feest in de buurt, draaiboek

24
1 FEEST IN DE BUURT DRAAIBOEK VOOR VRIJWILLIGERS

Upload: stad-kortrijk

Post on 23-Mar-2016

215 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

Voel je je schuldig omdat je tijdens de koude wintermaanden amper tijd maakte voor een babbel met je buren? Dan moet je binnenkort beslist werk maken van een buurt -of straatfeest. Om je te helpen bij de organisatie publiceerde de stad onlangs een handig draaiboek voor vrijwilligers 'Feest in de buurt'. In de publicatie vind je een volledige leidraad om allerlei activiteiten in Kortrijk zo vlot mogelijk te laten verlopen. Bovendien krijg je de nodige informatie om alles op een veilige manier uit te werken. En alsof dat nog niet genoeg is, bundelt de brochure ook een aantal bruikbare tips om van jouw activiteit of bijeenkomst een geslaagd feest te maken.

TRANSCRIPT

Page 1: Feest in de buurt, draaiboek

1

FEEST IN DE BUURTDRAAIBOEK VOOR VRIJWILLIGERS

Page 2: Feest in de buurt, draaiboek

2

woord Vooraf

Als vrijwilliger slaan jullie de handen in elkaar om de straat, de buurt, de wijk en zelfs de stad aangenamer te maken om er te wonen en te werken. Daarvoor organiseren jullie buurtfeesten, buurtbarbecues, aperitieven, ontbijten, Halloweentochten, kerstmarkten en nog veel meer. Wat mensen samen aanpakken en wat ze samen doen, kan tot een mooi resultaat leiden. Een feest of evenement voor en door buren helpt bovendien nieuwe inwoners van Kortrijk beter integreren. Daarom kijken ook wij, jaar na jaar, uit naar een geslaagde editie van jullie evenement. Met deze brochure bieden wij een leidraad om activiteiten in Kortrijk zo vlot mogelijk èn op een veilige manier uit te werken. Naast deze handige brochure kunnen jullie, vrijwilligers, ook blijven rekenen op de goede ondersteuning van de stadsdiensten. Jouw initiatief draagt er alvast toe bij dat iedereen zich in zijn eigen straat, buurt of wijk thuis kan voelen in Kortrijk.

Wij wensen je alle succes toe!

Geert Hillaert, Lieven Lybeer, Filip Santy, Secretaris wnd Burgemeester Schepen van Vrijwilligersbeleid

Jean de Bethune, Christine Depuydt,Schepen van Gebiedswerking Schepen van Cultuur

Page 3: Feest in de buurt, draaiboek

3

Organiseer in zes stappen

• 1. Idee 5

• 2. BeschrIjf 7

• 3. Vraag het aan 8

• 4. Promoot 13

• 5. Voer uIt 17

• 6. ruIm oP 20

• checklist 21

• nuttige contacten 23

INHouD

Page 4: Feest in de buurt, draaiboek

4

Page 5: Feest in de buurt, draaiboek

5

Wil je iets Organiseren met je buurt?

Doe dat niet alleen en neem voldoende tijd.

Weet je niet Wie er Wil meeWerken?

Trek je stoute schoenen aan en ga langs bij de buren. Voorzie voldoende helpers, hoe meer zielen is niet alleen hoe meer vreugd, maar ook minder werk voor de organisator.

Zoek enthousiaste mensen met genoeg tijd, een praktische insteek en organisatietalent.

genOeg gemOtiveerde buren gevOnden?

Steek de koppen bij elkaar en luister naar alle voorstellen.

Tip: Maak een verslag en bezorg het aan alle geïnteresseerden. Het is belangrijk om ook een voorzitter (om de bijeenkomsten in goede banen te leiden) en een secretaris (beheer geld en verslag) aan te duiden.

