoiminnan, laiterekisterien ja tuotetiedon tie-

donhallintaan. Näitä toimintoja löytyy seuraavien teollisuuden alojen lii-

ketoiminnasta:

• Paperiteollisuus

• Öljyteollisuus

• Koneiden valmistus

• Laitteiden valmistajat

• Rakennusteollisuus

• Kemianteollisuus

• Energiateollisuus

Tekninen dokumentaatio voi liittyä suurempien kohteiden yksittäisiin

laitteisiin, koneisiin, huoltokohteisiin tai varaosiin. Seuraava lista sisältää

tyypillisiä teknisiä dokumentteja:

• Hälytyskaavio

• Huoltopäiväkirja

• Raportti

• Asennuskuva

• Huoltopäiväkirja

• Piirustus

• Huolto- ja korjaus-

suunnitelma

• Seisokkiraportti

• Asennusluettelo

• Korjauspäiväkirja

• Komponenttiluettelo

• Laiterekisteri

• Huolto-ohje

Dokumentaatio liittyy toimintoihin, joihin sitoutuu paljon yritysten pää-

omaa. Dokumentaation on näin ollen oltava ajan tasalla ja löydettävissä.

Työsuoritteet pitää voida hoitaa asianmukaisesti ja ajantasaisiin tietoihin

perustuen. Teknistä dokumentaatiota liittyy mm. seuraaviin kohteisiin:

215

• Tuotantolaitos

• Kiinteistö

• Sähkökeskus

• Paperikone

• Voimalaitos

• Muuntaja

• Tuotantolinja

Esimerkkinä teollisuuslaitos

Teollisuuslaitos jakaantuu yksiköihin, laitteisiin, laitteiden osiin ja niiden

yksittäisiin komponentteihin. Oikein suunniteltu teknisen dokumentaa-

tion ratkaisu mahdollistaa helpon liikkumisen tietokohteiden muodosta-

massa hierarkiassa. Suhteiden kautta voidaan nopeasti siirtyä kokonai-

sen tuotantolaitoksen tiedoista yksittäisen tuotantolaitteen komponentin

teknisiin tietoihin. Tiedot voivat sisältää dokumentin tai datan muodossa

esimerkiksi komponentin varastosaldot, työpyynnöt, huoltohistorian ja

vikaseurantatiedot. Tämä mahdollistaa kohteisiin liittyvien oikeiden työ-

suoritteiden tehokkaan tekemisen ajantasaisten tietojen perusteella.

Kysymyksiä

• Mistä tekniset dokumentaatiot löytyvät?

• Kenellä on käyttöoikeudet dokumentaatioon?

• Pääsevätkö ulkopuoliset tahot dokumentaatioon käsiksi?

• Miten varmistetaan, että huoltotyöt hoidetaan oikeiden

ohjeistusten mukaisesti?

• Mitä versioita dokumenteista on matkan varrella syntynyt?

• Ketkä dokumentteja ovat muokanneet?

• Minkälainen hyväksyntämenettely on teknisten dokumenttien

versioissa?

216

Teknisten dokumenttien tietonäkymiä

• Dokumentit tyypeittäin

• Dokumentit laitepaikoittain

• Dokumentit huoltosuoritteittain

• Dokumentit työkohteittain

• Dokumentit hälytyksittäin

• Dokumentit toimittajittain

• Dokumentit piirustusnumeroittain

• Dokumentit laitteittain

Teknisten dokumenttien hallinnan hyödyt

• Tehostaa kunnossapidon, huoltotoimintojen ja

palveluliiketoiminnan tekemistä.

• Parantaa laatua dokumentointikäytäntöjen tehostumisen

johdosta.

• Parantaa tiedon käyttökokemusta luotettavan ja ajantasaisen

teknisen tietosisällön ansiosta.

• Parantaa tuoteturvallisuutta teknisen dokumentaation

ajantasaisuuden ja löydettävyyden johdosta.

• Tehostaa teknisen dokumentaation seurantaa ja tuotantoa

selkeämmän tietorakenteen ansiosta.

• Mahdollistaa ulkoistamisen osittain tai kokonaan vakioidun

tietojen hallinnointimallin johdosta.

• Tehostaa teknistä tietoa sisältävien työkohteiden

työsuoritteiden tekemistä.

• Ajantasaisen tiedon johdosta paljon pääomaa sitovan

laitekannan käyttöikää voidaan pidentää oikeilla huolloilla.

• Nopeutuneet huolto- ja korjaustoiminnot.

217

KUNNOSSAPITO- JA HUOLTOLIIKETOIMINTAHuolto-, ja kunnossapitotöiden suorittamiseen liittyy seuraavia doku-

mentteja:

• Työtilaus

• Työmääräin

• Laite-, kone-, ja työkohdeluettelo

• Ennakkohuoltosuunnitelma

• Varaosaluettelo

• Raportti

• Huolto-ohje

• Käyttöohje

• Tarkastussuunnitelma

Työsuoritteet voivat muodostua usean osapuolen yhteistoiminnasta. Mu-

kana voi olla asiakas työn tilaajan ominaisuudessa, toimittaja työn suo-

rittajana sekä varaosatoimittaja tarvittavien komponenttien toimittajana.