1. IDEE

Page 6: Feest in de buurt, draaiboek

6

© Kris Nuyts

Page 7: Feest in de buurt, draaiboek

7

2. BESCHrIJFna de drOOm kOmt de Werkelijkheid. beschrijf samen met de grOep hOe de activiteit er zal uitzien.

formuleer op onderstaande vragen een antwoord.

Wat wil je organiseren?Voor wie wil je organiseren? Wat zal het kosten? Wanneer en waar wil je iets organiseren?Wie doet wat?Hoe maak je het bekend?

Tip: Maak de afspraken duidelijk en concreet zodat ze niet voor interpretatie vatbaar zijn. ‘Niets wordt zo snel gemaakt als misverstanden …’

Voorbeeld: R Samen met de buurt organiseren wij op 15 juni een zomerpicknick op het buurtplein R Wij rekenen € 10 kosten per deelnemer voor eten en drinken. Voor omkadering rekenen wij

een extra € 250 • Peter Pladijs is eindverantwoordelijke: hij roept iedereen samen en volgt alles op • Saïd Moroman is secretaris: zij zorgt voor verslag en begroting • George oostakker zorgt voor de catering • Mariette depaemeleire zorgt voor de muzikale omlijsting • Tom Teperaar zorgt voor de communicatie • Hans, esmeralda, Nicole, Mohammed, dries, Jan en Mieke willen de dag zelf zeker helpen

R Iedereen spreekt zijn buren aan en hangt de affiches op die Tom maakt

© Kris Nuyts

Page 8: Feest in de buurt, draaiboek

8

3. VrAAG HET AANWanneer je een evenement Organiseert heb je van alles en nOg Wat nOdig. dOe Op tijd de nOdige aanvragen.

aan dienst evenementen stad kortrijk richt je volgende aanvragen:

Tip: Bundel de aanvragen voor de stad in één brief en bespaar jezelf werk en tijd.

• aanVraag tot geBruIk oPenBaar domeInWil je een evenement in Kortrijk op een plein, park, straat,... organiseren? Dan moet je een aanvraag doen bij het College van Burgemeester en Schepenen via de dienst evenementen.

• aanVraag fInancIële ondersteunIng straat -, Buurt - en dorPsfeesten

organiseer je een initiatief in straat, buurt, wijk, dorp,… om de sociale contacten binnen een bepaald gebied te bevorderen? Dan kan je onder bepaalde voorwaarden een subsidie krijgen. Het bedrag hangt af van ver-schillende factoren.

R de subsidie kan je via www.kortrijk.be/tipsvoororganisatoren aanvragen.

• aanVraag Voor Plaatsen Van aankondIgIngBorden, weg- wIjzers en sPandoeken oP de oPenBare weg.

Wil je aankondigingborden, wegwijzers of spandoeken op het openbaar domein van het grondgebied Kortrijk plaatsen of ophangen? Dan dien je hiervoor een aanvraag in via de dienst evenementen.

oPgelet: Voor het plaatsen van promotiemateriaal op gewestwegen moet je toestemming vragen aan het district gewestwegen regie 312, t.a.v. de heer freddy hoste, President kennedylaan 5, 8500 kortrijk (056 23 71 80).

Page 9: Feest in de buurt, draaiboek

9

• aanVraag elektrIcIteItsaansluItIngWie een evenement op een plein, park of straat in Kortrijk organiseert kan een tijdelijke elektriciteitsaansluiting aanvragen bij de dienst evenementen.

• uItlenen materIaalDe dienst evenementen leent volgende materialen uit:- dranghekkens- podiumwagens- podiumelementen - tribune- tentoonstellingspanelen - tentoonstellingskasten- vlaggenmasten- vlaggen

Tip: Bij de dienst leefmilieu kan je gratis afvalbakken en herbruikbare bekers (waarborg € 125) reserveren op nummer 056 23 98 13. Bovendien moet je de bekers niet afwassen.

bij de uitleendienst voor audio-visueel materiaal kan je o.a. de volgende materialen uitlenen:

- materiaal voor geluid- lichten- pictogrammen- oprijhelling voor rolstoelen

R Uitleendienst voor audio-visueel materiaal | Filips van de elzaslaan 48, 8500 Kortrijk | 056 32 50 13 | 0473 86 28 43 | [email protected] | www.kortrijk.be/uld

oPgelet: vanaf 2012 gebeuren alle ontleningen van de stad kortrijk via de uitleendienst op site callens.

Nog meer materiaal kan je uitlenen bij de Provinciale uitleendienst. R Kortrijk – Provinciale Uitleendienst | emiel Clauslaan 3, 8500 Kortrijk | 056 22 56 22 |

Fax 056 22 28 89 | [email protected]

Page 10: Feest in de buurt, draaiboek

10

Tip: Koppel een speelstraat aan jouw straatfeest. in een speelstraat wordt de hele straat, of een stukje ervan, verkeersvrij gemaakt. Er wordt een hekken geplaatst aan de in -en uitgang van de straat zodat de kinderen naar hartelust op straat kunnen spelen. Een buurtfeest kan b.v. een mooie afsluiter zijn van een week speelstraat.Meer info of aanvragen van speelstraten via Team Jeugd ( 056 277 291) of [email protected] | www.kortrijk.be/speelstraat

andere aanvragen

• auteursrecht BIj saBamHet auteursrecht is een vergoeding die toekomt aan de auteurs/componisten wanneer hun werk door anderen wordt gebruikt. Auteursrecht betaal je via Sabam. Meestal krijg je een korting als je de aanvraag tijdig doet.Voor dorp-, buurt- en straatactiviteiten in open lucht:

Veel kleine organisatoren die in samenwerking met de stad Kortrijk een evenement in open lucht organiseren moeten geen aanvraag meer indienen bij Sabam. Vraag na bij de dienst evenementen of je hiervoor in aanmerking komt.

Voor dorp-, buurt- en straatactiviteiten in stadsgebouwen:Voor mechanische achtergrondmuziek in de stedelijke ontmoetingscentra en buurthuizen moet je niet meer afzonderlijk betalen. Voor alle andere voorstellingen (muziek, dans, theater, poëzie,…) wel.

Met vragen kan je terecht bij de dienst evenementen ( 056 27 74 20).

• auteursrecht uItVoerders VIa de BIllIjke VergoedIngDe billijke vergoeding moet in bepaalde gevallen betaald worden door de organisator van een evenement waar publiek muziek wordt afgespeeld. Deze betaling is een compensatie voor de uitvoerders en producenten van muziek die beschermd worden door auteursrechten. Dit is niet hetzelfde als

Page 11: Feest in de buurt, draaiboek

11

Sabam, dat bedoeld is voor de auteurs van de muziek. Via de website www.ikgebruikmuziek.be vind je uitgebreide informatie, kan je de billijke vergoeding berekenen en eenvoudig de aangifte doen.

in de Kortrijkse ontmoetingscentra waar een vaste muziekinstallatie staat hoeft geen billijke vergoeding betaald te worden.

• aanVraag wateraansluItIngWie een evenement op een plein, park of straat in Kortrijk organiseert kan een tijdelijke wateraansluiting aanvragen bij de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening.

R Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening | Hoofd sectoraal dienstencentrum | Wagenmakersstraat 54 - 8500 Kortrijk | 056 21 09 56 | Fax 056 22 42 97 | [email protected]

• eVenementenfIche De politiezone Vlas vraagt om een evenementenfiche digitaal of schriftelijk in te vullen en te versturen. Met deze fiche beschikt de politiezone Vlas over essentiële gegevens over het evenement en de organisator en verlopen de eventuele tussenkomsten van de hulpdiensten efficiënter.