Toiminta sisältää mm. töiden suunnittelua, tilaamista, suorittamista ja

raportointia. Tämän lisäksi se sisältää varaosien, aikataulujen ja logistii-

kan hallintaa.

Hyvä tiedonhallinnan ratkaisu tarjoaa kunnossapidon työkohteisiin

liittyvät tiedot dokumenttien ja datan osalta ajantasaisesti ja kattavasti.

Saman järjestelmän kautta on saatavissa myös työsuoritteisiin liittyvät

tiedot. Töiden suunnittelu, organisointi ja raportointi ovat yhden tietojär-

jestelmän kautta tehtynä tehokkaita.

Kunnossapito-organisaatioiden toiminta on muuttunutAikaisemmasta itsenäisestä sisäisestä kunnossapidon organisaatios-

ta tekeminen on saatettu ulkoistaa ensin yhdelle ulkoistustoimijalle ja

myöhemmin useammalle kunnossapitopartnerille. Tämä on kasvattanut

haasteita tiedonhallinnan osalta, koska kunnossapidon tietoja on pala-

218

sina eri toimijoiden tietojärjestelmissä. Tämä on kasvattanut kunnossa-

pitopalveluita käyttävien asiakkaiden toimintariskejä, koska tieto ei ole

enää täysin omassa kontrollissa.

Vaihteleva työympäristö luo tiedonhallinnalle haasteitaKunnossapidon ja huoltoliiketoiminnan ominaispiirteinä ovat töiden te-

keminen vaihtelevissa työkohteissa ja olosuhteissa. Tämä tuo vaatimuk-

sia työkohteisiin liittyvien tietojen hallintaan. Liikkuvilla henkilöillä tulee

pääsy työkohteiden tietoihin paikasta ja ajasta riippumattomasti.

SUOMALAISEN GLOBAALISTI TOIMIVAN organisaation palveluliiketoimintaan

liittyi asiakkaille tarjottavia kunnossapidon ja huoltoliiketoiminnan palveluja. Tuot-

teet jakaantuivat huoltopalveluihin, varaosapalveluihin ja ajantasaiseen asiakkaan

laitekannan tilan raportointiin.

KEHITTÄMISELLE OLI TARVETTA, koska yrityksen heikon tiedonhallinnan seu-

rauksena asiakkaille ei pystytty tarjoamaan kustannustehokkaasti huolto-, ylläpito-

ja palvelutuotteita.

ASIAKKAALLE OLI SAATETTU TOIMITTAA miljoonien arvoinen kone. Siihen

liittyvät huolto- ja varaosatiedot olivat erillisissä järjestelmissä ja hankalasti löydet-

tävissä. Järjestelmät saattoivat sijaita eri maissa, rajatuilla käyttöoikeuksilla sekä toi-

sistaan poikkeavilla käyttöliittymillä.

PALVELULIIKETOIMINNASTA VASTAAVAT HENKILÖT joutuivat kyselemään

asiakkaan koneisiin liittyviä tietoja yrityksen sisällä useilta henkilöiltä ja koosta-

maan ymmärrettävän kokonaiskuvan asiakkaalle suuren manuaalisen työn avulla.

Sen lisäksi, että toimintatapa oli työntekijöille turhauttavaa, oli se johtanut työajan

tehottomaan käyttöön. Iso osa työntekijöistä suoritti toisilleen sisäistä tietojen etsi-

misen sihteeripalvelua joka söi yrityksen katetta.

219

KONEESEEN TEHTÄVIEN HUOLTOTÖIDEN HALLINTA aina työn tilaamisesta

asiakkaan palautteen käsittelyyn oli hidasta ja hankalaa. Tämä tarkoitti asioiden

tekemisen hidastumista ja kasvaneita sisäisiä työkustannuksia, eli kannattavuuden

heikkenemistä. Kilpailijat pystyivät myymään asiakkaille nopeammin ja ajantasai-

sempaa tietoa laitekannan tilasta. Asiakkaiden raha virtasi kilpailijoille.

YRITYS OLI LASKENUT palveluliiketoiminnan tekemistä vaikeuttavasta tie-

donhallinnan puuttumisesta aiheutuvan kymmenien miljoonien arvoinen talou-

dellinen menetys vuosittain. Asiaa oli pakko lähteä kehittämään kohti tehokasta

tiedonhallinnan yhteistoimintaympäristöä, josta löytyisi ajantasaisesti kaikki asiak-

kaille myytyihin koneisiin liittyvät palveluliiketoiminnan tarvitsemat tiedot. Tarvit-

tiin järjestelmä, joka keräisi nykyisistä palveluliiketoiminnan järjestelmistä tiedon

muruset ja toisi ne työntekijöille helposti saataville, yhden sovelluksen kautta.