R de evenementenfiche vind je op www.pzvlas.be/evenementen.429.0.html

• drankVergunnIngVoor occasionele gelegenheden moet je geen drankvergunning aan- vragen. Wil je sterke dranken schenken? Dan moet je een aanvraag indienen bij de dienst MIHro van de Lokale Politie.

R Politiezone Vlas | MIFIN (MIHro & FINANCIËN) | Sint-Amandslaan 26 - 8500 Kortrijk | 056 27 12 36 | [email protected].

Voor meer informatie over een evenement organiseren in Kortrijk kan je terecht bij de dienst evenementen.

R dienst evenementen | Grote Markt 54, 8500 Kortrijk | www.kortrijk.be/tipsvoororganisatoren | [email protected] | 056 27 74 20

Page 12: Feest in de buurt, draaiboek

12

Page 13: Feest in de buurt, draaiboek

13

Wil je bezOekers hebben Op jOuW initiatief dan vOer je best prOmOtie. iemand mOndeling uitnOdigen Werkt nOg altijd het best, maar er bestaan natuurlijk andere mOgelijkheden.

Tip: Nodig via facebook, twitter, enz. eenvoudig al je vrienden uit.

Ook bij promotie kan de stad jouw partner zijn

• DE UiTDaTaBaNKDeze databank bundelt alle activiteiten uit Vlaanderen. Via de databank komen de initiatieven ook in de vrijetijdskalenders “uit in Kortrijk” en “uit in de regio Kortrijk”. Als organisator moet je zelf tijdig (tegen de eerste dag van de maand voor de publicatie) informatie ingeven via www.uitdatabank.be.

R Meer informatie: stad Kortrijk/directie cultuur | Grote Markt 54, Kortrijk | 056 27 74 00 | [email protected]

• DE pErsDe actuele perslijst kan je raadplegen op www.kortrijk.be/pers of via de perskring Kortrijk. Persmededelingen kan je doorsturen via het digitaal perscentrum: www.drk.be/perscentrum. Via een invulformulier geef je de perstekst in, die automatisch wordt doorgemaild naar de belangrijkste pers uit de regio.

R de Perskring Kortrijk | Marksesteenweg 42, 8500 Kortrijk | 056 25 90 30 | Fax: 056 22 79 64 | www.perskringkortrijk.be | [email protected]

• sTaDsKraNTDe Stadskrant brengt maandelijks redactionele artikels over zaken met betrekking tot de stad. De Stadskrant brengt geen info over activiteiten. Dit gebeurt enkel via uiT in Kortrijk (achterin de Stadskrant)

R Persberichten kan je doorgegeven via de dienst Communicatie | Grote Markt 54 - 8500 Kortrijk | [email protected]

4. ProMooT

Page 14: Feest in de buurt, draaiboek

14

• DorpsKraNTENIn alle deelgemeenten verschijnen er dorpskranten met info over het reilen en zeilen in de eigen deelgemeente en algemene info nuttig voor de inwoners. In bepaalde dorpskranten kan je ook betalende aankondigingen plaatsen.

R ‘t Aaltje | Aalbeke | 056 40 18 92 | www.aalbeke.be/formulieren/contactformulier-redactie-t-aaltje

R dorpskrant bellegem | bellegem | 056 25 95 71 | [email protected] R ‘t Minneke | bissegem | 056 37 13 19 | www.minneke.be R Tineke | Heule | 056 35 02 10 | [email protected] R dorpskrant Marke | Marke | 056 24 08 22 | [email protected] R Info Kooigem | Kooigem | 056 45 58 88 | [email protected] R Krant van rollegem | rollegem | 056 22 71 02 | [email protected]

• BUUrTKraNTENIn vijf buurten van Kortrijk (Venning, Veemarkt, V-tex, Lange Munte en overleie) wordt een buurtkrant verspreid. Deze buurtkranten besteden graag aandacht aan evenementen, straatfeesten, … die in die buurten plaatsvinden. Neem contact op met de buurtwerkers voor meer info en concrete afspraken.

R Venning | Annelies Vanhoenacker | 056 24 41 49 R lange Munte | rebecca Vanoverberghe | 056 20 22 61 R Veemarkt | dennis Hofman | 056 24 42 50

danny Verbeke | 056 24 42 50 R V-tex | leslie ramboer | 0473 86 26 89 R overleie | Mieke lintermans | 056 27 73 86

Henk Vandenbroucke | 056 27 73 81

• sTaDsplaKKErErkende socio-culturele verenigingen kunnen tweemaal per jaar gratis affiches laten aanplakken op de openbare aankondigingborden (25-tal bezorgen op de directie cultuur of in één van de oC’s). Niet-erkende verenigingen betalen € 15/schijf van vijftien affiches voor een duur van twintig dagen. In geen geval mogen op eigen initiatief affiches aangebracht worden op de openbare aanplakkingborden.

Page 15: Feest in de buurt, draaiboek

15

Tip: Maak de uitnodigingen en aankondigingen van jouw evenement op affiches, folders en spandoeken van milieuvriendelijk papier en materiaal. Doe dit steeds in een aangepaste oplage.

• VErDEliNg sTaDsgEBoUwENJe kan maximum veertig affiches en een pakket strooibriefjes afgeven in één van de afdelingen van het Cultuurcentrum Kortrijk of bij de dienst cultuur (in het stadhuis). Deze worden verdeeld over de stadsgebouwen waar er regelmatig publiek komt: De Kortrijkse Schouwburg, ontmoetingscentra Marke, Heule, Aalbeke, Bellegem, Bissegem, buurthuis rollegem, ’t Kastanjehuis Kooigem, bibliotheek (+ 11 filialen), academie, conservatorium, concertstudio, muziekcentrum, erfgoedhuis, de 3 musea (enkel tentoonstellingen), uit in Kortrijk (ex-cultuurwinkel), sportcentra(9), de Warande en de jeugddienst.

oPgelet: je moet de affiches wel zelf oprollen (met elastiek) en de exacte bestemming (naar keuze) erop vermelden.

• ElEKTroNiscHE aaNKoNDigiNgBorDENop diverse plaatsen in de stad en deelgemeenten staan er elektronische aankondigingborden. om hierop een bericht te plaatsen kan je contact opnemen met de lokale cultuurfunctionaris/gebiedswerker.

Page 16: Feest in de buurt, draaiboek

16

Page 17: Feest in de buurt, draaiboek

17

het is zOver. na alle vOOrbereiding kOmt de uitvOering én het plezier. hOu rekening met het vOlgende

• gElUiDsoVErlasTVoor de organisatie van een evenement in open lucht moet je rekening houden met de geluidsnormen. Stoor de buurt niet en verminder de decibels na 22u.

Tip: Niet alle buren feesten mee. Vergeet daarom de thuisblijvers niet! Veel ruzies kunnen vermeden worden door op voorhand een woordje uitleg te geven. Een briefje in de bus kan al wonderen verrichten.

• VEiligHEiD- Een ongeluk is snel gebeurd. Zorg er voor dat op zijn minst de vrijwilligers

verzekerd zijn voor burgerlijke aansprakelijkheid. Bij de Provincie West Vlaanderen kan je een gratis verzekering afsluiten. Deze polis dekt alle activiteiten die in de ruime betekenis als vrijwilligersactiviteiten kunnen beschouwd worden. Het gaat zowel om burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand als lichamelijke ongevallen. De polis dekt 100 vrijwilligersdagen per kalenderjaar en is speciaal bedoeld voor occasionele en tijdelijke initiatieven.

R Zie www.westvlaanderen.be/vrijwilligerswerk (linkerkolom vrijwilligersverzekering)

- Zorg er voor dat de medewerkers gezien worden. Bij vrijwilligerswerk Kortrijk ([email protected]) kan je gratis fluohesjes aanvragen voor de vrijwilligers.