Kunnossapidon ja huoltoliiketoiminnan tiedonhallinnan

haasteita

• Prosessi ja työkalut, joilla kerätään kunnossapidon tekninen

tieto eri toimijoilta, esimerkiksi laitetoimittajilta ja heidän

alihankkijoiltaan, puuttuvat.

• Kunnossapidon investointiprojekteissa asiakkaille toimitettu tieto

on vajavaista.

• Käytössä on eri lähdejärjestelmiä, jotka tarjoavat tiedon murusia,

eli tieto on vajavaista ja puutteellista.

• Sama tieto voi olla eri järjestelmissä useaan kertaan kopioituna.

• Kunnossapidon työkohteiden laitedokumentaatiot puuttuvat, joka

kasvattaa työsuoritteiden riskiä ja tehottomuutta.

• Laitepaikka- ja laitetiedot ovat vajavaisia ja vääriä.

• Laitteiden ja laitepaikkojen kriittisyysluokittelut, varaosaluettelot

ja dokumentit puuttuvat.

220

• Ennakkohuolto (ennakkohuoltosuunnitelma) on tehotonta, eli

töitä tehdään vasta, kun on pakko.

• Yhteistoiminnan IT-ratkaisut puuttuvat (käyttö, raportointi,

seuranta).

• Tehoton töiden raportointi ei tuota riittävän tarkkaa palautetietoa

tunnuslukujen tuottamiseksi.

• Kunnossapidon tietojohtaminen on ylätasolla ja pohjautuu

olettamuksiin, ei ajantasaiseen tietoon kokonaistilanteesta.

• Väliaikaisen työvoiman hallinta on hankalaa.

• Töiden valmistumisen seuraaminen oman ja väliaikaisen

työvoiman osalta on puutteellista.

• Heikko tiedonhallinta johtaa alihankkijoiden laskutuksen

epämääräisyyteen.

• Varaosavastaavuuksien löytäminen on vaikeaa.

• Varaosavarastojen läpinäkyvyys toimittajille ja toimittajilta on

työlästä.

• Varaosia varastoidaan omiin varmuusvarastoihin, jotka eivät näy

varastojärjestelmissä.

• Kriittisten varaosien tunnistaminen ja saatavuus on puutteellista.

Kunnossapidon prosesseja

• Varaosakirjanpito

• Ennakkohuoltojen hallinta

• Töiden ja resurssien hallinta

• Ostoehdotusten ja tilausten hallinta

• Kustannusten ja myyntitapahtumien hallinta

• Hinnastojen hallinta

• Raportoinnin tuottaminen

221

Kunnossapidon ja huoltoliiketoiminnan tiedonhallinnan

hyötyjä

• Helpotetaan kunnossapitotöiden ulkoistamista.

• Nopeutetaan työtehtävien suunnittelua ja toteuttamista.

• Tarkennetaan raportoinnin sisältöä.

• Tehostetaan varaosien, aikataulujen ja logistiikan hallintaa.

• Vähennetään osapuolten informointitarvetta sähköisen

yhteistoimintaympäristön johdosta.

• Vähennetään investointiprojektien toteutusriskejä.

• Parannetaan töiden suunnittelua ja ennakointia ajantasaisen

tiedon johdosta.

• Tehostetaan väliaikaisen työvoiman käyttöä.

• Tehostetaan resurssi- ja materiaalihallintaa.

• Pienennetään varastointi- ja aikatauluriskejä.

222

LAITEREKISTERITMikäli yrityksen liiketoiminta perustuu paljon pääomia sitovaan lai-

te- tai konekantaan, on ajantasainen laiterekisteri tarpeellinen. Koska

laitteisiin sitoutuu paljon pääomaa, ajantasainen laiterekisteri tehostaa

käyttöomaisuuden hallintaa. Laitteiden aiheuttamia kustannuksia pitää

pystyä seuraamaan ja varmistamaan tietojen ajantasaisuus laitteen koko

elinkaaren ajalta. Laiterekisteri voi olla hyödyllistä perustaa esimerkiksi

seuraaville kohteille:

• Työkalut

• Työntekijälle luovutetut laitteet ja tarvikkeet

• Kuljetuskalusto

• Varaosat

• Avaimet

• Huoltokohteet

• Kiinteistöt

• Vuokrakohteet

Jokaisesta kohteesta voi olla laiterekisteriin kirjattuna oheisia tarkentavia

tietoja datan ja dokumenttien muodossa:

• Laitteen tekniset tiedot ja ominaisuudet (laitekortti)

• Laitteen osien tai sen muodostavien komponenttien tekniset

tiedot ja dokumentit (tekninen dokumentaatio)

• Laitteeseen kohdistuneiden toimenpiteiden tiedot (huolto,

korjaus, päivitys, luovutus, vastaanotto)

• Laitteeseen kohdistuneiden toimenpiteiden historiatiedot

• Laitetyyppikohtaiset koulutusvaatimukset

• Poikkeamat

• Varaosatiedot

223

Laiterekisteri ei saisi olla pelkkä nimikkeiden lista kuvattuna nimikkei-

den ominaisuustiedoilla. Rekisteristä tulee olla suora yhteys kohteisiin

liittyviin dokumentteihin. Näin rekisterin kohteita voidaan mm. huoltaa

ja ylläpitää helposti. Dokumentit voivat olla käyttöohjeita, huoltotietoja,

vakuutusdokumentteja, varaosaluetteloita tai ylläpitosopimuksia.