- Zorg in alle omstandigheden voor een doorgang van ten minste 4 m breed zodat de veiligheids- en hulpdiensten overal aan kunnen.

- Bij gebruik van tenten moet je blusapparaten en noodverlichting voorzien en de opstelling laten keuren door de brandweer (vóór de aanvang van het evenement).

- ook voor barbecue, vuurkorven, kampvuur, vuurwerk en frietkramen zijn er regels. Meer informatie hierover krijg je bij de brandweer.

R brandweer | doorniksesteenweg 214 a - 8500 Kortrijk | 056 23 99 11 | Fax 056 22 68 62 | [email protected]. Alle info ook op www.kortrijk.be/brandweer/brandvoorkoming

5. VoEr uIT

Page 18: Feest in de buurt, draaiboek

18

- Schenk verstandig. De bar is tijdens de fuif of het evenement de belangrijkste bron van inkomsten. Het is jammer dat door slechte controle op de bonnetjes, het gratis weggeven van drank of bonnetjes de opbrengst veel lager uitvalt dan verwacht. Bovendien kan dronkenschap zorgen voor buurtoverlast, ruzie... Een goed barbeleid is veel waard. Je kan bijvoorbeeld bepalen welke strategie je volgt bij dronkenschap, je spreekt af hoe je alcohol weigert aan wie jonger is dan zestien enzovoort. Zo zorg je ervoor dat alle medewerkers op dezelfde manier reageren.

R Meer info op www.kortrijk.be/drugsenvrijetijd.

Tip: gebruik Fair Trade producten, denk maar aan koffie, wijn, chips, frisdrank en bier. Zo ondersteun je eerlijke handel en duurzame landbouw. Meer informatie op www.noordzuidkortrijk.be.

• VriJwilligErsZonder vrijwilligers… geen activiteit. Zorg er daarom voor dat zij enkel goede herinneringen aan het buurtinitiatief overhouden.- Zorg voor voldoende helpende handen voor, tijdens en na de activiteit.

ook duidelijke afspraken zijn belangrijk. Als iedereen weet wanneer en wat hij /zij moet doen, dan loopt alles op wieltjes. Een takenlijst met de uren, namen en taken kan veel problemen vermijden.

- Hoe vreemd het ook klinkt, niet iedereen mag zomaar vrijwilligerswerk doen. Mensen die een uitkering ontvangen van de rVA, een mutualiteit of leefloon moeten toestemming vragen.

- Vrijwilligerswerk is onbetaald. Toch laat de wet toe dat vrijwilligers vergoed kunnen worden voor hun onkosten zonder in de problemen te komen. Vrijwilligers kunnen nooit vergoed worden voor prestaties of uren!

- Bedank de vrijwilligers! Een schouderklopje of gratis bonnetjes komen altijd van pas.

R Meer info bij: Vrijwilligerswerk Kortrijk | www.kortrijk.be/vrijwilligerswerk | www.vrijwilligerswerk.be | 056 27 72 92

Page 19: Feest in de buurt, draaiboek

19

• aFValDe organisatie van een evenement brengt onvermijdelijk een afvalstroom met zich mee. Je kan de geproduceerde afvalberg tot een minimum beperken!- Weer strooibiljetten, gadgets en ander promotiemateriaal van je

evenementterrein. Voorzie een plaats (folderstand of aanplakzuil) waar deze kunnen aangeboden worden.

- Gebruik geen wegwerpbekers. Glazen zijn verkrijgbaar bij je drankleverancier. De directie Leefmilieu van de Stad stelt bovendien gratis herbruikbare bekers voor bier en frisdrank ter beschikking en dat in handige draagbakken.

Tips voor gebruik van herbruikbare bekers:• Vraag voor het gebruik van de bekers een waarborg aan de

deelnemers;• Zorg voor een inruilstand waar mensen hun waarborg kunnen

terugkrijgen;• reserveer voldoende bekers.

- ook voor bestek en borden zijn alternatieven mogelijk zoals b.v. composteerbare borden of het huren van bestek en borden.

- Ga op voorhand na met welke soorten afval je te maken zult krijgen tijdens de opbouw, het evenement zelf én het opruimen. reserveer afvalbakken (gratis bij de directie leefmilieu) zodat een scheiding van het afval mogelijk is. Voorzie tijdens het evenement op voldoende plaatsen afvalbakken voor élke soort afval.

R Stad Kortrijk | directie leefmilieu - Grote Markt 54 - 8500 Kortrijk | rap en rein: 1777 | [email protected]

Page 20: Feest in de buurt, draaiboek

20

• ToEgaNKEliJKHEiDZorg er voor dat iedereen kan meegenieten van de activiteit. Hieronder enkele eenvoudige tips om jouw feest, barbecue, enz. meer toegankelijk te maken.- Personen met een handicap zijn gewone mensen, doe normaal!- Vraag of je kan helpen en zo ja, hoe je dat best doet.- Zorg dat toegangspaden verhard, slipvrij en voldoende breed (1m80) zijn,

zodat rolstoelgebruikers, ouders met kinderwagens, senioren met een looprekje,... vlot tot bij het feest geraken.

- Zorg dat afvalbakken door iedereen kunnen gebruikt worden, ook door kinderen!

- Gebruik pictogrammen om aan te duiden waar de kassa, bonnetjesverkoop, toiletten, … zijn. Pictogrammen kan je uitlenen via de uitleendienst voor audio- visueel materiaal.

- Maak prijslijsten goed leesbaar: gebruik daarvoor “arial” zwarte letters op witte achtergrond.

Nog meer tips voor een toegankelijke activiteit vind je op www.kortrijk.be/toegankelijkfeesten

Hou er rekening mee dat je na afloop alles moet opruimen. Zorg dat je met voldoende vrijwilligers overblijft!

6. ruIM oP

Page 21: Feest in de buurt, draaiboek

21

CHECKLISTvOOraf

Ideeën op papier zetten .............................................................................................................................................. Verantwoordelijke aanduiden ................................................................................................................................. Secretaris aanduiden ..................................................................................................................................................... Datum vastleggen .......................................................................................................................................................... Muziek en licht (discobar, DJ, lichten, enz.) reserveren ............................................................................ Grootte van het budget nagaan ............................................................................................................................ Locatie vastleggen ......................................................................................................................................................... Toestemming vragen aan de stad ........................................................................................................................ Evenementenfiche invullen voor de politie .................................................................................................... Subsidie aanvragen ....................................................................................................................................................... Sponsors en partners zoeken ................................................................................................................................... Promotiemateriaal maken en kostprijs drukken nagaan ........................................................................ Budget: toekomstige inkomsten en uitgaven inschatten ...................................................................... Materiaal aanvragen (podiumstukken, nadars, tenten, enz.) ................................................................ Promotiemateriaal laten drukken en verspreiden ....................................................................................... Verzekeringen: burgerlijke aansprakelijkheid, brandverzekering, enz. ........................................... Catering bestellen (drank en eten) ....................................................................................................................... Lijst met taakverdeling maken ................................................................................................................................. Lijst met taakverdeling toetsen bij de medewerkers ................................................................................ Sabam en billijke vergoeding aanvragen ......................................................................................................... Sabam en billijke vergoeding betalen ................................................................................................................ Definitieve takenlijst bezorgen aan alle medewerkers ............................................................................ omwonenden op de hoogte brengen ............................................................................................................. Materiaal ophalen (discobar, lichten, podiumstukken, enz.) ................................................................ Alles klaarzetten ............................................................................................................................................................... Lijst met nuttige telefoonnummers maken (minstens hulpdiensten en verantwoordelijke) Briefing van de medewerkers: alle afspraken op een rij zetten ........................................................... Keuring door de brandweer .....................................................................................................................................