Löytyvyyden lisäksi rekisteritiedon ja dokumenttien pitää olla ajan

tasalla ja versioituna. Tästä syystä laiterekisterien ylläpito esimerkiksi

excel-taulukkolaskentaohjelmistolla ei ole suositeltavaa. Se sisältää vain

laitteen tekniset tiedot, jotka nekin saattavat olla manuaalisesta ylläpi-

dosta johtuen vanhentuneita. Näin toimittaessa tietojen päivittäminen

perustuu manuaaliseen työhön, jolloin tietojen pitäminen ajan tasalla on

haastavaa. Laitteisiin liittyvät dokumentit ovat usein satunnaisissa sijain-

neissa, joka vaikeuttaa laiterekisterin hallittavuutta.

VuokrausliiketoimintaVuokrausliiketoimintaa harjoittavalla yrityksellä vuokrattaviin kohteisiin

liittyy vuokralaiselle luovutettujen avainten luovutustietoja. On tiedet-

tävä milloin ja kenelle avaimet on luovutettu, milloin avaimet on pa-

lautettu ja kuinka monta avainta on olemassa. Näiden osalta on oltava

käytössä ajantasainen laiterekisteri.

Uusi työtekijäUuden työntekijän tullessa yrityksen palvelukseen hänelle luovutetaan

työvälineitä, joiden osalta yrityksen olisi hyödyllistä ylläpitää laiterekis-

teriä.

SähköasemaSähköasemien kunnossapidosta vastaavalla huoltoyhtiöllä on oltava käy-

tössään sähköasemien laiterekisteri. Tämän avulla huoltotyöt voidaan

hoitaa oikeisiin tietoihin perustuen. Asiakkaalle voidaan toimittaa ajan-

224

tasainen huolto- ja kunnossapidon raportointi, joka voi olla yksi myytävä

tuote tai laskutuksen peruste.

Laiterekisterin tietorakenne voi muodostua laitepaikoista, joihin liit-

tyy laitekohtaista dokumentaatiota. Pääkohde voisi olla ”Sähköasema

Mustasaari”, jonka alakohde on ”Jännitemuuntaja-ACJ9”. Tähän liittyvä

laitepaikka on nimeltään ”Katkaisija-ACSC1”, johon liittyvät dokumentit

”hälytyskaavio.pdf” ja ”huoltopäiväkirja.doc”.

SairaalaSairaaloissa on paljon kalliita laitteita, joita pitää huoltaa ja pitää toimin-

takykyisenä. Ajantasainen laiterekisteri voi pelastaa potilaita.

KuljetusliiketoimintaKuljetusliiketoimintaa harjoittava yritys investoi raskaaseen kuljetuska-

lustoon ja logistiikan vaatimiin apuvälineisiin. Jotta liiketoiminnan jat-

kuvuus turvataan, on varmistettava kaluston käyttövarmuus. Käytössä

pitää olla ajantasainen kaluston laiterekisteri joka sisältää huoltotiedot,

käyttökapasiteetti- ja varaosatiedot. Näiden perusteella tiedetään kalus-

ton käytön elinkaari sekä suunnitellaan tulevat poistot ja laitehankinnat

oikein. Laiterekisteri voi tässä tapauksessa sisältää kohteesta esimerkiksi

seuraavia tietoja:

• Milloin laitetta on huollettu?

• Milloin seuraava huolto suoritetaan?

• Minkälainen poistosuunnitelma laitteella on?

• Kuinka paljon laitteen ylläpito maksaa?

Laitetietoja löytyy lähes kaikista yrityksistä eri toimialoilta. Toisille lai-

terekisteri on liiketoiminnan tehokkaan tekemisen pakollinen edellytys.

225

Toisille se on liiketoimintaa tukeva ja hyödyllinen tapa hallinnoida omai-

suutta. Tiedonhallinnan kannalta on tärkeätä, että laitetietoihin voidaan

helposti liittää tietoa dokumenttien ja datan muodossa.

Mikäli ajattelemme yrityksen työntekijärekisteriä pelkkien työntekijä-

tietojen nimilistana, ei se vielä ole kovin hyödyllinen. Mikäli voimme jo-

kaisen työntekijätiedon kautta porautua työhistoriaan, työsopimuksiin tai

osaamisalueisiin, on työntekijärekisteri meille jo paljon hyödyllisempi.

Samasta asiasta on kyse laiterekistereissä. Pelkän nimikelistan muutta-

minen kattavaksi kohteeseen liittyvien tietojen kokonaisuudeksi on liike-

toiminnan tehokkuuden kannalta hyödyllisempää.

Laiterekisterin käytön hyötyjä

• Nopeutunut laitteiden ylläpito, huolto ja korjaus.

• Tarkempi talouden suunnittelu.

• Parempi laiteinvestointien suunnittelu.

• Tarkempi poistojen suunnittelu.

• Tehostunut käyttöomaisuuden hallinta.

• Takuiden ja vakuutusten vaikutusten tehokkaampi arviointi.

226

KIINTEISTÖJEN TIEDONHALLINTAKiinteistöön liittyvää tietoa tuottavat ja hyödyntävät kaikki tahot, jotka

ovat tekemisissä kiinteistön kanssa sen elinkaaren aikana. Tiedonhallin-

nan näkökulmasta kyse on koko kiinteistön elinkaaren tiedonhallinnas-

ta. Tietoja alkaa syntymään heti, kun kiinteistöä lähdetään suunnittele-

maan ja rakentamaan. Tietoja syntyy kiinteistön siirtyessä asiakkaalle

tai huoltoyhtiölle. Tietojen lisääntyminen jatkuu kun kiinteistö myydään,

kehitetään kiinteistöpalveluita, peruskorjataan tai puretaan. Kiinteistöön

liittyvää dokumentaatiota ja dataa tarvitsevat mm. seuraavat tahot:

• Tilaaja

• Suunnittelija

• Rakennuttaja

• Rakentaja

• Sijoittaja

• Rahoitusyhtiö

• Vakuutusyhtiö

• Kiinteistön asiakas

• Huoltoyhtiö

• Kunnossapitotoimija

• Remontointi ja saneerausurakoitsija

• Lisärakentamisyhtiö

• Tekninen kiinteistöpalvelu

Kiinteistöön kohdistuessa esimerkiksi huoltotöitä syntyy seuraavia tieto-

tarpeita:

227

• Ketkä ovat olleet urakoitsijoina putkiremontissa?

• Millä maalilla aulan seinät on maalattu?

• Kuka toimittaa ilmastointilaitteeseen uusia suodattimia?

• Millä aineella ala-aulan lattia voidaan vahata?

• Milloin ilmastointilaitteet on huollettu?

• Kuka rakennuttajan puolelta vastaa väärin asennetuista kaiteiden

kiinnityksistä?

• Minkälaisia vakuutuksia kiinteistöön on otettu?

• Mistä löytyvät korjaussuunnitelma ja huoltohistoriatiedot?

Voi syntyä tilanne, jossa kiinteistö myydään, ja ostaja vaatii tarkkaa ar-

vonmääritystä. Tämän tekeminen on monin verroin helpompaa, mikäli

kiinteistön nykyinen haltija pääsee tarkastamaan kiinteistöön liittyvät

ajantasaiset historiatiedot nopeasti korjausten, muutosten ja tehtyjen

parannusten osalta. Ilman ajantasaista tietoa voidaan menettää suuria

summia rahaa, koska ei pystytä perustelemaan hinta-arvioon vaikuttavia

tekijöitä.

Rakennusvaiheen aikaiset dokumentit ovat usein tallentuneina raken-

tajan tietojärjestelmiin. Kiinteistön valmistuttua voi rakennusprojektin

aikainen dokumentaatio jäädä osittain rakentajalle tai se toimitetaan

paperisessa muodossa tilaajalle. Osa kiinteistöön liittyvästä tiedosta voi

siirtyä kiinteistön hallinnasta vastaavalle yhtiölle.

On tyypillistä, että tietoja joudutaan kyselemään, selvittelemään ja lä-

hettelemään osapuolten välillä. Usein haluttuja tietoja ei löydy ja asioita

joudutaan tekemään puutteellisen tiedon varassa. Puutteelliset ja löyty-

mättömät tiedot aiheuttavat riskejä esimerkiksi korkeampien vakuutus-

maksujen osalta.

228

Kiinteistötiedon hallinnan hyötyjä

• Vähentyneet korjausriskit huoltotoimien ennakoinnin

johdosta.

• Tarkemmat taloudelliset arviot kiinteistön arvosta.

• Välttyminen ylimääräisiltä vakuutusmaksuilta tarkemman

kiinteistön kuntotiedon johdosta.

• Nopeutunut muutostöiden suunnittelu ja toteutus.