tijdens

Nooduitgangen vrijhouden ..................................................................................................................................... Voldoende doorgang voorzien voor noodgevallen .................................................................................. Geen dronken medewerkers! ..................................................................................................................................

achteraf

Alles opruimen .................................................................................................................................................................. Afval selectief verwerken ............................................................................................................................................ rekeningen betalen ...................................................................................................................................................... Evaluatie met de medewerkers .............................................................................................................................. Bedanken van de vrijwilligers ..................................................................................................................................

Page 22: Feest in de buurt, draaiboek

22 © Patrick Holderbeke

Page 23: Feest in de buurt, draaiboek

23

NuTTIGE CoNTACTEN

R SoCIo-CuLTurELE VErENIGINGEN KorTrIJK | Grote Markt 54, 8500 Kortrijk | [email protected] | 056 27 74 07

R DIENST EVENEMENTEN | Grote Markt 54, 8500 Kortrijk | www.kortrijk.be/tipsvoororganisatoren | [email protected] | 056 27 74 20

R DIrECTIE LEEFMILIEu STAD KorTrIJK | Grote Markt 54, 8500 Kortrijk | rap en rein: 1777 | [email protected]

R VrIJWILLIGErSWErK KorTrIJK | Grote Markt 54, 8500 Kortrijk | www.kortrijk.be/vrijwilligerswerk | [email protected] | 056 27 72 92

R GEBIEDSWErKING, oNTMoETINGSCENTrA EN TEAM BINNENSTAD | Grote Markt 54, 8500 Kortrijk | [email protected] | 056 27 72 97 | www.kortrijk.be/over-de-stad/inspraak/gebiedswerking

R BuurTWErK oCMW KorTrIJK | Damastweversstraat 3, 8500 Kortrijk | 056 24 41 24

R BrANDWEEr | Doorniksesteenweg 214 a, 8500 Kortrijk | 056 23 99 11 | Fax 056 22 68 62 | [email protected]. Alle info ook op www.kortrijk.be/brandweer/brandvoorkoming

R VLAAMSE MAATSCHAPPIJ Voor WATErVoorZIENING | Hoofd sectoraal diensten-centrum Centrum | Wagenmakersstraat 54, 8500 Kortrijk | 056 21 09 56 | Fax 056 22 42 97 | [email protected]

R DE PErSKrING KorTrIJK | Marksesteenweg 42, 8500 Kortrijk | 056 25 90 30 | Fax 056 22 79 64 | www.perskringkortrijk.be | [email protected]

R PoLITIEZoNE VLAS MIFIN (MIHro & FINANCIËN) | Sint-Amandslaan 26, 8500 Kortrijk | 056 27 12 36 | [email protected]

R HET EuroPEES NooDNuMMEr 112 kan je gebruiken in geval van agressie, ongeval of in elke andere noodsituatie.

R uITLEENDIENST Voor AuDIo- VISuEEL MATErIAAL | Filips van de Elzaslaan 48, 8500 Kortrijk | 056 32 50 13 | 0473 86 28 43 | [email protected]

R ProVINCIALE uITLEENDIENST | Emiel Clauslaan 3, 8500 Kortrijk | 056 22 56 22 | Fax 056 22 28 89 | [email protected]

R ALLES oVEr ZELF EEN FEEST orGANISErEN | www.organisator.be | www.kortrijk.be/tipsvoororganisatoren

© Patrick Holderbeke

Page 24: Feest in de buurt, draaiboek

24

een uitgave van stad kortrijk • dienst welzijn/Vrijwilligerswerk in kader van het europees jaar voor de Vrijwilligers 2011

Vorm: team communicatie • stad kortrijk | v.u.: lieven lybeer, goedendaglaan 80, 8500 kortrijk