229

MATERIAALISERTIFIKAATITRaaka-aineiden jäljitettävyys pitää olla selvitettävissä mm. elintarvikete-

ollisuudessa, jossa se liittyy ajantasaiseen tietoon tuotteiden tuottaja- ja

toimitusketjusta. Pilaantuneita kananmunia kaupan hyllyltä ostanut ja

niistä sairastunut asiakas voi reklamoida pilaantuneista munista. Kaup-

piaan pitää pystyä selvittämään, miltä tilalta ja mikä kananmunaerä on

ollut kyseessä. Toimittanut tila voi joutua vetämään pois markkinoilta

pilaantuneet kananmunat, jolloin uudet sairastumiset vältetään.

Eri toimijoiden raaka-aineiden alkuperää, koostumusta ja laadullisia

ominaisuuksia voidaan kuvata materiaalisertifikaatilla, jota kutsutaan

myös raaka-ainetodistukseksi. Sen olemassaolo ja saatavuus ajantasaisil-

la tiedoilla varmistavat raaka-aineketjun jäljitettävyyden.

Esimerkkinä terästeollisuusTerästeollisuuden tuotteita valmistavaan yritykseen saapuu erä terästä,

josta tehdään asiakkaalle teräspalkkeja. Asiakas voi halutessaan pyytää

tietoja käytetyn raaka-aineen alkuperästä. Asiakas rakentaa siltaa, jonka

tukipilareiden koostumus pitää olla juuri oikeanlaisesta teräksestä. Mi-

käli silta sortuu pilarissa käytetyn väärän teräsmateriaalin vuoksi, voivat

vastuukysymykset koskettaa myös teräspalkin toimittajaa. Hän on saat-

tanut käyttää palkkien raaka-aineena heikompilaatuista ja edullisempaa

terästä.

Tuotteen toimittajan oikeusturvan kannalta raaka-aineen alkuperän

selvittäminen voi olla taloudellinen turvaverkko, kun joudutaan selvit-

tämään tuotteen mahdollisesti väärien materiaalien vastuukysymyksiä.

Materiaalisertifikaattien tiedonhallintaUseammissa tapauksissa sertifikaattidokumentti kulkee tuotteiden raa-

ka-aineiden lähetysten mukana. Raaka-aine erän saapuessa tuotantoon

sertifikaattitiedot tallennetaan vastaanottavan yrityksen tietojärjestel-

mään. Tiedonhallinnan haasteet liittyvät sertifikaatin oikea-aikaiseen

230

kulkeutumiseen ja oikeaan raaka-aineiseen kohdistamiseen. Voi olla, että

samaa raaka-ainetta käytetään eri tuotteissa. Silloin pitää pystyä seuraa-

maan, miten samaa alkuperää oleva raaka-aine jakaantuu tuotannossa

osaksi eri lopputuotteita, missä tuotteessa on käytetty mitäkin raaka-aine

erää ja miltä toimittajilta kyseiset erät on tilattu. Jokaisen erillisen tuot-

teen osalta pitää jälkikäteen pystyä selvittämään, mistä raaka-aine-erästä

ja raaka-aineesta se on tehty.

Joskus voi käydä niin, että raaka-aineeseen liittyvä materiaalisertifi-

kaatti saapuu valmistavalle yritykselle vasta jälkikäteen. Raaka-aineesta

valmistetut tuotteet ovat silloin jo lähteneet tuotannosta loppuasiakkail-

le. Myös nämä eriaikaiset tapahtumat asettavat materiaalisertifikaattien

tiedonhallinnan ratkaisulle löytyvyyshaasteita.

Materiaalisertifikaattiratkaisun hyötyjä

• Pienentyneet asiakas- ja liiketoimintariskit raaka-aineiden

jäljitettävyyden johdosta.

• Nopeutunut raaka-ainehankinta.

• Tehokkaampi toimittajahankinta ja kilpailuttaminen raaka-

aineiden parantuneen seurannan johdosta.

• Vastuukysymykset on selvitettävissä nopeasti.

236

9

237

tIEdonhaLLInnan

KEhItYStREndIt

BIG DATABig Data on tietoa, jota syntyy säännöllisesti suuria määriä. Vasta viime

aikoina on alettu kiinnittämään huomiota sen hyödynnettävyyteen lii-

ketoiminnassa. Big Dataksi voidaan tunnistaa seuraavia eri toimialoilla

hyödynnettäviä tietoja:

• Lyhytviestintä (lokitieto)

• Verkkokauppa (statistiikka)

• Internet haut ja liikennöinti (analytiikka)

• Sensorien kautta saatava data (mittaustieto)

• Tieteellinen tieto (laskentatieto)

• Taloustiedot (liiketoimintatransaktio)

• Teollisuuden prosessitapahtumat (laitetieto, automaatiotieto)

• Sosiaalinen media (käyttäytymistieto)

Verkkokaupan pitää tietää, miten asiakkaat verkkokaupassa toimivatVerkkokaupan tietojärjestelmä kerää paljon tietoa sivuille tulleista, sivuil-

ta poistuneista, hiiren klikkauksista ja eri sivuille siirtymisten osalta. Tie-

toa voi syntyä valtavia määriä, jonka analysoinnin pohjalta on mahdol-

lista ymmärtää asiakkaiden ostokäyttäytymistä. Big Datan analysoinnin

avulla verkkokauppias voi kehittää liiketoimintaansa. Siihen tarvitaan

suuren tietomassan tietoa käsitteleviä palveluja. Internetissä palvelua

tarjoaa esimerkiksi Google, jonka ”Google AdWords” -palvelu tarjoaa yri-

tyksille mahdollisuuden saada raporttitietoa mm. verkkokaupan sivujen

liikennöinnistä.

238

Bid Data on jalostettuna hyödyllistä, kun se yhdistetään yrityksen

muuhun, enemmän järjestyksessä olevaan tietoon. Tietojen yhdistely ja

analysointi tarvitsevat tuekseen oikean tiedonhallinnan ratkaisun.

TIEDON KÄYTTÖSEURANTA TULEE YRITYKSIINTiedonhallinta on pitkään perustunut yksittäisten työntekijöiden henki-

lökohtaiseen osaamiseen. Tietoa on viime aikoina opittu tuottamaan, ja-

kamaan, kommentoimaan ja käyttämään yhdessä. Seuraavaksi voidaan

tiedon käyttöseurannan avulla seurata yrityksen tietoympäristössä teh-

täviä asioita. Näitä voivat olla esimerkiksi seuraavat tiedon seurannan

tietotarpeet, joita perinteisessä tiedonhallinnassa on ollut lähes mahdo-

tonta toteuttaa.

• Kuinka monta kertaa dokumenttia on etsitty?

• Kuinka paljon tietoa on luettu tai dokumentteja avattu?

• Kuinka usein samaan tietoon on palattu ja millä viiveellä?

• Mitä tietoja työntekijät eniten etsivät?

• Mitä hakusanoja työntekijät käyttävät eniten?

• Minkälaista tietoa muokataan eniten?

• Minkälaista tietoa luodaan eniten?

• Minkälaista tietoa luetaan vähiten?

• Kuinka tiheästi annetut hakukriteerit löytyvät sisällöstä?

Sosiaalisen median palvelut hyödyntävät onnistuneesti tuotettujen tieto-

jen mittausta ja esittämistä. Tiedämme kuinka monta kertaa YouTube-vi-

deotamme on katsottu. Facebookissa tilapäivitysten peukutusten myötä

meille suodattuvat suosituimmat viestit. Twitterissä suositut kommentit

ja artikkelit leviävät sitä tehokkaammin, mitä enemmän tietoa merka-

taan, jaetaan, luetaan ja seurataan. Tiedämme joka hetki, mikä tieto on

suosittua ja mikä ei.

239

Minkälainen on tilanne yrityksissä, joissa luodaan päivittäin paljon

tietoa kalliilla palkkakustannuksella? Mistä yritykset voivat tietää tuote-

tun tiedon hyödyllisyyttä, jos sen käyttöä ei seurata? Vasta uusimmat tie-

donhallintaratkaisut ovat alkaneet tarjota tietojärjestelmissä käsiteltäville

dokumenteille ja datalle käyttöseurantaa.

Mistä tiedämme, mikä on kiinnostavaa tietoa?Yritys saattaa teettää selvityksiä, tutkimuksia, yhteenvetoja, esitelmiä ja

ehdotuksia dokumenttien muodossa. Ne lepäävät piilossa omissa loke-

roissaan. Vain pieni ihmisjoukko voi olla tietoinen niiden olemassaolosta.

Tuotetun aineiston seassa saattaa olla yksittäisen työntekijän tekemä

esitelmä, jota on luettu organisaatiossa yli 5 000 kertaa. Se on saattanut

auttaa useita henkilöitä työsuoritteissaan ja näin aiheuttanut yrityksen

toimintaan tehokkuutta. Samaan aikaan yritys on ostanut kalliin koulu-

tusmateriaalin, joka on saatavilla kaikille, mutta sitä on luettu vain 200

kertaa. Dokumenttien käyttöseurantatietojen saaminen on tärkeätä. Sen

perusteella voidaan nähdä, mikä on kiinnostavaa, koetaan hyödylliseksi

ja mitä tietoa kannattaa jatkossa tuottaa.

QR-KOODIT - SÄHKÖISTEN TIETOJEN KIINNITTÄMINEN PINTOIHINÄlypuhelimella QR-koodin tunnistettuaan on voinut jännityksellä siirtyä

johonkin hauskaan ja yllättävään paikkaan internettiin. Kuluttajalle on

voitu tarjota siirtyminen älykännykällä tuotteen YouTube-videoon tai

myyjän internet-sivuille. Sisältö on perinteinen internet-sivu katsottuna

pienen älypuhelimen ruudulta.

QR-koodien tunnistamisesta siirrytään jatkossa enemmän hahmontun-

nistukseen. Silloin emme ole enää sidottuja QR-koodin ruutuneliögrafiik-

kaan. Tästä syystä harvat kauppiaat haluavat täyttää printtikatalogiaan

niillä, vaikka sähköisten lisätietojen antaminen houkuttelisi. Ulkoasu on

240

yksi tärkeimmistä asioista lukukiinnostuksen herättäjänä. Mikäli QR-koo-

dia haluaisi hyödyntää tehokkaasti, tulisi painaa erillinen QR-katalogi.

Näin kuluttaja tietäisi, että kauppias on valinnut tekniikan käytön sel-

keänä lisäpalveluna, joka on lanseerattu kunnolla ja uskottavasti. Muut

yritykset ovat usein testailua, jossa QR-koodien käyttäjämäärät jäävät

vähäiseksi. QR-koodien tilalle tulee vähitellen laajennetun todellisuuden

sovellukset (Augmented Reality).

INFORMAATIO KYTKEYTYY JATKOSSA FYYSISEEN YMPÄRISTÖÖMMEÄlypuhelimilla ja liikkuvilla päätelaitteilla voidaan laajennetun todelli-

suuden sovelluksia hyödyntämällä tunnistaa hahmoja painetuista pin-

noista ja reaalimaailman esineistä. Kuluttaja tunnistaa kuvan tai hahmon

esimerkiksi painetusta mainoksesta saaden laitteensa näytölle lisätietoja.

Tämä voi tarkoittaa kadunvarsijulisteen tunnistamisen kautta elokuva-

lipun ostamista tai kivijalkaliikkeen ikkunasta tunnistetun tuotteen vä-

litöntä tilaamista mobiiliverkkokaupasta liikettä edullisempaan hintaan.

Kaupallisesti tämä on kiinnostava tekniikka, koska yhdellä painetun

printin sivulla voi jatkossa olla useita tunnistettavia alueita, joiden pääl-

le älypuhelimen näyttö tuottaa automattisesti haluttua digitaalista lisä-

sisältöä. Käyttömahdollisuudet voivat kuluttajapuolella olla esimerkiksi

seuraavia:

• Lue lisätietoja tämän tuotteen blogista

• Katso lisäkuvia

• Lue käyttäjien arvostelut

• Kirjoita kommenttisi tuotteesta

• Osallistu kilpailuun

• Siirry verkkokauppaan ostamaan tuote

241

Teollisuudessa erilaisten koodien tunnistusta on jo käytetty pidemmän

aikaa. Tuotantolaitteen kyljessä on voinut olla viivakoodi, jonka tunnis-

tuksen kautta huoltohenkilö on saanut kyseiseen tuotantolaitteeseen liit-

tyvät viimeisimmät huoltotiedot mobiililaitteeseensa.

Yrityselämä hyötyy laajennetun todellisuuden sovelluksista, kun tieto

kiinnittyy reaalimaailman pintoihin. Huolto- ja palveluliiketoiminnassa

voidaan laitteet ja työkohteet tunnistaa kuvatunnistuksella. Niiden yhte-

yteen voidaan tuoda käyttäjälle reaaliaikaista huoltotietoa, mittaustietoa

tai kohteeseen liittyvää historiatietoa.

Mobiililaitteen sovellus kertoo, minkälaiseen lisätietoon tunnistetus-

ta elementeistä pääsee. Kaupassa lisätietoja tuotepaketista kaivatessa ei

ole kannettavaa tietokonetta matkassa. Jatkossa tiedot on saatavilla juuri

sillä hetkellä, kun tietoa tarvitaan. Paikkana voi olla kauppa, katu, ilmoi-

tustaulu, liikkeen ikkuna tai tapahtuma.

JOKAINEN PÄIVÄMME ON TIEDONHALLINTAA Tiedonhallinta liittyy lähes kaikkeen tekemiseemme. Olemme kirjassa

tunnistaneet meitä ympäröivistä päivittäisistä tietotyön osa-alueista vain

osan. Jotta tietoa voidaan käsitellä, on se oltava löydettävissä. Löytyvyys

perustuu yhdessä sovittuihin nimikkeisiin ja tietotyön tapoihin. Perusta-

na on oltava ymmärrys siitä, miksi ajantasainen tieto on tekemisemme

kannalta merkityksellistä. Vaikka luomme tietoa itsellemme, voi sama

tieto palvella myös muita käyttäjiä. Olemmehan tyytyväisiä työtämme

palvelevasta muiden luomasta tiedosta. Hyvä tiedonhallintaympäristö

antaa meille mahdollisuuden valita ja suodattaa sellaista tietoa, mitä ha-

luamme ja tarvitsemme. Tietojärjestelmien pitää kysyä, mitä haluamme,

ja tuoda se meille tarjolle. Toivon, että kirjan avulla voit rakentaa tiedon-

hallinnan palapelistä kuvan toimivasta tiedonhallinnan ympäristöstä.

uutuuskirja: tiedonhallinta & yrityksen menestys - 2015 - jukka-pekka linden

Business